2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 978-963-606-626-0 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2012 Mercator Stúdió, 2012 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu és www.peterybooks.hu T: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 8 ŰRLAPOK... 12 Űrlapok létrehozása... 14 AutoŰrlap alkalmazása... 17 Űrlap létrehozása varázslóval... 19 Több táblát kezelő űrlap... 22 Segédűrlap hozzáadása létező űrlaphoz... 23 Űrlap és csatolt segédűrlap létrehozása egyszerre... 23 Segédűrlap létrehozása és egy meglévő űrlaphoz fűzése... 25 Meglévő űrlap hozzáfűzése segédűrlapként egy másik űrlaphoz... 28 Üres űrlap létrehozása... 29 Több rekordot megjelenítő űrlap létrehozása... 31 Osztott űrlap készítése... 32 Kimutatások és kimutatásdiagramok... 33 Űrlap szinkronizálása másik űrlappal... 38 Űrlap készítése lekérdezésből... 38 Nézetek... 39 Tervező nézet... 39 Űrlap nézet... 40 Adatlap nézet... 41 Elrendezési nézet... 42 Kimutatás nézet... 42 Kimutatásdiagram nézet... 43
4 TARTALOM Űrlaptervezés... 44 Margók... 49 Elemek elhelyezése... 49 Vezérlőelemek... 51 Kötött vezérlőelem létrehozása... 52 Kötetlen vezérlőelem létrehozása... 53 Számított vezérlőelem létrehozása... 54 Vezérlőelem mezőhöz kapcsolása... 55 Vezérlőelem formázása... 58 Vezérlőelem áthelyezése... 70 Vezérlőelem méretezése... 71 Vezérlőelem igazítása... 72 Vezérlőelemek elhelyezési sorrendje... 73 Vezérlőelem rögzítése... 73 A vezérlőelem adattal kapcsolatos tulajdonságai... 74 A vezérlőelem eseményekkel kapcsolatos tulajdonságai... 80 A vezérlőelem egyéb tulajdonságai... 95 Elrendezések használata... 96 Táblázatos elrendezés... 97 Halmozott elrendezés... 98 Új elrendezés létrehozása... 99 Elrendezéstípus-váltás... 99 Elrendezés felosztása két elrendezésre... 100 Sorok vagy oszlopok eltávolítása elrendezésből... 100 Elrendezés bővítése sorokkal és oszlopokkal... 101 Elrendezés celláinak egyesítése és felosztása... 101 A vezérlőelemek átrendezése elrendezésben... 103 Vezérlőelemek hozzáadása az elrendezéshez... 104 Vezérlőelemek törlése az elrendezésből... 104 Címkék és beviteli mezők... 105 Jelölőnégyzet, választókapcsoló, váltógomb... 106 Vezérlőelem csoportok... 107
TARTALOM 5 Vezérlőelem-csoport létrehozása varázslóval... 108 Vezérlőelem-csoport létrehozása egyénileg... 110 Lista és kombinált lista... 111 Rögzített értékeket megjelenítő kötött lista és kombinált lista... 112 Tábla vagy lekérdezés értékekeit megjelenítő kötött listák 115 Rögzített értékeket megjelenítő kötetlen lista és kombinált lista... 116 Parancsgomb... 117 Segédűrlap... 120 Diagramok... 120 A diagramok testre szabása... 123 A diagram kiegészítése új elemekkel... 128 Címek beszúrása... 128 Tengelyek beszúrása... 130 Rácsvonalak beszúrása... 131 Jelmagyarázat beszúrása... 132 Feliratok beszúrása... 132 Adattábla beszúrása... 134 Trendvonal beszúrása... 134 Diagramelemek formázása... 137 Térhatás beállítása... 137 Rácsvonalak formázása... 139 Tengelyek formázása... 141 A rajzterület, a fal és a padlószint formázása... 142 Kép és más objektumok... 143 Kötetlen kép hozzáadása... 143 Háttérkép hozzáadása űrlaphoz... 144 Kép hozzáadása kép vezérlőelemmel... 146 Objektum létrehozása és hozzáadása kötetlen objektumkerettel... 146 Objektum hozzáadása kötetlen objektumkerettel... 147 Kötött objektum hozzáadása... 148
6 TARTALOM Vonal... 148 Téglalap... 150 ActiveX vezérlőelemek... 150 Hiperhivatkozást érvényesítő címke, gomb vagy kép... 151 Címke létrehozása egy Office hiperhivatkozás másolásával... 151 Címke létrehozása a Hivatkozás beszúrása paranccsal... 153 Hivatkozást érvényesítő kép hozzáadása... 155 Dátum és idő, oldalszámok beszúrása... 156 Bejárási sorrend... 156 Több karton kialakítása... 158 Ablakkezelő ikonok... 159 Léptetőgombok... 160 Görgetősáv... 160 Szakaszok... 161 Szakasz-osztóvonal elrejtése űrlapon... 163 Egy vezérlőelem vagy szakasz színei, hatásai... 163 Beépített formátumok... 163 Adatérvényesítés beállítása... 167 Előugró űrlapok... 168 Nem modális előugró űrlap... 169 Egyéni párbeszédpanel létrehozása... 169 Adatbázis-megnyitás űrlappal... 170 Űrlap mentése jelentésként... 171 ADATELÉRÉSI LAPOK... 173 Adatelérés az Access 2010-ben... 175 MEGOSZTÁS A WEBEN... 176 A webes adatbázis működése... 176 Webes adatbázis létrehozása... 177 Sablonok használata... 178 Webes tábla tervezése... 178
TARTALOM 7 Új webes tábla létrehozása... 179 Adat és rekordérvényesítési szabályok beállítása... 181 Mezőérvényesítési szabály beállítása... 182 Rekordérvényesítési szabály beállítása... 182 Webes táblák közti kapcsolatok... 183 Webes lekérdezések... 185 Webes űrlapok... 186 Webes jelentések... 187 Navigációs űrlap létrehozása... 188 Közzététel az Access Services szolgáltatásban... 188 IRODALOM... 191
ELŐSZÓ 8 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft komplex irodai alkalmazáscsomagja, a Microsoft Office 2010 rendszer professzionális változata minden, napjainkban az irodákban előforduló igényt kielégítő megoldás. Professzionális színvonalú kiadványszerkesztők szolgáltatásait nyújtja a Word szövegszerkesztő, iletve az internetes képességekkel felruházott Publisher, gazdasági-műszaki számítások, elemzések eszköze az Excel táblázatkezelő, demonstrációk, előadások látványos és hatásos segítője a PowerPoint program, a weblapok kialakítására használható a Frontpage, az Outlook igazi csoportos munkaszervezést lehetővé tevő alkalmazás, amellyel nemcsak levelezhetünk de a csoporton belüli tevékenységeinket szervezhetjük is. Csak az Office professzionális változata tartalmazza a külön is megvásárolható Access 2010 adatbázis-kezelőt, amellyel a hétköznapi adatbázis kezelési feladatok könnyen, kényelmesen megoldhatók azok számára is, akik nem kívánnak elmélyülni a programozás szépségeiben, de azok számára is megfelelő megoldás lehet, akik éppen a programozással fejlesztenek egyedi, testre szabott alkalmazásokat. Mivel nyújt többet az Office 2010-es változata a megelőzőnél, azaz az Office 2007-nél? Még könnyebben, kevesebb kattintással kezelhető, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A 2007-es változatban megjelent szalagok most már egységesen jelennek meg a programcsomag összes eleménél. Teljesen azonos módon indíthatók a programok, működik a súgó, az ablakok és a grafika kezelése. Ezért általában ezeket első előfordulásuk helyén (azaz kötetünkben a Word szövegszerkesztőnél) mutatjuk be. A Windows 7 operációs rendszernek is köszönhetően megváltozott a korábban megnyitott dokumentumok újbóli betöltése a Dokumentumok menüből, a tálcáról és a Start menüből egyaránt. Ugyancsak a Windows 7 hozta magával a fájlkeresés új módját, amelyet Access 2010 Adatbázisok létrehozása
ELŐSZÓ 9 megtehetünk a Megnyitás párbeszédpanelről, az Intézőből vagy a Start menüből. A Megnyitás párbeszédpanelen módosultak a fájlok szűrésére, tulajdonságaik megjelenítésére, rendezésére vonatkozó utasítások. Aki ezzel a programcsomaggal oldja meg mindennapos feladatait, egy olyan számítógép felhasználói csoport tagjaként végezheti munkáját, hogy biztos lehet abban, hogy az irodai programcsomagok területén 80-90%-os piaci részesedést elért Microsoft alkalmazása szinte szabvány, az e programokkal készített állományok használata során minimálisra csökkennek a kompatibilitási problémák. Az új programcsomaggal új, sokkal tetszetősebb sablonok, interaktív szerkesztőeszközök jelentek meg. Módosítottak a képszerkesztésen, a videófelvételek beillesztésén (amelyeknek tetszőleges szegélyt adhatunk és rajtuk különleges effektusokat érvényesíthetünk), közvetlenül beilleszthetünk képernyőképeket és azok részleteit. Az Excel programban megjelent néhány új, és módosult mintegy 70 függvény. Mindezek mellett tökéletes az összhang a Microsoft interneten keresztül elérhető alkalmazásaival, beleértve a Windows Live Mail levelezőprogramot is. A könyv szerkezete segít az Access 2010 titkainak mind mélyebb megismerésében, de véleményem szerint a programcsomagnak ez a tagja egy jóval vastagabb könyvet is megérdemelt volna, tekintettel a jelentősen továbbfejlesztett Visual Basic programozási lehetőségekre. A terjedelem így is akkorára bővült, hogy az Office 2010 többi tagjához hasonlóan, a kezelhetőség és a vevői költségtakarékossági elvárásoknak megfelelően több kötetre bontottuk. Az általános, de a 2010-es programváltozat újdonságaival összefüggő tudnivalókat a Microsoft Office Access 2010 Adatbázisok létrehozása kötet 2010-es Access újdonságok fejezetében ismertettük. Utána bemutattuk az adatbázis tervezés és kezelés elméleti alapjait. A következő fejezetek fokozatosan vezetnek be a program használatába. Ezek már feltételeznek bizonyos a korábbi fejezetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az első fejezetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi
10 ELŐSZÓ részekben taglalt részletekre, fogalmakra, amelyeket az adott, általában az első előfordulási helyen, illetve a program súgója alapján készült kislexikonban magyarázunk meg. A Microsoft Office kötetben a haladóbb programhasználók számára tárgyaljuk a saját felhasználói felületek kialakítását adatbevitel és lekérdezés számára, illetve az adatbázishoz való internetes kapcsolódási lehetőségeket. A Microsoft Office Access 2010 Lekérdezéstől testre szabásig kötetben írtuk le az adatbázis lekérdezését, vagyis a jelentések készítését, a program telepítésével, futtatásával kapcsolatos ismereteket, valamint e kötet tartalmazza a mindhárom kötetben előforduló szakszavakat, fogalmakat, kifejezéseket összefoglaló kislexikont. Első kötetünkben a Microsoft Office Access 2010 használatával kapcsolatos alapvető ismereteket tárgyaljuk. Számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. Az ismertetést több helyen példa támasztja alá. Ezek a példák jó részben a program súgójából, illetve a mellékelt mintaalkalmazásokból származnak. A könyv kezelési módja némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Adobe (Acrobat) Reader 6.0 (vagy későbbi), illetve az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mellett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a felhasználók az Access mellett megjelenített ablakban, mintegy a munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ablakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg nagyobb betűméret is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhi-
ELŐSZÓ 11 vatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows XP, illetve Windows Vista, vagy a Windows 7 operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2012. január Köszönettel a szerző.
ŰRLAPOK 12 ŰRLAPOK Ebben a fejezetben az űrlapokkal foglalkozunk. Ezek olyan, a párbeszédpanelekre emlékeztető objektumok, amelyek számos célra felhasználhatók. Általában az űrlapok olyan Access adatbázisobjektumok, amelyekbe vezérlőelemeket helyezve mezők adatait írhatjuk be, jeleníthetjük meg és szerkeszthetjük (adatokhoz kötött űrlap), de készíthetünk például választási lehetőséget felkínáló párbeszédpanelt is, amelyen a felhasználó választhat a feldolgozás további folyamatáról, miután ez a párbeszédpanel az alkalmazás betöltésével megjelenik (ez a kötetlen űrlap, lásd az 1. ábrát). A kapcsolótáblán többféle vezérlőelemet (nyomógombot, választókapcsolót) is elhelyezhetünk. 1. ábra. Űrlap, mint vezérlőpanel, modális, előugró ablak Access 2010 Adatbázisok létrehozása
ŰRLAPOK 13 Az űrlap tulajdonságai megszabják az űrlap külalakját és viselkedését. Így az Alapértelmezett nézet (DefaultView) tulajdonság olyan űrlaptulajdonság, amely meghatározza, hogy az űrlap automatikusan Űrlap vagy Adatlap nézetben nyílik-e meg. Az űrlap tulajdonságai az űrlap Tervező nézetében állíthatók be, hasonlóan a vezérlőelemek tulajdonságaihoz. Az űrlapokat felhasználhatjuk adatbevitelre, navigációra is (lásd a 2. ábrát). Az ilyen űrlapok információjának jelentős része egy rekordforrásból származik. 2. ábra. Modális, előugró navigációs űrlap több kartonnal Az információ többi része magában az űrlap szerkezetében található, így például a kapcsolódó táblák adatainak bevitelét is megoldhatjuk úgy, hogy a bonyolult szerkezetről a felhasználónak nem kell tudomást szereznie. A vezérlőelemnek nevezett grafikus objektumokkal (váltógomb, választógomb, jelölőnégyzet, kombi panel, lista panel, parancsgomb, karton vezérlőelem, segédűrlap stb.) csatolást
14 ŰRLAPOK hozhatunk létre egy űrlap és a rekordforrás között. A vezérlőelemek leggyakoribb típusa a beviteli mező, amely adatok bevitelére és megjelenítésére szolgál. Az eredményt szolgáltató kifejezéseket és leíró szövegeket az űrlaptervben tároljuk (lásd a 3. ábrát). 3. ábra. Űrlapterv nézetének részlete Űrlapok létrehozása Űrlapot készíthetünk saját kezűleg, üres űrlapból kiindulva, vagy a programba épített Űrlap varázsló, illetve minták segítségével. 4. ábra. Űrlapok létrehozásának eszközei a szalagon
ŰRLAPOK 15 A Létrehozás szalagfül Űrlapok csoportjában a 4. ábra szerinti űrlap-létrehozó eszközök találhatók: Űrlap: A régebbi AutoŰrlap parancsnak megfelelően függőleges oszlop elrendezésű űrlapot hoz létre a navigációs ablaktáblában kiválasztott űrlaphoz. Űrlaptervezés: Az üres űrlapot azonnal tervező nézetében nyitja meg, amelyben minden egyes elemet, vezérlőelemeket és mezőket nekünk kell kialakítanunk. Bármely más módszerrel is hozunk létre űrlapot, annak testre szabása érdekében előbb vagy utóbb a tervező nézetbe kell váltanunk. Üres űrlap: Egy teljesen üres űrlapot nyit meg elrendezési nézetben. Űrlap varázsló: Az Űrlap varázsló a legnagyobb segítséget a kezdőknek nyújtja, minthogy lépésről-lépésre végigvezeti a felhasználót az űrlap kialakításának szakaszain. A varázsló az űrlapot a működése közben feltett kérdésekre adott válaszok alapján hozza létre. A gyakorlottabbak számára is jelentősen meggyorsítja a munkát, mert az alapvető műveleteket elvégzi a felhasználó helyett. Így gyorsabb az űrlaphoz tartozó vezérlőelemek megtervezése, a módosításhoz később átválthatunk Tervező nézetbe, ahol átalakítható az űrlap. Navigáció: Navigációs űrlapok készítésére szolgáló parancsokat tartalmazó gombmenü. Az ilyen űrlapok alkalmasak a táblaadatok megjelenítésére, bevitelére, de a navigációs vezérlőelemek megfelelő beállításával arra is, hogy más űrlapokat, jelentéseket, lekérdezéseket jelenítsünk meg, illetve makróparancsokat hajtassunk végre. A 2. ábrán látható példa szintén egy navigációs űrlap, amelynek vízszintesen, egymás mellett elhelyezett gombjaival megjeleníthetjük a Fejlesztői információk űrlapot vagy bezárhatjuk az adatbázist. Az adatok előtt bal oldalon függőlegesen elhelyezett gombokkal űrlapok között válthatunk. Vízszintes lapok: Olyan navigációs űrlapot hoz létre, amelyen a navigációs gombok az adatok felett, vízszintesen helyezkednek el.
16 ŰRLAPOK Függőleges lapok, balra: Olyan navigációs űrlapot hoz létre, amelyen a navigációs gombok az adatok előtt, balra, függőlegesen helyezkednek el. Függőleges lapok, jobbra: Olyan navigációs űrlapot hoz létre, amelyen a navigációs gombok az adatok után, jobbra, függőlegesen helyezkednek el. Vízszintes lapok, két szint: Olyan navigációs űrlapot hoz létre, amelyen a navigációs gombok az adatok felett két sorban, vízszintesen helyezkednek el. Vízszintes és függőleges lapok, balra: Olyan navigációs űrlapot hoz létre, amelyen a navigációs gombok az adatok előtt, balra, függőlegesen és az adatok felett vízszintesen helyezkednek el (lásd a 3. ábrát). Vízszintes és függőleges lapok, jobbra: Olyan navigációs űrlapot hoz létre, amelyen a navigációs gombok az adatok után, jobbra, függőlegesen és az adatok felett vízszintesen helyezkednek el. További űrlapok: Egyéb típusú űrlapok készítésére szolgáló parancsokat tartalmazó gombmenü: Több elem: A fentiekkel szemben, amelyek egyetlen rekord adatait jelenítették meg, olyan űrlapot készít, amely több rekord adatait jeleníti meg. Adatlap: Táblázatos megjelenésű űrlapot hoz létre, amelynek soraiban az adattábla rekordjai jelennek meg. Osztott űrlap: Két részre felosztott űrlapot készít. A felső részen adatlap jelenik meg több sorral (rekorddal), míg az alsó részen a kijelölt rekord adatai űrlapon jelennek meg. Modális párbeszédpanel: Olyan, ablakként feltűnő űrlapot készít, amelynek megjelenésekor semmilyen más objektumot nem érhetünk el. Ha más űrlapot akarunk elérni vagy bármely, nem a modális űrlap adatbevitelére vonatkozó parancsot használni, akkor előbb a modális űrlapot be kell zárnunk. Ez az űrlap szerkesztő nézetbe sem váltható, csak ha a szerkesztő nézetben nyitjuk meg. Az Előugró tulajdonságot igenre állítva olyan, ablakként feltűnő űrlapot készíthetünk. Ez a típusú űrlap jól használható na-
ŰRLAPOK 17 vigáció vezérlésére (lásd a 3. ábrát) vagy bejelentkezések kezelésére (lásd az 5. ábrát). A modális űrlap megjelenítése utáni utasítás csak akkor fut le, ha bezárták az ablakot. 5. ábra. A Northwind mintaalkalmazás bejelentkező űrlapja Kimutatásdiagram: Olyan űrlapot hoz létre, amelyben megjelenik egy interaktív, a kiválasztott adatokon alapuló diagram is. Kimutatás: Olyan űrlapot hoz létre, amelynek tartalmát, az adatok összesítését az űrlap vezérlőinek használatával a felhasználók módosítják. AutoŰrlap alkalmazása A program AutoŰrlap funkciójával olyan űrlapot hozhatunk létre, amely a navigációs ablaktáblában kiválasztott tábla vagy lekérdezés összes sorát és oszlopát megjeleníti. Az egyes mezők külön sorban jelennek meg, a címke a mezők előtt, a bal szélre kerül. Egyszerű, egyetlen oszlopból álló űrlapot a legegyszerűbben a Létrehozás szalagfül Űrlap parancsával hozhatunk létre (lásd a 6. ábrát).