Milyen információval kell rendelkeznie egy vállalkozás vezetőjének a cégéről? Megpróbáltad már összeszedni, hogy egy cég vezetőjeként mennyi információval kell rendelkezned, hogy átlásd céged tényleges helyzetét és működését? Tapasztalt cégvezetőként összeállítottam egy listát a legfontosabb mutatókról. Közel sem teljes, hiszen mindenkinek vannak egyedi igényei. Sokkal inkább azokra az adatokra koncentráltam, amit minden cégvezetőnek feltétlenül ismernie kell. Te vajon mennyit látsz cégedben az alábbiak közül? Megrendelések Ajánlatkérések száma - Fontos, hogy tudd, mennyire aktív cégedben az értékesítés, hiszen ha nincs ajánlatkérés, úgy valószínű megrendelés sem lesz. Ha az ajánlatkérések száma nem elég magas, ellenőrizned kell az értékesítési folyamatot, illetve értékesítő kollégáid hatékonyságát is. Függőben lévő árajánlatok - Meg kell vizsgálnod, hogy egy elküldött ajánlat meddig érvényes és milyen időközönként próbálod rendelésre bírni a vevőket! Az ajánlat határidejének lejárta előtt mindenképpen érdemes figyelmeztetni az érdeklődőt, ha addig nem érkezett tőle válasz. Ezt akár automatizálhatod is. Lejárt határidejű árajánlatok Bár elsőre furcsán hangzik, ez komoly potenciált jelent szolgáltató céged számára, hiszen felhívhatod vevőidet, és aktualizálni tudod az ajánlatot. Ha kell, ráhatással lehetsz a megrendelésre! Ha egy ajánlatot elutasítanak, próbáld meg kideríteni, mi volt az elállás oka. Amennyiben értékesítőn keresztül zajlik az eladás, minden elutasítás esetén kérj írásos indoklást kollégádtól. Ne fogadj el közhelyes magyarázatokat! Élő megrendelések - Megmutatja, milyen bevételekre számíthatsz a közeljövőben, ami segíti a cashflow tervezését.
Teljesített megrendelések -A pénzügyet tudod ellenőrizni általa, hiszen minden teljesített megrendelés mellett kell, hogy legyen számla, vagy eladási bizonylat! Ajánlat/megrendelés konverziók Ez alapján tudod meg, hogy mennyi ajánlatodból lesz megrendelés. Vagyis azt, hogy céged inkább árajánlat gyár, vagy kollégáid megfontoltan adnak ajánlatot, továbbá, hogy jó-e a szolgáltatásotok, vagy esetleg változtatni kell az ajánlat formátumán, stb. Sok cégnél rengeteg energia és idő megy el felesleges munkával ezen a területen, emiatt nagyon fontos kezelni és ellenőrizni a folyamat működését. Dokumentálási statisztika - Ugye Veled is előfordult már, hogy csak azután készítetted el a munka dokumentációját, miután a projekt lezárult? Miért ne történhetne meg ez kollégáiddal is? A mai piaci környezet azonban nem engedi meg ezt a magatartást. Mindig ellenőrzöd, hogy megrendeléseid mellé minden szükséges dokumentum elkészült-e? Megrendelés, visszaigazolás, vállalkozási szerződés, teljesítési igazolás, stb. Amennyiben ISO minőségbiztosítási rendszerrel rendelkezel, auditorod hálás lesz, ha ezt nem mulasztod el! Pénzügy Időszaki árbevétel kimutatás árrés kimutatással Az egyik legfontosabb pénzügyi mutató, hogy hónapról-hónapra megnézd, mennyi volt céged árbevétele, és ez milyen árréssel rendelkező munkákból, vagy megrendelésekből áll össze. Teljesített megrendelések nyereségességének vizsgálata, ha szükséges, költségek vizsgálata és utókalkuláció - Ez a vezető egyik legfontosabb feladata, ennek vizsgálata során találja meg az igazi lehetőségeket cégében. A feladat természetesen delegálható, de a végeredményt mindenképpen nézd át Te is! Láthatod, hogy céged mire mennyit költött, jól vállaltátok-e a munkát, mindenre gondoltál-e az árajánlat adása közben, elég magas volt-e az árrés, és voltak-e rendkívüli kiadások. Amennyiben cégednél a folyamatokat munkafázisokra bontottad és
megtervezted, ellenőrizheted a tervezett és tényleges költségeket. Bár ez a statisztika egy kereskedő cégben egyszerűbbnek is tűnhet, de felejts el számolni a ki- és beszállítás, valamint a raktározási költségekkel sem. Nagy meglepetést okozhat az eredmény, ami akár az árstratégia, illetve a szolgáltatási folyamat átgondolását is szükségessé teszi. A folyamatban lévő megrendelések folyamatos költség analízise - Legalább a legjobb és a legrosszabb, akár veszteséggel kecsegtető projektek vizsgálatát érdemes elvégezned. A legjobb projektből tanulhatsz, a legrosszabbat pedig talán még nem késő elkerülni. CASHFLOW kimutatás - Hétről hétre tisztában kell lenned azzal, hogy legalább 4 hétre előre milyen a céged pénzügyi helyzete. Minden bevétellel és kiadással számolnod kell, többek között szállítók, APEH, bér, hiteltörlesztés, lízingek stb. ÁFA kimutatás - Lehetőleg ne várj a könyvelődre, aki 20.-án mondja meg, hogy mennyi ÁFA-t kell fizetned, hanem vezesd előre a várható ÁFA kiadásokat. Havi zárások Azon vezetők többsége, akik kiadásaikat követik, projekt lezárásakor vagy a szolgáltatás végén számolnak ugyan a munka közvetlen költségeivel, de nem számolnak az úgynevezett általános kiadásokkal, mint a rezsi, járulékok, adók, bérleti díj, stb. Fontos, hogy hónapról hónapra megnézd céged nyereségességét, ezekről a költségekről sem elfeledkezve. Ha van rá lehetőség, hasonlítsd össze a jelenlegi helyzetet az előző év adataival, illetve az üzleti tervben szereplő adatokat a tényleges számokkal! Vagyonellenőrzés - Egyre több cégvezető él ezzel a lehetőséggel, ami pofon egyszerűen megmutatja a cég értékét. Add össze céged követeléseit. (Tárgyi eszközök, immateriális javak, vevői kinnlevőség, adott hitelek, raktárkészlet, be nem fejezett termelés mínusz szállítói tartozások, kapott hitelek, adók stb.) Ezekből az adatokból megkapod céged értékét, amit akár hónapról hónapra mérhetsz. Ha a cégérték csökken, akkor valószínű, hogy a cég működése az adott időszakban nem volt rentábilis, vizsgáld meg a hiba eredetét. Ha az érték nő, vizsgáld meg annak ütemét! Kinnlevőség kezelés Kollégáid naponta, Te hetente ellenőrizd a kinnlevőséget. Nagyon fontos, hogy a kialakított számla és adósság menedzselési folyamatok szigorú betartását ellenőrizd! Pl. A számla lejárati napján minden ügyfél értesítve lett, ha nem fizetett, majd a lejárat után, annyiszor ment-e ki felszólítás, ahányszor Te szeretted volna. Ezzel el tudod kerülni az esetleges likviditási zavarokat.
Munkaügy Kiadott munkák végrehajtásának ellenőrzése - Nagyon fontos, hogy egy vezető delegálni tudja a feladatokat, de ez önmagában nem elég, hiszen azokat számon is kell kérni! Amennyiben ezt nem teszed meg, úgy egy idő után csökkenni fog a hatékonyság, hiszen kollégáid tudják, hogy senki sem ellenőrzi munkájukat. Mérd meg dolgozónként, hogy mennyi feladatot adtál ki, és abból mennyit hajtottak végre határidőre! Mivel töltik kollégáink munkaidejüket? - Ugye Te is találkoztál már azzal a kifogással, hogy Főnök annyi dolgom volt ezen a héten, nem tudtam adni árajánlatot, nem tudtam elvégezni azt a feladatot, stb Nem árt tudnod, hogy munkatársaid mivel töltik munkaidejüket. A legtöbb multi cégnél privát ügyeket, e-maileket csak munkaidő után lehet intézni. Le tudod mérni, hogy kollégáid naponta/hetente/havonta mennyi időt töltenek a cég számára nem fontos dolgokkal. (facebook, magán e-mailek és portálok stb..) Ezt addig nem ajánlatos szankcionálni, amíg nem megy a munka rovására, de tudni fogod, hogy még mennyire lehet terhelni munkavállalóidat. Természetesen előre tájékoztasd munkatársaidat az ellenőrzésről! Értékesítők statisztikája - Kiadott ajánlatok, megrendelések száma, új vevők száma, lezárt projektek nyereségessége stb. Ezeket érdemes mennyiségre és értékre is megvizsgálni. Itt különösen fontos mérni, hogy mennyi ajánlatból mennyi megrendelés lesz. Ha az értékesítőket hetente beszámoltatod, nem lesz probléma az árbevétellel, mert gyorsan kiderül, ha valaki nem alkalmas az értékesítésre, esetleg továbbképzésre van szüksége! Még egy dolgot ne felejts el, értékesítőidet mindenképpen jutalékos rendszerbe fizesd, mert előbb-utóbb elfogy a motiváció!
Marketing Bár a legtöbb cégvezető nem tartja fontosnak, hogy a marketinggel Ő foglalkozzon, van néhány alapvető adat, amivel Neked mindenképpen tisztában kell lenned! Forgalom mérése - Ellenőrizd, mekkora volt a forgalmad, és ezt a forgalmat mennyi megrendelő generálta. Ne hagyd veszni vevőidet, maradj a szemük előtt, hogy legközelebb is Téged válasszanak. Vevők és érdeklődők számának mérése hetente/havonta Érdemes azt is ellenőrizned, mennyi vevő és érdeklődő érkezett cégedhez, sőt azt is, ők honnan érkeztek. Ajánlással, vagy egy reklámkampányra jelentkeztek? Mérd meg ezek hatékonyságát, hogy a jövőben még jobban csináld. Az egy vevőre eső forgalom mérése - Tudnod kell, hogy a nagyobb forgalom miből származik: több új megrendelőd van, vagy a meglévő vevőid költenek többet? Forgalom mérése termék csoportonként, telephelyenként - Készíts statisztikát, hogy évrőlévre hogyan változnak legfontosabb adataid (vevőszám, forgalom, átlagköltés, stb.)! Vevői élettartam-érték mérése - Pontosan tudnod kell, hogy egy vevő az első szolgáltatástól az utolsóig mennyit költ Nálad! Valamint azt is érdemes követned, hogy mennyit költ az első szolgáltatás során, illetve egy év alatt. Kommunikáció ellenőrzése - Elengedhetetlen, hogy vevőid érezzék, fontosak Neked. Minél jobban személyre tudod szabni kommunikációdat, annál sikeresebb leszel. Szólítsd nevükön megrendelőidet, küldj nekik névnapi üdvözletet, tudd meg mit vettek eddig, így mit ajánlhatsz még nekik! A kommunikáció kiáramlását tervezd meg előre és ellenőrizd, hogy cégedben működtetik-e azt! Sikeres és alapos statisztika gyűjtést kívánok! Jagodics Tamás