/2014. (XI.26.) sz. NORMATÍV Kth.: A stratégiai dkumentumk tartalmáról és szerkezetéről valamint a mutatószámk kialakításának módszertanáról szóló szabályzat elfgadása Nrmatív Határzat 1./ Kerekegyháza Várs Önkrmányzata Képviselő-testülete elfgadja - a határzat mellékletét képező - a stratégiai dkumentumk tartalmáról és szerkezetéről valamint a mutatószámk kialakításának módszertanáról szóló szabályzatt. Felelős: dr. Kelemen Márk plgármester Határidő: aznnal A határzatról értesül:. - Vincze Miklós jegyző, és általa - Igazgatási Irda
1. melléklet a./2014. (XI..) NORMATÍV határzathz A stratégiai dkumentumk tartalmáról és szerkezetéről valamint a mutatószámk kialakításának módszertanáról Stratégia: Olyan eszköz, amellyel az önkrmányzat egy éven túli, hsszabb időtávra kialakítja a lakssághz, a termelő gazdasághz való visznyát ezen keresztül a küldetését, figyelembe véve meglévő és jövőbeni erőfrrásait, adttságait. A stratégia tvább bntható sajáts célkra, irányelvekre (plitikákra) és tervekre, amelyek az összes döntést és tervet irányítják. A stratégia a kncepciónál részletesebb, a kncepciót magába fglaló stratégiai dkumentum, amely a jövőkép megalapzásn túl a jövőkép eléréséhez szükséges célhierarchiát, a tervezett knkrét beavatkzáskat (eszközöket) és mnitring mechanizmuskat mutatja be. Akcióterv: Az akcióterv lyan, a stratégia megvalósítására fókuszáló tervezési dkumentum, amely tartalmazza a stratégiai célk eléréséhez szükséges feladatkat, valamint a feladatk végrehajtására megállapíttt határidőket és felelősöket. A prgram (vagy akcióprgram) az akcióknak egy lgikailag összetartzó csprtja. Tervezés: Irányelvek, célk és azk elérését szlgáló intézkedések meghatárzása, ütemezése. Tervezésre azért van szükség, mert csak úgy lehet a tényadatkat hatéknyan kiértékelni és elemezni, ha azt előbb megtervezzük és a tervezett értékkel összemérjük. Stratégiai tervezés: A hsszú távra kitűzött célkat határzza meg, a célkhz vezető utat térképezi fel, figyelembe véve a környezet váltzásait is, majd akciókat fgalmaz meg a célk eléréséhez. A stratégiai tervezésbe (saját, üzleti szemlélet szerint) összességében beleértendő: helyzetelemzés makrszinten, illetve mikrszinten stratégiaalktás (jövőkép, küldetés megfgalmazása) stratégia célk megfgalmazása ezek lebntása a stratégiai területekre akciók, intézkedések meghatárzása a céleléréshez stratégiai célk és kihatásk, intézkedések számszerűsítése, megtervezése a stratégia, stratégiai terv közzététele és visszamérése Költségvetési tervezés: Az államháztartás és alrendszerei (önkrmányzatk) költségvetésének (éves peratív tervének) kialakítása és az elfgadtt költségvetések végrehajtási szintre történő lebntása, vagyis részletes rövid távú intézkedési tervek összessége. Flyamat: Működési lánclat: egymással összefüggő tevékenységek egységes, időbeli rendezettsége. Mérhetőség: Ha a flyamat eredményét mérjük, akkr már csak az esemény bekövetkezése után tudunk a flyamatba beavatkzni, ha a flyamat lefutását mérjük, akkr még van esélyünk (valós időben), a kedvezőt-len eredmény bekövetkezése előtt beavatkzni a flyamatba, míg az input paraméterek mérésével következtethetünk és elkerülhetünk a későbbiekben valószínűen bekövetkező eseményekre.
Stratégiai tervezési flyamat A stratégiai tervezés flyamata: 1. Helyzetértékelés (erősségek, gyengeségek feltárása) A stratégiai tervezéskr először a külső és belső infrmációk elemzésével először értékelni kell az önkrmányzat helyzetét (környezeti pzícióját, erősségeit, gyengeségeit, rendelkezésre álló erőfrrásait) a stratégiaalktás időpntjában. A jelenlegi tényezők feltárására a SWOT analízist segítségével történik, mely az önkrmányzat erősségeit és gyengeségeit, illetve a külső környezet veszélyeit és lehetőségeit térképezi fel. Kialakításába szükség esetén a civil szféra és vállalkzók bevnhatók. 2. Előrelátható események, irányk feltérképezése Prgnózist kell készíteni és az előrelátható eseményeket feltérképezni. Az előző lépésben használt helyzetértékelő módszerek eredményei alapján levnható jövőre vnatkzó következtetések levnása. 2. Jövőképalktás (Igények feltárása) A jövőkép megfgalmazásakr azt a kívánats, ptimális helyzetet, állaptt kell felvázlni, amelyet a tervezés időtávja alatt el kívánunk érni. A flyamat e lépésében javaslt a laksság széleskörű részvétele, mert az aktív és széleskörű részvétel legitimálja a megszületendő terv egyes elemeit. Az ideális jövőkép alatt lyan - kb. 10 év alatt megvalósítható - reális elképzelést célszerű felvázlni, amely következetes munkával meg is valósítható. Javaslt egy fórum (pl: Államplgári Tanács) keretében a plgármesteri hivatal egyik döntés-hzójának irányításával felmérni a jövőre vnatkzó igényeket és a krábbi elemzések és prgnózisk figyelembevételével knkrét jövőképet megfgalmazni. A laksság és a munkatársak bevnása a hsszú és középtávú tervekbe nagybb kötődést adhat és erősítheti a közösségi részvétel iránti igényt. 4. Jövőkép lebntása Stratégiai célkitűzések, taktikai lépésekre A jövőkép lebntása stratégiai priritáskra, stratégiai területekre, célkra, amelyek a megvalósítás (cselekvés) fókuszát képezik. Azt jelenti, hgy az elkövetkező 3 5 évben mit lehet és kell tenni ahhz, hgy a felvázlt jövőkép 10 év múlva megvalósuljn. A stratégiai célkitűzések esetében meg kell határznunk, hgyan valósítjuk meg azkat, milyen eszközöket kell alkalmazni annak érdekében, hgy stratégiai céljainkat elérjük. Ez teszi a megvalósítás szempntjából megragadhatóvá a jövőképet. A célk megfgalmazása nagyn kritikus abból a szempntból, hgy mindenki számára
elfgadható, teljesíthető, reális, határidővel elláttt és mérhető legyen a tvábbi nymnkövetés érdekében. 5. Tevékenységek (Akciók) meghatárzása Azt jelenti tulajdnképpen, hgy milyen módn kívánja megvalósítani és finanszírzni az önkrmányzat a 3-5 év alatt megvalósítandó célkat. Ez már skkal tematikusabb és részletesebb kibntása az igényeknek. A célmegvalósítás knkrét feladatainak, lépéseinek, ütemezésének megtervezése a feltételek figyelembevételével. Az akciótervez az 1. sz. melléklet szerinti tervezési tábla segítségével kell megfgalmazni. 6. Feladatk, felelősök meghatárzása Szükséges meghatárzni tvábbá a nymn követhetőség érdekében a feladatk ütemezését és a megvalósítás felelőseit. 7. Indikátrk meghatárzása A stratégiák megvalósulásának ellenőrzésre alkalmas módszer a mutatószámk (indikátrk) használata. A stratégiai célk teljesülését mérőszámk segítségével tesszük mérhetővé. Ezeket kulcs teljesítmény mutatóknak (anglul KPI a széles körben ismert rövidítés) hívjuk. A nymn-követéséhez meg kell határzni azkat a feltételeket, aminek alapján a teljesítés értékelhető: a mennyiséget és a minőséget, időt, kifejező mérhető mutatókat, a teljesítés időbeli és helyszínbeli követelményeit. A mutatószámk teremtik meg a közvetlen kapcslatt a természetben nyújttt eredmények, végrehajtásk és a költségvetési tervezés között. 8. Mérés, értékelés A flyamatk mérésére (indikátrk segítségével) azért van szükség, hgy kövessük az eredményeket beflyásló tényezők alakulását és ezek váltztatásával javítsuk a flyamatk hatéknyságát. Nem elegendő a célk meghatárzása azk teljesülését mérni is kell. Ez pedig mutatószámk használata nélkül bjektíven nem lehetséges. A célelérés biztsítása és a megvalósítási akciók sikerének mérése. 9. Rendszeres felülvizsgálat Az éves költségvetési terv elkészítését követően szükséges annak felülvizsgálata, hgy a stratégia terv időaránys megvalósítása biztsítható-e vagy szükséges a stratégia időközi helyzethez történő igazítása, A Stratégiai tervezés kialakíttt felsőszintű flyamatát az alábbi ábra mutatja:
Helyzetfelmérés értékelés, (erősségek, gyengeségek feltárása) Ütemezés és felelősök meghatárzása Indikátrk, kiinduló és célértékek meghatárzása Jövőképalktás (Igények feltárása) Tevékenységek (Akciók) meghatárzása Mérés, értékelés A jövőkép lebntása stratégiai célkitűzésekre Taktikai lépések meghatárzása Rendszeres felülvizsgálat A stratégiai dkumentum tartalma Stratégia kidlgzása esetén a stratégiai dkumentumnak tartalmaznia kell mind a kncepcinális megalapzást, mind a megvalósítás tervét (Akcióterv). A dkumentumnak önállóan alkalmazhatónak, önmagában megvalósíthatónak kell lennie. A dkumentum javaslt tartalmi elemei: Vezetői összefglaló Bevezetés Előzmények A stratégiai dkumentum céljának ismertetése, a dkumentum pzícinálása A stratégiai dkumentum időhrizntjának meghatárzása A tervezés szervezeti keretei és flyamata A végrehajtás szervezeti keretei és flyamata Fgalmértelmezések Helyzetelemzés Megközelítés A stratégiai terület bemutatása A stratégiai területre ható főbb flyamatk, trendek A területre ható hrizntális témák Szabályzási és intézményi környezet A területre vnatkzó egyéb stratégiai dkumentumk összhangjának biztsítása
SWOT Erősségek: A terület fejlődésére tartós és jelentős pzitív hatással járó, nemzetközi vagy egyéb releváns összehasnlításban kedvező tényezők összefglalása. Gyengeségek: a terület fejlődésére tartós és jelentős negatív hatással járó, nemzetközi vagy egyéb releváns összehasnlításban kedvezőtlen tényezők összefglalása. Lehetőségek: Olyan külső trendek, flyamatk vagy jelenségek összefglalása, melyek a stratégiai téma szempntjából előnyt jelenthetnek. Fenyegetések: Olyan külső trendek, flyamatk vagy jelenségek összefglalása, melyek a stratégiai téma szempntjából hátránysak lehetnek, veszélyt jelenthetnek. Jövőkép (célállapt) Stratégia meghatárzása Célkitűzések Eszközök Mutatószámk Akcióterv (1. számú melléklet) Mnitring Nyilvánsság mire terjed ki majd a mnitring a szükséges infrmációk gyűjtésével és feldlgzásával kapcslats flyamat leírása, a ha-táridők felelősök aznsítása a mnitring dkumentációja (mnitring jelentések típusai, megjelentetésük gyakrisága, kmmunikációja) A megvalósítás srán a nyilvánsság tájékztatásával kapcslats kötelezettségek felelőseinek meghatárzása Partnerség A nyilvánsságnak szánt adatk közzétételi frmájának és gyakriságának meghatárzása A megvalósítás előrehaladásáról készült jelentések készítőinek, címzettjeinek, tartalmának, gyakriságának meghatárzása A stratégiakészítésben és megvalósításban, illetve a mnitring srán partnerként részt vevő testületek, szervezetek és személyek meghatárzása, a partnerek szerepének leírása Ex ante értékelés (a tervezett stratégia várható hatásainak elemzése)
A stratégiai és peratív teljesítménymutatók kialakításának, alkalmazásának követelményei, a mutatószámk típusait, kidlgzásuk minőségi követelményei. A tervezési és prgramzási munka szerves része a stratégiai dkumentumkban megfgalmaztt célk teljesülésének mérhetővé tétele, az akciótervekben meghatárztt intézkedések végrehajtásának nymn követésére és értékelésére szlgáló mutatószámk kidlgzása. A mutató-számknak a mnitring fázisában is fnts szerepük van (kiemelten az input és utput mutatóknak), az értékelés pedig alapvetően egy átfgó mutatószámrendszerre épül. A stratégiai dkumentumban rögzített célkitűzések teljesítésének vizsgálata a mutatószámk alakulásának elemzése révén valósul meg. Az alábbi mutatószámk közül minimum 2 alkalmazásával kell a teljesítménymutatókat meghatárzni: Input mutató: egy adtt tevékenység, feladat ellátásáhz szükséges erőfrrásk (pl. költségvetési kiadás, munkaerő ráfrdítás) nagyságát veszi számításba, vagyis a tevékenységet az input ldalról közvetlenül méri. Az input mutató előnye, hgy könnyen meghatárzható, hátránya, hgy egyáltalán nem eredmény centrikus. Példa: lakhatási helyzet javítása, támgatás évi keretösszege (10 millió frint). Output mutató: abban az esetben célszerű alkalmazni, ha az eredmény ill. a hatás nem vagy túlztt erőfrrás ráfr-dítás árán határzható csak meg. Példa: sprtkncepció elkészítése, döntéshzó elé terjesztett ja-vaslat 1 db, képzéseken részt vevő munkatársak aránya (30 százalék). Eredménymutató: egy adtt kezdeményezés érintettjeire gyakrlt közvetlen és általában aznnali hatáskról ad infrmációt Példa: megvalósult közterületi beruházásk összértéke (1 milliárd frint) Hatásmutató: egy kezdeményezés közvetett, általában közép- és hsszútávn mérhető, társadalmi, gazdasági és/vagy környezeti következményeinek mérésére szlgál. Példa: munkatársak belső elégedettségi indexe. Kulcsmutatószám: azk a mutatószámk, melyek kiemelt szerepet töltenek be a stratégiai mnitringban, az önkrmányzat hatáskörébe tartzó feladatk eredményeinek/ hatásainak értékelésében. Kulcsmutató-számként javaslt elsődlegesen eredménymutatókat és/ vagy hatásmutatókat aznsítani. A mutatószámrendszer kialakítása srán a tervezési fázisban rögzíteni kell a mutatószámk kiinduló értékét. Emellett meghatárzásra kerül a célérték is, az adtt stratégiai cél alapján
számszerűsített elvárásk értéke. A stratégiai mnitring mérföldköveinél (pl. éves/kétévenkénti felülvizsgálat) mért érték a tényérték. A célértékek és tényértékek különbsége jelzi, hgy az adtt stratégiai cél mennyiben teljesült, azaz az önkrmányzat hl tart a stratégiai célkitűzéseik megvalósításában. A mutatószámk kiválasztása srán szem előtt kell tartani a jó indikátrkkal szemben követelményeket úgynevezett SMART kritériumkat - : Specific - Knkrét Measurable - Mérhető Achievable - Elérhető, Rendelkezésre áll Realistic - Reális Time-based - Időhöz kötött A fentieken túl a mutatószámrendszerrel szemben támaszttt követelmények: a mutató kiválasztásánál gndsan kell mérlegelni, hgy valóban összefüggésben van-e az a mérni kívánt céllal az egyes mutatók kedvező tényértéke a cél teljesülését, illetve a cél felé való jelentős elmzdulást jelenti-e a mutató értékének alakulására az önkrmányzatnak beflyással kell rendelkeznie. Amennyiben a mutató alakulása független, úgy az nem tükrözi a teljesítményt, a feladatk ellátásának minőségét, azk célszerűségét. a mutatószámk kiválasztása srán fnts szempnt a teljesítményértékelésbe való beépíthetőség vizsgálata a mutatószámk kialakítása srán szem előtt kell tartani, hgy a stratégiai mnitring hasznai hgyan visznyulnak a költségekhez. Költség-haszn megközelítés alapján javaslt átgndlni, hgy mennyibe kerül egy adtt intézkedés mérhetővé tétele (pl. új infrmatikai megldás bevezetése vagy egy reprezentatív felmérés készítése miatt felmerülő ráfrdításk), milyen erőfrráskat és időigényt jelent egy mutató mérése (pl. hány munkatárs és munkanap). A Stratégiai tervezés és az éves költségvetési tervezés összekapcslása és a stratégiai tervek gndzási felsőszintű flyamatát az alábbi ábra mutatja:
Stratégiai tervek készítése Stratégiák felülvizsgálata Stratégia elfgadása Eltérések elemzése, kiértékelése Adatszlgáltatás Kncepció Testületi elfgadása Költségvetési kncepció készítés Költségvetési készítése Visszacsatlás Költségvetés elfgadása Jgszabályi egyeztetések