Eszterházy Károly Főiskola Informatikai stratégia 2007-2013 Eger
Tartalomjegyzék 1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ... 4 2. BEVEZETŐ... 5 3. KÜLDETÉS... 6 4. Az EKF INFORMATIKAI INFRASTRUKTÚRÁJA... 7 4.2. Az informatikai szervezet és szabályozottsága... 11 4.4 Informatikai Központ... 11 4.5 Alkalmazói rendszerek biztonsági osztályba történő besorolása... 11 4.6. IT Storyboard... 14 4.7 AZ EKF INFORMATIKA MŰKÖDÉSI ÉRTÉKEI... 15 5. Az EKF INFORMATIKAI CÉLRENDSZERE... 18 5.1 EKF SZINTŰ CÉLOK... 21 5.1.1 C1. Integráció végig vitele... 21 5.1.2 C2. Mozgóképkultúra és médiaismeret szak indítása... 22 5.1.3 C3. Informatikai adminisztráció megvalósítása... 22 5.2 INFORMATIKAI SZERVEZET MŰKÖDÉSÉNEK CÉLJAI... 23 5.2.1 EKF IK közötti kapcsolat céljai... 23 5.2.1.1 C4. Könyvtári és Információszolgáltatási Bizottság (KIB) működtetése IT fejlesztések összehangolására... 23 5.2.1.2 C5. Az Informatikai szolgáltatás-színvonal meghatározása (Service Level Agreement)... 24 5.2.1.3 C6. Magas színvonalú felhasználói támogatás... 24 5.2.1.4 C7. Központi PC support... 26 5.2.1.5 C8. Belső PR... 27 5.2.1.6 C9. Beszerzések és kötelezettségvállalások centralizálása... 28 5.2.1.7 C10. Likviditás és forrásszerzés... 29 5.2.1.8 C11. A fejlesztések hasznának mérhetővé tétele... 30 5.2.2 Informatikai szervezeti célok... 31 5.2.2.1 C12. Egységes informatikai szervezet... 31 5.2.2.2 C13. Kulcsfontosságú funkciók ellátásához szervezeti keretek biztosítása... 32 5.2.2.3 C14. Teljesítmény menedzsment... 33 5.2.2.4 C15. Képzés, oktatás... 34 5.2.2.5 C16. Naprakész munkaköri leírások... 35 5.2.3 Informatikai fejlesztési célok... 35 5.2.3.1 C17. Alkalmazásfejlesztések minőségbiztosítása... 35 5.2.3.2 C18. Felhasználók bevonása a fejlesztés folyamatába... 36 5.2.3.3 C19. Projektszemléletű munkamódszer, projektszervezet általános bevezetése... 37 5.2.3.4 C20. Alkalmazásfejlesztési szabványok kialakítása... 39 5.2.3.5 C21. Fejlesztés belső erőforrások mozgósításával... 41 5.2.3.6 C22. Központi informatikai leltár... 42 5.3 ALAPTEVÉKENYSÉGEKKEL KAPCSOLATOS CÉLOK... 42 5.3.1 Általános rendező elvekkel kapcsolatos célok... 42 5.3.1.1 C23. Integrált informatikai rendszer kialakítása... 42 5.3.1.2 C24. Jogtiszta szoftverek és rendszerszoftverek... 43 5.3.1.3 C25. Dokumentált rendszerek... 44 5.3.1.4 C26. Nyílt rendszer kialakítása... 44 5.3.2 Normál üzemelési célok... 45 5.3.2.1 C27. Jelenlegi rendszerek életben tartása... 45 2
5.3.2.2 C28. Ügyvitel egységesítése... 46 5.3.2.3 C29. Menedzsment szoftver... 46 5.3.3 Biztonsági célok... 47 5.3.3.1 C30. Információrendszer biztonsága... 47 5.3.3.2 C31. Tűzfal... 48 5.3.3.3 C32. Vírusvédelem... 50 5.3.3.4 C33. Egypontos hálózati authentikáció... 50 5.3.4 Rendszerelemekkel kapcsolatos funkcionális célok... 51 5.3.4.1 C34. Vezetői információs rendszer... 51 5.3.4.2 C35. Humán menedzsment modul... 52 5.3.4.3 C36. Gazdasági rendszer továbbfejlesztése... 53 5.3.4.4 C37. Belső levelezés, adminisztráció... 54 5.3.4.5 C38. Tanulmányi rendszer... 55 5.3.4.6 C39. Web szerver tartalmi fejlesztés... 55 5.3.4.7 C40. Aktualizált nyilvántartások megvalósításának informatikai támogatása... 56 5.3.5 Kiszolgáló eszközökkel kapcsolatos célok... 57 5.3.5.1 C41. Beruházási tervek... 57 5.3.5.2 C42. Egységes informatikai eszközök... 58 5.3.5.3 C43. Informatikai központ kialakítása... 59 5.3.5.4 C44. Adatátviteli hálózat stabil működésének fenntartása... 59 5.3.5.5 C45. Korszerű telekommunikációs rendszerek... 60 5.3.5.6 M46. Informatikai eszközök karbantartása... 60 5.3.5.7 C47. PC Upgrade... 61 5.3.5.8 C48. Központi hardver fejlesztés... 62 5.3.5.9 C49. Intelligens kártya alkalmazások, beléptető rendszer... 63 6. AKTUÁLIS FELADATOK... 64 7. KITŰZÖTT CÉLOK MEGVALÓSÍTÁSÁNAK ÜTEMEZÉSE,... 66 8. MELLÉKLETEK... 68 3
1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Az Eszterházy Károly informatikai stratégiát készített a 2007-től 2013- ig tartó időszakra. A stratégia először az Eszterházy Károly Főiskola szervezeti küldetéséből kiindulva meghatározza a működéséhez szükséges informatika elvárt értékeit, ezután az értékekből származtatja az elérendő célokat majd végül meghatározza a rövidtávon megoldandó feladatokat. A stratégia összesen 16 értéket definiál, ezek közül a legfontosabbak: Ügyfél orientáció Biztonságos működés A gazdálkodás egyensúlya Rendelkezésre állás Egyszerű hozzáférés. Az informatikát teljes körűen lefedő terv strukturáltan és prioritásokkal ellátva 49 célt tartalmaz, az alábbi súlypontokkal: Fokozni kell az informatikai rendszerek biztonságát, ide értve a vírusvédelmet, támadások elleni védelmet. A működési folyamatok támogatás érdekében új alkalmazói rendszerek bevezetése illetve ezek között kapcsolat kiépítése szükséges. Javítani és egységesíteni kell az asztali számítógép állományt, bővíteni kell a központi szervert. Javítani kell az informatika munkamódszereit, pl. fejlesztési módszertanok tudatos alkalmazásával, a rendszerdokumentációk összeállításával. A végfelhasználók számára magas szintű támogatást kell biztosítani, ezzel is segítve a szervezet informatikai kultúrájának fejlődését. A küldetést megvalósító futó vagy indítandó projektek közül a legnagyobb költségkihatással az alábbiak járnak: Informatikai központ kialakítása PC Upgrade Adatátviteli hálózat kiépítése A stratégia megvalósításának feltételei: Források rendelkezésre állása. 4
2. BEVEZETŐ A stratégia megalkotását jelentősen megkönnyítette az, hogy a felsőoktatási integráció keretében a Főiskola átfogó feltáró és tervező munkát végzett, melynek eredményei pl. intézményfejlesztési terv, 2001 nyarán bevezetett új szabályzatok megbízható alapot adtak. Jelen stratégia 2007-től 2013-ig tervez. Ez lehetővé teszi, hogy a Főiskola informatikai megújulását egészben mutassa be, felvállalva azt, hogy a lezárási időpontig több definiált cél elérése megtörténik. A stratégia kimunkálási módjának és formátumának, nyelvezetének megválasztásakor a következő célokat tűztük magunk elé: alkosson szerves egységet az Eszterházy Károly Főiskola szervezeti céljaival, térjen ki az informatikához kapcsolódó összes területre, így segítse elő a különböző feladatokon dolgozók összehangolt, célratörő tevékenységét, legyen használható kulcsfontosságú döntések meghozatalakor és a hétköznapi munkában egyaránt, egyszerre legyen tömör, tartalmas és érthető az érintettek számára. A stratégiákkal szemben támasztott azon követelménynek, hogy legyen alkalmas a jövőben felmerülő események kezelésére, úgy felel meg a jelen anyag, hogy: előírja a stratégia karbantartási mechanizmusát beleértve a célok prioritásainak felülvizsgálati rendjét, megoldási alternatívákat kínál a célok eléréséhez. Az anyag felépítése több szintű, a hosszú távú, absztraktabb elemektől a közeljövő alaposan definiált feladatai (projektek) felé halad. A tartalmi pontok: Küldetés Az EKF Informatikát meghatározó értékek. Elérendő célok. Itt következetesen a következő leírást alkalmaztuk: Cél azonosítója Cél definiálása Cél fontossága Jelenlegi helyzet Célállapot Megoldási alternatívák Kapcsolat más célokkal Futó és indítandó projektek Mellékletek 5
3. KÜLDETÉS Az Eszterházy Károly Főiskola Informatikai Központ (IK) hivatása a Főiskolai kutatási és oktatási feladatok magas szintű megoldásához teljes körű számítástechnikai, adatátviteli és kommunikációs támogatás biztosítása. 6
4. Az EKF INFORMATIKAI INFRASTRUKTÚRÁJA 4.1 Az infrastruktúra bemutatása 7
8
9
Főiskolánk 2002-ben olyan 4 éves Intézményfejlesztési Tervet dolgozott ki, melynek integráns része volt az informatikai fejlesztés, így 2006-ig nem volt hatályos informatikai stratégiánk. Intézményünk önként csatlakozó a központosított közbeszerzésben, így az infrastrukturális fejlesztéseinket főként ezen keretek között oldjuk meg. Az IT beszerzésre és üzemeltetésre külön szervezeti egységet hoztunk létre Informatikai Központ (IK) néven, melynek munkáját pályázati oldalról a Projekt Iroda segíti. Az IK működése a beszerzési és informatikai szabályzat alapján történik. Önértékelés, SWOT-analízis Az intézmény informatikai stratégiája a napi feladatok és az eredményesség tükrében Erősségek: Regionális szerepvállalás Szakmailag felkészült és elkötelezett vezetés Elhivatott, szakértői csapat Rugalmas, dinamikus ügymenet Gyengeségek: Normatív központi beruházok hiánya Gyengén szabályozott hatáskörök Alulfinanszírozott szakmai továbbképzések Humán erőforrás hiány Lehetőségek: EU csatlakozás jelentős források Regionális szerepvállalás erősítése, nyitás a város felé Innovációs monitoring rendszer bevezetése A távoktatás infrastrukturális feltételének fejlesztése Veszélyek: Hazai fejlesztési források hiány 10
4.2. Az informatikai szervezet és szabályozottsága Az informatikai szervezet elhelyezkedése és szerepe az Intézmény életében 1. ábra (Ez az ábra a mindenkori aktuális Szervezeti és Működési Szabályzatban található meg!) 4.4 Informatikai Központ A központ főigazgatóját belső pályázat alapján határozott időre, legfeljebb 4 éves időtartamra a főiskolai rektor bízza meg. A megbízás újabb pályázat alapján több alkalommal megismételhető. A megbízás 65 éves korig tölthető be. Munkáját a rektor-helyettes felügyelete mellett végzi. Az Informatikai Központ (továbbiakban: IK) a Főiskola és a csatlakozó intézmények által az oktatás és képzés területén széleskörű szolgáltatások ellátására létrehozott szervezet. Az IK a Médiainformatika Intézethez tartozó szervezeti egység. A központ tevékenységét a felügyelettel megbízott általános rektorhelyettes ellenőrzése mellett végzi. Az IK feladatköréhez tartozik a főiskolai hálózatba kötött gépek fejlesztése, karbantartása, HBONE regionális Internet-szolgáltatás, valamint egyéb járulékos feladatok ellátása: telefon- és beléptető-rendszer üzemeltetése, fénymásoló gépek kellékanyag ellátása, rendezvények és előadások technikai kiszolgálása, illetve az Informatikai Szolgáltató Centrum (ISC), valamint a Hallgatói Információs Központ (HIK), Városi Információs Portál (VIP) üzemeltetése. A csoport 12 főből áll. 4.5 Alkalmazói rendszerek biztonsági osztályba történő besorolása Jelenleg 16 olyan alkalmazói rendszer található intézményünkben, amely megfelel az alkalmazói rendszer kategóriának. Részben különböző alkalmazói feladatok ellátására és más-más felhasználói csoportnak a munkáját segítik, azonban közös bennük, hogy a főiskola nélkülözhetetlen rendszerei közé tartoznak. Ennek megfelelően minden rendszernek biztosítania kell azt, amit elvárnak tőle. Mivel a legtöbbnél személyes adatok, vagy a személy azonosítására szolgáló információk kerülnek feldolgozásra illetve tárolásra, nagyon fontos, hogy mely biztonsági osztálynak felelnek meg. Alapvetően két fő veszély létezik: az információvédelem és a megbízható működés sérülése. Ezek lényegében olyan eseményeket jelentenek, amelyek bekövetkezése az info rmatikai rendszer valamilyen értelemben vett leértékelődéséhez, azaz károsodásához vezet. 11
A kár értéke arányos az információ, illetve az informatikai rendszer vagy annak a káresemény által érintett része funkcionális, eszmei vagy anyagi értékével. A biztonsági osztályoknak az ide vonatkozó nemzetközi szabványokat figyelembe véve tehát két kategóriája adható meg: 1. Információvédelem szerinti besorolás 2. Megbízható működés szerinti besorolás. Információvédelem szerint meg kell felelniük a bizalmasság, a sértetlenség, a hitelesség, a rendelkezésre állás, a funkcionalitás elvesztésének elhárításával szemben állított követelményeknek. Ezen belül három kategóriát állítunk fel: IV-A (alap), IV-F (fokozott) és IV-K (kiemelt). alapbiztonsági követelményeket kielégítő informatikai rendszert kell létrehozni akkor, ha a rendszerben legfeljebb közepes kárértékű esemény bekövetkezése fenyeget; fokozott biztonsági követelményeket kielégítő informatikai rendszert kell létrehozni akkor, ha a rendszerben legfeljebb nagy kárértékű esemény bekövetkezése fenyeget; kiemelt biztonsági követelményeket kielégítő informatikai rendszert kell létrehozni akkor, ha a rendszerben katasztrofális kárértékig terjedő esemény bekövetkezése fenyeget. Az informatikai rendszerek megbízható működését úgy értelmezzük, hogy az alkalmazói rendszernek (felhasználói programok és adatok) a tervezés és megvalósítás során kialakított funkcionalitását egy megbízható informatikai alaprendszer (hardver és alapszoftver) az adott biztonsági osztálynak megfelelő követelményeknek megfelelő szintű rendelkezésre állással biztosítja a felhasználó részére. Megbízható működés szerint szintén 3 kategóriába sorolhatunk: MM-A (alap), MM-F (fokozott), MM-K (kiemelt). T üz = 1 hónap A megbízható működési alapbiztonsági (MM-A) osztály A megbízható működési fokozott biztonsági (MM-F) osztály A megbízható működési kiemelt biztonsági (MM-K) osztály Rendelkezésre állás (R) Megengedett kiesési idő ST ki Megengedett legnagyobb kiesési idő egy alkalomra max T ki 95,5% 23,8 óra - 99,5% 2,6 óra 30 perc 99,95% 16 perc 1 perc 12
A felhasználói rendszerek biztonsági osztályba sorolása és áttekintése: Rendszer sorszáma Rendszer neve 1. NEPTUN 2. GÓLYA Rendszer rövid leírása Tanulók nyilvántartási rendszere Tanulók felvételi rendszere Információvédelem szerint: IV-A(alap); IV-F(fokozott); IV- K(kiemelt) Megbízható működés szerint: MM-A(alap); MM-F(fokozott); MM-K(kiemelt) IV-K MM-K Neptun3R IV-K MM-F Modulnév, verziószám, operációs rendszer gólya2007 win2003 Hardware HP Proliant DL380 NEC szerver IBM E206 Server 6 GB RAM, 70 Gb HDD RAID 3 db HP Netserver P4, 2Gb RAM 250 Gb HDD P4, 2Gb RAM 3. TÜSZ Gazdasági rendszer IV-K MM-K Novell 6.0 60 Gb HDD 4. NYENYI Nyugdíj-alap bejelentő 60 Gb HDD P4, 2Gb RAM IV-F MM-A Novell 6.0 5. BÉR Bérszemfejtő prg. IV-K MM-K Win2003 IBM E206 Server 6. ALEPH 500 Integrált Könyvtári Rendszer IV-F MM-K Tru64 UNIX DS20 8. KVK (anyaggazd.) Kincstári Vagyonkezelő IV-A MM-A 9. NEPTUN HR IV-K MM-K win2003 11. Fizikai beléptető rendszer Chipkártyás dolgozói beléptető rendszer IV-K MM-K winxp IBM eseries226 4Gb RAM, 3*72Gb HDD P4, 1Gb RAM 80 Gb HDD 12. HelpDesk IT support szervere IV-A MM-A Win2003 IBM E206 Server 13. Webszerver A főiskola publikus internet-elérését biztosító számítógép IV-A MM-A 14. Elektronikus levelezőrendszer levelezőrendszer Dolgozó és tanulói 15. AWAYA Telefonrendszer IV-F MM-F 16. VIDUX kamerás megfigyelő IV-K MM-A IV-A MM-F Squirrel Mail 1.4.11 Dual Intel XEON CPU 3 GHz, 1 GB RAM Dual Intel XEON CPU 3 GHz, 1 GB RAM 13
A fenti táblázatban összefoglaltuk az intézményünkben működő alkalmazói rendszereket. A használt adatbázis és számítógép-park folyamatosan fejlesztés alatt áll, kisebb a működtetést pozitívan befolyásoló, akár hardver, akár szoftver oldali módosítások rendszeresen történnek. Az adatok biztonságát nagyfokú védelemmel biztosítjuk, egyrészt a hozzáférések helyének korlátozásával, másrészt a megfelelő jogosultságok kialakításával. Személyi hozzáférések korlátozása a chipkártyás beléptető rendszerrel és manuális, kulcsos rendszerrel is megvalósult. A biztonsági mentések alapvetően napi rendszerességgel történnek, több eszközt is használunk ennek megvalósítására. A megfelelő adatokat hálózaton keresztül a hajnali órákban automatikusan egy központi, backup szerverre gyűjtjük, itt egyszerű fájlrendszerben, a szerver háttértárain történik a megőrzés. Ezen kívül egy másik szerveren az adatokat szalagos egységre is rögzítjük, szintén naponta. Az adatok megfelelő megőrzését szavatolja még, hogy bizonyos időnként CD/DVD lemezekre is készítünk mentéseket. 4.6. IT Storyboard Az ún. IT Storyboard segítségével áttekinthetőek a korábbi és jelenleg futó, főként informatikai fejlesztésekre vonatkozó pályázatok részletei. Lásd: 1. sz. melléklet 14
4.7 AZ EKF INFORMATIKA MŰKÖDÉSI ÉRTÉKEI Ebben a fejezetben azok a tényezők szerepelnek, melyeket a társadalom, a felettes szervek vagy a főiskola, mint szervezet értékként ismer el, s melynek elérése érdekében tevékenykedik az informatika szervezet. Az értékek tartalmi összefüggések szerint követik egymást, sorrendjük nem takar fontossági értékelést - a kiemelkedő öt értéket azonban az alábbi ábrán árnyékolással jelöltük. 2. ábra: Az informatika működési értékei Biztonságos működés Legyen biztonságos az informatika működése, beleértve többek közt az adatvédelmet, a folyamatos működés feltételeit, a beszállítófüggetlenséget, adathozzáférés szabályozását és humán biztonságot is. Rendelkezésre állás Működjön egy magas színvonalú, folyamatosan elérhető, gyorsan cselekvő végfelhasználói támogatás, mely kiterjed a telefonon történő tanácsadástól a helyszíni hibaelhárításig és karbantartásig. Ügyfél orientáció Az EKF informatika szolgáltatásai legyenek magas színvonalúak és egyaránt feleljenek meg a belső - EKF dolgozók és szervezeti egységek 15
és külső pl. felettes szervek, hatóságok és a hallgatók, mint ügyfelek igényeinek. Egyszerű hozzáférés Az informatikai szolgáltatások legyenek egyszerűen hozzáférhetők, ide értve a jogosultságok megszerzését, ellenőrzését, erőforrások foglalását, esetleges költségtérítését is. Szervezeti folyamatok támogatása Az informatikai rendszerek és információs folyamatok az EKF hatékony és hatásos működését támogassák, feleljenek meg és fejlődésre serkentsék a működési mechanizmusokat és szervezeti kommunikációt. Átfogó, integrált adatbázis A főiskola minden területére (oktatás, kutatás és működtetés) vonatkozóan lényeges, pontos, ellentmondás-mentes integrált adatbázis létrehozása és karbantartása, és erre épülő elemző, ellenőrző, döntéstámogató rendszerek kialakítása. Egységes szempontok érvényesülése Az EKF stratégiájában megfogalmazott értékek és célok alapján kialakított szempontrendszer következetesen érvényesüljön a feladatmegosztás és az erőforrások elosztása során. Gyors és hatékony kommunikáció Álljanak rendelkezésre olyan eszközök és működjenek olyan kapcsolattartási módok, melyek lehetővé teszik a megbízható, gyors, költséghatékony kommunikációt. Önálló informatikai szervezet Az informatikai feladatokat teljes körűen egy önálló szerezeti egység lássa el, ide értve az üzemeltetést, felhasználói támogatást és a fejlesztések lebonyolítását. Az informatikai szervezet felelőssége a szervezeten belül a fejlesztési igények feltárása, fejlesztések tervezése és az érintettek intenzív bevonása. Hatékony szervezeti működés Az informatikai szervezet állandósuljon, legyenek kialakult, szilárd szervezeti egységek, vezetési szintek, döntéshozó szervek, kapcsolatok, definiált feladatokhoz kialakított hatás- és felelősségkörök. A szervezeti felépítés ezen túlmenően tegye lehetővé a környezeti változásokon történő adaptációt. Ésszerű erőforrás felhasználás Az informatikai rendszerek alkalmazása és működtetése a feladat által megkövetelt erőforrások, kapacitások felhasználásával történjen (ne legyen az eszköz sem a szűk keresztmetszet, de ne történjen pazarlás sem). 16
Humán erőforrás Az EKF informatika feladatai ellátása érdekében elkötelezett, motivált, szorgalmas, az új ismeretek és felelősségteljes feladatok iránt fogékony, megbízható munkatársi kollektívát alakítson ki és tartson meg. Gazdálkodás egyensúlya Működjenek olyan tervezési folyamatok, monitoring rendszerek és forrásfeltáró mechanizmusok, melyek lehetővé teszik az informatikai szervezet folyamatos gazdasági egyensúlyát az üzemeltetési és a fejlesztési területen is. Technológiai színvonal tartása Igazoltan előremutató technikai megoldások tervezett használatba vételével valósuljon meg az eszközpark műszaki színvonalának tartása és az információs rendszerek erőforrásigényének kielégítése. Nemzetközi és szakmai kapcsolatok Jó minőségű kommunikációs rendszerek, melyek elősegítik nemzetközi és főiskolaközi kutatási és oktatási kapcsolatok fenntartását. Megfelelés a jogszabályoknak A jogszabályváltozások pontos, időben megvalósított informatikai adaptációja eredményeként az informatikai rendszerek működjenek a mindenkori jogszabályoknak megfelelően. 17
5. Az EKF INFORMATIKAI CÉLRENDSZERE Az értékek definiálása után konkrét célokat fogalmaztunk meg, majd ezeket tematikusan csoportosítottuk. Az ábrán jelöltük a kategóriák megnevezését is. A bal felső sarokban az EKF olyan szervezeti céljai szerepelnek, amelyeket teljes mértékben nem lehet informatikai célokká fordítani. A jobb alsó sarokban az informatikai eszközökkel kapcsolatos beruházási célok szerepelnek. Az ábra bal oldalán általában a teljes szervezet céljai, míg a jobb oldalán az informatikai célok szerepelnek. A felső részen első sorban a szervezeti, vagy szervezéssel megoldható célok, míg az alsó részen inkább a technikai megoldással megvalósítható célkitűzések vannak. A ráfordítások becslésénél három kategória szerepel: Jelentős = a 25 MFt felett, Közepes = a 10 MFt és 25 MFt között, Kevés = a 10 MFt alatti ráfordítások. A célrendszer áttekintését a következő oldalon a 3. ábra segíti, majd ezt követi a célok részletes kibontása. 18
19
20
5.1 EKF SZINTŰ CÉLOK 5.1.1 C1. Integráció végig vitele Az EKF egységes, jól működő és növekedési pályán mozgó szervezetté formálása. A szervezeti és területi mozgások kihatnak a célokra épülő informatikai fejlesztések tervezésére, megvalósítására is. Az informatikának fel kell készülnie a szervezetfejlesztés során megfogalmazódó szervezeti elvárások kiszolgálására. A felsőoktatási integráció eddig is jelentős erőfeszítéseket követelt. A főiskola több épületet elhagyott, miközben újakat foglalt el. Ezzel egyrészt a meglévő infrastruktúra lebontása, másrészt külső forrás bevonásával új környezet kiépítése történt meg. Az integrációval a főiskolán párhuzamos funkciók jelentek meg, melyeket szükségszerű racionalizálni. Ez az integrációs folyamat is közrejátszott abban, hogy a főiskola átfogó intézményfejlesztési tervet dolgozott ki a következő évekre. Ebben a tervben a szervezetfejlesztés egyik központi elemeként, mintegy a fejlődés egyik kulcsaként jelenik meg az informatikai fejlesztések végig vitele. A szervezet működése hatásos, hatékony, dokumentált, folyamatok átláthatóak, a folyamatokhoz jól elhatárolható, azonosítható felelősök rendelhetőek. Versenyképes infrastruktúrán jól képzett oktatók piacképes tudást oktatnak. Megoldási alternatívák: A szervezeti működés felülvizsgálata a főiskolai szakértők bevonásával folyik. Kapcsolat más célokkal: C3. Informatikai adminisztráció megvalósítása C4. IK működtetése IT fejlesztések összehangolására C12. Egységes informatikai szervezet C13. Kulcsfontosságú funkciók ellátásához szervezeti keretek biztosítása C28. Ügyvitel egységesítése Jelentős. 21
5.1.2 C2. Mozgóképkultúra és médiaismeret szak indítása Az EKF Mozgóképkultúra és médiaismeret BA és MA szak indítását határozta el, ennek technikai hátterét biztosítani kell. A munkaerő piac szilárd médiaismeretekkel és alapos informatikai tudással rendelkező szakembereket igényel. A főiskola az Informatikai Intézet megalapítása után e képzés indítása mellett döntött. Az oktatás tárgyi feltételeinek megteremtése elengedhetetlen feladat. Kialakításra került az Médiainformatika Intézet. Az oktatási terhelésnek, hallgatói létszámnak és tananyagnak megfelelő, stabilan működő informatikai infrastruktúra. Megoldási alternatívák: A főiskola egyéb erőforrásainak igénybevétele ehhez a képzéshez is. Kapcsolat más célokkal: C15. Képzés, oktatás C30. Információrendszer biztonsága C43. Informatikai központ kialakítása C47. PC Upgrade C48. Központi hardver fejlesztés Jelentős 5.1.3 C3. Informatikai adminisztráció megvalósítása A szervezet működési folyamatainak szabályozása és informatikai eszközökkel történő támogatása, Work Flow Menedzsment System meghonosítása. A szervezeti működési folyamatok a szervezeti célok megvalósulásának alapját képezik. Az EKF szervezeti céljai között nevesítette az informatikai adminisztráció megvalósítását. A szervezeti folyamatok nem konzisztensek, hiányzik a szinergia mely a szervezeti célokra hatással van. Különböző pályázatok segítségével kívánjuk a megfelelő rendszereket bevezetni (TIOP 1.3.1 és 1.2.3; Irat és dokumentumkezelő; Könyvtári Menedzsment Rendszer). A szervezet működése hatékony, dokumentált, a folyamatok átláthatóak, a folyamatokhoz jól elhatárolható, azonosítható felelősök rendelhetőek. A működési területek egységes informatikai eszközzel dolgoznak. Megoldási alternatívák: Dobozos szoftver beszerzése és testre szabása szakértői kar bevonásával. 22
Kapcsolat más célokkal: C1. Integráció végig vitele C6. Magas színvonalú felhasználói támogatás C8. Belső PR C10. Likviditás és forrás szerzés C17. Alkalmazásfejlesztések minőségbiztosítása C18. Felhasználók bevonása a fejlesztés folyamatába C19. Projektszemléletű munkamódszer, projektszervezet általános bevezetése C21. Fejlesztés belső erőforrások mozgósításával C26. Nyílt rendszer kialakítása C47. PC Upgrade C28. Ügyvitel egységesítése Jelentős 5.2 INFORMATIKAI SZERVEZET MŰKÖDÉSÉNEK CÉLJAI 5.2.1 EKF IK közötti kapcsolat céljai 5.2.1.1 C4. Könyvtári és Információszolgáltatási Bizottság (KIB) működtetése IT fejlesztések összehangolására A főiskolai információs kérdésekben magas szintű döntések meghozatala. A főiskolai vezetésre háruló feladatok között az informatikai kérdésekben átfogó, lehetőleg konszenzusos döntések meghozatalára is szükség van. A különböző fejlesztésekben megjelenő informatikai kérdéseket a legmagasabb szinten kell összefüggésükben megválaszolni. Létrejött és működik az Informatikai Központ (IK). A IK működtetése, fejlesztési döntésekben és informatikai forráselosztásnál szerepvállalása, informatikai stratégia elfogadása és rendszeres felülvizsgálata. Megoldási alternatívák: Az IT döntéseket az első számú vezető hozza meg. Kapcsolat más célokkal: C1. Integráció végig vitele C9. Beszerzések és kötelezettségvállalások centralizálása C10. Likviditás és forrás szerzés C11. A fejlesztések hasznának mérhetővé tétele C13. Kulcsfontosságú funkciók ellátásához szervezeti keretek biztosítása C18. Felhasználók bevonása a fejlesztés folyamatába C23. Integrált informatikai rendszer kialakítása C41. Beruházási tervek C42. Egységes informatikai eszközök kevés 23
5.2.1.2 C5. Az Informatikai szolgáltatás-színvonal meghatározása (Service Level Agreement) Az informatikai szervezet által nyújtandó szolgáltatások minőségi és mennyiségi paramétereinek meghatározása. A főiskolai kontroling rendszerben foglalt tervezhető és mérhető szolgáltatás elve és a teljesítményalapú elszámolás elve szükségessé teszi az informatikai szolgáltatások minőségi és mennyiségi paramétereinek definiálást. Az informatikai fejlesztések forrásvezéreltek, az üzemeltetés teljesítményének mérése nem megoldott, a megítélés törvényszerűen csak panaszokon alapul Service Level Agreement hiányában. Az informatikai szolgáltatásokkal szemben a mennyiségi és minőségi paramétereket meghatározták, és elfogadták. Az informatika a felállított paramétereket megcélozva működik, tevékenységét folyamatosan értékelik. A Service Level Agreement-et évente, esetleg a stratégia karbantartása során felülbírálják. Megoldási alternatívák: A Service Level Agreement kidolgozására főiskolai szakértői segítség vagy külső cég igénybevétele (outsourcing). Kapcsolat más célokkal: C6. Magas színvonalú felhasználói támogatás C7. Központi PC support C11. A fejlesztések hasznának mérhetővé tétele C14. Teljesítmény menedzsment C27. Jelenlegi rendszerek életben tartása C29. Menedzsment szoftver C37. Belső levelezés, adminisztráció C42. Egységes informatikai eszközök C47. PC Upgrade C48. Központi hardver fejlesztés Kevés. 5.2.1.3 C6. Magas színvonalú felhasználói támogatás A központi hívószámon állandóan elérhető HelpDesk fejlesztése, amelynek feladata a felhasználói probléma, meghibásodás esetén azonnali, távdiagnosztikán alapuló segítségnyújtás és tanácsadás, és a rendszergazdák számára az üzemeltetési problémáik megoldásában segítségnyújtás. A magas színvonalú információtechnológiai eszközök, rendszerek hozzáértő alkalmazása az EKF tevékenységei során hatékony működéshez, megfelelő időben döntéshez, magas erőforrás kihasználáshoz vezethet. Nem megengedhető, hogy informatikai probléma miatt az ügyviteli folyamatok lassuljanak, az oktatás fennakadjon, ezért az informatikai eszközök, rendszerek felhasználóit segíteni kell informatikai problémáik megoldásában annak érdekében, hogy munkájukat megfelelően el tudják látni. A 24
HelpDesk megvalósítása jelentős lépés az ügyfélorientált működés felé, amelyben az EKF IK az ügyfelei számára magas színvonalú, a felhasználók érdekeit nagymértékben figyelembe vevő szolgáltatásokat nyújt. Intézményünkben megvalósult a HelpDesk rendszer, mely személyesen, telefonon és/vagy írásban is segítséget nyújt a felhasználóknak. Munkaidőn kívül is elérhető a szolgáltatás, így a hét bármely napján igénybe vehető. A HelpDesk megvalósítása magas szintű felhasználói támogatást, ennek következményeként működő alkalmazói rendszereket eredményez, és ezzel a hatékony munkavégzés feltételét teremti meg. Standard eszközpark kialakítása (egységes hardver állomány és támogatott szoftver regiszter) kialakítása után a HelpDesk képes lesz a felhasználók számára a szükséges segítséget megadni. Telefonon keresztül lehetőség lesz egyszerűbb adminisztrációs szolgáltatások igénybevételére. Megoldási alternatívák: Hatékony, profi HelpDesk létrehozása a központi informatikai szervezetben. A megoldásnak pótlólagos humán erőforrás igénye van. Kapcsolat más célokkal: C3. Informatikai adminisztráció megvalósítása C5. Az Informatikai szolgáltatás-színvonal meghatározása C7. Központi PC support C8. Belső PR C12. Egységes informatikai szervezet C13. Kulcsfontosságú funkciók ellátásához szervezeti keretek biztosítása C14. Teljesítmény menedzsment C15. Képzés, oktatás C27. Jelenlegi rendszerek életben tartása C28. Ügyvitel egységesítése C29. Menedzsment szoftver C33. Egypontos hálózati authentikáció C37. Belső levelezés, adminisztráció C42. Egységes informatikai eszközök C43. Informatikai központ kialakítása C44. Adatátviteli hálózat stabil működésének fenntartása C46. Informatikai eszközök karbantartása C47. PC Upgrade C48. Központi hardver fejlesztés C49. Intelligens kártya alkalmazások, beléptető rendszer közepes 25
5.2.1.4 C7. Központi PC support A HelpDesk operátor által koordinált és csoportosított bejelentett hardver- és szoftverhibák elhárításának a lehető legrövidebb időn belüli megkezdése. A főiskola területén lévő, leltárba vett és támogatott hardverállomány működő képességének fenntartása és a hardverhez illeszkedő szoftverek telepítése és beállítása az informatikai eszközök használatának előfeltétele. Szükség van egy olyan szolgáltatásra, mely ismert csatornán elérhető és gyors beavatkozási idővel stabil hátteret jelent a PC állomány üzemeltetéséhez. A központi hívószámon állandóan elérhető PC karbantartási ügyelet (PC Support), amelynek feladata az asztali gépek meghibásodása esetén azonnali, helyszíni segítségnyújtás, valamint tervezett installációs feladatok elvégzése. A Helpdesk rendszer tanszéki moduljának fejlesztése. Megoldási alternatívák: Hatékony, profi PC Support létrehozása a központi informatikai szervezetben. A megoldásnak pótlólagos humán erőforrás igénye van. Kapcsolat más célokkal: C5. Az Informatikai szolgáltatás-színvonal meghatározása C6. Magas színvonalú felhasználói támogatás C8. Belső PR C42. Egységes informatikai eszközök C22. Központi informatikai leltár C25. Dokumentált rendszerek C29. Menedzsment szoftver C32. Vírusvédelem C41. Beruházási tervek C46. Informatikai eszközök karbantartása C47. PC Upgrade Kevés 26