Aszód Város Önkormányzat Polgármesterétıl Elıterjesztés az Önkormányzat 2009. évi ellenırzési tervérıl Az Önkormányzat éves ellenırzési terv készítési kötelezettségét több jogszabály is elıírja: - a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet, melynek alapján 2004. évtıl éves ellenırzési tervet kell készíteni, - a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. tırvény, mely a 2005. XCII. törvénnyel történı módosítását követıen (a 2005. szeptember 16. napjától hatályba lépı változásokkal) ad törvényi súlyt az éves ellenırzési terv készítési kötelezettségnek. Az éves ellenırzési terv elkészítésére vonatkozó szabályokat a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet VIII. fejezetének 18 -a A belsı ellenırzés tervezése" címő része tartalmazza. A hivatkozott jogszabályrész határozza meg - a belsı ellenırzési vezetı, valamint - a költségvetési szerv vezetıjének (illetve az Ötv. rendelkezéseit figyelembe véve a képviselıtestületnek) feladatát. A belsı ellenırzési vezetı feladata, az éves ellenırzési terv elkészítése, melynek kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon és a belsı ellenırzés rendelkezésére álló erıforrásokon kell alapulnia. Az önkormányzat felügyelete alá tartozó intézményeknél mőködı belsı ellenırzési rendszer 2007. január 1-tıl átalakítása, egységesítése megtörtént. A 2009. évi belsı ellenırzési terv az önkormányzat stratégiai tervére épülve a Polgármesteri Hivatal és a GAMESZ, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv belsı ellenırzéseit, valamint a felügyeleti ellenırzéseket tartalmazza. A pénzügyi iroda, s ezzel együtt a belsı ellenırzési munka is átszervezése megtörtént, a belsı ellenıri munkakört, többszöri meghirdetés ellenére sem sikerült betölteni, ezért a feladatot a megbízott belsı ellenır, míg a munka koordinálását, ideiglenesen, (Polgármesteri Hivatal kivételével) a pénzügyi irodavezetıje látja el, figyelembe véve a 193/2003. (X 26.) Korm. rendeletben meghatározott összeférhetetlenségi szabályokat. A belsı ellenırzés tervezése során figyelembevételre került az Áht. azon elıírása, miszerint a belsı ellenırzési tevékenység során szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítményellenırzéseket, illetve informatikai ellenırzéseket kell végezni, valamint az éves beszámolókról megbízhatósági igazolásokat kell kibocsátani. A kockázatelemzésre vonatkozó feladatok a Belsı ellenırzési kézikönyvben meghatározott szabályok szerint kerültek végrehajtásra.
Az éves ellenırzési terv javaslat - a jogszabályban meghatározott szerkezetben, tartalommal készült, azaz - tartalmazza a következıket: - az ellenırzési tervet megalapozó elemzéseket (többek között a kockázatelemzést), - a tervezett ellenırzések tárgyát, - az ellenırzések célját, - az ellenırzendı idıszakot, - a szükséges ellenırzési kapacitás meghatározását, - az ellenırzések típusát és módszereit, - az ellenırzések ütemezését, - az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését. Az ellenırzési tervet - jogszabály elıírása alapján - úgy kell összeállítani, hogy szükség esetén az abban nem szereplı soron kívüli ellenırzési feladatok is végrehajthatóak legyenek. Erre, mivel jelenleg a belsı ellenırzési munkakör nem került betöltésre, nincs lehetıség. Az ilyen formában felmerülı ellenırzési feladatokat, a rendelkezésre álló pénzügyi elıirányzaton belül külsı szakértı bevonásával tervezzük megoldani. A korábbi évek tapasztalatai, a folyamatos jogszabályi változások miatt, kiemelten fontos feladat, a a belsı ellenır szakmai tanácsadási, véleményezési feladata, amit a létszámváltozások is indokolnak. A belsı ellenırzés mgbízott ellenırrel történı megoldása mellett azonban ez nem biztosítható. A 2009. évre vonatkozó ellenırzési terv összeállításakor figyelembe vételre került: - az ellenırzési terv megalapozása céljából készített elemzés, mely tartalmazza: - az önkormányzati intézményeknél elmúlt idıszakban végzett ellenırzések tapasztalatait, valamint - az önkormányzati intézmények egyes feladatellátáshoz való viszonyát (a feladat ellátását, illetve ellátatlanságát) több év távlatában, - s azokat a területeket, amelyeknek vizsgálatát jogszabályi elıírás, s a pénzügyi lehetıségek beszőkülése is indokol. A kockázatelemzés során a változatlanul a belsı szabályozottság témaköre és az éves költségvetési tervezési folyamatok bizonyultak a mőködés szempontjából a legkritikusabb, kockázatot mutató területnek. Az Ötv. 92. (6) bekezdése alapján az éves ellenırzési tervet a képviselı-testületnek elızı év november 15-ig kell jóváhagynia. A fenti határidı betartása érdekében kérem a képviselıtestületet, hogy a 2009. évre vonatkozó ellenırzési terv javaslatot megtárgyalni, majd jóváhagyni szíveskedjen! Aszód, 2008. október 21. Sztán István polgármester 2
Aszód Város önkormányzat 2009. évi ellenırzési terve Az önkormányzat a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet 21. -a, valamint a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92 -a szerint az alábbi éves ellenırzési tervet fogalmazza meg: 1. A tervet megalapozó elemzések, kockázatelemzések Az éves ellenırzési tervet megalapozó: - elemzések, általános felmérések: - kockázatelemzések elızték meg. a) Az elvégzett (kockázat)elemzések rövid összefoglalása Az elvégzett elemzések az önkormányzatnál végzett (belsı és külsı ellenırzı szervezet által végrehajtott) ellenırzések tapasztalatait tekintette át. Az önkormányzat felügyelete alá tartozó intézményeknél azoknak a témaköröknek a vizsgálatát ütemeztük, ahol a korábbi vizsgálatok hiányosságokat tártak fel, illetve azon területeket, amelyek vizsgálatára az elmúlt 2 évben nem került sor. Az önkormányzatnál a belsı ellenırzés, a 2008. évi ellenırzési tervben foglaltak alapján, csak részben teljesült, ennek oka, hogy a belsı ellenırzési álláshely a többszöri hirdetés ellenére betöltetlen. Az elmaradt ellenırzéseket a munkafolyamatba épített ellenırzésekkel igyekszünk pótolni, illetve a - betöltetlen álláshely terhére - külsı szakértık alkalmazásával oldjuk meg. A belsı ellenırzés kiemelten a beszámolók, pénzforgalmi információk és mérlegjelentések megalapozottságára, a bevételek beszedésére, a gazdálkodás hatékonyságára, elıirányzatok betartására, intézményi szabályozottságra terjedt ki. b) A kockázatelemzés eredménye Az önkormányzatnál megtörtént a kockázatelemzés, ezen belül: - a mőködés, tevékenység fıfolyamatokra tagolása, - a fıfolyamatokon belül a részfolyamatok meghatározása, - az egyes folyamatok céljainak meghatározása és a folyamatok általános jellemzése, - a folyamatokhoz tartozó kockázatok azonosítása, - a kockázatok hatásának és valószínőségének meghatározása, illetve ezek együttes értékelése, elemzése, - a kockázatok összesítése. A folyamatos jogszabályi változások, a 2008. évi ellenırzési tapasztalatok, a jelentésekben foglalt megállapítások alapján, a kockázatelemzés az alábbi következetésre jutott: a belsı ellenırzési terv összeállításakor változatlanul kiemelt szempontként kell kezelni a az önkormányzat belsı szabályozottságának témakörét, a szabályozottság betartását, s a hatékony gazdálkodást. 3
2. Az elvégzendı ellenırzés leírása Az ellenırzéshez kapcsolható - fıfolyamat: a dokumentáltság, - folyamatok: - a szakmai folyamatok, - általában az önkormányzat mőködésével kapcsolatos dokumentálási feladatok. Az ellenırzéshez kapcsolódó kockázati tényezı(k): a dokumentumok, szabályozások megismerése, betartása, hiánya, illetve az aktualizálásuk elmaradása. 3. Az ellenırzések idıbeli ütemezése 3.1 A költségvetés végrehajtása Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése A költségvetés végrehajtása, megbízhatósága, elıirányzatok betartása A költségvetés végrehajtása: A költségvetési és mérlegjelentés összhangja, megbízhatósága, a kötelezı elıirányzatok betartásának vizsgálata. Az ellenırzés célja, hogy az önkormányzati információs rendszer szabályosan, megbízhatóan mőködjön. Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Gazdasági Mőszaki Ellátó Szervezet 2008. év Pénzügyi ellenırzés Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2009. január 10 - január 30 napig 6 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe Feladat megnevezése Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy Felkészülés 3.1 A költségvetés végrehajtása, jan 10-12. 1 nap Megbízhatósága, Végrehajtás Jan. 13-20. 4 nap Elıirányzatok betartása Dokumentálás Jan. 25-30. 1 nap 4
3.2 A költségvetés végrehajtása Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése A költségvetés végrehajtása, megbízhatósága A költségvetés végrehajtása: A költségvetési beszámoló, zárszámadás megalapozottsága. A zárszámadási táblák normatív támogatás elszámolásához kapcsolódó intézményi nyilvántartások megbízhatósága. Ellenırzés célja, hogy az önkormányzati információs rendszer szabályosan, megbízhatóan mőködjön. Aszód Város Önkormányzat feladatmutatóhoz kötött normatívából gazdálkodó intézményei 2008. év Megbízhatósági ellenırzés Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2009. január 10 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe 3.2 költségvetés végrehajtása, Normatíva elszámolása, Feladat megnevezése 3.3 Vagyongazdálkodás, vagyonnyilvántartás Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy Felkészülés január 10-15 2 nap Végrehajtás 5. Január 15-25 6 nap Dokumentálás Január 26-31. 2 nap Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Vagyongazdálkodás, vagyonnyilvántartás megbíz hatósága A vagyonhasznosítások átvezetése, nyomon követése, egyezıség az önkormányzat éves beszámolója és a vagyonnyilvántartás, ingatlankataszter között. - a pénzügyi-gazdálkodási dokumentumokra kiterjedıen. Az ellenırzés célja, hogy az önkormányzat információs rendszere szabályosan, megbízhatóan mőködjön. Biztosított legyen a mérlegvalódiság elve. Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Pénzügyi és Mőszaki Irodája 2008. év Pénzügyi ellenırzés (célellenırzés) 5
Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe 3.3 Vagyongazdálkodás, va- Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2009. február hó 20 naptól - március 5 napig 3 ellenırzési nap Feladat megnevezése Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy Felkészülés Febr.20-22. 1 nap gyonnyilvántartás ellenırzése az Végrehajtás Február 26-1 nap Önkormányzatnál márc.1. Dokumentálás márc. 3-5. 1 nap 3.4 A költségvetés végrehajtása, támogatások elszámoltatása Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti Egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése Önkormányzat által nyújtott támogatások hatékony felhasználása A költségvetés végrehajtása: Civil szervezetek támogatás felhasználásának vizsgálata a gazdálkodási dokumentumokra kiterjedıen. Az ellenırzés célja, hogy a támogatások hatékonyan, feladatfüggıen kerüljenek felhasználásra, segítsék a szervezeti célok megvalósulását, a vállalt feladatok el látását. Aszód Város Önkormányzat Önkormányzat által támogatott civil szervezetek: Aszód Városért Alapítvány, Aszódi FC, Polgárırség, Cívis páláyzat támogatottjai Sport 2008. év Pénzügyi, teljesítmény-ellenırzés Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2009. február hó 18 naptól - február 28 napig 4 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe Feladat megnevezése 3.4 Költségvetés végrehajtása, Végrehajtás civilszervezetek támogatása Feladat-ellátás idıpontja Felkészülés Febr 18-20. febr.22 25. Belsı ellenırzési vezetı Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy 1 nap 2 nap 6
Dokumentálás Febr. 26-28. 1 nap 3.5 A költségvetés végrehajtása Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése Az önkormányzati információs rendszer mőködése A költségvetési beszámoló, zárszámadás megalapozottsága, szabályszerősége: A testületi elıterjesztés, a költségvetési és mérlegjelentés, valamint a beszámoló összhangja. Az ellenırzés célja, hogy az információs rendszer szabályosan, megbízhatóan mőködjön. Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Gazdasági Mőszaki Ellátó Szervezet 2008. év Megbízhatósági ellenırzés Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2009. márc. 1 - márc. 25 napig 4 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe 3.5 Költségvetés végrehajtása, Információs rendszer összhangja összvilszervezetek támogatása Feladat megnevezése Feladat-ellátás idıpontja Felkészülés Márc. 1-3. Végrehajtás Márc. 6 20. -20. Dokumentálás Márc. 22-25. Belsı ellenırzési vezetı Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy 1 nap 2 nap 1 nap 7
3.6 költségvetési elıirányzatok tervezése, felhasználása, elıirányzatok módosítása Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti Egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés anódszerei Az ellenırzés ütemezése Elıirányzatok tervezése, felhasználása A jóváhagyott elıirányzatok felhasználása, keretek betartása, teljesülése: -a változásokkal kapcsolatos módosítások jogszerősége, - a kapcsolódó nyilvántartások vezetése Az ellenırzés célja, hogy a megjelölt területek ellenırzésével tárja fel a képzıdı megtakarításokat, takarékos gazdálkodásra ösztönözzön, iránymutatást adjon a pénzügyi lehetıségek jobb kihasználására. Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Gazdasági Mőszaki Ellátó Szervezet 2009. év Pénzügyi, teljesítmény ellenırzés Tételes vizsgálat,. illetve mintavétel 2009. június, szeptember, december hónap 9 ellenırzési nap Az ellenırzések - idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe Feladat megnevezése Feladat-ellátás idıpontja B e l s ı ellenırzési vezetı Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy Felkészülés Június, szeptember, 3 nap 3.6 Az elıirányzat- módosítások december megalapozottsága, felhasználá- Június, sok szabályossága, hatékonysá- Végrehajtás szeptember, 3 nap gának ellenırzése az Önkormány- december zatnál Június, Dokumentálás 3 nap szeptember, december 8
3.7 A költségvetés végrehajtása, gazdálkodás a humánerıforrással 2008. évrıl részben elmaradt ellenırzés Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja A költségvetési koncepció megalapozottságának vizsgálata Az intézmény a létszám és bérgazdálkodásnál betartotta e a jogszabályi elıirásokat, Az engedélyezett létszámkeret és a feladatellátás összhangja, Besorolások jogszerősége, Munkaköri leírások hogyan biztosítják a FEUVE mőködését Az ellenırzés célja a költségvetési hiány növelése nélkül biztosítani a feladatellátás színvonalát, a Képviselı testület által megfogalmazott gazdasági program megvalósulását. Ellenırzött szerv, szervezeti Egység Aszód Város Önkormányzat Gazdasági Mőszaki Ellátó Szervezetén belül Kistérségi Gondozási Központ, Városi Bölcsıde, Városi óvoda, Gyermekétkeztetési Intézmény Az ellenırzendı idıszak 2009. I. félév ' Az ellenırzés típusa Pénzügyi, teljesítmény- ellenırzés (célellenırzés) Az ellenırzés módszerei Tételes vizsgálat, illetve mintavétel Az ellenırzés ütemezése 2009. július- augusztus 10 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe Feladat megnevezése Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı Belsı ellenır zést eltátó szerv/személy 3.7 Humánerıforrás Felkészülés július 3 nap gazdálkodásának vizsgálata az Végrehajtás Július -Aug. 4 nap Önkormányzatnál Dokumentálás augusztus 3 nap 9
3.8 A 2010. évi költségvetés tervezésének vizsgálata Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Ellenırzött szerv Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése A költségvetési koncepció megalapozottságának vizsgálata A 2010. évi költségvetési koncepció tervezésénél a költségvetési egyensúly betartása. Az önkormányzat alapellátási feladatainak zavartalan, hatékony mőködtetése. Az ellenırzés célja a költségvetési hiány növelése nélkül biztosítani a feladatellátás színvonalát, a Képviselıtestület által megfogalmazott gazdasági program megvalósulását. Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Gazdasági Mőszaki Ellátó Szervezete 2010. év várható Pénzügyi, teljesítmény- ellenırzés (célellenırzés) Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2009. október 5 - november 5 napig 18 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe 3.8 2010. évi költségvetési koncepció tervezése az önkormányzatnál Feladat Megnevezése Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy Felkészülés Okt. 5-10. 3 nap Végrehajtás Október 11-28. 12 nap Dokumentálás Okt. 29 - nov 5. 3 nap b) az elıre nem látható, soron kívüli ellenırzésekre rendelkezésre álló ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: - ütemezésre nem került. Az elıre nem látható, soronkívüli ellenırzések küldsı megbízottal, szakértıvel kerülnek szükség szerint megoldásra. Az ellenırzés a Képviselı-testület, a polgármester és a jegyzı kérése, javaslata alapján év közben kerül ütemezésre. 10
Készült 2008. október 21. Készítette: Magyar Ilona megbízott belsı ellenır Kockázatelemzés a 2009. évi belsı ellenırzési terv elkészítéséhez Az Önkormányzat a 2009. évi belsı ellenırzési terv elkészítéséhez - a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján - kockázatelemzést végzett azért, hogy a kockázatelemzés alapján felállított prioritások a terv összeállításakor figyelembevételre kerülhessenek. A kockázatelemzés során sor került - a folyamatok megértésére, - a kockázatok azonosítására, - a kockázatelemzés eredményének megállapítására. A folyamatok megértésével kapcsolatos információkat a Folyamatok megértése a kockázatelemzéshez" címő dokumentum tartalmazza. A kockázatok azonosításával kapcsolatos feladatellátásról szóló tájékoztatást a Kockázatok azonosítása a kockázatelemzéshez" címő dokumentum foglalja össze. A kockázatelemzés eredményét az azonos nevő dokumentum fogalmazza meg. Aszód, 2008. október Magyar Ilona megbízott belsı ellenır 11
Aszód Város Önkormányzat Iktatószám: 207- /2008. Folyamatok megértése a kockázatelemzéshez Az Önkormányzatnál a megbízott belsı ellenır irányításával, továbbá a polgármester és a jegyzı, részvételével, javaslatait, s a korábbi évek belsı ellenırzés tapasztalatait figyelembe véve, az alábbiak szerint történt a kockázatelemzés: - fıfolyamatok és az azon belüli folyamatok meghatározása, - folyamatok céljának meghatározása, - a folyamatok jellemzése, - a folyamatok mutatókkal történı vizsgálata. 1. A folyamatgazdákkal történı megbeszélés során meghatározták az egyes íófolyamatokat. A fıfolyamatok az önkormányzat tevékenységéhez, sajátos mőködési elıírásaihoz igazodóan kerültek meghatározásra. A fıfolyamatok a következık, 1. A képviselı-testület gazdasági programja 2. Az éves költségvetési tervezés 3. Az erıforrások beszerzése 4. Erıforrások mőködtetése 5. Dokumentáltság Az egyes fıfolyamatokon belül azonosításra kerültek a különbözı, jól elhatárolható folyamatok. A képviselı-testület gazdasági programja" fıfolyamat folyamatai: 1. A gazdasági program végrehajtása, módosítása 2. A gazdasági program végrehajtására ható pénzügyi folyamatok Az éves költségvetési tervezés" fıfolyamat folyamatai: 1. Feladatok áttekintése, azon belül 1.1. az önkormányzati intézményhálózat tevékenységének áttekintése 2. Saját bevételek tervezése 3. Állami támogatás egyéb bevételi források 4. Kiadások tervezése Erıforrások beszerzése" fıfolyamat folyamatai: 1. Szakmai feladatok ellátásához szükséges humán erıforrások biztosítása 12
2. Humán erıforrás alkalmazásának pénzügyi bonyolítása 3. Szakmai folyamatokhoz szükséges erıforrások biztosítása 4. Pénzügyi folyamatok bonyolítása, szervezése 5. Elıirányzat-felhasználási ütemterv figyelemmel kísérése, a likviditás folyamatos ellenırzése Erıforrások mőködtetése" fıfolyamat folyamatai: 1. Szakmai célkitőzések megvalósítása érdekében erıforrások mőködtetése 2. Erıforrások mőködtetése érdekében a költségvetési elıirányzatok Dokumentáltság" fıfolyamat folyamatai: 1. Szakmai folyamatok megléte és folyamatos aktualizálása 2. Általában az önkormányzat mőködésével kapcsolatos dokumentálási feladatok. 3. Szabályozottság, szabályosság, szabályzatokban foglaltak megismerése, alkalmazása. Az elemzés során meghatározásra került a folyamatok célja és tárgya. A kockázatelemzés során a folyamatgazdák a jogszabályoknak, illetve a belsı szabályoknak való megfelelést hangsúlyozták, mint a folyamatban rejlı jelentıs kockázatot. 2. Az adott folyamatcél elérése szempontjából fontos tényezıket azonosították, és általánosan a belsı szabályozottság áttekintését, szükség szerinti módosítását, aktualizálását, illetve egyes területeken pótlását határozták meg. 3. A folyamatok általános jellemzését elvégezték, megbeszélték. A folyamatok áttekintése megtörtént: - azok idıtartama vonatkozásában (kezdete, vége), - az inputjai és outputjai tekintetében, - a folyamatokkal kapcsolatos változások területén, A folyamatok jellemzése megtörtént az egyes részfolyamatokra vonatkozóan is. 4. A kulcsfontosságú teljesítménymutatók meghatározásra kerültek. A meghatározott folyamatokat A folyamatok kockázata és ellenırzése" címő dokumentum tartalmazza úgy, hogy felsorolja a fófolyamatokat, majd az adott fıfolyamatok alatt sorszámozva rögzíti az egyes folyamatokat is. Aszód, 2008. október 21. megbízott belsı ellenır 13
Aszód Város Önkormányzat Iktatószám: 207- /2008. Kockázatok azonosítása a kockázatelemzés során A 2009. évi belsı ellenırzés tervezési feladatok elıkészítéséhez és alátámasztásához azonosításra kerültek a kockázatok. Az Önkormányzati fıfolyamatok, azon belül meghatározásra kerültek: - a kockázati okok, - azok valószínőségei, továbbá - hatásai. Az egyes folyamatok célkitőzéseinek megvalósítását akadályozó tényezık a szóbeli megbeszélés során meghatározásra, majd kockázatként azonosításra kerültek azokkal a körülményekkel, tevékenységekkel, helyzetekkel együtt, melyek hibát, gyengeséget jelentenek a folyamat során. Az eleve nagy kockázatot hordozó folyamatok már a folyamatok meghatározásakor azonosításra, s így a kockázatelemzésben külön folyamatként, illetve folyamatrészként feltüntetésre kerültek. A fıbb ellenırzési pontok azonosítása és az egyedi kockázatok, elemzési feladatok értékelése megtörtént. A feladatellátás konkrét módja a következı volt: - minden egyes kockázathoz hozzárendelésre került a kockázat hatásának (azaz a folyamat célja elérésére gyakorolt hatásának) nagysága, figyelembe véve azt, hogy a hatás ", ", illetve " kategóriába tartozhat. - " a kockázat hatása a folyamatra akkor, ha a folyamat céljának elérésére minimális hatással van, vagy nincs is hatással, - " a kockázat hatása a folyamatra akkor, ha a folyamat céljának elérésére hatást gyakorol ugyan, de a hatás nem jelentıs, - " a kockázat hatása a folyamatra akkor, ha a folyamat céljának elérésére jelentıs hatást gyakorol. - a kockázatokhoz meghatározásra került az adott kockázatként azonosított esemény, körülmény bekövetkezésének valószínősége is. A kockázat bekövetkezésének valószínősége három kategóriába sorolható: - " kategóriába kell sorolni azokat a kockázatokat, melyek bekövetkezésének valószínősége nagyon csekély, - " kategóriába kell sorolni azokat a kockázatokat, melyek bekövetkezésének valószínősége átlagos, - " kategóriába kell sorolni a kockázatok közül azokat, melyek nagy valószínőséggel, illetve biztosan be fognak következni. 14
- a kockázatok hatás és valószínőség értékelését követıen megtörtént a kockázatok elemzése. A kockázatok elemzésekor a hatás és a valószínőség során megadott kategóriák egységes értelmezésére került sor, így meghatározásra került a kockázat jelentısége. A jelentıség eldöntésére ismét az ", a ", valamit a " kategóriák kerültek alkalmazásra a következık szerint: - " a kockázat jelentısége akkor, ha a hatás és a valószínőség együttes értékelése alapján a jelentısége (pl.: a hatás és a valószínőség; a hatás, és a valószínőség, de a valószínőség együttes elemzése alapján a kockázat jelentısége mégis inkább az besorolást indokolja stb.); - " a kockázat jelenısége akkor, ha adott kockázat hatásaként és valószínőségeként megadott kategóriák összesítése alapján a kategória adódik (p1.: a hatás, de a valószínőség ; illetve fordítva); - " kockázatként kell besorolni a kockázatot akkor, ha a kockázat hatását és valószínőségét nézve kockázatot jelez (p1.: a hatás és a valószínőség is). A feladatok ellátását, az egyes folyamatokhoz azonosított kockázatokat, annak hatását, valószínőségét és ezek együttes elemzését A folyamatok kockázata és ellenırzése" címő táblázat mutatja. Kelt: 2008. október 21. megbízott belsı ellenır 15
Aszód Város Önkormányzat Iktatószám: 207- /2008. Kockázatelemzés eredménye A kockázatelemzés eredményét a - Folyamatok kockázata és ellenırzése" címő dokumentum eredményének összesítéseként kitöltött - Kockázatelemzés összesítése" dokumentum határozza meg. A fenti dokumentumok alapján a kockázatelemzés eredménye az alábbiak szerint foglalható össze: - A képviselı-testület gazdasági programja" fıfolyamat kockázati folyamatokat takar, - az Éves költségvetési tervezés" fıfolyamat az egyes folyamatok kockázatainak értékelésénél összességében kockázatot mutat, - az Erıforrások beszerzése" fıfolyamat kockázatossága összességében nek minısíthetı, - az Erıforrások mőködtetése" fıfolyamat kockázatú folyamatokat jelent, - a Dokumentáltság" fıfolyamatban azonban kockázat tapasztalható. A Képviselı-testület gazdasági programja, mint fıfolyamat, az egyes folyamatokat figyelembe véve kockázatot mutat: a program hiányában, szükség szerinti módosítása, változások átdolgozásának hiányában, a város hosszútávú fejlesztése nehezen határozható meg, ami hatással van az itt élıkre kiírásra kerülı pályázatok kezelésére, hatással lehet a város lélekszámának növelésére, ezáltal a bevételek változására hiányában a fejlesztések-mőködések aránya hosszútávon nem határozható meg, ami a költségvetési egyensúlyt veszélyezteti a célközönség, azaz a városlakók összetétele meghatározza az igényeket a jogszabályi változások az esetleges megvalósíthatóságot. (pályázati lehetıségek), a gazdaság fejlıdése kihat az önkormányzat gazdálkodására, ezzen összefüggésben a megvalósításra tervezett célokra Az éves költségvetési tervezés fıfolyamat az egyes folyamatok kockázatait figyelembe véve kockázatot mutat: a) Bevételeknél - az állami támogatások nem megalapozott tervezése miatti túltervezés, visszafizetési kötelezettséget von maga után saját bevételek tervezése, felültervezés b) Kiadásoknál - mőködési kiadások nem megalapozott tervezése, felhalmozási kiadások nem megalapozott tervezése, 16
a humán erıforrások alulbiztosítása feladat ellátatlanságot, a szükségletet meghaladó biztosítása - túlfoglalkoztatást okoz Mindezek a pénzügyi egyensúlyt befolyásolhatják, továbbá növelik az önkormányzat forráshiányát. A pénzügyi végrehajtás területén pedig likviditási problémákat okozhat. A dokumentáltság területén meghatározható kockázat az alábbi tényezólrbıl ered a) a szakmai folyamatok megléte és folyamatos aktualizálása folyamaton belül összességében jelentıséget és a folyamat szempontjából kockázatot jelentenek az alábbi kockázatok: - szakmai folyamatok leírásának hiánya, a folyamatleírások aktualizálásának elmulasztása, - a jogszabályi elıírásokban történı változások bekövetkezésének hatása; b) általában az önkormányzat mőködésével kapcsolatos dokumentálási feladatok ellátása során jelentıs és a folyamat kockázatossága szempontjából kockázatot jelentenek a következı kockázatok: - az önkormányzat szervezeti és mőködési szabályozásait meghatározó dokumentumok hiánya, illetve avultsága, valamint - az önkormányzat pénzügyi-gazdálkodási szabályai dokumentáltságának hiánya, illetve a szabályozások avultsága. A gazdasági program,mely kihat a költségvetés tervezésére, valamint a dokumentáltság területére meghatározott kockázatot a jegyzı és a polgármester, valamint a megbízott belsı ellenır megbeszélték. A kockázatelemezés eredménye az egyes folyamatok mőködtetésért felelıs munkatársakkal - így különösen a gazdálkodásért_felelıs dolgozókkal - egyeztetésre, ismertetésre kerültek. A gazdálkodási vezetık a kockázatelemzés eredményével egyetértettek. A kockázatelemzés eredményével tehát egyetért: - a polgármester, - a jegyzı, - a folyamatokért felelıs személyek, valamint - a megbízott belsı ellenır A kockázatelemzés eredményeként tehát változatlanul megállapítható, hogy a belsı ellenırzési terv összeállításakor kiemelt szempontként kell kezelni a gazdasági program meglétét, módosítását, végrehajtását, az éves költségvetési tervezési folyamatokat, valamint a dokumentáltság, azaz az önkormányzat belsı szabályozottságának témakörét. Aszód, 2008. október 21. 17
KOCKÁZATELEMZÉS ÖSSZESÍTÉSE A KOCKÁZAT ELEMZÉS ÖSSZESÍTÉSE AZ ÖNKORMÁNYZATRA 2009. ÉV Megn e vez é s Folyamat jelentısége Folyamat kockázatossága 1. Fıfolyamat: Képviselı-testület gazdasági programja 1. folyamat: Gazdasági program végrehajtása, módosítása 2. folyamat: Gazdasági program végrehajtására ható pénzügyi folyamatok 2. Fıfolyamat: Éves költségvetési tervezés 1. folyamat: Feladatok áttekintése 2. folyamat: Önkormányzat hálózat tevékenységének áttekintése 3. folyamat: Saját bevételek tervezése 4. folyamat: Állami támogatás egyéb bevételei, források 5. Kiadások tervezése 3. Fıfolyamat: Erıforrások beszerzése 1. folyamat: Szakmai feladatok ellátásához szükséges humán erıforrások biztosítása 2. folyamat: Humán erıforrás alkalmazásának pénzügyi bonyolítása 3. folyamat: Szakmai folyamatokhoz szükséges erıforrások biztosítása 4. folyamat: Pénzügyi folyamatok bonyolítása, szervezése 5. folyamat: Elıirányzat-felhasználási ütemterv figyelemmel kísérése, likviditás folyamatos ellenırzése Alacsony 4. Fıfolyamat: Erıforrások mőködtetése 1. folyamat: Szakmai célkitőzések megvalósítása érdekében erıforrások mőködtetése 2. folyamat: Erıforrások mőködtetése érdekében a költségvetési elıirányzatok teljesítése Összesített kockázat-felmérés Alacsony 18
Elızetes jegyzıi jóváhagyás idıpontja: Aszód, 2008. október 22. Jóváhagyta:.. Címzetes fıjegyzı Záradék: A 2009. évi belsı ellenırzési tervet Aszód Város Önkormányzat Képviselı-testülete a../2008. számú Képviselı-testületi határozatával hagyta jóvá... polgármester 19