II./H. PÉNZÜGYI ÉS KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSI ELLENŐRZÉS JAVÍTÁSA
1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása 1.2 Helyzetelemzés 1.3 Következtetések 2. Tanácsadó rész 2.1. Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Informatikai megoldások TARTALOMJEGYZÉK
1. Elemző rész 1.2 Helyzetelemzés
1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA A dokumentum létrehozásával elérni kívánt célok: Az ellenőrzés ő környezetének kés folyamatának kbemutatása. tá A folyamat bemutatása során ki kell térni az összetevőkre, az erősségekre, ő a gyengeségekre a rendszer milyenségéből fakadó hibafaktorokra.
1.2 HELYZETELEMZÉS 1. Az ellenőrzés környezete, a kontrollrendszert alkotó részek 2. Abelső kontrollrendszer vizsgálata kiterjedt arra, hogy a rendszer beválik-e a Hivatal kitűzött céljainak megvalósítására, valamint a felesleges funkciók, duplikációk elhárítására. 3. Ab belső lő kontrollrendszert alkotó öt részegység é a Hivatali szerveződés részegségeinek felel meg. 4. A kontrollkörnyezet optimálisan működik: a szervezet struktúrája kielégítő, a felelősség és a feladatok kérdése tisztázott, egyértelmű, a humánerőforrás kérdései is problémamentesek.
1.2 HELYZETELEMZÉS Erről bizonyosságot szereztünk a rendelkezésünkre adott dokumentációból (SZMSZ, számviteli szabályzatok, ügyvitel). Az Ellenőrzési nyomvonalat az Ámr 145/B. (1) alapján készítettük. A költségvetési szerv vezetőjének kell elkészítenie a szerv ellenőrzési nyomvonalát, melynek tartalmaznia kell a folyamatok ábráit szöveggel, képpel, ábrákkal. Továbbá az információkkal, a felelősség és a kapcsolatrendszerek kérdésével; és az irányítási és ellenőrzési folyamatok dokumentációjával.
1.2 HELYZETELEMZÉS Kockázatkezelés k 145/C. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. (2) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési é szerv tevékenységében, é éb gazdálkodásában rejlő kockázatokat. (3) A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. (4) A szervezet működésében éb rejlő kockázatoská területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján.
1.2 HELYZETELEMZÉS Kontrolltevékenységek 145/E. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten blül belül kontrolltevékenységeket é k kilkí kialakítani, i melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. (2) A költségvetési szerv vezetője köteles a szerv belső szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési é és jóváhagyási á eljárások, á b) az információkhoz való hozzáférés, c) fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz), d) beszámolási eljárások.
1.2 HELYZETELEMZÉS Információ és kommunikáció 145/F. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő lő információk iók a megfelelő lő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. (2) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy az hatékony, megbízható és pontos legyen; a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Monitoring 145/G. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.
1.2 HELYZETELEMZÉS 1. Az ellenőrzés ő környezete, a belső ő kontrollrendszer elemei A belső kontrollrendszer vizsgálata kiterjedt arra, hogy a rendszer beválik-e a Hivatal kitűzött céljainak megvalósítására, a felesleges funkciók, duplikációk elhárítására, végül a veszteségeket eredményező kockázatok megelőzésére.
1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzési környezetre ható összetevők: költségvetési szerkezet, jogszabályok, vezetői magatartás, intézménystruktúra, munkaerő-ellátottság. A misszió, a vízió, az érvényre kerülő szabályzatok és határozatok azt a vonalat erősítik, mely egy optimálisan működő kontrollkörnyezet felé vezet.
1.2 HELYZETELEMZÉS Optimálisan működő kontrollkörnyezet jellemzői: Kétséget kizáró kommunikáció Feladat- jog- és hatáskörök szabályzatának szabatos, írásos rögzítése A munkatársak rendszeres továbbképzése alapkövetelmény A transzparencia alapelve érvényesül mind a folyamatok mind a szervezeti működés területén A nem etikusan eljáró munkatársak elmarasztalásban részesülnek
1.2 HELYZETELEMZÉS A 2006-2010-es időszak ellenőrzési stratégiája valamint a 2007-2010-re vonatkozó gazdasági program egyaránt a körjegyzőség stratégiájának megfelelően, azzal harmonizálva lett megalkotva. Többek között a belső ellenőrzési és kockázatkezelési szabályzat is egy általános érvényű minta szerint lett bevezetve, ezáltal nem meglepő jelenség, hogy a szervezet szabályozása nem egyedi, nem tér ki a konkrét jelenségekre.
1.2 HELYZETELEMZÉS Nem fellelhető a szervezetben az a dokumentáció, mely révén, által kezelhetővé válnának bizonyos problémák, kérdések a szervezetben, mint ilyen, példa a szabálytalanságok kezelésének módszere.
1.2 HELYZETELEMZÉS 2. Ab belső ő ellenőrzés ő folyamata, szabályozottsága á A belső ellenőrzési kézikönyv és a PM útmutató szabályzata alapján folyik a belső ellenőrzés. Az ellenőrzési folyamat minden részfolyamatán keresztül következetes dokumentáció folyik, így a tervezéstől egészen az ellenőrzés eredményeiben leszűrt tapasztalatok, konzekvenciák levonásáig minden lépésben.
1.2 HELYZETELEMZÉS Ab belső ő ellenőrzés ő folyamata, szabályozottsága á Ezáltal a teljesítés minden lépése nyomon követhető és rögzíthető, így a az ellenőrzésekről készült jelentések a későbbiekben is használhatóvá válnak, akár gyakorlati területeken is. Az önkormányzatban használatos iratmintákat, formanyomtatványok megtalálhatóak a kézikönyvben és a PM útmutatóban egyaránt.
1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzés nem csak az értékteremtési folyamatok során ad bizonyosságot és tanácsot, hanem a stratégiaalkotáskor is fontos szerepe van. Ugyanis a stratégia az, amely meghatározza azon pontokat a folyamatban, ahol nagyon eséllyel fordulhat elő hiba. Ebből kifolyólag és ennek következtében így határozandó meg az ellenőrzési pontok helye, súlypontja és gyakorisága. g Ez a stratégiaalkotás része.
1.2 HELYZETELEMZÉS A rendszer helyes megítélésére érdekében az ellenőrzés stratégiája úgy szögezi le, hogy a ciklus első két harmadában a pénzügyek és a szabályszerűség területén kell elvégezni az ellenőrzéseket, a fennmaradó időben pedig a rendszer működését és az elért eredmények színvonalát kell vizsgálni.
1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzés folyamata során sem a feladatok és annak időben-térben való lezajlása, sem a részt vevők és a közöttük lévő összefüggések, sem a különböző módozatok, értékek és dokumentációk nincsenek pontosan megfogalmazva. Nincs kellőképp kiemelve az a kockázatelemzés és annak rögzítése, amelyet a belső ellenőr végez el.
1.2 HELYZETELEMZÉS 3. Az ellenőrzési rendszer erősségei, gyengeségei Erősségei: A kontrolltevékenység kistérségi szövetségi körben zajlik, így megjelenik a lehetősége annak, hogy magas kvalifikációjú humán erőforrást állítsanak állományba. A kontrolltevékenység ezen formája jelentősen csökkenti a kiadásokat, k mivel körjegyzői szintre utasítja az adminisztrációs tevékenységet és rentábilis jellegű lesz a munkaerő ő flh felhasználása. A standard előírások, jogi szabályozások, PM módszertana alapján kell a belső ellenőrzést elvégezni.
1.2 HELYZETELEMZÉS A kontrollálás követi a kistérség önkormányzatai által meghatározott célokat, melynek kfő fld feladata a kockázatelkerülés. Ab belső lő ellenőrzés ő során megjelenő ő funkciók a bizonyosság adó és tanácsadói.
1.2 HELYZETELEMZÉS Állandó jelleggel történik az ellenőrzések által megállapítottak valóra váltása a vezetőkre és a szervezetre egyaránt vonatkozó erkölcsi, etikai tényezők mentén.
Gyengeségei: 1.2 HELYZETELEMZÉS A kontrollrendszer szabályozásának általános jellege miatt elmondhatjuk, hogy csak kismértékben vonatkoztatható Cecére. Hiányzik az egységes rendszeralkotás az önkormányzati szabályrendszer zbálrndzrés a blő belső kontroll rendszere r között. Öt elemmel rendelkezik a belső ellenőrzés, amelyet a tervek és szabályzatok nem sorolnak a rendszerszemléletbe, amely miatt nem kidolgozott a kapcsolatrendszerük. k
Gyengeségei: 1.2 HELYZETELEMZÉS Az értékek létrehozásának aspektusából kihangsúlyozatlanok a kockázat kezelő módszerek, amelyek a belső ellenőrző struktúra különálló részei az előkészítés során. Kiépítettség é szempontjából a FEUVE kifogásolható az önkormányzatoknál és intézményeknél. A fő hangsúly annak ellenőrzésén van, hogy a szabályok betartása a megfelelő módon történjék.
Gyengeségei: 1.2 HELYZETELEMZÉS A döntések előkészítésekor majd azok valóra válásakor aránytalanul kevés figyelem irányul arra, hogy azok költséghatékonyak és hasznos eredménnyel járóak legyenek. Nem megfelelő, hogy a belső ellenőrzési tervben legfőképpen az szabályok betartatása szerepel célként.
1.2 HELYZETELEMZÉS Mivel az ellenőrzést Cece kistérségi társulás keretében végzi, így a stratégiában lefektették ennek gyakoriságát (3, 4, 5 év), amely nem ad lehetőséget arra, hogy értéknövekedés következzen be.
1.2 HELYZETELEMZÉS 4. Az ellenőrzési rendszerben rejlő hibalehetőségek A belső kontroll rendszere nem mutat átfogó képet. Csak nagyvonalakban alkották meg azt a rendszert, amely a kockázatkezeléssel foglalkozik. Ráadásul annak kidolgozása és testre szabása is hiányzik, ik aminek következtében a belső ellenőrzés során nem kerülnek felszínre a lényeges kockázatokkal ká kk kapcsolatos, az ellenőr által kifejtett végeredmények. Rendszeresen elmarad a dokumentációja annak, hogy hogyan lehetne a kockázatokat elkerülni, vagy csökkenteni, a hibákat korrigálni, i aminek eredményeképpen egyre több keletkezhet, illetve marad felismeretlen.
1.2 HELYZETELEMZÉS A szabályok követésére fókuszálva rejtve maradnak a folyamatokban lévő egybeesések, hiábavalóságok, értéknélküliségek. Sokszor olyan feladatokat végeznek el, amelyekre nincs szükség, de a költségvetésben így felesleges kiadásként jelennek meg.
1.2 HELYZETELEMZÉS A fejlesztésekkel kapcsolatos elhatározások megtervezése és kivitelezése során és a beszámolók, jelentések készítésekor nem kapnak kellő motiválást az újszerű elemzési módszerek életbe léptetésére az önkormányzattól, annak dacára, hogy ezt célként jelenítették meg. Nincs meghatározva és számokkal kifejezve a belső ő ellenőrzéssel kapcsolatosan, hogy annak milyen tárgyi és személyi szükségletei vannak, mennyire gazdaságos és eredményes. A jogi szabályozásban bekövetkezett módosulásokat csak késleltetetten képesek követni.
1. Elemző rész 1.3 Következtetések
1.3 KÖVETKEZTETÉS A szabályoknak megfelelően zajlik a belső ellenőrzés. Összességében a belső kontrollrendszer nem a jogszabályi és önkormányzati követelményrendszer mentén funkciónál.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Magasabb szintre kell emelni a végrehajtási, elektronikus nyilvántartási, tervezési folyamatokat a belső ellenőrzés során. El kell érni, hogy továbbra se legyen ellenőrzés szakértelem nélkül. A hathatóság, értékteremtés és a jó eredmények elérésének növelése legyen a cél a belső ellenőrzések során.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Nagyobb jelentőséget kell tulajdonítani a kockázati menedzsment létesítésére és annak fenntartására és ellenőrzésére. Kapjon nagyobb jelentőséget a belső ellenőrök által végzett munka. Az ellenőrzés folyamán és a pénzügyi-gazdasági g g területek kapcsán vegyék alkalmazásba az időszerű elemző módozatokat.
2. Tanácsadói rész 2.1 Stratégiai tanácsok
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Miért jött létre ez a dokumentum? Azért, hogy olyan taktikai tanácsokkal lássuk el az önkormányzatokat, melyek segítségével a belső ellenőrzési rendszerük fejlődhet Azért, hogy az általunk nyújtott taktikai tanácsok megfeleljenek a sztenderdeknek Azért, hogy az ellenőrzési rendszerben megfogalmazottak kivetüljenek.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Olyan módon kell működtetni a belső ellenőrzést, hogy az ne ütközzön jogszabályokba, és ne térjen le a Pénzügy Minisztérium által mutatott útról, továbbá segítse elő a fejlesztések megvalósulását és lássa el az önkormányzat és a hozzá tartozó intézmények elvégzendő feladatait.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A belső kontroll rendszerének kidolgozásakor azzal kell számolni, hogy a 2009. január 1-jei jogszabály kimondja, hogy a FEUVE és a belső ellenőrzés egyaránt kontroll jellegű tevékenység. Minden esetben ellenőrzésre kerül az értékteremtés és fluktuálás, a szabályozási tevékenység, az, hogy a működés gazdaságos-e és eredményeket mutat.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Az ellenőrzés útvonala a kontrollkörnyezetbe tartozik és nem a FEUVE-be. Önállóan jelenik meg a kockázatkezelés s belső ellenőrzésben. A továbbiakban is a FEUVE részei a szabályszegések. Monitoring, kommunikáció a további tartozéka a belső kontroll rendszerének.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Az értéket létrehozó önkormányzati tevékenység szolgálatába kell állítani a kontrollrendszert. Azok körében kell egy felmérést végezni, akiket a szolgáltatások érintenek, hogy az ő értelmezésük szerint az érték kategóriájába mi tartozik. Af folyamatok során bekövetkezett k negatív, hátráltató ál események felkutatása és azok javítása nélkülözhetetlen.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Fel kell deríteni azokat az indokolatlan kiadásokat, amik a nélkülözhető tevékenységek é ksorán keletkeznek. k A folyamatok mindegyikének új érték létrehozásában kell segédkeznie.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A célkitűzések megvalósulásának érdekében össze kell kapcsolni a kontroll és az önkormányzat stratégiai terveit, melyhez segítséget nyújt, ha az elvégzett kockázatelemzéseket adminisztrálják.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS El kell különíteni egymástól a jegyzői kockázatmenedzsmentet, a belső ellenőrzés kidolgozásánál felhasznált kockázatértékeléstől
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A BETTI elnevezésű térítésmentes informatikai megoldás segítséget t nyújthat t a belső ő ellenőrzés ő kivitelezésében it éb és dokumentálásában. Ezt a rendszert a 2009-es évben már pilotként tis lehet tfelhasználni. Jogosultságainak megszerzéséhez a PM közleménye ad iránymutatást.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Meg kell állapítani a belső ellenőrzési kézikönyv vizsgálatának lehetőségeit, felelősségvállalóit és realizálóját. A 3E szempontjának is érvényesülnie kell a szabályosság fenntartását és a pénzügyeket vizsgáló ellenőrzések folyamán, mert ez teszi lehetővé, hogy a ciklus befejezésekor kimutathatóvá válik a hatékonyság valamilyen irányba való elbillenése, a költséghatékonyság és a javuló, vagy romló eredmények.
Jogszabályi hivatkozás Ellenőrzési nyomvonal 145/B. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési é szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lh lehetővéő téve azok nyomon követését é és utólagos ellenőrzését. Kockázatkezelés 145/C. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni.
Jogszabályi hivatkozás (2) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. (3) A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. (4) A szervezet működésében kd rejlő kockázatosk területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján.
Jogszabályi hivatkozás Kontrollkörnyezet 145/D. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, melyben a) világos a szervezeti struktúra; b) egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok; c) meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén; d) átlátható a humánerőforrás-kezelés.
Jogszabályi hivatkozás Kontrolltevékenységek 145/E. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. é éh (2) A költségvetési szerv vezetője köteles a szerv belső szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési és jóváhagyási eljárások, b) az információkhoz való hozzáférés, c) fizikaiik i kontrollok k(hozzáférésazeszközökhöz), é ökhö d) beszámolási eljárások.
Jogszabályi hivatkozás Információ és kommunikáció 145/F. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. (2) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy az hatékony, megbízható és pontos legyen; a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Monitoring 145/G. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.
2. Tanácsadói rész 2.2 Taktikai tanácsok
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS a.) Cselekvési terv A szabályzatok frissítésre szorulnak a PM útmutatóit és a jogszabályi változásokat követve. Ezen kívül fontos lenne, hogy kockázatkezelési csoport foglalkozhasson a kockázatokkal. A csoport feladata az lenne, hogy ne csak azonosítsa, kezelje és mérje a kockázatokat, hanem emellett létrehozza a kockázatkezelés kultúráját a munkaszervezetben, és ezt folyamatosan fejlessze.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS A belső ellenőr által elvégzett kockázatkezelés dokumentált eredménye megkövetelheti, hogy a stratégiai és éves ellenőrzési tervet felülvizsgálják.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Ha elemezni akarjuk magunkat, jó tudni, hogy pontosan milyen módszerekkel is rendelkezünk erre. Ehhez a megoldás az elemzési kézikönyv, amely tartalmazza ezeket a módszereket. Ide tartoznak természetesen azok a mutatószámok is, melyek jelzik, hogy mi értékteremtő az önkormányzatnál, mi veszteséges, és min kell még fejleszteni.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Költséggazdálkodási rendszert kell a munkaszervezetben kilkít kialakítani. iaétéd Azért érdemes ilyet tlétrehozni, mert a költségek, illetve kiadások így transzparensek lesznek, és minden költség az egyes szakfeladatokhoz kh tartozhat. t t Javasoljuk emellett a BETTI nevű rendszer használatát is.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS b.) A cselekvési terv megvalósít-hatóságának igazolása Cece Önkormányzatánál rendelkezésre állnak a cselekvési terv megvalósításához áh szükséges személyi feltételek, l azaz a képzett létszám és a vezetői, munkatársi elkötelezettség, l tt a teremtő erejű rjű lokálpatriotizmus. tizm
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS A javaslatok megvalósításához szükséges központi jogszabályok, útmutatók megjelentek, illetve a PM honlapján hozzáférhetők. Az államháztartás szervezetei könyvvezetéséről, beszámoló rendszeréről szóló 249./2000. kormányrendelet, az Ámr., a Ber. módosítása jelenleg folyik. A Ber. tervezett változása a PM honlapjánmegtekinthető. h ő
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Az önkormányzat kialakította a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló törvény alapján a feladat és szervezeti rendszerét, a feladatok ellátásának intézményi kereteit. A rendelkezésre álló költségvetés tervezési, végrehajtási szoftverek alaposabb megismerésével a bennük rejlő lhtő lehetőségek kihasználása az iá irányítás, ellenőrzés ő folyamatában.
2. Tanácsadói rész 2.3 Informatikai megoldások
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK A belső kontrollrendszer informatikai háttere megteremthető. Első lépésben a belső ellenőrzés számára a BETTI alkalmazását javasoljuk, majd a kidolgozás és tesztelés alatt lévő Költségvetési Gazdálkodási Rendszer szolgáltathat számos információt. Az önkormányzat elsősorban Excelt alkalmaz. Jól alkalmazhatók a www.allam kincstar.gov.hu honlapról letölthető informatikai rendszerek.