Püspökladány Város Polgármesterétől 4150. Püspökladány, Bocskai u. 2. sz. T Á J É K O Z T A T Ó az önkormányzat 2006. évi belső éről szóló jelentésről Az önkormányzat belső ével megbízott SZENCZI DIVIZOR Üzletviteli- Tanácsadó és Könyvvizsgáló Kft. által elkészített 2006. évi belső ről készült jelentést mellékelten beterjesztem. Püspökladány, 2007. március 14. A r n ó t h Sándor polgármester
Éves belső i jelentés I. A belső által végzett tevékenység bemutatása A 2006. évi belső i tervet a Püspökladány Város Önkormányzatának Képviselő testülete a 44/2006 (III.30) számú határozatával fogadta el. A Többcélú Kistérségi Társulás Tanácsa és a Szenczi Divizor Kft között 2006. január 31-én megkötésre került megbízási szerződésben foglaltak alapján került sor Püspökladány Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal és a részben önálló költségvetési szervei 2006. évi belső i feladatainak ellátására. A belső a 193/2003 (XI.26) Korm.rendelet előírásai, valamint a Polgármesteri Hivatalnál található PM módszertani útmutató alapján elkészített Belső Ellenőrzési Kézikönyvben közzétett előírások betartásával történt. 1. A tervfeladatok teljesítésének értékelése 2006. évre vonatkozóan az alábbiak szerint alakult az i terv teljesítése. Ellenőrzött folyamat Ellenőrzés típusa Ellenőrzési jelentés terv. dátum Jelentés tényleges dátuma Erőforrás szükséglet (nap) - Egy. Óvoda - Területi Gond. Közp. - Sárréti Szoc. Szolg K. - Dorogi M. Műv. K. -Tájékoztató Közp. 1. Kötelezettségvállalások szabályszerűsége és nyilvántartása Szabályszerűségi 2006.05.12 2006.06.27 2006.07.06 2006.07.07 2006.06.29 2006.06.19 20 2. Függő és átfutó követelések és kötelezettségek e - Csenki I. Műv. - Kálvin téri Pénzügyi 2006.05.05 2006.07.11 2006.07.05 4
Ellenőrzött folyamat Ellenőrzés típusa Ellenőrzési jelentés terv. dátum Jelentés tényleges dátuma Erőforrás szükséglet (nap) 3. Munkába járási költségek térítése - Csenki I. Műv. - Karacs F. Gimnázium - PM Hivatal Pénzügyi 2006.06.12 2006.07.17 2006.07.31 2060.12.12 12 4. Beruházások értékbeni elsz., nyilvántartásba vétele PM Hivatal Pénzügyi 2006.06.30 2006.12.12 4 5. Átfogó gazdaságipénzügyi - Petőfi - Petri telepi - Tűzoltóság - Rendelő Int. Rendszer 2006.10.16 2006.11.28 2006.12.18 2006.12.31 2006.12.12 40 6. Állami normatíva igénybevételét megalapozó intézeti adatszolgáltatás - Kálvi téri - Karacs F. Gimnázium Szabályszerűségi 2006.11.06 2006.12.28 2006.12.12 6 7. Étkezési térítési díjak a és beszedése Petőfi Sándor Pénzügyi 2006.11.13 2006.11.28 4 8. Karacs F. Gimnázium, Szakiskola teljesítmény ell. Karacs F. Gimnázium, Szakiskola Teljesítmény 2006.12.08 2006.12.29 8 9. Közalkalmazottak kinevezésének ell. - Kálvin téri - Petri telepi - Csenki Műv. Szabályszerűségi 2006.12.18 2006.12.28 2006.12.18 2007.01.09 12 A tervtől való eltérés indokai A 2006. évben végzett ről készült jelentés határideje (3. és 4. pont) a tervezetthez képest későbbi, mert a Polgármesteri Hivatalnál a nyári hónapokban ÁSZ folyt. E miatt ezt a két t egyeztetés alapján későbbi időpontra tettük át. Az egyéb határidő módosulásokat az illetékes vezetőkkel, szakmai felelősökkel való kapcsolatfelvételek, a tervezettől eltérő időpont egyeztetések okozták. A terven felüli ek indokai A 2006-os évben terven felüli re nem került sor.
2. Az ek személyi és tárgyi feltételeinek megléte, az eket segítő és akadályozó tényezők A belső i tevékenységet a Szenczi Divizor Kft. külső erőforrásból (megbízási szerződéssel) látja el. Ezért az idevonatkozó szempontok értékelése nem képezi részét az éves jelentésnek. 3. Az ek fontosabb ai A 2006. évben 9 db i témakörben került sor belső i vizsgálatra a Püspökladány Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala és önálló vagy részben önálló szervezeti egységeiben. Összességében azonban ez 22 db lefolytatását jelentette. Jelentés száma megnevezése Kiemelt jelentőségű Általános jelentőségű Csekély jelentőségű Pl/1 Egyesített Óvodai Intézmény A kötelezettség vállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési szabályzat 4-8. sz. mellékletét szükséges kitölteni, valamint az utalvány rendelet mintát mellékelni Pl/1-1 Területi Gond. Központ Az intézmény részéről a kötelezettség vállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési szabályzat 4-8. sz. mellékletének kitöltési, valamint az utalvány rendelet minta melléklete szükséges. Pl/1-2 Sárréti Szoc. Szolg. Közp. Az 50.000.- Ft értékhatárt elérő kötelezettségvállalást írásba kell foglalni, valamint a dokumentumait (szerződés, megrendelés) minden esetben alkalmazni kell. Szükséges a kötelezettség vállalási, utalványozási ellenjegyzési és érvényesítési szabályzat 4-8. sz. mellékletének kitöltése, valamint az utalvány rendelet mintának a csatolása. - Jelentés száma megnevezése Kiemelt jelentőségű Általános jelentőségű Csekély jelentőségű
Pl/1-3 Dorogi Márton Műv. Közp. Az intézménynek szükséges a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítésiszabályzat 4-8. sz. mellékletének kitöltése az utalványrendelettel együtt. Pl/1-4 Tájékoztató Központ Az intézmény vezetőjének munkaköri leírásának pótlása szükséges. Az 50.000.- Ft értékhatárt elérő kötelezettségvállalást minden esetben írásban kell rögzíteni. Szükséges az intézmény kötelezettség vállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési szabályzatának 4-8. sz. mellékletének kitöltése az utalványrendelettel együtt. Szükséges a megbízott személyek dokumentumainak archiválása. Javasoljuk a szakmai teljesítés igazolásához szükséges dokumentumok csatolását. Pl/4. Polgármesteri Hivatal A vásárolt eszközök üzembe helyezésének dokumentálása szükséges. Pl/5 Petőfi Sándor Általános A Városi Könyvtár alapító okiratba való feltüntetése szükséges. Az SZMSZ mellékleteként csatolni kell az i nyomvonalat és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét. Nem került megtartásra 2005. évtől a munkavédelmi oktatás, az intézményben. A belső szabályzatokat évente felül kell vizsgálni. Pl/5-2 Petri telepi A számviteli politikában szabályozni kell a tárgyi eszközök üzembe helyezését, valamint a könyvvezetési feladatok ellátásáért felelős személyek körét. A Kollektív Szerződés aktualizálása szükséges, valamint a munkaköri leírások kiegészítése. Jelentés száma megnevezése Kiemelt jelentőségű Általános jelentőségű Csekély jelentőségű Pl/5-3 Az SZMSZ mellékleteként csatolni kell a FEUVE Szükséges kiküldetési a
Hivatásos Önk. Tűzoltó Parancsnokság Pl/5-4 Egészségügyi Int. Pl/9 Kálvin téri Általános Pl/9-2 Petri telepi Általános Pl/9-3 Csenki I. Műv. rendszer alapját képező i nyomvonalat és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét. Az SZMSZ mellékletét képezi a FEUVE rendszer i nyomvonala és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje, melyet az Intézménynek el kell készítenie. A pótlékok, jutalmak esetében szükséges a döntéshozó írásba foglalása, melyet a szem. anyagban archiválni kell, valamin az erkölcsi bizonyítványokat is. Szükséges az SZMSZ és a munkaköri leírások aktualizálása, valamint a közalkalmazottak esetében az illetmény összegének, öszszetételének megfelelő dokumentumokkal való ellátása. A személyi anyagnak tartalmaznia kell az erkölcsi bizonyítványt. Szükséges az illetményeket meghatározó tényezők ledokumentálása, valamint az erkölcsi bizonyítvány csatolása a személyi anyaghoz. rendelvény a saját gépkocsi használat esetén. A kiadási bizonylaton szerepelnie kell a készpénzt átvevő aláírásának. Az utalványrendeletnek tartalmaznia kell a kötelezettségvállalások nyilvántartási számát. Szükséges a tantárgyfelosztás összeállításánál a törvényi túlóra keretek betartása. 4. Az ek során büntető-, szabálysértési-, kártérítési-, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja az éves ek kapcsán nem merült fel. Az ellenőrzött szervek munkatársai
részére az i, egyeztetési munkafolyamatok végzése során korrekt együttműködést tapasztaltunk. 5. A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői i rendszer (FEUVE) nem képezte részét az einknek. Az ek során t nyert, hogy a Pl/7-es (étk.tér. díj) alkalmával az intézményi térítési díjak feldolgozásánál alkalmazott FEUVE nagy mértékben elősegítette a szabályosságot, pontosságot. A hatékony munka érdekében jó volna, ha minden szervezeti egység rendelkezne FEUVE szabályzattal, amit a gyakorlatban is alkalmaznak. II. A belső által tett ok és javaslatok hasznosítása A hatályos 193/2003. (XI.26) Korm. rendeletben foglaltak szerint az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője az i jelentés kézhezvételétől számított 15 napon belül intézkedési tervet köteles készíteni. Az elkészített intézkedési tervet az ellenőrzött költségvetési szerv vezetője haladéktalanul köteles megküldeni a belső i vezetőnek, aki az intézkedési tervet annak kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül véleményezi. Az ellenőrzött költségvetési szerv, illetve a szervezeti egység vezetője felelős az intézkedési terv végrehajtásáért, illetve annak nyomon követéséért. A belső által tett ok, javaslatok, ezen intézkedési terv realizálása során fog aktuálissá válni. A 2006. évben készült i jelentésekben foglaltakra egyetlen esetben sem került megküldésre az t végző szervezet felé írásbeli intézkedési terv. III. Az i tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Társaságunk szeretne nagy gondot fordítani a jövőben az ütemezett időpontok betartására az i terv végrehajtása során továbbá az utóekre és mindezek kapcsán együttműködni az ellenőrzött szervekkel. Ennek megvalósítása érdekében mindenképpen említést érdemelnek a következők: - az i tervben rögzített időszakra lehetőleg mindig legyen biztosítva az t végző személyek fogadása, - a jelentés tervezetre vonatkozó elfogadási észrevételi határidő (mely a 193/2003. (XI.26) Korm. rendelet 28. (2) bek. szerint 15 nap) betartására figyelemmel kell lenni,
- 2007. évi eink során a már fentebb hivatkozott Korm. rendelet 29. -a szerint az intézkedést igénylő i ok - intézkedési tervben való írásban foglalásának szükségességét a jelentéseinkben rögzíteni fogjuk. - az ellenőrzött szerv az intézkedési terv megküldésével biztosítja az t végző szervezet számára a jelentésben foglaltak visszacsatolását, majd az utóek folyamatának rendjét. Kérjük jelentésünk szíves tudomásulvételét és elfogadását. Debrecen, 2007. február 28... i szerv vezetője
2. sz. melléklet Ellenőrzési mérleg a 2006. évben végzett ekről Költségvetési szerv Püspökladány Város Önkormányzat Összes Tervben szerepelt Soron kívül Terven felül db i nap külső db i nap db i nap db i nap 22 110 22 110 - - - - Az i jelentések alapján készített intézkedési tervben foglalt, lejárt határidejű intézkedések megvalósításának helyzete 2006. XII. 31-én Költségvetési szerv Püspökladány Város Önkormányzat Intézkedések száma Még nem végrehajtott Végrehajtott Összesen - - - Nem készült intézkedési terv A 1-9. sorszámú i terv alapján készült jelentésre