ME 11 Pályázati tevékenységek és projektfolyamatok szabályozása V2 sz. verzió A kiadás dátuma: 2014. július 16. (Érvényes visszavonásig) FOLYAMATGAZDA: gazdasági igazgató JÓVÁHAGYTA: Dr. Bíró Tibor mb. dékán A dokumentum a TÁMOP-411/A-10/1/KONV-2010-0009 projekt támogatásával készült.
ME 11 Pályázati tevékenységek, pályázati projektfolyamatok Oldalszám: 1/6 I. A SZABÁLYOZÁS CÉLJA A pályázati tevékenységeket a kockázatmentesség érdekében, szabályozott módon kell megvalósítani. Pályázatok alatt értjük a pályázati kiírással rendelkező pályázatokat, melyek pénzügyi forrás megszerzésére (pénzbeli vagy természetbeni többletforrás elérésére) irányulnak, vagy a vezetőség megítélése szempontjából szakmai elismerést, fejlődést vagy presztízsértéket hordoznak. Pályázat típus Az Egyetem vagy kari és nem kari jogállású szervezeti egysége által benyújtott pénzügyi forrás megszerzésére (pénzbeli vagy természetbeni többletforrás elérésére) irányuló pályázatok Szakmai elismerés, fejlődés, vagy presztízsérték elnyerésére irányuló pályázatok K+F+I pályázatok, pályázási folyamat Munkakör betöltésére, vezetői megbízás elnyerésére irányuló pályázatok lebonyolítása A SZIE nevét felhasználó vagy más szervezettel együttműködésben történő, nem források pályázására irányuló pályázatok Bármely, pályázatok elnyerése előtti és utáni folyamat, valamint az összetett projektfolyamatok szabályozása Továbbképzési és kapcsolatépítési céllal történő pályázások, ERASMUS pályázatok II. SZABÁLYOZÁS ELŐÍRÁSA Szabályozó dokumentum SZIE Pályázatkezelési szabályzata ME 11 Pályázati tevékenységek és projektfolyamatok szabályozása SZIE Pályázatkezelési szabályzata ME-13 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése, belső kommunikáció Foglalkoztatási követelményrendszer ME 11 Pályázati tevékenységek és projektfolyamatok szabályozása ME 11 Pályázati tevékenységek és projektfolyamatok szabályozása SZIE Pályázatkezelési szabályzata ME-07 Értéknövelt hallgatói szolgáltatások Tevékenység Felelős Bemenő Kimenő Megjegyzés (pl. megvalósítási kritérium és mód vagy kapcsolódás) 1. PÁLYÁZATI LEHETŐSÉGEK FIGYELEMMEL KÍSÉRÉSE, PÁLYÁZATOK ELŐKÉSZÍTÉSE, KOORDI- NÁLÁSA, MEGVALÓSÍTÁSA FORRÁSOK MEGSZERZÉSÉRE IRÁNYULÓ PÁLYÁZATOKNÁL A pályázati tevékenységeket illetően a Pályázati Innovációs Központ (PIK) a meghatározó irányító és koordináló szerv. A legfontosabb feladatai között szerepel az egyetem oktatóinak és kutatóinak tájékoztatása a pályázati lehetőségekről, segítség nyújtása a projektek elkészítése és végrehajtása során, a projektek nyilvántartása, összefoglalók és s anyagok készítése, kapcsolattartás külső partnerekkel. A technológia transzfer terén végzett feladatai közé tartozik az egyetem szellemi tulajdonnal kapcsolatos érdekeinek védelme, valamint az iparjogvédelmi oltalmak, hasznosítási szerződések és spin-off cégek létrejöttének elősegítése. A Pályázati Innovációs Központ (PIK) és a pályázók a SZIE Pályázatkezelési szabályzata szerint végzik pályázati munkájukat 2. PÁLYÁZATI RÉSZVÉTEL, ENGEDÉLYEZTETÉS, SZAKMAI ELISMERÉS, FEJLŐDÉS, VAGY PRESZ- TÍZSÉRTÉK ELNYERÉSÉRE IRÁNYULÓ PÁLYÁZATOKNÁL A pénzügyi erőforrás megszerzésére irányuló egyetemi, vagy bármely szervezeti egységének pályázati engedélyeztetését a SZIE Pályázatkezelési szabályzata dokumentum szabályozza. Ezen eljárás 2. pontja a szakmai elismerés vagy intézményi presztízsérték elnyerésére irányuló pályázatok esetében szabályozza az engedélyeztetés folyamatát. Az engedélyezést követően a SZIE Pályázatkezelési szabályzata szerint kell eljárni Folyamatgazda: Érvényes visszavonásig! Elérési hely: SZIE GK Intranet A dokumentum a TÁMOP-411/A-10/1/KONV-2010-0009 projekt támogatásával készült. Kiadás dátuma: 2014.07.16. Verziószám: V2
ME 11 Pályázati tevékenységek, pályázati projektfolyamatok Oldalszám: 2/6 Tevékenység 2.1. Szakmai elismerés, presztízsérték elnyerésére irányuló pályázatok kezdeményezése Felelős dékánok, egység-vezetők, munkatársak 2.2. Szakmai profilhoz, stratégiához való illeszkedés, beadha- rektorhelyettes, illetékes tóság vizsgálata Pályázati és Innovációs Tanács (PIT) /vezetői értekezlet 2.3. Pénzügyi forrást is igénylő pályázat esetén a forrás rendelkezésre állásának vizsgálata 2.4. Döntés a pályázaton való részvételről 3. PÁLYÁZAT KIDOLGOZÁSA gazdasági főigazgató, gazdasági igazgató szenátus Bemenő Kimenő Megjegyzés (pl. megvalósítási kritérium és mód vagy kapcsolódás) pályázati kiírás, beadvány a pályázathoz A beadvány tartalmazza a pályázat kereteit (pl. regisztrációs díj), érintett tartalmi szempontból illetékes rektorhelyettes szervezeti egységeket, erőforrásigényt, részére a szakmai vagy presztízsérték jellemzőit. Kari pályázatok esetén kari szenátusi döntés szükséges a pályázat elnyerésére irányuló beadásról. beadvány beadvány döntés az előterjesztés indokoltságáról igazolt beadvány pénzügyi erőforrás rendelkezésre állásáról A vezetés saját k alapján is kezdeményezhet pályázaton való részvételt. Az önrész biztosítása konzorciumi partnerrel is lehetséges. igazolt beadvány szenátusi jegyzőkönyv Sürgős esetben a rektor dönthet, mely döntéséről a vezetői értekezletet tájékoztatni tartozik. A pénzügyi erőforrás megszerzésére irányuló egyetemi, vagy kari és nem kari jogállású szervezeti egység által benyújtott pénzügyi forrás megszerzésére irányuló pályázatok kidolgozását a SZIE Pályázatkezelési szabályzata szabályozza. Szakmai elismerés vagy intézményi presztízsérték elnyerésére irányuló pályázatok esetén ez a pont egyszerűsödhet, ha a pályázat nyílt, és meghatározott kör által kidolgozható (pl. FMD, A legjobb -ja pályázatok, stb.). Ebben az esetben is célszerű a lépéseket végrehajtani (kivéve a 3.2. pont, amit ilyen esetekben az 5. pont, valamint a 3.5. pont szabályoz). 3.1. Pályázati közreműködők meghatározása 3.2. A pályázat tartalmi kidolgozás 3.3. A pályázati anyag jóváhagyása 3.4. A pályázati anyag benyújtása rektor/ dékán, intézetigazgatók a pályázat kidolgozója (általában a projektvezető) dékán/ rektor, kari gazdasági vezető, intézetigazgató pályázati kiírás Megbízás A projektvezető kijelölése általában már pályázati fázisban megtörténik (lásd: Bejelentési adatlap). A pályázat kidolgozását több kar részvétele és öszszetettebb tevékenység esetében az 5. pontban szabályozott projektként célszerű kezelni. pályázati kiírás pályázati dokumentáció pályázati dokumentáció aláírt pályázati dokumentáció A koncepció és a konkrét vállalások meghatározása a pályázati kiírás elvárásai szerint. Az anyagi, presztízs vagy egyéb kockázatot jelentő pályázat esetén kockázatértékelés alapján. projektvezető pályázati kiírás átvételi nyilatkozat A beadással kapcsolatos kockázatok (késedelem, formai hiba) kezelése a kidolgozás elején indokolt. Folyamatgazda: Érvényes visszavonásig! Elérési hely: SZIE GK Intranet A dokumentum a TÁMOP-411/A-10/1/KONV-2010-0009 projekt támogatásával készült. Kiadás dátuma: 2014.07.16. Verziószám: V2
ME 11 Pályázati tevékenységek, pályázati projektfolyamatok Oldalszám: 3/6 Tevékenység Felelős Bemenő Kimenő Megjegyzés (pl. megvalósítási kritérium és mód vagy kapcsolódás) 3.5. Szerződéskötés az elvárások szerint: rektor/ dékán, gazdasági főigazgató pályázati értékelés értesítője, pályázati kiírás szerződés (vagy azzal egyenértékű egyezség) a pályázat tartalma szerint a pályázat kiírójával Amennyiben a pályázattal kapcsolatban a pályázati paraméterek módosítása szükséges, azt a folyamat logikája szerint 3.2. ponttól kell végigvinni a szükséges mélységben. Sikertelen pályázás esetén a pályázat jellege és a ráfordítások mértéke szerint értékelni kell a sikertelenség okait. Szüksége esetén fejlesztési intézkedést kell tenni, melyet az ME-14 Mérés, elemzés és fejlesztés eljárás szerint célszerű végrehajtani. 4. A SZIE, ÉS/VAGY AZ ÁLLATORVOS-TUDOMÁNYI KAR NEVÉT FELHASZNÁLÓ VAGY MÁS SZERVEZETTEL EGYÜTTMŰKÖDÉSBEN TÖRTÉNŐ PÁLYÁZÁSOK A címben említett pályázások esetében két szemponttal kapcsolatos szabályozást kezel az eljárás: a SZIE nevét használó azon pályázatok esetében, amelyek nem igényelnek egyéb felügyeletet, biztosítani kell, hogy minimalizálja a szervezet azt a kockázatot, hogy a pályázat tartalma, sikertelensége stb. rontsa az intézmény hírnevét. a más szervezetekkel való együttműködés során a szervezet kapcsolati stratégiája, a projekt koordináltsága, sikeressége, és a megfelelő belső és külső kommunikáció biztosítható legyen. A jelenlegi szabályozások alá nem tartozó, de az egyetem neve alatt kialakított jellemző együttműködések: intézményinél alacsonyabb szervezeti szinten kialakított szakmai és pályázati együttműködések más oktatási, kutatási, szakmai, piaci szervezetekkel, társadalmi, nonprofit szervezetekkel, kiadókkal, médiacsatornákkal stb. Ezek általában nem jelentenek gazdasági kockázatot az intézményre, viszont rossz döntések esetén jelentős veszélyt jelenthet hírnevére. Az együttműködő, önszerveződő kapcsolatot ápoló szervezetek, ha dokumentált keretek között működnek, nagyobb eséllyel kapnak lehetőséget pályázatokon valós sikeres szereplésre. 4.1. A SZIE, GAEK nevét felhasználó együttműködés igédeményező/tém kapcsolatkeznyének megjelenése, észlelése, a-vezető (bármely egyetemi projektkoncepcióként való megfogalmazása. Bejelentés kezde- dolgozó) ményezése a PIK felé. külső és belső kezdeményezések, bejelentési adatlap bejelentési adatlap A SZIE keretei között létrejöhetnek pályázatok, melyek nem kerülnek az eddigi szabályozások hatáskörébe (egyénileg kezdeményezett innovációs pályázatok, versenytárgyalásos megbízások, más oktatási, kutatási, szakmai, társadalmi szervezetekkel való együttműködés) 4.2. Az egyetem/kar általános korlátainak megfogalmazása az együttműködések vonatkozásában 1 Főtitkár, dékán intézményi stratégia, IFT, jogszabályi előírások, kapcsolati korlátok listája 2 4.3. Döntés a kapcsolati kezdeményezés támogatásáról tudományos rektorhelyettes, dékán kapcsolati korlátok listája, korábbi tapasztalatok döntés a támogatásról bejelentési adatlap A támogatás esetén a kapcsolattal járó tevékenységek a belső teljesítményértékelésben hivatkozhatók, valamint a további támogatáskérésben jogosít előnyökre. 4.4. Visszajelzés a közreműködőknek főtitkári hivatal ügyintéző, DTH vezető döntést tartalmazó bejelentési adatlap dokumentált értesítés Vitatott esetekben a pályázó a vezetői értekezlet általi megtárgyalást kezdeményezheti, melyet a főtitkár/dth vezető terjeszt elő. 4.5. A szerződéskötés támogatása és regisztrálása kapcsolatkezdeményező/ témavezető, PIK munkatárs dokumentált engedélyezés Nyilvántartás a PAJA rendszerben 1 Távolságtartás politikai, kétes értékrendű, törvénytelen, az intézményi stratégiával ellentétes szervezetektől. 2 Tájékoztatásul felkerülhet a Bejelentési adatlap megjegyzés rovatába. Folyamatgazda: Érvényes visszavonásig! Elérési hely: SZIE GK Intranet A dokumentum a TÁMOP-411/A-10/1/KONV-2010-0009 projekt támogatásával készült. Kiadás dátuma: 2014.07.16. Verziószám: V2