PTE GAZDASÁGI FŐIGAZGATÓSÁG Kedves Munkatársak! HÍRLEVÉL 2012 1. A Pécsi Tudományegyetem a paradigmaváltás időszakát éli: a meghozott gazdasági döntések és az elindított programok változást hoznak és a korábbi évekhez képest másfajta irányt jelölnek ki. A folyamatban kiemelt szereppel, jelentőséggel és felelősséggel bír a Gazdasági Főigazgatóság. Ezért is, a soron következő Hírlevelünk jó alkalmat kínál arra, hogy értékeljünk és viszonyítsunk. Nem másokhoz, sokkal inkább önmagunkhoz, saját adottságainkhoz, lehetőségeinkhez mérjük eredményeinket. Első lépésként, a működés hatékonysága érdekében a Gazdasági Főigazgatóság szervezetét alakítottuk át, ezzel párhuzamosan a racionális, átlátható és jogszerű gazdálkodást tematizáltuk. A szervezeti átalakítás beváltotta azon reményeinket, hogy a Gazdasági Főigazgatóság szolgáltatásai csakis azáltal fejlődhetnek, ha az alkalmas szervezetek a humán erőforrásban koncentrálódó tudás felhasználásával helyzetbe kerülnek. Az alábbiakban azon intézkedéseket részletezzük, amelyeket a Gazdasági Főigazgatóság tett meg, az Egyetem stabil, átlátható és hatékony működése érdekében. Likviditás kezelése szállítói konszolidáció Köztudomású volt, hogy 2011. november végére a 60 napon túli kötelezettség meghaladta a 3,5 milliárd Ft-ot, a lejárt és az átütemezett tartozásállomány összege elérte a 7,4 milliárd Ft-ot, a teljes kötelezettségállomány pedig 9,6 milliárd Ft-ra emelkedett. A lejárt szállítói állomány jelentős növekedése komoly működési kockázatot jelentett. Az Egyetem vezetése minden lehetséges fórumon, minden eszközt megragadva igyekezett hangsúlyozni a kormányzati beavatkozás szükségességét. Tartozásállomány alakulása Ebben a folyamatban meghatározó szakmai szerepet vállalt a Gazdasági Főigazgatóság. Az Országos Egészségbiztosítási Pénztár kasszamaradványának terhére 2011. december 19-én folyósított 856 millió Ft többletfinanszírozás mellett 2011. december 30-án további 4 milliárd Ft adósságkonszolidációs támogatásban részesült az Egyetem. A GF munkatársainak megfeszített munkája révén az év utolsó napjára jelentősen csökkent a tartozásállomány: a lejárt adósság 2,6 milliárd Ft-ra, az összes kötelezettség pedig 5,2 milliárd Ft-ra esett vissza.
2 Közbeszerzések 2011. évben összesen 56 darab közbeszerzési eljárást indítottunk 20,7 Mrd Ft értékben. 20,7 Mrd Ft 400 ágyas klinika TIOP programból megvalósuló felújítása Science Building épület építési beruházása és műszerparkjának beszerzése Botanikus Kert teljes körű felújítása gyógyszer közbeszerzés egyéb műszerbeszerzések informatikai eszközök beszerzése és javítása 2012-ben mintegy 100 Milliós megtakarítás elektromos áram beszerzése 2012-ben mintegy 120 Milliós megtakarítás betegétkeztetés beszerzés 2012-ben 38 Milliós megtakarítás Több tízezres nagyságrendben menedzseltük az Egyetem egységeinek beszerzéseit. Ezt megkönnyítendő, bevezetésre került az elektronikus igénylési rendszer, mint belső szolgáltatás, amelynek újdonsága, hogy jelentősen racionalizálja a beszerzési folyamatot, és könnyen kezelhető megoldást kínál a felhasználók számára. IT eszközbeszerzés Eredményt hirdettünk az IT eszközök beszerzésére kiírt nyílt közbeszerzési eljárásban, jelenleg szerződéskötés előtt állunk. Ez azt eredményezi, hogy a különböző IT eszköz kategóriákban 3 nyertes kihirdetésével folyamatosan lehetőségünk lesz a legjobb árat ajánló szállító kiválasztására. Az új eszközbeszerzési gyakorlat lehetőséget teremt arra is, hogy PTE szinten folyamatosan kialakuljon egy standard eszközpark, ami a mainál olcsóbb működést eredményez. Vagyongazdálkodás ingatlanok menedzselése Véglegesítés előtt áll az Egyetem ingatlanstratégiájának kidolgozása. Ennek része a naprakész ingatlannyilvántartási és műszaki adatállományt tartalmazó ingatlan kataszter összeállítása informatikai támogatással. Folyamatban van az ingó vagyon, mindenekelőtt a legjelentősebb értéket képviselő, orvosi egészségügyi eszköz- és műszervagyon nyilvántartási regiszterét tartalmazó adatbázis kialakítása, amely a műszerek legelőnyösebb beszerzését, üzemeltetését, a karbantartási és pótlási költségek tervezhetőségét biztosítja.
3 Befejeződtek az egyetemi kollégiumok felújítási munkálatai. Szerkezetkész állapotban van az uniós forrásból megvalósuló kutatásfejlesztési- és innovációs központ, a Science Building. A Gazdasági Főigazgatóság, mint közreműködő szerv részt vett a Művészeti Kar és két bölcsészettudományi tanszék Zsolnay Kulturális Negyedbe történő költöztetésében és az eszközbeszerzési folyamatban. Racionális pénzügyi határok közt, de maximálisan igyekeztünk igazodni a karok elvárásaihoz és igényeihez. Informatika VIR (vezetői információs rendszer) A gazdálkodási-pénzügyi, HR gazdálkodási és oktatási mutatókat és riportokat tartalmazó rendszer a TÁMOP 4.1.1 projekt keretében valósult meg, éles üzemeltetése 2012. február hónaptól várható. PTE szintű informatikai eszköz javítási rendszer kialakítása Nyílt közbeszerzési eljárás eredményeként megvalósult az IT eszközök egységes javítási rendszere, melynek eredményeként a korábbinál költséghatékonyabb és jobb minőségű gyakorlatot alkalmazunk. Szolgáltatási szint megállapodás (SLA) megkötése A Gazdasági Főigazgatóság belső szolgáltatást végző szervezeti egységei SLA szerződésekben rögzítik azon szolgáltatások tartalmát, minőségi követelményeit, amiket belső szolgáltatóként a Klinikai Központnak és a gazdálkodó egységeknek nyújtanak. Az informatikai szolgáltatásokra vonatkozó SLA a Klinika és a GF között aláírásra kerültek. Jelenleg folyik ezeknek a szerződéseknek a kiterjesztése a karok felé.
4 A Műszaki Igazgatóság, az Informatikai Igazgatóság, valamint a Pollack Mihály Műszaki és Informatikai Kar együttműködésével folyamatos a Pécsi Tudományegyetem teljes ingatlanállományának felmérése. Az Egyetemnek alapvetően korszerű informatikai infrastruktúrája van, azonban olykor előfordulnak meghibásodások. Átmeneti zavart okozott a napokban, hogy a PTE központi adattároló rendszere leállt. Az Informatikai Igazgatóság munkatársai minden erejükkel igyekeztek helyreállítani a szerverhibát. Sajnos, van adatvesztés, és tény, hogy szükség van az adatbiztonságot fokozó fejlesztésekre. Ezúton is hálásan köszönjük az egyetemi kollégák megértését és türelmét. Humán szolgáltatások Nexon adatfeltöltés, adattisztítás Még 2010. évben kezdődött, de 2011. év első felében fejeződött be a humán adatnyilvántartó rendszer adattartalmának felülvizsgálata. Célja: a humán adatbázis teljeskörű adattartalmának kialakítása, adatszolgáltatások hatékony biztosítása. Készül a HR kézikönyv és folyamatos a humán adminisztráció racionalizálása, a gyors és jogszerű ügyintézés érdekében. Létrehoztuk a HR portált, kialakításának célja, hogy az Egyetem dolgozói egy internetes felületen találjanak meg minden olyan információt (űrlapok, információk, utasítások, vonatkozó jogszabályok) ami a munkavállalókat érinti. A portál folyamatos karbantartását a HSZI munkatársai végzik. A Pécsi Tudományegyetem humán szolgáltatásainak bővítése érdekében 2011. október hónaptól bevezette az elektronikus bérjegyzéket. Az elektronikus bérjegyzék bevezetésével lehetőség van web-es felületen keresztül (Nexon Personline modul) elérni a bérjegyzéket, így gyorsabban, kényelmesebben lehet az aktuális havi számfejtési adatait megtekinteni, és a bérjegyzéket a közalkalmazott döntése szerint kinyomtatni. A Personline rendszeréből kinyomtatott bérjegyzék a munkáltató aláírása nélkül is hiteles okirat.
5 A bérjegyzék mellett ugyanezen webes felületen személyes adatok is megtekinthetők, ellenőrizhetők, probléma esetén azonnal jelezhető a HSZI munkatársa felé a javítás, módosítás szükségessége. Főmenü Bejelentkező képernyő Ügyviteli feladatok szervezése Elkészültek a gazdálkodás alapjait meghatározó keretszabályozások: Közbeszerzési eljárással és közbeszerzési eljárás nélkül bonyolított beszerzési eljárások szabályzata, Beruházási szabályzat, Szerződéskötések rendjének szabályzata, Gazdálkodási szabályzat, Számviteli politika- és ehhez tartozó szabályzatok (pénztári és pénzkezelési-, leltározási és leltárkészítési-, értékelési szabályzatok, számlarend) Szállítási szabályzat Elkezdődött a 2012. év tervezési folyamata, amely lényeges változásokat tartalmaz a 2011. évi tervezéshez képest. Az egyik legjelentősebb, a központi és belső szolgáltatások teljesítmény alapú elszámolásának bevezetése, illetve a központi egységek és feladatok finanszírozásának átalakítása. A hatékonyabb és koncentráltabb jogi szolgáltatások érdekében 2012. január 1-től önálló szervezeti egységként kezdte meg működését a Jogi Igazgatóság. A GF szervezeti egységén belül működő Jogi Osztály értelemszerűen az új igazgatóságba került. A felmutatható eredmények bizakodásra adnak okot. Muníciót jelent a következő időszakra, amely nem lesz kevésbé nehéz, mindazonáltal továbbra is legfontosabb feladatainknak tartjuk a racionális gazdálkodás- és minőségi szolgáltatások biztosítását. Kérem a kedves kollégákat, hogy a Gazdasági Főigazgatóság hatáskörébe tartozó szakmai kérdéseikkel, észrevételeikkel, forduljanak bizalommal a Főigazgatóság és szervezeti egységei felé. Krutki Józsefné dr. gazdasági főigazgató