PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSI FELTÉTELEK, TUDNIVALÓK a Szakiskolai fejlesztési program II keretében megvalósítandó tanári, oktatói és tanulói mobilitás elnevezésű programokhoz a támogatás felhasználásáról szóló elszámolás elkészítéséhez és benyújtásához I. Általános elszámolási feltételek, tudnivalók A támogatás felhasználása csak érvényes, mindkét fél által aláírt támogatási szerződés alapján lehetséges. A Támogatott a támogatási összeg felhasználására vonatkozó tervezése, valamint a jóváhagyott Szakmai és költségterv, illetve Költségvetési terv (továbbiakban: Költségterv) alapján a támogatási összeg felhasználása és az arról készítendő elszámolása során köteles figyelembe venni és alkalmazni az SZFP II. pályázati kiírásában az egyes fejlesztési területekre meghatározott szakmai elveket, koncepciókat, célkitűzéseket, módszertanokat, eljárási specifikációkat, valamint a nyertes pályázat részét képező munkatervében szereplő szakmai részleteket. Ennek megfelelően a támogatottaknak Szakmai záró beszámolót és Pénzügyi záró elszámolást (a továbbiakban együtt: Végelszámolás) kell benyújtania a szakmai feladatok végrehajtásáról és azok tartalmi (szakmai) eredményeiről, valamint ehhez kapcsolódóan a támogatási összeg pénzügyi felhasználásáról. A Támogatott a támogatási összeg felhasználásáról a támogatási szerződésben meghatározottak szerint köteles írásbeli, teljes körű Végelszámolást készíteni, amelyet két példányban papír alapon kell eljuttatnia a Támogató részére. A szakmai elszámolást és a pénzügyi elszámolás eredeti példányban benyújtandó dokumentumait az SZFP II. 2008. évi mobilitás elszámoló segédprogram által előállított formátumban kell benyújtani, amely program a www.szakma.hu honlapon érhető el várhatóan 2008. augusztus 31-től. Az elszámoló program segítségével előállított dokumentumokat két példányban papír alapon, valamint egy példányban elektronikusan (CD-n vagy DVD-n) kell eljuttatni a Támogató részére. Az elszámolást a következő címre kell megküldeni. (A borítékra rá kell írni a támogatási szerződés számát és a következő szöveget: SZFP 2008. évi mobilitási program.): Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézet 1439 Budapest, Pf. 630. A Támogató a támogatási összeg szabályszerű felhasználását a benyújtott Végelszámolás alapján az SZFP II. Programban közreműködő szakértők bevonásával ellenőrzi, és ha ennek során a támogatási szerződésben beleértve az annak elválaszthatatlan részét képező jelen dokumentumban foglaltaktól eltérő felhasználását állapítja meg, úgy az elszámolást korrigáltatja (indokolt esetben egy alkalommal írásban, 8 munkanapos határidő biztosítása mellett felszólíthatja a Támogatottat annak kijavítására, kiegészítésére) és ennek figyelembe vételével utalja át a kifizethető támogatási összeget. A Támogató a kifizetésre kerülő támogatási összeg megállapítása során a rendelkezésre álló elszámolási dokumentáció alapján jár el. A támogatási szerződés tartalmazza a támogatás felhasználásának szabályait és az elszámolás elkészítésével és benyújtásával kapcsolatos - 1/5 -
kötelezettségeket. Jelen dokumentum mint a támogatási szerződéshez tartozó, annak elválaszthatatlan részét képező 2. számú melléklet tartalmazza az elszámolások részletes formai, tartalmi követelményeit. A Támogatott tudomásul veszi, hogy a támogatási összeget keretösszegnek kell tekintenie abból a szempontból, hogy ha a Támogató által elfogadott kifizetések nem haladják meg a támogatás összegét, legfeljebb a kifizetések összegére jogosult. Ugyanakkor ha a kifizetések meghaladják a támogatás összegét, legfeljebb a támogatási összeg igényelhető, a különbözetet a Támogatott önrész biztosításával köteles maga finanszírozni. Figyelem! A Támogatott a jóváhagyott Költségtervben nem szereplő szakmai feladatokat nem hajthat végre és nem számolhat el a támogatás terhére, továbbá nem csoportosíthatja át az egyes területek között a támogatási keretösszegeket. A támogatási szerződés 1. számú mellékletét képező Költségterv egyes sorai között pénzügyi átcsoportosítás szintén nem lehetséges. A támogatás igénylése és kifizetése minden esetben csak a támogatási szerződés 1. számú mellékletét képező Költségterv és a pályázat tartalmával összhangban, a teljesítés igazolásával, már kifizetett számlák alapján utólag lehetséges (kivéve, ha a Támogatott a támogatási szerződés alapján előleg igénylésére jogosult), a támogatási szerződésnek megfelelő ütemezés szerint. Előleg folyósítása esetén a támogatás fennmaradó részének folyósítása csak a felvett előleg összegének a jelen útmutató szerinti, számlával igazolt elszámolása és az elszámolás Támogató által történő elfogadása után lehetséges. Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek: A támogatási szerződés megkötése után és a támogatási szerződésben rögzített megvalósítási időszakban merültek fel. Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott feladathoz, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához, és a támogatási szerződés 1. számú mellékletét képező Költségtervben betervezésre kerültek. Valóban felmerült és igazolt költségek, amelyek a Támogatott nevére szóló számlával, illetve számviteli bizonylatokkal dokumentáltak, kiegyenlítésük (bankkivonattal, kifizetési utalvánnyal, pénztár bizonylattal), jogalapjuk (szerződéssel, megrendeléssel) igazolható. Magyarországon megvalósuló feladathoz, tevékenység végzéséhez kapcsolódnak. A pályázat, illetve a feladat megvalósítása során a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény és a kapcsolódó jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően jártak el. Támogatott köteles a támogatás terhére felmerült minden költséget a számviteli rendszerében elkülönítetten nyilvántartani. Elszámolható költségek: Személyi jellegű kiadások esetén: bérköltség; - 2/5 -
utazási költségtérítés (kizárólag tanári mobilitási program megvalósításánál), nyugdíj és egészségbiztosítási járulék, munkaadói járulék; egészségügyi hozzájárulás. A megbízási díjak a hazai jogszabályok szerint fizetendő adókkal és járulékokkal együtt számolhatók el, amennyiben az elszámolni kívánt jövedelem személyi jövedelemadó és járulékköteles. Dologi jellegű kiadások esetén: II. papír, irodaszer; útikönyvek; étkezési költség; szállás költség; belépőjegyek; utazási költségek. Szakmai elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok A szakmai beszámoló elkészítésének szabályait az Útmutató a pályázó intézmények részére a szakmai beszámoló elkészítéséhez című dokumentum tartalmazza. A szakmai beszámolót az SZFP II. 2008. évi mobilitás elszámoló segédprogram által előállított formátumban kell benyújtani. III. Pénzügyi elszámolás tartalma Eredeti példányban benyújtandó dokumentumok: Elszámolási formanyomtatvány Négy táblázatból áll: Szakmai és költségterv; Elszámolási formanyomtatvány; 1. számú segédtábla a személyi jellegű kiadások részletezéséhez; 2. számú segédtábla a dologi kiadások részletezéséhez. Teljességi nyilatkozat Nyilatkozat köztartozásokról A fenti dokumentumokat az SZFP II. 2008. évi mobilitás elszámoló segédprogram által előállított formátumban kell benyújtani. Másolati példányban benyújtandó dokumentumok: Az alábbi dokumentumokból a Támogatott által cégszerű aláírással hitelesített másolati példányok szükségesek, továbbá minden másolatban benyújtott példányra rá kell írni a - 3/5 -
következő szöveget: Az eredetivel mindenben megegyezik, hitelességét igazolom., és dátummal, valamint cégszerű aláírással kell ellátni. A pályázat megvalósítása során, a támogatás elszámolásában szerepeltetett valamennyi bizonylat eredeti példányára rá kell vezetni Elszámolva a... számú támogatási szerződésre... Ft összegben szövegezést, és ezután kell elkészíteni a beküldendő másolati példányokat. A teljesítéseket igazoló, az alábbiakban részletezett dokumentumokat minden esetben úgy szükséges benyújtani, hogy megjelölésre kerüljön rajtuk, hogy az Elszámolási formanyomtatvány főösszesítő táblájának mely sorára vonatkoznak. Személyi jellegű költségek elszámolásához: Megbízási szerződések hitelesített másolati példányai Minden szakmai célú feladat megvalósításához megbízási szerződés megkötése szükséges. A megbízási szerződéseknek kötelezően tartalmazniuk kell a támogatási szerződés számát, a mobilitási projektben a megbízott által teljesítendő feladat pontos meghatározását, díjazását, kifizetési feltételeit. Saját munkavállaló csak úgy részesülhet a támogatás terhére díjazásban, ha a Támogatott a munkavállalóval megbízási szerződést köt a támogatott feladat végrehajtására. Teljesítésigazolások A kifizetés feltételeként a megbízási szerződésekben foglalt feladatok szerződés szerinti maradéktalan teljesítéséről. Bérszámfejtési bizonylatok A megbízási szerződéssel foglalkoztatottak személyi számfejtési bizonylatainak hitelesített másolati példányai, amely bizonylatok eredeti példányára rá kell vezetni az alábbi szövegezést: Elszámolva a... számú támogatási szerződésre... Ft összegben. Megbízási díjak kifizetését igazoló bizonylatok Bankszámlakivonatok, készpénzfizetés esetén a pénztárbizonylatok. Amennyiben valamilyen tétel kifizetéséről szóló banki igazolás kerül benyújtásra, az igazolás eredeti példányát szükséges benyújtani. Igazolás a bérjárulékok kifizetéséről A bérjárulékok kifizetését igazoló dokumentumok, valamint a Támogatott képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott megbízottal kapcsolatos közterheket. Kiküldetési rendelvény Utazási költségtérítés elszámolása esetén. - 4/5 -
Megbízólevél Utazási költségtérítés elszámolása esetén a kiküldetési rendelvény mellé csatolni kell a kiküldetési rendelvényen szereplő személy megbízólevelét. A ténylegesen felmerült személyi jellegű ráfordítások összege nem haladhatja meg a jóváhagyott Költségvetési összesítő táblázatban szereplő Személyi jellegű költségek összegét. Dologi kiadások elszámolásához: Számlával igazolt dologi költségek: papír, irodaszer költségek; útikönyvek; utazási költségek; szállásköltség; étkezési költségek, belépőjegyek szakmai programokhoz. Számlák Minden szolgáltatás és termék beszerzésének igazolására. A benyújtott számlák kiállításának dátuma nem lehet korábbi, mint a támogatási szerződésben rögzített időpont. A számlákat a támogatott nevére és címére kell kiállítani, amelyekre a számla kibocsátójával rá kell vezettetni a támogatási szerződés dátumát és számát is. Továbbá kérjük rávezetni minden számlára az Elszámolva a... számú támogatási szerződésre... Ft összegben szövegezést. A számlák 2007. évi CXXVII. törvényben meghatározott adattartalmáért a kiállító felel! Banki bizonylatok A számlák teljesítéséről szóló bankszámlakivonatok, készpénzfizetés esetén a pénztárbizonylatok. Amennyiben valamilyen tétel kifizetéséről szóló banki igazolás kerül benyújtásra, az igazolás eredeti példányát szükséges benyújtani. Felhasználás igazolás Papír, irodaszer felhasználásáról, az igazolásnak tartalmaznia kell, hogy a mobilitási projekten belül milyen szakmai feladat végrehajtásához került átadásra. Támogatott a támogatási szerződés cégszerű aláírásával a jelen dokumentumban foglaltak elfogadását igazolta. Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézet Budapest, 2008. március 19. - 5/5 -