FÖLDES NAGYKÖZSÉG POLGÁRMESTERE 4177 FÖLDES, Karácsony Sándor tér 5. /Fax: (54) 531 000 ; 531 001 E-mail: foldes.ph@gmail.com Iktatószám: /2017. 19. E LŐTERJESZTÉS a Képviselő-testülethez Földes Nagyközség Önkormányzata 2016. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadására Készítette: Matkó Mária belső ellenőr KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉS FÖLDES, 2017. MÁJUS 25.
Tisztelt Képviselő-testület! Önkormányzatunk a kötelező ellenőrzési teendőket az önkormányzattal szerződéses jogviszonyban álló szervezettel láttatja el, függetlenített belső ellenőrt nem alkalmaz. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 49. (3a) bekezdése alapján a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést, valamint a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentést a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg a képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra. A jogszabályi előírásnak megfelelően mellékelten a képviselő-testület elé terjesztjük a 2016. évre vonatkozó éves ellenőri jelentést. Földes, 2017. május 12. Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester
FÖLDES NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA Iktató szám: ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉVES ELLENŐRI JELENTÉS 2016. ÉV Az ellenőrzési jelentés kelte: 2017. április hó 18 nap
I. BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA A tervadatok teljesítésének értékelése A Képviselő-testület által jóváhagyott belső ellenőrzési ütemtervnek megfelelően végezte munkáját a belső ellenőrzés. MEGNEVEZÉS TERV TÉNY A.) Témavizsgálatok: 1. 2015. évi leltározási feladatok 1 1 2. Óvoda gazdálkodásának ellenőrzése 1 1 3. Roma Nemzetiségi Önkormányzat gazdálkodásának szabályszerűségi ellenőrzése 1 1 4. Vagyongazdálkodási Kft közfeladat ellátási feladatok ellenőrzése 1 1 5. Önkormányzat beszerzési eljárásainak szabályszerűsége 1 1 6. Az Ávr-ben foglalt előírások betartása 1 1 7. Céljelleggel juttatott támogatások ellenőrzése 1 1 8. EU-s forrásból finanszírozott pályázatok elszámolásának ellenőrzése 1 1 9. 2016. évi ellenőrzési jelentés 1 1 10. 2017. évi ellenőrzési ütemterv készítés 1 1 B.) Utóvizsgálatok: 1. A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok. 0 0 Kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásainak ellenőrzése
A tervezett és elvégzett vizsgálatok az ellenőrzés jellege szerint: MEGNEVEZÉS Ütemterv Végrehajtott Ütemterven szerinti ellenőrzések Felüli Ellenőrzések Ellenőrzések Témavizsgálat 8 8 0 Célvizsgálat 0 0 0 Utóvizsgálat 0 0 0 Összesen 8 8 0 Ellenőrzések személyi feltételeinek megléte Az önkormányzat a belső ellenőrzést külső vállalkozói szerződéssel végezteti. Szakképzettség: Matkó Mária Közgazdász Pénzügyi számviteli szakellenőr Adószakértő Ellenőrzések tárgyi feltételeinek megléte Az ellenőrzések megfelelő tárgyi feltételei biztosítottak, rendelkezésünkre áll a hivatalban a pénzügyi irodavezető irodájában egy asztal és szükség esetén számítógép. Ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők A külső szolgáltató belső ellenőrnek a hivatalon belül biztosított helyiségben, az ellenőrzéshez szükséges összes dokumentumba, bizonylatba, teljes körű betekintési lehetősége van. A vizsgálat során felmerülő kérdésekre a munkahelyükön jelenlévő alkalmazottak azonnal kielégítő választ tudnak adni.
Ellenőrzéseket akadályozó egyéb tényezők A hivatal dolgozói a belső ellenőrzés vizsgálatához szükséges bizonylatokat, dokumentumokat az ellenőrök rendelkezésére tudják bocsátani. II. AZ ELLENŐRZÉSEK FONTOSABB MEGÁLLAPÍTÁSAI A.) Témavizsgálatok: 1. számú vizsgálati program: 2015. évi leltározási feladatok Az ellenőrzés megállapításainak összefoglalása: a leltárral alátámasztott mérleg a főkönyvi kivonattal megegyező a főkönyv és az analitikus nyilvántartások közötti kapcsolat biztosított a számviteli alapelvek érvényesültek a beszámoló megfelel a valódiság elvének A kiszámolt mutatószámok jellemzik az Önkormányzat helyzetét. A mutatók magyarázata segítséget nyújt a mutatók értelmezéséhez. A fent felsorolt tények mellett, megállapításra kerül az is, hogy a rendelkezésünkre bocsátott dokumentumok, ügyiratok pontosak, precízek, könnyen áttekinthetők, megfelelően rendszerezettek. A vagyonkimutatás és a beszámoló kapcsolódó sorai megegyeznek egymással, 2015. évre megfelelően elkészült. A pénzeszközök leltára szintén megfelelően elkészült. A leltározás alapján a vagyon a beszámoló megfelelő soraival egyezést mutat. A pénzeszköz leltár időszaki pénztárjelentést és bankszámla kivonatot tartalmaz. A tárgyi eszközök leltára megfelelően elkészült. A számlacsoportonként tartalmazza a tárgyi eszközöket mennyiségben és értékben. Leltárkülönbözet nem jelentkezett a leltározás során. A mérlegben kimutatandó tárgyi eszköz értéke, megegyezik a beszámoló megfelelő soraival.
A rendelkezésre bocsátott dokumentumok rendszerezettek, könnyen áttekinthetőek. 2. számú vizsgálati program: Óvoda gazdálkodásának ellenőrzése A tételesen vizsgált hónapok utalványrendeleteit, az utalványozó és ellenjegyző kézjegyével hitelesítette. A pénztár kiadási és bevételi bizonylatoknál betartották az előírásokat, a pénztárbizonylatokhoz csatolva van minden esetben a határozat, a számla. A felhasználást, kifizethetőséget, a szakmai teljesítést minden esetben igazolták. A bankszámla kivonatok mellé csatolták a befizetést, illetve a kifizetést, igazoló számlát vagy dokumentumot. Minden egyes számla vagy dokumentum utalványrendelettel el van látva. A pénztár kiadási és bevételi bizonylatoknál betartották az előírásokat. Utalványrendelettel ellátták a bevételt és a kifizetéseket, igazoló számlákat, dokumentumokat. Ezek az utalványrendeletek minden esetben aláírásra kerültek az ellenjegyző, utalványozó, érvényesítő és a könyvelő részéről. A felhasználást, kifizethetőséget, a szakmai teljesítést minden esetben igazolták. A bankszámla kivonatok mellé csatolták a befizetést, illetve a kifizetést, igazoló számlát vagy dokumentumot. Minden egyes számla vagy dokumentum utalványrendelettel el van látva. 3. számú vizsgálati program: Roma Nemzetiségi Önkormányzat gazdálkodásának szabályszerűségi ellenőrzése A rendelkezésünkre átadott dokumentumok alapján megállapítottuk, hogy a Földesi Roma Nemzetiségi Önkormányzat a rendelkezésre álló kereteinek megfelelően gazdálkodott az erőforrásaival, illetve a 2014 évre és 2015 évre kötött megállapodásban foglaltakat betartották.
A bizonylatok megfelelnek a vonatkozó szabályzatokban előírt feltételeknek. A pénztár kiadási és bevételi bizonylatoknál betartották az előírásokat, a pénztárbizonylatokhoz csatolva van minden esetben a határozat, a számla. A felhasználást, kifizethetőséget, a szakmai teljesítést minden esetben igazolták. A bankszámla kivonatok mellé csatolták a befizetést, illetve a kifizetést, igazoló számlát vagy dokumentumot. Minden egyes számla vagy dokumentum utalványrendelettel el van látva. 4. számú vizsgálati program: Vagyongazdálkodási Kft közfeladat ellátási feladatok ellenőrzése A közfeladatokat közszolgáltatási szerződés alapján és a törvényi előírásoknak megfelelően végezte el, a tevékenysége során közfeladat ellátására vonatkozóan minden előírás betartásra került. A piac üzemeltetése a szerződésben foglaltak szerint szabályosan megvalósult, a bérlemények vonatkozásában a szerződések megköttettek, a bérleti díjak beszedésére megtették a szükséges intézkedéseket. 5. sorszámú vizsgálati program Önkormányzat beszerzési eljárásainak szabályszerűsége 2016. év folyamán közbeszerzési eljárás lefolytatására nem került sor. A közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseknél megfelelően alkalmazták a Beszerzési szabályzatban leírtakat. A szabályzat szerinti értékhatárokat betartották. Ahol a szabályzat előírta három ajánlat bekérését, három tagú bíráló bizottság felállítását, ott a szabályzat szerint jártak el. 6. sorszámú vizsgálati program Az Ávr.-ben foglalt előírások betartása A tételesen vizsgált hónapok utalványrendeleteit, az utalványozó és ellenjegyző
kézjegyével hitelesítette. A pénztár kiadási és bevételi bizonylatoknál betartották az előírásokat, a pénztárbizonylatokhoz csatolva van minden esetben a határozat, a számla. A felhasználást, kifizethetőséget, a szakmai teljesítést minden esetben igazolták. A bankszámla kivonatok mellé csatolták a befizetést, illetve a kifizetést, igazoló számlát vagy dokumentumot. Minden egyes számla vagy dokumentum utalványrendelettel el van látva. A Polgármester a Számviteli politikában és annak mellékleteiben rögzíti a zárással, beszámolással kapcsolatos szabályokat. A szabályzatok rendelkezésre állnak, azok átdolgozás alatt állnak. A jogszabályokhoz, illetve a belső szervezeti elvárásokhoz kell igazodni. Tartalmukban segítséget kell, hogy nyújtson, a feladatok ellátásához. Az ellenőrzés során a rendelkezésünkre bocsátott dokumentumok teljes körűek egyértelműek és rendszerezett. 7. sorszámú vizsgálati program Céljelleggel juttatott támogatások ellenőrzése Ez a vizsgálat még folyamatban van 8. sorszámú vizsgálati program EU-s forrásból finanszírozott pályázatok elszámolásának ellenőrzése Az Önkormányzat a pályázati rend kialakításánál körültekintően járt el. Elsődlegesen figyelembe vette a közbeszerzési eljárásra vonatkozó törvényi kötelezettségeket, szabályozásokat. Az EU standard előírásait is szem előtt tartva, alakította ki a pályázati rendet. Ennek figyelembe vételével az ajánlatkérő köteles az önállóan kialakított eljárás szabályait megjeleníteni az eljárást megindító felhívásban. A felhívásnak minden esetben biztosítania kell, hogy annak alapján a gazdasági szereplők egyenlő eséllyel megfelelő ajánlatot tehessenek, illetve részvételi jelentkezést nyújthassanak be. A felhívásnak mindazon információkat tartalmaznia kell, amely a gazdasági szereplőknek a megfelelő ajánlattételhez szükséges, így különösen
az odaítélendő szerződés legfontosabb részleteit (az eljárás tárgya, mennyisége, szerződéses feltételek) és az odaítélés módjának rövid leírását (értékelési szempontok és módszer), az ajánlattételi (részvételi) határidőt, valamint az ajánlatkérővel való kapcsolatfelvételre vonatkozó információt. A felhívást az ajánlatkérő a hirdetményminta rendeletben" meghatározott minta szerinti hirdetmény útján köteles közzétenni. Az eljárás kötelező szabályai Az ajánlatkérő köteles az eljárást megindító felhívásban megjelölt időpontban és helyszínen gondoskodni az ajánlatok felbontásáról. Az ajánlatkérő az eljárást megindító felhívásban jogosult az uniós eljárási rend szerinti kizáró okok közül egynek vagy többnek a közbeszerzési eljárásban való érvényesítését előírni. Az ajánlatkérő köteles a Kbt. 56. (1) bekezdésének k) pontja, valamint (2) bekezdése szerinti kizáró ok érvényesítését előírni. Az alkalmasság tekintetében az ajánlatkérő a külön jogszabályban foglalt alkalmassági igazolási módokon kívül egyéb objektív alapú alkalmassági feltételt és igazolási módot is előírhat, de ennek során is alkalmaznia kell az Kbt. 55. (3) bekezdésében foglaltakat. Az eljárási szabályok meghatározásakor az ajánlatkérő köteles biztosítani az eljárások megfelelő mértékű nyilvánosságát. Az ajánlatkérőnek biztosítania kell az azonos hozzáférést (a részvétel jogát) valamennyi, az Európai Unióban letelepedett gazdasági szereplő számára, a diplomák, tanúsítványok, valamint képesítéseket igazoló iratok kölcsönös elismerését, az ajánlatok (részvételi jelentkezések) benyújtásához megfelelő határidők megadását, az alkalmazandó eljárási szabályok előzetes megismerését biztosító szabályozás kialakítását, valamint az eljárást lezáró döntés meghozatalakor a megkülönböztetésmentesség és az egyenlő bánásmód elvének érvényesítését. Az ajánlatkérőnek biztosítania kell a szerződés tárgyának megkülönböztetésmentes leírását; az ajánlatkérő a közbeszerzési műszaki leírást nem határozhatja meg oly módon, hogy egyes gazdasági szereplőket vagy árukat az eljárásból kizár vagy más módon indokolatlan és hátrányos vagy előnyös megkülönböztetésüket eredményezi. Ha a közbeszerzés tárgyának egyértelmű és közérthető meghatározása szükségessé tesz meghatározott gyártmányú, eredetű, típusú dologra, eljárásra, tevékenységre, személyre, szabadalomra vagy védjegyre való hivatkozást, a leírásnak tartalmaznia kell, hogy a megnevezés
csak a tárgy jellegének egyértelmű meghatározása érdekében történt, és a megnevezés mellett a vagy azzal egyenértékű" kifejezést kell szerepeltetni. Megállapítottuk az ellenőrzés során, hogy az Önkormányzat a pályázatokhoz kialakított rendet minden esetben alkalmazza és betartja. 9. sorszámú vizsgálati program 2016. évi ellenőrzési jelentés A Képviselő-testület azon ülésére elkészítendő, melyen tárgyalja az önkormányzat 2016. évi zárszámadását. 10. sorszámú vizsgálati program 2017. évi ellenőrzési ütemterv készítés A Képviselő-testület 2016. december hónapban megtárgyalta és elfogadta az önkormányzat 2017. évre vonatkozó ellenőrzési ütemtervét. Soron kívüli ellenőrzések A 2015. évre vonatkozó működés és gazdálkodással kapcsolatban nem történt soron kívüli ellenőrzés. B.) Utóvizsgálatok: 1. A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásai. Minden belső ellenőri vizsgálathoz részletes vizsgálati program fog készülni a feladatokról, a határidők megjelölésével, valamint a vizsgálat körébe bevonandó okiratok és bizonylatok meghatározásával. A vizsgálatokról írásbeli jelentés készül, amely tartalmilag és formailag az ellenőrzési feladatot áttekinti a vizsgálati programnak megfelelően. Minden esetben tartalmaz észrevételt és javaslatot, valamint záradékot. A jegyző minden esetben készít intézkedési tervet, melyben meghatározza a hiba kijavításának határidejét és a téma felelősét.
Jogellenes magatartások miatt tett jelentések száma: 0 III. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA Javasolt intézkedések felsorolása: Ezt a metodikát a továbbiakban is folytassa a hivatal, mert a dokumentumok, az alapbizonylatok áttekinthetőek, egyértelműek és a laikus számára is érthetőek. Földes, 2017. április 18. Készítették: felelős vezető belső ellenőr.. jegyző
FÖLDES NAGYKÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK../2017. (V ) számú H A T Á R O Z A T - T E R V E Z E T E Földes Nagyközség Önkormányzata 2016. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadásáról A Képviselő-testület Földes Nagyközség Önkormányzata 2016. évi belső ellenőrzési tevékenységéről készült éves ellenőrzési jelentést a határozat mellékletében foglaltak szerint jóváhagyólag t u d o m á s u l v e s z i. Földes, 2017. május 25. Jeneiné dr. Egri Izabella sk. polgármester Dr. Vinczéné Kiss Mariann sk. jegyző A kiadmány hiteléül: