Az Office 365 végfelhasználói használatbavételének sikertényezői Az Office 365 használatbavételét befolyásoló kritikus fontosságú sikertényezők és sikeres alkalmazásuk a bevezetés során
Az Office 365 azáltal, hogy hatékonyabbá teszi az egyéneket és a csapatokat, átalakítja a szervezet munkamódszereit. Tudjuk, hogy ez a változás mind a munkatársakra, mind az egész szervezetre kihatással van, ezért fontos megérteni, hogy melyek azok a sikerességi kulcstényezők, amelyek hozzájárulnak az Office 365 sikeres végfelhasználói használatbavételéhez. A végfelhasználók általi használatbavétel ösztönzése azt jelenti, hogy megismerteti a szervezeten belüli emberekkel azokat az előnyöket, amelyeket az Office 365-tel elérhető új munkamódszerek kínálnak. Az előnyök tényleges megvalósulása érdekében azonban fontos tisztázni néhány kulcskérdést, amely hozzásegít ahhoz, hogy megfelelő módon közelítse meg az Office 365 bevezetését: Kik a legfontosabb résztvevők, akiket be kell vonni az Office 365 bevezetésébe? Mivel mérhető a siker? Milyen célokat és üzleti eredményeket kell figyelembe vennem, amikor az Office 365 használatát értékelem a vállalatnál? Hogyan kommunikálhatok hatékonyan, és képezhetem a munkatársakat úgy, hogy magukénak érezzék az új technológiát? Hogyan kezelhetné tehát ezeket a kérdéseket hatékonyan, hogy elérje a sikeres bevezetést, és maximalizálja az Office 365-be történt beruházás megtérülését? A továbbiakból megtudhatja. 2
3
Sikertényezők Az Office 365 bevezetésével egy időben nagyon fontos tisztában lenni azzal, hogy a használatbavétel ösztönzése érdekében erőfeszítéseket kell tenni. A felmérések szerint azoknál a vállalatoknál, amelyek kifejezetten ösztönzik a használatbavételt, és energiát fordítanak az elfogadást segítő tevékenységekbe, jobban kihasználják az Office 365 előnyeit. Azok a szervezetek, amelyek kettőnél több tevékenységre fordítanak energiát az Office 365 használatbavételével kapcsolatban, erősebb elkötelezettséget tapasztalnak a felhasználóik részéről (1. ábra). 1. ábra Az Office 365 használatbavételére kifejezetten törekvő vállalatok jobb használatbavételi arányt érnek el használatbavétellel kapcsolatos tevékenységek átlagos számának hatása a használatbavételre ügyfelenként MÉRSÉKELT KIHASZNÁLTSÁG 2.0 MAGAS KIHASZNÁLTSÁG 2.6 Tevékenységek átlagos száma ügyfelenként ALACSONY KIHASZNÁLTSÁG 1.8 Microsoft Office 365-használati felmérés, 2015. május Azonosítottuk a legfontosabb sikertényezőket, amelyek befolyásolják a végfelhasználói használatbavételt. Fontos tudni, hogy milyen hatással vannak ezek a sikertényezők az új technológia betanulására, és hogyan alkalmazhatja ezeket saját előnyére, amikor vállalatánál bevezeti az Office 365-öt. 01. Résztvevők 02. Forgatókönyvek 03. Ismeretterjesztés és képzés 4
01. Résztvevők A szervezeten belüli kulcsemberek részvételének biztosítása A kulcsfontosságú résztvevők azonosítása, kollektív megnyerése és részvétele központi tényezői az Office 365-bevezetés kimenetelében. Ennek keretében az egyik legfontosabb lépés egy olyan sikertulajdonos kiválasztása a szervezeten belülről, aki felelős az Office 365-tel kapcsolatos kívánt üzleti eredmények eléréséért, és kulcsszerepet vállal az ösztönzésben. A sikertulajdonosok a szervezet bármelyik részéből érkezhetnek, köztük az IT osztályról is, a fontos az, hogy ne pusztán a technológia megvalósítására koncentráljanak, hanem az Office 365-ből származó üzleti haszon realizálására. Fontos, hogy a megközelítésben központi szerepet kapjon az együttműködés, és ebben ne csak a sikertulajdonosok, a vezetői támogatók és a tapasztalt felhasználók legyenek résztvevők, hanem azok is, akik a vállalat más központi osztályain, például a HR, a biztonsági vagy a jogi osztályon dolgoznak. 5
Vezetői támogatás A sikeres projekt egyik legfontosabb hajtótényezője, hogy legyen egy aktívan elkötelezett vezetői támogató, akár a vezérigazgató, akár egy üzleti egység vezetője. A vezetői támogató képes arra, hogy megszerezze a felső vezetők támogatását. Részvétele elengedhetetlen ahhoz, hogy az alkalmazottak elfogadják és használatba vegyék az új technológiát. A vezetői támogató egymáshoz rendeli a stratégiai célokat és a szervezet lehetőségeit. Segít meghatározni az Office 365- re vonatkozó átfogó szervezeti víziót, és tágabb szervezeti célkitűzésekhez köti, illetve a szervezet más vezetőinek is megjeleníti azt. Közvetlenül kommunikálja a végfelhasználóknak a használatbavétel fontosságát, az Office 365 előnyeinek értékét, és az Office 365 egyéni használatával példát ad a kívánt viselkedésre. Kutatások kimutatták, hogy az átalakítási projektek sikeresebbek, amikor láthatóan jelen van egy vezetői támogató (2. ábra). A válaszadók több mint 85%-a azt jelezte, hogy amikor a vezérigazgató jelenléte megfelelő vagy nagy mértékű volt, akkor az átalakítási projektet nagyon sikeresnek vagy rendkívül sikeresnek értékelték. 2. ábra Mennyire volt látható a vezérigazgató vagy az üzleti egység vezetőjének részvétele az átállásban? A láthatóság mértéke Az átállás sikeressége Nem sikeres Valamennyire sikeres Nagyon sikeres Rendkívül sikeres Egyáltalán nem látható 23% 6% 3% 1% Nem igazán látható 29% 22% 10% 13% Mérsékelten látható 32% 37% 31% 25% Nagyon jól látható 16% 35% 56% 61% Adaptált adatok, forrás: Creating organizational transformations, 2008. július, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright 2008 McKinsey & Company. Minden jog fenntartva. Engedélyezett újranyomás. Ha további tájékoztatást szeretne kapni arról, hogyan járulhat hozzá a vezetői támogató az Office 365-projekt sikeres bevezetéséhez, tekintse meg a következő forrást: https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791 6
Tapasztalt felhasználók Az Office 365 tapasztalt felhasználói csoportjának létrehozása és alkalmazása a szervezetben egy további fontos résztvevői csoport kialakítását jelenti az Office 365 használatbavételének ösztönzése során. A Microsoft egyik végfelhasználók között végzett felmérése szerint az új technológiák betanulására a munkatársaktól való tanulás az egyik leghatékonyabb módszer (3. ábra). 3. ábra Hatékony végfelhasználói módszerek az új technológia betanulására Ezeket a módszereket nem használják ki eléggé (kis használati arány, de nagy hatékonyság) A munkatársaktól való tanulás a leghatékonyabb és a leggyakrabban használt módszerek közé tartozik A módszert nagyon hasznosnak találók %-os aránya 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Közösségi fórumok A Microsoft webhelye Saját vezető Formális képzés (külső) Informatikus munkatárs Formális képzés (belső) Használati útmutató vagy kézikönyv Online oktatóanyagok Internetes keresés 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% A tanulási módszert használók %-os aránya Munkatárs (nem vezető, nem IT) Önállóan, próbálgatással Az önálló tanulás nagyon rossz hatékonyságú, de napjainkban sokan tanulnak így SharePoint-végfelhasználói felmérés, 2013. április, Microsoft Corporation Fontos építeni arra a befolyásra, amelyet a munkatársak gyakorolhatnak egymásra. Erre szolgálnak a tapasztalt Office 365-felhasználókra épülő formális programok. A tapasztalt felhasználók amellett, hogy lelkesítik őket az Office 365 lehetőségei, örömmel végzik a népszerűsítést, és segítik munkatársaikat az Office 365 megismerésében. A szervezet minden felhasználójának kollektív megnyerése komoly feladat. A tapasztalt felhasználók segítenek megoldani ezt a feladatot, és fontos szerepet töltenek be az Office 365 használatbavételében. Elmélyült tudással rendelkeznek, elkötelezettségüknek tartják a tapasztalataik továbbadását, és szívesen részt vesznek a munkatársak oktatásában és támogatásában. Számos olyan szempont van, amelyet figyelembe kell vennie ahhoz, hogy sikeresen élhessen a tapasztalt felhasználói program előnyeivel. A tapasztalt felhasználóknak formális képzést kell nyújtani, ösztönzést és felhatalmazást kell nekik adni a tanításra, és világos tervet kell biztosítani nekik a végrehajtáshoz. Az Office 365 tapasztalt felhasználói programjának kialakítását segítő további forrásokat és néhány Önt segítő anyagot a következő letölthető útmutatóban talál: https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843794 7
02. Forgatókönyvek A siker meghatározása és világos célok kitűzése Minden átállási projekt megköveteli, hogy már a kezdés előtt világos célokat tűzzenek ki. A pontosan meghatározott célok növelik a siker esélyét (4. ábra). A McKinsey egyik globális felmérésében a válaszadók 80%-a nyilatkozott úgy, hogy a jól meghatározott pénzügyi és működési célok rendkívül sikeres átállást eredményeztek. 4. ábra Az alábbi állítások közül melyik jellemzi legjobban azokat a célkitűzéseket, amelyeket vállalata az átállás sikeressége jeleként meghatározott? Siker meghatározottsága Az átállás sikeressége Nem sikeres Valamennyire sikeres Nagyon sikeres Rendkívül sikeres Pénzügyi és működési szempontból pontosan meghatározott, és valóban új teljesítményszintet képvisel Pénzügyi és működési szempontból pontosan meghatározott, de nem készteti nagyobb erőfeszítésre a vállalatot 16% 36% 72% 80% 20% 32% 20% 13% Nem pontosan meghatározott 65% 32% 8% 8% Adaptált adatok, forrás: Creating organizational transformations, 2008. július, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright 2008 McKinsey & Company. Minden jog fenntartva. Engedélyezett újranyomás. Az Office 365-re való átállás tervezésekor meg kell határoznia a szervezet üzleti forgatókönyveit. Ezek azok a kitűzött célok, amelyeknek elérésére képessé szeretné tenni a szervezetet az Office 365-tel. Az Office 365-re való átállás végrehajtható üzleti forgatókönyveinek meghatározását és létrehozását a következő folyamat szemlélteti: 01. Az üzleti forgatókönyvek azonosítása. Fontos, hogy a tágabb szervezeti kezdeményezésekkel összefüggésben azonosítsák és meghatározzák az üzleti forgatókönyveket. A fő résztvevőkkel együttműködve azonosítsa azokat az üzleti eredményeket vagy célokat, amelyeket szeretne elérni az Office 365-tel. A forgatókönyvek meghatározásáról bővebben olvashat a következő forrásban: https://aka.ms/office365scenarios 02. A használati forgatókönyvek feltérképezése. Miután azonosította az üzleti forgatókönyveket, megkezdheti az Office 365 konkrét használati forgatókönyveinek feltérképezését, amelyekkel megvalósíthatja a kitűzött célokat. Az alábbi használati forgatókönyvek kiindulási alapként szolgálhatnak ahhoz, hogy az Office 365-tel megkönnyítse végfelhasználóinak hatékonyságuk javítását. 8
Használati forgatókönyvek Előnyök Munkavégzés bárhonnan Az Office 365 segítségével a felhasználók mindenhez hozzáférhetnek, amire csak szükségük van ahhoz, hogy a munkát bárhonnan elvégezhessék. Útközben elérhető e-mailek és naptár Az Office 365-tel egy helyen érheti el e-mailjeit, naptárait, fájljait, névjegyeit és feladatait akár útközben is. Közös munka az adatokon Igazán hasznos értekezletek Hozza össze a csapatot Az Office 365 biztosítja azt a képességet, amellyel hozzáférhet a dokumentumokhoz és az adatokhoz, amikor csak szüksége van rájuk. A csapat tagjai közösen dolgozhatnak a dokumentumokon, megoszthatják a jelentéseiket, kapcsolatba léphetnek az ügyfelekkel szinte bármilyen eszközön. A Skype Vállalati verziója segítségével az emberek számos különféle eszközről beszélgethetnek egymással, és csatlakozhatnak egymáshoz, legyenek bárhol is a világban. HD videó, képernyőmegosztás és valós idejű jegyzetelés segít minél hatékonyabbá tenni a megbeszéléseket. A Yammer segítségével újszerűen, közösségi hálózatként együttműködve hallgathatja meg a dolgozókat, alkalmazkodhat az igényekhez és fejlődhet. A tanulás, az információk megosztása és a meghallgatás segítségével egységet alakít ki az alkalmazottak között, és elősegíti az innovációt. Az egyes Office 365-képességekhez konkrét feladatokat rendelhet a Hatékonysági könyvtárral, amelyet itt érhet el: http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary 9
03. Ismeretterjesztés és képzés A hatás és a használatbavétel maximalizálása Általában jellemző, hogy a felhasználók mindössze 34%-a hajlandó használni az újonnan bevezetett technológiákat*. Belső kampányok és képzés együttes alkalmazásával elősegítheti a figyelem felkeltését, és felkészítheti a végfelhasználókat, ami nélkülözhetetlen az apátia leküzdéséhez, amellyel általában az újonnan bevezetett technológiákat fogadják. *Informatikai igazgatóság üzleti hatékonysági adatbázisa 5. ábra A sikeres használatbavételt elősegítő három legfontosabb tevékenység A tevékenységet végzők %-os aránya 100% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% A végfelhasználók képzése Figyelemfelkeltés többcsatornás belső kampányon keresztül A felső vezetőség proaktív támogatásának megszerzése Magas használatbavételi arányú ügyfelek Közepes használatbavételi arányú ügyfelek Alacsony használatbavételi arányú ügyfelek Használatbavételt ösztönző tevékenység Microsoft Office 365-használati felmérés, 2015. május 3a. Figyelemfelkeltés A figyelemfelkeltés kiváló eszköz a tevékenységek hatékonyságának maximalizálására és az Office 365 használatbavételének ösztönzésére. Egy figyelemfelkeltő kampánynak részei lehetnek belső bejelentések, hírlevelek, bevezetési rendezvények, minden dolgozónak szóló tájékoztatók, vetélkedők és ajándékok, amelyek tájékoztatják a felhasználókat az Office 365 lehetőségeiről, és felkeltik érdeklődésüket. 3b. Képzés A képzés az Office 365 bevezetésének lényeges része. A végfelhasználóknak itt van lehetősége az Office 365 hatékony használatának elsajátítására. A képzés megtartható frontális típusú óraként és az első lépéseket segítő, egyénileg teljesíthető útmutatókkal is. 10
A fenti sikertényezők megértése és megvalósítása elengedhetetlen az Office 365 sikeres bevezetéséhez. Ehhez a sikerhez fontos egy sikertulajdonos kiválasztása, aki ösztönzi az új munkamódszerek folyamatos meghonosítását. A fő résztvevők azonosítása, valamint a vízió meghatározása során a vezetői támogatók támogatásának megszerzése biztos kiindulási alapot teremt a bevezetéshez. Az üzleti forgatókönyvek azonosítása megkönnyíti az üzleti célkitűzések és az Office 365 által kínált lehetőségek egymáshoz igazítását, kijelölve az utat a végfelhasználók bekapcsolódásához. Fontos továbbá a folyamatos használatot megalapozó figyelemfelkeltő kampányok és képzési stratégiák megtervezése is. Az Office 365 használatának megkezdéséhez kiváló eszközt kínál a Microsoft FastTrack for Office 365 szolgáltatás, amely segít Önnek zökkenőmentesen és magabiztosan átállni az Office 365 használatára, és gyorsabban elérni a tervezett üzleti eredményeket. A Microsoft FastTrack for Office 365 a feltételeknek megfelelő ügyfelek* számára többek között útmutatást, tartalmat nyújt, és bevált módszereket ad át az Office 365 sikeres bevezetésének megtervezéséhez. További információk: http://fasttrack.office.com * Azok az ügyfelek felelnek meg a feltételeknek, akik legalább 50 felhasználói licencet vásárolnak Office 365 Enterprise/Business termékváltozatból, illetve fizetős kormányzati, kioszk vagy nonprofit termékváltozatból.
2017 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. A jelen dokumentumot adott állapotában biztosítjuk. A dokumentumban szereplő információk és vélemények, beleértve az URL-címeket és más internetes hivatkozásokat, értesítés nélkül megváltozhatnak. A dokumentum használatából eredő kockázatokat Ön vállalja. A dokumentum nem ruházza fel Önt semmilyen szellemi tulajdonjoggal semmilyen Microsoft termékben. A dokumentumot belső, referenciaként való használatra másolhatja.