Beszámoló a ülések folyamatának optimalizálása című projekt eredményeiről Indokoltság: A szakmai, i értekezletek nem minden estben hatékonyak, a megbeszélések rendje egységesítésre, fejlesztésre szorul. Fejlesztési cél: Célunk, hogy a szakmai-i értekezletek előkészítési folyamata, napirendje, az értekezleten elhangzottak rögzítési módja, az emlékeztetők elkészítésének folyamata és a közzététel menete szabályozott és egységes legyen. Módszer kidolgozása az alsó fokú bíróságok bevonására, szakmai javaslatok begyűjtésére. 1/33
Vezetői összefoglaló Folyamatok optimalizálása A folyamatok optimalizálása során követtük a Folyamatoptimalizálás fejlesztési módszertan című kiadvány egyes lépéseit, amely a Lean menedzsment és Kaizen módszerek és alapelvek követésével valósítja meg az állandó fejlesztés, állandó tökéletesítés filozófiáját, mindenekelőtt a folyamatok során létrejövő veszteségek azonosításával és kiküszöbölésével. A fejlesztés összes fázisába bevontuk a folyamatokban érintett munkatársainkat, csoportos foglalkozások és műhelymunkák segítségével azonosítottuk, rangsoroltuk kulcsfolyamatainkat, meghatározva a veszteségeket és a hatékonyabb folyamataink egyes lépéseit, a lépésekhez köthető dokumentumokat és felelősségi köröket. Az állandó fejlesztés kultúrájának elterjesztése érdekében a következő folyamatot követtük: Alkalmazott módszertan: Pontosan követtük az Útmutatóban meghatározott lépéseket, módszereket. Az információkat műhelyfoglalkozásokon osztottuk meg a fejlesztő csapattal. Az ábrák, táblázatok kitöltésébe minden egyes csapattagot bevontuk. A jelenre és a jövőre vonatkozó megállapításokat közösen beszéltük meg, ellenben mindig egyeztettük következtetéseinket a CAF önértékelési folyamatban résztvevő kollégákkal. 2/33
A fejlesztés egyes lépései a következők voltak: Folyamatok átvilágítása, értékelése: A fejlesztő csapat kijelölése után fejlesztési tervet készítettünk és két olyan folyamatot választottunk ki a CAF fejlesztendő területei közül, amelyeket részletesen kívántunk javítani a folyamatoptimalizálás eszközeivel. A kiválasztott két folyamat közül az egyik a ülések folyamatának fejlesztése volt. Meghatároztuk a jelenlegi teljesítményre vonatkozó mutatókat, majd problémaelemzést végeztünk. A kiválasztott folyamat fejlesztése során javaslatokat dolgoztunk ki a fejlesztésre, előkészítettük a fejlesztéshez szükséges döntést, projekttervet dolgoztunk ki a javaslatok bevezetésére, és részletes mérési tervet az eredmények mérésére. Folyamatok állandó követése és monitorozása érdekében javaslatokat dolgoztunk ki. A fejlesztett folyamat jelenlegi és jövőbeli állapotát a fejlesztést részletesen bemutató fejezetek tárgyalják. A kidolgozott és bevezetendő fejlesztési lépések a következők: Társ szakmák bevonása (ügyvédek, ügyészek). Előzetes szakmai felmérés a kollégiumi ülésre történő meghívás érdekében. Alsó fokú bíróságok bevonása, szakmai javaslatok begyűjtése. Szakmai anyag megismertetése az érintettekkel, szakmai konzultációk szervezése. Szakmai anyagok kiküldése, elérhetővé tétele az érintetteknek. Nagyobb fokú publicitás biztosítása. Szakmai anyagok feltöltése az Internetre, Intranetre. Sajtóközlemények megjelentetése. 3/33
I. Folyamatok átvilágítása és értékelése Első lépésként a meglévő folyamatainkat világítottuk át. Ebben a fázisban az volt a célunk, hogy meglévő folyamatainkat azonosítsuk, fontossági sorrendbe állítsuk, eldöntsük, mely folyamatokat elemezzük részletesen, s mely folyamatok optimalizálását indítsuk el. Ugyanakkor meg akartuk határozni azokat az eszközöket, technikákat is, amelyek segítenek minket az egyes folyamatok fejlesztésében, a folyamatokhoz köthető veszteségek azonosításában és kiküszöbölésében. 1. Lépés: Folyamatok átvilágítása, értékelése A lépés célja: A fejlesztendő folyamatok azonosítása. Folyamatok fontossági sorrendbe történő állítása annak érdekében, hogy kiválaszthassa a csapat, mely folyamatokat kíván optimalizálni. A fejlesztendő területek a CAF rendszer értékelési módszerének megfelelően azonosításra kerültek. A CAF önértékelési rendszerben a konszenzus során a Szegedi Ítélőtábla számára a következő fejlesztendő területeket határoztuk meg: Stratégiaalkotás, tervezés Munkatársak Partnerkapcsolatok, erőforrások Folyamatok Társadalmi felelősségvállalás A pályázatban már vállalt, ellenben a fejlesztési területekhez pontosan illeszkedő projekteket az első számú mellékletben táblázat foglaltuk össze. A pályázat elvárásainak értelmében a kiválasztott folyamatok elemzését a teljesítménymenedzsment, folyamatok optimalizálása, minőségirányítás, tudásmegosztás valamint a változáskezelés vállalásai szerint csoportosítottuk. 4/33
A fejlesztési területekhez csatolt folyamatokat az értékelésbe bevont munkatársak véleménye alapján a következőkben határoztuk meg: Teljesítménymenedzsment 1. Ítélkezési folyamat javítása 2. Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése 3. Képzettségek felmérése, kompetenciák fejlesztése 4. Ítélőtábla honlap látogatásának javítása Folyamatok optimalizálása 5. ülés folyamatának optimalizálása. Értekezleti rend egységesítése 6. Tanácselnöki feljegyzések készítési folyamatának optimalizálása Minőségbiztosítás 7. CAF önértékelési rendszer bevezetése 8. Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi megállapodások kötése gyakornokképzésre Tudásmegosztás 9. Workshopok, találkozók sajtóval, hivatásrendekkel, szakmai érdekképviseletekkel a közvetlen kapcsolatok erősítése véget 10.Nyitott Bíróság program tapasztalatainak feldolgozása A folyamatok optimalizálásának módszertanával két folyamatot fejlesztettünk, bár a többi kiválasztott terület (projekt) esetében is a teljesítménycélokat, indikátorokat és a projekt terveket is e módszerrel dolgoztuk ki. 5/33
2. Lépés Fejlesztési igény azonosítása (fejlesztendő folyamatok kiválasztása) A korábbi lépésben azonosított, fejlesztendő területekhez csatolt folyamatok rangsorolásába, fontossági sorrendjének felállításába bevontuk az érintett ket. A döntést kommunikáltuk a fejlesztési folyamatba bevont középkkel. A döntés meghozatalához a prioritás mátrixot használtuk. A fontossági sorrend felállításához a következő szempontokat használtuk: Stratégiai célok elérését jelentősen befolyásoló folyamatérintettség Kiemelt szolgáltatáshoz kapcsolódó folyamat (funkcionális folyamatokról lévén szó ezek jellemzően belső szolgáltatások); Gyakori folyamat/tevékenység lefutás; Sok résztvevős, ezáltal nagy költségigényű folyamat, tevékenység; Hibák miatti gyakori ismétlődő munka a folyamat lefutásai során; Közvetlen külső ügyfélkapcsolattal bíró folyamat. 6/33
Az elkészült prioritás mátrix a következő: Prioritás mátrix Folyamat Stratégiai célok teljesülését befolyásolja Kiemelt szolgáltatáshoz Gyakori tevékenység Sok résztvevős tevékenység Hibák miatt gyakran ismétlődő Közvetlen külső ügyfélkapcsolattal kapcsolatos folyamat Eredmény Rangsor Értekezleti rend egységesítése: ülés folyamatának optimalizálása Tanácselnöki feljegyzések készítéséi rendjének optimalizálása Nyitott bíróságok program fejlesztése Ítélkezési folyamat javítása Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése Képzettségek felmérése, kompetenciák felmérése Munkaerő-utánpótlás érdekében partnerségi megállapodások kötése (oktatási intézmények kel) Ítélőtábla honlap látogatottságának növelése Workshopok, találkozók sajtóval, hivatásrendekkel, szakmai érdekképviseletekkel a közvetlen kapcsolatok erősítése véget 3 3 3 3 3 3 18 1 3 3 3 3 3 3 18 2 2 2 1 3 2 3 13 6 3 3 3 3 3 3 18 3 3 3 3 2 2 3 16 4 3 1 1 3 1 1 10 8 3 2 1 1 1 3 12 7 2 3 3 1 2 3 14 5 1 2 2 1 2 2 10 9 7/33
A fontossági sorrend felállítása során a következő, értékelésre szolgáló kategóriákat használtuk: Értékelési kategóriák Adható pontok Stratégiai célok teljesülését befolyásolja Kiemelt szolgáltatáshoz kapcsolódó folyamat Gyakori tevékenység Sok résztvevős tevékenység Hibák miatt gyakran ismétlődő munka Közvetlen külső ügyfélkapcsolattal kapcsolatos folyamat 1 pont Kis mértékbe n 3 pont Átlagosa n befolyáso lja 9 pont Igen nagymér tékben Kis korrelác ió Közepes korrelác ió Szoros kapcsol at Ritka Egy résztvev ős Átlagos 2-5 résztvev ős Gyakori 5-nél több résztvev ős Ritka a hiba Átlagos hiba Sok hiba Kis korrelác ió Közepes korrelác ió Szoros kapcsol at A folyamatok fent nevezett szempontjainak értékelése során a következő két folyamatot választottuk ki elemzésre, fejlesztésre, azaz optimalizálásra: Értekezleti rend egységesítése: ülés folyamatának optimalizálása Tanácselnöki feljegyzések készítéséi rendjének optimalizálása 8/33
3. lépés: Folyamat teljesítményt jellemző mutatószám megállapítása A kiválasztott, fejlesztendő folyamatokkal kapcsolatos indikátorok meghatározásánál figyelembe vettük az Útmutató által ajánlott főbb mutatócsoportokat: Átfutási idő Minőségi problémák Költség Figyelembe vett hatékonysági elemek: Eredményesség, gazdaságosság Hatásosság Biztonság Fejlődés A kiválasztott folyamatokra vonatkozóan a követező mutatószámokat dolgoztuk ki: Folyamat megnevezése Értekezleti rend egységesítése, a kollégiumi ülés folyamatának optimalizálása A folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység megnevezése) Első lépés: Témaválasztás Utolsó lépés: Értekezlet jegyzőkönyvének aláíratása Folyamathoz kapcsolódó mutatószámok (2 vagy 3) 1. Átfutási idő: Az értekezlet kitűzésétől számított, a jegyzőkönyv aláírásáig eltelt ciklusidő 2. Szakmai vizsgálat ciklusideje 3. Részletes szakmai indoklások elkészítésének ciklusideje Előzetes célérték (kívánt mutató) 60 nap 20 nap 10 nap 9/33
Folyamat megnevezése Tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása A folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység megnevezése) Első lépés: A tárgyalás előkészítése Utolsó lépés: Feljegyzések ismertetése Folyamathoz kapcsolódó mutatószámok (2 vagy 3) A jogerős döntéstől a megbeszélésekig eltelt átfutási idő Elkészített tanácselnöki feljegyzések száma évente Előzetes célérték (kívánt mutató) 2 hónap Ügyek függvényében (db) A folyamatok optimalizálása során a kiválasztott két folyamatot külön-külön kezeltük. 10/33
ülés folyamatoptimalizálása II. A fejlesztési folyamat indítása 4. lépés: Folyamatfejlesztési csapat összeállítása Ebben a lépésben megtörtént a folyamatfelelősök kijelölése, a projektfelelősségek meghatározása. A folyamat fejlesztéséért felelős: dr. Kemenes István Csapattagok és kompetenciáik: Dr. Szeghő Katalin: Dr. Kiss Gabriella: Dr. Mányoki Zsolt: Dr. Mezőlaki Erik: 11/33
Első folyamat optimalizálása Értekezleti rend egységesítése: ülés folyamatának leírása Felelősség mátrix Lépés Folyamatok átvilágítása Fejlesztési projekt indítása Kiválasztott folyamat felmérése Folyamat állandó követése, monitorozás a Dr. Kemene s István Dr. Hegedű s István Dr. Szegh ő Katalin Dr. Kiss Gabriell a Dr. Mányok i Zsolt Dr. Mezőlak i Erik RA RA C C C C RA RA C C C C A A C C C C RA RA C C C C Magyarázat: R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős szerepkör; A (Accountable/Approver, Számon kérhető/jóváhagyó): A feladat végrehajtása kapcsán végső felelősséget vállaló i szerepkör. C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör; I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó szerepkör. 12/33
5. Folyamatfejlesztési terv készítése A folyamatfejlesztési terv elkészítése során elsősorban a fejlesztést kiváltó okokat, majd a problémákat elemeztük. Ezután pontosan definiáltuk az előforduló hibákat, tisztáztuk a fejlesztendő folyamat első és utolsó lépését. Az eredményeket a következő táblázat segítségével összegeztük: Szervezeti környezet Az intézménnyel szemben meghatározott fejlesztéspolitikai elvárás: Hogyan illeszkedik a fejlesztés a szervezet stratégiájához? A szervezet pontosan követi az OBH által meghatározott stratégiai irányvonalat. Projekt terjedelmen belül Első és utolsó tevékenység megjelölése: A kollégiumi ülés folyamatának első lépése: Témaválasztás. A folyamatot lezáró lépés: Jegyzőkönyv aláírása. Az OBH stratégiai céljai: a bíróságok az alkotmányos kötelezettségüket teljesítsék a független bírók magas színvonalon és időszerűen ítélkezzenek, az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása, tárgyi feltételek biztosítása, azok optimális elosztása és hasznosítása, a bírósági szervezet integritása, az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága, utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége, a bírósághoz való hozzáférés egyszerűsítése, a képzési rendszer fejlesztése, együttműködés a többi 13/33
hivatásrenddel. A kollégiumi ülések folyamatának fejlesztése a bírósági szervezet integritása, az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága, utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége stratégiai céllal van összefüggésben, megvalósítása ezzel a hosszú távú céllal áll összefüggésben. Probléma meghatározása Mik jelenleg a problémák az értekezleti renddel? Fejlesztést kiváltó tényezők: A szakmai, i értekezletek nem minden esetben hatékonyak, a megbeszélések rendje egyeztetésre szorul. Célmeghatározás Sztenderd értekezleti rend leírása, a kollégiumi ülés folyamatának fejlesztése. Projekt terjedelmen kívül Folyamaton kívül eső elemek: Kapcsolódás a CAF önértékelési rendszerben megfogalmazott egyéb területekhez valamint a teljesítménymenedzsment céljaihoz, indikátoraihoz. Megoldás generáló csapat A két szervezeti egység (polgári és büntető) bíróiból összeállított fejlesztő csapat. 14/33
III. Kiválasztott folyamat felmérése, elemzése 6. Folyamatábra készítése: A folyamat jelenlegi állapotát leíró ábra A folyamatábra elkészítésé műhelyfoglalkozás keretében történt a fejlesztő csapat részvételével. Meghatároztuk a folyamat egyes lépéseit, az egyes lépések során keletkező dokumentumokat. Az egyes lépésekhez meghatároztuk a felelősöket is. Az elkészült folyamatábra a következőképpen néz ki: 15/33
Dátum: Készítette: ülés folyamatának leírása Dokumentumok Folyamatábra Felelős Témaválasztás Kollégium Szakmai vizsgálat Kollégium, felkért kollégiumi tag Időpont kitűzése, napirend összeállítása Kollégium Szakmai vitaanyagok Meghívók Előkészítő anyag összeállítása Meghívók kiküldése Kollégium, felkért kollégiumi tag Kollégium Vitaanyag elküldése Kollégium Ülés lebonyolítása, vélemények ütköztetése Kollégium Nem Álláspontok ütköztetése Kollégium Igen Részletes szakmai indoklások írásba foglalása Kollégium Jegyzőkönyv Jegyzőkönyv készítése Jegyzőkönyv aláírása Kollégium, kollégiumi tag, titkár Kollégium 16/33
A folyamat legfontosabb lépéseit írásban is rögzítettük: Az Ítélőtábla Kollégiumainak tagjai a polgári illetőleg büntető ügyszakba beosztott bírák, az ítélőtábla illetékességi területéhez tartozó törvényszékek azonos ügyszakban működő kollégiumainak i, továbbá az ítélőtábla illetékességi területéhez tartozó törvényszékek adott ügyszakban működő kollégiumának a bírái közül 6 évre választott bírák. A kollégiumi ülések előkészítése, technikai megszervezése időpont kitűzése, meghívók kiküldése, írásbeli előkészítő anyagok elkészítése és elküldése, továbbá az ülés lebonyolítása, levezetése a kollégium feladata. A kollégiumi ülés napirendjét előzetesen kell meghatározni, a kollégiumi ülésen azonban bármelyik tag javasolhatja a kollégium hatáskörébe tartozó egyéb kérdés megtárgyalását is. A kollégiumi ülést a téma kiválasztása (munkaterv), és rendszerint szakmai vizsgálat előzi meg, amelynek eredményét, az előkészítő vitaanyagot írásban kell rögzíteni, és ez a kollégiumi ülésre meghívottak részére előzetesen megküldésre kerül. A kollégiumi ülésen a határozathozatal szótöbbséggel, nyílt szavazással történik, a kollégium bármelyik tagjának kérelmére azonban titkos szavazást kell elrendelni. A szakmai elvi kérdésben hozott véleménynyilvánítás részletes szakmai indokolással készül. A kollégiumi ülésekről jegyzőkönyvet kell készíteni, az ülésen meghozott véleménynyilvánítás és indokolása a jegyzőkönyv mellékletét képezi. A jegyzőkönyvet a kollégium je illetve az általa felkért kollégiumi tag készíti, és a kollégium, valamint a jegyzőkönyv írják alá. 17/33
7. lépés: Jelenlegi folyamatteljesítmény meghatározása: Mérési terv készítése A mérési terv elkészítése során a következő szempontokat vettük figyelembe: Milyen módszerekkel mérjük, illetve gyűjtjük az adatokat; Mi a mérés pontos terjedelme; Ki végzi az adatgyűjtést és mi az adatforrás; Az adatgyűjtés mintaszámának meghatározása; Az adatgyűjtés tervezett kezdete és vége, helyszíne, érintettjei; Milyen gyakorisággal érdemes mérni a folyamat teljesítményt. A szempontok figyelembevételével a következő mérési tervek készítettük: Mérési terv Folyamat megnevezése: ülés folyamatának optimalizálása A folyamat mutatószámai A folyamat célértéke (alsó és felső tűréshatár) Folyamatért felelős neve Mérésért felelős személy neve Mérés helyszíne Mérés időpontja (időszaka) Mérés módja Mérés gyakorisága 1. Átfutási idő: Az értekezlet kitűzésétől számított, a jegyzőkönyv aláírásáig eltelt ciklusidő 60 nap (+/- 5 nap SZIT A kollégiumi ülés időpontjának 2014. április kitűzése és 30-2014. jegyzőkönyvének december 31. aláírása között eltelt idő mérése Folyamatos 2. Vitaanyag előkészítés ciklusideje 20 nap +/- 2 nap SZIT 2014. április 30-2014. szeptember 30. Vitaanyag elkezdése és begejezése között eltelt idő mérése Folyamatos 3. Részletes szakmai indoklások elkészítésének ciklusideje 10 nap +/- 2 nap SZIT 2014. április 30-2014. szeptember 30. A döntést időpontja és a részletes szakmai indoklások elkészülte között eltelt idő mérése Folyamatos 18/33
8. lépés: A veszteségek feltárása, problémaelemzés A veszteségek leírása, a problémák azonosítása során a következő szempontokat vettük figyelembe: a probléma rövid leírását; az érintett folyamatlépést (folyamatlépéseket); a probléma fontosságát jellemző adatot; egyéb jellemző információkat. Probléma- és prioritáslista Problémák rövid leírása Érintett folyama t-lépés Problém a fontossá ga Problém a súlyossá ga Összes pontszá m Fontoss ági sorrend Az előkészítő 4. lépés 3 2 6 1. anyag összegyűjtése során a probléma feltárása hosszú folyamat, több erőforrást igényel. A szakmai 2. lépés 2 2 4 2. vizsgálat során a társ Ítélőtábla szakmai anyagai megérkeznek, de kevesen használják, tanulmányozzák azokat. Magyarázat: A fontossági sorrend felállításához a következő értékeket vettük figyelembe: Fontosság: 1 pont: nem fontos, 2 pont: átlagos súlyú, 3. pont: nagyon fontos és sürgős Súlyosság: 1 pont: Csak kis mértékben okozza a folyamat lassúságát, 2 pont: Közepesen hat a folyamatra, 3 pont: Nagyon nagy hatással van a folyamatra 19/33
8. lépés: Veszteségek feltárása, problémaelemzés: Probléma és a gyökér-okok meghatározása: Halszálka diagram Első lépésként az ábra bal oldalán feltüntettük az okozatot, azaz azt a hibát, amelyet korábbi lépéseink során azonosítottunk. Ezek után meghatároztuk az eljárásokra (módszer), dokumentumokra, emberekre és rendszerekre visszavezethető okokat és azok gyökér-okait. Az ábra elkészítésével pontos képet kaptunk arról, mely okok játszanak szerepet abban, hogy elemzendő folyamatunk nem teljesítő képes. 20/33
21/33
IV. Kiválasztott folyamat fejlesztése A lépés során kidolgoztuk azokat a szempontokat, amelyek a fejlesztési javaslatok elkészítéséhez szükségesek. 9. lépés: Fejlesztési feladatok kidolgozása, értékelése A probléma elemzése során meghatározott okok megszüntetése érdekében, és a folyamat optimalizálásáért optimalizálási javaslatot fogalmaztunk meg, amelyet a következő táblázatban foglaltunk össze: Ssz. Probléma Megoldási javaslat 1. Az előkészítő anyag összegyűjtése Társ szakmák bevonása során a probléma feltárása hosszú (ügyvédek, ügyészek). Előzetes folyamat, több erőforrást igényel. szakmai felmérés a kollégiumi ülésre történő meghívás érdekében. Alsó fokú bíróságok bevonása, 2. A szakmai vizsgálat során a társ Ítélőtábla szakmai anyagai megérkeznek, de kevesen használják, tanulmányozzák azokat. szakmai javaslatok begyűjtése. Szakmai anyag megismertetése az érintettekkel, szakmai konzultációk szervezése. Szakmai anyagok kiküldése, elérhetővé tétele az érintetteknek. Nagyobb fokú publicitás biztosítása. Szakmai anyagok feltöltése az Internetre, Intranetre. Sajtóközlemények megjelentetése. 22/33
10. Döntés előkészítés: javaslatok i jóváhagyatása A fejlesztési javaslatokat középi és felsői szinten elemeztük, támogatás, jóváhagyás érdekében. A jóváhagyott megoldási és fejlesztési javaslatokat a következő táblázat tartalmazza: Ssz. Probléma Megoldási javaslat Jóváhagyás Igen/nem 1. Az előkészítő anyag Társ szakmák bevonása összegyűjtése során a (ügyvédek, ügyészek). probléma feltárása Előzetes szakmai hosszú folyamat, több felmérés a kollégiumi erőforrást igényel. ülésre történő meghívás érdekében. Alsó fokú bíróságok bevonása, szakmai 3. A szakmai vizsgálat során a társ Ítélőtábla szakmai anyagai megérkeznek, de kevesen használják, tanulmányozzák azokat. javaslatok begyűjtése. Szakmai anyag megismertetése az érintettekkel, szakmai konzultációk szervezése. Szakmai anyagok kiküldése, elérhetővé tétele az érintetteknek. Nagyobb fokú publicitás biztosítása. Szakmai anyagok feltöltése az Internetre, Intranetre. Sajtóközlemények megjelentetése. 23/33
11. Fejlesztési javaslatok bevezetése: Bevezetési terv A folyamat optimalizálása érdekében projekttervet készítettünk. 24/33
25/33
12. Az optimalizált folyamat visszamérése: Mérési terv 26/33
Mérési terv: Optimalizált folyamat mérésére Folyamat megnevezése: ülés folyamatának optimalizálása A folyamat mutatószámai A folyamat célértéke (alsó és felső tűréshatár) Folyamatért felelős neve Mérésért felelős személy neve Mérés helyszíne Mérés időpontja (időszaka) Mérés módja Mérés gyakorisága 1. Átfutási idő: Az értekezlet kitűzésétől számított, a jegyzőkönyv aláírásáig eltelt ciklusidő 60 nap (+/- 5 nap SZIT A kollégiumi ülés időpontjának 2014. április kitűzése és 30-2014. jegyzőkönyvének December 31 aláírása között eltelt idő mérése Folyamatos 2. Vitaanyag előkészítés ciklusideje 20 nap +/- 2 nap SZIT 2014. április 30-2014. december 31. Vitaanyag elkezdése és begejezése között eltelt idő mérés Folyamatos 3. Részletes szakmai indoklások elkészítésének ciklusideje 10 nap +/- 2 nap SZIT 2014. április 30-2014. december 31 A döntést időpontja és a részletes szakmai indoklások elkészülte között eltelt idő mérése Folyamatos 4. Az előkészítő anyag összegyűjtésébe bevont ügyvédek, ügyészek száma 5 szervezet (ügyvédek, ügyészek, stb.) SZIT 2014. április 30-2014. december 30. Bevont ügyvédek, ügyészek listájának készítése Folyamatos 5. A bevont alsófokú bíróságok száma 4 bíróság SZIT 2014. április 30-2014. december 30. Bevont bíróságok listájának készítése Folyamatos 6. A honlapra feltöltött szakmai anyagok száma 7. Az intranetre feltöltött szakmai anyagok száma 8. A szakmai anyagokkal kapcsolatos sajtóközlemények száma 5 db 5 db 1db SZIT SZIT SZIT 2014. április 30-2014. december 30. 2014. április 30-2014. december 30. 2014. április 30-2014. december 30. Feltöltött szakmai anyagok számának meghatározása Feltöltött szakmai anyagok számának meghatározása Publikált szakmai anyagok számának meghatározása Folyamatos Folyamatos Folyamatos 27/33
Vezetői tájékoztató a fejlesztésről Folyamatfejlesztési terv rövid összefoglalása Alkalmazott módszertan rövid bemutatása Fejlesztés egyes lépéseinek és eredményeinek rövid ismertetése Folyamat jelenlegi és jövő állapotának bemutatása Jövőben várható teljesítmény számszerűsítése Teljes körűen bevezetendő feladatok: A projekt tervében megemlített összes feladatot a Szegedi Ítélőtábla mindkét szervezeti egysége teljes körűen vezeti be. A bevezetés folyamatos. III. Folyamatok állandó fejlesztése, monitorozása Az optimalizált folyamatot a javító intézkedések bevezetése után is állandóan nyomon fogjuk követni. A PDCA ciklus segítségével követjük az egyes lépések bevezetését, a hatékonyság alakulását. Be kell avatkozni, ha egy lépés nem hozza meg a megfelelő eredményt. Az optimalizált folyamat mutatóit állandóan mérni kell, a mérési eredményeket össze kell hasonlítani a célértékekkel. A folyamat fejlesztése után dokumentálni kell az elért eredményeket, s a fejlesztési munkában résztvevőket folyamatosan tájékoztatni kell az eredményekről. 28/33
13. Folyamat állandó követése, monitorozása A folyamatok állandó követését biztosító folyamatjellemzők, feltételek 1. Folyamatspecifikáció: A folyamatot megfelelően dokumentáltuk. Lépéseit folyamatábra segítségével tettük átláthatóvá. A folyamatok főbb lépéseihez indikátorokat dolgoztunk ki. 2. Végrehajtók: A folyamat egyes lépéseihez pontosan megjelöltük a lépésért felelős nevét és beosztását. A lépés megtételéért felelős személy rendelkezik azokkal az ismeretekkel, készségekkel, amelyek garantálják a jó teljesítményt. A megteendő lépésekhez a projekt tervben határidőket és felelősöket is megjelöltünk. 3. Folyamatfelelősségek: A folyamatok felügyeletéért, állandó fejlesztéséért, méréséért és dokumentálásáért a kollégiumok i a felelősek. 4. Infrastruktúra: A folyamat fejlesztéséhez szükséges infrastruktúra adott és megfelelő. A szervezeti ábra, a tisztán meghatározott felelősségi körök biztosítják, hogy a mérési eredmények és a bevezetett lépések hatékonyak lesznek. A folyamat fejlesztéséhez megfelelő az informatikai háttér (Intranet, Internet). 29/33
5. Mutatószámok: A kidolgozott mutatószámok és mutatók mérése folyamatos. Jellegük pontosan körülírt (specifikus), mérhető, megvalósítható, a céloknak megfelelő és határidőkkel ellátott. A folyamatok állandó követését biztosító intézményi feltételek 1. Vezetés: A vezetés részt vett a célok és projekt tervek kidolgozásában. Azok megvalósítása és a folyamatok állandó követése iránt a vezetés elkötelezett. 2. Intézményi kultúra: A jelenlegi helyzet értékelésében, a mérésben, a fejlesztési lehetőségek meghatározásában, a projekt tervek kidolgozásában a szervezett alkalmazottai csapatban vettek részt. A kidolgozott projektek megvalósítása során is előtérbe kerül a csapatmunka. 30/33
3. Szabályozás: Az optimalizált folyamat szabályozottá vált. Az egyes kidolgozott javító intézkedések rövidesen beépülnek a munkaköri leírásokba is. 4. Szakértelem: Az intézmény munkatársai rendelkeznek azokkal a kompetenciákkal, amelynek segítségével megvalósítható az állandó fejlesztés, a KAIZEN filozófiája. 31/33
Mellékletek 1. számú melléklet Fejlesztési területekhez csatolt projektek 32/33
Vezetés Stratégiaalkotás, tervezés Változáskezelési műhelyfoglalkozás CAF bevezetése Munkatársak Képzettségek, kompetenciák felmérése és nyilvántartása Partnerkapcsolatok, erőforrások Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerkapcsolatok létesítése, partnerségi megállapodás kötése gyakornokképzésre (A gyakornoki képzés folyamatának fejlesztése) Workshop, találkozók sajtóval, hivatásrendekkel a közvetlen kapcsolatok erősítése végett Folyamatok Az ítélkezési folyamat javítása Az Ítélőtábla honlapjának fejlesztése, frissítése ülések rendjének egységesítése Tanácselnöki feljegyzések készítésének folyamata Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése Munkatársakkal kapcsolatos eredmények Állampolgár, ügyfélközpontú eredmények. Társadalmi felelősségvállalás Nyitott bíróság program tapasztalatainak feldolgozása (Előadások, oktatások szervezésének folyamata iskolák számára) Kulcsfontosságú eredmények 33/33