Beszámoló a Nyitott bíróság program tapasztalatainak feldolgozásáról

Átírás

1 Beszámoló a Nyitott bíróság program tapasztalatainak feldolgozásáról Feladat: Nyitott bíróság program tapasztalatainak feldolgozása, folyamatának fejlesztése Indokoltság: Az igazságszolgáltatás nem eléggé transzparens a külső érintettek, szemlélők számára. Az érettségire készülő diákokat hasznos információval szeretnénk ellátni a bíróságok felépítésével, működésével kapcsolatosan, a hazai jogrendszerről tájékoztatást nyújtunk. Fejlesztési cél: Módszertan, eljárásrendnek kidolgozása a már működő programok automatizmusának elősegítésére, minőségének fejlesztésére, minőség ellenőrzésre. Meglévő (új) igények becsatornázása új programok szervezése érdekében. Az előadások anyagainak frissítése, aktualizálása. 1/30

2 Vezetői összefoglaló A szervezetnél bevezetésre kerülő CAF önértékelési rendszer pontosan meghatározta a Szegedi Ítélőtábla fejlesztendő területeit. A társadalmi felelősségvállalás területén kiemelten említették meg a Nyitott Bíróságok program fejlesztési lehetőségeit annak érdekében, hogy a közvélemény és a felnövő ifjúság képet kaphasson az ítélkezési folyamat egyes lépéseiről, a Szegedi Ítélőtábla munkájáról. Az OBH hosszú távú stratégiájában is fontos szerepet játszik a bírói munka átláthatósága. A Nyitott Bíróságok program keretében az oktatási intézmények számára szervezett tájékoztató előadások szervezési és lebonyolítási folyamatait elemeztük, a pályázati szakmai koncepció Tudásmegosztás fejezetéhez kapcsolódóan. Mivel szervezési folyamatról beszélünk, a fejlesztés strukturált módszerének alapjául az Útmutató Folyamatoptimalizálással kapcsolatos fejezeteit vettük, természetesen ügyelve arra, hogy a munka során figyelembe vegyük a Teljesítménymenedzsment terület fejlesztése során kidolgozott szervezeti célokat és indikátorokat. A fejlesztés a kijelölt csapat közös munkájának eredménye és konszenzuson alapszik. A fejlesztés főbb lépései a következők voltak: A fejlesztés első lépéseként meghatároztuk azokat a lehetséges mutatókat, amelyek segítségével mérni kívánjuk az elemzendő folyamatot. A fejlesztési csapat tagjai a szervezet elnökéből, és a Nyitott Bíróságok program irányítóiból kerültek ki. A folyamatfejlesztési terv elkészítése során azt vizsgáltuk meg, hogy mennyire illeszkednek a folyamat célkitűzései a szervezet stratégiájához. A jelenlegi folyamat egyes lépéseit folyamatábrán tüntettük fel, megemlítve a lépésenként keletkező dokumentumokat és a lépések megtételéért felelős munkatársakat. A folyamat méréséhez mérési tervet készítettünk. A folyamat és néhány mérési eredmény ismeretében azonosítottuk a végrehajtás során keletkező veszteségeket. A felmerülő problémákat fontossági sorrendbe rendeztük, majd ok-okozat diagram segítségével elemeztük. 2/30

3 A fejlesztési feladatokkal és megoldási javaslatokkal készítettük elő a döntéshozatalt, felsővezetői jóváhagyást. A feladatok bevezetése és az eredmények mérése érdekében projekttervet és mérési tervet készítettünk. Az utánkövetésre és az eredmények fenntartására lépéseket határoztunk meg. A folyamat fejlesztése során a következő feladatok végrehajtását határoztuk el: Címlisták készítése a szervezésben résztvevő oktatókról, iskolai alkalmazottakról Előadások diáinak aktualizálása, frissítése Év eleji konzultáció megszervezése előadóknak Szükséges oktatási eszközök listájának készítése Értékelő űrlapok készítése és feldolgozása (előadók, érintettek, résztvevők számára) (A projekt keretében elkészült, az 1-5. számú melléklet tartalmazza.) Értékkelő űrlap készítése sajtótájékoztatók hatékonyságának mérésére Az ÁROP program keretében eddig megvalósult fejlesztések: 1. számú melléklet: Értékelő űrlap 2013/2014 tanév. Oktatási intézmény neve: SZTEJKI Eötvös József Egységes Gimnázium 2. számú melléklet: Értékelő űrlap 2013/2014 tanév. Oktatási intézmény neve: Radnóti Miklós Kísérleti Gimnázium 3. számú melléklet: Értékelő űrlap 2013/2014 tanév. Oktatási intézmény neve: Ságvári Endre Gyakorló Gimnázium 4. számú melléklet: Értékelő űrlap 2013/2014 tanév. Oktatási intézmény neve: Tömörkény István Gimnázium és Művészeti Szakközépiskola 5. számú melléklet: Értékelő űrlap 2013/2014 tanév. Oktatási intézmény neve: Deák Ferenc Gimnázium 6. számú melléklet: Havi beszámoló 3/30

4 A Nyitott Bíróság projekt általános információi A Nyitott Bíróság program a októberében kötött együttműködési megállapodás alapján született a Szegedi Törvényszék, a Szegedi Ítélőtábla, a Ságvári Endre, Eötvös, Tömörkény, Radnóti, Deák Ferenc Gimnázium között. A program keretei között a Szegedi Ítélőtábla és a Szegedi Törvényszék bírái és bírósági titkárai, valamint felkért külső oktatóként Fekete Csaba, a Szegedi Tudományegyetem Hallgatói Szolgáltató Irodának vezetője tartanak a gimnáziumokban általános jogi ismeretek, polgári jog és büntető jog órákat, valamint előadást a hallgatói jogviszonyról. Eseti felkérés alapján a Szegedi Ítélőtábla bírái részt vesznek a gimnáziumok összevont szülői értekezletein, tantestületi értekezletein, jogi tanácsadás végett. Lehetőséget biztosítunk az iskolák számára bírósági tárgyalások látogatására, valamint börtönlátogatásra. Évente egy alkalommal perszimulációt rendezünk a diákoknak, ahol a narrátor elmagyarázza a bírósági eljárás menetét, eljárásjogi szabályait, valamint a teljes tárgyalást követhetik. Az együttműködés alapján alkalomszerűen külső előadókat kérünk fel a diákokat érintő előadások, tájékoztatók tartására. Átfutási idő: minden évben szeptembertől májusig Minőségi problémák: Amennyiben az iskolák nem bocsátanak a rendelkezésünkre technikai feltételeket (laptop, projektor, távirányítós diakapcsoló), azokról magunknak kell gondoskodni. Költség: az oktatók egy személy kivételével a Szegedi Törvényszék, illetve a Szegedi Ítélőtábla bírái, illetve bírósági titkárai, így oktatási tevékenységüknek költségvonzata nincs. Fekete Csaba, a Szegedi Tudományegyetem Hallgatói Szolgáltató Irodájának vezetője a vendégoktatónk, aki részére jelképes ajándékot adunk köszönetünk jeléül, egyéb költségvonzata nincs. 4/30

5 Hatékonysági elemek: Eredményesség, gazdaságosság: Pozitív visszajelzéseket kaptunk minden partner gimnáziumtól az oktatás színvonalával kapcsolatosan. Gazdaságos a projekt, mivel az oktatók számára nem kell óradíjat fizetni, a vendégelőadó számára pedig gyakorlatilag marketing tevékenységnek tekintendő, az előadás tartása, a leendő hallgatók tájékoztatása, megnyerése érdekében. 5/30

6 Hatásosság: Sok pozitív visszajelzést kaptunk a diákoktól, az osztályfőnököktől és az iskolaigazgatókról a program hatékonysága tekintetében. A diákok érdeklődéssel követik az órákat, kérdéseket tesznek fel az előadóknak. Biztonság: Amennyiben valamilyen akadály felmerül az órák megtartásával kapcsolatosan, minden feltételt előre meg kell határozni, hogy milyen helyettesítési rend szerint járunk el, így bármely előadó vagy gyermeke betegsége esetén egy azonos ügyszakban dolgozó kolléga megtartja az előadást, illetve az iskolával előre egyeztetett időpontra halasztható az előadás időpontja. Fejlődés: Az öt gimnáziummal való együttműködésünk már a második tanév óta zajlik, így az első tanév tapasztalatait leszűrve dolgozunk együtt az idei évben. A hallgatói jogviszony órákat az idei évben a legtöbb gimnáziumban már összevontan tartjuk, hiszen a téma előadás tartására tökéletesen alkalmas, több osztály együttes jelenléte nem befolyásolja a hatékonyságot, az érdeklődő diákok kérdéseket tehetnek fel az előadás közben és végén egyaránt. A büntetőjogi témakörből érdemes 2x45 perces órát tartani a visszajelzések alapján, mivel nagy érdeklődéssel kísérik a diákok. a konkrét jogeseteket, a gyakorló bírák történeteit. Az általános jogi ismeretek órák szárazak a diákok számára, ám ez olyan, mint a nyelvtanulás során a nyelvtan elsajátítása, egy olyan alap, mely segíti őket a felnőtt életben való eligazodásban, tudomásuk lesz a bíróság, az ügyészség felépítéséről, eljárási jogaikról, kötelezettségeikről. A tavalyi tapasztalatok alapján az idei évben csak büntető jogi témából tartunk per szimulációt, mivel ez izgalmasabbnak, érdekesebbnek bizonyult. 6/30

7 Kommunikációs események: Sajtó: A Szegedi Ítélőtábla sajtótitkára felteszi az Ítélőtábla honlapjára a Nyitott bíróság programmal kapcsolatos eseményeket, és megküldi az Országos Bírósági Hivatalnak is a cikket (sajtoszoba@obh.birosag.hu), akik szintén közzéteszik a bíróságok központi honlapján ( Terveink közé tartozik, hogy minél nagyobb nyilvánosságot adjunk a program eseményeinek. A sajtótitkár a helyi rádió számára is közli a programmal kapcsolatos híreket, akik szintén nyilvánosságot adnak a program eseményeinek. Találkozó: Évente júniusban az iskolák igazgatói, a törvényszék, ítélőtábla vezetői, koordinátorai a tapasztalatok leszűrése, a problémák, hiányosságok feltárása érdekében értekezletet tartunk a Szegedi Ítélőtáblán. A találkozó rendjének leírása: - időpont egyeztetés telefonon ( ben) a résztvevőkkel - meghívó megküldése - értekezlet lebonyolítása - jegyzőkönyv írásbeli elkészítése - jegyzőkönyv kiküldése a résztvevők részére A találkozók hatékonyságának értékelése: A már megszervezett értekezlet hatékonynak bizonyult, az összegzés során elhangzottakat a második tanév során figyelembe vettük, módosítottuk a gyakorlatunkon a szükséges mértékben. Tervek a jövőre nézve: Újabb együttműködési megállapodásokat szeretnénk kötni, hogy a diákok más hivatásrendek munkáját is megismerhessék. 7/30

8 A tanév kezdetén egy indító értekezletet szeretnénk tartani oktatott tantárgyanként az eddig megszerzett tapasztalatok összegzésére, információ átadására, valamint az oktatott anyag egységesítésére. Nehézségek és megoldási javaslatok: Nehézségként merül fel, hogy az egyes oktatók között nincs szakmai egyeztetési fórum. Ez okból kifolyólag az egyes tantárgyak előadóival a tanév elején szeptemberének elején szeretnénk tartani egy találkozót, ahol az előadandó témákat, tapasztalatokat megvitatnánk, tárgyanként külön választva. Szeretnénk megkérni a gimnáziumokat, hogy egy előre megküldött kérdőívet, amit mind a diákok, mind az osztályfőnökök kitöltenének az oktatás hatékonyságával kapcsolatosan, mi az, amit esetleg szeretnének, hogy a jövőre nézve változtassunk. Az oktatók is kitöltenének egy kérdőívet, milyennek tapasztalták az egyes iskolákban a diákok érdeklődését, visszajelzést adhatnak. A kérdőíveket anonim módon lehetne kitölteni (főleg a diákok esetében fontos), kérdőíveket tanévenként összesítenénk és táblázatba foglalnánk az erősségeket, gyengeségeket, terveket alkotnánk a változtatásra. 8/30

9 Folyamat fejlesztése A folyamat lépései 1. lépés: Folyamat teljesítményt jellemző mutatószám megállapítása A kiválasztott, fejlesztendő folyamatokkal kapcsolatos indikátorok meghatározásánál figyelembe vettük az Útmutató által ajánlott főbb mutatócsoportokat: A kiválasztott folyamatokra vonatkozóan a követező mutatószámokat dolgoztuk ki (ajánlás): Folyamat megnevezése Nyitott bíróságok tapasztalatainak feldolgozási folyamatának fejlesztése: Előadások, oktatások szervezésének folyamata iskolák számára A folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység megnevezése) Első lépés: Kapcsolat felvétele az intézménnyel Utolsó lépés: Oktatások, előadások hatékonyságának mérése, értékelése értekezleten Folyamathoz kapcsolódó mutatószámok (2 vagy 3) 1. Egy program szervezésének átfutási ideje 2. A bíróság honlapján olvasható tájékoztató letöltésének száma 3. havi statisztika készítése a programokról Előzetes célérték (kívánt mutató) Szeptembertől júniusig 10 hónap havi összegzés minden hónap utolsó napján 2. lépés: Folyamatfejlesztési csapat összeállítása Ebben a lépésben megtörtént a folyamatfelelősök kijelölése, a projekt felelősségek meghatározása. Alcsoportvezető: Dr. Harangozó Attila Csoporttagok: Dr. Ződi Zita Dr. Tóth Kinga 9/30

10 Felelősség mátrix Lépés Dr. Harangozó Dr. Ződi Zita Dr. Tóth Kinga Attila Folyamatok R A I átvilágítása Fejlesztési projekt R A I indítása Kiválasztott A R C folyamat felmérése Indikátorok kidolgozása A C R Folyamat állandó R A I követése, monitorozása Magyarázat: R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős szerepkör; A (Accountable/Approver, Számon kérhető/jóváhagyó): A feladat végrehajtása kapcsán végső felelősséget vállaló vezetői szerepkör. Egy folyamatlépéshez csak egy A szerepkör tartozhat; C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör; I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó szerepkör. 3. Folyamatfejlesztési terv készítése A folyamatfejlesztési terv elkészítése során elsősorban a fejlesztést kiváltó okokat, majd a problémákat elemeztük. Ezután pontosan definiáltuk az előforduló hibákat, tisztáztuk a fejlesztendő folyamat első és utolsó lépését. Az eredményeket a következő táblázat segítségével összegeztük: 10/30

11 Szervezeti környezet Az intézménnyel szemben meghatározott fejlesztéspolitikai elvárás: Hogyan illeszkedik ez a fejlesztés a szervezet stratégiájához? Az Országos Bírósági Hivatal utasítása alapján közel két éve működik a program. Nem ítélkező tevékenységhez kapcsolódó, átláthatóságot, partnerkapcsolatot támogató program. Cél: információ átadása, tájékoztatás nyújtása. Probléma meghatározása Kiváltó tényezők felsorolása, alapprobléma összefoglalása: Az előadás megtartását közvetlenül megelőzően derül ki, hogy nem alkalmas az időpont az iskolának (például ballagás, sportnap, egyéb ok miatt összevont órák stb.), illetve az előadó vagy gyermeke váratlanul beteg lesz. Néhány esetben nem volt elég hatékony a kommunikáció, mivel az iskolák koordinátorainak nem volt közvetlen mobil telefon elérhetősége, csak vonalas telefon, illetve , amin keresztül nem volt rövid időn belül elérhető, így a probléma sem volt orvosolható. Projekt terjedelmen belül Első és utolsó tevékenység megjelölése Első lépés: Kapcsolat felvétele az intézménnyel Utolsó lépés: Oktatások, előadások hatékonyságának mérése, értékelése értekezleten Projekt terjedelmen kívül Folyamaton kívül eső elemek Az iskolák együttműködése. Technikai feltételek biztosítása. A Szegedi Törvényszék oktatóival és más külső oktatókkal való együttműködés. Újabb megállapodások kötése az oktatási tevékenység bővítése érdekében. A közelmúltban mind a Polgári, mind a Büntető Törvénykönyv jelentős változáson ment keresztül, így az előadásokon használt diák hatályosításra szorulnak. Folytatnánk az eddigi gyakorlatot: - előadások tartása 11/30

12 - közreműködés szülői, illetve tantestületi értekezleten jogi tanácsadással - évente egy színházi előadás tartása, mint per szimulációt - börtönlátogatás megszervezése - tárgyalás látogatás biztosítása a törvényszéken - előadás a külföldi továbbtanulás és munkavégzés lehetőségeiről külső előadók segítségével - Árnyékprogramban való részvétel a bírói hivatás bemutatása érdeklődő középiskolai diákoknak Új tervek, projektek bevezetése: - nyomozók bevonása az oktatásba - esetlegesen ügyészek, igazságügyi szakértők is bemutatnák a munkájukat - nyitott nap tartása az Ítélőtáblán, ahol bemutatnánk az épületet, a tárgyalótermeket, irattárat, és tájékoztatást nyújtanánk a munkánkról, szervezeti felépítésünkről Célmeghatározás Folyamat optimalizálása és fejlesztése. Megfelelő módszertan kidolgozása tapasztalatok elemzésére és feldolgozására: Megoldás generáló csapat Dr. Harangozó Attila Dr. Ződi Zita Dr. Tóth Kinga Terveink között szerepel, hogy a március 3. napján aláírt keret 12/30

13 megállapodás alapján kötnénk egy együttműködési megállapodást a Csongrád Megyei Rendőr Főkapitánysággal, hogy tapasztalt nyomozók tartsanak gyakorlati órát iskolánként egy alkalommal az érdeklődő diákok számára. Ezeken az órákon a rendőr nyomozó bemutathatná az ujjlenyomat levételének módját, beszélne a kábítószeres ügyekről, a kihallgatás menetéről, a robotzsaru programról, a kerékpárok tulajdonjogát rögzítő számítógépes rendszerről a gyakori kerékpárlopások folytán, beszámolna a helyszínelésről, nyomozás folyamatáról stb. Egy-egy üveg ítélőtábla borával honorálnánk közreműködésüket. Az Országos Bírósági Hivatal célkitűzése szerint a jövő tanévtől bővítésre kerül a program, így mediátorok és dráma pedagógusok 3x45 percben foglalkoznának a gyerekekkel. Bírósági tárgyalást szimulálnának velük, illetve az iskolai konfliktusok kezelésének módjait gyakorolnák. 4. Folyamatábra készítése: A folyamat jelenlegi állapotát leíró ábra A folyamatábra elkészítésé műhelyfoglalkozás keretében történt a fejlesztő csapat részvételével. Meghatároztuk a folyamat egyes lépéseit, az egyes lépések során keletkező dokumentumokat. Az egyes lépésekhez meghatároztuk a felelősöket is. Az elkészült folyamatábra a következőképpen néz ki: 13/30

14 Dátum: Készítette: Nyitott bíróság program tapasztalatainak feldolgozása SZIT március 17. Szegedi Ítélőtábla Dokumentumok Folyamatábra Felelős Lista oktatási intézményekről Kapcsolatfelvétel SZIT Órarend Órarend készítése SZIT Órarend Javaslat időpontokról SZIT, Iskola Órarend Nem Határozat meghozatala SZIT Igen Agenda Agenda Agenda készítése Agenda elküldése SZIT Végleges agenda Nem Előadás időpontok véglegesítése SZIT, Iskola Igen Agenda Végleges agenda elküldése SZIT Pendrive Technikai eszközök átadása SZIT PPT diák Előadások SZIT Jegyzőkönyv Összegző értekezlez SZIT, Iskolák 14/30

15 A folyamat legfontosabb lépéseit írásban is rögzítettük: Dokumentum Lépés Felelős Lista az oktatási 1. lépés: SZIT intézményekről Együttműködési Kapcsolatfelvétel az intézménnyel megállapodás órarend 2. lépés: órarend SZIT elkészítése órarend 3. lépés: Javaslat SZIT, Iskola az előadás időpontjára órarend 4. lépés: Az SZIT előadók megfelelő időpontot választanak előadásuk megtartására agenda 5. lépés: agenda SZIT készítése agenda 6. lépés: Agenda SZIT, Iskola iskoláknak megküldése ellenőrzés végett Végleges agenda 7. lépés: Döntés az előadások végleges időpontjáról SZIT Végleges agenda 8. lépés: végleges SZIT, Iskola agenda megküldése az iskoláknak és az elnöki irodának 15/30

16 Pendrive, távirányító projektorhoz USB-s 9. lépés: szükséges technikai eszközök átadása a prezentáció megtartásához SZIT Prezentációs diák 10. lépés: előadás (prezentáció) megtartása SZIT (oktató), iskola jegyzőkönyv 11. lépés: összegző értekezlet SZIT, iskolák, Szegedi Törvényszék 4. lépés: Jelenlegi folyamatteljesítmény meghatározása: Mérési terv készítése A mérési terv elkészítése során a következő szempontokat vettük figyelembe: Milyen módszerekkel mérjük, illetve gyűjtjük az adatokat; Mi a mérés pontos terjedelme; Ki végzi az adatgyűjtést és mi az adatforrás; Az adatgyűjtés mintaszámának meghatározása; Az adatgyűjtés tervezett kezdete és vége, helyszíne, érintettjei; Milyen gyakorisággal érdemes mérni a folyamat teljesítményt. A szempontok figyelembevételével a következő mérési tervet készítettük: 16/30

17 Mérési terv Folyamat megnevezése: Oktatások, előadások szervezése A folyamat A folyamat mutatószámai célértéke (alsó és felső tűréshatár) Folyamatért felelős neve Mérésért felelős személy neve Mérés helyszíne Mérés időpontja (időszaka) Mérés módja Mérés gyakorisága 1. Módszertan száma a találkozók szervezésére ( -en, telefonon) 1 db Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT március május 31 Dokumentum meglétének ellenőrzése Egyszeri: április Egy program szervezésének átfutási ideje hét Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT március május 31 Dokumentum meglétének ellenőrzése Egyszeri: április Sajtótájékoztatók Értékelő űrlap eredményességéne átlaga k mérése Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT március május 31 Kérdőív átlaga Folyamatos 4. A bíróság honlapján olvasható tájékoztató letöltésének száma Letöltések száma Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT március május 31 Letöltések ellenőrzése Folyamatos 5. lépés: A veszteségek feltárása, problémaelemzés A veszteségek leírása, a problémák azonosítása során a következő szempontokat vettük figyelembe: a probléma rövid leírását, az érintett folyamatlépést (folyamatlépéseket); a probléma típusát (IT eszköz, humán, eljárás, stb.); a probléma fontosságát jellemző adatot; egyéb jellemző információkat. 17/30

18 Probléma- és prioritáslista Problémák rövid leírása Érintett folyamatlépés Probléma típusa Probléma fontosság a Probléma súlyosság a Összes pontszám Fontossági sorrend Az előadás megtartását közvetlenül megelőzően derül ki, hogy nem alkalmas az időpont az iskolának (például ballagás, sportnap, egyéb ok miatt összevont órák stb.), illetve az előadó vagy gyermeke váratlanul beteg lesz. Néhány esetben nem volt elég hatékony a kommunikáció sürgős értesítés (órákat közvetlenül megelőzően) esetén, mivel az iskolák koordinátorainak nem volt közvetlen mobil telefon elérhetősége, csak vonalas telefon, illetve , amin keresztül nem volt rövid időn belül elérhető, így a probléma sem volt orvosolható. A közelmúltban mind a Polgári, mind a Büntető Törvénykönyv jelentős változáson ment keresztül, így az előadásokon használt diák hatályosításra szorulnak. Néhány esetben nem volt pontos a kommunikáció: Nem volt egyértelmű, hogy hol várja az osztály osztályfőnöke az előadót (portánál, osztályteremben) Az osztályfőnök elfelejtette, hogy előadó érkezik Egy alkalommal az előadó egy héttel korábban érkezett az óra megtartására Oktatási eszközök nem állnak rendelkezésre 10 lépés 10. lépés 9. lépés 10. lépés 10. lépés 10. lépés 9. lépés /30

19 Magyarázat: A fontossági sorrend felállításához a következő értékeket vettük figyelembe: Fontosság: 1 pont: nem fontos, 2 pont: átlagos súlyú, 3. pont: nagyon fontos és sürgős Súlyosság: 1 pont: Csak kis mértékben okozza a folyamat lassúságát, 2 pont: Közepesen hat a folyamatra, 3 pont: Nagyon nagy hatással van a folyamatra 6. Veszteségek feltárása, problémaelemzés: Probléma és a gyökér-okok meghatározása: Halszálka diagram Első lépésként az ábra bal oldalán feltüntettük az okozatot, azaz azt a hibát, amelyet korábbi lépéseink során azonosítottunk. Ezek után meghatároztuk az eljárásokra (módszer), dokumentumokra, emberekre és rendszerekre visszavezethető okokat és azok gyökér-okait. Az ábra elkészítésével pontos képet kaptunk arról, mely okok játszanak szerepet abban, hogy elemzendő folyamatunk nem teljesítő képes. 19/30

20 Szervezési problémák (Képzés, előadás elmarad vagy nem hatékony Nyitott Bíróságok program fejlesztése Ok-okozat diagram Eljárások Dokumentumok Oktató osztályfőnök egyeztetési problémák Az időpont nem alkalmas az oktatásra (előadás előtt derül ki) Oktató egy héttel korábban érkezik Nincs folyamatosan követhető projekt terv Osztályfőnök elfeledkezik az oktatás időpontjáról Az oktatóz nem lehet elérni Nem ismert a mobil száma Előadások diái nem frissek Emberek Eszközök, kivetítő hiányzik Eszközök 7. lépés: Fejlesztési feladatok kidolgozása, értékelése A probléma elemzése során meghatározott okok megszüntetése érdekében, és a folyamat optimalizálásáért optimalizálási javaslatot fogalmaztunk meg, amelyet a következő táblázatban foglaltunk össze: Ssz. Probléma Megoldási javaslat 1. Az előadás megtartását közvetlenül megelőzően derül ki, hogy nem alkalmas az időpont az iskolának (például ballagás, sportnap, egyéb ok miatt összevont órák stb.), illetve az előadó vagy gyermeke váratlanul beteg lesz. Agenda készítése az előadásokról. Az írásos dokumentumot mind a két fél elfogadja. Kapcsolatfelvételkor teljes körűen elkérjük az iskolai események (ballagás, sport nap stb), szünetek időpontját és azokat figyelembe vesszük az agenda elkészítésekor. 20/30

21 2. Néhány esetben nem volt elég hatékony a kommunikáció, mivel az iskolák koordinátorainak nem volt közvetlen mobil telefon elérhetősége, csak vonalas telefon, illetve , amin keresztül nem volt rövid időn belül elérhető, így a probléma sem volt orvosolható. 3. A közelmúltban mind a Polgári, mind a Büntető Törvénykönyv jelentős változáson ment keresztül, így az előadásokon használt diák hatályosításra szorulnak. 4. Néhány esetben nem volt pontos a kommunikáció: Nem volt egyértelmű, hogy hol várja az osztály osztályfőnöke az előadót (portánál, osztályteremben) 5. Az osztályfőnök elfelejtette, hogy előadó érkezik 6. Egy alkalommal az előadó egy héttel korábban érkezett az óra megtartására A rugalmas kommunikáció érdekében szeretnénk elkérni a jövőre nézve a Ságvári és a Deák gimnáziumtól a koordinátorok közvetlen (sajnos néha privát) mobil telefonszámát a gyorsabb, hatékonyabb kommunikáció érdekében. Előadásokon használt diák összegyűjtése, a hatályos törvények szerinti frissítése, hatályosítása. A végleges agenda megküldésének időpontjában külön felhívást intézünk az iskolákhoz, ahol meghatározzuk a találkozási pontot az egyes iskolákban. Az oktatók részére hasznos lenne egy év eleji konzultációt tartani, ahol iránymutatást lehetne adni az új oktatók részére, illetve tapasztalatot lehetne cserélni az órákon tapasztaltakról. A vezető előadó lehetne Dr. Szeghő Katalin a polgári jog területéről és Dr. Hegedűs István a büntető jogi területről. Kérést intézünk az iskolák felé a tanév végi értekezleten, hogy az előre egyeztetett agendát közvetlenül küldje meg az egyes osztályok osztályfőnökeinek, hogy pontosan és közvetlenül értesüljenek az órák időpontjáról. Közösen elfogadott, és az érintett iskoláknak megküldött agenda az oktatók részére való megküldése en keresztül, a személyes postafiókba. 21/30

22 7. Oktatási eszközök nem állnak rendelkezésre Az év eleji konzultáción átadásra kerül az Szükséges eszközök átadásának rendje az oktatáshoz című dokumentum az oktatók részére. 22/30

23 8. Döntés előkészítés: javaslatok vezetői jóváhagyatása A fejlesztési javaslatokat középvezetői és felső vezetői szinten elemeztük, támogatás, jóváhagyás érdekében. A jóváhagyott megoldási és fejlesztési javaslatokat a következő táblázat tartalmazza: Ssz. Probléma Megoldási javaslat Jóváhagyás Igen/nem 1. Az előadás megtartását közvetlenül megelőzően derül ki, hogy nem alkalmas az időpont az iskolának (például ballagás, sportnap, egyéb ok miatt összevont órák stb.), illetve az előadó vagy gyermeke váratlanul beteg lesz. Agenda készítése az előadásokról. Az írásos dokumentumot mind a két fél elfogadja. Kapcsolatfelvételkor teljes körűen elkérjük az iskolai események, szünetek időpontját és azokat figyelembe vesszük az 2. Néhány esetben nem volt elég hatékony a kommunikáció, mivel az iskolák koordinátorainak nem volt közvetlen mobil telefon elérhetősége, csak vonalas telefon, illetve , amin keresztül nem volt rövid időn belül elérhető, így a probléma sem volt orvosolható. agenda elkészítésekor. A rugalmas kommunikáció érdekében szeretnénk elkérni a jövőre nézve a Ságvári és a Deák gimnáziumtól a koordinátorok közvetlen (sajnos néha privát) mobil telefonszámát a gyorsabb, hatékonyabb kommunikáció érdekében. 3. A közelmúltban mind a Polgári, mind a Büntető Törvénykönyv jelentős változáson ment keresztül, így az előadásokon használt diák hatályosításra szorulnak. 4. Néhány esetben nem volt pontos a kommunikáció: Nem volt egyértelmű, hogy hol várja az osztály osztályfőnöke az előadót (portánál, osztályteremben) Előadásokon használt diák összegyűjtése, a legújabb törvények szerinti frissítése, hatályosítása. A végleges agenda megküldésének időpontjában külön felhívást intézünk az iskolákhoz, ahol meghatározzuk a találkozási pontot az egyes 23/30

24 5. Az osztályfőnök elfelejtette, hogy előadó érkezik 6. Egy alkalommal az előadó egy héttel korábban érkezett az óra megtartására 7. Oktatási eszközök nem állnak rendelkezésre iskolákban. Az oktatók részére hasznos lenne egy év eleji konzultációt tartani, ahol iránymutatást lehetne adni az új oktatók részére, illetve tapasztalatot lehetne cserélni az órákon tapasztaltakról. A vezető előadó lehetne Dr. Szeghő Katalin a polgári jog területéről és Dr. Hegedűs István büntető jogi területről. Közösen elfogadott projekt terv. Az osztályfőnökök előzetes értesítése. Közösen elfogadott, és az érintetteknek elküldött agenda az oktatók részére való megküldése en keresztül, a személyes postafiókba. Az év eleji konzultáción átadásra kerül a Szükséges eszközök átadásának rendje az oktatáshoz című dokumentum az oktatók részére. 24/30

25 9. Fejlesztési javaslatok bevezetése: Bevezetési terv A projekttervünk a következőképpen néz ki: 25/30

26 26/30

27 10. Az optimalizált folyamat visszamérése: Mérési terv Folyamat megnevezése: Oktatások szervezése A folyamat célértéke A folyamat mutatószámai (alsó és felső tűréshatár) Folyamatért felelős neve Mérési terv Mérésért felelős személy neve Mérés helyszíne Mérés időpontja (időszaka) Mérés módja Mérés gyakorisága 1. Módszertan száma a találkozók szervezésére ( en, telefonon) 1 db Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT 2. Egy program szervezésének átfutási ideje hét Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT 3. Sajtótájékoztatók eredményességének mérése Értékelő űrlap ádr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT 4, A bíróság honlapján olvasható tájékoztató Letöltések letöltésének száma száma Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT 5. Kidolgozott agenda oktatásokról db Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT 6. Oktatók értékelő űrlapja db Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT 7. Oktatás értékelő űrlapja db Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT 8. A konzultáció értékelő űrlapja db Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT Dokumentum március- meglétének május 31 ellenőrzése Dokumentum március- meglétének május 31 ellenőrzése Egyszeri: április 30. Egyszeri: április március május 31 Kérdőív átlaga Folyamatos március- Letöltések május 31 ellenőrzése Dokumentum március- meglétének május 31 ellenőrzése Dokumentum március- meglétének május 31 ellenőrzése Dokumentum március- meglétének május 31 ellenőrzése Dokumentum március- meglétének május 31 ellenőrzése Folyamatos Évente egyszer Oktatónként Oktatásként Komzultációk száma szerint 9. Az oktatást értékelő űrlap átlaga Átlag Dr. Ződi Zita Dr. Ződi Zita SZIT március- Átlagok május 31 számítása Oktatásonként 27/30

28 Teljes körűen bevezetendő feladatok: Címlisták készítése a szervezésben résztvevő oktatókról, iskolai alkalmazottakról Előadások diáinak aktualizálása, frissítése Év eleji konzultáció megszervezése előadóknak Szükséges oktatási eszközök listájának készítése Értékelő űrlapok készítése és feldolgozása (előadók, érintettek, résztvevők számára) Értékkelő űrlap készítése sajtótájékoztatók hatékonyságának mérésére Továbbfejlesztés lehetséges területei: A március 3. napján megkötött megállapodás alapján a rendőrséggel történő megállapodás megkötése júniusában a Nyitott Bíróság tapasztalatainak összegzése értekezleten újabb napirendi pontokat vezetünk be az eddigi, fent felsorolt tapasztalatok alapján, a folyamat optimalizálása érdekében szeptemberében értekezletet szervezünk az oktatók számára, témakörönként külön-külön, hogy az eddigi tapasztalatokat átadhassák az oktatók egymásnak. Részben, illetve hosszú távon bevezetendő javaslatok: Az igazságügyi szakértőkkel két tanév múlva, míg az ügyészekkel három tanév múlva kötnénk együttműködési megállapodást az iskolákban való előadás tartásáról. Az optimalizált folyamatot a javító intézkedések bevezetése után is állandóan nyomon kell követni. A PDCA ciklus segítségével követni kell az egyes lépések bevezetését, a hatékonyság alakulását. Be kell avatkozni, ha egy lépés nem hozza meg a megfelelő eredményt. Az optimalizált folyamat mutatóit állandóan mérni kell, a mérési eredményeket össze kell hasonlítani a célértékekkel. A 28/30

29 folyamat fejlesztése után dokumentálni kell az elért eredményeket, s a fejlesztési munkában résztvevőket folyamatosan tájékoztatni kell az eredményekről. Csatolt dokumentumok: Az ÁROP program keretében eddig megvalósult fejlesztések: Első számú melléklet: Értékelő űrlap 2013/2014 tanév. Oktatási intézmény neve: SZTEJKI Eötvös József Egységes Gimnázium Második számú melléklet: Értékelő űrlap 2013/2014 tanév. Oktatási intézmény neve: Radnóti Miklós Kísérleti Gimnázium Harmadik számú melléklet: Értékelő űrlap 2013/2014 tanév. Oktatási intézmény neve: Ságvári Endre Gyakorló Gimnázium Negyedik számú melléklet: Értékelő űrlap 2013/2014 tanév. Oktatási intézmény neve: Tömörkény István Gimnázium és Művészeti Szakközépiskola Ötödik számú melléklet: Értékelő űrlap 2013/2014 tanév. Oktatási intézmény neve: Deák Ferenc Gimnázium Hatodik számú melléklet: Havi beszámoló 29/30

30 11. Folyamat állandó követése, monitorozása Havi statisztika elkészítése és megküldése az Országos Bírósági Hivatalnak. Kérdőív elkészítése az elégedettség kimutatására, diákok, osztályfőnökök, előadók számára. Ezek éves összesítése. 12. Jelentés készítése Minden évben éves összesítést készítünk a tanév során elért eredményekről, statisztikáról, melyet egyúttal megküldünk az Országos Bírósági Hivatal felé is. 30/30