KIRA FORRÁS FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ

KIRA FORRÁS FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ Forrás Akadémia GriffSoft Informatikai Zrt. 1041 Budapest, Görgey Artúr utca 69-71. Telefon: +36-1/450-2200, +36-62/549-100 Fax: +36-1/239-0056, +36-62/401-417 Web: www.griffsoft.hu

Dokumentum információ Készítette: Kraller István Verzió szám: 1.0 Lektorálta: Selmeci-Szabó Viktória Verzió dátum: 2017.09.15 Verzió történet Verzió szám Verzió dátum Leírás Fájl neve 1.0 Eredeti KIFO FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ 2

Tartalom 1. KÖZPONTI, NEM KARBANTARTHATÓ TÖRZSEK... 4 1.1. Jogcím törzs... 4 1.2. Gyűjtő< >számlaszám összerendelések... 5 2. KARBANTARTHATÓ TÖRZSEK, PARAMÉTEREK... 6 2.1. Gazdálkodó törzs... 6 2.2. Számlatükör paraméterek... 8 2.3. KIRA Forrás kódmegfeleltetés... 16 3. XML FELOLVASÁS... 20 3.1. Ellenőrzés... 20 3.2. XML felolvasás... 22 3.3. Felolvasott adatok megjelenítése... 24 4. FELDOLGOZÁS... 26 4.1. Feldolgozás... 26 4.2. Hibás tételek megjelenítése... 27 4.3. Feldolgozott adatok megjelenítése... 29 5. BÉRSZÁMFEJTÉSI NAPLÓ NYITÁSA... 31 6. ADATOK BÉRSZÁMFEJTÉSI NAPLÓBA KÜLDÉSE ÉS VISSZAVONÁSA... 32 7. ELŐZETES FŐKÖNYVI LISTA EGYEZTETÉSE A FINANSZÍROZÁSI ÖSSZESÍTŐHÖZ... 36 8. AKTUALIZÁLÁS FŐKÖNYVI FELADÁS... 39 9. ELŐFORDULÓ HIBÁK MEGOLDÁSI JAVASLATOK... 40 3

1. KÖZPONTI, NEM KARBANTARTHATÓ TÖRZSEK 1.1. Jogcím törzs Válasszuk a KIRA >Forrás adatküldés interface.net munkakörön belül a Törzsek / a. Jogcím törzs menüpontot! Feladata: A KIRA rendszer jogcímeit tartalmazza, melyek részt vehetnek a feladásban. 4

1.2. Gyűjtő< >számlaszám összerendelések Válasszuk a KIRA >Forrás adatküldés interface.net munkakörön belül a Törzsek / b. Gyűjtő< >számlaszám összerendelések menüpontot! Feladata: A pénzügyi számvitel szerinti főkönyvi számlaszám hozzárendelése központi egyedi gyűjtőhöz. 5

2. KARBANTARTHATÓ TÖRZSEK, PARAMÉTEREK 2.1. Gazdálkodó törzs Válasszuk a KIRA >Forrás adatküldés interface.net munkakörön belül a Gazdálkodó / a. Gazdálkodó törzs menüpontot! Feladata: A gazdálkodó intézmény azonosítása és központi paraméterezéshez rendelése. A Gazdálkodó rögzítése a + funkciógombbal történik. A gazdálkodói adatok kitöltése során eldönthetjük, hogy a Személyes adatok felolvasását Igen-re vagy Nem-re állítjuk. Igen esetén a személyek személyes adatai (név, adószám, stb.) beolvasásra kerülnek, azaz meg fognak jelenni az illetmény összegek mellett pl. a feldolgozott adatok lekérdezésekor. Nem választásakor a személyek nevei rejtve maradnak. Rögzítés után nyomjuk meg a Mentés gombot. 6

A Gazdálkodó törlése a funkciógombbal történik. Ha a gazdálkodót töröljük, akkor a felolvasott és feldolgozott adatok is törlésre kerülnek, amennyiben bármely időszakra vonatkozóan xml állomány felolvasása, illetve feldolgozása már történt a gazdálkodó részére. A gazdálkodó nem törölhető amennyiben bármely időszakra vonatkozóan már a feladás is megtörtént. Ilyenkor az alábbi hibaüzenet jelenik meg a funkciógombra történő kattintást követően: A Nem feladandó jogcímek a paraméterezés során kerülnek kitöltésre. A feladásokban nem fognak szerepelni, azok a KIRA számfejtési jogcímek, amelyek itt felsorolásra kerülnek. A jogcímek között jellemzően összegző és -ből -ös jogcímek találhatóak, amelyek duplázódást eredményeznének, amennyiben a feladásokba belekerülnének. A KIRA jogcímek változásai miatt előfordulhat, hogy a felhasználóknak szükséges módosítaniuk a Nem feladandó jogcímek körét. Központi gazdálkodóval rendelkező intézmények esetén elegendő a Központi gazdálkodónál a nem feladandó jogcímek körét módosítani, a beállítás érvényes lesz az intézményekre vonatkozóan is. 7

2.2. Számlatükör paraméterek Válasszuk a Gazdálkodó / b. Számlatükör paraméterek menüpontot! Feladata: A pénzügyi és a költségvetési számviteli kontírozás meghatározása. A KIR kategória jogcímeit és a saját jogcímeket a Számlatükör paraméterek megtekintésben látható egyedi gyűjtőkre felelteti meg. A Feladás I/N/F dimenzióval állíthatjuk be, hogy feladásra kerüljenek-e a KIRA számfejtési jogcímek. A Számlatükör paraméterek karbantartása: Központi gazdálkodó használata esetén a paraméterek csak megtekinthetők az intézmények részére, új tétel rögzítése/módosítás/törlés a központi gazdálkodóként beállított intézmény adatbázisába belépést követően lehetséges. KIFO Végfelhasználói munkakörrel rendelkező felhasználók esetén nincs lehetőség a számlatükör paraméterek karbantartására. 8

Új jogcím rögzítése: a KIRA számfejtési jogcím szerepel a jogcím törzsben, de még nem szerepel a számlatükör paraméterekben. A számlatükör paraméterekbe történő belépést követően a + gomb megnyomásával van lehetőség az új jogcím rögzítésére, ahol a felugró ablakban a következőket szükséges kitölteni: o Kategória sorszám: nagy X rögzítése szükséges, amely a felhasználó által meghatározott kategória. o Kategória értéke: a program által automatikusan kitöltésre kerül. A mező értéke a számlatükör paraméterekben található legmagasabb kategória érték + 1. o Megnevezés: tetszőleges szöveg megadása lehetséges. o Követel oldali szla/gyűjtő: lehetőség van 42110/42111/42120/42121 főkönyvi számlák és egyedi gyűjtők megadására. Az F2 funkciógomb megnyomását követően az egyedi gyűjtő kiválasztható, azonban a 42 kezdetű főkönyvi számlák ebben a menüpontban törzskapcsolattal nem rendelkeznek, így nem válaszhatók ki, azokat kézzel szükséges megadni. Követel oldali szla/gyűjtő kitöltöttsége a jogcímek szakaszokba kerülését is meghatározhatja. Csak akkor szabad megadni, ha a feladás 3. 4. szakaszába kerül a tétel. Egyéb esetben, ha a munkavállalótól levonásra kerül, adó, járulék, vagy banki utalással került kifizetésre tilos megadni. o Dátumkiegészítés: Igen/Nem. Jelenleg a KIFO modul működésében nincs szerepe. o Feladás: I: Igen: Feladásban megjelenik a tétel. N: Nem: Feladásban nem jelenik meg a tétel. F: Feladás: Feladásban megjelenik a tétel. (Nem használtuk a paraméterezés során.) o KIR kategória jogcímei: KIR bérszámfejtési jogcímek, paraméterezés sablonként funkcionált, felhasználók nem tudnak módosítást végezni az itt található jogcímekben. o Saját jogcímek: lehetőség van a KIRA bérszámfejtési jogcím kiválasztására F2 funkciógomb segítségével. Egynél több KIRA bérszámfejtési jogcím is 9

kiválasztható, amennyiben azonos egyedi gyűjtőkhöz szeretnénk rendelni azokat. o Több jogcím esetén a jogcímek vesszővel kerülnek elválasztásra a mezőben. Az Általános, Prémiumévesek, Megbízás, Közalkalmazott + részmunkaidős, Köztisztviselő + részmunkaidős, Hivatásos + részmunkaidős, Hivatásos1 + részmunkaidős, Munkatörvénykönyves + részmunkaidős, Igazságügyi + részmunkaidős, Kormánytisztviselő + részmunkaidős mezőkben egyedi gyűjtők megadása lehetséges F2 funkciógomb használatával. Egy jogcím esetén különböző egyedi gyűjtők megadására van lehetőség. A mezőben a megkülönböztetés a KIRA-ban használt JOGTIPKOD értéke alapján történik. Amennyiben az Általános mező kitöltésre kerül, akkor mindig az ott megadott egyedi gyűjtőre kerül a jogcím, függetlenül attól, hogy bármely másik mezőben is kitöltésre került az egyedi gyűjtő. Új sor rögzítésénél mindig kötelező kitölteni az Általános mezőt vagy legalább egy teljes munkaidős mezőt, különben erre vonatkozó hibaüzenetet kapunk. Amennyiben egy vagy több jogcím esetén a Feladás = Nem beállítást választottuk, akkor is szükséges legalább egy tetszőleges egyedi gyűjtőt megadnunk vagy az Általános mezőben vagy egy teljes munkaidős munkaviszonyra vonatkozó mezőben. (Feladás = Nem esetén a bérszámfejtési naplóba átadás nem fog történni.) 10

Bármely "jogtipkód" esetén kitölthető. Amennyiben az általános mezőben az egyedi gyűjtő kitöltésre kerül, akkor minden esetben az itt megadott egyedi gyűjtőre kerül a jogcím, függetlenül attól, hogy bármely mező is kitöltésre került. Táblázatban nem szereplő jogtipkód esetén is elvégzi a megfeleltetést. A KIRA-ban használt JOGTIPKOD és a KIFO modul Számlatükör paraméterek kapcsolata Számlatükör kitöltése (egyedi gyűjtő elkülönítése jogtípuskódonként) KIRA kódérték KIRA kódnév Általános Megbízásos jogviszony KIFO modul számlatükör paraméterek mezői Közalkalmazott Köztisztviselő Hivatásos Hivatásos1 Prémiumévesek Munkatörvénykönyves Igazságügyi Kormányti sztviselő 0 Technikai jellegű jogviszonytípus x 1 Kormányzati szolgálati jogviszony x 2 Közszolgálati jogviszony x 3 Közalkalmazotti jogviszony x 4 5 Rendvédelmi szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonya Igazságügyi alkalmazott szolgálati viszonya x x 6 Munkaviszony x 7 Nevelőszülői foglalkoztatási jogviszony x 8 Ösztöndíjas foglalkoztatási jogviszony x 9 Közfoglalkoztatási jogviszony x 10 12 Tanulószerződéssel foglalkoztatott jogviszonya Egyszerűsített foglalkoztatási jogviszony 13 Egyházi szolgálati jogviszony x x 14 Állami vezetői szolgálati jogviszony x 15 Számvevő jogviszony x 16 Állami szolgálati jogviszony x 27 Hjt. szerinti szolgálati jogviszony x x 28 Ügyészségi szolgálati jogviszony x 29 Bírói szolgálati jogviszony x 30 Megbízási jogviszony x 11

Bármely "jogtipkód" esetén kitölthető. Amennyiben az általános mezőben az egyedi gyűjtő kitöltésre kerül, akkor minden esetben az itt megadott egyedi gyűjtőre kerül a jogcím, függetlenül attól, hogy bármely mező is kitöltésre került. Táblázatban nem szereplő jogtipkód esetén is elvégzi a megfeleltetést. Számlatükör kitöltése (egyedi gyűjtő elkülönítése jogtípuskódonként) KIRA kódérték KIRA kódnév Általános Megbízásos jogviszony KIFO modul számlatükör paraméterek mezői Közalkalmazott Köztisztviselő Hivatásos Hivatásos1 Igazságügyi Prémiumévesek Munkatörvénykönyves Kormánytisztviselő 31 Választott tisztségviselő jogviszonya x 32 Egyéb tiszteletdíjas jogviszony x 50 Akadémikus x 51 Volt közjogi méltóság x 52 Egyéb ösztöndíj x 53 Alapított díjak, járadékok folyósítása x 54 Ápolási díj folyósítása x 55 Szociális gondozói díj folyósítása x 56 Munkarehabilitációs díj folyósítása x 57 Hozzátartozói ellátás folyósítása x 58 Hallgatói munkaszerződéses jogviszony x 59 Tisztjelölti szolgálati jogviszony 91 Munkanélküli ellátás folyósítása x 92 Passzív ellátás folyósítása x 93 Felsőoktatási intézmény hallgatója x 94 Sor-, tartalékos-, és polgári szolgálatot teljesítők 98 Egyéb x 99 Technikai jogviszonytípus EB ellátáshoz x x 12

Módosítás: Amennyiben egy KIRA bérszámfejtési jogcím nem a megfelelő egyedi gyűjtőhöz van hozzárendelve vagy a Megnevezés nem megfelelő, akkor a Számlatükör paraméterekben módosítás végezhető. Jogcím és egyedi gyűjtő párosítások, megnevezés módosítása: a KIRA számfejtési jogcím szerepel a jogcím törzsben és a számlatükör paraméterekben is. A Számlatükör paraméterekben a Gazdálkodó és a Jogcím kiválasztása után azok a sorok fognak megjelenni a képernyőn, amelyben a jogcím megtalálható. o Ha egy sor jelenik meg a képernyőn, akkor a sor kiválasztását követően a Módosítás ikonra kattintunk és elvégezzük a szükséges egyedi gyűjtő vagy megnevezés módosításokat. o Ha több sor jelenik meg a képernyőn, akkor először azt kell eldönteni, hogy melyik sort szükséges módosítanunk. Ezt a kategória sorszám és a kategória érték alapján tudjuk meghatározni, melyről a következő oldalon bővebb információ található. Például: Az alábbi képernyőn látható, hogy a 77009 jogcím 3 sorban is szerepel, melyek kategória sorszámai: OSA1, OSA4, x. Az x kategória sorszámmal rendelkező sor kerül először végrehajtásra, így az ebben a sorban megadott egyedi gyűjtőket, megnevezéseket szükséges módosítanunk. 13

Törlés: a tévesen rögzített sorok a funkciógomb segítségével törölhetők. Az A, F, M kategória sorszámmal rendelkező tételek nem törölhetők. Speciális kategóriák, csak az egyedi gyűjtők, megnevezés írható felül. Amit még a Számlatükör paraméterekről tudni szükséges: Kategória sorszám, kategória érték funkciója: Ha a számlatükör paraméterekben rákeresünk egy bérszámfejtési jogcímre és egynél több soron is megtalálható, akkor az abc -ben legutóbb elhelyezkedő kategória sorszámmal rendelkezőt hajtja végre a program. A sorrend: x, OSA5, OSA4, OSA1, M, F, A. A kis x és a nagy X között nincs sorrendi különbség, kézzel rögzítés során: nagy X, GriffSoft Zrt által történő csv import alapján a kis x is elfogadható volt. Amennyiben egy bérszámfejtési jogcím egynél több soron is megtalálható, melyek kategória sorszáma (x, OSA5, OSA4, stb ) azonos, akkor az a megfeleltetés kerül végrehajtásra, ahol a Kategória érték nagyobb. A KIFO modul által használt, jogcímekhez tartozó OSA1/OSA4/OSA5 kategória sorszámokat a MÁK a KIR-ben elérhetővé tette a jogcímekre vonatkozóan, azonban a KIRA-ban nincs erre vonatkozó információ. A MÁK által korábban megadott kategória sorszámok a paraméterezést segítették. a jogcímeken módosítani nem lehet. Amennyiben nem felel meg a KIR által meghatározott kategória, felülbírálható úgy, hogy a jogcímet szerepeltetjük egy x-es kategóriájú sorban. Kategória értékként az A, F, M kateg. ssz. esetén szöveg, OSA1, OSA4, OSA5, X, x kategória sorszámok esetén számok kerültek megadásra a paraméterezés beállításakor. Feladás (I/N/F) funkciója: Feladás = Igen: Ebben az esetben a bérszámfejtési naplóban meg fognak jelenni a KIRA bérszámfejtési jogcímhez kapcsolódó tételek. A KIFO modulban a feldolgozott tételek szakaszokra történő lekérdezése során kerülhetnek 01,02,03,04. szakaszba is. 14

A szakaszok: 01.szakasz = Amennyiben a bérszámfejtési jogcím kezdete nem: 7 vagy 8, akkor 01. szakaszba kerül a jogcím, ha a Feladás = I vagy Feladás = F és a Követel oldali számla nem kerül kitöltésre. (Tartozik oldal) 02.szakasz = 01. szakasz Követel oldala. 03.szakasz = Az alábbi feltételek szükséges ahhoz, hogy a KIRA számfejtési jogcímek 03. szakaszba kerüljenek (Tartozik oldal) a Feladás = F vagy a Feladás = I és a bérszámfejtési jogcím kezdete: 7 vagy a Feladás = I és a Követel oldali számla kitöltésre kerül. 04.szakasz = 03. szakasz Követel oldala. A jogcímek nem kerülnek a bérszámfejtési naplóba átadásra: Feladás = Nem: Ebben az esetben a bérszámfejtési naplóban nem fognak megjelenni a KIRA bérszámfejtési jogcímhez kapcsolódó tételek. A KIFO modulban a feldolgozott tételek szakaszokra történő lekérdezése során 05. szakaszba kerülnek a jogcímek, melyek a bérszámfejtési naplóban nem fognak megjelenni. Leggyakrabban a reprezentáció és cégtelefon jogcímeknél alkalmaztuk ezt a beállítást. Amennyiben egy jegyzéktételen több számfejtési jogcím is szerepel és ezen jogcímek esetén legalább egy jogcím esetén Feladás = NEM, akkor az ugyanazon jegyzéktételen szereplő többi jogcím sem kerül feladásra annak ellenére sem, ha ezen jogcímek esetén Feladás = Igen. Feladás = Igen és az Általános mező = NEM KÖNYVEL. Ebben az esetben sem fognak megjelenni a bérszámfejtési naplóban a KIRA bérszámfejtési jogcímhez kapcsolódó tételek. Az Általános mező kitöltése során bármilyen szöveg beírható, amelynek a kezdete nem lehet: "K" vagy 3K. Az egyeztető listán 01 vagy 03. szakaszba kerül a tétel, azonban nem fog a bérszámfejtési naplóban szerepelni. Egy jegyzéktételen bármennyi jogcím szerepelhet, csak a NEM KÖNYVEL beállítással rendelkező jogcím nem fog szerepelni a feladásban. Leggyakrabban a TB esetén alkalmaztuk ezt a beállítást. Gazdálkodó / Gazdálkodó törzs: Nem feladandó jogcímként beállított jogcímek. Az összegző és a -ből -ös jogcímek kerülnek ide. 15

Amennyiben az xml állományokban nincs meg az egyezőség a 01. és 02. szakasz között, akkor a Központi költségvetési szervek esetén a generált flag biztosítja az egyezőséget, Önkormányzatok esetén fejlesztés alatt a generált flag. Az elkészült bérszámfejtési naplók során nincs jelentősége annak, hogy egy tétel a KIFO szerint 01., 03. szakaszba, illetve a 02., 04. szakaszba került. A KIFO modulból átadott tételeknél a bérszámfejtési napló előállítása során nem okoz problémát a 01. és 02. szakasz közötti eltérés. A Tartozik oldalra a 01. és 03. szakasz kerül (ezért "nem fontos", hogy egy jogcím a 01. vagy 03. szakaszban szerepel), a Követel oldal ezen szakaszok összege alapján kerül meghatározásra a 02. és 04. szakaszokban lévő 3K36 jogcímek figyelembe vételével. 2.3. KIRA Forrás kódmegfeleltetés Válasszuk a Gazdálkodó / c. KIRA Forrás kódmegfeleltetés menüpontot! Feladata: -Forrás főkönyvi dimenzió meghatározás szabályának leírása, -Dimenzió meghatározás intézményi/központosított szintű kezelése, -Forrás dimenziók megfeleltetéseinek rögzítése intézményi/központosított szinten. 16

A KIRA-Forrrás kódmegfeleltetés ablakban a KIRA kódok Forrás kódoknak történő megfeleltetése történik a fejadatban felsorolt törzsadatok szerint. Pl. ha egy új elszámolási egység jelenik meg a beolvasott XML állományban, amely ebben a menüpontban még nem került megfeleltetésre, akkor itt szükséges a Forráskódnak megfeleltetni. A fejadatban szereplő standard dimenziók (KF_TIPUS) nem módosíthatók és nem törölhetők. MASODLAGOS ELSZEGYS FELADDAT SZAKFEL PENZFORRAS KERETGAZDA UGYLETKOD GYUJTO2 GYUJTO3 BONYESEM A KF_STANDARD nem módosítható mező, jelzi, hogy az adott paraméter standard-e. Új felvitel esetén értéke kötelezően NEM. Az intézmény törzsszámát tartalmazza a KF_GA_TORZSSZAM mező. A fejadatban lévő új dimenzió felvitele akkor lehetséges, ha az a forrás törzsadatokban is kialakításra került. Ennek bővítésére a + gomb megnyomásával van lehetőség. A fejadatban szereplő további adatmezők vezérlik a megfeleltetést: KF_KOZPONTI: Amennyiben központi gazdálkodós kialakítás történt, akkor be tudjuk állítani, hogy a központi gazdálkodónál megadott KIRA-Forrás kódmegfeleltetést használja a többi intézmény is vagy egyedi kódokat használnak. KF_INPUTEXPR: Az Input kifejezés mezőben megadott SQL kifejezés vezérli az xml állományokban található kódok Forrás kódoknak történő megfeleltetését. KF_SAJATSQL: Központi gazdálkodós kialakítás esetén ebben a mezőben a központi gazdálkodó SQL kifejezésétől eltérő SQL kifejezést tudunk rögzíteni a KIRA-Forrás kódmegfeleltetés elvégzéséhez. 17

KF_DEFAULTEXPR: Az Alapértelmezés kifejezés mezőben egy Forrás kód adható meg a paraméterezés során. Funkciója: ha nem került összerendelésre a KIRA kód a Forrás kódhoz a soradatokban, akkor a Soradatokban nem szereplő KIRA kódhoz az Alapértelmezés kifejezés mezőben szereplő értéket rendeli, melynek feltétele, hogy megadott kód szerepeljen a törzsadatok között. KF_EMPTYEXPR: kitöltése opcionális, lehet üres is. Kitöltés esetén SQL-be beágyazható kifejezést szükséges ide írni. GA_KTORZSSZAM: A Központi gazdálkodó törzsszámát tartalmazza, amennyiben központi gazdálkodós kialakítás történt. KF_INPUTEXPR_K: Központi gazdálkodóra vonatkozó mező. KF_DEFAULTEXPR_K: Központi gazdálkodóra vonatkozó mező. KF_EMPTYEXPR_K: Központi gazdálkodóra vonatkozó mező. A soradatban még nem szereplő KIRA kód felvételére a + gomb megnyomásával van lehetőség. A felrögzített adatok törlése a mínusz gomb megnyomásával történik. Lehetőség van a tételek duplikálására is a ++ gombbal. 18

Ahol beállításra került központi gazdálkodó és a fejadatban szereplő törzsadatban (pl. szakfeladat) a központi gazdálkodó Igenre van állítva, ott csak a központi gazdálkodónak van lehetősége az adatok módosítására, bővítésére, törlésére. Fej adatok bővítése + gomb segítségével 19

Sor/tétel adatok bővítése + gomb segítségével 3. XML FELOLVASÁS 3.1. Ellenőrzés A bérszámfejtési XML állomány felolvasása előtt érdemes a KIRA fájlműveletek / e. KIRA XML ellenőrzés menüponttal az állományt leellenőrizni. 20

A MÁK az xml állományokat az eadat-on zip vagy gz kiterjesztéssel teszi elérhetővé. A letöltött állományokat szükséges kicsomagolni pl. Total Commander/Fájl/Kicsomagolás menüpont segítségével. A kicsomagolást követően kiválasztjuk a Magyar Államkincstártól letöltött XML állományt, majd Open/Megnyitás gomb. Nem hibás állomány esetén a következő üzenetet kapjuk: Az XML állományokban található hiba esetén, az alábbi képernyőképen látható vagy más jellegű hiba esetén ehhez hasonló hibaüzenetet kapunk. A struktúra hibával rendelkező állományok beolvasása nem lehetséges a KIFO modulba. XML hiba esetén a MÁK-tól másik állományt szükséges igényelni az intézményeknek. 21

Az xml ellenőrzés során hiba lépett fel: 3.2. XML felolvasás Válasszuk a KIRA fájlműveletek / a. KIRA XML felolvasás menüpontot! Az állomány felolvasása/beolvasása az állomány méretétől függően több percet (2GB-os állomány esetén több órát) vehet igénybe. 22

A beolvasás végeztével az alábbi üzenetet kapjuk: Sikeres művelet esetén a Felolvasott adatok megjelenítése menüpontban megtekinthető a Feldolgozás státusza (JF_STATUSZ) mező értéke, mely a felolvasást követően: BEOLVASVA értékkel fog rendelkezni. A KIFO modulban azonos számfejtési időszakhoz kapcsolódóan egy darab xml állomány olvasható be. A MÁK ugyanazon számfejtési időszakra egynél több XML állományt küldött: Amennyiben a MÁK azonos számfejtési időszakra egynél több xml állományt is rendelkezésre bocsájt, akkor a már felolvasott xml állományt törölni szükséges a KIRA Fájlműveletek / KIRA felolvasás törlése menüpontban. Kérjük, hogy a dokumentációban a menüpontra vonatkozó leírást figyelembe venni szíveskedjenek. 23

Amennyiben nem töröljük a már beolvasott állományt és ugyanazon számfejtési időszakra ismételten próbálunk xml-t beolvasni, akkor a következő hibaüzenetet kapjuk: 3.3. Felolvasott adatok megjelenítése Válasszuk a KIRA fájlműveletek / c. Felolvasott adatok megjelenítése menüpontot! Feladata: megtekinthetjük az XML állományból felolvasásra került tételeket munkavállalóként (amennyiben a Személyes adatok felolvasása Igen-re lett állítva), jogcímenként, szervezeti egységenként, stb. 24

Hatására az alábbi ablak jelenik meg: A felolvasott adatok megtekintése képernyőn látható mezők tartalma a felolvasott xml állomány tartalmát mutatja meg. A mezők tartalmi jelentésével kapcsolatban javasoljuk a KIRA felhasználói dokumentáció áttekintését. Lehetőségünk van a fej és sor adatok oszlop mezőit kibővíteni, az Oszlopok kijelölése kis sárga ikonra kattintva. 25

A jobb oldalon megjelenő mezőket a bal oldali ablakból további mezőkkel egészíthetjük ki a kis kék nyíl segítségével illetve a jobb oldali ablakban a kijelölt elemen nyomva tartva az egér bal gombját változtatható az oszlopok sorrendje. Majd OK. 4. FELDOLGOZÁS 4.1. Feldolgozás Válasszuk a Feldolgozás / a. Forrás adatok feldolgozása menüpontot! Feladata: A számlatükör alapján egyedi gyűjtő feltöltése és egyéb főkönyvi dimenziók azonosítása történik figyelembe véve a KIRA-Forrás kódmegfeleltetést. 26

A megjelenő ablak értelemszerű kitöltésével és a Rendben gomb megnyomásával elindítjuk a feldolgozást. Amennyiben a feldolgozás kész, az alábbi üzenetet kapjuk: A feldolgozásban nem vesznek részt a Gazdálkodó törzsadatoknál a nem feladandóként beállított jogcímek. 4.2. Hibás tételek megjelenítése Válasszuk a Feldolgozás / b. Hibás tételek megjelenítése menüpontot! 27

Abban az esetben, ha a fej és sor adatokban hibát látunk: pl. elszámolási egység, vagy számlatükör paraméter hiba, akkor a javítást követően a feldolgozást újra kell indítani. Szerencsés esetben a gazdálkodói törzsszám és számfejtési időszak kitöltése után- az alábbi üres ablakot kapjuk: Amennyiben az előbbi ablakban hibás tételek jelennek meg: - a dimenziókra (pl.: Nem található elszegyseg, szakfeladat, keretgazda, stb..) vonatkozó hibák esetén KIRA-Forrás kódmegfeleltetés menüpontra vonatkozó leírás szerint, - jogcím hibák (pl.: A jogcím alapján nem határozható meg a számlatükör paraméter!) esetén a Számlatükör paraméterek menüpontra vonatkozó leírás szerint, szíveskedjenek eljárni. 28

4.3. Feldolgozott adatok megjelenítése Válasszuk a Feldolgozás / c. Feldolgozott adatok megjelenítése menüpontot! Az alábbi táblázatot kapjuk: 29

A feldolgozott adatok megtekintése menüpontban látható a feldolgozás státusza vagyis a JF_STATUSZ mező értéke, melyek az alábbiak lehetnek: FELDHIBA: az xml állomány felolvasása és feldolgozása is megtörtént, azonban a feldolgozás során nem minden tétel megfeleltetése volt megfelelő. Abban az esetben adhatók át naplóba a tételek, amennyiben a tételek nem a 01-04. szakaszba tartoznak. Végezhető műveletek: o KIRA felolvasás törlése o Feldolgozás o Feldolgozott adatok megtekintése o Ellenőrző listák o Adatküldés a Forrás felé (ennek feltétele: a FELDHIBA-s státuszú tételek nem a 01-04. szakaszba tartoznak) FELDOK: az xml állomány felolvasása és feldolgozása is megtörtént, minden megfeleltetés megfelelő volt. A tételek naplóba átadhatók. Végezhető műveletek: o KIRA felolvasás törlése o Feldolgozás o Feldolgozott adatok megtekintése o Ellenőrző listák o Adatküldés a Forrás felé ATADVA: A számfejtési időszak tételeinek átadása megtörtént a Forrás felé. Végezhető műveletek: o Adatküldés visszavonása zárt időszakra o Adatküldés visszavonása o Feldolgozott adatok megtekintése o Ellenőrző listák 30

5. BÉRSZÁMFEJTÉSI NAPLÓ NYITÁSA A) Forrás DotNet programot teljes körűen használó intézmények: Nyissunk egy IL (illetmény)-kezdetű bérszámfejtési naplót a Főkönyvi modul / Személyi juttatások / Bérszámfejtési adatok / a. Bérszámfejtési napló nyitás menüpontban! 31

B) Forrás SQL programot teljes körűen (kivéve KIFO modul) használó intézmények: Nyissunk egy IL (illetmény)-kezdetű bérszámfejtési naplót a Főkönyvi modul / Napló / Bérszámfejtési adatok / a. Nyitás menüpontban! 6. ADATOK BÉRSZÁMFEJTÉSI NAPLÓBA KÜLDÉSE ÉS VISSZAVONÁSA Térjünk vissza a KIRA Forrás adatküldés interface.net munkakörhöz és válasszuk az Adatküldés / a. Forrás adatküldés menüpontot! Feladata: A feldolgozott bérszámfejtési adatok bérszámfejtési naplóban való megjelenítése, főkönyvi feladás előkészítése. 32

a. Forrás adatküldés A Rendben gomb megnyomása után az alábbi üzenetet kapjuk: A számfejtési időszak nem kiválasztható az adatküldés során: Amennyiben egy számfejtési időszak felolvasásra és feldolgozásra is került, azonban nem tudjuk kiválasztani az Adatküldés során ugyanazt az időszakot, akkor valószínűleg az xml állományban feldolgozási, megfeleltetési hiba taláható. Kérjük, hogy a Hibás tételek megjelenítése menüpontot megtekinteni és az ott található hibákat kijavítani szíveskedjenek. A könyvelési napló nem kiválasztható az adatküldés során: - Nem bérszámfejtési naplót, hanem főkönyvi naplót hoztunk létre. - A bérszámfejtési naplónál a létrehozó user ugyanaz a felhasználó legyen, mint aki a KIFO modulba belépett és a naplóba átadást is végzi. - A könyvelési napló időszaka és a számfejtés időszaka nem azonos. Adatküldés a számfejtés időszakától eltérő időszakkal rendelkező naplóba: A számfejtés időszakától kisebb időszakkal rendelkező naplóba történő átadás nem lehetséges. A számfejtés időszakától nagyobb időszakkal rendelkező naplóba történő átadás abban az esetben lehetséges, amennyiben a számfejtés időszaka zárt, ilyenkor a legkisebb nyitott időszakkal rendelkező időszakba adhatók át a tételek. 33

b. Forrás adatküldés visszavonása gomb megnyomásával az illetményszámfejtési naplóból visszahívjuk a feldolgozott adatállományt. Amennyiben a számfejtési időszakra vonatkozóan a tételek bérszámfejtési naplóba adása is megtörtént, azonban a bérszámfejtési napló aktualizálása még nem történt meg: Az Adatküldés / Forrás adatküldés visszavonása menüpontot szükséges elindítani. A Forrás adatküldés visszavonása menüpont a bérszámfejtési naplóból a tételeket törölni fogja, nem szükséges külön törölni a napló tartalmát. A Feldolgozás státusza ATADVA státuszról FELDOK-ra változik, hogy a már felolvasott időszak törölhetővé váljon. Ezen menüpontban csak abban az esetben lehet visszavonni a tételeket, ha küldéskor a napló még létezik a psz_fok táblában azaz nem történt meg a napló aktualizálása, a főkönyvi feladás. Amennyiben a főkönyvi feladás megtörtént és a Forrás adatküldés visszavonása menüpontot elindítottuk, akkor a következő hibaüzenetet kapjuk: c. Forrás adatküldés visszavonása zárt időszakra menüpont a b. ponthoz képest lehetőséget nyújt zárt időszakból is az illetményszámfejtési naplóból adattörlésre. Amennyiben a számfejtési időszakra vonatkozóan a tételek bérszámfejtési naplóba adása és a bérszámfejtési napló aktualizálása is, esetleg az időszak zárása is megtörtént, akkor az Adatküldés / Forrás adatküldés visszavonása zárt időszakra menüpontot szükséges elindítani. 34

A Feldolgozás státusza ATADVA státuszról FELDOK-ra változik, hogy a már felolvasott időszak törölhetővé váljon. A KIFO modul által a könyvelési időszak zárt státuszból nyitott státuszúra történő visszaállítása sem, illetve a bérszámfejtési naplók visszakönyvelése /visszaszedése /megsemmisítése sem fog megtörténni. A már átadott naplók visszakönyvelését / visszaszedését / megsemmisítését Önöknek szükséges elvégezni, hogy duplikálás ne forduljon elő az időszakra vonatkozóan. A menüpont elindítását követően az alábbi üzenet fog megjelenni: Az Igen gombra kattintást követően az alábbi ablak jelenik meg: 35

7. ELŐZETES FŐKÖNYVI LISTA EGYEZTETÉSE A FINANSZÍROZÁSI ÖSSZESÍTŐHÖZ Térjünk vissza a Főkönyvi modul / Személyi juttatások / Bérszámfejtési adatokhoz és válasszuk az f. Bérszámfejtési napló Előzetes főkönyvi lista menüpontot! (Forrás SQL-t használó intézmények esetén a Főkönyvi modul / Napló / Bérszámfejtési adatok / g. Bérszámfejtési napló Előzetes főkönyvi lista menüpontból érhetők el a lekérdezések!) Kis kék nyíllal kiválasztjuk a naplót 36

Az Általános lekérdező felületen a betöltés ikonra kattintunk 37

Kiválasztjuk a lekérdezést, majd OK A kis zászló ikonnal végrehajtjuk a lekérdezést 38

A listát egyeztessük a Finanszírozási Összesítőhöz, illetve egyéb analitikákhoz! Hibaüzenetek a Bérszámfejtési napló / Előzetes főkönyvi lista lekérdezésekor: o Hibaüzenet: Van az állományban olyan Rovatkód, amelyhez nincs a Bérkezelési paraméterekben megfelelő aktív tétel. o Hibaüzenet: Nincs megadva a Technikai szakfeladat részletező a Bérkezelési paraméterekben! o Megoldás: KÖTVÁLLALÁS modul -> Személyi juttatások -> Bérkezelési paraméterek menüpontban hozzunk létre egy új tételt. A tételben a pénzügyi év legyen 2016. Kötelező megadni a szervezeti egység (technikai) és a szakfeladat részletező (technikai) kódokat. A többi főkönyvi dimenzió az Önök döntése alapján kerüljön kitöltésre, de nem javasolt. 8. AKTUALIZÁLÁS FŐKÖNYVI FELADÁS Ha az adatokat rendben találjuk, végezzük el a főkönyvi feladást a Főkönyvi modul / Személyi juttatások / Bérszámfejtési adatok / d. Bérszámfejtési napló aktualizálása menüpont segítségével! 39

(Forrás SQL-t használó intézmények esetén a Főkönyvi modul / Napló / Bérszámfejtési adatok / e. Bérszámfejtési napló aktualizálása!) 9. ELŐFORDULÓ HIBÁK MEGOLDÁSI JAVASLATOK A lekérdezések előállításakor előforduló hiba, amely az előző pontokban nem került ismertetésre: Megoldás: Forrás DotNet-be belépést követően: Fájl/Opciók állítása/lista állományok helye: másik elérési útvonalat (pl: C:\Lista) szükséges beállítani, mivel a jelenleg beállított útvonalon elért mappába nincs jogosultsága menteni a felhasználónak a lekérdezést. Forrás SQL-t használó intézmények útvonalként a Forrás SQL-ben beállított útvonalat másolják be az FDNbe, mivel tallózással nem minden esetben engedi kiválasztani az útvonalat. 40