Témaszám 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Témakör megnevezése Adminisztratív Az intézmény külföldi kapcsolatai munka Közalkalmazotti pályázatok Bérgazdálkodási pénz Informatika, távközlés Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Szakképzés Továbbképzés Egyetemi polgárok szervezeteivel kapcsolatos Kollégiumi, kulturális és sport Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Járóbeteg-ellátási Tételszám 1-1 1-2 1-3 1-4 Témakör megnevezése Tétel megnevezése Megőrzési idő Levéltárba adás Egyetemi alapítólevelek, alapító okiratok ns. 15 év Szervezeti egységek létesítése, átszervezése, elnevezésének megváltoztatása, megszűntetése ns. 15 év Egyetemi szintű bizottságok, tanácsok szervezése és működése ns. 15 év A testületek választásával kapcsolatos iratok 15 1-5 A Szenátus, kari tanácsok és az intézmény egyéb testületeinek üléseihez kapcsolódó előterjesztések, jegyzőkönyvek, határozatok, hangfelvételek, mellékletek ns. 15 év
1-6 1-7 1-8 1-9 1-10 1-11 1-12 Kari tanácsok, kari bizottságok működésével kapcsolatos iratok ns. 15 év Szervezeti reform ns. 15 év Egyetemi, kari, intézményi szabályzatok, rektori, dékáni, főigazgatói, igazgatói utasítások ns. 15 év Munkatervek, beszámolók ns. 15 év Akkreditációval kapcsolatos iratok ns. 15 év Egyetem által benyújtott pályázatok ns. 15 év Az egyetem működésére vonatkozó statisztikai összesítő jelentések ns. 15 év 1-13 1-14 1-15 1-16 1-17 1-18 1-19 1-20 1-21 1-22 1-23 MTA-val, más felsőoktatási és egyéb intézményekkel való együttműködésre vonatkozó iratok ns. 15 év Egyetemi ünnepségek (beszédek leirata, beszámoló) ns. 15 év Egyetemi kiadványok dokumentációi 5 Tiszteletbeli doktori cím adományozása ns. 15 év Díszoklevelek adományozása ns. 15 év Bírósági peres és peren kívüli eljárások ns. 15 év Nyomozó hatósági megkeresések ns. 15 év Egyéb hatósági megkeresések 15 Felügyeleti ellenőrzéssel kapcsolatos ns. 15 év ÁNTSZ működési engedélyek, ellenőrzési jegyzőkönyvek ns. hm. ÁNTSZ által meghatározott minimálfeltételek ns. hm.
1-24 1-25 1-26 1-27 1-28 1-29 1-30 OEP és egyéb egészségbiztosítási pénztári finanszírozási szerződések ns. 15 év Minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos ns. 15 év Panaszbeadványok, közérdekű bejelentések és javaslatok 15 Rektori körlevelek ns. 15 év Kancellári utasítások, körlevelek ns. 15 év Vezetői utasítások, körlevelek 15 Jogszabályok véleményezése, állásfoglalások kialakítása 5 1-31 Máshová nem sorolható, nem hatósági megkeresések 15 1-32 1-33 1-34 1-35 1-36 1-37 1-38 1-39 1-40 1-41 1-42 1-43 Egyéb értekezletek emlékeztetői, jegyzőkönyvei 10 Fenntartó részére kancellári beszámoló ns. 15 év Kapcsolattartás fenntartóval ns. 15 év Kapcsolattartás társintézményekkel ns. 15 év Intézményfejlesztési terv ns. 15 év Kancellári tájékoztatók ns. 15 év Belső kontrollrendszerrel kapcsolatos iratok ns. 15 év Konzisztóriummal kapcsolatos iratok ns. 15 év Kancellár részére benyújott egyedi kérelmek 10 Egyetem működésével kapcsolatos tájékoztatók a munkatársak részére 8 Székhelyhasználat 5 Kapacitás átcsoportosítási eljárás kezdeményezése a fenntartó felé 15
1-44 OEP többletkapacitási eljárás, kérelem, hiánypótlás 15 1-45 Karok, központi szervezeti egységek, intézetek, klinikák szervezeti ügyrendje ns 15 év 1-46 Bizottságok ügyrendje, működési rendje 15 1-47 Betegpanaszok, várólistákkal kapcsolatos 5 2-1 Adminisztratív Bélyegzők nyilvántartása ns. 15 év 2-2 Adminisztratív Iratnyilvántartók, iktatókönyvek, mutatókönyvek, iratátadásátvételi jegyzőkönyvek iratselejtezési jegyzőkönyvek, iratrendezések dokumentációi ns. 15 év 2-3 Adminisztratív Iratkezelési rendszer jogosultság igénylés, szervezeti egységek rögzítése 15 2-4 Adminisztratív Egyéb nyilvántartások 5 2-5 Adminisztratív Postakönyvek, kézbesítőkönyvek 3 2-6 Adminisztratív Tételszámmal, iktatószámmal nem rendelkező iratok 15 2-7 Adminisztratív Honlappal kapcsolatos adatszolgáltatások 1 2-8 Adminisztratív Szakértői véleményekkel kapcsolatos, adatszolgáltatások 15 2-9 Adminisztratív Tanévkönyvekkel kapcsolatos, adatszolgáltatások 1 2-10 Adminisztratív Szervezeti egységek közötti máshová nem sorolható belső megkeresések 10 2-11 Adminisztratív Máshová nem sorolható külső megkeresések 10 2-12 Adminisztratív Meghívók 1
2-13 Adminisztratív 2-14 Adminisztratív Iratkezelési rendszer alkalmazásával kapcsolatos, egyéb 1 Szabadalommal kapcsolatos ügyintézéshez kapcsolódó iratok ns 15 év 2-15 Adminisztratív Nemzetközi szabadalommal kapcsolatos ügyintézéshez kapcsolódó iratok ns 15 év 2-16 Adminisztratív Aláírás bejelentő adatlap irat lejártát követő 5 2-17 Adminisztratív Méltányossági kérelem 15 2-18 Adminisztratív Betegellátással kapcsolatos tájékoztatás szervezeti egységek között 15 3-1 3-2 3-3 3-4 3-5 Az intézmény külföldi kapcsolatai Az intézmény külföldi kapcsolatai Az intézmény külföldi kapcsolatai Az intézmény külföldi kapcsolatai Az intézmény külföldi kapcsolatai Egyezmények és kapcsolatok külországokkal és külföldi egyetemekkel ns. 15 év Oktatók és kutatók cseréje, azok külföldi egyetemeken folytatott oktató és kutató tevékenysége (külföldi ösztöndíjak) ns. 15 év Külföldi egyetemek, főiskolák oktatóinak és kutatóinak itteni működése ns. 15 év Az egyetem oktatóinak és kutatóinak külföldi tanulmányútjaival kapcsolatos alapvető iratok ns. 15 év Kiküldetéssel kapcsolatos folyó iratai 5 3-6 3-7 3-8 3-9 Az intézmény külföldi kapcsolatai Nemzetközi konferenciákon való részvétel ns. 15 év Az intézmény külföldi Nemzetközi konferenciák kapcsolatai rendezése Magyarországon ns. 15 év Külföldi egyesületekben Az intézmény külföldi való intézményi tagság, kapcsolatai tagdíjfizetés ns. 15 év Az intézmény külföldi kapcsolatai Nemzetközi projektek ns. 15 év
3-10 3-11 4-1 4-2 4-3 4-4 4-5 4-6 4-7 4-8 4-9 4-10 4-11 4-12 4-13 4-14 4-15 4-16 Az intézmény külföldi kapcsolatai Az intézmény külföldi kapcsolatai munka munka munka munka munka munka munka munka munka Hallgatók külföldi tanulmányútjai és egyéb hivatalos utazásai 5 Kari szintű külföldi kapcsolatok ns. 15 év Közalkalmazotti jogviszonyhoz kapcsolódó felvételi javaslat 50 év 15 év Közalkalmazotti jogviszonyhoz kapcsolódó kinevezés 50 év 15 év Közalkalmazotti jogviszonyhoz kapcsolódó munkaköri leírás 50 év 15 év Közalkalmazotti jogviszonyhoz kapcsolódó kinevezés módosítás 50 év 15 év Közalkalmazotti jogviszonyhoz kapcsolódó vezetői megbízások, és visszavonása 50 év 15 év Közalkalmazotti jogviszonyhoz kapcsolódó áthelyezés 50 év 15 év Közalkalmazotti jogviszonyhoz kapcsolódó továbbfoglalkoztatás 50 év 15 év Szabadság engedélyező nyilvántartási lapok (szabadságos tömb) 5 Engedélyhez vagy tudomásul vételhez kötött szabadság (fizetés nélküli szabadság) 50 Kereset és illetménykiegészítés 50 munka munka Jubileiumi jutalom 50 munka Kitüntetések ns. 15 év Önként vállalt munka többletmunka 50 év 15 év munka Minősítés 50 munka Igazolások 50 év 15 év munka Külföldi munkavállalók 50 év 15 év
4-17 4-18 4-19 4-20 4-21 4-22 4-23 4-24 4-25 4-26 4-27 4-28 4-29 4-30 4-31 4-32 4-33 4-34 Jogviszony megszűnés, munka megszüntetés 50 év 15 év Munkaügyi nyilvántartás munka (személyi iratok) 50 év 15 év munka Vagyonnyilatkozat 3 Egyetemi/főiskolai tanári, docensi pályázatok, munka meghívások ns. 15 év Dolgozók képzési, munka továbbképzési 15 munka Jelenléti ívek 3 Választható béren kívüli munka juttatás 5 munka munka munka munka munka munka munka munka munka Személyes adatok változásának bejelentése 5 SEKA (Semmelweis Egyetem Központi Azonosító Rendszere) azonosítás 15 Önkéntes segítői megállapodás létesítésére vonatkozó kérelem 5 Önkéntes segítői bejelentőlap 15 Önkéntes segítői határozat a nyilvántartásba vételről 15 Önkéntes segítői megállapodás 15 Bérdossziék anyagai: előző munkáltatótól hozott igazolások, kinevezések, átsorolás, megszüntetés, éves bérkartonok, adójárulék-elszámolások, letiltások 50 Társadalombiztosítási : nyugdíjbiztosítási, nyugdíjasok, nyugdíjjárulék 50 Társadalombiztosítási : egészségbiztosítási 50 munka Éves létszámstatisztika ns. 15 év munka Évközi létszámstatisztika 5
4-35 4-36 4-37 4-38 4-39 munka munka munka munka munka Havi bérjegyzék, fizetési jegyzék, változó bérek 5 Állami és más kitüntetésekkel kapcsolatos (nem közalkalmazott) ns. 15 év Egyetemi magántanári cím adományozása ns. 15 év Professor emeritus cím adományozása ns. 15 év Szolgálati, tanulmányi idő beszámítása 10 4-40 4-41 4-42 4-43 4-44 4-45 4-46 Kártérítési (nem munka betegellátással kapcsolatos) ns. 15 év Szociális és segély munka (MÁV, üdültetés stb.) 5 munka Temetési, hagyatéki 5 Címzetes egyetemi/főiskolai tanári, docensi, munka mesteroktatói címek adományozása ns. 15 év munka munka munka Egyetemen kívüli áthelyezések 50 Közalkalmazotti adókedvezmények, családés egyéb támogatási 50 Máshová nem soroható humánpolitikai megkeresések 15 5-1 Közalkalmazotti pályázatok Nem vezetőkkel kapcsolatos pályáztatási 50 év, kivéve eltérő jogszabályi rendelkezés - 5-2 Közalkalmazotti pályázatok Vezetőkkel kapcsolatos pályáztatási 50 év, kivéve eltérő jogszabályi rendelkezés - 6-1 Bérgazdálkodási Költségvetés tervezés 50 6-2 Bérgazdálkodási Egyetemen belüli évközi adatszolgáltatás, statisztikák 5 6-3 Bérgazdálkodási Egyetemen belüli éves adatszolgáltatás, statisztikák ns. 15 év
6-4 Bérgazdálkodási Támogatások igénylése 50 6-5 Bérgazdálkodási Költségvetés beszámoló ns. 15 év 6-6 Bérgazdálkodási Egyetemen kívüli évközi adatszolgáltatás, statisztikák 5 6-7 Bérgazdálkodási Egyetemen kívüli éves adatszolgáltatás, statisztikák ns. 15 év 6-8 Bérjellegű kifizetések, Bérgazdálkodási túlfizetések, tartozások 15 6-9 Utazási költségek Bérgazdálkodási elszámolása 5 7-1 7-2 7-3 7-4 7-5 7-6 7-7 7-8 7-9 7-10 7-11 7-12 7-13 pénz pénz pénz pénz pénz pénz pénz pénz Éves és távlati költségvetés, a költségvetési keret gazdálkodási egységek között való szétosztása, rektori tartalékalapok ns. 15 év Átkönyvelés, átcsoportosítás 10 Hitelekkel és póthitelekkel kapcsolatos elvi jelentőségű iratok ns. 15 év Hitel és kötelezettség nyilvántartások 15 Beszámolójelentések és vagyonmérleg ns. 15 év Létszám- és béralapgazdálkodási ns. 15 év Beruházási és fejlesztési tervek, beruházások, új létesítmények ns. 15 év Felújítási, tatarozási és karbantartási 8 Építési munkák szakvéleményei (műszaki jellegű) 10 Energiagazdálkodással kapcsolatos 10 Telek, ingatlan, bérbeadás ns. 15 év pénz pénz pénz pénz Tárgyi eszköz nyilvántartás 15 Tárgyi eszköz és készlet pénz nyilvántartási bizonylatok 10
7-14 7-15 7-16 7-17 7-18 7-19 7-20 7-21 7-22 7-23 7-24 pénz pénz Gépek, műszerek, bútorok és irodagépek beszerzése (műszerkataszter, műszerkölcsönzés, nagyműszerek ) 10 Gépek, műszerek felújítása, felesleges vagyontárgyak értékesítése 20 Irodaszerek, nyomtatványok, fogyóeszközök beszerzése, elszámolása 3 pénz pénz Leltári 2 Főkönyvi számlák, kivonatok, könyvelési pénz bizonylatok 10 pénz pénz pénz pénz pénz pénz Számviteli és bankbizonylatok, számlák, terhelési és jóváírási értesítések 10 Raktári bevételi és kiadási bizonylatok 8 Valutakezeléssel kapcsolatos iratok 5 Reprezentációs kerettel kapcsolatos 15 Belső és külső ellenőrzések 8 Költségvetésen kívüli kezelések ns. 15 év 7-25 7-26 7-27 7-28 7-29 pénz pénz pénz pénz pénz Gépjárművek használatával kapcsolatos iratok (karbantartás, üzemanyag elszámolás, úti okmány stb.) 15 Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek értékesítési rendje 5 Egyetemi vendégházzal, üdülővel kapcsolatos tervek, rendelkezések iratai 5 Egyetemi vendégház, üdülő nyilvántartásai ns. 15 év Sporttelepek árbevételének engedélyezése, elszámolása 5
7-30 7-31 7-32 7-33 7-34 7-35 7-36 7-37 7-38 7-39 7-40 pénz Lakásokkal (szolgálati) kapcsolatos 10 Nővérszállásokkal pénz kapcsolatos 10 pénz Gondnoksági 5 Szakmai pályázatok (programfinanszírozás pénz keretében) 8 Szakképzéssel kapcsolatos pénz pénz 5 pénz Adományok 10 Ápolási (külföldi állampolgárok, illegálisan Magyarországon tartózkodók, TAJ-kártyával nem rendelkező magyar állampolgárok, menekültek, menedékesek ellátási, pénz ápolási is) 10 pénz Éves statisztikai jelentések 10 Évközi statisztikai pénz jelentések ns. 15 év Házipénztárral kapcsolatos pénz 5 Közbeszerzési eljáráshoz pénz kapcsolódó irat 5 7-41 7-42 7-43 pénz pénz pénz Központosított közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó irat (168/2004. (V. 25.) Korm.rendelet) 5 Utazásszerezéssel kapcsolatos központosított közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó irat (168/2004. (V. 25.) Korm.rendelet) 5 Központosított kommunikációs beszerzési eljáráshoz kapcsolódó irat (247/2014. (X. 1.) Korm. Rendelet) 5
7-44 7-45 7-46 7-47 7-48 7-49 7-50 7-51 7-52 7-53 pénz pénz pénz Fogvatartottakhoz kapcsolódó beszerzési eljáráshoz kapcsolódó irat (44/2011. (III. 23.) Korm. Rendelet) 5 Egyszerű beszerzési eljáráshoz kapcsolódó irat 1 Szervezeti egységek bevételeinek kezelésével, elszámolásával kapcsolatos ügyiratok 10 Tárgyi eszközök selejtezésével kapcsolatos ügyiratok 10 pénz pénz Lakáscélú munkáltatói hitel 15 Nyilatkozatok, pénz illetékmentesség 10 Bankszámlákkal pénz kapcsolatos 15 pénz Engedményezés, faktorálás 10 pénz Kincstári, VIP kártyák 15 Alapítványokkal kapcsolatos ügyintézések, pénz utalások 15 7-54 pénz Kifizetési kérelmek és kapcsolódó dokumentumok 8 7-55 pénz Új szállító/vevő felvétele (átláthatósági nyilatkozattal) 8 7-56 pénz Konferencia-részvétellel, utazási engedéllyel kapcsolatos 5 7-57 pénz Fizetésfelszólítás, fizetés késedelem 10 7-58 pénz Betegellátás finanszírozásával kapcsolatos 15 8-1 Informatika, távközlés Hálózatfejlesztési 5 8-2 Informatika, távközlés Hálózatfenntartási- és felügyeleti (gépkarbantartás, végpontkiépítés, stb.) 5 8-3 Informatika, távközlés Távközléssel kapcsolatos 5
8-4 Informatika, távközlés 8-5 Informatika, távközlés 8-6 Informatika, távközlés 8-7 Informatika, távközlés 8-8 Informatika, távközlés 8-9 Informatika, távközlés 9-1 9-2 9-3 9-4 9-5 9-6 9-7 Telefonos személyi kóddal kapcsolatos 3 Informatikai rendszerek hozzáférésével kapcsolatos (VPN, SAP, MedSol jogosultságok) 5 Informatikai rendszerek üzemeltetésével kapcsolatos 5 Központi E-learning rendszer működtetésének 5 Központi E-learning rendszer használatával kapcsolatos 10 Neptun rendszer fejlesztésével kapcsolatos 5 Hatósági ellenőrzési jegyzőkönyv, határozat, engedély ns. 15 év Tűzvédelmi belső ellenőrzések jegyzőkönyvei 10 Munkáltatói munka- és balesetvédelmi ellenőrzési jegyzőkönyv 10 Tűzvédelmi szakvizsga nyilvántartás 10 Tűzvédelmi oktatás bizonylata (személyi anyag) 10 Munkavédelmi oktatás dokumentumai 10 Tűzvédelmi berendezések terve ns. hm.
9-8 9-9 9-10 9-11 9-12 9-13 9-14 9-15 9-16 9-17 9-18 Létesítési dokumentáció ns. hm. Portaszolgálat nyilvántartásai 5 Jogkövetkezménnyel nem járó (parkolás, belépés, behajtás, portai intézkedések stb.) 5 Jogkövetkezménnyel járó (szabálysértések, bűncselekmények, károkozások, szolgálati utasítások) 15 Munkavédelmi megfelelőség tanúsítási dokumentáció 10 Munkaeszközök gépkönyvei az eszköz selejtezéséig - Munkavédelmi és balesetvédelmi 15 Munkahelyi baleseti 10 Foglalkozási eredetű egészségkárosodások ns. 15 év Mérgező és sugárzó anyagok ellenőrzésével kapcsolatos ns. hm. Egészségre ártalmas munkakörben foglalkoztatottak iratai (röntgen, izotóp stb.) ns. mintav.
9-19 9-20 9-21 9-22 9-23 9-24 9-25 9-26 9-27 9-28 9-29 9-30 Üzemeltetői ellenőrzési naplók 5 Tűzvédelmi nyilvántartások aktualizálásig - Belső munkavédelmi ellenőrzések jegyzőkönyvei 5 Kockázatértékelések lejáratot követő 5 Egyéni védőeszközök juttatási rendje aktualizálásig - Egészségügyi válsághelyzeti tervek, résztervek ns 15 év Katasztrófavédelmi tervek ns 15 év Üzemeltetői biztonsági tervek, résztervek aktualizálásig - Környezetvédelmi ellenőrzések 10 Környezetvédelmi és ADR oktatás 10 Biztonságtechnikai rendszerek tervei, dokumentációi 10 Sterilizáló/fertőtlenítő eszközök, berendezések ellenőrzésével kapcsolatos iratok 15
10-1 10-2 10-3 10-4 10-5 10-6 10-7 10-8 10-9 10-10 10-11 10-12 10-13 10-14 10-15 10-16 10-17 10-18 10-19 10-20 Tantervek ns. 15 év Tantárgyi programok ns. 15 év Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek készítése ns. 15 év Tanrendi 10 Képesítési követelmények ns. 15 év Szakalapítás, szakindítás, akkreditáció ns. 15 év Idegen nyelvű képzéssel kapcsolatos ns. 15 év Kitüntetéses és rendes doktori avatások ns. 15 év Doktori diplomák kiállítása ns. 15 év PhD fokozat szerzésével kapcsolatos iratok ns. 15 év Tudományos fokozatokkal kapcsolatos felvilágosítások 10 Doktori iskola (program) alapításával kapcsolatos iratok ns. 15 év Doktori disszertációk ns. hm. Köznevelési Információs Rendszerrel kapcsolatos adatszolgáltatások 15 Óvodai felvételi kérelmek, határozatok 5 Pedagógusok előmeneteli rendszere, életpálya minősítési eljárás 15 Pedagógus igazolványok, oktatási azonosítók 15 Oktató Osztály, Gyakorló Kórház cím odaítélése 5 Oktatói munka hallgatói véleményezése ns. 15 év Belső nyelvi vizsgával kapcsolatos 3 10-21 Belső nyelvi vizsgával kapcsolatos jegyzőkönyvek ns. 15 év
10-22 10-23 10-24 10-25 10-26 10-27 10-28 11-1 11-2 11-3 11-4 11-5 11-6 11-7 Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Oklevél,leckekönyv másolat kiadásával kapcsolatos 2 Választható tárgyak bevezetése, megszüntetése 15 Erasmus+ program és egyéb nemzetközi csereprogramok 5 Vizsgára bocsátó határozatok kiadására vonatkozó kérelmek 5 Vizsgára bocsátó határozatok 15 Elektronikus tananyagfejlesztésekkel kapcsolatos ns 15 év Elektronikus tananyagok megőrzése ns 15 év Hosszú távú tudományos munkatervek, beszámolók ns. 15 év Egyetemi szervezésű tudományos rendezvények ns. 15 év A tudományos munkával kapcsolatos iratok 10 Kutatócsoportokkal kapcsolatos iratok ns. 15 év Egyetemi tudományos kiadványokkal kapcsolatos dokumentációk 10 Költségvetésen kívüli kutatások 15 Tudományos pályázatok, alapítványok, projektek ns. 15 év
11-8 11-9 11-10 11-11 11-12 11-13 12-1 12-2 12-3 12-4 12-5 12-6 12-7 12-8 12-9 12-10 12-11 Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Tudományos munkával, fokozatokkal Vizsgálati anyagokkal kapcsolatos szakértői vélemények ns. hm. Gyógyszer és gyógymód kipróbálása emberen (teljes körű dokumentáció) ns. hm. Állatkísérletekkel kapcsolatos 15 kapcsolatos Orvosetikai bizottság 15 év mintav. Tudományos munkával, fokozatokkal Tudományos fokozatok kapcsolatos honosítása ns. 15 év Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos Habilitációs ns. 15 év Hallgatók felvételével kapcsolatos 1 Passzív hallgatók 5 Halasztó hallgatók 5 Hallgatók karváltása, csoportcseréje 3 Hallgatók diplomával kapcsolatos 5 Hallgatók iratkozási lapja 15 Hallgatók személyi iratgyűjtője ns. 40 év Hallgatói törzskönyv ns. 40 év Hallgatói törzskönyvi névmutató ns. 40 év Tudományos diákköri munka összesítő jelentései, hosszú távú ns. 15 év Hallgatói tudományos pályázatokkal kapcsolatos iratok, összesítések ns. 15 év
12-12 12-13 12-14 12-15 12-16 12-17 12-18 12-19 12-20 12-21 12-22 12-23 12-24 12-25 12-26 12-27 12-28 12-29 12-30 12-31 12-32 12-33 Hallgatók tantárgyfelvétele 1 Szakdolgozattal kapcsolatos 5 Hallgatók nyári gyakorlata 2 Tanulmányi kötelezettség elmulasztása 5 A hallgatók részére adományozott emlékérem és jutalomdíj ns. 15 év Demonstrátori 10 Más felsőoktatási intézménybe/intézményből való átiratkozás, párhuzamos képzés 5 Évkihagyás 5 Félévismétlésre utasítás 10 Hallgatói fegyelmi ns. 15 év Vizsgahalasztások, ismétlések, vizsgalapok 5 Hallgatói felmentések 5 Szigorlati jegyzőkönyvek ns. 40 év Szakmai gyakorlatok 10 Záróvizsgára vonatkozó iratok 10 Záróvizsga jegyzőkönyvek ns. 40 év Abszolutórium ns. 40 év Oklevél ns. 40 év Diplomák honosítása ns. 40 év Leckekönyvek 15 Diákigazolványok 8 Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás összesítői ns. 15 év
12-34 Tandíjak, költségtérítési díjak elvi ns. 15 év 12-35 Különeljárási és vizsgadíjak 10 12-36 Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ns. 15 év 12-37 Ösztöndíj 10 12-38 Családi pótlék (hallgatók) 5 12-39 Diákhitel 10 12-40 Adatlapok 5 12-41 Tanulmányi bizottsági 10 12-42 Tárgybefogadással, kreditelismeréssel kapcsolatos 10 12-43 Hallgatói törzslap 10 12-44 Szakdolgozat bírálati jegyzőkönyv ns. 15 év 12-45 Rászorultsági-szociális alapú pályázatok 1 12-46 Rászorultsági-szociális alapú határozatok ns. 15 év 12-47 Hallgatók átsorolási, visszasorolási 15 12-48 Hallgatók tanulmányokkal kapcsolatos tájékoztatása 5 12-49 Hallgatói kérvények 15 12-50 Hallgatók VI. éves gyakorlatai 10 13-1 Szakképzés Szakképzési jelentkezések 5 13-2 Szakképzés Rendszerbevétel, rendszerből való kilépés 10 13-3 Szakképzés Szakképzési leckekönyvek 15 13-4 Szakképzés Szakképzés halasztása, szüneteltetése 10 13-5 Szakképzés Szakmaváltás 5 13-6 Szakképzés Szakképzési teljesítésigazolások 10 13-7 Szakképzés Szakképzési vizsganyilvántartások ns. 15 év 13-8 Szakképzés Gyakorlati helyek értesítése, változtatása 10
13-9 Szakképzés Külföldön végzett gyakorlatok 10 13-10 Szakképzés Szakképzéssel kapcsolatos tanfolyami 5 13-11 Szakképzés Szakképzési tematikák, tantárgyi programok ns. 15 év 13-12 Szakképzés Szakképzési munkatervek, kirendelések 5 13-13 Szakképzés Külföldiek szakképzési 5 13-14 Szakképzés Szakképzési keretszámokkal kapcsolatos iratok 5 13-15 Szakképzés Szakmai grémiumok és a tevékenységükkel kapcsolatos 10 13-16 Szakképzés Kimutatások, statisztikák ns. 15 év 13-17 Szakképzés Rendszerbevétel előtt, ill. külföldön végzett munka beszámítása a szakgyakorlat időbe 10 13-18 Szakképzés Központi gyakornokok távolléti igazolásának 5 13-19 Szakképzés Szakképzési adminisztrációs anyagok 15 14-1 Továbbképzés Továbbképzésre jelentkezés 5 14-2 Továbbképzés Akkreditált tanfolyamok meghirdetése 5 14-3 Továbbképzés Tanfolyamok teljesítése (jelentkezési lap, jelenléti ívek, igazolások) 15 14-4 Továbbképzés Tanfolyami kalkulációs lapok ns. 15 év 14-5 Továbbképzés Továbbképzési leckekönyvek 15 14-6 Továbbképzés Elvégzett tanfolyamokról szóló statisztikák ns. 15 év 14-7 Továbbképzés Kötelező szakmacsoportos továbbképzések szervezésével, teljesítésével kapcsolatos iratok 10 15-1 Egyetemi polgárok szervezeteivel kapcsolatos Hallgatói szervezetekkel kapcsolatos iratok ns. 15 év
15-2 15-3 16-1 16-2 16-3 16-4 16-5 16-6 16-7 17-1 17-2 17-3 17-4 17-5 17-6 17-7 17-8 Egyetemi polgárok szervezeteivel kapcsolatos Egyetemi polgárok szervezeteivel kapcsolatos Kollégiumi, kulturális Szakszervezetek, Közalkalmazotti Tanács, Érdekegyeztető Tanács iratai ns. 15 év Szakmai kamarákkal való kapcsolattartás ns. 15 év és sport Kollégiumi szabályzatok ns. 15 év Kollégiumi, kulturális és sport A kollégiumok vezetése ns. 15 év Kollégiumi, kulturális és sport Kollégiumi diákbizottság ns. 15 év Kollégiumi, kulturális és sport Kollégiumi felvételek 15 Kollégiumi, kulturális Kollégiumok gazdasági és sport 8 Öntevékeny művészeti Kollégiumi, kulturális csoportok alapításával és sport kapcsolatos iratok ns. 15 év Kollégiumi, kulturális és sport Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Intézményi sportegyesület, sportkör alapításával kapcsolatos iratok ns. 15 év Az intézmény könyvtárának hosszú távú ns. 15 év Könyv-, folyóirat- és elektronikus adatbázis rendelések 10 Könyvtári állományra vonatkozó ns. 15 év Bel- és külföldi dokumentumok átadásátvételi ügye 10 Integrált könyvtári rendszerrel kapcsolatos iratok 15 Könyvtárközi kapcsolatokra vonatkozó iratok ns. 15 év Olvasó, kutató, ügyfélszolgálati 10 Az intézmény levéltári anyagával kapcsolatos ns. 15 év
17-9 17-10 17-11 18-1 18-2 18-3 18-4 18-5 18-6 18-7 18-8 18-9 18-10 18-11 18-12 18-13 18-14 Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) Gyűjteményi (könyvtár, levéltár, Levéltári anyag selejtezése, rendezések ns. 15 év Muzeális anyag, tárgyi emlékek nyilvántartása ns. hm. múzeum) Publikációs igazolások ns. 15 év Kórtörténeti lapok és mellékletei. 30 Hatósági és igazságügyi boncolási jegyzőkönyvek ns. hm. Törzskönyvek, ápoltak névjegyzéke ns. hm. Sebészeti műtéti naplók ns. hm. Szülési naplók ns. hm. Anyakönyvi jelentések ns. hm. Mesterséges megtermékenyítéssel kapcsolatos iratok ns. hm. Az 1997:XLVII. törvény 1. számú mellékletében felsorolt fertőző betegségben szenvedőkről készített kötelező adatszolgáltatás 30 Az 1997:XLVII. törvény 2. számú mellékletében felsorolt szűrő és alkalmassági vizsgálatok adatai, az érintett részéről kötelező adatszolgáltatás 30 Zárójelentések 50 Betegfelvételi jegyzőkönyvek, elbocsátó igazolások 30 Távozott betegek adatlapjai 30 Információs és statisztikai adatok évi összesítése ns. 15 év Betegforgalmi kimutatások (napi, havi összesítők) 10
18-15 Havi ágyszüneteltetési információk 10 18-16 18-17 18-18 18-19 18-20 18-21 18-22 18-23 18-24 19-1 19-2 19-3 19-4 19-5 19-6 Betegellátással kapcsolatban külső szervek, hatóságok értesítése 10 Betegekkel kapcsolatos kártérítési perek ns. 15 év Beteg-érdekvédelmi : tájékoztatás, adatvédelem ns. 15 év Betegjogi képviselő jelentései az 1997. évi CLIV. törvény szerint ns. 15 év Orvosszakértői, igazságügyi orvosszakértői, konzíliumok 15 Gyógyszerellátással, gyógyászati gázokkal kapcsolatos 10 Tetemanyaggal kapcsolatos iratok 30 Labor munkalista 1 Vizsgálati leletek (másodpéldány) 5 Betegnaplók, törzslapok, orvosi látleletek, kórszövettani jegyzőkönyvek szerológiai és klinikai laboratóriumi Járóbeteg-ellátási vizsgálatkérések, munkalapok, leletek 30 Járóbeteg-ellátási Betegforgalmi adatok (évi összesítők) 30 Járóbeteg-ellátási Műtéti és ambuláns naplók ns. hm. Járóbeteg-ellátási Ambuláns lapok 30 Járóbeteg-ellátási Labor munkalista 1 Járóbeteg-ellátási Vizsgálati leletek (másodpéldány) 5 19-7 Járóbeteg-ellátási Járóbetegekkel kapcsolatban külső szervek, hatóságok értesítése 10
20-1 20-2 20-3 20-4 20-5 20-6 20-7 20-8 20-9 20-10 Adásvételi, vállalkozási szerződések/szerződések (kivéve ingatlan adásvétel) Ingatlan adás-vételi Ajándékozási szerződés Szerződés lejártát követő 8 szerződés ns. 15 év Szerződés lejártát követő 5 Kutatási szerződés Felnőttképzési szerződés Együttműködési megállapodás Vagyonkezelői szerződés Támogatási szerződés Üzemeltetési szerződés Szolgáltatási szerződés (kutatás) Szerződés lejártát követő 5 Szerződés lejártát követő 5 Szerződés lejártát követő 5 Szerződés lejártát követő 5 Szerződés lejártát követő 5 Szerződés lejártát követő 5 Szerződés lejártát követő 5 Szerződés lejártát követő 5 Szolgáltatási szerződés 20-11 (egyéb) Megbízási szerződések (természetes személlyel) és 20-12 teljesítésigazolások 50 Megbízási szerződések szerződés előkészítésére vonatkozó kérelem és bérfoglalásra vonatkozó 20-13 igazolás 8 20-14 Tanulmányi szerződések 50 Hallgató és doktoranduszi 20-15 munkaszerződés 50 Szerződés lejártát követő 5 20-16 Anyagátadási szerződés 20-17 Megbízási szerződés (jogi személlyel) 15
20-18 20-19 Körzeműködői szerződések és mellékletei Bérleti szerződés Szerződés lejártát követő 5 Szerződés lejártát követő 5