1 FÖLDES NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA 4177 FÖLDES, Karácsony Sándor tér 5. /Fax: (54) 531 000 ; 531 001 E-mail: foldes.ph@gmail.com Iktatószám: 1714-3/2015. 6. E LŐTERJESZTÉS a Képviselő-testülethez Földes Nagyközség Önkormányzat 2016. évi belső i tervének elfogadására Készítette: Dr. Vinczéné Kiss Mariann jegyző Diószeginé Kovács Éva pénzügyi irodavezető RENDKÍVÜLI KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉS FÖLDES, 2015. DECEMBER 17.
2 Tisztelt Képviselő-testület! A helyi önkormányzat belső ére vonatkozó szabályokat az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.), valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső éről szóló 370/2011.(XII.31.) kormányrendelet szabályozza. A belső kialakításáról, megfelelő működtetéséről és függetlenségének biztosításáról a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni. A belső független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső az ellenőrzött szervezet céljait rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet kockázatkezelési, i és irányítási eljárásainak hatékonyságát. A belső t végző személy vagy szervezet a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességét vizsgálva megállapításokat és ajánlásokat fogalmaz meg a jegyző és a polgármester részére, melyeket a polgármester indokolt esetben a képviselő-testület soron következő ülése elé terjeszt. A helyi önkormányzat belső ét ellátó személy vagy szervezet folyamatos t végez a képviselő-testület hivatalánál az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatokra vonatkozóan, valamint t végezhet a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknél, a helyi önkormányzat többségi irányítása alatt működő gazdasági társaságoknál, a vagyonkezelőknél, valamint a helyi önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezett szervezeteknél is. A helyi önkormányzat éves belső i tervét a képviselő-testületnek jóvá kell hagynia. A fentiekre tekintettel kérjük, hogy Földes Nagyközség Önkormányzata 2016. évre vonatkozó belső i tervét szíveskedjenek megtárgyalni, esetleges módosítást vagy kiegészítést követően azt elfogadni! Földes, 2015. december 3. Dr. Vinczéné Kiss Mariann sk. Diószeginé Kovács Éva s. k. Jegyző pénzügyi irodavezető
KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK./2015. (XII.) Kt. számú H A T Á R O Z A T - T E R V E Z E T E Földes Nagyközség Önkormányzat 2016. évi belső i tervének elfogadásáról A Képviselő-testület Földes Nagyközség Önkormányzata 2016. évi belső i tervét a mellékletben foglaltak szerint e l f o g a d j a. Felkéri a polgármestert és a jegyzőt, hogy a belső i tervben meghatározott eket és határidőket kísérje figyelemmel. Határidő: folyamatos Felelős: Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester Dr. Vinczéné Kiss Mariann jegyző Földes, 2015.december 17. Jeneiné Dr. Egri Izabella s.k. polgármester Dr. Vinczéné Kiss Mariann s.k. jegyző A kiadmány hiteléül 3
Belső ellenőri ütemterv 2016. évre Tervezet Pyreus Kft 4031 Debrecen Trombitás utca 11 4
I. Előzmények A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (továbbiakban Mötv.) 119. -a rendelkezik többek között a helyi önkormányzatok belső kontrollrendszerének működtetési kötelezettségéről, ennek keretében a belső i feladatok ellátásáról. A Mötv 119 (4) bekezdése meghatározza, hogy a helyi önkormányzat belső e keretében gondoskodni kell az irányított költségvetési szervek éről is. Az Államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. Törvény 70. -a alapján az irányító szerv belső t végezhet az irányítása alá tartozó bármely költségvetési szervnél, a saját vagy az irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szerv használatába, vagyonkezelésébe adott nemzeti vagyonnal való gazdálkodás tekintetében, az irányító szerv által nyújtott költségvetési támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezetteknél és a lebonyolító szerveknél, és az irányítása alá tartozó bármely, a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló 2009. évi CXXII. Törvény 1. a) pontjában meghatározott köztulajdonban álló gazdasági társaságnál. A 2016. évi belső i terv készítésekor az Államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. Törvény költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső éről szóló 370/2011. (XII. 31.) kormányrendelet előírásait kell alkalmazni, valamint a Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott módszertani útmutató ajánlásait is. A helyi önkormányzatra vonatkozó éves i tervet a Képviselő- testület az előző év december 31-éig hagyja jóvá. II. Vélemények A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső éről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban Bkr.) 29., és 31. -ának megfelelően összhangban a stratégiai i tervvel - a belső i vezető elkészíti az éves i tervét. A 2016. évi belső i tervben szereplő feladatok a rendelkezésre álló erőforrások és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon alapul. A 2016. évi belső feladatainak tervezésénél a következő szempontok kerültek figyelembevételre: - az önkormányzati feladatok átrendeződése, belső kontrollok működése, megvalósítása, a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodás, a vagyon megóvása, gyarapítása a közfeladatok ellátása során, a civil szervezeteknek juttatott támogatások felhasználása, önkormányzat irányítása alá tartozó intézmények pénzügyi-gazdasági e, nemzetiségi önkormányzatok operatív gazdálkodása. A 2016. év tervezett ek az önkormányzatnál a köztulajdonban álló gazdasági társaságokra, az önkormányzat irányítása alá tartozó oktatási intézményekre, a Földes Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeire terjednek ki. Továbbá új feladatként az önkormányzat és a nemzetiségi önkormányzatok közötti megállapodás alapján a nemzetiségi önkormányzatok operatív gazdálkodására is. 5
Ellenőrzési kapacitás kalkuláció részletezése 1. naptári napok száma 365 2. szombat-vasárnap 104 3. fizetett ünnepek 6 4. fizetett szabadságok 28 5. betegség 10 6. levonások összesen(2+3+4+5) 148 7. 1 fő re fordítható átlag napok száma(1-6) 217 8. re fordítható idő (2fő*7) 434 9. vezetői feladatok 50 10. továbbképzések 80 11. re fordítható munkaidő alap (8-9-10) 304 12. soron kívüli re kalkulált (5%*11) 16 13. Munkaidő alap (11-12) 288 14. tartalékidő 80 15. Tervezhető munkaidő alap (11-12) 208 2016. évre tervezett ek megoszlása két feladatot ellátó ellenőrre vetítve Megnevezés db Ellenőri napok száma Gazdasági társaságok (Kft) 1 30 Polgármesteri hivatal 6 104 Költségvetési intézmények 1 30 Nemzetiségi önkormányzat 1 30 Tervezett ekre 9 194 Egyéb feladatok 3 30 Tartalék soron kívüli ell. 80 Tanácsadásra 50 Továbbképzésre 80 Tervezett feladatokra 208 nap rendelkezésre álló idő A 2016. évi terv összesen 9 vizsgálatot és 3 egyéb feladatot irányoz elő. A végrehajtandó ek körében, 9 szabályszerűségi-pénzügyi, melyből 1 gazdasági társaság, 1 intézményi, és 6 Polgármesteri hivatali célvizsgálat szerepel a tervben. Feladatként 1 nemzetiségi önkormányzat operatív gazdálkodásának ét irányoztuk elő. A 2016. évi tervben az i kapacitás külső erőforrás igénybevételével nem számolt, de eseti, speciális szakértelmet igénylő feladatokhoz, vagy ideiglenes kapacitás kiegészítés esetén külső szakértő bevonása indokolt lehet, melyhez fedezet biztosítása szükséges. A Földes Nagyközség Önkormányzata külső belső ellenőrrel végezteti a belső ellenőri feladatokat, amit 2 fő belső ellenőr lát el. 2016 évi éves i terv, a végrehajtásához rendelkezésre álló kapacitást, az i tervet megalapozó kockázatelemzés eredményének összefoglaló táblázatát tartalmazza. 6
2016. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERV Ellenőrzendő Az re Azonosított kockázati folyamatok és vonatkozó stratégia tényezők (*) szervezetek /( célja, szervezeti módszere, tárgya, egységek ellenőrzött időszak) Az Az típusa (**) ütemezése (***) 1.sz. melléklet Erőforrás szükségletek (****) Földesi Ellenőrzés célja: a Az új számviteli előírásoknak Pénzügyiszabályszerűségi Polgármesteri 2015. évi leltározási megfelelően folytatták-e le a Hivatal érintett feladatok e leltározási és selejtezési szervezeti egységei Ellenőrzés tárgya: eljárásokat. hivatali és önkormányzati leltározási feladatok végrehajtásának e időszak: 2015. év, helyszíni Földes Községi Ellenőrzés célja: az A gazdálkodási tevékenység Pénzügyiszabályszerűségi Napközi Otthonos intézmény szabályszerű ellátása. A cél: Óvoda gazdálkodásának annak megállapítása, hogy az e intézmény gazdálkodásának Ellenőrzés tárgya: egyes folyamatai megfelelően pénzügyi, gazdasági működtek-e, folyamatok e időszak: 2014-2015., és helyszíni 2016. I. 30 nap 2016 I. 15 nap Földesi Roma Ellenőrzés célja: a A kisebbségi önkormányzat Pénzügyi, 30 nap Nemzetiségi nemzetiségi gazdálkodási kereteinek szabályszerűségi 2016. II. 1 fő ellenőr Önkormányzat önkormányzatok kialakítása, gazdálkodása negyedév operatív megfelelt-e az gazdálkodásának önkormányzattal kötött e megállapodásban Ellenőrzés tárgya: rögzítetteknek, és a hatályos pénzügyi, gazdasági jogszabályi előírásoknak. folyamatok e időszak: 2014-2015. évek, helyszíni 7
Földes Ellenőrzés célja: a Kft 2014. XII. 1-től Pénzügyi- Vagyongazdálkodás közfeladat ellátási közszolgáltatási szerződés szabályszerűségi i Kft feladatainak e alapján látja el a feladatokat. Ellenőrzés tárgya: Cél annak megállapítása, hogy a pénzügyi, gazdasági szerződésben foglalt folyamatok e közfeladatok ellátása megfelelően történt-e időszak: 2014-.2015. üzleti év, helyszíni 2016. II 30 nap Polgármesteri Ellenőrzés célja: a Cél: annak megállapítása, hogy Pénzügyiszabályszerűségi Hivatal Érintett közbeszerzési eljárások a közbeszerzési eljárások szervezeti egységei e lefolytatása a Kbt. szerint Ellenőrzés tárgya: valamint a belső pénzügyi, szabályzatoknak megfelelően szabályszerűségi kerültek-e lebonyolításra folyamatok e időszak: 2015.. 2016. III. 20 nap Polgármesteri Hivatal/érintett osztályok Ellenőrzés célja: a Az Ávr.-ben foglalt előírások Pénzügyi, belső kontrollok betartása megfelelő volt-e, szabályszerűségi működése a pénztár és (kötelezettségvállalás, bankszámla, a ellenjegyzés, utalványozás, a kötelezettség vállalás, a szakmai teljesítés igazolása) szakmai teljesítésigazolás és A belső kontrollok működése a biztosított volt-e. számvitel területén Ellenőrzés tárgya: pénzügyi, gazdasági folyamatok e az önkormányzati és a Hivatali gazdálkodás területén időszak: 2015. év, helyszíni 2016.III. negyedév 15 nap 1 fő ellenőr 8
Polgármesteri Ellenőrzés célja: a Az önkormányzat által Pénzügyi- Hivatal/ érintett céljelleggel juttatott céljelleggel juttatott szabályszerűségi osztályai, támogatások támogatások elszámolása a célvizsgálat egységei elszámolásának civil, társadalmi,egyházi e szervezetek részéről a Ellenőrzés tárgya: támogatási szerződésben és a pénzügyi, jogszabályi előírásoknak szabályszerűségi megfelelően történt-e e időszak: 2015., szükség esetén helyszíni 2016. IV. 20 nap Polgármesteri Hivatal/érintett osztályai, egységei Ellenőrzés célja: EU-s Az célja annak Célvizsgálat, forrásból finanszírozott megállapítása, hogy szabályszerűségi pályázatok szabályszerűen történt-e az elszámolásának elnyert pályázati források e Ellenőrzés felhasználása tárgya: pénzügyi, szabályszerűségi időszak: 2014-2015. év, helyszíni 2016. IV. 20 nap EGYÉB FELADATOK EGYÉB FELADATOK Egyéb feladatok összesen EGYÜTT Éves i Nem i tevékenység Készítője: vezető 2017. I. 9 nap beszámoló a 2016. évi ekről. belső ellenőr negyedév 1 fő 2017. évi belső Nem i tevékenység 2016. IV. 7 nap i terv elkészítése. Egyé időigény Tanácsadói tevékenységre, soron kívüli re tartalékolt idő, képzésre fordítható idő, szabadság + 12 nap 208 nap 156 nap ÖSSZES tevékenységre 364 nap Dátum: Földes, 2015. december 3. Készítette: Matkó Mária vezető belső ellenőr 9
A 2016. évi i tervhez kockázat elemzés A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A vezetőség véleményét, megítélését figyelembe kell venni arra vonatkozóan, hogy mely területeket kell nagy kockázatúnak tekinteni. A kockázatelemzés célja megállapítani az egyes rendszerek kockázatának mértékét, feladata pedig meghatározni az ek gyakoriságát. A magas kockázatú rendszereket gyakrabban (például évente) kell ellenőrizni. Az egyes rendszerek kockázatelemzését a kockázati tényezők, és azok súlya alapján kell elvégezni. 12 olyan tényező került meghatározásra, amely hatással van a rendszer működésére. Minden egyes tényezőre vonatkozóan értékelést kell végezni, és meg kell határozni az egyes kockázati tényezők rendszerekre gyakorolt hatását (súlyként kifejezve). A jelenleg hatályos Belső Kézikönyvben meghatározott kockázatelemzési modell alapján ellenőriztük és értékeltük az eredményeket, és megállapítottuk- az összeállításkor ismert- vizsgálandó területek kockázati tényezőjének mértékét magas, közepes, alacsony. Kockázati tényezők és alkalmazott súlyozás Sz. Kockázati tényező Kockázati tényező terjedelme Alkalmazot t Súly Ponthatár 1. Belső kontrollok értékelése 1 3 5 5 15 2. Változás / átszervezés 1 3 4 4-12 3. A rendszer komplexitása 1 3 4 4-12 4. Kölcsönhatás más rendszerekkel 1 3 3 3-9 5. Bevételszintek /költségszintek 1 3 6 6-18 6. Külső szervezetek/partnerek által gyakorolt 1-3 2 2-6 befolyás 7. Legutóbbi óta eltelt idő 1 5 2 2-10 8. Vezetőség aggályai 1 3 3 3 9 9. Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége 1-3 4 4 12 10. Szabályozottság és szabályosság 1 3 3 3 9 11. Munkatársak képzettsége és tapasztalata 1-3 3 3-9 12. Erőforrások rendelkezésre állása 1 3 4 4-12 MINIMÁLIS PONTSZÁM: 43 MAXIMÁLIS PONTSZÁM: 133 Az erőforrás-szükségletek megértéséhez gyakorisági mátrixot alkalmaztunk, amely tükrözi a súlyozási összehasonlításokat és a rendelkezésre álló erőforrásokat. A gyakoriság mátrix lehetővé teszi a rendszer ciklikus ét, ami tükrözi majd az erőforrások rendelkezésre állását. A kockázatelemzés eredménye információval szolgál a stratégiai és az éves i terv elkészítéséhez, ami a ténylegesen rendelkezésre álló erőforrásokat veszi figyelembe. A stratégiai terv meghatározza azokat a rendszereket, amelyekre vonatkozóan a következő négyéves időszakon belül eket kell végrehajtani. A jelenleg érvényben lévő stratégiai terv felülvizsgálata indokolttá vált, de ehhez jelenleg nem ismert az önkormányzati választásokat követő újonnan megalakuló önkormányzat képviselő-testületének gazdasági programra vonatkozó módosítási koncepciója.. 10
A kockázatelemzés lépései 1. kockázat beazonosítása Magas prioritás Költségvetési szerv kockázatkezelési rendszere Alacsony prioritás Közepes prioritás 2. kockázati tényezők értékelése Kockázati tényezők terjedelme (1-3) 3.i időtartam meghatározása Évente ellenőrizendő Kockázati tényezők kiválasztása (12) Alkalmazott súly (1-5) Folyamat Háromévente ellenőrizendő Ponthatár (0-15) Öt évente ellenőrizendő Az i tervben szereplő feladatok (úgy a Polgármesteri Hivatalra vonatkozó, mint az önkormányzat által fenntartott intézmények és az önkormányzat által alapított társaság) a belső stratégiai tervének irányvonalát követik, és a jóváhagyott Belső i Kézikönyvben meghatározott kockázatelemzés módszerével kerültek meghatározásra. Az ellenőrzendő folyamatokat és szervezeteket, az célját, az azonosított kockázati tényezőket, az ütemezését részletesen egy külön táblázat tartalmazza. A hatékonyabb és eredményesebb közpénzfelhasználás érdekében a köztulajdonban álló gazdasági társaság, és a korábbi években nem vizsgált nemzetiségi önkormányzat operatív gazdálkodásának e került kiemelésre. Továbbra is fontos a belső kontrollrendszer megfelelőségének és működésének vizsgálata, ezért a Polgármesteri Hivatalban és az önkormányzati feladatellátást érintően is - több olyan főfolyamat vizsgálata került betervezésre, melyek az önkormányzati források felhasználását végző szervezetekre vonatkozik (Kft, vagy civil szervezetek), illetve pályázatokon elnyert pénzeszközök szabályszerű felhasználásának ét célozza. Földes, 2015. december 03. Összeállította: Matkó Mária Vezető belső ellenőr 11
A 2016. évi i terv megalapozását szolgáló kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása (a 370/2011.(XII.31.)Korm.r. 31. (4)bek. a) pontja) Kockázat szintje alacsony közepes magas Egyéb feladat: Éves Földes Községi Napközi Polgármesteri Hivatal- EU-s i beszámoló (2014. Otthonos Óvoda forrásból finanszírozott elnyert évi ) elkészítése II.15-ig pályázatok kezelésének, jegyző és polgármester részére elszámolásának e Egyéb feladat: Éves Földes Vagyongazdálkodási Önkormányzatnál és a összefoglaló i Kft Polgármesteri Hivatalban beszámoló készítése 2014. lefolytatott közbeszerzési évről a KT. részére eljárások e (zárszámadással egyidejűleg) Egyéb feladat: 2016. évi belső Polgármesteri Hivatalban- az Polgármesteri Hivatalban a i terv összeállítása önk. által céljelleggel juttatott 2014. évi leltározási KT. részére XII.31-ig támogatások elszámolásának tevékenység e e Polgármesteri Hivatalban- a Helyi Nemzetiségi belső kontroll rendszer Önkormányzat operatív működése a pénzkezelés (bank, gazdálkodásának e pénztár) és a Földesi Roma Nemzetiségi kötelezettségvállalás, teljesítés Önkorm. igazolás jogszabályi betartásának e Földes, 2015. december 03. 12