Előszó Jelen kiadvány a teljesség igénye nélkül, röviden és lényegre törően tárgyalja a turisztikai desztináció menedzsment (továbbiakban TDM) rendszer céljait és feladatait. Bevezetést nyújt a TDM felépítésébe illetve ízelítőként szolgál annak összetettségéről. Hasznos irányt mutat a turisztikai információs irodák feladatairól, segítve mindennapi tevékenységeiket ahhoz, hogy Székelyföldön egy felelősségteljes, fenntartható turizmust érjünk el.
Turisztikai irányítás kézikönyve - bevezető a Székelyföldi TDM rendszerbe Kiadó: Sóvidék Hegyalja Turisztikai Egyesülete szállások promoválása weboldalakon, turisztikai vásárokon információ nyújtás turisztikai tevékenységek támogatása egyesület tagjainak képviselete programok szervezése Elérhetőség: www.sovidekiszallasok.hu www.turist-cazare.ro e: sovidekiegyesulet@gmail.com t: +4 0721-931.760 Támogató: Szerkesztők: Csibi József Horváth Alpár Moldován László Készült a MARK HOUSE Kft. nyomdában 535500 Gheorgheni, str. Gábor Áron nr. 4, jud. Harghita Tel./Fax: 0266-364190 e-mail: office@markhouse.ro Grafikai terv, tördelés: Văduva István Fotók: Dezső László
Tartalomjegyzék I. A TDM fogalmának meghatározása...4 II. A TDM rendszer kiépítésének célja...5 III. TDM feladatok a turisztikai információs irodák hálózatában...6 III. 1. Feladatkörök az információs irodákban...7 III. 2. Szakmai kapcsolattartás a településen/ térségben működő szervezeti tagokkal...8 III. 3. Információs iroda kapcsolata a terület intézményeivel...9 III. 4. Információs irodák kapcsolata a médiával...10 III. 5. Információs irodák feladatai a marketingkutatásban...11 Az irodák feladata a TDM szervezet marketingtevékenységében...13 III. 6. Információs irodák kiadványozási feladatai...14 III. 7. Információs irodák rendezvényszervező tevékenysége...15 Forrásanyag...16
I. A TDM fogalmának meghatározása A turisztikai desztináció önálló földrajzilag lehatárolható egység, amelynek vonzerői és az azokra épített turisztikai termékei a turista számára komplex élményt nyújtanak. A TDM a desztináció turisztikai termékeit és egyéb szolgáltatásait egységben kezelő partnerek (önkormányzatok, vállalkozások, szakmai és civil szervezetek stb.) hosszú távú, szervezett együttműködése annak érdekében, hogy a turista élményét, illetve a turizmusból származó hatásokat optimalizálja a fenntarthatóság szempontjainak figyelembe vételével. 4
II. A TDM rendszer kiépítésének céja A TDM kiépítésének célja a regionális TDM kialakítása Székelyföld szintjén, szem előtt tartva az alulról építkezés elvét, mely a helyi/térségi turisztikai egyesületek ösztönzésével és működtetésével érhető el. A turisztikai szolgáltatókat fokozottabban be kell vonni a turizmuspolitika alakításába. E cél eléréséhez nélkülözhetetlen az érdekeltek együttműködése, valamint a hosszú távú célok (felelősségteljes, fenntartható turizmus) figyelembe vétele. A TDM rendszer további célja felkarolni, elősegíteni, támogatni a helyi kezdeményezéseket, összhangot teremteni a helyi és régiós fejlesztések terén. A 2014-2020-as támogatási időszakban összehangoltan kell történjenek a turizmust érintő fejlesztések Székelyföld minden térségében. Ezt segíti elő a TDM szervezeti rendszer. Mindezek célok eléréséhez szükséges az egységes informatikai háttér, amely a turisztikai információs irodák hálózatának szervezésében, a marketing és a kommunikáció terén játszik kiemelkedő szerepet. A rendszer kiépítése, megszervezése, a székelyföldi TDM szövetség (Pro Turismo Terrae Siculorum) szakmai koordinációja segítségével kell történjen. A székelyföldi turisztikai desztináció menedzsment rendszer két szinten szerveződik: Helyi/térségi szint, amelynek feladatait a helyi/térségi turisztikai információs irodák, az önkormányzatok a turisztikai egyesületekkel karöltve látják el. Regionális szint, amelynek feladatait a Székelyföldi TDM Szövetség végzi együttműködve a székelyföldi megyék turisztikai vezetőségével. 5
III. TDM feladatok a turisztikai információs irodák hálózatában A turizmus szervezeti rendszerének részét képező turisztikai információs irodák területi/térségi illetékességű információs pontok. A túrinfó irodák közvetítő szerepet töltenek be a turisztikai kereslet és kínálat egymásra találásában. Éppen ezért nagyon fontos hálózatba integrálni őket, amelyben az irodák közötti kommunikáció és információ áralmás korszerű eszközökkel, informatikai rendszer segítségével történik. Az információs irodák elsősorban a turisták tájékoztatását szolgálják. Helyi/területi információs- és marketing feladatok mellett, teendőik közé sorolhatóak az adott település/térség turisztikai értékeinek feltárása, hazai és külföldi kapcsolatok létrehozása valamint megfelelő minőségű, jól értékesíthető turisztikai termékek létrehozása is. Szerepük van rendezvények, események létrejöttében, azok szervezésében pedig kezdeményező, koordináló feladatokat látnak el. A turisztikai információs irodák tevékenysége a Székelyföldi TDM Szövetség koordinálása által kell történjen. A szövetség megállapodást köt azokkal az információs irodákat fenntartó önkormányzatokkal/civil szervezetekkel/önkormányzati társulásokkal, akik a hatékony munka érdekében partnerek egy, a Székelyföldet átfogó turisztikai desztinációs menedzsment létrehozásában. 6
III. 1. Feladatkörök az információs irodákban A turisztikai információs irodák munkatársai helyi/térségi turisztikai menedzser szerepét töltik be. Ezért a következő feladatokat kell ellássák: szakmai, pénzügyi tervezés, infrastrukturális-fejlesztési terv összeállításának támogatása, véleményezése; szakmai kapcsolattartás együttműködő partnerekkel (más turisztikai szervezetek, hatóságok, stb.); szakmai (turisztikai) programok, rendezvények előkészítése, szervezése, lebonyolítása, értékelése; promóciós kiadványok, termékek tartalmi előkészítése, elkészítésének irányítása, termékek szakmai átvétele; sajtókapcsolatok kezelése; honlap, internetes megjelenés arculati megjelenésének és tartalmi szolgáltatásainak meghatározása, honlap folyamatos aktualizálása; részvétel a helyi/térségi és a székelyföldi marketingtervezésben, termékfejlesztésben; az információs iroda vonzáskörzetébe tartozó turisztikai vonzerők leltárba vétele, nyilvántartása, folyamatos karbantartása rendszeres kétoldalú kommunikációt feltételez az iroda és a vonzerő képviselője között. 7
III. 1. Feladatkörök az információs irodákban beérkező ügyfél megkeresések fogadása, érdeklődők tájékoztatása, tájékoztató anyagok megküldése, átadása (személyes, e-mail, telefon, fax); ajánlatkérések fogadása, ajánlatok, ajánlati csomagok öszszeállítása, ajánlatadás; megkeresési, ajánlatadási statisztikák készítése (pl. száma, típusa, stb.) informatikai rendszer saját és / vagy megbízás alapján történő adatfeltöltése a Székelyföldi TDM Szövetség koordinálásában; részvétel szakmai (turisztikai) programok, rendezvények előkészítésében, lebonyolításában, értékelésében; szakmai (turisztikai) programok, rendezvények elektronikus és papír alapú dossziéinak rendezése, karbantartása részvétel a promóciós kiadványok, termékek előkészítésében kapcsolattartás, adat- és információ csere a Székelyföldi TDM Szövetség által koordinált információs irodák munkatársaival folyamatos kapcsolattartás szervezet tagjaival, tájékoztatásuk az aktuális szakmai programokról, kezdeményezésekről; szervezeti tagok javaslatainak, kezdeményezéseinek fogadása; szervezeti vezető által meghatározott feladatok ellátása; pályázatok elkészítésében közreműködés, esetenként pályázatok összeállítása, pályázati adatok kidolgozása, gazdasági, jogi dokumentumok biztosítása a pályázati követelmények szerint; 8
III. 2. Szakmai kapcsolattartás a településen/ térségben működő szervezeti tagokkal tagok tájékoztatása a tervezett programokról, akciókról; tagok kezdeményezéseinek illesztése a tervezett programokhoz; megvalósult programok, akciók, termékfejlesztések a tagokkal közös értékelése; szükséges képzések meghatározása, megszervezése, megtartása; éves szakmai beszámoló elkészítése 9
III. 3. Információs iroda kapcsolata a terület intézményeivel Az iroda hatókörétől függően számos intézménnyel tart fenn együttműködő kapcsolatot. Ilyenek lehetnek egy/több település intézményei, vagy nagyobb hatáskörű intézmények (térségi feladatokat ellátók), mint például önkormányzati, oktatási, kulturális, egészségügyi, hatósági, stb. 10
III. 4. Információs irodák kapcsolata a médiával Az iroda működési területén megfogalmazódó üzenetek folyamatos eljuttatása a lakosságához, a helyi és regionális média közvetítésével valósítható meg. Fontos a hírszolgáltatás az iroda szolgáltatásairól, a terület turisztikai eseményeiről, rendezvényeiről, a várható fejlesztésekről. Az üzenetek lehetőség szerint PR jellegűek legyenek (riportok, sajtótájékoztatók, interjúk), de alkalmanként fizetett reklám (hirdetések, közlemények) formájában. Érdemes és ajánlott egy az alkalmazott munkakörébe kiemelt feladatként beépíteni a sajtókapcsolat működtetését. 11
III. 5. Információs irodák feladatai a marketingkutatásban Az információs irodák alapfeladatai között szerepel a fogyasztói célcsoport elégedettségének mérése (kérdőíves, interjú, telefonos, on-line, stb.). Statisztikai adatok, más kutatások adatai, társszervezetektől átvett adatok gyűjtése, továbbá látogatók, helyi lakosság megkérdezése, adatok feldolgozása és biztosítása a helyi/térségi turisztikai szervezet, valamint a Székelyföldi TDM Szövetség számára tervezői, termékfejlesztői, beszámolói, pályázati tevékenységéhez. Az információs irodák feladatai között kiemelt jelentőségű a TDM marketingtervének elkészítésében való aktív részvétel. 12
Az irodák feladata a TDM szervezet marketingtevékenységében Stratégiai és operatív tervezésben: fejlesztési koncepció, stratégia, program készítés támogatása; kooperációs mechanizmusok kialakításában való közreműködés (fórumok, bizottságok, szervezése, kapcsolatok fenntartása, stb.) Piacelemzésben piackutatatásban: külső környezet-elemzésében: kutatás, adatszolgáltatás szintjén; közvetlen piac elemzésében részfeladatként: kínálat elemzése, keresletelemzés, célcsoport meghatározása, versenytárselemzés, a piac változásainak figyelése, saját termék siker ellenőrzése, elégedettség kutatás, kontrolling. 13
III. 6. Információs irodák kiadványozási feladatai Az iroda működési területéhez tartozó helyi/térségi turisztikai termékek feltérképezése, vonzerőleltár készítése az egyik legfontosabb feladat. Azok a helyi/térségi turisztikai egyesületek, amelyek speciális, komplex termékkel rendelkeznek (pl. Kovászna, Gyergyószentmiklós, Sóvidék-Hegyalja) a termékek piacra vitelében és értékesítésében is részt vesznek, saját hatáskörben kiadványozási tevékenységet végeznek. A kiadványszerkesztés célját, tartalmát, formáját, nagyságrendjét a helyi/térségi turisztikai szervezet határozza meg, és rövid- és hosszú távú marketingtervének, azon belül a kommunikációs tervének része. Fontos megjegyezni, hogy az iroda működési területéről beszerzett információkból a Székelyföldi TDM Szövetség koordinálása révén, célszerű lenne régiós kiadvány publikálása, valamint a régió online megjelenítése egy központi, székelyföldi weboldalon. 14
III. 7. Információs irodák rendezvényszervező tevékenysége Az információs irodák, mint a helyi/térségi szervezetek munkacsoportja fontos szerepet vállalhatnak a terület, térség rendezvényeinek szervezésében, mivel a turizmus ágazatban jelentős szerepet tölt be a rendezvényszervezés. A rendezvények a térség kiemelt turisztikai vonzerejét képezik. A település/térség természeti adottságai, építetett öröksége után a rendezvények jelentik a legnagyobb motivációt a turista választásában. A hagyományos, a visszatérő rendezvények a turista programjának kiindulópontjai lehetnek. Az információs irodák turisztikai rendezvényei, a desztináció szakmai programjai, amelyek a desztináció értékesítésének eszközei. Az információs irodák rendezvényszervezői tevékenysége többszintű: helyi, mikró-térségi szórakoztatórendezvények szervezése, régiós rendezvények koordinálása, marketingtevékenysége, valamint helyi, régiós turisztikai rendezvények szervezése, és más térségek rendezvényein való részvétel. 15
Forrásanyag: 1. Információs irodák menedzsmentje - Kálánné Bodó Edit http://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop425/0034_informacios_irodak_menje/18_eloadas_11_11.html 2. A TURISZTIKAI DESZTINÁCIÓ MENEDZSMENT RENDSZERÉNEK ISMERTETÉSE http://www.gszm.hu/tanulasi_segedletek/dtm/tdm.pdf