Jogi és Ügyviteli Osztály ÜGYRENDJE. Hatályos:

Átírás

1 Jogi és Ügyviteli Osztály ÜGYRENDJE Hatályos:

2 A Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban: Elszámolóház) Jogi és Ügyviteli Osztályának ügyrendjét az alábbiak szerint állapítom meg: I. Általános rendelkezések Az ügyrend célja, hogy szabályozza a Jogi és Ügyviteli Osztály feladatait az Intézmények, valamint az Elszámolóház vonatkozásában, az Osztály vezetőjének és beosztottainak feladat-, hatás- és jogkörét, továbbá az Elszámolóház belső és külső kapcsolattartásának módját. II. A Jogi és Ügyviteli Osztály alárendeltsége, hatásköre, alapvető feladata és szervezeti tagozódása 1. Rendeltetése, alárendeltsége: a Jogi és Ügyviteli Osztály -, a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban: Elszámolóház) Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) foglaltak alapján, a vonatkozó jogszabályok, az állami, valamint önkormányzati irányítás egyéb jogi eszközei alapján végzi jelen ügyrendben rögzített feladatait. 2. Munkáltatói jogkör, munkarend: A Jogi és Ügyviteli Osztály az igazgató közvetlen alárendeltségében lévő, jogi és ügyviteli tevékenységet végző szervezeti elem. A munkáltatói jogkört teljes állománya vonatkozásában az Elszámolóház igazgatója gyakorolja. 3. Hatásköre: kiterjed az Elszámolóházat és a működtetett intézményeket érintő jogi és ügyviteli tevékenységére, valamint a Munkamegosztási megállapodásban rögzített feladatmegosztás alapján az önállóan működő intézmények tekintetében ellátandó feladataira. 4. Alapvető feladatai: A hatályos jogszabályokban, az állami, valamint az önkormányzati irányítás egyéb jogi eszközeiben és a belső rendelkezésekben előírt módon az ügyrendben meghatározott feladatainak ellátása. Az Elszámolóház jogi és ügyviteli feladatainak biztosítása, jogi tevékenységének ellátása. 5. Szervezeti tagozódása, összetétele: Osztályvezető; Ügyviteli előadó-titkárnő jogász I. jogász II. igazgatási előadó szervezési főelőadó-dietetikus kézbesítő takarító

3 A helyettesítés rendje: az Osztályvezetőt a jogász; a két jogász egymást; az igazgatási főelőadót a két jogász; a szervezési főelőadó-dietetikust a Pénzügyi Osztály kijelölt munkatársa; az ügyviteli előadót-titkárnőt az Elszámolóház igazgatója által kijelölt munkatárs; a kézbesítőt a takarító; a takarítót a kézbesítő helyettesíti teljes jogkörben. III. A Jogi és Ügyviteli Osztály állományának alárendeltsége és feladatai 1. Osztályvezető Az Jogi és Ügyviteli Osztály élén álló egyszemélyi vezető az osztályvezető. Az osztályvezető az Elszámolóház igazgatójának van közvetlenül alárendelve, közalkalmazotti viszonyával összefüggő munkáltatói jogkört az Elszámolóház igazgatója gyakorolja. Az Osztályvezető közvetlen munkaköri felettese az ügyviteli előadó-titkárnőnek, a jogászoknak (I.-II.), az igazgatási előadónak, szervezési főelőadó-dietetikusnak, a kézbesítőnek, a takarító alkalmazottnak Az osztályvezető felelőssége: Az osztályvezető felelős az osztály tevékenységéért. Jogi és Ügyviteli Osztály munkájának beosztása, koordinálása, ellenőrzése. A Munkamegosztási megállapodás alapján ellátja az Elszámolóház és a hozzárendelt költségvetési szervek meghatározott feladatait Az osztályvezető kötelessége: A feladat- és hatáskörébe tartozó ügyeket érdemi döntésre előkészíti, felterjeszti és gondoskodik azok végrehajtásáról. Figyelemmel kíséri a munkaterületre vonatkozó jogszabályok és a szakmai gyakorlat változásait, megteszi ennek megfelelően a szabályzók változtatására vonatkozó javaslatot. Az igazgató figyelmét felhívja a tervezett intézkedés jogellenes, célszerűtlen vagy gazdaságtalan voltára. A hivatali hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt - szabálysértést jelenti, fegyelemsértés esetén a felelősségre vonást kezdeményezi Az osztályvezető jogosultsága: Jogosult a jogszabályokban, egyéb jogi normákban és belső rendelkezésekben rögzített hatás- és jogkörök gyakorlására. A munkaköréhez tartozó iratokba az adat- és titokvédelmi szabályok betartásával jogosult betekintetni. Az ügyrendben, illetve a munkaköri leírásában szereplő ügyekben eljár, ezekhez információt kér, az okmányokba, nyilvántartásokba betekint, azokból adatokat gyűjt.

4 A feladatkörébe tartozó ügyekkel kapcsolatban jogosult véleményt mondani, javaslatot tenni. Szakterületét érintő kérdésekben az Elszámolóház igazgatójával, továbbá az Elszámolóház osztályaival, és csoportjaival; az Intézmények vezetőivel, gazdasági vezetőivel konzultál. Az Elszámolóház SZMSZ-ben foglalt belső rendelkezés, szabályzat előkészítésével és kiadásával kapcsolatos észrevételeit megteszi. Szabályozást igénylő esetekben az igazgatónál belső rendelkezés kiadását, hatályon kívül helyezését kezdeményezheti, gondoskodik a tervezetek szakmai előkészítése során azok véleményezéséről. A munkaköri leírásban nem szereplő mindazon jogok és kötelezettségek gyakorlására jogosult, amelyeket a munkaköréhez kapcsolódó jogszabályok részére biztosítanak, illetve előírnak Az osztályvezető általános feladat- és hatásköre: Szervezi, irányítja és ellenőrzi az osztály szakmai munkáját. Felelős az általa irányított osztály által végzett feladatok ellátásáért. Az igazgató utasításának megfelelően elkészíti az osztály/intézményegység szakmai munkájához igazodó éves munkaprogramját (feladatok, határidők, felelősök megjelölésével). Elkészíti a helyettesítés tervezett rendjét, a beosztottak munkaköri leírásait. Írásos dokumentációt vezet a végrehajtott vezetői ellenőrzések eredményéről és az osztályértekezletek megtartásáról. Folyamatosan egyeztet az Elszámolóház szervezeti egységeinek vezetőivel, egyeztetés esetén kézjegyével látja el az egyeztetett dokumentum tervezetét. A szakterületén felmerülő kérdésekben egyeztet az Intézmény, a Társulás és Intézményei munkatársával. Felelős az osztály feladatainak határidőre történő elvégzéséért. Felelős az osztályon belüli munkamegosztás kialakításáért, a hatékony munkavégzésért. Gondoskodik arról, hogy az osztály munkafolyamataiba épített ellenőrzés folyamatosan biztosítva legyen. Intézkedéseket tesz hatékonyságának javítására. Vezetői ellenőrzésekkel biztosítja a pontos munkavégzést. Felelős a szervezeti egységek közötti folyamatos információáramlásért, az egyes szervezeti egységek együttműködését biztosító kapcsolattartásért. Segíti az igazgató humánpolitikai feladatainak ellátását, ellátja az ebben a körben rábízott feladatokat. Felelős az osztályon végzett feladatokhoz kapcsolódóan a bizonylati rend és okmányfegyelem biztosításáért, az adójogszabályokban foglaltak betartásáért. Ügyiratkezelés ellenőrzése az általa vezetett osztály ügyiratai esetében. Szakmai segítői feladatokat lát el gyakornokok esetében. Részt vesz, aktívan közreműködik a vezetői értekezleteken. Indokolt esetben a felmerülő problémákról azonnal tájékoztatja az Elszámolóház vezetőit. Nyomon követi a szakterületét érintő jogszabályi és egyéb előírások változásait, azokról az osztály dolgozóit és a kincstárnokokat tájékoztatja. Folyamatosan gondoskodik arról, hogy az osztály tevékenységét a szükséges szakmai ismeretek birtokában, megfelelő színvonalon végezze, vezetői és folyamatba épített ellenőrzések révén. Az adott osztályra érkezett próbaidős munkavállalók mellé mentort jelöl. Felügyeli a próbaidős munkavállaló szakmai fejlődését, értékelését. Tájékoztatja az Igazgatót a próbaidős munkavállaló szakmai alkalmasságáról. Segítséget nyújt a munkavállalóval kapcsolatos munkáltatói döntések kialakításában.

5 1.5. Az osztályvezető különös feladatai: Az Elszámolóház alapító okiratának, SZMSZ-ének, valamint a Munkamegosztási megállapodás módosítására indokolt esetben, jogszabályi változás esetén javaslatot tesz. Stratégiai döntések előkészítése. Gondoskodik az Elszámolóház honlapjának folyamatos aktualizálásáról. Megszervezi az értekezleteket és biztosítja az azok lebonyolításához szükséges feltételeket. 2. Ügyviteli előadó-titkárnő Az ügyviteli előadó-titkárnő a Jogi és Ügyviteli Osztály vezetőjének van közvetlenül alárendelve. Közalkalmazotti viszonyával összefüggő munkáltatói jogkört az Elszámolóház igazgatója gyakorolja Általános feladata: Az Elszámolóház adminisztrációjának, iratkezelésének és titkársági feladatainak biztosítása. 3. Szervezési főelőadó, dietetikus Az Jogi és Ügyviteli Osztályvezetőnek van közvetlenül alárendelve. Közalkalmazotti viszonyával összefüggő munkáltatói jogkört az Elszámolóház igazgatója gyakorolja Általános feladata: A közétkeztetés-szolgáltatóval kötött szerződésben foglaltak teljesülésének rendszeres ellenőrzése, a szolgáltatói kötelezettségek betartatásának kontrollja. 4. Jogászok A Jogi és Ügyviteli Osztály vezetőjének vannak közvetlenül alárendelve. Közalkalmazotti jogviszonyukkal összefüggő munkáltatói jogkört az Elszámolóház igazgatója gyakorolja Általános feladataik: A Jogi és Ügyviteli Osztály jogászai az Elszámolóház tekintetében teljes körű jogi feladatellátást végeznek, az Elszámolóházhoz rendelt intézmények tekintetében pedig jogi felülvizsgálatot és segítségnyújtást látnak el. A hozzárendelt költségvetési szervek igénye esetén általános jogi segítséget nyújt. 5. Igazgatási előadó nek van közvetlenül alárendelve. Közalkalmazotti viszonyával összefüggő munkáltatói jogkört az Elszámolóház igazgatója gyakorolja.

6 5.1. Általános feladatai: az Elszámolóház által működtetett, valamint az önálló intézmények ingatlanait érintő helyiség-bérbeadások teljes körű koordinációja, lebonyolítása, ellenőrzése, az Elszámolóház által működtetett, valamint az önálló intézmények esetében fizetési meghagyásos eljárások, valamint az abból eredő végrehajtások lebonyolítása, és az ezzel kapcsolatos képviselet ellátása. 6. Kézbesítő-takarító alkalmazott A Jogi és Ügyviteli Osztály vezetőjének van közvetlenül alárendelve. Közalkalmazotti viszonyával összefüggő munkáltatói jogkört az Elszámolóház igazgatója gyakorolja Általános feladata: Az Elszámolóház kézbesítési feladatainak biztosítása, valamint egyes takarítási feladatok ellátása. IV. A Jogi és Ügyviteli Osztály szakterületi feladatai Ellátja az Elszámolóház jogi és ügyviteli feladatait, közreműködik az Elszámolóház, valamint az Intézmények közbeszerzései lefolytatásában; 1. Ügyviteli, Igazgatási és szervezési feladatok a) Titkársági feladatok: A Jogi és Ügyviteli Osztály ügyviteli előadó-titkárnő munkatársa látja el a titkársági feladatokat: adminisztrációs feladatok centrális iratkezelés valamennyi szervezeti egység tekintetében iratok számítógépes iktatása, az irattárazással kapcsolatos szakfeladatok elvégzése (a kialakított tételszám szerinti rendszer alkalmazása, nyilvántartása, dobozolás, jelzetkészítés, elhelyezés). az iratkezelés belső rendjének alkalmazása, végrehajtása központi telefonok, faxok, -ek kezelése, a beérkező posta bontása, valamint az igazgató szignálását követően az illetékeshez történő továbbítás. Az iratkezelési szabályzat előírásai szerinti feladatok ellátása. Az iratkezelési feladatok ellátásához szükséges eszközök beszerzése. A mindennapi ügyvitel menetének biztosítása A kimenő ügyek menetének lebonyolítása. A fentieken túlmenően az ügyviteli előadó készíti el havonta a másológépek számlálóállásainak jelentését. Az intézmények minden tárgyhó 15. napjáig kötelesek megküldeni az intézményegységek számlálóállásait, az ügyviteli előadó pedig ezeket összesítve továbbítja a nyomtatók üzemeltetője felé.

7 Az Osztály ügyviteli előadója Elszámolóház székhelyén dolgozók szabadságának kiírásával kapcsolatos feladatokat lát el valamint a kiírt szabadságokról analitikus nyilvántartást vezet, és azt továbbítja a Munkaügyi Osztály részére legkésőbb minden hónap 5. napjáig a KIR3 programban való rögzítés céljából. Az Elszámolóház kulcsairól, bélyegzőiről és kapunyitóiról nyilvántartást vezet, gondoskodik azok cseréjéről és pótlásáról. Aktualizálja az Elszámolóház dolgozóinak elérhetőségét tartalmazó telefonkönyvet, melyet megküld a fenntartó és a hozzá rendelt intézmények részére, illetve tájékoztatja őket a bekövetkezett személyi változásokról. Közreműködik továbbá az irodaszer beszerzésének folyamatában. b) Igazgatási és szervezési feladatok A Jogi és Ügyviteli Osztály vezetője gondoskodik arról, hogy az eljárások anyagai irattári őrzésre kerüljenek. Ezt megelőzően a lebonyolító szervezettől iratanyagok jegyzékes átvételét és ellenőrzését végzi. Feladatkörébe tartozik az Elszámolóház iktatásának, ügyiratkezelésének megszervezése és felügyelete a vonatkozó Iratkezelési szabályzat alapján. Az Elszámolóház kézbesítési feladatainak megszervezése, irányítása. Az ún. kézi irattár és a központi irattár belső rendjének biztosítása. Észlelt hiányosságok jelzése, feltárása és a megszüntetés érdekében hozott intézkedések végrehajtása. A Jogi és Ügyviteli Osztály igazgatási előadója az alábbi igazgatási és szervezési feladatokat látja el: Részt vesz a követelések jogi úton történő érvényesítésének lebonyolításában. Az Elszámolóháznál közalkalmazotti jogviszonyban lévő, vagyonnyilatkozat adásra a jogszabály alapján kötelezett munkavállalók vagyonnyilatkozatainak bekérése, és a nyilvántartás vezetése a vonatkozó belső szabályozás alapján, a vonatkozó szabályzatok aktualizálása Közreműködik az Elszámolóház belső szabályzatainak aktualizálásában. Ügyiratok rendszerezése, napra kész nyilvántartása. A szerződés-nyilvántartások aktualizálása. Mobiltelefonokkal kapcsolatos ügyintézés, nyilvántartások vezetése, aktualizálása Adatgyűjtések, adatbekérések előkészítése, koordinálása, végrehajtása. Selejtezés, Irattárazási feladatok koordinálása, szervezése az Osztályvezető munkájának közvetlen támogatása Minden feladat, amivel az igazgató vagy az igazgatóhelyettes megbízza Ellátja az Elszámolóháznál és az Intézményegységeknél a mobil- és vezetékes telefonkészülékekkel és előfizetésekkel kapcsolatos szerződéses feladatok teljes körű lebonyolítását, a számlázás és analitikus nyilvántartás vezetés kivételével c) Kézbesítési feladatok A Jogi és Ügyviteli Osztály kézbesítő munkatársa naponta ellátja a kézbesítési feladatokat. Minden nap óráig a titkársággal egyezteti a kézbesítési teendőket. Az összekészített postai küldeményeket elviszi a postára és feladja. A postafiók, és az utcai gyalogos kapun lévő postaláda kiürítése után az Elszámolóház részére érkezett küldeményeket a titkárságra adja. Naponta továbbítja az OTP-hez a szükséges anyagokat és elhozza az Elszámolóház anyagait. Ellenőrzi a küldemények darabszámát, a kézbesítési címeket. Meggyőződik a küldemények ép, sértetlen állapotáról. Ha a küldemény sérült, gondoskodik a megfelelő kezelésről, jelzi a sérülést a vezetőjének.

8 A nem postán továbbítandó küldeményeket kézbesítőkönyvvel eljuttatja a címzetthez és gondoskodik az átvétel igazolásáról. A Magyar Államkincstárba továbbítandó anyagokat minden esetben kézbesítőkönyvvel személyesen viszi a hivatalhoz. Az intézmények részére készített és küldendő információs anyagok, módszertani útmutatók, szakmai iránymutatások anyagát sokszorosítja és adott intézmény kézbesítő ládájába. Az átvett küldeményekről dokumentációt vezet (pl.:kézbesítő könyv) Sikertelen kézbesítés esetén jelzi azt a vezetőjének, illetve az Elszámolóház munkatársainak, és ismételten megkísérli a kézbesítést. Besegít minden olyan feladatok ellátásába, amelyekkel vezetője megbízza (pl.:irodai anyagok rendezése, irattárazás, csomagok szállítása) A Jogi és Ügyviteli Osztály kézbesítőjének a mindennapi feladatai közé tartoznak továbbá: A Bercsényi u. 3. sz. alatti épület konyháiban, ebédlőjében a felületek, a konyhákban található hűtőszekrények tisztán tartása, vízkő eltávolítása. A közösségi helyiségekben fogyóban lévő tisztasági eszközök, higiéniai szerek pótlása a bercsényi u. 3. sz. alatti ingatlan udvarában található kert gondozása A takarító helyettesítés esetén a kézbesítő tevékenység vonatkozásában az alábbi feladatokat látja el: - egyezteti az elvégzendő feladatot az Elszámolóház vezetőjével, illetve a munkatársakkal - átveszi a kézbesítendő küldeményeket, igazolást, megbízólevelet - ellenőrzi a küldemények darabszámát, a kézbesítési címet - meggyőződik a küldemények ép, sértetlen állapotáról - gondoskodik a sérült küldemények megfelelő kezeléséről, jelzi a sérülést a vezetőjének - ellenőrzi a díjazás, bérmentesítés helyességét, kezdeményezi a helytelen adatok javítását - kézbesítésre, postázásra előkészíti a küldeményeket - gondoskodik a rábízott küldemények, értékek biztonságos őrzéséről - rendkívüli esemény, gyanús körülmény esetén jelenti azt a vezetőjének - kézbesíti a küldeményeket (pl. postai úton, személyes kézbesítéssel) a megadott helyre - a vezetője, illetve az Elszámolóház munkatársai által átadott leveleket, küldeményeket a megadott címekre postázza, illetőleg a részére, vagy az adott intézmény részére küldötteket elhozza - soron kívül kézbesíti a sürgős küldeményeket - sikertelen kézbesítés esetén jelzi azt a vezetőjének, illetve az Elszámolóház munkatársainak, és ismételten megkísérli a kézbesítést - eleget tesz elszámolási kötelezettségeinek - adminisztrál, dokumentációt vezet az átvett küldeményekről (pl. kézbesítő könyvet vezet) - besegít azon feladatok ellátásába, amelyekkel vezetője megbízza (pl.: irodai anyagok rendezése, irattárazás, csomagok szállítása)

9 2. Jogi feladatok A jogászok az önálló, valamint az Elszámolóház által működtetett intézmények által véleményezésre beküldött szerződések jogi kontrollját végzik az alábbi munkafolyamat szerint: A szerződéstervezetek Jogi és Ügyviteli Osztályra - vagy kézbesítés útján - történő beérkezése után a jogász intézkedik a szerződéstervezetek iktatásáról, elvégzi a szerződéstervezetek jogi szempontú felülvizsgálatát. Az esetleges módosítási javaslatait elküldi a szerződésterveztet beküldő intézménynek Az intézménnyel való egyeztetés után beérkező módosított, javított szerződést szignálja, majd átadja az Számviteli, költségvetési és kontrolling osztály illetékes kontroller munkatársának azt a kötelezettségvállalás feltételeinek megvizsgálása céljából. A kontroller megfelelés esetén továbbítja a szerződést a Pénzügyi Osztályvezető részére pénzügyi ellenjegyzésre. A Pénzügyi ellenjegyzést követően a jogász gondoskodik az ellenjegyzett szerződések intézményeknek történő megküldéséről, és egy hitelesített másolati példány Elszámolóház részre történő visszaérkezéséről. Az osztály jogászai elkészítik és véleményezik az Elszámolóház szerződéstervezeteit. A jogi feladatok közé tartozik továbbá, az Elszámolóház és a hozzárendelt költségvetési szervek közbeszerzéseinek előkészítése, az Irányító szerv rendelkezése alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatása, vagy - külső lebonyolító esetén - közreműködés az eljárás lebonyolításában. Közbeszerzéssel kapcsolatos adatszolgáltatások határidőre történő biztosítása. Az Elszámolóház és a hozzárendelt költségvetési szervek közbeszerzési szabályzatainak, valamint beszerzési szabályzatainak elkészítése. Elkészítik a szükséges előterjesztéseket, illetőleg közreműködnek azok elkészítésében, ellenőrzésében Folyamatosan nyomon követik a jogszabályi változásokat, és az Elszámolóház működését érintő jogszabályi változásokról tájékoztatják munkatársaikat. Közreműködik az Elszámolóház és a hozzárendelt költségvetési szervek belső szabályzatainak az elkészítésében, illetve segédkezik a szabályzatmódosítások elkészítésében. Kezdeményezik a szabályzatok, utasítások módosítását a jogszabályi változások esetén. A fenti feladatok a jogászok között a munkaköri leírásokban foglaltak alapján oszlanak meg. A Jogi és Ügyviteli Osztály igazgatási előadó munkatársa vizsgálja felül és tartja nyilván az Intézmények, valamint az Intézményegységek ingatlanait érintő helyiség-bérbeadások bérleti szerződéseit. Az Elszámolóháznál közalkalmazotti jogviszonyban lévő, vagyonnyilatkozat adásra a jogszabály alapján kötelezett munkavállalók vagyonnyilatkozatait bekéri, és azokról nyilvántartást vezet a vonatkozó jogszabályok és a belső szabályozás alapján. Az önálló, illetve az Elszámolóház által működtetett intézmények tekintetében a fizetési meghagyásos eljárásokat, valamint az abból eredő végrehajtásokat lebonyolítja, és az ezzel kapcsolatos képviselet ellátja. a beszerzési eljárásokat lebonyolítja (ajánlatkérések elkészítése, bírálat megszervezése, ajánlattevők értesítése). Közreműködik az Elszámolóház belső szabályzatainak aktualizálásában.

10 3. Székhelyépület működtetésével kapcsolatos feladatok A Jogi és Ügyviteli Osztály takarítója gondoskodik az épület nyitásáról és zárásáról, működteti a vagyonvédelmi berendezéseket. Tisztán tartja az Elszámolóházat és környezetét. megismeri a takarítandó területet, tisztázza a feladatot és az alkalmazandó takarítási technológiát előkészül a munkavégzésre, kiválasztja az alkalmazandó gépeket, eszközöket, anyagokat (tisztítószereket) A konyhai helyiségben tisztán tartja a mosogatórészt és a berendezéseket. Gondoskodik az Elszámolóház külső és belső udvarának takarításáról és a gyalogos útvonal, valamint az Elszámolóház ingatlana előtti járda jégmentesítéséről. A fűtési szezon megkezdése előtt gondoskodik a fűtőtestek megtisztításáról. Nyomon követi a rendelkezésre álló takarítószerek mennyiségét és lejáratát, vezeti a kapcsolódó nyilvántartásokat. Köteles jelezni a takarítási feladatokhoz szükséges eszközök, tisztítószerek mennyiségi szükségleteit. Felelős a számára kiadott eszközök, vegyszerek és tisztítószerek biztonságos használatáért és tárolásáért. Gondoskodik az Elszámolóház szociális helységiben, valamint az étkező konyhákban szükséges tisztítószerek, higiéné szerek kihelyezéséről, pótolja a kéztörlő- és toalettpapírt. A takarítás során: napi rendszerességgel kiüríti a hulladékgyűjtő edényeket és tiszta tasakot helyez bele (a szelektíven összegyűjtött hulladékot a kijelölt helyre szállítja) célgépeket üzemeltet (pl. porszívó) heti rendszerességgel szőnyegeket, szőnyegpadlót, kárpitot, padlózatot porszívóz - munkáját oly módon ütemezi, hogy minden irodára hetente egyszer sor kerüljön rendszeresen, szükség szerint súrol és vízkőtelenítést végez tisztítja például: az üvegfelületeket, tükörfelületeket, radiátorokat és csöveket, világítótesteket, függönyöket napi szinten folyosók, lépcsők padlóját tisztítja (moppal, géppel) összegyűjti a darabos szennyeződéseket és a szivárgó anyagokat, megelőzi a környezetszennyezést heti rendszerességgel portalanítja és ápolja a felületeket, a berendezési tárgyakat - munkáját oly módon ütemezi, hogy minden irodahelyiségre hetente egyszer sor kerüljön eltávolítja a nem tapadó és a tapadó szennyeződéseket, foltot tisztít rendszeresen fertőtlenítést végez fürdőket, mosdókat, illemhelyeket takarít, a fogyóban lévő tisztasági eszközöket higiéniai szereket pótolja az évszaknak megfelelően, szükség szerint csúszásmentesíti és védőréteggel látja el a felületeket, területeket pókhálózást végez, szükség szerint napi szinten szellőzteti és illatosítja a helyiségeket tisztítja és gondozza a növényeket, takarítja az épületen kívüli területeket a munkaeszközöket, gépeket és a kezelő, tisztító és ápolószereket a kijelölt helyen tárolja dokumentálja az elvégzett feladatokat, a tapasztalt rendellenségeket jelzi a vezetés számára

11 4. Közétkeztetés lebonyolításához kapcsolatos feladatok A Jogi és Ügyviteli Osztály szervezési főelőadója szervezi és lebonyolítja a közétkeztetési feladatokat. A közétkeztetésre vonatkozó szerződés tartama alatt folyamatosan ellenőrzi szolgáltatás teljesítését. A munkája során ellenőrzi a közétkeztetés-szolgáltató által ellátott étkeztetés minőségét, és a szolgáltatatás színvonalát, így különösen a nyersanyag minőségét, nyersanyag norma betartását, napi energiát és tápanyagszükségletet, ételkészítés folyamatait, tálalást, készétel minőségét, mennyiségét, kiszállítását, szolgáltatás színvonalát, maradék mennyiségét, használt edényeket. Az ellenőrzés során a szakmai és közegészségügyi szabályok figyelembevételével jár el. Érdemi egyeztetést folytat a közétkeztetés-szolgáltatóval az étlappal kapcsolatosan. Egyeztet a közétkeztetés-szolgáltatóval az étrend változatosságáról, valamint az ezzel kapcsolatos észrevételekről igény szerint, de legalább évente kétszer (augusztus, március hó). Az intézményektől beérkező panaszokat, kifogásokat kezeli, szükség esetén intézkedést kezdeményez a közétkeztetést ellátó szolgáltató vállalkozóval fennálló szerződés alapján. Betartatja és ellenőrzi a közétkeztetésre vonatkozó, mindenkor hatályos jogszabályok, ajánlások, szakmai szabályok és belső szabályozások (így például a munkáltatónál kialakított módszertan), továbbá a közétkeztetésre vonatkozó szerződés előírásainak betartását. Az Intézmények által vezetett étkezési térítési díjkedvezményre való jogosultság dokumentációját ellenőrzi. Szervezi és lebonyolítja Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata által az önkormányzati iskolákba járó gyermekek részére biztosított és a Pécsi Kulturális Központ kezelésébe rendelt balatonfenyvesi nyári gyermektáborokban a gyermekétkeztetést Elsajátítja a munkaköréhez szükséges közétkeztetéshez használt - program működését, szükség esetén felveszi a kapcsolatot a programozóval. Intézményektől adatokat gyűjt az igénybevett étkezés nyilvántartásához kapcsolódóan, melyet egyeztet a PZS MenzaSzoft programban szereplő adatokkal, valamint a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály által könyvelt bizonylatokkal. A PZS MenzaSzoft programmal kapcsolatos fejlesztési, módosítási igények egyeztetése a programozóval. Adatszolgáltatásokat előkészíti, és továbbítja a PMJV Önkormányzat Humán Főosztálya részére. Az éves költségvetés tervezése során, az étkeztetéshez kapcsolódó kiemelt előirányzatok megállapításához adatot szolgáltat a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály részére. Együttműködik PMJV Polgármesteri Hivatal Humán Főosztályával a nyári szociális gyermekétkeztetés megrendelése kapcsán a Humán Főosztálytól kapott adatok alapján. A szervezési főelőadó munkája során szervezi, működteti az Elszámolóház és intézményegységei közötti együttműködést, biztosítja az információ-áramlást. Tevékenysége során együttműködik a polgármesteri hivatal szervezeti egységeivel, valamint a KLIK-kel, továbbá az Elszámolóház szerződéseit érintően a szerződéses partnerekkel. (Hungast Dél-Magyarországi Kft.)

12 1. Elszámolóházon belüli kapcsolatok: V. A Jogi és Ügyviteli Osztály kapcsolatrendszere A Jogi és Ügyviteli Osztály folyamatosan együttműködik az Elszámolóház vezetőivel, Osztályaival, más szervezeti egységeivel, intézményegységekkel, azok vezetőivel, a kincstárnokokkal. A közbeszerzési és beszerzési eljárások előkészítése keretében az Intézményműködtetési Osztály adatot szolgáltat a Jogi és Ügyviteli Osztály részére, amely során a két szervezeti egység együttműködni köteles. A kintlévőség kezelés kapcsán felmerült könyvelési tételek tekintetében együttműködik a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling osztállyal. A jogászok, az általuk jogi szempontból ellenőrzött és szignált szerződéseket a kötelezettségvállalás feltételeinek megvizsgálása céljából átadja a Számviteli Költségvetési és Kontrolling Osztály részére. A pénzügyi ellenjegyzés során a Pénzügyi Osztállyal működik együtt. A munkajogi feladatok tekintetében együttműködik az Elszámolóház Munkaügyi Osztályával. 2. Külső kapcsolatok: A Jogi és Ügyviteli Osztály tevékenysége során folyamatosan együttműködik a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeivel, a KLIK-kel, az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek vezetőivel, ügyintézőivel, valamint az Elszámolóház szerződéseit érintően a szerződéses partnerekkel. Közbeszerzési eljárás lefolytatása esetén együttműködik az irányító szerv által megbízott eljárást lebonyolító személlyel/szervezettel. VI. Osztályértekezlet Az osztályvezető kezdeményezi és szervezi, legalább havonta egy alkalommal. Az értekezlet keretében az osztályvezető tájékoztatja az osztály dolgozóit a vezetői értekezleteken elhangzottakról, megvitatják az aktuális kérdéseket, a munkavállalók javaslatokkal élhetnek az Elszámolóház vezetése felé. Az osztályvezető a szervezeti egység előtt álló feladatokat ismerteti, és szétosztja azokat az illetékes munkatársak között. VII. Záró rendelkezések Ezen ügyrend az aláírás napján lép hatályba és visszavonásig érvényes. Pécs, Borbás Károly igazgató

13 1. melléklet Ellenőrzési feladatok A Jogi és Ügyviteli Osztály ellenőrzési feladatai az Ügyrendben foglalt tevékenységek tekintetében az alábbiak szerint alakulnak. Az ellenőrzés tényét az ellenőrzést végző személy dátummal és aláírásával ellátva dokumentáltan igazolja. Tevékenység Intézmények, Intézményegységek ingatlanait érintő helyiségbérbeadások bérleti szerződéseinek felülvizsgálata Az Elszámolóház és az Intézmények, a Társulás és Intézményei közbeszerzéseinek előkészítése, közreműködés a közbeszerzési eljárások lefolytatásában Az Elszámolóház szerződéstervezeteinek jog ellenjegyzése Szerződések nyilvántartásának vezetése Az Intézmények, a Társulás és Intézményei szerződéstervezeteinek jogi felülvizsgálata Az Elszámolóház adminisztrációjának, iratkezelésének ellátása Az Intézményekben, a Társulásnál és Intézményeiben felmerülő igény esetén általános jogi segítségnyújtás Az ellenőrzés végrehajtásának időpontja A szerződés beérkezésekor A szerződés megkötése előtt A szerződés beérkezésének napján, a szerződések kiküldésének napján A szerződések beérkezésekor Az iratok beérkezésének napján, legkésőbb az irat beérkezését követő napon Folyamatosan Az ellenőrzést végző A Jogi és Ügyviteli Osztály igazgatási előadója Jogi és Ügyviteli Osztály Osztályvezető A Jogi és Ügyviteli Osztály jogásza A Jogi és Ügyviteli Osztály jogásza A Jogi és Ügyviteli osztály osztályvezetője A Jogi és Ügyviteli osztály jogásza A Jogi és Ügyviteli Osztály jogásza

14 A jogszabályi változások nyomon követése, azok megismertetése az Elszámolóház munkatársaival Az Elszámolóház alapító okiratának, SZMSZ-ének, valamint a Munkamegosztási megállapodás módosítására indokolt esetben, jogszabályi változás esetén javaslatot tesz. Előterjesztések elkészítése Folyamatosan Indokolt esetben A Jogi és Ügyviteli Osztály jogásza Jogi és Ügyviteli Osztály Osztályvezetője A Jogi és Ügyviteli Osztály jogásza A Jogi és Ügyviteli Osztály jogásza Az Elszámolóház székhelyén dolgozók szabadságának kiírásával kapcsolatos feladatok ellátása A kiírt szabadságokról analitikus nyilvántartás vezetése, annak továbbítása a Munkaügyi Osztály részére Az Elszámolóháznál és az intézményegységeknél a mobil- és vezetékes telefonkészülékekkel és előfizetésekkel kapcsolatos szerződéses feladatok lebonyolítása, számlázás és analitikus nyilvántartás vezetése. Az Elszámolóház honlapjának karbantartása A multifunkcionális nyomtatók számlálóállásainak begyűjtése A közétkeztetés-szolgáltató által ellátott étkeztetés minőségének ellenőrzése A közétkeztetéssel kapcsolatos kifogások, észrevételek kezelése A közétkeztetés-szolgáltatóval egyeztetés az étrendről Az Elszámolóház osztályvezetőitől -en beérkező szabadság igények napján Minden hónap 5. napjáig. Folyamatosan. Folyamatosan. Havonta Folyamatosan. Folyamatosan. Legalább évente kétszer (augusztus, március) A jogi és Ügyviteli Osztályvezető

15 Az Intézmények által vezetett étkezési térítési díjkedvezményre való jogosultság dokumentációjának ellenőrzése Az Elszámolóház kézbesítési feladatinak ellátása Az térítési díjkedvezmény iránti igény leadásakor Igény szerint minden nap, a sürgős küldemények kézbesítése azonnal A Jogi és Ügyviteli Osztály jogászai A Jogi és Ügyviteli Osztály Osztályvezetője Az Elszámolóház Bercsényi u. 3.u. sz. alatti épület nyitása, zárása Az Elszámolóház és környezetének tisztántartása A rendelkezésre álló takarítószerek mennyiségének és lejáratának nyomon követése, az ezzel kapcsolatos nyilvántartások vezetése Minden nap nyitás: Minden nap zárás: Folyamatosan. Folyamatosan.