ELSZÁMOLÓH SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA HATÁLYOS: JANUÁR 1-TŐL

Átírás

1 ELSZÁMOLÓH Z Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA HATÁLYOS: JANUÁR 1-TŐL

2 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Szervezeti és Működési Szabályzat célja A Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) célja, hogy rögzítse a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (továbbiakban Elszámolóház) adatait és szervezeti felépítését, a vezetők és alkalmazottak feladatait és jogkörét, működési szabályait. Az Elszámolóház működési rendjét meghatározó dokumentumok Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése 173/2000. ( ) számú határozatával a közoktatási intézmények gazdálkodási feladatainak közös lebonyolítására költségvetési szervet hozott létre. Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése az Intézmények Gazdasági Szolgálata önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv átalakításával létrehozta a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezetet, majd a 412/2012. (12.13.) számú Közgyűlési Határozatával kijelölte a Klebelsberg Intézményfenntató Központ (a továbbiakban: KIK) fenntartásába adott intézmények és az átadott feladatokkal érintett intézmények működtetési feladatainak ellátására. Az intézmény többször módosított hatályos alapító okiratát Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése 412/2012. (12.13.) számú határozatával fogadta el. Az alapító okirat tartalmazza az Elszámolóház működésére vonatkozó legfontosabb adatokat. Az Elszámolóház legfontosabb adatai Az Elszámolóház megnevezése: Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (Rövid név: Elszámolóház) Az Elszámolóház székhelye, címe: 7621 Pécs, Bercsényi u. 3. Adóhatósági azonosítószám: Statisztikai számjel: Törzskönyvi azonosító száma:

3 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat A számlát vezető pénzforgalmi szolgáltató neve, címe: OTP Bank Nyrt. Dél-dunántúli Régió, 7621 Pécs, Rákóczi út 44. Fizetési számla száma: Telefon: 72/ Telefax: 72/ elszamolohaz@ph.pecs.hu Az Elszámolóház jogszabályban meghatározott közfeladata: Számviteli, könyvvizsgálói, adószakértői tevékenység Önkormányzatok elszámolásai a költségvetési szerveikkel Oktatásban, üdültetésben résztvevők, sportolók, dolgozók elkülönült étkeztetése. Építményüzemeltetés. Az alapító okirat kelte: december 2. Az alapítás éve: A létrehozásáról rendelkező határozat száma: 173/2000. (04.27.) közgyűlési határozat Az alapító okirat száma: 05-5/226-2/2010. Az Elszámolóház működési köre: Pécs Megyei Jogú Város közigazgatási területe Az Elszámolóház alapító szervének neve, székhelye: Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata (7621 Pécs, Széchenyi tér 1.) Az Elszámolóház irányító szervének neve, székhelye: Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése (7621 Pécs, Széchenyi tér 1.) Az Elszámolóház alaptevékenységei jogszabály vagy az irányító szerv által kötelező jelleggel előírt szakmai alapfeladat: Számviteli, könyvvizsgálói, adószakértői tevékenység Önkormányzatok elszámolásai a költségvetési szerveikkel Oktatásban, üdültetésben résztvevők, sportolók, dolgozók elkülönült étkeztetése Építményüzemeltetés Az Elszámolóház alaptevékenységeinek ellátására rendelkezésre álló kapacitásának kihasználását célzó, nem haszonszerzés céljából végzett tevékenységek szakfeladatai: 3

4 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Város-, községgazdálkodási, m.n.s. szolgáltatások Az Elszámolóház alaptevékenységei (technikai szakfeladatok): Önkormányzatok elszámolásai a költségvetési szerveikkel Az Elszámolóházhoz rendelt intézmények alaptevékenységei (szakfeladatai): Egyéb kiskereskedelem (kivéve jármű, motorkerékpár) M.n.s. egyéb szárazföldi személyszállítás Üdülői szálláshely-szolgáltatás Egyéb m.n.s. szálláshely-szolgáltatás Éttermi, mozgó vendéglátás Rendezvényi étkeztetés Óvodai intézményi étkeztetés Iskolai intézményi étkeztetés Tanulók kollégiumi étkeztetése Üdülői, tábori étkeztetés Munkahelyi étkeztetés Egyéb étkeztetés Egyéb vendéglátás Könyvkiadás Hangfelvétel készítése, kiadása Lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Műszaki tudományi kísérleti fejlesztés Módszertani szakirányítás Állategészségügyi ellátás Építményüzemeltetés Általános épülettakarítás Egyéb épület-, ipari takarítás Egyéb takarítás Adminisztratív, kiegészítő szolgáltatás Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése Kiemelt állami és önkormányzati rendezvények Város-, községgazdálkodási m.n.s. szolgáltatások Önkormányzatok elszámolásai a költségvetési szerveikkel Nemzetközi oktatási együttműködés Nemzetközi kulturális együttműködés Nemzetközi ifjúsági együttműködés Közterület rendjének fenntartása Óvodai nevelés intézményeinek, programjainak komplex támogatása Óvodai nevelés, ellátás Sajátos nevelési igényű gyermekek óvodai nevelése, ellátása 4

5 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Nemzeti és etnikai kisebbségi óvodai nevelés, ellátás Alapfokú oktatás intézményeinek, programjainak komplex támogatása Középfokú oktatás intézményeinek, programjainak komplex támogatása Sport, szabadidős képzés Kulturális képzés Iskolarendszeren kívüli nem szakmai oktatás Iskolarendszeren kívüli szakmai oktatás Foglalkoztatást elősegítő képzések Szakmai továbbképzések Kötelező felkészítő képzések M.n.s. egyéb felnőttoktatás Oktatást kiegészítő tevékenységek komplex támogatása Egyéb oktatást kiegészítő tevékenységek Otthoni (egészségügyi) szakápolás Időskorúak tartós bentlakásos szociális ellátása Időskorúak átmeneti ellátása Demens betegek bentlakásos ellátása Bentlakásos bölcsődei ellátás Gyermekotthoni ellátás Különleges gyermekotthoni ellátás Utógondozó otthoni ellátás Nevelőszülőnél elhelyezettek ellátása Gyermekek átmeneti otthonában elhelyezettek ellátása Családok átmeneti otthonában elhelyezettek ellátása Idősek nappali ellátása Demens betegek nappali ellátása Bölcsődei ellátás Családi napközi Házi gyermekfelügyelet Gyermekek egyéb napközbeni ellátása Gyermekek napközbeni ellátásához kapcsolódó egyéb szolgáltatások Gyermekjóléti szolgáltatás Kórházi szociális munka Utcai, lakótelepi szociális munka Kapcsolattartási ügyelet Pszichiátriai betegek nappali ellátása Szociális étkeztetés Házi segítségnyújtás Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás Családsegítés Közösségi szolgáltatások (kivéve: szenvedélybetegek alacsonyküszöbű ellátása) Rövidtávú közfoglalkoztatás Alkotóművészeti tevékenység Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése Könyvtári állománygyarapítása, nyilvántartása Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme Könyvtári szolgáltatások Közművelődési tevékenységek és támogatásuk 5

6 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Közművelődési intézmények, közösségi színterek működtetése Sportlétesítmények működtetése és fejlesztése Fogyatékossággal élők versenysport tevékenysége és támogatása Iskolai, diáksport-tevékenység és támogatás Fogyatékossággal élők iskolai, diáksport-tevékenysége támogatása Szabadidősport - (rekreációs sport -) tevékenység és támogatása Vidámparkok üzemeltetése Nosztalgiavasutak üzemeltetése M.n.s. egyéb szórakoztatási tevékenység Közösségi, társadalmi tevékenység Az Elszámolóházhoz rendelt intézmények alaptevékenységeinek ellátására rendelkezésre álló kapacitásának kihasználását célzó, nem haszonszerzés céljából végzett tevékenységek szakfeladatai: M.n.s. egyéb szárazföldi személyszállítás Üdülői szálláshely-szolgáltatás Egyéb m.n.s. szálláshely szolgáltatás Éttermi, mozgó vendéglátás Rendezvényi étkeztetés Óvodai intézményi étkeztetés Iskolai intézményi étkeztetés Egyéb vendéglátás Könyvkiadás Hangfelvétel készítése, kiadása Munkahelyi vendéglátás Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Számviteli, könyvvizsgálói, adószakértői tevékenység Adminisztratív, kiegészítő szolgáltatás Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése Sajátos nevelési igényű gyermekek óvodai nevelése, ellátása Iskolarendszeren kívüli nem szakmai oktatás, vizsgáztatás Iskolarendszeren kívüli szakmai oktatás, vizsgáztatás M.n.s. egyéb felnőttoktatás Egyéb oktatást kiegészítő tevékenységek Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése Iskolai, diáksport-tevékenység és támogatás M.n.s. egyéb, szórakoztatási tevékenység Közösségi, társadalmi tevékenység Az Elszámolóházhoz rendelt intézmények alaptevékenységei (technikai szakfeladatok): Önkormányzatok elszámolásai a költségvetési szerveikkel 6

7 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Az Elszámolóház jogállása és gazdálkodási jogköre Önálló jogi személy, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, melyhez önállóan működő költségvetési szervek, valamint működtetés tekintetében a KIK önálló jogi személyisséggel rendelkező szervezeti egységei tartoznak. Vezetője az igazgató, akit a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvényben, és a 77/1993. (V.12.) Kormányrendeletben foglaltak szerint, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése pályázat útján bíz meg. A foglalkoztatottak jogviszonya gazdálkodási jogköre alapján közalkalmazotti jogviszony, melyekre a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény az irányadó. A Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya Az Elszámolóház számára jogszabályokban, Irányító szervi döntésekben megfogalmazott feladat- és hatásköri, szervezeti és működési előírásokat a jelen SZMSZ-ben foglaltak figyelembevételével kell alkalmazni. Az SZMSZ hatálya kiterjed: az Elszámolóház vezetőire, az Elszámolóház alkalmazottaira, az Elszámolóházhoz rendelt, Munkamegosztási megállapodás keretében ellátott költségvetési szervekre, a működtetés tekintetében az Elszámolóház által működtetett, a KIK önálló jogi személyisséggel rendelkező szervezeti egységeire. Az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek Az Elszámolóházhoz az Irányító szerv január 01-től a következőkben felsorolt önállóan működő költségvetési szerveket rendelte: Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Kisgyermek Szociális Intézmények Igazgatósága, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Esztergár Lajos Családsegítő és Gyermekjóléti Központ, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Integrált Szociális Intézmény, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Integrált Nappali Szociális Intézmény, Pécsi Gyermekotthon és Gyermekek Átmeneti Otthona, Kertvárosi Óvoda, Nyugati Városrészi Óvoda, Keleti Városrészi Óvoda, Városközponti Óvoda, Vasas-Somogy-Hirdi Óvoda, Illyés Gyula Óvoda, 7

8 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Rácvárosi-Istenkúti Óvoda, Belvárosi Óvoda, Apáczai Nevelési és Általános Művelődési Központ, Pécsi Kulturális Központ, Pécsi Közterület-felügyelet. Az Elszámolóház a hozzárendelt költségvetési szervek (továbbiakban: Intézmények) gazdasági szervezete. Az Elszámolóház külön megállapodás alapján ellátja az alábbi jogi személyiségű társulás pénzügyi-gazdálkodási feladatait: Mecsek Dráva Regionális Szilárdhulladék Kezelő Rendszer Létrehozását Célzó Önkormányzati Társulás A 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (a továbbiakban: Ávr.) 10. (4) bekezdése előírása alapján az Elszámolóház és a hozzárendelt gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek egymás közötti munkamegosztási és felelősségvállalási rendjét a gazdálkodási feladatok tekintetében költségvetési szervenként külön-külön megkötendő úgynevezett Munkamegosztási megállapodásban kell rögzíteni, mely jelen SZMSZ 1.A. számú mellékletét képezi. Az Elszámolóház az Apáczai Nevelési és Általános Művelődési Központtal a személyi feltételei, illetve az intézmény speciális jellegére tekintettel az 1/B. számú mellékletben foglalt Munkamegosztási megállapodást köti. Az Elszámolóház által működtetett intézmények Az Elszámolóházat az Irányító szerv január 01. napjától a KIK következőkben felsorolt, önálló jogi személyiséggel rendelkező szervezeti egységeinek működtetésére jelölte ki (a továbbiakban: Intézményegységek): Mecsekaljai Általános Iskola, Budai-Városkapu Általános Iskola, Szakiskola, Speciális Szakiskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Városközponti Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Megyervárosi Általános Iskola és Gimnázium, Éltes Mátyás Egységes Gyógypedagógiai, Módszertani Intézmény, Speciális Szakiskola és Kollégium, Apáczai Nevelési Központ, Leőwey Klára Gimnázium, Kodály Zoltán Gimnázium, Janus Pannonius Gimnázium, Hajnóczy József Kollégium. A működtetés keretében az Elszámolóház - a Nemzeti Köznevelésről szóló évi CXC. törvény (a továbbiakban:nkt.) 76. (3) bekezdésében foglaltak kivételével saját forrásai terhére biztosítja a köznevelési feladat ellátásához szükséges 8

9 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat tárgyi feltételeket, továbbá az ingó és ingatlan vagyon működtetésével összefüggő személyi feltételeket. A működtetést az Elszámolóház saját szervezete útján látja el. Az Nkt. 76. (6) bekezdése és az Önkormányzat 11/2012.(II.24). számú rendelete 13. (1) és (4) bekezdése értelmében az Elszámolóház jogosult az általa működtetett ingó és ingatlan vagyonelemek bérbeadására, amennyiben az a köznevelési feladat ellátását nem veszélyezteti. Az Elszámolóház nem gyakorol alapítói, illetve tulajdonosi (tagsági, részvényesi, szavazat elsőbbségi) jogokat egy gazdálkodó szervezet felett sem. 9

10 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat II. FEJEZET AZ ELSZÁMOLÓHÁZ FELADATAI Az Elszámolóház feladatai és hatásköre Az Elszámolóház számára meghatározott feladat- és hatáskörök szervezeti egységek, dolgozók közötti megosztásáról az igazgató gondoskodik. A feladatok és hatáskörök megosztása nem lehet ellentétes a jogszabályok és az Irányító szerv által az Elszámolóház egyes szervezeti egységeire, vezetőire és dolgozóira kötelezően előírt feladatokkal, hatáskörökkel. Az Elszámolóházban folyó tevékenységet különösen az alábbi jogszabályok határozzák meg: évi CXCV. törvény az államháztartásról (továbbiakban Áht.), évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről (továbbiakban Mt.), évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról (továbbiakban Kjt.), évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről (továbbiakban: Kttv.) évi CXC. törvény a Nemzeti Köznevelésről évi CLXXXVIII. törvény a köznevelési feladatot ellátó egyes önkormányzati fenntartású intézmények állami fenntartásba vételéről évi IV. törvény a Polgári Törvénykönyvről (továbbiakban: Ptk.), évi C. törvény a számvitelről (továbbiakban Szt.), évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről (továbbiakban: Kbt.), évi XC. törvény egyes gazdasági és pénzügyi tárgyú törvények megalkotásáról, illetve módosításáról, 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (továbbiakban Ávr.), 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól (továbbiakban Áhsz.), 77/1993. (V. 12.) Kormányrendelet a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a helyi önkormányzatok által fenntartott szolgáltató feladatokat ellátó egyes költségvetési intézményeknél (továbbiakban Vhr.), 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről (továbbiakban Ber.). Az Elszámolóház önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, gazdasági szervezettel rendelkezik. A gazdasági szervezet a költségvetési szerv, az általa működtetett, illetve a hozzárendelt költségvetési szervek működéséért, üzemeltetéséért, a gazdálkodás megszervezéséért és irányításáért felelős szervezeti egység. Az Elszámolóházban a szűken értelmezett Gazdasági szervezetet a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztály, a Számviteli Osztály és az Intézményműködtetési Osztály alkotja. Ellátja a saját és a hozzárendelt költségvetési szer- 10

11 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat vek költségvetésének előirányzatai tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat. Az Elszámolóház alapvetően más gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek ellátására létrehozott helyi önkormányzati költségvetési szerv, mely biztosítja a jogszabályban a gazdasági szervezet részére meghatározott feladatokat, így elsősorban a pénzügyi-számviteli tevékenységeket, melyek különösen az előirányzat-gazdálkodás, kötelezettségvállalások és előirányzatok nyilvántartása, likviditás-menedzselés, könyvvezetés, adatszolgáltatás, ellenjegyzés, kifizetések teljesítése, valamint a köznevelési intézmények működtetését, mely különösen az ingó és ingatlan vagyon fenntartása, üzemeltetése. Az Elszámolóház és a hozzárendelt közoktatási, szociális, kulturális és egyéb profilú intézmények részére szervezi és lebonyolítja a költségvetésében megtervezett ingatlankarbantartási feladatokat, koordinálja a felújítási, beruházási tevékenységeket a Munkamegosztási megállapodásban foglaltak szerint, ellátja az energiagazdálkodási feladatokat. Az Elszámolóház tevékenysége során folyamatosan tájékoztatja az adott Intézményt az általa ellátott feladatokhoz kapcsolódó előirányzatok és teljesítések alakulásáról (intézményi szinten), szükség esetén jelzéssel él a gazdálkodási fegyelem betartására vonatkozóan. A gazdálkodási feladatok biztosítása mellett annak ellenőrzésében is részt vesz belső ellenőrzési csoportja útján. Az Elszámolóház koordinálja az Intézmények gazdasági ügyintézőinek feladatait, szakmai segítséget nyújt a gazdálkodási feladatok megoldásához, a szabályzatok elkészítéséhez. Az Elszámolóház az általa működtetett Intézményegységek tekintetében: a köznevelési feladat-ellátás céljait szolgáló ingatlant az ingatlan rendeltetésének megfelelő, hatályos köznevelési, tűzvédelmi, munkavédelmi és egészségügyi előírások szerint üzemelteti, karbantartja, viseli a működtetéssel kapcsolatos közterheket, költségeket és díjakat, gondoskodik az ingatlan vagyonvédelméről. szervezi és lebonyolítja a költségvetésében megtervezett ingatlankarbantartási feladatokat, koordinálja a felújítási, beruházási tevékenységeket, beszerzi, működteti és karbantartja a köznevelési feladat ellátásához szükséges technikai berendezéseket, taneszközöket. Feladatainak ellátásához a Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése által jóváhagyott költségvetéssel rendelkezik. Kezeli az Elszámolóház költségvetésében szereplő, az Intézményegységek és az Intézmények működéséhez szükséges - az Intézmények érdekében felmerülő -, a Város mindenkori költségvetési 11

12 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat rendeletében meghatározott kiemelt üzemeltetési költségvetési előirányzatokat, azokat elkülönítetten tartja nyilván. Bonyolítja az Intézmények pénzforgalmát a fizetési számlákon keresztül, meghatározza és ellenőrzi a készpénzforgalom szabályait. 12

13 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat III. FEJEZET AZ ELSZÁMOLÓHÁZ SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE Az Elszámolóház szervezeti felépítését és egyben a gazdasági szervezet felépítését, valamint a belső ellenőrzés funkcionális függetlenségét bemutató szervezeti ábrát jelen SZMSZ 2. számú melléklete tartalmazza. A szervezeti egységek részletes feladatait az Ügyrendek határozzák meg. Az egyes munkakörökre meghatározott részletes feladatokat a munkaköri leírások tartalmazzák. Az Elszámolóház vezetése és a vezetők feladat- és hatásköre Az igazgató feladat- és hatásköre Az igazgatót Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése nevezi ki és gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. Az igazgató személyes hatáskörébe tartoznak azok az ügyek, amelyeket a jogszabályok és az Irányító szerv, illetve a szakmai irányítást gyakorló kifejezetten oda utal. Vezeti és képviseli az Elszámolóházat, felelős annak működéséért és gazdálkodásáért. Biztosítja az Elszámolóház működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételeket. Köteles biztosítani a belső ellenőrök funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségét. Ellátja az Elszámolóház vezetésével, irányításával és ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat. Kialakítja, tervezi, szervezi, irányítja, összehangolja és ellenőrzi az Elszámolóház szakmai és gazdasági működésének valamennyi területét. Munkáltatói- és fegyelmi jogkört gyakorol az Elszámolóház alkalmazásában álló dolgozók felett. A gazdasági vezető tartós vagy átmeneti akadályoztatása esetén haladéktalanul gondoskodik helyettesítéséről, a gazdasági vezető álláshely megüresedése esetén annak betöltéséről. A gazdasági vezető álláshelyének betöltéséig tartó átmeneti időszakra írásban, megfelelő végzettségű alkalmazottat jelöl ki a gazdasági vezetői feladatok ellátására az Irányító szerv vezetőjének egyetértésével. Felelős az Elszámolóház tevékenységéért és teljes körű működéséért, az Intézményekkel és a KIK-kel való kapcsolattartásáért. Az Elszámolóház egészére gazdálkodási és pénzügyi intézkedéseket hoz. Gondoskodik az Elszámolóház kötelezően előírt szabályzatainak, továbbá az Elszámolóház működését segítő egyéb szabályzatok elkészítéséről. Utasításokban szabályozza az egyéb szabályzatokban meg nem határozott feladatokat. Jóváhagyja a közalkalmazottak munkaköri leírását és gondoskodik azok folyamatos karbantartásáról. 13

14 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Biztosítja a költségvetés tervezését, végrehajtását, a végrehajtásról szóló beszámoló összeállítását, az információ szolgáltatását. Elkészíti az Elszámolóház éves költségvetési beszámolójának szöveges értékelését. Gyakorolja az Elszámolóház költségvetési előirányzatai évközi változtatásának jogát a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Gyakorolja az Elszámolóház költségvetése tekintetében a kötelezettségvállalás, követelés előírás jogát. Rendelkezik a számlavezető banknál vezetett számlák felett, illetve kijelöli a további rendelkezésre jogosultakat. Meghatározza az Elszámolóház kiadmányozási rendjét. Felelős az Elszámolóház által foglalkoztatottak munkaügyi feladatainak ellátásáért. Felelős a belső ellenőrzés jogszabályi előírásoknak megfelelő megszervezéséért. Részt vesz az Intézmények vezetőivel és a KIK vezetőjével folytatott megbeszéléseken, indokolt esetben személyes egyeztetést kezdeményez. Felelős az Elszámolóház belső kontroll rendszerének, s ezen belül a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer (FEUVE) működtetéséért. Kapcsolatot tart az Intézmények és a KIK vezetőivel, valamint a helyi, területi és országos szakmai szervezetekkel, intézményekkel. Az igazgató évente értékeli a belső kontroll rendszer működését, valamint az erről szóló - Ber-ben meghatározott - nyilatkozatot kitöltve az éves költségvetési beszámolóval együttesen megküldi az Irányító szerv részére. Folyamatosan értékeli az ellenőrzések tapasztalatait és azok alapján a szükséges intézkedéseket megteszi, illetve kezdeményezi. Folyamatosan értékeli a vezetés, a szervezeti egységek, valamint az Elszámolóház egészének tevékenységét, munkáját. Intézkedéseket tesz a folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságának javítása érdekében. Szakmai javaslatokat dolgoz ki az irányító szerv részére az Elszámolóház és az Intézmények hatékonyabb, gazdaságosabb és szabályosabb működésére, gazdálkodására vonatkozóan. Ellát minden, az Elszámolóház működését érintő jogszabályokban, az irányító szerv határozataiban az igazgató részére előírt feladatot. Kétévente köteles a belső kontroll rendszer témakörében a jogszabály által meghatározott továbbképzésen részt venni, vagy kijelölni azt a vezető állású személyt a vonatkozó jogszabályban foglaltaknak megfelelően, aki köteles teljesíteni a továbbképzési kötelezettséget. Az igazgatóhelyettes feladat- és hatásköre Az igazgató távolléte, akadályoztatása esetén ellátja az Elszámolóház vezetésének feladatait. Az igazgató távolléte, akadályoztatása esetén az igazgató írásbeli megbízása alapján gyakorolja a munkáltatói jogokat. 14

15 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Az igazgatóval együttműködve kialakítja, tervezi, szervezi, irányítja, koordinálja és ellenőrzi az Elszámolóház szakmai és gazdasági működésének valamennyi területét. Javaslatot tesz az igazgató részére az Elszámolóház szakmai munkájának hatékonyabb megszervezésére, a racionális munkaszervezésre. Az igazgató megbízása alapján képviseli az Elszámolóházat. Részt vesz az Intézmények és a KIK vezetőivel folytatott megbeszéléseken, indokolt esetben személyes egyeztetést kezdeményez. Javaslatokat tesz az Elszámolóház belső kontroll rendszerének, s ezen belül a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer (FEUVE) működtetésére vonatkozóan. Kapcsolatot tart az Intézmények és a KIK vezetőivel, valamint a helyi, területi és országos szakmai szervezetekkel, intézményekkel. Folyamatosan értékeli az ellenőrzések tapasztalatait és azok alapján a szükséges intézkedésekre javaslatot tesz az igazgató részére. Folyamatosan értékeli a vezetés, a szervezeti egységek, valamint az Elszámolóház egészének tevékenységét, munkáját. Intézkedéseket tesz a folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságának javítása érdekében. Szakmai javaslatokat dolgoz ki az irányító szerv részére az Elszámolóház és az Intézmények hatékonyabb, gazdaságosabb és szabályosabb működésére, gazdálkodására vonatkozóan. Részt vesz az Elszámolóház kötelezően előírt szabályzatainak, továbbá az Elszámolóház működését segítő egyéb szabályzatok elkészítésében. Közreműködik az osztályvezetők, csoportvezetők, valamint a beosztott alkalmazottak munkaköri leírásának elkészítésében és folyamatos karbantartásában. Részt vesz a költségvetés elkészítésében, a végrehajtás során a hatékonyság, gazdaságosság és szabályszerűség követelményeinek érvényesítésében. Közreműködik az Elszámolóház éves költségvetési beszámolója szöveges értékelésének elkészítésében. Végrehajtja az igazgató által rábízott feladatokat. Szakmai munkájával az igazgató tevékenységét folyamatosan segíti. A gazdasági vezető feladat- és hatásköre A gazdasági szervezet szakmai irányítását és ellenőrzését látja el. Feladatát az igazgató közvetlen vezetése és ellenőrzése mellett látja el. Összehangolja a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztály, a Számviteli Osztály, az Intézményműködtetési Osztály, valamint az osztályvezetők munkáját. Gazdálkodási feladatok tekintetében az Elszámolóház igazgatójának helyettese az Ávr. rendelkezései alapján. Felelős az Ávr.-ben a gazdasági szervezet részére előírt feladatok ellátásáért. Tevékenységéről rendszeresen beszámol az igazgató (igazgatóhelyettes) részére. 15

16 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat A jogszabályi előírásoknak megfelelően gondoskodik a számviteli politika keretében elkészítendő számviteli szabályzatok elkészítéséről és aktualizálásáról. Gondoskodik a kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzéséről, érvényesítésről, az utalványok ellenjegyzéséről (kontrolling) saját maga, vagy az általa írásban kijelölt - a jogszabályban meghatározott végzettséggel rendelkező - személyek által. Iránymutatást ad az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek által foglalkoztatott, a gazdálkodási, könyvvezetési, adatszolgáltatási feladatok ellátásáért felelős alkalmazottaknak. Gyakorolja a pénzügyi ellenjegyzési jogkört. Pénzügyi ellenjegyzése (vagy az általa írásban kijelölt személy ellenjegyzése) nélkül kötelezettségvállalásra nem kerülhet sor, illetve követelés nem írható elő. Felelős az Elszámolóház gazdasági és pénzügyi tevékenységéért, a pénzügyi fegyelem megtartásáért. Gazdasági intézkedéseket hoz. Gondoskodik az Elszámolóház és az Intézmények elemi költségvetésének, a gazdálkodásáról szóló, a számviteli előírásoknak megfelelő beszámoló, a negyedéves költségvetési és mérlegjelentések elkészítéséről, az adatszolgáltatásokról. Kialakítja az anyag- és eszközgazdálkodás rendjét, megszervezi és biztosítja az Elszámolóház anyag- és eszközellátását. Kialakítja, szervezi és irányítja az Elszámolóház könyvviteli, elszámolási, vagyon-nyilvántartási, vagyonvédelmi rendjét. Kétévente köteles a belső kontroll rendszer témakörében a jogszabály által meghatározott továbbképzésen részt venni. Rendszeresen, legalább havonta egyszer közös értekezletet tart a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztály, az Intézményműködtetési Osztály és a Számviteli osztály vezetői, munkatársai részére, melyről írásban beszámol az igazgatónak. Részt vesz az Intézmények gazdasági dolgozóival tartott megbeszéléseken, indokolt esetben egyeztetést kezdeményez. Javaslatot tesz az igazgató részére a folyamatba épített, ill. vezetői ellenőrzés hatékonyságának növelésére. Az Elszámolóház, illetve az Intézmények belső ellenőrzési feladatainak végrehajtása során az ellenőrzések függvényében közreműködni köteles. Elkészíti az Elszámolóház, valamint az Intézmények Munkamegosztási megállapodás szerinti adóbevallásait, meghatalmazottként eljár adóigazgatási eljárásokban. Így feladata különösen, hogy: Gondoskodik az Elszámolóház és az Intézmények (Munkamegosztási megállapodás szerinti) adóhatóság részére adandó adatszolgáltatásainak, adóbevallásainak, illetve azok szükség szerinti önellenőrzésének (áfa, rehabilitációs hozzájárulás, cégautó adó, stb.) jogszabályok szerinti elkészítéséről és határidőben történő továbbításáról, az adó megfizetéséről/visszaigényléséről. Adóhatósági ellenőrzés esetén meghatalmazás alapján eljár az adóhivatalnál. 16

17 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Eljár az adóhatóságnál az Elszámolóház, illetőleg az Intézmények együttes adóigazolás-kérelme és köztartozásmentes adózói nyilvántartásba vételének igénylése tárgyában. Gondoskodik az adózási feladatokhoz kapcsolódó nyilvántartások vezetéséről, az adó befizetéséről, illetve visszaigényléséről. Nyomon követi az Elszámolóház és az Intézmények adófolyószámláját. Kialakítja az adózáshoz kapcsolódó feladatok folyamatba épített és vezetői ellenőrzését. Közvetlenül az Igazgató irányítása alatt álló munkatársak Jogász Feladatai: Felülvizsgálja és nyilvántartja az Intézmények, valamint az Intézményegységek ingatlanait érintő helyiség-bérbeadások bérleti szerződéseit. Előkészíti az Elszámolóház és az Intézmények közbeszerzéseit, az Irányító szerv rendelkezése alapján közreműködik a közbeszerzési eljárás lefolytatásában. Elkészíti az Elszámolóház közbeszerzési, valamint beszerzési szabályzatait. Határidőre biztosítja a Közbeszerzéssel kapcsolatos adatszolgáltatásokat. Elkészíti és felügyeli az Elszámolóház iktatásának, ügyiratkezelésének szabályozását. Elkészíti, véleményezi és jogi ellenjegyzéssel látja el az Elszámolóház szerződéstervezeteit. Közreműködik az Elszámolóház álláspályáztatásainak közzétételében. Jogi szempontból felülvizsgálja az intézmények szerződéstervezeteit. Az Intézményekben felmerülő igény esetén általános jogi segítséget nyújt. Az Elszámolóház munkatársaival közösen értelmezi a jogszabályokat. Folyamatosan nyomon követi a jogszabályi változásokat, munkatársait tájékoztatja. Gondoskodik arról, hogy az Elszámolóház munkáját érintő jogszabályokat és egyéb rendelkezéseket az Elszámolóház dolgozói megismerjék és alkalmazzák. Követelések jogi úton történő érvényesítésének lebonyolítása. Bekéri az Elszámolóháznál közalkalmazotti jogviszonyban lévő, vagyonnyilatkozat-tételre a jogszabály alapján kötelezett munkavállalók vagyonnyilatkozatait, és a nyilvántartást vezet a vonatkozó belső szabályozás alapján. Elkészíti a vezető beosztású közalkalmazottak munkaköri leírásának tervezetét, javaslatot tesz azok módosítására. Közreműködik az Elszámolóház és az Intézmények belső szabályzatainak az elkészítésében, illetve jogi segítséget nyújt a szabályzatmódosítások elkészítésében és véleményezi a szabályzatok, utasítások tervezetét. Szabályzatok, utasítások módosítását kezdeményezi jogszabályi változás esetén. 17

18 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Az Elszámolóház alapító okiratának, SZMSZ-ének, valamint a Munkamegosztási megállapodás módosítására indokolt esetben, jogszabályi változás esetén javaslatot tesz. Közreműködik, illetőleg elkészíti a szükséges előterjesztéseket Jogi kontroll egyéb dokumentumok esetében. Folyamatosan együttműködik az Elszámolóház vezetőivel, az Intézményekkel. Közbeszerzési eljárás lefolytatása esetén együttműködik az Irányító szerv által megbízott eljárást lebonyolító személlyel/szervezettel. Engedélyezett álláshely: 2. Egyéb ügyviteli alkalmazott: Az igazgató közvetlen irányítása alatt látja el feladatait. Ellátja az Elszámolóház adminisztrációját, iratkezelését, valamennyi szervezeti egység tekintetében. Biztosítja a titkársági feladatokat, így különösen iktatás, irattárazás, telefonok, faxok, -ek kezelése, postázás. Ellátja az Elszámolóház székhelyén dolgozók szabadságának kiírásával kapcsolatos feladatokat, valamint a kiírt szabadságokról analitikus nyilvántartást vezet, azt továbbítja a Munkaügyi Osztály részére legkésőbb minden hónap 5. napjáig a KIR3 programban való rögzítés céljából. Az Elszámolóház kulcsairól és bélyegzőiről nyilvántartást vezet. Engedélyezett álláshely: 3. Kézbesítő Az igazgató közvetlen irányítása alatt látja el feladatát. Megszervezi és lebonyolítja az Elszámolóház kézbesítési feladatait. Nyitja és zárja az épületet, működteti a vagyonvédelmi berendezéseket. Helyettesíti a takarítót. Engedélyezett álláshely: 1. Takarító Az igazgató közvetlen irányítása alatt látja el feladatát. Tisztán tartja az Elszámolóházat és környezetét, biztosítja a rendezett környezetet. Takarít. Nyitja és zárja az épületet, működteti a vagyonvédelmi berendezéseket. Helyettesíti a kézbesítőt. Nyomon követi a rendelkezésre álló takarítószerek mennyiségét és lejáratát, vezeti a kapcsolódó nyilvántartásokat. 18

19 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat A takarítószerek beszerzése során folyamatosan együttműködik az Intézményműködtetési Osztállyal. Engedélyezett álláshely: 1. Az Elszámolóház szervezeti egységeinek vezetői Osztályvezetők feladat- és hatásköre Szervezi, irányítja és ellenőrzi az osztály szakmai munkáját. Felelős az általa irányított osztály által végzett feladatok ellátásáért. Az igazgató utasításának megfelelően elkészíti az osztály éves munkaprogramját. Elkészíti az osztály szabadságolási tervét, a helyettesítés tervezett rendjét, a beosztottak munkaköri leírásait. Az osztály szakmai tevékenységéről rendszeresen tájékoztatja az igazgatót és az igazgatóhelyettest. Havi rendszerességgel írásos beszámoló formájában tájékoztatja az Elszámolóház vezetőit az osztály szakmai tevékenységéről, munkájáról, feladatairól, szakmai javaslatairól, a végrehajtott vezetői ellenőrzések eredményéről és az osztályértekezletek megtartásáról. Folyamatosan egyeztet az Elszámolóház szervezeti egységeinek vezetőivel, egyeztetés esetén kézjegyével látja el az egyeztetett dokumentum tervezetét. Szakterületén felmerülő kérdésekben egyeztet az Intézmény munkatársával. Felelős az osztály feladatainak határidőre történő elvégzéséért. Felelős az osztályon belüli munkamegosztás kialakításáért, a hatékony munkavégzésért. Gondoskodik arról, hogy az osztály munkafolyamataiba épített ellenőrzés folyamatosan biztosítva legyen. Intézkedéseket tesz hatékonyságának javítására. Vezetői ellenőrzésekkel biztosítja a pontos munkavégzést. Felelős a szervezeti egységek közötti folyamatos információáramlásért, az egyes szervezeti egységek együttműködését biztosító kapcsolattartásért. Segíti az igazgató humánpolitikai feladatainak ellátását, ellátja az ebben a körben rábízott feladatokat. Felelős az osztályon végzett feladatokhoz kapcsolódóan a bizonylati rend és okmányfegyelem biztosításáért, az adójogszabályokban foglaltak betartásáért. Ügyiratkezelés ellenőrzése az általa vezetett osztály ügyiratai esetében. Szakmai segítői feladatokat lát el gyakornokok esetében. Részt vesz, aktívan közreműködik a vezetői értekezleteken. Indokolt esetben a felmerülő problémákról azonnal tájékoztatja az Elszámolóház vezetőit. Nyomon követi a szakterületét érintő jogszabályi és egyéb előírások változásait, azokról az osztály dolgozóit tájékoztatja. Folyamatosan gondoskodik arról, hogy az osztály tevékenységét a szükséges szakmai ismeretek birtokában, megfelelő színvonalon végezze, vezetői és folyamatba épített ellenőr- 19

20 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat zések révén. Csoportvezető feladat- és hatásköre Szervezi, irányítja és ellenőrzi a csoport szakmai munkáját. Felelős az általa irányított csoport által végzett feladatokért. Az igazgató utasításának megfelelően elkészíti a csoport éves munkaprogramját. Elkészíti a csoport szabadságolási tervét, a helyettesítés tervezett rendjét, a beosztottak munkaköri leírásait. A csoport szakmai tevékenységéről rendszeresen tájékoztatja az igazgatót és az igazgatóhelyettest. Havi rendszerességgel írásos beszámoló formájában tájékoztatja az Elszámolóház vezetőit a csoport szakmai tevékenységéről, munkájáról, feladatairól, szakmai javaslatairól, a végrehajtott vezetői ellenőrzések eredményéről és a csoportértekezlet megtartásáról. Felelős a csoportban végzett feladatokhoz kapcsolódóan a bizonylati rend és okmányfegyelem biztosításáért, az adójogszabályokban foglaltak betartásáért. Folyamatosan egyeztet az Elszámolóház szervezeti egységeinek vezetőivel, egyeztetés esetén kézjegyével látja el az egyeztetett dokumentum tervezetét. Szakterületén felmerülő kérdésekben egyeztet az Intézmény munkatársával. Felelős a csoport feladatainak határidőre történő elvégzéséért. Felelős a csoporton belüli munkamegosztás kialakításáért, a hatékony munkavégzésért. Gondoskodik arról, hogy a csoport munkafolyamataiba épített ellenőrzés folyamatosan biztosítva legyen. Intézkedéseket tesz hatékonyságának javítására. Vezetői ellenőrzésekkel biztosítja a pontos munkavégzést. Felelős a szervezeti egységek közötti folyamatos információáramlásért, az egyes szervezeti egységek együttműködését biztosító kapcsolattartásért. Segíti az igazgató humánpolitikai feladatainak ellátását, ellátja az ebben a körben rábízott feladatokat. Ellenőrzi az ügyiratkezelést az általa vezetett csoport ügyiratai esetében. Szakmai segítői feladatokat lát el gyakornokok esetében. Részt vesz, aktívan közreműködik a vezetői értekezleteken. Szükség szerint a felmerülő problémákról azonnali hatállyal tájékoztatja az Elszámolóház vezetőit. Nyomon követi a szakterületét érintő jogszabályi és egyéb előírások változásait, azokról a csoport dolgozóit tájékoztatása. Folyamatosan gondoskodik arról, hogy a csoport tevékenységét a szükséges szakmai ismeretek birtokában, megfelelő színvonalon végezze. A vezetők részletes feladat- és hatáskörét a munkaköri leírásuk tartalmazza. Az Elszámolóház belső szervezeti egységeinek megnevezése, főbb feladatai 20

21 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat a) Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztály Az osztályvezető felelős az osztály tevékenységéért. Hatáskörébe tartozik az osztály munkájának megszervezése, beosztása, koordinálása, ellenőrzése. Pénzügyi feladatok: A Munkamegosztási megállapodás alapján ellátja az Elszámolóház és az Intézmények meghatározott pénzügyi feladatait. Biztosítja az Elszámolóház és az Intézmények működéséhez és az Intézményegységek működtetéséhez szükséges pénzügyi fedezetet. A hatályos jogszabályi előírásoknak, az Irányító szerv utasításainak, valamint a belső szabályzatokban rögzítetteknek megfelelően végzi tevékenységét, szervezi az Elszámolóház és az Intézmények pénzügyi munkáját. Feladatai elsősorban: Átveszi és ellenőrzi az Intézményektől beérkezett utalványrendelettel felszerelt és mellékletekkel ellátott bizonylatokat, továbbítja azokat a költségvetési és kontrolling feladatot ellátó munkatársak felé. Az Intézményegységek részére ellátmányt ad ki, elszámolja azt, ellenőrzi a bizonylatokat. Ellenőrzi és elszámolja az Intézményektől beérkező házipénztári bizonylatokat, az elszámolások kapcsolódó bizonylatait. Ellenőrzi az Elszámolóház részére érkezett számlákat, továbbítja a költségvetési és kontrolling feladatot ellátó munkatársak felé. Érkezteti és másolja a beérkező közüzemi számlákat, továbbítja a műszaki osztályvezető részére. Analitikus nyilvántartást vezet az Elszámolóház telefon számláiról, teljesíti a kapcsolódó kötelezettségeket. Az Intézmények mérőóra állásai alapján a közüzemi díjak bérlők felé történő továbbszámlázása az ÁFA törvény előírásainak megfelelően. Tételesen ellenőrzi a kiemelt üzemeltetési előirányzatokkal, takarítással, értékszállítással kapcsolatos számlákat, teljesítésigazolásokat. Működteti az Elszámolóház főpénztárát és valutapénztárát, valamint az intézmények valutapénztárait, kezelési az ellátmányokat. Vezetési az analitikus nyilvántartásokat. Előkészíti a napi banki utalásokat, továbbítja a számlavezető bank felé. Továbbítja a bankszámlakivonatokat és a postai befizetés mellékleteit a Számviteli Osztály részére. Figyelemmel kíséri és egyezteti a közüzemi szolgáltatók az Elszámolóház bankszámlájára történő visszautalásait. Biztosítja a gazdálkodáshoz szükséges pénzeszközöket, elkészíti a pénzellátási tervet, figyelemmel kíséri és biztosítja a likviditást. Ügyintézési feladatokat lát el a vevőfolyószámlák, egyenlegközlők, fizetési felszólítások tekintetében. 21

22 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Ügyintézési feladatokat lát el a számlareklamációk tekintetében. Havonta frissíti a köztartozásmentes adatbázist. Folyamatosan kapcsolatot tart a számlavezető bankkal. Intézi a banki, valutapénztári kartonok nyitását a FORRÁS SQL rendszerben, hozzárendeli a könyvelőkhöz. Ellenőrzi és nyilvántartja az Intézményektől beérkezett nyugtatömbök másodpéldányait. Ellenőrzi az Elszámolóház pénztárát. Közreműködik a rehabilitációs hozzájárulás és a cégautó adó bevallás elkészítésében, valamint az adóhatóság felé történő egyéb igazolások és nyilvántartások bejelentésében. Működteti a számlavezető pénzintézettel kötött megállapodás alapján a kiskincstári rendszert, a működtetés során folyamatosan kapcsolatot tart a számlavezető pénzintézettel és az Irányító szervvel. A kiskincstári rendszer feltételei szerint kiszámítja a finanszírozási igényt, elkészíti a pénzellátási tervet havi, illetve heti bontásban. Felülvizsgálja a hét utolsó munkanapján a következő heti finanszírozási tervet és indokolt esetben a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályánál kezdeményezi annak módosítását. Az Intézmények által jelzett finanszírozási igények jogszerűségét felülvizsgálja, melyet követően a szükséges finanszírozás összegét az Intézmény fizetési számlájára utalja. Javaslatot tesz a finanszírozási rendszer fejlesztésére. Teljes körűen vezeti a szigorú számadású nyilvántartásokat. Egyezteti a közüzemi és karbantartási számlákat, illetőleg a mérőórák állását a Műszaki Osztállyal.. Egyeztetési, ellenőrzési és lekérdezési funkciót tölt be. Napi munkája során folyamatosan együttműködik a Számviteli Osztállyal, a bizonylatok és az információ áramlását dokumentáltan végzi. Folyamatosan kapcsolatot tart a számlavezető pénzintézettel és a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával a kiskincstári rendszer működésével kapcsolatban. Biztosítja a kiskincstári rendszer működéséhez szükséges naprakész információkat. Költségvetési és kontrolling feladatok Az Elszámolóház a Munkamegosztási megállapodás alapján ellátja az Elszámolóház és az Intézmények meghatározott költségvetési, előirányzat gazdálkodási, kötelezettségvállalás nyilvántartási feladatait, vezetői információs rendszert működtet. Megszervezi a költségvetési tervezőmunkát. Felelős az előirányzat változtatások szabályszerűségéért. Elkészíti az Elszámolóház költségvetési koncepcióját, illetőleg koordinálja az Intézményi költségvetési koncepció elkészítését. 22

23 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Teljes körűen ellátja az Elszámolóház, illetőleg az Intézményi költségvetések tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat a hatályos jogszabályi előírásoknak, belső szabályzatoknak és eljárásrendnek megfelelően, figyelmet fordítva a gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség követelményére, illetőleg a belső kontrollok működésére. Az önkormányzat mindenkori költségvetési rendeletében az Elszámolóház költségvetésében jóváhagyott, az Intézmények és Intézményegységek érdekében felmerülő kiemelt üzemeltetési előirányzatokat megtervezi, azok előirányzatait és felhasználását elkülönítetten nyilvántartja, azok alakulásáról az Intézményeket és a KIK-et tájékoztatja. Az Intézményekkel egyezteti az intézményi elemi költségvetéseket. Közreműködik az elemi költségvetéshez és a költségvetési beszámoló, illetve adatszolgáltatásokhoz szükséges adatok bekérésében, az elkészítésében, és ellenőrzésében.a költségvetés hatályos jogszabályi előírások és belső szabályzatok szerinti végrehajtásához biztosítja a bevételi és kiadási előirányzatok folyamatos, naprakész szabályszerű és teljes körű nyilvántartását, nyomon követését Nyilvántartja az előirányzat változtatásokat, módosításokat, átvezeti az intézményi költségvetéseken a hozzárendelt költségvetési szervekkel együttműködve, illetőleg megküldi az előirányzat változtatásokkal kapcsolatos adatokat az Irányító szerv részére. Felülvizsgálja a finanszírozási igényeket (terveket), egyezteti az Intézményekkel. Nyomon követi a finanszírozási tervek teljesülését. Folyamatosan nyomon követi a pályázati programokhoz kapcsolódó előirányzatokat és azok teljesülését, elvégzi azok analitikus nyilvántartását, biztosítja az adatszolgáltatást. Biztosítja a pályázatokhoz kapcsolódó elszámolások folyamatba épített ellenőrzését. Ellenőrzi és biztosítja a pénzgazdálkodási folyamatok kötött sorrendje érvényesülését. Kialakítja, folyamatosan fejleszti a kötelezettségvállalások nyilvántartási rendszerét. Ellenőrzi és teljes körűen nyilvántartja a kötelezettségvállalásokat, biztosítja a szükséges információt. Folyamatos gazdasági elemzéseket készít, értékeli a költségvetés végrehajtását, az értékelésekről adatszolgáltatást nyújt az Elszámolóház igazgatójának, az Irányító szervnek és az Intézményeknek az információs igényeknek megfelelően. Biztosítja az információáramlást az Intézmények, a KIK és az Elszámolóház között. Folyamatosan nyomon követi az előirányzatok alakulását és teljesülését, mely révén biztosítja a gazdálkodási fegyelem teljes körű betartását, betartatását. Referensi rendszer kialakítása, működtetése révén kielégíti a magasabb szintű információs igényeket. (Ágazati - intézményi kiemelt téma szinten.) 23

24 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat A Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztály tevékenysége során folyamatosan együttműködik a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával, az Intézményekkel, a KIK-kel illetőleg az Elszámolóház más szervezeti egységeivel. A költségvetési előirányzatok megtervezéséhez az Elszámolóház minden szervezeti egységével kapcsolatban van, tőlük adatokat kér. Napi munkája során folyamatosan együttműködik az Intézményműködtetési Osztállyal, a Számviteli Osztállyal, a bizonylatok és az információ áramlását dokumentáltan végzi. Ellenőrzési funkciót lát el a Számviteli Osztállyal együttműködve a költségvetés és a beszámolással kapcsolatos feladatokban. A Munkaügyi Osztálylyal egyeztet a személyi juttatások tekintetében. A Műszaki Osztály által elvégzett feladatokat egyezteti és ellenőrzi. Segíti az Intézményműködtetési Osztály munkáját a tevékenységi körébe tartozó kérdések, adatszolgáltatások, stb. esetén. A Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztály engedélyezett álláshelye: 11,75. b) Számviteli Osztály Az osztályvezető felelős az osztály tevékenységéért. Hatáskörébe tartozik a Számviteli Osztály munkájának beosztása, koordinálása, ellenőrzése. A Számviteli Osztály feladatai: Közreműködik az Elszámolóház költségvetési koncepciójának elkészítésében együttműködve a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal. Elkészíti az Intézményi költségvetési űrlapgarnitúrát. Gondoskodik az intézményi költségvetések jogszabályban rögzített határidőig történő továbbításáról az Irányító szerv, illetve a Magyar Államkincstár felé. Vezeti a számviteli feladatokhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartásokat az Elszámolóház részére, a Munkamegosztási megállapodásban meghatározott analitikus nyilvántartásokat az Intézmények részére. Felelős a számviteli rend betartásáért, a beszámoló előírásoknak megfelelő alátámasztásáért. Szabályozza a kintlévőségek kezelését az Elszámolóház és az Intézmények vonatkozásában. Közreműködik, javaslatot tesz a Számviteli politika és annak kereteiben elkészítendő szabályzatok kialakításában. Végrehajtja a számviteli politikában foglalt feladatokat. Biztosítja a számviteli feladatokhoz szükséges információáramlást az Elszámolóház és az Intézmények között. Teljes körűen könyveli az előirányzatok változását, alakulását, mely során együttműködik, egyeztet a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal. Ellátja az Elszámolóház és az Intézmények számviteli feladatait a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelően. 24

25 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Gondoskodik a főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások, valamint az egyéb számviteli nyilvántartások egyeztetéséről. Egyeztet a bérkönyvelés vonatkozásában, tisztázza és könyveli az eltéréseket. Rendszeres időközönként feladást készít a főkönyvi könyvelés részére. Ellátja a gazdasági események teljes körű főkönyvi könyvelését, számviteli rögzítését. Határidőre és a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelő formában elkészíti és továbbítja a pénzforgalmi- és időközi mérlegjelentéseket, a féléves és éves költségvetési beszámolót. Gondoskodik a nagy értékű tárgyi eszközök nyilvántartásáról, a vonatkozó szabályzatok előírásait figyelembe véve közreműködik azok selejtezésében, leltározásában. Javaslatot tesz és kezdeményezi a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályánál a FORRÁS SQL programot érintő változásokat (jogcímkód, felhasználó felvétele/törlése). Együttműködik a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal és a Jogásszal a lejárt követelések állományának kimutatásában, folyamatos karbantartásában. A Számviteli Osztály tevékenysége során folyamatosan együttműködik az Irányító szervvel, az Intézményekkel, illetőleg az Elszámolóház más szervezeti egységeivel. Napi munkája során folyamatosan együttműködik az Intézményműködtetési Osztállyal, a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal, a bizonylatok és az információ áramlását dokumentáltan végzi. Együttműködik, rendszeresen egyeztet és segítséget nyújt a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztály részére a költségvetési előirányzatok megtervezéséhez, illetőleg a költségvetés végrehajtásához, a vonatkozó előírások betartásához. A Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal együttműködve gondoskodik a kötelezettségek időben történő pénzügyi rendezéséről, azokhoz naprakész információt biztosít. A Számviteli Osztály engedélyezett álláshelye: 17. c) Műszaki Osztály Az osztályvezető felelős az osztály tevékenységéért. Hatáskörébe tartozik a műszaki főelőadók munkájának beosztása, koordinálása, ellenőrzése. Az Elszámolóház a Munkamegosztási megállapodás alapján ellátja az Elszámolóház és az Intézmények meghatározott feladatait. Szervezi, ellenőrzi és bonyolítja az Elszámolóház, az Intézményegységek és a hozzárendelt költségvetési szervek ingatlan karbantartási munkálatait. Közreműködik az épületek állagmegóvási, felújítási munkáinak meghatározásában, lebonyolításában. Állapotfelméréseket, javaslatokat készít a költségvetéshez. 25

26 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Meghatározza az elvégzendő munka kiviteli tervének, illetve szakvélemény készítésének szükségességét. Közreműködik az épületek állagmegóvási, felújítási munkáinak meghatározásában, lebonyolításában. Állapotfelméréseket, javaslatokat készít a költségvetéshez. Meghatározza az elvégzendő munka kiviteli tervének, illetve szakvélemény készítésének szükségességét. Közreműködik a kivitelezői szerződések szakszerű megfogalmazásában, megkötésében. Gondoskodik arról, hogy a tervekben, vonatkozó szerződésekben érvényesüljenek az üzemeltetési szempontok, a megbízható műszaki megoldások és a megrendelő érdekei. Közreműködik a munkák elvégzésére irányuló kivitelezői árajánlatok beszerzésében. Az árajánlatok tartalma és a kivitelező referenciamunkái alapján véleményt nyilvánít. Beszerzi a szükséges hatósági engedélyeket. Lebonyolítja a munkaterület átadás-átvételi eljárását. Szakmailag részt vesz a közbeszerzési eljárásban. A felmerülő műszaki problémákról, azok megoldásáról idősoros nyilvántartást vezet. Ellátja a műszaki ellenőri feladatokat. Ellátja az energetikusi, illetve környezetvédelmi és egyéb adatszolgáltatási feladatokat. Koordinálja és ellenőrzi az Elszámolóház munka- és tűzvédelmi feladatainak külső szakértő igénybevételével történő ellátását, szakmai teljesítés igazolást állít ki. Az Intézmények mérőóra állásának ellenőrzése, nyilvántartása, számlázás előkészítése az áfa törvény előírásainak megfelelően. Teljesítés igazolást állít ki a karbantartási és közüzemi számlák tekintetében. Pénzügyi ellenjegyzést megelőzően ellenőrzi az Intézmények, az Elszámolóház és az Intézményegységek műszaki tartalmú szerződéseit és megrendeléseit. Ellátja az Elszámolóháznál és az Intézményegységeknél a mobil- és vezetékes telefonkészülékekkel és előfizetésekkel kapcsolatos szerződéses feladatok teljes körű bonyolítását. Folyamatosan együttműködik, egyeztet a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal a közüzemi, a karbantartási számlák adataival, illetőleg mérőóra állásokkal kapcsolatban, mindezekhez adatot szolgáltat. Továbbá a karbantartással és közüzemi szolgáltatásokkal kapcsolatban adatot szolgáltat és közreműködik a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal a költségvetés tervezésének és végrehajtásának munkafolyamataiban, valamint a rendszeres információszolgáltatásban. Az Intézményegységek műszaki, karbantartási feladatainak ellátása során közreműködik az Intézményműködtetési Osztállyal és a Jogásszal. Közreműködik az Intézmények műszaki, karbantartási feladatainak ellátásában a Munkamegosztási megállapodásban foglaltak szerint. A Műszaki Osztály engedélyezett álláshelye: 6. 26

27 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat d) Munkaügyi Osztály A Munkaügyi Osztály az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el feladatait, segíti a szervezet humánpolitikai céljainak megvalósulását, ellátja az ebben a körben rábízott feladatokat. Az Elszámolóház tekintetében a jelen szabályzat szerinti eltérések figyelembevételével - valamennyi munkaügyi feladatot ellátja. A kivételt képeznek azon tevékenységek, amelyeket az intézményegységek illetékes munkavállalói látnak el, az adott feladatok mellett külön feltüntetésre kerülnek. Az Intézmények munkaügyi feladatainak ellátását a munkamegosztási megállapodásban foglaltak szerint biztosítja. Feladatait a Kjt., a Kttv., az Mt., valamint e törvények végrehajtására kiadott kormányrendeletekben foglaltak betartásával látja el. Feladata a közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos munkaügyi okiratok, a biztosítotti bejelentés elkészítése, jelentése és továbbítása a MÁK-nak. Az intézményegység illetékes munkavállalója az egységet érintő iratokat előkészíti a Munkaügyi Osztály részére. Vezeti a közalkalmazotti alapnyilvántartást, összeállítja, folyamatosan karbantartja és tárolja a személyi anyagokat. Valamennyi, munkaüggyel kapcsolatos dokumentumot elkészíti, nyilvántartja, megőrzi. Az intézményegységek vonatkozásában az illetékes munkaügyi fő/előadó az előkészítő adatszolgáltatásokat elvégzi. A munkavállalókat munkaköri alkalmassági vizsgálatra küldi, a vizsgálatokat nyilvántartja, a képernyő előtti munkavégzéshez szükséges szemüveghez adott munkáltatói költségtérítést nyilvántartja. Tanulmányi szerződéstervezeteket, megbízási szerződéstervezeteket jogi szempontból ellenőrzi. Elvégzi a helyi bérlet és a munkába járással kapcsolatos költségtérítés adminisztrációját. Az intézményegységek vonatkozásában az illetékes munkaügyi fő/előadó az erre vonatkozó előkészítő adatszolgáltatást elvégzi. Adatot szolgáltat a munkaköri leírásokhoz, elkészíti a minősítési lapokat. A munkavállalók szabadságát megállapítja és nyilvántartja, illetőleg a táppénz- és betegszabadságot nyilvántartja, a munkaidő-nyilvántartást ellenőrzi, a távolléteket rögzíti a KIR3-rendszerben és havonta jelentést készít és küld a MÁK-nak. Az intézményegységek vonatkozásában a távollétek rögzítését az illetékes munkaügyi fő/előadó végzi el. Számfejti a változóbéreket és a nem rendszeres kifizetéseket, elkészíti az utalási állományokat, továbbítja a könyvelési bizonylatokat és mellékleteket utalásra a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztálynak. Nem rendszeres kifizetésekről és a változóbérekről havonta jelentést készít és küld a MÁK-nak. A Magyar Államkincstár részére havi jelentést készít a felvett munkabérelőlegekről. 27

28 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Vezeti a költségvetési engedélyezett álláshely és létszám nyilvántartását (munkajogi, statisztikai állományi létszám, átlagos statisztikai állományi létszám). Megállapítja a rehabilitációs hozzájárulás fizetési kötelezettséget (negyedéves előlegek, illetve éves elszámolás). Statisztikai jelentéseket (pl. jelentés az üres álláshelyekről) készít. Tervezi a személyi juttatásokat és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzatait, évközi előirányzatot módosít, valamint az éves beszámoló elkészítésében közreműködik Kiadja a munkáltatói- és jövedelemigazolásokat, fizetési jegyzékeket a munkavállalóknak, utalásra leadja a MÁK hóközi kifizetéseket a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztályra. Nyilatkoztatja a munkavállalókat az adóelszámolásokhoz, költségtérítésekhez, juttatásokhoz, pótszabadsághoz. Az intézményegységek illetékes munkavállalói a Munkaügyi Osztály számára szükséges valamennyi, az egységre vonatkozó sajátos információkat rendelkezésre bocsátják. A Munkamegosztási megállapodásban rögzített feladatokat az Intézmények tekintetében is ellátja, az ott nem rögzített feladatokat az Elszámolóház részére látja el. Külső kapcsolatok: rendszeres munkakapcsolatot tart a Magyar Államkincstár és Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal illetékes szervezeti egységeivel. Szakmai kapcsolatot tart az Elszámolóházhoz rendelt, önállóan működő költségvetési szervekkel, azok vezetőivel, és munkatársaival. Belső kapcsolatok: együttműködik az Elszámolóház valamennyi szervezeti egységével, különös tekintettel a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal, valamint a Számviteli Osztállyal a költségvetés tervezési munkafolyamatában a személyi juttatások és a munkaadói járulék előirányzatának meghatározásában, az éves költségvetési beszámoló elkészítésében, valamint a napi szintű ellenjegyzési feladatok ellátása, a hóközi kifizetések, utalások, valamint a nem rendszeres kifizetések számfejtése kapcsán, továbbá az intézményegységeket érintő munkaügyi kérdések kapcsán az Intézményműködtetési Osztállyal, valamint az egységek gazdasági dolgozóival/kincstárnokaival és munkaügyi fő/előadóival. A Munkaügyi Osztály engedélyezett álláshelye: 5. e) Intézményműködtetési Osztály Az osztályvezető felelős az osztály tevékenységéért. Hatáskörébe tartozik az Intézményműködtetési Osztály munkájának beosztása, koordinálása, ellenőrzése. Az Intézményműködtetési Osztály feladata: Biztosítja a szükséges információáramlást az Elszámolóház és az Intézményegységek között. 28

29 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Koordinálja az Intézményegységeknél dolgozó munkavállalók munka- és pihenőidejének betartásával kapcsolatos teendőket: felügyeli és ellenőrzi a munkaidő-nyilvántartások szabályszerű és folyamatos kitöltését, ezeket öszszesíti a Munkaügyi Osztály számára. Összegyűjti az Intézményegységeknél dolgozó munkavállalók részéről felmerülő túlóraigényeket és továbbítja a Munkaügyi Osztály részére. Ellátja az Intézményegységeknél dolgozó munkavállalók szabadságának kiadásával és nyilvántartásával kapcsolatos teendőket a Munkaügyi Osztállyal és a Kincstárnokkal együttműködve (éves szabadságterv elkészítése, szabadság engedélyezése, kimutatás az igénybevett szabadságról). Ellátja az Elszámolóház és az Intézményegységek működtetésével kapcsolatban a hozzá rendelt területekre vonatkozó beszerzési feladatokat: o előkészíti a megrendeléseket (az átutalással fizetendő számlák és az 50 ezer forint feletti készpénzes kifizetések esetében előzetes írásbeli kötelezettségvállalás alapján), o elkészíti a kötelezettségvállalást, megrendelés-tervezetet, o majd a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztály jóváhagyása alapján (pénzügyi fedezet jóváhagyása, megrendelés ellenjegyzése) megrendeli a hatáskörébe tartozó eszközöket, szolgáltatásokat. Ellátja az Intézményegységek oktatási feladataihoz kapcsolódó eszközbeszerzési feladatait: o Az Intézményvezető javaslatára és a KIK jóváhagyása alapján előkészíti a megrendeléseket, o elkészíti a kötelezettségvállalást, megrendelés-tervezetet, o a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztály (pénzügyi fedezet jóváhagyása, megrendelés ellenjegyzése) és a KIK (szakmai igazoltság) jóváhagyása alapján megrendeli a hatáskörébe tartozó eszközöket, szolgáltatásokat. Elkészíti és ellenőrzi a hatáskörébe tartozó utalványrendeleteket. Folyamatos támogatást nyújt az Osztályoknak az Intézményegységekkel való kapcsolattartásban. Javaslatot tesz az Intézményegységek működtetésére vonatkozó költségvetési előirányzatokra vonatkozóan. Tételesen ellenőrzi az intézményi élelmezéssel kapcsolatos számlákat, teljesítésigazolásokat. Az osztály által végzett beszerzésekről, azok státuszáról naprakész nyilvántartást vezet. Technikai segítséget nyújt az Intézményegységek által felmerülő hivatalos levelezéssel kapcsolatban. (továbbítás, aláírás, nyomtatás) Igény esetén (pl. közbeszerzési és beszerzési eljárások előkészítése keretében) adatgyűjtést végez az Intézményegységek körében. Szervezi és lebonyolítja a közétkeztetési feladatokat. A közétkeztetésre vonatkozó szerződés tartama alatt folyamatosan ellenőrzi a szolgáltatás teljesítését. Ellenőrzi a közétkeztetés-szolgáltató által ellátott étkeztetés minőségét, és a szolgáltatatás színvonalát (nyersanyag minősége, nyersanyag norma betartása, napi energia és tápanyagszükséglet, ételkészítés folyamatai, hűtőlánc, tálalás, készétel minősége, mennyisége, kiszállítás, szolgáltatás színvonala, maradék mennyisége, használt edényzet, stb. 29

30 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Ellenőrzi a közétkeztetés-szolgáltató teljesítését szakmai és közegészségügyi szabályok figyelembevételével. Érdemi egyeztetést folytat a közétkeztetés-szolgáltatóval az étlappal kapcsolatosan. Egyeztet a közétkeztetés-szolgáltatóval az étrend változatosságáról, valamint az ezzel kapcsolatos észrevételekről igény szerint, de legalább évente kétszer (augusztus, március hó). Kezeli a kifogásokat, észrevételeket. Betartatja és ellenőrzi a közétkeztetésre vonatkozó, mindenkor hatályos jogszabályok, ajánlások, szakmai szabályok és belső szabályozások (így például a munkáltatónál kialakított módszertan), továbbá a közétkeztetésre vonatkozó szerződés előírásainak betartását. Elkészíti, bonyolítja és kezeli a közétkeztetésre vonatkozó pénzügyi elszámolásokat, számlákat. Ellátja a kapcsolódó ügyviteli feladatokat. Teljes körűen ellátja a közétkeztetéshez kapcsolódó feladatokat (teljesítés igazolások és beérkezett számlák ellenőrzése, szükséges nyilvántartások vezetése) Karbantartja az Elszámolóház és az Intézményegységek számítógép parkját, biztosítja, a számítástechnikai eszközök megfelelő működését. Közreműködik az informatikai beszerzések lebonyolításában. Az Elszámolóház dolgozóinak informatikai támogatást nyújt. A belső informatikai hálózat üzemeltetésével kapcsolatos problémákat kezeli. Folyamatosan ellenőrzi a hardverek és szoftverek állapotát, biztosítja üzemképességüket. Kialakítja és folyamatosan vezeti a Szoftver-nyilvántartást. Elkészíti és folyamatosan aktualizálja az Informatikai szabályzatot. Az Intézményműködtetési Osztály tevékenysége során folyamatosan együttműködik az Elszámolóház más szervezeti egységeivel: az Intézményegységekkel, a Jogásszal, a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal, a Műszaki Osztálylyal és a Munkaügyi Osztállyal, valamint a KIK-kel. Együttműködik és rendszeresen egyeztet a Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal az éves költségvetés végrehajtásának, a vonatkozó előírások betartásának érdekében. A Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal együttműködve gondoskodik a kötelezettségek időben történő pénzügyi rendezéséről, azokhoz naprakész információt biztosít. Az Intézményműködtetési Osztály engedélyezett álláshelye: 5,5. e.1) Gazdasági dolgozók / Kincstárnokok (a továbbiakban: Kincstárnok) 1. Az Intézményegységekben foglalkoztatott munkavállalók felett az alábbiakban meghatározott korlátozott munkáltatói jogkört gyakorol: Utasítási jogkör az Mt. 52. (1) bekezdésében, valamint az Mt ban foglaltak figyelembe vételével. 30

31 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Ellenőrzési jogkör az Mt. 11. (1)-(2) bekezdéseinek rendelkezései alapján Korlátozott személyzeti jogokat (a jogviszony létesítése, módosítása, megszüntetése, valamint az illetmény változását érintő jogok kivételével) gyakorol az egyes ügytípusok tekintetében egyedi engedélyezés alapján. 2. Folyamatosan ellenőrzi az Intézményegységben dolgozókkal kapcsolatban a gazdálkodási, a munkaügyi, a műszaki és a pénzügyi-számviteli szabályok betartását, ennek során különösen: az Intézményegység pénzgazdálkodását, az Intézményegység működéséhez szükséges fejlesztéseket, felújításokat, karbantartásokat és beszerzéseket, a vagyonvédelemmel kapcsolatos előírások betartását, a leltározás és selejtezés szabályszerű végrehajtását, folyamatosan ellenőrzi a hozzá tartozó dolgozók szabályszerű munkavégzését, munkafegyelmét. 3. Ellátja az Intézményegység napi munkaszervezési feladatait (szükség esetén az Elszámolóház közreműködésével). 4. Tervezi és felügyeli a napi karbantartási, munkálatokat. 5. A nem azonnal elhárítható, vagy a kisértékű karbantartási anyagokra vonatkozó jóváhagyott előirányzatot meghaladó meghibásodásokat jelzi az Elszámolóháznak. 6. Ellenőrzi a számlákat. 7. Feladatai végrehajtása során az Elszámolóház illetékes osztályainak iránymutatása alapján jár el, velük együttműködik. 8. Gondoskodik a kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartásáról és a Forrás SQL programban nyilvántartja azokat, a vonatkozó szabályzatok előírásait figyelembe véve közreműködik azok selejtezésében, leltározásában. 9. Havonta adatot szolgáltat a Számviteli Osztály felé a készletek alakulásáról. e. 2) Intézményegységek technikai dolgozói: Az Elszámolóház által működtetett Intézményegységek technikai dolgozói: 1. Ügyintéző dolgozó: gazdasági, számviteli, munkaügyi, ügyviteli és teljesítésigazolási feladatokat lát el. 2. Fizikai dolgozó: műszaki dolgozó, portás, udvaros, gondnok, takarító, karbantartó stb. feladatokat lát el. Feladata az Intézményegység és környezetének tisztán tartása, takarítása, a rendezett környezet biztosítása, az épület nyitása, zárása, a vagyon védelméről való gondoskodás. 3. Orvos: A tanulók orvosi ellátását az intézményegységekben alkalmazott orvosok biztosítják. Az Intézményegység az alapellátás keretében csak a sürgősségi gyógyszerellátást biztosítja. 4. Gépkocsivezető: a Kincstárnok utasítása alapján az Intézményegység és a köznevelési intézmény dolgozóinak, a valamint a beszerzett áruk fuvarozását látja el. 5. Uszodamester: Feladata az Intézményegységben lévő uszoda tisztán tartása, a gépészeti berendezések üzemeltetése, karbantartása, az egészségés vagyonvédelemről gondoskodás. 6. Kézbesítő: az Intézményegység kézbesítési feladatainak megszervezése, lebonyolítása. 31

32 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Az Intézményegységek technikai dolgozója a Kincstárnok utasítása és irányítása alapján végzi munkáját. Az intézményegységek engedélyezett álláshelye: 255,75. f) Belső Ellenőrzési Csoport Az Elszámolóház belső ellenőrzésének megszervezéséért, rendszerének kialakításáért az Elszámolóház igazgatója a felelős. A Belső Ellenőrzési Csoport vezetője a belső ellenőrzési vezető, aki ellátja a belső ellenőrzés tervezésével, végrehajtásával, a minőségbiztosítással és nyilvántartással kapcsolatos feladatokat. A belső ellenőrzés elvégzi az Elszámolóház és az Intézmények belső ellenőrzési feladatait, az igazgató által jóváhagyott éves ellenőrzési terv alapján. Az Elszámolóház vezetője felelős a belső ellenőrök funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségének biztosításáért, és ezt a felelősségét másra nem ruházhatja át. A belső ellenőrzést végző szervezeti egység (Belső Ellenőrzési Csoport) tevékenységét az Elszámolóház igazgatójának közvetlenül alárendelve végzi, az SZMSZ 2. sz. melléklete szerint. A belső ellenőrzési csoport vezetője, illetve a belső ellenőr az ellenőrzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. A belső ellenőrzést végzők tevékenységük tervezése során önállóan járnak el, az ellenőrzési terveket kockázatelemzésre alapozva és a soron kívüli ellenőrzések figyelembevételével állítják össze. A belső ellenőr az ellenőrzési program végrehajtásában befolyástól mentesen, a módszerek kiválasztása során önállóan jár el. A belső ellenőr befolyástól mentesen állítja össze a megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat tartalmazó ellenőrzési jelentést, amelynek tartalmáért felelősséggel tartozik. A belső ellenőrzés feladata: Elemzi, vizsgálja és értékeli a belső kontrollrendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését. Elemzi, vizsgálja és értékeli a belső kontrollrendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét. Elemzi, vizsgálja a rendelkezésére álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát. A vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tesz, valamint elemzéseket, értékeléseket készít az ellenőrzött költségvetési szerv vezetője számára a költségvetési szerv működése eredményességének növelése, valamint a belső kontrollrendszerek (ideértve a FEUVE-t is) javítása, továbbfejlesztése érdekében. 32

33 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Ajánlásokat és javaslatokat fogalmaz meg a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, valamint a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében. Nyomon követi az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket. Elvégezi a belső ellenőrzési tevékenység minőségértékelését. A belső ellenőrzésben érintett Intézmények részére a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok és a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben rögzítettek szerint tanácsadási tevékenységet lát el. Továbbképzéseken való részvétel. A belső ellenőrzési tevékenység - ezen belül a belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök - feladatait részleteiben a Belső Ellenőrzési Kézikönyv és a munkaköri leírások tartalmazzák. A belső ellenőrzési csoport engedélyezett álláshelye: 5. Az intézményi munka irányítását segítő fórumok a) Igazgatók Tanácsa, b) vezetői értekezlet, c) osztály/csoport-értekezlet, d) Elszámolóház kincstárnokainak értekezlete, e) az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek gazdasági dolgozóinak értekezlete, f) az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek vezetőinek értekezlete. Az előző pontban szereplő fórumok üléséről minden esetben írásos feljegyzést/jegyzőkönyvet kell készíteni, melyhez a jelenléti ívet szükséges mellékelni. A kapcsolattartás rendszeresen és szervezetten az előzőekben említett fórumokon, továbbá a napi kapcsolattartás során az Intézmények tájékoztatása írásban, -en, illetve telefonon, szükség esetén személyes konzultációk által valósul meg. a) Igazgatók Tanácsa A kapcsolattartás és az információcsere hatékony fóruma. Az ágazati és gazdasági információk összekapcsolását célozza meg. Az Intézmények vezetőiből választott tagokból, az Elszámolóház igazgatójából, aktuális témától függően meghívott tagokból áll az Igazgatók Tanácsa. Tagjai: az Elszámolóház igazgatója, az Intézmények vezetői által, az Intézmények vezetői közül választott képviselők az óvodaközpontokból, 33

34 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat szociális ágazatból, a kulturális és egyéb ágazatból. Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályának vezetője vagy az általa megbízott személy, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal egyéb szakmailag illetékes szervezeti egységének delegáltja. A tagokat évente, egyszerű szótöbbséggel, az intézményvezetők választják maguk közül, fenti kategóriánként. Az Igazgatók Tanácsát az Elszámolóház igazgatója hívja össze, legalább évi két alkalommal, a tagok javaslatai alapján. Az Igazgatók Tanácsa ülésének témáját az Intézményvezetők igénye, előzetes írásbeli jelzése alapján kell meghatározni. b) Vezetői értekezlet Az igazgató szükség szerint, de legalább havonta egy alkalommal vezetői értekezletet tart. Vezetői értekezlet összehívását az igazgatóhelyettes és a gazdasági vezető is kezdeményezheti. A vezetői értekezleten részt vesz: az igazgató, az igazgatóhelyettes, a gazdasági vezető, az osztályvezetők, csoportvezető(k), jogász a meghívottak. A vezetői értekezlet feladatai többek között: Tájékozódás a szervezeti egységek munkájáról. Beszámolás a szervezeti egységek részéről a korábbi vezetői értekezlet óta elvégzett munkáról és az elvégzett munka értékelése. Az Elszámolóház, valamint a szervezeti egységek aktuális és konkrét tennivalóinak áttekintése. Az Elszámolóház munkájában tapasztalt hiányosságok feltárása és azok megszüntetésére intézkedések megfogalmazása, szervezeti egységek közötti megosztása, koordináció. A munkafegyelem értékelése. Az Elszámolóház előtt álló feladatok megfogalmazása. Az Elszámolóház munkáját érintő döntések, javaslatok megtárgyalása, megvitatása. Hatékony vezetői együttműködés biztosítása. 34

35 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat A vezetői értekezleten elhangzottakról a jogász írásbeli feljegyzést készít, amit a résztvevőknek elektronikus úton megküld. c) Osztály/csoport-értekezlet Az osztály vagy csoport vezetője kezdeményezi és szervezi, legalább havonta 1 alkalommal. Az értekezlet keretében az osztályvezető/csoportvezető tájékoztatja az osztály/csoport dolgozóit a vezetői értekezleten elhangzottakról, megvitatják az aktuális kérdéseket, a dolgozók javaslatokkal élhetnek az Elszámolóház vezetése felé. Az osztályvezető/csoportvezető ismerteti a szervezeti egység munkáját érintő jogszabályi változásokat. Az értekezlet célja a szervezeti egység előtt álló feladatok megfogalmazása, részletes áttekintése, az elvégzett feladatok értékelése a hatékony, belső szabályozókban foglalt előírások szerinti feladat végrehajtás biztosítása érdekében. d) Elszámolóház Kincstárnokainak értekezlete Az Elszámolóház Kincstárnokai részére a gazdasági vezető legalább negyedévente egy alkalommal értekezletet kezdeményez és szervez. Az értekezlet keretében a gazdasági vezető tájékoztatja a Kincstárnokokat az aktuális feladatokról, belső és jogszabályi szabályozókról, azok változásairól. Megvitatják az aktuális kérdéseket, a Kincstárnokok javaslatokkal élhetnek a gazdasági vezető felé. Az értekezlet kiemelt témája a Kincstárnokok előtt álló feladatok megfogalmazása, az elvégzett feladatok értékelése, a Kincstárnokok feladatainak részletes áttekintése a hatékony, belső és jogszabályi szabályozókban foglalt előírások szerinti feladatvégrehajtás biztosításához. e) Az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek gazdasági dolgozóinak értekezlete Az Elszámolóház szakmai fórumokat, képzéseket, értekezleteket szervez melynek témája lehet egy aktuális, határidős feladat, illetve az operatív működés szabályszerűségének biztosítását, valamint hatékonyságának javítását célzó téma az Intézmények gazdasági dolgozói részére, legalább évente egy alkalommal, melyet az Elszámolóház igazgatója hív össze, az igazgatóhelyettes és a gazdasági vezető javaslata alapján. A gazdasági dolgozók értekezletének, képzésének további célja a munkájukat érintő gazdasági-pénzügyi tárgyú jogszabályok alkalmazásának megismerése, a jogszabályi változások együttes nyomon követése, közös problémamegoldás, együttműködés, koordináció, a legjobb gyakorlat népszerűsítése. Szakmai információk egymással történő megosztása a hatékonyabb, szabályszerű munkavégzés céljából. Az értekezleten biztosított a lehetőség, hogy az Intézmények gazdasági dolgozói véleményüket, észrevételeiket kifejthessék, kérdéseket tegyenek fel, és azokra választ kapjanak az Elszámolóház hatáskörébe tartozó feladatok tekintetében. 35

36 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Az értekezlet témáját, napirendjét az Intézményvezetők, illetve a gazdasági dolgozók igénye, előzetes írásbeli jelzése alapján kell meghatározni. f) Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek vezetőinek értekezlete Az Elszámolóház igazgatója értekezletet szervez a hozzárendelt költségvetési szervek vezetőinek részvételével, legalább évente egy alkalommal. Az értekezleten biztosított a lehetőség, hogy az intézményvezetők véleményüket, észrevételeiket kifejthessék, kérdéseket tegyenek fel, és azokra választ kapjanak az Elszámolóház hatáskörébe tartozó feladatok tekintetében. Az értekezlet témáját, napirendjét az Intézményvezetők igénye, előzetes írásbeli jelzése alapján kell meghatározni. 36

37 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat IV. FEJEZET AZ ELSZÁMOLÓHÁZ MUNKARENDJE, MŰKÖDÉSÉNEK EGYÉB SZABÁLYAI A munkaidő és pihenőidő A munkaidő és a pihenőidő magasabb rendű szabályozását az Mt, a Kjt., valamint a Vhr. tartalmazza. Az Elszámolóháznál a teljes munkaidő napi 8 óra, heti 40 óra. A munkarendet az Elszámolóház igazgatója külön szabályzatban rögzíti. A helyettesítés rendje Az Elszámolóházban folyó munkát a dolgozók időleges vagy tartós távolléte nem akadályozhatja. Minden szervezeti egység vezetője felelős azért, hogy valamennyi munkakör helyettesítése megoldott legyen, valamennyi feladat tekintetében a folyamatos feladatellátás a napi működés során biztosított legyen. A dolgozók távolléte esetére a helyettesítésről a távollevő dolgozó közvetlen felettese gondoskodik. A helyettesítéssel kapcsolatos, egyes dolgozókat érintő konkrét feladatokat a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. Munkaköri leírások Az Elszámolóházban foglalkoztatott dolgozók feladatait a munkaköri leírások tartalmazzák. A munkaköri leírásokat a szervezeti egység módosulása, személyi változás, valamint feladat változása esetén haladéktalanul módosítani kell. A munkaköri leírások elkészítéséért és aktualizálásáért felelős: az igazgató és az igazgatóhelyettes a gazdasági vezető, osztályvezetők, illetőleg a belső ellenőrzési vezető, továbbá a jogász, az ügyviteli előadók, a kézbesítő, a takarító, valamint az informatikus esetében, az adott szervezeti egység vezetője a beosztott munkatársak esetében. Vagyonnyilatkozat Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló évi CLII. tv ában felsoroltaknak vagyonnyilatkozatot kell tenni. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség részletes szabályai külön szabályzatban kerülnek meghatározásra. 37

38 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló évi CLII. törvény alapján az Elszámolóháznál közalkalmazotti jogviszonyban álló vagyonnyilatkozatra kötelezett munkavállalók: igazgató, igazgatóhelyettes, gazdasági vezető, jogász, műszaki osztályvezető, számviteli osztályvezető, pénzügyi, költségvetési és kontrolling osztályvezető, intézményműködtetési osztályvezető, munkaügyi osztályvezető, belső ellenőrzési csoportvezető kincstárnok. Munkakörök átadása Az Elszámolóház dolgozói munkakörének átadásáról, illetve átvételéről személyi változás, jogviszony megszűnés/megszüntetés esetén jegyzőkönyvet kell felvenni. Az átadásról és átvételről készült jegyzőkönyvben fel kell tüntetni: a) az átadás-átvétel időpontját, b) a munkakörrel kapcsolatos tájékoztatást, fontosabb adatokat, c) a folyamatban lévő konkrét ügyeket, d) az átadásra kerülő eszközöket, e) az átadó és átvevő észrevételeit, f) a jelenlévők aláírását. Az átadás-átvételi eljárást távozó dolgozók esetében az utolsó munkában töltött napon, személyi változás esetén a munkakörváltozás napján szükséges elkészíteni és legkésőbb 15 napon belül leadni a Munkaügyi Osztály vezetője számára. A munkakör átadás-átvételével kapcsolatos eljárás lefolytatásáról a munkakör szerinti felettes vezető gondoskodik. Az intézmény belső és külső kapcsolattartásának rendje Az Elszámolóház feladatainak hatékonyabb ellátása érdekében a szervezeti egységek egymással szoros kapcsolatot tartanak. A kapcsolattartás, információáramlás az Elszámolóházon belül a szervezeti egységek között a szervezeti ábrában megjelölt alá-fölérendeltségi viszonyoknak megfelelően történik. Az együttműködés során a szervezeti egységeknek minden olyan intézkedésnél, amelyik másik szervezeti egység működési területét érinti, az intézkedést megelőzően egyeztetési kötelezettségük van. 38

39 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat Az eredményesebb működés elősegítése érdekében az Elszámolóház a szakmai szervezetekkel, társintézményekkel, gazdálkodó szervezetekkel együttműködési megállapodást köthet. Az Elszámolóház szoros kapcsolatot tart a különböző szakmai szervezetekkel. Szabályozás Az ügyiratkezelést az Iratkezelési szabályzatban foglalt előírások alapján kell végezni. A gazdálkodási feladatokat a szervezeti egységek Ügyrendjében meghatározott módon kell végrehajtani. Az Elszámolóháznál a gazdálkodás szabályozottságát, a jogszabályok érvényesülését belső szabályzatok határozzák meg részletesen. Az igazgató a belső kontroll-rendszer működtetésével biztosítja a szabályszerű és hatékony gazdálkodást, melynek részletes szabályait a Belső Kontroll Szabályzatban határozza meg. Az egyes szervezeti egységek részletes feladatai, együttműködésük a szervezeti egység vezetője által készített, az igazgató által jóváhagyott Ügyrendben kerülnek meghatározásra. 39

40 Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzat V. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Az SZMSZ hatálybalépése Az SZMSZ a Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése jóváhagyásával napján lép hatályba és visszavonásig érvényes. Jelen SZMSZ hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a napján életbelépett Szervezeti és Működési Szabályzat. Az SZMSZ és mellékleteinek naprakész állapotban tartásáról az Elszámolóház igazgatója gondoskodik. Dátum: Borbás Károly igazgató 40

41 1/A. számú melléklet MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS Amely létrejött egyrészről Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (7621 Pécs, Bercsényi u. 3.), mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv továbbiakban Elszámolóház -, másrészről Az XY önállóan működő gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv (Intézmény) között az alábbiak szerint: A megállapodás tárgya, célja Az Intézmény és az Elszámolóház egymás közötti munkamegosztási és felelősségvállalási rendjének szabályozása a gazdálkodási, üzemeltetési feladatok tekintetében. Felek megállapodnak, hogy együttműködésüket a mindenkor hatályos jogszabályok (ide értve az Irányító szerv, gazdálkodásra vonatkozó jogszabályait, döntéseit, valamint szabályzatait) szerint valósítják meg, függetlenül attól, hogy az esetleges változások jelen megállapodásban átvezetésre kerülnek-e vagy sem. A megállapodás jogalapja évi CXCV. Törvény az államháztartásról (továbbiakban Áht.), 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (továbbiakban Ávr.), PMJV Önkormányzata Közgyűlésének.. számú határozata. Az együttműködés általános szempontjai 1. Az Intézmény alaptevékenységét az Irányító szerv az Alapító Okiratban határozza meg. 2. Az Intézmény feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal, vagyonnal, valamint a rendelkezésre álló forrásokkal szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen köteles gazdálkodni. 3. Az együttműködés nem érinti az Intézmény szakmai önállóságát, illetve szakmai döntési rendszerét, önálló jogi személyiségét és felelősségét. 4. Az Ávr. szerint az Intézmény az alapfeladatai ellátását szolgáló személyi juttatásokkal és az azokhoz kapcsolódó járulékok és egyéb közterhek előirányzataival minden esetben, egyéb előirányzatokkal jelen munkamegosztási megállapodásban foglaltaktól függően rendelkezik. 5. Az Intézmény a saját költségvetésében meghatározott előirányzatok felhasználásáért az Ávr. és az Önkormányzat Költségvetési rendeletének, illetve egyéb szabályozóinak előírásai szerint felel, ezen felül köteles feladatai ellátásáról, munkafolyamatai megszervezéséről oly módon gondoskodni, hogy az biztosítsa az Elszámolóház költségvetésében részére elkülönített előirányzatok gazdaságos, hatékony és takarékos felhasználását. 6. Az Elszámolóház biztosítja az interaktív és kölcsönös adatszolgáltatást mind az Intézmény, mind az Irányító szerv számára. Az Intézmény köteles a nála rendelkezésre álló adatokat, információkat biztosítani, melyek valóságtartalmáért felelősséggel tartozik. 7. Az Elszámolóház ellátja a jogszabályokban a gazdasági szervezet részére meghatározott feladatokat, így feladatai elsősorban a pénzügyi-számviteli feladatok biztosítása (mint előirányzat-gazdálkodás, kötelezettségvállalások és előirányzatok nyilvántartása, 1

42 1/A. számú melléklet likviditásmenedzselés, könyvvezetés, adatszolgáltatás, pénzügy, számviteli rend betartatása, ellenjegyzés, kifizetések teljesítése, munkaügyi feladatok, belső ellenőrzés, a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok). Továbbá ellátja a működtetéshez kapcsolódó karbantartási feladatokat, valamint biztosítja a közétkeztetési feladatokat az Irányító szerv döntései alapján. 8. Az Elszámolóház az előirányzatokkal való gazdálkodás során ellátja a nyilvántartási, fedezetvizsgálati, ellenőrzési szerepet, melyet követően teljesíti a kifizetéseket. Az Elszámolóház a likviditásmenedzselés, finanszírozási feladatok kereteiben biztosítja a finanszírozási igények ellenőrzését, a finanszírozás biztosítását az Irányító szerv döntései alapján. 9. Az adatszolgáltatások tekintetében az Elszámolóház köteles a feladatellátás szempontjából indokolt, reális határidőket meghatározni. Az Intézmény köteles a jogszabály által meghatározott, illetve az irányító szerv által előírt feladatokhoz kapcsolódó adatszolgáltatások esetében az előírt határidőket betartani. Minden más feladat esetében a meghatározott határidők betartására törekedni. Az együttműködés területei I. Gazdálkodás 1) Tervezés 2) Pénzkezelés, pénzellátás 3) Előirányzat felhasználás, módosítás 4) Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés 5) Munkaügyi feladatok 6) Közbeszerzés 7) Kintlévőségek kezelése II. Számviteli feladatok 1) Szabályozás, szabályzatkészítés 2) Könyvvezetés 3) Beszámolás 4) Analitikus nyilvántartás 5) Leltározás, selejtezés III. Adatszolgáltatás 1) Információáramlás 2) Adóbevallások 3) Bizonylatok megőrzése, betekintés IV. Közétkeztetési feladatok V. Belső ellenőrzés VI. VII. Karbantartás Munkavédelem, tűzvédelem 2

43 1/A. számú melléklet 1) Tervezés Az Elszámolóház feladatai I. Gazdálkodás A Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával egyeztet a költségvetési tervező munka szakaszaival, határidővel kapcsolatban. Meghatározza a költségvetési tervező munkához az Intézménytől szükséges adatszolgáltatások tartalmi, formai követelményeit és határidőket. Értesítést küld az Intézmény részére a költségvetési tervező munka szakaszairól és az előző pontban meghatározott feltételekről. Az Intézmény vezetőjével, valamint a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával folyamatosan egyeztetve közreműködik az intézményi szintű költségvetési tervezési munkafolyamatokban. Teljesíti adatszolgáltatási kötelezettségét a költségvetési koncepcióhoz a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya felé. Az Intézmény részére információt szolgáltat, segítséget nyújt a költségvetési rendelettervezet jegyzővel történő egyeztetéséhez. Előkészíti a tárgyalást a jegyző és az Intézményvezető között a költségvetési egyeztetéshez, a rendelkezésére álló információkat ehhez rendelkezésre bocsátja. Az Intézménnyel együtt, a kiadott értesítéseknek megfelelően elkészíti az intézmény költségvetési tervezetét, melyet megküld a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére. Tartalmilag és számszakilag ellenőrzi a Közgyűlés által előzőleg jóváhagyott költségvetési előirányzatok és az Intézmény által beküldött elemi költségvetés előirányzat adatai közötti egyezőséget. Az ellenőrzés kiterjed továbbá az eredeti előirányzatok főkönyvi számlaszám, szakfeladat, kötelező és nem kötelező feladat, ügyletkódonkénti és szervezeti egység szerinti bontásának vizsgálatára is. Az Irányító szerv által a költségvetési rendeletben jóváhagyott előirányzatokkal egyeztetett, az Intézmény által benyújtott elemi költségvetés és szöveges értékelés alapján a FORRÁS SQL programban rögzíti az Intézmény részletes költségvetését. A Magyar Államkincstár által rendelkezésre bocsátott program alapján elkészíti az Intézmény elemi költségvetési dokumentációját, a vonatkozó jogszabályokban előírt formában és adattartalommal. Az Elszámolóház által felülvizsgált, a költségvetési rendelettel egyező költségvetési dokumentációját eljuttatja a Magyar Államkincstár részére a rendelkezésre álló program alapján, valamint a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére, melyet a jóváhagyást követően az Intézmény részére is továbbít. A jóváhagyott éves költségvetés kiemelt előirányzatai alapján az Intézmény által készített éves előirányzat felhasználási ütemtervét ellenőrzi, egyezteti a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával, majd nyilvántartja a jogszabályi és költségvetési rendeletben jóváhagyott feltételeknek megfelelően. 3

44 1/A. számú melléklet Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház és a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya által meghatározott, egyeztetett határidőig és formában összeállítja a költségvetési rendelet elkészítéséhez szükséges intézményi adatokat, és azokat megküldi az Elszámolóház részére. Teljesíti adatszolgáltatási kötelezettségét a költségvetési koncepcióhoz a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya és az Elszámolóház felé. Egyezteti a költségvetési rendelettervezet Intézményt érintő részét a jegyzővel az Ávr. előírásainak megfelelően. Az Elszámolóházzal együtt, a kiadott értesítéseknek megfelelően elkészíti az intézményi költségvetési tervezetét. Közreműködik az Elszámolóház költségvetésében megtervezésre kerülő, az Intézmény működése érdekében felmerülő kiemelt üzemeltetési előirányzatok megtervezésében, az Elszámolóház által meghatározott adatszolgáltatás alapján. Kidolgozza és elkészíti az elemi költségvetés alátámasztását és szöveges indoklását, melyet megküld az Elszámolóház részére az előre meghatározott határidőre. A szöveges indoklásnak tételesen tartalmaznia kell az adott költségvetési előirányzat összegének számítási módját és indoklását. A szöveges értékelés számszaki részletezése tartalmazza az elemi költségvetés könyveléséhez szervezeti egységenkénti, szakfeladatonkénti és forrásonkénti, illetőleg kötelező és nem kötelező feladatok, valamint ügyletkódok szerinti bontásban az előirányzatokat. A Közgyűlés által elfogadott költségvetési rendelet előirányzatai alapján kialakítja részelőirányzatait, az elemi költségvetési űrlapgarnitúra szerint, valamint szakfeladatonkénti, szervezeti egységenkénti és kötelező, nem kötelező feladatok, valamint ügyletkódok szerinti bontásban, melyet elküld az Elszámolóház részére. A költségvetési rendeletben jóváhagyott előirányzatok alapján elkészíti előirányzat-felhasználási ütemtervét, az önkormányzat költségvetési rendeletében elfogadott előirányzatokkal egyezően, a jogszabályban és a költségvetési rendeletben meghatározott feltételeknek megfelelően, melyet megküld az Elszámlóház részére. A költségvetés tervezése során a jogszabályi előírásoknak, a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya és az Elszámolóház által meghatározott feltételeknek megfelelően köteles eljárni. 2) Pénzkezelés, pénzellátás Az Elszámolóház feladatai Az Intézmény pénzeszközeinek forgalmát az Intézmény fizetési számláján, illetve amennyiben pályázathoz kapcsolódó támogatási szerződés azt megköveteli adott pályázati programokhoz kapcsolódó, illetve egyéb meghatározott célra felhasználható pénzeszközök kezelésére nyitott elkülönített számláin és devizaszámláin bonyolítja. A meghatározott célra felhasználható pénzeszközöket elkülönítetten kezeli. 4

45 1/A. számú melléklet Az Intézmény által megküldött fizetési számla és a hozzá kapcsolódó alszámla nyitási kérelmeket felülvizsgálja, a pénzforgalmi számla jogosságának megállapítása esetén, eljár a pénzforgalmi számlák megnyitása érdekében az OTP Nyrt-nél. Gondoskodik az OTP Elektra hozzáférési jogosultságok Intézményeknél történő beállíttatásáról. Gondoskodik a mindenkori költségvetési rendeletben meghatározott, finanszírozást érintő feladatok végrehajtásáról. A házipénztárat működtető Intézménynél a készpénzellátást a fizetési számlája terhére kibocsátott készpénzfelvételi utalványon keresztül biztosítja, melyekről elkülönített nyilvántartást vezet. A készpénzigénylő lapon megjelölt személytől az egyeztetett időpontban átveszi és ellenőrzi az Intézmény által kitöltött és aláírt (lebélyegzett) készpénzfelvételi utalványt, hogy azon a jóváhagyott összeg szerepel, majd gondoskodik annak aláíratásáról. A külföldi kiküldetéseket, a hozzá kapcsolódó kiadásokat az Intézmény által beküldött külföldi kiküldetési rendelvény alapján elszámoltatja és könyveli a FORRÁS SQL programban. Felülvizsgálja a kiküldetési rendelvényeket tartalmi és formai szempontból és az ellenőrzése során felmerült hiányosságokat pótoltatja az Intézménnyel. Utalási naponként finanszírozás keretében biztosítja az Intézmény részére a fizetési számláján szükséges fedezetet. Az Intézménytől beérkezett kérelmet ellenőrzi, jogszerűségét megvizsgálja, és gondoskodik a jóváhagyott összeg átutalásról. Az információk és a számlák átadását-átvételét a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak szerint biztosítja és az Intézménytől beérkezett számlákat rögzíti a FORRÁS SQL programban. Gondoskodik a szabályosan utalványozott számlák pénzügyi teljesítéséről, átutalásáról, a beérkezett számlák fizetési határidő szerinti leválogatásának megfelelően az OTP Elektra rendszeren keresztül. Számlázza az étkezéshez kapcsolódó bérleti díjakat és a továbbszámlázott szolgáltatásokat a konyhát üzemeltető vállalkozó részére az Intézmény adatszolgáltatása, illetőleg a rendelkezésre álló számlák alapján. Biztosítja az Elszámolóház nevében beszedett térítési díjak befizetéséhez szükséges készpénzbefizetési nyomtatványt. Megbízza az Elszámolóház nevében térítési díj beszedésére jogosult személyeket. Az Intézmény írásban jelzett igénye szerint pénzszállító szervezeten keresztül gondoskodik a térítési díjak elszállíttatásáról. Biztosítja az Elszámolóház nevében beszedett gondozási díjakhoz a nyugtatömböket. Írásban jelzett igény esetén gondoskodik a POS terminálok telepítéséről. 5

46 1/A. számú melléklet Gondoskodik az Intézmények finanszírozási igényének meghatározásához szükséges finanszírozási terv kialakításáról, melyet megküld az Intézmény részére a havi finanszírozási igény (heti bontásban) megtervezéséhez. Az Intézmény finanszírozási igényét (finanszírozási tervet) egyezteti a kötelezettségvállalások nyilvántartásával, ellátja a finanszírozási terv Irányító szerv által meghatározott feltételek szerinti ellenőrzését is, a felülvizsgált és az Irányító szerv döntéseinek is megfelelő összesített finanszírozási igényt jóváhagyás céljából továbbítja a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályának vezetője részére. A Kiskincstári rendszer feltételei szerint havi és heti bontásban kiszámítja a finanszírozási igényt, elkészíti a pénzellátási tervet havi, illetve heti bontásban. Kapcsolatot tart és folyamatosan egyeztet a Kiskincstári rendszer működésével kapcsolatban a számlavezető pénzintézettel és a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával. Az Elszámolóház minden hét utolsó munkanapján a következő heti finanszírozási tervet felülvizsgálja és indokolt esetben a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályánál kezdeményezi annak módosítását. Az Intézmény által jelzett finanszírozási igények jogszerűségét felülvizsgálja, melyet követően a szükséges finanszírozás összegét az Intézmény fizetési számlájára utalja. A Kiskincstári rendszer működésére vonatkozó részletes szabályokat belső szabályzatban határozza meg. Az intézmény feladatai A készpénzigényét jelzi az Elszámolóház részére. A jóváhagyást követően megfelelően kitölti a készpénzfelvételi utalványt, az arra jogosult személy aláírja és lebélyegzi, majd a készpénzigénylő lapon megjelölt személy gondoskodik a készpénz felvételéről, házipénztárban történő szabályos elhelyezéséről. Az Intézmény pénztárosa anyagi felelősséggel kezeli az Intézmény házipénztárát. A Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott feltételek szerint a maximális záró készpénz állományon felüli készpénzt és a beszedett bevételeket köteles az Intézmény fizetési számlájára befizetni. Kezeli az ellátásokkal kapcsolatos költségvetésen kívüli letéti pénzeszközöket a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott feltételekkel és módon. Beszedi az intézményi térítési díjakat, számla, illetve nyugta ellenében. A beszedett térítési díjakat a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott előírások szerint kezeli és befizeti az Intézmény fizetési számlájára, az Önkormányzat költségvetési rendeletében kiemelt bevételek esetében az Elszámolóház pénzforgalmi számlájára. A térítési díjak beszedését az Elszámolóháztól kapott írásos megbízás alapján látja el. Gondoskodik az Elszámolóház által meghatározott formában, módon és határidőre az Intézmény havi finanszírozási igényének meghatározásáról, melyet megküld az Elszámolóház részére. 6

47 1/A. számú melléklet A felmerült valutaigényt az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenti az Elszámolóház felé. Az igénylőlapon megjelölt személy az igényelt valutát az általa megjelölt időpontban felveszi. Az Intézmény elszámol a jogszabályban és a belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően a kiküldetés költségeivel. A kiküldetés meghiúsulása esetén a felvett valutaelőleget visszafizeti az Elszámolóház valutapénztárába. Az utalványrendelettel ellátott, szabályosan érvényesített, teljesítés igazolással ellátott és utalványozott szállítói számlákat a megfelelő mellékletekkel együtt eljuttatja a Pénzkelezési Szabályzatban foglaltak szerint az Elszámolóházhoz. Megküldi az Elszámolóház részére az Intézményhez beérkezett számlákat, számviteli bizonylatokat a Pénzkezelési szabályzatban foglaltak alapján. Az Intézmény a munkabérelőleg kérelmeket az Elszámolóház által erre a célra rendszeresített nyomtatványon eljuttatja az Elszámolóház részére. A pályázati programhoz kapcsolódó kifizetések utalványrendeletein az adott pályázat pénzforgalmának lebonyolítása céljából elkülönített fizetési alszámla számát tünteti fel. Az elkülönített fizetési alszámlán vezetett, meghatározott célra átvett pénzeszközöket csak a cél szerint használja fel. Az elkülönített célra átvett pénzeszközök felhasználása kizárólag az elkülönített számláról történhet. Az étkezéshez kapcsolódó konyhabérleti díjak és továbbszámlázott szolgáltatások számlázásához az előírt formában és határidőben adatot szolgáltat az Elszámolóház részére. Az erre a célra létesített webes felületen keresztül tárgyhót követő hó 5. napjáig adatot szolgáltat az Intézménynél lévő közüzemi szolgáltatások fogyasztásáról (mérőórák állása). A Kiskincstári rendszer működéséhez szükséges havi/heti finanszírozási terv elkészítéséhez az Elszámolóház által jelzett formában és határidőben adatot szolgáltat. Írásba jelzi az Elszámolóház felé az OTP Elektra hozzáférési jogosultsági igényét. Köteles a pénzkezelése során a jogszabályi előírásoknak, a Pénzkezelési Szabályzat előírásainak és egyéb belső szabályzatoknak megfelelően eljárni. 3)Előirányzat-felhasználás, előirányzat-módosítás Az Elszámolóház feladatai Nyilvántartja az Intézmény költségvetésének előirányzatait a FORRÁS SQL programban. A bevételi és kiadási előirányzatok és tejesítésük alakulásáról, a szabadon felhasználható előirányzatokról havonta tájékoztatja az Intézményt. A kiemelt bevételi és kiadási üzemeltetési előirányzatok felhasználását folyamatosan nyomon követi. Az időarányosan magasabb értékben teljesülő kiemelt kiadási és bevételi üzemeltetési előirányzatok okáról tájékoztatást kér az 7

48 1/A. számú melléklet Intézménytől. Az időarányosan magasabb mértékű kiemelt kiadási üzemeltetési előirányzat teljesülést jelzi a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére, és az önkormányzat költségvetési rendeletében foglaltak szerint jár el. Egyeztet az Intézménnyel, amennyiben a kimutatott előirányzatok, előirányzat-felhasználások és a rendelkezésre álló dokumentumok, illetve az Intézmény által nyilvántartott adatok között eltérést tapasztal. Meghatározza a saját hatáskörű előirányzat-módosítások formai, tartalmi követelményét, melyet megküld az Intézménynek. Egyezteti és felülvizsgálja az Intézmény által kezdeményezett saját hatáskörű előirányzatmódosításokat számszaki és jogszerűségi szempontból. Amennyiben a felülvizsgálat és egyeztetés során hibát talál, illetőleg megállapítja, hogy a saját hatáskörű előirányzat módosítások nem a jogszabályi előírásoknak megfelelően történtek, azt visszautasítja, melyről tájékoztatja az Intézményt, és a nem szabályszerű előirányzat módosítási kérelmet a hiba okának megjelölésével, visszaküldi az Intézménynek. Átvezeti az Intézmény költségvetésében a szabályos, jogszabályi előírásoknak megfelelő, az Önkormányzat költségvetési rendeletével összhangban lévő saját hatáskörű előirányzatmódosításokat. Jelzi az Intézmény saját hatáskörében végrehajtott előirányzat módosításokat a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályának, az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott előírásoknak megfelelően nemleges saját hatáskörű előirányzat-módosítás esetén is és kezdeményezi az Irányító szervnél a módosítás végrehajtását, a költségvetési rendeleten történő átvezetést. Bekéri az Intézménytől az Irányító szervtől kapott értesítés alapján a felügyeleti hatáskörű előirányzat-módosításra vonatkozó főkönyvi számok, szakfeladatok szerinti, szervezeti egység és kötelező, nem kötelező feladat, valamint ügyletkód szerinti bontásokat. Ellenőrzi a beküldött intézményi adatokat. Amennyiben a felülvizsgálat a beküldött adatokat, hibásnak, jogszerűtlennek tartja, akkor azt visszaküldi az Intézmény részére és tájékoztatja a hibás előirányzat-módosítási kérelem okáról. Az egyeztetett, helyes adatok alapján elvégzi az előirányzatmódosítást a FORRÁS SQL programban. Az Irányító szerv az Elszámolóház által az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott határidőre beterjesztett intézményi saját hatáskörű előirányzat-módosításokat, valamint a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztály által nyilvántartott felügyeleti hatáskörű előirányzat-módosításokat összesíti, és időszakosan tájékoztató táblázatot küld a Közgyűlés által jóváhagyott előirányzat módosításokról. A tájékoztató táblázat adatai alapján az Elszámolóház ellenőrzi a FORRÁS SQL programban korábban felrögzített előirányzatok egyezőségét és az esetleges hibákat javítja. A jóváhagyott előirányzat módosításokat a főkönyvi könyvelésben is rögzíti. Köteles a kiemelt bevételi és kiadási üzemetetési előirányzatokat az Intézmény érdekében felhasználni, az Önkormányzat költségvetési rendeletében és a vonatkozó jogszabályban meghatározott feltételek szerint. Vizsgálja, folyamatosan nyomon követi az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott 8

49 1/A. számú melléklet kedvezőtlen gazdálkodási feltételek fennállása esetére az Irányító szerv által meghatározott szigorított gazdálkodás betartását. Kialakítja annak nyilvántartási rendszerét. Végrehajtja a mindenkori költségvetési rendeletben foglaltakat, azokra részletszabályokat dolgoz ki. Nyilvántartást vezet az Intézmény meghatározott célra átvett pénzeszközeiről, az adatokat havonta az Intézmény rendelkezésére bocsátja egyeztetés céljából. Amennyiben a nyilvántartott adatokat az Intézmény hibásnak tartja, az Elszámolóház ellenőrzése után, a FORRÁS SQL programban a kért javítást a helyes adatok alapján haladéktalanul elvégzi, melyről tájékoztatja az Intézményt. Nyilvántartást vezet az előfinanszírozott kötelezettségekről, az Elszámolóház által meghatározott formában és adattartalommal készített intézményi adatszolgáltatás alapján. Egyeztet az Intézménnyel és az Intézmény írásbeli kérelme alapján elvégzi a szükséges javítást, melyről tájékoztatja az Intézményt. Adatot szolgáltat meghatározott formában és tartalommal a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére az intézményi pénzmaradvány felhasználásának megállapításához. Köteles az előirányzatok módosítása, felhasználása, nyilvántartása során ellátott feladatok végrehajtása során az Önkormányzat költségvetési rendeletében és a vonatkozó jogszabályokban meghatározott előírások szerint eljárni. Felülvizsgálja az intézmény által elkészített Önköltségszámítás helyességét a FORRÁS SQL programban rögzített adatok alapján. Az Intézmény feladatai Folyamatosan nyomon követi, elemzi az előirányzatok teljesülésének adatait, illetőleg egyezteti az Elszámolóház előirányzat-nyilvántartásával. Továbbá egyeztetést kér az Elszámolóháztól, amennyiben az Intézmény eltérést tapasztal a kimutatott előirányzatok, előirányzat-felhasználások és a dokumentumokkal alátámasztott adatok között. Írásban tájékoztatja az Elszámolóházat, amennyiben a jogszabály szerinti kiemelt előirányzatok, illetőleg a költségvetési rendelet szerint kiemelt bevételi és kiadási üzemeltetési előirányzatok teljesülésének adata időarányosan meghaladja a rendelkezésre álló előirányzatok értékét, az ok és a várható éves teljesítés megjelölésével. Amennyiben szükséges, előirányzat módosítást kezdeményez, melyet írásban megküld az Elszámólóház részére. A FORRÁS SQL program adatai és a kapott adatok, információk alapján folyamatosan nyomon követi a saját gazdálkodási tevékenységét és szükség esetén előirányzat-módosítást kezdeményez, melyet megküld az Elszámolóház részére, vagy más gazdálkodási intézkedéseket hoz. Előirányzat-módosítást kezdeményezhet az Elszámolóháznál a vonatkozó jogszabályi előírásokban és az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározottak szerint. A saját hatáskörű előirányzat-módosításhoz szükséges adatokat az Elszámolóház által meghatározott követelményeknek, illetőleg jogszabályi előírásoknak megfelelően készíti el és küldi be az Elszámolóházhoz. 9

50 1/A. számú melléklet Rendelkezik a saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felett, az Ávr.-ben és az Önkormányzati rendeletben foglalt előírások szerint. Felel a kezdeményezett saját hatáskörű előirányzat-módosítás jogszerűségéért és a költségvetés betartásáért. A felügyeleti hatáskörbe tartozó előirányzat-módosítások kezdeményezésére irányuló kérelmét megküldi az Elszámolóház részére. Gazdálkodik a személyi juttatások és a létszám előirányzatával a jogszabályi és az önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott előírások szerint. Felel az előirányzatokkal történő gazdálkodás során az előirányzatok szükségességéért, az igénybevett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért az elvárható takarékosság betartása mellett. Az Irányító szerv hatáskörébe tartozó előirányzat-módosításokról az Irányító szervtől kapott értesítés alapján szervezeti egységek, főkönyvi számok és szakfeladatok, kötelező és nem kötelező feladat, valamint ügyletkódok szerinti bontást küld írásos formában az Elszámolóházhoz, az Irányító szervtől kapott tájékoztatást követő két munkanapon belül. Köteles feladatai ellátásáról, munkafolyamatai megszervezéséről oly módon gondoskodni, hogy az biztosítsa az Elszámolóház költségvetésében az Intézmény részére megállapított kiemelt üzemeltetési kiadási előirányzatok gazdaságos, hatékony és takarékos felhasználását. A bevételi előirányzatok nem teljesülése esetén az Intézmény vezetőjének kötelessége a kötelezettségvállalásokat felülvizsgálni, a felülvizsgálat eredményét, javaslatát, esetlegesen előirányzat-módosítás kezdeményezését írásban jelezni az Elszámolóház felé. Az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott kedvezőtlen gazdálkodási feltételek fennállása esetén biztosítja az Elszámolóház által meghatározott formában, tartalommal a szükséges információkat, adatokat a szigorított gazdálkodás betartatásának folyamatos nyomon követéséhez. Az év során elért bevételi többletéhez kapcsolódó előirányzat-módosításokat az Ávr.-ben és az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott szabályok szerint hajtja végre, megküldi határidőn belül az Elszámolóház részére. Az Intézmény elkülönített fizetési számláján vezetett, meghatározott célra átvett pénzeszközeit csak a támogatási szerződésben (vagy egyéb megállapodásban) meghatározott célra, az abban meghatározott összegben használhatja fel, az Irányító szerv által meghatározott feltételek szerint. A meghatározott célra átvett pénzeszközök elkülönített nyilvántartásához teljes körűen biztosítja az elkülönítéshez szükséges információkat az Elszámolóház részére. Az Elszámolóház által nyilvántartott, meghatározott célra átvett pénzeszközök alakulását figyelemmel kíséri. Egyeztetést, szükség esetén pedig javítást kér az Elszámolóháztól, amennyiben eltérést tapasztal a saját nyilvántartásában kimutatott adatokhoz képest. Biztosítja az előfinanszírozott kötelezettségek nyilvántartásához az Elszámolóház által meghatározott formában és adattartalommal kialakított adatszolgáltatást. Felülvizsgálja az 10

51 1/A. számú melléklet Elszámolóház által havonta megküldött nyilvántartást és szükség esetén - amennyiben az intézmény nyilvántartásához képest eltérést állapít meg - egyeztet és írásban javítást kér az Elszámolóháztól. Adatot szolgáltat meghatározott formában és tartalommal a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya és az Elszámolóház részére a pénzmaradvány felhasználásának megállapításához. Köteles az előirányzatok felhasználása és módosítása során a vonatkozó jogszabályi, az Önkormányzat költségvetési rendeletének előírásai, valamint az Elszámolóház által meghatározott feltételek szerint eljárni. 4) Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés Az Elszámolóház feladatai Az Intézmény írásbeli adatszolgáltatás alapján nyilvántartja a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, utalványozásra, érvényesítésre, teljesítés igazolásra, utalványozás ellenjegyzésére (kontrolling) jogosultak névsorát, aláírás-mintáját és a jogosultság körét. Figyeli és betartatja, hogy az Intézmény költségvetése terhére tárgyévi fizetési kötelezettségét a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig - a saját bevételek teljesülési ütemére figyelemmel - vállaljon, és kifizetéseket - kivéve a jogszabályon, bírósági, illetve közigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségeket és járandóságokat - e mértékig rendeljen el, valamint, hogy kötelezettségvállalás az irányító szerv döntésének megfelelően kerüljön végrehajtásra. Ellátja a pénzgazdálkodás folyamatában a vonatkozó jogszabály által meghatározott feladatokat, a jogszabályban jogosultként megjelölt, illetőleg a jogosult által írásban megjelölt személyek révén. Az Elszámolóház gazdasági vezetője a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését átruházhatja írásbeli megbízás alapján a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően, valamint utalványozás ellenjegyzését (kontrolling) átruházhatja írásbeli megbízás alapján a belső szabályozásnak megfelelően. Az Elszámolóház gazdasági vezetője kijelöli az Intézménynél érvényesítést ellátó személy(eke)t, a vonatkozó jogszabály előírásainak megfelelően, valamint a készpénzes kifizetések esetében az utalványozás ellenjegyzőjét. A gazdasági vezető, illetve az általa írásban megbízott személyek kizárólagos joga az intézményi kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése, valamint az utalványozás ellenjegyzése belső szabályozásnak megfelelően. Amennyiben az Intézmény az érvényesítőre vonatkozó szakképzettséggel bíró munkavállalóval nem rendelkezik az érvényesítés és az utalványozás ellenjegyzését az Elszámolóház a gazdasági vezető által írásban megbízott személy révén biztosítja. Ellenőrzi a beérkezett kötelezettségvállalások szabályszerűségét, ellátja a pénzügyi ellenjegyzési feladatokat a vonatkozó jogszabály és belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően. Amennyiben sérül az ellenjegyzés jogerőssége, akkor megtagadja azt és értesíti az Intézmény vezetőjét az ellenjegyzés megtagadásáról, illetve annak okáról. Értesíti az Irányító szervet az Ávr. előírásainak 11

52 1/A. számú melléklet megfelelően. Gondoskodik a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya által jóváhagyott finanszírozási tervben foglalt kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzéséről. Vizsgálja a teljesítés igazolásának szabályszerűségét a jogszabályi előírások és az Intézmény által beküldött belső szabályzat alapján. Ellenőrzi a pénzgazdálkodás folyamatában részt vevő személyek jogosultságát. Fizetési számlák feletti rendelkezési jogosultsággal az Elszámolóház és az Intézmény közösen rendelkezik. Teljesíti a banki átutalást, amennyiben a pénzgazdálkodás teljes folyamata, illetve dokumentálása megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak és belső szabályzatoknak. Az intézmény által két példányban beküldött, az Elszámolóház gazdasági vezetője (vagy meghatalmazottja) által ellenjegyzett - belső szabályzat, vagy utasítás szerinti kötelező írásbeli kötelezettségvállalás határa feletti - kötelezettségvállalást legkésőbb a beérkezést követő munkanapon rögzíti a FORRÁS SQL programban, az írásos dokumentáció egy másolati példányát visszaküldi az Intézmény részére. Teljes körűen elvégzi a kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartását a FORRÁS SQL programban, a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok előírásai alapján. Folyamatosan, de legalább havonta tájékoztatja az Intézményt a kötelezettségvállalások alakulásáról. Köteles a pénzgazdálkodás teljes folyamatában a jogszabályi előírások és a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak szerint eljárni. Betartja és betartatja a gazdálkodási folyamatok Ávr. szerinti kötött sorrendjét. Az Intézmény feladatai A kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, utalványozásra, érvényesítésre, teljesítés igazolására, utalványozás ellenjegyzésére (kontrolling) vonatkozó szabályzatát, a jogosultak névsorát és aláírás-mintáját, a hatályba lépés időpontját megelőzően három munkanapon belül írásban megküldi az Elszámolóház részére. A feladatellátók személyében bekövetkezett változást szintén hatálybalépés előtt - legalább két munkanappal - írásban jelzi az Elszámolóház felé. Megküldi az előírt végzettség igazolását szolgáló dokumentumokat. Ellátja a pénzgazdálkodás folyamatában a vonatkozó jogszabály által meghatározott feladatokat, a jogszabályban meghatározottak szerint jogosultként, illetőleg a jogosult által írásban megbízott személyek révén, a belső szabályzatok előírásait is betartva. A megbízások egy példányát elküldi az Elszámolóház részére. Kötelezettséget kizárólag írásban - a belső szabályozásban meghatározott értékhatár kivételével - vállalhat. A kötelezettségvállalásokat előzetesen - írásban megküldi az Elszámolóház részére a belső szabályzatban meghatározott mellékletekkel ellenjegyzés és feldolgozás céljából. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött előirányzata biztosítja-e a fedezetet. A kötelezettségvállalásnak - az Önkormányzat költségvetési rendeletében jóváhagyott előirányzatokkal egyezően - intézményi előirányzat felhasználási terven kell alapulnia. Kizárólag a 12

53 1/A. számú melléklet Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya által jóváhagyott finanszírozási tervben foglalt kötelezettségvállalások tehetőek meg. Elkészíti az Intézményi havi finanszírozási tervét az Elszámolóház által meghatározott formában, meghatározott időben. Az Intézmény tárgyévi fizetési kötelezettséget - vonatkozó jogszabály szerint - a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig - a saját bevételek teljesülési ütemére figyelemmel - vállalhat, és kifizetések - kivéve a jogszabályon, bírósági, illetve közigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségeket és járandóságokat - e mértékig rendelhetők el. Az Intézmény tárgyéven túli fizetési kötelezettséget csak a vonatkozó jogszabályban és az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott esetekben vállalhat, úgy, hogy az a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható legyen. Pénzügyi fedezet, előirányzat hiányában az Intézmény vezetője (vagy az általa megbízott személy) kötelezettséget nem vállalhat, feladat végrehajtását nem kezdheti el. A jogszabályba ütköző kötelezettségvállalásért az Intézményvezető felel. A bevételi előirányzatok nem teljesülése esetén az Intézmény vezetőjének kötelessége a kötelezettségvállalásokat felülvizsgálni a kiadási előirányzatok hozzárendelésével, melyről az Elszámolóházat írásban értesíti. Teljes körűen biztosítja az utalványozási feladatok ellátását - a bevételek esetében is - a jogszabályban és a belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően. A teljesítésigazolást ellátja az általa készített belső szabályzat és a jogszabályi előírásoknak megfelelően. A belső szabályzatot megküldi az Elszámolóház részére. A költségvetésben meghatározott előirányzatokon kívül felelős az Elszámolóház költségvetésében részére rendelkezésre tartott előirányzatok felhasználásának szükségességéért, az igénybevett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért az elvárható takarékosság betartása mellett. Az egyéb saját bevételeit terhelő energiaköltségeket az önköltségszámítás alapján, a vonatkozó önkormányzati rendelet és a ténylegesen realizált bevételek szerint egyezteti az Elszámolóházzal, együttműködik az ingatlan-karbantartási források, feladatok meghatározásában. Köteles a pénzgazdálkodás teljes folyamatában a jogszabályi előírások, a Pénzkezelési Szabályzat előírásai és az Elszámolóház által meghatározottak szerint eljárni. 5) Munkaügyi feladatok Az Elszámolóház feladatai A közalkalmazotti és közszolgálati jogviszony, munkaviszony létesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos munkaügyi iratok, biztosítotti bejelentés elkészítése, továbbítása a MÁK-nak. Szabadság megállapítására vonatkozó iratok elkészítése. 13

54 1/A. számú melléklet Létszámnyilvántartás vezetése (munkajogi, statisztikai állományi létszám, átlagos statisztikai állományi létszám), költségvetési beszámolókhoz adatszolgáltatás. Rehabilitációs hozzájárulás fizetési kötelezettség megállapítása (negyedéves előlegek, illetve éves elszámolás). Statisztikai jelentések (pl. jelentés az üres álláshelyekről) elkészítése. Személyi juttatások és a munkaadót terhelő járulékok előirányzatainak tervezéséhez, évközi előirányzat-módosításhoz, valamint az éves beszámoló elkészítéséhez adatszolgáltatás, egyeztetés. Az Intézmény személyi anyagainak, munkaidő-nyilvántartásainak időközönkénti, szúrópróbaszerű ellenőrzése. Tanulmányi szerződés-tervezetek, megbízási szerződés-tervezetek jogi szempontból történő ellenőrzése. Munkaügyi feladatok koordinációja, ellenőrzése. Az Intézménynél kifizetésre kerülő illetményelőlegről analitikus nyilvántartást vezet. A munkaügyi feladatok részletes szabályait a Munkaügyi Osztály Ügyrendjében határozza meg. Az Intézmény feladatai Személyi anyagok összeállítása, folyamatos karbantartása, tárolása. Dolgozók munkaköri alkalmassági vizsgálatra küldése, nyilvántartása, képernyő előtti munkavégzéshez szükséges szemüveghez, védőszemüveghez adott munkáltatói költségtérítés nyilvántartása. Munkaköri leírások, minősítések elkészítése. Tanulmányi szerződések, vagyonbevallások nyilvántartása, kezelése. Munkaidő, szabadság nyilvántartása, táppénz- és betegszabadság nyilvántartása, távollétek rögzítése a KIR-rendszerben. Nem rendszeres kifizetések, változó bérek számfejtése, jelentése a MÁK-nak. Személyi juttatásokhoz és járulékokhoz kapcsolódó függő kiadási tételek analitikus nyilvántartásának vezetése, egyeztetése az Elszámolóházzal havonta a tárgyhónapot követő hó 15-ig. Munkáltatói- és jövedelemigazolások, fizetési jegyzékek kiadása a munkavállalóknak, hóközi kifizetések, valamint a nem rendszeres kifizetések utalásra leadása az Elszámolóháznak. 14

55 1/A. számú melléklet Dolgozók nyilatkoztatása adóelszámolásokhoz, költségtérítésekhez, juttatásokhoz, pótszabadsághoz. Tanulmányi szerződések, megbízási szerződések elkészítése, e szerződése-tervezetek elküldése az Elszámolóház részére jogi szempontból történő ellenőrzésre. Az intézmény részére jogszabályban előírt, minden egyéb feladat. 6) Közbeszerzés Az Elszámolóház feladatai Részt vesz az Intézmény közbeszerzési szabályzatának elkészítésében, aktualizálásban. Szakmai segítséget nyújt a közbeszerzési eljárás előkészítésében. Részt vesz a közbeszerzési eljárás lebonyolításában, illetve az Irányító szerv rendelkezése alapján lebonyolítja az adott közbeszerzési eljárást. A közbeszerzési eljárás dokumentumait a Közbeszerzési törvény (továbbiakban Kbt.) szerint megőrzi. Kapcsolattartás és együttműködés az Intézménnyel, valamint a közbeszerzési eljárás lebonyolításával megbízott személlyel vagy szervezettel. Az Intézmény feladatai Az Intézmény adataiban bekövetkezett változást az Elszámolóházhoz írásban bejelenteni, a változás bekövetkeztétől számított 2 munkanapon belül. A Közbeszerzések Tanácsánál vezetett ajánlatkérői listára az Intézményt illetve a változást bejelenti. Gondoskodik a közbeszerzési szabályzat elkészítéséről, aktualizálásáról. Közbeszerzési terv határidőben történő elkészítése, módosítása, közzététele, megőrzése, továbbá a Közbeszerzések Tanácsa és az Elszámolóház részére történő megküldése. Az éves statisztikai összegzést elkészíti és megküldi a Közbeszerzések Tanácsának, melyről írásban értesíti az Elszámolóházat. Közbeszerzési eljárás előkészítése. A közbeszerzés pénzügyi fedezetének biztosítása. Bíráló bizottság tagjainak kijelölése, felkérése. Ajánlatkérőként meghozza a közbeszerzési eljárásban az eljárást lezáró (érdemi) döntést. 15

56 1/A. számú melléklet A Kbt. által előírt adatszolgáltatások megfelelő időben a Közbeszerzések Tanácsa és az Elszámolóházhoz történő megküldése. A közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződés teljesítésének felügyelete, a teljesítés Kbt. szerinti igazolása. Gondoskodik a Kbt. által előírt nyilvánosság biztosításáról. Kapcsolattartás és együttműködés az Elszámolóházzal a Kbt.-ben és a kiegészítő jogszabályokban előírt feladatok végrehajtása céljából. 7) Kintlévőség kezelésével kapcsolatos feladatok Az Elszámolóház feladatai A vevői követelések analitikus nyilvántartása. Gondoskodás a lejárt vevői követelésekről az egyenlegközlők, illetve a fizetési felszólítások elkészítéséről a belső szabályzatban meghatározott eljárási rend szerint. Az Intézmény által megkötendő részletfizetési megállapodások főbb tartalmi előírásainak meghatározása, ehhez minta közreadása az intézmények részére, a megkötés előtt megküldött részletfizetési megállapodás felülvizsgálata. Elektronikus fizetési meghagyásos nem peres eljárás megindítása, és lefolytatása a belső szabályzatban meghatározott eljárási rend szerint. A jogerőre emelkedett fizetési meghagyáshoz kapcsolódó végrehajtási kérelem benyújtása a belső szabályzatban meghatározott eljárási rend szerint. A kintlévőségek kezeléséről szóló belső szabályzat megalkotása. Az Intézmény feladatai A vevői követelések analitikus nyilvántartásának folyamatosan figyelemmel kísérése. A követelések - vevői követelések kivételével - nyilvántartása, az Elszámolóház részére rendszeres tájékoztatás küldése a követelés keletkezésének okáról, a megtett intézkedésekről. Szükség esetén az ügyben keletkezett a követelés jogalapját képező valamennyi dokumentum (pl. szerződés, megállapodás stb.), másolatainak megküldése az Elszámolóház részére. Kérelemre részletfizetés engedélyezése, és részletfizetési megállapodás megkötése az adóssal. A részletfizetési megállapodás előkészítése az Elszámolóház által rendszeresített minta alapján és megküldése - a megkötést megelőzően - az Elszámolóház részére felülvizsgálat céljából. A részletfizetési megállapodásban foglaltak teljesülésének nyomon követése, be nem tartása 16

57 1/A. számú melléklet esetén annak írásban történő jelzése az Elszámolóház felé. A kintlévőségek kezeléséről szóló belső szabályzatban meghatározott egyéb feladatok és a határidők pontos betartása. Az Intézmény köteles az Elszámolóház belső szabályzatában foglaltak alapján eljárni. II. Számviteli feladatok 1) Szabályozás, szabályzatkészítés Az Elszámolóház feladatai Elkészíti a Számviteli politikát, annak keretében Az Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát, Az Eszközök és források értékelési szabályzatát, A Pénzkezelési szabályzatot, A feleslegessé vált eszközök selejtezésének és hasznosításának szabályzatát, melyek hatálya az Intézményre is kiterjed. Szabályozza a könyvvezetési kötelezettséget, elkészíti az Intézményre is vonatkozó Számlarendet. Az elkészített szabályzatokat és módosításokat megküldi az Intézménynek. Az Intézmény feladatai Az Intézményre is kiterjesztett, Elszámolóház által készített szabályzatok közül Az Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát, A Pénzkezelési szabályzatot, A feleslegessé vált eszközök selejtezésének és hasznosításának szabályzatát keretszabályzatként alkalmazza és a keretszabályok előírásain belül, azzal összhangban az intézményi sajátosságoknak megfelelően külön kialakítja az Intézményre vonatkozó előírásokat, úgy, hogy az az Elszámolóház szabályzataiban foglalt előírásokkal ellentétes rendelkezést nem tartalmazhat. Elkészíti az Ávr ában felsorolt és az egyéb jogszabályok által előírt szabályzatát. Elkészíti a Számviteli politika részét képező Önköltség-számítás rendjére vonatkozó szabályzatát. Az Önköltség-számítási szabályzat egy példányát megküldi az Elszámolóház részére az önköltségszámítások felülvizsgálatának céljából. 2) Könyvvezetés Az Elszámolóház feladatai Ellátja az Intézmény számviteli feladatait. Ennek keretében: 17

58 1/A. számú melléklet A FORRÁS SQL rendszerben rögzíti a beérkező szállítói és vevő számlákat. Kezdeményezi a beérkezett szállítói számlák kiegyenlítését. Elvégzi a bankszámlakivonatok alapján a banki tételek, valamint a beérkezett pénztárak feldolgozását. Elvégzi a jóváhagyott költségvetési rendelet alapján az eredeti előirányzatok, előirányzatmódosítások könyvelését. Elvégzi havonta az intézményi bérkönyvelést. Negyedévente könyveli az időközi mérlegjelentéshez kapcsolódóan a vevő - és szállítóállomány változásokat, az immateriális javak, tárgyi eszközök és a készletváltozásokhoz kapcsolódó állományi mozgásokat. Félévente ellátja a 6. Számlaosztályban könyvelt általános kiadások tételeinek felosztását. A jogszabályi előírások alapján elkészíti az intézményi költségvetést, féléves, éves beszámolót, az időközi mérlegjelentéseket, pénzforgalmi jelentéseket és azokat továbbítja a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya, illetve a Magyar Államkincstár felé a rendelkezésre álló program alapján. Vezeti a függő, átfutó, kiegyenlítő tételekkel kapcsolatos nyilvántartást a bérjellegű tételek kivételével. A függő, átfutó tételek alakulásáról havonta a főkönyvi feladást követően tájékoztatja az Intézményt. Az Intézmény jelzése alapján a szükséges szabályszerű könyveléseket végrehajtja. Vezeti a befektetett eszközök analitikus nyilvántartását, negyedévente elszámolja az értékcsökkenést. Ellátja az egyéb könyveléshez kapcsolódó feladatokat. Meghatározza az Intézménytől szükséges adatszolgáltatások megkérésének módját, tartalmát és határidejét. A könyvelési és analitikus nyilvántartási feladatok ellátásával összefogja és zárttá teszi a bizonylatkezelés rendjén keresztül az előirányzat gazdálkodás dokumentációs folyamatát. Félévente adatot szolgáltat az Intézménynek az önköltség-számítás elkészítéséhez szükséges adatokról az Elszámolóház által előzetesen meghatározott formában és határidőre. Az Intézmény feladatai A könyvelés alapjául szolgáló szakfeladatok jegyzékének megküldése, a változások jelzése A könyveléshez kapcsolódó szabályos alapbizonylatokat határidőben történő beküldése. 18

59 1/A. számú melléklet Negyedévente a mérlegjelentést alátámasztó analitikus kimutatások, feladások beküldése. A bérfeladáshoz kapcsolódóan az ügyletkódok szerinti bontást folyamatosan, de legalább havi rendszerességgel történő beküldése. A készletváltozások és felosztandó kiadások könyveléshez szükséges alapbizonylatokat beküldése. A féléves és éves beszámolóhóz kapcsolódóan az Elszámolóháznál rendelkezésre nem álló adatok beküldése, a szöveges értékelés elkészítése. Az Intézmény a fenti feladatokhoz kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettségét az Elszámolóház által meghatározott formában, határidőben teljesíti. Gondoskodik az Elszámolóház által megküldött függő, átfutó tételek kimutatásának felülvizsgálatáról. Az Intézmény a FORRÁS SQL programban lekérdezési jogosultsággal rendelkezik, mely alapján a havi feladást megelőzően ellenőrzési és egyeztetési feladatokat lát el. A feladatellátást végző személy kijelölése az Intézmény feladata. A FORRÁS SQL program pénzügyi moduljában kezeli a pénztári pénzmozgásokat, rögzíti a kapcsolódó készpénzes szállítói és vevőszámlákat. A program segítségével elkészíti a kimenő számláit. A pénztárosi jogosultság hozzárendelését kezdeményezi a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályánál. Zárja az általa nyitott könyvelési naplókat legkésőbb a tárgyhónap utolsó napján. A FORRÁS SQL programban nyilvántartja a kisértékű eszközöket, készleteket, gondoskodik azok állományának naprakész, megbízható és pontos vezetéséről. A feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezéséről illetve hasznosításáról gondoskodik az erre vonatkozó szabályzatban foglaltak figyelembe vételével. Kezdeményezi a behajthatatlan követelések leírását, betartva az Önkormányzati vagyonrendelet előírásait. 3) Beszámolás Az Elszámolóház feladatai Az Irányító szerv által előírt határidőre és a jogszabályban meghatározott adattartalommal az időszaki mérlegjelentések, pénzforgalmi jelentések, valamint a beszámoló és az összesített beszámoló elkészítése, az Irányító szerv, illetve a Magyar Államkincstár részére az erre meghatározott programon keresztül történő továbbítása. A beszámoló jóváhagyását követően azt az Intézmény felé továbbítja. A beszámoló elkészítéséhez szükséges egyéb bizonylatok, adatok bekérése külön értesítés 19

60 1/A. számú melléklet alapján történik. Bekéri a szöveges beszámolót, illetve a belső kontrollrendszer működtetésére vonatkozó intézményvezetői nyilatkozatot a jogszabályban meghatározott határideig az Irányító szervvel történt egyeztetést követően. Az Intézmény feladatai Elkészíti a beszámoló kiegészítő mellékletét képező szöveges indoklást (szöveges beszámoló). Teljesíti a létszámmal, bérekkel, cafetéria rendszerrel, feladatmutatókkal kapcsolatos adatszolgáltatást. Egyéb, a beszámoló elkészítéséhez az Elszámolóháznál rendelkezésre nem álló adatokról adatot szolgáltat, az Elszámolóház által meghatározott feltételek szerint. Nyilatkozik az intézmény belső kontrollrendszerének működtetéséről. 4) Analitikus nyilvántartás Az Elszámolóház feladatai A számviteli feladatokhoz kapcsolódóan az Intézmények részére a következő analitikus nyilvántartások vezetése: Kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartása (0. számlaosztály) Befektetett eszközök (I. számlaosztály) számláihoz előírt analitikus nyilvántartások. Vevők analitikus nyilvántartása, értékpapírok analitikus nyilvántartása (II. számlaosztály) Függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások analitikus nyilvántartása (39-es számlacsoport) Tartalékok, kötelezettségek analitikus nyilvántartása (IV. számlaosztály) Függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek analitikus nyilvántartása (48-as számlacsoport) Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház által vezetett analitikus nyilvántartásokhoz szükséges adatokat, dokumentumokat a jogszabályi határidők betarthatóságának figyelembe vételével megküldi. Az általa vezetett nyilvántartások adatait havonta megküldi az Elszámolóház részére, egyeztetés, illetve a szükséges könyvelési tételek rögzítése céljából. Egyezteti a követeléseket, kötelezettségeket, valamint a függő, átfutó, kiegyenlítő tételeket folyamatosan, de legalább havonta az Elszámolóház nyilvántartása alapján. Az egyeztetés eredményéről - eltérés esetén - és a rendezés érdekében tett intézkedésekről írásban értesíti az Elszámolóházat. 20

61 1/A. számú melléklet Vezeti a számviteli feladatokhoz kapcsolódó alábbi analitikus nyilvántartásokat: Kis értékű eszközök, Készletek, követelések - kivéve vevők - analitikus nyilvántartása (II. számlaosztály) Pénztárak, csekkek, betétkönyvek analitikus nyilvántartása (III. számlaosztály) számláihoz kapcsolódó idegen pénzeszközökhöz kapcsolódó analitikus nyilvántartások. A belföldi és a nemzeti támogatási programokhoz - nemzetközi támogatási programokhoz -, illetve közösségi forrásokhoz kapcsolódó idegen pénzeszközökhöz kapcsolódó analitikus nyilvántartások Negyedévente feladást készít a készletek állományáról az Elszámolóház részére az előzetesen meghatározott formában és határidőben. Vezeti továbbá az alábbi nyilvántartásokat (illetve minden egyéb jogosztályban előírt, az Elszámolóház feladatai között meg nem határozott további nyilvántartást): A bérekkel kapcsolatos nyilvántartásokat (a jelen megállapodás I/5. Pont szerinti nyilvántartásokat) KIR3-rendszerben számfejtett tételek analitikus nyilvántartását, melyet havonta megküld az Elszámolóház részére. Házipénztárhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások. Pályázatokhoz, előfinanszírozási kötelezettségekhez kapcsolódó analitikus nyilvántartás. Szigorú számadás alá vont nyomtatványok nyilvántartását. Reprezentációs kiadások nyilvántartását. Cégtelefon használatához kapcsolódó nyilvántartás. A számviteli feladatokhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások esetében az Államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési sajátosságáról szóló 249/2000. Korm. rendelet fogalmai, előírásai szerint kell eljárni. 5) Leltározás, selejtezés Az Elszámolóház feladatai Elkészíti a leltározási ütemtervet és a leltározási utasítást. Elkészíti és az Intézmény rendelkezésére bocsátja a nagy értékű tárgyi eszközök leltározásához szükséges leltárfelvételi íveket. Elvégzi a nagy értékű tárgyi eszközök leltárának kiértékelését. Tájékoztatja az Intézményt a kiértékelés eredményéről és megkéri az esetleges leltáreltérések okát. Az irányító szerv döntése alapján vagy egyéb indokolt esetben részt vesz a leltározás végrehajtásában. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház leltározási ütemterve és utasítása alapján, azzal összhangban elkészíti a saját leltározási ütemtervét és leltározási utasításait. 21

62 1/A. számú melléklet Végrehajtja az Intézményben a fizikai leltárfelvételt, mind a kis értékű, mind a nagy értékű tárgyi eszközökre, készletekre vonatkozóan, melyekből egy példányt elküld az Elszámolóház részére. Elvégzi a kis értékű tárgyi eszközök, készletek leltárának kiértékelését. A kiértékelés eredményéről írásban értesíti az Elszámolóházat. Összeállítja a selejtezésre szánt eszközök listáját, a rendeltetésszerűen nem használható vagyontárgyak hasznosítására javaslatot tesz, elvégzi a helyszíni selejtezést, elkészíti a selejtezési jegyzőkönyveket, melyet a leltározás megkezdését megelőzően elküld az Elszámolóház részére. A leltározási feladatok végrehajtása során az Elszámolóház számviteli politikája keretében kialakított Leltározási és leltárkészítési szabályzata, a selejtezéshez kapcsolódó feladatok végrehajtása során a Felesleges vagyontárgyak hasznosítási és selejtezési szabályzata szerint jár el, a gazdasági vezető iránymutatása alapján. III. Adatszolgáltatás 1)Információáramlás Az Elszámolóház feladatai Meghatározza a költségvetés tervezéséhez, a költségvetés végrehajtásához és a beszámoláshoz szükséges információk körét. Az adatszolgáltatások tartalmi és formai követelményét és a beküldési határidőket a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával egyezteti. Kontrolling rendszert működtet, mely alapján folyamatosan, legalább havonta adatot szolgáltat az Intézmény előirányzatainak alakulásáról, illetőleg a költségvetés teljesítési adatairól - szabad és kötelezettséggel terhelt előirányzatait illetően is - az Intézmény részére. Egyeztet az Intézménnyel a FORRÁS SQL programban az Intézmény által hibásnak, nem pontosnak vélt adatokat illetően. Képzéseket, értekezleteket szervez az Intézmény gazdasági dolgozói részére. Kontrollált és teljes információállományból kielégíti az irányító szervi, intézményi tájékoztatási igényeket. Az Elszámolóház tevékenysége során folyamatosan tájékoztatja az adott Intézményt az általa ellátott feladatokhoz kapcsolódó előirányzatok és teljesítések alakulásáról, illetőleg szükség esetén jelzéssel él a gazdálkodási fegyelem betartására vonatkozóan. A finanszírozások kezelésével kimutatja a tartalékokat, az adósságállományt. Információt biztosít a bevételek és kiadások összhangjának alakulásáról. Az Elszámolóháznál lévő adatokat, dokumentumokat biztosítja a pályázati elszámolásokhoz. 22

63 1/A. számú melléklet Havonta adatot szolgáltat - kiadás nemenkénti részletezettségben is - a kiemelt üzemeltetési kiadások és bevételek előirányzatainak teljesüléséről intézményenkénti bontásban. Negyedévente ugyanezen adatszolgáltatást szervezeti egységenkénti bontásban biztosítja. Havonta adatot szolgáltat a karbantartási feladatok végrehajtásáról. A havi adatszolgáltatáshoz Záradékot készít, melyet megküld az Intézmény részére, annak érdekében, hogy a megküldött adatszolgáltatás adatainak és az intézménynél rendelkezésre álló adatok összehasonlításának eredményét a záradékon igazolja az Intézmény. A megállapodásban meghatározott feladatokhoz kapcsolódó változásokról értesíti az Intézményt a feladatellátás szempontjából indokolt határidőn belül. Adatot szolgáltat havonta az Intézményrészére naturáliákban az energia felhasználásról. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház által kért információkat, adatokat a meghatározott formában és adattartalommal a megadott határidőn belül biztosítja. A kontrolling rendszer működéséhez biztosítja a szükséges adatokat, információkat. Az Elszámolóháztól kapott adatokat folyamatosan nyomon követi és értékeli. A bevételek és kiadások megfelelő szakfeladatonkénti, illetőleg kötelező és nem kötelező feladatok szerinti elkülönítéséhez biztosítja a szükséges információkat. A FORRÁS SQL programban folyamatosan nyomon követi az Intézmény szabad és kötelezettséggel terhelt előirányzatait, főkönyvi könyvelését, elvégzi a szükséges egyeztetési feladatokat saját nyilvántartásaival. Észrevételeit írásban jelzi az Elszámolóház felé. A gazdasági feladatokat ellátó dolgozó részt vesz az Elszámolóház által szervezett képzésen, értekezleten, egyeztetésen. Gondoskodik a szabályszerű, teljes körű pályázati elszámolások elkészítéséről, figyelembe véve az Elszámolóháztól kapott adatokat. A pályázati elszámolások egy példányát az elszámolást követően haladéktalanul megküldi az Elszámolóház részére. Kitölti az Elszámolóház által meghatározott adattartalommal elkészítendő pályázati kimutatást. A havi adatszolgáltatás felülvizsgálatát, a feltárt hibákat a Záradékon jelzi az Elszámolóház részére a meghatározott határidőn belül. A megállapodásban meghatározott feladatokhoz kapcsolódó változásokról értesíti az Elszámolóházat a feladatellátás szempontjából indokolt határidőben. 23

64 1/A. számú melléklet 2) Adóbevallások Az Elszámolóház feladatai Gondoskodik az Intézmény adóhatóság részére adandó adóbevallásainak, illetve azok szükség szerinti önellenőrzésének (áfa, rehabilitációs hozzájárulás, cégautó adó) jogszabályok szerinti előkészítéséről és határidőben történő továbbításáról elektronikus úton. Az Elszámolóház alkalmazottja e feladatát az Intézménytől kapott meghatalmazás alapján teljesíti. Adóhatósági ellenőrzés esetén az Intézmény által kiállított egyedi meghatalmazás alapján az Elszámolóház alkalmazottja jár el az ügyben az adóhivatalnál. Eljár az adóhatóságnál az Intézmény együttes adóigazolás-kérelme és köztartozásmentes adózói nyilvántartásba vételének igénylése tárgyában is. Az Elszámolóház elkészíti az idegenforgalmi adó bevallást, melyet a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztály Adóügyi Osztálya részére postai úton továbbít. A személyi jellegű kifizetésekhez kapcsolódó adó és járulékterhekre vonatkozó előírások betartását az Intézmény által rendelkezésére bocsátott dokumentumok (számfejtések) alapján ellenőrzi. A cégautó adó bevallásához negyedévet követő hó 5. napjáig megkéri megküldi az Intézmény tulajdonában levő autók adatait, melynek visszaigazolását kéri. Vezeti az általános forgalmi adó bevalláshoz szükséges nyilvántartásokat. Megállapodást köt az Intézménnyel, az Intézmény kezdeményezésére is, amennyiben a megjelölt adónemek adóbevallásain felül további adóbevallási kötelezettsége, illetőleg egyéb adóügyi feladata merül fel. Teljesíti az Intézményt érintő változás bejelentésekhez kapcsolódó adókötelezettséget. Az Intézmény feladatai Meghatalmazza az Elszámolóház alkalmazottját a bevallások adóhatóság részére történő benyújtására. Az áfa bevallás határidőben történő elkészítésének érdekében az ingyenes étkeztetést biztosító intézmény - amennyiben az adat nem áll az Elszámolóház rendelkezésére - gondoskodik az erről szóló kimutatás tárgyhót követi a hó 5. napjáig való eljuttatásáról az Elszámolóház részére. A cégautó adó bevallásához visszaigazolja az Elszámolóház részére az Intézmény tulajdonában levő autók adatait, illetve jelzi, amennyiben a megküldött adatban eltérést tapasztal. Az együttes adóigazolás-kérelem és köztartozásmentes adózói nyilvántartásba vétel igénylésére irányuló kérelmek benyújtásához szükséges adatokat az Elszámolóház rendelkezésére bocsátja. 24

65 1/A. számú melléklet Az idegenforgalmi adó bevallás elkészítéséhez az Intézmény havonta adatot szolgáltat az Elszámolóház részére a vendégek és az adóköteles és adómentes vendégéjszakák számáról, valamint az idegenforgalmi adó összegéről. Beküldi az utalványrendeletet az adó elutalásához az Elszámolóháztól kapott tájékoztatás alapján oly módon, hogy az Art-ben rögzített befizetési határidő tarthatóak legyenek. Más - nem Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata - önkormányzat területén felmerült idegenforgalmi adó bevallást az Intézmény készíti és juttatja el az érintett önkormányzati illetékes szervének. Amennyiben az Intézmények a fent megjelölt adónemek adóbevallásain felül további adóbevallási kötelezettsége, illetőleg egyéb adóügyi feladata merül fel, azt jelzi az Elszámolóház felé és külön megállapodást köt az ellátandó feladatokra vonatkozóan. 3) Bizonylatok megőrzése, betekintés Az Elszámolóház feladatai A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat (ide értve a főkönyvi számlákat és az általa vezetett analitikus nyilvántartásokat) a tárgyévet követő évtől számítva 3 évig, olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrzi, ezt követően tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében további megőrzésre az Intézmény részére átadja. A költségvetési beszámolókat, pénzforgalmi jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket, az azokat alátámasztó leltárakat, főkönyvi kivonatot megőrzi a számviteli törvényben és az Áhsz-ben rögzített időpontig. Az adóhatóság részére benyújtott bevallásokat, alátámasztó analitikákat megőrzi az Art. előírásainak megfelelően. A pályázati és egyéb elszámolásokhoz szükséges eredeti bizonylatokat az Intézmény előzetes írásbeli bejelentése alapján a kikérő részére átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján az Intézmény kijelölt dolgozója részére átadja. Az Elszámolóház az Intézményvezető írásbeli felhatalmazása alapján biztosítja harmadik személy részére az Elszámolóháznál lévő dokumentumokba történő betekintést. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóháztól tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében átvett könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat az átvételt követően a számviteli törvényben meghatározott ideig olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrzi. A kis értékű eszközökre, készletekre vonatkozó leltárt, analitikus nyilvántartást megőrzi a 25

66 1/A. számú melléklet számviteli törvényben rögzített időpontig. Biztosítja a nála lévő bizonylatoknak a jogszabályban meghatározott módon és előírt elévülési időig történő megőrzését. Pályázati és egyéb elszámolásokhoz átvett eredeti bizonylatok átvételére vonatkozó igényét időben jelzi, az átvett bizonylatokkal elszámol. Az átvett eredeti dokumentumokat az elszámolások lezárását követően haladéktalanul az Elszámolóház kijelölt dolgozója részére tételesen átadja. Írásbeli meghatalmazás kiállítása harmadik személy részére történő átadáshoz, betekintéshez. IV. Közétkeztetés Az Elszámolóház feladatai Az étkeztetés biztosításához szükséges adatszolgáltatások módjának, határidejének meghatározása és erről az Intézmény tájékoztatása. A közétkeztetés ellátását igazoló beérkezett teljesítésigazolások ellenőrzése. Hibás, pontatlan adatszolgáltatás pontosítása, javíttatása az Intézménnyel. A felülvizsgált teljesítés igazolások a közétkezetési szolgáltató részére történő megküldése, a szerződésben meghatározott határideig. Az Intézmény feladatai A közétkeztetés ellátását igazoló teljesítésigazolások, adatszolgáltatások Elszámolóház által meghatározott módon és határidőben történő megküldése. 26

67 1/A. számú melléklet V. Belső ellenőrzés Az Elszámolóház feladatai Elkészíti a Belső Ellenőrzési Kézikönyvet. Ellátja a saját és az Intézmény belső ellenőrzését a vonatkozó jogszabály és belső szabályozás szerint. Az Intézmény feladatai Az éves ellenőrzési terv összeállításához írásbeli javaslatot küld a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben meghatározottak szerint. Az ellenőrzések során köteles együttműködni az Eszámolóház által készített Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint. VI. Karbantartás Az Elszámolóház feladatai Ellátja a költségvetésben tervezett Ingatlan-karbantartási feladatokat a szociális, nevelési, kulturális és egyéb profilu intézmények esetében. Ingatlan-karbantartásnak minősül - ide nem értve a felújítási és felhalmozási kiadásokat - a meglévő intézményi épületeken és építményeken végzett minden olyan munka, amely a folyamatos, zavartalan, biztonságos üzemeltetéshez szükséges, amelyet rendeltetésszerű használat érdekében a tervszerű megelőző karbantartás keretében, vagy eseti jelleggel, de rendszeresen el kell végezni, ideértve a vis major (előre nem látott körülmény, elháríthatatlan akadály) miatt szükségessé váló közvetlen hibaelhárítást, továbbá a közvetlen hibaelhárítás miatt más tárgyi eszközökön végzett bontási és egyéb helyreállítási munkákat is. Felújításnak minősül a hosszabb időszakonkénti ismétlődő és ezért vagy más ok miatt a tárgyi eszköz bruttó értékéhez mérten számottevő ráfordítást igénylő állagmegóvási tevékenység, amely az élettartam növelését, az elhasználódott eszköz eredeti állagának (kapacitásának, pontosságának) helyreállítását célozza. Az Elszámolóház feladatai ezen belül: Elvégzi az Elszámolóház adott évi költségvetésben tervezett, az Elszámolóház karbantartásra vonatkozó szerződésében foglalt Intézményi ingatlan és egyéb karbantartási feladatokat. Az Irányító szerv által meghatározott célra biztosított forrásból megvalósításra kerülő felújítási, beruházási munkálatokban közreműködik. Állapotfelméréseket végez, a költségvetés tervezéséhez adatot szolgáltat a karbantartásra vonatkozóan. Bekéri a belső szabályozásnak megfelelően az intézményi karbantartási, beruházási és felújítási igényeket. A felmérések alapján tájékoztatja az Irányító szervet az Intézmény műszaki állapotáról, a szükséges forrásokról karbantartási, felújítási és felhalmozási igény szerint elkülönítve. 27

68 1/A. számú melléklet Javaslatot tesz intézményi felújításokra, azokhoz műszaki véleményt ad. Felkérés alapján közreműködik a felújításokban, beruházásokban. Karbantartások esetében ellátja a műszaki ellenőrzési tevékenységet, közreműködik a műszaki átvételben, a műszaki ellenőr aláírásával igazolj a karbantartási feladatok végrehajtásának és az ellenőrzés végrehajtásának tényét. Szakmai segítséget nyújt az Intézmények részére műszaki jellegű feladatok elvégzésében. Az Irányító szerv által jóváhagyott felújításokban, beruházásokban - felkérés alapján - műszaki ellenőri feladatokat lát el. Az Intézmény feladatai Elvégzi, illetve elvégezteti a napi működéséhez szükséges egyszerű karbantartási feladatokat. Egyszerű karbantartási feladatnak minősül az az ingatlan-karbantartás, amely az Intézmény technikai, fizikai dolgozói állományába tartozó munkavállaló munkaköri leírásába beépíthető, avval az adott munkavállaló megbízható. Biztosítja a karbantartás munkavégzési feltételeit. Haladéktalanul bejelenti a hibát, karbantartási igényt az Elszámolóháznak, a vonatkozó belső szabályozás szerint. Megtervezi a karbantartási szükségleteket éves szinten, közreműködik az állapotfelmérések elkészítésében. Felújítási, beruházási szándékáról előzetesen tájékoztatja az Elszámolóház műszaki osztályát. Amennyiben abban az Elszámolóház közreműködik, megküldi a szükséges dokumentumokat. Tájékoztatja az Elszámolóházat az Intézmény műszaki állapotáról. VII. Munkavédelem, tűzvédelem Az Intézmény köteles gondoskodni a székhelyét, telephelyeit érintő munka- és tűzvédelmi feladatoknak a jogszabályi előírások szerinti teljes körű ellátásáról. Az e körben felmerülő költségeket az Intézmény viseli. Az érintésvédelmi, tűzvédelmi és villámvédelmi minősítő íratok elkészítését, illetve az abban szereplő hibák elhárításának költségeit az Elszámolóház viseli a költségvetésében meghatározott mértékig. 28

69 1/A. számú melléklet Záró rendelkezések Felek kötelesek a teljes körű együttműködésre, kölcsönös értesítési és tájékoztatási kötelezettséget vállalnak, függetlenül attól, hogy az adott kérdésre vonatkozóan jelen megállapodás tartalmaz-e külön szabályt vagy sem. A megállapodásban jelzett intézkedések, az információcsere csak írásos, illetve elektronikus formában történhet. Felek kötelesek az együttműködésüket a hatályos törvények, önkormányzati jogi normák, valamint a belső szabályzatok alkalmazásával megvalósítani. Felek kijelentik, hogy a gazdálkodásukkal összefüggő jogszabályokban meghatározott általános felelősségi szabályokat ismerik, azokat betartják, és tudomásul veszik, hogy a jelen megállapodásban rögzített feladatok teljesítéséért felelősséggel tartoznak. Továbbá megállapodnak abban is, hogy tartózkodnak az egymás jó hírnevét, szakmai, vagy gazdálkodási tevékenységét sértő megnyilvánulásoktól. Felek megállapodnak, hogy - jelen megállapodás végrehajtását és értelmezését segítendően - az együttműködésük során egyes feladatok végrehajtását az Elszámolóház jogosult részletesen szabályozni. A Közgyűlés a.számú határozatával jelen megállapodást jóváhagyta. Jelen megállapodás január 1-től hatályos, egyidejűleg hatályát veszti a felek közötti - a feladatokat, a hatásköröket, illetőleg felelősséget szabályozó - korábbi úgynevezett MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS. Kelt.: Pécs, Elszámolóház (önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv) Intézmény (önállóan működő költségvetési szerv) P.H. P.H. 29

70 1/B. számú melléklet MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS Amely létrejött egyrészről Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (7621 Pécs, Bercsényi u. 3.), mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv továbbiakban Elszámolóház -, másrészről Az Apáczai Nevelési és Általános Művelődési Központ önállóan működő gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv (Intézmény) között az alábbiak szerint: A megállapodás tárgya, célja Az Intézmény és az Elszámolóház egymás közötti munkamegosztási és felelősségvállalási rendjének szabályozása a gazdálkodási, üzemeltetési feladatok tekintetében. Felek megállapodnak, hogy együttműködésüket a mindenkor hatályos jogszabályok (ide értve az Irányító szerv, gazdálkodásra vonatkozó jogszabályait, döntéseit, valamint szabályzatait) szerint valósítják meg, függetlenül attól, hogy az esetleges változások jelen megállapodásban átvezetésre kerülnek-e vagy sem. A megállapodás jogalapja évi CXCV. Törvény az államháztartásról (továbbiakban Áht.), 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (továbbiakban Ávr.), PMJV Önkormányzata Közgyűlésének.. számú határozata. Az együttműködés általános szempontjai 1. Az Intézmény alaptevékenységét az Irányító szerv az Alapító Okiratban határozza meg. 2. Az Intézmény feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal, vagyonnal, valamint a rendelkezésre álló forrásokkal szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen köteles gazdálkodni. 3. Az együttműködés nem érinti az Intézmény szakmai önállóságát, illetve szakmai döntési rendszerét, önálló jogi személyiségét és felelősségét. 4. Az Ávr. szerint az Intézmény az alapfeladatai ellátását szolgáló személyi juttatásokkal és az azokhoz kapcsolódó járulékok és egyéb közterhek előirányzataival minden esetben, egyéb előirányzatokkal jelen munkamegosztási megállapodásban foglaltaktól függően rendelkezik. 5. Az Intézmény a saját költségvetésében meghatározott előirányzatok felhasználásáért az Ávr. és az Önkormányzat Költségvetési rendeletének, illetve egyéb szabályozóinak előírásai szerint felel, ezen felül köteles feladatai ellátásáról, munkafolyamatai megszervezéséről oly módon gondoskodni, hogy az biztosítsa az Elszámolóház költségvetésében részére elkülönített előirányzatok gazdaságos, hatékony és takarékos felhasználását. 6. Az Elszámolóház biztosítja az interaktív és kölcsönös adatszolgáltatást mind az Intézmény, mind az Irányító szerv számára. Az Intézmény köteles a nála rendelkezésre álló adatokat, információkat biztosítani, melyek valóságtartalmáért felelősséggel tartozik. 7. Az Elszámolóház ellátja a jogszabályokban a gazdasági szervezet részére meghatározott feladatokat, így feladatai elsősorban a pénzügyi-számviteli feladatok biztosítása (mint előirányzat-gazdálkodás, kötelezettségvállalások és előirányzatok nyilvántartása, 1

71 1/B. számú melléklet likviditásmenedzselés, könyvvezetés, adatszolgáltatás, pénzügy, számviteli rend betartatása, ellenjegyzés, kifizetések teljesítése, munkaügyi feladatok, belső ellenőrzés, a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok). Továbbá ellátja a működtetéshez kapcsolódó karbantartási feladatokat, valamint biztosítja a közétkeztetési feladatokat az Irányító szerv döntései alapján. 8. Az Elszámolóház az előirányzatokkal való gazdálkodás során ellátja a nyilvántartási, fedezetvizsgálati, ellenőrzési szerepet, melyet követően teljesíti a kifizetéseket. Az Elszámolóház a likviditásmenedzselés, finanszírozási feladatok kereteiben biztosítja a finanszírozási igények ellenőrzését, a finanszírozás biztosítását az Irányító szerv döntései alapján. 9. Az adatszolgáltatások tekintetében az Elszámolóház köteles a feladatellátás szempontjából indokolt, reális határidőket meghatározni. Az Intézmény köteles a jogszabály által meghatározott, illetve az Irányító szerv által előírt feladatokhoz kapcsolódó adatszolgáltatások esetében az előírt határidőket betartani. Minden más feladat esetében a meghatározott határidők betartására törekedni. 10. Az Intézmény feladatai között dőlt betűvel jelölt munkafolyamatok teljes körű végrehajtását az Intézmény az Elszámolóház ANK-ban dolgozó - gazdasági ügyintézői közreműködésével biztosítja. Az együttműködés területei I. Gazdálkodás 1) Tervezés 2) Pénzkezelés, pénzellátás 3) Előirányzat felhasználás, módosítás 4) Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés 5) Munkaügyi feladatok 6) Közbeszerzés 7) Kintlévőségek kezelése II. Számviteli feladatok 1) Szabályozás, szabályzatkészítés 2) Könyvvezetés 3) Beszámolás 4) Analitikus nyilvántartás 5) Leltározás, selejtezés III. Adatszolgáltatás 1) Információáramlás 2) Adóbevallások 3) Bizonylatok megőrzése, betekintés IV. Közétkeztetési feladatok V. Belső ellenőrzés VI. VII. Karbantartás Munkavédelem, tűzvédelem 2

72 1/B. számú melléklet 1) Tervezés Az Elszámolóház feladatai I. Gazdálkodás A Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával egyeztet a költségvetési tervező munka szakaszaival, határidővel kapcsolatban. Meghatározza a költségvetési tervező munkához az Intézménytől szükséges adatszolgáltatások tartalmi, formai követelményeit és határidőket. Értesítést küld az Intézmény részére a költségvetési tervező munka szakaszairól és az előző pontban meghatározott feltételekről. Az Intézmény vezetőjével, valamint a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával folyamatosan egyeztetve közreműködik az intézményi szintű költségvetési tervezési munkafolyamatokban. Teljesíti adatszolgáltatási kötelezettségét a költségvetési koncepcióhoz a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya felé. Az Intézmény részére információt szolgáltat, segítséget nyújt a költségvetési rendelettervezet jegyzővel történő egyeztetéséhez. Előkészíti a tárgyalást a jegyző és az Intézményvezető között a költségvetési egyeztetéshez, a rendelkezésére álló információkat ehhez rendelkezésre bocsátja. Az Intézménnyel együtt, a kiadott értesítéseknek megfelelően elkészíti az intézmény költségvetési tervezetét, melyet megküld a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére. Tartalmilag és számszakilag ellenőrzi a Közgyűlés által előzőleg jóváhagyott költségvetési előirányzatok és az Intézmény által beküldött elemi költségvetés előirányzat adatai közötti egyezőséget. Az ellenőrzés kiterjed továbbá az eredeti előirányzatok főkönyvi számlaszám, szakfeladat, kötelező és nem kötelező feladat, ügyletkódonkénti és szervezeti egység szerinti bontásának vizsgálatára is. Az Irányító szerv által a költségvetési rendeletben jóváhagyott előirányzatokkal egyeztetett, az Intézmény által benyújtott elemi költségvetés és szöveges értékelés alapján a FORRÁS SQL programban rögzíti az Intézmény részletes költségvetését. A Magyar Államkincstár által rendelkezésre bocsátott program alapján elkészíti az Intézmény elemi költségvetési dokumentációját, a vonatkozó jogszabályokban előírt formában és adattartalommal. Az Elszámolóház által felülvizsgált, a költségvetési rendelettel egyező költségvetési dokumentációját eljuttatja a Magyar Államkincstár részére a rendelkezésre álló program alapján, valamint a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére, melyet a jóváhagyást követően az Intézmény részére is továbbít. A jóváhagyott éves költségvetés kiemelt előirányzatai alapján az Intézmény által készített éves előirányzat felhasználási ütemtervét ellenőrzi, egyezteti a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi 3

73 1/B. számú melléklet Főosztályával, majd nyilvántartja a jogszabályi és költségvetési rendeletben jóváhagyott feltételeknek megfelelően. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház és a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya által meghatározott, egyeztetett határidőig és formában összeállítja a költségvetési rendelet elkészítéséhez szükséges intézményi adatokat, és azokat megküldi az Elszámolóház részére. Teljesíti adatszolgáltatási kötelezettségét a költségvetési koncepcióhoz a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya és az Elszámolóház felé. Egyezteti a költségvetési rendelettervezet Intézményt érintő részét a jegyzővel az Ávr. előírásainak megfelelően. Az Elszámolóházzal együtt, a kiadott értesítéseknek megfelelően elkészíti az intézményi költségvetési tervezetét. Közreműködik az Elszámolóház költségvetésében megtervezésre kerülő, az Intézmény működése érdekében felmerülő kiemelt üzemeltetési előirányzatok megtervezésében, az Elszámolóház által meghatározott adatszolgáltatás alapján. Kidolgozza és elkészíti az elemi költségvetés alátámasztását és szöveges indoklását, melyet megküld az Elszámolóház részére az előre meghatározott határidőre. A szöveges indoklásnak tételesen tartalmaznia kell az adott költségvetési előirányzat összegének számítási módját és indoklását. A szöveges értékelés számszaki részletezése tartalmazza az elemi költségvetés könyveléséhez szervezeti egységenkénti, szakfeladatonkénti és forrásonkénti, illetőleg kötelező és nem kötelező feladatok, valamint ügyletkódok szerinti bontásban az előirányzatokat. A Közgyűlés által elfogadott költségvetési rendelet előirányzatai alapján kialakítja részelőirányzatait, az elemi költségvetési űrlapgarnitúra szerint, valamint szakfeladatonkénti, szervezeti egységenkénti és kötelező, nem kötelező feladatok, valamint ügyletkódok szerinti bontásban, melyet elküld az Elszámolóház részére. A költségvetési rendeletben jóváhagyott előirányzatok alapján elkészíti előirányzat-felhasználási ütemtervét, az önkormányzat költségvetési rendeletében elfogadott előirányzatokkal egyezően, a jogszabályban és a költségvetési rendeletben meghatározott feltételeknek megfelelően, melyet megküld az Elszámlóház részére. A költségvetés tervezése során a jogszabályi előírásoknak, a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya és az Elszámolóház által meghatározott feltételeknek megfelelően köteles eljárni. 2) Pénzkezelés, pénzellátás Az Elszámolóház feladatai Az Intézmény pénzeszközeinek forgalmát az Intézmény fizetési számláján, illetve amennyiben pályázathoz kapcsolódó támogatási szerződés azt megköveteli adott pályázati programokhoz 4

74 1/B. számú melléklet kapcsolódó, illetve egyéb meghatározott célra felhasználható pénzeszközök kezelésére nyitott elkülönített számláin és devizaszámláin bonyolítja. A meghatározott célra felhasználható pénzeszközöket elkülönítetten kezeli. Az Intézmény által megküldött fizetési számla és a hozzá kapcsolódó alszámla nyitási kérelmeket felülvizsgálja, a pénzforgalmi számla jogosságának megállapítása esetén, eljár a pénzforgalmi számlák megnyitása érdekében az OTP Nyrt-nél. Gondoskodik az OTP Elektra hozzáférési jogosultságok Intézményeknél történő beállíttatásáról. Gondoskodik a mindenkori költségvetési rendeletben meghatározott, finanszírozást érintő feladatok végrehajtásáról. A házipénztárat működtető Intézménynél a készpénzellátást a fizetési számlája terhére kibocsátott készpénzfelvételi utalványon keresztül biztosítja, melyekről elkülönített nyilvántartást vezet. A készpénzigénylő lapon megjelölt személytől az egyeztetett időpontban átveszi és ellenőrzi az Intézmény által kitöltött és aláírt (lebélyegzett) készpénzfelvételi utalványt, hogy azon a jóváhagyott összeg szerepel, majd gondoskodik annak aláíratásáról. A külföldi kiküldetéseket, a hozzá kapcsolódó kiadásokat az Intézmény által beküldött külföldi kiküldetési rendelvény alapján elszámoltatja és könyveli a FORRÁS SQL programban. Felülvizsgálja a kiküldetési rendelvényeket tartalmi és formai szempontból és az ellenőrzése során felmerült hiányosságokat pótoltatja az Intézménnyel. Utalási naponként finanszírozás keretében biztosítja az Intézmény részére a fizetési számláján szükséges fedezetet. Az Intézménytől beérkezett kérelmet ellenőrzi, jogszerűségét megvizsgálja, és gondoskodik a jóváhagyott összeg átutalásról. Az információk és a számlák átadását-átvételét a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak szerint biztosítja és az Intézménytől beérkezett számlákat rögzíti a FORRÁS SQL programban. Gondoskodik a szabályosan utalványozott számlák pénzügyi teljesítéséről, átutalásáról, a beérkezett számlák fizetési határidő szerinti leválogatásának megfelelően az OTP Elektra rendszeren keresztül. Számlázza az étkezéshez kapcsolódó bérleti díjakat és a továbbszámlázott szolgáltatásokat a konyhát üzemeltető vállalkozó részére az Intézmény adatszolgáltatása, illetőleg a rendelkezésre álló számlák alapján. Biztosítja az Elszámolóház nevében beszedett térítési díjak befizetéséhez szükséges készpénzbefizetési nyomtatványt. Megbízza az Elszámolóház nevében térítési díj beszedésére jogosult személyeket. Az Intézmény írásban jelzett igénye szerint pénzszállító szervezeten keresztül gondoskodik a térítési díjak elszállíttatásáról. Biztosítja az Elszámolóház nevében beszedett gondozási díjakhoz a nyugtatömböket. 5

75 1/B. számú melléklet Írásban jelzett igény esetén gondoskodik a POS terminálok telepítéséről. Gondoskodik az Intézmények finanszírozási igényének meghatározásához szükséges finanszírozási terv kialakításáról, melyet megküld az Intézmény részére a havi finanszírozási igény (heti bontásban) megtervezéséhez. Az Intézmény finanszírozási igényét (finanszírozási tervet) egyezteti a kötelezettségvállalások nyilvántartásával, ellátja a finanszírozási terv Irányító szerv által meghatározott feltételek szerinti ellenőrzését is, a felülvizsgált és az Irányító szerv döntéseinek is megfelelő összesített finanszírozási igényt jóváhagyás céljából továbbítja a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályának vezetője részére. A Kiskincstári rendszer feltételei szerint havi és heti bontásban kiszámítja a finanszírozási igényt, elkészíti a pénzellátási tervet havi, illetve heti bontásban. Kapcsolatot tart és folyamatosan egyeztet a Kiskincstári rendszer működésével kapcsolatban a számlavezető pénzintézettel és a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával. Az Elszámolóház minden hét utolsó munkanapján a következő heti finanszírozási tervet felülvizsgálja és indokolt esetben a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályánál kezdeményezi annak módosítását. Az Intézmény által jelzett finanszírozási igények jogszerűségét felülvizsgálja, melyet követően a szükséges finanszírozás összegét az Intézmény fizetési számlájára utalja. A Kiskincstári rendszer működésére vonatkozó részletes szabályokat belső szabályzatban határozza meg. Az intézmény feladatai A készpénzigényét jelzi az Elszámolóház részére. A jóváhagyást követően megfelelően kitölti a készpénzfelvételi utalványt, az arra jogosult személy aláírja és lebélyegzi, majd a készpénzigénylő lapon megjelölt személy gondoskodik a készpénz felvételéről, házipénztárban történő szabályos elhelyezéséről. A Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott feltételek szerint a maximális záró készpénz állományon felüli készpénzt és a beszedett bevételeket köteles az Intézmény fizetési számlájára befizetni. Beszedi az intézményi térítési díjakat, számla, illetve nyugta ellenében. A beszedett térítési díjakat a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott előírások szerint kezeli és befizeti az Intézmény fizetési számlájára, az Önkormányzat költségvetési rendeletében kiemelt bevételek esetében az Elszámolóház pénzforgalmi számlájára. A térítési díjak beszedését az Elszámolóháztól kapott írásos megbízás alapján látja el. Gondoskodik az Elszámolóház által meghatározott formában, módon és határidőre az Intézmény havi finanszírozási igényének meghatározásáról, melyet megküld az Elszámolóház részére. 6

76 1/B. számú melléklet A felmerült valutaigényt az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenti az Elszámolóház felé. Az igénylőlapon megjelölt személy az igényelt valutát az általa megjelölt időpontban felveszi. Az Intézmény elszámol a jogszabályban és a belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően a kiküldetés költségeivel. A kiküldetés meghiúsulása esetén a felvett valutaelőleget visszafizeti az Elszámolóház valutapénztárába. Az utalványrendelettel ellátott, szabályosan érvényesített, teljesítés igazolással ellátott és utalványozott szállítói számlákat a megfelelő mellékletekkel együtt eljuttatja a Pénzkelezési Szabályzatban foglaltak szerint az Elszámolóházhoz. Megküldi az Elszámolóház részére az Intézményhez beérkezett számlákat, számviteli bizonylatokat a Pénzkezelési szabályzatban foglaltak alapján. Az Intézmény a munkabérelőleg kérelmeket az Elszámolóház által erre a célra rendszeresített nyomtatványon eljuttatja az Elszámolóház részére. A pályázati programhoz kapcsolódó kifizetések utalványrendeletein az adott pályázat pénzforgalmának lebonyolítása céljából elkülönített fizetési alszámla számát tünteti fel. Az elkülönített fizetési alszámlán vezetett, meghatározott célra átvett pénzeszközöket csak a cél szerint használja fel. Az elkülönített célra átvett pénzeszközök felhasználása kizárólag az elkülönített számláról történhet. Az étkezéshez kapcsolódó konyhabérleti díjak és továbbszámlázott szolgáltatások számlázásához az előírt formában és határidőben adatot szolgáltat az Elszámolóház részére. Az erre a célra létesített webes felületen keresztül tárgyhót követő hó 5. napjáig adatot szolgáltat az Intézménynél lévő közüzemi szolgáltatások fogyasztásáról (mérőórák állása). A Kiskincstári rendszer működéséhez szükséges havi/heti finanszírozási terv elkészítéséhez az Elszámolóház által jelzett formában és határidőben adatot szolgáltat. Írásba jelzi az Elszámolóház felé az OTP Elektra hozzáférési jogosultsági igényét. Köteles a pénzkezelése során a jogszabályi előírásoknak, a Pénzkezelési Szabályzat előírásainak és egyéb belső szabályzatoknak megfelelően eljárni. 3)Előirányzat-felhasználás, előirányzat-módosítás Az Elszámolóház feladatai Nyilvántartja az Intézmény költségvetésének előirányzatait a FORRÁS SQL programban. A bevételi és kiadási előirányzatok és tejesítésük alakulásáról, a szabadon felhasználható előirányzatokról havonta tájékoztatja az Intézményt. A kiemelt bevételi és kiadási üzemeltetési előirányzatok felhasználását folyamatosan nyomon követi. Az időarányosan magasabb értékben teljesülő kiemelt kiadási és bevételi üzemeltetési előirányzatok okáról tájékoztatást kér az 7

77 1/B. számú melléklet Intézménytől. Az időarányosan magasabb mértékű kiemelt kiadási üzemeltetési előirányzat teljesülést jelzi a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére, és az önkormányzat költségvetési rendeletében foglaltak szerint jár el. Egyeztet az Intézménnyel, amennyiben a kimutatott előirányzatok, előirányzat-felhasználások és a rendelkezésre álló dokumentumok, illetve az Intézmény által nyilvántartott adatok között eltérést tapasztal. Meghatározza a saját hatáskörű előirányzat-módosítások formai, tartalmi követelményét, melyet megküld az Intézménynek. Egyezteti és felülvizsgálja az Intézmény által kezdeményezett saját hatáskörű előirányzatmódosításokat számszaki és jogszerűségi szempontból. Amennyiben a felülvizsgálat és egyeztetés során hibát talál, illetőleg megállapítja, hogy a saját hatáskörű előirányzat módosítások nem a jogszabályi előírásoknak megfelelően történtek, azt visszautasítja, melyről tájékoztatja az Intézményt, és a nem szabályszerű előirányzat módosítási kérelmet a hiba okának megjelölésével, visszaküldi az Intézménynek. Átvezeti az Intézmény költségvetésében a szabályos, jogszabályi előírásoknak megfelelő, az Önkormányzat költségvetési rendeletével összhangban lévő saját hatáskörű előirányzatmódosításokat. Jelzi az Intézmény saját hatáskörében végrehajtott előirányzat módosításokat a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályának, az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott előírásoknak megfelelően nemleges saját hatáskörű előirányzat-módosítás esetén is és kezdeményezi az Irányító szervnél a módosítás végrehajtását, a költségvetési rendeleten történő átvezetést. Bekéri az Intézménytől az Irányító szervtől kapott értesítés alapján a felügyeleti hatáskörű előirányzat-módosításra vonatkozó főkönyvi számok, szakfeladatok szerinti, szervezeti egység és kötelező, nem kötelező feladat, valamint ügyletkód szerinti bontásokat. Ellenőrzi a beküldött intézményi adatokat. Amennyiben a felülvizsgálat a beküldött adatokat, hibásnak, jogszerűtlennek tartja, akkor azt visszaküldi az Intézmény részére és tájékoztatja a hibás előirányzat-módosítási kérelem okáról. Az egyeztetett, helyes adatok alapján elvégzi az előirányzatmódosítást a FORRÁS SQL programban. Az Irányító szerv az Elszámolóház által az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott határidőre beterjesztett intézményi saját hatáskörű előirányzat-módosításokat, valamint a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztály által nyilvántartott felügyeleti hatáskörű előirányzat-módosításokat összesíti, és időszakosan tájékoztató táblázatot küld a Közgyűlés által jóváhagyott előirányzat módosításokról. A tájékoztató táblázat adatai alapján az Elszámolóház ellenőrzi a FORRÁS SQL programban korábban felrögzített előirányzatok egyezőségét és az esetleges hibákat javítja. A jóváhagyott előirányzat módosításokat a főkönyvi könyvelésben is rögzíti. Köteles a kiemelt bevételi és kiadási üzemetetési előirányzatokat az Intézmény érdekében felhasználni, az Önkormányzat költségvetési rendeletében és a vonatkozó jogszabályban meghatározott feltételek szerint. Vizsgálja, folyamatosan nyomon követi az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott 8

78 1/B. számú melléklet kedvezőtlen gazdálkodási feltételek fennállása esetére az Irányító szerv által meghatározott szigorított gazdálkodás betartását. Kialakítja annak nyilvántartási rendszerét. Végrehajtja a mindenkori költségvetési rendeletben foglaltakat, azokra részletszabályokat dolgoz ki. Nyilvántartást vezet az Intézmény meghatározott célra átvett pénzeszközeiről, az adatokat havonta az Intézmény rendelkezésére bocsátja egyeztetés céljából. Amennyiben a nyilvántartott adatokat az Intézmény hibásnak tartja, az Elszámolóház ellenőrzése után, a FORRÁS SQL programban a kért javítást a helyes adatok alapján haladéktalanul elvégzi, melyről tájékoztatja az Intézményt. Nyilvántartást vezet az előfinanszírozott kötelezettségekről, az Elszámolóház által meghatározott formában és adattartalommal készített intézményi adatszolgáltatás alapján. Egyeztet az Intézménnyel és az Intézmény írásbeli kérelme alapján elvégzi a szükséges javítást, melyről tájékoztatja az Intézményt. Adatot szolgáltat meghatározott formában és tartalommal a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére az intézményi pénzmaradvány felhasználásának megállapításához. Köteles az előirányzatok módosítása, felhasználása, nyilvántartása során ellátott feladatok végrehajtása során az Önkormányzat költségvetési rendeletében és a vonatkozó jogszabályokban meghatározott előírások szerint eljárni. Felülvizsgálja az intézmény által elkészített Önköltségszámítás helyességét a FORRÁS SQL programban rögzített adatok alapján. Az Intézmény feladatai Folyamatosan nyomon követi, elemzi az előirányzatok teljesülésének adatait, illetőleg egyezteti az Elszámolóház előirányzat-nyilvántartásával. Továbbá egyeztetést kér az Elszámolóháztól, amennyiben az Intézmény eltérést tapasztal a kimutatott előirányzatok, előirányzat-felhasználások és a dokumentumokkal alátámasztott adatok között. Írásban tájékoztatja az Elszámolóházat, amennyiben a jogszabály szerinti kiemelt előirányzatok, illetőleg a költségvetési rendelet szerint kiemelt bevételi és kiadási üzemeltetési előirányzatok teljesülésének adata időarányosan meghaladja a rendelkezésre álló előirányzatok értékét, az ok és a várható éves teljesítés megjelölésével. Amennyiben szükséges, előirányzat módosítást kezdeményez, melyet írásban megküld az Elszámólóház részére. A FORRÁS SQL program adatai és a kapott adatok, információk alapján folyamatosan nyomon követi a saját gazdálkodási tevékenységét és szükség esetén előirányzat-módosítást kezdeményez, melyet megküld az Elszámolóház részére, vagy más gazdálkodási intézkedéseket hoz. Előirányzat-módosítást kezdeményezhet az Elszámolóháznál a vonatkozó jogszabályi előírásokban és az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározottak szerint. A saját hatáskörű előirányzat-módosításhoz szükséges adatokat az Elszámolóház által meghatározott követelményeknek, illetőleg jogszabályi előírásoknak megfelelően készíti el és küldi be az Elszámolóházhoz. 9

79 1/B. számú melléklet Rendelkezik a saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felett, az Ávr.-ben és az Önkormányzati rendeletben foglalt előírások szerint. Felel a kezdeményezett saját hatáskörű előirányzat-módosítás jogszerűségéért és a költségvetés betartásáért. A felügyeleti hatáskörbe tartozó előirányzat-módosítások kezdeményezésére irányuló kérelmét megküldi az Elszámolóház részére. Gazdálkodik a személyi juttatások és a létszám előirányzatával a jogszabályi és az önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott előírások szerint. Felel az előirányzatokkal történő gazdálkodás során az előirányzatok szükségességéért, az igénybevett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért az elvárható takarékosság betartása mellett. Az Irányító szerv hatáskörébe tartozó előirányzat-módosításokról az Irányító szervtől kapott értesítés alapján szervezeti egységek, főkönyvi számok és szakfeladatok, kötelező és nem kötelező feladat, valamint ügyletkódok szerinti bontást küld írásos formában az Elszámolóházhoz, az Irányító szervtől kapott tájékoztatást követő két munkanapon belül. Köteles feladatai ellátásáról, munkafolyamatai megszervezéséről oly módon gondoskodni, hogy az biztosítsa az Elszámolóház költségvetésében az Intézmény részére megállapított kiemelt üzemeltetési kiadási előirányzatok gazdaságos, hatékony és takarékos felhasználását. A bevételi előirányzatok nem teljesülése esetén az Intézmény vezetőjének kötelessége a kötelezettségvállalásokat felülvizsgálni, a felülvizsgálat eredményét, javaslatát, esetlegesen előirányzat-módosítás kezdeményezését írásban jelezni az Elszámolóház felé. Az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott kedvezőtlen gazdálkodási feltételek fennállása esetén biztosítja az Elszámolóház által meghatározott formában, tartalommal a szükséges információkat, adatokat a szigorított gazdálkodás betartatásának folyamatos nyomon követéséhez. Az év során elért bevételi többletéhez kapcsolódó előirányzat-módosításokat az Ávr.-ben és az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott szabályok szerint hajtja végre, megküldi határidőn belül az Elszámolóház részére. Az Intézmény elkülönített fizetési számláján vezetett, meghatározott célra átvett pénzeszközeit csak a támogatási szerződésben (vagy egyéb megállapodásban) meghatározott célra, az abban meghatározott összegben használhatja fel, az Irányító szerv által meghatározott feltételek szerint. A meghatározott célra átvett pénzeszközök elkülönített nyilvántartásához teljes körűen biztosítja az elkülönítéshez szükséges információkat az Elszámolóház részére. Az Elszámolóház által nyilvántartott, meghatározott célra átvett pénzeszközök alakulását figyelemmel kíséri. Egyeztetést, szükség esetén pedig javítást kér az Elszámolóháztól, amennyiben eltérést tapasztal a saját nyilvántartásában kimutatott adatokhoz képest. Biztosítja az előfinanszírozott kötelezettségek nyilvántartásához az Elszámolóház által meghatározott formában és adattartalommal kialakított adatszolgáltatást. Felülvizsgálja az 10

80 1/B. számú melléklet Elszámolóház által havonta megküldött nyilvántartást és szükség esetén - amennyiben az intézmény nyilvántartásához képest eltérést állapít meg - egyeztet és írásban javítást kér az Elszámolóháztól. Adatot szolgáltat meghatározott formában és tartalommal a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya és az Elszámolóház részére a pénzmaradvány felhasználásának megállapításához. Köteles az előirányzatok felhasználása és módosítása során a vonatkozó jogszabályi, az Önkormányzat költségvetési rendeletének előírásai, valamint az Elszámolóház által meghatározott feltételek szerint eljárni. 4) Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés Az Elszámolóház feladatai Az Intézmény írásbeli adatszolgáltatás alapján nyilvántartja a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, utalványozásra, érvényesítésre, teljesítés igazolásra, utalványozás ellenjegyzésére (kontrolling) jogosultak névsorát, aláírás-mintáját és a jogosultság körét. Figyeli és betartatja, hogy az Intézmény költségvetése terhére tárgyévi fizetési kötelezettségét a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig - a saját bevételek teljesülési ütemére figyelemmel - vállaljon, és kifizetéseket - kivéve a jogszabályon, bírósági, illetve közigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségeket és járandóságokat - e mértékig rendeljen el, valamint, hogy kötelezettségvállalás az irányító szerv döntésének megfelelően kerüljön végrehajtásra. Ellátja a pénzgazdálkodás folyamatában a vonatkozó jogszabály által meghatározott feladatokat, a jogszabályban jogosultként megjelölt, illetőleg a jogosult által írásban megjelölt személyek révén. Az Elszámolóház gazdasági vezetője a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését átruházhatja írásbeli megbízás alapján a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően, valamint utalványozás ellenjegyzését (kontrolling) átruházhatja írásbeli megbízás alapján a belső szabályozásnak megfelelően. Az Elszámolóház gazdasági vezetője kijelöli az Intézménynél érvényesítést ellátó személy(eke)t, a vonatkozó jogszabály előírásainak megfelelően, valamint a készpénzes kifizetések esetében az utalványozás ellenjegyzőjét. A gazdasági vezető, illetve az általa írásban megbízott személyek kizárólagos joga az intézményi kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése, valamint az utalványozás ellenjegyzése belső szabályozásnak megfelelően. Amennyiben az Intézmény az érvényesítőre vonatkozó szakképzettséggel bíró munkavállalóval nem rendelkezik az érvényesítés és az utalványozás ellenjegyzését az Elszámolóház a gazdasági vezető által írásban megbízott személy révén biztosítja. Ellenőrzi a beérkezett kötelezettségvállalások szabályszerűségét, ellátja a pénzügyi ellenjegyzési feladatokat a vonatkozó jogszabály és belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően. Amennyiben sérül az ellenjegyzés jogszerűsége, akkor megtagadja azt és értesíti az Intézmény vezetőjét az ellenjegyzés megtagadásáról, illetve annak okáról. Értesíti az Irányító szervet az Ávr. előírásainak 11

81 1/B. számú melléklet megfelelően. Gondoskodik a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya által jóváhagyott finanszírozási tervben foglalt kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzéséről. Vizsgálja a teljesítés igazolásának szabályszerűségét a jogszabályi előírások és az Intézmény által beküldött belső szabályzat alapján. Ellenőrzi a pénzgazdálkodás folyamatában részt vevő személyek jogosultságát. Fizetési számlák feletti rendelkezési jogosultsággal az Elszámolóház és az Intézmény közösen rendelkezik. Teljesíti a banki átutalást, amennyiben a pénzgazdálkodás teljes folyamata, illetve dokumentálása megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak és belső szabályzatoknak. Az intézmény által két példányban beküldött, az Elszámolóház gazdasági vezetője (vagy meghatalmazottja) által ellenjegyzett - belső szabályzat, vagy utasítás szerinti kötelező írásbeli kötelezettségvállalás határa feletti - kötelezettségvállalást legkésőbb a beérkezést követő munkanapon rögzíti a FORRÁS SQL programban, az írásos dokumentáció egy másolati példányát visszaküldi az Intézmény részére. Teljes körűen elvégzi a kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartását a FORRÁS SQL programban, a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok előírásai alapján. Folyamatosan, de legalább havonta tájékoztatja az Intézményt a kötelezettségvállalások alakulásáról. Köteles a pénzgazdálkodás teljes folyamatában a jogszabályi előírások és a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak szerint eljárni. Betartja és betartatja a gazdálkodási folyamatok Ávr. szerinti kötött sorrendjét. Az Intézmény feladatai A kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, utalványozásra, érvényesítésre, teljesítés igazolására, utalványozás ellenjegyzésére (kontrolling) vonatkozó szabályzatát, a jogosultak névsorát és aláírás-mintáját, a hatályba lépés időpontját megelőzően három munkanapon belül írásban megküldi az Elszámolóház részére. A feladatellátók személyében bekövetkezett változást szintén hatálybalépés előtt - legalább két munkanappal - írásban jelzi az Elszámolóház felé. Megküldi az előírt végzettség igazolását szolgáló dokumentumokat. Ellátja a pénzgazdálkodás folyamatában a vonatkozó jogszabály által meghatározott feladatokat, a jogszabályban meghatározottak szerint jogosultként, illetőleg a jogosult által írásban megbízott személyek révén, a belső szabályzatok előírásait is betartva. A megbízások egy példányát elküldi az Elszámolóház részére. Kötelezettséget kizárólag írásban - a belső szabályozásban meghatározott értékhatár kivételével - vállalhat. A kötelezettségvállalásokat előzetesen - írásban megküldi az Elszámolóház részére a belső szabályzatban meghatározott mellékletekkel ellenjegyzés és feldolgozás céljából. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött előirányzata biztosítja-e a fedezetet. A kötelezettségvállalásnak - az Önkormányzat költségvetési rendeletében jóváhagyott előirányzatokkal egyezően - intézményi előirányzat felhasználási terven kell alapulnia. Kizárólag a 12

82 1/B. számú melléklet Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya által jóváhagyott finanszírozási tervben foglalt kötelezettségvállalások tehetőek meg. Elkészíti az Intézményi havi finanszírozási tervét az Elszámolóház által meghatározott formában, meghatározott időben. Az Intézmény tárgyévi fizetési kötelezettséget - vonatkozó jogszabály szerint - a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig - a saját bevételek teljesülési ütemére figyelemmel - vállalhat, és kifizetések - kivéve a jogszabályon, bírósági, illetve közigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségeket és járandóságokat - e mértékig rendelhetők el. Az Intézmény tárgyéven túli fizetési kötelezettséget csak a vonatkozó jogszabályban és az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott esetekben vállalhat, úgy, hogy az a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható legyen. Pénzügyi fedezet, előirányzat hiányában az Intézmény vezetője (vagy az általa megbízott személy) kötelezettséget nem vállalhat, feladat végrehajtását nem kezdheti el. A jogszabályba ütköző kötelezettségvállalásért az Intézményvezető felel. A bevételi előirányzatok nem teljesülése esetén az Intézmény vezetőjének kötelessége a kötelezettségvállalásokat felülvizsgálni a kiadási előirányzatok hozzárendelésével, melyről az Elszámolóházat írásban értesíti. Teljes körűen biztosítja az utalványozási feladatok ellátását - a bevételek esetében is - a jogszabályban és a belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően. A teljesítésigazolást ellátja az általa készített belső szabályzat és a jogszabályi előírásoknak megfelelően. A belső szabályzatot megküldi az Elszámolóház részére. A költségvetésben meghatározott előirányzatokon kívül felelős az Elszámolóház költségvetésében részére rendelkezésre tartott előirányzatok felhasználásának szükségességéért, az igénybevett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért az elvárható takarékosság betartása mellett. Az egyéb saját bevételeit terhelő energiaköltségeket az önköltségszámítás alapján, a vonatkozó önkormányzati rendelet és a ténylegesen realizált bevételek szerint egyezteti az Elszámolóházzal, együttműködik az ingatlan-karbantartási források, feladatok meghatározásában. Köteles a pénzgazdálkodás teljes folyamatában a jogszabályi előírások, a Pénzkezelési Szabályzat előírásai és az Elszámolóház által meghatározottak szerint eljárni. 5) Munkaügyi feladatok Az Elszámolóház feladatai A közalkalmazotti és közszolgálati jogviszony, munkaviszony létesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos munkaügyi iratok, biztosítotti bejelentés elkészítése, továbbítása a MÁK-nak. Szabadság megállapítására vonatkozó iratok elkészítése. 13

83 1/B. számú melléklet Létszámnyilvántartás vezetése (munkajogi, statisztikai állományi létszám, átlagos statisztikai állományi létszám), költségvetési beszámolókhoz adatszolgáltatás. Rehabilitációs hozzájárulás fizetési kötelezettség megállapítása (negyedéves előlegek, illetve éves elszámolás). Statisztikai jelentések (pl. jelentés az üres álláshelyekről) elkészítése. Személyi juttatások és a munkaadót terhelő járulékok előirányzatainak tervezéséhez, évközi előirányzat-módosításhoz, valamint az éves beszámoló elkészítéséhez adatszolgáltatás, egyeztetés. Az Intézmény személyi anyagainak, munkaidő-nyilvántartásainak időközönkénti, szúrópróbaszerű ellenőrzése. Tanulmányi szerződés-tervezetek, megbízási szerződés-tervezetek jogi szempontból történő ellenőrzése. Munkaügyi feladatok koordinációja, ellenőrzése. Az Intézménynél kifizetésre kerülő illetményelőlegről analitikus nyilvántartást vezet. A munkaügyi feladatok részletes szabályait a Munkaügyi Osztály Ügyrendjében határozza meg. Az Intézmény feladatai Személyi anyagok összeállítása, folyamatos karbantartása, tárolása. Dolgozók munkaköri alkalmassági vizsgálatra küldése, nyilvántartása, képernyő előtti munkavégzéshez szükséges szemüveghez, védőszemüveghez adott munkáltatói költségtérítés nyilvántartása. Munkaköri leírások, minősítések elkészítése. Tanulmányi szerződések, vagyonbevallások nyilvántartása, kezelése. Munkaidő, szabadság nyilvántartása, táppénz- és betegszabadság nyilvántartása, távollétek rögzítése a KIR-rendszerben. Nem rendszeres kifizetések, változó bérek számfejtése, jelentése a MÁK-nak. Személyi juttatásokhoz és járulékokhoz kapcsolódó függő kiadási tételek analitikus nyilvántartásának vezetése, egyeztetése az Elszámolóházzal havonta a tárgyhónapot követő hó 15-ig. Munkáltatói- és jövedelemigazolások, fizetési jegyzékek kiadása a munkavállalóknak, hóközi kifizetések, valamint a nem rendszeres kifizetések utalásra leadása az Elszámolóháznak. Dolgozók nyilatkoztatása adóelszámolásokhoz, költségtérítésekhez, juttatásokhoz, 14

84 1/B. számú melléklet pótszabadsághoz. Tanulmányi szerződések, megbízási szerződések elkészítése, e szerződése-tervezetek elküldése az Elszámolóház részére jogi szempontból történő ellenőrzésre. Az intézmény részére jogszabályban előírt, minden egyéb feladat. 6) Közbeszerzés Az Elszámolóház feladatai Részt vesz az Intézmény közbeszerzési szabályzatának elkészítésében, aktualizálásban. Szakmai segítséget nyújt a közbeszerzési eljárás előkészítésében. Részt vesz a közbeszerzési eljárás lebonyolításában, illetve az Irányító szerv rendelkezése alapján lebonyolítja az adott közbeszerzési eljárást. A közbeszerzési eljárás dokumentumait a Közbeszerzési törvény (továbbiakban Kbt.) szerint megőrzi. Kapcsolattartás és együttműködés az Intézménnyel, valamint a közbeszerzési eljárás lebonyolításával megbízott személlyel vagy szervezettel. Az Intézmény feladatai Az Intézmény adataiban bekövetkezett változást az Elszámolóházhoz írásban bejelenteni, a változás bekövetkeztétől számított 2 munkanapon belül. A Közbeszerzések Tanácsánál vezetett ajánlatkérői listára az Intézményt illetve a változást bejelenti. Gondoskodik a közbeszerzési szabályzat elkészítéséről, aktualizálásáról. Közbeszerzési terv határidőben történő elkészítése, módosítása, közzététele, megőrzése, továbbá a Közbeszerzések Tanácsa és az Elszámolóház részére történő megküldése. Az éves statisztikai összegzést elkészíti és megküldi a Közbeszerzések Tanácsának, melyről írásban értesíti az Elszámolóházat. Közbeszerzési eljárás előkészítése. A közbeszerzés pénzügyi fedezetének biztosítása. Bíráló bizottság tagjainak kijelölése, felkérése. Ajánlatkérőként meghozza a közbeszerzési eljárásban az eljárást lezáró (érdemi) döntést. A Kbt. által előírt adatszolgáltatások megfelelő időben a Közbeszerzések Tanácsa és az 15

85 1/B. számú melléklet Elszámolóházhoz történő megküldése. A közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződés teljesítésének felügyelete, a teljesítés Kbt. szerinti igazolása. Gondoskodik a Kbt. által előírt nyilvánosság biztosításáról. Kapcsolattartás és együttműködés az Elszámolóházzal a Kbt.-ben és a kiegészítő jogszabályokban előírt feladatok végrehajtása céljából. 7) Kintlévőség kezelésével kapcsolatos feladatok Az Elszámolóház feladatai A vevői követelések analitikus nyilvántartása. Gondoskodás a lejárt vevői követelésekről az egyenlegközlők, illetve a fizetési felszólítások elkészítéséről a belső szabályzatban meghatározott eljárási rend szerint. Az Intézmény által megkötendő részletfizetési megállapodások főbb tartalmi előírásainak meghatározása, ehhez minta közreadása az intézmények részére, a megkötés előtt megküldött részletfizetési megállapodás felülvizsgálata. Elektronikus fizetési meghagyásos nem peres eljárás megindítása, és lefolytatása a belső szabályzatban meghatározott eljárási rend szerint. A jogerőre emelkedett fizetési meghagyáshoz kapcsolódó végrehajtási kérelem benyújtása a belső szabályzatban meghatározott eljárási rend szerint. A kintlévőségek kezeléséről szóló belső szabályzat megalkotása. Az Intézmény feladatai A vevői követelések analitikus nyilvántartásának folyamatosan figyelemmel kísérése. A követelések - vevői követelések kivételével - nyilvántartása, az Elszámolóház részére rendszeres tájékoztatás küldése a követelés keletkezésének okáról, a megtett intézkedésekről. Szükség esetén az ügyben keletkezett a követelés jogalapját képező valamennyi dokumentum (pl. szerződés, megállapodás stb.) másolatainak megküldése az Elszámolóház részére. Kérelemre részletfizetés engedélyezése, és részletfizetési megállapodás megkötése az adóssal. A részletfizetési megállapodás előkészítése az Elszámolóház által rendszeresített minta alapján és megküldése - a megkötést megelőzően - az Elszámolóház részére felülvizsgálat céljából. A részletfizetési megállapodásban foglaltak teljesülésének nyomon követése, be nem tartása esetén annak írásban történő jelzése az Elszámolóház felé. 16

86 1/B. számú melléklet A kintlévőségek kezeléséről szóló belső szabályzatban meghatározott egyéb feladatok és a határidők pontos betartása. Az Intézmény köteles az Elszámolóház belső szabályzatában foglaltak alapján eljárni. II. Számviteli feladatok 1) Szabályozás, szabályzatkészítés Az Elszámolóház feladatai Elkészíti a Számviteli politikát, annak keretében Az Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát, Az Eszközök és források értékelési szabályzatát, A Pénzkezelési szabályzatot, A feleslegessé vált eszközök selejtezésének és hasznosításának szabályzatát, melyek hatálya az Intézményre is kiterjed. Szabályozza a könyvvezetési kötelezettséget, elkészíti az Intézményre is vonatkozó Számlarendet. Az elkészített szabályzatokat és módosításokat megküldi az Intézménynek. Az Intézmény feladatai Az Intézményre is kiterjesztett, Elszámolóház által készített szabályzatok közül Az Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát, A Pénzkezelési szabályzatot, A feleslegessé vált eszközök selejtezésének és hasznosításának szabályzatát keretszabályzatként alkalmazza és a keretszabályok előírásain belül, azzal összhangban az intézményi sajátosságoknak megfelelően külön kialakítja az Intézményre vonatkozó előírásokat, úgy, hogy az az Elszámolóház szabályzataiban foglalt előírásokkal ellentétes rendelkezést nem tartalmazhat. Elkészíti az Ávr ában felsorolt és az egyéb jogszabályok által előírt szabályzatát. Elkészíti a Számviteli politika részét képező Önköltség-számítás rendjére vonatkozó szabályzatát. Az Önköltség-számítási szabályzat egy példányát megküldi az Elszámolóház részére az önköltségszámítások felülvizsgálatának céljából. 2) Könyvvezetés Az Elszámolóház feladatai Ellátja az Intézmény számviteli feladatait. Ennek keretében: 17

87 1/B. számú melléklet A FORRÁS SQL rendszerben rögzíti a beérkező szállítói és vevő számlákat. Kezdeményezi a beérkezett szállítói számlák kiegyenlítését. Elvégzi a bankszámlakivonatok alapján a banki tételek, valamint a beérkezett pénztárak feldolgozását. Elvégzi a jóváhagyott költségvetési rendelet alapján az eredeti előirányzatok, előirányzatmódosítások könyvelését. Elvégzi havonta az intézményi bérkönyvelést. Negyedévente könyveli az időközi mérlegjelentéshez kapcsolódóan a vevő - és szállítóállomány változásokat, az immateriális javak, tárgyi eszközök és a készletváltozásokhoz kapcsolódó állományi mozgásokat. Félévente ellátja a 6. Számlaosztályban könyvelt általános kiadások tételeinek felosztását. A jogszabályi előírások alapján elkészíti az intézményi költségvetést, féléves, éves beszámolót, az időközi mérlegjelentéseket, pénzforgalmi jelentéseket és azokat továbbítja a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya, illetve a Magyar Államkincstár felé a rendelkezésre álló program alapján. Vezeti a függő, átfutó, kiegyenlítő tételekkel kapcsolatos nyilvántartást a bérjellegű tételek kivételével. A függő, átfutó tételek alakulásáról havonta a főkönyvi feladást követően tájékoztatja az Intézményt. Az Intézmény jelzése alapján a szükséges szabályszerű könyveléseket végrehajtja. Vezeti a befektetett eszközök analitikus nyilvántartását, negyedévente elszámolja az értékcsökkenést. Ellátja az egyéb könyveléshez kapcsolódó feladatokat. Meghatározza az Intézménytől szükséges adatszolgáltatások megkérésének módját, tartalmát és határidejét. A könyvelési és analitikus nyilvántartási feladatok ellátásával összefogja és zárttá teszi a bizonylatkezelés rendjén keresztül az előirányzat gazdálkodás dokumentációs folyamatát. Félévente adatot szolgáltat az Intézménynek az önköltség-számítás elkészítéséhez szükséges adatokról az Elszámolóház által előzetesen meghatározott formában és határidőre. Az Intézmény feladatai A könyvelés alapjául szolgáló szakfeladatok jegyzékének megküldése, a változások jelzése. A könyveléshez kapcsolódó szabályos alapbizonylatokat határidőben történő beküldése. 18

88 1/B. számú melléklet Negyedévente a mérlegjelentést alátámasztó analitikus kimutatások, feladások beküldése. A bérfeladáshoz kapcsolódóan az ügyletkódok szerinti bontást folyamatosan, de legalább havi rendszerességgel történő beküldése. A készletváltozások és felosztandó kiadások könyveléshez szükséges alapbizonylatokat beküldése. A féléves és éves beszámolóhóz kapcsolódóan az Elszámolóháznál rendelkezésre nem álló adatok beküldése, a szöveges értékelés elkészítése. Az Intézmény a fenti feladatokhoz kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettségét az Elszámolóház által meghatározott formában, határidőben teljesíti. Gondoskodik az Elszámolóház által megküldött függő, átfutó tételek kimutatásának felülvizsgálatáról. Az Intézmény a FORRÁS SQL programban lekérdezési jogosultsággal rendelkezik, mely alapján a havi feladást megelőzően ellenőrzési és egyeztetési feladatokat lát el. A feladatellátást végző személy kijelölése az Intézmény feladata. A FORRÁS SQL program pénzügyi moduljában kezeli a pénztári pénzmozgásokat, rögzíti a kapcsolódó készpénzes szállítói és vevőszámlákat. A program segítségével elkészíti a kimenő számláit. A pénztárosi jogosultság hozzárendelését kezdeményezi a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályánál. Zárja az általa nyitott könyvelési naplókat legkésőbb a tárgyhónap utolsó napján. A FORRÁS SQL programban nyilvántartja a kisértékű eszközöket, készleteket, gondoskodik azok állományának naprakész, megbízható és pontos vezetéséről. A feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezéséről illetve hasznosításáról gondoskodik az erre vonatkozó szabályzatban foglaltak figyelembe vételével. Kezdeményezi a behajthatatlan követelések leírását, betartva az Önkormányzati vagyonrendelet előírásait. 3) Beszámolás Az Elszámolóház feladatai Az Irányító szerv által előírt határidőre és a jogszabályban meghatározott adattartalommal az időszaki mérlegjelentések, pénzforgalmi jelentések, valamint a beszámoló és az összesített beszámoló elkészítése, az Irányító szerv, illetve a Magyar Államkincstár részére az erre meghatározott programon keresztül történő továbbítása. A beszámoló jóváhagyását követően azt az Intézmény felé továbbítja. A beszámoló elkészítéséhez szükséges egyéb bizonylatok, adatok bekérése külön értesítés alapján történik. 19

89 1/B. számú melléklet Bekéri a szöveges beszámolót, illetve a belső kontrollrendszer működtetésére vonatkozó intézményvezetői nyilatkozatot a jogszabályban meghatározott határideig az Irányító szervvel történt egyeztetést követően. Az Intézmény feladatai Elkészíti a beszámoló kiegészítő mellékletét képező szöveges indoklást (szöveges beszámoló). Teljesíti a létszámmal, bérekkel, cafetéria rendszerrel, feladatmutatókkal kapcsolatos adatszolgáltatást. Egyéb, a beszámoló elkészítéséhez az Elszámolóháznál rendelkezésre nem álló adatokról adatot szolgáltat, az Elszámolóház által meghatározott feltételek szerint. Nyilatkozik az intézmény belső kontrollrendszerének működtetéséről. 4) Analitikus nyilvántartás Az Elszámolóház feladatai A számviteli feladatokhoz kapcsolódóan az Intézmények részére a következő analitikus nyilvántartások vezetése: Kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartása (0. számlaosztály) Befektetett eszközök (I. számlaosztály) számláihoz előírt analitikus nyilvántartások. Vevők analitikus nyilvántartása, értékpapírok analitikus nyilvántartása (II. számlaosztály) Függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások analitikus nyilvántartása (39-es számlacsoport) Tartalékok, kötelezettségek analitikus nyilvántartása (IV. számlaosztály) Függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek analitikus nyilvántartása (48-as számlacsoport) Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház által vezetett analitikus nyilvántartásokhoz szükséges adatokat, dokumentumokat a jogszabályi határidők betarthatóságának figyelembe vételével megküldi. Az általa vezetett nyilvántartások adatait havonta megküldi az Elszámolóház részére, egyeztetés, illetve a szükséges könyvelési tételek rögzítése céljából. Egyezteti a követeléseket, kötelezettségeket, valamint a függő, átfutó, kiegyenlítő tételeket folyamatosan, de legalább havonta az Elszámolóház nyilvántartása alapján. Az egyeztetés eredményéről - eltérés esetén - és a rendezés érdekében tett intézkedésekről írásban értesíti az Elszámolóházat. Vezeti a számviteli feladatokhoz kapcsolódó alábbi analitikus nyilvántartásokat: 20

90 1/B. számú melléklet Kis értékű eszközök, Készletek, követelések - kivéve vevők - analitikus nyilvántartása (II. számlaosztály) Pénztárak, csekkek, betétkönyvek analitikus nyilvántartása (III. számlaosztály) számláihoz kapcsolódó idegen pénzeszközökhöz kapcsolódó analitikus nyilvántartások. A belföldi és a nemzeti támogatási programokhoz - nemzetközi támogatási programokhoz -, illetve közösségi forrásokhoz kapcsolódó idegen pénzeszközökhöz kapcsolódó analitikus nyilvántartások Negyedévente feladást készít a készletek állományáról az Elszámolóház részére az előzetesen meghatározott formában és határidőben. Vezeti továbbá az alábbi nyilvántartásokat (illetve minden egyéb jogosztályban előírt, az Elszámolóház feladatai között meg nem határozott további nyilvántartást): A bérekkel kapcsolatos nyilvántartásokat (a jelen megállapodás I/5. Pont szerinti nyilvántartásokat) KIR3-rendszerben számfejtett tételek analitikus nyilvántartását, melyet havonta megküld az Elszámolóház részére. Házipénztárhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások. Pályázatokhoz, előfinanszírozási kötelezettségekhez kapcsolódó analitikus nyilvántartás. Szigorú számadás alá vont nyomtatványok nyilvántartását. Reprezentációs kiadások nyilvántartását. Cégtelefon használatához kapcsolódó nyilvántartás. A számviteli feladatokhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások esetében az Államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési sajátosságáról szóló 249/2000. Korm. rendelet fogalmai, előírásai szerint kell eljárni. 5) Leltározás, selejtezés Az Elszámolóház feladatai Elkészíti a leltározási ütemtervet és a leltározási utasítást. Elkészíti és az Intézmény rendelkezésére bocsátja a nagy értékű tárgyi eszközök leltározásához szükséges leltárfelvételi íveket. Elvégzi a nagy értékű tárgyi eszközök leltárának kiértékelését. Tájékoztatja az Intézményt a kiértékelés eredményéről és megkéri az esetleges leltáreltérések okát. Az irányító szerv döntése alapján vagy egyéb indokolt esetben részt vesz a leltározás végrehajtásában. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház leltározási ütemterve és utasítása alapján, azzal összhangban elkészíti a saját leltározási ütemtervét és leltározási utasításait. 21

91 1/B. számú melléklet Végrehajtja az Intézményben a fizikai leltárfelvételt, mind a kis értékű, mind a nagy értékű tárgyi eszközökre, készletekre vonatkozóan, melyekből egy példányt elküld az Elszámolóház részére. Elvégzi a kis értékű tárgyi eszközök, készletek leltárának kiértékelését. A kiértékelés eredményéről írásban értesíti az Elszámolóházat. Összeállítja a selejtezésre szánt eszközök listáját, a rendeltetésszerűen nem használható vagyontárgyak hasznosítására javaslatot tesz, elvégzi a helyszíni selejtezést, elkészíti a selejtezési jegyzőkönyveket, melyet a leltározás megkezdését megelőzően elküld az Elszámolóház részére. A leltározási feladatok végrehajtása során az Elszámolóház számviteli politikája keretében kialakított Leltározási és leltárkészítési szabályzata, a selejtezéshez kapcsolódó feladatok végrehajtása során a Felesleges vagyontárgyak hasznosítási és selejtezési szabályzata szerint jár el, a gazdasági vezető iránymutatása alapján. III. Adatszolgáltatás 1)Információáramlás Az Elszámolóház feladatai Meghatározza a költségvetés tervezéséhez, a költségvetés végrehajtásához és a beszámoláshoz szükséges információk körét. Az adatszolgáltatások tartalmi és formai követelményét és a beküldési határidőket a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával egyezteti. Kontrolling rendszert működtet, mely alapján folyamatosan, legalább havonta adatot szolgáltat az Intézmény előirányzatainak alakulásáról, illetőleg a költségvetés teljesítési adatairól - szabad és kötelezettséggel terhelt előirányzatait illetően is - az Intézmény részére. Egyeztet az Intézménnyel a FORRÁS SQL programban az Intézmény által hibásnak, nem pontosnak vélt adatokat illetően. Képzéseket, értekezleteket szervez az Intézmény gazdasági dolgozói részére. Kontrollált és teljes információállományból kielégíti az irányító szervi, intézményi tájékoztatási igényeket. Az Elszámolóház tevékenysége során folyamatosan tájékoztatja az adott Intézményt az általa ellátott feladatokhoz kapcsolódó előirányzatok és teljesítések alakulásáról, illetőleg szükség esetén jelzéssel él a gazdálkodási fegyelem betartására vonatkozóan. A finanszírozások kezelésével kimutatja a tartalékokat, az adósságállományt. Információt biztosít a bevételek és kiadások összhangjának alakulásáról. Az Elszámolóháznál lévő adatokat, dokumentumokat biztosítja a pályázati elszámolásokhoz. Havonta adatot szolgáltat - kiadás nemenkénti részletezettségben is - a kiemelt üzemeltetési 22

92 1/B. számú melléklet kiadások és bevételek előirányzatainak teljesüléséről intézményenkénti bontásban. Negyedévente ugyanezen adatszolgáltatást szervezeti egységenkénti bontásban biztosítja. Havonta adatot szolgáltat a karbantartási feladatok végrehajtásáról. A havi adatszolgáltatáshoz Záradékot készít, melyet megküld az Intézmény részére, annak érdekében, hogy a megküldött adatszolgáltatás adatainak és az intézménynél rendelkezésre álló adatok összehasonlításának eredményét a záradékon igazolja az Intézmény. A megállapodásban meghatározott feladatokhoz kapcsolódó változásokról értesíti az Intézményt a feladatellátás szempontjából indokolt határidőn belül. Adatot szolgáltat havonta az Intézményrészére naturáliákban az energia felhasználásról. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház által kért információkat, adatokat a meghatározott formában és adattartalommal a megadott határidőn belül biztosítja. A kontrolling rendszer működéséhez biztosítja a szükséges adatokat, információkat. Az Elszámolóháztól kapott adatokat folyamatosan nyomon követi és értékeli. A bevételek és kiadások megfelelő szakfeladatonkénti, illetőleg kötelező és nem kötelező feladatok szerinti elkülönítéséhez biztosítja a szükséges információkat. A FORRÁS SQL programban folyamatosan nyomon követi az Intézmény szabad és kötelezettséggel terhelt előirányzatait, főkönyvi könyvelését, elvégzi a szükséges egyeztetési feladatokat saját nyilvántartásaival. Észrevételeit írásban jelzi az Elszámolóház felé. A gazdasági feladatokat ellátó dolgozó részt vesz az Elszámolóház által szervezett képzésen, értekezleten, egyeztetésen. Gondoskodik a szabályszerű, teljes körű pályázati elszámolások elkészítéséről, figyelembe véve az Elszámolóháztól kapott adatokat. A pályázati elszámolások egy példányát az elszámolást követően haladéktalanul megküldi az Elszámolóház részére. Kitölti az Elszámolóház által meghatározott adattartalommal elkészítendő pályázati kimutatást. A havi adatszolgáltatás felülvizsgálatát, a feltárt hibákat a Záradékon jelzi az Elszámolóház részére a meghatározott határidőn belül. A megállapodásban meghatározott feladatokhoz kapcsolódó változásokról értesíti az Elszámolóházat a feladatellátás szempontjából indokolt határidőben. 23

93 1/B. számú melléklet 2) Adóbevallások Az Elszámolóház feladatai Gondoskodik az Intézmény adóhatóság részére adandó adóbevallásainak, illetve azok szükség szerinti önellenőrzésének (áfa, rehabilitációs hozzájárulás, cégautó adó) jogszabályok szerinti előkészítéséről és határidőben történő továbbításáról elektronikus úton. Az Elszámolóház alkalmazottja e feladatát az Intézménytől kapott meghatalmazás alapján teljesíti. Adóhatósági ellenőrzés esetén az Intézmény által kiállított egyedi meghatalmazás alapján az Elszámolóház alkalmazottja jár el az ügyben az adóhivatalnál. Eljár az adóhatóságnál az Intézmény együttes adóigazolás-kérelme és köztartozásmentes adózói nyilvántartásba vételének igénylése tárgyában is. Az Elszámolóház elkészíti az idegenforgalmi adó bevallást, melyet a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztály Adóügyi Osztálya részére postai úton továbbít. A személyi jellegű kifizetésekhez kapcsolódó adó és járulékterhekre vonatkozó előírások betartását az Intézmény által rendelkezésére bocsátott dokumentumok (számfejtések) alapján ellenőrzi. A cégautó adó bevallásához negyedévet követő hó 5. napjáig megkéri megküldi az Intézmény tulajdonában levő autók adatait, melynek visszaigazolását kéri. Vezeti az általános forgalmi adó bevalláshoz szükséges nyilvántartásokat. Megállapodást köt az Intézménnyel, az Intézmény kezdeményezésére is, amennyiben a megjelölt adónemek adóbevallásain felül további adóbevallási kötelezettsége, illetőleg egyéb adóügyi feladata merül fel. Teljesíti az Intézményt érintő változás bejelentésekhez kapcsolódó adókötelezettséget. Az Intézmény feladatai Meghatalmazza az Elszámolóház alkalmazottját a bevallások adóhatóság részére történő benyújtására. Az áfa bevallás határidőben történő elkészítésének érdekében az ingyenes étkeztetést biztosító intézmény - amennyiben az adat nem áll az Elszámolóház rendelkezésére - gondoskodik az erről szóló kimutatás tárgyhót követi a hó 5. napjáig való eljuttatásáról az Elszámolóház részére. A cégautó adó bevallásához visszaigazolja az Elszámolóház részére az Intézmény tulajdonában levő autók adatait, illetve jelzi, amennyiben a megküldött adatban eltérést tapasztal. Az együttes adóigazolás-kérelem és köztartozásmentes adózói nyilvántartásba vétel igénylésére irányuló kérelmek benyújtásához szükséges adatokat az Elszámolóház rendelkezésére bocsátja. 24

94 1/B. számú melléklet Beküldi az utalványrendeletet az adó elutalásához az Elszámolóháztól kapott tájékoztatás alapján oly módon, hogy az Art-ben rögzített befizetési határidő tarthatóak legyenek. Amennyiben az Intézmények a fent megjelölt adónemek adóbevallásain felül további adóbevallási kötelezettsége, illetőleg egyéb adóügyi feladata merül fel, azt jelzi az Elszámolóház felé és külön megállapodást köt az ellátandó feladatokra vonatkozóan. 3) Bizonylatok megőrzése, betekintés Az Elszámolóház feladatai A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat (ide értve a főkönyvi számlákat és az általa vezetett analitikus nyilvántartásokat) a tárgyévet követő évtől számítva 3 évig, olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrzi, ezt követően tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében további megőrzésre az Intézmény részére átadja. A költségvetési beszámolókat, pénzforgalmi jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket, az azokat alátámasztó leltárakat, főkönyvi kivonatot megőrzi a számviteli törvényben és az Áhsz-ben rögzített időpontig. Az adóhatóság részére benyújtott bevallásokat, alátámasztó analitikákat megőrzi az Art. előírásainak megfelelően. A pályázati és egyéb elszámolásokhoz szükséges eredeti bizonylatokat az Intézmény előzetes írásbeli bejelentése alapján a kikérő részére átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján az Intézmény kijelölt dolgozója részére átadja. Az Elszámolóház az Intézményvezető írásbeli felhatalmazása alapján biztosítja harmadik személy részére az Elszámolóháznál lévő dokumentumokba történő betekintést. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóháztól tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében átvett könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat az átvételt követően a számviteli törvényben meghatározott ideig olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrzi. A kis értékű eszközökre, készletekre vonatkozó leltárt, analitikus nyilvántartást megőrzi a számviteli törvényben rögzített időpontig. Biztosítja a nála lévő bizonylatoknak a jogszabályban meghatározott módon és előírt elévülési időig történő megőrzését. Pályázati és egyéb elszámolásokhoz átvett eredeti bizonylatok átvételére vonatkozó igényét időben jelzi, az átvett bizonylatokkal elszámol. 25

95 1/B. számú melléklet Az átvett eredeti dokumentumokat az elszámolások lezárását követően haladéktalanul az Elszámolóház kijelölt dolgozója részére tételesen átadja. Írásbeli meghatalmazás kiállítása harmadik személy részére történő átadáshoz, betekintéshez. IV. Közétkeztetés Az Elszámolóház feladatai Az étkeztetés biztosításához szükséges adatszolgáltatások módjának, határidejének meghatározása és erről az Intézmény tájékoztatása. A közétkeztetés ellátását igazoló beérkezett teljesítésigazolások ellenőrzése. Hibás, pontatlan adatszolgáltatás pontosítása, javíttatása az Intézménnyel. A felülvizsgált teljesítés igazolások a közétkezetési szolgáltató részére történő megküldése, a szerződésben meghatározott határideig. Az Intézmény feladatai A közétkeztetés ellátását igazoló teljesítésigazolások, adatszolgáltatások Elszámolóház által meghatározott módon és határidőben történő megküldése. 26

96 1/B. számú melléklet V. Belső ellenőrzés Az Elszámolóház feladatai Elkészíti a Belső Ellenőrzési Kézikönyvet. Ellátja a saját és az Intézmény belső ellenőrzését a vonatkozó jogszabály és belső szabályozás szerint. Az Intézmény feladatai Az éves ellenőrzési terv összeállításához írásbeli javaslatot küld a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben meghatározottak szerint. Az ellenőrzések során köteles együttműködni az Eszámolóház által készített Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint. VI. Karbantartás Az Elszámolóház feladatai Ellátja a költségvetésben tervezett Ingatlan-karbantartási feladatokat a szociális, nevelési, kulturális és egyéb profilu intézmények esetében. Ingatlan-karbantartásnak minősül - ide nem értve a felújítási és felhalmozási kiadásokat - a meglévő intézményi épületeken és építményeken végzett minden olyan munka, amely a folyamatos, zavartalan, biztonságos üzemeltetéshez szükséges, amelyet rendeltetésszerű használat érdekében a tervszerű megelőző karbantartás keretében, vagy eseti jelleggel, de rendszeresen el kell végezni, ideértve a vis major (előre nem látott körülmény, elháríthatatlan akadály) miatt szükségessé váló közvetlen hibaelhárítást, továbbá a közvetlen hibaelhárítás miatt más tárgyi eszközökön végzett bontási és egyéb helyreállítási munkákat is. Felújításnak minősül a hosszabb időszakonkénti ismétlődő és ezért vagy más ok miatt a tárgyi eszköz bruttó értékéhez mérten számottevő ráfordítást igénylő állagmegóvási tevékenység, amely az élettartam növelését, az elhasználódott eszköz eredeti állagának (kapacitásának, pontosságának) helyreállítását célozza. Az Elszámolóház feladatai ezen belül: Elvégzi az Elszámolóház adott évi költségvetésben tervezett, az Elszámolóház karbantartásra vonatkozó szerződésében foglalt Intézményi ingatlan és egyéb karbantartási feladatokat. Az Irányító szerv által meghatározott célra biztosított forrásból megvalósításra kerülő felújítási, beruházási munkálatokban közreműködik. Állapotfelméréseket végez, a költségvetés tervezéséhez adatot szolgáltat a karbantartásra vonatkozóan. Bekéri a belső szabályozásnak megfelelően az intézményi karbantartási, beruházási és felújítási igényeket. A felmérések alapján tájékoztatja az Irányító szervet az Intézmény műszaki állapotáról, a szükséges forrásokról karbantartási, felújítási és felhalmozási igény szerint elkülönítve. 27

97 1/B. számú melléklet Javaslatot tesz intézményi felújításokra, azokhoz műszaki véleményt ad. Felkérés alapján közreműködik a felújításokban, beruházásokban. Karbantartások esetében ellátja a műszaki ellenőrzési tevékenységet, közreműködik a műszaki átvételben, a műszaki ellenőr aláírásával igazolj a karbantartási feladatok végrehajtásának és az ellenőrzés végrehajtásának tényét. Szakmai segítséget nyújt az Intézmények részére műszaki jellegű feladatok elvégzésében. Az Irányító szerv által jóváhagyott felújításokban, beruházásokban - felkérés alapján - műszaki ellenőri feladatokat lát el. Az Intézmény feladatai Elvégzi, illetve elvégezteti a napi működéséhez szükséges egyszerű karbantartási feladatokat. Egyszerű karbantartási feladatnak minősül az az ingatlan-karbantartás, amely az Intézmény technikai, fizikai dolgozói állományába tartozó munkavállaló munkaköri leírásába beépíthető, avval az adott munkavállaló megbízható. Biztosítja a karbantartás munkavégzési feltételeit. Haladéktalanul bejelenti a hibát, karbantartási igényt az Elszámolóháznak, a vonatkozó belső szabályozás szerint. Megtervezi a karbantartási szükségleteket éves szinten, közreműködik az állapotfelmérések elkészítésében. Felújítási, beruházási szándékáról előzetesen tájékoztatja az Elszámolóház műszaki osztályát. Amennyiben abban az Elszámolóház közreműködik, megküldi a szükséges dokumentumokat. Tájékoztatja az Elszámolóházat az Intézmény műszaki állapotáról. VII. Munkavédelem, tűzvédelem Az Intézmény köteles gondoskodni a székhelyét, telephelyeit érintő munka- és tűzvédelmi feladatoknak a jogszabályi előírások szerinti teljes körű ellátásáról. Az e körben felmerülő költségeket az Intézmény viseli. Az érintésvédelmi, tűzvédelmi és villámvédelmi minősítő íratok elkészítését, illetve az abban szereplő hibák elhárításának költségeit az Elszámolóház viseli a költségvetésében meghatározott mértékig. 28

98 1/B. számú melléklet Záró rendelkezések Felek kötelesek a teljes körű együttműködésre, kölcsönös értesítési és tájékoztatási kötelezettséget vállalnak, függetlenül attól, hogy az adott kérdésre vonatkozóan jelen megállapodás tartalmaz-e külön szabályt vagy sem. A megállapodásban jelzett intézkedések, az információcsere csak írásos, illetve elektronikus formában történhet. Felek kötelesek az együttműködésüket a hatályos törvények, önkormányzati jogi normák, valamint a belső szabályzatok alkalmazásával megvalósítani. Felek kijelentik, hogy a gazdálkodásukkal összefüggő jogszabályokban meghatározott általános felelősségi szabályokat ismerik, azokat betartják, és tudomásul veszik, hogy a jelen megállapodásban rögzített feladatok teljesítéséért felelősséggel tartoznak. Továbbá megállapodnak abban is, hogy tartózkodnak az egymás jó hírnevét, szakmai, vagy gazdálkodási tevékenységét sértő megnyilvánulásoktól. Felek megállapodnak, hogy - jelen megállapodás végrehajtását és értelmezését segítendően - az együttműködésük során egyes feladatok végrehajtását az Elszámolóház jogosult részletesen szabályozni. A Közgyűlés a.számú határozatával jelen megállapodást jóváhagyta. Jelen megállapodás január 1-től hatályos, egyidejűleg hatályát veszti a felek közötti - a feladatokat, a hatásköröket, illetőleg felelősséget szabályozó - korábbi úgynevezett MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS. Kelt.: Pécs, Elszámolóház (önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv) Intézmény (önállóan működő költségvetési szerv) P.H. P.H. 29

99 PÉCS VÁROSI KÖLTSÉGVETÉSI KÖZPONTI ELSZÁMOLÓ SZERVEZET SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE ELSZÁMOLÓH Z Igazgató 1áh Igazgatóhelyettes 1 áh Belső Ellenőrzési Csoport Belső ellenőrzési vezető 5 áh egyéb ügyviteli alkalmazott 3 áh Kézbesítő és takarító 2 áh Jogász 2 áh Gazdasági Vezető 1 áh O s z t á l y o k Munkaügyi Osztály Osztályvezető 5 áh Műszaki Osztály Osztályvezető 6 áh Pénzügyi, Költségvetési és Kontrolling Osztály Osztályvezető 11,75 áh Számviteli Osztály Osztályvezető 17 áh Intézményműködtetési Osztály Osztályvezető (+ szervezési főea 1 fő, + 0,5 fő informatikus) 5,5 áh mindösszesen: 316 álláshely kincstárnokok 10 áh függelmi viszony szakmai irányítás technikai dolgozók 245,75 áh Szervezeti és működési szabályzat 2. számú melléklet