Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet

Átírás

1 ELSZÁMOLÓH Z Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA Hatályos: április 1-től

2 I. fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Szervezeti és Működési Szabályzat célja A Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SZMSZ) célja, hogy rögzítse a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban Elszámolóház) adatait és szervezeti felépítését, a vezetők és alkalmazottak feladatait és jogkörét, működési szabályait. Az Elszámolóház működési rendjét meghatározó dokumentumok Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése 173/2000. ( ) számú határozatával a közoktatási intézmények gazdálkodási feladatainak közös lebonyolítására költségvetési szervet hozott létre. Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése az Intézmények Gazdasági Szolgálata önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv átalakításával létrehozta a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezetet, majd a 412/2012. (12.13.) számú Közgyűlési határozatával kijelölte a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ (a továbbiakban: KLIK) fenntartásába adott intézmények és az átadott feladatokkal érintett intézmények működtetési feladatainak ellátására. Az intézmény többször módosított hatályos alapító okiratát Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése a 45/2014. (02.27.) számú határozatával fogadta el. Az alapító okirat tartalmazza az Elszámolóház működésére vonatkozó legfontosabb adatokat. Az Elszámolóház legfontosabb adatai Az Elszámolóház megnevezése: Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (Rövid név: Elszámolóház) Az Elszámolóház székhelye, címe: 7621 Pécs, Bercsényi u. 3. Adóhatósági azonosítószám: Statisztikai számjel: Törzskönyvi azonosító száma:

3 A számlát vezető pénzforgalmi szolgáltató neve, címe: OTP Bank Nyrt. Dél-dunántúli Régió, 7621 Pécs, Rákóczi út 44. Fizetési számla száma: Telefon: 72/ Telefax: 72/ Honlap: Az Elszámolóház jogszabályban meghatározott közfeladata: Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok Más szerv részére végzett pénzügyi-gazdálkodási, üzemeltetési, egyéb szolgáltatások Óvodai intézményi étkeztetés Iskolai intézményi étkeztetés Köznevelési intézményben tanulók lakhatásának biztosítása Üdülői szálláshely-szolgáltatás és étkeztetés Szociális étkeztetés Köznevelési intézmények működtetési feladatai Az alapító okirat kelte: december 2. Az alapítás éve: A létrehozásáról rendelkező határozat száma: 173/2000. (04.27.) közgyűlési határozat Az alapító okirat száma: 05-5/226-2/2010. Az Elszámolóház működési köre: Pécs Megyei Jogú Város közigazgatási területe, valamint a közétkeztetési és karbantartási feladatok ellátása tekintetében a Balatonfenyvesen található gyermektáborok területe Az Elszámolóház alapító szervének neve, székhelye: Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata (7621 Pécs, Széchenyi tér 1.) Az Elszámolóház irányító szervének neve, székhelye: Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése (7621 Pécs, Széchenyi tér 1.) Az Elszámolóház alaptevékenységének kormányzati funkciók szerinti besorolása: 3

4 Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok Más szerv részére végzett pénzügyi-gazdálkodási, üzemeltetési, egyéb szolgáltatások Rövid időtartamú közfoglalkoztatás Hosszabb időtartamú közfoglalkoztatás Üdülői szálláshely-szolgáltatás és étkeztetés Köznevelési intézmény 1-4. évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok Alapfokú művészetoktatással összefüggő működtetési feladatok Köznevelési intézmény 5-8. évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok Gimnázium és szakképző iskola tanulóinak közismereti és szakmai elméleti oktatásával összefüggő működtetési feladatok Szakképző iskolai tanulók szakmai gyakorlati oktatásával összefüggő működtetési feladatok Óvodai intézményi étkeztetés Iskolai intézményi étkeztetés Köznevelési intézményben tanulók lakhatásának biztosítása Pedagógiai szakszolgáltató tevékenység működtetési feladatai Szociális étkeztetés Az Elszámolóház jogállása és gazdálkodási jogköre Önálló jogi személy, gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv, mely az előirányzataival az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 7. -ában foglaltak szerint rendelkezik. Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata, mint irányító szerv által kijelölt költségvetési szervként ellátja a hozzá rendelt gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek Ávr. 7. (2) bekezdésében megjelölt feladatainak egy részét a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét rögzítő megállapodásokban foglaltak szerint. A Klebelsberg Intézményfenntartó Központ (a továbbiakban: KLIK) fenntartása alá tartozó, de Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata által működtetett, önálló jogi személyiséggel rendelkező szervezeti egységek tekintetében működtetési feladatokat lát el az SZMSZ rendelkezéseinek megfelelően. 4

5 Vezetője az igazgató, akit a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvényben, és a 77/1993. (V.12.) Kormányrendeletben foglaltak szerint, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése pályázat útján bíz meg. A foglalkoztatottak jogviszonya gazdálkodási jogköre alapján közalkalmazotti jogviszony, melyekre a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény az irányadó, illetve közfoglalkoztatási jogviszony, melyre a közfoglalkoztatásról és a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó, valamint egyéb törvények módosításáról szóló évi CVI. törvény az irányadó. A Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya Az Elszámolóház számára jogszabályokban, Irányító szervi döntésekben megfogalmazott feladat- és hatásköri, szervezeti és működési előírásokat a jelen SZMSZ-ben foglaltak figyelembevételével kell alkalmazni. Az SZMSZ hatálya kiterjed: az Elszámolóház vezetőire, az Elszámolóház alkalmazottaira. Az SZMSZ-ben foglalt rendelkezéseket az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek, illetve a működtetés tekintetében az Elszámolóház által működtetett, a KLIK önálló jogi személyiséggel rendelkező szervezeti egységei tekintetében is alkalmazni kell, az őket érintő részben. AZ ELSZÁMOLÓHÁZHOZ RENDELT KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEK Az Elszámolóházhoz az Irányító szerv január 1-től a következőkben felsorolt önállóan működő költségvetési szerveket rendelte: Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Kisgyermek Szociális Intézmények Igazgatósága, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Integrált Szociális Intézmény, Kertvárosi Óvoda, Nyugati Városrészi Óvoda, Keleti Városrészi Óvoda, Városközponti Óvoda, Apáczai Óvoda és Általános Művelődési Központ, Pécsi Kulturális Központ, Pécsi Közterület-felügyelet. Az Elszámolóház a hozzárendelt költségvetési szervek (továbbiakban: Intézmények) gazdasági szervezete. 5

6 Az Elszámolóház külön megállapodás alapján ellátja az alábbi jogi személyiségű társulások pénzügyi-gazdálkodási feladatait: Mecsek Dráva Regionális Szilárdhulladék Kezelő Rendszer Létrehozását Célzó Önkormányzati Társulás Pécs és Környéke Szociális és Gyermekjóléti Társulás (Integrált Nappali Szociális Intézmény és Esztergár Lajos Családsegítő Szolgálat és Gyermekjóléti Központ költségvetési szerveivel együtt) (továbbiakban: Társulás és Intézményei) A 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (a továbbiakban: Ávr.) 10. (4) bekezdése előírása alapján az Elszámolóház és a hozzárendelt gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek egymás közötti munkamegosztási és felelősségvállalási rendjét a gazdálkodási feladatok tekintetében költségvetési szervenként külön-külön megkötendő úgynevezett Munkamegosztási megállapodásban kell rögzíteni, mely jelen SZMSZ 1/A. számú mellékletét képezi. A Társulás és Intézményei Munkamegosztási megállapodását jelen SzMSz 1/B. számú melléklete tartalmazza. AZ ELSZÁMOLÓHÁZ ÁLTAL MŰKÖDTETETT INTÉZMÉNYEK Az Elszámolóházat az Irányító szerv január 1. napjától a KLIK következőkben felsorolt, önálló jogi személyiséggel rendelkező szervezeti egységeinek működtetésére jelölte ki (a továbbiakban: Intézményegységek): Mecsekaljai Általános Iskola, Budai-Városkapu Általános Iskola, Szakiskola, Speciális Szakiskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Városközponti Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Megyervárosi Általános Iskola és Gimnázium, Éltes Mátyás Egységes Gyógypedagógiai, Módszertani Intézmény, Speciális Szakiskola és Kollégium, Apáczai Nevelési Központ, Leőwey Klára Gimnázium, Kodály Zoltán Gimnázium, Janus Pannonius Gimnázium, Hajnóczy József Kollégium. A működtetés keretében az Elszámolóház - a Nemzeti Köznevelésről szóló évi CXC. törvény (a továbbiakban: Nkt.) 76. (3) bekezdésében foglaltak kivételével saját forrásai terhére biztosítja a köznevelési feladat ellátásához szükséges tárgyi feltételeket, továbbá az ingó és ingatlan vagyon működtetésével összefüggő személyi feltételeket. A működtetést az Elszámolóház saját szervezete útján látja el. 6

7 Az Nkt. 76. (6) bekezdése és az Önkormányzat 11/2012. (II. 24). számú rendelete 13. (1) és (4) bekezdése értelmében az Elszámolóház jogosult az általa működtetett ingó és ingatlan vagyonelemek bérbeadására, amennyiben az a köznevelési feladat ellátását nem veszélyezteti. Az Elszámolóház a KLIK által fenntartott és működtetett Simonyi Károly Szakiskola és Szakközépiskola, valamint a Pollack Mihály Műszaki Szakközépiskola, Szakiskola és Kollégium tekintetében közétkeztetési feladatokat lát el. Az Elszámolóház nem gyakorol alapítói, illetve tulajdonosi (tagsági, részvényesi, szavazat elsőbbségi) jogokat egy gazdálkodó szervezet felett sem. 7

8 II. fejezet az Elszámolóház feladatai Az Elszámolóház feladatai és hatásköre Az Elszámolóház számára meghatározott feladat- és hatáskörök szervezeti egységek, dolgozók közötti megosztásáról az igazgató gondoskodik. A feladatok és hatáskörök megosztása nem lehet ellentétes a jogszabályok és az Irányító szerv által az Elszámolóház egyes szervezeti egységeire, vezetőire és dolgozóira kötelezően előírt feladatokkal, hatáskörökkel. Az Elszámolóházban folyó tevékenységet különösen az alábbi jogszabályok határozzák meg: évi CXCV. törvény az államháztartásról (továbbiakban Áht.), évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről (továbbiakban Mt.), évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról (továbbiakban Kjt.), évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről (továbbiakban: Kttv.), évi CXC. törvény a Nemzeti köznevelésről, évi CLXXXVIII. törvény a köznevelési feladatot ellátó egyes önkormányzati fenntartású intézmények állami fenntartásba vételéről, évi IV. törvény a Polgári Törvénykönyvről (továbbiakban: Ptk.), évi C. törvény a számvitelről (továbbiakban Szt.), évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről (továbbiakban: Kbt.), évi XC. törvény egyes gazdasági és pénzügyi tárgyú törvények megalkotásáról, illetve módosításáról, évi CVI. törvény a közfoglalkoztatásról és a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó, valamint egyéb törvények módosításáról, évi CLXXXIX. törvény Magyarország helyi önkormányzatairól, 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (továbbiakban Ávr.), 3/2013. (IX.13.) NGM rendelet az államháztartás számvitelének évi megváltozásával kapcsolatos feladatokról, 4/2013. (I.11.) Kormányrendelet az államháztartás számviteléről 38/2013.(IX.19.) NGM rendelet az államháztartásban felmerülő egyes gyakoribb gazdasági események kötelező elszámolási módjáról 36/2013.(IX.13.) NGM rendelet az államháztartás számvitelének évi megváltozásával kapcsolatos feladatokról 68/2013.(XII.29.) NGM rendelet a kormányzati funkciók, államháztartási szakfeladatok és szakágazatok osztályozási rendjéről 77/1993. (V. 12.) Kormányrendelet a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a helyi önkormányza- 8

9 tok által fenntartott szolgáltató feladatokat ellátó egyes költségvetési intézményeknél (továbbiakban Vhr.), 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről (továbbiakban Ber.). 375/2010. (XII. 31.) Korm. rendelet a közfoglalkoztatáshoz nyújtható támogatásokról, MEGÁLLAPODÁS a köznevelési intézmények működtetésével öszszefüggő jogok és kötelezettségek gyakorlásáról (KLIK- Elszámolóház között) (a továbbiakban: MEGÁLLAPODÁS). Az Elszámolóház gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv. A gazdasági szervezet a költségvetési szerv, az általa működtetett, illetve a hozzárendelt költségvetési szervek működéséért, üzemeltetéséért, a gazdálkodás megszervezéséért és irányításáért felelős szervezeti egység. Az Elszámolóházban a szűken értelmezett gazdasági szervezetet a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály, a Pénzügyi Osztály és az Intézményműködtetési Osztály alkotja.ellátja a saját és a hozzárendelt költségvetési szervek költségvetésének előirányzatai tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat. Az Elszámolóház alapvetően más gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek ellátására létrehozott helyi önkormányzati költségvetési szerv, mely biztosítja a jogszabályban a gazdasági szervezet részére meghatározott feladatokat, így elsősorban a pénzügyi-számviteli tevékenységeket, melyek különösen az előirányzat-gazdálkodás, kötelezettségvállalások és előirányzatok nyilvántartása, likviditás-menedzselés, könyvvezetés, adatszolgáltatás, ellenjegyzés, kifizetések teljesítése, valamint a köznevelési intézmények működtetését, mely különösen az ingó és ingatlan vagyon fenntartása, üzemeltetése. Az Elszámolóház és a hozzárendelt közoktatási, szociális, kulturális és egyéb profilú intézmények részére szervezi és lebonyolítja a költségvetésében megtervezett ingatlankarbantartási feladatokat, koordinálja a felújítási, beruházási tevékenységeket a Munkamegosztási megállapodásban foglaltak szerint, ellátja az energiagazdálkodási feladatokat. Az Elszámolóház tevékenysége során folyamatosan tájékoztatja az adott Intézményt az általa ellátott feladatokhoz kapcsolódó előirányzatok és teljesítések alakulásáról (intézményi szinten), szükség esetén jelzéssel él a gazdálkodási fegyelem betartására vonatkozóan. A gazdálkodási feladatok biztosítása mellett annak ellenőrzésében is részt vesz belső ellenőr útján. Az Elszámolóház koordinálja az Intézmények gazdasági ügyintézőinek feladatait, szakmai segítséget nyújt a gazdálkodási feladatok megoldásához, a szabályzatok elkészítéséhez. 9

10 Az Elszámolóház az általa működtetett Intézményegységek tekintetében: a köznevelési feladat-ellátás céljait szolgáló ingatlanokat az ingatlan rendeltetésének megfelelő, hatályos köznevelési, tűzvédelmi, munkavédelmi és egészségügyi előírások szerint üzemelteti, karbantartja, viseli a működtetéssel kapcsolatos közterheket, költségeket és díjakat, gondoskodik az ingatlan vagyonvédelméről, szervezi és lebonyolítja a költségvetésében megtervezett ingatlankarbantartási feladatokat, felkérés esetén felügyeli vagy koordináljaa felújítási, beruházási tevékenységeket, működteti és karbantartja a köznevelési feladat ellátásához szükséges technikai berendezéseket, taneszközöket, gyakorolja jogait és kötelezettségeit a MEGÁLLAPODÁS rendelkezései alapján. Feladatainak ellátásához Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése által jóváhagyott költségvetéssel rendelkezik. Kezeli az Elszámolóház költségvetésében szereplő - az Intézményegységek működése érdekében felmerülő -, a Város mindenkori költségvetési rendeletében meghatározott kiemelt üzemeltetési költségvetési előirányzatokat, azokat elkülönítetten tartja nyilván. Lebonyolítja az Intézmények pénzforgalmát a fizetési számlákon keresztül,meghatározza a készpénzforgalom szabályait, és ellenőrzi a pénzforgalmat. Köz- és szociális étkeztetési feladatokat lát el. 10

11 III. fejezet az Elszámolóház szervezeti felépítése Az Elszámolóház szervezeti felépítését és egyben a gazdasági szervezet felépítését, valamint a belső ellenőrzés funkcionális függetlenségét bemutató szervezeti ábrát jelen SZMSZ 2. számú melléklete tartalmazza. A szervezeti egységek részletes feladatait az Ügyrendek határozzák meg. Az egyes munkakörökre meghatározott részletes feladatokat a munkaköri leírások tartalmazzák. Az Elszámolóház vezetése és a vezetők feladat- és hatásköre Az igazgató feladat- és hatásköre Az igazgatót Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése nevezi ki és gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. Az igazgató személyes hatáskörébe tartoznak azok az ügyek, amelyeket a jogszabályok és az Irányító szerv, illetve a szakmai irányítást gyakorló kifejezetten oda utal. Vezeti és képviseli az Elszámolóházat, felelős annak működéséért és gazdálkodásáért. Biztosítja az Elszámolóház működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételeket. Köteles biztosítani a belső ellenőrzés funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségét. Ellátja az Elszámolóház vezetésével, irányításával és ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat. Kialakítja, tervezi, szervezi, irányítja, összehangolja és ellenőrzi az Elszámolóház szakmai és gazdasági működésének valamennyi területét. Munkáltatói- és fegyelmi jogkört gyakorol az Elszámolóház alkalmazásában álló dolgozók felett. A gazdasági vezető tartós vagy átmeneti akadályoztatása esetén haladéktalanul gondoskodik helyettesítéséről, a gazdasági vezető álláshely megüresedése esetén annak betöltéséről. A gazdasági vezető álláshelyének betöltéséig tartó átmeneti időszakra írásban, megfelelő végzettségű alkalmazottat jelöl ki a gazdasági vezetői feladatok ellátására az Irányító szerv vezetőjének egyetértésével. Felelős az Elszámolóház tevékenységéért és teljes körű működéséért, az IntézményekkelésaKLIK-kel való kapcsolattartásáért. Az Elszámolóház egészére gazdálkodási és pénzügyi intézkedéseket hoz. Gondoskodik az Elszámolóház kötelezően előírt szabályzatainak, továbbá az Elszámolóház működését segítő egyéb szabályzatok elkészítéséről. Utasításokban szabályozza az egyéb szabályzatokban meg nem határozott feladatokat. Jóváhagyja a közalkalmazottak munkaköri leírását és gondoskodik azok folyamatos karbantartásáról. 11

12 Biztosítja a költségvetés tervezését, végrehajtását, a végrehajtásról szóló beszámoló összeállítását, az információ szolgáltatását. Elkészíti az Elszámolóház éves költségvetési beszámolójának szöveges értékelését. Gyakorolja az Elszámolóház költségvetési előirányzatai évközi változtatásának jogát a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Gyakorolja az Elszámolóház költségvetése tekintetében a kötelezettségvállalás, követelés előírás jogát. Rendelkezik a számlavezető banknál vezetett számlák felett, illetve kijelöli a további rendelkezésre jogosultakat. Meghatározza az Elszámolóház kiadmányozási rendjét. Felelős az Elszámolóház által foglalkoztatottak munkaügyi feladatainak ellátásáért. Felelős a belső ellenőrzés jogszabályi előírásoknak megfelelő megszervezéséért. Részt vesz az Intézmények, a Társulás és Intézményeivezetőivelés a KLIK vezetőjével folytatott megbeszéléseken, indokolt esetben személyes egyeztetést kezdeményez. Felelős az Elszámolóház belső kontroll rendszerének, s ezen belül a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer (FEUVE) működtetéséért. Kapcsolatot tart az Intézmények, a Társulás és Intézményei, továbbáaklikvezetőivel, valamint a helyi, területi és országos szakmai szervezetekkel, intézményekkel. Az igazgató évente értékeli a belső kontroll rendszer működését, valamint az erről szóló - Ber-ben meghatározott - nyilatkozatot kitöltve az éves költségvetési beszámolóval együttesen megküldi az Irányító szerv részére. Folyamatosan értékeli az ellenőrzések tapasztalatait és azok alapján a szükséges intézkedéseket megteszi, illetve kezdeményezi. Folyamatosan értékeli a vezetés, a szervezeti egységek, valamint az Elszámolóház egészének tevékenységét, munkáját. Intézkedéseket tesz a folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságának javítása érdekében. Szakmai javaslatokat dolgoz ki az irányító szerv részére az Elszámolóház és az Intézmények, Társulás és Intézményei hatékonyabb, gazdaságosabb és szabályosabb működésére, gazdálkodására vonatkozóan. Ellát minden, az Elszámolóház működését érintő jogszabályokban, az irányító szerv határozataiban az igazgató részére előírt feladatot. Kétévente köteles a belső kontroll rendszer témakörében a jogszabály által meghatározott továbbképzésen részt venni, vagy kijelölni azt a vezető állású személyt a vonatkozó jogszabályban foglaltaknak megfelelően, aki köteles teljesíteni a továbbképzési kötelezettséget. Az igazgatóhelyettes feladat- és hatásköre Az igazgató távolléte, akadályoztatása esetén ellátja az Elszámolóház vezetésének feladatait. Az igazgató távolléte, akadályoztatása esetén az igazgató írásbeli megbízása alapján gyakorolja a munkáltatói jogokat. 12

13 Az igazgatóval együttműködve kialakítja, tervezi, szervezi, irányítja, koordinálja és ellenőrzi az Elszámolóház szakmai és gazdasági működésének valamennyi területét. Javaslatot tesz az igazgató részére az Elszámolóház szakmai munkájának hatékonyabb megszervezésére, a racionális munkaszervezésre. Az igazgató megbízása alapján képviseli az Elszámolóházat. Részt vesz az Intézmények, Társulás és Intézményei, valamintaklik vezetőivel folytatott megbeszéléseken, indokolt esetben személyes egyeztetést kezdeményez. Javaslatokat tesz az Elszámolóház belső kontroll rendszerének, s ezen belül a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer (FEUVE) működtetésére vonatkozóan. Kapcsolatot tart az Intézmények, Társulás és Intézményei, valamintaklik vezetőivel, valamint a helyi, területi és országos szakmai szervezetekkel, intézményekkel. Folyamatosan értékeli az ellenőrzések tapasztalatait és azok alapján a szükséges intézkedésekre javaslatot tesz az igazgató részére. Folyamatosan értékeli a vezetés, a szervezeti egységek, valamint az Elszámolóház egészének tevékenységét, munkáját. Intézkedéseket tesz a folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságának javítása érdekében. Szakmai javaslatokat dolgoz ki az irányító szerv részére az Elszámolóház és az Intézmények, a Társulás és Intézményei hatékonyabb, gazdaságosabb és szabályosabb működésére, gazdálkodására vonatkozóan. Részt vesz az Elszámolóház kötelezően előírt szabályzatainak, továbbá az Elszámolóház működését segítő egyéb szabályzatok elkészítésében. Közreműködik az osztályvezetők, valamint a beosztott alkalmazottak munkaköri leírásának elkészítésében és folyamatos karbantartásában. Részt vesz a költségvetés elkészítésében, a végrehajtás során a hatékonyság, gazdaságosság és szabályszerűség követelményeinek érvényesítésében. Közreműködik az Elszámolóház éves költségvetési beszámolója szöveges értékelésének elkészítésében. Végrehajtja az igazgató által rábízott feladatokat. Szakmai munkájával az igazgató tevékenységét folyamatosan segíti. A gazdasági vezető feladat- és hatásköre A gazdasági szervezet szakmai irányítását és ellenőrzését látja el. Feladatát az igazgató közvetlen vezetése és ellenőrzése mellett látja el. Összehangolja a Pénzügyi Osztály, a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály, az Intézményműködtetési Osztály, valamint az osztályvezetők munkáját. Gazdálkodási feladatok tekintetében az Elszámolóház igazgatójának helyettese az Ávr. rendelkezései alapján. Felelős az Ávr.-ben a gazdasági szervezet részére előírt feladatok ellátásáért. 13

14 Tevékenységéről rendszeresen beszámol az igazgató (igazgatóhelyettes) részére. A jogszabályi előírásoknak megfelelően gondoskodik a számviteli politika keretében elkészítendő számviteli szabályzatok elkészítéséről és aktualizálásáról. Gondoskodik a kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzéséről, érvényesítésről, saját maga, vagy az általa írásban kijelölt - a jogszabályban meghatározott végzettséggel rendelkező - személyek által. Iránymutatást ad az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek, Társulás és Intézményei által foglalkoztatott, a gazdálkodási, könyvvezetési, adatszolgáltatási feladatok ellátásáért felelős alkalmazottaknak. Gyakorolja a pénzügyi ellenjegyzési jogkört. Pénzügyi ellenjegyzése (vagy az általa írásban kijelölt személy ellenjegyzése) nélkül kötelezettségvállalásra nem kerülhet sor, illetve követelés nem írható elő. Felelős az Elszámolóház gazdasági és pénzügyi tevékenységéért, a pénzügyi fegyelem megtartásáért. Gazdasági intézkedéseket hoz. Gondoskodik az Elszámolóház és az Intézmények, a Társulás és Intézményei elemi költségvetésének, a gazdálkodásáról szóló, a számviteli előírásoknak megfelelő beszámoló, a negyedéves költségvetési és mérlegjelentések elkészítéséről, az adatszolgáltatásokról. Kialakítja az anyag- és eszközgazdálkodás rendjét, megszervezi és biztosítja az Elszámolóház anyag- és eszközellátását. Kialakítja, szervezi és irányítja az Elszámolóház könyvviteli, elszámolási, vagyon-nyilvántartási, vagyonvédelmi rendjét. Kétévente köteles a belső kontroll rendszer témakörében a jogszabály által meghatározott továbbképzésen részt venni. Rendszeresen, legalább havonta egyszer közös értekezletet tart a Pénzügyi Osztály, az Intézményműködtetési Osztály és a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling osztály vezetői, munkatársai részére, melyről írásban beszámol az igazgatónak. Részt vesz az Intézmények (ide értve a Társulás és Intézményei)gazdasági dolgozóival tartott megbeszéléseken, indokolt esetben egyeztetést kezdeményez. Javaslatot tesz az igazgató részére a folyamatba épített, ill. vezetői ellenőrzés hatékonyságának növelésére. Az Elszámolóház, illetve az Intézmények, a Társulás és Intézményeibelső ellenőrzési feladatainak végrehajtása során az ellenőrzések függvényében közreműködni köteles. Elkészíti az Elszámolóház, valamint az Intézmények, a Társulás és Intézményei Munkamegosztási megállapodás szerinti adóbevallásait, meghatalmazottként eljár adóigazgatási eljárásokban. Így feladata különösen, hogy: Gondoskodik az Elszámolóház és az Intézmények, a Társulás és Intézményei (Munkamegosztási megállapodás szerinti) adóhatóság részére adandó adatszolgáltatásainak, adóbevallásainak, illetve azok szükség szerinti önellenőrzésének (áfa, rehabilitációs hozzájárulás, cégautó adó, stb.) jogszabályok szerinti elkészítéséről és határidőben történő továbbításáról, az adó megfizetéséről/visszaigényléséről. 14

15 Adóhatósági ellenőrzés esetén meghatalmazás alapján eljár az adóhivatalnál. Eljár az adóhatóságnál az Elszámolóház, illetőleg az Intézmények, a Társulás és Intézményeiegyüttes adóigazolás-kérelme és köztartozásmentes adózói nyilvántartásba vételének igénylése tárgyában. Gondoskodik az adózási feladatokhoz kapcsolódó nyilvántartások vezetéséről, az adó befizetéséről, illetve visszaigényléséről. Nyomon követi az Elszámolóház és az Intézmények, illetve a Társulás és Intézményei adófolyószámláját. Kialakítja az adózáshoz kapcsolódó feladatok folyamatba épített és vezetői ellenőrzését. Közvetlenül a gazdasági vezető irányítása alatt álló munkatárs Gazdasági főelőadó Ellátja az Elszámolóház gazdasági, pénzügyi, számviteli stb. feladatellátásának ellenőrzését a gazdasági vezető közvetlen vezetése és ellenőrzése mellett. Ellátja a szervezeti egységek vezetőitől kapott adatok ellenőrzését a gazdasági vezető iránymutatása alapján. Közreműködik a számviteli politika, illetve annak keretében elkészítendő számviteli szabályzatok, az Ávr. rendelkezései szerinti szabályzatok, eljárásrendek elkészítésében és aktualizálásában. Ellenőrzi a belső szabályzatokban foglalt előírások betartását. Segíti a Pénzügyi Osztály, a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály, az Intézményműködtetési Osztály osztályvezetőinek, munkatársainak és a gazdasági vezető munkájának összehangolását, koordinálását. Iránymutatást ad az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek, a Társulás és Intézményei által foglalkoztatott, a gazdálkodási, könyvvezetési, adatszolgáltatási feladatok ellátásáért felelős alkalmazottaknak. Közreműködik az adókötelezettségek teljesítésének végrehajtásában, ellenőrzi azokat. Segíti az Elszámolóház és az Intézmények, a Társulás és Intézményei elemi költségvetésének, a gazdálkodásáról szóló, a számviteli előírásoknak megfelelő beszámoló, aidőszaki költségvetési és mérlegjelentések, beszámoló valamint az egyéb adatszolgáltatások elkészítését. Biztosítja a pontos, alátámasztott és határidőre elkészülő adatszolgáltatásokat. Javaslatot tesz az Elszámolóház könyvviteli, elszámolási, vagyonnyilvántartási, vagyonvédelmi rendjének hatékonyságára, szükséges módosítására. Koordinálja és ellenőrzi a kis és nagy értékű eszköz nyilvántartást végzők munkáját, továbbá ellenőrzi az eszköznyilvántartást, annak alátámasztottságát, szabályszerűségét. Koordinálja és ellenőrzi a leltározási és selejtezési feladatok végrehajtását, annak szabályszerűségét. 15

16 Részt vesz a Pénzügyi Osztály, Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály, az Intézményműködtetési Osztály vezetői, munkatársai részére tartott értekezleten. Részt vesz az Intézmények (ide értve a Társulás és Intézményei) gazdasági dolgozóival tartott megbeszéléseken, indokolt esetben egyeztetést kezdeményez. Részt vesz a kincstárnokoknak tartott megbeszéléseken. Javaslatot tesz a belső kontrollrendszer hatékonyabb működésére. Javaslatot tesz az Elszámolóház intézményegységei működésének egységesítésére. Folyamatosan kapcsolatot tart az Elszámolóház szervezeti egységeinek vezetőivel, munkavállalóival, kincstárnokaival, valamint az Elszámolóházhoz rendelt intézmények munkatársaival, valamint részükre szakmai tanácsadást lát el. Feladatának végrehajtása során együttműködik a PMJV Önkormányzat Polgármester Hivatal, illetve a KLIK munkatársaival. Az Elszámolóház szervezeti egységeinek vezetői Osztályvezetők és kincstárnokok feladat- és hatásköre Szervezi, irányítja és ellenőrzi az osztály/intézményegység szakmai munkáját. Felelős az általa irányított osztály/intézményegység által végzett feladatok ellátásáért. Az igazgató utasításának megfelelően elkészíti az osztály/intézményegység szakmai munkájához igazodó éves munkaprogramját (feladatok, határidők, felelősök megjelölésével). Elkészíti a helyettesítés tervezett rendjét, a beosztottak munkaköri leírásait. A kincstárnok havi rendszerességgel írásos beszámoló formájában tájékoztatja az Elszámolóház vezetőit az intézményegység szakmai tevékenységéről, munkájáról, feladatairól, szakmai javaslatairól, a végrehajtott vezetői ellenőrzések eredményéről és a szakmai megbeszélések megtartásáról. Az osztályvezető írásos dokumentációt vezet a végrehajtott vezetői ellenőrzések eredményéről és az osztályértekezletek megtartásáról. Folyamatosan egyeztet az Elszámolóház szervezeti egységeinek vezetőivel, egyeztetés esetén kézjegyével látja el az egyeztetett dokumentum tervezetét. Az osztályvezető a szakterületén felmerülő kérdésekben egyeztet az Intézmény, a Társulás és Intézményei munkatársával. Felelős az osztály/intézményegység feladatainak határidőre történő elvégzéséért. Felelős az osztályon/intézményegységen belüli munkamegosztás kialakításáért, a hatékony munkavégzésért. Gondoskodik arról, hogy az osztály/intézményegység munkafolyamataiba épített ellenőrzés folyamatosan biztosítva legyen. Intézkedéseket tesz hatékonyságának javítására. Vezetői ellenőrzésekkel biztosítja a pontos munkavégzést. 16

17 Felelős a szervezeti egységek közötti folyamatos információáramlásért, az egyes szervezeti egységek együttműködését biztosító kapcsolattartásért. Segíti az igazgató humánpolitikai feladatainak ellátását, ellátja az ebben a körben rábízott feladatokat. Felelős az osztályon/intézményegységben végzett feladatokhoz kapcsolódóan a bizonylati rend és okmányfegyelem biztosításáért, az adójogszabályokban foglaltak betartásáért. Ügyiratkezelés ellenőrzése az általa vezetett osztály/intézményegység ügyiratai esetében. Szakmai segítői feladatokat lát el gyakornokok esetében. Részt vesz, aktívan közreműködik a vezetői/kincstárnoki értekezleteken. Indokolt esetben a felmerülő problémákról azonnal tájékoztatja az Elszámolóház vezetőit. Az osztályvezető nyomon követi a szakterületét érintő jogszabályi és egyéb előírások változásait, azokról az osztály dolgozóit és a kincstárnokokat tájékoztatja. Folyamatosan gondoskodik arról, hogy az osztály tevékenységét a szükséges szakmai ismeretek birtokában, megfelelő színvonalon végezze, vezetői és folyamatba épített ellenőrzések révén. Az adott osztályra/intézményegységbe érkezett próbaidős munkavállalók mellé mentort jelöl. Felügyeli a próbaidős munkavállaló szakmai fejlődését, értékelését. Tájékoztatja az Igazgatót a próbaidős munkavállaló szakmai alkalmasságáról. Segítséget nyújt a munkavállalóval kapcsolatos munkáltatói döntések kialakításában. A vezetők részletes feladat- és hatáskörét a munkaköri leírásuk tartalmazza. Az Elszámolóház belső szervezeti egységeinek megnevezése, főbb feladatai a) Jogi és Ügyviteli Osztály Jogi feladatok: Felülvizsgálja és nyilvántartja az Intézmények, valamint az Intézményegységek ingatlanait érintő helyiség-bérbeadások bérleti szerződéseit. Szervezi az Intézményegységek ingatlanainak bérbe adását. Előkészíti az Elszámolóház és az Intézmények, a Társulás és Intézményeiközbeszerzéseit, az Irányító szerv rendelkezése alapján közreműködik a közbeszerzési eljárás lefolytatásában. Elkészíti az Elszámolóház közbeszerzési, valamint beszerzési szabályzatait. Határidőre biztosítja a Közbeszerzéssel kapcsolatos adatszolgáltatásokat. Elkészíti, véleményezi és jogi ellenjegyzéssel látja el az Elszámolóház szerződéstervezeteit. Szerződés nyilvántartást vezet, biztosítja annak naprakészségét. Jogi szempontból felülvizsgálja az intézmények, a Társulás és Intézményeiszerződéstervezeteit. 17

18 Az Intézményekben, a Társulásnál és Intézményeibenfelmerülő igény esetén általános jogi segítséget nyújt. Az Elszámolóház munkatársaival közösen értelmezi a jogszabályokat. Folyamatosan nyomon követi a jogszabályi változásokat, munkatársait tájékoztatja. Gondoskodik arról, hogy az Elszámolóház munkáját érintő jogszabályokat és egyéb rendelkezéseket az Elszámolóház dolgozói megismerjék és alkalmazzák. Követelések jogi úton történő érvényesítésének lebonyolítása. Bekéri az Elszámolóháznál közalkalmazotti jogviszonyban lévő, vagyonnyilatkozat-tételre a jogszabály alapján kötelezett munkavállalók vagyonnyilatkozatait, és a nyilvántartást vezet a vonatkozó belső szabályozás alapján. Közreműködik az Elszámolóház és az Intézmények, a Társulás és Intézményeibelső szabályzatainak az elkészítésében, illetve jogi segítséget nyújt a szabályzatmódosítások elkészítésében és véleményezi a szabályzatok, utasítások tervezetét. Szabályzatok, utasítások módosítását kezdeményezi jogszabályi változás esetén. Az Elszámolóház alapító okiratának, SZMSZ-ének, valamint a Munkamegosztási megállapodás módosítására indokolt esetben, jogszabályi változás esetén javaslatot tesz. Elkészíti a szükséges előterjesztéseket, illetőleg közreműködik azok előkészítésében, ellenőrzésében és egyeztetésében. Jogi kontroll egyéb dokumentumok esetében. Stratégiai döntések előkészítése. Ügyviteli, igazgatási és szervezési feladatok: Elkészíti és felügyeli az Elszámolóház iktatásának, ügyiratkezelésének szabályozását. Ellátja az Elszámolóház adminisztrációját, iratkezelését, valamennyi szervezeti egység tekintetében. Biztosítja a titkársági feladatokat, így különösen iktatás, irattárazás, telefonok, faxok, -ek kezelése, postázás. Ellátja az Elszámolóház székhelyén dolgozók szabadságának kiírásával kapcsolatos feladatokat, valamint a kiírt szabadságokról analitikus nyilvántartást vezet, azt továbbítja a Munkaügyi Osztály részére legkésőbb minden hónap 5. napjáig a KIR3 programban való rögzítés céljából. Az Elszámolóház kulcsairól, bélyegzőiről és kapunyitóiról nyilvántartást vezet, gondoskodik azok cseréjéről és pótlásáról. Megszervezi és lebonyolítja az Elszámolóház kézbesítési feladatait. Közreműködik az Intézményegységek hivatalos levelezésével kapcsolatos feladatokban (levelek nyomtatása, aláíratása, továbbítása). Ellátja az Elszámolóháznál és az Intézményegységeknél a mobil- és vezetékes telefonkészülékekkel és előfizetésekkel, az Intézményeknél a mobil telefonkészülékekkel és előfizetésekkel kapcsolatos szerződéses feladatok teljes körű lebonyolítását, a számlázás és analitikus nyilvántartás vezetés kivételével. Karbantartja és folyamatosan aktualizálja az Elszámolóház honlapját. 18

19 A multifunkciós nyomtatók számlálóállásait havonta begyűjti. Megszervezi az értekezleteket és biztosítja az azok lebonyolításához szükséges feltételeket. Aktualizálja az Elszámolóház dolgozóinak elérhetőségét tartalmazó telefonkönyvet, melyet megküld a fenntartó és a hozzá rendelt intézmények részére, illetve tájékoztatja őket a bekövetkezett személyi változásokról. Az Elszámolóház székhelyét érintő beszerzésekhez adatot szolgáltat az Intézményműködtetési Osztály részére a szerződéses partnerek felé történő megrendelésekhez, illetve ilyen partnerek hiányában elvégzi a megrendelést és beszerzést. Ezzel összefüggésben ellenőrzi az osztályát érintő beérkezett számlákat és utalványrendeleteket. A székhely épület működtetésével kapcsolatos feladatok: Gondoskodik az épület nyitásáról és zárásáról, működteti a vagyonvédelmi berendezéseket. Tisztán tartja az Elszámolóházat és környezetét, biztosítja a rendezett környezetet. Takarít. Nyomon követi a rendelkezésre álló takarítószerek mennyiségét és lejáratát, vezeti a kapcsolódó nyilvántartásokat. Közétkeztetés lebonyolításához kapcsolódó feladatok Szervezi és lebonyolítja a közétkeztetési feladatokat. A közétkeztetésre vonatkozó szerződés tartama alatt folyamatosan ellenőrzi a szolgáltatás teljesítését. Ellenőrzi a közétkeztetés-szolgáltató által ellátott étkeztetés minőségét, és a szolgáltatatás színvonalát (nyersanyag minősége, nyersanyag norma betartása, napi energia és tápanyagszükséglet, ételkészítés folyamatai, hűtőlánc, tálalás, készétel minősége, mennyisége, kiszállítás, szolgáltatás színvonala, maradék mennyisége, használt edényzet, stb.). Ellenőrzi a közétkeztetés-szolgáltató teljesítését szakmai és közegészségügyi szabályok figyelembevételével. Érdemi egyeztetést folytat a közétkeztetés-szolgáltatóval az étlappal kapcsolatosan. Egyeztet a közétkeztetés-szolgáltatóval az étrend változatosságáról, valamint az ezzel kapcsolatos észrevételekről igény szerint, de legalább évente kétszer (augusztus, március hó). Kezeli az intézmények által jelzett kifogásokat, észrevételeket. Betartatja és ellenőrzi a közétkeztetésre vonatkozó, mindenkor hatályos jogszabályok, ajánlások, szakmai szabályok és belső szabályozások (így például a munkáltatónál kialakított módszertan), továbbá a közétkeztetésre vonatkozó szerződés előírásainak betartását. Intézményektől adatokat gyűjt az igénybevett étkezés nyilvántartásához kapcsolódóan, melyet egyeztet a PZS MenzaSzoft programban szereplő adatokkal, valamint a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály által könyvelt bizonylatokkal. 19

20 A PZS MenzaSzoft programmal kapcsolatos fejlesztési, módosítási igények egyeztetése a programozóval. Közreműködik az intézmények által jelzett eltérések feltárásában, megoldásában. Adatszolgáltatások elkészítése, továbbítása a PMJV Önkormányzat Humán Főosztálya részére (pl. önkormányzati hozzájárulás). Az Intézmények által vezetett étkezési térítési díjkedvezményre való jogosultság dokumentációjának ellenőrzése. Az éves költségvetés tervezése során, az étkeztetéshez kapcsolódó kiemelt előirányzatok megállapításához adatot szolgáltat a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály részére. Ellátja a közétkeztetéshez kapcsolódó ügyviteli feladatokat. Szervezi és lebonyolítja Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata által az önkormányzati iskolákba járó gyermekek részére biztosított és a Pécsi Kulturális Központ kezelésébe rendelt balatonfenyvesi nyári gyermektáborokban (továbbiakban: nyári gyermektáborok) a gyermekétkeztetést Közreműködik a nyári gyermektáborokban résztvevő pedagógusok étkeztetésének megszervezéséhez és lebonyolításához szükséges tájékoztatás megadásában. Együttműködik Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Humán Főosztályával a nyári szociális gyermekétkeztetés megrendelése kapcsán a Humán Főosztálytól kapott adatok alapján. Folyamatosan együttműködik az Elszámolóház vezetőivel, más szervezeti egységeivel, az Intézményegységekkel, az Intézményekkel, a Társulással és Intézményeivel. Közbeszerzési eljárás lefolytatása esetén együttműködik az Irányító szerv által megbízott eljárást lebonyolító személlyel/szervezettel. Tevékenysége során együttműködik a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeivel, valamint a KLIK-kel, továbbá az Elszámolóház szerződéseit érintően a szerződéses partnerekkel. A Jogi és Ügyviteli Osztály engedélyezett álláshelye: 8. b) Pénzügyi Osztály Az osztályvezető felelős az osztály tevékenységéért. Hatáskörébe tartozik az osztály munkájának megszervezése, beosztása, koordinálása, ellenőrzése. Pénzügyi feladatok: A Munkamegosztási megállapodás alapján ellátja az Elszámolóház és az Intézmények, a Társulás és Intézményei meghatározott pénzügyi feladatait. Biztosítja az Elszámolóház és az Intézmények működéséhez és az Intézményegységek működtetéséhez szükséges pénzügyi fedezetet. A hatályos jogszabályi előírásoknak, az Irányító szerv utasításainak, valamint a belső szabályzatokban rögzítetteknek megfelelően végzi tevékenységét, szervezi az 20

21 Elszámolóház és az Intézmények, valamint a Társulás és Intézményei pénzügyi munkáját. Feladatai elsősorban: Biztosítja a beérkező bizonylatok és a számlák átadását-átvételét a Pénzkezelési Szabályzatban, belső szabályzatban foglaltak szerint. Átveszi és ellenőrzi az Intézményektől, a Társulástól és Intézményeitől beérkezett utalványrendelettel felszerelt és mellékletekkel ellátott bizonylatokat, házipénztár bizonylatokat (pénztárjelentés, pénztárbizonylat, számla, egyéb mellékletek) továbbítja azokat a költségvetési és kontrolling feladatot ellátó munkatársak felé, a házipénztár bizonylatokat a könyvelői feladatokat ellátók részére. Az átvétel és az ellenőrzés dokumentáltan történik. Érkezteti és ellenőrzi az Elszámolóház részére érkezett számlákat, továbbítja a költségvetési és kontrolling feladatot ellátó munkatársak felé, a karbantartási és a működtetéshez kapcsolódó számlák tekintetében az Intézményműködtetési Osztály részére. Vizsgálja az intézmények tekintetében ateljesítés igazolásának szabályszerűségét a jogszabályi előírások és az Intézmény által beküldött belső szabályzat és aláírásminta alapján. Karbantartási vállalkozó számláját az Intézményműködtetési Osztály által meghatározott szempontok szerint ellenőrzi, amennyiben a feltételeknek nem felel meg, azt dokumentáltan visszaadja a karbantartási vállalkozó részére. Másolja az Elszámolóház beérkező közüzemi számláit továbbszámlázás dokumentálása céljából, majd továbbítja az Intézményműködtetési Osztály részére. Analitikus nyilvántartást vezet az Elszámolóház telefon, mobil internet számláiról, teljesíti a kapcsolódó számlázási és egyéb kötelezettségeket, a továbbszámlázásra vonatkozó megállapodás, belső szabályozás alapján. Az Elszámolóház intézménységeire vonatkozó mérőóra állásai, valamint az Intézményműködtetési Osztály adatszolgáltatása alapján az IREZSI programmal a közüzemi díjakat továbbszámlázza a bérlők felé az ÁFA törvény és szerződésekben foglalt előírásainak megfelelően. Tételesen ellenőrzi takarítással kapcsolatos számlákat a kapcsolódó minőség ellenőrzés végrehajtását, valamint ellátja azok teljes igazolását. Gondoskodik az eseti és rendkívüli takarítás megrendeléséről és végrehajtatatásáról, annak nyomon követéséről. Tételesen ellenőrzik az értékszállítással kapcsolatos számlákat, és ellátja a teljesítésigazolásokat. Működteti az Elszámolóház pénztárát, kezeli az ellátmányokat, vezeti a kapcsolódó analitikus nyilvántartásokat. Az Intézményegységek részére ellátmányt ad ki, elszámoltatja azt, ellenőrzi a bizonylatokat, a hiba esetén gondoskodik annak javíttatásáról és ellenőrzi, hogy megtörtént-ejavítás.ellenőrzi az Elszámolóház pénztárát. A házipénztárat működtető Intézménynél a készpénzellátást a fizetési számlája terhére kibocsátott készpénzfelvételi utalványon keresztül biztosítja, melyekről elkülönített nyilvántartást vezet. 21

22 Intézi a banki, deviza kartonok nyitását a FORRÁS SQL rendszerben. Működteti a számlavezető pénzintézettel kötött megállapodás alapján a kiskincstári rendszert, a működtetés során folyamatosan kapcsolatot tart a számlavezető pénzintézettel és az Irányító szervvel. A Kiskincstári rendszer működésére vonatkozó részletes szabályokat belső szabályzatban határozza meg. Bonyolítja a Társulás és Intézményei pénzügyi folyamatait, egyezteti és ellenőrzi a Társulás és intézményei részére a PMJV Önkormányzat Pénzügyi Főosztály által biztosított finanszírozást. Biztosítja a gazdálkodáshoz szükséges pénzeszközöket, elkészíti a finanszírozás tervet heti, havi bontásban, figyelemmel kíséri és biztosítja a likviditást, szükség esetén módosítási igényét - írásban jelzéssel él a PMJV Önkormányzat Pénzügyi Főosztály felé. Az Intézmény pénzeszközeinek forgalmát az Intézmény fizetési számláján, illetve amennyiben pályázathoz kapcsolódó támogatási szerződés azt megköveteli adott pályázati programokhoz kapcsolódó, illetve egyéb meghatározott célra felhasználható pénzeszközök kezelésére nyitott elkülönített számláin és devizaszámláin bonyolítja. A meghatározott célra felhasználható pénzeszközöket elkülönítetten kezeli. Az Intézmény által megküldött fizetési számla és a hozzá kapcsolódó alszámla nyitási kérelmeket felülvizsgálja, eljár a pénzforgalmi számlák megnyitása érdekében az OTP Nyrt-nél. Utalási naponként finanszírozás keretében biztosítja az Intézmény részére a fizetési számláján szükséges fedezetet és azt az Intézmény fizetési számlájára utalja. Előkészíti és ellenőrzi a napi banki utalásokat, továbbítja a számlavezető bank felé. Továbbítja a bankszámlakivonatokat és a postai befizetés mellékleteit a könyvelő részére. Figyelemmel kíséri és egyezteti a szolgáltatók az Elszámolóház bankszámlájára történő visszautalásait és jelzi az egyeztetés eredményét a könyvelő részére. Ügyintézési feladatokat lát el a vevőfolyószámlák, egyenlegközlők, fizetési felszólítások tekintetében. Ügyintézési feladatokat lát el a számlareklamációk tekintetében. Intézi a számlák visszaküldését a Szolgáltató részére, a visszaküldött számlákról tételes nyilvántartást vezet. Folyamatosan kapcsolatot tart a számlavezető bankkal. A Munkaügyi Osztállyal együttműködve közreműködik a rehabilitációs hozzájárulás és a cégautó adó bevallás elkészítésében, valamint az adóhatóság felé történő egyéb igazolások és nyilvántartások bejelentésében. Javaslatot tesz a finanszírozási rendszer fejlesztésére. Teljes körűen vezeti a szigorú számadású nyilvántartásokat. Szabályozza és biztosítja a kintlévőségek kezelését az Elszámolóház és az Intézmények, a Társulás és Intézményei vonatkozásában. A fizetési meghagyásos eljárás indítatásának szükségességét jelzi Jogi és Ügyviteli Osztály részére és a szükséges dokumentumokat teljes körűen átadja részére a további ügyintézés céljából. 22

23 A Magyar Államkincstár részére havi jelentést készít a felvett munkabérelőlegekről. Az intézmények és az Elszámolóház munkabérelőlegeiről analitikus nyilvántartást vezet, melyről havonta írásban átadja a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztályvezető részére. Ellenőrizi, hogy a KSH felé a kereskedelmi szálláshelyekről történő adatszolgáltatás határidőben megtörtént-e. Biztosítja a pénzügyi ellenjegyzési és a kontrolling feladatokat belső szabályzatban meghatározott érték felett. Ellenőrzi a pénzgazdálkodás folyamatában részt vevő személyek jogosultságát. Elkészíti az Ávr. szerinti pénzgazdálkodási folyamatokra vonatkozó aláírási mintát, azt folyamatosan aktualizálja. Az Intézmény írásbeli adatszolgáltatása alapján nyilvántartja a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, utalványozásra, érvényesítésre, teljesítés igazolásra, jogosultak névsorát, aláírás-mintáját és a jogosultság körét. KLIK részére továbbszámlázza, illetve kimutatja a MEGÁLLAPODÁSban foglalt szolgáltatásokat, beszerzéseket. Biztosítja az információáramlást az Intézmények, a Társulás és Intézményei, a KLIK és az Elszámolóház között. Elkészíti, bonyolítja és kezeli, ellenőrzi, a közétkeztetésre vonatkozó pénzügyi elszámolásokat, számlákat a Jogi és Ügyviteli Osztállyal együttműködve. Ellátja a közétkeztetéshez kapcsolódó pénzügyi ügyviteli feladatokat (intézménytől érkező teljesítés igazolások és a Szolgáltató által kiállított számlák ellenőrzése, szükséges nyilvántartások vezetése). Egyeztetési, ellenőrzési és lekérdezési funkciót tölt be. Napi munkája során folyamatosan együttműködik az Intézményműködtetési, valamint Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal, a gazdasági vezetővel, gazdasági főelőadóval. A bizonylatok és az információ áramlását dokumentáltan végzi. Folyamatosan kapcsolatot tart a számlavezető pénzintézettel és a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával a kiskincstári rendszer működésével kapcsolatban. Biztosítja a kiskincstári rendszer működéséhez, illetve a szállítói tartozásokról és kintlévőségekről a szükséges naprakész információkat. A Pénzügyi Osztály engedélyezett álláshelye: 7. c) Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály Az osztályvezető felelős az osztály tevékenységéért. Hatáskörébe tartozik az osztály munkájának megszervezése, beosztása, koordinálása, ellenőrzése. Költségvetési és kontrolling feladatok Az Elszámolóház a Munkamegosztási megállapodás alapján ellátja az Elszámolóház és az Intézmények, a Társulás és Intézményei meghatározott költ- 23

24 ségvetési, előirányzat gazdálkodási, kötelezettségvállalás nyilvántartási feladatait, vezetői információs rendszert működtet. Megszervezi a költségvetési tervezőmunkát. Elkészíti az Elszámolóház költségvetési koncepcióját, illetőleg koordinálja az Intézményi költségvetési koncepció elkészítését. A PMJV Önkormányzat Pénzügyi Főosztályával egyeztet a költségvetési tervező munka szakaszaival, határidővel kapcsolatban. Teljes körűen ellátja az Elszámolóház, illetőleg az Intézményi, a Társulás és Intézményei költségvetésének tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat a hatályos jogszabályi előírásoknak, belső szabályzatoknak és eljárásrendnek megfelelően, figyelmet fordítva a gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség követelményére, illetőleg a belső kontrollok működésére. Az Intézmények költségvetési tervezetét megküldi a PMJV Önkormányzat Pénzügyi Főosztálya részére. Az elemi költségvetés személyi juttatásokra és létszámadatokra vonatkozó űrlapjait megküldi az Intézmény részére. Az önkormányzat mindenkori költségvetési rendeletében az Intézményegységek érdekében felmerülő kiemelt üzemeltetési előirányzatokat megtervezi, azok előirányzatait és felhasználását elkülönítetten nyilvántartja, azok alakulásáról a KLIK-et tájékoztatja. A bevételi és kiadási előirányzatok és teljesítésük alakulásáról, a szabadon felhasználható előirányzatokról havonta tájékoztatja az Intézményt. Egyeztet az Intézménnyel, amennyiben a kimutatott előirányzatok, előirányzat-felhasználások és a rendelkezésre álló dokumentumok, illetve az Intézmény által nyilvántartott adatok között eltérést tapasztal. Közreműködik az elemi költségvetéshez és a költségvetési beszámoló, illetve adatszolgáltatásokhoz szükséges adatok bekérésében, az elkészítésében, és ellenőrzésében. A költségvetés hatályos jogszabályi előírások és belső szabályzatok szerinti végrehajtásához biztosítja a bevételi és kiadási előirányzatok folyamatos, naprakész szabályszerű és teljes körű nyilvántartását, nyomon követését. Könyveli az előirányzat módosításokat a költségvetési számvitelben a hozzárendelt költségvetési szervekkel együttműködve, illetőleg megküldi az előirányzat változtatásokkal kapcsolatos adatokat az Irányító szerv/társulás esetében a Polgármesteri Hivatalnál a Társulási Tanács munkaszervezeti feladatait ellátó személy részére. Egyezteti és felülvizsgálja az Intézmény által kezdeményezett saját hatáskörű előirányzat-módosításokat számszaki és jogszerűségi szempontból. Amennyiben a felülvizsgálat és egyeztetés során hibát talál, illetőleg megállapítja, hogy a saját hatáskörű előirányzat módosítások nem a jogszabályi előírásoknak megfelelően történtek, azt visszautasítja, melyről tájékoztatja az Intézményt, és a nem szabályszerű előirányzat módosítási kérelmet a hiba okának megjelölésével, visszaküldi az Intézménynek. Átvezeti az Intézmény költségvetésében a szabályos, jogszabályi előírásoknak megfelelő, az Önkormányzat költségvetési rendeletével összhangban lévő saját hatáskörű előirányzat módosításokat. 24