Gödöllő Város Önkormányzata (12) FEJLESZTÉSI ELEM: HUMÁN ERŐFORRÁS ÁTVILÁGÍTÁS EREDMÉNYEIT TARTALMAZÓ INTÉZMÉNYIRÁNYÍTÁSI MODELL FELÜLVIZSGÁLAT

Átírás

1 Gödöllő Város Önkormányzata (12) FEJLESZTÉSI ELEM: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése HUMÁN ERŐFORRÁS ÁTVILÁGÍTÁS EREDMÉNYEIT TARTALMAZÓ INTÉZMÉNYIRÁNYÍTÁSI MODELL FELÜLVIZSGÁLAT Készítette: CONTROLL Holding Tanácsadó Zrt. Közigazgatási Igazgatósága november 1

2 Tartalom 1. Köszönetnyilvánítás az együttműködésért Humán erőforrás kapacitással kapcsolatos dokumentumok felülvizsgálata és elemzése Pályázati célok és elvárások Humán-erőforrás kapacitásgazdálkodásának fejlesztési lehetőségei Feladatkörök vizsgálata a Polgármesteri Hivatalban, munkaköri leírások kiegészítésére tett tanácsadói javaslatok Munkanap-fényképezés eredményeinek bemutatása Team-munka, feladatkijelölés, pontosítás A munkanap-fényképezés módszertana és eszköze Alkalmazandó kódszámok: Munkanap-fényképezés a Polgármesteri Hivatalban A munkanap-fényképezés előkészítése Az önfényképezés eredményeinek bemutatása Összegzés Munkanap-fényképezés az intézményekben Munkanap-fényképezés az 1. sz. Városi Bölcsődében Munkanap-fényképezés a Zöld Óvodában Intézmények HR felülvizsgálatának összefoglalása...92 ÁROP-3.A /12/1.ver. 2

3 1. Köszönetnyilvánítás az együttműködésért A CONTROLL Holding Zrt. Közigazgatási Igazgatóságának tanácsadói és szakértői köszönetüket fejezik ki a Dr. Nánási Éva Jegyző Asszony által kijelölt szakmai teamnek a dokumentum összeállításában nyújtott segítségükért. Dr. Kálmán Magdolna, szakmai team-vezető Szilárdi Lászlóné, pénzügyi vezető Dr. Tamás Márta, szakmai közreműködő Varga Gábor, szakmai közreműködő Lőrincz Marianna, szakmai közreműködő Kovács Gergő, projektmenedzser Köszönjük együttműködésüket! 3

4 2. Humán erőforrás kapacitással kapcsolatos dokumentumok felülvizsgálata és elemzése 2.1. Pályázati célok és elvárások Az önkormányzat által megfogalmazott pályázatban a kijelölt szervezetek és intézmények vonatkozásában munkanap-fényképezéssel és dokumentumok elemzésével fel kell tárni azokat a humán-erőforrás kapacitásgazdálkodással kapcsolatos fejlesztési lehetőségeket, melyek tényekre épülőek és a HR dokumentumok által igazolhatóak. Ezért tanácsadási munkánk alapvetően épít a HR dokumentumok felülvizsgálatára, munkanap-fényképezés adataira és tényeire, vezetői team-mel való párbeszédre. A magyar közigazgatással szemben megfogalmazott elvárások, melyek lakossági oldalról az eredményesség, a közszolgáltatás hatékonysága, valamint a személyzettel szemben támasztott elhivatottság hármas egységével írható le leginkább, az elmúlt évek dinamikus szervezeti átalakításaiban már alapvetően megjelentek. A rendszerváltoztatást követő évtizedek statikus időszakát 2010-től a gyors és a lakossági igényekhez hozzárendelhető közigazgatási szervezeti keretek kialakítása jellemezte. Ezért is hallottuk szinte az összes önkormányzati megbízásunk teljesülése során azt, hogy ez az ÁROP pályázat jobb lett volna, ha 2012-ben indult volna el és előkészítette volna a január 1-i jelentős szervezeti átalakulásokat, adataival, tényfeltárásával és szakmai kérdések megfogalmazásával. De mivel ez a közigazgatás-fejlesztési projekt végén, de leginkább év szakmai programjává vált, figyelembe kell vennünk, hogy az önkormányzat saját hivatalát és ehhez hozzákapcsolódóan intézményrendszerét is már a január 1-i követelményekhez illeszkedően újraértelmezte és a legtöbb helyen átszervezte. Ezeket a jogszabályi kötelmeket, melyek a szervezeti működésre vonatkozóan alternatívát nem engedve hozta létre a jelenlegi működési struktúrát, vonta elemzés alá a CONTROLL Zrt. tanácsadói köre és megállapításainkat és az elvégezhető feladatok körét is ezen együttes előzmények figyelembe vételével hajtotta végre. 4

5 Az alábbi dokumentumok kerültek tanácsadóink által bekérésre és felülvizsgálatra. Megállapításainak táblázatban foglaltuk össze. Felülvizsgált dokumentum neve Önkormányzati SZMSZ Jogszabályi követelményeknek megfelel? Szakmai, vezetői, irányítói funkcióknak megfelel? Integrált irányítási rendszerhez illeszkedik? igen igen igen Hivatali SZMSZ nem, nincs aktualizálva - - Közszolgálati szabályzat Munkaköri leírások igen igen igen igen, de kiegészítés szükséges igen igen A projekt indításakor polgármesteri és jegyzői elvárásként fogalmazódott meg a közigazgatás szolgáltatási színvonalának emelése az erőforrások ezzel párhuzamos optimalizálásával. Ehhez nekünk, mint közigazgatás-szervezőknek azokat a feltételeket kell megteremtenünk, melyek a hivatal, intézmények tekintetében a hatékonyság növelését, takarékossági szempontok figyelembe vételével (lásd a pályázat 3. és 4. fejlesztési célterületeit és általunk ott megfogalmazottakat) kell elvégeznünk. A közigazgatás eredményessége, a szolgáltatási színvonal hivatali és intézményi területeit tekintve is a legfontosabb mérési módszerrel, lakossági kutatással lett általunk alátámasztva. Megállapításainkat a 9. fejlesztési célterület követelményeit teljesítő elemző tanulmányunk foglalja össze. A vevő, azaz a szolgáltatásokat igénybe vevő lakossági, gazdasági társasági és intézményi kör véleményt nyilvánított a több száz felénk megküldött kitöltött kérdőívvel, illetve az önkormányzati honlapon elhelyezett online formában. A pályázati célban meghatározott humán-erőforrás gazdálkodás hatékonyságának vizsgálata és a hozzárendelhető kapacitások elemzése csak akkor nyújt objektív képet, ha figyelembe vesszük, hogy az önkormányzat milyen települési környezetben, milyen demográfiai adottságok között működik. 5

6 Színesíti a képet, hogy két egyforma önkormányzat összehasonlításánál sem találhatunk azonos HR kapacitásokat, mivel az elmúlt 15 évben a jelentős informatikai fejlődés a közigazgatás szolgáltatási folyamatait tekintve is létszámtakarékosságot biztosított a jegyzőnek és a képviselő-testületnek. Láthatóan ez egy többváltozós egyenletként viselkedő elemzés, hiszen ha csak figyelembe vesszük az önkormányzat demográfiai környezetét, az atipikus foglalkoztatási formákat (lást TÁMOP pályázat), a gyorsan öregedő, ezáltal sok fiatalt alkalmazó közigazgatást, a piaci kihívások miatt az üzleti szféra elszívó hatását, az életpálya modell elhúzódó meghirdetését, a január 1. után kialakuló járási és kormányhivatali szervezetek működését, akkor beláthatjuk, hogy a polgármesternek és/vagy jegyzőnek nem könnyű eldöntenie, hogy az önkormányzatnál maradó feladatok ellátásához a hivatalt milyen szakemberekkel töltse fel. Az önkormányzatnak és intézményeinek HR kapacitásgazdálkodása az elmúlt évek gyakorlatát figyelembe véve az alábbi kérdések megválaszolása mentén tekinthető át leginkább: A tevékenység jellegéhez illeszkedően kötött vagy rugalmas/atipikus foglalkoztatási formában működik a szervezet? Főállású vagy külső kapacitásokat bevonó a szervezet működése? (megbízási szerződések, alvállalkozói szerződések, stb.) A szervezet vezetőtől munkatársig történő összeállítása az elvégzendő feladatokhoz illeszkedik vagy a meglévő személyzet adottságait veszi figyelembe? Mérhető-e a HR tevékenység teljesítménye? Tanulmányunkban ezen kérdések mentén kívánunk választ adni az egyes szervezeti egységek humán-erőforrás kapacitásgazdálkodásának megítélésére vonatkozóan. 6

7 2.2. Humán-erőforrás kapacitásgazdálkodásának fejlesztési lehetőségei A projekt évi indítása és végrehajtása kényes HR problémát vet fel a képviselő-testület felé, hiszen választás évében nincs érzékenyebb terület, mint a személyzettel és munkatársakkal kapcsolatos vizsgálatok, elemzések. A munkatársak sokszor már a kutatást és az első interjúkat is fenntartásokkal kezelik, félnek, hogy állásuk, beosztásuk veszélybe kerül. Pedig nem kerülhetjük meg azt az alapproblémát, hogy a január 1-i állapot után is, bár summásnak tekinthető a kijelentés, hogy HR vonatkozásban javítani kell a költséghatékonyságon, ezáltal a kapacitásgazdálkodáson, mivel a magyar közigazgatás nemzetközi összehasonlítások adatai szerint is magasabb költségszinten működik, mint az Európai Unió más, hasonló nagyságú országában. Az igény, különösen a képviselő-testület irányából fennáll a költséghatékony foglalkoztatásra, mert az éves költségvetések tervezésekor láthatóan a legnagyobb költségelemeket a személyzethez kötődően kell megtervezni. Azok az eddigi törekvések, melyek a munkatársakhoz kötődő költségek csökkentésére irányulnak, a legtöbb esetben leépítésekhez és átszervezésekhez vezetett. Ezek viszont csak akkor fogadtathatóak el a szervezeten belül megmaradt munkatársakkal, de még a közigazgatási szolgáltatást igénybe vevő lakossággal is, ha a szervezet által nyújtott közszolgáltatás színvonala nem csökken. Több száz önkormányzati ügyféllel a hátunk mögött kijelenthetjük még a HR területre vonatkozóan azt az általános, minden önkormányzatra igaz megállapításunkat, hogy a hivatali és önkormányzat intézményeinek szervezeti kultúrája és az ezekhez hozzárendelt működési struktúra csak nagyon lassan változik, ellentétben a profitorientált gazdasági társaságok személyzetében bekövetkező változásokkal. A magyar közigazgatás hierarchikus szervezete a gyakran rosszul megszervezett szolgáltatási folyamatok, a nem tudatosan felépített HR stratégiák bebetonozták az úgy sem változik itt semmi elvet. Partnerkörünkben szerencsére többségében olyan megbízásokat teljesítünk, ahol a változtatás kényszerét maguk a vezetők határozták el, így mentesülhettünk ezektől az országosan mérhető betegségektől. 7

8 Az Államreform Operatív Programok (a jelenlegi és a 2008-ban elindított is) nagymértékben tudták segíteni a hivatal vezetését és a képviselő-testületen keresztül az intézmény vezetőit, hogy merjenek hozzányúlni ahhoz a merev rendszerhez is, melyeket az elmúlt évben elkerültek a változások és a kényszerű beavatkozások. Az emberi erőforrással való gazdálkodás ezért épült be a polgármesteri és intézményi szervezeti struktúrákba és az azokat támogató irányítási rendszerekbe. Szükséges ennél a pontnál kitérnünk még arra, hogy mennyire megtévesztő volt a 2010-ben a HR területre belobbizott Közös Értékelési Keretrendszer, azaz a CAF. Sokan az egyszerűsítés szándékától vezérelve úgy gondolták, egy fundamentumig hatoló folyamatszabályozás, ISO 9001 szabványrendszeréhez illeszkedő polgármesteri hivatali és/vagy intézményirányítási rendszerét felválthatja az egyetemi tanulmányainkban már régről ismert belső imázs vizsgálat Brüsszel által elegánsabbá tett CAF kutatása. Sokat küzdött a CONTROLL Közigazgatási Igazgatósága az akkori Belügyminisztérium néhány vezetőjével, akik szakmailag megalapozatlanul állították, hogy a folyamatszabályozás legjobb módszere a CAF rendszerek bevezetése. Szerencsére a szakma történelmi kronológiája mára helyre tette az értékeket, hiszen az ISO 9001 minőségirányítási rendszer mérés-elemzés fejezetébe integrálódott be a CAF kutatás, mint egy egyszerű résztechnika, mely minősítés szempontjából a dolgozó kezébe adja a véleménynyilvánítás szabadságát, hivatali és szervezeti vezetőit tekintve. Ezért tartjuk fontosnak jelen ÁROP pályázat HR kapacitásgazdálkodási folyamatait, mert a közigazgatáson belül is egyre modernebb és informatikával támogatott korszerű folyamatokat és gondolkodást kell kialakítanunk a lehető legrövidebb időn belül. Ehhez azonban a szervezeten belül dolgozó munkatársaknál is szemléletváltásra van szükség, mert a mai nap is még meg kell küzdenünk a lakosság igényeinek felméréséből származó kutatási adatok közigazgatási folyamatokba történő beépülésével. Az ügyfélközpontúság mára nemcsak a profitorientált szervezetek legfontosabb rendezőelve, hanem a közigazgatásé is, melyhez megfelelő kompetenciával és lojalitással rendelkező hivatali és intézményi munkatársakat kell hozzárendelnünk. 8

9 Mindezeket a folyamatokat tanácsadóink által irányítottan előzetesen meghatározott ütemterv szerint kellett végrehajtanunk. A munkakörök áttekintése, a munkanapfényképezés lebonyolítása, a munkaköri leírások vizsgálata számos olyan kérdést megfogalmaz, melyek a hatékonyság és a kapacitásgazdálkodás kiinduló adatai lettek. A most kialakuló köztisztviselői életpályamodell átalakítása ezekre az információkra épülően kell, hogy bekövetkezzen, melyet egyre intenzívebb módon támogat a kreditpontos köztisztviselői képzések rendszere. Csak érintőlegesen szükséges azt a témakört is körbejárnunk, melyre számos hazai kutatás rávilágít és az általunk végzet munkanap-fényképezések is adatokat szolgáltatnak, ez pedig a közigazgatáson belül a fiatalabb korosztállyal való szervezeti megerősítés. A munkanap-fényképezések benchmark adatbázisában, melyet több mint 15 éve gyűjtünk, azt tapasztaljuk, hogy az átlagéletkorhoz képest nagy a szórás és azon belül is alacsony a középkorú munkavállaló a hivatalokban. Ezen csak úgy lehet változtatni, ha az előző gondolatban felvetett közigazgatási életpályamodell versenyképesebbé teszi ezt a tevékenységet. A lakossági kutatás pedig arra ad háttér információt, hogy a társadalmi megbecsülés erősödése hosszú távon segítené a közigazgatás humán-erőforrás kapacitásgazdálkodását a megtartó erő erősödésével. A szervezetfejlesztési tevékenységünk ÁROP projektjében legfontosabb cél a közszolgáltatási folyamatok egyszerűsítése, gyorsabbá tétele a humán-erőforrás ügyintézési kapacitásainak újjászervezésével együtt. Az ÁROP pályázattal párhuzamosan a CONTROLL Zrt. tanácsadói egy, a TÁMOP pályázat rugalmas munkaerő kialakítását célul kitűző pályázatát is konzultálja több önkormányzatnál. Azt tapasztaljuk, nagyon nehéz még megalapozott tényadatokkal is változásokat kikényszeríteni a túlhierarchizált hivatalban, mert a jegyzők, amikor komolyra fordul a javaslattételi szakasz, szeretnének kifarolni a tényekkel alátámasztott változtatások elől. A TÁMOP projekt kapcsán önkormányzataink felé azokra a területekre, ahol az adatvédelmi kérdések nem akadályozzák meg, javaslatot tettünk a részmunkaidős, illetve távmunkában történő foglalkoztatásra. Ahol ezt be is vezették, jelentős munkamorál javulást és költséghatékonyság javulást tudunk elérni. 9

10 Legfontosabb szempontnak tekintjük, hogy a munkatársak megítélésében, munkájuk minősítésében elsődlegesen a teljesítmény legyen a cél, és az, hogy milyen formában valósul meg, ebben a kérdéskörben másodlagosnak számít. Még maradva az általánosságok szintjén, szükségesnek tartjuk megemlíteni a helyes és jó gyakorlatokat, azaz a best practice -t, mely minden közigazgatási szerv számára fejlődésük történetiségéhez rendezve kell, hogy előálljon. Azok a jó gyakorlatok, melyek pl. az önkormányzat hivatalának és lakossági kapcsolattartásának vagy az önkormányzat intézményénél, pl. egy óvodánál a szülői kapcsolattartásra épülve növelték a szervezet elfogadottságát, elősegítették a gazdálkodási folyamat tervezhetőségét, nem szabad, hogy eltűnjön a személyi változtatásokkal. Ezeket jó gyakorlatként rögzíteni kell azzal a módszerrel, ami leginkább illeszkedik a jegyző munkamódszeréhez és elővenni akkor, amikor egy hasonló probléma ismételten megjelenik az önkormányzat életében. Ezt a típusú építkezést csak a korszakos, nagy jegyzőknél tapasztaljuk, de ők már nyugdíjasok vagy nyugdíj felé közelítenek, így az a meglévő tudástár lehetséges, hogy velük együtt távozik a hivatal életéből. Munkatársaink, legyenek ők a hivatalban vagy az intézményeknél, a város közigazgatási működési folyamatainak sikerkovácsai. Ezért nem mindegy, milyen munkatárssal bővítjük a szervezetet, s nem mindegy, hogy milyen képzésekkel tartjuk karban tudásukat, s nem mindegy, milyen informatikai fejlesztéssel segítjük napi monoton munkájukat, s végezetül, de nem utolsósorban nem mindegy, milyen életpálya modellt mutatunk be és fogadtatunk el velük. Mindezeket szükséges elemeznünk és vizsgálnunk, mikor a pályázat céljaihoz hozzárendeljük a humánerőforrás kapacitásgazdálkodás kérdésének körbejárását. Az önkormányzat pályázatában rögzítette a munkakörökkel kapcsolatos dokumentumok felülvizsgálatát, kiemelten a munkaköri leírásokat, valamint a tevékenységek végrehajtásában közreműködő munkatársak munkanapelemzését. 10

11 2.3. Feladatkörök vizsgálata a Polgármesteri Hivatalban, munkaköri leírások kiegészítésére tett tanácsadói javaslatok A Hivatal köztisztviselői a munkanap-fényképezés során rögzítették feladataikat az erre a célra előre megszerkesztett formanyomtatványon. A feldolgozás során az adatlapokon szereplő feladatokat összehasonlítottuk az adott dolgozó munkaköri leírásában előírt tevékenységekkel. Megállapítottuk, hogy a Polgármesteri Hivatal által alkalmazott munkaköri leírásokban konkrét és átfogó, munkakörrel kapcsolatos feladatok leírása részletes, aktualizált. Javasoljuk valamennyi dolgozó esetében az alábbi tartalmi elemeket magában foglaló munkaköri leírás alkalmazását: A munkakör megnevezése Munkakör betöltőjének neve A munkakör érvényessége Szervezeti egység Munkáltatói jogok gyakorlója, Szakmai vezetője Alárendelt munkakörök Munkaidő, Munkarend Feladatai Felelősségi köre, Jogkörei A munkakörhöz rendelt eszközök A munkakör betöltésének követelményei A tevékenység szabályozása Kapcsolattartás (külső belső) 11

12 Felülvizsgált munkakörök: 1. Munkakör: irodavezető (Városüzemeltető és Vagyonkezelő Iroda), jogtanácsos, aljegyző Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: Iroda szakmai vezetése, irányítása Önkormányzat és Iroda közbeszerzési ügyeinek vitele önkormányzati ingatlan-nyilvántartás, önkormányzat vagyonával kapcsolatos ügyek Gazdasági Bizottság működésével kapcsolatos feladatok szervezése lakás- és helyiséggazdálkodási ügyek intézményi ingatlanok fenntartási, kezelési feladatai A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való vezetői feladatainak leírását. 12

13 2. Munkakör: személyügyi vezető, minőségügyi vezető Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: Hivatal humán stratégiájának kialakításában részvétel hivatal dolgozói képesítési követelményeinek meghatározása illetményrendszer szerinti besorolások elvégzése álláshelyek meghirdetése, munkatárs felvétele, kinevezések ügyintézése továbbképzési igények felmérése, továbbképzési terv elkészítése személyügyi ügyiratok kezelése Integrált Irányítási rendszer működtetése, feladatok ellátása Iratkezelési Szabályzat betartatása Esélyegyenlőségi referensi feladatok ellátása, Esélyegyenlőségi terv aktualizálása A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a Közös Értékelési Keretrendszerben való vezetői feladatainak leírását. 13

14 3. Munkakör: szervezési ügyintéző Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: képviselő-testületi ülések előkészítésének folyamataiban részt vesz részt vesz a képviselő-testületi üléseken, segít azok lebonyolításában testületi munkával kapcsolatos kérdésekre választ ad Magyar Közlöny és Jogtár figyelése Képviselő-testületi dokumentumok kezelése, beköttetése titkársági feladatok ellátása A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 14

15 4. Munkakör: irodavezető (Adóiroda) Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: adóiroda tevékenységének szervezése, vezetése adóügyi jogszabályok változásainak figyelemmel kísérése, munkatársak tájékoztatása új munkatársak betanítása rendelet-tervezetek előkészítése adóügyekkel kapcsolatos testületi előterjesztések elkészítése adóbevételek alakulásának figyelemmel kísérése ügyfelek fogadása, panaszok kivizsgálása adóvizsgálatokat, adóellenőrzéseket megszervezése, irányítása helyi iparűzési adóval kapcsolatos feladatok elvégzése lakosság tájékoztatása a beszedett adókról és a jogszabályokról A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való vezetői feladatainak leírását. 15

16 Jelen ÁROP projekt keretében végrehajtott és a számlakezeléssel kapcsolatban végrehajtott informatikai fejlesztés működőképességének fenntartását a feladatai között szerepeltetni szükséges. 5. Munkakör: adóügyi munkatárs Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: adózási kötelezettségek teljesülésének figyelemmel kísérése felszámolások kezdeményezése behajtási feladatok ellátása munkabérek, járandóságok letiltása azonnali beszedési megbízások kiadása ingó- és ingatlanvagyon végrehajtások lebonyolítása adótartozás törlése részletfizetések, fizetési halasztások engedélyezése ügyfélfogadás, tájékoztatás adóívek kiküldése adójogszabályok érvényesülésének biztosítása A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem 16

17 A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 6. Munkakör: hatósági jogi referens Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: Hatósági Iroda jogi támogatása szerződések előkészítése a megfelelő jogszabályok alkalmazásával Képviselő-testületi rendeletek, határozatok előkészítésében részvétel, korábbi anyagok aktualizálása Költségvetési Koncepció összeállításában való részvétel a beruházások megvalósítása érdekében kapcsolattartás az érintettek partnerekkel, hatóságokkal, stb. pályázatok előkészítésében jogi részvétel építéshatósági feladatellátás jogi támogatása A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem 17

18 A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 7. Munkakör: építésügyi ügyintéző Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: bontási-, építési-, összevont-, használatbavételi-, fennmaradási engedélyezési eljárások építésügyi vagy eljárási bírság kiszabása szakhatósági eljárások településképi bejelentési eljárások helyszíni szemlék nyilvántartásokhoz adatszolgáltatás biztosítása lakossági bejelentések kivizsgálása ügyfelek felvilágosítása építési ügyekben szabályozási tervek megalkotásában részvétel A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem 18

19 A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 8. Munkakör: projektmenedzser Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: városfejlesztési célú pályázatok koordinációja megnyert pályázatok nyomon követése kapcsolattartása a pályázat szereplőivel egyéb fejlesztési projektekben való részvétel pályázati adminisztráció vezetése Projekt Előrehaladási és Záró Jelentések összeállítása az önkormányzati társulások munkájával kapcsolatos döntés-előkészítési, végrehajtási feladatok ellátása kapcsolattartás a kistérség települési önkormányzataival A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem 19

20 A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 9. Munkakör: sajtóreferens Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: médiumokkal való kapcsolattartás város rendezvényeiről tájékoztatás sajtótájékoztatók megszervezése napi sajtó figyelése, polgármester tájékoztatása az önkormányzatot érintő hírekről kommunikációs és információs anyagok készítése sajtó anyagok készítése A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 20

21 10. Munkakör: irodavezető (Költségvetési Iroda) Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: iroda vezetése költségvetési koncepció kialakítása intézmények költségvetésének összeállítása költségvetési rendelettervezet elkészítése beszámolók elkészítése hivatali számviteli rend kialakítása Képviselő-testületi üléseken részvétel A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való vezetői feladatainak leírását. 21

22 11. Munkakör: költségvetési ügyintéző Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: könyvviteli feladatok ellátása analitikus könyvelés előkészítése, kontírozás, számla és napló vezetése kimutatások, zárások készítése költségvetési koncepció, költségvetési beszámoló készítésében részvétel bizonylati renddel kapcsolatos feladatok elvégzése számviteli szoftverrel adatok rögzítése A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 22

23 12. Munkakör: közterület felügyelő Végzettsége: közterület felügyelői vizsga A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: közterület rendjére, tisztaságára vonatkozó előírások végrehajtásának ellenőrzése jogszabályokba ütköző cselekmények megelőzése, meggátlása közterületeken engedélyköteles tevékenységek ellenőrzése hatósági ellenőrzések végzése közterületeken szabálysértések felderítése, szankcionálása A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 23

24 13. Munkakör: városépítészeti és városrendezési ügyintéző Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: településfejlesztési és településrendezési feladatok, tervek egyeztetése és véleményezése építési, tervezési, beruházási és épített örökségvédelmi feladatok környezetvédelmi ügyek bonyolítása, szervezése, pályázatfigyelés A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 24

25 14. Munkakör: anyakönyvi ügyintéző Végzettsége: középfokú, anyakönyvi szakvizsga A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: események anyakönyvezése, kötelező adatszolgáltatások ellátása házasságkötéseknél közreműködés névváltoztatási kérelmek kezelése külföldi anyakönyvi események honosítása névadó szertartásoknál közreműködés állampolgármási ügyek intézése A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 25

26 15. Munkakör: szociális ügyintéző Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: szociális ügyek intézése (lakásfenntartási támogatás, aktív korúak ellátása, eü-i szolgáltatásra való jogosultság jelentése, szociális otthoni elhelyezés, intézményi térítési díjak, rendszeres szociális segély, ápolási díj, átmeneti segély, szépkorúak köszöntése) jegyzőkönyvek, környezettanulmányok, feljegyzések készítése, adatszolgáltatás, adategyeztetés ügyfelek fogadása, tájékoztatása A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 26

27 16. Munkakör: rendezvényszervező Végzettsége: felsőfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: anyakönyvi és egyéb szertartások megrendezése ünnepi műsorok szervezése rendezvényeken igénybe vett szolgáltatókkal kapcsolat tartása szertartások megrendeléseinek felvétele, nyilvántartása közreműködő személyek felkészítésében részvétel házipénztár kezelése A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 27

28 17. Munkakör: településüzemeltetési ügyintéző Végzettsége: középfokú A munkaköri leírás áttanulmányozását a munkanap-fényképezéssel párhuzamosan tanácsadóink elvégezték. A felülvizsgált munkakörben az elvégzett főbb tevékenységek a következőek voltak: iratanyag iktatása, kezelése, továbbítása számlák kezelése, nyilvántartása értekezletek emlékeztetőinek összeállítása ügyfelek tájékoztatása A munkanap-elemzés kiegészítő kérdései és arra adott tanácsadói válaszaink: Munkaidő kihasználtság megfelelő? Leterhelés munkakörhöz illeszkedő? Szervezeti besorolás megfelelő? Képzettség munkakörhöz illeszkedő? Szakmai gyakorlat munkakörhöz illeszkedő? Párhuzamosságok beazonosíthatóak? Rendelkezik felesleges kapacitásokkal? Ügyintézés, ügyrendiség szabályozott? Időbeosztás rögzített? Munkaköri leírás kidolgozott? Külső kapcsolatrendszere szabályozott? Atipikus foglalkoztatási forma javasolható? Munkakör átdolgozása indokolt? Szervezeti változtatás szükséges? Igen Nem A munkaköri átdolgozás indoka: Javasoljuk szerepeltetni a minőségbiztosítási rendszerben történő konkrét feladatainak felsorolását, valamint a Közös Értékelési Keretrendszerben való részvétel leírását. 28

29 Az előzőekben bemutatott munkaköri leírások felülvizsgálata számunkra visszaigazolta a hivatal precíz, jogszabálykövető magatartását, a minőségirányítási rendszerrel, valamint a CAF önértékelési rendszerrel kapcsolatos munkakörök átdolgozását azonban javasoljuk végrehajtani. A dokumentumok naprakészek és teljes mértékben folyamatszabályozás oldalról a minőségbiztosítási elveknek megfelelőek. A hivatal jegyzője vezető munkatársaival együtt rendszeres időközönként áttekintik szabályzataikat, munkaköri leírásaikat és aktualizálják azokat, ezzel segítve a jelentős leterheléssel működő hivatal átláthatóságát és jogszabályi követelményeknek történő megfelelését. 29

30 3. Munkanap-fényképezés eredményeinek bemutatása 3.1. Team-munka, feladatkijelölés, pontosítás A tevékenység összetettségére hivatkozva team-ülést tartottunk, ahol egyeztetést hajtottunk végre a pályázati humán-erőforrás kapacitásgazdálkodás települési intézményei kijelölése miatt. Tehát döntést kellett hoznunk, hogy Gödöllő Város Önkormányzata mely szervezeteket vonjon be a humán-erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálati folyamatába. Team döntés alapján az alábbi intézmények kerültek kijelölésre: Polgármesteri Hivatal: o Polgármesteri Kabinet o Jegyzői Iroda o Közigazgatási és Szociális Iroda o Adóiroda o Költségvetési Iroda o Városüzemeltető és Vagyonkezelő Iroda o Hatósági Iroda o Főépítészi Iroda 1. sz. Városi Bölcsőde Zöld Óvoda A munkanap-fényképezés módszertana és eszköze A vezetői team-mel megbeszélést folytattunk, hogy a pályázati célok között megfogalmazottak alapján kik legyenek azok a munkatársak, s rajtuk keresztül azok a munkakörök, melyek a klasszikus munkanap-fényképezés végrehajtásában felülvizsgálatra kerülnek. A közigazgatásban a munkakör áttekintésére, kapacitások elemzésére jól használható a munkanap-fényképezés, mert tevékenységek tekintetében ismétlődő jellegűek és a tevékenység végrehajtása időegységgel jól körülírható. 30

31 Szakmai team-munkánk eredményeként az alábbi munkanap-elemzés adatlapot állítottuk össze a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői számára. Tapasztalatainkat, a vizsgált munkakör tevékenységét tanácsadóink rögzítették, s ezt a következő fejezetben részletesen be is mutatjuk. MUNKANAP-FÉNYKÉPEZÉS ADATLAP (kitöltendő 5 egymást követő munkanapra) Szervezeti egység: A kitöltő neve: A mérés napja: hó nap Beosztása: 01 Érdemi ügyintézés, tárgyalás ügyféllel / képviselőjével 02 Helyszíni szemle lefolytatása 03 Érdemi ügyintézés, határozathozatal 04 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek (ügyiratszerkesztés, iktatás, adatrögzítés, stb.) 05 Egyéb érdemi ügyintézés 06 Érdemi ügyintézés telefonon, hivatalon belül 07 Érdemi ügyintézés telefonon, hivatalon kívül Alkalmazandó kódszámok: 08 Belső kommunikáció, társszervekkel történő együttműködés személyesen (tárgyalás vezetővel, tárgyalás társosztállyal, munkamegbeszélés, stb.) 09 Bizottsági ülésen, értekezleten, képzésen való részvétel 10 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül) 11 Biológiai szükségletek intézése (táplálkozás, kávézás, WC, stb.) 12 Munkaidőn belüli lazítás (internetezés, családdal, baráttal való kommunikáció, dohányzás, stb.) A napi tevékenység időrendi felsorolása (KÓDSZÁM MEGJELÖLÉSÉVEL!) Kezdete (óra, perc) A tevékenység időigénye Befejezése (óra, perc) Összesen (percben) 31

32 A bölcsőde és az óvoda dolgozói részére rendszeresített adatlapok az alábbiak voltak: 32

33 33

34 3.3. Munkanap-fényképezés a Polgármesteri Hivatalban A munkanap-fényképezés előkészítése A hivatalvezetés döntése alapján a bevont dolgozók több idő-intervallumban töltötték a munkanap-fényképezés adatlapot, amelyet egyeztetést követően a Controll Holding Zrt. véglegesített és az önfényképezésben résztvevőknek a hivatal jegyzője küldött meg július 14-én. Megjegyzések: A Polgármesteri Kabinetből 7 fő került bevonásra, azonban 1 fő csak heti 20 órában dolgozik és minden munkanapra ugyanazokat a munkafázisokat töltötte, ugyanabban az idő-intervallumban. Adatlapjai nem értékelhetőek. Több köztisztviselői adatlap-kitöltés az igazgatási szünet alatti héten történt. Ezek a munkanapok hivatalosan rövidítettek voltak, esetenként egy-egy dolgozó csak ügyeletet tartott. Az adatlapok kitöltésének idő-intervallumát szervezeti egységenként bemutatjuk. Az értékelhető adatlapok darabszáma és megoszlása a szervezeti egységek között az alábbi grafikonon kerül bemutatásra: Értékelhető adatlapok Főépítészi Iroda; 1 Hatósági Iroda; 9 Polgármesteri Kabinet; 6 Jegyzői Iroda; 8 1.sz. ábra Városüzemeltető és Vagyonkezelő Iroda; 11 Közigazgatási és Szociális Iroda; 5 Költségvetési Iroda; 9 Adóiroda; 5 34

35 Az önfényképezés eredményeinek bemutatása A kitöltött adatlapot a Controll Holding Zrt. kijelölt tanácsadója statisztikai módszerrel az alábbi módon dolgozta fel. A Hivatal kijelölt munkatársai az öt egymást követő munkanap során percnyi pontossággal rögzítették tevékenységüket. A feldolgozásban vizsgáltuk a dolgozók munkaidő-kihasználtságát, illetve a munkaidőn belül végzett egyéb tevékenységek kihasználását a rendelkezésre álló időalaphoz mérten. A munkaidő-kihasználtság alapja a hivatali munkarend volt, percben meghatározva. A hivatali munkarend a különböző szervezeti egységek / munkakörök tekintetében eltérő, erre az alábbiakban részletesen is ki fogunk térni. Az adott munkahét vonatkozásában bizonyos munkavállalóknál összesen 2400 perc, míg másoknál 2370 perc képezte a viszonyítási alapot. Munkaközi szünet meghatározása szervezeti egységenként és / vagy munkakörönként szintén eltérő: amikor a hétfői ügyfélfogadási nap miatt hosszított munkaidőben dolgozik a köztisztviselő, akkor pénteki napon nincs munkaközi szünet meghatározva részére, hétfőn 60 perc, keddtől csütörtökig pedig perc a hivatalos munkaközi szünetének időtartama. Azokban az esetekben, amikor hétfőtől csütörtökig napi 510 perc, pénteken pedig 360 perc a kötelező munkaidő, a hét minden munkanapjára számoltunk munkaközi szünetet, melynek időtartama napi 30 perc. A hasznos munkaidő-alap tehát (munkaidő-alap munkaközi szünet) az öt munkanap alatt 2250 perc a Polgármesteri Kabinet, Jegyzői Iroda, Költségvetési Iroda és Főépítészi Iroda részére, míg 2220 perc a Közigazgatási és Szociális Iroda, Adóiroda, Városüzemeltető és Vagyonkezelő Iroda és Hatósági Iroda részére. Az eredményeket a munkanap-fényképezésbe bevont dolgozók esetében szervezeti egységenként az alábbiakban mutatjuk be. 35

36 Polgármesteri Kabinet: A Kabinet dolgozói hétfőtől csütörtökig 8.00-tól ig, pénteken 8.00-tól óráig dolgoznak, ez a hivatalos munkaidőt tekintve = 2400 perc. A munkaközi szünet részükre napi 30 perc, tehát 30 5 = 150 perc a munkahét vonatkozásában. A munkanap-fényképezés során 6 fő munkavállalót vizsgáltunk. 2 fő tól 27-ig, 1 fő től 18-ig, 1 fő től 25-ig és 2 fő től 15-ig töltötte ki az adatlapot. A számítások szerint a 6 köztisztviselő (a teljes munkahétre vetítetten) naponta átlagosan a 2. sz. ábrán szemléltetett munkamennyiséget (percben) teljesítette: 2.sz. ábra Ez pedig azt jelenti, hogy a 3. sz. ábra szerinti napi átlagosan mért plusz percek jelentek meg adatlapjaikon (a kötelezően letöltendő munkaidőhöz képest). 36

37 3.sz. ábra A következő ábrán összefoglaltuk a különböző tevékenységek ( kódtevékenységek = hasznos munkaidő, kódtevékenységek = egyéb elfoglaltságok) arányát és a szervezeti egységnél mért átlaghoz hasonlítjuk ezeket, az alábbiak szerint: 4.sz. ábra A kódtevékenységek és az egyéb elfoglaltságok (10-12.) aránya a Polgármesteri Kabinetnél (%) 300,00 310,00 250,00 200,00 150,00 100,00 95,78 119,33 90,00 190,00 163,33 141,33 126,67 97,69 100,89 104,22 110,00 50,00 0, Munkaidő-kihasználtság ( kód) (%) Egyéb elfoglaltság ( kód) (%) Átlagos munkaidő-kihasználtság (%) Átlagos egyéb elfoglaltság (%) A munkaidő-kihasználtság (01-09 tevékenységi kód együttesen) a Polgármesteri Kabinet felmérésbe bevont dolgozói tekintetében 95,78% és 119,33% között alakult. Átlagosan 104,65%-os munkaidő-kihasználtságot mértünk a vizsgált időszakban (a 2250 perchez képest átlagosan 2355 perc). 37

38 Az egyéb elfoglaltság kihasználtsága ( tevékenységi kód együttesen) a bevont dolgozók által szolgáltatott adatok alapján 90% és 310% között mozgott a vizsgált munkahéten. Az egyéb elfoglaltságok átlaga a vizsgált időszakban 170,22% (a 150 perchez képest átlagosan 255,3 perc). Az alábbi grafikonon a köztisztviselők tevékenységtípusok közötti feladatellátásának megoszlását mutatjuk be: 5.sz.ábra Tevékenységtípusok megoszlása (%) Jegyzői Iroda: A Jegyzői Iroda dolgozói hétfőtől csütörtökig 8.00-tól ig, pénteken 8.00-tól óráig dolgoznak, ez a hivatalos munkaidőt tekintve = 2400 perc. A munkaközi szünet részükre napi 30 perc, tehát 30 5 = 150 perc a munkahét vonatkozásában. A munkanap-fényképezés során 8 fő munkavállalót vizsgáltunk. 1 fő től 18-ig, 3 fő tól 22-ig, 3 fő től 25-ig és 1 fő től 15-ig 38

39 töltötte ki az adatlapot. A számítások szerint a 8 köztisztviselő (a teljes munkahétre vetítetten) naponta átlagosan a 6. sz. ábrán szemléltetett munkamennyiséget (percben) teljesítette: 6.sz. ábra , ,6 518,4 538,4 461,4 523, , Ez pedig azt jelenti, hogy a 7. sz. ábra szerinti napi átlagosan mért (pozitív, illetve negatív irányban mért) percek jelentek meg adatlapjaikon (a kötelezően letöltendő munkaidőhöz képest). 7.sz. ábra ,2 38,4 58,4 43, , , ,2 Az ábrán látható, hogy ez az érték négy munkavállaló esetében is negatív. Ők valamennyien az igazgatási szünet alatti héten töltötték az adatlapot és valószínűleg 39

40 ügyeletet tartottak, ezért ezek a vizsgált munkanapok az ő esetükben nem a teljes munkaidőt tükrözik. A következő ábrán összefoglaltuk a különböző tevékenységek ( kódtevékenységek = hasznos munkaidő, kódtevékenységek = egyéb elfoglaltságok) arányát és a szervezeti egységnél mért átlaghoz (amely átlagot a már említett, igazgatási szünet alatt adatlapot töltő munkatársak adatai torzítanak) hasonlítjuk ezeket, az alábbiak szerint: 8.sz. ábra A kódtevékenységek és az egyéb elfoglaltságok (10-12.) aránya a Jegyzői Irodán (%) 450,00 472,67 400,00 350,00 300,00 250,00 246,67 200,00 197,75 217,33 186,67 200,00 150,00 100,00 50,00 103,20 89,33 67,82 76,76 51,78 56,00 98,76 113,33 112,09 90,09 87,93 102,93 0, Munkaidő-kihasználtság ( kód) (%) Egyéb elfoglaltság ( kód) (%) Átlagos munkaidő-kihasználtság (%) Átlagos egyéb elfoglaltság (%) 40

41 A munkaidő-kihasználtság (01-09 tevékenységi kód együttesen) a Jegyzői Iroda felmérésbe bevont dolgozói tekintetében 51,78% és 112,09% között alakult. Átlagosan 87,93%-os munkaidő-kihasználtságot mértünk a vizsgált időszakban (a 2250 perchez képest átlagosan 1978 perc). Az egyéb elfoglaltság kihasználtsága ( tevékenységi kód együttesen) a bevont dolgozók által szolgáltatott adatok alapján 56% és 472,67% között mozgott a vizsgált munkahéten. Az egyéb elfoglaltságok átlaga a vizsgált időszakban 197,75% (a 150 perchez képest átlagosan 296,7 perc). Az alábbi grafikonon a köztisztviselők tevékenységtípusok közötti feladatellátásának megoszlását mutatjuk be: 9.sz.ábra Tevékenységtípusok megoszlása (%)

42 Közigazgatási és Szociális Iroda: Az Iroda dolgozói hétfőn 8.00-tól óráig, keddtől csütörtökig 8.00-tól ig, pénteken 8.00-tól óráig dolgoznak, ez a hivatalos munkaidőt tekintve = 2370 perc 1. A munkaközi szünet részükre hétfőn 2 30 perc, keddtől csütörtökig napi 30 perc, pénteken 0 = 150 perc a munkahét vonatkozásában. A munkanap-fényképezés során 5 fő munkavállalót vizsgáltunk. 1 fő től ig; 1 fő től ig; 1 fő től 25-ig és 2 fő től 15-ig töltötte ki az adatlapot. A számítások szerint az 5 köztisztviselő (a teljes munkahétre vetítetten) naponta átlagosan a 10. sz. ábrán szemléltetett munkamennyiséget (percben) teljesítette: 10.sz. ábra , , Ez pedig azt jelenti, hogy a 11. sz. ábra szerinti napi átlagosan mért plusz percek jelentek meg adatlapjaikon (a kötelezően letöltendő munkaidőhöz képest). 1 az ügyfélforgalmat bonyolító irodák heti munkaideje 30 perccel kevesebb, mint azoké az irodáké, ahol hétfőn nincs hosszított munkaidő és személyes ügyfélforgalom. 42

43 11.sz. ábra , , A következő ábrán összefoglaltuk a különböző tevékenységek ( kódtevékenységek = hasznos munkaidő, kódtevékenységek = egyéb elfoglaltságok) arányát és a szervezeti egységnél mért átlaghoz hasonlítjuk ezeket, az alábbiak szerint: 12.sz. ábra 250,00 200,00 A kódtevékenységek és az egyéb elfoglaltságok (10-12.) aránya a Közigazgatási és Szociális Irodán (%) 218,00 150,00 100,00 50,00 140,00 98,65 94,19 163,33 144,53 100,90 104,73 111,33 99,64 90,00 0, Munkaidő-kihasználtság ( kód) (%) Egyéb elfoglaltság ( kód) (%) Átlagos munkaidő-kihasználtság (%) Átlagos egyéb elfoglaltság (%) 43

44 A munkaidő-kihasználtság (01-09 tevékenységi kód együttesen) a Közigazgatási és Szociális Iroda felmérésbe bevont dolgozói tekintetében 98,65% és 104,63% között alakult. Átlagosan 99,62%-os munkaidő-kihasználtságot mértünk a vizsgált időszakban (a 2220 perchez képest átlagosan 2212 perc). Az egyéb elfoglaltság kihasználtsága ( tevékenységi kód együttesen) a bevont dolgozók által szolgáltatott adatok alapján 90% és 218% között mozgott a vizsgált munkahéten. Az egyéb elfoglaltságok átlaga a vizsgált időszakban 144,53% (a 150 perchez képest átlagosan 216,8 perc). Az alábbi grafikonon a köztisztviselők tevékenységtípusok közötti feladatellátásának megoszlását mutatjuk be: 13.sz.ábra Tevékenységtípusok megoszlása (%)

45 Adóiroda: Az Iroda dolgozói hétfőn 8.00-tól óráig, keddtől csütörtökig 8.00-tól ig, pénteken 8.00-tól óráig dolgoznak, ez a hivatalos munkaidőt tekintve = 2370 perc. A munkaközi szünet részükre hétfőn 2 30 perc, keddtől csütörtökig napi 30 perc, pénteken 0 = 150 perc a munkahét vonatkozásában. A munkanap-fényképezés során 5 fő munkavállalót vizsgáltunk. 4 fő től 25-ig és 1 fő től 15-ig töltötte ki az adatlapot. A számítások szerint az 5 köztisztviselő (a teljes munkahétre vetítetten) naponta átlagosan a 14. sz. ábrán szemléltetett munkamennyiséget (percben) teljesítette: 14.sz. ábra ,8 475,2 474, Ez pedig azt jelenti, hogy a 15. sz. ábra szerinti napi átlagosan mért (pozitív, illetve negatív irányban mért) percek jelentek meg adatlapjaikon (a kötelezően letöltendő munkaidőhöz képest). 45

46 15.sz. ábra ,2 0, ,2 A következő ábrán összefoglaltuk a különböző tevékenységek ( kódtevékenységek = hasznos munkaidő, kódtevékenységek = egyéb elfoglaltságok) arányát és a szervezeti egységnél mért átlaghoz hasonlítjuk ezeket, az alábbiak szerint: 16.sz. ábra 350,00 300,00 A kódtevékenységek és az egyéb elfoglaltságok (10-12.) aránya az Adóirodán (%) 326,67 250,00 200,00 194,27 223,33 204,67 150,00 100,00 50,00 0,00 110,00 88,74 92,34 92,43 99,82 106,67 99, Munkaidő-kihasználtság ( kód) (%) Egyéb elfoglaltság ( kód) (%) Átlagos munkaidő-kihasználtság (%) Átlagos egyéb elfoglaltság (%) 46

47 A munkaidő-kihasználtság (01-09 tevékenységi kód együttesen) az Adóiroda felmérésbe bevont dolgozói tekintetében 87,56% és 98,04% között alakult. Átlagosan 93,28%-os munkaidő-kihasználtságot mértünk a vizsgált időszakban (a 2220 perchez képest átlagosan 2071 perc). Az egyéb elfoglaltság kihasználtsága ( tevékenységi kód együttesen) a bevont dolgozók által szolgáltatott adatok alapján 110% és 326,67% között mozgott a vizsgált munkahéten. Az egyéb elfoglaltságok átlaga a vizsgált időszakban 194,27% (a 150 perchez képest átlagosan 291,4 perc). Az alábbi grafikonon a köztisztviselők tevékenységtípusok közötti feladatellátásának megoszlását mutatjuk be: 17.sz.ábra Tevékenységtípusok megoszlása (%)

48 Költségvetési Iroda: Az Iroda dolgozói hétfőtől csütörtökig 8.00-tól ig, pénteken 8.00-tól óráig dolgoznak, ez a hivatalos munkaidőt tekintve = 2400 perc. A munkaközi szünet részükre napi 30 perc, tehát 30 5 = 150 perc a munkahét vonatkozásában. A munkanap-fényképezés során 9 fő munkavállalót vizsgáltunk. 1 fő től 17-ig, 2 fő től 18-ig, 1 fő tól 21-ig, 1 fő tól 18-ig, majd én, 1 fő tól 18-ig, majd én, 1 fő től 25-ig, 2 fő től 15-ig töltötte ki az adatlapot. A számítások szerint a 9 köztisztviselő (a teljes munkahétre vetítetten) naponta átlagosan a 18. sz. ábrán szemléltetett munkamennyiséget (percben) teljesítette: 18.sz. ábra , ,

49 Ez pedig azt jelenti, hogy a 19. sz. ábra szerinti napi átlagosan mért (pozitív, illetve negatív irányban mért) percek jelentek meg adatlapjaikon (a kötelezően letöltendő munkaidőhöz képest). 19.sz. ábra , , A következő ábrán összefoglaltuk a különböző tevékenységek ( kódtevékenységek = hasznos munkaidő, kódtevékenységek = egyéb elfoglaltságok) arányát és a szervezeti egységnél mért átlaghoz hasonlítjuk ezeket, az alábbiak szerint: 20.sz. ábra 250,00 A kódtevékenységek és az egyéb elfoglaltságok (10-12.) aránya a Költségvetési Irodán (%) 240,00 200,00 150,00 100,00 146,67 97,56 160,00 153,33 154,00 163,33 144,67 104,18 100,89 97,33 113,60 94,84 154,30 126,67 98,67 102,00 107,11 100,00 50,00 0, Munkaidő-kihasználtság ( kód) (%) Egyéb elfoglaltság ( kód) (%) Átlagos munkaidő-kihasználtság (%) Átlagos egyéb elfoglaltság (%) 49

50 A munkaidő-kihasználtság (01-09 tevékenységi kód együttesen) a Költségvetési Iroda felmérésbe bevont dolgozói tekintetében 94,84% és 113,60% között alakult. Átlagosan 101,80%-os munkaidő-kihasználtságot mértünk a vizsgált időszakban (a 2250 perchez képest átlagosan 2291 perc). Az egyéb elfoglaltság kihasználtsága ( tevékenységi kód együttesen) a bevont dolgozók által szolgáltatott adatok alapján 100% és 240% között mozgott a vizsgált munkahéten. Az egyéb elfoglaltságok átlaga a vizsgált időszakban 154,30% (a 150 perchez képest átlagosan 231,5 perc). Az alábbi grafikonon a köztisztviselők tevékenységtípusok közötti feladatellátásának megoszlását mutatjuk be: 21.sz.ábra Tevékenységtípusok megoszlása (%)

51 Városüzemeltető és Vagyonkezelő Iroda: Az Iroda dolgozói hétfőn 8.00-tól óráig, keddtől csütörtökig 8.00-tól ig, pénteken 8.00-tól óráig dolgoznak, ez a hivatalos munkaidőt tekintve = 2370 perc. A munkaközi szünet részükre hétfőn 2 30 perc, keddtől csütörtökig napi 30 perc, pénteken 0 = 150 perc a munkahét vonatkozásában. A munkanap-fényképezés során 11 fő munkavállalót vizsgáltunk. 1 fő től 18-ig, 1 fő től 19-ig, 1 fő án és 21-23án, 3 fő tól 18-ig és ig, 4 fő től 25-ig töltötte ki az adatlapot. A számítások szerint a 11 köztisztviselő (a teljes munkahétre vetítetten) naponta átlagosan a 22. sz. ábrán szemléltetett munkamennyiséget (percben) teljesítette: 22.sz. ábra , , ,

52 Ez pedig azt jelenti, hogy a 23. sz. ábra szerinti napi átlagosan mért (pozitív, illetve negatív irányban mért) percek jelentek meg adatlapjaikon (a kötelezően letöltendő munkaidőhöz képest). 23.sz. ábra ,4 32, ,6 A következő ábrán összefoglaltuk a különböző tevékenységek ( kódtevékenységek = hasznos munkaidő, kódtevékenységek = egyéb elfoglaltságok) arányát és a szervezeti egységnél mért átlaghoz hasonlítjuk ezeket, az alábbiak szerint: 24.sz. ábra A kódtevékenységek és az egyéb elfoglaltságok (10-12.) aránya a Városüzemeltető és Vagyonkezelő Irodán (%) 300,00 306,67 250,00 200,00 150,00 100,00 50,00 160,67 98,15 102,25 96,67 148,80 162,00 139,33 97,52 98,78 101,35 103,56 103,20 80,00 97,33 193,33 93,69 132,67119,33 114,91 94,73 0, Munkaidő-kihasználtság ( kód) (%) Egyéb elfoglaltság ( kód) (%) Átlagos munkaidő-kihasználtság (%) Átlagos egyéb elfoglaltság (%) 52

53 A munkaidő-kihasználtság (01-09 tevékenységi kód együttesen) a Városüzemeltető és Vagyonkezelő Iroda felmérésbe bevont dolgozói tekintetében 93,69% és 114,91% között alakult. Átlagosan 100,82%-os munkaidő-kihasználtságot mértünk a vizsgált időszakban (a 2220 perchez képest átlagosan 2238 perc). Az egyéb elfoglaltság kihasználtsága ( tevékenységi kód együttesen) a bevont dolgozók által szolgáltatott adatok alapján 80% és 306,67% között mozgott a vizsgált munkahéten. Az egyéb elfoglaltságok átlaga a vizsgált időszakban 148,80% (a 150 perchez képest átlagosan 223,2 perc). Az alábbi grafikonon a köztisztviselők tevékenységtípusok közötti feladatellátásának megoszlását mutatjuk be: 25.sz.ábra Tevékenységtípusok megoszlása (%)

54 Hatósági Iroda: Az Iroda dolgozói hétfőn 8.00-tól óráig, keddtől csütörtökig 8.00-tól ig, pénteken 8.00-tól óráig dolgoznak, ez a hivatalos munkaidőt tekintve = 2370 perc. A munkaközi szünet részükre hétfőn 2 30 perc, keddtől csütörtökig napi 30 perc, pénteken 0 = 150 perc a munkahét vonatkozásában. A munkanap-fényképezés során 9 fő munkavállalót vizsgáltunk. 4 fő tól 18-ig és én, 2 fő án és 21-től 23-ig, 1 fő án és 21-től 24-ig, 2 fő től 25-ig töltötte ki az adatlapot. A számítások szerint a 9 köztisztviselő (a teljes munkahétre vetítetten) naponta átlagosan a 26. sz. ábrán szemléltetett munkamennyiséget (percben) teljesítette: 26.sz. ábra Ez pedig azt jelenti, hogy a 27. sz. ábra szerinti napi átlagosan mért (pozitív, illetve negatív irányban mért) percek jelentek meg adatlapjaikon (a kötelezően letöltendő munkaidőhöz képest). 54

55 27.sz. ábra A következő ábrán összefoglaltuk a különböző tevékenységek ( kódtevékenységek = hasznos munkaidő, kódtevékenységek = egyéb elfoglaltságok) arányát és a szervezeti egységnél mért átlaghoz hasonlítjuk ezeket, az alábbiak szerint: 28.sz. ábra A kódtevékenységek és az egyéb elfoglaltságok (10-12.) aránya a Hatósági Irodán (%) 300,00 250,00 200,00 150,00 100,00 50,00 0,00 223,33 171,93 196,67 171,93 160,00 163,33 163,33 140,00 164,00 166,67 170,00 94,37 93,47 99,55 94,59 94,37 100,45 106,26 98,42 99,10 97, Munkaidő-kihasználtság ( kód) (%) Egyéb elfoglaltság ( kód) (%) Átlagos munkaidő-kihasználtság (%) Átlagos egyéb elfoglaltság (%) 55

56 A munkaidő-kihasználtság (01-09 tevékenységi kód együttesen) a Hatósági Iroda felmérésbe bevont dolgozói tekintetében 93,47% és 106,26% között alakult. Átlagosan 97,84%-os munkaidő-kihasználtságot mértünk a vizsgált időszakban (a 2220 perchez képest átlagosan 2172 perc). Az egyéb elfoglaltság kihasználtsága ( tevékenységi kód együttesen) a bevont dolgozók által szolgáltatott adatok alapján 140% és 223,33% között mozgott a vizsgált munkahéten. Az egyéb elfoglaltságok átlaga a vizsgált időszakban 171,93% (a 150 perchez képest átlagosan 258 perc). Az alábbi grafikonon a köztisztviselők tevékenységtípusok közötti feladatellátásának megoszlását mutatjuk be: 29.sz.ábra Tevékenységtípusok megoszlása (%)

57 Főépítészi Iroda A Főépítészi Iroda dolgozói hétfőtől csütörtökig 8.00-tól ig, pénteken 8.00-tól óráig dolgoznak, ez a hivatalos munkaidőt tekintve = 2400 perc. A munkaközi szünet részükre napi 30 perc, tehát 30 5 = 150 perc a munkahét vonatkozásában. A munkanap-fényképezés során 1 fő munkavállalót vizsgáltunk, aki től 25-ig töltötte ki az adatlapot. A számítások szerint a köztisztviselő (a teljes munkahétre vetítetten) naponta átlagosan 468 perc munkamennyiséget teljesített. Ez azt jelenti, hogy a vizsgált munkahéten átlagosan napi 12 perccel dolgozott kevesebbet az előírt munkamennyiségnél. A munkaidő-kihasználtság (01-09 tevékenységi kód együttesen) a felmérésbe bevont dolgozó tekintetében 86% (az előírt 2250 perchez képest 1935 perc). Az egyéb elfoglaltság kihasználtsága ( tevékenységi kód együttesen) 270% (a megengedett 150 perchez képest 405 perc). A köztisztviselők tevékenységtípusok közötti feladat-ellátásának megoszlását az alábbi ábrán mutatjuk be: 30.sz.ábra Tevékenységtípusok megoszlása (%) Tev.típus 57

58 Összegzés A feldolgozásban szereplő eredmények a munkanap fényképezésbe bevont dolgozók által szolgáltatott adatok alapján készültek, azok tényleges valóságtartalmát nem tudjuk szavatolni. A feldolgozás során kapott eredmények a különféle függvények használata és az eredmények kerekítése miatt 0,1-0,5 tizedesnyi eltérést tartalmazhatnak. A kitöltésbeli tanácsadók által feltárt pontatlanságokat az adatlapokon javítottuk és a javított értékek szerint végeztük az értékelést. A vizsgálatban túlterheltséget nem mértünk. 58

59 3.4. Munkanap-fényképezés az intézményekben Munkanap-fényképezés az 1. sz. Városi Bölcsődében Rövid bemutatása, tevékenysége: Az intézmény augusztus 20-án nyitotta meg kapuit. Gödöllő egyik legszebb területén helyezkedik el, az Alsó-park szomszédságában, a Királyi Kastély közelében. Az egykor 60 férőhelyes bölcsődének épült intézmény a törvényi változások következtében ma 82 gyermek ellátására alkalmas. A lapostetős épület 3 gondozási egységből áll. Egy egységhez két csoportszoba, egy, a csoportszobákhoz közvetlenül kapcsolódó fürdőszoba, öltöző, és babakocsi-tároló tartozik. Minden egységhez külön játszóudvar kapcsolódik. Az intézmény tömegközlekedéssel és gépkocsival is jól megközelíthető, a szülők számára tágas parkoló áll rendelkezésre. A bölcsődében 2012-ben kialakításra került egy sószoba is, mely megelőző, illetve kiegészítő kezelésként szolgálhat asztma, idült légcsőhurut, pollenek okozta allergiák esetében. A bölcsőde szomszédságában egy 200 fős óvoda működik. A bölcsőde a gyermekjóléti alapellátás részeként a gyermekek napközbeni ellátásának egyik formája. A bölcsőde a családban nevelkedő 20 hetestől - 3 éves korú gyermekek szakszerű nevelését és gondozását végző intézmény. Ha a gyermek a 3. évet betöltötte, a bölcsődei gondozási-nevelési év végéig maradhat a bölcsődében. A gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatóságról szóló évi XXXI. törvény 42. (1) bekezdés értelmében, amennyiben a gyermek még nem érett az óvodai nevelésre, a 4. életévének betöltését követő augusztus 31.-ig nevelhető és gondozható a bölcsődében. Az Intézmény a sajátos nevelési igényű gyermekeket teljes integráció keretei között képes fogadni. A kutatásba a vezetői team által bevont munkakörök: intézményvezető intézményvezető helyettes csoportvezető kisgyermeknevelő kisgyermeknevelő 59

60 takarítónő karbantartó technikai dolgozó mosónő, technikai dolgozó Szervezeti összetétele: 60

61 Munkanap-fényképezés eredménye: Felülvizsgálandó intézmény neve: 1. sz Városi Bölcsőde Munkatárs neve Beosztása Iskolai végzettsége Varga Gyöngyi Turai Lajosné Lénárt Éva intézményvezető intézményvezető helyettes csoportvezető, kisgyermeknevelő Általános ápolónő- és asszisztens, bölcsődei szakgondozó, szociálpedagógus Érettségi Érettségi, E kategóriás csecsemő és kisgyermekgondozó Munkakör betöltéséhez szükséges iskolai végzettség Bölcsődei szakgondozó, szociálpedagógus Emeltszintű kisgyermekgondozó, nevelő Minősítés megfelelő Munkakör betöltéséhez elvárt szakmai tapasztalat 5 év tapasztalat megfelelő - Kisgyermeknevelő megfelelő Kisgyermeknevelő Releváns szakmai tapasztalat gondozónő gyermekotthon, bölcsőde, iskolai gyermekvédelmi felelős, egyesített bölcsőde - intézményvezető csoportvezető gondozónő Bp. VII. kerület Dob utcai bölcsőde csecsemő és kisgyermek gondozó (5 év) Minősítés megfelelő megfelelő megfelelő Tasnádi Judit kisgyermeknevelő Érettségi Kisgyermekgondozó, nevelő 8 hónap tapasztalat Centibölcsi Budapest megfelelő Polgárné Adrienn Zámbóné Mónika kisgyermeknevelő, gondozó kisgyermeknevelő Érettségi, okl. kisgyermeknevelő, gondozó Érettségi Nagy Judit kisgyermeknevelő Általános szakiskola Kisgyermekgondozó, nevelő E kat. kisgyermeknevelő Kisgyermeknevelő, gondozó megfelelő megfelelő 11 év - - megfelelő 28 év - - Völgyi Jánosné kisgyermeknevelő Érettségi, szakgondozó Gondozónő megfelelő

62 Berczel Lászlóné kisgyermeknevelő, gondozó Eü. szakiskola, csecsemő és kisgyermekgondozó Csecsemő és kisgyermekgondozó megfelelő Mészáros Katalin kisgyermeknevelő Érettségi Kisgyermeknevelő megfelelő - 25 év gondozónői tapasztalat megfelelő Vargáné Kerekes Éva Fülöp Réka kisgyermeknevelő kisgyermeknevelő Eü. szakiskola, csecsemő és kisgyermekgondozó Csecsemő és kisgyermekgondozó, Általános asszisztens és ápoló szakiskola, érettségi Csecsemő és kisgyermekgondozó megfelelő - Flór Ferenc Kórház Kerepes csecsemő és gyermekápolónő megfelelő Kisgyermeknevelő megfelelő - gondozónő megfelelő Urbán Szilvia kisgyermeknevelő Általános ápoló és asszisztens, csecsemő és kisgyermekgondozó Kisgyermeknevelő megfelelő Oláhné Papp Marianna kisgyermeknevelő Csecsemő és kisgyermekgondozó, érettségi Kisgyermeknevelő megfelelő - gondozónő megfelelő Delea Szilvia takarítónő általános ápoló, általános asszisztens középiskola megfelelő gyermekekkel való foglalkozás - megfelelő Sziva Zoltán karbantartó Szakmunkás Szakmunkás megfelelő Szabó Jánosné technikai dolgozó Virágkötő, óvodai dajka Óvodai dajka megfelelő Bölcskei Éva mosónő, technikai dolgozó Fodrász

63 Munkahelyi komfort értéke: 6. kérdés 3,94 5. kérdés 4,00 4. kérdés 1,72 3. kérdés 1,44 2. kérdés 1,67 1. kérdés 4,61 Kérdések: 1. kérdés: Milyen gyakran érzi azt, hogy teljesen egyértelműek az Önnel és a munkájával kapcsolatos vezetői elvárások? 2. kérdés: Milyen gyakran érzi úgy, hogy nem rendelkezik az adott feladat elvégzéséhez szükséges képességekkel? 3. kérdés: Milyen gyakran érzi úgy, hogy a munkája és a családi élete nehezen összeegyeztethető? 4. kérdés: Milyen gyakran érzi úgy, hogy a munkája során olyan képességeket is mozgósítania kellene, amivel Ön nem rendelkezik? 5. kérdés: Milyen gyakran érzi úgy, hogy megbecsült tagja a kollektívának és munkáját elismerik? 6. kérdés: Milyen gyakran érzi úgy, hogy a város / település lakossága értékeli és megbecsüli? Lehetséges válaszok: 1 soha, 2 nagyon ritkán, 3 időnként, 4 gyakran, 5 szinte állandóan. 63