ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉVES ÉRTÉKELÉS A BELSŐ ELLENŐRZÉS TÁRGYI ÉS SZEMÉLYI FELTÉTELEIRŐL ÉVES ÖSSZEFOGLALÓ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS

Átírás

1 Ügyiratszám: / sz. melléklet ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉVES ÉRTÉKELÉS A BELSŐ ELLENŐRZÉS TÁRGYI ÉS SZEMÉLYI FELTÉTELEIRŐL ÉVES ÖSSZEFOGLALÓ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉV

2 2 TARTALOMJEGYZÉK A. ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS I. Bevezetés II. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása évi ellenőrzési lista 2. A tervfeladatok teljesítésének értékelése 3. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai II. III. FEUVE javítása érdekében tett javaslatok A belső ellenőrzés által javasolt intézkedések felsorolása 1. A Polgármesteri Hivatalnál 2. A költségvetési intézményeknél 3. A belső ellenőrzés tanácsadói tevékenysége B. ÉVES ÉRTÉKELÉS A BELSŐ ELLENŐRZÉS TÁRGYI ÉS SZEMÉLYI FELTÉTELEIRŐL C. ÉVES ÖSSZEFOGLALÓ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS D. HIVATALVEZETŐI VÉLEMÉNY ÖSSZEGZÉSE I. A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása II. A belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok

3 3 A. ÉVES BELSŐ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS I. BEVEZETÉS Éves ellenőrzési jelentésünket a Pénzügyminisztérium által kidolgozott módszertan szerint állítottuk össze. II. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA évi ellenőrzési lista Szabályszerűségi ellenőrzés: 1. Az önkormányzati tulajdon védelmének a gyakorlata a Polgármesteri Hivatalban. 2. Családsegítő Intézet Rendszerellenőrzés: 1. Egyesített Bölcsödék 2. Lackner Kristóf Általános Iskola 3. Középiskolai Kollégium 4. NapSzak Integrált Intézmény 5. Az Adóügyi Csoportok működésének átfogó vizsgálata. 6. Széchenyi István Gimnázium 7. Petőfi Sándor Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény 8. Intézményi Gondnokság 9. Részben önállóan gazdálkodó intézmények

4 4 Megbízhatósági ellenőrzés: 1. Széchenyi István Városi Könyvtár 2. Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatalánál a bérgazdálkodás tárgyában tartott teljesítményellenőrzésre tett intézkedések minősítése. 3. Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatalánál a tervezési tevékenység felügyeleti szervi feladatainak szabályszerűségi ellenőrzésére tett intézkedések minősítése. Megjegyzés: Az áthúzódó vizsgálatok 2 külső szakértői, 1 rendszerellenőrzés adatai az ellenőrzési listában nem szerepelnek. A közgyűlés által hozott intézményi átszervezési döntések vizsgálata című teljesítmény-ellenőrzést pedig a Stratégiai llenőrzési Terv előírásai alapján, a évi tervünkben is szerepeltetjük. 2. A tervfeladatok teljesítésének értékelése Összességében 14 vizsgálatot tartottunk, melyre 352 revizori napot használtunk fel. Vizsgálatainkat az éves belső ellenőrzési tervben foglaltaknak megfelelően szerveztük. További feladatként jelentkezett a Stratégiai- és az Éves Ellenőrzési Tervben foglaltak szerint a Sopron- Fertőd Kistérség Többcélú Társulás és Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata között létrejött 252/2005.(VIII.26. ) Kgy. számú határozattal jóváhagyott Együttműködési Megállapodásban rögzített ellenőrzési munka, melyről részletesen a jogszabályi előírások szerint a Társulási Tanácsot tájékoztatjuk (40.625/2008. ügyiratszámon).

5 5 Nem tervezett feladatként jelentkezett a Családsegítő Intézménynél tartott szabályszerűségi ellenőrzés, mely vizsgálatot egy bejelentés alapozott meg. A Belső Ellenőrzési Kézikönyv előírásai szerint a belső ellenőr köteles összesített értékelést és véleményt megfogalmazni az általa ellenőrzött területről. Az értékelés az alábbiak szerint alakult: - megfelelő: 4 - korlátozottan megfelelő: 9 - gyenge: 1 - kritikus: nem volt - elégtelen: nem volt Az összesített értékelést összesen 69 megállapítás támasztja alá. Megállapításainkat rangsoroltuk, aszerint, hogy milyen hatással vannak az ellenőrzött tevékenységre, beleértve a belső irányítási és ellenőrzési rendszer hatékonyságára és eredményességére vonatkozó befolyásukat: - kiemelt jelentőségű megállapítás: 8 - átlagos jelentőségű megállapítás: 39 - csekély jelentőségű megállapítás: 22 Az elvégzett vizsgálatainkra az ellenőrzött szervezetek, illetve szervezeti egységek vezetői részéről észrevétel nem érkezett. 3. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai Az alábbiakban röviden összegezzük az egyes ellenőrzési jelentéseinknek az ellenőrzés típusa szerinti főbb megállapításait: I. SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉS

6 6 1. Az önkormányzati tulajdon védelmének a gyakorlata a Polgármesteri Hivatalban A vizsgált időszakban hatályos leltározás rendjéről szóló szabályzat, és a jelenleg érvényes, július 1-jén hatályba lépő szabályozás nem felel meg az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. Kormány- rendelet előírásainak. A évi leltározás előkészítését igazoló dokumentációk - a Leltározási utasítás, Leltározási ütemterv, Megbízólevelek - kiadásra kerültek. A leltározás lebonyolítása - az üzemeltetésre átadott vagyonelemek kivételével - a kormányrendelet előírásának megfelelt. A leltárbizonylatok kezelésének kockázata, hogy az eszközök felvételére szolgáló Leltár íveket nem kezelték szigorú számadású bizonylatként. Az önkormányzati tulajdonvédelem szempontjából a leltározási tevékenység vizsgálata kapcsán a beruházások aktiválása vonatkozásában állapított meg kockázatot a belső ellenőrzés. A beruházások üzembe helyezésekor több esetben alapokmányok hiányában - nem történik meg az aktiválás További kockázat, hogy az ingatlanok állományában bekövetkező változásokról összevonások, szétmérések a könyvviteli nyilvántartások rendezéséhez az Építéshatósági Osztály, a Városgazdálkodási Osztály nem küld bizonylatokat. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő. 2. Családsegítő Intézet A vizsgálatot a Polgármester Úr és az Állami Számvevőszék részére írt bejelentések alapozták meg. Az ellenőrzés feladatát annak a hét állításnak a kivizsgálása jelentette, amit a bejelentő kifogásként rögzített és a költségvetési gazdálkodás legkülönbözőbb területeire vonatkozott. Belső ellenőrzésünk megállapította, hogy a bejelentő által megfogalmazott állítások nem megalapozottak. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: megfelelő.

7 7 I. RENDSZERELLENŐRZÉS 1. Egyesített Bölcsődék A gazdálkodás szervezettségét meghatározó hatályos alapdokumentumok (Alapító Okirat, SZMSZ és a gazdasági szervezetre vonatkozó Ügyrend) rendelkezésre állnak. Az Alapító Okirat tartalmában és formájában megfelelt az Áht. 88. (3) bekezdésében foglalt törvényi előírásnak. Az SZMSZ az Ámr. 10. (4) bekezdés a-j pontjában foglaltaknak megfelelő tartalommal készült. A gazdasági szervezet Ügyrendjében szabályozottak nincsenek összhangban a tényleges feladatellátással, illetve a dolgozók munkaköri leírásaiban foglaltakkal. Számviteli és bizonylati renddel kapcsolatos szabályzatok és szabályozó jellegű dokumentumok a hatályos jogszabályoknak megfelelnek, módosításuk naprakész, az intézményi sajátosságokra adaptált. A pénzgazdálkodási jogköröket a kijelölt személyek a vonatkozó, hatályos jogszabályok, illetve belső szabályozás szerint gyakorolták. A személyi juttatások tervezése a vonatkozó Kjt. és végrehajtására kiadott jogszabályok, valamint az önkormányzati rendeletek szerint történt. Az intézményi működési bevételek évről évre 8 %-kal növekedtek. A működési bevételeken belül legjelentősebb részarányt képviseltek mindkét évben az alaptevékenység körében végzett szolgáltatások (szociális étkezés, vendégétkezés, és gyermekmegőrzés címen keletkezett bevétel). A bevételek beszedését megalapozó intézményi analitikák információ tartalma megfelelő. Az élelmezési feladatellátás valamennyi folyamatában megfelel a belső szabályzatban előírtaknak, a vezetett dokumentációk pontosak, áttekinthetőek. Az éves költségvetési beszámoló összeállítását biztosító szabályzatok a hatályos jogszabályi követelményeknek és a tulajdonvédelmi szempontoknak megfelelnek. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: megfelelő. 2. Lackner Kristóf Általános Iskola

8 8 A számviteli politikával kapcsolatos szabályzatokat, az önköltségszámítás rendjére vonatkozó szabályzat kivételével, az intézmény elkészítette. Hiányosság, hogy a szabályozók több vonatkozásban nem követték a jogszabályi változásokat évi minta alapján alapbizonylat nélküli bevétel beszedés, kiadásteljesítés nem volt. A kiadások szakmai teljesítés igazolását az utalványozás, ellenjegyzés folyamatába vonták, a bevételek beszedésekor a szakmai teljesítés igazolása minden esetben hiányzott. A létszámgazdálkodást kis mértékben növekvő munkaerő forgalom jellemezte. A foglalkoztatást biztosító személyi juttatások módosított előirányzatát betartották. Az ellenőrzés alá vont kiadáselemekre - a helyettesítési feladatok ellátása, díjazása, külső személyi juttatások teljesített kiadás alapvetően szabályszerű volt, hiányosságot jelentett, hogy a megbízási szerződések ellenjegyzése nem történt meg. A évi könyvviteli mérlegben kimutatott befektetett eszközök állománya leltározását az ingatlanok és tartozékaik kivételével végrehajtották. A számbavétel hiányossága, hogy a műszaki eszközök minőségi azonosságának dokumentálása több esetben nem történt meg, a számítógépek tartozékait nem leltározták évi selejtezés lebonyolítása során a tulajdonvédelmi szempontok figyelembe vételre kerültek. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő. 3. Középiskolai Kollégium Az intézmény számviteli politikáját kialakította, írásba foglalta. Az e körbe tartozó belső szabályzatok, szabályozott kérdések kockázata, hogy keret jelleggel olyan előírásokat is tartalmaznak, amelyeket az intézmény sajátosságai nem indokolnak. A tételes ellenőrzésre választott minta alapján a számviteli rend, bizonylati és okmányfegyelem előírásait alapvetően betartották. Az intézmény a létszám előirányzatot a fenntartói döntés szerint használta fel. A személyi juttatások teljesítése alapvetően szabályszerű volt. Kockázatot a külső munkavállalók feladatának teljesítés igazolása, valamint kollégiumi nevelők változó illetményének számfejtése kapcsán azonosított az ellenőrzés. A mérlegben kimutatott eszközök és források leltározását elrendelték. A leltározási tevékenység kockázata volt, hogy a évi leltárösszesítő bizonylat adatait felvételi ívekkel nem támasztották alá.

9 9 Az élelmezési raktárak kialakítása a vonatkozó belső szabályzatban előírt követelménynek megfelelt. Az intézmény élelmezési feladatát eredményesen és hatékonyan látta el. Az étkezési térítési díjakban évben érvényesíthető rezsi százalékot helytelenül számították, emiatt az önköltségben a tevékenységre elszámolt kiadások 70 %-a jelent meg. A szabad kollégiumi férőhelyek értékesítési tevékenységet az intézmény szabályozta. A belső ellenőrzés az analitikus nyilvántartás és bizonylati rend, az önköltségszámítás és árképzés szabályaival kapcsolatban azonosított kockázatot évi selejtezési tevékenység kockázata volt, a konyhai edényzet selejtezési eljáráson kívüli leírása. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő. 4. NapSzak Integrált Intézmény Az intézményi számviteli politikával kapcsolatos szabályzatokat elkészítették, azonban hiányosság, hogy azok több vonatkozásban nem követték az időközi jogszabályi változásokat. A számviteli rend szabályszerűségének vizsgálata kapcsán megállapítottuk, hogy alapbizonylat nélküli bevétel beszedés, kiadás- teljesítés nem volt. A személyi juttatások jóváhagyott előirányzatát betartották, a gazdasági évet maradvánnyal zárták. Külső személyi juttatások címen a gondozottak orvosi ellátására, egészségügyi vizsgálatra, szakorvosi és a belső ellenőrzési tevékenységre teljesítettek kiadást. A megbízási szerződések megkötésére a munkavégzést megelőzően került sor, viszont hiányosság, hogy a kötelezettségvállalások ellenjegyzése nem történt meg. A évi leltározás eredményeként kimutatott eszközérték és a könyvviteli mérleg befektetett eszközállomány értéke megegyezett. Kockázat, hogy a évi leltározás során ingatlan, ingatlan tartozékok számbavételéről nem készült bizonylat. A évi selejtezési eljárás, az arról készített bizonylat alapvetően szabályszerű volt. Az élelmezési feladat személyi feltételeit biztosították. A főétkezés változatossági mutatója júniusban 82 %, jó volt. Az élelmezési tevékenység nyilvántartási és bizonylati rendje alapvetően megfelelő. Az intézményben a belső ellenőrzés mindhárom formáját működtették.

10 10 A funkcionálisan független belső ellenőr évben 5 magas, és 3 közepes prioritású folyamat ellenőrzését tervezte. A munkafolyamatba épített ellenőrzés és a vezetői ellenőrzés formái a gyakorlatban működnek azonban az a belső szabályozókkal, munkaköri leírásokkal maradéktalanul nincs összhangban. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő. 5. Az Adóügyi Csoportok működésének átfogó vizsgálata Közgazdasági Osztály hatályos Ügyrendje a szervezeti egység főbb feladatait tartalmazza, a részletes feladatellátás rendje minőségügyi eljárás keretében szabályozott, ennek okán a mód. 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 17. (5) bekezdésben foglaltaktól eltérő tartalommal. Az Adóügyi Csoportok valamennyi dolgozója érvényes munkaköri leírással rendelkezik. Az ellenőrzésre választott minta alapján a munkaköri leírások általánosítható kockázata, hogy a feladatellátás jogszabályi alapját, feladatellátás részletes szabályait, az ellenőrzések során felfedett szabálytalanság kezelési, nyilvántartási rendjét nem határozták meg. Az adók és adók módjára behajtandó köztartozások nyilvántartását a mód. 13/199l. (V.21.) PM. rendeletben, belső szabályzatban foglaltak szerint alakították ki. A szúrópróbaszerűen választott adózók esetében a törzsadatok a bevallások adataival megegyeztek, a forgalmi adatokat a bizonylatokkal egyezően könyvelték. Az adóellenőrzések elrendelése, végrehajtása során az adózás rendjéről szóló mód évi XCII. törvény előírásait érvényesítették. A belső ellenőrzés a kockázati kategóriák dokumentálásával, ellenőrzésekről vezetett nyilvántartás adattartalmával, bővítésével, egyszerűsített ellenőrzések lezárásával kapcsolatban tett megállapítást. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: megfelelő. 6. Széchenyi István Gimnázium A feladat ellátására jóváhagyott létszámot a fenntartó által meghatározottak szerint használta fel az intézmény. A létszámellátottság

11 11 ennek okán a feladatellátás - kockázata, hogy a fenntartó a gazdasági szervezet létszámát továbbra is 2 főben állapította meg. Az oktatási intézmények gazdasági szervezete létszámellátottságához viszonyítva az intézményi szint továbbra sem éri el a 60 %-ot. A szúrópróbaszerűen választott minta alapján a rendszeres személyi juttatások megállapítása szabályszerű volt. Kockázatot a saját munkavállalókkal kötött megbízási szerződésekkel kapcsolatban azonosított a belső ellenőrzés évi, szúrópróbaszerűen választott készpénz és bankszámlaforgalom okmányai alapján az intézmény a bizonylati és okmányfegyelem előírásait alapvetően érvényesítette, a számviteli előírásokat betartotta. A felesleges eszközök feltárását, selejtezését években a belső szabályzat szerint dokumentálták. A selejtezési javaslat kialakításánál a gazdaságosság, hatékonyság követelményét érvényesítették. A mérleg leltárral való alátámasztására, figyelemmel az intézmény rekonstrukciós munkálatok miatti ideiglenes elhelyezésére, analitika alapján készítettek leltárt. A tevékenység kockázata volt, hogy a leltárkészítés munkaszakaszait nem dokumentálták. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés kialakítására vonatkozó jogszabályi előírásnak az intézmény eleget tett. A Szabálytalanságok kezelésének rendjét, Ellenőrzési nyomvonalat kialakították, a szabályozókat az SZMSZ mellékleteként elkészítették. Kockázat, hogy azokat a fenntartóhoz jóváhagyására nem terjesztették be. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő. 7. Petőfi Sándor Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény Az intézmény számviteli politikáját írásba foglalta, kialakította, az önköltségszámítás rendjét kivéve hatályba helyezte. A belső ellenőrzés a pénzkezelés, lényeges információk szabályozása, analitika vezetésére vonatkozó számviteli politika vonatkozásában azonosított kockázatot. A tételes ellenőrzés alá vont készpénz és bankszámlaforgalom okmányai szerint az intézmény a bizonylati és okmányfegyelem előírásait érvényesítette, a számviteli előírásokat betartotta. A feladat ellátására jóváhagyott létszámot a fenntartó által meghatározottak szerint használták fel. A változó illetményekkel való gazdálkodás - a többlet tanítási órák elrendelése kivételével - szabályszerű volt. Az intézmény a mérleg leltárral való alátámasztására vonatkozó jogszabályi kötelezettségnek eleget tett. A leltározás munkaszakaszait a belső szabályzatban foglaltak szerint dokumentálták.

12 12 A tárgyi eszközök, kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartásba vétele biztosított volt. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés kialakítására vonatkozó jogszabályi előírásnak az intézmény eleget tett, de a Szabálytalanságok kezelésének rendje, Ellenőrzési nyomvonal szabályozásoknak az önkormányzat általi jóváhagyására nem került sor. A kockázatkezelési rendszer szabályozását elkészítették, nyilvántartási rendszerét kialakították. Az ellenőrzés időpontjáig kockázat azonosítására nem került sor. Az intézmény gazdasági vezetője munkaköri leírással nem rendelkezett, a könyvelő, pénzügyi előadó munkaköri leírása pedig a megváltozott követelményrendszert nem követte. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő. 1. Intézményi Gondnokság A számviteli és bizonylati rend szabályozását biztosító alapszabályzatok az Intézményi Gondnokságnál és a részben önállóan gazdálkodó intézményeknél rendelkezésre állnak. A belső szabályzatok közül a Számviteli szabályzat és a Pénzkezelési Szabályzat kiegészítése, módosítása szükséges. Az intézményekkel kötött Együttműködési Megállapodások a szabályozás és gyakorlat változását nem követték, emiatt azok valamennyi intézmény tekintetében felülvizsgálandók. A pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlásának módja, több esetben nem felelt meg az Ámr ában foglaltaknak. A teljesítés szakmai igazolása érvényesítés ellenjegyzés utalványozás folyamat a gyakorlatban nem biztosított. A teljesítés szakmai igazolása több alapokmányon hiányzott, az érvényesítés utólagos volt. Az Intézményi Gondnokság új Szervezeti és Működési Szabályzata március 22-től hatályos. A szervezeti felépítés gazdasági vezetésre vonatkozó részét nem a hatályos jogszabálynak és a gyakorlatban alkalmazott munkaköri leírásnak megfelelő módon alakították ki. A funkcionálisan független belső ellenőrzés szabályozottsága a hatályos jogszabályoknak nem felelt meg. A helyszíni ellenőrzés során hatályos, aláírt Belső Ellenőrzési Kézikönyvet bemutatni nem tudtak. A évi belső ellenőrzési tervet kockázatelemzéssel, stratégiai tervvel nem támasztották alá. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: gyenge.

13 13 9. Részben önállóan gazdálkodó intézmények Az Intézményi Gondnokság, mint önállóan gazdálkodó intézmény és a hozzá kapcsolt 12 részben önállóan gazdálkodó intézmény közötti Együttműködési Megállapodások rendelkezésre állnak. Az időközi jogszabályi változások, valamint a megváltozott gyakorlat miatt a megállapodások módosítása, illetve felülvizsgálata szükséges. A részben önállóan gazdálkodó intézmények nagy részénél a megalapozott utalványozás érdekében, igényként merült fel a naprakész, megbízható adattartalmú havi információs jelentések szolgáltatása. Az Intézményi Gondnokságnál végzett rendszerellenőrzés során minősítésre kerültek a belső szabályzatok. Ezek közül a Pénzkezelési Szabályzat kapcsán fogalmazott meg a belső ellenőrzés olyan jellegű javaslatokat, melyek a végrehajtást követően hatást gyakorolhatnak a részben önállóan gazdálkodó intézmények napi, operatív feladatellátására. A teljesítés szakmai igazolása több alapokmányon hiányzott: például az Alapellátási Igazgatóságnál a szakmai feladatellátáshoz kapcsolódó kifizetések esetében, a Sopron és Környéke Gyermekjóléti és Családsegítő Szolgáltató Központ kiadási tételeihez kapcsolódó alapokmányokon. A teljesítésigazoláshoz szükséges analitikák rendelkezésre álltak. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: megfelelő. MEGBÍZHATÓSÁGI ELLENŐRZÉS 1. Széchenyi István Városi Könyvtár A évi megbízhatósági ellenőrzés a korábbi évi rendszerellenőrzésbe épített utóvizsgálat kapcsán megállapított hiányosságok kiküszöbölésére elfogadott Intézkedési terv végrehajtását, a megtett intézkedéseket vizsgálta október 14-én kelt Intézkedési tervben felelőssé tett igazgató intézmény vezetői megbízása október 31- én lejárt. Az új intézményvezető a szakmai munka terén változásokat léptetett életbe. A belső ellenőrzés a szabályozás vonatkozásában állapított meg ismétlődő jellegű hiányosságokat. A tárgyévi megbízhatósági ellenőrzés összesített véleménye: korlátozottan megfelelő.

14 14 2. Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalánál a bérgazdálkodás tárgyában tartott teljesítmény-ellenőrzésre tett intézkedések minősítése Az Intézkedési Tervben foglalt feladatok végrehajtására tett intézkedések minősítése kapcsán megállapítást nyert, hogy a 13 pontban megfogalmazott feladatokból 2 területen továbbra is fennálló hiányosságokat tárt fel a belső ellenőrzés: - A hivatal költségvetési rendelettervezetének egyeztetési folyamata továbbra sem dokumentált. - Sopron Megyei Jogú Város évi költségvetéséről szóló többszörösen módosított 9/2007. (III. 1.) Ör. sz. rendelet a Polgármesteri Hivatal létszám és bérgazdálkodására vonatkozó konkrét szabályokról továbbra sem rendelkezik. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő. 3. Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalánál a tervezési tevékenység felügyeleti szervi feladatainak szabályszerűségi ellenőrzésére tett intézkedések minősítése Az Intézkedési Tervben foglalt feladatok végrehajtására tett intézkedések minősítése kapcsán megállapítást nyert, hogy két területre vonatkozóan, még továbbra is fennálló hiányosságokat tárt fel a belső ellenőrzés: július 1-jétől hatályos hivatali SZMSZ melléklete - Ellenőrzési nyomvonal, FEUVE - az intézmények tervezési tevékenységének irányítási, felügyeleti ellenőrzési feladatait továbbra sem tartalmazza. A 4. sz. Költségvetés-készítés és beszámolás folyamatainak eljárási nyomvonala és kockázatbecslése melléklet csak a hivatali költségvetés, illetve beszámoló folyamataira vonatkozóan tartalmaz szabályozásokat. - Az intézményi felújítási, felhalmozási kiadások elismerésére az elemi költségvetésben és évben nem került sor, arra továbbra is csak az önkormányzati költségvetési rendeletben szabályozott módon kerülhet sor.

15 15 Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő. III. FEUVE JAVÍTÁSA ÉRDEKÉBEN TETT JAVASLATOK A FEUVE rendszer működésének leggyengébb pontja- belső ellenőrzési tapasztalataink alapján - az ún. kockázatkezelési rendszer működtetése. A hatályos jogszabályi előírások szerint a költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembe vételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni, melynek során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat és meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, melyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. Helyszíni vizsgálataink során, mind a szabályozási, mind pedig a gyakorlati feladatokra vonatkozóan a szükséges teendőkre a figyelmet felhívtuk. Ajánlottuk továbbá a Pénzügyminisztérium e tárgyban kiadott és jól alkalmazható módszertani útmutatóját is. IV. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL JAVASOLT INTÉZKEDÉSEK FELSOROLÁSA Az Ellenőrzési Csoport minden jelentését javaslatokkal és ajánlásokkal zárta, megjelölve a feladatot, felelőst és a határidőt évben összesen 98 javaslatot tettünk. Főbb javaslataink a következők voltak: 1. A Polgármesteri Hivatalnál 1. Felhívtuk a fegyelmet a tervezési tevékenység ellenőrzési nyomvonalban történő, a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat

16 16 tartalmazó megjelenítésére, melynek következtében lehetővé válik a nyomon követés és utólagos ellenőrzés. 2. Javasoltuk a Leltározási Szabályzat aktualizálását, valamint a beruházások befejezésekor, a műszaki átadások után az aktiválások haladéktalan végrehajtását. 3. Javasoltuk az adóellenőrzések nyilvántartási és lezárási rendjének módosítását. 4. Szükségesnek tartottuk a Közgazdasági Osztály ügyrendjének kiegészítését. 5. Fontosnak tartjuk, hogy a Polgármesteri Hivatal létszám és bérgazdálkodására vonatkozóan is szülessen előírás a költségvetési rendeletben. 6. A jövőben dokumentálni kell a költségvetési rendelettervezet teljes egyeztetési folyamatát. 7. Addig, amíg az önkormányzati költségvetési intézmények az előirányzatokkal való gazdálkodás szempontjából - teljes jogkörűek, szükségesnek tartjuk a felhalmozási és felújítási előirányzataik szerepeltetését az elemi költségvetésben. 2. A költségvetési intézményeknél Felhívtuk a figyelmet: 1. A különböző intézményi belső szabályzatok aktualizálására. 2. A FEUVE rendszer működtetésére, első sorban a kockázatkezelés vonatkozásában. 3. A számviteli és bizonylati rend vonatkozásában a pénzgazdálkodási jogkörök előírások szerinti gyakorlására. 4. Az önkormányzati tulajdon védelme terén a szabályszerűség betartására. 5. A belső ellenőrzés által feltárt kockázatos területek hiányosságainak maradéktalan felszámolására, az ismétlődő hibák kiküszöbölésére. 6. A funkcionálisan független belső ellenőrzés működésénél a nemzetközi standardok maradéktalan alkalmazására. 7. Az ún. Együttműködési Megállapodások felülvizsgálatára. 3. A belső ellenőrzés tanácsadói tevékenysége

17 17 A helyszíni vizsgálatok kapcsán de telefonos megkeresés, vagy irodánkban történt személyes konzultáció esetében is számos szakmai kérdésben fogalmaztuk meg szakmai véleményünket. Jogszabályban előírt tanácsadói tevékenységünket a tisztségviselők évben két alkalommal igényelték: - elemzést kértek a munkaköri státuszokra vonatkozóan a közhasznú társaságoknál, - javaslatot kértek az önkormányzati gazdasági program felülvizsgálatának menetére vonatkozóan. A belső ellenőrzés által javaslatba hozott megoldásokat a város vezetése hasznosította. B. ÉVES ÉRTÉKELÉS A BELSŐ ELLENŐRZÉS TÁRGYI ÉS SZEMÉLYI FELTÉTELEIRŐL Az Ellenőrzési Csoportban 4 fő státusz áll rendelkezésre a belső ellenőri feladatok ellátására az alábbiak szerint: - belső ellenőrzési vezető, - belső ellenőrzési munkatárs I., - belső ellenőrzési munkatárs II., - belső ellenőrzési munkatárs III. Ügykezelővel nem rendelkezünk, mivel az iroda munkatársainak számítógép alkalmazói ismerete ezt a státuszt feleslegessé teszi. Valamennyi belső ellenőr rendelkezik szakirányú felsőfokú állami iskolai képesítéssel és szakirányú középfokú képesítéssel is. A belső ellenőröket nagy szakmai tapasztalat jellemzi, hiszen ebben a munka körben a Hivatalban eltöltött idejük jelentős: - belső ellenőrzési vezető 29 év, - belső ellenőrzési munkatárs I. 29 év, - belső ellenőrzési munkatárs II. 22 év, - belső ellenőrzési munkatárs III. 11 év. Az év során Sopron MJ Város Önkormányzata átszervezte a Polgármesteri Hivatalt: ennek eredményeként az Ellenőrzési Iroda

18 18 feladatainak és funkcionális függetlenségének változatlanul hagyása mellett, a továbbiakban Ellenőrzési Csoportként működik. A Csoport az Éves Képzési Tervében foglaltakat az alábbiak szerint hajtotta végre: ( /2006.üi.sz.) - havonta megtartottuk a jogszabály ismertetéseket, - az ún. Költségvetési Levelek, Számvitel Adó Könyvvizsgálat Szak Ma, Közoktatás szakfolyóiratok fontosabb kérdéseit szintén havonta átbeszéltük, - rendszeresen tanulmányoztuk a Pénzügyminisztérium Ellenőrzési Rendszerek című honlapját, - figyelemmel kísértük a kistérségi ellenőrzés sajátosságait, - a minőségirányítási rendszer előírásai szerint a következő belső oktatásokat tartottuk meg: - Egyes a évre vonatkozó pénzügyi-számviteli jogszabályok értelmezése, - Belső ellenőrzési kézikönyvminta a helyi önkormányzati és helyi kisebbségi önkormányzati költségvetési szervek részére, - A évi minőségcélok végrehajtásának tapasztalatai, - A évi CAF szervezeti önértékelés eredménye, - A évi munkatársi elégedettségmérés eredménye, - A pedagógusok kéthavi időkeretének megállapítása, nyilvántartása, időkereten felül teljesített többlet tanítás díjazása, - A Polgármesteri Hivatal évi minőségcéljai, - A 67/2007.(IV.11.) Korm. rendelet értelmezése a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI.26.) Korm. rendelet módosításáról, - Brit kockázatkezelés és az új pénzügyminisztériumi FEUVE módszertanok, - A költségvetési rendszer megújításának egyes kérdéseiről szóló koncepció, - Törvénytervezet a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról, - Tervezési körirat az államháztartás egyes alrendszerei évi költségvetési tervezőmunkájáról. A fenti adatokból is jól látható, hogy az Ellenőrzési Csoport költségtakarékos módon, elsősorban a belső oktatásra helyezve a hangsúlyt, hajtotta végre képzési tervét. C. ÉVES ÖSSZEFOGLALÓ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS

19 19 Ebben a fejezetben azon önkormányzati költségvetési intézmények Éves Ellenőrzési Jelentését összegezzük, ahol évben funkcionálisan független belső ellenőrzés működött. Ez az önkormányzat költségvetési intézményei közül két intézményt Intézményi Gondnokság, NapSzak Integrált Intézmény érintett. Tekintve, hogy mindössze két intézményről van szó, ezért az összegzés helyett jelentéseiket mellékletként eredetben csatoljuk. Sopron, március 14. vezető Patzner László belső ellenőrzési D. HIVATALVEZETŐI VÉLEMÉNY ÖSSZEGZÉSE I. A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása A belső ellenőrzés által írt Ellenőrzési Jelentések alkalmasak voltak arra, hogy a hiányosságok feltárása mellett, azok kijavítására irányuló javaslatokat feladat, felelős, határidő megjelölésével is tartalmazza. Ezzel az ellenőrzés jelentősen segítette az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek vezetőit intézkedési terv készítési feladataik ellátásában. Az ellenőrzött szervezetek intézkedési terv-készítési feladataiknak eleget tettek. Az elfogadott feladatok végrehajtásának nyomon követése az ellenőrzöttek által tett jelentési kötelezettségek teljesítése mellett adott esetben megbízhatósági ellenőrzések szervezésével is megvalósult. II. A belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Hivatalvezetői munkámat a belső ellenőrzés, mint bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység folyamatosan támogatta. A Polgármesteri Hivatal

20 július 1-jei átszervezése e területet annyiban érintette, hogy korábban irodai szinten, jelenleg pedig csoport szinten kerülnek megszervezésre a feladatok, ami a jogszabályokban előírt funkcionális függetlenséget nem érintette. A belső ellenőrzési vezetői státusz a továbbiakban nem vezető megbízatású köztisztviselői álláshely és részvétele az operatív vezetői munkát jelentő vezetői értekezleten nem szükséges. A belső ellenőrzési csoport a továbbiakban is közvetlen irányításom alatt működik. Megvalósítandó feladatokat a FEUVE-rendszer területén belül látok, elsősorban a kockázatkezelési rendszer gyakorlati működtetése terén. Szükséges, hogy a szabályozási feladatok mellett, ténylegesen a gyakorlatban is működjék a kockázatkezelés rendje. Ehhez a feladathoz jó módszertani segítséget ad a Pénzügyminisztérium által kidolgozott segédlet. Sopron, március 21. József Dr. Dobos jegyző

21 21