Tourinform Iroda. Felkészülés a 2014-es turista szezonra

Átírás

1 Balaton Keleti Kapuja Turisztikai Egyesület Tourinform Iroda Felkészülés a 2014-es turista szezonra Készült a BKK TDM 2014-es munkaterve alapján A Balaton Keleti Kapuja Turisztikai Egyesület nyertes pályázatai révén, a helyi önkormányzat támogató együttműködésével, szebbé, élhetőbbé, s persze korszerűbbé szeretné tenni üdülővárosunk kínálatát a helyiek és a turisták nagy örömére. Januártól zajlik az idei kiadványaink előkészülete, közkedvelt kiadványcsaládunk aktualizált utánnyomásával készülünk az érdeklődök informálására. A turisztikai vásárok hazai sorát minden évben a budapesti UTAZÁS kiállítás nyitja, mely idén február 27-től március 2-ig várja a leendő turistákat. Erre az időpontra - reményeink szerint - megjelennek a prospektusaink, melyeket pályázati forrásainknak köszönhetően még további négy vidéki kiállításon Debrecenben, Szolnokon, Miskolcon és Veszprémben adhatunk át a nagyközönségnek. Debrecenben és Szolnokon a legnagyobb standon jelenik meg a Balaton régió kiemelt kiállítóként Immár harmadik éve országunk legnagyobb turisztikai bemutatóján az UTAZÁS kiállításon, a Hungexpo területén, városunk és szolgáltatóink kínálata a Balaton régión kívül - nyertes térségi pályázatunknak köszönhetően a Közép- Dunántúli Régió standján is jelen lesz, ahol a Bakony Balaton TDM pultjainál 1

2 főként a szállás és vendéglátás profilú szolgáltatóinknak saját maguknak is lehetőséget kínálunk a térítésmentes megjelenésre. Örömünkre végre elkészült a 4darab új várostérképet tartalmazó tábla illetve a vonzerőket bemutató 20 tábla, melyek kihelyezése a napokban várható. Sajnos a beköszönő tábláinkkal és a nyomtatott papír térképeinkkel még tartozik a kivitelező, aki súlyos anyagi gondokkal küzd, így hosszú ideje késlekedik a teljesítéssel. A hosszas tárgyalások ígérgetések nem vezettek kellő eredményre, három ügyvéddel álltunk, állunk ez ügyben kapcsolatban, ami nem hozott eredményt. Majd sikerült kideríteni, hol fog legközelebb dolgozni, így megzsaroltuk a leendő munkaadójával, egy heves megyei Polgármesterrel összefogva (ami szerencsére a most kihelyezésre váró táblákat eredményezte) stb. Napokban mérhető az órák száma, amennyit telefonáltunk a mindenkori kollégáim, én, illetve az Elnök úr és a Polgármester úr, hogy végre megoldást találjunk erre az ügyre, de a mai napig nem sikerült még eredményesen lezárnunk. Legutóbb tegnap beszéltem vele, ígérete szerint minden elmaradásával elszámol, legkésőbb február 27-ig. Úgy érzem, sokszor már erőn felül igyekszem mindent megtenni, hogy a pályázat lebonyolítása ne sérüljön, s mindennel el tudjunk számolni. A nyarat támogató segítségükkel - szeretnénk már a teljesen felújított, korszerűen berendezett új irodánkban kezdeni, a munkálatok és az átalakítás után május 30-án ünnepélyes átadóval nyitnánk a 2014-es nyári szezont, illetve a megújult Tourinform irodát. Nagyon köszönjük az Önkormányzatnak, hogy biztosítják a meglévő mellett az új irodahelyiséget, ami már most nagy segítség. A várható átalakítás azonban sokkal kedvezőbb körülményeket biztosít a projekt zárásához és a vállalások teljesítéséhez a jelenlegi elhelyezésnél. Az új helyiség lehetővé teszi, hogy a Front Office és a Back Office (az információ szolgáltatás és TDM tevékenységek) egységek is egy épületben kerüljenek kialakításra, egymás mellett, de ajtóval elválasztva, így mégis szeparáltan. 2

3 Mely biztosítja a folyamatos vendégkiszolgálás, illetve párhuzamosan a nyugodt légkört a háttérmunkához vagy a tárgyalásokhoz, ami megszűntetni a jelenlegi zsúfoltságot, méltatlan helyzetet. Valamint az összes irodatechnikai eszköz elhelyezését is az új Front és Back Office iroda biztosítaná: jelenleg az eszközök biztonságos, felelős tárolása sem megoldott a felújítás alatt, illetve a költözködés előtt. Az átalakításhoz sajnos ahogy korábban is jeleztük - egyesületünknek nincs elegendő saját forrása, ezért tisztelettel kérjük, hogy járuljanak hozzá a projekt sikeréhez, a Városgondnokság ügyes szakemberei munkájával, a korábban már megígért ajtónyitással, faljavítással, festéssel. Mivel a beruházás a 2014-es költségvetési évet érinti, mely költségvetést Balatonkenese Város Önkormányzatának tisztelt Képviselő Testülete véglegesen még nem fogadta el, ezért még most szeretnénk újra, tisztelettel kérni hozzájárulásukat. Az egyesület által több vállalkozó megkeresésre került, akik az igények meghallgatása után felmérték a területet és árajánlatot adtak a végső berendezésre (bútorokra, eszközökre), melyre a pályázat forrást biztosít. Körvonalazódni látszik ezek közül a nyertes személye, aki természetesen csak szerződéskötés után kezdi meg a bútorok gyártását, a berendezések elkészítését. Felelősséggel addig nem kötelezzük el magunkat egy vállalkozó irányában sem, amíg nem tudjuk, hogy az Önkormányzat részéről mikor várható a remélt támogatás és a munkálatok megkezdése. Természetesen a főirodával párhuzamosan június közepén nyitnak majd a Tourinform Infopontok is Kenesén (Vak Bottyán strand bejárata) és Akarattyán (Napfény parkoló), ha a fedezetét a tagdíjbevételeinkből meg tudjuk oldani. Terveink szerint a főiroda mellett újra Akarattyán is lehet majd turista standjegyet kiváltani. Ehhez kapcsolódóan kérjük, a tisztelt döntéshozókat, határozzák meg mielőbb az idei évre vonatkozó paramétereket ( lesz e ez a kedvezmény, mikortól adható, kinek stb.), hogy a marketing akcióinkba mielőbb be tudjuk építeni. 3

4 Amint ismeretes a Balatonfűzfő Litér Turisztikai Egyesülettel közösen adtunk be helyi szervezetek fejlesztésére vonatkozó TDM pályázatot, kedvező döntés értelmében önerővel növelten közel forintot fordíthatunk a két településre. A két egyesület közti megállapodás alapján a balatonfűzfői beruházásokkal ( fűzfői színpad, berendezés, technika, programelemek stb.) és a közös tábla és informatikai rendszer megvalósításával kezdtük a pályázat megvalósítását ban a mi fejlesztéseink voltak előtérben. Nyárra elkészültek az egyesület bérelhető faházai és a minden igényt kielégítő fedett rendezvényszínpadunk, amely idén már minden nagyobb rendezvényre a Közművelődési Intézmény vezetőjétől már megkaptuk az erre vonatkozó listát rendelkezésre áll, így a korábban erre fordított költség 2014-ben már nem terheli az Intézmény illetve távolabbról nézve az Önkormányzat költségvetését. A negyedik elszámolásunk is beadásra került, melynek anyagi erejét főként a hátralévő marketing tevékenységeinkre (kiállítások, ajándéktárgyak, tanulmányút stb.), az infóterminálok beszerzésére és az új iroda berendezésére fordítjuk. Májusra támogatásukkal befejezünk minden fejlesztést, mely a vendégkiszolgáláshoz kapcsolódik, megvalósul a 24 órás tájékoztatás, azaz városunk vendégei nyitva tartási időn túl érintőképernyős terminálokon tájékozódhatnak ben elkészült egyesületünk web kommunikációs eszköze a melyet idén is ismertség növelő kampánnyal és nyereményjátékkal szeretnénk népszerűsíteni, s természetesen vele együtt a mögötte álló településeket, szolgáltatóinkat és tagjainkat is. A TDM pályázat beadásakor Önkormányzatunk határozatokban foglalt támogatásával egyesületünk vállalta a projekthez kapcsolódó feltételeket, így a 24 hónapos a megvalósítási és a 60 hónapos fenntartási időt. A 24 hónap alatt elvileg mindent meg kell valósítani maradéktalanul a projektből úgy, hogy a termékek, szolgáltatások ellenértékét is kiegyenlítjük. Sajnos, már ősszel látszott, hogy az ismert problémák 4

5 okán nem tudjuk tartani a vállalt határidőt, ezért kétszeri hosszabbítást kértünk a megvalósítási szakaszra (ez természetesen maga után vonja azt is, hogy a fenntartásra kötelezően előírt 60 hónap is tolódik), melyet hosszú papírmunka árán benyújtottunk a Közreműködő Szervezet felé. Az új projektzárási határidő június december 5-én a pályázat kapcsán közel 12 órán át tartó folyamatos helyszíni ellenőrzésünk volt, tüzetesen átvizsgálta két kirendelt ellenőr a papírjainkat (kifizetési dokumentumok, számlák, szerződések, garanciák, műszaki dokumentumok, leltárívek, teljesítésigazolások, számlakivonatok, változás-bejelentők, szerződésmódosítások, hiánypótlások, előrehaladási jelentések, stb.) és az eszközeinket, illetve fotózta a látottakat Kenesén és Fűzfőn. Felkészülve vártuk őket, és álltunk rendelkezésükre kolléganőmmel egész nap, így csak egy apró szabálytalanságot (pályázattal összeférhetetlen kiegészítő tábla volt a fűzfői fatáblákon) találtak, és néhány formai hibát, melyet január első hetében hiánypótoltunk. További terveink: Nyitott Balaton: A Balatoni Regionális TDM Szövetség melynek egyesületünk alapító tagja - régiós tavaszi rendezvény- és programsorozat létrehozását tervezi május között, melynek célja a szezonhosszabbítás és hogy a Balaton Régiót elhelyezzük a belföldi piacokon, mint tavaszi aktív kikapcsolódásra alkalmas desztináció. A programban egyesületünk is tevékenyen részt vesz, feltöltöttük az esemény honlapjára az erre az időszakra eső városi programokat. Csatlakozási lehetőséggel megkerestük a városi szolgáltatóinkat, mivel a rendezvény sikeréhez nagyon-nagy szükségünk van a Tagjaink támogatására és csatlakozására. A régiós kezdeményezésünk mellé a Magyar Turizmus Zrt. odaállt. A feladat még így sem könnyű s talán első évben várhatóan nem is fogja meghozni a várt sikereket -, de úgy gondoljuk, hogy szükséges kockáztatni és belevágni egy ilyen rendezvénybe. 5

6 Kerékpárkölcsönző hálózat: Nyertes térségi pályázatunk révén a Bakony Balaton TDM területén 300 kerékpár várja akár már márciustól a két keréken útnak indulókat 10 településen számos kölcsönző ponton, többek közt Balatonkenesén is, ahol az előzetes jelentkezések alapján várhatóan 3 ponton lesznek bérelhetők, és letehetők a kerékpárok. Tehát a megyében egyedüliként ez a hálózat lehetővé teszi azt a szabadságot, hogy nem kell oda visszavinni a kerékpárokat a nap végén, ahol kölcsönöztük, hanem a rendszerben szereplő bármelyik kölcsönző ponton leadhatók. Panoráma kamera: Ugyancsak nyertes térségi pályázatunknak köszönhetően a várost tavasszal panoráma kamerával gazdagítjuk. A közterek, műemléke ilyen formában történő bemutatása hazánkban egyre elterjedtebbé válik. A kamerák manapság a turisztikai célok mellett időjárás követésére, madarak megfigyelésére, bűnmegelőzésként akár térfigyelő eszközként is használatosak. A nálunk kihelyezett panoráma kamera azonban elsősorban turisztikai célokat hivatott szolgálni, így a megfelelő hely kiválasztása különösen fontos, hogy a településünk legvonzóbb arcát tudjuk megmutatni a nagyvilágnak. A telepítő cég emberei már bejárást tartottak a városban és a Balaton partot ítélték a legoptimálisabb helyszínnek. Igyekszünk minél jobban bekapcsolni a helyi, térségi és regionális turizmusba a meglévő attrakcióinkat, illetve törekszünk a kínálat bővítésére is akár közvetlenül saját pályázatok formájában, akár egy-egy külső projekt előmozdítása kapcsán. Természetesen, a fent vázoltakon kívül rendkívül folyamatos a napi irodai munka is. A Magyar Turizmus Zrt-vel kötött névhasználati szerződés elemeit folyamatosan teljesítjük ( pl. NETA karbantartás, 3 nyelvű határidős feladatok, kötelező képzések stb.) ban is 75 % feletti éves eredményt értünk el az irodák minősítési vizsgálatában, ezen túl pedig a személyes ellenőrzés kritériumait és a NETA adatgondozás 100 %-ra teljesítettük. 6

7 2011 év vége óta a Balaton Régió elnöke mellett az Országos Tourinform Szövetség alelnöki posztját is betöltöm, mely lehetőséget teremt a szorosabb és hatékonyabb az együttműködésre a szakmai szervezetekkel, s a központi irányítással is. Igyekszünk a jövőben is minden feladatunkat maximálisan ellátni, tisztelettel: Balatonkenese, február 19. Kelemen Viktória Irodavezető, TDM menedzser 7