A munkakörök elemzési módszerei

Átírás

1 A munkakörök elemzési módszerei Írta: Nemeskéri Gyula A hatékony munkavégzés emberi feltételeinek biztosításához elengedhetetlenül szükséges a munkakörök kompetenciaigényének (követelményeinek) megállapítása. A kompetenciaalapú HR rendszerek alapja a munkakörök kompetenciaigényének, vagy egy másik szakmai fogalommal a munkaköri követelmények meghatározása. 1 Ahhoz, hogy meg tudjuk határozni a munkaköri követelményeket, előzetesen elemezni kell munkaköröket. 2 Az elemzés során a munkakörök bonyolultságától függően csak azokat a munkatartalmi jellemzőket célszerű kiemelni, amelyek egy adott munkakört meghatároznak, megkülönböztetnek más munkakörtől. A munkakörök jellemzőinek széles körű ismerete lehetővé teszi, hogy beazonosítsunk egy munkakört, meghatározzuk a szervezetben betöltött helyét, a munkakört betöltővel szemben támasztott elvárásokat stb. A pontos jellemzéshez szükséges információk megszerzését a munkakör-elemzési technikák alkalmazása biztosítja. A munkakörelemzés olyan emberierőforrás-menedzsment módszer, amely lehetővé teszi, hogy a szervezet munkaköreiről összegyűjtsük és rendszerezzük az információkat további HR célokra történő felhasználás érdekében. Segítségével feltárható a munkakör tartalma (célja, feladatai, a kapcsolódó hatáskörök és felelősségek), kapcsolatrendszere, meghatározhatók az ellátásához szükséges kompetenciák. A munkakörelemzés az információgyűjtési technikák rendszerezett alkalmazása a szervezet munkaköreinek megismeréséhez. A munkakörelemzés olyan emberierőforrás-menedzsment módszer, amely lehetővé teszi, hogy a szervezet munkaköreiről összegyűjtsük és rendszerezzük az információkat további HR célokra történő felhasználás érdekében. 1 A szakirodalomban találkozhatunk még a munkaköri specifikáció vagy a munkatükör fogalmakkal. Ez a módszertani anyag következetesen a munkaköri követelmény, illetve kompetencia igény fogalmakat ajánlja és használja kifejező és egyértelmű tartalma miatt. 2 A munkakörök elemzését más szakmai feladatokhoz is alkalmazzák. Például munkaszervezési vagy ergonómiai fejlesztések megalapozásához szükség lehet az információk összegyűjtésére a munkakörökről. Ebben a cikkben kimondottan a HR szempontú munkakör-elemzési szempontok szerint tárgyaljuk a témakört.

2 A munkakörelemzés a következő kérdésekre ad választ Milyen feladatokat kell ellátni az adott munkakörben? Hogyan kapcsolódnak a szervezetben elvégzendő többi feladathoz ezek a feladatok? Milyen hatáskörrel látja el a munkakört betöltő a feladatokat? Miért kell felelősséget vállalnia a munkakört betöltőnek? Milyen munkakörökkel, mi célból és milyen jellegű kapcsolatot kell tartania? Melyek a munkavégzés körülményei és eszközei? Milyen ismeretekre, tapasztalatra és kompetenciákra van szüksége a munkakört betöltő személynek azért, hogy a szervezet által elvárt és megfelelőnek tartott szinten el tudja látni feladatait? 1. A munkakörelemzés tényezői A munkakörelemzés időigényes tevékenység, ezért mindig a releváns és legszükségesebb információk összegyűjtésére kell törekedni, a lehető legrendszerezettebb módon. Mielőtt az elemzéshez használt technikákat kiválasztanánk, és az eszközöket meghatároznánk, tisztáznunk kell, hogy melyek az információgyűjtés fő céljai, mire szeretnénk az információkat felhasználni. Ezeket figyelembe véve kell kidolgozni az elemzési szempontokat. (Például, ha a munkaköri leírások elkészítéséhez, aktualizálásához kívánjuk használni az információkat, előbb meg kell határoznunk, hogy a szervezetünkben milyen elemeket kell tartalmaznia a munkaköri leírásnak. Ha munkakör-értékelést szeretnénk végezni az összegyűjtött információk alapján, akkor előbb ismernünk kell az értékelési tényezőket.) A legfontosabb információk, amelyeket a munkakörelemzés során össze lehet gyűjteni: A munkakör azonosítási elemei: megnevezés, munkavégzés helye, munkakör helye a szervezeti hierarchiában, szervezeti egység, felettes munkakör, beosztott munkakörök stb. A munkakör létrehozásának célja: miért létezik a munkakör a szervezeten belül, hogyan járul hozzá a szervezeti célkitűzések megvalósításához. A munkakörben elvégzendő feladatok: tevékenységek és feladatok, gyakoriságuk (általában három nagy csoportba soroljuk őket: szakmai feladatok, adminisztratív feladatok és vezetési/irányítási feladatok). A feladatok megkülönböztethetők a rutin, valamint alkotó munka skálán, a teljesítményorientált, illetve rendelkezésre állás típusa szerint is. Jogkörök: a munkakört betöltőnek a feladatok ellátása érdekében fennálló cselekvési jogát jelenti. Lehet végrehajtási, kezdeményezési, döntési, részvételi, utasítási, képviseleti stb.

3 Hatókör: A munkakör határait, a cselekvési önállóságot adja meg. Felelősségek: milyen jellegű és milyen mértékű felelősséget kell vállalni (pl.: pénzügyi erőforrásokért, döntésekért, folyamatokért, anyagi javakért, a szervezet jó hírnevéért stb.). Kapcsolatrendszer: hierarchikus, együttműködési, funkcionális kapcsolatok a szervezeten belül, illetve külső kapcsolatokban. Terhelések: Fizikai környezetből adódó terhelések: hőmérséklet, szennyeződés, zaj, fény, baleset- és megbetegedésveszély A munkavégzésből adódó fizikai terhelések: statikus, dinamikus terhelés Pszichés terhelések, amelyeknek forrása lehet különösen nagy felelősség viselése emberekért vagy anyagi javakért, döntés szükségessége nehezen áttekinthető helyzetben vagy új helyzetekben, hiányos információk alapján, időkényszer alatt végzett munka, rövid idejű, egyszerű feladat végzése változtatás nélkül, állandó ismétléssel, tartós figyelemkoncentráció, emberekkel való foglalkozás konfliktusveszélyes helyzetben stb. Teljesítményelvárások: mennyiségi (termelés, eladás volumene, költségvetés, határidő stb.), minőségi (selejtarány, panaszok száma, csoportkohézió kialakítása és megtartása). Motivációs tényezők: milyen sajátos munkaköri tényezők fejtenek ki motivációs hatást, pl.: kihívások, változatos munka, emberi kapcsolatok gyakorisága, előmeneteli lehetőségek, fejlődési és karrierlehetőségek. A munkahely anyagi felszereltsége: gépek, berendezések. A munkavégzés egyéb feltételei: munkaidő, munkarend, elszigetelt munkavégzés, utazás, bérezési forma stb. 2. Munkakör-elemzési technikák A munkakörelemzésnek számos technikája létezik, amelyek különböző szempontokból közelítik meg a munkakör tartalmát, jellegzetességeit.

4 A szempontok kiválasztásánál szem előtt kell tartani a következőket: a munkakör jellege a munkakörelemzés célja a rendelkezésre álló erőforrások a szervezeti kultúra (közreműködés szintje és módja) ki fogja végezni az elemzést Általában több technikát kell kombinálni, hogy a munkakört minél részletesebben lehessen megismerni, és a lehető legnagyobb mértékben csökkentsük az elemzés során jelen lévő szubjektivizmusból esetleg adódó torzulásokat. Fontos arra figyelni, hogy a munkakört kell jellemezni, elvonatkoztatva a munkakört jelen pillanatban betöltő személytől vagy személyektől. Ezt a követelményt gyakran nehéz érvényre juttatni, különösen az interjúk és a megfigyelés alkalmazásakor. A munkakörelemzés leggyakrabban alkalmazott technikái: 2.1. Dokumentumelemzés Minden esetben ez az információgyűjtés első lépése. A munkakörhöz kapcsolatos dokumentációt elemezzük, a munkakörelemzés szempontjait figyelembe véve. A leggyakrabban használt dokumentumok: munkaköri leírások, eljárásrendek, belső utasítások leírásai, teljesítményértékelési dokumentumok, továbbképzési tervek, képzési programok anyagai, a munkakört érintő tanulmányok (szervezetfejlesztési, átszervezési, munkaszervezési tanulmányok).

5 2.2. Megfigyelés A megfigyelés nagymértékben feladatorientált technika, ezért elsősorban manuális rutinmunkák elemzésére használható. Alkalmazása egyszerű, azonban bonyolultabb műveleteknél szükség van már egy tapasztaltabb megfigyelőre. Az összes munkakör-elemzési technika közül talán a legmegbízhatóbb információt. megfigyelés szolgáltatja a legközvetlenebb és legmegbízhatóbb információt. A módszer lényege, hogy az elemző hosszabb ideig megfigyeli a munkakört betöltő tevékenységét, és feljegyzi, hogy milyen feladatokat végez, mennyi ideig, esetleg azt is, hogyan végzi. E célból ellenőrző listát vagy munkanap-fényképezési táblázatot is célszerű előre elkészíteni. A módszer nagyon időigényes, mert: a megfigyeléshez használt eszköz előkészítése sok időt vesz igénybe, hiszen a kidolgozásához gyakran előzetes megfigyelést vagy dokumentumelemzést kell végezni, majd tesztelni kell az eszközt; a megfigyelést több napon át kell végezni, hogy a munkavégzés valamennyi jellegzetességét fel lehessen tárni. A megfigyelésnek több eljárása lehet. Ezek megválasztása részben az elemzendő munkakörben végzett tevékenység összetettségétől, részben az elemzés mélységétől függ: a.) A közvetlen megfigyelés: A legegyszerűbb megfigyelési módszer a direkt megfigyelés, amelynek lényege, hogy a megfigyelő úgy helyezkedik el, hogy jól lássa a munkakört betöltőt, és feljegyzi, milyen feladatokat, műveleteket végez, és mennyi időt vesz igénybe az elvégzésük. Ez a megfigyelés nem alkalmas arra, hogy felfedje az egyes feladatok fontosságát vagy bonyolultságának szintjét, ezeket az elemzőnek más módszerrel kell megtudnia, vagy az elemzésekből kikövetkeztetnie. b.) A megfigyelési interjú Az összes munkakör-elemzési technika közül talán a megfigyelés szolgáltatja a legközvetlenebb Ez a technika a megfigyelést és az interjút egyesíti. Az elemző megfigyeli a munkakörben végzett tevékenységet és a munkakört betöltőnek kérdéseket tesz fel az elvégzett feladatokra vonatkozóan azért, hogy a megfigyelhető tevékenységen felül további információkat szerezzen. Ezt kétféleképpen lehet elvégezni: Az elemző megfigyeli a munkavégzőt, közben jegyzetel, és felírja azokat a területeket, problémákat, amelyekkel kapcsolatban kiegészítő információkat szeretne, a munkavégzés után pedig megkérdezi a dolgozót ezekkel kapcsolatban. Az elemző a munkavégzés közben teszi fel a kérdéseket, amikor olyan feladathoz vagy művelethez ér a dolgozó, ahol kiegészítő információkra van szüksége. A technika második változatának alkalmazási lehetősége nagymértékben függ a munka jellegétől, hiszen a dolgozót nem minden esetben lehet munkavégzés közben kérdésekkel zavarni (pl.: nagy és

6 pontosságú munkavégzés, magas figyelemkoncentrációt igényelő feladatok, balesetveszélyes munka, nagy zaj). c.) A konkrét munkahelyzetekben tanúsított viselkedés megfigyelése Ebben az esetben nem a végzett feladatokra koncentrál a megfigyelő, hanem a munkakört betöltő viselkedésére a feladat elvégzése során. Ehhez a technikához általában szükséges egy ellenőrző lista (viselkedés-jegyzék), amely a munkavégzés kritikus, illetve kiemelt fontosságú viselkedéselvárásait rögzíti. A viselkedési elvárásoknak a szervezeti, valamint a munkakör eredményeinek relevánsnak és nyilvánvalónak kell lennie. Ha nincs kapcsolat a viselkedés és a munkakör eredményessége között, akkor nem érdemes foglalkozni vele a megfigyelés során. E technika alkalmazása a megfigyelt tevékenység vagy folyamat előzetes ismeretét feltételezi, és jelentős előkészítő munkát igényel. A megfigyelendő viselkedést előzetesen definiálni kell azért, hogy a megfigyelő pontosan tudja, mit kell megfigyelnie, illetve milyen következtetéseket lehet levonni a megfigyelés alapján. Ez a technika fontos információforrás lehet munkaszervezési és ergonómiai programok számára. A megfigyelés technikája nem alkalmazható akkor, ha a munkakör nem ismétlődő feladatokat vagy nagy mennyiségű mentális tevékenységet tartalmaz, jelentős gondolkodási időt igényel, illetve, ha nagy kézügyességet igénylő, gyors mozdulatokból álló műveleteket tartalmaz. d.) A munkanap-fényképezés Az egyik leggyakrabban használt és legegyszerűbb megfigyelési technika a munkanap-fényképezés. A munkanap-fényképezés célja egy meghatározott időintervallum, általában egy műszak időfelhasználásának tanulmányozása, a műszakidő (munkaidő) megoszlásának, belső arányainak elemzése, a veszteségidők feltárása. A munkakörelemzés szempontjából fontos információkat kapunk a végzett tevékenységekről, logikai összekapcsolódásukról, gyakoriságukról, időigényükről. Ez a technika a munkakörelemzésen kívül számos más célra is szolgáltat információkat, például a munkatermelékenység növelésére használható tartalékok feltárására, munkaszervezésre, munkanorma meghatározására. A munkanap-fényképezés három fázisban történik: Az előkészítési szakasz fő tevékenységei: a tanulmányozott munkakörök és munkahelyek kiválasztása (minden munkakör esetében érdemes több személy tevékenységét megfigyelni), a megfigyelésre kiválasztott személyek értesítése a megfigyelés céljáról, módszeréről, várható eredményeiről és kimeneteiről, a megfigyelt tevékenység előzetes tanulmányozása a rendelkezésre álló dokumentáció alapján vagy egy rövid megfigyeléssel (0,5 1 óra), a fényképezési lap előkészítése. (Erre mutat példát az 1. táblázat)

7 A tevékenység megnevezése Kezdési időpont Idő- tartam (perc) Idő-kategória Megjegyzés 1. Megérkezik a munkahelyre Személyes szükséglet 2. Előkészíti a munkavégzés dokumentumait 3. Elolvassa az érkező e- maileket Adminisztrációs tevékenység Adminisztrációs tevékenység Rendszeres napi Rendszeres napi 4. Telefont fogad Intézkedés Külső partner 1. sz. táblázat: Munkanap-fényképezési lap A tulajdonképpeni munkanap-fényképezés: A munkanap-fényképezési lapra fel kell jegyezni a megfigyelt személy(ek) valamennyi tevékenységét, ezek kezdési és befejezési időpontját abban a sorrendben, amelyben a dolgozó végzi őket. Az utolsó rubrikába a munkakör-elemzési tényezőkhöz kapcsolódó megjegyzéseket lehet fűzni a megfigyelt tevékenységhez. Természetesen a munkanap-fényképezési lap kialakítása a megfigyelt tevékenység sajátosságaitól, az elemzés mélységeitől is függhet. Például a megjegyzés rovatba a megfigyelő már azokat a kompetenciaigényeket is megjelölheti, amelyeket a munkavégzés során szükségesnek ítél. Az adatok feldolgozása: 2.3. Interjú Az egyes tevékenységek időtartamának kiszámítása. A munkaidő kategóriák megjelölése, például: előkészületi-befejezési idő, alapidő, munkahely kiszolgálási idő (elsősorban munkaszervezési szempontból lényeges). Az adatok feldolgozása a fényképezés céljától függően történik. Ha munkakörelemzésre használjuk a technikát, akkor feladatjegyzéket készítünk, a feladatok gyakoriságát vizsgáljuk, illetve azt, hogy a munkaidő hány százalékát teszik ki az egyes feladatok. Az interjút a munkakörhöz valamilyen módon kapcsolódó személyek direkt megkérdezését jelenti. Elsősorban létező munkakörökre lehet alkalmazni, de egyes esetekben új munkaköröknél is használható (például a létesítendő munkakör vezetőjével készített interjú).

8 Interjúalany lehet az összes olyan személy, aki kapcsolatban áll az elemzett munkakörökkel: a munkakört betöltő, a közvetlen vezető, együttműködő munkaköröket betöltők, beosztottak, mindazon személyek, akik munkavégzésük során valamilyen kapcsolatba kerülnek az elemzett munkakörrel (ügyfelek is). Az interjúalanyok körét és számát a munkakör komplexitása és fontossága függvényében kell meghatározni. a.) A munkakört betöltő A munkakör tartalmát ha már meglevő munkakörről van szó a munkakört betöltő ismeri a legjobban, ezért erre a beszélgetésre mindig szükség van. Az információkat azonban ellenőrizni kell, illetve ki kell egészíteni más technikákkal vagy más személyekkel készített interjúkkal szerzett információkkal, mert az interjúalany akarva vagy akaratlanul torzíthatja őket amiatt, hogy: rosszul értelmezi feladatait, és tévesen érzékeli szerepét a szervezetben, nem tudja, milyen célból gyűjtik az információkat, és szándékosan félrevezeti az elemzőt, eltúlozza munkája fontosságát, vagy jelentéktelenebbé teszi azt, pillanatnyi érdekeinek megfelelően, bizonyos részleteken vagy jellemzőkön átsiklik, mert nem tartja fontosnak, vagy nem szereti őket, a közelmúltban történt eseményeket vagy az újabb, érdekesebb munkafeladatokkal kapcsolatos elemeket emeli ki, nem tudja érthetően és világosan összefoglalni munkájának fő jellemzőit. b.) A munkakör szakmai irányítója A közvetlen felettessel készült interjú más szempontokból vizsgálja a munkakört, ezért kiegészítő információkat, illetve ellenőrzési lehetőséget biztosít. A közvetlen vezető tudja, mi szükséges a beosztott munkakörökben ahhoz, hogy az általa vezetett csoport vagy szervezeti egység meg tudja valósítani célkitűzéseit. Neki kell meghatároznia, milyen elvárásai vannak az egyes beosztott munkaköröket betöltő személyekkel szemben. Az interjú ebben az esetben sem feltétlenül mentes a szubjektív elemektől, mert a vezetőt befolyásolhatja a munkakört betöltőről alkotott személyes véleménye, amelyet kivetít a munkakör tartalmára is. Vagy eltúlozza az alárendelt munkakörök fontosságát azért, hogy saját munkakörének és személyének fontosságát emelje ki. A két interjúból származó ellentétes információkat további ellenőrzésnek kell alávetni.

9 c.) Munkatársak, kollégák Az így szerzett információkat szükség esetén ki lehet egészíteni a szoros munkakapcsolatban levő munkaköröket betöltők, illetve Munkakörelemzés céljából vezetői munkakör esetén a munkatársak által adott háromféle interjút információkkal. Ezek elsősorban az együttműködési használhatunk: kapcsolatokra, a hierarchikus kapcsolatokra, a kommunikációra vonatkozó információk lesznek, amelyek segíthetnek bizonyos összefüggések tisztázásában. 1. strukturálatlan interjú 2. strukturált interjú 3. csoportos interjú Munkakörelemzés céljából háromféle interjút használhatunk. (Bármilyen típusú interjúról legyen szó, alapfeltétel, hogy az interjúkészítő valamilyen mértékű előkészítő tevékenységet végezzen az interjúzás előtt.) A strukturálatlan interjú: Az interjúkészítőnek nincs előkészített interjúvezetési fonalra vagy egy gondolatmenet szerint felépített kérdéssora. Ebben az esetben az interjú menete a következő: az interjúkészítő elmagyarázza, mi a célja az interjúnak, illetve a munkakörelemzésnek, általában érdeklődik a végzett munka felöl, az elhangzott általános információkra alapozva esetenként rákérdez az elhangzott tevékenységi területekre olyan mélységig, amelyet fontosnak és relevánsnak ítél. Ebben az esetben az összegyűjtött információ mennyisége és minősége teljes egészében az interjúkészítő képességeitől és tapasztalatától függ. Ezt a módszert csak akkor alkalmazzák, ha kisszámú, komplex és eltérő tartalmú munkakört kell elemezni, amiről alig vannak előzetes információk. Jól alkalmazható az előkészítési folyamatban is, például a strukturált interjú vázlatának kidolgozásához vagy az elemzési kérdőív megalapozásához. A strukturált interjú: Átgondolt és logikailag a munkakörelemzés céljainak megfelelően elkészített vázlat, illetve kérdéssor alapján készül. Ennek elkészítése előzetes dokumentációt, esetleg megfigyelést, munkanap fényképezést vagy néhány strukturálatlan interjú készítését igényli. Ez a típusú interjú lehetővé teszi, hogy a szervezet munkaköreiről hasonló jellegű információkat gyűjtsünk össze, de az interjúkészítőnek meg kell hagyni annyi rugalmasságot, hogyha valamely munkakörnél sajátosságokra bukkan, ezeket feltétlenül tárja fel, és ne hagyja őket figyelmen kívül csak ezért, mert az interjú tartalmi váza nem tér ki speciális esetekre. Csoportos interjú: Akkor alkalmazzuk, ha több személy tölti be ugyanazt a munkakört. Az elemző nem egyenként készít velük interjút, hanem összehívja őket, és irányított beszélgetés formájában készítik el a munkakörelemzést. Sokkal több információhoz juthat az elemző, ha hagyja, hogy a munkakört betöltők megbeszéljék, megvitassák az egyes kérdésekre adandó válaszokat, illetve személyes

10 tapasztalataikat. Arra azonban vigyáznia kell, hogy ne hagyja a beszélgetést vakvágányra jutni, illetve nem releváns témáknál leragadni. A munkakörelemzésbe bevont személyek interjúval szembeni attitűdje nagymértékben befolyásolja a begyűjtött információk hitelességét és megbízhatóságát. Ezért nagyon fontos, hogy pontosan tudják, mi a munka célja, tartalma és milyen kimenetei lesznek a szervezetben. Munkakör-elemzési technikaként az interjú Előnyei: minden típusú és szintű munkakörre alkalmazható, viszonylag nagy rugalmassága, ami lehetővé teszi, hogy részletes, mélyreható és érthető információkat gyűjtsünk a munkakörökről, hiszen ha valami nem érthető, rákérdezhetünk, ha nem elég alapos, további részleteket kérhetünk, tisztázhatjuk a felmerült félreértéseket, lehetőséget ad az információk egységes prezentálására, ami nagymértékben megkönnyítheti az információk utólagos feldolgozását és használatát. Hátrányai: nagyon időigényes, mind az interjúkészítők, mind az interjúalanyok szempontjából, az interjút készítő személyeket fel kell készíteni a szükséges kommunikációs technikák alkalmazására, esetleg a fogalmak értelmezésére, illetve az eredmények egységes prezentálására, viszonylag nagy előkészítő munkát igényel Kérdőív A kérdőív célja, hogy a kvalitatív jellegű információkat kvantitatív információkká alakítsa. Ha a szervezetben viszonylag nagyszámú hasonló tartalmú munkakör van, akkor célszerű elemzési kérdőívet készíteni, amely segítségével rövid idő alatt nagy mennyiségű információt tudunk rendszerezett formában összegyűjteni. A kérdőívben az elemzés témaköreiben (vagyis az elemzési tényezőkre vonatkozóan) feltett kérdésekre standard válaszokat fogalmazunk meg. A kérdőív kitöltőjének az a feladata, hogy az elemzett munkakör jellemzőihez legközelebb álló választ jelölje meg. A kérdőív váza megegyezik az elemzési interjúéval, azonban arra számítani kell, hogy az információk számos tényezőnél kevésbé részletezettek és árnyaltak lesznek, mint az interjú esetében. Az, hogy egy szervezet az interjú vagy a kérdőív mellett dönt, sok tényezőtől függ, mint: - az elemzendő munkakörök száma és jellege, - az elemzés konkrét célja, - elemzéshez rendelkezésre álló idő és pénz.

11 A kérdőív elkészítése időigényes tevékenység, hiszen ebben az esetben sokkal nagyobb gondot kell fordítani a megfogalmazásra, mint az interjúnál, és tesztelésre is szükség van, ami esetleg egyes kérdések újrafogalmazásához, elhagyásához, kiegészítéséhez vezet. Ha nagyobb számú a megkérdezettek köre, a kérdőívet megfelelő számban és kivitelezési formában le kell gyártani A kérdőív kitöltésének lehetőségei A) Minden elemzett munkakört betöltő személy maga tölti ki a kérdőívet. Ebben az esetben megtörténhet, hogy a kérdések egy része megválaszolatlan marad, vagy a válaszok használhatatlanok, mert a munkakört betöltő nem értette a kérdést, rosszul értelmezte, vagy fogalmazása zavaros. B) A kérdőív kitöltését kérdezőbiztosokra bízzuk A kérdezőbiztos felkeresi az elemzett munkaköröket betöltő személyeket, és ők maguk töltik ki a kérdőívet a megkérdezett személy válaszai alapján. Ez a módszer költségesebb, de a kérdőívek információi sokkal megbízhatóbbak A kérdőív alkalmazása Előnyei: - Sok munkakörről lehet ugyanolyan struktúra szerint, hasonló mélységű információt összegyűjteni. - Ha sok a zárt vagy válaszalternatívás kérdés, könnyebb a feldolgozás, mint az interjú esetében. - Számszerűsíthető információkat kapunk a munkakörökről. - Az információk könnyen beilleszthetők a személyzeti munkát támogató szakértői szoftver megfelelő moduljába. - Kiszűrhetők az irreleváns vagy a valóságtól elrugaszkodott válaszok. Hátrányai: - A kérdőívek kidolgozása és előállítása költséges. - A kérdezőbiztosok alkalmazása tovább növeli a költségeket. - Ha nincs kérdezőbiztos, a válaszok megbízhatósága kétséges, mert a kérdések megfogalmazása nem biztos, hogy mindenki számára érthető és egyértelmű. - A nagyon specifikus információk nem kerülnek felszínre, így az egyedi, speciális munkakörök elemzése sekélyes lesz, pontosan azok az információk vesznek el, amelyek jellegzetességüket adják. - Személyes kontaktus hiányában a válaszadók motivációja csökkenhet, így nem fordítanak különösebb figyelmet a kérdőív kitöltésére.

12 Az elemzési kérdőív alkalmazásának lépései A kérdőívvel elemzett munkakörök meghatározása Kiválasztjuk azokat a munkaköröket, amelyeknél a legalkalmasabb információgyűjtési technika a kérdőív. Ilyen munkakörök lehetnek a szervezet fő profiljának megfelelő és a funkcionális területeken levő munkakörök, amelyekből gyakran több is van a szervezetben, és tartalmukban nem egyediek, speciálisak. A kérdőív fő témaköreinek meghatározása A munkakörelemzés célja és az elemzett munkakörök jellege alapján határozzuk meg a kérdőív témaköreit. Ezek tulajdonképpen az elemzési tényezők vagy tényezőcsoportok. Lehetnek azonosak valamennyi munkakörre, de munkakör- csoportonként el is térhetnek. Például a szellemi munkakörök esetében a témakörök (tényezők) között szerepelhetnek: Tudásigény Problémamegoldás Együttműködés Kommunikáció Pszichés terhelés A fizikai munkakörök esetében lehetséges témakörök: Szakmai képzettség és tapasztalat Fizikai és környezeti terhelés Feladatmegoldás Együttműködés Vezetői munkakörök legfontosabb elemzési tényezői: Döntés Munkatársak irányítása Emberek menedzselése Kommunikáció Felelősségvállalás Munkahelyi légkör alakítása

13 A kérdések megfogalmazása Valamennyi elemzési tényezőt lebontjuk legfontosabb jellemzőire, és ezekre fogalmazzuk meg a kérdéseket. A kérdések megfogalmazásánál mindig nagy dilemmát jelent az, hogy a zárt vagy a nyílt kérdéseket részesítsük előnyben. A zárt kérdések használata nagymértékben megkönnyíti a feldolgozást, míg a nyílt kérdések lehetővé teszik a munkakör specifikus tényezőinek a megfogalmazását. A kérdőív megszerkesztése A szerkesztésnél arra kell figyelni, hogy a témakörök, vagyis az elemzési tényezők valamilyen logikusan felépített sorrendben következzenek. A kérdőív elejére és/vagy a végére be kell iktatni az azonosító kérdéseket, amelyek egyrészt a munkakör meghatározására, másrészt az elemzést végző személy és a válaszadók megnevezésére szolgálnak. A kérdőív külalakjának és szerkezetének az áttekinthetőséget, a könnyű megértést és az egyértelmű kitöltést kell szolgálnia. A bevezetésben le kell írni a kérdőív célját és egy rövid, egyértelmű és érthető kitöltési útmutatót. Tesztelés Az elkészült kérdőívet a szervezet néhány releváns munkakörén (8-10) kell tesztelni. Ebben az esetben hasznos kérdezőbiztost alkalmazni, mert ők visszajelzést tudnak adni a válaszadók kérdéseiről, problémáiról és megjegyzéseiről, ezzel segítve a kérdőív fejlesztését. A kérdőív véglegesítése A tesztkérdőívek válaszainak elemzése után a kérdőív fejlesztését több szempontból kell elvégezni: Tartalmi fejlesztés: vonatkozhat a tényezőkre, ezek meghatározására és a válaszlehetőségekre, vagy a kitöltési útmutató kiegészítésére. Fogalmazás pontosítása: a kérdések és a kitöltési útmutató pontosítása, egyértelművé tétele, ha a tesztelés során ilyen jellegű problémák merültek fel. Vigyázni kell a fogalmak használatára, azoknak mindenki számára érthetőnek kell lenni. A szerkezet és a külalak fejlesztése: a kérdőív szerkezetének változtatása, a kérdések és válaszlehetőségek megjelölésének, számozásának pontosítása, a lapon való elhelyezés módosítása stb. Ha a tesztelés során felmerült valamennyi problémára megtaláltuk a választ és a megoldást, a kérdőívet véglegesnek lehet tekinteni és elkezdődhet a sokszorosítása. A kérdőívet alkalmazók felkészítése Ha a kérdőív kitöltését kérdezőbiztosok végzik, fel kell készíteni őket a kérdőív tényezőinek, a hozzájuk tartozó kérdéseknek és a válaszlehetőségeknek a tartalmára vonatkozóan, valamint meg kell ismerniük részletesen a kitöltés szabályait. A kérdőív kitöltése

14 Függetlenül attól, hogy alkalmazunk-e vagy sem kérdezőbiztost, a kérdőívek kitöltésére határidőt kell szabni. Nagysága a szervezet méretétől, telephelyeinek számától, az elemzendő munkakörök és a válaszadók számától, valamint a kérdőív komplexitásától függ. Az információk feldolgozása A kérdőívek feldolgozását két szempontból lehet elvégezni: A munkakörelemzés céljait figyelembe véve: az azonos vagy nagyon hasonló munkakörökről összegyűjtjük a releváns információkat. Az elemzés eredményei lehetővé teszik, hogy meghatározzuk azokat a munkaköröket, amelyek tartalmukban azonosak, de valamilyen okból kifolyólag eltérő megnevezéssel jelennek meg, illetve azokat, amelyeknek tartalmuk különböző, de a megnevezésük azonos (általában valamilyen gyűjtőfogalom, például ügyintéző, előadó). Meghatározhatjuk és kiszűrhetjük a feladatvégzési párhuzamosságokat is. A kvalitatív információk a munkakörelemzés valamennyi céljának megvalósítására felhasználhatók (pl.: munkaköri leírások és személyi specifikációk elkészítése, munkakörértékelés, munkakör-áttervezés, szervezetfejlesztés). Statisztikai célok: a munkakör-elemzési kérdőívek statisztikai feldolgozásával számos adatot nyerhetünk a szervezet munkaköreiről, amelyeket fejlesztési, átszervezési célokra lehet felhasználni, például arról, hogy a munkakörök milyen csoportjára és hány százalékára jellemző valamilyen jelentős terhelés, milyen szakterületen a legnagyobb az önállóság a munkavégzésben vagy a legmagasabb a problémamegoldás komplexitása Munkanapló A munkakört betöltő személy meghatározott időn át feljegyzi a munkakörére vonatkozó legfontosabb elemeket (az elvégzett tevékenységeket, azok időtartamát, esetleg sorrendjét, körülményeit, felmerült problémákat stb.). Ez a módszer feladatorientált, egyszerű az alkalmazása és nem igényel magas képzettséget. Sikerrel alkalmazható ott, ahol a feladatok nem megfigyelhetők, vagy a munkaciklus olyan hosszú, hogy gyakorlatilag nem valósítható meg hatékonyan a megfigyelés. Ilyen munkakörök például a funkcionális vagy a vezetői munkakörök, ahol számos problémamegoldási és döntési feladat van, ami nem vagy csak nehezen megfigyelhető. Az elemzett munkakör betöltőjét megkérjük, hogy meghatározott időn át vezessen munkanaplót. Ha egy munkakört többen töltenek be, akkor előre meghatározott kritériumok szerint választunk ki néhány személyt (például legyen közöttük kevésbé tapasztalt, közepes tapasztalatú és nagyon tapasztalt személy), vagy ha a számuk nem túl nagy valamennyit felkérhetjük a naplóvezetésre. A kiválasztásnál az is szempont legyen, kinél garantált a napló kellő részletességű kitöltése, hiszen utólag már nem lehet a hiányzó munkaköri jellemzőkre, tevékenységekre vonatkozó információkat pótolni. Lehet, hogy előre azt is meg kell beszélni, hogy ellenőrizni fogjuk a napló rendszeres vezetését.

15 A napló vezetésének három módja van: 1. A munkakört betöltő rendszeresen, egy előre meghatározott, de nem túl hosszú időintervallum végén jegyzi fel az elvégzett feladatokat (például félóránként vagy óránként). 2. A munkakört betöltő feljegyzi a naplóba valahányszor tevékenységet vagy feladatot vált. 3. A munkakört betöltő csak a legjellemzőbb tevékenységeket jegyzik fel, amelyeket egy meghatározott időintervallumban elvégzett Bár a naplóvezetés viszonylag egyszerű feladat, a naplót vezető dolgozókat fel kell készíteni rá, hogy releváns információt nyerjünk. A munkanapló egyik változata az a technika, amelynek lényege, hogy a munkakört betöltő személyt megkérjük, mutasson be egy átlagos, jellemző munkanapot, óráról órára rendszerezve a feladatokat vagy elbeszélő formában. A napló egy lehetséges formátumát a 2. táblázat mutatja be. Munkakör: Szervezeti egység Munkakört betöltő Dátum: Időintervallum 8 9 Tevékenységek felsorolása Időtartam Megjegyzés (munkavégzés problémák) körülményei, 9 10

16 2. táblázat: Munkanapló A munkanapló Előnyei: - Viszonylag könnyű az alkalmazása. - Nem igényel nagymértékű előkészítést. - Nincs szükség nagyszámú elemzési szakemberre, mert az információgyűjtést a munkakört betöltő személyek maguk végzik el. - Nem igényli az elemzési szakember állandó jelenlétét, csak a résztvevők felkészítésében és az információk feldolgozásában kell részt vennie. - Mivel a feladatok egy részét a szervezet dolgozói végzi, és csak a felkészítéshez és a feldolgozáshoz kell szakértőt igénybe venni, ez egy költségkímélő technika. - A technika nagyon rugalmas, és különböző típusú munkakörökre alkalmazható. Hátrányai: - Az információk nem mindig teljesek, mert a munkakört betöltő elfelejthet felírni bizonyos feladatokat, vagy elhanyagol olyan feladatokat, amelyeket nem tart fontosnak. Ezért hasznos, ha egyszerre több személy vezet naplót ugyanarról a munkakörről. - A naplóvezető írásbeli kifejezőkészsége nagymértékben befolyásolja az információk minőségét és a feldolgozáshoz szükséges időt. - A naplóvezetők szubjektivitása befolyásolja az információk helyességét, mert fennáll a veszély, hogy csak az általuk fontosnak tartott vagy kedvelt feladatokat jegyzik fel, illetve saját céljaiknak megfelelően torzítják a munkakör tartalmát. - Ahhoz, hogy a napló információi valóban használhatók legyenek, szükség van a résztvevők munkakörelemzés céljai iránti elkötelezettségére és komoly hozzáállására. A hátrányok csökkentése érdekében a következőket tehetjük: - Több azonos munkakört betöltő személy vezet egyszerre naplót, és az egymásnak ellentmondó információkat más (már előzetesen ismertetett) elemzési technikákkal ellenőrizzük. - A naplóból származó információkat minden esetben kiegészítjük más elemzési technikákkal gyűjtött információkkal is, mert a szubjektivitás, a felejtés vagy a szándékos információtorzítás veszélye mindig fennáll.

17 - A napló formátumát és tartalmát előre megtervezzük, így a naplóvezetők az elemzés szempontjából fontos elemeket fogják leírni, és kiküszöböljük a fogalmazási készség hiányából adódó problémák egy részét Ellenőrzőlisták Az ellenőrzőlisták a kérdőívekhez hasonlóak, de a kérdések általában zártak, és csak Nem és Igen válaszlehetőségeket engednek meg. Előnye, hogy sok tevékenységet is fel tudunk mérni segítségével. Előnye az egyszerű kezelhetőség, hiszen a munkakört betöltő egyszerűen meg tudja jelölni azokat a tevékenységeket, amelyeket végez. A kérdőívhez hasonlóan, az ellenőrzőlisták elkészítése alapos előkészítő munkát igényel. Megbízhatóságának ellenőrzéséhez szükség van tesztelésre is. Körültekintően kell a kitöltési útmutatót is elkészíteni annak érdekében, hogy a kapott válaszok értelmesek és használhatók legyenek. Csak akkor alkalmazható, ha egy munkakörben nagyszámú munkavállaló dolgozik. Feladat megnevezése Jellemző-e a munkakörre? Igen Nem 1. A beérkező dokumentumos iktatása x 2. A dokumentumok szétosztása a munkatársaknak x 3. Kimenő levelek postázása x 3. táblázat: Ellenőrző lista minta 3. A munkakörelemzés sikerének feltételei Mivel a munkakörök elemzésekor az információk legnagyobb részét emberektől nyerjük, azért mindig felmerül a kérdés, hogy mennyire hitelesek és valósak ezek az információk, illetve mennyire torzította el őket az emberi szubjektivitás (akár akaratlanul is), vagy az emberi érdekek. Annak érdekében, hogy a torzításokat a lehető legnagyobb mértékben ki tudjuk szűrni, az elemzés során legalább a következők alapszabályokat kell betartani: - Az elemzésben mindig több módszert alkalmazzunk, amelyek lehetővé teszik, hogy a kapott információkat ellenőrizzük, megerősítsük és ütköztessük. - Az elemzést végző személyeket (interjúkészítők, kérdezőbiztosok, megfigyelők stb.) alaposan fel kell készíteni a technikák és az eszközök alkalmazására, illetve az elemzés alanyaival való bánásmódra, szükség esetén a felmerülő konfliktusok kezelésére.

18 - Az információt szolgáltató személyeknek pontosan tudniuk kell, hogy milyen céllal történik az információgyűjtés, és melyek lesznek a szervezet számára a várható kimenetek, illetve hogyan befolyásolják a munkavállalók tevékenységét. - Az információt gyűjtők a lehető legkisebb mértékben zavarják a dolgozók megszokott tevékenységét (pl.: megfigyelés esetén). A munkakörök elemzése alapvetően nem HR feladat, de az elemzések során megszerzett információk képezik alapját a további HR feladatok elvégzésének. Célszerű, ha a munkatartalmi jellemzőket az adott szakterület határozza meg. Ők ismerik legátfogóbban, részleteire kiterjedően a munkakört, így felelősséggel ők tudják a legmegbízhatóbban megállapítani a munkakör munkatartalmi jellemzőit. Az elemzést végezhetik külső szakemberek, a HR szakterület szakemberei vagy a szervezet erre felkészített szakemberei és vezetői. Ha a munkakörelemzés egy nagyobb szervezetfejlesztési projekt keretében történik, általában az egyes szakterületekről vagy szervezeti egységekből kiválasztott szakembereket készítik fel erre a célra, mindegyik a saját szakterületén, illetve szervezeti egységében munkakör-elemzési kérdezőbiztosként, munkakörelemzőként lép fel. A munkakörelemzés egyik legnagyobb kihívása és a sikerének elsődleges kulcsa az elemzési technikák megfelelő kiválasztása és kombinálása. A legfontosabb kritérium a kiválasztásban, hogy az alkalmazott technikák pontos és reális képet adjanak a munkakörről, lehetővé tegyék a torzítások kiküszöbölését. A torzítás veszélye több tényezőből adódhat: - Az elemzési technikák nagy része alkotóelemeire bontva vizsgálja a munkakört, így előállhat a nem látjuk a fától az erdőt jelenség, hiszen az alkotóelemek, feladatelemek elemzése azt a veszélyt hordozza magában, hogy elfelejtjük a közöttük levő kapcsolatokat feltárni, elfelejtjük magát a feladatot nézni, mint egységes egészet. - Az időben történő változásokat nehéz megragadni a statikus állapotot vizsgáló elemzésére szolgáló technikákkal, hiszen a munkakör feladatai időnként változhatnak. Fennáll az a veszély, hogy fényképet készítünk a munkakörről egy adott időpontban, és nem vesszük figyelembe a jövőben várható változásokat. - A munkakört betöltő is befolyásolja, mit látunk, tapasztalunk. Ugyanolyan tartalmú munkakörök esetében is tapasztalhatunk eltéréseket aszerint, hogy a munkakört betöltő személy milyen készségekkel, képességekkel, tapasztalattal és személyiséggel rendelkezik, illetve hogyan értelmezi feladatait, helyét és szerepét a szervezetben. Feladatunk az, hogy a munkakör általános jellemzőit tárjuk fel, függetlenül a munkakört betöltő személyektől. Arra is figyelni kell, hogy a munkakört betöltők kommunikációs készsége is jelentős mértékben befolyásolja az információk minőségét, ezért mindig az alanynak megfelelő kommunikációs technikát és nyelvet kell alkalmazni. - Az elemző szubjektivitásából is adódhatnak eltérések. Mivel az elemzési technikákat is emberek alkalmazzák, elkerülhetetlen, hogy a személyiségükből, tapasztalataikból, kompetenciáikból adódó különbségek rá ne nyomják bélyegüket az eredményre. Ez a szubjektivitás azonban jelentős mértékben csökkenthető az elemzők alapos felkészítésével.

19 - A szituáció által okozott eltérések gyakran okoznak zavart a munkakörelemzésben. Ha ugyanaz a munkakör több telephelyen megtalálható, a helyi sajátosságoknak megfelelően eltérések lehetnek a feladatokban. Egy kisebb szervezeti egységben sokkal komplexebbek a munkakörök, mint nagy szervezeti egységben, ahol ugyanazok a feladatok több munkakörre lehetnek lebontva a specializáció elve szerint. 4. A munkakör-elemzési technikák kiválasztás A kiválasztás során az alábbi szempontokat célszerű figyelembe venni: - A munkakörök jellege, komplexitása és hierarchikus szintje: például fizikai munkáknál, illetve rutinfeladatoknál megfelelő módszer lehet a munkanap-fényképezés, amely kevésbé megfelelő szellemi és vezetői, illetve egyedi, kreatív feladatokat tartalmazó munkaköröknél. - A munkakörelemzés fő célja: ha munkaköri leírásokat kívánunk készíteni, akkor a feladatorientált módszerek megfelelők (pl.: munkanap-fényképezés, hierarchikus feladatelemzés), míg ha kompetenciaigényeket akarunk meghatározni, a személy-orientált módszerek (pl.: magatartás-megfigyelés, interjú) célravezetőbbek. - A munkakört betöltők végzettségének szintje: a munkakört betöltő személy szóbeli vagy írásbeli megnyilvánulását igénylő technikák (pl.: interjú, kérdőív, kritikus incidensek technikája, napló stb.) könnyebben alkalmazhatók magasabb végzettségű személyek esetében. Ennek megfelelően az eszközök kiválasztásánál figyelembe kell venni a válaszadók végzettségi szintjét. - A munkakör és a környezete közötti kapcsolat: minél szélesebb körű ez a kapcsolat, annál több módszert és/vagy alanyt kell figyelembe venni. Például ügyfélkapcsolati munkaköröknél hasznos lehet az ügyfelek körében, illetve a háttér-szervezetekben is interjút vagy kérdőívet alkalmazni, vezetői munkakörök esetében a beosztott munkakörök betöltőivel interjút készíteni. - A rendelkezésre álló erőforrások (idő, pénz, szakemberek): a három erőforrás között jelentős kapcsolat van, és nagymértékben befolyásolják a technikák megválasztását. Ha az idő szűkös, akkor nem alkalmazunk munkanap-fényképezést vagy megfigyelést, amelyek jelentős előkészítési munkálatokat igényelnek, és a megvalósításuk is időigényes. Ha a pénzügyi erőforrásokban nincs jelentős korlát, akkor külső szakemberekkel lehet elemzést végeztetni, akik komplex, speciális szaktudást igényelő technikákat alkalmaznak. Ha belső szakemberekkel végeztetjük az elemzést, akkor a dokumentumelemzés, interjú, kérdőív, esetleg a kritikus incidensek módszere a legkézenfekvőbb, mert ezek alkalmazása könnyen elsajátítható. - A technikák előnyeit és hátrányait is figyelembe kell venni a kiválasztáskor. Lehetőleg úgy kombináljuk őket, hogy az egyik technika előnyeit ne rontsa le egy másik technika alkalmazása.

20 5. A munkakör-elemzési rendszer kidolgozása és bevezetése Ha a felső vezetés fontosnak tartja a kompetenciaigények meghatározására épülő HR rendszerek kidolgozását, valamint HR gyakorlatot, akkor feltétlenül szükség van egy munkakör-elemzési rendszer kidolgozására és bevezetésére, amely tartalmazza a szervezet munkaköreire vagy ezek csoportjaira alkalmazandó elemzési tényezőket, az elemzés technikáit, az elemzés folyamatát, a folyamatban résztvevőket, az elemzés eredményeinek felhasználását. A rendszer kidolgozása történhet: belső szakemberekkel, akik általában a személyzeti szakterület munkatársai, és elláthatják egyedül ezt a feladatot, vagy közösen egy nagy tapasztalattal rendelkező szervezeti szakemberekből és vezetőkből álló munkacsoporttal, külső szakértő, tanácsadó bevonásával. A rendszer kidolgozásának megkezdése előtt el kell dönteni, hogy a munkakörelemzésből származó információk milyen célt fognak szolgálni, illetve milyen emberi erőforrás menedzsment rendszerek fognak a munkakörelemzésre ráépülni (pl.: kiválasztási rendszer, teljesítményértékelési rendszer, képzési igények meghatározása stb.), mert az elemzési tényezőket az elsődleges célok figyelembe vételével kell meghatározni. Ha a szervezetben nagyszámú eltérő tartalmú munkakör van, akkor érdemes munkakör-csoportokat kialakítani, és minden munkakör-csoport számára külön célszerű meghatározni elemzési tényezőket, mert így sokkal nagyobb mértékben meg lehet ragadni az egyes munkakörök eltérő jellemzőit. Ez különösen fontos lehet akkor, ha az elemzésből származó információkat munkakör-értékelésre is fel kívánjuk használni. A munkakörcsoportok viszonylag hasonló jellegű munkafeladatokat tartalmazó munkakörökből állnak. A leggyakrabban alkalmazott munkakörcsoportok: vezetői munkakörök, szellemi munkakörök, fizikai munkakörök, ügyfélkapcsolati munkakörök stb. Az elemzési technikák kiválasztása után el kell készíteni az elemzés folyamán alkalmazandó űrlapokat, kérdőíveket, kérdéssorokat, ellenőrző listákat, megfigyelőlapokat stb. Egyesek kidolgozása előzetes információgyűjtést, dokumentációt vagy tesztszerű alkalmazást tesz szükségessé (például a munkanap fényképezéshez alkalmazandó lap).

21 A rendszer kidolgozása után célszerű tesztelni a rendszert, minden munkaköri csoportból elemezve 3-4 reprezentatív munkakört. Ezek a mintaelemzések, amelyek a szervezet legjellemzőbb munkakörére vonatkoznak, az Elemzési kézikönyv részét képezik. A tesztelés után, ha szükséges, még lehetőség van változtatni az elemzési tényezőkön, valamint az elemzést és az információ feljegyzésére szolgáló eszközökön. A rendszer bevezetését intenzív belső kommunikáció mellett kell végezni, mert a szervezet tagjainak tudniuk kell, milyen célból készítenek interjút velük, miért figyelik meg a munkájukat stb. A kommunikáció hiányában mindig rémhírek (például létszámcsökkentés) terjednek el a szervezetben arra vonatkozóan, hogy milyen célt szolgálnak az elemzések, és ezek negatívan befolyásolják a dolgozók információszolgáltatási készségét, illetve az információk valóságtartalmát.