Esettanulmány: Dolgozói ötletrendszerek Lean infrastruktúrája

Átírás

1 Esettanulmány: Dolgozói ötletrendszerek Lean infrastruktúrája Lean-klub NI Hungary Kft Gergely Judit A.A. Stádium Kft.

2 Melyek az ötletrendszerek működtetésének tipikus hibái?

3 Hogyan lehet ezeket elkerülni? Információ közzé tétel Megosztás Beavatkozás Egyértelmű szerepek Forrás: This is Lean

4 Hét START - Ötlet felmerülése igen szakemberekkel Ötlet megvalósítható? (most) igen feletti vagy beruházás igényes? igen Ötlet megvalósítható? (döntés: előzetes jutalom) igen VÉGE nem nem nem nem Tartalom Esettanulmány Kiinduló állapot 5W2H a probléma leírására Halszálka gyökérokok Fejlesztési terv Folyamat Infrastruktúra Szereplők, háttér támogatás Eszközök és feladatok Marketing Elért eredmények Ötlet egyeztetése az adott terület vetetőjével 0.2. Ötletlap kitöltése, előkalkulációhoz szükséges alapadatok megadása 1. Javaslatok eljuttatása az ötletládákba vagy az xxx címre 2. Öltetládák ürítése, Ötlet rögzítése az ötleláda.xls-ben, új ötletekről, Kooridnátor értesítése ( ) Kitöltlés megfelelő? 4. Öltet egyeztetése a területi Ötlet várható megtakarítása x érték 5. Ötlet továbbítása Kontrolling felé 6. Megtakarítási kalkulációk elkészítése, jelzés az Ötletláda felelősnek 3. visszejelzés az ötletelőnek az ötletlap beérkezéséről, javításáról További lehetőségek Visszajelzés az ötletelőnek az ötlet elbírálásáról 7. Visszajelzés az ötletelőnek az ötlet elbírálásáról 3. Előzetes jutalom kifizetése 3. Jutalom átadása 8. Ötlet megvalósítása : Kivitelezés és eredmények ellenőrzése (Lean projekt folyamat alapján) 9. Megtakarítási utókalkulációk elkészítése, jelzés a Koodinátornak és a szakmai vezetőnek a kifizethető jutalom összegéről Projekt lezárása, (adminisztrációja) eredméynek széleskörű kommunikációja. 11. Megtakarítás arányos jutalom kifizetése a projekt csapatnak

5 KIINDULÓ ÁLLAPOT

6 5W2H Minden probléma jellemzésekor! Mi? Mi az esemény/probléma, mi történt? Nem működik az ötletrendszer Miért? Miért jelent problémát? Nem alkalmas a dolgozók motiválására, fejlesztési ötletek generálására Hol? Hol történt az esemény/probléma? A gyár minden területén Ki? Ki érintett az eseménnyel/problémával? Dolgozók, vezetők, ötletláda felelős, Lean csapat Mikor? Mikor történt az esemény/probléma? Az ötletrendszer bevezetés 1-6 hónapjában Hogyan? Hogyan, miből tudjuk, hogy probléma van (mit észlelünk)? Dolgozói, vezetői visszajelzések Mennyi? Milyen gyakorisággal tapasztaljuk a problémát, (mekkora a veszteség)? Ötletrendszer mutatószámok 6

7 Ötletrendszer státusz a 12. hónapban Működés: 4 terület 4 db láda 1 felelős (HR) 1 igazgatói hirdetmény / ötlet Jutalmazás vs. elvárás Eredmények: 1. terület 2. terület 3. terület 4. terület Összesen Összes javaslat (db) Lezárási arány (%) 100% 0% 100% 54% 59% Átlag átfutási idő (nap) Átlag várakozás (nap)

8 Problémafeltárás 6M

9 Top problémák 1. Folyamat: Feladatok, felelősségek, határidők Jutalmazás Lean kapcsolat 2. Eszközök fejlesztése: Adatbázis Ötlet lap kalkuláció Beszámoló 3. Kommunikáció: Oktatások Eredmények

10 Bevezetési terv T E R V M E G V A L Ó S Í T Á S E L L. Projekt neve: Projekt vezető: Projekt csapat tagok: 1 Projekt megnyitása k 2 Csapattagok meghatározása k 3 Csapattagok értesítése k 4 Mérőszámok, bázis meghatározása k 5 Cél meghatározása (átfutási idő, leadott ötletek, megtakarítások) t t 6 Akcióterv összeállítása t t 7 Ötletláda folyamat és jutalmazási javaslat összeállítása k t t 8 Ötletláda folyamat és jutalmazási javaslathoz prezentáció készítése t Ötletláda folyamat és jutalmazási javaslat bemutatása a vezetői 9 értekezleten - Döntés t t t t 10 Ötletláda szabályzat módosítása t 11 Ötlet felelősök toborzása, kiválasztása t t t t hét Hírverés (TV, információs tábla, hírlevél, dolgozói beszélgetések...) t t t t 13 Ötlet felelősök oktatása, az új rendszerről és feladataikról t Új ötletrendszer indítása t t t t t 16 Ötletrendszer széles körű ismétlő oktatása t t t t Széleskörű dolgozói oktatások az új ötletláda folyamatról minden telephelyen Ötletrendszer mérőszámok rendszeres bemutatása a vezetői értekezleten 21 Visszaellenőrzés, beavatkozás Ötletláda folyamat fejlesztése Ugray Nikolett Bessenyei Zsolt, Némethné Pálfy Marianna, Gergely Judit Projekt rövid leírása: A jelenleg működő ötletláda rendszer átfutási idejének csökkentése, folyamatosan működő ötletrendszer k t t t

11 ÖTLET FOLYAMAT

12 A folyamat- 0. hét Felelős Segítő Dokumentáció, Kommunikáció Hét START - Ötlet felmerülése 0.1. Ötlet egyeztetése az adott terület vetetőjével Ötletgazda szintű vezető 0.2. Ötletlap kitöltése, előkalkulációhoz szükséges alapadatok megadása Ötletgazda Ötlet felelős Javaslat gyűjtő lap Kontrolling kalkulációs alapadatok Javaslatok eljuttatása az ötletládákba vagy az xxx címre Ötletgazda Ötlet felelős 2. Öltetládák ürítése, Ötlet rögzítése az ötleláda.xls-ben, új ötletekről, Kooridnátor értesítése ( ) HR Koordinátor Ötletláda.xls

13 A folyamat- 1. hét Felelős Segítő Dokumentáció, Kommunikáció Kitöltlés megfelelő? nem Koordinátor Ötlet felelős igen 3. visszejelzés az ötletelőnek az ötletlap beérkezéséről, javításáról Ötlet felelős 4. Öltet egyeztetése a területi szakemberekkel nem 1. Ötlet megvalósítható? (most) igen Koordinátor Telephelyi Lean mérnökök, 3-5 szintű vezetők Kooridnátor (Heti 1 megbeszélést tart az ötletek állásáról) Ötletláda.xls Ötlet várható megtakarítása x érték feletti vagy beruházás igényes? nem igen 5. Ötlet továbbítása Kontrolling felé Kooridnátor Kontrolling Sztenderd megtakarítás kalkulációs dokumentum

14 A folyamat hét Felelős Segítő Dokumentáció, Kommunikáció Megtakarítási kalkulációk elkészítése, jelzés az Ötletláda felelősnek Kontrolling Koordinátor Sztenderd megtakarítás kalkulációs dokumentum 4. Ötlet megvalósítható? (döntés: előzetes jutalom) igen nem 2. szintű vezető Az elsődleges véleményező az ötlet megvalósulási helyének 2. szintű vezetője, ő hív meg további véleményezőket a döntéshez. Koordinátor Projekt lap (Kidolgozott Javaslat gyűjtő lap+ megtakarítás előkalkulációk) 7. Visszajelzés az ötletelőnek az ötlet elbírálásáról 7. Visszajelzés az ötletelőnek az ötlet elbírálásáról Ötlet felelős Koordinátor Ötletláda.xls

15 A folyamat- 5-x. hét Felelős Segítő Dokumentáció, Kommunikáció 3. Előzetes jutalom kifizetése 3. Jutalom átadása HR Koordinátor Ötletláda.xls 8. Ötlet megvalósítása : Kivitelezés és eredmények ellenőrzése (Lean projekt folyamat alapján) Projektvezető (ötletgazda) Koordinátor Projekt lap 5-9. Megtakarítási utókalkulációk elkészítése, jelzés a Koodinátornak és a szakmai vezetőnek a kifizethető jutalom összegéről Kontrolling Koordinátor, Szakmai vezetők Sztenderd megtakarítás kalkulációs dokumentum 10. Projekt lezárása, (adminisztrációja) eredméynek széleskörű kommunikációja. Koordinátor Telephelyi Lean mérnök, HR, Oktatási és kommunikációs csapat Projekt prezentációs lap Üzemi Lean táblákra és öltözőkbe kiplakátolni Minden negyedéves újságba 1 cikk 11. Megtakarítás arányos jutalom kifizetése a projekt csapatnak HR Koordinátor Ötletláda.xls VÉGE

16 INFRASTRUKTÚRA

17 Eszközök - 0. hét Felelős Segítő Dokumentáció, Kommunikáció Hét START - Ötlet felmerülése 0.1. Ötlet egyeztetése az adott terület vetetőjével Ötletgazda szintű vezető 0.2. Ötletlap kitöltése, előkalkulációhoz szükséges alapadatok megadása Ötletgazda Ötlet felelős Javaslat gyűjtő lap Kontrolling kalkulációs alapadatok Javaslatok eljuttatása az ötletládákba vagy az xxx címre Ötletgazda Ötlet felelős 2. Öltetládák ürítése, Ötlet rögzítése az ötleláda.xls-ben, új ötletekről, Kooridnátor értesítése ( ) HR Koordinátor Ötletláda.xls

18 Ötlet lap helyes kitöltése Dolgozó adatai Ötlet típus Ötlet leírása Várható megtakarítás típusa Alap adatok az előkalkulációhoz Előszűrés Honnan fogja tudni a dolgozó? Öltet felelősök

19 Veszteségek = megtakarítás lehetőségek Anyag Segédanyag Túltermelés Készletek Várakozás Felesleges mozgás/mozgatás Nem ergonomikus munkavégzés Felesleges tevékenység Hiba, utómunka Kihasználatlan emberi tudás Energia Munkaóra Készlet

20 Kalkulációs alapadatok (példa) Megnevezés Összeg Mértékegység Anyag_x csoport a Ft/kg Anyag_y csoport b Ft/db Anyag_z csoport c Ft/m Munkabér d Ft/óra Energia_gáz e Ft/m3 Energia_villamos energia f Ft/kWh Energia_víz g Ft/m3 Készlet_Fix h Ft/kg Készlet_Változó i Ft/kg

21 Eszközök - 1. hét Felelős Segítő Dokumentáció, Kommunikáció Kitöltlés megfelelő? nem Koordinátor Ötlet felelős igen 3. visszejelzés az ötletelőnek az ötletlap beérkezéséről, javításáról Ötlet felelős 4. Öltet egyeztetése a területi szakemberekkel nem 1. Ötlet megvalósítható? (most) igen Koordinátor Telephelyi Lean mérnökök, 3-5 szintű vezetők Kooridnátor (Heti 1 megbeszélést tart az ötletek állásáról) Ötletláda.xls Ötlet várható megtakarítása x érték feletti vagy beruházás igényes? nem igen 5. Ötlet továbbítása Kontrolling felé Kooridnátor Kontrolling Sztenderd megtakarítás kalkulációs dokumentum

22 Feladatok követése HR tölti ki Ötletláda Koordinátortölti ki Ötlet felelős tölti ki Meglévő Megvalósítható Ötletgazda Rögzítés Döntés jelzése a dolgozónak Határidő tény Késés Sorszám Telephely Ötlet leírása vagy link Ötlet típus Lean /nem dátuma projekt? valósítható meg Felelős Határidó terv 1. hét Az ebédlőbe szeretnénk egy órát, hogy Munkakörülmények, XY 1 Kovács Béla 4. terület tudjuk, mennyi időnk maradt a szünetből, Nem Igen Lean műszakvezető ezzel csökenthető a késések mértéke. 4 Függvény Minden fontos információ egy közös táblázatban Struktúra: A folyamatnak megfelelően Határidők tartásának követése Beszámoló input adata (átfutási idő, várakozás ideje)

23 Eszközök hét Felelős Segítő Dokumentáció, Kommunikáció Megtakarítási kalkulációk elkészítése, jelzés az Ötletláda felelősnek Kontrolling Koordinátor Sztenderd megtakarítás kalkulációs dokumentum 4. Ötlet megvalósítható? (döntés: előzetes jutalom) igen nem 2. szintű vezető Az elsődleges véleményező az ötlet megvalósulási helyének 2. szintű vezetője, ő hív meg további véleményezőket a döntéshez. Koordinátor Projekt lap (Kidolgozott Javaslat gyűjtő lap+ megtakarítás előkalkulációk) 7. Visszajelzés az ötletelőnek az ötlet elbírálásáról 7. Visszajelzés az ötletelőnek az ötlet elbírálásáról Ötlet felelős Koordinátor Ötletláda.xls Cél: az ötletgazda a beadástól számított 1 hónapon belül kapjon információt a jutalomról

24 Megtakarítás kalkulációk Kitöltési útmutató: Kinek a feladata? Projektvezető tölti ki Kontroller tölti ki Mérőszám elérhetősége? Cikkszám/üzem/energia? Melyik kategóriába tartozhat a megtakarítás? Kategória Mértékegység Leírás Példa Anyag db, kg, m Kevesebb anyag felhasználásával, selejttel állítjuk elő a terméket Segédanyag áregység (ft/db, m, kg...) Kevesebb segédanyag felhasználásával, selejttel állítjuk elő a terméket Munkaóra óra Ugyanazt a feladatot rövidebb idő alatt hajtjuk végre Készlet db, kg, m, kg, áregység Kisebb alapanyag vagy folyamatközi készletre van szükség Karbantartási költség áregység (ft/db, m, kg...) A berendezések karbantartás igényét csökkentjük (kopó alkatrészek) Energia kwh, m 3, m 3 és C, t, GJ Kevesebb energiát használunk fel egy munkafolyamathoz Mértékegység? Az egyes kategóriák mellett látható mértékegységben adjátok meg a mennyiségeket. Az áregység az adott segédanyag van karbantartási anyag beszerzési egységét jelenti, tehát pl.: egy fólia esetén a terkercset, Követés gyakorisága? Hol követhető a mérőszám, heti, havi alakulása pl: vállalaitrányatási rendszer modulja, OEE kimutatás stb. Anyag, segédanyag, készlet, karbantartási anyag esetén az érintett anyag(ok) cikkszáma a munkóra esetén pedig az üzem neve, ahol a megtakarítás jelentkezni fog, energi esetén az energia típusa (villamos, földgáz, hidegvíz, melegvíz, szennyvíz, gőz, hűtés, sűrített levegő) kés esetén a darabot. Energia esetén: kwh (villamos energia), m 3 (földgáz, hidegvíz, szennyvíz, sűrített levegő), m 3 és C (melegvíz), t (gőz), GJ (hűtés) Heti vagy havi szinten kapunk friss információt a mérőszám változásáról?

25 Sztenderd adatlap Projekt indításának dátuma: 1. Projekt mérőszám: 1. Mérőszám bázis: 1. Mérőszám Cél: 2. Projekt mérőszám: 2. Mérőszám bázis: 2. Mérőszám Cél: Követő kalkuláció kezdete: Követő kalkuláció vége Projekt mérőszám követés (bázis): Mérőszámok ABC alapanyag Mérőszám elérhetősége: Kategória Cikkszám / Üzem Mértékegység havi/heti naturália Ft naturália Ft naturália Ft na Követés gyakorisága felhasználás xy kimutatás Alapanyag kg heti Készletérték kg Bázis időszaki átlag Erőforrás felhasználás a bázis időszakban Segédanyag Munkaóra db óra

26 Eszközök 5-x. hét Felelős Segítő Dokumentáció, Kommunikáció 3. Előzetes jutalom kifizetése 3. Jutalom átadása HR Koordinátor Ötletláda.xls 8. Ötlet megvalósítása : Kivitelezés és eredmények ellenőrzése (Lean projekt folyamat alapján) Projektvezető (ötletgazda) Koordinátor Projekt lap 5-9. Megtakarítási utókalkulációk elkészítése, jelzés a Koodinátornak és a szakmai vezetőnek a kifizethető jutalom összegéről Kontrolling Koordinátor, Szakmai vezetők Sztenderd megtakarítás kalkulációs dokumentum 10. Projekt lezárása, (adminisztrációja) eredméynek széleskörű kommunikációja. Koordinátor Telephelyi Lean mérnök, HR, Oktatási és kommunikációs csapat Projekt prezentációs lap Üzemi Lean táblákra és öltözőkbe kiplakátolni Minden negyedéves újságba 1 cikk 11. Megtakarítás arányos jutalom kifizetése a projekt csapatnak HR Koordinátor Ötletláda.xls VÉGE

27 TERV INTÉZKEDÉS VIZSGÁLAT MEGVALÓSÍTÁS TERVEZÉS A3 problémamegoldó lap CÍm: Felelős 2. Tárgy : Indítás dátuma: Felelős: Team: Szakértők: Módosítás dátuma: Problémamegoldó projekt neve: Módosítás verziószáma: Segítő: Háttér / a jelen állapot Analízis, gyökérok Gyökérokok elleni intézkedések Vizsgálat (tervezett és a tényleges eredmények összehasonlítása) A probléma leírása Intézkedés a tapasztalatok alapján Célok Résztvevők aláírása: A.A. Stádium Diagnosztikai és Menedzsment Kft. -

28 Jutalmazás Munkaköri elvárás-e a fejlesztés? Műszakvezetők felett nincs jutalmazás Műszakvezetők: 1 projekt/év felett jár a jutalom Megtakarítás korlát HUF/év felett Előzetes: Tárgyi vagy pénzjutalom a várható megtakarítástól függően A megvalósítás után: A megtakarítás 10%-a a csapatnak arányosan elosztva A folyamatos fejlesztés munkaköri elvárás? Nem Az ötlet megvalósítása várhatóan eredményez-e 100 E Ft. feletti megtakarítást (12 hónapos időtávra kalkulálva) Tárgyjutalom Nem Nem Igen Igen Nincs további jutalom Jutalmazás az éves tejelsítmény értékelési rendszeren keresztül Jutalmazás az Ötletláda jutalmazási rendszere szerint Előzetes jutalom az öltetgazdának : A várható megtakarítás arányában 5 000, , HUF Az ötlet eredményesen megvalósult? Igen A kontrolling által visszaigazolt 1 éves megtakarítás értékének 10%-a a megvalósító csapatnak

29 Ötletrendszer státusz a fejlesztések után Működés: 4 terület 4 db láda + információs anyagok a folyamatról 1 koordinátor 4 Lean támogató + szakterületenként ötletláda felelősök ~40 fő 1 átlátható folyamat 1 közös adatbázis Eredmények: 1. terület 2. terület 3. terület 4. terület Összesen Összes javaslat (db) Lezárási arány (%) 100% 0% 100% 54% 59% Átlag átfutási idő (nap) Átlag várakozás (nap) terület 2. terület 3. terület 4. terület Összesen Összes javaslat (db) Lezárási arány (%) 84% 71% 79% 75% 77% Átlag átfutási idő (nap) Átlag várakozás (nap)

30 Kitekintés, következő lépések Adminisztráció automatizálása Workflow Jutalmazási rendszer továbbfejlesztése Szorzók o Kiterjeszthetőség o Ötletgazda a csapatvezető / tag Best practice napok Beszámolási rend és mérőszámok finomítása Ötletrendszer aktivitás o Ötlet leadás o Projekt részvétel Elért megtakarítások Trendek

31 Emlékeztetőül Folyamat Szervezet Adatbázis Kalkulációs és jutalmazási szabályok Forrás: This is Lean

32 KÖSZÖNÖM A MEGTISZTELŐ FIGYELMET!