MICROSOFT DYNAMICS AX PÉNZÜGY

Átírás

1 MICROSOFT DYNAMICS AX PÉNZÜGY A Microsoft Business Solutions Microsoft Dynamics AX rendszer Pénzügy megoldása gyors, megbízható és teljes körű könyvelést, pénzügyi kimutatáskészítést és elemzést tesz lehetővé. A Microsoft Dynamics AX rendszerének pénzügyi modulja biztosítja mindazokat a funkciókat, amelyekre vállalatának szüksége lehet a könyvelési számlák hatékony karbantartásához, valamint a hatósági és belső jelentési kötelezettségek teljesítéséhez. Többek között a következő alapszolgáltatásokat kínálja: Főkönyvi könyvelés Likviditás (banki kapcsolatok) kezelése Vevők Szállítók Tárgyi eszközök Felhasználóbarát és időkímélő könyvelés A Microsoft Dynamics AX Pénzügy maximálisan kiszolgálja a felhasználó igényeit. A kezelőfelület az intuitív Microsoft-környezetre épül. A felhasználó a menüket könnyen személyre szabhatja a menüpontok egérrel való áthelyezésével; a Microsoft Dynamics AX rendszerből kimásolt információkat pedig a vágólapon keresztül beillesztheti más Microsofttermékekbe, például a Word vagy Excel programokba. A menük és a képernyők tartalma automatikusan igazodik a felhasználó hozzáférési jogosultságához, a hozzáférési szintet pedig nagyon részletesen be lehet állítani, akár az egyes mezőkre és rekordokra is. A felhasználó a naplók és a törzsadatfájlok képernyőinek elrendezését is személyre szabhatja. Például elrejtheti azokat a mezőket vagy mezőcsoportokat, amelyeket nem használ. A Microsoft Dynamics AX Pénzügy lehetőséget biztosít a törzsadatfájlok közvetlen elérésére, így egyszerűen elvégezhető számos olyan feladat, mint például egy új főkönyvi számla vagy pénznem beállítása közvetlenül a naplóból. Az intelligens sorba rendezési és szűrési lehetőségekkel az adatok könnyen elérhetők és használhatók. A súgórendszer a felhasználókat különböző szintű információkkal látja el, az egyes mezők ismertetésétől a teljes online kézikönyvig. Minden je- Főbb előnyök: Felhasználóbarát és időkímélő könyvelés Gyors és hatékony jelentéskészítés és elemzés Rendkívül megbízható működés és adatbiztonság Legfontosabb jellemzők: Szemléletes, egyénileg módosítható adatképernyők Dimenziók Több pénznem és másodlagos pénzem kezelése Tranzakciók ellenőrzése és jóváhagyása Vállalatközi könyvelés és konszolidálás Többszintű tervezés Hitelképesség-vizsgálat és hitelkezelés Elektronikus fizetés Váltók és fizetési ígérvények kezelése Fizetési felszólítás és késedelmikamat- számítás Jelentéskészítő Nyomkövetési adatok lentés elküldhető , fax vagy adatfájl formátumban. A Microsoft Dynamics AX Financial Management nyelvi támogatásának köszönhetően szinte minden nyelven használható. ÁLTALÁNOS JELLEMZŐK Dokumentumkezelés A dokumentumkezelés segítségével közvetlenül a Microsoft Dynamics AX rendszerben készíthetők Microsoft dokumentumok. A nevek, címek és más információk automatikusan átkerülnek a dokumentumba. A Microsoft Dynamics AX adatrekordjaihoz kiegészítő dokumentumokat, például megjegyzéseket és fájlokat lehet kapcsolni. Több pénznem kezelése A Microsoft Dynamics AX rendszerben a tranzakciók többféle pénznemben rögzíthetők még ugyanazon a vevő-, szállító- vagy főkönyvi számlán is. Az árfolyamkövetésre, ami a helyes rendszeres időszakonkénti könyvelés elengedhetetlen feltétele,

2 számos számítási módszer áll rendelkezésre, hogy a vállalat megfelelhessen a különböző országok számviteli előírásainak. A már könyvelt nem realizált árfolyam- különbözetek automatikusan sztornózódnak, amikor az új árfolyam-követési feldolgozás fut, vagy mikor realizált árfolyam-különbözetet könyvelnek le, például egy számla kiegyenlítésekor. Másodlagos pénznem A vállalat beszámolási célból kétféle pénznemben is vezetheti főkönyvi számláit. A Microsoft Dynamics AX automatikusan átváltja az összes tranzakciót egy másodlagos pénznemre. Ez a funkció például euróban történő könyvelésre vagy a kapcsolódó vállalatok beszámolóinak elkészítésére használható. Előfordulhat ugyanis, hogy helyi felügyeleti szerveknek egy adott pénznemben, míg a külföldi központnak egy másik pénznemben kell jelenteni. Devizaátváltó A devizaátváltó, amely a kiválasztott pénznemre az aktuális árfolyamon átváltja az adott összeget, a Microsoft Dynamics AX minden moduljában használható. Dimenziók A Microsoft Dynamics AX különböző moduljaiban tetszés szerinti számú dimenzióval lehet dolgozni. A dimenziók könnyen létrehozhatók és karbantarthatók. Segítségükkel az adatok nyomon követhetők profitcentrum, költséghely, régió, termékcsoport vagy bármely más kimutatási egység szerint. Mindent egy helyen A főkönyv online frissítése elengedhetetlen a gyors és megbízható pénzügyi kimutatások készítéséhez. Mivel az összes Microsoft Dynamics AX-modul egyetlen rendszer része, bármely modulban felvitt tranzakció automatikusan aktualizálja a főkönyv megfelelő számláit. Például egy a vállalat részére kiszámlázott beszerzési rendelés következményeként automatikusan frissülnek a főkönyv beszerzési és adókönyvelési számlái, valamint a szállítók összegző számlái. A Microsoft Dynamics AX Tárgyi eszközök modulban a tárgyi eszközökre vonatkozó tranzakciók automatikusan frissítik az eredményszámlákat és az eszközszámlákat. Az eladott áruk költsége és a készletérték tekintetében a felhasználó eldöntheti, hogy összekapcsolja-e a készlettranzakciókat a főkönyvvel, és ha igen, akkor hogyan. Ha úgy dönt, hogy összekapcsolja a főkönyvet és a készletgazdálkodást, további intelligens lehetőségek állnak rendelkezésre a főkönyvi adatok frissítésére. Ezek közé tartozik a készletértékelési módszer megválasztása vagy a készletérték frissítése a járulékos költségekkel, de akár a készletnövekedések és -csökkenések átmeneti könyvelése is megoldható a fizikailag beérkezett vagy kiszállított, de még nem kiszámlázott tételekhez. Azok a beszerzési számlák, ahol a fizikai kiszállítás még nem történt meg, szintén itt szerepelnek. A felhasználó dönti el, hogyan kapcsolja össze az információkat a Microsoft Dynamics AX rendszerben. Vállalata számlatükréből minden modulban kiválaszthatja azokat a számlákat, amelyekhez más adatokat akar kapcsolni, és azt, hogy mely tranzakciók kerüljenek könyvelésre az egyes számlákra. Dönthet például úgy, hogy a vállalat értékesítését és felhasználását termékenként vagy termékcsoportonként, vevőnként vagy vevőcsoportonként könyveli le, vagy hogy az egyes vevőkhöz tartozó tranzakciókat különböző összegző számlákon gyűjti. Az online frissítés számos előnyt biztosít. Jelentősen csökkenti a főkönyv aktualizálására és a különböző modulok számláinak a megfelelő főkönyvi számlával való egyeztetésére fordított időt. Az időszak végi zárás is gyorsabban elvégezhető, és így felgyorsul a vezetői jelentéskészítés folyamata. A főkönyvvel való kapcsolatnak a Microsoft Dynamics AX rendszerben még egy további előnye is van, mert lehetőség nyílik minden egyes tranzakció eredetének visszakövetésére. Például ki lehet választani egy tranzakciót egy értékesítési számlán, és ennek alapján vissza lehet nyomozni a bizonylaton szereplő összes tranzakciót a főkönyvi és minden más érintett modulban. Az eredeti bizonylat is megtekinthető. Ezzel a minden modulban használható funkcióval azonnal ellenőrizhetők és elemezhetők a tranzakciók, ami komoly segítség a belső és a külső auditálás elvégzéséhez. FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS A könyvelési időszakok rugalmas megállapítása A Microsoft Dynamics AX rendszerben az üzleti év tetszőleges hosszúságúra állítható be, és tetszőleges számú könyvelési időszakra osztható. Mind az üzleti év, mind a könyvelési időszak hossza években, hónapokban vagy napokban határozható meg. Minden egyes könyvelési időszak lezárható úgy, hogy további tranzakciók már nem rögzíthetők benne, vagy úgy, hogy meghatározott felhasználóknak engedélyezhető egy vagy több modul adatainak további frissítése. Ez a funkció rendkívül hasznos az időszakos vagy éves zárószámlák létrehozásakor és egyeztetésekor.

3 A Microsoft Dynamics AX Tárgyi eszközök modul is alkalmazkodik a könyvelési időszakokhoz. A felhasználó úgy is elszámolhatja az értékcsökkenést egy adott üzleti évre, hogy minden könyvelési időszakhoz annak hosszával arányos értékcsökkenést rendel. Gyors, egyszerű és megbízható év végi zárás A számlaegyeztetés és készletértékelés után éves zárlati tranzakciók könyvelése is szükségessé válhat. Ez elvégezhető egy egyszerű napló vagy egy speciális tábla, a zárlati adatok táblája (az ún. zárótábla) segítségével. A zárótábla használata lehetővé teszi az éves zárlati tranzakcióknak a mindennapos tranzakcióktól elkülönítetten történő könyvelését és kimutatását. Ha a vállalatnál az üzleti év hossza és részidőszakokra bontása ugyanaz, mint az előző évben, ezek egyetlen kattintással újra beállíthatók, mivel a Microsoft Dynamics AX megőrzi az utolsó üzleti év beállításait. A nyitási tranzakciók funkcióval az eredményszámlák lenullázhatók, és egyenlegük átvihető az új üzleti év mérlegszámláira. Ha a felhasználó a mérleget is le szeretné nullázni, ezt egyszerűen kiválaszthatja a funkció párbeszédpanelében. Ha dimenziókat használ, eldöntheti, hogy dimenziónként vagy csak főösszegenként hozza létre a nyitó tranzakciókat. Néhány országban a nyereségszámlákat lenullázó tranzakcióknak láthatóknak kell lenniük, így erre is van lehetőség. Ha a számlákra már felkerült a nyitóegyenleg, de még az előző üzleti évet érintő további módosításokra van szükség, a nyitási tranzakciók feldolgozását annyiszor le lehet futtatni, ahányszor csak szükséges. Ez azért jelentős előny, mert különböző számlákat, mint például a bankszámlákat, egyeztetni lehet, majd az aktualizált számlákkal lehet tovább dolgozni az új üzleti évben. Az év végi zárlati feldolgozás annyiszor futtatható, amennyiszer csak szükséges. A Microsoft Dynamics AX biztosítja, hogy a nyitó egyenlegek megfelelően aktualizálódjanak. Ha a vállalat új évre vonatkozó számlatükre különbözik az előző évitől (például vállalatfelvásárlások esetén), lehetőség van a nyitótranzakciók végrehajtására közvetlenül az új számlákon. Ezt az a funkció teszi lehetővé, amely új nyitószámlát hoz létre minden számlatükörbeli számlára. Sokoldalú tranzakciórögzítési funkciók A Microsoft Dynamics AX különböző moduljainak összekapcsolhatóságát kihasználva számos főkönyvi tranzakció automatikusan könyvelésre kerül. Ilyen például az értékesítés és a beszerzés, az eladott áruk költsége, az árengedmények, a kamatfizetések, a vevő- és szállítószámlák árfolyam-kiigazításai, a projekt- számlák és költségek, a befejezetlen termelés, a tárgyieszköz-tranzakciók és a készlettranzakciók. A naplófeldolgozások a Microsoft Dynamics AX különböző moduljaihoz kapcsolódó számlákat zárolni tudják, hogy azok adatait közben más modulokból ne lehessen módosítani. E számlák könnyű egyeztetése érdekében a megfelelő modulokban egyeztetési kimutatások állnak rendelkezésre. A főkönyvi tranzakciók kézzel is bevihetők a naplók segítségével. A naplókon belüli könyvelést a számlatükör és a naplósablonok beállítása szabályozza. A napló magában is számos könyvelési lehetőséget kínál. A számlatükörben ellenőrzéseket lehet definiálni a pénznemre, felhasználóra, könyvelési típusra, dimenzióra, terhelésre vagy jóváírásra, illetve tartozik vagy követel egyenlegre. Ezen ellenőrzések mindegyike beállítható ajánlottként vagy megköveteltként. A dokumentumkezeléssel további előírásokat vagy munkafolyamat-leírásokat lehet csatolni az egyes számlákhoz. A fenti lehetőségekkel csökkenthető a felhasználói hibák száma. A felosztási funkció jelentős időt takarít meg, mivel automatikusan szétosztja a bevitt összeget az előre meghatározott számlákra és dimenziókra az előre meghatározott százalékok szerint. A kiválasztott időszakban lekönyvelt összes tranzakció és számlaegyenleg figyelemmel kísérhető közvetlenül a számlatükörből a tranzakciók lefúrásos kirészletezésével vagy a Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis nevű OLAP-szoftvere segítségével. A pénzáramlás előrejelzése és a főkönyvi tervek szintén figyelemmel kísérhetők. A Microsoft Dynamics AX rendszerben korlátlan számú naplósablon (naplóelnevezés) hozható létre. A naplósablonoknál be lehet állítani a tranzakciók könyvelés előtti kötelező engedélyeztetését, illetve a felajánlott (vagy kötelező) ellenszámlát, pénznemet vagy dimenziót. Megadható az is, hogy mikor szükséges új bizonylatszám megadása, összegeződjeneke a hasonló tranzakciók a naplóban, mely vállalatok, modulok és számlák kerülhetnek a naplóba, és mely felhasználók jogosultak az adott napló lekönyvelésére. Megadható, hogy a naplóba bevitt összegek tartalmazzák-e az adót, vagy pedig nettó összegek. A könyvelési naplókkal bármely tranzakció lekönyvelhető. Ugyanaz a napló tartalmazhat a főkönyvet frissítő tranzakciót, vevőtranzakciót, szállítótranzakciót, projektelszámolási tranzakciót a Projektek modulból vagy egy állóeszköz adatainak frissítését a Tárgyi eszközök modulból. Ez lehetőséget biztosít a vállalat üzletvitelének igényeihez igazodó könyvelési eljárás megválasztására, akár egy, akár több személy végzi a könyvelést.

4 A naplóban a frissítés előtt megtekinthetők a várható egyenlegek, könyvelés előtt megtekinthetők és módosíthatók az adóösszegek, feltölthetők a sztornírozandó főkönyvi tranzakciók, pénznemenként összegezve láthatók a banki befizetések, és a könyvelés előtt a teljes napló ellenőrizhető. Az időszakonként ismétlődő tranzakciók esetében ismétlődő naplók hozhatók létre és tölthetők be a könyvelési naplóba. A Microsoft Dynamics AX biztosítja azt, hogy az időszakonként ismétlődő tranzakciók csak egyszer kerüljenek könyvelésre minden egyes időszakban, valamint hogy a rendszer az ismétlődő napló egyetlen időszakát se hagyja ki. Vállalatközi könyvelés és konszolidálás A Microsoft Dynamics AX: Pénzügy a több leányvállalattal vagy elosztóközponttal rendelkező vállalatoknak lehetőséget biztosít vállalatközi naplók létrehozására. Egy leányvállalatban lekönyvelt vállalatközi tranzakció automatikusan frissíti a másik leányvállalat vagy elosztóközpont megfelelő számláit. A Microsoft Dynamics AX rendszerből közvetlenül végre lehet hajtani a konszolidálást. Emellett a számlákat importálni vagy exportálni lehet a konszolidáláshoz. Az online konszolidációval mind a tény-, mind a tervszámlák konszolidálhatók. Mind teljes körű, mind tőkerészesedés szerinti konszolidálás végezhető. A számlák konszolidálása a számlatükör szerint vagy a számlatükör minden egyes számlájához rendelt speciális konszolidációs számlákon hajtható végre. Többszintű tervezés Korlátlan számú tervváltozat vihető be a Microsoft Dynamics AX rendszerbe, és ezek közül bármelyik szerepeltethető a pénzügyi kimutatásokban. A beszámolókban akár ugyanazon a kimutatáson belül is össze lehet hasonlítani a tényszámokat a különböző tervértékekkel, és mindegyik tervnél kiszámítható a terveltérés. A terveket le lehet bontani több szintre, így a terv piramisként építhető fel. Például minden értékesítési régió saját tervet készíthet, és ezek együttesen alkotják az értékesítési osztály összesített tervét. Az értékesítési terv viszont a vállalati terv alterve. Ez a felépítés egyszerűvé és kezelhetővé teszi a decentralizált tervkészítést. Számos intelligens funkció áll rendelkezésre a tervtranzakciók bevitelére, hogy a terveket minél kevesebb munkával lehessen kidolgozni. Például a más modulokban létrehozott értékesítési, beszerzési és tárgyieszközterveket közvetlenül át lehet vinni a főkönyvbe. A terveket ki lehet tölteni ugyanannak a tervösszegnek a megismétlésével minden időszakra, de az éves tervösszeg szezonális kulcs szerint is felosztható az egyes időszakokra. A kapcsolódó számlákra vonatkozó tervek automatikusan létrehozhatók (például a fuvardíj az értékesített mennyiségek alapján kalkulálható). A tervek kitölthetők az előző évi tényegyenlegek felszorzásával, a meglevő tervek átmásolásával és módosításával, illetve számos egyéb tervezési lehetőség is rendelkezésre áll. A pénzáramlás előrejelzésekor a vállalat eldöntheti, mely terveket vesz figyelembe a likviditási előrejelzésben. Teljes körű adószámító modul Az adószámítás és az adóbevallás követelményei a különböző országokban nagymértékben különböznek. Így egy valóban nemzetközi integrált vállalatirányítási rendszer adómoduljával szemben követelmény, hogy minden igényt lefedjen. A Microsoft Dynamics AX adómodulja a lehetőségek széles körét kínálja fel az adószámításhoz, adókönyveléshez és adóbevalláshoz. Az adómodul tartalmazza a százalékszámítás, a fix adóösszegek, az adók adója, az EU-adók, az adómentesség és a csomagolási adó elszámolásának lehetőségét, a többszörös adókalkulációt, a rugalmas elszámolási időszakokat, az országfüggő adókimutatások készítését és még számos egyéb lehetőséget. Az EU-országok gyakorlatát figyelembe véve speciális EU-statisztikák (pl. Intrastat) készíthetők, és az EU értékesítési lista is rendelkezésre áll. Likviditási és pénzállomány-előrejelzések A likviditásgazdálkodás a Microsoft Dynamics AX Bankszámla- kezelés moduljában történik. Ez a modul lehetővé teszi a pénzszámlák egyeztetését, a csekk-kezelést, a banki befizetések és kifizetések, illetve a bankszámlaegyenlegek figyelemmel kísérését, és ezekről kimutatások készítését. Speciális formátumok állnak rendelkezésre az egyes országokban alkalmazott külső bankszámlakivonatok elektronikus importálására. A pénzállomány tervezéséhez különböző pénzáramlás-előrejelzési lehetőségek között lehet válogatni. A jelenlegi és jövőbeni pénzáramlás kiszámítása a vevők várható befizetései, a szállítóknak történő kifizetések, az eladási és beszerzési rendelések, valamint az eszközökben és forrásokban történő változások alapján történik, sőt még a tervadatokat is figyelembe lehet venni a számításokban. A pénzáramlási előrejelzések mind a vállalat pénznemében, mind devizában elkészülnek. Így a rendszer mindig biztosítja a kellő áttekintést a vállalat likviditásáról, és a devizagazdálkodás is optimalizálható.

5 VEVŐK A vevőszámlák hatékony kezelése érdekében a Microsoft Dynamics AX számos intelligens funkciót kínál. Például: Többféle lehetőség a hitelképesség- vizsgálatra és a hitelkezelésre Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények Fizetési felszólítások és késedelmikamatszámítási módszerek, amelyek a vevőkkülönböző típusaihoz igazíthatók A vevők befizetéseinek elektronikus kezelése Váltók kezelése Hitelképesség-vizsgálat és hitelkezelés Minden vevőhöz saját hitellimit állítható fel. A hitellimitek alkalmazhatók csak a vevőszámlák egyenlegére is, de tartalmazhatják a még nem kiszámlázott, de kiszállított tételeket, sőt akár az eladási rendeléseket is. Választható, hogy a hitellimit az eladási rendelés végösszegére vonatkozzon, vagy pedig minden rendeléssort külön kelljen ellenőrizni. Lehetőség van a szállítások leállítására, ha a vevő elérte a hitellimit felső határát, de a rendszer automatikus üzenetet is küldhet, ami felülbírálható. A vevőszámlát a beszedési eljárás bármely lépésénél automatikusan le lehet zárni. A vevőszámla kézzel is lezárható a kiszámlázáshoz vagy bármely más tranzakcióhoz. A vevőszámlák kezelésekor a külső bizonylatok például a fizetési felszólítás a vevő rekordjában tárolódnak. A Microsoft Dynamics AX számos lehetőséget kínál a le nem zárt tranzakciók módosítására, a lezártak újranyitására, illetve az átütemezett részletfizetéseknek közvetlenül a rendszerbe történő bevitelére. A vevőnek elküldött számla a vevőszámláról közvetlenül megtekinthető, és bármikor másolat nyomtatható róla. Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények A fizetési feltételek a Microsoft Dynamics AX rendszerben rugalmasan definiálhatók, hogy a vállalat üzletmenetéhez lehessen igazítani őket. A fizetési periódusokat meg lehet határozni hónapokban, napokban vagy valamely jelenlegi időszakra vonatkoztatva (például az aktuális hónap vagy negyedév). A fizetési feltételekben kezelhető a készpénzes fizetés is, amikor a befizetés automatikusan könyvelésre kerül a számla kibocsátásakor (automatikus kiegyenlítés). Az előtörlesztések (előrefizetések) kezelése is megoldott. Bonyolult részletfizetési ütemezéseket lehet beállítani és alkalmazni fizetési feltételként, többek között a tényleges kiszámlázott összeg százalékos felosztásával, rögzített számú részlet szerinti egyenlő felosztással, vagy a kiszámlázott összeg kombinált felosztásával fix összegek és százalékok szerint. A fizetési feltételekhez hasonlóan készpénzfizetési engedményeket is lehet definiálni a tárgyidőszak vagy a kiszámlázás és a kifizetés között eltelt napok száma alapján. Szükség esetén a készpénzfizetési engedmény sávosan is meghatározható (például 10 napon belül 3%, utána 30 napon belül 1%). Eldönthető, hogy szükség van-e speciális főkönyvi számlákra a könyveléshez. A Microsoft Dynamics AX rendszerben a különböző országok adótörvényeivel összhangban be lehet állítani, hogy a rendszer a készpénzfizetési engedményt áfával (forgalmi adóval) együtt vagy anélkül kezelje. A vevőbefizetések bevitelének megkönnyítésére speciális fizetési napló áll rendelkezésre. Ebben a naplóban az egyes számlák kiegyenlíthetők, időszaki naplók vihetők be az ismétlődő fizetések kezelésére, fizetési javaslatok készíthetők, amelyeket az aktuális szükségleteknek megfelelően lehet sorba rendezni és limitjüket megállapítani. Fizetési fájlokat lehet importálni és exportálni, nyugták készíthetők a banki befizetésekről, és szemmel tarthatók a várható bankszámlaegyenlegek a napló lekönyvelése előtt. Az is eldönthető, hogy összegzésre kerüljenek-e a kiegyenlített számlák a naplóban, és ha igen, akkor hogyan. Fizetési felszólítás és késedelmi kamat Függetlenül attól, hogy a vállalat egyetlen fizetési felszólítási eljárást kíván-e alkalmazni minden vevőre vagy több különböző eljárást, a Microsoft Dynamics AX mindegyik módszert képes kezelni. Minden egyes beszedési eljárás esetén megválaszthatók az alkalmazni kívánt lépések, például hogy a vevő fizessen-e pótdíjat, milyen hosszú legyen a türelmi idő napokban, és mi a minimális összeg az egyes fizetési felszólítások esetén. A késedelmi kamatok kezelésénél meghatározhatók a kamatszámítás és kamatkönyvelés szabályai. Többféle változat is definiálható mind a fizetési felszólítás kiküldésének módjára, mind a kamatszámításra. Az összes vevőre alkalmazható ugyanaz a beállítás, de használható vevőcsoportonként különböző vagy vevőnként egyedi beállítás is, vagy pedig e három lehetőség kombinációja. Mivel a Microsoft Dynamics AX többnyelvű alkalmazás, minden külső bizonylat például az egyenlegközlő levél, a kamatelszámolás és a fizetési felszólítás az adott vevőhöz definiált nyelven tárolható.

6 Elektronikus fizetés Több országban lehetőség van az elektronikus fizetésre. Az elektronikus fizetési funkció segítségével a vevők befizetései importálhatók a fizetési naplóba. Lehetőség nyílik arra is, hogy a vállalat fizetési javaslatokat készítsen, és azt bankja részére a végrehajtandó beszedések fájljába exportálja. A banktól beérkezett visszaigazolási fájl is importálható. A vevőszámlák frissítésekor a vállalat eldöntheti, hogy az elektronikus fizetési folyamat mely szakaszában könyveli le a fizetéseket. Váltók kezelése Ha a vállalat váltókat is alkalmaz, a váltók kezelésének minden lépése rögzítésre kerülhet a főkönyvi vagy vevőszámlán. Ellenőrzési szabályokat is meg lehet állapítani, amelyek biztosítják, hogy az adott fizetési lépés könyvelése csak azután történik meg, hogy az ellenőrzési szabályban meghatározott információ bekerült a naplóba. SZÁLLÍTÓK A Microsoft Dynamics AX számos fontos funkciót biztosít a szállítói számlák kezelésére. Például: A szállítói számlák rögzítésére számos lehetőség kínálkozik, többek közt kétlépcsős könyvelés a jóváhagyott és nem jóváhagyott számlák elkülönített kezelésére, vagy pedig a szállítói számlák hozzárendelése a fizikailag kiszállított árukhoz Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények Fizetési javaslatok Csekkes fizetések Elektronikus fizetés Áthidaló számlák A szállítói számlák rögzítésének lehetőségei A Microsoft Dynamics AX egyszerű és bonyolultabb eszközökkel is támogatja a pénzügyi műveleteknek a vállalat által előnyben részesített kezelési módját. Ha a vállalat a bejövő számlákat minden nap rögzíteni szeretné, ezt egy számlagyűjtőben teheti meg. A jóváhagyott számlák közvetlenül a számlanaplóban vagy a főkönyvi naplóban rögzíthetők. Ha a vállalat folyamatosan szeretné tudni, mennyi a kötelezettsége, előre kívánja jelezni a pénzáramlását és figyelemmel kísérni a nem jóváhagyott számlákat, ez utóbbiakat speciális ideiglenes számlákra könyvelheti a számlaregiszter alkalmazásával. Ezen folyamat második lépéseként a jóváhagyott számlák gyorsan lekönyvelhetők a számla-jóváhagyási naplóban. A készletcikkekre vonatkozó számlák a fizikai kiszállításokhoz rendelhetők. Ez a funkció elősegíti a készletnövekedés és -csökkenés időeltolódások nélküli pontos követését, mivel a fizikai kiszállításhoz való hozzárendelésre váró számlák egyenlege ideiglenesen külön számlákra adható fel. Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények A vevőszámlákra vonatkozó beállítási lehetőségek a szállítószámlák esetében is rendelkezésre állnak. Részletesebb leírásuk a Vevőszámlák részben található. A Vevők modulban beállított fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények a Szállítók modulban is alkalmazhatók, és viszont. Fizetési javaslatok A kifizetendő szállítói számlák egyesével is kiválaszthatók, de a fizetési javaslatok funkció segítségével gyorsabban is ki lehet jelölni fizetésre az esedékes számlákat. Ha részletesebb kiválasztási vagy sorba rendezési feltételekre van szükség, a felhasználó további kiválasztási feltételeket is megadhat. A fizetési javaslatokba csak jóváhagyott számlák kerülnek be. A fizetési javaslatok kinyomtathatók, szerkeszthetők és lekönyvelhetők, és csekkes fizetésre vagy elektronikus fizetésre is használhatók. Csekkes fizetések A Microsoft Dynamics AX egyik választható funkciója a csekkes fizetés. A csekkek a Bankszámlakezelés modulban hozhatók létre, és a naplóban való könyvelésükkel egyidőben nyomtathatók. A rendszer a kellő biztonságot kódok, aláírások és csekkszámok alkalmazásával, valamint a létrehozott csekkek részletes archiválásával éri el. Elektronikus fizetés A Microsoft Dynamics AX számos fáljformátumot támogat, amelyek lehetővé teszik a fizetési fájlok exportálását és a visszaigazolási fájlok importálását több ország és pénzintézet szabványai alapján. Minden fizetési átutalásnál rögzíthetők az átutalás egyes lépései, és az átutalási díj is lekönyvelhető.

7 Váltókezelés A szállítók kifizetésére kibocsátott saját váltókhoz (fizetési ígérvényekhez) definiálhatók és rögzíthetők a kötelezettségek könyvelésének számviteli követelményeit kielégítő fizetési lépések. Áthidaló számlák Néhány országban a szállítónak történő kifizetés csak akkor könyvelhető le, ha a bank már lezárta a tranzakciót. E követelmény miatt lehetővé kell tenni az ideiglenes áthidaló számlákra történő könyvelést. A Microsoft Dynamics AX rendszerben ez automatikus, amennyiben a könyvelésre kiválasztott fizetési módhoz áthidaló számla is van definiálva. A véglegesítendő áthidaló könyvelések kigyűjthetők egy végleges könyvelési naplóba. TÁRGYI ESZKÖZÖK A Microsoft Dynamics AX Tárgyi eszközök modulban minden egyes tárgyi eszköz életciklusa figyelemmel kísérhető. Például az eszközbeszerzések, az értékcsökkenés, a készletérték-helyesbítő tranzakciók és a kivezetések mind számviteli, mind adózási szempontból rögzíthetők. Tervek készíthetők, nyomon követhető az eszközök kölcsönbe adása, valamint az eszközökre vonatkozó naturális adatok is rögzíthetők. Az eszköztranzakciók a Microsoft Dynamics AX minden moduljában rögzítésre kerülnek és nyomon követhetők, így a főkönyvi, szállítók, vevők és készletgazdálkodási modulokban is. Öt különböző amortizációs eljárás alkalmazható, köztük a használat szerinti értékcsökkenés is. Különböző országfüggő jellemzők is rendelkezésre állnak. Részletesebb tájékoztatás a Microsoft Dynamics AX Tárgyi eszközök moduljának termékismertetőjében található. Gyors és hatékony jelentéskészítés A pénzügyi kimutatások hatékony készítéséhez rugalmas és sokoldalú jelentéskészítő eszközökre van szükség. A Microsoft Dynamics AX rendszerben számos előre definiált kimutatás és lekérdezés áll rendelkezésre, amelyek adatköre igény szerint rendezhető vagy szűkíthető. A vállalat alapvető pénzügyi kimutatása, az éves beszámoló számos formátumban készíthető el, és lehetőséget biztosít a felhasználónak a különböző könyvelési időszakok, leányvállalatok, dimenziók és tervtranzakciók összehasonlítására. Emellett ki lehet számítani a terveltéréseket, előrejelzéseket lehet készíteni, és egyéb hasznos információkhoz lehet jutni. Ha a számlák sorrendjének átrendezésére vagy speciális összegzésekre van szükség, nem kell módosítani a számlatükröt, elegendő átdefiniálni a pénzügyi beszámoló sorait. Az automatikus kimutatáskészítő funkció (Auto Report) rugalmasabb jelentéskészítést tesz lehetővé, és segítségével közvetlenül elkészíthetők és kinyomtathatók a felhasználó által definiált egyedi jelentések. A felhasználó dönti el, milyen mezőket tartalmazzon a jelentés, azok milyen sorrendben jelenjenek meg, és mely oszlopok összegződjenek. Ha összetettebb jelentéskészítő eszközre lenne szükség, az úgynevezett Riportvarázslót lehet használni. A Riportvarázsló végigvezeti a felhasználót az egyedi és átfogó jelentések készítésének egyes lépésein. A jelentések elmenthetők, majd később újra felhasználhatók. A Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis moduljában elmélyültebb elemzések végezhetők. Részletesebb tájékoztatás a Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis moduljának termékismertetőjében található. MEGBÍZHATÓ ÉS BIZTONSÁGOS A modulból nyert pénzügyi információk megbízhatóságát és biztonságát számos biztonsági és nyomkövetési funkció biztosítja, többek között a sorszámozás, a rendszerszintű ellenőrzési beállítások, a nyomkövetési adatok (audit trail), a számlahivatkozások, a jóváhagyási funkciók, valamint a hozzáférési jogok definiálásának széles körű lehetőségei. Sorszámozás A Microsoft Dynamics AX rendszerben minden rekordnak és tranzakciónak egyedi azonosítója van. Az azonosítást a sorszámozási funkció biztosítja. A felhasználó kiválaszthatja, milyen sorszámozást alkalmazzon a vevőkre, a külső számlákra, a vevőmegrendelésekre, a bizonylatszámokra stb. Ezenkívül numerikus és alfanumerikus sorszámok is választhatók, valamint megválasztható a minden egyes új tranzakció lekönyvelése előtt végrehajtott ellenőrzés szintje is. Minden sorszámozásra elvégezhető az úgynevezett előzményvizsgálat, azaz az összes korábbi módosítás megtekintése. A rendszer rögzíti a sorszámokon végrehajtott összes változtatást, megadva a dátumot, a változtatást végző felhasználót és a változtatás idejét, valamint a módosítás részletes leírását. A történetvizsgálat mind a vezetés, mind a könyvvizsgálók számára értékes eszközt jelent. A Microsoft Dynamics AX összes moduljába be van építve egy ellenőrzési funkció, amely meggátolja bármely lekönyvelt tranzakció törlését.

8 Nyomkövetési adatok A nyomkövetési adatok (audit trail) funkció lehetőséget biztosít bármely főkönyvi tranzakció lekérdezésére. A nyomkövetési adatok között szerepel a tranzakcióazonosító, a tranzakciótípus, a tranzakcióhoz tartozó szöveg, a felhasználó, a dátum és az időpont. Minden tranzakció visszanyomozható az eredeti bizonylatig, és addig a modulig, ahol létrehozták. Egyes országokhoz, ahol a helyi törvények szigorúbb ellenőrzést kívánnak meg (például Spanyolország és Németország), országfüggő naplózási funkciók állnak rendelkezésre az archiválás és ellenőrzés céljából. Naplóellenőrzés és naplójóváhagyás A naplóellenőrzési és jóváhagyási funkció bármely pénzügyi naplóhoz beállítható. A naplóellenőrzési funkcióval korlátozható a felhasználók, a számlák és a modulok köre. Minden egyes naplótípushoz elő lehet írni egy jóváhagyási eljárást, amely az adatok bármilyen frissítése előtt végrehajtódik. A felhasználói jogosultságok ellenőrzése is fontos kérdés. Ennek szintjét, amely lemehet egészen a mezőkig vagy rekordokig, a vállalat szabadon választhatja meg. Olvasási, módosítási, hozzáadási és törlési jogosultságok definiálhatók. Számlahivatkozások A számlahivatkozások definiálásával a Microsoft Dynamics AX moduljainak összekapcsolódásáról teljes kép alkotható. A hivatkozások megmutatják, hogy használtak-e egy számlát más modulokban is, és ha igen, akkor hogyan.

9 ÖSSZEFOGLALÓ ADATLAP PÉNZÜGY EGYSZERŰ KEZELÉS Szemléletes képernyő-elrendezés és magától értetődő programfelépítés A felhasználó által módosítható menük, képernyők és jelentések A felhasználó módosíthatja a fontos táblák és naplók elrendezését A megszokott Windows-parancsok, például a vágólapon keresztüli másolás, a Microsoft Dynamics AX rendszerben is működnek A naplókból közvetlenül elérhetők a fontosabb törzsadattáblák Sokoldalú rendezési és szűrési lehetőségek Beépített súgó és kézikönyv és fax küldése közvetlenül a Microsoft Dynamics AX rendszerből Többnyelvű felhasználói kezelőfelület ÁLTALÁNOS JELLEMZŐK Sokoldalú dokumentumkezelés, például külső fájlok hivatkozásos beillesztése, illetve a Microsoft Dynamics AX adatainak átvitele Microsoft Office- dokumentumokba Online vagy kötegelt könyvelés A dátumintervallumok rugalmas megadása (tárgyév, előző év stb.) Több pénznem kezelése Másodlagos pénznem Devizaátváltó Dimenziók A törzsadatfájlok rekordjai átnevezhetők (átsorszámozhatók) Euróátváltás MINDENT EGY HELYEN Főkönyv, vevők, eladás, szállítók, beszerzés, tárgyi eszközök, bankszámlakezelés, projektelszámolás, készletgazdálkodás, termelésirányítás és költségelszámolás egy helyen Szükség esetén kikapcsolható a főkönyv és a készletgazdálkodás (ELÁBÉ) közti automatikus adatkapcsolat Többféle készletértékelési módszer Zárlati készletértékelés (felértékelés, leértékelés, újraszámítás) Készletnövekedési/csökkenési ideiglenes számlák A felhasználó által definiálható adatkapcsolatok minden modulban (előírható, mely tranzakciók legyenek lekönyvelve és mely főkönyvi számlákra) Az adatkapcsolattal rendelkező modulok adatainak egyeztetése a főkönyvvel egyeztető jelentések útján Az adatkapcsolattal rendelkező főkönyvi számlák a naplóműveletek alatt zárolhatók, hogy más modulokból ne lehessen közben módosítani őket Az adatkapcsolatok számlahivatkozásokkal követhetők és elemezhetők Részletes lekérdezéssel végig lehet követni egy tranzakciót a különböző modulokon, egészen az eredeti bizonylatig

10 10 FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS A könyvelési időszakok rugalmas megállapítása Az egyes könyvelési időszakok a különböző modulokban külön zárhatók le Gyors és megbízható év végi zárás A zárlati adatok táblájával elkülönítve könyvelhetők az éves zárlati tranzakciók Rugalmas tranzakciórögzítési funkciók Automatikus költségfelosztás előre definiált számlákkal, dimenziókkal és százalékos arányokkal Naplójóváhagyás Részletes naplókonfigurálás a hatékony könyvelés elősegítésére Könyvelés előtti ellenőrzés Ismétlődő könyvelések Több pénznem kezelése és árfolyamkövetés a főkönyvi számlákhoz Kiegyenlítések elszámolása főkönyvi számlákon Vállalatközi elszámolások Konszolidálás Többszintű tervezés Sokoldalú adókezelő modul a különböző adószámításokhoz és adókimutatásokhoz A pénzügyi beszámolók tetszés szerinti számú sort tartalmazhatnak, és egy másodlagos számlatükörre is épülhetnek A pénzáramlás előrejelzése és a devizaigény kiszámítása BANKSZÁMLAKEZELÉS Bankszámlák egyeztetése Ellenőrzések beállítása A banki befizetések, kifizetések és egyenlegek követése Elektronikus bankszámlakivonatok importálása egyes országoknál VEVŐK Hitelképesség-vizsgálat Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények Kiegyenlítések elszámolása Összetett fizetési ütemezések Előtörlesztések (előrefizetés) Fizetési határidő módosítása Szabad szövegű számlakészítés (a készletmozgás nélküli tranzakciókhoz) Változatos lehetőségek a késedelmi kamat számítására Tetszés szerinti számú eltérő módszer a fizetési felszólítások elkészítésére Fizetési javaslatok Betéti nyugta a bankbefizetésekről Speciális kifizetési napló Különböző exportálási és importálási formátumok az elektronikus fizetéshez Váltók kezelése Több pénznem kezelése és árfolyamkövetés Többnyelvű működés

11 11 SZÁLLÍTÓK Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények Összetett fizetési ütemezések Kiegyenlítések elszámolása Fizetési határidő módosítása Többféle lehetőség a számlák rögzítésére A jóváhagyott és nem jóváhagyott számlák elkülönítve kezelhetők A szállítói számlák hozzárendelhetők a fizikailag kiszállított árukhoz Fizetési javaslatok Speciális kifizetési napló Csekkes fizetések Áthidaló számlák Különböző exportálási és importálási formátumok az elektronikus fizetéshez Saját váltók (fizetési ígérvények) Több pénznem kezelése és árfolyamkövetés Többnyelvű működés MEGBÍZHATÓSÁG ÉS ADATBIZTONSÁG A bizonylat-sorszámozás intelligens beállítása Rendszerszintű ellenőrzési beállítások és tranzakció-ellenőrzés Nyomkövetési adatok (audit trail) Számlahivatkozások a modulok közti adatkapcsolatok áttekinthető követéséhez Tranzakciók jóváhagyása A hozzáférési jogosultságok részletes beállítása LEKÉRDEZÉSEK, JELENTÉSEK ÉS ELEMZÉSEK Könnyen használható beállítások a lekérdezésekhez és a jelentésekhez, a felhasználó által definiált adatleválogatások, rendezés és összegzés Előre definiált lekérdezések és kimutatások A felhasználó által definiált lekérdezéseket és jelentéseket el lehet menteni A felhasználóbarát alapszintű kimutatáskészítővel (AutoReport) be lehet tölteni és el lehet menteni a különböző jelentéseket A haladó felhasználóknak szánt kimutatáskészítő (Riportvarázsló) lehetővé teszi az összetettebb elentések definiálását, elmentését és visszatöltését Elemzések készítése a Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis moduljával XBRL ORSZÁGFÜGGŐ JELLEMZŐK Adószámítás Országfüggő adókimutatások A főkönyvi tranzakciók kiterjesztett, országfüggő naplózása Árfolyamkövetés Intrastat és EU értékesítési lista Váltók és fizetési ígérvények Országfüggő bankfájl-formátumok az elektronikus fizetéshez és a bankszámlakivonatok importálásához

12 12 RENDSZERKÖVETELMÉNYEK A jelen termékismertetőben említett összes funkció eléréséhez a következő modulokra és technológiákra van szükség: Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics AX Pénzügy I. Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics AX Pénzügy II. Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics AX Elektronikus bankkezelés Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics AX Tárgyi eszközök Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis Microsoft Analysis Server 2000 A Microsoft Dynamics vállalatról A Microsoft Dynamics üzleti alkalmazások széles választékát kínálja kis- és középvállalatoknak, hogy azok szorosabbra fűzhessék kapcsolataikat ügyfeleikkel, dolgozóikkal, partnereikkel és szállítóikkal. A Microsoft Dynamics alkalmazásai átfogó módon automatizálják az üzleti folyamatokat, szerves egésszé fogva össze az olyan különböző részterületeket, mint a pénzügy, a disztribúció, a beruházási projektek elszámolása, az elektronikus kereskedelem, a személyügy, a gyártás, az ellátási lánc kezelése (SCM), az operatív üzleti adatelemzés (BI), az értékesítés és a marketing, valamint az ügyfélszolgálat és ügyféltámogatás (CRM). FORDULJON HOZZÁNK Ha további felvilágosításra van szüksége a Microsoft Dynamics termékcsaládról, forduljon helyi partnereinkhez (Microsoft Certified Business Solutions Partner). Képzett szakembereik meg tudják tervezni a vállalata egyedi igényeit kielégítő megoldást. További információkat talál webhelyünkön is: Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. Ez a dokumentum csak tájékoztató jellegű. A microsoft nem vállal semmilyen kifejezett vagy beleértett garanciát az összefoglaló tartalmáért. A Microsoft, a BizTalk, a Microsoft Dynamics, az Outlook, a PowerPoint, a Visual Studio, a Windows és a Windows Server a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban.