DOMBÓVÁR VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK POLGÁRMESTERI HIVATALA

Átírás

1 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 + Csak belső használatra a Vezetés részére DOMBÓVÁR VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK POLGÁRMESTERI HIVATALA ÖNÉRTÉKELÉSI JELENTÉS 29 a CAF 26 és a Magyar Közigazgatási Minőségi Díj önértékelési kritériumai alapján Készült a Polgármesteri Hivatal munkatársainak közreműködésével Témavezető: Tigerné Schuller Piroska programkoordinátor minőségbiztosítási felülvizsgáló és tanúsító Közreműködők: Vincellérné dr. Illés Krisztina jogász Horváthné Papp Márta oktatási referens Vida Tamás vagyongazdálkodási ügyintéző Bencze Mária szociális ügyintéző Niebl Veronika okmány ügyintéző Albertné Szabó Ilona pénzügyi ügyintéző Buglaveczné Szabó Adél adóügyi ügyintéző Frazonné Szederkényi Zsuzsanna bér- és munkaügyi ügyintéző Meiszinger Péter műszaki ügyintéző Kohner János közterület-felügyelő Reith Árpád rendszergazda Reichert Gyula közbeszerzési és műszaki ügyintéző Tigerné Schuller Piroska programkoordinátor Tanácsadó: Mikó György Qualipharma Bt. vezetési tanácsadó EOQ, TQM felülvizsgáló, EOQ Minőségügyi szakértő EOQ Minőségügyi auditor 29. november 1/74

2 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 TARTALOMJEGYZÉK oldal I. DOMBÓVÁR 3 II. DOMBÓVÁR VÁROS ÖNKORMÁNYZATA 3 II.1. A képviselő-testület 4 II.2. A Polgármesteri Hivatal 5 III. ÖNÉRTÉKELÉS Adottságok 1.) Vezetés 6 2.) Stratégia és tervezés 14 3.) Munkatársak 2 4.) Együttműködés és erőforrások 24 5.) Folyamatok 31 Eredmények 6.) Ügyfél, állampolgár központú eredmények 35 7.) Munkatársakkal kapcsolatos eredmények 43 8.) Társadalmi hatással kapcsolatos eredmények 5 9.) Meghatározó teljesítmény eredmények sz. melléklet: Az Integrált Városfejlesztési Stratégia fő indikátorai 2. sz. melléklet: Rövidítések jegyzéke sz. melléklet : A minőségirányítási rendszer teljesítményének értékelése 29. november 2/74

3 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 I. DOMBÓVÁR Dombóvár város közigazgatásilag Tolna megyéhez tartozik, de vonzáskörzete messze túlterjed a megye határain, amely köszönhető annak is, hogy a város a dél-dunántúli régió középpontjában terül el. A kistérség központja és egyben egyetlen városa is, mely (KSH ) lakónépességével a kistérség legnépesebb települése. A kistérség határait délről a baranyai megyehatár, nyugatról pedig a somogyi megyehatár alkotja, északon és keleten Tolna megye további kistérségei jelentik a mesterséges határvonalakat. A város az elmúlt tíz esztendőben is kistérségi központként funkcionált, a nagyobb fejlesztések a város vezető szerepe és humán erőforrása, valamint finanszírozási hátterének köszönhetően valósultak meg. A központ szerep gyakran ódiumokkal is jár, hiszen a környező települések forráshiánya, alacsony népessége és költségvetése, elmaradottsága miatt egyes funkciók ellátását a községek helyett is megoldott és valószínűleg meg is fog oldani a város, jelenleg főként társulási formában. A szomszédos települések részére meghatározó az egészségügyi vonzáshatás. A Szent Lukács Nonprofit Kft. mintegy 8 ezer ember egészségügyi ellátását biztosítja. A város központi szerepét növeli a multinacionális kereskedelmi egységek (SPAR, PENNY, LIDL, TESCO) betelepedése, amely nagymértékben fokozza a településen az átutazó forgalmat. Gunarasfürdő fejlesztésének köszönhetően nőtt az idegenforgalom, a fürdő látogatottsága az elmúlt két évben dinamikusan emelkedett (forrás: Dél-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség Közhasznú Nonprofit Kft.: Gyógy- és termálturisztikai stratégia fejlesztési irányainak meghatározása ). A minősített termálvíznek köszönhetően vonzáskörzete túlmutat a régión is, jelentős a külföldi turisták (főként német) számának aránya: 16 % (KSH 26. Kereskedelmi szálláshelyek vendégforgalma). A dél-dunántúli régióban Gunaras besorolása Kaposvár és Abaliget mellett országos jelentőségű, nemzetközi minősítést csak Harkány tudhat magáénak. A többi 17 fürdő regionális illetve helyi jelentőségű a régióban. Gunaras legfontosabb versenytársai a régióban: Harkány, Kaposvár, Tamási, Csokonyavisonta, Igal és Nagyatád. A turizmus további növekedése várható a szálláshelyek bővítésével ill. az ökoturizmus fellendülésével, amely hosszú távon akár a nemzetközi jelentőségű fürdők közé sorolhatja Gunarast. II. DOMBÓVÁR VÁROS ÖNKORMÁNYZATA Az Országgyűlés követve hazánk haladó önkormányzati hagyományait, továbbá az Európai Önkormányzati Karta alapkövetelményeit elismeri és védi a helyi közösségek önkormányzáshoz való jogait. A helyi önkormányzás lehetővé teszi, hogy a választópolgárok helyi közössége közvetlenül, illetőleg a választott helyi önkormányzata útján önállóan és demokratikusan intézze a helyi érdekű közügyeit. Az Országgyűlés támogatva a helyi közösségek önszervező önállóságát, segíti az önkormányzáshoz szükséges feltételek megteremtését és előmozdítja a közhatalom demokratikus decentralizációját. Az Országgyűlés e célok megvalósítása érdekében alkotta meg 199. évi LXV. törvényét a helyi önkormányzatokról. Dombóvár Város Önkormányzatának működésének részletes szabályait a többször módosított 31/22 (XI.29.) sz. ök. rendeletében (SZMSZ) szabályozza. 29. november 3/74

4 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 Az önkormányzat feladatai a közszolgáltatások körében: - a településfejlesztés, a településrendezés, - az épített és természeti környezet védelme, - lakás- és helyiséggazdálkodás, - a vízrendezés és csapadékvíz-elvezetés, a csatornázás, - a köztemetők fenntartása, - a helyi közutak és közterületek fenntartása, - a helyi tömegközlekedés, - köztisztaság és a településtisztaság biztosítása, - gondoskodás a helyi tűzvédelemről, a közbiztonság helyi feladatairól, - közreműködés a helyi energiaszolgáltatásban, - közreműködés a foglalkoztatás megoldásában, - gondoskodás az óvodáról, az alapfokú nevelésről, oktatásról, az egészségügyi, a szociális ellátásról, valamint a gyermek és ifjúsági feladatokról, - a közösségi tér biztosítása, - a közművelődési, tudományos, művészeti tevékenység, a sport támogatása, - a nemzeti és etnikai kisebbségek jogai érvényesítésének biztosítása, - az egészséges életmód közösségi feltételeinek elősegítése.(ötv. 8. (1) bek.), - 1 távhőszolgáltatás. (E feladatokat az önkormányzat - a lakosság igényei és anyagi lehetőségeitől függő mértékben és módon - látja el.) A továbbiakban szervezetnek az Önkormányzat egészét választott testület, intézményi rendszer, polgármesteri hivatal tekintjük, hiszen az egyes választott testületek aláfölérendeltségi viszonyok, a helyi önkormányzatokról szóló 199. évi LXV. tv.-ben részletezett feladatok ellátása csak az Önkormányzat egészének tevékenysége révén teljesedhetnek ki. II. 1 Dombóvár Város Önkormányzatának Képviselőtestülete Dombóvár Város Önkormányzatának Képviselőtestülete 18 tagú, ebbe természetesen beleértendő a polgármester is. A polgármester munkáját 1 alpolgármester segíti, aki tisztségét társadalmi megbízatásban látja el. A feladatok minél magasabb színvonalú ellátását segíti a kulturális és civil tanácsnok, illetve a sikeres EKF 21 programhoz való csatlakozást a közművelődési tanácsnok. Az előkészítő, szervez ő feladatok része a bizottsági munka is. Volumenében és tartalmában alig marad el a képviselő-testülettől, hiszen a Szervezeti és Működési Szabályzat szerint a bizottság feladatkörébe tartozó kérdés bizottsági állásfoglalás nélkül nem tárgyalható. A 2 bizottság: Pénzügyi és Városgazdálkodási Bizottság Humán Bizottság 1 Beiktatta az 53/26.(XII.2.) R. 29. november 4/74

5 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 II.2 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Minden választott képviselőtestület (önkormányzat) a döntéshozó mellett működik egy olyan apparátus, amelynek a feladata kettős. Egyrészt ez az apparátus ellátja a testület működésével, és a testület vezetőinek és természetesen tagjainak munkájával, annak segítésével kapcsolatos sokrétű feladatot, vagyis alapvető feladata: a testületi munka segítése, részvétel a döntések előkészítésében és különösen végrehajtásában. Emellett azonban az apparátus konkrét államigazgatási, pontosabban közigazgatási munkát is végez, és e feladatkörében áll közvetlen kapcsolatban az állampolgárokkal, az ügyfelekkel. A hivatal belső szervezete a feladatellátásnak megfelelően irodákra tagolódik. Az irodák munkájáért a jegyző irányítása mellett az irodavezetők felelnek. A Polgármesteri Hivatal szervezeti struktúrája az alábbi ábrán látható. Képviselőtestület Kulturális és civil tanácsnok Közművelődési tanácsnok Pénzügyi és Városgazd.Biz. Humán Bizottság Alpolgármester Polgármester Jegyző Aljegyző Polgármesteri Kabinet Jegyzői Iroda Pénzügyi és Költségv.Iroda Okmányiroda és Anyakönyvi Igazg. Jogi, Hatósági és Vagyong. I. Városüzemeltetési Iroda A Polgármesteri Hivatal létszáma 89 fő. Ebből 83 fő a köztisztviselő, 4 fő munkaszerződéssel, 2 fő pedig közalkalmazottként végzi munkáját. Feladatkörök: Pénzügyi igazgatás Városgazdálkodás, városfejlesztés Hatósági feladatok: adó, szociális, építési, végrehajtási Oktatási feladatok: óvodák, alapfokú oktatási intézmények, középiskolák, etnikai kisebbséghez tartozó nevelés, oktatás, intézményi étkeztetés, kollégiumi ellátást, stb. Egészségügyi feladatok: alapellátás (háziorvos, házi gyermekorvos, fogorvos, ügyelet, védőnők), szakellátás (járóbeteg, fekvőbeteg ellátás, szanatórium) Szervezési és jogi feladatok: képviselő-testület munkáját segítő, döntés-előkészítő tevékenység Egyéb feladatok: közművelődés, közösségi tér biztosítása, területfejlesztés, tűzoltás... stb. 29. november 5/74

6 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 III. ÖNÉRTÉKELÉS 1. Vezetés ADOTTSÁGOK 1.1 Amit a vezetés tesz annak érdekében, hogy iránymutatást adjon a szervezet számára, kialakítsa a szervezet jövőképét, küldetését és értékrendjét. - Az Önkormányzat 4 éves munkaprogramja a 2555 NAP Dombóvár 7 éves cselekvési programja alapján került összeállításra. - A 2555 NAP programjának összeállításban a 2555 NAP munkacsoport vett rész, melynek tagjai a város életének szempontjából meghatározó fontosságú szervezetek, személyek: Polgármester, Alpolgármester, Polgármesteri Hivatal Településfejlesztési Iroda és a Hivatal munkatársai, Szociális Kerekasztal, Dombóvári Oktatási Kerekasztal, Borostyán Bizottság, Lakhatási Bizottság, Dombóvár és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás, Kapaszkodó Humán Szolgáltató Központ, Egyesített Szociális Intézmény, Művelődési Ház Kht., Dombóvári Szent Lukács Egészségügyi Kht., Víz- és Csatornamű Kft., Tolna Megyei Munkaügyi Központ Dombóvári Kirendeltsége, Dombóvári Város- és Lakásgazdálkodási Kht., ÖKO-Dombó Kft., Kapos Innovációs Transzfer Központ Kht., Egészségipari Klaszter Iroda, Kisebbségi Önkormányzatok (német, cigány), Gyermek- és Ifjúsági Önkormányzat, Fiatal Településfejlesztők Klubja, Vállalkozói Fórum, Civil Fórum. - A 2555 NAP munkacsoport üléseiről emlékeztetők készültek, utolsó ülését 28. június 8-án tartotta, működése azóta elhalt. - A későbbiek folyamán a munkacsoport által elvégzett feladatokat egy kisebb Tervezői Bizottság vette át, amely a program által megfogalmazott fejlesztésekhez forrásokat keresett. - A főbb fejlesztési irányvonalak meghatározása után a Tervezői Bizottság működése is elhalt, megszűnt a Településfejlesztési Iroda, munkatársai a Városüzemeltetési Irodán belül csoportként működtek tovább. Fő feladatuk az európai uniós pályázatok megírására terjedt ki ben megszűnt a Településfejlesztési csoport is, a pályázatok figyelése és megírása feladatként a Városüzemeltetési irodánál maradt. - Az európai uniós pályázatok projektmenedzseri feladatainak ellátására megalakult a 1 %-ban önkormányzati tulajdonú Dombóvári Projektmenedzsment Nonprofit Kft., feladatát a II. fordulós pályázatok beadásának felügyeletével kezdte meg 29. februárjában, 1 fővel (ügyvezető igazgató). - A 2555 NAP középtávú terv, víziókat tartalmaz, csak nyomokban található benne helyzetelemzés. Arra a kérdésre, hogy a célkitűzések megvalósítására miért van szükség, nincs válasz, illetve azok hogyan kerülnek megvalósításra, szintén nem található meg a programban. - Dombóvár Város Önkormányzatának 4 éves munkaprogramját a Képviselőtestület 27. április 1-i ülésén fogadta el. Határozat száma: 91/27. (IV. 1.) A munkaprogram a Polgármesteri Hivatal szakembereinek közreműködésével készült, összesen 21 fő munkatárs vett részt annak kidolgozásban. 29. november 6/74

7 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 - A munkaprogram a 2555 NAP alapján készült. Az alprogramok felelősei szabad kezet kaptak a részletek kidolgozására, munkájukat a Településfejlesztési csoport koordinálta. - A munkaprogramban megfogalmazásra került Dombóvár jövőképe, a jövőkép eléréséhez szükséges fejlesztési célok, a fő fejlesztési feladatok, prioritások. A jövőkép eléréséhez szükséges fejlesztési célok Az életminőség emelése, az élhető városi környezet megteremtése. Sokoldalú, innovatív és versenyképes gazdaság kialakítása. A város kistérségi, regionális szerepkörének erősítése, kapcsolatrendszerének bővítése. Az Európai Uniós tagságból fakadó lehetőségek kihasználása. Fő fejlesztési feladatok, prioritások A 4 éves munkaprogram az embert körülvevő, jólétét meghatározó környezet négy alapvető elemére épül, amelyhez társul az a városreform, amely a település fejlődésének mozgatórugója. A munkaprogram 5 helyi Operatív Programban fogalmazza meg és jelöli ki a fejlődési irányokat, alapozva a 2555 NAP Dombóvár város 7 éves cselekvési programjára. A 4 éves munkaprogram 5 helyi operatív programja a következő: 1. Városreform Operatív Program 2. Természeti környezet Operatív Program 3. Társadalmi környezet Operatív Program 4. Gazdasági környezet Operatív Program 5. Épített környezet Operatív Program A program összesen 15 fejlesztési programot jelöl meg. - A Városreform Operatív program három alprogramja foglalkozik az Önkormányzat illetve a Hivatali működés modernizálásával és annak lépéseivel 1. A városirányítás modernizálása 2. Kistérségi közigazgatási központ szerepének növelése 3. Marketingstratégia kialakítása Dombóvár-kép javítása - A 4 éves munkaprogramban a fenti 3 alprogram operatív lebontása megtörtént, azonban azokhoz kapcsolódó mérőszámok nem lettek meghatározva. 1. A városirányítás modernizálása 1.1 A képviselőtestület és szervei hatékonyságának és eredményességének növelése 1.2 Döntések előkészítése, közvetítése 1.3 Átgondolt jogalkotás 1.4 Társaságok, alapítványok 1.5 Elektronikus közigazgatás 1.6 Honlap 1.7 Nyilvánosság, bizalom 29. november 7/74

8 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF Etikai kódex 1.9 Várossá avatás 4. évfordulója Nemzetközi kapcsolatok Kistérségi közigazgatási központ szerepének növelése 2.1 Kistérségi államigazgatási hatáskör növelése 2.2 E közigazgatás 2.3 Emberi erőforrás fejlesztése 3. Marketingstratégia kialakítása Dombóvár-kép javítása - A munkaprogramban meghatározott célkitűzések közül sok megvalósult (rendeletek felülvizsgálata, önkormányzati közhasznú társaságok átalakítása, honlap fejlesztése, elektronikus szolgáltatások bővítése a hivatalban monográfia összeállítása folyamatban, Arculati Kézikönyv folyamatban,), de a munkaprogramhoz kapcsolódó célkitűzések megvalósításának folyamatos figyelemmel kíséréséről nincs tudomásunk. A PDCA elv megvalósítására nincs bizonyíték. - A 4 éves munkaprogramot a Hivatal munkatársai apparátusi értekezleten ismerhették meg. A programot azon munkatársak prezentálták, akik részt vettek annak kidolgozásában. - Az Államreform Operatív Programon belül lehetőség nyílt a Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztésére pályázni, amely során elsősorban a stratégiai menedzsmenthez, az eredményességi szemlélethez és a hatékonysághoz kapcsolódó tevékenységekre lehetett pályázni. A pályázat nyert, megvalósítása folyamatban van. A tervezett programok nagy hangsúlyt helyeznek az önkormányzat által nyújtott közszolgáltatások minőségének javítására és az emberi erőforrás szakmai színvonalának növelésére. A tevékenységek: o 6 fajta szoftver beszerzése: Pro csomag, Abbyy converter szoftver, MCSL Messenger belső kommunikációs szoftver, AutoCAD 29 LT EN 5 user, Q- NET modul, Két irányú XR szinkronizáció o A minőségirányítási rendszer teljesítményének értékelése o Vezetői tréningprogram o TQM és menedzsment technikák o Folyamatmenedzsment workshop o Teljesítményértékelési rendszer áttekintése, új módszerek bevezetése o Projektmenedzsment és a projektezés alapjai o Stratégiai tervezés folyamata o Minőségköltségek és folyamatköltség elemzések o A civil és vállalkozói szféra kapcsolatok fejlesztése o CAF szerinti önértékelés, önértékelési jelentés készítése 29. november 8/74

9 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 o Informatikai képzés (1 fő) o Közbeszerzési referensi képzés (2 fő) - Az európai uniós források megszerzésének feltétele, különösen a városrehabilitációs fejlesztések megvalósítása, szükségessé tette Dombóvár Város Integrált Városfejlesztési Stratégiájának elkészítését. - Az Integrált Városfejlesztési Stratégiát a 2555 NAP fejlesztési program és a 4 éves munkaprogram alapján a Polgármesteri Hivatal Településfejlesztési csoportja készítette, melyet a VitalPro Vezetési és Szolgáltató Kft. külső tanácsadóként segített. - A stratégia elkészítése során a lakosság számára több helyszínen lakossági fórumokat tartottunk, ahol az állampolgárok feltehették kérdéseiket, elmondhatták véleményüket a programokkal kapcsolatosan. A Fórumokról emlékeztető készült. - Az Önkormányzat és a Hivatal működésére vonatkozó programok a 4 éves munkaprogram alapján kerültek meghatározásra az Integrált Városfejlesztési Stratégiában (F 2.2 pont 19. old.) - Az Önkormányzat 28. április 28-án 139/28. (IV.28.) sz. Kt. határozattal fogadta el Dombóvár Város Integrált Városfejlesztési Stratégiáját Az Önkormányzat határozatában arról is döntött, hogy a Stratégiát folyamatosan figyelemmel kíséri, évente beszámolót kell készíteni a célkitűzések megvalósulásának állásáról. A Képviselőtestület azonban még nem tárgyalta a beszámolót, annak elkészítését 29. szeptemberére halasztotta. - A különböző fejlesztések külső kommunikációja a Dombó-Táj újságban, illetve a helyi TV-ben valósul meg, azonban az, hogy ez mely programokhoz kapcsolódik ( 2555 NAP, 4 éves munkaprogram, Integrált Városfejlesztési Stratégia), a tudósításokból nem derül ki augusztusában külső tanácsadó közreműködésével került sor a Hivatal minőségirányítási rendszerének felülvizsgálatára (a Hivatal működésének felülvizsgálatára), ahol a szervezeti kultúra felmérése alapján a következő megállapítás tehető: o Hiányzik a tulajdonosi elvárások pontos, körülhatárolt meghatározása o A tudatos, következetes vezetői munka fejlesztendő (irányítás, bevonás, számonkérés, érdekeltség, visszacsatolás). 1.2 Amit a vezetés annak érdekében tesz, hogy kialakítson és továbbfejlesszen a szervezet, a teljesítmény és a változás menedzselésére szolgáló rendszert - A Polgármesteri Hivatal 24-ben építette ki az ISO 91:2 szabvány alapján minőségirányítási rendszerét. A rendszer működéséről évente beszámolót készít a minőségirányítási vezető. - A folyamatok kidolgozása 24-ben megtörtént. (F5.1 pont) - A minőségirányítási rendszer működése óta a szervezeti struktúrában többször jelentős változás történt, amely rányomta bélyegét a működésre. - Teljes szervezeti struktúra változás a rendszer kiépítése óta 3-szor történt, kisebb változások pedig 2 esetben. 29. november 9/74

10 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 - A rendelkezésre álló dokumentációk alapján a struktúra változásokkal kapcsolatban nem található adat a folyamatok megújulására, jelentős változás 24 óta nem történt. - Az elmúlt 3 évben folyamatosan csökkent a Hivatal létszáma (F7.2 pont sz. ábra), ezzel együtt a feladatok maradtak. Arra vonatkozóan, hogy a feladat elvégzésének folyamata egyes esetekben mekkora többlet energiát követel a munkatársaktól, nem történt felmérés. A visszajelzések alapján ezek a folyamatok a következők: pénzügy, városüzemeltetés, településfejlesztés, pályázatírás, pályázatfigyelés. - Gondot jelent az is a visszajelzések alapján, hogy egyes folyamatok nem kerültek szabályozásra, amelyek főként az előbb említett feladatok elvégzését nehezítik/befolyásolják. - A szervezeti struktúra változásai 23 óta Szervezeti struktúra 23 o Polgármesteri Iroda o Adó, Pénzügyi és Költségvetési Iroda o Humán Közszolgáltatások Iroda o Közigazgatási és Ügyfélszolgálati Iroda o Városüzemeltetési Iroda Szervezeti struktúra 24 o Polgármesteri Kabinet o Jegyzői Iroda o Szervezési, Jogi és Lakosságszolgálati Iroda o Hatósági Iroda és Gyámhivatal o Városüzemeltetési Iroda o Pénzügyi és Költségvetési Iroda Szervezeti struktúra 26 o Polgármesteri Kabinet o Jegyzői Iroda o Pénzügyi és Költségvetési Iroda o Városüzemeltetési Iroda o Településfejlesztési Iroda o Népjóléti Iroda o Közigazgatási Iroda o Közvetlen jegyzői irányítású feladatellátás Szervezeti struktúra 27 o A Városüzemeltetési és Településfejlesztési Iroda összevonásra került Városüzemeltetési és Településfejlesztési Iroda néven Szervezeti struktúra 29 március 29. november 1/74

11 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 o Polgármesteri Kabinet o Jegyzői Iroda o Jogi, Hatósági és Vagyongazdálkodási Iroda o Okmányiroda és Anyakönyvvi Igazgatás o Városüzemeltetési Iroda o Közvetlen jegyzői irányítású feladatellátás Szervezeti struktúra 29 május o A közvetlen jegyzői irányítású feladatellátás helyett létrejött a Jegyzői Iroda - A vezetői értekezletek jegyzőkönyveiben csak néhány esetben kerül szó a minőségirányítási rendszer működéséről (belső audit során, felülvizsgálati audit előtt). - Vezetői felülvizsgálatról minden évben készül jegyzőkönyv, nem találtunk bizonyítékot arra a jegyzőkönyvekben, hogy a vezetés javaslatokat tesz a folyamatok megújítására. - A változásokról főként a felsővezetés hoz döntést néhány esetben a középvezetés bevonásával. A munkatársak apparátusi értekezleten kapnak információt a szervezeten belül történő változásokról, legtöbbször utólag, a Képviselőtestület döntését követően. - A szervezeti struktúra irodákra tagolódik, 4 irodán belül belül csoportok is működnek. o Jegyzői Iroda: à Belső ellenőrzési csoport à Testületi csoport o Jogi, Hatósági és Vagyongazdálkodási à Építésügyi csoport à Szociális csoport à Gyámhivatal o Pénzügyi és Költségvetési Iroda o Városüzemeltetési Iroda o Polgármesteri Kabinet à Adócsoport à Közterület-felügyeleti csoport o Okmányiroda és Anyakönyvi Igazgatás - A felelősségi körök és kompetenciák a munkaköri leírásokban meghatározottak. - A szervezet célkitűzéseit a Képviselőtestület évente meghatározza a teljesítménykövetelményekben, amelyeket a vezetés az egyéni teljesítménykövetelmények meghatározásakor minden munkatárs számára lebont. - A teljesítménykövetelményekhez nem kapcsolódik mérhető célkitűzés, azok csak irányvonalakat határoznak meg augusztusában külső tanácsadó közreműködésével került sor a Hivatal minőségirányítási rendszerének felülvizsgálatára (a Hivatal működésének felülvizsgálatára), ahol a szervezeti kultúra felmérése alapján a következő megállapítás tehető: 29. november 11/74

12 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 o Nincsenek az egyéni célok összhangba hozva a Hivatal által képviselt célokkal. o Nem mindenütt lelhető fel a csapatszellemre, az együttműködésre való törekvés. 1.3 Amit a vezetés annak érdekében tesz, hogy példát mutasson és ösztönözze, támogassa a személyi állományt - A 4 éves munkaprogramban, illetve az Integrált Városfejlesztési Stratégiában pontosan megfogalmazásra kerültek a Hivatal jövőbeni működésével kapcsolatos irányvonalak. (F1.1 pont 8-9. old). - Célkitűzés volt az Etikai Kódex elkészítése, amely még nem valósult meg. A munkatársakkal és a hivatal működésével kapcsolatos elvárások apparátusi értekezleten kerülnek megfogalmazásra, ezek azonban nem célkitűzések, hanem főként magatartásformák (öltözködés, ügyfelekkel való bánásmód). - A 4 éves munkaprogramban nem, de az Integrált Városfejlesztési Stratégiában a célkitűzésekhez mérőszámok is kapcsolódnak (F1. sz. melléklet) - A megfogalmazott célkitűzések folyamatos figyelemmel kíséréséről a munkatársaknak nincs tudomásuk. - A teljesítménykövetelmények évente megállapításra kerülnek, amelyet a Képviselőtestület határoz meg. Azokról tájékoztatást a munkatársak apparátusi értekezleten kapnak, 29-ben ez elmaradt. - Az egyénre lebontott teljesítménykövetelményeket évente az irodavezető határozza meg, illetve értékeli. Ez a munkatársak visszajelzése alapján csak formális. - A jelenleg működő teljesítményértékelő rendszerrel a Hivatal munkatársai nem elégedettek augusztusában külső tanácsadó közreműködésével került sor a Hivatal minőségirányítási rendszerének felülvizsgálatára (a Hivatal működésének felülvizsgálatára), ahol a szervezeti kultúra felmérése alapján a következő megállapítás tehető: o A munkatársak úgy érzik, hogy a kapcsolatoknak és más motivációknak nagyobb szerepe lehet az elismerésekben, mint a tényleges teljesítményeknek (valószínűsíthető, hogy nem jellemzőek a területenkénti benchmarking tevékenységek) - A munkatársak kulcsfontosságú kérdéskörökről amelyek befolyásolják a folyamatokat apparátusi értekezleten vagy irodaértekezleten kapnak tájékoztatást. Az apparátusi értekezletekről és irodaértekezletekről emlékeztető készül (F2.3 pont 3. sz. ábra). - Az apparátusi értekezleteken a Hivatal működésével kapcsolatosan elsősorban a fejlesztendő területek kerülnek középpontba, pozitív eredmények csak ritkán. - A belső auditok során több javaslat is megfogalmazódott a folyamatok megújítására, de arról nincs információ, hogy a javaslatokat figyelembe vették-e. - A hivatalban működik teljesítményértékelés, azt a jogszabályban rögzítettek szerint végrehajtják. Ez azonban az elmúlt 3 évben nem járt együtt elismeréssel és jutalmazással. 29. november 12/74

13 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 - Nincs tudomásunk arról, hogy csoportok kaptak volna elismerést az elmúlt években. - A hivatalban működő egyéb jutalmazás kiosztásakor (köztisztviselői nap, év végi jutalom) nem indokolja a vezetés ki és milyen teljesítménye alapján kap elismerést (F 7.2 pont 51. sz. ábra). - A vezetés a Hivatalban rendszeresen túlmunkát végzők részére szabadidő átalányt fizet az irodavezetők javaslata alapján (F 7.2 pont 52. sz. ábra). - A Hivatal vezetése 28-ban megalapította az Írnok-díjat, amelyet a munkatársak javaslatai alapján 1 fő kap évente. 1.4 Amit a vezetés annak érdekében tesz, hogy a politikai döntéshozókkal és más érdekeltekkel fennálló kapcsolatokat az osztott hatásköröknek megfelelően kezelje? - Az Önkormányzat vezetése a hivatali munkát, város életét érintő fajsúlyos problémák orvoslására levélben fordul az országgyűlési képviselőhöz, kérve közbenjárását, intézkedését. (F 8.2 pont) - A vezetés 29-ban kezdeményezte egy olyan Fórum megtartását, amelyen a két országgyűlési képviselő a hivatal és kistérség szakapparátusának vezetői áttekintették mindazon anomáliákat, problémákat, amelyek fölösleges nehézségeket okoznak a mindennapi munkában, jogszabályváltozás kezdeményezését indokolhatják, illetőleg bosszúságot jelentenek a polgároknak. 29. februárban került sor a Fórum megtartására 12 fő részvételével. - A város közép és hosszú távú stratégiájának kidolgozásakor ( 2555 NAP, 4 éves munkaprogram, Integrált Városfejlesztési Stratégia) figyelembe vettük az Európai Unió és hazánk terület- és településfejlesztési alapelveit és pilléreit, valamint azok illeszkednek a Dél-Dunántúl elfogadott területfejlesztési dokumentumainak fejlesztési céljaihoz és prioritásaihoz. Mindezek szerepelnek a stratégiákban is. - A hazai és európai uniós pályázatokkal kapcsolatosan a vezetés szoros kapcsolatot tart regionális és országos szervekkel, illetve az országgyűlési képviselővel a sikeres szereplés érdekében. Ez a tájékoztatókon való jelenlétet és napi kapcsolattartást jelent, illetve közreműködik a támogató szervezet ellenőrzésekor. - Az állampolgárokkal történő kapcsolattartást közmeghallgatás, polgármesteri fogadóóra, jegyzői fogadónap, vállalkozói és civil fórum, lakossági fórum biztosítja (F 6.2 pont sz. ábra). - A vezetés kutatja az eredményes működésben érdekelt szervek és személyek igényeit, szükségleteit a jövőre vonatkozóan is. Ezt a tevékenységet segíti a hagyományos kifelé való nyitottság és kapcsolatrendszer, amely alapvetően jellemző a szervezet vezetésére. - Marketingstratégia kidolgozása szerepel a 4 éves munkaprogramban, azonban annak kidolgozása még nem történt meg. - Az új arculat kialakítására megbízást kapott a Grapixx Design Stúdió Kft., melyben nagy szerepet vállalt a Hivatal vezetése, de kikérték a munkatársak véleményét is. Ennek köszönhetően a közeljövőben az új arculat megjelenik a honlapon, a levélpapírokon, borítékokon, névjegykártyákon, dísztasakokon, ajándékokon, egyéb reklámtárgyakon. 29. november 13/74

14 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 - A Hivatal munkatársai több szakmai szervezetnek tagjai: o Magyar Építész Kamara: Gödön Zsuzsanna o Magyar Közbeszerzési Társaság: Reichert Gyula hivatalos közbeszerzési tanácsadó o Dél-Dunántúli Regionális Fejlesztési Tanács: Molnár Árpád o Európai Minőségügyi Szervezet Magyar Nemzeti Bizottság: Tigerné Schuller Piroska, Zsók Rita o Pénzügyminisztérium regisztrált mérlegképes könyvelő: Albertné Szabó Ilona, Kovács Gyula, Szücsné Tarnai Márta, Tóthné Maza Edit, Enczel Istvánné o Molnár Árpád főépítész: Európai Unió Régió Bizottságának tagja, Dél- Dunántúli Regionális Fejlesztési Tanács Külügyi Bizottságának tagja, Dél- Dunántúli Regionális Fejlesztési Bizottság Róna-Alpok Munkabizottságának tagja, Somogy Megyei Építész Kamara elnöke, Nemzeti Építészeti Tanács tagja 2.) Stratégia és tervezés 2.1 Amit a vezetés annak érdekében tesz, hogy gyűjtse az érdekeltek jelenlegi és jövőbeni igényeire vonatkozó információkat - Az Integrált Városfejlesztési Stratégia készítésekor SWOT analízis készült, amely részletes helyzetelemzésen alapult. Erősségek - Kedvező közlekedés-földrajzi helyzet (vasúti csomópont, jó közúti kapcsolatok) - Telephely-kínálat (kaposszekcsői ipari parkban) - Természeti és turisztikai adottságok (természetvédelmi területek, gyógyvíz) - Térségközponti szerepek: oktatási, egészségügyi, közigazgatási - Színvonalas kereskedelmi szolgáltatások (multinacionális kereskedelmi áruházak) - Kiépült info-kommunikációs szolgáltatások, helyi nyomtatott sajtó, televízió, internetes honlap - Kiválóan működő szociális háló - Országos szakmai, politikai érdekérvényesítési képesség Gyengeségek - Tőkehiány, tőkeerős vállalkozások hiánya - Relatíve alacsony vállalkozó-készség, vállalkozás-támogató közösségi és üzleti szolgáltatások fejletlensége, helyi vállalkozások alacsony nemzetközi orientáltsága, információs- és kommunikációstechnológiai relatív fejletlensége - A szolgáltatásokban színvonal és területi egyenetlenségek - Jelenleg kevésbé erős kutatás-fejlesztési kapacitás, kevés innovatív vállalkozás - Munkahelyek hiánya, növekedő munkanélküliségi mutató - A civil társadalom alacsony városalakító szerepe, a helyi identitástudat gyengesége - Helyi hagyományok, kulturális értékek látogatóbarát bemutatásának gyengesége; kulturális rendezvények nemzetközi és országos ismertségének, elismertségének elégtelensége - A város által kínált kulturális és idegenforgalmi termékek kidolgozatlansága (városmarketing hiánya) - Belső- és külső városi, települési önkormányzati, hivatali, illetve kistérségi kommunikáció gyengesége 29. november 14/74

15 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 - Lehetőségek Veszélyek - Kistérségi központi és regionális szerepkörök felértékelődése, integrációs törekvések (oktatás, - Makrogazdasági feltételek nehézsége, régió versenypozíciójának romlása közigazgatás) - Régiós és helyi együttműködési készségek - Egészségipar fejlődése a régió preferált gyengülése ágazataként - Vállalkozások által termelt hozzáadott érték - Innovációs hálózatok szerveződése régiós szinten alacsony, az innováció gyenge marad - EU forrásbevonási lehetőségek bővülése - Turizmus korlátozódása Gunarasra, alacsony - A turizmus társadalmi, gazdasági felértékelődése, presztizsű desztinációvá válás multiplikációs hatásainak érvényesülése - A helyi társadalom szegregálódik, a tartós - Környezettudatosság erősödése munkanélküliség és azzal összefüggő szociális - Életmódváltás, fenntarthatóság elvének erkölcsi normává válása problémák fennmaradnak, a szegénységi kockázatok erősödnek - Egészség fontosságának felértékelődése, egészségtudatos magatartás elterjedése - A fejlődést csak kívülről érkező források biztosítják - Kulturális örökség fenntartása iránti társadalmi - Elvándorlás (különösen a fiataloké) folytatódása igény - Lakosság elöregedése - A kultúra szerepének erősödése a régió fejlődésében, az EKF 21 eseményeinek és fejlesztéseinek következtében 1. sz. ábra - A SWOT analízist figyelembe véve a kívánatos jövő elérése érdekében sor került a problémafa felállítására is. Turizmus térben korlátozott hatása Jellegtelen, kevéssé vonzó városközpont Hátrányos helyzetű rétegek koncentrációja egyes városrészekben Helyi hagyományok feltáratlansága, bemutatható termékek hiánya, hagyományos kézművesség Kulturális élet gyengesége Egyes területeken leromlott épületállomány, hiányos közművek Fiatalok elvándorlása Magas munkanélküliség szakképzettség hiánya Gyenge helyi identitás-tudat Elöregedő lakosság Labilis és kevés értéket termelő KKV-k Vállalkozások alacsony jövedelmezősége Gyenge vállalkozói kompetenciák Gyenge innováció és K+F Külső-belső befektetők hiánya Vonzó Dombóvár imázs hiánya 2. sz. ábra - A Polgármesteri Hivatal működésére vonatkozóan ben, majd ban készült CAF 22 modell alapján Önértékelési jelentés, ahol meghatározásra 29. november 15/74

16 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 kerültek az erősségek és a fejlesztendő területek. Kifejezetten SWOT analízis készítéséről a Polgármesteri Hivatal működésére vonatkozóan nincs tudomásunk. - A kulcsfolyamatok meghatározásakor külön eljárás került kidolgozásra a Minőségirányítási Kézikönyvben, ahol beazonosításra került valamennyi meghatározó érdekelt. A két eljárás biztosítja az érdekeltek jelenlegi és jövőbeni igényeire vonatkozó információk gyűjtését, illetve elégedettségük mérését és elemzését. A két eljárás a következő: o Kapcsolattartás a szolgáltatást igénybe vevőkkel, igényeik és elégedettségük mérése. A kapcsolattartás a következő célcsoportokra terjed ki: Polgármesteri Hivatal belső kommunikáció; Kapcsolattartás a magán és jogi személyekkel, valamint a jogi személyiség nélküli szervezetekkel; Kapcsolattartás az önkormányzati intézményekkel; Kapcsolattartás a társadalmi szervezetekkel; Kapcsolattartás a képviselő-testülettel és a bizottságokkal; Kapcsolattartás a kisebbségi önkormányzattal. o A szolgáltatási folyamatok minőségének mérése. - A 2555 NAP programjának készítése előtt lakossági elégedettségmérést szerveztünk (F 6.1 pont, sz. ábra). - A Hivatal 24 óta évente egyszer ügyfél-elégedettség mérést végez (F 6.1 pont 4-6. sz. ábra). - A városfejlesztési elképzelésekről, a folyamatban lévő fejlesztésekről rendszeresen lakossági fórumokat (F 6.2 pont 25. sz. ábra) tart a Hivatal, ahol az állampolgárok elmondhatják véleményeiket, észrevételeiket, javaslataikat. - Rendszeresen megrendezett vállalkozói fórum (F 6.2 pont 24. sz. ábra) keretében tájékoztattuk az érdeklődőket többek között az aktuális pályázati lehetőségekről, a képviselő-testületnek a helyi gazdaságot érintő stratégiai elképzeléseiről, illetve a bankok által nyújtott pénzügyi szolgáltatási kínálatról. Az így megrendezett vállalkozói fórumokon a vállalkozók kifejthetik észrevételeiket és véleményeiket az elképzelésekkel kapcsolatban, amelyeket aztán az önkormányzat beépíthet a stratégiai elképzelései közé. A vállalkozói fórumokról emlékeztető készül. - Számos tevékenysége mellett a Dombóvár és Környéke Többcélú Társulás vállalkozói irodát is működtet, mely fejlesztési, munkahely-bővítési és megőrzési, pályázati információ-szolgáltatással, az elnyerhető vidékfejlesztési forrásokról való tájékoztatással, a Széchenyi-kártya váltásához szükséges ügyintézéssel áll az azt felkeresők rendelkezésére. Ugyanez a szervezet ad helyet az Európai Uniótól és a magyar államtól megszerezhető támogatásokról a legfrissebb hírekkel rendelkező kistérségi koordinátoroknak is. - Az ügyintézés több szinten is egyszerűsödött: lehetőség van a munkatársakkal közvetlen telefonos időpont-egyeztetésre, az ügyintézés minőségi javítása érdekében külön tárgyaló került kialakításra, a dolgozók kiemelt figyelmet szentelnek a helyi adókkal, telepengedélyezési eljárással, egyéni vállalkozói igazolvány kiváltásával kapcsolatos eljárásokra júliusában indult el a Hívószámot a kosárba! elnevezésű program. A bevezetett intézkedéscsomag célja az volt, hogy a helyi vállalkozásokat segítő környezetet teremtsen. 29. november 16/74

17 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF Amit a szervezet annak érdekében tesz, hogy felülvizsgálja és fejlessze stratégiáját és tervezését, figyelembe véve az érdekeltek igényeit és a rendelkezésre álló erőforrásokat - Dombóvár Város Önkormányzata 22 óta dolgozik részleteiben is kidolgozott stratégiák mentén 1.) Új Dombóvár születik program ) 2555 NAP Dombóvár 7 éves cselekvési programja ) Dombóvár Város Önkormányzatának 4 éves munkaprogramja Az Új Dombóvár születik program 26-ban lezárult, amelynek köszönhetően mintegy 9 milliárd forintos fejlesztés valósulhatott meg a településen. Az Önkormányzat a stratégia megvalósításáról összefoglalót készített a lakosság számára. Ennek kapcsán a nagy összefoglalón kívül 6 kiadvány került kiadásra: o Akikre büszkék vagyunk o Természeti értékeink o Kulturális, közösségépítő rendezvényeink o Építészeti értékeink o Köztéri alkotások o Nagy beruházásaink - A Polgármesteri Hivatal ügyfélközpontúságát, a munkatársak munkakörülményeinek javítását kiemelt feladatként kezelte a vezetés. Ennek köszönhetően több beruházás valósulhatott meg a Hivatalban (F 7.2 pont 53. sz. ábra): o Új, digitális telefonközpont működik a központi és Bezerédj utcai épületben. o 23. októberétől bevezetésre kerül az ügyfélhívó rendszer. o Minden munkatárs rendelkezik számítógéppel, ahol lehetséges, működik az internet. o Új hangtechnikai eszközöket vásároltunk a rendezvények színvonalának emelése érdekében. o 24. óta a hivatal saját internetes oldalt működtet, amelyet 28-ban megújított. o Az ügyfelek fogadására átépítettük a főbejáratot, a diszpécserpultot, 29-ben sor került a teljes körű akadálymentesítésre. o Kihelyezett ügyfélszolgálat kezdte meg működését Újdombóváron, ahol 1 héten egyszer van ügyfélfogadás. o Kiépítésre került a belső információs hálózat, az intranet. - A 2555 NAP Dombóvár 7 éves cselekvési programját a 2555 NAP munkacsoport állította össze (F 1.1 pont) - A stratégia főbb pontjai I. DOMBÓVÁRI VÁROSREFORM 29. november 17/74

18 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 II. SZAKPOLITIKAI CÉLOK 1. VÁROS A GYERMEKEKNEK 2. KÖLCSÖNÖSEN SEGÍTJÜK EGYMÁST 3. DOMBÓVÁR A FEJLESZTÉS VÁROSA - Dombóvár Város Önkormányzatának 4 éves munkaprogramjának fő operatív programjai: I. VÁROSREFORM OP II. TERMÉSZETI KÖRNYEZET OP III. TÁRSADALMI KÖRNYEZET OP IV. GAZDASÁGI KÖRNYEZET OP V. ÉPÍTETT KÖRNYEZET OP - Az Integrált Városfejlesztési Stratégia hosszú távú iránymutatásokat tartalmaz, a főbb célkitűzésekhez mutatószámokat is kapcsol. A stratégia fő mutatói az 1. sz. mellékletben megtalálhatóak. Az Integrált Városfejlesztési Stratégia fő tartalmi elemei: I. A STRATÉGIAALKOTÁS ELŐZMÉNYE, KIINDULÓPONTOK II. HELYZETELEMZÉS III. INTEGRÁLT VÁROSFEJLESZTÉSI STRATÉGIA IV. DOMBÓVÁR TELEPÜLÉSSZERKEZETI MEGOSZTOTTSÁGA V SORÁN FEJLESZTENI KÍVÁNT AKCIÓTERÜLETEK KIJELÖLÉSE VI. A STRATÉGIA MEGVALÓSÍTHATÓSÁGA - Az elkészült stratégiák még nem kerültek felülvizsgálatra ( 2555 NAP, 4 éves munkaprogram, Integrált Városfejlesztési Stratégia). A stratégiák közül az Önkormányzat egy esetben határozott beszámolási kötelezettségről, ez az Integrált Városfejlesztési Stratégia. - A stratégiai célok elérését szolgálják a különböző koncepciók, programok: - Civil koncepció - Esélyegyenlőségi program - Egészségügyi szakmai program - Ifjúsági koncepció - Közbiztonsági és bűnmegelőzési koncepció - Kulturális koncepció - Külkapcsolati stratégia - Sportkoncepció - Szociális szolgáltatástervezési koncepció - Fenti koncepciók összhangban vannak a város közép és hosszú távú célkitűzéseivel, melyeket a hivatal szakemberei készítettek. - A kidolgozott koncepciókban nem számolnak a kockázatokkal. - A programok nem kerülnek felülvizsgálatra, egy adott időszakra készülnek (pld ), utána új koncepció készítésére kerül sor. - A koncepciók megvalósítására két esetben kötött az Önkormányzat Együttműködési megállapodást: 29. november 18/74

19 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF A Közbiztonsági és bűnmegelőzési koncepció megvalósítására a Dombóvári Rendőrkapitánysággal és a Dombóvári Polgárőr Egyesülettel. 2. A Civil koncepció megvalósítására a Civil Tanáccsal. 2.3 Amit a szervezet annak érdekében tesz, hogy megvalósuljon a stratégia és a tervezés az egész szervezetben - A Jegyző évente beszámol a Képviselőtestületnek a Hivatalban elvégzett munkáról. A beszámoló 29-ben elmaradt. - A rendes Képviselőtestületi üléseken külön napirend a Jelentés a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról, beszámoló az átruházott hatáskörben tett intézkedésekről, tájékoztató a két ülés közötti fontosabb eseményekről. - A vezetői értekezletek rendszeres napirendje a HIMFA (Hivatali feladatok), ahol a vezetők folyamatosan tájékoztatást adnak az elvégzett feladatokról és a jövőbeni tervekről. Ezek főként a Képviselőtestületi határozatok végrehajtására vonatkoznak, kisebb részben a hivatali irodák operatív feladataira. A vezetői értekezletekről emlékeztető készül. - A vezetői értekezleteken elhangzottakat a munkatársak irodaértekezleten ismerhetik meg, amelyekről emlékeztető készül. - Az értekezletek formái az alábbiak Megnevezés Értekezletek 26-ban Értekezletek 27-ben Vezetői értekezlet Jegyzői értekezlet Apparátusi értekezlet Irodán belüli munkamegbeszélések - Polgármesteri Kabinet - Szervezési, Jogi és Lakosságszolgálati Iroda - Pénzügyi és Költségvetési Iroda - Hatósági Iroda - Városüzemeltetési Iroda - Közigazgatási Iroda - Jegyzői Iroda - Népjóléti Iroda - Településfejlesztési Iroda - Városüzemeltetési és Településfejlesztési Iroda - Belső ellenőrzési csoport - Testületi csoport ** Értekezletek 28-ban - - -* -* -* -* Minőségirányítási megbeszélés *A csoportok kis létszáma (3-3 fő), és elhelyezése (a belső ellenőrök egy irodában, a testületi csoport két egymásba nyíló irodában) miatt hivatalos és dokumentálható irodaértekezletről nem beszélhetünk. **A Városüzemeltetési és Településfejlesztési Iroda vezetője az iroda létszáma miatt az irodavezetői értekezletek után a munkatársait ben tájékoztatja az ott elhangzott témákról, a felmerült és elvégzendő feladatokról. 3. sz. ábra - A 4 éves munkaprogram nyomon követésére nincs bizonyíték. - Az Integrált Városfejlesztési Stratégia megvalósulásának nyomon követéséről évente kell beszámolni, amely 29 májusában elmaradt. Az Önkormányzat kötelező ** 29. november 19/74

20 Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Önértékelés CAF 26 feladatai közé tartozik a településfejlesztés, az e célra létrehozott Irodát majd csoportot megszüntették, ma még nem tudható, hogy a beszámolót ki készíti el ban átszervezés címén létszámleépítésre került sor a Hivatalban. Jelenleg meghatározhatatlan, hogy a stratégiákban és koncepciókban megfogalmazott célkitűzések végrehajtásáért ki felelős. - Nincs tudomásunk arról, hogy az Önkormányzat és a Hivatal stratégiai és operatív célkitűzéseinek lebontása megtörtént volna szervezeti egységek szintjére, valamint a munkatársakra megfelelő tervek és feladatok formájában. - Jelenleg nincs a Hivatalnak olyan folyamatszabályozása, amely a stratégiát és tervezést, illetve annak megvalósítását szabályozza augusztusában külső tanácsadó közreműködésével került sor a Hivatal minőségirányítási rendszerének felülvizsgálatára (a Hivatal működésének felülvizsgálatára), ahol a szervezeti kultúra felmérése alapján a következő megállapítás tehető: o A működés területén a fontos problémák közül az első helyre stratégia hiánya, a kisebb szervezetlenség és vezetői elkötelezettség hiánya, valamint a létszám hiány került. 2.4 Amit a szervezet tesz a korszerűsítés és innováció tervezése, végrehajtása és felülvizsgálata terén - A városfejlesztési stratégiák ( 2555 NAP, 4 éves munkaprogram, Integrált Városfejlesztési Stratégia) több célkitűzést is megfogalmaztak mind az Önkormányzati, mind a Hivatali működés tekintetésben, amelyek csak nagyon kis részben valósultak meg (F 1.1 pont). Ezek főként az ÚMFT által megfogalmazott célkitűzések elmaradásának (kistérségi közigazgatási központok létrehozása), illetve a felsővezetésben történt gyakori változásoknak (jegyző, polgármester) tudható be. - Az Államreform Operatív Programon belül lehetőség nyílt a Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztésére pályázni. A pályázatot a Hivatal szakembere készítette, így több olyan program megvalósítására kerülhet sor, amely lehetőséget nyújt a szolgáltatás színvonalát erősítő szoftverek beszerzésére és az emberi erőforrás fejlesztésére (F 1.1 pont). A Polgármester és a Jegyző hiánya a pályázat végrehajtását nem gátolja, de annak sikerességét nagymértékben befolyásolja ben, amikor a Hivatal Közigazgatási Minőségi Díjat nyert, még egy új szervezeti kultúra létrehozása volt a cél. Ma legfontosabb feladat a jogszabályokban foglaltak szerinti működés és megfelelés, a pénzügyi egyensúly fenntartása, a munkatársak legfőbb célja a túlélés. 3.) Munkatársak 3.1.A szervezet annak érdekében, hogy stratégiájával összhangban átlátható módon tervezze, működtesse, fejlessze emberi erőforrás politikáját az alábbiakat teszi: - A Hivatal létszáma jelenleg 89 fő (29. szeptember 3.). Ebből 83 fő a köztisztviselő, 4 fő munkaszerződéssel, 2 fő pedig közalkalmazottként végzi munkáját. - A Hivatal létszáma csökkenő tendenciát mutat [F7.2 pont sz. ábra] évtől önálló személyügyi ügyintézőt foglalkoztat a Hivatal. 29. november 2/74