A Zala Volán Zrt. munkaszervezet feladat és hatásköre

Átírás

1 A Zala Volán Zrt. munkaszervezet feladat és hatásköre Az operatív irányítást a céggel munkaviszonyban álló ún. felső vezetők látják el. E vezetői kör képezi a cég menedzsmentjét. 1./ A vezérigazgató Feladatai: operatív irányító szervezet kialakítása, a feladatkörök struktúrájának létrehozása, a hatáskörök és munkamegosztás meghatározása, feladat meghatározás, beszámoltatás, ellenőrzés és motiválás rendjének kialakítása, személyzeti tevékenység elvi irányítása, a beosztott felsővezetők szükséges képességi, végzettségi és mentalitási szintjének meghatározása, gondoskodás a tevékenység ellátásához szükséges munkavállalói állományról, teljesítményi követelmények meghatározása, a mérés és értékelés rendjének kialakítása, beosztott felsőszintű vezetők munkájának koordinálása, a cég belső- és külső környezetének figyelemmel kísérése, a hatékony alkalmazkodás biztosítása, változások kezdeményezése a szervezet működési zavarai esetén, a szervezeti konfliktusok kezelésére akcióprogramok indítása, szükséges irányítási információk és elvárások átadása, hatékony belső- és külső kommunikációs rendszer működtetése, irányítási döntések meghozatala, decentralizáció, jogkör delegálás rendjének kialakítása, társaság törvényes és gazdaságos működtetése, a vagyon megóvása és gyarapítása, munkáltatói jogkör gyakorlása a vezetők meghatározott köre felett, termelési feladatok ellátásainak feltételi rendszerének biztosítása, gazdálkodás a rábízott erőforrásokkal (eszköz, munkaerő, pénz), ügyviteli és működési szabályok kialakítása, számviteli és pénzügyi munka megszervezése, irányítása és ellenőrzése, az éves beszámoló elkészítése és a közgyűlés elé terjesztése, a társaság stratégiájának, üzletpolitikai koncepciójának, tervelőirányzatainak kidolgozása és a közgyűlés elé terjesztése, hálózatfejlesztési és hatékonyságnövelő tervek kidolgozása, a szolgáltatási színvonal fejlesztése, munkavégzés feltételeinek javítása, kultúráltabbá, korszerűbbé tétele, jelentősebb szerződések és egyéb kötelezettségvállalások egyszemélyi megkötése a számára biztosított értékhatárig, kapcsolattartás a társadalmi környezettel, kiemelten az önkormányzatokkal és nagyobb üzleti partnerekkel, az ún. társadalmi teljesítmény mértékének és formáinak meghatározása, marketing tevékenység, ennek keretében a reklám és szponzorálás feltételi rendszerének kialakítása. A társaság testületeivel való kapcsolat terén:

2 a vezérigazgató előkészítteti a felügyelő bizottság és a társaság közgyűlése elé kerülő anyagokat, testületi üléseken képviseli a társaság munkaszervezetét és jogosult annak szakembereit meghívásra javasolni a testületi ülésekre, gondoskodik a testületi ülések tárgyi és személyi feltételeinek biztosításáról, kapcsolatot tart az Üzemi Tanáccsal, érdekvédelmi szervekkel kötendő kollektív szerződés megtárgyalása és a társaság nevében történő aláírása Titkárság A titkárság tevékenységének lényege a vezérigazgatóhoz kapcsolódó feladatok koordinálása, szervezése. A szervezet munkáját a titkárságvezető irányítja, közvetlen felettese a társaság vezérigazgatója. Felelős: az ügyviteli és igazgatási feladatok elvégzéséért. Feladatai: - vezérigazgatói programok, értekezletek szervezése, - előterjesztések összegyűjtése, kiosztása az értekezletek résztvevőinek, - értekezletek jegyzőkönyvének elkészítése, kiosztása, - levelezések iktatása, irattározás, dokumentumtár kezelése, - vezérigazgatói utasítások és belső szabályzatok sorszámozásának nyilvántartása, - vagyonnyilatkozatok, összeférhetetlenségi nyilatkozatok nyilvántartása, tárolása, - a szakszervezeti vezetőkkel és az üzemi tanács elnökével kapcsolattartás, - a vezérigazgatói közvetlen alárendeltek munkaidő nyilvántartásának vezetése. 2. Személyközlekedési üzletág Tevékenységének lényege az autóbuszos személyszállítási igények kielégítése. A szervezet munkáját a személyközlekedési igazgató irányítja, aki felsővezetőnek minősül, közvetlen felettese a társaság vezérigazgatója. Felelős: a menetrendszerinti és egyéb járatfajták zavarmentes és gazdaságos működtetéséért. Feladat- és hatásköre: 1. Általános jellegű feladatai

3 munkáltatói, aláírási, utasítási, utalványozási, ellenőrzési kötelezettség és jogkör gyakorlása a külön szabályozott rend szerint, előírásoknak megfelelő munkavégzés megszervezése, a szakszerű, hatékony munkafeltételek biztosítása, rendelkezésre bocsátott eszközök megőrzése, a társaság vagyonának és imázsának gyarapítása, hatáskörébe tartozó vállalkozási szerződések megkötése, a bennük foglaltak teljesítése, a bevételek határidőre történő beszedése, egyéb megállapodások, jelentések elkészítése és más jogosulttal együttesen történő aláírása, információ szolgáltatás a cég vezetésének és egyéb erre jogosult szervezeteknek, részvétel a cégszintű döntéshozatalban, szakmai tervjavaslat, elemzések és értékelések készítése, kapcsolattartás a hatóságokkal, engedélyek beszerzése. 2. Szakirányú feladatai a szakigazgató a vállalati szintű szakmai irányítás mellett a belsőérdekeltség szempontjából elhatárolt üzletág vezetését is ellátja, személyszállítási igények felmérése, piackutatás a hatósági és szabadáras tevékenységekre, teljesítés személyi és tárgyi feltételeinek biztosítása, személyszállítási feladatok ellátásának megszervezése, autóbuszjáratok menetrendi tervezetének előkészítése, járművekre és gépkocsivezetőkre történő lebontás (fordák) rendjének meghatározása, közreműködés a társaság éves és középtávú terveinek, továbbá a fejlesztési koncepciónak a kidolgozásában, az üzletág tervjavaslatának elkészítése, ár- és üzletpolitikai javaslat kimunkálása, az autóbuszjáratok közlekedési feltételeinek biztosítása, beleértve a hatósági engedélyeztetést is, döntés előkészítés az autóbusz-állomány beszerzésével, selejtezésével kapcsolatban, az üzletág tevékenységét érintő panaszok, bejelentések kivizsgáltatása, a szükséges intézkedések megtétele, személyszállítási tevékenység fejlesztésének szervezése, irányítása, új korszerűsítő, racionalizáló eljárások és alkalmazási módszerek kidolgozása és bevezetése, ügyvitel és díjbevétel elszámolás megszervezése, árkiegészítési alapok kimunkálása, egyes telephelyek között munkamegosztás, a feladatellátás szervezése, irányítása és ellenőrzése, üzletági számlázás, ügyviteli, statisztikai és értékelési tevékenység ellátása, kapcsolattartás az ügyfelekkel, kiemelten kezelve az érintett önkormányzatokat, közszolgáltatói szerződésekből adódó beszámolási feladatok teljesítése, közreműködik a gépjárművezetői oktatási és forgalombiztonsági tevékenységben, irányítja az idegenforgalmi tevékenységet, utazási irodákat,

4 forgalomellenőrzési és forgalombiztonsági tevékenység irányítása, gondoskodik a munkavédelmi, tűzvédelmi és rendészeti tevékenység üzletági ellátásáról. 3. Vezérigazgatót helyettesítő feladatai A társasághoz érkező iratoknak a társaság vezérigazgatójához ill. a szakterületekhez történő eljuttatása az iratkezelésre vonatkozó szabályok figyelembevételével. A vezérigazgató részére minden esetben el kell juttatni a vezérigazgatónak címzett iratokat, illetve az alábbi feladótól érkező ill. alábbi tartalmú iratokat: o állami szervek (minisztérium, országos hatáskörű szerv stb.) o önkormányzat o bíróság, ügyészség, rendőrség o egyéb hatóságok o a társaság többségi tulajdonosa o Volán Egyesülés o érdekképviseletek o pályázatok o panasz beadványok o a társaság egészét érintő, intézkedést igénylő anyagok Az utalványozási szabályzatban foglaltak betartásának biztosítása. A társaság vezetői fórumainak, testületi üléseinek előkészítése, az előterjesztések előkészítésének biztosítása, a vezérigazgató esetleges távolléte esetén az üléseken történő helyettesítése. A társaság vezérigazgatójának tájékoztatása a 2 millió Ft feletti beszerzésekről. A társaság normál ügymenetének biztosítása (forgalmi, műszaki tevékenység). Az informatikai tevékenység zökkenőmentes biztosítása. A humán erőforrás gazdálkodással kapcsolatos tevékenység felügyelete. Kapcsolattartás a társaságnál működő érdekképviseletekkel. A társaság marketing tevékenységségének felügyelete a vezérigazgató iránymutatása alapján. Javaslatok kidolgozása a vezérigazgató elő terjesztése vagyongazdálkodási fejlesztési és beruházási döntések meghozatalához. Az üzleti tervben foglaltak végrehajtásának biztosítása. A társaság pénzügyi helyzetének folyamatos kontrollja. Vezetői értekezlet tartása a társaság vezetői részére belátása szerinti rendszerességgel, de legalább havonta. A vezetői értekezletek üléstervének, és az ülésekről készült jegyzőkönyvek megküldése a vezérigazgató részére. A társaság képviselete a régió vezetői értekezleteken, és ott az alábbi kérdésekben történő rendszeres tájékoztatása adása: o a társaság gazdasági és likviditási helyzete o aktuális események A társaság vezérigazgatójának állásfoglalását kell kérnie minden olyan kérdésben, ami megítélése szerint a vezérigazgató döntési hatáskörébe tartozik, illetve minden olyan egyéb esetben is, amikor ennek szükségessége egyéb okból felmerül.

5 3. Közgazdasági szakterület Tevékenységének lényege, a társaság számviteli és pénzügyi tevékenységének, cégszintű tervezési, elemzési és ellenőrzési feladatainak, a társaság humán erőforrás gazdálkodásának ellátása, ügyvitellel kapcsolatos tevékenységek ellátása, ezen túlmenően cégszinten irányítja a gazdálkodási jellegű ügyviteli tevékenységeket, valamint a számítástechnikai rendszerek menedzselése. A szervezet élén a gazdasági igazgató áll, aki felsővezetőnek minősül, közvetlen felettese a személyközlekedési igazgató. Felelős: a cég gazdálkodásának, pénzügy és számviteli tevékenységének szabályszerűségéért és hatékonyságáért, a társaság információs és kontrolling rendszerének hatékony működtetéséért, a társaság munkaerő és keresetgazdálkodásáért, a jövedelemelszámolási tevékenységért, az egyéb szociális jellegű juttatások felhasználásáért, a foglalkozás-egészségügyi ellátásért, a munkaerő képzéséért. A gazdasági igazgató feladat és hatásköre: 1. Általános jellegű feladatai: munkáltatói, aláírási, utasítási, utalványozási, ellenőrzési kötelezettség és jogkör gyakorlása a külön szabályozott rend szerint, előírásoknak megfelelő munkavégzés megszervezése, a szakszerű, hatékony munkafeltételek biztosítása, rendelkezésre bocsátott eszközök megőrzése, a társaság vagyonának és imázsának gyarapítása, hatáskörébe tartozó vállalkozási szerződések megkötése, a bennük foglaltak teljesítése, a bevételek határidőre történő beszedése, egyéb megállapodások, jelentések elkészítése és más jogosulttal együttesen történő aláírása, információ szolgáltatás a cég vezetésének és egyéb erre jogosult szervezeteknek, szakmai tervjavaslat, elemzések és értékelések készítése, kapcsolattartás a hatóságokkal, könyvvizsgálóval, szükséges engedélyek beszerzése, részvétel a cégszintű döntéshozatalban. 2. Szakirányú feladatai: számviteli, adózási, valamint a társasági gazdálkodást érintő egyéb törvényeknek, belső szabályozásoknak megfelelő működés és adminisztráció rendjének kialakítása, az irányított terület szabályzatainak kidolgozása, módosítása,

6 zárlati munkák megszervezése, az éves beszámoló, mérleg és eredménykimutatás elkészítése, leltározási tevékenység megszervezése, az eltérések kimunkálása és rendezése, a leltározási rend meghatározása, gondoskodik a társaság eszközeinek és befektetéseinek megfelelő nyilvántartásáról, a tulajdonosok, a Felügyelő Bizottság információval történő ellátása, pénzgazdálkodás és pénzforgalom irányítása, hitelek szabályszerű igénybevétele, visszafizetése, számlák likvidációja, társaság pénzügyi egyensúlyának folyamatos biztosítása, a szabályszerű okmányolás és pénzkezelés megszervezése, lejárt kintlévőségek és egyéb tartozások behajtatása, szükség esetén a peresítés kezdeményezése (társaságunknál a többi önelszámoló egység közreműködésével), számviteli és adózási módszerek optimális alkalmazására javaslatok tétele, a társaság tevékenységének kiemelten a tervek teljesítésének kontrolling jellegű vizsgálata, a tendenciák elemzése, értékelése, döntésorientált vezetői információs rendszer kialakítása és működtetése, társaságon belüli ügyviteli ellenőrzés, belső anyagi érdekeltség készítése, értékelése, reklámfelületek értékesítése, reklámozási megbízások előkészítése, reklámszerződések megkötése és folyamatának végzése, hirdetések, kommunikációs költségek kezelése, marketing feladatok végzése, a bérelszámolással kapcsolatos ügyviteli feladatok szervezése, irányítása, humán erőforrás gazdálkodás (kereset és létszámgazdálkodás) cégszintű irányítása, tervek elkészítése, a tevékenység koordinálása, összhangban a humánstratégia megvalósításával, - személyzeti tevékenység végzése, a vezetői követelmények szintjének meghatározása, az ehhez tartozó mérési és értékelési rendszer meghatározásaszemélyzeti tevékenység végzése, a vezetői követelmények szintjének meghatározása, az ehhez tartozó a mérési és értékelési ren, kitüntetések, elismerések előkészítése, nyilvántartása, társasági szintű humán erőforrás fejlesztési feladatok végzése, éves képzési terv alapján, szakmunkástanulók szakmai gyakorlati képzésének szervezése, felügyelete, a szakképzési alaptervezése, felhasználásának koordinálása, társasági szintű érdekegyeztetés koordinálása, Kollektív Szerződés módosításának előterjesztése, szociális ellátások és juttatások formáinak tervezése és a felhasználás ellenőrzése, üdültetési és lakástámogatási lehetőségek koordinálása, foglalkozás-egészségügyi szolgálat működtetése és a rehabilitációs foglalkoztatás koordinálása, számítógépes hálózati rendszer és az adatfeldolgozási rendszertervek, számítógépes programok üzemképességének biztosítása. Felelősségének speciális elemei:

7 számviteli elvek és szabályok érvényesítése, a társaság mérlegének és eredmény kimutatásának valódisága, azok határidőre való elkészítése (e körben együttműködik, illetve egyeztet a társaság könyvvizsgálójával), társaság állammal, társadalombiztosítással, speciális alapokkal, munkavállalókkal és üzleti partnerekkel szemben fennálló kötelezettségeinek teljesítése, - a bizonylati- és okmányfegyelem betartása a tevékenységéhez kapcsolódó körben a költség- és bevétel-gazdálkodásban jelentkező problémák, tervszerűtlenségek feltárása, az adójogszabályokban (ÁFA, SZJA, társasági adó, TB, stb.) megfogalmazott adózási kötelezettségek teljesítése, döntésorientált vezetői információs és ellenőrzési rendszer kialakítása és működtetése, munkaerő hatékony és törvényszerű foglalkoztatásának teljesítése, képzési és továbbképzési programok megvalósítása, a társaság likviditásának folyamatos biztosítása. 4. Járműfenntartási üzletág Tevékenységének lényege az autóbuszpark megfelelő üzemképességének biztosítása, a külső járműjavítási, értékesítési, márkaszerviz tevékenység eredményes működtetése, a cégszintű minőségügy, környezetirányítás, fejlesztés és vagyonvédelem irányítása, A szervezet munkáját a járműfenntartási igazgató irányítja, aki felsővezetőnek minősül, közvetlen felettese a személyközlekedési igazgató. Felelős: a műszaki feladatok jó minőségű, piacképes ellátásáért, a műszaki fejlesztési és beruházási, minőség- és környezetirányítási, vagyonvédelmi, energiagazdálkodási és személygépjármű értékesítési tevékenységért. Feladata és hatásköre: 1. Általános jellegű feladatai: - munkáltatói, aláírási, utasítási, utalványozási, ellenőrzési kötelezettség és jogkör gyakorlása a külön szabályozott rend szerint, - előírásoknak megfelelő munkavégzés megszervezése, a szakszerű, hatékony munkafeltételek biztosítása, - rendelkezésre bocsátott eszközök megőrzése, a társaság vagyonának és imázsának gyarapítása, - hatáskörébe tartozó vállalkozási szerződések megkötése, a bennük foglaltak teljesítése, a bevételek határidőre történő beszedése, - egyéb megállapodások és jelentések elkészítése és más jogosulttal együttesen történő aláírása, - információ szolgáltatás a cég vezetésének és egyéb erre jogosult szervezeteknek, - részvétel a cégszintű döntéshozatalban, - szakmai tervjavaslat, elemzések és értékelések készítése, - kapcsolattartás a hatóságokkal, engedélyek beszerzése. 2. Szakirányú feladatai - műszaki jellegű igények felmérése, piackutatás,

8 - teljesítés személyi és tárgyi feltételeinek biztosítása, - műszaki feladatok ellátásának megszervezése, - járműjavítási, vizsgáztatási, karbantartási és kereskedelmi tevékenység szervezése, irányítása, ellenőrzése, - kapacitás lebontása az egyes feladatcsoportokra, - közreműködés a társaság éves és középtávú terveinek kidolgozásában, a járműfenntartási és műszaki fejlesztési, beruházási, üzemfenntartási tervjavaslatok, továbbá az üzletág tervjavaslatának elkészítése, a jóváhagyott tervek végrehajtásának irányítása, - műszaki, karbantartási technológiák kidolgozása, alkalmazásuk megszervezése az üzletág területén, - járművek, technológiai gépek, diagnosztikai berendezések beszerzése, selejtezésének előkészítése, - ingatlanok, épületek bérbeadása, és értékesítése, - újítási tevékenység koordinálása, - beruházások megrendelési és ügyviteli lebonyolítása, valamint az építési jellegűek kiviteleztetése, - igazgatási tevékenység ellátása, - hírközlési és postaforgalom rendjének meghatározása és működtetése, irattár kezelése, titokvédelem rendjének kialakítása, hírközlési megoldások kialakítása, a költségfelhasználás ellenőrzése, - cégbélyegzők elkészíttetése és nyilvántartása, - belszolgálati gépkocsi vezénylése, - energiagazdálkodás irányítása, koordinálása, - társasági szintű vagyonvédelmi tevékenység irányítása, koordinálása külső vállalkozók bevonásával, - ügyviteli nyomtatványok beszerzése, házinyomda üzemeltetése, - személygépkocsi kereskedelmi tevékenység végzése, - egyes gépjármű üzembentartói tevékenységek (pl.: bérbeadás, értékesítés, hatósági ügyek) ellátása, - közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatok ellátása, - műszaki és technológiai innovációs feladatok kidolgozása, vagy arra irányuló projektben történő aktív közreműködés, - a társaság működési területén folyó innovációs munka irányítása, teamek vezetése, - kutatás-fejlesztési munkák összehangolása a társaság tevékenységi területén belül, ill. kapcsolattartás külső szervezetekkel, - járműfenntartási tevékenység gazdaságosságának elemzése, ennek javítására intézkedések hozása, - marketing, minőség- és környezetirányítási, valamint készletgazdálkodási tevékenység cégszintű szervezeti működtetése, - fenntartási és üzemanyag, valamint ruházati igény kielégítése, a készletszintek és beszerzési források optimalizálása, - vevőszolgálati tevékenység szervezése, működtetése, - járműüzemeltetéssel kapcsolatos hatósági feladatok megbízásos végzése, - műszaki ügyvitel megszervezése, betartásának ellenőrzése, - szavatossági és minőségkifogásolási ügyek intézése, - üzletági számlázási, pénzforgalmi, statisztikai és értékelési tevékenység ellátása, - hatás- és feladatkörébe utalt témákban tárgyalásokat folytat, a megállapodásokat megköti,

9 - az üzletághoz beosztott ipari tanulók gyakorlati oktatásának szervezése és oktatása feltételeinek biztosítása, - gondoskodik a munkavédelmi, tűzvédelmi és rendészeti tevékenységek ellátásáról, illetve kapcsolatot tart e tárgykörben a szerződött partnerrel.