Ú T M U T A T Ó. a nemesfémmel vagy az ezekből készült tárgyakkal kereskedők mintaszabályzatához

Átírás

1 Ú T M U T A T Ó a nemesfémmel vagy az ezekből készült tárgyakkal kereskedők mintaszabályzatához A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló évi CXXXVI. törvény (továbbiakban: Pmt.; hatályba lépés: december 14.; módosította a évi LII. törvény, hatályba lépés: ) a nemesfémmel vagy az ezekből készült tárgyakkal kereskedők, azokat árverésen vagy bizományosként értékesítők (továbbiakban: szolgáltató) számára a 2005/60/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv alapján - előírja, hogy a Pmt.-ben meghatározott kötelezettségeik teljesítésére belső szabályzatot készítsenek, és azt a felügyeletet ellátó szervvel jóváhagyassák. A mintaszabályzat célja, hogy: - a Pmt. hatálya alá tartozó szolgáltatók egységes elvek szerint alkalmazzák a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzésére és megakadályozására vonatkozó normákat, - elősegítse a szolgáltatókat abban, hogy a Pmt.-ben meghatározott bejelentési kötelezettségeiknek eleget tudjanak tenni, képesek legyenek felismerni a nemesfém tárgyak és termékek kereskedelme során a pénzmosásra, illetve a terrorizmus finanszírozására utaló adatot, tényt, körülményt, és - ezek végrehajtására megfelelő belső szabályzatot (továbbiakban: szabályzat) alkothassanak. A felügyeletet ellátó szerv a fentiek vonatkozásában a Magyar Kereskedelmi Engedélyezési Hivatal (továbbiakban: MKEH) Nemesfémvizsgáló és Hitelesítő Hatósága (NEHITI). Az a szolgáltató, amely tevékenységét a Pmt. hatálybalépését követően kezdte meg, a megalakulást követő kilencven napon belül köteles belső szabályzatot készíteni és azt a Hatóságnak jóváhagyás céljából benyújtani. Az e törvény hatálybalépésekor működő szolgáltató a szabályzatát a törvény hatálybalépését követő kilencven napon belül köteles a törvény rendelkezéseinek megfelelően átdolgozni. A július 1-jén hatályba lépett törvényi változásokat október 1-jéig kellett átvezetniük belső szabályzatukban. Az átdolgozott belső szabályzatokat nem kell benyújtaniuk jóváhagyásra, azt a hatóság helyszíni vagy átfogó ellenőrzés keretében kéri bemutatni október 1-jét követően függetlenül a működés megkezdésének időpontjától - valamennyi nemesfémmel kereskedő vállalkozásnak az új előírások szerinti belső szabályzattal kell rendelkeznie. Felhívjuk figyelmüket, hogy számos változás található az új mintaszabályzatban ezért kérjük alapos tanulmányozását belső szabályzatuk kialakítása során. TUDNIVALÓK A BELSŐ SZABÁLYZAT ELKÉSZÍTÉSÉHEZ A szabályzat elkészítéséhez a mintaszabályzat alkalmazása nem kötelező jellegű, az elkészített belső szabályzatnak azonban tartalmilag meg kell felelni a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló évi CXXXVI. törvény alapján elkészítendő belső szabályzatkötelező tartalmi elemeiről szóló 35/2007. (XII. 29.) PM rendeletben foglaltaknak, és nem lehet jogszabállyal ellentétes. A mintaszabályzat I-VII., X., XII-XIII., XVI.-XVIII. fejezeteit, valamint az 1-2., és a 4/A.-9. sz. mellékleteit értelemszerűen kell a szolgáltató sajátosságaira adaptálni. A mintaszabályzat VIII., IX., XI., XIV. valamint XV. a fejezeteiben vastag dőlt betűvel szerepelnek azok a részek, amelyek a szolgáltató saját belső eljárásait tartalmazzák, ezeket a fejezeteket minden szolgáltatónak egyénileg kell kidolgozni. A 3. és 3/A. sz. mellékletet szintén az adott vállalkozás sajátosságainak megfelelően, egyedi módon szükséges kitölteni. 1/6

2 Amennyiben a szolgáltató nem foglalkoztat alkalmazottat, saját szabályzatában a mintaszabályzat IX., XIV. és XV. fejezetét értelemszerűen módosítania kell. A szabályzat elkészítéséhez a Hatóság által - a pénzügyi információs egységként működő hatósággal együttműködve - a miniszter egyetértésével elkészített mintaszabályzat letölthető az MKEH honlapjáról: A NEMESFÉM KERESKEDELMI TEVÉKENYSÉGET FOLYTATÓ SZOLGÁLTATÓK BELSŐ SZABÁLYZATÁNAK JÓVÁHAGYÁSA A szabályzat jóváhagyásának eljárása a szolgáltató kérelmére indul. A kérelem formanyomtatvány az MKEH honlapjáról letölthető. A szabályzatot egy eredeti példányban a kérelemhez csatolva, azokat cégszerűen aláírva, személyesen az MKEH Tanácsadó és Ügyfélszolgálati Irodájához (Budapest, 1124 Németvölgyi út ), vagy MKEH Nemesfémvizsgáló és Hitelesítő Hatósághoz 1089 Budapest, Bláthy Ottó u. 3-5 I. emelet 120. szoba, (Tel.: 061/ ) lehet benyújtani, postai úton a következő postacímre kell küldeni: MKEH NEHITI 1089 Budapest, Bláthy Ottó u A szabályzat jóváhagyásáért - az illetékekről szóló évi XCIII. törvény 29. (1) bekezdésének a évi CLVI. törvény a által elrendelt módosítása értelmében 3000 forint illetéket kell megfizetni. Az eljárási illeték megfizetésére az alábbiak szerint van lehetőség: a) az eljárás kezdeményezésekor (előzetesen) aa) illetékbélyeggel, az illetékbélyeget a kérelemre felragasztva, vagy ab) banki átutalás útján, az MKEH MÁK-nál vezetett számú számlája javára, valamint az átutalási megbízás közlemény rovatában az Illeték szó, az eljárás és az ügyfél megnevezésének feltüntetésével, a kérelemhez az átutalás igazolásának szkennelt példányát csatolva. Amennyiben a kérelem vagy a benyújtott belső szabályzat nem felel meg az előírt jogszabályi követelményeknek, azt a Hatóság a hiányosságok, hibák megjelölése mellett a kérelmezőnek pótlásra vagy kijavításra határidő megjelölésével - visszaküldi. A hiánypótlás, a hibajavítás elmaradása, illetve ismételten hiányos, hibás benyújtás esetén, az MKEH a kérelmet elutasítja, valamint a mulasztóval szemben Pmt. szerinti jogkövetkezményt alkalmazhat. Az ügyintézési határidő hiánypótlásra szánt időt nem számítva: 21 nap. Az eljárás során a hatóság, mint felügyeletet ellátó szerv a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvényben foglaltak szerint jár el. AZ ÜGYFÉL-AZONOSÍTÁS BELSŐ ELJÁRÁSI RENDJE (VIII. fejezet) A fejezet kidolgozása során részletesen ki kell fejteni az ügyfél-azonosítás szolgáltatónál alkalmazott belső eljárási rendjét, meg kell határozni: 1. Az azonosítási eljárás részletes folyamatának leírását, ki és hogyan végzi el az ügyfél azonosítást 2/6

3 a személyazonosság igazoló ellenőrzése, a tényleges tulajdonos azonosításának és személyazonosságának igazoló ellenőrzése Pl.: a vásárló iratainak elkérése, érvényesség ellenőrzése, a vásárló hozzájárulása esetén másolat készítése az üzleti kapcsolat célját és tervezett jellegét feltáró tevékenységnek, illetve az üzleti kapcsolat folyamatos figyelemmel kísérésének folyamatleírását a különböző ügyfél-átvilágítási intézkedések alkalmazásának szükségességét és végrehajtásának módját, ideértve a 300 ezer Ft-ot elérő vagy azt meghaladó ügyleti megbízások teljesítésekor rögzítésre kerülő adatok kezelésének rendje; Pl.: Az azonosítást a szabályzat 3. mellékletében megjelölt azonosítást végző személyek/ név szerinti felsorolás végzik. Az azonosítást végző eldönti, hogy egyszerűsített vagy fokozott ügyfél-átvilágítási intézkedések alkalmazása szükséges-e, majd ennek megfelelően rögzíti a vásárló adatait a 300 EFt-os értékhatár elérésekor a szabályzat 4/A., a 3,6 MFt t-os értékhatár elérésekor a szabályzat 4/B. számú mellékletében szereplőazonosítási adatlapon. Ezt követően nyilatkoztatja a vásárlót a szabályzat 5-6. mellékletében foglaltak szerint. A jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet ügyfél esetében a tényleges tulajdonosról szóló nyilatkozat kitöltése minden esetben kötelező. A szolgáltató az azonosítás során tudomására jutott adatokat papír alapon, ABC rendben lefűzve tárolja/ elektronikusan (program megnevezése) tárolja. a szolgáltató, valamint más szolgáltató által elvégzett ügyfél-átvilágítási intézkedések során birtokába jutott adatok kezelésének rendje; Pl. azonos a szolgáltató által elvégzett azonosítási dokumentáció kezelésével. az ügylet felfüggesztésének rendjét A szabályzat X. fejezetében foglaltaknak megfelelően kell kialakítani. a Pmt. 10. (1b) pontja szerinti összetett és szokatlan megbízás esetében követendő eljárás meghatározását. A szolgáltató erre vonatkozóan speciális szabályokat köteles kialakítani. 2. Az azonosítás során keletkezett dokumentumok pontos helyének meghatározása Pl.: a szolgáltató xxxx címén található páncélszekrény/ elektronikus nyilvántartás. 3. Az ügyfél-átvilágítás elvégzéséhez milyen belső adatbázis áll rendelkezésre és az egyes ügyintézők hogyan férnek hozzá az adatokhoz, a dokumentumokhoz hozzáférő dolgozók felsorolása név, vagy a szabályzat 3. számú mellékletében meghatározott munkakör szerint. Pl.: papír alapú/ elektronikus nyilvántartás a korábban megnevezett szerint, melyhez a szabályzat 3. mellékletében felsorolt személyek/ név szerinti felsorolás férnek hozzá. 4. Meg kell határozni a keletkezett adatok megőrzésének idejét A Pmt. szerint legalább 8 év. Rögzíteni szükséges, hogy a 300 ezer forintos és a 3,6 millió forintos értékhatár alkalmazandó akkor is, ha külföldi fizetőeszközben történik a kifizetés, vagyis a szolgáltató köteles a fejezetben meghatározni - a szolgáltatónál alkalmazott - külföldi fizetőeszközre vonatkozó átváltási szabályokat a számviteli törvény szerint. Hirdetmény Javasoljuk, hogy az ügyfélfogadásra kijelölt helységekben az alábbi hirdetményt tegyék ki: A pénzmosás megelőzéséről és megakadályozásáról szóló évi CXXXVI. törvényben megfogalmazottak értelmében kötelező az ügyfél azonosítás a jogszabályban meghatározott esetekben, így különösen szerződéses kapcsolat létrejöttekor, illetve a 3,6 millió Ft összeghatárt elérő, vagy meghaladó készpénzes ügyletekben. Fontos változás, hogy július 1. napjától a 300 ezer Ft-os készpénzes ügyletnél is szükséges (szűkebb körű) adatok rögzítése, ezért kérjük, készítse elő személyi azonosító okmányait az ügyintézés megkönnyítése érdekében. Köszönjük. A 300 ezer forintot és a 3,6 millió forintot elérő, vagy azt meghaladó ügyletek nyilvántartása 3/6

4 A szolgáltató elkülönített nyilvántartást köteles vezetni minden 300 ezer forintot elérő vagy meghaladó értékű készpénzes tranzakcióról, továbbá elkülönített nyilvántartást köteles vezetni minden 3,6 millió forintot elérő, vagy azt meghaladó értékű készpénzes tranzakcióról. A szolgáltató köteles meghatározni, hogy a nyilvántartás papír alapú / elektronikus. Elektronikus nyilvántartásnál elegendő, ha a szolgáltató le tudja válogatni rendszeréből az ilyen tranzakciókat adott időszakra. Felhívjuk a figyelmet, hogy a 300 ezer Ft-os értékhatárt a július 1-jén hatályba lépett törvénymódosítás vezette be, ez igen lényeges új rendelkezés, kérjük, hogy a nemesfém forgalmazás során különös figyelmet fordítsanak ezen rendelkezés betartására. Az azonosító adatok rögzítésére elsődleges a formanyomtatványon kerül sor, azonban, amennyiben a Pmt. által meghatározott azonosító adatok részét képezik a szerződésnek, akkor amellett adatlap kitöltésére nincs szükség. Ugyanez a kitétel igaz akkor is, ha a rendelkezésre álló számítógépes adatbázisból ezek az adatok elérhetőek. AZ ÜGYFELEKKEL KAPCSOLATBA KERÜLŐ ALKALMAZOTTAK RÉSZÉRE MEGÁLLAPÍTOTT ELJÁRÁSI, MAGATARTÁSI NORMÁK MEGHATÁROZÁSA (IX. fejezet) A fejezet kidolgozása során meg kell határozni, hogy mire figyeljen az alkalmazott, hogyan kell viselkednie akkor, ha gyanús esetet tapasztal, mit kell mérlegelnie ahhoz, hogy el tudja dönteni, szokványos, vagy szokatlan egy tranzakció A szolgáltató alkalmazottjának legfontosabb teendői az ügyfél jobb megismerése érdekében, hogy eldöntse, hogy: szokványos-e vagy szokatlan-e az ügyfél nemesfém tárgy vásárlása, az ügyfél üzleti tevékenysége indokolja-e az adott ügyletet, az ügyfél életvitele összhangban van-e az adott ügylettel, tapasztalt-e olyan tényt vagy körülményt, mely miatt felmerült a pénzmosás vagy a terrorizmus finanszírozásának gyanúja. Az alkalmazottak feladatai a gyanús esetek bejelentése során, a szolgáltatónál alkalmazott bejelentésre vonatkozó rend betartása. A pénzmosási tevékenység megelőzése és megakadályozása érdekében végzett tevékenységet a belső ellenőrzés évente felülvizsgálja. BEJELENTÉS BELSŐ ELJÁRÁSI RENDJE (XI. fejezet) A pénzmosás elleni küzdelem eredményességét nagymértékben a bejelentési kötelezettség teljesítése határozza meg, ezért a szolgáltató által kidolgozott belső szabályzatban kiemelten és a lehető legrészletesebben kell megfogalmazni az alkalmazottak, vezetők, kijelölt személyek tevékenységét, kötelezettségeit, jogait. A fejezetben a következő pontokat kell részletesen kidolgozni: 1. a bejelentések belső eljárási rendjének részletes meghatározása (ki és hogyan végzi el ezt a feladatot, ki minősül a Pmt. 23. (3) bekezdés szerint kijelölt személynek) Pl.: Az alkalmazott, amennyiben gyanús esetet észlel, haladéktalanul azonosítja az ügyfelet, ha ezt korábban még nem tette meg a Pmt azonosítási kötelezettség elvégzésére (Pmt 6. ) hivatkozva. Az ügyfél távozása után az alkalmazott kitölti a bejelentőlapot 2 példányban, amit átad a kijelölt személynek. A kitöltött bejelentőlap alapján a kijelölt személy a bejelentést elektronikus úton (ÁNYK-AbevJava program, PMT08 modul) segítségével továbbítja a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Központi Hivatala Pénzmosás Elleni Információs Iroda részére. 2. a bejelentések nyilvántartási módja és a titokvédelmi szabályok meghatározása Pl.: A bejelentés dokumentációjának tárolása papír alapú nyilvántartás/ elektronikus nyilvántartás vezetésével történik. A bejelentés és adatszolgáltatás teljesítéséről, annak tartalmáról, az 4/6

5 ügyleti megbízás teljesítésének felfüggesztéséről, a bejelentő személyéről, valamint arról, hogy az ügyféllel szemben indult-e büntetőeljárás, az ügyfélnek, illetve harmadik személynek, szervezetnek a bejelentő tájékoztatást nem adhat, és köteles biztosítani, hogy a bejelentés megtörténte, annak tartalma és a bejelentő személye titokban maradjon. A 3. számú mellékletben felsorolt személyek kötelezettséget vállalnak arra vonatkozóan, hogy a Pmt. szerinti eljárásokban tudomásukra jutott adatokat, információkat harmadik személynek nem adják tovább. 3. a szolgáltató meghatározta a bejelentési adatlap pontos tárolásának a helyét (példa: a gazdálkodó szervezet központi címén (cím beírása) lévő páncélszekrény) és megőrzésének idejét (a Pmt. szerint legalább 8 év). Pl.: A bejelentés dokumentumait dátum szerint lefűzi, és 8 évig elzárva tárolja társaság xxxxxx címén. 8 év eltelte után a bejelentőlapot dokumentáltan kell megsemmisíteni. BELSŐ ELLENŐRZŐ ÉS INFORMÁCIÓS RENDSZER MŰKÖDTETÉSE (XIV. fejezet) A szolgáltató belső ellenőrző és információs rendszert működtet, mely egyrészt biztosítja a belső szabályzatban foglaltak maradéktalan betartásának ellenőrzését, valamint az ügyfél-átvilágítás, az ügyleti megbízás, az üzleti kapcsolat és a bejelentések során keletkezett adatok nyilvántartását. A szabályzatban meg kell határozni, hogy ki az a személy, aki utólagosan ellenőrzi, hogy megfelelően lettek-e teljesítve az ügyfél-átvilágítási, valamint bejelentési kötelezettségek, szúrópróbaszerűen ellenőrzi a készpénzes ügyleteket és megvizsgálja, hogy az alkalmazottak a szabályzatban foglaltak szerint jártak-e el. A szolgáltató belső információs rendszert bocsát az alkalmazottai részére mely legalább az alábbi pontokra vonatkozóan tartalmaz részletes leírást: 1. ki és hogyan ellenőrzi az átvilágítást végzők munkáját Pl.: A szolgáltató számviteli, pénzügyi tevékenységét ellátó alkalmazottja / szolgáltató könyvelője / a konkrét személy megnevezése köteles évente legalább egyszer visszamenőleg a Pmt szerinti ügyfél-átvilágítási, valamint a bejelentési kötelezettség teljesítésé ellenőrizni. Köteles továbbá visszamenőleg szúrópróbaszerűen megvizsgálni a készpénzes ügyleteket, annak megállítására vonatkozóan, hogy az alkalmazottak eleget tettek-e a szabályzatban előírtaknak. 2. az átvilágítási, az azonosítási vagy a pénzmosással kapcsolatosan megszerzett bármely információ eljuttatása egyik üzletből a másikba Pl.: Amennyiben egy üzletben az alkalmazott a szabályzat 4/A-B. számú melléklete szerinti azonosítási adatlapot tölt ki, annak egy példányát faxon / -en haladéktalanul megküldi az információs rendszer kezelőjének, valamint a többi üzlet részére is, amennyiben a szolgáltató több üzlettel, telephellyel rendelkezik. 3. annak biztosítása, hogy a szolgáltató valamennyi azonosítást végző dolgozója ugyanazokkal az információkkal egy időben egyforma adattartalommal rendelkezhessen Pl.: A kijelölt személy / ügyvezető igazgató / stb. köteles a beérkező adatokat az információs rendszer segítségével feldolgozni továbbá biztosítani azt szóbeli értesítéssel / telefonos megbeszélés útján / stb., hogy a Pmt szerinti aktuális tapasztalatokról/ az információs rendszer által összegyűjtött adatokról a szolgáltató alkalmazottai naprakész információkkal rendelkezzenek. 4. az információs rendszer hogyan biztosítja, hogy a ténylegesen összetartozó ügyletek nyomon követhetőségét, valamint az alkalmazott számára miképpen ad jelzést a 300 ezer Ft-os valamint a 3,6 millió forint összeg (készpénzfizetés) elérése esetén Pl.: az információs rendszer papír alapú/ elektronikus (program megnevezése), biztosítja a ténylegesen összetartozó ügyletek összegzését és göngyölítését. A cég ügyvezető igazgatója / kijelölt személy/ stb. a nap végén elvégzi az ügyfelek szerint az ügyletek összegzését és az adatok göngyölítését. Az információs rendszert a kijelölt személy naponta átnézi, és megállapítja, hogy a rendelkezésre álló adatok alapján melyik ügyfél érte el a PMT szerinti megadott értékhatárt. 5/6

6 KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS (XV. FEJEZET) A szolgáltató kialakítja a képzés és továbbképzés szabályait, melynek során gondoskodik a belépő alkalmazottak kiképzéséről, az alkalmazottak rendszeres, évente legalább egy alkalommal megszervezett továbbképzéséről, annak regisztrálásáról, dokumentálásáról és a megszerzett ismeretek ellenőrzéséről. A szolgáltatnak szervezeti sajátosságainak megfelelően alkalmazottai számára megfelelő képzési, továbbképzési rendszert kell kialakítani az alábbi szempontok figyelembe vételével: 1. ki és hogyan alakítja ki az oktatási tematikáját, valamint a pénzmosás megelőzésével és a terrorizmus finanszírozásának megelőzésével kapcsolatos új ismeretek tananyagba történő integrálását Pl.: az ügyvezető / kijelölt személy / a konkrét személy megnevezése kialakítja az oktatási tematikáját, valamint a pénzmosás megelőzésével és a terrorizmus finanszírozásának megelőzésével kapcsolatos új ismeretek tananyagba történő integrálását. Az ügyvezető / kijelölt személy / a konkrét személy megnevezése folyamatosan figyelemmel kíséri a jogszabályváltozásokat és az MKEH NEHITI honlapján megjelenő új információkat, mindezeket integrálja a tananyagba és intézkedik a gyakorlatban történő alkalmazásuk felől. 2. ki és hogyan biztosítja az alkalmazottak rendszeres, szervezett továbbképzését, ennek regisztrálását, dokumentálását és a megszerzett ismeretek ellenőrzését, Pl.: Az ügyvezető / kijelölt személy / a konkrét személy megnevezése biztosítja az alkalmazottak rendszeres, szervezett továbbképzését. Az oktatásra előre megbeszélt helyen és időpontban kerül sor. Az elhangzott ismeretek számonkérése szóban/ írásban történik. Az oktatás megtörténtét az ügyvezető / kijelölt személy / a konkrét személy megnevezése Oktatási Napló / jegyzőkönyv felvételével dokumentálja, melyen az alkalmazottak aláírásukkal igazolják a képzésen történt részvételüket. Amennyiben a szolgáltató nem foglalkoztat alkalmazottat, önképzésre kötelezett az 1. pontnak megfelelően. A képzéseken valamennyi azonosításra kötelezett és kijelölt személy köteles részt venni. PÉNZMOSÁS MEGTÖRTÉNTÉNEK LEHETŐSÉGÉT FELVETHETŐ GAZDASÁGI ESEMÉNYEK A mintaszabályzat 2. sz. melléklete a teljesség igénye nélkül felsorol néhány gazdasági eseményt, amelyek utalhatnak pénzmosásra vagy terrorizmus finanszírozására. Természetesen az adott nemesfém kereskedelmi szolgáltató egyedi belső szabályzatában a példákat kiegészítheti további, a saját árukörének kereskedelmi forgalmazásakor saját maga, vagy más kereskedő által tapasztalt esetleírásokkal. A szolgáltatónak - vállalkozása sajátosságaira tekintettel kockázatelemzést is el kell végeznie. Amennyiben jelen Útmutatóban foglaltakon túlmenően kérdése, problémája akad, úgy forduljon a szakterület munkatársaihoz a 061/ telefonszámon a 124 / 103 melléken május MKEH-NEHITI 6/6