Vámospércs Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában Integrált Kistérségi e-e

Átírás

1 1 Vámospércs Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában Integrált Kistérségi e-e Közigazgatási Rendszer (IKeR( IKeR) ) és kapcsolódó rendszerek ASP alapú bevezetése 2010.október Dr. Lada Beáta

2 2 Helyi közigazgatás feladatai Hatósági tevékenység állampolgárok és KKV k számára, Döntéshozatal Intézményfenntartás, vagyon gazdálkodás Saját mőködés (levelezés, bér, gazdálkodás, stb.) Speciális ügyek, helyi közszolgáltatások, területfejlesztés stb

3 3 Kihívások Minıség javításának igénye Hatékonyság javításának igénye Fejlıdés katalizálása Terhek csökkentése Jogszerőség biztosításának igénye Technológiai fejlıdés követése

4 4 1. Minıség javítása Otthonról, közösségi pontról ügyintézés Eddig személyes megjelenést igénylı ügyek távoli elintézhetısége (egy helyrıl szinte mindent) Adatok széles körő elérhetısége A folyamat ellenırizhetıségének fokozatos kialakulása Sorban-állás nélkül lehessen ügyet intézni Egy helyen a teljes ügyet Pontosan meghatározott ütemezéssel (tervezhetıen, ellenırizhetıen)

5 5 2. Hatékonyság javítása 2. Hatékonyság javítása Hivatal oldalról: Döntéshez szükséges információ egyszerő megszerezhetısége Kevesebb járulékos lépés (feljegyzés, átirat stb.) Automatizálható lépések Papírmentes belsı ügyintézés lehetısége Ügyfél oldalról: Elektronikus kapcsolattartás az ügyféllel Egyszerőbben Olcsóbban Gyorsabban

6 6 3. Fejlıdés katalizálása Elektronikus kapcsolattartás elısegítése Bizalom növelése az informatikai megoldások használatához Jó példa bemutatása a papírmentes feldolgozási megoldásokra Új kapcsolattartási technológiák alkalmazásba vételének ösztönzése Támaszkodás a piaci kínálatra

7 7 4. Terhek csökkentése Papírmunka csökkentése Információ elérhetıségének javítása (nem kell utána járnia, keresnie) Költséghatékonyság

8 8 5. Jogszerőség A személyes adatok fokozott védelme Az ügyfelek elektronikus ügyintézéseinek központi állami ellenırzésének kizárása Az adatok megóvásának biztosítása

9 9 6. Technológiai fejlıdés követése az üzemeltetésben ASP központ ISA Web ISA App,Btalk DC,Mail,Doc Települési önkormányzatok SQL Internet

10 10 KÖLTSÉGEK ASP EGYEDI LÉTESÍTÉS ÜZEMELTETÉS JOGI IGAZGATÁSI SW FEJL MŐKÖDTETÉS LÉTESÍTÉS ÜZEMELTETÉS JOGI IGAZGATÁSI SW FEJL MŐKÖDTETÉS

11 11 Közigazgatási informatika Fenntartható fejlıdés feltételei Jogi egységesítés Igazgatásimunkaszervezési támogatás Informatikai fejlesztés Infokommunikációs technológia

12 regionális WWW alapú szolgáltatások települési E-Ügyintézési rendszerek 12 ügyintézési Ügyiratkezelés Tudásalapú e-ügyintézés e-hivatal felépítése, feladat-hatásköri funkciók Döntéstámogatási rendszer Önkadó szakrendszer integráló rendszer Határidıfigyelés Jogszabálykezelés Valódi E-ügyintézésE

13 13 Elızmények:Projekt áttekintés, mérföldkövek November Hajdúszoboszlói helyzetfelmérés, Szerveroldali és kliensoldali eszközök beszerzése, beüzemelése December Közigazgatási győjtıportál és települési portálok átadása Június Elektronikus ügyintézıi rendszer átadása 5 ügymenettel December Elektronikus ügyintézıi rendszer továbbfejlesztése 15 ügymenettel Március Projekt zárás, dokumentálás Áprilistól Üzemeltetés, Jogi-Informatikai support 23 településen Januártól Továbbfejlesztés: Ügyfélkapuhoz csatlakozás, Tanúsított iratkezelıi rendszer Januártól Továbbfejlesztés:Hivatali kapun történı ügyintézés, Önkadó szakrendszer integráló modul

14 14 IKER részei, funkciói Közigazgatási portál modul Webiktat 2008 tanúsított iratkezelıi modul Elektronikus ügyintézési-workflow modul Döntéstámogatási modul Önkadó szakrendszert integráló modul EtiKETt modul

15 15 Vonatkozó hazai jogszabályi háttér a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény az elektronikus közszolgáltatásról szóló évi LX. törvény (Ekszt.) az elektronikus információszabadságról szóló évi XC. törvény (Eit.) a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésérıl és az elektronikus tértivevényrıl szóló évi LII. törvény az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény (Eat.) a közbeszerzésekrıl szóló évi CXXIX. törvény a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl szóló 335/2005. (XII.29.) Korm.rend. az elektronikus közszolgáltatás mőködtetésérıl szóló 222/2009. (X.14.) Korm.rend. az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról szóló 223/2009. (X.14.) Korm.rend. a központi elektronikus szolgáltató rendszer igénybevevıinek azonosításáról és az azonosítási szolgáltatásról szóló 224/2009. (X.14.) Korm.rend. az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételérıl szóló 225/2009. (X.14.) Korm.rend. a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történı másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X.27.) IHM rend. az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményekrıl szóló 3/2005. (III.18.) IHM rend. a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekrıl szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet

16 16 Ügyfél oldali (front-office) rendszerelemek Kistérségi Portál Jellemzık: Általános, a kistérségre jellemzı adatok, információk Programok, események Fórum, vendégkönyv Pályázatok, dokumentumok

17 17 Ügyfél oldali (front-office) rendszerelemek Települési Portál Jellemzık: A településre jellemzı adatok, információk, Az önkormányzat hivatalának publikus adatai Eifoszab tv szerint közzéteendı adatok Döntéstár (döntéstámogatási rendszer által generált) Programok, események Fórum, vendégkönyv Pályázatok, dokumentumok Ügyintézési ismeretek Letölthetı ügyindító dokumentumok (~150 db)

18 18 Ügyfél oldali (front-office) rendszerelemek Ügyfél Portál Jellemzık: Elektronikus ügyindítás a (~100 db) ÁNYK-val tervezett ügyindító dokumentumok

19 19 Elektronikus ügyindítás Kapcsolat a központi rendszerrel

20 20 Iratkezelési modul

21 21 IRATKEZELÉS-WEBIKTAT 2008 Az ügyiratkezelés az egyik legfontosabb alapnyilvántartás a közigazgatás területén, hiszen minden ügy, feladat végrehajtása az irat nyilvántartásba vételével kezdıdik és teljesítését, befejezését is az iratkezelésen keresztül dokumentáljuk. Jogszabályi elıírások- 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet és a 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet követelménye Garancia: Certop Rendszerház általi tanúsítás Elektronikus iratkezelı rendszer kibıvített tanúsítvánnyal rendelkezik, tehát képes elektronikus dokumentumok kezelésére, képes elektronikus dokumentumok e-aláírással történı ellátására, valamint képes a központi ügyfélkapun regisztrált ügyfelek által beküldött elektronikus őrlapok kezelésére egyaránt. Az elektronikus aláírás támogatására a Microsec Eszigno 3.1 alkalmazás integrálása történt meg

22 22 A rendszer biztosítja az iratok naprakész, pontos nyilvántartását, és az irat metaadatok szerinti elızményezését, visszakereshetıségét. A rendszer biztosítja az iratok naprakész, pontos nyilvántartását, és az irat metaadatok szerinti elızményezését, visszakereshetıségét.

23 23 WEBIKTAT 2008 FUNCIONALITÁS A szervezet ügyvitelkezelésével kapcsolatos nyilvántartási, adatkezelési és statisztikai feladatoknak ellátása Végigkíséri az ügyiratkezelés menetét az iratok beérkezésétıl, postabontástól az irattározásig, az iratok selejtezéséig. Az ügyintézés folyamata nyomon követése, mindig ismert, hogy hol található az ügyirat és milyen kezelési fázisban van. A nyilvántartással járó feladatok valamint az iratkezelési workflow az iktatás alapfunkcióit képezik, melyek kiegészülnek további ügyirattal kapcsolatos szolgáltatásokkal, melyek feladata, hogy az iktatás során kialakított és folyamatosan aktualizált ügyiratállomány tartalma alapján különféle kimutatásokat, statisztikai információkat közöljön a felhasználói igényeknek megfelelıen. Bármikor pontos, naprakész statisztikát nyerhetünk az ügyiratforgalom alakulásról, az ügyintézési határidık betartásáról, a folyamatban lévı, a határidıbe tett, a késedelmesen intézett ügyek és a hátralékok számára vonatkozóan osztályonként, elıadónként. Az egyszeri adatbevitel és a szinte korlátlan számú lekérdezés, listázás a manuális munka nagymértékő, csökkenését, az ügyintézés színvonalának növekedését eredményezi.

24 24

25 25 Elektronikus ügyintézési modul

26 26 Elektronikus ügyintézési rendszer elınyei E-ügyintézési elıírások figyelembevétele Tudásalapú közigazgatási hatósági ügyintézés Lelkiismeret- generátor Szabványosítás Hatósági ügyek egységes hivatalként való elektronikus úton kezelése

27 27 Elektronikusan intézhetı ügyek Zajkibocsátási határérték megállapítása Birtokvédelem Jegyzıi igazolás szerencsejáték felügyelethez Hatósági bizonyítvány igénylése Kereskedelmi szálláshely-nyújtás engedélyezése Közterület-foglalás Kereskedelmi szálláshely-nyújtás módosítás Kereskedelmi szálláshely-nyújtás törlése Egyéb szálláshely-nyújtás engedélyezése Egyéb szálláshely-nyújtás módosítás Egyéb szálláshely-nyújtás törlése Jegyzıi igazolás lakás vásárlási hitelhez Közterület-felbontás Fakivágási engedély iránti kérelem Veszélyes ebtartás bejelentése Póthagyatéki eljárás Nyilatkozat hagyatéki eljárásról (nemleges) Hatósági bizonyítvány tőzvizsgálatról Gyomos ingatlan bejelentése Méhészet bejelentése

28 28 Hatósági ügyintézés elektronikus feldolgozása MUNKA SZAKASZ MUNKA FÁZIS MUNKA MOZZANAT közel 25 db közel 200 db

29 29 Hivatal oldali (back-office) rendszerelemek Adminisztrációs modulok Kistérségi Portál adminisztrációs modul Települési Portál adminisztrációs modul Szervezeti egység karbantartó modul Képviselıtestület felépítés karbantartó modul Levelezı modul Jogosultság karbantartó modul

30 30 Hivatal oldali (back-office) rendszerelemek Felhasználói modulok Etikett modul Ügyfél modul Iratkezelı modul Lekérdezı modul Szignáló modul Help-desk modul Ügyintézı modul Ügysegéd modul

31 31 MÓDSZER : E-ügyintézési keretrendszer Folyamat Motor (Workflow Engine) Ügytípusok specifikus paraméterezett folyamatai jogszabályok.... ügyt 1 ügyt 2 ügyt 3 ügyt n iratminták jogszabályok oktatóanyag logikai definíciók

32 32 Folyamatok egyszerősítése se és informatizálása Folyamat áttekintés Folyamat szabályozás Szabványosítás Egyedi folyamatok informatizálása Intézmények összekapcsolása

33 33 WORKFLOW Általános és speciális workflow Több 100 munkamozzanatra lebontva Jogszabályi help Határidı-figyelı rendszer (lelkiismeret-generátor) Szabványosított, egységes iratmintatár Üzenetek Feljegyzések Bármikor végezhetı tevékenységek Elektronikus kommunikáció az ügyféllel

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42 Elektronikus ügyintézési rendszer Ügyfél barát jelleg elınyei A hivatalt és az ügyintézıt tudásalapon támogatja Egyszerő, átlátható, gyors közigazgatást eredményez Szabványos alapokon mőködı Könnyen bıvíthetı és testre szabható Jogszabálykövetı Iratkezelési rendszerrel integrált Költséghatékony ASP üzemeltetés

43 43 Döntéstámogatási modul

44 44 Döntéstámogatási rendszer céljai Hatékonyság javítása A közremőködık terheinek csökkentése Jogszerő mőködés elısegítése Döntéshozatali folyamatok gyorsítása Jogszabály által elıírt kötelezettségek (közzététel) automatikus támogatása

45 45 Tudásalapúság jogszabályi támogatás (pl. e-infoszab) szabványosított iratminták fogalomtár SMS küldı rendszer határidı kezelés döntéstár jegyzıkönyvkészítés, jelentéskészítés támogatás

46 46 Ülésterv elfogadása Felelısök kijelölése Határidıfigyelés Döntéstámogatás ülésterv készítéstıl- közzétételig (Munkamozzanat szintő lebontás) Elıterjesztések publikálása Határozatok, rendeletek elkészítése Elıterjesztés benyújtása Ülés Határozatok, rendeletek hatályosítása, automatikus publikálása Elıterjesztés több szintő felülvizsgálata, módosítása jegyzı, polgármester, beterjesztı, Határidı figyelés Végrehajtási felelısök kijelölése Elıterjesztés bizottsági megtárgyalása, szakértıi véleményeztetése. Jegyzıkönyv elkészítése, publikálása Vélemények összegyőjtése, javaslatok beépítése Összesített jegyzıkönyv generálása (Terka) Jelentés a végrehajtásról Meghívó küldése Végrehajtási jelentések összesítése

47 A döntéstámogató szoftver kezelıi felülete lete Mindenkinek végezhetı tevékenységek 47 Elıterjesztések kel kapcsolatos tennivalók Felülvizsgálata Módosítása Véleményezése Stb. Döntéstár tanulmányozása Ülésterv tanulmányozása Jegyzetelési lehetıség Elıterjesztés benyújtása Stb. Fogalomtár Fıszervezı tennivalói Meghívók küldése Ülésterv karbantartása Döntéstár karbantartása Felelısök, határidık Jelentések összesítése Stb. Döntések végrehajtásával kapcsolatos határidı figyelés Elıterjesztések benyújtásával kapcsolatos határidı figyelés Az aktuális tennivalókról azonnali visszajelzéssel szolgál az átlátható, könnyen kezelhetı nyitó felület.

48 48 Ülésterv karbantartó Logikus felépítéső fastruktúrában a tervezett illetve megtartott ülések, azok napirendi pontjai, kapcsolódó elıterjesztései, mellékletei, felelısök kijelölése, nyilvántartása valósul meg.

49 49 Elıterjesztéssel ssel kapcsolatos tevékenységek támogatása: Elıterjesztés készítése Elıterjesztés visszavonása Elıterjesztés megtekintése Üzenetek elıterjesztés beadása során Elıterjesztés felülvizsgálata Véleményezık kiválasztása Elıterjesztés véleményezése Vélemények áttekintése, visszajelzés a véleményezıknek Vélemények összesítése Elıterjesztések nyomon követése Sürgıs elıterjesztések felvétele Elıterjesztések automatikus közzététele Meghívó dokumentum készítés Elıterjesztések tömeges felvitele régebbi ülésekhez

50 50 Elıterjesztés benyújtása Bıvíthetı sablonkészlet Teljes szövegszerkesztıi funkcionalitás Minden lényeges mozzanatról automatikus SMS üzenet megy az érintettnek

51 51 Véleményezık kiválasztása sa Az elıterjesztést megküldhetı bizottságoknak, véleményezıknek megtárgyalásra. Beállítható a véleményezés végsı határideje, véleményezési szempont jelölhetı meg.

52 52 Elıterjesztés véleményezése Képviselı vagy hivatali felelıs véleményez. Külsı szereplı véleményez.

53 53 Vélemények áttekintése Lehetıség nyílik az elıterjesztés végleges változatának az összeállítására. A rendszer összegyőjti a kiválasztott elıterjesztéshez kapcsolódó véleményeket az adott szempont alapján.

54 54 Elıterjesztések sek nyomon követése, lekérdezése Kilistázza azokat az elıterjesztéseket, amelyek a felülvizsgálati vagy az elıkészületi szakaszban vannak. Információt kapunk arról, hogy milyen szakaszban tart az ügy, helyettesítésrıl, elıterjesztéssel kapcsolatos fontosabb adatokról.

55 55 Elıterjesztések sek automatikus közzététele tele az interneten Az e-infoszab tv alapján a rendszer a helyi önkormányzat képviselı-testületének nyilvános ülésére benyújtott elıterjesztéseket a benyújtás idıpontjától automatikusan közzéteszi.

56 56 Döntéstár: ntést Döntésekkel ntésekkel kapcsolatos tevékenységek kenységek támogatásamogatása Döntés felvétele Rendeletek módosítási láncolatának kezelése Rendeletek egységes szerkezetben kezelése Döntés automatikus publikálása Jegyzıkönyv készítés Jelentés készítés a határozatok végrehajtásáról Jelentés összesítés Döntések tömeges felvétele régebbi ülésekhez

57 57 Döntés felvitele A megtartott ülés kiválasztott napirendi pontjához kapcsolva felvihetı a döntés, egyben meghatározható annak végrehajtásáért felelıse.

58 58 Döntéstár Lehetıség van a hatályos, és hatályon kívüli döntések listázására, a döntés és mellékletének fıbb jellemzıi megtekinthetıek.

59 59 Döntés publikálása Internetre A váltás automatikus, csak a beállított idıpontoktól függ. A döntés és a hozzá tartozó mellékletek a hatályosság megállapítása után automatikusan megjelennek az Interneten letölthetı formában.

60 60 Önkadó szakrendszert integráló modul

61 61 A probléma a helyi adóbevallások feldolgozása és nyilvántartása idı- és erıforrás-igényes feladat az adatfelvitel még teljesen manuálisan történik számszaki és/vagy szemantikai hibák lehetısége idıigényes (több hónapos) feldolgozás

62 62 Cégünk által kínált megoldás Egy olyan rendszer, mely: a teljes folyamat automatizálását hivatott biztosítani, nagyságrendekkel lerövidíti a feldolgozásra fordított idıt, a töredékére csökkenti a hibázás lehetıségét, egyszerősíti az adatátvitelt, önellenırzı szabványos őrlapkitöltést tesz lehetıvé

63 63 2D vonalkód technológia szemben az 1D vonalkódokkal a 2D kódok egy teljes oldalnyi őrlap tartalmának tárolására alkalmasak egyetlen beolvasással egész oldalnyi szöveget vihetünk be néhány másodperc alatt a nyilvántartó rendszerbe

64 64 Szükséges eszközök adóbevallási nyomtatványok elektronikusan kitölthetı, intelligens változata megfelelı 2D vonalkód-olvasó Önkadó program

65 65 Módszer és mőködés 1. az adózó egy dinamikusan ellenırzött, számolást segítı, interaktívan segítséget nyújtó őrlapot tölt ki; 2. az őrlap tartalma (nyomtatáskor) automatikusan egy bélyegmérető, kétdimenziós vonalkódban kerül tárolásra; 3. az ügyintézı a kinyomtatott őrlap vonalkódját egy megfelelı kódleolvasóval beolvassa az ÖNKADÓ-ba;

66 66 Módszer és mőködés

67 67 A rendszer elınyei automatizált munkafolyamat, rövidebb feldolgozási idı, önellenırzı, szabványos, elmenthetı őrlapkitöltés, Önkadó program integrációja, adatátvitel egyszerősítése, ASP mőködés támogatása, 2D vonalkód technika alkalmazása

68 68 Továbbfejlesztés lehetıségei digitálisan aláírható őrlapok Ügyfélkapun keresztül történı ügyintézés új Önkadó szakrendszer fejlesztése és ahhoz történı rendszerintegráció további területek elektronizálása

69 69 EtiKETt modul

70 70 EtiKETt modul Elektronikusan támogatott interaktív tananyag a Ket-rıl Alkalmas a hivatali ügyintézık teljes körének elektronikus távoktatására, jogszabályváltozásnál az új ismeretek ellenırzésére, a tudás szinten tartására,új dolgozók felkészítésének támogatására

71 71 Alfejezetenként: EtiKETt funkcionalitás Ket.-Ket.módosítás összevetés a jogszabály szerkezeti elemekre bontott szövege a kapcsolódó kommentárok, magyarázatok, Fogalmak Jól jegyezze meg Önellenırzı kérdések Vizsgakérdések

72 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 77 WebTender Elektronikus közbeszerzési alkalmazás

78 78 A probléma Bonyolult folyamatok átláthatóbbá tétele Törvényi megfelelés biztosítása Papír alapú folyamatok elektronizálása Dokumentum archívum biztosítása Döntéstámogatás Felhasználóbarát környezet biztosítása január 1.

79 79 Fıbb funkciók A teljes közbeszerzési folyamat támogatása Éves közbeszerzési terv készítése Eljárásokhoz kapcsolódó események kezelése Az eseményekhez dokumentumok rendelése Eljáráshoz kapcsolódó határidık figyelése Ajánlattevık nyilvántartása január 1.

80 80 Fıbb funkciók Ajánlattevıi státuszok kezelése Tevékenységek idıbeliségének kontrollálhatósága Iratminta győjtemény, sablonok biztosítása Automatizmusok biztosítása Jogszabálykövetés január 1.

81 81 Fıbb funkciók Az eljárás valamennyi résztvevıje számára rálátást biztosít az eljárás aktuális állapotára Folyamat, tevékenység naplózás Szerzıdéskötés támogatása január 1.

82 82 A rendszer felépítése Internet WebTender eközig Zrt. Felhasználók Adatbázis január 1.

83 83 A rendszer elınyei A felvetıdött problémák teljes körő kezelése Könnyíti a közbeszerzés lefolytatásában résztvevı valamennyi személy munkáját Könnyő kezelhetıség Felhasználóbarát felület Támogatást nyújt az eljárás lefolytatásában ASP környezet, kedvezı fenntartási költségek Webes elérés, gyors mőködés január 1.

84 84 A rendszer elınyei Biztonságos Tudásalapú rendszer Felhasználói jogkör kezelés Nem igényel új eszköz beruházást Nem igényel külön szakembert a karbantartás Korszerő technológia alkalmazása Kompatibilitás, továbbfejleszthetıség január 1.

85 85 Továbbfejlesztés lehetıségei kliens beépíthetısége SMS értesítés eseményekrıl, határidıkrıl Dokumentumok digitális aláírása Iratkezelı rendszerrel való együttmőködés január 1.

86 86 Köszönjük a megtisztelı figyelmet!