Az Európai Bizottság Foglalkoztatásért, Ipari Kapcsolatokért és Szociális Ügyekért felelõs Fõigazgatóságának támogatásával

Átírás

1 Az Európai Bizottság Foglalkoztatásért, Ipari Kapcsolatokért és Szociális Ügyekért felelõs Fõigazgatóságának támogatásával

2 Köszönetnyilvánítás Ez a kézikönyv a CoESS (Biztonsági Szolgáltatók Európai Szövetsége) és az Uni-Europa 1 együttműködésének eredményeként jött létre az európai társadalmi párbeszéd keretén belül. Sok köszönettel tartozunk az Európai Bizottság Szociális és Munkaügyi Főigazgatóságának a projekt anyagi és adminisztratív támogatásáért, valamint a magas színvonalon dolgozó munkacsoport tagjainak, akik sok időt áldoztak és erőfeszítést tettek a projekt sikeréért. A munkacsoport tagjai voltak: Hilde de Clerck, Európai Bizottság, Szociális és Munkaügyi Főigazgatóság / D1 Dr. Stephan Landrock, CoESS (Ausztria) Claude Levy, CoESS (Franciaország) Harald Olschok, CoESS (Németország) Marc Pissens, CoESS (Belgium) Larry Quinn, CoESS (Írország) Kris Van den Briel, CoESS (Belgium) Nikola Konstantinou, Uni-Europa Mick Graham, Uni-Europa (Egyesült Királyság) Wilhelm Zechner, Uni-Europa (Németország) Marja Lindblom, Uni-Europa (Finnország) Dan Plaum, Uni-Europa (Belgium) Bernadette Tesch-Segol, Uni-Europa Tina Weber, ECOTEC Bármilyen, a kézikönyvvel kapcsolatos visszajelzést örömmel fogadunk. Észrevételeiket az alábbi címre várjuk: Tina Weber ECOTEC Research & Consulting Ltd Albert Street Birmingham B4 7UD UK Tel.: Fax: Tina_Weber@ecotec.co.uk A kézikönyvet a megbízott tanácsadó (ECOTEC Research and Consulting Ltd.) fogalmazta meg és a CoESS, az Uni- Europa valamint nemzeti tagszervezeteik hagyták jóvá januárjáig: Euro-Fiet

3 Tartalomjegyzék A CoESS és az Euro-FIET jegyzete a közszférában dolgozó magánbiztonsági cégek szerződései odaítélésének témájában 1.0 Bevezetés A kézikönyv céljai Hogyan használjuk a kézikönyvet? A legjobb ár-érték arány kiválasztása - Miért is fontos ez? Közbeszerzési pályázatok az őrzésbiztonsági szolgáltatók számára az európai uniós szabványok alapján A legjobb ár-érték arány meghatározása az őrzésbiztonsági szolgáltatások esetében Bevezetés Őrzési személyzet Szerződésvezetés / tevékenységek Szerződés-infrastruktúra A cég Értékelési útmutató 13 Függelék Értékelési táblázatok 24

4 A CoESS és az Euro-FIET jegyzete a közszférában dolgozó magánbiztonsági cégek szerződései odaítélésének témájában 1. Az európai magánbiztonsági iparág társadalmi partnerei, a CoESS (munkaadók) és az Euro-FIET (szakszervezetek), egy, a saját tagjaik által végzett felmérés alapján arra a megfigyelésre jutottak, hogy országtól függően a biztonsági iparág üzletkötéseinek százaléka a közszolgálati szférába tehető. A felmérés azt is kimutatta, hogy az esetek nagy többségében (85%-100%) közintézmények ítélik oda a szerződéseket, kizárólag az árajánlat alapján. 2. Ez a kettős megfigyelés, az iparág szakmai színvonalának emelése, az átláthatóság elősegítése és a szolgáltatások minőségének javítása érdekében arra késztette a CoESS-t és az Euro-FIET-et, hogy előterjessze ezt a közös ajánlást és a közintézmények rendelkezésére bocsássa ezt a kézikönyvet, mely magában foglalja mindazt a szükséges információt, melynek birtokában lehetővé válik számukra a gazdaságilag legelőnyösebb árajánlat kiválasztása, amit ez az EEC/50/92 jelzésű európai direktívában foglaltak szerint meg is engedett a számukra. 3. Annak ellenére, hogy a CoESS és az Euro-FIET tudatában van a közintézmények anyagi korlátainak, az a meggyőződésük, hogy a bevett gyakorlat, mely szerint a legalacsonyabb árajánlatot adó cégnek ítélik oda a szerződést, hátrányos és káros hatással van az iparágra. 4. A magánbiztonsági iparágban fennálló konkurenciaharc, mely a közszolgálati szerződések elnyeréséért folyik, arra készteti a cégeket, hogy csökkentsék áraikat szolgáltatásaik minőségének a rovására, annak ellenére, hogy a minőség fontos szerepet játszik abban, hogy a megbízó vagy a felhasználó elégedett lesz-e. 5. A társadalmi partnerek tudatában vannak, hogy egyes esetekben cégek még a törvényesség határáig sem haboznak elmenni, vagy nagyon közel járnak ahhoz, hogy ezt tegyék (nem tartják be a törvényeket vagy kollektív szerződéseket) annak érdekében, hogy a legalacsonyabb árat tudják kínálni s így velük kössék meg a szerződést. 6. Az iparág méretéből és a közszolgálati szerződések számából adódóan az ilyen viselkedés aláássa mindazt az erőfeszítést, mely az iparágon belüli színvonal emelése érdekében történik. Ezenkívül ahhoz is hozzájárul, hogy az iparágról meglehetősen negatív kép alakuljon ki, valamint elősegíti azt, hogy a szakmai színvonal alacsony maradjon és/vagy elmaradjon az üzletágban tapasztalható emelkedő színvonal elismerése. Továbbá hozzájárul a munkavállalók munkafeltételeikkel kapcsolatos elégedetlenségéhez és az új munkatársak toborzásával kapcsolatos problémákhoz is. 7. A CoESS és az Euro-FIET úgy véli, hogy a közszolgálati szerződések esetében az a tény, hogy kizárólag az árnak tulajdonítanak fontosságot, többek között, a következő okokra vezethető vissza: elégtelen átláthatóság a magánbiztonsági iparágban, a szolgáltatások minőségének vizsgálatára alkalmas eszközök hiánya, a megbízók nehézségei a színvonalra vonatkozó igényeik kifejezésében, a megbízó számára a minőség felbecsülésére alkalmas eszközök hiánya, nehézségek az iparágon belül ajánlott szolgáltatások közötti minőségkülönbség megállapításában. 8. A szolgáltatások minőségének javítása érdekében a CoESS és az Euro-FIET készített egy kézikönyvet a szerződéseket odaítélő hatóságok számára. A kézikönyv tartalmazza a társadalmi partnerek által közösen felállított azon kritériumok listáját, melyek segítségével értékelni lehet a magánbiztonsági szolgáltatások színvonalát. Arra is magyarázattal szolgál, hogy miért fontos a megbízók számára ezeknek a kritériumoknak a figyelembe vétele, végül pedig felállítja az ajánlatok egy olyan rendszerét, mely lehetővé teszi, hogy azok mind az ár, mind pedig a minőség szempontjából értékelésre kerüljenek. 9. A CoESS és az Euro-FIET hangsúlyozza, hogy a kézikönyv biztosítja az iparág megbízói számára azt a piac sajátos szükségleteiből adódó rugalmasságot, melyre az ár és minőségi kritériumok saját igényeik szerinti mérlegeléséhez szükségük van. 10. A kézikönyv a lehető legszélesebb körben kerül terjesztésre, mind a magánbiztonsági ágazattal kapcsolatban álló közintézmények, mind a megbízók között az Európai Unión belül. A társadalmi partnereknek szándékában áll információs és figyelemfelhívó kampányokat szervezni annak érdekében, hogy minél több érintett vehesse hasznát ennek a kézikönyvnek. Berlin, június 10. Stephan Landrock Elnök CoESS Philip Jennings Regionális titkár Euro-FIET

5 1. Bevezetés Akár érint bennünket közvetlenül, akár nem, a magánbiztonsági szolgáltatások egyre inkább a mindennapi élet részévé válnak. Az őrzési szolgáltatások iránti kereslet egyre inkább növekszik a gazdasági, demográfiai és politikai változások következtében, melyek a társadalom folyamatosan növekvő széttagoltságát eredményezik. Ezt a széttagoltságot tükrözi az agresszív incidensek és bűnesetek száma is. Ezekkel a változásokkal párhuzamosan az állami és a közintézmények egyre csökkenő közvetlen felelősséget vállalnak a közbiztonság biztosításában. A lehető legnagyobb rugalmasság és költséghatékonyság biztosítása érdekében ezeket a feladatokat mindinkább a magánbiztonsági iparág látja el. Ezáltal magánbiztonsági vállalkozók váltak felelőssé a közbiztonságért, valamint a köz- és magánvagyonért számos helyszínen, olyan nagy kockázatú területeket is beleértve, mint az atomerőművek, bankok, követségek és repülőterek. Egyre nagyobb számban nyújtanak biztonsági szolgáltatásokat nyilvános eseményeken és kíséretet nagy kockázatú szállításoknál (beleértve a rabszállítást is), valamint ellátnak olyan feladatokat, melyeket korábban a rendőrség, a mentőszolgálatok vagy a tűzoltók végeztek. Mindennek következtében magáncégek és közintézmények európai, nemzeti, regionális és helyi szinten olyan helyzetben találják magukat, melyben külső vállalkozásokkal kell szerződniük az őrzésbiztonsági szolgáltatások ellátására. Ezen cégek és intézmények vásárlóereje tehát egyre fontosabbá válik a nyújtott biztonsági szolgáltatások szabályainak és minőségének meghatározásában. Egy, a CoESS és az Euro-FIET által 1998-ban végzett felmérés kimutatta, hogy a közbeszerzési pályázatok piaci részesedése a magánbiztonsági iparágban folyamatosa nő és sok tagállamban a piac több, mint 30%-át teszi ki (ld. 1. táblázat). 1. TÁBLÁZAT: BIZTONSÁGI SZOLGÁLTATÓK SZÁMÁRA KIÍRT KÖZBESZERZÉSI PÁLYÁZATOK PIACI RÉSZESEDÉSE Forrás: CoESS és Euro-FIET, 1998 A CoESS felmérés kimutatta, hogy az ellátásra szoruló középületek és helyszínek körüli tevékenységek kényes volta ellenére a közintézmények kizárólag a legalacsonyabb ár alapján választják ki a biztonsági szolgáltatókat (ld. 2. táblázat). 2. TÁBLÁZAT: A LEGALACSONYABB ÁRAJÁNLAT ALAPJÁN ODAÍTÉLT SZERZŐDÉSEK ARÁNYA (EU-TAGÁLLAMOK) ORSZÁG Ausztria Belgium Dánia Finnország Franciaország Németország Görögország Írország Olaszország Luxemburg Hollandia Portugália Spanyolország Svédország Svájc Egyesült Királyság Forrás: CoESS és Euro-FIET, 1998 A LEGALACSONYABB ÁRAJÁNLAT ALAPJÁN ODAÍTÉLT SZERZŐDÉSEK ARÁNYA 95% 90% 90% 90% 90% 90% 60% 95% 70% 100% 80% 80% 80% 50% 30% 60% Ez a tendencia részben a csökkenő költségvetések eredménye, de annak is tulajdonítható, hogy a szerződéseket odaítélő testületeknek nem áll rendelkezésére olyan útmutató, mely segítene a legjobb ár-érték arányt kínáló szolgáltató kiválasztásában. A legjobb ár-érték arány fogalma nem csupán a legkedvezőbb ár figyelembe vételét jelenti, hanem annak a szolgáltatás minőségi elemeivel együtt történő mérlegelését egy ajánlat esetében. 1.1 A kézikönyv céljai A kézikönyv azoknak a szerződő hatóságoknak íródott, melyek hangsúlyt fektetnek arra, hogy az őrzési feladatok ellátására olyan szolgáltatót válasszanak, aki a kedvező ár mellé a minőséget is társítani tudja ahelyett, hogy beérnék a legalacsonyabb árajánlatot kínálóval. A kézikönyv célja az, hogy ezeknek a testületeknek olyan felhasználóbarát eszközt adjon a kezébe, melynek segítségével könnyebben és világosabban meghatározhatják az őrzésbiztonsági szolgáltatások iránti igényeiket a különböző helyszínekkel és őrzési tevékenységekkel kapcsolatban. Ennek az eszköznek a segítségével a saját követelményeik részletes felsorolása lehetővé teszi számukra, hogy olyan szolgáltatót válasszanak, aki nem csak versenyképes árat tud ajánlani, hanem bizonyítani tudja a magas színvonalú, megbízható szolgáltatás nyújtásához szükséges képességét és szakértelmét is. 1

6 A kézikönyv tartalmaz egy könnyen használható, az ajánlatok elbírálására szolgáló útmutatót, melyet minden egyes pályáztató szervezet és biztonsági szerződés sajátos igényeihez lehet alakítani. Ennek az útmutatónak az a célja, hogy a lehető legnagyobb önállóságot biztosítsa a pályáztató szervezeteknek saját minőségi kritériumaik meghatározásában, melyek leginkább vonatkoznak rájuk és az elvégzendő őrzési munkára. Ez nem csak azt teszi lehetővé számukra, hogy saját értékelésük szerint, különbözőképpen súlyozzák a minőségi kritériumokat, hanem azt is, hogy meghatározzák egy ajánlat elbírálása során az általuk legelőnyösebbnek tartott egyensúlyt a szakmai értékek és az ár között. Az 5. részben található a legjobb ár-érték arány értékelési útmutatójának ismertetése, valamint néhány mintaszámítás is. 1.2 Hogyan használjuk a kézikönyvet? A kézikönyv fő része azzal a céllal készült, hogy alapvető információs és képzési eszközül szolgáljon a szerződő tisztviselők részére, mely körvonalazza a szakmai és minőségi kritériumokat, s ezáltal megkönnyíti a magas színvonalú szolgáltatást kínáló pályázó kiválasztását. Ez az eszköz segítséget nyújt a kiválasztás alapelveinek értelmezésében, valamint a Függelékben található értékelési útmutató használatában, tehát segédkönyvként alkalmazható. A Függelékben található útmutató és táblázatok másolhatók és újra és újra felhasználhatók, valamint a szerződő szervezet pontos igényei szerint alakíthatók. Az értékelési táblázatok CD-változata jelenleg fejlesztés alatt áll. A kézikönyv többi része az alábbiak szerint tagolódik: A 2. rész arra szolgál magyarázattal, hogy a biztonsági szolgáltatóval megkötendő szerződésnél miért olyan fontos az ár mellett a minőségre is figyelmet fordítani. Tájékoztatást nyújt arról is, hogy milyen hátrányos következményei vannak annak, ha a szerződést kizárólag az ár alapján ítélik oda, valamint felhívja a figyelmet a legjobb ár-érték arány kiválasztásában már működő helyes gyakorlatra. A 3. rész röviden vázolja a biztonsági szolgáltatásokra kiírt pályázatok európai törvényhozáshoz kapcsolódó vonatkozásait, valamint azt, hogy az európai szolgáltatásokról szóló direktívában (Tanácsi Direktíva 92/50/EEC) lefektetett rendelkezések ezen a területen milyen mértékben kerülnek alkalmazásra. A kézikönyv 4. része arról nyújt tájékoztatást, hogy hogyan lehet meghatározni a legjobb ár-érték arányt az őrzésbiztonsági szolgáltatásokra vonatkozóan. Ez a rész bemutatja a sikeres szerződésteljesítés négy alapeleméhez kapcsolódó minőségi kritériumokat. Ez a négy alapelem a következő: a biztonsági személyzet szakértelme és képességei; a vezetés szakértelme és a szükséges tevékenységek terén szerzett tapasztalata; a szerződésinfrastruktúrájának minősége, valamint a biztonsági cég szakmai előélete és szolgáltatási üzletpolitikája. 2

7 2. A legjobb ár-érték arány kiválasztása - Miért is fontos ez? Ahogy az már a bevezetésből is kiderült, magáncégek, csakúgy mint közintézmények egyre növekvő számban bíznak meg külső vállalkozásokat abból a célból, hogy olyan biztonsági szolgáltatásokat nyújtsanak mint középületek őrzése, a lakosság biztonságának biztosítása rendezvények folyamán, kíséret biztosítása és számos más feladat ellátása. Ez természetszerűleg maga után vonja sok, korábban belvagy közbiztonsági tevékenység magánvállalkozásokra való átruházását, melyek közül nem egy kényes biztonsági feladatok ellátásával jár a közegészségügy, közbiztonság vagy belbiztonság terén. A versenypályázatok egyre növekvő piaci részesedése következtében a pályáztató szervezetek által az őrzési szolgáltatásokért kifizetett irányadó áraknak jelentős hatása van az iparágban a fizetésekre és a munkafeltételekre, a cég infrastruktúrájára, és mindennek eredményeképpen a nyújtott szolgáltatás színvonalára. Az iparág munkavállalóit és dolgozóit képviselő társadalmi partnerek egyre aggasztóbbnak találják, hogy a legalacsonyabb árat kínáló kiválasztás elve a gyakorlatban a minőség színvonalának fokozatos csökkenéséhez vezet. Az a tény különösen aggodalomra ad okot, hogy ez a folyamat olyankor megy végbe, amikor a magánbiztonsági cégektől elvárják, hogy specializálódjanak és javítsák a minőséget, mivel egyre többször látnak el kényes, korábban a közbiztonság tevékenységi körébe tartozó feladatokat. A fent említett folyamat veszélyeinek felismerése csak lassan következik be, mivel a legalacsonyabb árért folytatott verseny káros hatásait, mely többet jelent pusztán a költségek optimalizálásánál, nem lehet azonnal észlelni, hiszen ezek csak fokozatosan jelentkeznek. Az ilyen hatásokra a következő tényezők fényében lehet rávilágítani: a szervezetek saját biztonsága, az a mód, ahogyan saját környezetüket értékelik, a róluk a köztudatban kialakult kép, valamint a magas színvonalú szolgáltatás nyújtásának elmulasztása következtében indított bírósági eljárások nyomán keletkező járulékos költségek. A legalacsonyabb árért vívott verseny kezdetben arra készteti az ajánlattevőket, hogy gyengítsék teljesítési rendszerük infrastruktúráját, mely magába foglalja a személyzet képzését, felügyeletét és a minőségi munka megkövetelését. Annak érdekében, hogy a kiadásokat tovább tudják csökkenteni, a következőkben engednek a szolgáltatás színvonalából azáltal, hogy olcsóbb munkaerőt alkalmaznak, s ez hátrányosan hat a személyzet motivációjára és fluktuációjára. Gyakran csökkentik a béreket és szociális juttatásokat oly módon, hogy kötött munkaidőre és részidős munkára váltanak, s végül kényszervállalkozókat alkalmaznak, hogy a kollektív szerződéseket megkerülhessék. Az árnyék-őrök alkalmazása szintén egyre szélesebb körben elterjedt (kisebb számú őrzési személyzet felállítása, mint amennyit a szerződés előír). Az árak csökkentésével a biztonsági berendezések használata egyre inkább luxust és fölösleges többletköltséget jelent, mely növeli a megbízókat és a lakosságot érintő biztonsági kockázatokat. Egyre több a bizonyíték, mely szerint a legalacsonyabb árat kínálók gyakran figyelmen kívül hagyják a kollektív szerződéseket és jogi szabályozásokat. Arra is van példa, hogy rossz hírű cégek elmulasztják az adók és szociális járulékok befizetését, nem tartják be a szerződésben foglaltakat a személyzet színvonalát illetően és be nem jelentett munkásokat alkalmaznak. Az ilyen árcsökkentő gyakorlatok negatív hatásainak egyre több példája kerül nyilvánosságra, s ez hozzájárul az iparágról a lakosságban kialakult kedvezőtlen kép további romlásához, valamint a szerződő hatóság előnytelen megítéléséhez. A legalacsonyabb árért folytatott verseny eredményeképpen kialakuló egyre növekvő számú helytelen gyakorlat és biztonsági szerződésszegés arra késztet jónéhány magáncéget és közintézményt, hogy átgondolja pályáztatási stratégiáját. A kiválasztás kritériumainak megváltoztatása, melynek köszönhetően az ár mellett a minőségre is nagy hangsúly kerül, egyre szélesebb körben figyelhető meg, s ez a kézikönyv ebből a tapasztalatból is merített. Az Egyesült Államok nagykövetségei, az angol Posta és az Eurocontrol jó példái az olyan intézményeknek, melyek áron és minőségen alapuló pályázatértékelési rendszert alakítottak ki. Az ausztriai Linz városa nemrégiben a magasabb árajánlatot tevő cégnek ítélte oda a város rövid távú parkolásra kijelölt területeinek működtetéséről és őrzéséről szóló szerződést, mivel ez a cég meg tudta győzni a szerződő hatóságot arról, hogy jelentősen magasabb színvonal nyújtására képes, mint versenytársai. Ez elsősorban azt jelentette, hogy a cég, üzletpolitikája részeként, csak az iparágban több mint három év tapasztalattal rendelkező őrzési személyzetet foglalkoztatott. Ezáltal a magasabb ár indokolható volt, hiszen a szakképzett és tapasztalt munkatársak alkalmazása magasabb foglalkoztatási költségeket és szociális juttatásokat igényelt. A köz- és magánszektorból jövő megbízók üzleti szempontból egyaránt egyre nagyobb jelentőséget tulajdonítanak a legalacsonyabb ár helyett a legjobb ár-érték arány kiválasztásának, és a gazdaságilag legelőnyösebb pályázatnak ítélik oda a szerződéseket amint erről az európai törvényhozás a közbeszerzési pályázatokkal kapcsolatban intézkedik is. 3

8 3. Közbeszerzési pályázatok az őrzésbiztonsági szolgáltatók számára az európai uniós szabványok alapján Az Európai Unió átfogó törvényhozási keretet hozott létre a közbeszerzés szabályozására. A különféle árucikkekre és szolgáltatásokra kiírt pályázatok hosszú sora 720 milliárd eurós közráfordítást és jelentős számú munkahely létrehozását jelenti. A biztonsági szolgáltatások pályáztatása az európai szolgáltatásokról szóló direktíva (Tanácsi Direktíva 92/50/EEC) hatálya alá esik. Mindazonáltal az európai törvényhozók úgy találták, hogy biztonsági szolgáltatások ellátása esetén határon túli cégek megbízásának kevés a valószínűsége, ezért a direktíva rendelkezései csak korlátozott mértékben érintik a biztonsági szolgáltatások pályáztatását 2. Ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy a direktívának csupán két rendelkezése érinti közvetlenül az őrzési szolgáltatások szerződéseinek odaítélését: Először, a szolgáltatás nyújtása során alkalmazott műszaki előírásokra érvényesnek kell lenni az alábbi feltételek valamelyikének: a) meg kell felelni az európai szabványokon alapuló nemzeti szabványoknak b) európai műszaki jóváhagyás alá kell esniük c) meg kell felelni a közös műszaki előírásoknak. Ezek a rendelkezések elsősorban a szerződés értelmében felhasznált műszaki eszközökre vonatkoznak, tehát az élőerős biztonsági szolgáltatások nyújtását kevéssé érintik. Másodszor, egy szerződés odaítélése után az Európai Bizottságot értesíteni kell. Mindazonáltal az odaítélő hatóságnak szabadságában áll jelezni, hogy kívánja-e, hogy ez az értesítés a Hivatalos Közlönyben megjelenjen. Annak ellenére, hogy a direktíva csupán kevés közvetlen vonatkozással bír a biztonsági szolgáltatásokról szóló szerződések odaítélésére, arról rendelkezik, hogy a kiválasztás során használt szempontoknak kapcsolatban kell lenniük a szerződés céljával, és összhangban kell lenniük az Alapító Szerződés rendelkezéseivel. Szintén ajánlatos, hogy a pályáztató szervezet által felállított kritériumok, amennyire csak lehet, feleljenek meg a szolgáltatásokról szóló direktíva követelményeinek. Minden közbeszerzési pályázat odaítélésének folyamata alapvetően három szakaszra osztható (lásd a 3. táblázatot): Az első szakaszban a kizárás kritériumai határozzák meg, hogy melyek azok a típusú cégek, melyek automatikusan kizárásra kerülnek a pályázók közül. A direktíva 29. cikkelye tartalmazza ezen kizárási kritériumok részletes listáját. Ezek szerint, röviden összefoglalva, a szolgáltató kizárható, amennyiben: csődbe ment vagy felszámolás alatt áll; csődeljárás alatt áll; bizonyítottan szabálysértést követett el szakmai működése során; súlyos szakmai hibát követett el; nem teljesítette a társadalombiztosítási járulékok fizetésére vonatkozó kötelezettségeit; nem teljesítette az adók fizetésére vonatkozó kötelezettségeit; nem szolgál, vagy megtévesztő információval szolgál a kiválasztás mennyiségi kritériumait illetően; a nemzeti törvényhozás rendelkezésével ellentétben nem szerepel a szakmai névjegyzékben. A második szakaszban a kiválasztás kritériumai határozzák meg, hogy melyek azok a típusú cégek, melyek meghívást kapnak a kiírt tenderre. Ebben a szakaszban számos cég zárható ki anyagi, gazdasági vagy szakmai kapacitása alapján. A direktíva tartalmazza azon dokumentumok részletes listáját, melyekre szükség lehet a pénzügyi és gazdasági kapacitás igazolásánál. A direktíva 32. cikkelye sorolja fel azokat a bizonyítási eszközöket, melyeket a szerződő hatóság igényelhet a szakmai kapacitás igazolásánál. Ezek közé tartoznak a következők: a szolgáltató és/vagy vezetői/működtető testület tagjainak végzettségét és szakmai képzettségét igazoló dokumentumok; a megelőző három év legfontosabb megbízásainak felsorolása; nyilatkozat a személyzet létszámának elmúlt három éves átlagáról; nyilatkozat azokról a berendezésekről és műszaki felszerelésről, melyek rendelkezésre állnak a szerződésben foglaltak teljesítéséhez; a minőségellenőrzési rendszerek leírása; annak feltüntetése, hogy a pályázónak a szolgáltatások mekkora hányadát áll szándékában alvállalkozóknak kiadni. A harmadik szakaszban az odaítélés kritériumai alapján az egyes pályázatok érdemei kerülnek értékelésre, azt figyelembe véve, hogy mennyiben felelnek meg a pályázatban foglalt feltételeknek. Abban az esetben is, amikor gyakorlatilag ugyan csupán egy értékelési szakasz van, logikai alapon meg kell különböztetni a három különböző típusú kritériumot. 2 Ez vonatkozik a direktíva 1B mellékletében felsorolt minden szolgáltatásra. 4

9 Az európai szolgáltatásokról szóló direktíva értelmében a pályázatok odaítélésének kritériumai a következők lehetnek: jogfenntartással a nemzeti törvények, valamint bizonyos szolgáltatások díjazását szabályozó előírások és közigazgatási rendelkezések iránt, azok a kritériumok, melyek alapján a szerződő hatóság a szerződéseket odaítéli, a következők lehetnek: (a) abban az esetben, amikor a szerződést a gazdaságilag legelőnyösebb pályázat nyeri el, a szerződéssel kapcsolatos számos kritérium érintheti: például a minőséget, szakmai felkészültséget, esztétikai és funkcionális jellemzőket, a műszaki hátteret és eladás utáni szolgáltatást, a szállítás időpontját, a szállítás határidejét vagy a teljesítés időtartamát, az árat; vagy (b) kizárólag a legalacsonyabb árat. Abban az esetben, amikor a szerződést a gazdaságilag legelőnyösebb pályázat nyeri el, a szerződő hatóság a pályázati kiírásban vagy szerződési dokumentumokban feltünteti az odaítélés azon kritériumait, melyeket alkalmazni szándékozik, lehetőleg fontossági sorrendben. Mindazonáltal a szolgáltatásokról szóló direktíva rendelkezései nem korlátozzák a szerződő hatóságok szabadságát csupán arra, hogy eldönthessék: a legalacsonyabb árat kínáló, vagy a gazdaságilag legelőnyösebb pályázatot benyújtó szolgáltatónak ítélik-e oda a szerződést. Az ebben a kézikönyvben bemutatásra kerülő minőségi kritériumok és értékelési útmutató teljes mértékben szabadon választhatók. Ezek egy európai szintű, a munkaadók és munkavállalók képviselőiből álló szakértői csoport együttes ajánlásait tartalmazzák, melynek tagjai sok évnyi tapasztalattal rendelkeznek a megbízókkal való közös munkában a közszféra számos területéről. 5

10 3. TÁBLÁZAT: A SZERZŐDÉS-ODAÍTÉLÉS FOLYAMATÁNAK HÁROMSZAKASZOS MODELLJE A pályázati folyamatból történő automatikus kizárás 1. LÉPÉS A KIZÁRÁS KRITÉRIUMAI A szolgáltató: csődbe ment vagy felszámolás alatt áll; csődeljárás alatt áll; bizonyítottan szabálysértést követett el szakmai működése során; súlyos szakmai hibát követett el; nem teljesítette a társadalombiztosítási járulékok fizetésére vonatkozó kötelezettségeit; nem teljesítette az adók fizetésére vonatkozó kötelezettségeit; nem szolgál, vagy megtévesztő információval szolgál a kiválasztás mennyiségi kritériumait illetően; a nemzeti törvényhozás rendelkezésével ellentétben nem szerepel a szakmai névjegyzékben. A pályázatra meghívandó cégtípus kiválasztása 2. LÉPÉS A KIVÁLASZTÁS KRITÉRIUMAI Pénzügyi és gazdasági kapacitás A szolgáltató fel tud mutatni: banki kimutatást/kockázatbiztosítást mérlegeket a teljes forgalomról szóló kimutatást egyéb igazolásokat. Képességek és szakmai kapacitás A szolgáltató be tud nyújtani dokumentumokat a következők igazolására: végzettség és szakmai képzettség a megelőző három év legfontosabb megbízásai a személyzet és vezetőség létszámának elmúlt három éves átlaga műszaki felszerelés, mely rendelkezésre áll a szerződésben foglaltak teljesítéséhez minőségellenőrzési rendszerek a pályázónak a szolgáltatások mekkora hányadát áll szándékában alvállalkozóknak kiadni. A szolgáltató kiválasztása a) az ár b) a gazdaságilag legelőnyösebb pályázat alapján 3. LÉPÉS AZ ODAÍTÉLÉS KRITÉRIUMAI Az egyes pályázatok elbírálása az odaítélés kritériumai, valamint a pályázati feltételek alapján. A szerződés odaítélésének alapja lehet: a) a gazdaságilag legelőnyösebb pályázat, mely az alábbiak alapján kerül kiválasztásra: minőségi szakmai felkészültség funkcionális jellemzők műszaki háttér és eladás utáni szolgáltatás a szállítás időpontja a szállítás határideje vagy a teljesítés időtartama az ár VAGY b) kizárólag a legalacsonyabb ár. 6

11 4. A legjobb ár-érték arány meghatározása az őrzésbiztonsági szolgáltatások esetében 4.1 Bevezetés Amint az így van más szolgáltatást nyújtó szervezetek esetében is, a nyújtott szolgáltatás színvonala a biztonsági cégeknél is bizonyos meghatározó tényezőkön múlik. Ezen tényezők közül a képességek, a szakértelem és a helyszíneken dolgozó munkatársak motivációja a legfontosabbak, hiszen ezek határozzák meg a munka során nyújtott mindennapi teljesítményt, valamint a lakossággal és a megbízókkal fennálló kapcsolatot is. Ráadásul a tevékenységek szervezése, valamint a helyszíneken dolgozó munkatársak és szolgáltatások irányítása is első osztályú kell hogy legyen, hogy biztosítani lehessen a nyújtott szolgáltatás lehető legmagasabb színvonalát. Hasonló jelentőséggel bír a helyszíneken dolgozó munkatársak rendelkezésére álló, műszaki felkészültséggel, tevékenységekkel és humán erőforrással kapcsolatos infrastruktúra, valamint a szerződéskötésekért felelős csapat. Végezetül elengedhetetlen, hogy minden tevékenység mögött olyan céges infrastruktúra álljon, mely nem csak a minőségi szolgáltatás nyújtásához szükséges szakmai előélettel rendelkezik, hanem olyan üzletpolitikát folytat, mely megfelel a megbízó követelményeinek. A négy meghatározó terület tehát, melynek alapján egy biztonsági szolgáltatás nyújtására szerződő cég szakmai felkészültségét értékelni lehet, a következő: őrzési személyzet szerződésvezetés/tevékenységek szerződés-infrastruktúra a cég. Hangsúlyozni kell, hogy azoknak a szerződő szervezeteknek, melyek az alább bemutatásra kerülő minőségi kritériumok közül néhányat (vagy mindet) alkalmazni szeretnék, a pályázati kiírásban fel kell hívniuk a figyelmet az odaítélés általános kritériumaira. Amennyiben ezek nem jelennek meg a szerződési dokumentumokban, egy nyílt pályázati kiírás mintája megtalálható e kézikönyv 5. részében. 4.2 Őrzési személyzet Tapasztalat Bármely magánbiztonsági cég legértékesebb eszköze az őrzési személyzet. Az ő szakképzettségükön és tapasztaltságukon áll vagy bukik a mindennapi teljesítmény. Elengedhetetlen tehát, hogy a pályázó cég garantálni tudja, hogy a biztonsági munka jellegétől függően a munka elvégzésére kiválasztott személyzet rendelkezik a szükséges tapasztalattal és szakképzettséggel ahhoz, hogy magas színvonalú szolgáltatást nyújtson. Különleges felkészültséget igénylő vagy kényes őrzési körülmények esetében a szerződő szervezet elvárhatja annak igazolását, hogy a kijelölt munkatársaknak van tapasztalata az ilyen, vagy hasonló körülmények között folyó munkában. Bizonyos nagy kockázatú helyszínek, mint a követségek, esetében a szerződő szervezet ragaszkodhat ahhoz, hogy a szolgálatra kijelölt személyzet minden fontos tagjától szakmai önéletrajzot kérjen (vagy biztosítsák arról, hogy a már meglévő tapasztalt személyzetet továbbra is alkalmazzák). Más esetekben elegendő lehet, ha információ áll rendelkezésre arról, hogy a dolgozók átlagosan hány évet töltöttek alkalmazásban ebben az iparágban. Amennyiben egy szerződés jelentős számú kiegészítő személyzet alkalmazását teszi szükségessé, a pályázó cégeknek bizonyítaniuk kell alkalmasságukat arra, hogy új alkalmazottakat vegyenek fel, vagy átvegyék a tapasztalt személyzetet és megfelelő képzést nyújtsanak. Az őrzési személyzet képességei és szakértelme Bármely olyan (nemzetileg elismert vagy kötelező) alapképzés, melyben a személyzet részesült, további bizonyítékul szolgálhat ahhoz, hogy a szerződésben foglalt tevékenységek ellátására kijelölt dolgozók rendelkeznek azokkal a legfontosabb képességekkel és szakértelemmel, melyek egy őrtől elvárhatók. A szerződő szervezeteknek részletesen fel kell sorolniuk a pályázati kiírásban minden olyan további, szakmai vagy a szerződéssel összefüggő képesítést, melyet a különleges őrzési feltételek között végzett tevékenységekre kijelölt munkatársaktól elvárnak. A pályázókat felkérhetik arra, hogy igazolják, munkatársaik mikor és hol szerezték ezeket a képesítéseket, vagy mikor és hol fog erre sor kerülni még a szerződés életbe lépése előtt. A pályázó által nyújtott tájékoztatás a meglévő képzési lehetőségekről és azok minőségéről biztosítékot nyújthat arra nézve, hogy a személyzet szakértelmét és képességeit rendszeresen fejlesztik. Általánosan elismert tény, hogy a rendszeres képzésben részesülő dolgozók nagy valószínűséggel sokkal motiváltabbá és az iparág iránt elkötelezettebbé válnak. Amennyiben ilyen lehetőségek állnak rendelkezésre, az azt is jelentheti, hogy megfelelően képzett utánpótlás is igénybe vehető, amennyiben az őrök létszámának növelésére rövid határidőn belül igény merülne föl (például vészhelyzetben). A munkaadó által finanszírozott képzésnek együtt kell járnia egy olyan jól átlátható pályaképpel, mely mind a vízszintes, mind a függőleges előrelépést lehetővé teszi. Ez szintén a magasabb szintű motivációt szolgálja, és végeredményképpen a jobb minőségű szolgáltatás elérését teszi lehetővé. A szerződő szervezetek az őrzési feltételek természetétől függően olyan további képességek és szakképzettség igazolását is igényelhetik, mint például a nyelvtudás, vagy más, a szerződéssel összefüggő képességek. Ezeket az igényeket közzé kell tenni a pályázati kiírásban, amennyiben nem jelennek meg a pályázat dokumentumai között. 7

12 Kiválasztás, alkalmazás és ellenőrzés Fontos, hogy a cégek részletes adatokkal tudjanak szolgálni a személyzet kiválasztásának, alkalmazásának és ellenőrzésének rendezett folyamatairól. Ezeket a folyamatokat ideális esetben egy megfelelően képzett és elkötelezett személyzetis csapatnak kell intéznie. Amennyiben ez így van, ez azzal a megnyugtató tudattal jár, hogy a vállalkozás minden igénybe vett dolgozója megfelel a szerződő szervezetek által kívánatosnak tartott színvonalnak. A (nemzeti törvényhozás keretein belül levő) szigorú belső ellenőrzési folyamatok működésének igazolása különösen fontos lehet olyan hatóságok számára, melyek biztosak akarnak lenni abban, hogy a szerződésben foglalt feladatok végrehajtására kijelölt dolgozók büntetlen előéletűek és amennyiben ennek jelentősége van nincsenek olyan anyagi terheik, melyek akadályozhatnák őket a munkavégzésben, vagy melyek nem összeegyeztethetők a szerződő szervezet feddhetetlenségével, vagyonával vagy ügyfeleivel, esetleg veszélyeztetik a lakosságot. A szerződő szervezetek annak igazolását is igényelhetik, hogy a pályázó alkalmazási gyakorlata az egyenlő esélyek biztosításán alapszik és faji előítéletektől mentes, s mint ilyen, összhangban van saját egyenlőségi politikájukkal. Amennyiben a hatóságok ragaszkodnak ezeknek az elveknek a betartásához, ez egyértelmű jelzés lehet a pályázók számára, melynek figyelembe vétele sokat javíthat azok profilján és egyenlőségi politikájuk sikeres alkalmazásán. Foglalkoztatási feltételek Széles körben elismert az a tény, hogy egy igazsásos és átlátható jutalmazási rendszer működésének kedvező hatása van a tapasztalt személyzet megtartására, tagjainak motiváltságára, munkájukkal kapcsolatos elégedettségükre, és ezáltal a teljesítmény minőségére is. Ilyen rendszerek működésének bizonyítékaként szolgálhat a hatályban lévő kollektív szerződések betartása, további, teljesítménnyel kapcsolatos jutalmazási struktúrák, valamint személyzetminősítő és értékelési rendszerek megléte is. Mindezeken kívül egy, a fizetések rendszeres felülvizsgálatát és a továbbképzési követelményeket magába foglaló rendszernek is működnie kell. Annak elkerülése érdekében, hogy a szerződéseket rossz hírű cégeknek ítéljék oda, a szerződő szervezetek annak bizonyítékait is látni kívánhatják, hogy a cég őrzési személyzetének munkakörülményei megfelelnek a nemzeti törvényhozás és/vagy a kollektív szerződések által megszabottaknak. Amennyiben kollektív szerződés nincs hatályban, a munkaidőről és a műszakok hosszáról a szolgálati beosztásnak kell tájékoztatást nyújtania. Ez azért fontos, mert a túlságosan hosszú munkaidő balesetekhez és a biztonsági előírások megszegéséhez vezethet. Kívánságra a cég egészségügyi és biztonsági politikájának és eljárásainak egy példányát is hozzáférhetővé kell tenni. A jól szabályozott munkakörülmények és az alkalmazottak rendelkezésére bocsátott információk és konzultációs lehetőségek csökkentik a viták felmerülésének esélyét és a személyzet, a megbízók, valamint a lakosság egészségével és biztonságával kapcsolatos kockázatokat csakúgy, mint a megbízók vagyonával kapcsolatos kockázatokat. 4. TÁBLÁZAT: AZ ŐRZÉSI SZEMÉLYZETTEL KAPCSOLATOS MINŐSÉGI KRITÉRIUMOK ŐRZÉSI SZEMÉLYZET Tapasztalat az iparágban szerzett tapasztalat Képességek és szakértelem Kiválasztás, alkalmazás és ellenőrzés Foglalkoztatási feltételek Egyéb, az ügyfél által meghatározott kritériumok a konkrét szerződés feladataival kapcsolatos tapasztalat alapképzés további képzés és képesítések a konkrét szerződés feladataival kapcsolatos képzés ismétlődő képzés egyéb képességek (pl.: nyelvtudás) karrierlehetőségek az alkalmazás és kiválasztás módszerei ellenőrzés fizetési és juttatási szintek munkakörülmények a fent felsorolt kritériumoknak való megfelelés igazolása; mindezeknek a vonatkozó európai és nemzeti törvényi kereteken belül kell maradniuk 4.3 Szerződésvezetés / tevékenységek A vezetőség Olyan esetekben, amikor a biztonsági tevékenységek elvégzésére külső céget szerződtetnek, a szerződő szervezetek általában minél nagyobb mértékben próbálják biztosítani azt, hogy a szerződött tevékenységek elvégzésének ellenőrzéséhez a lehető legkisebb mértékben kelljen hozzájárulniuk. A szerződött cég vezetőségének szakértelme és szervezettsége éppen ezért kiemelkedő jelentőséggel bír. A megbízónak nyugodtnak kell lennie afelől, hogy a szerződött vezetőség minden tagja rendelkezik a szükséges szakképzettséggel, mely megfelel a megbízó igényeinek. Egyértelműen ki kell jelölni, hogy kinek meddig terjed a felelőssége, valamint kimutathatóvá kell tenni, hogy gyorsak a reakcióidők és megfelelő utánpótlás áll rendelkezésre. Következésképpen a pályázatnak információt kell szolgáltatnia a vezetőség minden egyes tagjának szakképzettségéről és tapasztaltságáról, valamint arról, hogy felelősségük meddig terjed a szerződés keretein belül. Meg kell állapítani azt is, hogy milyen gyorsan tudják kezelni a megbízó estleges kifogásait és kié a végső felelősség. Különleges őrzési körülmények esetén, vagy amikor a tevékenység azonnali, problémamentes beindításáért felárat fizetnek, a szerződésben foglalt tevékenységek terén szerzett tapasztalatok igazolását is kérhetik. 8

13 A helyszínen dolgozó szerződött vezető A megbízó számára a helyszínen dolgozó vezető a legfontosabb kontaktszemély minden, a szerződés teljesítésével kapcsolatos ügyben, ezért alapvető fontosságú, hogy a megbízó teljes mértékben elégedett legyen ennek a személynek a szakképzettségével és képességeivel. A pályázóknak tehát részletes információval kell szolgálni a helyszínen dolgozó vezető személyét, szakképzettségét és tapasztaltságát illetően. Bizonyos esetekben elvárható, hogy különleges, a konkrét szerződés legapróbb részleteit is érintő tudással rendelkezzen annak érdekében, hogy a hosszú betanulási folyamat és az esetleges biztonsági kockázatok felmerülése elkerülhetők legyenek. Ezekben az esetekben a helyszínen dolgozó vezetőnek tanúbizonyságot kell adnia arról, hogy tökéletesen tisztában van a megbízó cég elvárásaival, szervezeti felépítésével és biztonsági politikájával. A működési tervnek tartalmaznia kell olyan intézkedéseket, melyek értelmében a helyszínen dolgozó vezetőt könnyen és gyorsan el lehet érni, s biztosítani kell, hogy képes legyen hatékonyan, jól körülhatárolt felelősségi körén és meghatározott reakcióidőn belül dönteni. A szolgálati beosztás A pályázatban felvázolt működési tervnek be kell bizonyítania a megbízó számára, hogy a vállalkozó rendelkezik az ahhoz szükséges tudással a megfelelő őrzési környezetet illetően, hogy olyan beosztási módszert alkalmazzon, mely megfelel a megbízó követelményeinek és a szerződésben foglaltak teljesítésének alapjául szolgálhat. A beosztási módszernek a következőket kell biztosítania: a feladatra alkalmas dolgozók beosztása; a szerződés megfelelő időben történő végrehajtása; a szerződés megfelelő helyen történő végrehajtása; a dolgozók jó előre legyenek tisztában a beosztásuk idejével; a dolgozók rendelkezzenek kielégítő információval beosztásukat illetően; a megbízónak látnia kell a beosztást; a beosztás igény szerinti rugalmassága; a beosztásnak összhangban kell lennie a szabályozásnak megfelelő munkakörülményekkel a szerződés a beosztás szerint kerül teljesítésre ellenőrzést végeznek minden egyes szolgálati kör kezdetekor, folyamán és végén. megbízót minden szükséges változtatásról tájékoztatják, s azokat megbeszélés tárgyává teszik. A működési tervben foglalt információk alapján a megbízó meg kell tudnia győződni arról, hogy rendszeresen, meghatározott napokon és időpontokban ellenőrizheti a szerződésben foglaltak teljesítését. Ennek érdekében a pályázó által benyújtott javaslatnak vázolnia kell egy átfogó jelentési rendszert, mely a következőket biztosítja: a jelentést mindig megírják és mindig a megfelelő időben; a jelentésben adott válaszok a lényegi kérdéseket érintik; a jelentés objektív; a jelentés elkészítésének módja a dolgozót nem hátráltatja a biztonsági szerződésben foglalt tevékenység végrehajtásában; a jelentés elkészítése több, mint adminisztrációs feladat; a jelentés a megbízó egyéni igényei szerint készül; a jelentéseket egybevetik és elemzik; az így nyert információk felhasználhatók javító és megelőző lépések esetén. Annak érdekében, hogy a megbízó számára biztosítani lehessen a legkisebb időráfordítást, a működési indítványban meg kell határozni a szerződés kezelésének módját, valamint a megbízóval való megbeszélések gyakoriságát és szervezésének módját is. Kiegészítő szolgáltatások A pályázó cég központjában nyújtott, a szerződés végrehajtását hatékonyan kiegészítő szolgáltatások nagyban elősegítik a szerződésben vállalt tevékenységek problémamentes végrehajtását. A működési indítványnak tartalmaznia kell információt a cég központja által rendelkezésre bocsátott kiegészítő szolgáltatásokat illetően (mint például adminisztráció, számlázás, személyzeti ügyek). Információval kell szolgálni az ellenőrzések menetrendjét és gyakoriságát illetően is. Az ellenőrzések során alkalmazott eljárás bizonyságot kell jelentsen a megbízó számára abban a tekintetben, hogy az ellenőrzéseket a lehető legnagyobb mértékű objektivitással végzik és az elvárt színvonaltól való bármilyen eltérést azonnal orvosolnak. A működési tervnek azt is szemléltetnie kell, hogy a pályázó cég képzett és tapasztalt munkaerő tekintetében megfelelő szervezeti kapacitással rendelkezik annak biztosításához, hogy bármely dolgozót rövid idő alatt helyettesíteni tudjon, vagy erősítést tudjon biztosítani a számára. A pályázónak bizonyítania kell hogy olyan működő, vagy bármikor működésbe hozható eljárásokkal bír, melyek garantálják a szerződésben vállalt tevékenységek megkezdésének és működtetésének gyors és problémamentes menetét, még előre nem látható helyzetek felmerülése esetén is. Biztosítania kell a megbízót arról is, hogy minden olyan eljárást, melyről a megbízóval külön megegyezés született, mindig követni fognak, valamint a 9

14 5. TÁBLÁZAT: A SZERZŐDÉSVEZETÉSSEL ÉS TEVÉKENYSÉGEKKEL KAPCSOLATOS MINŐSÉGI KRITÉRIUMOK SZERZŐDÉSVEZETÉS / TEVÉKENYSÉGEK A vezetőség a vezetőség felépítése, szakképzettsége és szervezettsége A helyszínen dolgozó vezető A szolgálati beosztás Kiegészítő szolgáltatások Egyéb, az ügyfél által meghatározott kritériumok a vezetőség konkrét szerződéssel kapcsolatos ismeretei szakképzettség és tapasztalat a konkrét szerződéssel kapcsolatos ismeretek elérhetőség reakcióidő beosztási módszerek utánpótlási kapacitás általános és a megbízó által meghatározott eljárások jelentések kapcsolattartás a megbízóval ellenőrzések a központ által nyújtott kiegészítő szolgáltatások a fent felsorolt kritériumoknak való megfelelés igazolása; mindezeknek a vonatkozó európai és nemzeti törvényi kereteken belül kell maradniuk 4.4 Szerződés-infrastruktúra Annak érdekében, hogy biztosítani lehessen az őrizendő helyszínek és a lakosság biztonságát, alapvetően fontos, hogy a szerződésben vállalt feladatok végzése során használt felszerelés és műszaki eszközök megfelelő és jól karbantartott állapotban legyenek, s azokat szakképzett személyzet használja. A pályázók által benyújtott működési terveknek és szakmai javaslatoknak tehát kielégítő információt kell tartalmazniuk arra vonatkozóan, hogy a következőkben felsorolt követelményeknek eleget tudnak tenni. Felszerelés Minden használatban levő kommunikációs eszköznek és rendszernek meg kell felelni a konkrét szerződés és a helyszín követelményeinek, valamint az esetleges kockázatok szintjének. Biztosítaniuk kell mind a helyszín, mind az azon levő személyek vagy ingatlan biztonságát, csakúgy, mint a dolgozóét. Minden eszközt szükséges rendszeresen ellenőrizni és karbantartani. Hasonlóképpen, a használt informatikai eszközöknek (hardver és szoftver) is megfelelőeknek kell lenniük a szerződésben foglalt feladatok teljesítéséhez, és karbantartás céljából rendszeres ellenőrzésnek kell alávetni őket. Az eszközöknek és használatuknak meg kell felelniük az egészségügyi és biztonsági irányelveknek is. A biztonsági őrök külső megjelenése különösen fontos az általuk közvetett módon képviselt hatóságról kialakított kép szempontjából. Ezért a pályázóknak megfelelő színvonalú egyenruhával kell ellátni minden munkatársukat, vagy biztosítaniuk kell, hogy a kiadott egyenruhákat viseljék és megfelelően gondozzák is. Minden fegyvernek, mely a helyszín és az ott lévő személyek biztonságának védelmére szolgál, a célnak megfelelőnek kell lennie, valamint megfelelően kell őket használni, karbantartani és tárolni. Kizárólag olyan dolgozók használhatják azokat, akik rendelkeznek a fegyverhasználathoz szükséges engedélyekkel, kiképzéssel és tapasztalattal. A fegyvereket nyilván kell tartani és rendszeresen ellenőrizni. A szakmai javaslatnak ki kell térnie arra, hogy ki és milyen körülmények között használhatja azokat. Minden dolgozónak tisztában kell lennie a fegyverekkel kapcsolatos eljárásokkal. A szerződésben foglalt feladatok ellátásánál használt minden járművet egyértelmű jelöléssel kell ellátni és jó állapotban kell tartani. Világosan meg kell határozni, hogy ki jogosult a használatukra és milyen módon kell őket használni. A szerződött feladatok teljesítéséhez használt kutyáknak rendelkezniük kell a konkrét feladat ellátásához szükséges kiképzéssel, és a velük dolgozó munkatársaknak is szakképzetteknek kell lenniük. A szakmai javaslatnak ki kell térnie arra, hogy hol fogják használni őket. Műszaki háttér A szakmai javaslatnak tartalmaznia kell a szükséges információt, mely meggyőzi a megbízót arról, hogy korszerű, a célnak megfelelő és jól karbantartott műszaki eszközök biztosítják a felügyelet folyamatosságát. Az ilyen eszközöket használó munkatársaknak rendelkezniük kell a használatra vonatkozó szakképzettséggel, valamint azt is biztosítani kell, hogy a karbantartást végző személyzet elérhető legyen. Azokban az esetekben, amikor zárt láncú televíziós rendszerek, beléptetés-ellenőrzési rendszerek, őrellenőrző rendszerek, riasztók vagy központi megfigyelő rendszerek működtetésére van szükség a szerződésben foglalt feladatok végrehajtásához, a műszaki javaslatnak a következőket kell igazolnia a pályázókkal kapcsolatban: megfelelő ismeretekkel rendelkeznek a rendszer hatékony működtetéséhez; a legkorszerűbb technológia áll rendelkezésre; képesek gondoskodni a beszerelésről, vagy műszaki karbantartó szolgáltatásokat vesznek igénybe; a megfelelő szakemberek állnak rendelkezésre; képesek a rendszer karbantartását ellátni. 10

15 6. TÁBLÁZAT: A SZERZŐDÉS- INFRASTRUKTÚRÁVAL KAPCSOLATOS MINŐSÉGI KRITÉRIUMOK SZERZŐDÉS-INFRASTRUKTÚRA Felszerelés kommunikációs eszközök és rendszerek informatikai eszközök (hardver és szoftver) egyenruhák fegyverek járművek kutyák Műszaki háttér zárt láncú televíziós rendszerek beléptetés-ellenőrzési rendszerek őr-ellenőrzői rendszerek riasztók központi megfigyelő rendszerek Egyéb, az ügyfél által meghatározott kritériumok 4.5 A cég a fent felsorolt kritériumoknak való megfelelés igazolása; mindezeknek a vonatkozó európai és nemzeti törvényi kereteken belül kell maradniuk A következőkben vázolt kritériumok segítenek a szerződő szervezeteknek abban, hogy meghatározhassák, milyen típusú céggel kívánnak szerződni méret, kapacitás, alkalmazottak száma, forgalom, szakosodás vagy tapasztalati kör tekintetében. Felépítés és szervezet A pályázókat arra kérik, hogy nyújtsanak tájékoztatást cégük szervezeti felépítéséről, az általuk nyújtott szolgáltatások köréről, és az ezen a területen történő működésük időtartamáról. Azoknak a pályázóknak, akik jó minőségű szolgáltatást kívánnak nyújtani, egészségügyi és biztonsági eljárásaikról és politikájukról is szükséges információkkal szolgálni. Ezeknek összhangban kell lenni az európai szabályozással és nemzeti törvényekkel. Amennyiben egy cég egészségügyi és biztonsági szempontból megfelelő szakmai múlttal rendelkezik, valamint tanácsadó és támogató szolgáltatások állnak az erőszakos támadást átélt dolgozók rendelkezésére, az azt jelzi, hogy olyan cégről van szó, mely a munkaerőt legfontosabb értékének tekinti. Következésképpen valószínűleg jobb minőségű munkakörülményeket biztosít dolgozói számára, melynek eredménye a feladatok elhanyagolásának kisebb mértéke és a személyzet motiváltságának növekedése lesz. Ezeken felül a minőségi szolgáltató stratégiai fejlesztés, megfelelő alkalmazási folyamatok és politika, esélyegyenlőségi politika, képzés, a megbízóval való jó kapcsolattartás, erős adminisztrációs és könyvelési háttérszolgáltatások működésének is bizonyságát tudja adni. Amennyiben a cég tagja bármely elismert szakmai szervezetnek, a tagság igazolása szintén szükséges. Biztonság A minőségi szolgáltatóknak vázolniuk kell biztonsági politikájukat, valamint azt, hogy ezt milyen módon szándékoznak alkalmazni a szerződéssel kapcsolatban. Ez lehetővé teszi a szerződő szervezetek számára, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy ez a politika összhangban van-e saját követelményeikkel. A pályázó cégektől azt is igényelni kell, hogy mutassák be a konkrét szerződés feladataihoz kapcsolódó szakmai előéletüket, igazolják a biztonsági iparágban aktívan eltöltött éveik számát, és ha szükséges, szolgáljanak a konkrét szerződéshez kapcsolódó referenciákkal. Ezeknek a cég által alkalmazott munkatársak szakképzettségére és tapasztaltságára vonatkozó információkat is tartalmazniuk kell. Minőség A cég által követendőnek tartott minőségi elvárásokról szintén tájékoztatást kell nyújtani. A minőségellenőrzést szolgáló eljárásokat világosan meg kell határozni, és lehetővé kell tenni ezek ellenőrzését. A szerződéshez kapcsolódó minőségi igazolásokat szintén be kell nyújtani. Humánerőforrás-menedzsment Egy cég humánerőforrás-politikája jól mutatja az általa alkalmazható és megtartható személyzet minőségét. Ezáltal világos képet lehet kapni a cég által nyújtott képzésekről, karrierlehetőségekről, valamint a szakmai kiválasztás és alkalmazás gyakorlatáról, melynek biztosítani kell az objektivitást és az egyenlő esélyek elvének betartását. A személyzet elégedettségét vizsgáló felmérések szintén meggyőző bizonyítékul szolgálhatnak. A pályázóknak tájékoztatást kell nyújtaniuk a cégük által alkalmazott (operatív és adminisztratív) dolgozók teljes létszámáról, a teljes munkaidőben, részmunkaidőben, valamint ideiglenesen foglalkoztatott dolgozók körében tapasztalt fluktuációról, és a fluktuációban az elmúlt három év során végbemenő változásokról. Ezek az adatok nem csak a cég méretét és foglalkoztatási struktúráját mutatják meg, hanem a személyzet elégedettségi szintjét is. Ennek megerősítésére szolgálhatnak azok az adatok is, melyek a dolgozók körében a feladatok elhanyagolási szintjét mutatják. A vészhelyzetek gyors kezelésének biztosítása érdekében a cégeknek olyan feltételekkel kell rendelkezniük, melyek lehetővé teszik a bejövő vészjelzések állandó figyelését (24 órán át működő ellenőrzőszoba) csakúgy, mint a személyzet azonnali és hatékony beavatkozását vészjelzés után, valamint a helyszínen lévő dolgozók megfigyelését. 11

16 Referenciák A korábbi ügyfelek elégedettségét igazoló bizonyítékok mindig megmutatják a minőségi szolgáltatót, tehát a konkrét szerződéssel vagy az iparággal kapcsolatos referenciáknak kívánságra rendelkezésre kell állniuk. A szerződő szervezet pontokat adhat a szerződésben foglalt feladatok korábbi kielégítő teljesítéséért. Bizonyítványok és díjak Azok a kapott bizonyítványok és díjak, melyek a szerződésben foglalt tevékenységekkel kapcsolatba hozhatók (például kiváló szolgáltatás vagy képzés nyújtásáért), szintén figyelembe vehetők, hiszen fémjelzései lehetnek a minőségi szolgáltatónak. 7. TÁBLÁZAT: A CÉGGEL KAPCSOLATOS MINŐSÉGI KRITÉRIUMOK Felépítés és szervezet A CÉG szervezeti felépítés szolgáltatások köre egészségügyi és biztonsági politika céges eljárások Biztonság politika 24 órán át működő ellenőrzőszoba szakmai szervezeti tagság szakmai előélet Minőség politika, tapasztalat és gyakorlat HRM politika és gyakorlat alkalmazottak száma személyzeti fluktuáció feladatok elhanyagolása Referenciák az iparággal kapcsolatos referenciák Bizonyítványok és díjak Egyéb, az ügyfél által meghatározott kritériumok a konkrét szerződéssel kapcsolatos referenciák a konkrét szerződésben foglalt feladatok elvégzésében szerzett korábbi tapasztalatok a konkrét szerződéshez kapcsolható bizonyítványok díjak a fent felsorolt kritériumoknak való megfelelés igazolása; mindezeknek a vonatkozó európai és nemzeti törvényi kereteken belül kell maradniuk 12

17 5. Értékelési útmutató Amint az ennek a kézikönyvnek a 3. részében olvasható, minden pályázat-odaítélési folyamat három lépésben történik, melyek során a pályázatokat meghatározott kizárási, kiválasztási és odaítélési kritériumok alapján értékelik. A 9. táblázat mutatja a pályázat-odaítélés folyamatának három lépését, a kézikönyv 4. részében kifejtett minőségi kritériumok felhasználásával. Abban az esetben is, amikor a pályáztatási folyamatot egyetlen lépésben végzik el, logikailag el lehet különíteni a kizárás, kiválasztás és odaítélés kritériumait. A kizárás és kiválasztás kritériumai pusztán arra szolgálnak, hogy azokat a cégeket eltávolítsák a pályáztatási folyamatból, melyek a) nem tesznek eleget az adózással vagy társadalombiztosítási járulékok fizetésével kapcsolatos törvényes követelményeknek vagy nincsenek stabil anyagi helyzetben b) méret vagy szaktudás tekintetében nem felelnek meg a kiválasztás alapvető kritériumainak. A pályázatokban benyújtott szakmai és működési javaslatok végső, részletes értékelése az odaítélési kritériumok alapján, valamint az árajánlat figyelembe vételével történik. A kézikönyvben javasolt legjobb ár-érték arány értékelési útmutató lehetővé teszi a szerződő hatóságok számára, hogy saját prioritásaikat vegyék figyelembe az alábbiakkal kapcsolatban: az ár fontossága a szakmai felkészültséghez képest (1. LÉPÉS); a szakmai felkészültség kritériumain belül elkülöníthető különböző kategóriák fontossága (pl.: az őrök színvonala, szerződésvezetés, szerződés-infrastruktúra és a cég - 2. LÉPÉS); a szakmai felkészültség meghatározott kritériumainak fontossága az egyes kategóriákon belül (3. LÉPÉS). Az európai törvényhozás szabályozásának értelmében a szerződő szervezeteknek a pályázati kiírásban közzé kell tenniük azokat az odaítélési kritériumokat, melyeket alkalmazni kívánnak, amennyiben ezek nem jelennek meg a szerződés dokumentumaiban (4. LÉPÉS). Csupán az 1. és 2. LÉPÉSben felsorolt odaítélési kritériumokat szükséges részletezni. Mindezeket követően egy könnyen használható pontozási rendszer segítségével lehet meghatározni, hogy melyik pályázó kínálja a legjobb ár-érték arányt (5. LÉPÉS). 1. LÉPÉS Az ár fontossága a szakmai felkészültséghez képest A legjobb ár-érték arányt kínáló ajánlat szakmai és árbeli kritériumok alapján történő kiválasztásához a következő képlet használható, melynek segítségével megállapítható a teljes ajánlati pontszám: A pályázó ajánlati pontszáma = Szakmai pontszám + Ár-pontszám A szerződő szervezetnek szabadságában áll prioritásai alapján meghatározni, hogy a szakmai vagy az árpontszámnak tulajdonít-e nagyobb jelentőséget. A minőség és ár közötti egyensúlyt úgy lehet kialakítani, hogy mindkét kategóriának bizonyos pontszámot adunk a 100-ból. Például: Szakmai pontszám Prioritás a szakmai felkészültség és ár között A minőség és ár egyformán fontosak A minőség fontosabb, mint az ár, de az ár még mindig fontos tényező A minőség kiemelkedő fontossággal bír, az ár csupán másodlagos szempont Az ár fontosabb, de a minőség még mindig fontos tényező Az ár fontosabb, a minőség csupán másodlagos szempont 2. LÉPÉS - A szakmai felkészültség kritériumain belül elkülöníthető különböző kategóriák fontosságának meghatározása Ez a kategória lehetővé teszi a pályáztató szervezetek számára, hogy meghatározzák a kritériumok azon kategóriáit, melyek számukra a legfontosabbak a szakmai értékelés során. Ezt úgy tehetik meg, hogy az 1. LÉPÉSben a szakmai felkészültségre adott pontszámot különböző arányban felosztják a kategóriák között. Kategória Őrök Szerződésvezetés Árpontszám Szerződésinfrastruktúra Prioritás a szakmai kritériumok kategóriái között Az őrök kategóriának adott magas pontszám azt jelzi, hogy a feladatokra kijelölt őrzési személyzet színvonala, képességei és szakmai képzettsége elsődleges szempont. A szerződésvezetés kategóriának adott magas pontszám azt jelzi, hogy a szerződésért felelős vezető, valamint a vezetés szakértelme kiemelkedő fontossággal bír. A szerződés-infrastruktúra kategóriának adott magas pontszám azt jelzi, hogy a felhasználandó műszaki infrastruktúrának nagy jelentőséget tulajdonítanak. Cég A cég kategóriának adott magas pontszám azt jelzi, hogy a pályáztató számára fontos a stabilitás, a megbízhatóság és a teljesítőképesség. 13

18 A PÉLDA A szakmai pontszám összesen 60 pont B PÉLDA A szakmai pontszám összesen 40 pont C PÉLDA A szakmai pontszám összesen 80 pont D PÉLDA A szakmai pontszám összesen 20 pont Kategória Pontok Prioritások Őrök 25 A szerződés teljesítése során a legfontosabb tényező az őrzési személyzet színvonala. Szerződésvezetés 15 Jól képzett szerződésvezető csapatra van szükség jól megalapozott szakmai tudással és a tevékenységek hatékony irányításával. Szerződésinfrastruktúra 10 A műszaki tényezőket szintén figyelembe veszik. Cég 10 A cégtől stabilitást, megbízhatóságot és teljesítőképességet várnak el. Kategória Pontok Prioritások Őrök 30 Az őrzési személyzet színvonalát tartják a legfontosabbnak. Szerződésvezetés 5 Az ellenőrzés fontosabb az egyeztetésnél. Szerződésinfrastruktúra 2 A szerződésnek viszonylag alacsony a műszaki tartalma. Cég 3 Megbízható partnert várnak, de a változatás sem probléma. Kategória Pontok Prioritások Őrök 40 Az őrzési személyzet színvonalát tartják a legfontosabbnak. Szerződésvezetés 15 A szerződés teljesítéséhez innovatív vezetésre, valamint a vezetés és a megbízó közötti szoros kapcsolattartásra van szükség. Szerződésinfrastruktúra 10 A szerződés teljesítése során jelentős szerepet játszik az alkalmazott technológia. Cég 15 A pályáztató nagy hangsúlyt fektet a stabilitásra és megbízhatóságra. A változtatás költségei nagyon magasak. Kategória Pontok Prioritások Őrök 18 Könnyen elvégezhető szolgáltatásra van szükség, a változtatás nem probléma, az ár a legfontosabb szempont. Szerződésvezetés 2 A vezetéssel fenntartott kapcsolat kis mértékű. Szerződésinfrastruktúra 0 A szerződésnek nincs műszaki tartalma. Cég 0 A teljesítmény nem fontos, az ár a legfontosabb szempont. 14

19 3. LÉPÉS Prioritások a műszaki felkészültséget érintő odaítélési kritériumokon belül Ez a lépés lehetővé teszi a szerződő szervezetek számára, hogy részletes fontossági sorrendet állítsanak fel az egyes kategóriákon belül, a 2. LÉPÉSben adott pontszám elosztásának segítségével (a minőséget érintő odaítélési kritériumokat lásd a 4. rész táblázataiban). A PÉLDA A szakmai felkészültségért kapott 60 pontból az őrök kategória 25 pontot kapott: Az odaítélés minőségi kritériumai Az iparágban szerzett tapasztalat A konkrét szerződés feladataival kapcsolatos tapasztalat Pontok Prioritások 4 Alapvetően fontos, hogy az őrök rendelkezzenek az iparágon belül szerzett tapasztalattal, a problémamentes kezdési és átadási időszak biztosítása érdekében. 2 Szükség van a konkrét szerződés feladataival kapcsolatos tapasztalatra, mivel az őrzési környezet speciális készségeket igényel. Alapképzés 4 Az őröknek részesülniük kellett bizonyos szintű alapképzésben annak érdekében, hogy biztosítani tudják a minőségi szolgáltatást. További képzés és képesítések 1 A további képzés előnyös lehet. A konkrét szerződés feladataival kapcsolatos képzés 2 Szükséges a személyzet fontos tagjainak a konkrét szerződés feladataival kapcsolatos képzése annak érdekében, hogy az őrzési környezet által támasztott kihívásoknak meg tudjanak felelni. Ismétlődő képzés 2 A szerződés feladatainak végrehajtása olyan készségeket vagy technológiát kíván, mely folyamatosan fejlődik. Rendszeres képzésre van szükség a készségek napra készen tartásához. Egyéb képességek 0 Egyéb képességek nem szükségesek. Karrierlehetőségek 2 Figyelembe veszik, hogy a meglévő karrierlehetőségek hozzájárulnak ahhoz, hogy csökkenjen a szakképzett munkaerő elvándorlása. Alkalmazás és 3 A minőségi személyzet kiválasztásának nagy fontosságot tulajdonítanak. kiválasztás Ellenőrzés 3 Az összes őr ellenőrzésére szükség van az őrzési környezet kényes volta miatt. Fizetési és juttatási szintek 1 Figyelembe veszik, hogy a kielégítő fizetési és juttatási szintek hozzájárulnak ahhoz, hogy csökkenjen a szakképzett munkaerő elvándorlása, motivációja viszont nőjön. Munkakörülmények 1 Figyelembe veszik, hogy a kielégítő munkakörülmények hozzájárulnak ahhoz, hogy csökkenjen a szakképzett munkaerő elvándorlása, motivációja viszont nőjön. Egyéb kritériumok 0 Egyéb kritériumok nem játszanak szerepet. A szakmai felkészültségért kapott 60 pontból az szerződésvezetés kategória 15 pontot kapott: Az odaítélés minőségi kritériumai A vezetőség felépítése, szakképzettsége és szervezettsége A vezetőség konkrét szerződéssel kapcsolatos ismeretei A helyszínen dolgozó vezető szakképzettsége és tapasztalata A helyszínen dolgozó vezető konkrét szerződéssel kapcsolatos ismeretei Pontok Prioritások 2 A vezetőség képességei és szakértelme fontos szerepet játszik abban, hogy a tervezés és a szolgáltatás irányítása hibátlan legyen. 1 A vezetés bizonyos tagjainak rendelkezniük kell a szerződésben foglalt feladatokkal kapcsolatos tapasztalattal annak érdekében, hogy tisztában legyenek az őrzési környezet által támasztott követelményekkel. 3 A helyszínen dolgozó vezető szakértelme kiemelkedő fontossággal bír. A közte és a megbízó között fennálló bizalom alapvető a szerződésben foglaltak kielégítő teljesítéséhez, mivel intenzív kapcsolat fenntartására van szükség a megbízó és a helyszínen dolgozó vezető között. A változtatás problémát jelenthet. 2 A helyszínen dolgozó vezetőnek jelentős tapasztalattal kell rendelkeznie a konkrét szerződés feladataival kapcsolatban. A változtatás nehézségeket okozhat. 15

20 Elérhetősége 1 Fontos, hogy a helyszínen dolgozó vezetőt szükség esetén könnyen el lehessen érni. Reakcióideje 2 A gyors reakcióidőnek nagy jelentősége van. A szolgálati beosztás 1 A vezetési tervnek szakértelemről kell tanúbizonyságot tennie a szolgálati beosztás terén. A javaslatnak megfelelőnek kell lennie ahhoz, hogy a szerződés teljesítésének alapjául szolgáljon. Utánpótlási kapacitás 2 Meggyőzően bizonyítani kell, hogy a cégnek megfelelő utánpótlási kapacitás áll rendelkezésére ahhoz, hogy vészhelyzetben is teljesíteni tudja a szerződésben foglalt feladatokat. Általános és a 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. megbízó által meghatározott eljárások Jelentések 1 A jelentéstevés módjának világosnak kell lennie és ki kell elégítenie a megbízó szükségleteit. Kapcsolattartás a 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. megbízóval Ellenőrzések 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. A központ által 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. nyújtott kiegészítő szolgáltatások Egyéb kritériumok 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. A szakmai felkészültségért kapott 60 pontból a szerződés-infrastruktúra kategória 10 pontot kapott: Az odaítélés minőségi kritériumai Kommunikációs eszközök és rendszerek Informatikai eszközök (hardver és szoftver) Pontok Prioritások 2 A kommunikációs eszközök és rendszerek használata a szerződés teljesítésében elsődleges fontossággal bír, a helyszín komplex elrendezése miatt. 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. Egyenruhák 1 A pályázó cégnek megfelelő színvonalú egyenruhákat kell biztosítani dolgozói számára. Fegyverek 1 A fegyverek engedélyezett használata és karbantartása jelentős tényezők. Járművek 1 A szerződésben foglaltak teljesítéséhez megfelelő jelöléssel ellátott járműveket kell biztosítani. Kutyák 2 A jól kiképzett és megfelelően kezelt őrkutyákkal végzett munka a szerződés alapvetően fontos tényezője. Zárt láncú televíziós 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. rendszerek Őr-ellenőrző 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. rendszerek Beléptetés-ellenőrzési 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. rendszerek Riasztók 2 A riasztók használatának és karbantartásának jelentős szerepe van a szerződésben foglaltak teljesítése szempontjából és a vezetési javaslatnak tanúbizonyságot kell tennie az ezzel kapcsolatos ismeretek birtoklásáról. Központi megfigyelő 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. rendszerek Egyéb kritériumok 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. 16

21 A szakmai felkészültségért kapott 60 pontból a cég kategória 10 pontot kapott: Az odaítélés minőségi Pontok Prioritások kritériumai Szervezeti felépítés 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. Szolgáltatások köre 1 A szerződés rugalmasságot és alkalmazkodóképességet igényel a szolgáltatásban. Egészségügyi és 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. biztonsági politika Céges eljárások 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. 24 órán át működő ellenőrzőszoba Szakmai szervezeti tagság 1 Alapvetően fontos, hogy napi 24 órán keresztül biztosított biztonsági háttér és támogatás álljon rendelkezésre. 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. Biztonságpolitika 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. Szakmai előélet 2 A biztonsági iparágban bizonyíthatóan szerzett tapasztalattal rendelkezni kötelező. biztonsági téren Minőségpolitika, tapasztalat és szakmai előélet 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. HRM-politika és - gyakorlat Személyzeti fluktuáció Feladatok elhanyagolása Az iparággal kapcsolatos referenciák A konkrét szerződéssel kapcsolatos referenciák A konkrét szerződésben foglalt feladatok elvégzésében szerzett korábbi tapasztalatok A konkrét szerződéshez kapcsolható bizonyítványok 1 A pályázó cégeknek bizonyítaniuk kell, hogy a szerződés teljesítéséhez kielégítő számú személyzettel és szükség esetén utánpótlással rendelkeznek, vagy képesnek kell lenniük a már meglévő személyzet átvételére. 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. 3 A cégeknek igazolniuk kell, hogy rendelkeznek az iparágon belüli szakmai múlttal, mivel a szerződés teljesítéséhez az iparág alapos ismerete szükséges. 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. 2 Az őrzési környezet összetettsége miatt szükség van a konkrét szerződés feladataival kapcsolatos, bizonyíthatóan megszerzett tapasztalatra. 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. Díjak 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. Egyéb kritériumok 0 A szerződés szempontjából lényegtelen. 17

22 4. LÉPÉS Az odaítélés kritériumainak közzététele a pályázati kiírásban Amint az a 3. részben is olvasható, azoknak a szerződő szervezeteknek, melyek a gazdaságilag legelőnyösebb pályázatnak kívánják odaítélni a szerződést, közzé kell tenniük az odaítélés számukra mérvadó kritériumait a pályázati kiírásban. A 8. táblázat egy nyílt pályázati kiírás szabvány formátumát tartalmazza, az európai szolgáltatásokról szóló direktívához tartozó útmutató alapján. 8. TÁBLÁZAT: EGYÉNI PÁLYÁZATI KIÍRÁS FORMÁTUMA A SZOLGÁLTATÁSOKRÓL SZÓLÓ DIREKTÍVA IIB MELLÉKLETÉBEN FOGLALTAK SZERINT 1. A szerződő hatóság neve, címe, távirati címe, telefonszáma, telex- és faxszáma. 2. A szolgáltatás kategóriája és leírása. Központi termékbesorolási azonosító száma. 3. A teljesítés helye. 4. a) Annak feltüntetése, hogy a szolgáltatás kivitelezését törvény, szabályozás vagy közigazgatási rendelkezés fenntartja-e egy bizonyos szakmában tevékenykedők számára. b) Hivatkozás a fenti törvényre, szabályozásra vagy közigazgatási rendelkezésre. c) Annak feltüntetése, hogy jogi személyek kötelesek-e megjelölni a szerződés kivitelezésében részt vevő munkatársak nevét és szakképzettségét. 5. Annak feltüntetése, hogy a szolgáltatók megpályázhatják-e a szerződésben foglalt feladatoknak csupán egy részét. 6. Ahol szükséges, a változatok kizárása. 7. Határidő meghatározása a szolgáltatás kivitelezésére vagy időtartamára, és - amennyiben lehetséges - a szolgáltatás megkezdésére. 8. a) Azon intézmény neve és címe, ahonnan a szükséges dokumentumokat igényelni lehet. b) Az igénylés határideje. c) Ahol szükséges, a fent említett dokumentumokért fizetendő összeg nagyságának és a fizetési feltételeknek a feltüntetése. 9. a) A pályázatok beadásának végső határideje. b) A cím, melyre a pályázatokat küldeni kell. c) A nyelv vagy nyelvek megjelölése, melye(ke)n a pályázatot meg kell írni. 10. a) Azon személyek felsorolása, akik jogosultak részt venni az ajánlatbontási ülésen. b) Az ajánlatbontás ideje és helye. 11. Ahol szükséges, a kívánt letétek és garanciák feltüntetése. 12. A finanszírozás és kifizetés fő feltételeinek feltüntetése és/vagy hivatkozás a vonatkozó rendelkezésekre. 13. Ahol szükséges, a jogi forma feltüntetése, mely lehetővé teszi a pályázatot megnyerő több szolgáltató összefogását. 14. A szolgáltató saját helyzetére vonatkozó információk, és a tőle megkövetelhető minimális gazdasági és szakmai színvonal megállapításához szükséges információk. 15. Annak az időtartamnak a feltüntetése, melynek folyamán a pályáztató köteles a pályázatot nyitva tartani. 16. A szerződés odaítélésének kritériumai, lehetőleg fontossági sorrendben. Amennyiben a legalacsonyabb áron kívül egyéb kritériumokat is figyelembe kívánnak venni, ezeket meg kell nevezni, ha nem szerepelnek a szerződés dokumentumaiban. 17. Egyéb információk. 18. A kiírás feladásának dátuma. 19. A kiírás megérkezésének dátuma az EU Hivatalos Kiírásainak Irodájába. Forrás: Útmutató a szolgáltatásokról szóló direktíva használatához, EKB Azok a pályáztató szervezetek, melyek a legjobb ár-érték arány alapján kívánják odaítélni a szerződést a gazdaságilag legelőnyösebb pályázatot benyújtó szolgáltatónak, a pályázati kiírásban hivatkozhatnak az útmutatóra a CoESS és az Euro-FIET közötti társadalmi párbeszéd során, 1999 június 10-én létrejött közös vélemény jóváhagyása alapján. Az alábbiakat szükséges részletesen kifejteni: A kizárás kritériumai: A kiválasztás kritériumai: Az odaítélés kritériumai: Az odaítélés részletes kritériumai Ár Szakmai felkészültség (a kritériumok megállapítása, a szolgáltatásokról szóló direktívában meghatározott kizárási kritériumokat lásd a 9. táblázatban) (a kritériumok megállapítása, a szolgáltatásokról szóló direktívában meghatározott kiválasztási kritériumokat lásd a 9. táblázatban) (a kritériumok megállapítása, a teljes listát lásd a 9. táblázatban) Az adható legmagasabb pontszám (a pontszámok megállapítása) (a pontszámok megállapítása) A szakmai felkészültség értékelése a következők alapján történik: A pontszámok megállapítása Őrök (az odaítélés alapvető minőségi kritériumainak összefoglalása) Szerződésvezetés (az odaítélés alapvető minőségi kritériumainak összefoglalása) Szerződés-infrastruktúra (az odaítélés alapvető minőségi kritériumainak összefoglalása) Cég (az odaítélés alapvető minőségi kritériumainak összefoglalása) 18

23 9. TÁBLÁZAT: A SZERZŐDÉS ODAÍTÉLÉSÉNEK FOLYAMATA A KIZÁRÁS KRITÉRIUMAI A pályázóknak a következőket kell benyújtaniuk: Szakmai szervezeti tagság igazolása, amennyiben ezt annak a tagállamnak a törvényei megkövetelik, melyben a pályázó cég be van jegyezve. A társadalombiztosítási hatóságoktól származó igazolás, mely bizonyítja, hogy a pályázó minden társadalombiztosítási járulékfizetéssel kapcsolatos kötelezettségének eleget tett. Az adóhatóságoktól származó igazolás, mely bizonyítja, hogy a pályázó minden adózással kapcsolatos kötelezettségének eleget tett, azon ország törvényinek megfelelően, melyben a pályázó cég be van jegyezve. Eredmény-kimutatások, amennyiben ezek benyújtására azon ország törvényei vagy gyakorlata köteleznek, melyben a pályázó cég be van jegyezve. Amennyiben szükséges, annak igazolása, hogy a szerződés teljesítése során felhasználásra kerülő műszaki felszerelés megfelel az európai szabványoknak és/vagy azok nemzeti megfelelőinek. A KIVÁLASZTÁS KRITÉRIUMAI Pénzügyi és gazdasági kapacitás A pályázóknak a következőket kell benyújtaniuk: Mérlegek és eredmény-kimutatások a megelőző három költségvetési évből, amennyiben ezek benyújtására azon ország törvényei vagy gyakorlata köteleznek, melyben a pályázó cég be van jegyezve; A teljes forgalom, valamint a szerződésben foglalt tevékenységekhez hasonló szolgáltatásokból származó forgalom bemutatása a megelőző három költségvetési évben. A szakmai kapacitás értékelése a következők figyelembe vételével történik: A cég szervezeti felépítése és kapacitása, az utánpótlási kapacitást is beleértve; A szerződésben foglalt feladatok elvégzésére kijelölt munkatársak szakmai tapasztalata és a konkrét feladatokkal kapcsolatos képzettsége; A cég bizonyítható szakmai előélete, a szerződésben foglalt feladatokkal megegyező és azok hátteréül szolgáló szolgáltatások a megelőző három év során; A pályázatban kiírt követelményeknek megfelelő infrastruktúra; A személyzet átlagos éves fluktuációja a megelőző három év során; A cég biztonsági politikájával, HRM-politikájával és -gyakorlatával, valamint működési hátterével kapcsolatos minőségellenőrzési rendszerek. AZ ODAÍTÉLÉS KRITÉRIUMAI Az odaítélés a gazdaságilag legelőnyösebb pályázat kiválasztása alapján történik, melynek szempontjai következők: Ár; A szerződésben foglalt feladatok végrehajtására kijelölt személyzet és vezetés szakértelme és tapasztalata; A szolgáltatás nyújtásának, szervezésének és hátterének részletes leírása a munkaerő, háttérszolgáltatások és technológia felhasználásának szempontjából; Összeegyeztethetőség a szerződés célkitűzéseivel; A cég által felmutatható színvonal és szakmai előélet, mely kapcsolatos a szerződés célkitűzéseivel. A részletes értékelés az alábbi minőségi kritériumok alapján történik: Őrzési személyzet Az iparágban szerzett tapasztalat; a konkrét szerződés feladataival kapcsolatos tapasztalat; Alapképzettség; további képzés és képesítések; a konkrét szerződés feladataival kapcsolatos képzés; ismétlődő képzés; egyéb, a szerződéssel kapcsolatos képességek; karrierlehetőségek; Az alkalmazás és kiválasztás módszerei; ellenőrzés; Fizetési és juttatási szintek; munkakörülmények; egyéb kritériumok. 19

24 Szerződésvezetés / tevékenységek A vezetőség felépítése, szakképzettsége és szervezettsége; a vezetőség konkrét szerződéssel kapcsolatos ismeretei; A helyszínen dolgozó vezető szakképzettsége és tapasztalata; a helyszínen dolgozó vezető konkrét szerződéssel kapcsolatos ismeretei; elérhetősége; reakcióideje; A szolgálati beosztás módszerei; utánpótlási kapacitás; általános és a megbízó által meghatározott eljárások; jelentések; kapcsolattartás a megbízóval; Ellenőrzések; a központ által nyújtott kiegészítő szolgáltatások; egyéb kritériumok; Szerződés-infrastruktúra Kommunikációs eszközök és rendszerek; informatikai eszközök (hardver és szoftver); egyenruhák; fegyverek; járművek; kutyák; Zárt láncú televíziós rendszerek; őr-ellenőrző rendszerek; beléptetés-ellenőrzési rendszerek; riasztók; központi megfigyelő rendszerek; egyéb kritériumok; A cég Szervezeti felépítés, szolgáltatások köre, egészségügyi és biztonsági politika, céges eljárások, 24 órán át működő ellenőrzőszoba, szakmai szervezeti tagság; Biztonságpolitika, szakmai előélet biztonsági téren; HRM-politika és -gyakorlat, alkalmazottak száma, személyzeti fluktuáció, feladatok elhanyagolása; Az iparággal kapcsolatos referenciák; a konkrét szerződéssel kapcsolatos referenciák; a konkrét szerződésben foglalt feladatok elvégzésében szerzett korábbi tapasztalatok; A konkrét szerződéshez kapcsolható bizonyítványok, díjak; egyéb kritériumok. 5. LÉPÉS A legjobb ár-érték arányt kínáló pályázat meghatározására szolgáló pontozási rendszer Azt követően, hogy a kizárás és kiválasztás kritériumainak meg nem felelő pályázatokat kizárják, a szerződő hatóság elvégezheti a fennmaradó ajánlatok árainak értékelését. Ezt az értékelést az árra adott pontszám alapján lehet elvégezni, amint az a pályázati kiírás odaítélési kritériumai között áll. Az ár értékelése A legalacsonyabb árat kínáló pályázat megkapja az árért adható legmagasabb pontszámot. Minden ennél magasabb árat kínáló ajánlatot ehhez viszonyítva értékelnek. Az árra adható pontszámot a legalacsonyabb árhoz viszonyítva, annak százalékos arányában számolják ki. Az alábbi példában, ahol az árra összesen 40 pont adható, az ár 10%- os emelkedése a pontok 10%-os csökkenésével jár a 40-hez képest és így tovább. PÉLDA Cég Ár Pontszám A B C A szakmai felkészültség értékelése Miután a pályáztató szervezet meghatározta a szakmai felkészültséggel kapcsolatos prioritásait azáltal, hogy a 2. és 3. LÉPÉSben szereplő kategóriáknak és minőségi kritériumoknak kiosztotta a pontszámait, alapvetően fontos, hogy objektíven értékeljék, hogy az egyes ajánlatok milyen mértékben felelnek meg ezeknek a követelményeknek. Az objektivitás biztosítása érdekében a következő minősítési paraméterek használatára van szükség: nem alkalmazható nem megfelelő feltehetőleg megfelelő megfelelő kiváló A 10. táblázatban olvasható az egyes minősítési paraméterek pontos meghatározása. A nem alkalmazható paraméter akkor jelenik meg a pontozási táblázatban, amikor az adott kategória a konkrét szerződés esetében nem játszik szerepet. Egyértelmű tehát, hogy az egyik minőségi kategóriáért kiváló értékelést kapott cég a rendelkezésre álló pontokból nagyobb arányban kell, hogy részesüljön, mint az a cég, amely csupán feltehetőleg megfelelő minősítést kapott. Következésképpen az egyes kritériumokra adott pontszámok nem azonos súllyal nyomnak a latban. Ezek a következőképpen alakulnak: Paraméter nem megfelelő feltehetőleg megfelelő megfelelő kiváló Súlyozás 0% 50% 80% 100% Az a cég, mely a legnagyobb számú kiváló minősítést kapja a kulcsfontosságú kritériumokért (ezek azok a kritériumok, melyeknek a pályáztató hatóság a legmagasabb pontszámokat adta), fogja elérni a szakmai felkészültség értékelése során a legmagasabb pontszámot. 20

25 A szakmai felkészültség értékelése során kapott pontszámot hozzáadják az ár értékelése során szerzett pontszámhoz, s így megállapítható, hogy melyik a legjobb ár-érték arányt kínáló pályázat. Az alábbi példa mutatja, hogy hogyan használható ez a rendszer. 10. TÁBLÁZAT: A MINŐSÍTÉSI PARAMÉTEREK MEGHATÁROZÁSA Nem alkalmazható Nem megfelelő Feltehetően megfelelő Megfelelő Kiváló Ez a paraméter annak a ténynek a figyelembe vételére szolgál, hogy nem minden pont vonatkozik minden megbízóra. Azt a kritériumot tehát, mely a konkrét pályázatra nem vonatkozik, nem pontozzák. Kerülni kell a nem alkalmazható minősítés véletlenszerű használatát, annak mindig indokoltnak kell lenni a pályázat követelményeinek tükrében. Például, a zárt láncú televíziós rendszer nem alkalmazható kategóriának számít, amennyiben ilyen technológia felhasználására nem kerül sor a szerződés kivitelezése során. Ez az értékelés abban az esetben helytálló, amikor a pályázó által rendelkezésre bocsátott információ egyáltalán nem felel meg a szerződő hatóság követelményeinek. Abban az esetben, amikor egy bizonyos ponttal kapcsolatban semmilyen információ nem áll rendelkezésre, ez a paraméter nem használható. Ebben az esetben a rendelkezésre álló információ nem elegendő a pontban foglaltak teljes értékeléséhez és ahhoz, hogy meg lehessen állapítani, hogy megfelelnek-e a követelményeknek. A rendelkezésre álló információ teljes mértékben megfelel a pályázati kiírásban vázolt követelményeknek és a pályáztató elvárásainak. A pontban foglaltak meghaladják a követelményeket és elvárásokat, valamint arról tesznek tanúbizonyságot, hogy a pályázó olyan különlegesen magas színvonalú szolgáltatást tud nyújtani, mely a feladatok sikeres teljesítésén alapszik. PÉLDA A megbízó a rendelkezésére álló 100 pontot a következőképpen osztotta fel: Ár Szakmai felkészültség 40 pont 60 pont A szakmai felkészültség kategóriái Őrök 25 Szerződésvezetés 15 Szerződés-infrastruktúra 10 Cég 10 21

26 Az odaítélés minőségi kritériumai ŐRÖK Adható pontok Nem alkalmazható Nem megfelelő Feltehetően megfelelő (50%) Megfelelő (80%) Kiváló (100%) Súlyozás után adott pontok Az iparágban szerzett tapasztalat 4 3,2 A konkrét szerződés feladataival kapcsolatos tapasztalat 2 2 Alapképzés 4 4 További képzés és képesítések 1 0,5 A konkrét szerződés feladataival kapcsolatos képzés 2 1,6 Ismétlődő képzés 2 1 Egyéb képességek 0 Karrierlehetőségek 2 1 Alkalmazás és kiválasztás 3 2,4 Ellenőrzés 3 2,4 Fizetési és juttatási szintek 1 0,5 Munkakörülmények 1 0,5 Egyéb kritériumok 0 ÖSSZESEN 25 19,1 Az odaítélés minőségi kritériumai SZERZŐDÉSVEZETÉS Adható pontok Nem alkalmazható Nem megfelelő Feltehetően megfelelő (50%) Megfelelő (80%) Kiváló (100%) Súlyozás után adott pontok A vezetőség felépítése, szakképzettsége és szervezettsége A vezetőség konkrét szerződéssel kapcsolatos ismeretei A helyszínen dolgozó vezető szakképzettsége és tapasztalata A helyszínen dolgozó vezető konkrét szerződéssel kapcsolatos ismeretei 2 1,6 1 0, Elérhetősége 1 0,8 Reakcióideje 2 1,6 A szolgálati beosztás 1 0,8 Utánpótlási kapacitás 2 1 Általános és a megbízó által meghatározott eljárások 0 Jelentések 1 0,5 Kapcsolattartás a megbízóval 0 Ellenőrzések 0 A központ által nyújtott kiegészítő szolgáltatások 0 Egyéb kritériumok 0 ÖSSZESEN 15 12,1 22

27 Az odaítélés minőségi kritériumai SZERZŐDÉS-INFRASTRUKTÚRA Adható pontok Nem alkalmazható Nem megfelelő Feltehetően megfelelő (50%) Megfelelő (80%) Kiváló (100%) Súlyozás után adott pontok Kommunikációs eszközök és rendszerek Informatikai eszközök (hardver és szoftver) Egyenruhák 1 0,8 Fegyverek 1 0,8 Járművek 1 0,8 Kutyák 2 1 Zárt láncú televíziós rendszerek 0 Őr-ellenőrző rendszerek 0 Beléptetés-ellenőrzési rendszerek 0 Riasztók 2 1,6 Központi megfigyelő rendszerek 0 Egyéb kritériumok 0 ÖSSZESEN 10 7 Az odaítélés minőségi kritériumai A CÉG Adható pontok Nem alkalmazható Szervezeti felépítés 0 Nem megfelelő Feltehetően megfelelő (50%) Megfelelő (80%) Kiváló (100%) Súlyozás után adott pontok Szolgáltatások köre 1 0,5 Egészségügyi és biztonsági politika 0 Céges eljárások 0 24 órán át működő ellenőrzőszoba 1 0,8 Szakmai szervezeti tagság 0 Biztonságpolitika 0 Szakmai előélet biztonsági téren 2 0,2 Minőségpolitika, tapasztalat és szakmai előélet 0 HRM-politika és -gyakorlat 0 Alkalmazottak száma 1 0,8 Személyzeti fluktuáció 0 Feladatok elhanyagolása 0 Az iparággal kapcsolatos referenciák 3 3 A konkrét szerződéssel kapcsolatos referenciák A konkrét szerződésben foglalt feladatok elvégzésében szerzett korábbi tapasztalatok A konkrét szerződéshez kapcsolható bizonyítványok Díjak 0 Egyéb kritériumok 0 ÖSSZESEN 10 8,9 A SZAKMAI FELKÉSZÜLTSÉGÉRT ADOTT ÖSSZPONTSZÁM: 60 PONTBÓL 47,1 PONT 23

28 Függelék: Értékelési táblázatok ÉRTÉKELŐLAPOK Cég 1 - A KIZÁRÁS KRITÉRIUMAI A pályázóknak a következőket kell benyújtaniuk Nem megfelelő Megfelelő Megjegyzések Szakmai szervezeti tagság igazolása, amennyiben ezt annak a tagállamnak a törvényei megkövetelik, melyben a pályázó cég be van jegyezve. A társadalombiztosítási hatóságoktól származó igazolás, mely bizonyítja, hogy a pályázó minden társadalombiztosítási járulékfizetéssel kapcsolatos kötelezettségének eleget tett. Az adóhatóságoktól származó igazolás, mely bizonyítja, hogy a pályázó minden adózással kapcsolatos kötelezettségének eleget tett azon ország törvényinek megfelelően, melyben a pályázó cég be van jegyezve. Eredménykimutatások, amennyiben ezek benyújtására azon ország törvényei vagy gyakorlata köteleznek, melyben a pályázó cég be van jegyezve. Amennyiben szükséges, annak igazolása, hogy a szerződés teljesítése során felhasználásra kerülő műszaki felszerelés megfelel az európai szabványoknak és/vagy azok nemzeti megfelelőinek. Bármely kategóriában kapott nem megfelelő minősítés a pályázati folyamatból való azonnali kizáráshoz vezet. 2 - A KIVÁLASZTÁS KRITÉRIUMAI Pénzügyi és gazdasági kapacitás A pályázóknak a következőket kell benyújtaniuk Nem megfelelő Megfelelő Megjegyzések Mérlegek és eredmény-kimutatások a megelőző három költségvetési évből, amennyiben ezek benyújtására azon ország törvényei vagy gyakorlata köteleznek, melyben a pályázó cég be van jegyezve. 24