A SZÉCHENYI PROGRAMIRODA TANÁCSADÓ ÉS SZOLGÁLTATÓ KORLÁTOLT FELELŐSSÉGŰ TÁRSASÁG SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 A SZÉCHENYI PROGRAMIRODA TANÁCSADÓ ÉS SZOLGÁLTATÓ KORLÁTOLT FELELŐSSÉGŰ TÁRSASÁG SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA 1

2 I. A TÁRSASÁG ALAPADATAI ÉS TEVÉKENYSÉGI KÖRE... 4 II. A TÁRSASÁG IRÁNYÍTÁSA... 5 II.1 AZ IRÁNYÍTÁS ÉS AZ ELLENŐRZÉS ALAPVETŐ SZERVEI... 5 II.2 AZ EGYEDÜLI TAG (ALAPÍTÓ)... 5 II.3 AZ ÜGYVEZETŐ... 5 II.4 A FELÜGYELŐBIZOTTSÁG... 6 II.5 A KÖNYVVIZSGÁLÓ... 6 III. A TÁRSASÁG SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE... 6 IV. A TÁRSASÁG SZERVEZETI EGYSÉGEINEK FELADAT- ÉS HATÁSKÖRE... 6 IV.1.1 ÜGYVEZETŐI TITKÁRSÁG... 6 IV.1.2 BELSŐ ELLENŐR... 7 IV.1.3 CÉGBIZTONSÁGI REFERENS IV.1.4 HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY IV.1.5 INFORMATIKAI OSZTÁLY IV.1.6 GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁG IV Gazdasági Igazgató IV Gazdasági Adminisztrációs Főosztály IV Hazai Forráselszámolási Osztály IV Nemzetközi Forráselszámolási Osztály IV Pénzügyi és Számviteli Osztály IV Kontrolling Osztály IV.1.7 JOGI, BESZERZÉSI ÉS ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓSÁG IV Jogi Igazgató IV Jogi Osztály IV Beszerzési Osztály IV Üzemeltetési Osztály IV.1.8 OPERATÍV IGAZGATÓSÁG IV Az Operatív Igazgató IV Projektmegvalósítási Osztály IV A Döntéstámogatási Osztály IV Regionális Igazgatóságok IV A regionális igazgató feladat- és hatásköre: IV.1.9 NEMZETKÖZI IGAZGATÓSÁG IV Nemzetközi Igazgató IV Nemzetközi Igazgató-helyettes IV Nemzetközi Titkárság IV Svájci-Magyar Együttműködési Program Közreműködő Szervezet Osztály IV Ellenőrzési Főosztály IV Központi Ellenőrzési Osztály (KEO) IV Területi ellenőrzési osztályok IV Nyugat-magyarországi Ellenőrzési Osztály (NYMEO) IV Kelet-magyarországi Ellenőrzési Osztály (KMEO) IV Szabálytalanságkezelési Osztály IV Horizontális Főosztály IV Folyamatszabályozási Osztály IV Nemzetközi Szakmai Koordinációs Osztály IV IT Rendszer Koordinációs Osztály IV Nemzetközi Pénzügyi Főosztály IV Nemzetközi Forrástervezési Osztály IV A Támogatáskifizetési Osztály IV PHARE tisztségviselők IV.1.10 KÖZÖS TITKÁRSÁGOK (KT) (JOINT SECRETARIATS) IV Magyarország-Horvátország Közös Titkárság (Joint Secretariat, JS) IV Magyarország-Szerbia Közös Titkárság (Joint Secretariat, JS) IV Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna Közös Technikai Titkárság (Joint Technical Secretariat, JTS)44 IV Szlovákia-Magyarország Közös Titkárság (Joint Secretariat, JS)

3 IV Ausztria-Magyarország Közös Titkárság (Joint Secretariat, JS) IV.1.11 MNVH ÁLLANDÓ TITKÁRSÁGA IV Az MNVH területi felelős feladatai: V. A TÁRSASÁG MŰKÖDÉSI RENDJE V.1 BELSŐ SZABÁLYZATOK Alapítói határozatok Vezetői intézkedések V.2 MUNKAKAPCSOLATOK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI V.2.1 Alá- és fölérendeltség: V.2.2 Mellérendeltségi kapcsolatok: V.2.3 Együttműködési kapcsolatok: VI. A MUNKAVÁLLALÓK TÁRSASÁGI JOGÁLLÁSA, JOGAIK ÉS KÖTELEZETTSÉGEIK VI.1.1 Munkavállalók VI.1.2 Vezető állású munkavállalók VI.2 A MUNKAVÁLLALÓK JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI VI.2.1 A munkavállalók jogosultak VI.2.2 A munkavállalók kötelesek VI.3 A MUNKÁLTATÓI JOGOK GYAKORLÁSA VI.4 A MUNKAVÁLLALÓKRA VONATKOZÓ EGYÉB SZABÁLYOK VII. BELSŐ EGYEZTETÉSI FÓRUMOK VII.1 VEZETŐI ÉRTEKEZLET VII.2 SZAKMAI ÉRTEKEZLET VIII. MUNKAKÖR ÁTADÁS-ÁTVÉTEL RENDJE IX. HELYETTESÍTÉS RENDJE X. BÉLYEGZŐHASZNÁLAT XI. IRATKEZELÉS, BIZONYLATOK KEZELÉSÉNEK RENDJE XII. SZOLGÁLATI ÉS ÜZLETI TITOK XIII. HATÁLYBALÉPÉS SZÁMÚ MELLÉKLET SZÁMÚ MELLÉKLET

4 I. A TÁRSASÁG ALAPADATAI ÉS TEVÉKENYSÉGI KÖRE 1. A Társaság cégneve: Széchenyi Programiroda Tanácsadó és Szolgáltató Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság 2. Az ügyvitel során használt cégnév rövidítése: Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. 3. Székhelye: 1053 Budapest, Szép u. 2. IV. emelet 4. A Társaság jogelődje: PROMEI Modernizációs és Euroatlanti Integrációs Projekt Iroda Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság (Cg.: ; alapítása: ) 5. Az Alapító Okirat kelte: Cégjegyzék száma: A Társaság adószáma: A Társaság statisztikai számjele: Törvényességi felügyeleti szerve: Fővárosi Törvényszék Cégbírósága 10. A Társaság időtartama: Határozatlan idő 11. A Társaság tevékenységi köre: Társadalomtudományi, humán kutatás, fejlesztés (Főtevékenység) Piac-, közvélemény-kutatás Egyéb kiadói tevékenység Egyéb természettudományi, műszaki kutatás, fejlesztés M. n. s. egyéb személyi szolgáltatás Ingatlankezelés Címtárak, levelezőjegyzékek kiadása Számítógépes programozás Adatfeldolgozás, web-hoszting szolgáltatás M. n. s. egyéb információs szolgáltatás PR, kommunikáció Üzletviteli, egyéb vezetési tanácsadás Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése M. n. s. egyéb kiegészítő üzleti szolgáltatás M. n. s. egyéb oktatás Oktatást kiegészítő tevékenység Könyvkiadás 4

5 II. A TÁRSASÁG IRÁNYÍTÁSA II.1 AZ IRÁNYÍTÁS ÉS AZ ELLENŐRZÉS ALAPVETŐ SZERVEI 1. A Társaságnál taggyűlés nem működik, a taggyűlés hatáskörébe tartozó döntéseket az Egyedüli tag hozza meg. 2. A Társaság vezető tisztségviselője az Ügyvezető. 3. A Társaság ügyvezetésének ellenőrzése céljából Felügyelőbizottság működik. 4. A Társaság a számvitelről szóló törvény szerinti beszámoló valódiságának és jogszabályszerűségének ellenőrzésére, valamint a lényeges üzleti jelentések megvizsgálása érdekében könyvvizsgálót alkalmaz. II.2 AZ EGYEDÜLI TAG (ALAPÍTÓ) 1. A Társaság Egyedüli tagja a vezető tisztségviselő hatáskörét elvonhatja és részére írásban utasítást adhat, ebben a tekintetben bármely ügyet magához vonhat, és abban dönthet. A Társaság Egyedüli tagja (a továbbiakban: Alapító): Magyar Állam Az Alapító jogait a tulajdonosi joggyakorló gyakorolja. Tulajdonosi joggyakorló: Miniszterelnökség 2. A Társaság Alapítójának kizárólagos hatáskörébe tartozó ügyköröket a vonatkozó jogszabályokra is figyelemmel a Társaság Alapító Okirata nevesíti. II.3 AZ ÜGYVEZETŐ 1. A Társaság ügyeinek vitelére és a Társaság képviseletére az Alapító által határozatlan időre kinevezett Ügyvezető jogosult és köteles. 2. A Társaságnak egy Ügyvezetője van. 3. Az Ügyvezető önállóan képviseli a Társaságot a bíróságok és más hatóságok előtt, valamint harmadik személyekkel szemben. 4. Az Ügyvezető jogkörét az ügyek meghatározott csoportjára nézve a Társaság munkavállalóira átruházhatja. Az átruházás szabályait a Társaság jelen szabályzata határozza meg. 5. Az Ügyvezető felügyeli, irányítja és szervezi a Társaság stratégiai, operatív és szakmai működését, a Társaság nevében és képviseletében egyedül jogosult jogokat szerezni és kötelezettségeket vállalni, feladatait mindenkor a hatályos jogszabályok, az Alapító Okirat, az Alapítói Határozatok és a munkaszerződése rendelkezései szerint látja el. 6. Az Ügyvezető a Társaságot szakmai és hierarchikus áttételeken keresztül irányítja a hatáskörök és a felelősség megosztásával. Hatásköre és felelőssége nem terjed ki a Közös Titkárságok/Közös Technikai Titkárság szakmai irányítására. 7. Az Ügyvezető kijelölés esetén elláthatja a IV pontban meghatározott PAO tisztséget. 5

6 II.4 A FELÜGYELŐBIZOTTSÁG 1. A Felügyelőbizottság a Társaság tagjainak érdekében az Alapító számára ellenőrzi a Társaság ügyvezetését. 2. A Felügyelőbizottság jogait és kötelezettségeit, feladat- és hatáskörét a Társaság Alapító Okirata, működésének részletes szabályait pedig a Felügyelőbizottság Ügyrendje tartalmazza. 3. A Felügyelőbizottság munkáját a felügyelőbizottsági Titkár segíti. 4. A Titkár ellátja a Felügyelőbizottság mindazon adminisztratív feladatait, amellyel a Felügyelőbizottság elnöke megbízza. II.5 A KÖNYVVIZSGÁLÓ A Könyvvizsgáló feladata, hogy gondoskodjon a számviteli törvényben meghatározott könyvvizsgálat elvégzéséről, és ennek során mindenekelőtt annak a megállapításáról, hogy a Társaság számviteli törvény szerinti beszámolója megfelel-e a jogszabályoknak, továbbá megbízható és valós képet ad-e a Társaság vagyoni és pénzügyi helyzetéről, működésének eredményéről. III. A TÁRSASÁG SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE A Társaság szervezeti ábráját a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) 1. számú melléklete tartalmazza. IV. A TÁRSASÁG SZERVEZETI EGYSÉGEINEK FELADAT- ÉS HATÁSKÖRE IV.1.1 ÜGYVEZETŐI TITKÁRSÁG Az Ügyvezetői Titkárság az Ügyvezető közvetlen irányítása alatt működő szervezeti egység. Az Ügyvezetői Titkárságot titkárságvezető vezeti. Az Ügyvezetői Titkárság főbb feladatai: a.) az Ügyvezető programjainak nyilvántartása, közreműködés a programok szervezésében, a teljesítéshez szükséges feltételek biztosítása; b.) az Ügyvezető közvetlen utasítására megtartandó egyeztetések teljes körű megszervezése, beleértve a beszerzési és adminisztratív feladatok ellátását (pl.: időpont és helyiségigény koordinálása); c.) a Társasághoz érkező iratok feldolgozása, érkeztetése, az általános titkársági, asszisztensi napi ügyviteli feladatok végrehajtása; d.) a szervezeti egységek postai küldeményei elszámolásának összesítése, az iratkezeléshez kapcsolódó számlák szakmai ellenőrzése; e.) a kimenő iratok előkészítése, iktatása és kiküldése a jogszabályi és belső szabályzatok szerinti követelményeknek megfelelő rendben; 6

7 f.) a Társaság központi iratkezelési feladatainak ellátása, valamint minden egyéb, az Ügyvezető által a Titkárság hatáskörébe utalt nyilvántartás vezetése; g.) a cégbélyegzők nyilvántartásának vezetése és selejtezése; h.) az Ügyvezető részére prezentációk, szakmai anyagok, jelentések és beszámolók összeállítása; i.) az Ügyvezető által meghatározott és kiadott feladatok továbbítása az illetékes szervezeti egységek vezetőinek, azok végrehajtásának ellenőrzése; j.) az Ügyvezető által meghatározott, a Társaság több szervezeti egységét érintő feladatok tekintetében a munkavégzés koordinálása és a szervezeti egységek munkájának összehangolása az adott szervezeti egységek vezetőivel együttműködve; k.) az ügyvezetői irányítás részét képező vezetői ellenőrzésekben való részvétel, az Ügyvezető által meghatározott eseti ellenőrzési feladatok végrehajtása; l.) a Társaság kommunikációs tervezési feladatainak ellátása; m.) szakmai felügyelet gyakorlása a Társaság sajtó- és kommunikációs tevékenysége felett; n.) a Társaság sajtómegjelenéseinek lehetőség szerint előzetes véleményezése, koordinációja, illetve nyomon követése; o.) a Társaság arculati megjelenésének felügyelete, a Társaság honlapjának marketing és kommunikációs felügyelete; p.) az Ügyvezető támogatásának keretében az Ügyvezető tárgyalópartnereinek fogadása, kiszolgálása; q.) a Társaság központi címére érkező ek kezelése; r.) a Társaság központi telefonvonalán hívások fogadása, üzenetek átvétele, hatáskör szerinti továbbítása; s.) a Társaság irodaszer-igényének és reprezentációs szükségleteinek felmérése, naprakész készlet biztosítása; t.) az Ügyvezetői Titkárság elhelyezésére szolgáló helyiségcsoport és a Társaság közös használatú helyiségei (pl. tárgyalók) takarításának megszervezése, rendjének fenntartása; IV.1.2 BELSŐ ELLENŐR A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje, az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel. Módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási és belső kontrollrendszerének hatékonyságát. A Belső Ellenőr funkcionális tevékenységet lát el, az Ügyvezető közvetlen irányítása alatt működik. 7

8 A belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed a szervezet minden tevékenységére, különösen a bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára. A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladata: a.) elemezni, vizsgálni és értékelni a működés jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, valamint működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; b.) elemezni, vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások megfelelőségét, a beszámolók valódiságát; c.) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében, valamint a szervezet működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében; d.) nyilvántartani és nyomon követni a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket. A belső ellenőrzési tevékenység során szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-ellenőrzéseket, illetve informatikai rendszerellenőrzéseket kell végezni. A Belső Ellenőr feladatai: a.) az éves ellenőrzési terv összeállítása, jóváhagyása után a tervek végrehajtása, valamint azok megvalósítása; b.) a belső ellenőrzési tevékenység megszervezése, az ellenőrzések végrehajtása; c.) az ellenőrzések összehangolása; d.) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az Ügyvezető, illetve az Ügyvezető érintettsége esetén a Felügyelőbizottság elnökének a haladéktalan tájékoztatása és javaslattétel a megfelelő eljárások megindítására; e.) a végrehajtott ellenőrzésekről jelentés készítése az Ügyvezetőnek, illetve a Felügyelőbizottságnak; f.) Társaságnál folytatott külső ellenőrzések figyelemmel kísérése, melyeket az azok alapján készített intézkedési tervekkel együtt a szervezeti egységek kötelesek megküldeni részére; g.) a lezárt vizsgálatok tapasztalatai alapján javaslattétel a vizsgált szervezeti egység jövőbeni működésére, a hiányosságok, mulasztások megszüntetésére, valamint az esetleges felelősségre vonás megállapítására; h.) az Ügyvezető felkérése alapján tanácsadói feladatok ellátása. A Belső Ellenőr köteles: a.) gondoskodni a belső ellenőrzések nyilvántartásáról, valamint az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról; 8

9 b.) az Ügyvezetőt és a Felügyelőbizottságot az éves ellenőrzési terv megvalósításáról, és az attól való eltérésekről tájékoztatni; c.) a belső ellenőrzési tevékenység során kezelt adatokat illetően betartani az adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírásokat; d.) ellenőrzési tevékenysége során az ellenőrzési programban foglaltakat végrehajtani; e.) tevékenységének megkezdéséről a szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni, és megbízólevelét bemutatni; f.) objektív véleménye kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni; g.) megállapításait, következtetéseit és javaslatait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni, és azokat elegendő és megfelelő bizonyítékkal alátámasztani; h.) az ellenőrzési jelentés tervezetet az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjével egyeztetni, ellenőrzési jelentést készíteni, az ellenőrzési jelentés aláírását követően a lezárt ellenőrzési jelentést az Ügyvezetőnek átadni; i.) j.) az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében az Ügyvezetőnek jegyzőkönyv alapján átadni; az ellenőrzött szervezeti egységnél, illetve annak részegységeiben a biztonsági szabályokat és a munkarendet figyelembe venni; k.) tudomására jutott minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot megőrizni; l.) az ellenőrzési tevékenységet megfelelően dokumentálni, az ellenőrzés során készített iratokat és iratmásolatokat az adatvédelmi és a minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával az ellenőrzés dokumentációjához csatolni. A Belső Ellenőr a megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról köteles haladéktalanul jelentést tenni az Ügyvezetőnek, amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi és esetleges kártérítési felelősséggel tartozik. A Belső Ellenőr jogosult: a.) az ellenőrzött szervezeti egység helyiségeibe belépni, figyelemmel az ellenőrzött szervezeti egység biztonsági előírásaira, munkarendjére; b.) az ellenőrzött szervezeti egységnél az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó, minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot tartalmazó iratokba és más dokumentumokba, az elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinteni. A külön jogszabályokban meghatározott adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett jegyzőkönyvben rögzítetten átvenni, illetve visszaadni; 9

10 c.) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjétől és bármely alkalmazottjától írásban vagy szóban információt kérni a vizsgált szervezeti egység valamennyi tevékenységéről, dokumentumairól és nyilvántartásairól; d.) az ellenőrzött szervezeti egység működésével és gazdálkodásával összefüggő kérdésekben információt kérni más szervektől; e.) a vizsgálatba szakértő bevonását kezdeményezni; f.) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője és munkavállalói figyelmét felhívni együttműködési kötelezettségükre az ellenőrzés végrehajtása tekintetében. IV.1.3 CÉGBIZTONSÁGI REFERENS A Cégbiztonsági Referens az Ügyvezető közvetlen irányítás alá tartozik, feladatát az Ügyvezető útmutatása és a jogszabályok betartásával végzi. A Cégbiztonsági Referens feladatai: a.) külső hatósági megkeresésekre (pl.: NAV, rendőrség, stb.) történő válaszadás koordinálása; b.) megbízókkal és harmadik személyekkel történő szakmai kapcsolattartás pályázati és cégbiztonsági kérdésekben; c.) szükség esetén a jogi szakterület támogatása, közreműködés feljelentések elkészítésében; d.) közreműködés pályázati iratok foglalása esetén; e.) közreműködés tanúzási feladatok ellátásában; f.) objektumvédelmi, vagyonvédelmi feladatok ellátása; g.) biztonsági oktatási, szabályozási feladatok ellátása; h.) közreműködik a biztonság elvárt szintjének meghatározásában és részt vesz az elvárt információ biztonsági szint eléréséhez szükséges feladatok meghatározásában; i.) előkészíti a biztonsági területhez tartozó szerződések megkötését, illetve aktualizálja azokat; j.) a munkatársak beléptetésének ellenőrzése keretében meggyőződik a beléptető kártyák helyes használatáról; k.) ellenőrzi a Társaságon belül az iratkezelés és az irat megsemmisítés szabályainak betartását; l.) ellenőrzi a központban, a vidéki fióktelepeken az adatvédelmi, adatbiztonsági szabályok betartását; m.) minden szükséges intézkedést megtesz a Társaság vagyonának védelme érdekében. 10

11 IV.1.4 HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY A Humánerőforrás Osztályt az Ügyvezetőnek közvetlenül alárendelt osztályvezető vezeti. Az osztályvezető tevékenységét munkajogi kérdésekben a Jogi Igazgató támogatja. A Humánerőforrás Osztály főbb feladatai: a.) b.) c.) felel a Társaság állományába felvételre kerülő munkavállalók toborzási és kiválasztási folyamatának szabályozásáért, illetve a toborzások és kiválasztások belső szabályzatban foglaltaknak megfelelő lefolytatásáért; felel a munkaviszony létesítése, és fennállása során a munkavállalókat érintő személyügyi dokumentumok magyar és angol nyelven történő elkészítéséért, kiadásáért, dokumentálásáért; felel a munkavállalókat érintő, munkaügyi tárgyú szabályzatok angol nyelvre történő fordításáért; megszervezi a Társaság munkavállalóinak üzemorvosi vizsgálatát; d.) felelős a Társaság állományába tartozó munkavállalók képzéseinek, fejlesztésének megszervezéséért, lebonyolításáért, ide értve az időszakos munka- és tűzvédelmi oktatásokat; e.) f.) g.) h.) i.) j.) k.) l.) felelős a munkaviszony létesítésével, illetve megszűnésével kapcsolatos adóhatósági bejelentési kötelezettségek határidőben történő teljesítéséért; naprakészen vezeti a Társaság elektronikus személyügyi nyilvántartó rendszerét, illetve a munkába járással kapcsolatos nyilvántartásokat; vezeti a munkavállalói munkaidő, valamint szabadság nyilvántartásokat; felméri a munkavállalói képzési igényeket, és ennek alapján javaslatot tesz az Ügyvezető és a Gazdasági Igazgató részére az éves képzésekről; jogszabály, alapítói határozat, ügyvezetői utasítás illetve belső szabályzat előírása esetén, az abban foglaltak szerint kidolgozza a Társaság munkavállalóinak teljesítményértékelési rendszerét, koordinálja és összesíti a tárgyidőszakra vonatkozó teljesítményértékeléseket; adatbázis kezelést, adatszolgáltatást végez; a szervezet humánerőforrás-stratégiájának elkészítése és nyomon követése; pozíció- és létszámgazdálkodás, bértervezés, bérfejlesztés, bérpolitika kialakításának koordinációja; m.) elkészíti a HR Osztály hatáskörébe tartozó feladatokra vonatkozó szabályzatokat; n.) o.) p.) q.) a feladatok ellátása során folyamatos kapcsolatot tart az érintett partnerekkel, szervezetekkel, szolgáltatókkal; folyamatos kapcsolatot tart a társosztályokkal, valamint a regionális munkatársakkal, a magyar és külföldi munkavállalókkal, tanácsot ill., állásfoglalást ad a társaság szervezeti egységei részéréről érkezett munkaügyi tárgyú megkeresések esetén; támogatja a külföldi munkavállalók integrációját. 11

12 IV.1.5 INFORMATIKAI OSZTÁLY Az Informatikai Osztályt az Ügyvezetőnek közvetlenül alárendelt osztályvezető vezeti. Az Informatikai Osztály főbb feladatai: a.) b.) c.) d.) e.) f.) g.) h.) i.) j.) k.) l.) a Társaság informatikai rendszereinek (szoftver, hardver infrastruktúra) ITIL alapú folyamatos és biztonságos üzemeltetésének biztosítása, az üzemeltetési folyamatok kialakítása, és működtetése; az Üzletmenet informatikai szempontú folytonosságának biztosítása; közreműködés a Társaság tevékenységéhez kapcsolódó informatikai, ügyviteli rendszerek technológiai fejlesztési, szakértői feladatainak ellátásában; a Társaság Intranet felületének valamint honlapjának, valamint szakmai portáljainak informatikai szempontú műszaki fejlesztése, üzemeltetése, naprakészen tartása, a társosztályok igényinek megfelelően; a Társaság informatikai stratégiájának elkészítése és az ehhez szükséges informatikai háttér biztosítása; a szervezeti egységek vezetőivel történt egyeztetés alapján a Társaság éves informatikai fejlesztési tervének összeállítása és felső vezetői jóváhagyás alapján végrehajtása; a Társaság informatikai (hardver, szoftver, infó-kommunikációs és irodatechnikai berendezések) beszerzési igényeinek kezelése, beszerzési és közbeszerzési eljárás lebonyolításában való szakmai részvétel biztosítása; a Társaság munkavállalói részére informatikai Help Desk rendszer biztosításának és üzemeltetésének felügyelete és működtetése, a rendszer karbantartása. Az informatikai hibák, felhasználói igények és problémák kezelése, határidőre történő megoldása; együttműködés a Társaság kiszervezett (outsource-olt) informatikai feladatait ellátó megbízotti társaságokkal; a felhasználók, üzemeltetéssel kapcsolatos tájékoztatási tevékenységének ellátása; közvetlen kapcsolattartás mind a külső, mind a belső felhasználókkal; Az elvégzett munkák, feladatok dokumentálása az IBSZ-nek, és ISO elvárásainak megfelelően; m.) az informatikai biztonság megteremtése, a folyamatok biztonsági szempontú ellenőrzése; n.) o.) p.) q.) r.) adat- és információvédelmi feladatok ellátása; informatikai eszközökre vonatkozó nyilvántartások, dokumentáció vezetésében való közreműködés; felügyeli és működteti a Társaság IT eszközállományát; a Társaság informatikai eszközeit érintő leltározási folyamatokban való részvétel; a Társaság által nyújtott közérdekű adatszolgáltatás biztosításában való közreműködés. 12

13 IV.1.6 GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁG A Gazdasági Igazgatóságot az Ügyvezetőnek közvetlenül alárendelt Gazdasági Igazgató vezeti. IV Gazdasági Igazgató A Gazdasági Igazgató a közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységek vezetője, aki önálló felelősséggel irányítja és szervezi, illetve ellenőrzi a vezetése alatt álló szervezeti egységek tevékenységeit. Az igazgató munkáját főosztályvezető és osztályvezetők segítik. A Gazdasági Igazgató feladatkörébe tartozik: a.) a Társaság gazdasági és pénzügyi munkájának hatékony irányítása, a számviteli, adózási és egyéb a Társaság gazdálkodására vonatkozó jogszabályoknak, belső szabályozóknak megfelelő működés és adminisztráció megszervezése, továbbá előírások szerinti irányítása, működtetése; b.) az éves és középtávú üzleti terv és gazdálkodási terv pénzügyi, munkaerő- és költséggazdálkodási céljainak kidolgozása, az egyes tervfejezetek összhangjának biztosítása, a komplex terv előterjesztésre való előkészítése; c.) a Társaság pénzügyi egyensúlyának folyamatos biztosítása; d.) együttműködés a könyvvizsgálóval; e.) javaslatokat fogalmaz meg a Társaság egyes munkafolyamatai gazdasági, pénzügyi vonatkozásainak javítása, új folyamatok kialakítása során; f.) a Társaság, pénzügyi, számviteli és kontrolling tevékenységével kapcsolatos feladatok ellátásának az irányítása és felügyelete; g.) önálló felelősséggel irányítja és szervezi, ellenőrzi a vezetése alatt álló szervezeti egységek tevékenységeit; h.) biztosítja a Gazdasági Igazgatóság vezetői számára a szükséges információkat, és rendszeresen beszámoltatja őket a folyamatban lévő igazgatósági szintű feladatokról; i.) j.) szervezi és irányítja a feladatkörébe tartozó esetekben a megbízókkal és üzleti partnerekkel való kapcsolattartást; felelős az irányítása alá tartozó Gazdasági Igazgatóság költséggazdálkodásáért, a hatékony munkavégzésért; k.) elősegíti a Gazdasági Igazgatóság és a Társaság keretein belül működő szervezeti egységek együttműködését; l.) értékeli a Gazdasági Igazgatóság teljesítményét a társasági szinten meghatározott mutatók alapján; m.) javaslatot tesz a Gazdasági Igazgatóság vezetőinek és munkatársainak javadalmazására; n.) közvetíti a Társaság vezetésének döntéseit a Gazdasági Igazgatóság részére, intézkedik végrehajtásukról; o.) intézkedési javaslatokat tesz a Társaság vezetésének; 13

14 p.) felelős a Gazdasági Igazgatósághoz kötődő szabályzatok és egyéb szabályozást biztosító dokumentumok folyamatos karbantartásáért, aktualizálásáért, és a hatáskörét érintő kérdéseknek belső társasági szabályzatok és szabályozást biztosító dokumentumok igazgatóság által történő véleményezéséért; q.) felügyelőbizottsági ülésre előkészíti a gazdasági vonatkozású előterjesztéseket. IV Gazdasági Adminisztrációs Főosztály A Gazdasági Adminisztrációs Főosztályt közvetlenül a gazdasági igazgatónak alárendelt főosztályvezető vezeti, aki közvetlenül felelős a Főosztály feladatainak megfelelő színvonalú ellátásáért a vonatkozó jogszabályok, szerződések és eljárásrendek keretei között, a Társasági pénzügyi, számviteli és kontrolling feladatok tekintetében az Osztályvezetőkön keresztül. A Gazdasági Adminisztrációs Főosztályon belül, Pénzügyi és Számviteli Osztály, Kontrolling Osztály, valamint Hazai Forráselszámolási Osztály és Nemzetközi Forráselszámolási Osztály (továbbiakban: Forráselszámolási Osztályok) működik. A Gazdasági Adminisztrációs Főosztály főbb feladatai: a.) Felel a Társaság Pénzügyi és Számviteli, Kontrolling, valamint a Forráselszámolási Osztályok működésének összehangolásáért, valamint az Osztályok tevékenységének jogszabályi előírásoknak, belső eljárásrendeknek, valamint ügyvezetői utasításoknak megfelelő, folyamatos működéséért; b.) felel a Társaság finanszírozását biztosító szerződésekkel kapcsolatos költségtervek, költségvetések, beszámolók illetve elszámolások gazdasági vonatkozású részeinek elkészíttetéséért és ellenőrzéséért; c.) kezdeményezi a Társaság finanszírozását biztosító szerződések megkötését a szakmai egységek bevonásával, valamint gazdasági szempontból véleményezi a szerződéseket, a Nemzetközi és Európai Együttműködési Programok Igazgatóság feladatait finanszírozó szerződések esetén az Igazgatóság közreműködésével; d.) folyamatosan nyomon követi a támogatási szerződések aktuális pénzügyi helyzetét és arról a Forráselszámolási Osztályoktól tájékoztatást kér; e.) Részt vesz a szakmai egységek feladatkörébe tartozó projektek kapcsán szervezett egyeztetéseken, pénzügyi és elszámolhatósági szempontok alapján véleményezi a projektekhez kapcsolódó különböző dokumentációkat; f.) folyamatosan nyomon követi a Társaság likviditási helyzetének alakulását; g.) irányítja a főosztályt érintő szabályzatok elkészítését és karbantartását; h.) biztosítja, illetve elősegíti a Főosztály munkatársai közötti, valamint a Társaság más szervezeti egységeivel való folyamatos kapcsolattartást és együttműködést; i.) felel a jóváhagyott kötelezettségvállalások nyilvántartásának vezetéséért, ellátja a kötelezettségvállalással kapcsolatos feladatokat. 14

15 IV Hazai Forráselszámolási Osztály A Hazai Forráselszámolási Osztályt a Gazdasági Adminisztrációs főosztályvezetőnek alárendelt osztályvezető vezeti, aki közvetlenül felelős az Osztály feladatainak megfelelő színvonalú ellátásáért a vonatkozó jogszabályok, szerződések és eljárásrendek keretei között. A Hazai Forráselszámolási Osztály ellátja a Társaság finanszírozási szerződéseihez kivéve Nemzetközi Igazgatósághoz és a Közös Titkárságokhoz kapcsolódó elszámolási feladatait: a.) az elszámolási előírások betartásának biztosítása; b.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek finanszírozását biztosító szerződések nyilvántartása; c.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek finanszírozását biztosító szerződésekkel kapcsolatos költségtervek, költségvetések, beszámolók illetve elszámolások pénzügyi vonatkozású részeinek elkészítése, a nemzetközi programokkal kapcsolatos szerződések kivételével; d.) kapcsolattartás a szakmai társosztályokkal; e.) a támogatási szerződések pénzügyi helyzetének nyomon követése, f.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek likviditási helyzetét előrejelző tervek készítése és aktualizálása; g.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek támogatási szerződéseinek megkötésében való részvétel; h.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek tényleges pénzügyi folyamatai és a támogatási szerződésekben rögzített költségvetés koherenciájának biztosítása, szükség esetén támogatási szerződés módosítás vagy változás-bejelentési kérelem benyújtásának kezdeményezése a projektmenedzsernél, kockázatok előrejelzése, javaslattétel a megoldásra vonatkozóan; i.) j.) az Ügyvezető közvetett irányítása alá tartozó Operatív Igazgatósághoz és MNVH állandó Titkársághoz kapcsolódó projektek kötelezettségvállalásainak előzetes jóváhagyása során a rendelkezésre álló fedezet igazolása; az Osztályhoz tartozó projektek kapcsán szervezett egyeztetéseken való részvétel, a projektek pénzügyi képviseletének ellátása, javaslatok és különböző dokumentációk elszámolhatósági szempontú véleményezése, döntés-előkészítés; k.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek kifizetési igénylések, pénzügyi előrehaladási és likviditáselemzési beszámolók, időszaki és zárójelentések elkészítése a fenti projektek kapcsán; l.) az osztályhoz tartozó projektek helyszíni ellenőrzésének társasági koordinációja, pénzügyi képviseletének ellátása, az ellenőrző szervekkel való kapcsolattartás; m.) folyamatos kapcsolattartás és együttműködés a Társaság szervezeti egységeivel; n.) kapcsolattartás a Közreműködő Szervezet, az Irányító Hatóság és a projektben közreműködő külső szervezetek képviselőivel, az Ügyvezető, Gazdasági Adminisztrációs Főosztályvezető és a Gazdasági Igazgató egyidejű tájékoztatása mellett. 15

16 IV Nemzetközi Forráselszámolási Osztály A Nemzetközi Forráselszámolási Osztályt a Gazdasági Adminisztrációs főosztályvezetőnek alárendelt osztályvezető vezeti, aki közvetlenül felelős az Osztály feladatainak megfelelő színvonalú ellátásáért a vonatkozó jogszabályok, szerződések és eljárásrendek keretei között. Az Osztály ellátja a Nemzetközi Igazgatósághoz és a Közös Titkárságokhoz kapcsolódó finanszírozási szerződések elszámolási feladatait: a.) az elszámolási előírások betartásának biztosítása; b.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek finanszírozását biztosító szerződések nyilvántartása; c.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek finanszírozását biztosító szerződésekkel kapcsolatos költségtervek, költségvetések, beszámolók illetve elszámolások pénzügyi vonatkozású részeinek elkészítése, a nemzetközi programokkal kapcsolatos szerződések kivételével; d.) kapcsolattartás a szakmai társosztályokkal; e.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek támogatási szerződések pénzügyi helyzetének nyomon követése, f.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek likviditási helyzetét előrejelző tervek készítése és aktualizálása; g.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek támogatási szerződéseinek megkötésében való részvétel; h.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek tényleges pénzügyi folyamatai és a támogatási szerződésekben rögzített költségvetés koherenciájának biztosítása, szükség esetén támogatási szerződés módosítás vagy változás-bejelentési kérelem benyújtásának kezdeményezése a projektmenedzsernél, kockázatok előrejelzése, javaslattétel a megoldásra vonatkozóan; i.) j.) az Ügyvezető közvetett irányítása alá tartozó Nemzetközi Igazgatósághoz és a Közös Titkárságokhoz kapcsolódó projektek kötelezettségvállalásainak előzetes jóváhagyása során a rendelkezésre álló fedezet igazolása; az Osztályhoz tartozó projektek kapcsán szervezett egyeztetéseken való részvétel, a projektek pénzügyi képviseletének ellátása, javaslatok és különböző dokumentációk elszámolhatósági szempontú véleményezése, döntés-előkészítés; k.) az Osztályhoz kapcsolódó projektek kifizetési igénylések, pénzügyi előrehaladási és likviditáselemzési beszámolók, időszaki és zárójelentések elkészítése a fenti projektek kapcsán; l.) az Osztályhoz tartozó projektek helyszíni ellenőrzésének társasági koordinációja, pénzügyi képviseletének ellátása, az ellenőrző szervekkel való kapcsolattartás; m.) folyamatos kapcsolattartás és együttműködés a Társaság szervezeti egységeivel; n.) kapcsolattartás a Közreműködő Szervezet, az Irányító Hatóság, Nemzeti Hatóság és a projektben közreműködő külső szervezetek képviselőivel, az Ügyvezető, Gazdasági Adminisztrációs Főosztályvezető és a Gazdasági Igazgató egyidejű tájékoztatása mellett. 16

17 IV Pénzügyi és Számviteli Osztály A Pénzügyi és Számviteli Osztályt a gazdasági igazgatónak alárendelt osztályvezető vezeti, aki közvetlenül felelős az Osztály feladatainak megfelelő színvonalú ellátásáért a vonatkozó jogszabályok, szerződések és eljárásrendek keretei között. Az Osztály ellátja a Társaság pénzügyi, számviteli, bérszámfejtési, valamint az ezen tevékenységekhez kapcsolódó, alábbi munkaügyi feladatait: a.) a főkönyvi könyvelés keretén belül a számviteli törvény illetve az adótörvények figyelembevételével kialakított számlarendben előírt módon és tagolásban a Társaság eszközeinek és forrásainak nyilvántartása. A gazdasági események folyamatos könyvelése által azok változásainak kimutatása; b.) az államháztartás alrendszereihez kapcsolódó vagyon, annak változásairól és értékéről szóló nyilvántartás vezetése; c.) a Társaság gazdasági eseményeit dokumentáló nyilvántartások vezetése, az ezzel kapcsolatos könyvelési tevékenységek, az egyes időszakoknak megfelelő zárási munkák megszervezése; d.) a könyvviteli, számviteli előírások, a bizonylati elv, bizonylati fegyelem és a számviteli rend betartásán keresztül a társasági tulajdon és eszközök védelmének biztosítása; e.) a számlarendben meghatározott szintetikus számlák és ehhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások, a tárgyi eszközök, anyagok, stb. változásai, készletmozgások, pénztári bizonylatok, a bankszámlák forgalma, a vevők, szállítók folyószámláinak vezetése, illetőleg az azokkal kapcsolatos könyvelések, főkönyvi kivonat elkészítése; f.) az éves beszámoló elkészítése; g.) a társasági számviteli politika elkészítése és karbantartása a Gazdasági Igazgatóság többi területével együttműködve; h.) adóhatóságokkal való kapcsolattartás, a bevallások, az adóbefizetés és visszaigénylés határidőre, a hatályos jogszabályoknak megfelelő formában és tartalommal történő elkészítése, lebonyolítása; i.) j.) statisztikai jelentések, adatszolgáltatások, a vonatkozó szabályoknak megfelelő formában és tartalommal való elkészítése és továbbítása; kapcsolattartás, adatszolgáltatás, információnyújtás finanszírozási és egyéb elszámolási kérdésekben; k.) munkavállalói tartozások nyilvántartása, kintlévőségek kezelése, számlázás; l.) kimenő számlák készítése, feladása könyvelésre; m.) vevői és szállítói egyenlegközlők készítése, egyeztetése; n.) a saját és bérelt gépkocsikkal kapcsolatos nyilvántartások ellenőrzése, az elszámolási feladatok elvégzése; o.) a beérkező számlák nyilvántartása, formai és tartalmi ellenőrzése; 17

18 p.) folyószámla egyeztetés, közreműködés a kintlévőségek behajtásában, határidőn túli fizetések figyelemmel kísérése, kamatterhelő levelek kiküldése, peres eljárások kezdeményezése; q.) a belföldi és külföldi kiküldetési rendelvények nyilvántartása, ellenőrzése, külföldi utazásszervezési és belső elszámolási feladatok ellátása; r.) a szállítói és egyéb kötelezettségek banki átutalása, ezek nyilvántartása, a szükséges készpénz felvétele, a szabályszerű utalványozott összegek kifizetése, pénz és értékállomány biztonságos őrzése, a napi bevételek és kiadások tételes - bizonylatokkal alátámasztott - elszámolása, a megszabott házipénztárkészleten felüli összegek bankszámlára történő befizetése; s.) selejtezés és leltár elrendelése, valamint a hatályos szabályzatok szerinti lefolytatása; t.) a munkavállalók és a Társasággal nem munkaviszonyban álló személyek és szervezetek bérének, díjának és egyéb juttatásainak elszámolása; u.) társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatok ellátása; v.) munkaviszonyhoz kapcsolódó adó és társadalombiztosítási igazolások kiállítása; w.) a Társaság tevékenységével kapcsolatos megállapodások, dokumentációk pénzügyi szempontú véleményezése. IV Kontrolling Osztály A Kontrolling Osztályt gazdasági igazgatónak alárendelt osztályvezető vezeti, aki közvetlenül felelős az Osztály feladatainak megfelelő színvonalú ellátásáért a vonatkozó jogszabályok, szerződések és eljárásrendek keretei között. A Kontrolling Osztály főbb feladatai: a.) az Ügyvezető és a menedzsment folyamatos tájékoztatása az egyes programok, projektek, illetve a Társaság aktuális pénzügyi helyzetéről, vezetői információs rendszer működtetése; b.) a források felhasználásának nyomon követésére, elszámolására vonatkozó belső szabályok kidolgozása; c.) a Társaság üzleti tervének elkészítése, a tervezési folyamatok koordinálása, szintetizálás, szükség esetén tervmódosítás készítése, a finanszírozási szerződések megkötésében együttműködés; d.) költségfelosztási rendszer kialakítása és működtetése; e.) munkaidő-nyilvántartási rendszer kialakítása és működtetése; f.) az Ügyvezető közvetlen irányítása alá tartozó egységek, illetve társasági általános beszerzésekkel kapcsolatos kötelezettségvállalások előzetes jóváhagyása során a rendelkezésre álló fedezet igazolása, g.) a pénzügyi, számviteli és egyéb költség elszámolási folyamatok kialakításában és ellenőrzésében való részvétel; 18

19 h.) közreműködik az Európai Unió által támogatott, illetve egyéb projektek végrehajtása során a támogatási szerződésekben rögzített tervezési, elszámolási és egyéb adminisztratív feladatok ellátásában; i.) j.) közreműködik a Gazdasági Igazgatóság feladatkörébe tartozó szabályzatok kidolgozásában; havi kontrolling jelentések elkészítése, rendszeres és ad hoc riportok, terv-tény elemzések, gazdaságossági elemzések elkészítése; k.) negyedéves kontrolling riport összeállítása az Ügyvezető és az Alapító részére; l.) az éves beszámoló elkészítésében való részvétel (kiegészítő melléklet, üzleti jelentés, közhasznúsági jelentés). IV.1.7 JOGI, BESZERZÉSI ÉS ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓSÁG A Jogi, Beszerzési és Üzemeltetési Igazgatóságot az Ügyvezetőnek közvetlenül alárendelt Jogi Igazgató vezeti, aki egyben a Társaság vezető jogtanácsosa is. IV a.) b.) c.) d.) e.) f.) g.) h.) i.) j.) k.) Jogi Igazgató önálló felelősséggel irányítja és szervezi, illetve ellenőrzi a vezetése alatt álló szervezeti egységek tevékenységét; eljár az Ügyvezető által megjelölt feladatkörökben általános jogkörrel; az Ügyvezető által meghatározott hatáskörben felel a Társaság tulajdonosi elvárásoknak megfelelő tevékenységéért, az alapítói határozatok végrehajtásáért; biztosítja a Jogi, Beszerzési és Üzemeltetési Igazgatóság vezetői számára a szükséges információkat, és rendszeresen beszámoltatja őket a folyamatban lévő igazgatósági szintű feladatokról; javaslatot tesz a szervezeti egységek között felmerült viták megoldására; felelős az irányítása alá tartozó Igazgatóság hatékony munkavégzésért; elősegíti a Jogi, Beszerzési és Üzemeltetési Igazgatóság és a Társaság keretein belül működő szervezeti egységek együttműködését; közvetíti a Társaság ügyvezetésének döntéseit az Igazgatóság részére, intézkedik végrehajtásukról; intézkedési javaslatokat tesz a Társaság ügyvezetése részére; javaslatot tesz a Jogi, Beszerzési és Üzemeltetési Igazgatóság vezetőinek és munkatársainak javadalmazására; felelős az Igazgatósághoz kötődő szabályzatok és egyéb szabályozást biztosító dokumentumok folyamatos karbantartásáért, aktualizálásáért, és a hatáskörét érintő kérdéseknek belső társasági szabályzatok és szabályozást biztosító dokumentumok Igazgatóság által történő véleményezéséért; l.) munkajogi kérdésekben támogatja a HR Osztály tevékenységét. m.) jogi támogatást nyújt az Ügyvezető részére; 19

20 IV Jogi Osztály A Jogi Osztályt a Jogi Igazgató közvetlen irányítása alá tartozó osztályvezető vezeti. A Jogi Osztály főbb feladatai: a.) a Társaság cégjogi külső és belső ügykezelése, cégeljárással kapcsolatos feladatok ellátása; b.) a Társaság ügyeiben szükség szerint a Társaság jogi képviseletének ellátása; c.) a Társaság tevékenységéhez kapcsolódó minta és standard szerződések kidolgozása; d.) együttműködés a Társaság működéséhez kapcsolódó szerződéstípusok kidolgozásában, a Társaság szerződéseinek előkészítésében, megkötésében, a szerződésekből származó és egyéb igények érvényesítését célzó feltételek kialakításában, a Társaság jogaira és kötelezettségeire kiható egyéb megállapodások előkészítésében, valamint ellenjegyzéssel látja el a szerződéseket, a Társaság mindenkor hatályos Kötelezettségvállalási Szabályzatában foglaltaknak megfelelően; e.) jogi állásfoglalások kialakítása egyes ügyekben, különösen munkajogi kérdésekben a humánpolitikai feladatokat ellátó szakterület részére; f.) jogi tanácsadás a Társaság szervezeti egységei részéről érkezett megkeresések alapján; g.) a Társaságot érintő tudomására jutott bűncselekményekről, jogszabálysértésekről az Ügyvezető tájékoztatása, megszüntetésük érdekében javaslattétel, továbbá szükség esetén feljelentések megtétele; h.) közreműködik a kintlévőségek kezelésében, a követelések peren kívüli behajtásában és az egyeztető tárgyalásokon, a kintlévőségek csökkentése érdekében jogi megoldások keresésében; i.) j.) a Társaság belső szabályzatainak, utasításainak jogi szempontból történő véleményezése; a Társaság követeléseinek peres és nem peres eljárásokban történő érvényesítése, illetve abban való közreműködés; k.) a Társaság Alapító Okiratának, illetve Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítása és az ahhoz szükséges alapítói határozatoknak az előkészítése, amelynek során egyeztet a Társaság vezetőivel, illetve az illetékes szervekkel; l.) tulajdonosi joggyakorlói döntést igénylő kérdésekben az alapítói határozat tervezetének előkészítése vagy az előkészítésben való közreműködés, és az alapítói határozathoz kapcsolódó előterjesztés Felügyelőbizottság általi elfogadását követően a tulajdonosi joggyakorló részére történő felterjesztése; m.) a Társaság különböző testületeinek ülésein a feladatkörébe tartozó ügyek megtárgyalása esetén részvétel, illetve az ezekkel kapcsolatos döntési javaslatok véleményezése; n.) felügyelőbizottsági ülésre jogi vonatkozású előterjesztések előkészítése; o.) a Társaság tevékenységi és felelősségi körébe tartozó jogszabályok figyelemmel kísérése, a jogszabályi előírásoknak a napi munkában, valamint a társasági szabályozásban történő érvényesítése; 20

21 p.) részvétel a Társaságot érintő jogszabályok megalkotásának, illetve módosításának az előkészítésében, amelynek során kapcsolatot tart az érintett minisztériumokkal, illetve illetékes szervekkel; q.) a beszerzéseket követő szerződéskötések előkészítése; r.) s.) t.) közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a szerződéstervezet véleményezése, illetve a szerződéskötési eljárás lefolytatása a kezdeményező szervezeti egység folyamatos együttműködésével; feladatkörét érintően kapcsolatot tart a Tulajdonosi joggyakorló jogi képviselőivel, minisztériumokkal, különböző hatóságokkal, külső jogi szakértőkkel, egyéb állami szervekkel; Társaság által nyújtott közérdekű adatszolgáltatás biztosításában való részvétel az informatikáért felelős szakterület illetve az egyéb érintett osztályok közreműködésével; u.) igény esetén jogi támogatást nyújt a Társaság munkavállalóinak érdekképviseletét biztosító munkavállalói szervezetek (pl.: üzemi tanács) létrehozásához; v.) a Társaság papír alapú, megkötött szállítói szerződéseinek egy eredeti példányát őrzi; w.) nyilvántartást vezet az alapítói és a felügyelőbizottság határozatairól; ügyvezetői és vezetői utasításokról; z.) IV ellátja a felügyelőbizottsági titkári feladatokat. Beszerzési Osztály A Beszerzési Osztályt a Jogi Igazgató közvetlen irányítása alá tartozó osztályvezető vezeti. A Beszerzési Osztály főbb feladatai: a.) a Társaság beszerzési igényeinek közbeszerzés szempontjából történő kezelése, közbeszerzések lebonyolítása, a beszerzések minősítése, az azonos beszerzési tárgyra vonatkozó szerződéses összeg éven belüli összesített értéke alakulásának figyelemmel kísérése, a beszerzési igények nyilvántartásának kezelése; b.) a közbeszerzési eljárások lebonyolítása a kezdeményező egység folyamatos együttműködésével; c.) közbeszerzésekhez kapcsolódó dokumentáció elkészítése illetve annak felügyelete, majd őrzése a közbeszerzési törvény és egyéb a Társaságra vonatkozó rendelkezések iratmegőrzési szabályaira figyelemmel; d.) közbeszerzésre vonatkozó jogszabályok által előírt, a társaság részére egyébként kötelezően előírt közbeszerzési eljárási cselekmények koordinálása, megtétele (pl.: éves statisztikai összegzés előkészítése és annak egyeztetése az illetékes szervezeti egységekkel, szabályzat megalkotása, karbantartás); e.) a közbeszerzésekhez kapcsolódó dokumentumok elkészítése, illetve az abban való részvétel; f.) a Társaság közbeszerzéssel nem érintett beszerzéseinek lebonyolítása; 21

22 g.) a Társaság éves közbeszerzési tervének elkészítése, szükség szerint aktualizálása; h.) az érintett szervezeti egységek igényeinek felmérése, meghatározása; i.) j.) a Társaság vezetése által jóváhagyott igények folyamatos nyomon követése; megrendelések nyomon követése; k.) kapcsolatot tart a Társaság működtetésében, valamint a beruházások lebonyolításában szerephez jutó vállalkozókkal; l.) azon beszerzések esetében, amelyeknél a Társaság ajánlattevőként jár el, szükség szerint közreműködés az ajánlattevői feladatok, valamint az ajánlattevői képviselet ellátásában; m.) részvétel a reklamációkezelésben; n.) jelentések, riportok készítése a beszerzési eljárások eredményességéről, valamint a folyamatokról; o.) együttműködik illetve folyamatosan kapcsolatot tart a társosztályokkal illetve a projekt vezetőivel. IV Üzemeltetési Osztály Az Üzemeltetési Osztályt a jogi igazgató közvetlen irányítása alá tartozó osztályvezető vezeti. Az Üzemeltetési Osztály feladatai: a.) a beszerzett eszközök üzembe helyezési jegyzőkönyveinek előállítása és nyilvántartása; b.) felügyeli és működteti a Társaság eszközállományát, az IT eszközök kivételével; c.) ellátja a helyiség-, eszköz-, gépjármű- és energiagazdálkodási feladatokat, szem előtt tartva a hatékony gazdálkodás követelményeit; d.) részt vesz a Társaság Üzleti tervének elkészítésében; e.) felel a munkavédelmi, illetve tűzvédelmi szabályok betartásáért; f.) felügyeli az irodák tárgyi eszközeinek folyamatos ellátását, karbantartását, dokumentálását; g.) felel a Társaság működése során fellépő műszaki problémák megoldásáért, üzemzavarok elhárításáért; h.) felel az irodanyitásokkal kapcsolatos feladatok ellátásáért; i.) j.) k.) közreműködik a Társaság szervezési és üzemeltetési területét érintő szabályzatainak a kialakításában, aktualizálásában, szakmai tartalmának a kidolgozásában; a Társaság számára irodai eszközök (ide nem értve az IT eszközöket) üzemeltetése; a Társaság működéséhez szükséges irodai, garázs és raktár jellegű infrastruktúra biztosítása; 22

23 l.) gépjármű üzemeltetéshez kapcsolódó feladatok ellátása; m.) központi anyag- és eszközgazdálkodás, a munkavállalók és szervezeti egységek szerinti nyilvántartások naprakész vezetése; n.) selejtezések és leltár lebonyolítása a tárgyi eszközök tekintetében; o.) a saját és bérelt gépkocsikkal kapcsolatos nyilvántartások vezetése. IV.1.8 OPERATÍV IGAZGATÓSÁG Az Operatív Igazgatóságot az Ügyvezetőnek közvetlenül alárendelt Operatív Igazgató vezeti. Az Operatív Igazgatóság tevékenységét szabályozó részletes szabályokat az Ügyvezető utasítás formájában állapítja meg. IV Az Operatív Igazgató Az Operatív Igazgató a közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységek vezetője, aki önálló felelősséggel irányítja és szervezi, illetve ellenőrzi a vezetése alatt álló szervezeti egységek tevékenységeit. Az Operatív Igazgató felett a munkáltatói jogokat az Ügyvezető gyakorolja. Az Operatív Igazgató fő felelőssége az Igazgatóság feladatainak megfelelő színvonalú ellátása a vonatkozó jogszabályok és szerződések keretei között. Az Operatív Igazgató szervezeti egységeinek közvetlen szakmai irányítását önállóan végzi, közvetlenül felelős az egyes egységekhez tartozó feladatok ellátásáért. Az Operatív Igazgató feladatkörébe tartozik különösen: a.) eljár az Ügyvezető által megjelölt feladatkörökben általános jogkörrel; b.) az Ügyvezető által meghatározott hatáskörben felel a Társaság tulajdonosi elvárásoknak megfelelő tevékenységéért, az alapítói határozatok végrehajtásáért; c.) biztosítja az Igazgatóság vezetői számára a szükséges információkat, és rendszeresen beszámoltatja őket a folyamatban lévő igazgatósági szintű feladatokról; d.) javaslatot tesz a szervezeti egységek között felmerült viták megoldására; e.) szervezi és irányítja a feladatkörébe tartozó esetekben a megbízókkal és üzleti partnerekkel való kapcsolattartást; f.) felelős az irányítása alá tartozó Igazgatóság költséggazdálkodásáért, a hatékony munkavégzésért; g.) elősegíti az Igazgatóság és a Társaság keretein belül működő szervezeti egységek együttműködését; h.) koordinálja a központi feladatok kiadását és megvalósítását, irányítja a regionális igazgatók munkáját; i.) értékeli az Igazgatóság teljesítményét a társasági szinten meghatározott mutatók alapján; 23