Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Belső Ellenőrzési Osztály

Átírás

1 3. számú melléklet Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Belső Ellenőrzési Osztály

2 1. A Belső Ellenőrzési Osztály alapadatai 1.1. A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Belső Ellenőrzési Osztálya önálló jogállású szervezeti egység, melynek alapadatai: a.) megnevezése: Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Belső Ellenőrzési Osztály (a továbbiakban: Osztály) b.) székhelye: 4400 Nyíregyháza, Hősök tere 5. c.) levelezési címe: 4401 Nyíregyháza, Pf: 199. d.) címe: ellenorzes@szszbmkh.hu e.) honlap: Az osztály feladat- és hatáskörébe tartozó iratok kiadmányozása során a Szabolcs- Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal elnevezését tartalmazó, 6-os sorszámmal ellátott körbélyegző használatára jogosult. 1.3 A belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed a Kormányhivatal szervezeti egységeinek, járási hivatalainak minden tevékenységére, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának, elszámolásának és az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára. 2. Az Osztály szervezeti felépítése 2.1. Az osztály a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormánymegbízott közvetlen irányítása mellett működő, önálló osztály jogállású szervezeti egység. Az osztály vezetője a belső ellenőrzési vezető (továbbiakban: belső ellenőrzési vezető) Az osztály csoporttagozódás nélküli, egységes szervezeti egység, valamennyi munkatársa belső ellenőrzési feladatot lát el Az osztály létszáma a Szervezeti és Működési Szabályzatban foglaltakkal összhangban kerül megállapításra, jelenleg 3 fő. 3. A Belső Ellenőrzési Osztály feladatai 3.1. Az osztály az SZMSZ-ben, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben és egyéb vonatkozó jogszabályokban, a Kormányhivatal Belső Ellenőrzési Kézikönyvében foglaltak alapján, továbbá az Államháztartásért Felelős Minisztérium által kiadott módszertani útmutatók és a nemzetközi belső ellenőrzési standardok figyelembe vételével látja el feladatait Jelen dokumentum 1. számú függeléke tartalmazza a Belső Ellenőrzési Osztály által ellátott feladatok munkafolyamat leírását. 2

3 4. Az osztályvezető (belső ellenőrzési vezető) feladat- és hatásköre A belső ellenőrzési vezető általános feladatai a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően az alábbi: a) vezeti az osztályt; b) az osztály feladatkörébe tartozó ügyekben, a kormánymegbízott nevében és megbízásából gyakorolja a kormánymegbízott által részére a Kormányhivatal Kiadmányozási és Helyettesítési Szabályzatában, más belső szabályzatban átruházott kiadmányozási jogot; c) jóváhagyásra előkészíti az osztály ügyrendjét; d) meghatározza az osztály munkatervét, éves ellenőrzési tervét és stratégiai ellenőrzési tervét; e) szervezi és ellenőrzi a feladatok végrehajtását; f) ellenőrzi és szignálja az osztály által készített és a kormánymegbízott, a főigazgató, az igazgató által kiadmányozandó ügyiratokat; g) előkészíti az osztály kormánytisztviselői tekintetében a munkaköri leírásokat, gondoskodik a hivatali fegyelem betartásáról; h) gyakorolja az osztály kormánytisztviselői tekintetében a közszolgálati szabályzatban rögzített a Kormányhivatal Kiadmányozási és Helyettesítési Szabályzatában a kormánymegbízott által átruházott munkáltatói jogokat; i) a Kormányhivatal, valamint a kormánymegbízott feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek határidőben történő érdemi döntésre való előkészítése, a végrehajtás szervezése, a végrehajtás figyelemmel kísérése; j) a kapott utasítások és határidők figyelembevételével a munkaköri leírásban részére megállapított munkaterületen felelős a Kormányhivatal állandó és időszakos célkitűzéseinek, feladatainak megvalósításáért; k) ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket a felettes vezetője állandó vagy eseti jelleggel a hatáskörébe utal. A belső ellenőrzési vezető feladata a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján: a) a belső ellenőrzési kézikönyv elkészítése, éves gyakoriságú felülvizsgálata; b) a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenőrzési tervek összeállítása, a költségvetési szerv vezetőjének jóváhagyása után a tervek végrehajtása, valamint azok megvalósításának nyomon követése; c) a belső ellenőrzési tevékenység megszervezése, az ellenőrzések végrehajtásának irányítása; d) az ellenőrzések összehangolása; e) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, a költségvetési szerv vezetőjének, illetve a költségvetési szerv vezetőjének érintettsége esetén az irányító szerv vezetőjének a haladéktalan tájékoztatása és javaslattétel a megfelelő eljárások megindítására; f) a lezárt ellenőrzési jelentés, illetve kivonatának a költségvetési szerv vezetője számára történő megküldése; g) az éves ellenőrzési jelentés, illetve az összefoglaló éves ellenőrzési jelentés összeállítása. 3

4 Az előzőekben felsorolt feladatokon túl a belső ellenőrzési vezető köteles: a) gondoskodni arról, hogy érvényesüljenek az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók; b) a költségvetési szerv vezetőjét az éves ellenőrzési terv megvalósításáról, és az attól való eltérésekről tájékoztatni; c) biztosítani a belső ellenőrök szakmai továbbképzését, ennek érdekében a költségvetési szerv vezetője által jóváhagyott éves képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósításáról; d) gondoskodni a belső ellenőrzések nyilvántartásáról, a költségvetési szerv vezetőjének döntésétől függően a külső ellenőrzések nyilvántartásáról, valamint az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról; e) a belső ellenőrzési tevékenység során kezelt adatokat illetően betartani az adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírásokat, valamint gondoskodni arról, hogy a belső ellenőrzést végzők tevékenységüket ezek figyelembevételével végezzék. 5. A belső ellenőr feladat- és hatásköre A belső ellenőr általános feladatai: a) a kapott utasítások és határidők figyelembevételével a munkaköri leírásban részére megállapított munkaterületen felelős a Kormányhivatal állandó és időszakos célkitűzéseinek, feladatainak megvalósításáért; b) ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket a felettes vezetője állandó vagy eseti jelleggel a hatáskörébe utal. A belső ellenőr bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladata: a) elemezni, vizsgálni és értékelni a belső kontrollrendszer kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, valamint működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; b) elemezni, vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások megfelelőségét, a beszámolók valódiságát; c) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében, valamint a költségvetési szerv működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszer javítása, továbbfejlesztése érdekében; d) nyilvántartani és nyomon követni a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket. A bizonyosságot adó tevékenységet az alábbi ellenőrzési típusok szerint kell ellátni: a) a szabályszerűségi ellenőrzés arra irányul, hogy az adott szervezeti egység, járási hivatal működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-e, és érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői rendelkezések előírásai; 4

5 b) a pénzügyi ellenőrzés célja az adott szervezeti egység, járási hivatal, program vagy feladat pénzügyi elszámolásainak, valamint az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások ellenőrzése; c) a rendszerellenőrzés keretében az egyes rendszerek kialakításának, illetve működésének átfogó vizsgálatát kell elvégezni; d) a teljesítmény-ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy az adott szervezeti egység, járási hivatal által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a működés, illetve a forrásfelhasználás gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen valósul-e meg; e) az informatikai ellenőrzés a kormányhivatalnál az informatikai rendszerek megfelelőségére, megbízhatóságára, biztonságára, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességére, megfelelőségére, szabályosságára és védelmére irányul. A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatok lehetnek különösen: a) vezetők támogatása az egyes megoldási lehetőségek elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, kockázatának becslésével; b) pénzügyi, tárgyi, informatikai és humánerőforrás-kapacitásokkal való ésszerűbb és hatékonyabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás; c) a vezetőség szakértői támogatása a kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában, folyamatos továbbfejlesztésében; d) tanácsadás a szervezeti struktúrák racionalizálása, a változásmenedzsment területén; e) konzultáció és tanácsadás a vezetés részére a szervezeti stratégia elkészítésében; f) javaslatok megfogalmazása a kormányhivatal működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszer javítása, továbbfejlesztése érdekében, a kormányhivatal belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően. 6. A belső ellenőr joga- és kötelezettsége A belső ellenőr jogosult: a) az ellenőrzött szervezeti egység, járási hivatal helyiségeibe belépni, figyelemmel az ellenőrzött szervezeti egység, járási hivatal biztonsági előírásaira, munkarendjére; b) az ellenőrzött szervezeti egységnél, járási hivatalnál az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó, minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot tartalmazó iratokba, a közszolgálati alapnyilvántartásba és más dokumentumokba, valamint elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinteni a külön jogszabályokban meghatározott adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett jegyzőkönyvben rögzítetten átvenni, illetve visszaadni; c) az ellenőrzött szervezeti egység, járási hivatal vezetőjétől és bármely alkalmazottjától írásban vagy szóban információt kérni; d) a belső ellenőrzési vezető jóváhagyásával más szervektől az ellenőrzött szervezeti egység, járási hivatal működésével és gazdálkodásával összefüggő kérdésekben információt kérni; e) a vizsgálatba szakértő bevonását kezdeményezni. 5

6 A belső ellenőr köteles: a) ellenőrzési tevékenysége során az ellenőrzési programban foglaltakat végrehajtani; b) tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzött szervezeti egység, járási hivatal vezetőjét tájékoztatni, és megbízólevelét bemutatni; c) objektív véleménye kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni; d) megállapításait, következtetéseit és javaslatait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni, és azokat elegendő és megfelelő bizonyítékkal alátámasztani; e) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, haladéktalanul jelentést tenni a belső ellenőrzési vezetőnek; f) az ellenőrzési jelentés tervezetet az ellenőrzött szervezeti egység, járási hivatal vezetőjével egyeztetni, ellenőrzési jelentést készíteni, az ellenőrzési jelentés aláírását követően a lezárt ellenőrzési jelentést a belső ellenőrzési vezetőnek átadni; g) ellenőrzési megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról haladéktalanul jelentést tenni a belső ellenőrzési vezetőnek, amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik; h) az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a belső ellenőrzési vezető útján a Kormánymegbízott részére, jegyzőkönyv alapján átadni; i) az ellenőrzött szervezeti egységnél, járási hivatalnál, illetve annak részegységeiben a biztonsági szabályokat és a munkarendet figyelembe venni; j) a tudomására jutott minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot megőrizni; k) az ellenőrzési tevékenységet a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben meghatározott módon dokumentálni, az ellenőrzés során készített iratokat és iratmásolatokat az adatvédelmi és a minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával az ellenőrzés dokumentációjához csatolni. 6

7 A belső ellenőrzési tevékenység folyamatábrája 1. számú függelék 1. Tervezés 2. Irányítás 3. Végrehajtás 4. Beszámolás 1.1. Tervezés előkészítése 2.1. Humánerőforrásgazdálkodás 3.1. Felkészülés 4.1. Negyedéves/ féléves beszámolás a szervezet vezetőjének 1.2. Kockázatelemzés Kapacitásfelmérés Háttér információk összegyűjtése 4.2. Éves ellenőrzési jelentés 1.3. Éves ellenőrzési terv Kiválasztási folyamat Megbízólevél, értesítőlevél Feladatmegosztás kialakítása 3.2.A. Ellenőrzési program 5. BE tevékenység értékelése Munkaköri leírás 3.3. Ellenőrzés végrehajtása 3.2.B. Tanácsadói feladat munkaprogramja 5.1. Teljesítményértékelés Nyitó megbeszélés Tanácsadói feladat végrehajtása 5.2. Rendszeres önértékelés Vizsgálati technikák Tanácsadói feladat végrehajtásáról szóló jelentés 5.3. Külső minőségértékelés 3.4. Ellenőrzési jelentés készítése Eredmények érvényesülésének figyelemmel kísérése 5.4. PM minőségértékelése Ellenőrzési jelentés-tervezet 3.5. Nyomon követés Egyeztető megbeszélések Utóellenőrzés Ellenőrzési jelentés lezárása, megküldése Intézkedési terv véleményezése Intézkedési terv végrehajtásáról szóló beszámoló nyomon követése 7

8 8