BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYVE

Átírás

1 BUDAPEST FŐVÁROS XV. KERÜLETI POLGÁRMESTERI HIVATAL ÜGYIRATSZÁM: 4/88207/2013. Ágasegyházi Polgármesteri Hivatal BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYVE HATÁLYOS: január 1. napjától 1

2 I. Bevezetés... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 1.Tartalmi elemek 2. Belső ellenőrzési kézikönyv kidolgozása 3. Ágasegyházi Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Kézikönyve II. A belső ellenőrzés feladatait, céljait és hatásköröket meghatározó belső ellenőrzési alapszabály Tartalmi elemek 2.Belső Ellenőrzési Alapszabály (CHARTA) 2.1. A belső ellenőrzés célja 2.2. A belső ellenőrzésre vonatkozó standardok 2.3. A belső ellenőrökre vonatkozó etikai Kódex 2.4. A belső ellenőrzésre vonatkozó szakmai, etikai elvárások 2.5. Hatáskör 2.6. Belső ellenőrzésre vonatkozó standardok 2.7. A belső ellenőrzés feltételrendszere Ágasegyházi Polgármesteri Hivatal illetékességi körében III. A belső ellenőrökre vonatkozó szakmai Etikai Kódex Alapelvek 1.1. Feddhetetlenség 1.2. Függetlenség 1.3. Titoktartás 1.4. Szakértelem 1.5. Együttműködés 1.6. Összeférhetetlenség 1.7. Funkcionális függetlenség 1.8. A Kódex hatály 2. A Belső ellenőrzési vezető feladatai 3. Jogok és kötelezettségek 3.1. A belső ellenőr jogai és kötelezettségei 3.2.A belső ellenőr megbízójának jogai és kötelezettségei 4. Felelősség 4.1. A jegyző felelőssége 4.2. A belső ellenőrzést végző szakértő felelőssége 5. Beszámolás IV. A belső ellenőrzési tevékenység irányítása Belső ellenőri humán-erőforrás gazdálkodás 1.1. kapacitás felmérés 1.2. Helyettesítés 1.3. Értékelés 1.4. Továbbképzés 2. A külső szolgáltatóval kötött megállapodás elemei V. A belső ellenőrzés tervezése

3 1. A tervezés alapelvei 2. A tervezés előkészítésének lépései 2.1. Általános felmérés 2.2. a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása 2.3. A belső ellenőrzési fókusz kialakítása 2.4. A kritikus folyamatok elemzése 3. Kockázatelemzés 3.1. A szervezet folyamatainak azonosítása 3.2. A kockázati tényezők azonosítása, elemzése 3.3. A Kockázatelemzés végeredménye 4. Stratégiai ellenőrzési terv 5. Éves ellenőrzési terv és összefoglaló éves ellenőrzési terv 5.1. Az erőforrások elosztáse 5.2. Az ellenőrzési terv módosítása VI. A Belső ellenőrzés végrehajtása Az ellenőrzésre való felkészülés 2. Az ellenőrzési program elkészítésének menete 2.1. A rendelkezésre álló információk összegyűjtése 2.2. A célkitűzések véglegesítése 2.3. Az ellenőrzés tárgyának a véglegesítése 2.4. Az ellenőrizendő időszak meghatározása 2.5. Az erőforrások meghatározása 2.6. A módszerek meghatározása 2.7. Az ellenőrzési program írásba foglalása 3. Adminisztratív felkészülés 3.1. A megbízólevél elkészítése 3.2. Az ellenőrzött szerv értesítése 3.3. Az ellenőrzés időszükségleteinek a meghatározása 4. Az ellenőrzés lefolytatása 5. A dokumentumok vizsgálata, elemzése 6. Esettanulmányok 7. Összehasonlító elemzés 8. Költség-haszon elemzés 9. Mintavételi eljárás 10. Tesztelési technikák 11. A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és a teljességi nyilatkozat 12. Súlyos hiányosságok gyanúját rögzítő jegyzőkönyv VII. Jelentések A belső ellenőrzési jelentés elkészítése 1.1. A felelős személyek 1.2. A tartalmi követelmények 1.3. A jelentéstervezet megküldése egyeztetésre 1.4. A jelentés lezárása 1.5. A lezárt ellenőrzési jelentés megküldése

4 2. A belső ellenőrzést értékelő éves jelentések VIII. Az ellenőrzés nyomonkövetése Az intézkedési terv 2. Az ellenőrzések 2.1. Utóvizsgálat IX. Az ellenőrzés során büntető, szabálysértési eljárásra okot adó cselekmények X. A külső szolgáltatóra vonatkozó előírások XI. MELLÉKLETEK számú melléklet Belső ellenőrzési kézikönyv minta adaptációs segédlet számú melléklet Hatáskör mátrix számú melléklet Kockázatelemzési modellek számú melléklet Kockázatok számú melléklet Kockázatok az európai uniós támogatások intézményrendszerében lefolytatott kockázatelemzésekhez számú melléklet Alapvető vizsgálati eljárások, technikák számú melléklet Mintavételezési eljárások számú melléklet A belső kontrollrendszer kulcsfontosságú elemeinek tesztelése számú melléklet Az ellenőrzési bizonyítékok előállításának folyamata számú melléklet Összesített vélemény az ellenőrzött területről számú melléklet Az ellenőrzés megállapításainak rangsorolása XII. IRATMINTÁK számú iratminta Belső ellenőri képességek számú iratminta Tudás- és Készség Leltár, illetve Fejlesztési Terv számú iratminta Egyéni képzési terv számú iratminta Folyamatlista számú iratminta Belső ellenőrzési fókusz számú iratminta - Interjú kérdőív a vezetés elvárásainak megismerésére számú iratminta Kockázatfelmérési kérdőív a folyamatgazdák részére számú iratminta A folyamatok jelentőségének meghatározása számú iratminta A folyamatok kockázatának értékelése és a kontrollpontok azonosítása számú iratminta Kockázatelemzés összesítése számú iratminta Kockázati térkép számú iratminta Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás megállapítása számú iratminta Éves ellenőrzési terv

5 14. számú iratminta Ellenőrzési program számú iratminta Megbízólevél számú iratminta Összeférhetetlenségi nyilatkozat számú iratminta Értesítő levél számú iratminta Munkalap (belső ellenőr által készített) számú iratminta Nyomtatvány interjú készítéshez számú iratminta Kérdéssorok számú iratminta Közös jegyzőkönyv számú iratminta Teljességi nyilatkozat számú iratminta Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv számú iratminta Kísérőlevél ellenőrzési jelentéstervezet megküldéséhez számú iratminta Válaszlevél az észrevételekre számú iratminta Egyeztető megbeszélés jegyzőkönyv számú iratminta Kísérőlevél lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez számú iratminta Ellenőrzési jelentés/-tervezet számú iratminta Intézkedési terv elfogadása számú iratminta Intézkedések nyilvántartása számú iratminta Ellenőrzési lista a belső ellenőrzés tervezése előkészítésének folyamatos minőségbiztosításához számú iratminta Ellenőrzési lista a kockázatelemzés folyamatos minőségbiztosításához számú iratminta Ellenőrzési lista a belső ellenőrzés tervezésének folyamatos minőségbiztosításához számú iratminta Ellenőrzési lista az ellenőrzésre való felkészülés folyamatos minőségbiztosításához számú iratminta Ellenőrzési lista az ellenőrzés végrehajtásának folyamatos minőségbiztosításához számú iratminta Ellenőrzési lista az ellenőrzési jelentés elkészítésének folyamatos minőségbiztosításához számú iratminta Ellenőrzést követő felmérő lap számú iratminta Kulcsfontosságú teljesítménymutatók számú iratminta Ellenőrzések nyilvántartása számú iratminta Ellenőrzési mappa számú iratminta Tanácsadói feladat munkaprogram számú iratminta Tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés

6 I. Bevezetés 1. Tartalmi elemek A belső ellenőrzési kézikönyv bevezetője az alábbi témaköröket fedi le: A belső ellenőrzési tevékenység A belső ellenőrzési kézikönyv készítésére vonatkozó jogszabályi előírások; A belső ellenőrzési kézikönyv célja, felépítése; Jóváhagyásra és felülvizsgálatra vonatkozó előírások. Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) határozza meg a belső ellenőrzés jogszabályi alapjait, az alábbiak szerint: Áht. 70. (1) A belső ellenőrzés kialakításáról, megfelelő működtetéséről és függetlenségének biztosításáról a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni. A belső ellenőrzést végző személy vagy szervezet tevékenységét a költségvetési szerv vezetőjének közvetlenül alárendelve végzi, jelentéseit közvetlenül a költségvetési szerv vezetőjének küldi meg. Az irányító szerv belső ellenőrzést végezhet a) az irányítása alá tartozó bármely költségvetési szervnél, b) a saját vagy az irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szerv használatába, vagyonkezelésébe adott nemzeti vagyonnal való gazdálkodás tekintetében, c) az irányító szerv által nyújtott költségvetési támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezetteknél és a lebonyolító szerveknél, és d) az irányítása alá tartozó bármely, a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló évi CXXII. törvény 1. a) pontjában meghatározott köztulajdonban álló gazdasági társaságnál. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) határozza meg a költségvetési szervek vezetői számára a belső kontrollrendszer kialakítására és működtetésére vonatkozó további részletszabályokat, valamint a bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység eljárásrendjét. Bkr. 2. b) belső ellenőrzés: független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje, az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási és belső kontrollrendszerének hatékonyságát. A nemzetközi belső ellenőrzési standardok alapján a belső ellenőrzés következő lényeges ismérveit kell hangsúlyozni: - A belső ellenőrzés egy, az ellenőrzés és az arról való jelentés irányultságában belső, bizonyosságot adó és tanácsadó, nem hatósági jellegű tevékenység. - A belső ellenőrzés a felelős szervezetirányítás egyik legfontosabb elemeként működik. - A belső ellenőrzés az eredményesség növelésével segíti a költségvetési szerv belsőkontrollrendszerének folyamatait.

7 A Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáinak (IIA Normáknak) és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak megfelelően a belső ellenőrzés kétfajta szolgáltatást nyújt: - bizonyosságot adó tevékenység és - tanácsadó tevékenység A bizonyosságot adó szolgáltatások során a belső ellenőrök objektíven értékelik a tényeket, és ennek alapján független véleményt formálnak vagy következtetéseket vonnak le egy szervezetre, műveletre, funkcióra, folyamatra, rendszerre, illetve az ellenőrzés egyéb tárgyára vonatkozóan. A tanácsadó tevékenység jellegét tekintve konzultációs tevékenység, amelyet általában a megbízó konkrét felkérése alapján nyújtanak. A tanácsadói feladat jellege és hatóköre a megbízóval történő megállapodás eredménye. Fontos, hogy a tanácsadó tevékenység során a belső ellenőrnek meg kell őriznie tárgyilagosságát, nem vállalhat át vezetői felelősséget.. 2. Belső ellenőrzési kézikönyv kidolgozása, jóváhagyása, tartalma, felülvizsgálata A Bkr a rendelkezik a belső ellenőrzési kézikönyv elkészítéséről, jóváhagyásáról, tartalmáról, felülvizsgálatáról: Bkr. 17. (1) A belső ellenőrzést végző személy munkáját a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardok, útmutatók figyelembevételével, valamint a belső ellenőrzési vezető által - az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési kézikönyv minta megfelelő alkalmazásával - kidolgozott és a költségvetési szerv vezetője által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi. (2) A belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza: a) a bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályokat; b) a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabályt; c) a tervezés megalapozásához alkalmazott kockázatelemzési módszertan leírását; d) az ellenőrzési dokumentumok formai követelményeit, az alkalmazott iratmintákat; e) az ellenőrzési megállapítások hasznosításának nyomon követését; f) az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárást. (3) A belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök a belső ellenőrzési tevékenységet az államháztartásért felelős miniszter által kiadott etikai kódex figyelembevételével végzik. (4) A belső ellenőrzési vezető köteles a belső ellenőrzési kézikönyvet rendszeresen, de legalább kétévente felülvizsgálni, és a - jogszabályok, módszertani útmutatók változásai, illetve egyéb okok miatt - szükséges módosításokat átvezetni.

8 3. Az Ágasegyházi Polgaármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Kézikönyve A belsőellenőrzés célja az, hogy a szervezetnél dolgozó belső ellenőrök a mindennapi munkájuk során egységes eljárásrend és iratminták mentén végezzék tevékenységüket. Ágasegyházi Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Kézikönyve a Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott Belső Ellenőrzési Kézikönyv minta alapján készült. Az adaptálás során figyelembe vettem az önkormányzati hivatal méretét, az önkormányzat feladat és hatásköreit, tehát azt a körülményt, hogy egy rendkívül kicsiny méretű hivatalra nézve kell elkészíteni a belső ellenőrzési kézikönyvet. A Belső Ellenőrzési Kézikönyv elkészítője - a koordinációval és az ellenőrzés nyomon követésével a jegyző által megbízott személy - az Ágasegyházi Polgármesteri Hivatal pénzügyi csoportjának vezetője, Galamb Jánosné főelőadó. A Kézikönyvben megtalálhatóak a Bkr.-ben előírt kötelező tartalmi elemek, melyek a következők: - A belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabály - A belső ellenőrzési tevékenység tervezése - A bizonyosságot adó tevékenység végrehajtása - Beszámolás - Az ellenőrzési dokumentumokkal kapcsolatos előírások - A tanácsadói tevékenység - Mellékletek (kockázatelemzési módszertan) - Iratminták A kézikönyvben szereplő, de nem kötelező tartalmi elemek a következők: - Bevezetés - A belső ellenőrzési tevékenység irányítása - A belső ellenőrzési csoport kompetenciája - Értékelés - Folyamatos továbbképzés - Külső szolgáltató bevonására vonatkozó előírások - A belső ellenőrzési tevékenység értékelése - A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok A Belső Ellenőrzési Kézikönyvet Ágasegyháza Község Jegyzője, dr Fazekas István hagyta jóvá. Hatályba lépésének időpontja: január 1. A Belső Ellenőrzési Kézikönyv (papír alapon, kinyomtatva) Ágasegyháza Község Jegyzőjének irodájában található meg. Virtuálisan Ágasegyháza Község Önkormányzata honlapján került feltöltésre. Bkr. 17. (4) bekezdése szerint a belső ellenőrzési vezető köteles a belső ellenőrzési kézikönyvet rendszeresen, de legalább kétévente felülvizsgálni, és a jogszabályok, módszertani útmutatók változásai, illetve egyéb okok miatt szükséges módosításokat átvezetni. A Jegyző (a továbbiakban: Belső Ellenőrzési Vezető) a kézikönyvet minden év szeptember 30-ig felülvizsgálja és a szükséges módosításokat végrehajtja.

9 II. A Belső ellenőrzés feladatait, célját, hatásköröket meghatározó belső ellenőrzési alapszabály A belső ellenőrzési alapszabály (Charta) olyan hivatalos dokumentum, amely meghatározza a belső ellenőrzés célját, hatáskörét, feladatát, a belső ellenőrök és az ellenőrzöttek jogait, kötelezettségeit, valamint megadja a belső ellenőrzés szervezeti elhelyezkedését. Bkr. 17. (2) b) A belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabályt. 1. Tartalmi elemek A belső ellenőrzési alapszabály az alábbi elemeket tartalmazza: a belső ellenőrzés célja; a belső ellenőrzés feladata; a Magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok és a Belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódex elfogadása és alkalmazása; a szervezeti és funkcionális függetlenség biztosítékai, összeférhetetlenség; a bizonyosságot adó tevékenység; a tanácsadó tevékenység, a tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatok köre; a belső ellenőrzési vezető feladatai, felelősségi körei; a belső ellenőr jogai és kötelezettségei; az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység jogai és kötelezettségei; a belső ellenőrzési vezető beszámolásának módja, rendszeressége a költségvetési szerv vezetője számára. Amennyiben a belső ellenőrzési tevékenység ellátása részben külső szolgáltató bevonásával történik, akkor szükséges meghatározni az alkalmazott belső ellenőr és a külső szolgáltató felelősségi és feladatköreit, a kapcsolattartás formáit.uniós intézményrendszer

10 2. Belső Ellenőrzési Alapszabály (CHARTA) Ágasegyháza Község Önkormányzata határozattal fogadta el a belső ellenőri teendőkkel összefüggésben felmerülő, és a belső ellenőrrel szemben támasztott hivatásetikai alapelvekről és az etikai eljárásról szóló Szabályzatot, mely meghatározza a Belső Ellenőrzést végzők tevékenységét A belső ellenőrzés fogalma, célja A Bkr. 2. b) pontja alapján a belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje. Az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében a belső ellenőrzés rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási és belső kontrollrendszerének eredményességét, gazdaságosságát és hatékonyságát Belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó standardok, előírások: A belső ellenőr tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók, valamint a vonatkozó szervezeti belső szabályzatok alapján, a belső ellenőrzési vezető által kidolgozott és a költségvetési szerv vezetője által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi Módszertana A Magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok az alábbi linken érhetők el: % A1si%20bels%C5%91%%A9si%20standardok% pdfh A belső ellenőrzés nemzetközi standardjai: allamtitkarsag /hirek/abesoellenorzes-nemzetkozi-standardjai 2.3. Belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódex A Bkr. 17. (3) bekezdése alapján a belső ellenőrzési vezető a belső ellenőrzési tevékenységet az államháztartásért felelős miniszter által kiadott etikai kódex figyelembevételével végzik Módszertana A belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódex az alábbi linken érhető el: ő%20ellenőrökre%20vonatkozó%20etikai%20kódex.p df

11 2.4. Belső ellenőrzésre vonatkozó szakmai, etikai elvárások A belső ellenőrzés céljainak elérése érdekében többek között információkat gyűjt és értékel, elemzéseket készít, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad az önkormányzat és a költségvetési szerv vezetője számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan, valamint a tudomására jutott jelentős kockázati kitettségről, eseményről, kontrollhiányosságról a költségvetési szerv vezetőjét azonnal tájékoztatja. A Belső Ellenőrzést végző jegyző, valamint a belső ellenőrzéssel megbízott belső ellenőr ellenőrzést végezhet: a) Ágasegyházi Polgármesteri Hivatalánál és az önkormányzat irányítása alá tartozó bármely költségvetési szervnél, b) az önkormányzat saját vagy az irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szerv használatába, vagyonkezelésébe adott nemzeti vagyonnal való gazdálkodás tekintetében,c) az önkormányzat által nyújtott költségvetési támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezetteknél, d) az önkormányzat irányítása alá tartozó bármely, a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló évi CXXII. törvény 1. a) pontjában meghatározott köztulajdonban álló gazdasági társaságnál, és e) az önkormányzat társulásainál. a) Bizonyosságot adó tevékenység A belső ellenőrzés elemzi, értékeli az irányítási folyamatokat és a belső kontrollrendszer kialakítását, működését aszerint, hogy azok eredményesen, hatékonyan és gazdaságosan biztosítják-e a szervezeti célok megvalósulását. E feladata körében a belső ellenőrzés elsősorban - elemzi és értékeli a belső kontrollrendszer működését (a kontrollkörnyezetet, kockázatkezelést, kontrolltevékenységeket, az információáramlást és kommunikációt, valamint a nyomon követés folyamatait), vizsgálja eredményességét, hatékonyságát és gazdaságosságát; - az ellenőrzések során megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg; - a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket nyomon követi. A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladatait részletesen a Bkr. 21. (2) bekezdése határozza meg A belső ellenőrzés feladata általában annak vizsgálata, hogy az irányítási és a vezetés által kialakított, működtetett belső kontrollrendszer megfelel-e az alábbi követelményeknek: - A szervezeti célkitűzések összhangban vannak a szervezeti stratégiával. - A szervezeti célkitűzések elérésére kidolgozott mutatórendszer megfelelő. - A szervezeti folyamatok kialakítása biztosítja a célkitűzések megvalósulását; a folyamatok belső szabályozása teljes, naprakész, naprakészségük biztosított, a felelősségek, feladatok egyértelműen meghatározottak. - A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak.

12 - A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes azonosítani, elemezni és azokat - a szervezet kockázatviselési hajlandóságának figyelembe vételével - megfelelően kezelni. - Az önkormányzat és szervei munkafolyamataiban a belső kontrollok kialakítása megfelel az elvárásoknak, képesek a kockázatokból fakadó veszteségek mérséklésére és folyamatos korszerűsítésük biztosított. - Az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban, szabályzatokban és a vonatkozó szerződésekben foglalt rendelkezéseknek. A belső ellenőrzés feladata továbbá: - elemezni, vizsgálni és értékelni a belső kontrollrendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését; - elemezni, vizsgálni és értékelni a belső kontrollrendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; - elemezni, vizsgálni a rendelkezésére álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát; - a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tenni, valamint elemzéseket, értékeléseket készíteni a költségvetési szerv vezetője, valamint a jegyző számára a költségvetési szerv működése eredményességének növelése, valamint a belső kontrollrendszerek (ideértve a FEUVE-t is) javítása, továbbfejlesztése érdekében; - ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, valamint a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében; - nyomon követni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket; - elvégezni a belső ellenőrzési tevékenység minőségértékelését; - a költségvetési szerven belül a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok és a belső ellenőrzési kézikönyvben rögzítettek szerint tanácsadási tevékenységet ellátni. - A belső ellenőrzést végző személyek munkájukat a vonatkozó jogszabályok, az illetékes miniszter által közzétett módszertani útmutatók, a belső ellenőrzési standardok és a jegyző által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzik. A belső ellenőrzés feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a költségvetési szervek vezetői számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belső ellenőrzés feladata annak vizsgálata és ennek során elegendő bizonyítékkal alátámasztva, megfelelő bizonyosságot adni arra vonatkozóan, hogy a vezetés által kialakított és működtetett kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek: - Az önkormányzati célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a költségvetési szervek kockázatkezelési rendszere képes felismerni, és azokat megfelelően kezelni; - Az egyes vezetők és vezetői csoportok közötti együttműködés megfelelő; - A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; - A köztisztviselők, közalkalmazottak tevékenysége megfelel-e a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek (beleértve mind a hazai, mind az EU jogszabályok által előírt beszámolási kötelezettséget is), valamint összhangban van a

13 nemzetközileg elfogadott standardokkal, és a pénzügyminiszter által közzétett iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; - Az eszközökkel és forrásokkal gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak-e; - A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak-e; - A költségvetési szerv munkafolyamataiban a belső kontrollrendszer minősége megfelelő és folyamatos korszerűsítése biztosított-e; - A rendszerek és eljárások beleértve a fejlesztés alatt állókat is teljesek és biztosítják, hogy az ellenőrzések megfelelő védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint, hogy az eljárások összhangban vannak a költségvetési szervek átfogó céljaival és célkitűzéseivel; A jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira az Önkormányzat és szervei időben és megfelelően reagálnak. A belső ellenőrzés végrehajtása során feltárt, a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó lehetőségekről a vezetést tájékoztatni kell. A belső ellenőrzés mint vezetőt támogató tevékenység nem mentesíti ugyanakkor a vezetőket azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszert működtessék. A belső ellenőrzés az Önkormányzat és szervei pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik. A belső ellenőrzés ellenőrzési hatásköre kiterjed mind a központilag kiadott szabályzatok, irányelvek, és eljárások pontos betartásának ellenőrzésére (beleértve azokat is, amelyek Magyarország által vállalt nemzetközi kötelezettségből és/vagy valamilyen nemzetközi szervezeti tagságból erednek), mind a költségvetési bevételek és kiadások, valamint a költségvetési szervek tevékenysége gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálatára az államháztartási gazdálkodás átláthatósága érdekében. b) Tanácsadó tevékenység A belső ellenőrzés tanácsadó tevékenységével támogathatja a szervezet vezetőit, a költségvetési szerv vezetőjének megbízása alapján. A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatokról a Bkr. 21. (4) bekezdése rendelkezik, azonban a jogszabályban meghatározott feladatokon túlmenően további feladatok is elláthatók, amennyiben azok megfelelnek a belső ellenőr függetlenségére vonatkozó előírásoknak. A belső ellenőrzés tanácsadói tevékenysége elsősorban az alábbiakra terjed ki: - Önkormányzati vezetők támogatása a döntéshozatalban, javaslatok (alternatívák kidolgozása és az egyes megoldási lehetőségek kockázatának becslése, amire fel kell hívni a vezetőség figyelmét) megfogalmazásával, azonban a döntést a vezetőségnek kell meghoznia. - Humánerőforrás-kapacitásokkal való racionálisabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás. - Pénzügyi, tárgyi és informatikai erőforrásokkal való racionálisabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás.

14 - A vezetőség szakértői, tanácsadói támogatása a kockázat- és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában, folyamatos továbbfejlesztésében. - Tanácsadás a szervezeti struktúrák racionalizálása, a változásmenedzsment területén. A belső ellenőrzési tevékenység keretében ellátható feladatok lehetnek még a fentieken túl, különösen: - vezetők támogatása az egyes megoldási lehetőségek elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, kockázatának becslésével; - pénzügyi, tárgyi, informatikai és humánerőforrás-kapacitásokkal való ésszerűbb és hatékonyabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás; - a vezetőség szakértői támogatása a kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában, folyamatos továbbfejlesztésében; - tanácsadás a szervezeti struktúrák racionalizálása, a változásmenedzsment területén; - konzultáció és tanácsadás a vezetés részére a szervezeti stratégia elkészítésében; - javaslatok megfogalmazása az eredményesség növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, a költségvetési szerv belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően Hatáskör: A belső ellenőrzés hatásköri felhatalmazását az Áht. és a Ber. határozza meg. A belső ellenőrzést végző hatásköre kiterjed az alábbiakra: Korlátlan hozzáféréssel rendelkezik a vizsgált szervezeti egység valamennyi tevékenységéhez, nyilvántartásához, vagyontárgyához; Az érintett szerv vezetőjéhez bármikor közvetlenül is fordulhat; Az ellenőrzési célok elérése érdekében meghatározza az ellenőrzések gyakoriságát, az ellenőrzések tárgyát és kiterjedését, valamint kiválasztja az alkalmazott ellenőrzési módszereket; Az ellenőrzések végrehajtásához jogosult az ellenőrzött szervezeti egység bármely dolgozójától információt kérni, illetve speciális szakértelmet igénylő esetekben az ellenőrzési tevékenység lefolytatásához más szervezeti egységtől vagy szervezettől szakértő segítségét igénybe venni. A belső ellenőrzést végző hatásköre az alábbiakra nem terjed ki: Az önkormányzat és szervei bármely végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvétel; Pénzügyi tranzakciók kezdeményezése vagy jóváhagyása a belső ellenőrzési egységre vonatkozókon kívül; Az önkormányzat és szervei bármely, nem a belső ellenőrzési egység által alkalmazott munkatársa tevékenységének irányítása, kivéve, ha ezek a

15 munkatársak megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenőrzésben, vagy más egyéb módon segítsék a belső ellenőröket Belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó standardok: A belső ellenőr tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi belső ellenőrzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és kézikönyv minta alapján, valamint a jegyző által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi A belső ellenőrzés megfelelő elvégzéséhez szükséges függetlenség feltételrendszerének kialakításáról Ágasegyháza Község Jegyzője gondoskodik. Ennek érdekében: Az Önkormányzat és szervei belső ellenőrzését az Önkormányzat külső szakértő útján látja el, aki a vele kötött külön megállapodás (megbízás) alapján a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ber.) 4/A alapján a Ber. 12. szerinti feladatokat is ellátja. Feladata továbbá: A megbízásában foglaltaknak megfelelő értékelést adni az Önkormányzat és szervei pénzügyi irányítási és ellenőrzési, valamint kockázatkezelési rendszeréről, és nyilatkozik ezen rendszerek megfelelőségéről és hatékonyságáról. A megbízásában foglaltak szerint, valamint kérésre, felhívásra tájékoztatást ad az éves ellenőrzési terv végrehajtásának helyzetéről, az elvégzett ellenőrzések eredményeiről, a tervtől való eltérés okairól, valamint a belső ellenőrzési feladatok ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétéről; A törvényben, más jogszabályban és a megbízásában foglaltak szerint beszámol a költségvetési szervek pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszeréhez kapcsolódó minden lényeges megállapításról, és tájékoztatást ad az esetleges fejlesztési javaslatairól; Más ellenőrzési tevékenységek, illetve a nyomon követés (kockázatkezelés, szabályszerűségi-, biztonsági-, jogi-, etikai-, környezetvédelmi kérdések, külső ellenőrzések) vonatkozásában az egységes szakmai értelmezést, és az e feladatokat ellátó szervezetekkel, személyekkel a megfelelő koordinációt biztosít, valamint erről a vezetést rendszeresen tájékoztatja.

16 III. Belső ellenőrökre vonatkozó szakmai Etikai Kódexe Az etikai kódex vonatkozik az államháztartási belső pénzügyi ellenőrzés keretében végzett belső ellenőrzési tevékenységet folytató személyre és szervezetre. Az ellenőr(ök) munkájának és magatartásának mindenkor és minden körülmények között feddhetetlennek kell lennie. A feladat végzése során elkövetetett hiba, a magánéletben tanúsított méltatlan viselkedés rossz fényt vethet az államigazgatásra, az ellenőrzés rendszerére és az ellenőrök tisztességére, megkérdőjelezi az ellenőrzés megbízhatóságát és szakértelmét. Az etikai kódex elfogadása, a kódexben megfogalmazottak betartása ugyanakkor növeli a bizalmat az ellenőrök és munkájuk iránt. Jelen Etikai Kódex a Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott Belső Ellenőrzési Kézikönyv minta alapján készült, így követi a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete által megfogalmazott Etikai Kódexet, amelyet a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének Elnöksége június 17-én hagyott jóvá. 1. Alapelvek 1.1. Feddhetetlenség A belső ellenőr feddhetetlensége megalapozza az ellenőr szakvéleménye iránti bizalmat. Ezért a belső ellenőr: - munkáját becsülettel, a tőle elvárható tisztességgel, szakmai gondossággal, hozzáértéssel és felelősséggel végzi; - a vonatkozó jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően végzi munkáját, alakítja ki szakvéleményét; - tartózkodik minden olyan tevékenységtől, amely jogszabályellenes vagy belső szabályzatot sért, illetve nem méltó a belső ellenőrzési szakmához; -1tiszteletben tartja a szervezet céljait, hozzájárul azok megvalósulásához, illetve munkáját a közérdek szem előtt tartásával végzi Függetlenség, tárgyilagosság és pártatlanság A belső ellenőr minden esetben objektíven, részrehajlás nélkül jár el bármely tevékenység vagy folyamat vizsgálatánál az információ gyűjtése, elemzése, értékelése és közlése, valamint állásfoglalások kialakítása és közlése során. A belső ellenőr megőrzi függetlenségét a vizsgált szervezettől, illetve az egyéb külső érdekcsoportoktól. A belső ellenőr minden lényeges és jelentős körülményt mérlegelve értékel, véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját, vagy harmadik fél érdeke. A belső ellenőr: - tartózkodik minden olyan tevékenységtől vagy kapcsolattól, amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát, illetve amely az ellenőrzött szervezet érdekeit sértheti; - politikai befolyástól mentesen végzi tevékenységét; - olyan, megfelelően megalapozott és objektív jelentést készít, amelyben a következtetések kizárólag megfelelő és elengedő ellenőrzési bizonyítékokon alapulnak;

17 - nem fogadhat el olyan ajándékot, juttatást vagy jogosulatlan előnyt, amely befolyásolhatja objektív szakmai véleményének kialakítását; - jelentésében szerepeltet minden olyan lényeges és jelentős tényt, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét; - mérlegel minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésére bocsátott információt és véleményt, azonban azok megalapozatlanul nem befolyásolhatják a belső ellenőr saját következtetéseit Titoktartás A belső ellenőr bizalmasan kezel minden, az ellenőrzés során tudomására jutott adatot és információt. Megfelelő felhatalmazás nélkül ezeket az információkat nem hozhatja nyilvánosságra, illetéktelen személyek tudomására, kivéve amennyiben az információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége. A belső ellenőr: - a tevékenysége során tudomására jutott információkat körültekintően kezeli, azok megfelelő védelméről folyamatosan gondoskodik; - a tudomására jutott adatokat, információkat személyes célokra, haszonszerzésre, a jogszabályi előírásokkal ellentétes módon, más intézmények, illetve személyek javára vagy kárára, az ellenőrzött szervezet érdekeit és a közérdeket sértő módon nem használhatja fel Szakértelem A belső ellenőrzési tevékenységet a belső ellenőr a feladat elvégzéséhez szükséges ismeretek, szakértelem és tapasztalatok birtokában látja el. Belső ellenőrzési tevékenységet legalább az alábbi követelményeknek megfelelő büntetlen előéletű magyar állampolgár láthat el: - szakirányú felsőfokú iskolai végzettség (közgazdasági, jogi, államigazgatási), vagy - más felsőfokú iskolai végzettség esetén a következő képesítések valamelyikével rendelkezik: a) okleveles pénzügyi revizori, b) pénzügyi-számviteli szakellenőri, c) okleveles könyvvizsgálói, d) költségvetési ellenőri, e) mérlegképes könyvelői, illetve azzal egyenértékű képesítés, f) a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének okleveles belső ellenőri képesítése, g) okleveles informatikai rendszerellenőr, h) közigazgatási gazdálkodási és ellenőrzési szakértő, valamint az 1), illetve a 2) pontban meghatározott képzettség és képesítés mellett legalább kétéves munkaviszony, köztisztviselői, illetve közalkalmazotti jogviszony, hivatásos állományú szolgálati viszony megléte ellenőrzési, költségvetési, pénzügyi vagy számviteli munkakörben.

18 A belső ellenőr: - kizárólag olyan ellenőrzést végez, amelyhez rendelkezik a szükséges ismeretekkel, szakértelemmel és tapasztalattal, vagy gondoskodik megfelelő külső szakértő bevonásáról; - a belső ellenőrzési tevékenységet a pénzügyminiszter által közzétett, iránymutatásokkal, ajánlásokkal és módszertani útmutatókkal összhangban végzi; - törekszik szakmai ismereteit, tevékenysége hatékonyságát és minőségét folyamatosan fejleszteni Együttműködés A belső ellenőr köteles olyan magatartást tanúsítani, amely elősegíti az ellenőrök közötti és a szakmán belüli együttműködést és jó kapcsolatok kialakítását. A belső ellenőr: - együttműködés révén elősegíti a szakmai fejlődést; - együttműködik az önkormányzat munkatársaival; - együttműködik kollégáival Összeférhetetlenség Amennyiben a belső ellenőr a vizsgált szervezet számára tanácsadási vagy egyéb nem ellenőrzési tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez. A belső ellenőr: - tanácsadás, illetve egyéb nem ellenőrzési tevékenység keretében nem vehet át a vizsgált szervezet vezetőjének hatáskörébe tartozó felelősséget; - függetlenségét megőrzi és elkerüli az összeférhetetlenség minden lehetséges formáját azáltal is, hogy elutasít minden ajándékot vagy juttatást, amely befolyásolja vagy befolyásolhatja függetlenségét és feddhetetlenségét; - elkerül minden olyan kapcsolatot a vizsgált szervezet vezetésével és alkalmazottaival, valamint harmadik féllel, amely befolyásolhatja vagy veszélyeztetheti függetlenségét; - nem használhatja fel hivatalos pozícióját magáncélra, és elkerüli az olyan kapcsolatokat, amelyek a korrupció veszélyét hordozzák magukban, vagy amelyek kétséget ébreszthetnek objektivitásával és függetlenségével kapcsolatban. A Ber. 15. (1) bekezdése alapján a belső ellenőr tekintetében összeférhetetlenség áll fenn és ezért nem vehet részt az ellenőrzésben, amennyiben: - az ellenőrzött önkormányzat, illetve szervezeti egység vezetőjének vagy alkalmazottjának a Polgári Törvénykönyvről szóló évi IV. törvény 685. b) pontja szerinti közeli hozzátartozója; - korábban az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének munkáltatói jogköre alá tartozott, a jogviszony megszűnésétől számított három éven belül;

19 - az ellenőrizendő szakterülettel vagy intézménnyel közös, illetve kapcsolódó program vagy feladat végrehajtásában közreműködött, a program lezárását, illetve a feladat elvégzését követő három éven belül; - az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatása tőle egyéb okból nem várható el. A Ber. 15. (2) bekezdése alapján az összeférhetetlenségről a belső ellenőrzési vezető, a belső ellenőrzési egység vezetőjének személyét érintő összeférhetetlenség esetén a költségvetési szerv vezetője, az összeférhetetlenség okának tudomására jutásától számított 8 munkanapon belül határoz. A döntés meghozataláig az ellenőrt, illetve a belső ellenőrzési egység vezetőjét az összeférhetetlenséggel összefüggésben az ellenőrzési tevékenysége alól fel kell menteni. A belső ellenőrzés függetlenségének biztosítása érdekében a belső ellenőrök a belső ellenőrzési vezető alárendeltségébe tartoznak. A belső ellenőrzési egység vezetője olyan vezetői szintnek tartozik beszámolási kötelezettséggel a szervezeten belül, amely lehetővé teszi a belső ellenőrzési tevékenységet végző számára feladatai teljesítését, továbbá ily módon a belső ellenőrzés hatókörének meghatározása, a vizsgálat lefolytatása és a jelentéstétel külső befolyástól mentesen történhet. A szervezeti és működési szabályzat részét képező szervezeti ábrát a belső ellenőrzés függetlenségére vonatkozóan az Áht., illetve a Bkr. előírásainak, valamint a költségvetési szerv a sajátosságainak megfelelően kell elkészíteni. A belső ellenőr, illetve a belső ellenőrzési vezető tekintetében fennálló összeférhetetlenségi szabályokról a Bkr a rendelkezik. Amennyiben a belső ellenőr a vizsgált szervezet számára ellenőrzési vagy tanácsadási tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez. Amennyiben a belső ellenőri munkakör betöltése a szervezeten belülről történt, vagy más költségvetési szervtől került áthelyezésre/átvételre a belső ellenőrzési munkatárs, akkor az egyes vizsgálatok ellenőri erőforrásának tervezésénél, valamint az ellenőrzések végrehajtása során kiemelt figyelmet kell fordítani az összeférhetetlenségi szabályok betartására Funkcionális függetlenség A Bkr nak megfelelően a költségvetési szerv vezetője köteles biztosítani a belső ellenőrök funkcionális függetlenségét. A belső ellenőr nem rendelkezhet semmilyen, az ellenőrzött tevékenység feletti hatáskörrel és nem lehet az ellenőrzött tevékenységért felelős. A belső ellenőr bevonása a szervezet szabályzatainak, rendszereinek, eljárásainak kidolgozásába és végrehajtásába csak tanácsadás, véleményezés jelleggel történhet. A belső ellenőr bizonyosságot adó ellenőrzési és a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadó tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. A belső ellenőrzési vezető, illetve a belső ellenőr hatásköre az alábbiakra NEM terjed ki: - a költségvetési szerv a belső ellenőrzési egységre vonatkozókon kívül eső végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvételre;

20 - pénzügyi tranzakciók kezdeményezésére vagy jóváhagyására a belső ellenőrzési egységre vonatkozókon kívül; - a szervezet bármely, nem a belső ellenőrzési egység által alkalmazott munkatársa tevékenységének irányítására, kivéve, ha ezek a munkatársak megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenőrzésben, vagy más egyéb módon segítsék a belső ellenőröket. A belső ellenőrzés vezetője és a polgármesterrel együtt áttekintik és elemzik a belső ellenőrzés tevékenység függetlenségét és objektivitását érintő kérdéseket A jelen Etikai Kódex hatálya és Ágasegyháza Község Önkormányzatának illetékességi körébe tartozó belső ellenőrzési struktúrát az alábbi ábra szemlélteti: 2. A belső ellenőrzési vezető feladatai A belső ellenőrzési vezető Ágasegyházi Polgármesteri Hivatalánál a hivatal kicsiny mérete miatt a belső ellenőrzést ellátó személy, a jegyző. A belső ellenőrzési vezető feladatairól a Bkr. 22. rendelkezik.