Virtualoso Meeting Virtuális konferencia Belépés a Virtualoso Portal felületére

Átírás

1 Belépés a Virtualoso Portal felületére Az alábbi oldalakon szeretnénk segítséget nyújtani Önnek a Virtualoso Meeting szolgáltatás Virtuális konferencia opciójának használatához. 1. A szolgáltatás használatba vételéhez elôször lépjen fel a oldalra, és válassza ki a fômenü Virtualoso Portal pontját! 2. Ezután kattintson a Virtualoso Meeting doboz Részletek linkjére! Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 1

2 Belépés a Virtualoso Meeting kezelôfelületére 1. Kattintson a feljövô termékoldal jobb alsó sarkában található Belépés a Virtualoso Meetingbe linkre! Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 2

3 Belépés a Virtualoso Meeting kezelôfelületére 1. A Virtualoso Meeting szolgáltatás megrendelésekor kapott egy felhasználónév-jelszó párost. 2. A szolgáltatás kezelôfelületére való belépéshez adja meg a kapott nev@cegnev formátumú felhasználónevét! 3. A jelszó mezôbe a két kapott jelszó közül azt kell írnia, amely nagybetût és számot is tartalmaz. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 3

4 Névjegykártyák, névjegycsoportok készítése Üdvözöljük a Virtualoso szolgáltatások világában! 1. A Virtualoso Meeting szolgáltatás nyitóoldalán egy naptár nézetet talál, melyen az Ön összes konferenciája megtalálható. 2. A telefonkonferencia szervezése elôtt érdemes létrehoznia a meghívandó résztvevôk névjegykártyáit. Ehhez válassza ki a bal hasáb Névjegyek menüpontját! 3. A konferenciába való belépés, a névjegykártyák kezelése és a konferencia szervezése a telefonos és a virtuális konferencia esetében megegyezik. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 4

5 Névjegykártyák, névjegycsoportok készítése 1. A Névjegyek oldalon belépéskor saját névjegyét már fogja látni. 2. Bármely résztvevô névjegyét megoszthatja cége többi munkatársával, így a késôbbiekben a megosztott névjegyek már automatikusan megjelennek a szolgáltatást használó többi szervezô képernyôjén is. 3. Saját megosztott névjegyét egy házikó ikon jelöli. A többi résztvevô megosztott névjegye után pedig egy kéz, vagy egy lakatot tartó kéz ikonja látható annak függvényében, hogy a kártyát tulajdonosa osztotta-e meg vagy sem. 4. Ha olyan résztvevôt akar meghívni, akinek még nincs névjegykártyája a rendszerben, kattintson az Új névjegy létrehozása gombra! Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 5

6 Névjegykártyák, névjegycsoportok készítése 1. Töltse ki a megfelelô mezôket! Itt tudja engedélyezni a Cégen belüli névjegymegosztást. 2. Az adatok kitöltése után kattintson a Névjegy mentése gombra! 3. További résztvevôk esetén válassza újra az Új névjegy létrehozása gombot! Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 6

7 Névjegykártyák, névjegycsoportok készítése 1. A közös feladaton dolgozók névjegyeit csoportokba is rendezheti. Egy ember természetesen több csoport tagja is lehet. 2. Az egyes sorok elején található négyzetbe kattintással tudja megjelölni az egy adott csoportba tartozó névjegyeket. 3. Ezután kattintson a Kiválasztott névjegyek csoporthoz rendelése gombra. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 7

8 Névjegykártyák, névjegycsoportok készítése 1. A Csoport szerkesztése oldalon tudja megadni a csoport nevét! 2. Ezután ellenôrizze a megadott adatokat, majd kattintson a Csoport mentése gombra. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 8

9 Új konferencia szervezése, 1. lépés 1. Kattintson a bal menü Új konferencia szervezése menüpontjára! 2. A feljövô oldalon választhatja ki, hogy telefonkonferenciát vagy képernyômegosztásos virtuális konferenciát akar szervezni. 3. Virtuális konferenciát összehívhat azonnal vagy egy jövôbeli idôpontra is. 4. Az azonnali konferencia esetén Ön továbbküldhetô meghívót kap a rendszertôl, illetve azonnal bekerül a virtuális tárgyalóterembe. 5. Most kattintsunk a Virtuális konferencia szervezése jövôbeli idôpontra linkre! Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 9

10 Új konferencia szervezése, 2. lépés 1. Elôször adja meg a tervezett konferencia idôpontját, tárgyát és további adatait. A Tervezett napirend ablakba bármilyen további információt beírhat, amelyet meg kíván osztani a résztvevôkkel. 2. Határozza meg a konferencia kommunikációs nyelvét! Magyartól eltérô jelölés esetén a meghívók és a konferencia hangüzenetei is angol nyelvûek lesznek. 3. A Telefonos kapcsolási lehetôségek pontban kell megadnia, hogy a késôbbiekben ki állja majd a költségeket. 4. Ellenôrizze saját névjegykártyáján, hogy van-e felhasználói joga a rendszer általi kihívást indítani ilyenkor az Ön cége fizeti a telefonhívások költségét. 5. A három alsó négyzetbe kattintva adhat jogosultságot a résztvevôknek, hogy a konferencia során megosztott dokumentumokat, tartalmakat elmenthessék, nyomtathassák. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 10

11 Új konferencia szervezése, 3. lépés 1. Névjegybôl vagy névjegycsoportból is kiválaszthatjuk a meghívottakat, de külön is beírhatjuk az adatokat. 2. Mivel mi már létrehoztuk, és csoportba is rendeztük a résztvevôk névjegyeit, kattintsunk a névjegycsoportból linkre Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 11

12 Új konferencia szervezése, 3. lépés 1. Ezen az oldalon ellenôrizheti a kiválasztott névjegycsoportot. Egy-egy nevet ki is vehet, vagy hozzá is adhat a listához. 2. Ezután kattintson a Kiválasztottak hozzáadása a meghívottakhoz gombra. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 12

13 Új konferencia szervezése, 3. lépés Ha nem töröljük szándékosan, akkor alapbeállításként minden résztvevô elektronikus meghívót kap a rendszertôl. Ezután kattintson a Befejezem a meghívottak hozzáadását, tovább a jóváhagyáshoz gombra! Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 13

14 Új konferencia szervezése, 4. lépés 1. Ellenôrizze a megadott adatokat, majd kattintson a Konferencia jóváhagyása gombra! 2. Amint jóváhagyta a konferenciát, a meghívó ek azonnal kiküldésre kerülnek. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 14

15 Új konferencia szervezése, meghívó 1. Ön a rendszer által ben kiküldött meghívót látja. 2. A rendszer ugyanolyan értesítést küld a szervezônek és a meghívottaknak is. 3. A meghívóban kapja meg minden résztvevô a virtuális konferencia webes felületének, az ún. virtuális tárgyalónak a linkjét, mely a konferencia elindításakor válik elérhetôvé. 4. A kapott ben található meghívó fájl lementhetô bármely naptáralkalmazásba. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 15

16 A konferencia indítása 1. A meghirdetett idôpontban a szervezô kétféleképpen indíthatja el a virtuális konferenciát: Ha az összes konferenciát megjelenítô naptárnézetben az aktuális konferenciára kattint, akkor a feljövô Részletek oldalon megjelenik a Konferencia indítása link. Ha a meghívóban kapott linkre kattint. 2. Alapesetben a konferenciába nem lehet belépni a szervezô elôtt. Azonban a konferencia szervezése során beállítható, hogy a meghívottak 5 perccel korábban már elérhessék a megbeszélés online felületét. Tipp: Javasoljuk, hogy a konferenciát a meghirdetett idôpont elôtt néhány perccel indítsa el, hogy legyen elegendô ideje a következô lépésekre! Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 16

17 A konferencia indítása 1. Mind a meghívott, mind a szervezô hasonló lépéseken keresztül tud eljutni a virtuális tárgyalóba. Sajnos az egyes böngészôkben a megjelenô üzenetek eltérhetnek, de hasonló lépéseket kell végrehajtani A meghívóban kapott linkre kattintva a böngészôben a képen látható oldal jelenik meg. A sárga sávban olvasható biztonsági figyelmeztetésre kattintva válassza a Fájl letöltése opciót. 2. Ön most a virtuálistárgyalóalkalmazást tölti le, mely a képernyôk közötti kapcsolatot, titkosítást teszi lehetôvé. A két újabb felugró ablakban válassza a Futtatás opciót. Ezek a lépések általában körülbelül egy percet vesznek igénybe. 3. Egy újabb ablakban láthatja, amint a letöltött kisalkalmazás kapcsolódik a kiszolgáló szerverekhez. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 17

18 A konferencia indítása 1. Mikor a kisalkalmazás elindul, akkor egy újabb ablakban megjelenik a virtuális tárgyaló szervezô által látható oldala. 2. Ezután automatikusan felugrik a Join Teleconference ablak, melyben meg kell adnia azt a telefonszámot, melyen a rendszer azonnal visszahívhatja. 3. Elsô belépéskor, amennyiben az ország hívószáma nem 36, középen kattintson a Country/Region gombra, majd válassza a Hungary opciót! 4. A Number mezôbe írja be telefonszámát a körzetszámmal együtt, szünetek és kötôjelek nélkül! Pl. egy budapesti szám 8 jegyû, és 1-gyel kezdôdik: Ezután nyomja meg az OK gombot, és ezzel csatlakozzon a telefonkonferenciához is! Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 18

19 A konferencia indítása 1. Amennyiben beállításai szerint nem indíthat kihívásos telefonkonferenciát, akkor a virtuálistárgyalóalkalmazás letöltése után egy másik típusú Join Teleconference ablak ugrik fel képernyôjén. 2. Ebben az esetben hívja a Call-in number sorban látható telefonszámot, majd nyomja meg a kettôskereszt gombot! 3. Ezután üsse be a 9 számjegyû Meeting number kódot, és nyomja meg a kettôskereszt gombot. 4. A Meeting number után adja meg egyedi résztvevô-azonosítóját, melyet az Attendee ID felirat után talál, majd nyomja meg a kettôskereszt gombot. 5. Ha az ablak már eltûnt, vagy csak késôbb kíván belépni a konferenciába, akkor az alábbi helyeken találhatja meg a behíváshoz szükséges adatokat: a virtuális tárgyaló Info oldalán, vagy az Audio menü Join Teleconference alpontjában. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 19

20 A virtuális tárgyaló bemutatása 1. Ön most a virtuális tárgyaló felületét látja. A jobb felsô sarokban látható a résztvevôk listája az alábbi jelzésekkel: A név melletti Host felirat a szervezôt jelzi. A labda ikon azt jelzi, hogy kiprezentál. A Telefon ikon a telefonon is bejelentkezett részvevôket jelzi, a hang hullámok pedig azt, hogy épp kibeszél. Sarkára állított zöld rombusz látszik, ha az adott résztvevô ugyanazt az ablakot nézi, mint a prezentáló fél. Ha ez nem látszik, akkor máshol jár a résztvevô. 2. A résztvevôi lista alatti gomb a szervezô és a résztvevôk képernyôjén különbözô feliratú. A szervezônél a Make Presenter, azaz átadom a prezentálás jogát felirat látható. A résztvevôknél a Raise Hand, azaz a szót kérek felirat látható. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 20

21 A virtuális tárgyaló bemutatása 1. A jobb hasáb közepén a chat ablak látható, melyben bármely résztvevô szöveges üzenetet küldhet a megbeszélés egyik, vagy akár összes többi résztvevôjének. 2. A jobb alsó videoablakban látható a webkamerával rendelkezô résztvevôk megosztott élôképe. Egyszerre legfeljebb 6 kép látható a virtuális tárgyalóban. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 21

22 A konferencia indítása 1. A megbeszélés indításakor elôször a szervezônek van joga prezentálni. Ezt a jogot úgy tudja átruházni, hogy kijelöli a következô prezentáló nevét, majd a Make Presenter gombra kattint. 2. A prezentálási jog visszavételéhez a szervezônek saját nevét kell kijelölnie, majd ismét a Make Presenter gombot megnyomnia. 3. Amennyiben a szervezônek ki kell lépnie a konferenciából, de a többiek még folytatnák a megbeszélést, a szervezôi jogkör teljes egészében átadható. 4. Ehhez elôször ki kell jelölnie az adott nevet, majd a jobb egérgombra kattintva a felugró ablakban a Change Role to Host opciót kell választania. A szervezô jogai átadásáról külön figyelmeztetést is kap, melyet az OK gombbal jóvá kell hagynia. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 22

23 Képernyômegosztás, dokumentum 1. A prezentáló fél a képen látható felületen választhat egy dokumentum bemutatása, egy futó alkalmazás, vagy a teljes képernyô megosztása között. 2. Ha csak egy prezentálandó dokumentum megosztására van szükség, válassza a Present a Document ikont. 3. A megjelenô ablakban válassza ki a megosztandó dokumentumot, majd kattintson a Megnyitás gombra! 4. A középsô tartalomablakban megjelenik a prezentáció, melyet a jobb felsô sarokban látható gombok segítségével lehet léptetni. 5. A prezentáció feletti gombsor segítségével a szervezô és a résztvevôk is jegyzetelhetnek, rajzolhatnak a képernyôre. 6. A teljes képernyôs bemutatáshoz, az index képek megjelenítéséhez használja a bal alsó sarokban látható gombokat. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 23

24 Képernyômegosztás, alkalmazás 1. A prezentáló gépén található alkalmazás megosztásához a Share an Application ikonra kell kattintania! 2. A felugró Application Share ablakban válassza ki a már futó alkalmazást (jelen esetben az Excel programot), vagy válassza a New Application gombot! 3. Amint a Share gombra kattint, minden résztvevô képernyôjén megjelenik a megosztott alkalmazás. 4. Megosztott állapotban a képernyô tetején megjelenik a Shared jelzés. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 24

25 Képernyômegosztás, alkalmazás 1. Most tehát minden résztvevô ugyanazt az Excel fájlt látja saját képernyôjén, illetve egy mozgatható gombsort, mely az online munkamegosztást támogató funkciókat tartalmazza. 2. Amennyiben a gombsort a képernyô egyik széléhez húzzuk, a gombsor minimum méretben jelenik meg, melyet újabb mozgatással nagyíthatunk vissza eredeti méretére. 3. A megjelenô gombsor azonban más funkciójú gombokat tartalmaz a prezentáló és a többi résztvevô képernyôjén. A prezentálónál a bal szélen egy Stop gomb, a résztvevôknél ugyanitt egy Vissza nyíl gomb látható. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 25

26 Képernyômegosztás, alkalmazás A prezentáló mozgatható gombsorán balról jobbra az alábbi funkciók találhatók: A kék stop gombbal bármikor megszakítható, befejezhetô a képernyômegosztás. A képernyô ikonra kattintva a felugró ablakban a tartalommegosztás opciói jelennek meg. Az ember-labdával gomb segítségével a szervezô a prezentálás, a kontroll és képernyôre rajzolás jogát adhatja át, illetve veheti vissza. A 103 ikon az éppen megosztott dokumentum oldalszámát mutatja. A ceruza ikont kiválasztva lehet a képernyôre rajzolni. A két bábu ikonra kattintva megjelenik a résztvevôk listája. A szövegbuborék ikon segítségével jön fel a chat ablak. A kamera gombra kattintva a szervezô megoszthatja webkamerájának élôképét. A felsô zöld mezôben látható, hogy pontosan melyik alkalmazás vagy dokumentum van jelenleg megosztva. A résztvevôk gombsora az alábbiakban tér el a szervezôétôl: A stop gomb helyett egy vissza nyíl látható, melynek segítségével a résztvevô átmenetileg visszatérhet a virtuális tárgyalóba. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 26

27 Képernyômegosztás, komputer 1. Amennyiben a prezentáló teljes számítógépét meg akarja osztani, akkor a Share Your Desktop ikonra kell kattintania. 2. Ekkor minden résztvevô képernyôjén megjelenik a prezentáló megosztott képernyôje a mozgatható gombsorral. 3. Ebben az esetben tehát a szervezô gépén lévô minden tartalmat, fájlt és alkalmazást elérnek a konferenciában résztvevôk. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 27

28 A virtuális konferencia befejezése 1. A szervezô a mozgatható gombsorral állíthatja le a képernyômegosztást, így mindenki újra a virtuális tárgyalóterem felületét látja. 2. A konferenciából szabadon kiléphetnek az egyes résztvevôk, a File menü Leave Meeting menüpontja segítségével. 2. A konferencia akkor szakad meg, amikor a szervezô bontja a konferenciát a File menü End Meeting segítségével A felugró ablak Yes gombjára kattintva fejezôdik be a megbeszélés. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 28

29 A virtuális konferencia befejezése 1. Egy telefonkonferencia maximum 3 óra hosszú lehet. Ezután a rendszer automatikusan bontja a vonalakat. Ennél hosszabb beszélgetés lefolytatásához újra kell indítani a konferenciát. 2. Amennyiben szeretné a konferencián megosztott dokumentumokat, chat szövegeket megôrizni, saját komputerére, valamint egy közös tárhelyre is felmentheti ôket. Tipp: Utóbbi esetben érdemes a konferencián résztvevôknek elküldeni a közös tárhely webcímét, így abban a késôbbiekben is dolgozhat mindenki. Virtualoso Meeting Virtuális konferencia 29