Projekt-végrehajtás és lebonyolítás a HEFOP pályázatos programjaiban Megvalósítás és monitoring

Átírás

1 Projekt-végrehajtás és lebonyolítás a HEFOP pályázatos programjaiban Megvalósítás és monitoring Törökné Rózsa Judit június 13.

2 Projekt megvalósítása A projekt szakmai és pénzügyi előrehaladásáról Projekt előrehaladási jelentést - PEJ-t kell benyújtania. Célja: Kifizetések alátámasztása A támogatást a szerződésben meghatározott célra használják Információ szolgáltatás az ellenőrző szervezeteknek Mennyiségi és minőségi információk a projektről, Eredményesség és hatékonyság vizsgálata

3 Projekt előrehaladási jelentés fajtái Projekt előrehaladási jelentés (3 havonta szerződésben meghatározott határnapon nyújtandó be) Időközi projekt előrehaladási jelentés (negyedéves elszámolások között) Projekt záró jelentés (az utolsó elszámolási időszak, valamint a teljes projekt esetében történő jelentés) Projekt fenntartási jelentés (projekt zárást követően évente kell beszámolnia a Kedvezményezett kötelezettségeiről)

4 Időközi Projekt Előrehaladási Jelentés Támogatási szerződés rögzíti, hogy milyen esetekben nyújtható be az elszámolási időszakok között. Egyszerűsített formadokumentum benyújtása Esetei lehetnek: Előleget vett igénybe a Kedvezményezett és az előleg 90 %-t elköltötte Előleget nem vett igénybe a Kedvezményezett és közvetlen a szállítói felé történő kifizetést kezdeményez Előleget nem vett igénybe a Kedvezményezett és 30 millió Ft-ot elérnek a kifizetései

5 Projekt előrehaladási jelentés tartalma I. A projekt tevékenységeinek részletes bemutatása A projekt tevékenységeinek és a hozzá kapcsolódó költségeknek a bemutatása. A kedvezményezettnek igazolnia kel, hogy a tevékenység és a költség a projekt érdekében merült fel.

6 Projekt előrehaladási jelentés tartalma II. A projekt előrehaladását a meghatározott mérföldkövek tekintetében is be kell mutatni. Az esetleges ütemezésben bekövetkezett csúszások bemutatása és indoklása. Megvalósítást nehezítő problémák és a megoldásukra tett intézkedések bemutatása. A projekt kockázatainak vázolása.

7 Projekt előrehaladási jelentés tartalma III. A közbeszerzés végrehajtásával és szabályosságával kapcsolatos jelentés. Esélyegyenlőségi szempontok érvényesülése a projekt megvalósítása kapcsán: Nemek közötti esélyegyenlőség Romák esélyegyenlősége Fogyatékkal élők esélyegyenlősége Környezeti fenntarthatóság a projekt során

8 Projekt előrehaladási jelentés tartalma IV. Nyilvánosság és tájékoztatás követelményeinek teljesítése Indikátorok, számszerűen mérhető mutatószámok teljesülése Pénzügyi előrehaladás bemutatása.

9 Projekt előrehaladási jelentés mellékletek Pénzügyi mellékletek (lásd részletes bemutatását a pénzügyi menedzsment előadásban) Szakmai mellékletek: a megvalósítás első jelentésének mellékleteként három havonkénti bontású ütemezést a számszerűsíthet célkitűzések teljesüléséről (indikátorok); a megvalósítás első jelentésének mellékleteként közbeszerzési ütemterv; az előrehaladást igazoló dokumentumok (pl. beruházás fotói, kiadvány egy példánya, tanfolyam jelenléti ívének másolata, stb.); a lefolytatott közbeszerzési eljárás (csak az eljárás lefolytatását követ első projekt jelentéshez szükséges benyújtani); beszállító által közbeszerzési szabályok alapján szolgáltatandó garanciák, biztosítékok iratanyaga; a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok (pl. plakátról vagy tábláról, rendezvényről (fénykép,kiadvány); intézkedés-specifikus kiegészítő táblázat(ok);

10 Monitoring eljárások Kedvezményezett kötelezettsége 3 havonta a Támogatási szerződésben meghatározott határnapon kell a jelentést benyújtani Ezt megelőzően a Kedvezményezett kap egy Felhívás előrehaladási jelentés benyújtására tárgyú levelet a Közreműködő Szervezettől Ha elmulasztja benyújtani, akkor 3 munkanapon belül megküldésre kerül a felszólítás előrehaladási jelentés benyújtására tárgyú levél További 10 nap elteltével, ha a jelentést a Kedvezményezett nem adja le, szabálytalansági eljárás indul.

11 Monitoring folyamat Jelentés befogadása A személyesen benyújtott jelentést átadásátvételi elismervény el veszik át a Kedvezményezettől, az előre egyeztetett időpontban. Formai ellenőrzés: a támogatási szerződésben előírt eljárásnak megfelelően teljesíti a monitoringgal kapcsolatos kötelezettségeit; az előírt dokumentumokat használva. vizsgálják, hogy a dokumentumokat a PEJ kitöltési útmutatójában meghatározott módon és példányszámban nyújtották-e be a Kedvezményezettek.

12 Monitoring folyamat Hiánypótlás A benyújtott dokumentumokat 3 munkanap alatt ellenőrzik formai szempontból. Hiányosság esetén 15 nap áll a kedvezményezett rendelkezésére a hiánypótlás benyújtására. A hiánypótlás benyújtását követően kezdődik meg a PEJ feldolgozása.

13 Monitoring folyamat Szakmai Monitoring Oktatási Minisztérium Alapkezelő Igazgatóság Pénzügyi monitoring Magyar Államkincstár Eljárásrendi monitoring ESZA támogatásnál: Foglalkoztatási Hivatal ERFA támogatásnál: Oktatási Minisztérium Alapkezelő Igazgatóság Az illetékes szervezeteknek 15 munkanap áll rendelkezésre az elvégzésére, a feldolgozás tevékenysége párhuzamosan történik.

14 Eljárásrendi monitoring Támogatási szerződéssel való összhang vizsgálata; a szerződésben rögzített dolgot szerezték be, az ott rögzített mennyiségben és értékben; Lefolytatták-e a közbeszerzési eljárást; Szükség volt-e rá, az értékhatárnak megfelelő eljárást alkalmazták-e; Csatolták-e a szükséges dokumentumokat; Született elmarasztaló Közbeszerzési Döntőbírósági határozat az eljárással kapcsolatban?

15 Szakmai monitoring A projekt keretében folytatott tevékenységek megfelelő ütemben és minőségben valósultak meg, ezek a támogatás folyósításának alapját igazolják A teljesítés a pályázatban és szerződésben rögzített célok megvalósítását célozza, A megvalósítás ténylegesen a végső kedvezményezettek és a tervezett célcsoport, célterület szerződés szerinti támogatására irányul, Megfelelt-e az előrehaladás a tervezett ütemezésnek A forrásfelhasználás megfelelt-e a szerződésben rögzítetteknek Keletkezett-e új, vagy hozzáadott érték a megvalósítás során Az indikátor értéke az ütemezésnek megfelelően alakul-e Horizontális célok megvalósultak-e Eleget tett-e a kedvezményezett a tájékoztatási kötelezettségeknek A tevékenységek, eszközök, költségek, összességében az igényelt tételek összhangban vannak-e a támogatási szerződéssel és mellékleteivel (és a hazai éseu jogszabályokkal).

16 Pénzügyi monitoring A számlák összhangban vannak a Szerződéssel; A számlá(ka)t a Kedvezményezettek nevére és címére állították ki; A számlák a program keretében jóváhagyott projektre vonatkoznak; A számla(k) elszámolásra benyújtott részét más programhoz nem nyújtották be; A számlák a formai ellenőrzés alapján megfelelnek a jogszabályi előírásoknak; (részletesen lásd pénzügyi menedzsment előadás)

17 Korrekció Az eljárásrendi, szakmai és pénzügyi monitoring eredményének megfelelően korrekció benyújtására szólítják fel a kedvezményezettet, amelyre 10 nap áll a rendelkezésére.

18 Hitelesítési tevékenység A PEJ (és korrekciója) ellenőrzését követően a KSZ-ek kiállítják a Hitelesítési Jelentéseket: Kincstári Hitelesítési Jelentés (pénzügyi hitelesítés) Szakmai Hitelesítési Jelentés (szakmai hitelesítés)

19 Forráslehívás, utalványozás A jelentések alapján ESZA esetében Foglalkoztatási Hivatal ERFA esetében az Oktatási Minisztérium Alapkezelő Igazgatósága előállítja a Forráslehívást (kifizetésre javasolt összeget tartalmazza az ellenőrzések alapján) Megküldi a kifizetési javaslatot az Irányító Hatóságnak Irányító Hatóság utalványoz (az ellenőrzéseit követően, amennyiben mindent rendben talál)

20 A lebonyolítás folyamata OMAI (ERFA) Szakmai ellenőrzés OMAI Kincstár OMAI IH Kincstár befogadja és továbbítja a PEJ-t Pénzügyi ellenőrzés Forráslehívás kezdeményezése Átutalás a Kedvezményezettnek A Kedvezményezett benyújtja a PEJ-t, a Kincstár továbbítja az OMAI-ba Ellenőrzés, Hitelesítési jelentések kiállítása OMAI elkészíti a forráslehívás dokumentumait Forráslehívást IH elfogadta; átutalás kezdeményezése Kedvezményezett részére

21 A lebonyolítás folyamata OMAI (ESZA) FH Szakmai ellenőrzés FH IH Kincstár FH befogadja és továbbítja a PEJ-t Pénzügyi ellenőrzés Forráslehívás kezdeményezése Átutalás a Kedvezményezettnek FH Eljárásrendi ellenőrzés A Kedvezményezett benyújtja a PEJ-t FH továbbítja a PEJ-t a KSZ-eknek Ellenőrzés, Hitelesítési jelentések kiállítása FH elkészíti a forráslehívás dokumentumait Forráslehívást IH elfogadta; átutalás kezdeményezése Kedvezményezett részére

22 Helyszíni ellenőrzések célja A projekt végrehajtása és zárása során annak ellenőrzése, hogy A támogatási szerződésben rögzített tevékenységek elvégzése történik. Az előrehaladás megfelelő ütemben zajlik. Az ellenőrzésre benyújtott dokumentumok valóban léteznek.

23 Helyszíni ellenőrzések Típusai: Folyamatkövető helyszíni ellenőrzés: a projekt végrehajtása során egy alkalommal Záró helyszíni ellenőrzés: a projekt zárását, a záró jelentés benyújtását követően Rendkívüli helyszíni ellenőrzés: szükség esetén Egyéb ellenőrzések esetlegesen: külső ellenőrző szervek ellenőrzései KEHI 5%-os ellenőrzése Európai Bizottság ESZA ERFA auditja

24 Helyszíni ellenőrzések résztvevői Közreműködő szervezetek: Oktatási Minisztérium Alapkezelő Igazgatósága Magyar Államkincstár Foglalkoztatási Hivatal (csak ESZA projektek esetén) (eseti jelleggel Irányító Hatóság és egyéb ellenőrző szervezetek képviselői) Kedvezményezett képviselője.

25 Helyszíni ellenőrzések az ellenőrzés dokumentumai támogatási szerződés; projektdokumentáció; (amennyiben már készültek, akkor) a korábbi előrehaladási jelentések; könyvelés; beszerzésekre vonatkozó szabályzat; közösségi politikákkal kapcsolatos összhang megteremtése (különösképp nyilvánosság); a Működési Kézikönyv előírásai, különös tekintettel az elszámolható költségekre; hazai jogszabályok.

26 Helyszíni ellenőrzés jegyzőkönyv A helyszíni ellenőrzésről jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyvben a közreműködő szervezetek kitöltik a vonatkozó részeket (eljárásrendi, szakmai, pénzügyi). Minden jelenlevő aláírja, minden ellenőrző szervezet és a Kedvezményezett kap egy példányt.

27 Monitoring szakértők A helyszíni ellenőrzésektől megkülönböztetjük a szakmai monitor által egyedül kezdeményezett és végzett monitoring helyszíni látogatást. adott területen megfelelő szakértelemmel rendelkező szakértők bevonása szükséges monitoring feladatok elvégzéséhez szakmai segítséget nyújtanak a projekt lebonyolításához.

28 Dokumentumkezelés Minden, a projekt kapcsán felmerülő dokumentumot meg kell őrizni december 31.-ig. Projekt dossziét kell vezetni. Dokumentumokat ellenőrzések során bármikor be kell tudni mutatni

29 Projektdosszié I. a pályázati formanyomtatvány és szükséges mellékletei másolata a pályázat hiánypótlásának vagy módosításának másolata a támogatási szerződés és módosításai (amennyiben módosult a támogatási szerződés) a projekt előrehaladási jelentések és szükséges mellékletei másolata az eredeti számlák és a kifizetést igazoló dokumentumok

30 Projektdosszié II. a Támogatóval folytatott levelezés amennyiben releváns, a közbeszerzési eljárás dokumentumai a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos tevékenységek dokumentált bizonyítéka (pl. plakátról, tábláról, rendezvényről készített fénykép, kiadvány másolata stb.) a projekt hátteréről vagy indokoltságáról szóló további dokumentumok (pl. megvalósíthatósági tanulmány, igényfelmérés stb.)

31 Jó tanácsok I. A projekt lebonyolításában és elszámolásában fontos figyelemmel lenni: a határidők betartására; A kötelező formanyomtatványok pontos kitöltésére, minden melléklet benyújtására az előírt db számban; Javasolt önellenőrzési listák összeállítása a csatolandó dokumentumok kapcsán; A formadokumentumok cégszerű aláírására (aláírási címpéldánynak megfelelően, pecséttel ellátva), vagy az aláírási jog szabályos delegálása;

32 Jó tanácsok II. az elszámolási időszakra vonatkozó költségek szerepeltetésére, csak akkor nyújtsanak be elszámolásra számviteli bizonylatot, ha mind a teljesítés, mind a kifizetés megtörtént és az adott időszakot terheli; a dokumentumokon a projekt azonosítószámnak a feltüntetésére; a projekt előrehaladási jelentés és kötelező mellékleteinek (ellenjegyzett fizetési kérelem, számlaösszesítő) beadására abban az esetben is, ha nincs támogatási igényük;

33 Jó tanácsok III. A számlák, vagy azonos értékű bizonyító erejű számviteli bizonylatok záradékolására az ezekről készített másolatok hitelesítésére; az elkülönített nyilvántartások (könyvelés, leltár, stb.) vezetésére, a dokumentumok elkülönített nyilvántartására és december 31-ig történő megőrzésére.

34 Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Törökné Rózsa Judit