HEFOP alintézkedés A felnőttképzés hozzáférésének javítása a rendelkezésre álló közművelődési intézményrendszer rendszerszerű bevonásával

Átírás

1 HEFOP alintézkedés A felnőttképzés hozzáférésének javítása a rendelkezésre álló közművelődési intézményrendszer rendszerszerű bevonásával Projekt Előrehaladási Jelentések befogadásával, formai ellenőrzésével, kezelésével kapcsolatos tapasztalatok; elvárások, kérések a kedvezményezettek felé HEFOP Közreműködő Szervezet Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály május 17.

2 Monitoring fogalma Az előad adáss tematikája A Projekt Monitoring folyamata, résztvevői Foglalkoztatási Hivatal szerepe, feladatai Formai, eljárásrendi monitoring A Kedvezményezett feladatai A Projekt Előrehaladási Jelentés Közbeszerzés ellenőrzése Helyszíni ellenőrzés Gyakorlati tanácsok Önellenőrzési lista

3 (124/2003 rendelet szerint): A monitoring fogalma A források, az eredmények és a teljesítmények mindenre kiterjedő és rendszeres vizsgálata. a programok eredményes, tervszerű és hatékony megvalósítása érdekében. A monitoring kiterjed annak vizsgálatára is, hogy a programok megvalósítása megfelelt-e a célkitűzéseknek, amelyek a támogatás elnyerését lehetővé tették. Röviden: Menedzsment támogató eszköz. A program tervezése során meghatározott célok teljesülésének, azaz a program pénzügyi és fizikai megvalósulásának folyamatos nyomon követése.

4 Az Európai Szociális Alap (ESZA) által támogatott projektek monitoringja A monitoring folyamat résztvevői: 1. Irányító Hatóság 2. Közreműködő Szervezetek (KSZ) Eljárásrendi (Teljesítési) Foglalkoztatási Hivatal Szakmai ESZA Kht. Pénzügyi Magyar Államkincstár 3. Végső kedvezményezett Főkedvezményezett Konzorciumi partnerek Foglalkoztatási Hivatal

5 Szerkezeti Struktúra ra Irányító Hatóság ESZA Kht. Foglalkoztatási Hivatal Magyar Államkincstár Kedvezményezett

6 A Foglalkoztatási Hivatal szerepe, feladatai Közvetlen kapcsolattartás a kedvezményezettekkel a megyei kihelyezett egységeken keresztül Koordináció a közreműködő szervezetek között Előrehaladási jelentések és mellékleteik átvétele, formai és eljárásrendi ellenőrzése Jelentések továbbítása a KSZ-ek felé Egységes Monitoring Információs Rendszer (EMIR) adatbázisának feltöltése Foglalkoztatási Hivatal Helyszíni ellenőrzések megszervezése és lebonyolítása

7 Formai éss eljárásrendi monitoring Formai szempontú vizsgálat: Előrehaladási jelentés mellékleteiben felsorolt dokumentumok (formanyomtatványok) vizsgálata Eljárásrendi monitoring: határidő betartás közbeszerzési eljárások szabályszerű lefolytatása

8 A kedvezményezettek feladatai 1. Negyedéves előrehaladási jelentések és mellékleteinek elkészítése és benyújtása határidőre a támogatási szerződés által rögzített időpontokban, három havonkénti ütemezésben a projekt zárásáig. A benyújtás időpontban. személyesen történik, előre egyeztetett 2. A szerződésben foglalt azonosító adatok, illetőleg a szerződés teljesítésével összefüggő adatok változásának jelentése 7 napon belül. 3. Amennyiben kezdeményezése. szükséges, szerződésmódosítás 4. Információszolgáltatás és a helyszíni látogatások, ellenőrzések alkalmával a dokumentumokba való betekintés biztosítása. 5. A projekt végén zárójelentés készítése. 6. Dokumentumok megőrzése a támogatási szerződésben rögzített időpontig.

9 Monitoring folyamat: Projekt Előrehalad rehaladási Jelentés s 1. Foglalkoztatási Hivatal A kedvezményezett az előrehaladási jelentés benyújtását megelőzően figyelemfelhívó levelet kap az FH kihelyezett megyei egységétől. (15 nappal a benyújtás határideje előtt) Az előrehaladási jelentés benyújtására negyedévente, az FH kihelyezett megyei egységénél, személyesen, előre egyeztetett időpontban kerül sor.

10 Projekt Előrehalad rehaladási Jelentés s 2. Foglalkoztatási Hivatal Amennyiben a Kedvezményezett nem nyújtja be határidőre jelentését, a Megyei Egység felszólító levelet küld a Kedvezményezettnek, aki köteles pótolni a jelentés benyújtását. Amennyiben a Kedvezményezett ekkor sem pótolja jelentését, a Megyei Egység jelenti ezt az Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály Központi Egységének, aki kezdeményezi az Irányító Hatóság felé a Támogatási Szerződés felbontását.

11 Projekt Előrehaladási Jelentés 3. Foglalkoztatási Hivatal A jelentéseket az FH formai szempontból ellenőrzi (3 munkanap), majd továbbítja; Az FH eljárásrendi szempontból ellenőrzi a jelentést (15 munkanap) Ez idő alatt a Magyar Államkincstárnak, aki pénzügyi szempontból illetve az ESZA Kht., aki szakmai szempontból ellenőrzi a teljesítést. Az FH ESZA Főosztály Megyei Egység, a Kincstár és a szakmai KSZ ellenőrzését követően az FH javaslatot tesz az Irányító Hatóságnak a támogatás kifizethetőségéről. Az IH a forráslehívás ellenőrzését követően gondoskodik a támogatás kifizetéséről

12 Hiánypótlás/korrekció: Projekt Előrehaladási Jelentés 4. Foglalkoztatási Hivatal Ha az FH a jelentés formai ellenőrzése során hiányosságot észlel, levélben értesíti a kedvezményezettet, akinek 15 nap áll rendelkezésére a hiányzó dokumentumok hiánypótlására. Amennyiben a KSZ-ek eljárásrendi / pénzügyi / szakmai ellenőrzésük során újabb hiányosságot tapasztalnak, az FH kihelyezett megyei egysége erről ismét levélben tájékoztatja a kedvezményezettet. A korrekció benyújtására újabb 10 napja van a kedvezményezettnek. Mindkét esetben a kifizetési folyamat felfüggesztésre kerül.

13 Az előrehaladási jelentés részei: (A) formai (teljesítési) beszámoló (B) szakmai beszámoló (C) pénzügyi beszámoló projektek célcsoportjára és tevékenységére vonatkozó statisztikai adatlapok (pl. indikátorlista, nyilvántartások)

14 Helyszíni ellenőrz rzés Céljai: Projekt megvalósításának ellenőrzése Esetleges problémák feltárása, közös megoldása Száma: -min. 1 időközi helyszíni ellenőrzés - záró helyszíni ellenőrzés (Sikeressége a végső támogatási rész kifizetésének előfeltétele.) Amennyiben szükséges sor kerülhet ezen felül rendkívüli, ill. helyzetfeltáró preventív helyszíni ellenőrzésre is. Lebonyolítása: FH szervezi meg (értesítés 10 munkanappal előbb) Az ellenőrzésen lehetőség szerint minden KSZ jelen van. Tapasztalatokról jegyzőkönyv készül A kedvezményezettnek lehetősége van a helyszínen a jegyzőkönyv észrevételeire reagálni.

15 Közbeszerzés ellenőrzése 1 A Közbeszerzési ütemterv kitöltése (9/1 melléklet) Az ütemtervben a projekt időtartama alatt tervezett összes közbeszerzési eljárást szerepeltetni kell. A közbeszerzési ütemtervet az első előrehaladási jelentés mellékleteként kell csatolni. Az ütemtervet cégszerűen kell aláírni; az aláírásra jogosult ellátja kézjegyével, és lepecsételik. Beszerz és sorszám a A közbeszerzé si eljárást elindító konzorciumi partner Az eljárás indításának tervezett dátuma A közbeszerzési eljárás Fajtája tárgya A közbeszerzés során beszerzett javak megnevezése A szerződés tervezett összege (millió Ft)

16 Közbeszerzés ellenőrzése 2 A PEJ 1.6 pontja Foglalkoztatási Hivatal Kérjük, az alábbi táblázatban mutassa be a közbeszerzéssel kapcsolatos, a támogatási szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítését (a táblázatba igény szerint sorok beszúrhatók). A táblázatban az összes közbeszerzési eljárást szerepeltesse, amit a projektjelentés elkészítésének időpontjáig elindított. Beszerzés sorszáma Az közbeszerzési eljárást elindító konzorciumi partner A közbeszerzési eljárás fajtája tárgya Az eljárás indításának dátuma Szerződés aláírásának dátuma A beszállító megneve zése A szerződés (tervezett) összege (millió Ft) Közbeszerzéshez kapcsolódó számla sorszáma a számlaöszszesítőben Lezárult közbeszerzési eljárások* Elindított közbeszerzési eljárások** Következő jelentéstételi időszakban elindítani tervezett közbeszerzések*** * a projektjelentés tárgyidőszakában lezárult eljárások, melynek dokumentációja a jelenlegi PEJ-ben beadásra kerül a 9. melléklet 9/3, illetve 9/4 számú adatlapot ki kell tölteni közbeszerzési eljárásonként ** a projektjelentés tárgyidőszakában elindított eljárások, valamint a korábbi időszakban elindított, de le nem zárult közbeszerzési eljárások *** a 9. melléklet 9/2 számú mintaokmányát ki kell tölteni közbeszerzési eljárásonként

17 Közbeszerzés ellenőrzése 3 Az egyes közbeszerzéseket a jelentésekben mindig ugyanazon a sorszámon kell szerepeltetni, mint az első projekt előrehaladási jelentéshez csatolt közbeszerzési ütemtervben, mert így folyamatosan ellenőrizhető, hogy a közbeszerzés az eljárás melyik szakaszában tart. Minden elindított közbeszerzés esetében fel kell tüntetni az eljárás fajtáját és típusát, valamint tárgyát és mennyiségét. A közbeszerzési eljárás fajtája oszlopban azt kell rögzíteni, hogy az eljárás nyílt, meghívásos, versenypárbeszéd, tárgyalásos, egyszerűsített, egyszerű vagy központosított formában valósul meg (kérjük az eljárásfajtát pontosan nevesíteni). A közbeszerzés tárgya oszlopban az eljárás során beszerezni kívánt építési beruházást, szolgáltatás beszerzést, vagy árubeszerzés paramétereit sorolja fel.

18

19 Közbeszerzés ellenőrzése 4 KÖZBESZERZÉSENKÉNT csatolandó dokumentumok a jelentés mellékleteként (nem központosított eljárás esetén): a,/ adatlap a közbeszerzési eljárásról b,/ ajánlatkérői nyilatkozat a közbeszerzés során a törvényesség betartásáról, (nem módosítható!) c,/ ajánlatkérői nyilatkozat aláírójának képviseleti jogának igazolása 1./ az eljárást megindító dokumentum (felhívás hirdetmény) 2./ műszaki leírás vagy dokumentáció ha készült 3./ az ajánlatok bontásáról készült jegyzőkönyv 4./ összegzés az eljárás eredményéről 5./ tájékoztató az eljárás eredményéről 6./ a nyertesként kiválasztott ajánlattevő ajánlata 7./ az eljárást lezáró szerződés 8./ tájékoztató a szerződés teljesítéséről 9./ a szerződés alapján kiállított szállítói számla, számlák 10./ valamennyi, esetleges jogorvoslati eljárás során keletkezett irat

20 Közbeszerzés ellenőrzése 5 KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉSENKÉNT csatolandó dokumentumok a jelentés mellékleteként: 1./ adatlap a központosított közbeszerzési eljárásról 2./ ajánlatkérői nyilatkozat a közbeszerzés során a törvényesség betartásáról, (nem módosítható!) 3./ ajánlatkérői nyilatkozat aláírójának képviseleti jogának igazolása Csatolandó dokumentumok a jelentés mellékleteként: 1./ megrendelő 2./ teljesítési igazolás, (pl. szállító levelek) - ha van 3./ számla 4./ a számlák ellenértékének kifizetését igazoló iratok

21 Közbeszerzés ellenőrzése 6 Az Adatlap a közbeszerzési eljárásról kitöltése Az adatlapot a már lefolytatott/lezárult eljárásokról kell kitölteni és benyújtani. A kiállítás időpontját minden esetben ki kell tölteni. Az adatlapot cégszerűen kell aláírni.

22 Gyakorlati tanácsok 1 Egy ablakos rendszer betartása: A Végső Kedvezményezett a megvalósítás során az ellenőrző szervezetek közül egy szervezettel a Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály Megyei Kihelyezett Egységével áll kapcsolatban. A szerződés aláírását követően a kapcsolattartó személy írásban tájékoztatást küld elérhetőségeiről. Kivéve IH közvetlen megkeresése esetén, szerződéskötés és módosítás folyamatában, egyes szakmai vagy pénzügyi kérdések tisztázása kapcsán.

23 Gyakorlati tanácsok 2 Szerződés kézhezvétele utáni teendők: A szerződés és mellékleteinek felülvizsgálata Pályázat felülvizsgálata, abban szereplő azóta változott adatok (pl: megvalósító személyek változása) bejelentése Cselekvési és pénzügyi terv aktualizálása Aláírásra jogosultak körének átgondolása Meghatalmazás és aláírási címpéldány becsatolása. Beszerzések tervezése Közbeszerzési ütemterv elkészítése / felülvizsgálata a módosult közbeszerzési törvény függvényében

24 Gyakorlati tanácsok 3 Jelentés benyújtásának követelményei: Jelentés formadokumentuma és az 1.,2.,7.,8., 9/1. mellékletek: 3 eredeti példányban történő benyújtása + elektronikus formában történő becsatolása Jelentéshez csatolandó egyéb mellékletek: (számlák, egyéb számviteli bizonylatok, számlák ellenértékének kifizetését igazoló bizonylatok stb.) 2 másolati példányban kell benyújtani Ezen dokumentumok aláírására a Kedvezményezett részéről a szerződés aláírója, valamint meghatalmazottja, vagy a projektmenedzser jogosult.

25 Gyakorlati tanácsok 4 Az eredeti dokumentumokon (számla vagy az elszámolás dokumentuma, és a közbeszerzéshez benyújtott dokumentumokon) a kedvezményezettnek fel kell tüntetnie, az alábbi mondatot. HEFOP P (EMIR azonosító szám) projektre elszámolásra beadva +aláírás! Minden egyes dokumentumon a EMIR azonosító!!! Az ezt követően elkészített kettő másolati példányon a kedvezményezettnek fel kell tüntetnie az alábbi mondatot. Az eredetivel mindenben megegyező másolat +aláírás! A megadott szövegek dokumentumokra való felvitelére célszerű bélyegzőt használni.

26 Gyakorlati tanácsok 5 Az összetartozó dokumentumok legyenek tűzőgéppel összetűzve. Az összetartozó (összetűzött) dokumentumokat elég egy helyen hitelesíteni, lehetőleg ott, ahol az eredeti példányon az aláírás is van Kérdés: ha nem fér rá az utazási jegyre/számlára (nagyon pici) a..elszámolásra beadva szöveg, akkor hogyan történjen a hitelesítés? IH válasza: IH egyetért azzal, hogy a hátoldalon történjen a bélyegzés, természetesen ilyenkor másolni mind a két oldalt kell. Amennyiben van hozzá számla, akkor a jegyre nem kell bélyegezni, csak a számlára.

27 Gyakorlati tanácsok 6 Foglalkoztatási Hivatal A beadandó dokumentumok összerendezése: A számlákon a számlaösszesítő szerinti sorszámok feltüntetése javasolt. Így könnyen megkülönböztethető, és észrevehető. továbbá a számlákhoz tartozó igazolások, bizonylatok, stb. legyenek a számla mögé téve, és lehetőleg 1/1, vagy 1/a, 1/b azonosítóval ellátva. A közbeszerzéssel érintett számlákra kérjük vezessék rá a közbeszerzési ütemterv - 9/2 mellékletben az adott eljáráshoz rendelt beszerzés sorszámát, így folyamatos teljesítés esetén is nyomon követhetők a közbeszerzésben érintett számlák, dokumentumok.

28 Gyakorlati tanácsok 7 Foglalkoztatási Hivatal A kötelezően beadandó formadokumentumok (jelentés + 1,2,7,8,9/1 mellékletek) a pénzügyi, a szakmai és a közbeszerzéshez kapcsolódó iratanyag különüljön el a beadott dokumentációban. A dokumentumok beadása történhet gyűrűs mappában, vagy szalagos irományfedélben. A másolati dokumentumok minden esetben jól láthatóak és olvashatóak legyenek!!!

29 Önellenőrzési Lista 1 Előrehaladási jelentés formanyomtatványa 1.1. Minden rubrika kitöltésre került, a nem releváns rubrikák kihúzásra kerültek A dokumentum minden oldalának fejlécén szerepel a projekt azonosító száma és a jelentés sorszáma A dokumentumon szerepel a dátum, az aláírásra jogosult aláírása és pecsétje A jelentés és a 1,2,7,8,9/1 számú mellékletek elektronikus formában csatolásra kerültek, az adathordozó(ka)t lepecsételték, szerepel rajta a projekt azonosító száma és a jelentés sorszáma, kitöltésre került a nyilatkozat (16. sz. melléklet) A jelentésben felsorolt csatolt dokumentumok száma megegyezik a ténylegesen csatolt dokumentumok számával.

30 Fizetési kérelem Önellenőrzési Lista A fejlécen szerepel a projekt azonosító száma és a jelentés sorszáma Minden rubrika kitöltésre került, üres rubrikák kihúzásra kerültek Mérlegképes könyvelő ellenjegyezte. Foglalkoztatási Hivatal 2.4. Dátum, pecsét (a támogatási szerződésben rögzített) és az aláírásra jogosult aláírása szerepel a dokumentumon; Ha több oldalas a fizetési kérelem akkor minden oldalát szignózni kell A fizetési kérelemben megjelölt bankszámlaszám megegyezik a támogatási szerződésben rögzített bankszámlaszámmal (ugyanez vonatkozik a név, cím, adószámra is) A fizetési kérelemben megjelölt igényelt támogatás összege megegyezik a jelentésben és a számlaösszesítőben rögzített adatokkal. A fizetési kérelem 3. oszlopába bruttó összeg a számlaösszesítő 11. oszlopában elszámolni kívánt bruttó összeg szereplő értéket kell feltüntetni 2.7. A fizetési kérelmen szereplő jelentés készítés dátuma egyezzen meg a projektjelentésen feltüntetett dátummal.

31 Önellenőrzési Lista 3 Számlaösszesítő 3.1. Dátum, pecsét (a támogatási szerződésben rögzített) és az aláírásra jogosult aláírása szerepel a dokumentumon A számlaösszesítő tételeinek folyamatos a számozása. 3.3.Minden számlához tartozik teljesítésigazolás/ szállítólevél, megrendelő vagy szerződés, pénzügyi teljesítés igazolása A számlákat a támogatási szerződésben megadott kedvezményezett nevére, címére állították ki és a számlákon, bizonylatokon szerepel a projekt azonosító száma, és a számlaösszesítő szerinti sorszáma A számlák adatai helyesen kerültek rögzítésre a számlaösszesítőben (számlaszám, összeg, számlát alátámasztó mellékletek, stb).

32 Mellékletek Önellenőrzési Lista A dokumentumok benyújtása az előírt sorrendben történt A dokumentumok sorrendje és száma az eredeti és a másolati példányok esetében megegyezik 4.3. Minden dokumentumon olvashatóan szerepel az EMIR szám.

33 Minden dokumentum Önellenőrzési Lista A másolatok jól láthatóak, olvashatóak!!! Az eredeti iratokon aláírás szerepel Az előírt formanyomtatvány került kitöltésre.

34 Köszönöm a figyelmet és sikeres megvalósítást kívánok! Varga Lilla monitoring koordinátor Foglalkoztatási Hivatal Baranya Megyei Kihelyezett Egység vargal@lab.hu