Az Adobe Acrobat X használata a Microsoft SharePoint és a Microsoft Office együttműködési lehetőségeinek hatékonyabbá tételére

Átírás

1 Az Adobe Acrobat X használata a Microsoft SharePoint és a Microsoft Office együttműködési lehetőségeinek hatékonyabbá tételére A projektellenőrzések gyorsítása a SharePoint és Office platformba integrált PDF-alapú munkafolyamatokkal Tartalomjegyzék 1: A gyakorlati előnyök összefoglalása 1: Kihívások az együttműködésben 2: Az ellenőrzési és jelölési munkafolyamatok gyorsítása 3: Egy Adobe Acrobat X-megoldás 6: Összefoglaló 7: További információ Ez a dokumentum az Adobe Acrobat X, a Microsoft SharePoint és a Microsoft Office közös használatában rejlő csapatszintű együttműködési és projektellenőrzés-gyorsítási lehetőségeket tekinti át. Az Acrobat X program a SharePoint 2007, a SharePoint 2010, az Office 2003, az Office 2007 és az Office 2010 használatát támogatja. Ismerkedjen meg az Acrobat X új, beépített SharePoint-támogatásának köszönhető, magasabb színvonalú csapat-együttműködési lehetőségekkel. A gyakorlati előnyök összefoglalása Napjaink szoros globális piaci versenyében a csapatok gyakran szervezeti és földrajzi határokon átívelő együttműködésben végzik munkájukat. A projektek kimeneti dokumentumaihoz számos forrásból, rengeteg formátumban és változatos helyekről kerülnek ki a bemeneti információk és a jóváhagyások. Az elektronikus együttműködésnek köszönhetően a változatos összetételű személyzet azonnali hozzáférést kap a projekt anyagaihoz, ez pedig elősegíti a döntéshozatali és a jóváhagyási folyamatok működését, valamint csökkenti az átfutási időt, és növeli a csapatok hatékonyságát. A digitális együttműködés előnyeinek gyakorlati érvényesítéséhez számos informatikai részleg vezette be a SharePoint rendszer és az Office programcsomag együttes használatát, hogy az alkalmazottakból, ügyfelekből, partnerekből és kereskedőkből álló projektcsapatok együttműködésben kezelhessék a dokumentumokat. Azonban ezekben a rendszerekben az egyéb szabványos, például PDF formátumú dokumentumoknak korlátozottak a használati lehetőségei. A PDF a biztonságos dokumentumcsere bevált szabványa. A PDF-dokumentumok a különféle típusú tartalmak széles körét foglalhatják magukba, megbízható minőségben jeleníthetők meg, és bárki hozzájuk férhet a mindenütt elérhető, ingyenes Adobe Reader program használatával. Az Acrobat X szoftver bevezetésével az együttműködéses munkát végző projektcsapatok mostantól a PDFdokumentumokat is az Office-dokumentumokhoz hasonló egyszerűséggel kezelhetik SharePoint-webhelyeiken. Az Acrobat X szoftver, a SharePoint rendszer és az Office csomag együttes használata vállalati szintű megoldást kínál a dokumentumalapú együttműködés hatékony fejlesztéséhez. Kihívások az együttműködésben A Forrester Consulting közelmúltban készült, Building the Future of Collaboration * című tanulmánya szerint az Egyesült Államok és Európa tudásalapú iparágakban dolgozó szakembereinek több mint kétharmada működik együtt rendszeresen más időzónákban vagy helyeken dolgozó munkatársakkal. Bár a szemtől szemben és telefonon folytatott kommunikációt részesítik előnyben, az időpont-kiosztási nehézségek miatt gyakran szorulnak üzenetek használatára. Azonban az mint együttműködési eszköz számos kihívás elé állítja a szakembereket: Fájlformátumok A dokumentumok akkor terjeszthetők mellékletként, ha mindegyik címzett meg tudja nyitni, szerkeszteni tudja és megjegyzésekkel láthatja el a különböző formátumú fájlokat több különböző operációs rendszeren. Telepítés Folyamatos feladattá válik a számos alkalmazás támogatása és karbantartása az asztali rendszereken, a külső felhasználók támogatását is beleértve, valamint a különféle helyszíni tartalomkezelő rendszerekhez való hozzáférést is irányítani kell. Emellett az mellékletek maximális mérete általában korlátozott, mivel a nagyméretű fájlok többszörözése gyorsan felemészti a levelezőszerveren rendelkezésre álló tárhelyet. * Building the Future of Collaboration (Az együttműködés jövőjének építése), Forrester Consulting július,

2 Biztonság Az nem biztonságos, különösen ha a fájlokat a vállalat tűzfalán kívülre juttatják el. A tartalom bizalmas voltának mértékétől függően titkosítási megoldásra lehet szükség. Visszajelzések követése A több forrásból származó megjegyzéseket manuálisan kell követni és összesíteni, emellett az alapú együttműködés nem kínál verziókezelési lehetőséget. Az ellenőrzési és jelölési munkafolyamatok gyorsítása Az Acrobat X kiterjeszti az Office és a SharePoint együttműködési lehetőségeit: olyan bevált fájlformátumot biztosít, amely a legtöbb asztali alkalmazásból létrehozható, és az Acrobat, valamint az ingyenes Adobe Reader programban egyaránt megtekinthető és megjegyzésekkel látható el. Szoros integráció a SharePoint rendszerrel Az Acrobat X számos szolgáltatása illeszkedik kiválóan a SharePoint rendszerrel közös ellenőrzési és jelölési munkafolyamatokba. A SharePoint-dokumentumtárakban található PDF-fájlok most a számítógépen helyben tárolt fájlokhoz hasonlóan közvetlenül hozzáférhetők az Acrobat programból a Megnyitás és a Mentés párbeszédpanel használatával. Ha a felhasználók megnyitnak egy PDF-dokumentumot valamelyik SharePoint-dokumentumtárban, közvetlenül az Acrobat programból vehetik ki használatra és adhatják be ismét a SharePoint-tárba, az Officedokumentumokhoz hasonlóan. A kivételi és beadási lehetőségek mellett az Acrobat lehetővé teszi a felhasználóknak a SharePoint-dokumentumtár verzió- és metaadat-információihoz való hozzáadást és ezen adatok szerkesztését. 1. ábra. Az Acrobat X használatával a SharePoint-dokumentumtárakban található PDF-fájlok közvetlenül hozzáférhetők az Acrobat programból. Kényelmes hozzáférés az Office alkalmazásaiból egyetlen kattintással Az Acrobat X zökkenőmentesen integrálható az Office-alkalmazásokkal a részét képező PDFMaker bővítmények segítségével. A felhasználók gyorsan, egy kattintással hozhatnak létre kiváló minőségű, szabványos, navigációs hivatkozásokat tartalmazó PDF-fájlokat, és elindíthatják az Adobe szoftveren alapuló ellenőrzési munkafolyamatot közvetlenül az Office csomag alkalmazásaiból. A Microsoft Word PDFMaker bővítménye például a következő feladatok végrehajtását teszi lehetővé a digitális együttműködési munkában: Olyan PDF-fájlok létrehozása a Word-dokumentumokból, amelyek megfelelnek a biztonsági beállítások, az optimalizálás, a kisegítő lehetőségekhez tartozó címkézés vagy az olyan szabványok követelményeinek, mint az archiválásra vonatkozó PDF/A vagy a nyomdai előkészítésre vonatkozó PDF/X. A megfelelő beállításokat megadhatják a felhasználók, de előre konfigurálhatják a vállalat informatikusai is, hogy biztosítsák az informatikai irányelveknek való megfelelést. PDF-dokumentumok létrehozása és hez csatolása. PDF-dokumentumok létrehozása és ellenőrzésre küldése. Megjegyzések importálása a PDF-fájlokból a Word programban készült forrásdokumentumba. Ezzel kiküszöbölhető, hogy a szöveg szerkesztéseit újra kelljen gépelni a Word-dokumentumban. 2. ábra. Az Office-alkalmazások Acrobat PDFMaker bővítménye lehetővé teszi, hogy a felhasználók egy kattintással indíthassanak megosztott ellenőrzéseket. 2

3 Gyors, egyszerű visszajelzés-kezelés Az Acrobat X a következő lehetőségekkel teszi hatékonyabbá a csapaton belüli együttműködést és gyorsítja az elektronikus ellenőrzéseket: Megosztott ellenőrzések indítása, a megjegyzések összegyűjtése a SharePoint-kiszolgáló használatával. Felkérések küldése a létrehozott PDF-fájl ellenőrzésére. A felkérés automatikusan tartalmazza az adott dokumentumra mutató hivatkozást. Az ellenőrzők megjegyzéseinek automatikus fogadása és összeállítása egyetlen dokumentumban. Engedélyezhető az ellenőrzőknek, hogy megtekinthessék és kiegészíthessék egymás megjegyzéseit. Az ellenőrzések határidejének megadása. Látható az eddigi válaszadók köre, és a felhasználó emlékeztetheti a késlekedőket. Egy Adobe Acrobat X-megoldás A vállalati szintű együttműködést a digitális szférára is kiterjesztő Acrobat X szoftver a SharePoint és az Office platform kiegészítőjeként zökkenőmentes működésű, hatékony digitális együttműködési megoldást kínál. A magas szintű munkafolyamatokban két folyamat tölt be kiemelt szerepet. Elsőként egy dokumentumtulajdonos PDF-fájlt hoz létre, és előkészíti az ellenőrzésre. Ezután megkapja és rendszerezi az ellenőrzőktől érkező megjegyzéseket. Alább részletesen is áttekintjük ezt a két folyamatot. A megosztott ellenőrzés kezdeményezése A megosztott ellenőrzés előkészítéséhez a felhasználó egy Office-alkalmazás használatával PDFdokumentumot hoz létre, és feltölti a SharePoint kiszolgálóra. Az ellenőrzők felkérést kapnak, hogy megjegyzéseket fűzzenek a dokumentumhoz. 1. A felhasználó beszerez vagy létrehoz egy forrásfájlt. Ez a példa egy marketingkövetelményeket tartalmazó Word-dokumentumot mutat be. 2. A felhasználó a Létrehozás és küldés ellenőrzésre gombra kattint a Word alkalmazás Acrobat X PDFMaker eszköztárában. A program a következő műveleteket hajtja végre: A Word-dokumentum PDF-fájllá konvertálása. A PDF-fájl feltöltése a SharePoint-dokumentumtárba közvetlenül az Acrobat X szoftverből. 3. ábra. Az Acrobat teljes egészében integráltan támogatja a megosztott ellenőrzést a SharePoint rendszeren. A program felszólítja a felhasználót egy, a dokumentumra mutató hivatkozást tartalmazó es értesítés előkészítésére az ellenőrzők számára. 3

4 4. ábra. Az Acrobat megkönnyíti a felhasználók dolgát: végigkalauzolja őket a megosztott ellenőrzés beállításának lépésein. Az ellenőrzők visszajelzéseinek kezelése A következő lépések a dokumentumellenőrzést foglalják magukba. 1. Az ellenőrzők jelölésekkel és megjegyzésekkel látják el a PDF-dokumentumot az Acrobat vagy az ingyenes Adobe Reader használatával. (A SharePoint-alapú megosztott ellenőrzésekhez 8-as vagy újabb verzió szükséges.) 2. Az ellenőrök közzéteszik a dokumentumhoz fűzött megjegyzéseiket. A rendszer automatikusan összegyűjti és a SharePoint-dokumentumtárban tárolja a megjegyzéseket. 3. Az ellenőrzők megtekinthetik egymás megjegyzéseit, és reagálhatnak rájuk. Ezzel kiküszöbölhetik a fölösleges információt, és csökkenthetik az ellenőrzésre fordított időt. 5. ábra. Az összes ellenőrzőtől származó minden visszajelzés szerepel a dokumentumban, és egyszerűen megtekinthető a Megjegyzések ablaktáblában. 4

5 6. ábra. Az Acrobat alkalmazás Szemléző eszköze megjeleníti az ellenőrzés állapotát és azt, hogy mely ellenőrzők válaszoltak már, és kik nem. 4. Az Acrobat program Szemléző eszközével az ellenőrzés kezdeményezője a következő műveleteket végezheti el: t küldhet az ellenőrzőknek. További ellenőrzőket adhat az aktuális megosztott ellenőrzéshez. Új ellenőrzést indíthat ugyanazokkal az ellenőrzőkkel egy új fájlon vagy egy meglévő fájl új verzióján. Módosíthatja az ellenőrzés határidejét. Megnyithatja a megosztott ellenőrzés alatt álló PDF- fájlt, és megtekintheti a legfrissebb megjegyzéseket. Befejezheti az ellenőrzést, hogy a résztvevők ne küldhessenek be több megjegyzést. 5. Amikor az ellenőrzési szakasz véget ér, az ellenőrzés kezdeményezője a Word alkalmazás PDFMaker bővítményének használatával importálhatja a megjegyzések egy részét vagy az összes megjegyzést az ellenőrzött PDF-dokumentumból. 6. Az összes ellenőrző időbélyeggel ellátott megjegyzéseit tartalmazó PDF-dokumentum archiválható nyilvántartási vagy megfelelőségi célból. 7. A végleges Word-dokumentum ezután PDF-fájllá konvertálható, és jelszavas védelemmel lehet ellátni a további szerkesztés megakadályozására. Ha az adott dokumentum további kontextusba helyezéséhez kísérő dokumentumokra van szükség, a felhasználó PDF-portfólióba vonhatja össze az érintett fájlokat, mielőtt a jóváhagyók vagy az érdekeltek rendelkezésére bocsátaná őket. 8. A végleges PDF-dokumentum vagy PDF-portfólió a SharePoint rendszerben is archiválható későbbi célokra. A SharePoint rendszerben tárolt PDF-fájlokban való szövegkeresés engedélyezéséhez a SharePoint-rendszergazda telepítheti az ingyenes Adobe PDF ifilter bővítményt, amely letölthető a webhelyről. 5

6 7. ábra. A PDF-portfóliók segítségével a befogadók jobban megérthetik a kontextust, és egyszerűen navigálhatnak a több egymáshoz kapcsolódó dokumentumban. Összefoglaló A SharePoint és az Office architektúráját kiegészítő Acrobat X szoftver mellett döntve a szervezetek gyorsan és hatékonyan vezethetnek be rugalmas, jóval biztonságosabb digitális együttműködési megoldást. 1. Fájlformátum Számos alkalmazás köréből az Acrobat a legmegbízhatóbb választás a PDF-fájlok létrehozásához. A PDF olyan univerzális formátum, amelynek használatával szoftvertől és hardvertől függetlenül gyakorlatilag bárki a szerző szándékainak megfelelő formában tekintheti meg a digitális tartalmat. Az Acrobat szoftverrel a felhasználók hanganyagokat, Adobe Flash Player-kompatibilis videókat és interaktív médiatartalmat is beilleszthetnek az online vagy offline megtekintésre szánt PDF-fájlokba. A fájlokat gyakorlatilag bárki megtekintheti az Acrobat vagy az ingyenes Adobe Reader alkalmazás használatával. 2. Telepítés Az Acrobat megosztott ellenőrzési folyamata révén kevesebb külső és belső támogatásra van szükség az asztali rendszereken, valamint csökken ezen rendszerek alkalmazásigénye. A hálózati sávszélesség és az kiszolgáló tárhelye optimalizálható, mivel a megosztott ellenőrzési folyamat a SharePoint rendszerben tárolt dokumentumokhoz kapcsolódik. 3. Biztonság Míg a SharePoint biztosítja a dokumentumokhoz való hozzáférés biztonságát, az Acrobat további biztonságot nyújt a fájloknak akkor is, amikor a SharePoint-tárházon kívülre kerülnek. Az Acrobat jelszavas védelemmel és hatékony, 256 bites AES titkosítási technológiával segít a hozzáférés szabályozásában, valamint a jogosulatlan szerkesztés, nyomtatás és másolás megakadályozásában. Az Acrobat X alkalmazás továbbfejlesztett cenzúrázási és kivonási eszközei emellett a bizalmas információk például a rejtett metaadatok, kommentárok, mellékletek, űrlapmezők, rétegek és könyvjelzők eltávolítását is lehetővé teszik a dokumentumok megosztása előtt. 4. Visszajelzések követése Az Acrobat X segítségével az ellenőrzés kezdeményezője nyomon követheti és rögzítheti az egyes ellenőrzők válaszait. Az így létrehozott napló hasznos segítség, ha kérdések merülnek fel a végleges dokumentum tartalmával kapcsolatban. Az ellenőrzés során az egyes megjegyzésekhez állapot társítható, így az ellenőrzők valós idejű visszajelzést kapnak. 6

7 Az Acrobat X, a SharePoint és az Office együttese hatékony, egyszerűen telepíthető és biztonságosabb digitális együttműködési megoldás, amelynek teljes körű szolgáltatáskészletében megtalálható a dokumentumkonverzió, az ellenőrzőknek szóló értesítések, a válaszkövetés, a megjegyzések összesítése és az archiválási lehetőségek. További információ: Adobe Systems GmbH Georg-Brauchle-Ring 58 D München Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Hungary /11 7