I. rész. Alapszintű Projektmenedzsment ismeretek. Bevezető, bemutatkozás, célok, tematika áttekintése. A képzés célja 1. A képzés célja 3.

Átírás

1 Alapszintű Projektmenedzsment ismeretek I. rész Bevezető, bemutatkozás, célok, tematika áttekintése A képzés célja 1. A projektmenedzsment oktatás alapvető célja: Kérem a résztvevőket, hogy mutatkozzanak be és ismertessenek egy rövid projekt példát vagy tapasztalatot (ha volt ) A képzés célja: a közös nyelv megteremtése a közös fogalomrendszer megismerése, a projektek során használatos nyelv elsajátítása, és a projektszerű működés sajátosságainak érzékelése; azon alapismeretek elsajátítása, melyek révén hatékonyan tud közreműködni a projektekben team-tagként (projektszemlélet kialakulása). A képzés célja 2. A képzés célja 3. A projektszemlélet kialakításának eredményei az önkormányzatnál az alábbi területeken jelentkez(het)nek: Adott projekt lebonyolításának megbízhatósága javul, Az illetékességek tisztázódnak, Könnyebb az adott feladattal való azonosulás, A munkatársak foglalkoztatásának rugalmassága javul, Javul a kommunikáció, A munkatársak munkájának ellenőrzöttségi foka nő, Konfliktuskezelés javul, A szakmai problémák kezelése, megoldása könnyebbé válik. A képzésnek NEM (közvetlen) célja: a projektmenedzsment gyakorlatának megváltoztatása; azon szervezeti, módszertani, és szabályozási feltételek megteremtése, melyek előfeltételei a projektmenedzsment eszközök hatékony alkalmazásának. 1

2 II. Rész Projektmenedzsment alapok Projekt jellemzői 1. Feladat Projekt A projekt egy meghatározott cél érdekében történő ideiglenes működési forma (feladat/tevékenység-együttes, szervezet stb.), mely: meghatározott célú, egyedi, jelentős méretű idő, költség és erőforrás keretekkel rendelkezik. Soroljunk fel projektek -et! Gondoljunk arra, hogy melyek elégítik ki a projekt definícióját! A rendelkezésre álló idő 5 perc Nem projekt az, ami:rendszeres, rutin, rövid, végtelen, céltalan. Projektszemlélet 1. Projektszemlélet 2. Rendszer A rendszer olyan elemekből áll, amelyek egymással kapcsolatban vannak Elem Az elem egy rendszer legkisebb definiált alkotórésze, amely tovább már nem bontható. A kapcsolat két elem között megmutatja azok egymástól való kölcsönös függőségét. Zárt rendszer A zárt rendszerben kapcsolat áll fenn a rendszer elemei között, de nem létezik kapcsolat a környezettel. elem elem 2

3 Projektszemlélet 3. Projektszemlélet 4. Nyílt rendszer A nyílt rendszerben kapcsolat áll fenn a rendszer elemei között, és létezik legalább egy kapcsolat a környezettel. Kemény rendszerszemlélet Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) egyértelműen szabályozott. Pl. egy gép működése (technikai rendszerszemlélet) külső fél elem elem Projektszemlélet 5. Projektszemlélet 6. Lágy rendszerszemlélet Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) nem egyértelműen szabályozott. Pl. egy csoport működése Vegyes vagy ember-gép rendszerszemlélet Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) részben egyértelműen szabályozott. elem elem Projektszemlélet 7. Projektszemlélet 8. Rendszerelvű projektszemlélet Esettől és helyzettől függően egy-egy rendszer szemléletmód (zárt, nyílt, kemény, lágy, vegyes ) alkalmazása mellett. Egy lehetséges PM rendszer: DIN Vezérfonalat nyújt a projektmenedzsment rendszerszemléletű megközelítésének bevezetéséhez (mint referencia modell). 19 elemre bontja fel a teljes PM rendszert: Tisztában kell lennünk, hogy milyen problémák merülhetnek fel a projekt fejlődése és végrehajtása során, még akkor is, ha nem minden részlet tisztázott. (Szükséges tevékenység a kockázatkezelés ) 1. Céldefiníció 2. Strukturálás 3. Szervezet kialakítása 4. Személyzet menedzsment 5. Szerződésmenedzsment 6. Követelés menedzsment 7. Konfiguráció menedzsment 8. Változásmendzsment 9. Projekt költség kalkuláció 10. Költség menedzsment 11. Erőforrás menedzsment 12. Tevékenység tervezés és határidő menedzsment 13. Több projekt menedzsment 14. Kockázat menedzsment 15. Információ menedzsment 16. Kontrolling 17. Logisztika 18. Minőségmenedzsment 19. Dokumentáció menedzsment 3

4 Projekt életciklus 1. Projekt életciklus 2. Projekt életciklus Szakaszok sorozata, amelyeken keresztül a projekt a kezdetektől a befejezésig eljut, beleértve a hasznosítást vagy megsemmisítést, ahol ez szükséges. Szakasz A projekt szakasz a projekt során időben elhatárolt egysége. Mérföldkő A szakaszok közötti átmenet (különleges jelentőségű vagy kulcs események). A projekt életciklus sokban függ a projekt fajtájától. Alapvetően az alábbiakat különböztetjük meg: Beruházási projekt (visszafordító tervezés) Fejlesztési projekt (elindító tervezés) Szervezeti/szervezési projekt (az előző kettő kombinációja) Projekt életciklus 3. Projekt életciklus 4. Építési beruházásra vonatkozó példa (HOAI módszer) Életciklus szakaszok és mérföldkő tervezés folyamata Teljesítmény szakasz Szakasz tartalom 1 2 Alapok feltérképezése Előtervezés Építési feladat elvégzéséhez szükséges előfeltételek meghatározása Tervezési feladat lényeges részeinek kidolgozása Kezdeményezés Definiálás Tervezés Végrehajtás Értékelés 3 Vázlatos tervezet Tervezési feladat végleges kidolgozása Engedélyezési terv Kivitelezési terv Átadás előkészítése Közreműködés az átadásban Objektum felügyelet Objektum gondozása Engedélyezéshez szükséges dokumentumok, engedélyek elkészítése, benyújtása. Kivitelezéshez szükséges tervezési megoldások összegyűjtése és kifejtése. Mennyiségi egységek összeállítása, teljesítményjegyzék elkészítése. Költségek összeállítása, együttműködés az átadásban. Az objektum kivitelezésének felügyelete. Hiányosságok helyesbítésének felügyelete, eredmények dokumentálása. Ötletek, elképzelések konkretizálása Megvalósíthatóság vizsgálata Célrendszer felépítése, Erőforrásbecslés Terjedelem meghatározása IT eszközök Komplex projekt terv készítése, Projekt szervezet konkretizálása Projekt kommunikáció meghatározása Változás kontroll, Módosítások kommunikálása, Újratervezés, Eltérés elemzés, IT eszközök Terv tény összehasonlítás, Eltérések vizsgálata, Tapasztalatok összesítése, Eredmények hasznosítása, Ünneplés Projektmenedzsment 1. Projektmenedzsment 2. A menedzsment, mint funkció magában foglalja a szervezetirányítás valamennyi területét (igazgatás, képzés, üzemeltetés, stb.) Magyar megfelelője: vezetés. A menedzsment alapfunkciói: célok kitűzése, munka megszervezése, motiváció és kommunikáció, teljesítmény mérése és interpretálása, személyiségfejlesztés (beleérve az önfejlesztést is). Vezetői funkciók szabályozási modellje (kibernetikus menedzsment modell) (Kibernetika: szabályozás tudománya az élő és élettelen rendszerekben) 4

5 Projektmenedzsment 3. Projektmenedzsment 4. Menedzsment elvek és vezetési koncepciók Célmegegyezésen alapuló vezetés Kivételeken alapuló vezetés Delegáláson alapuló vezetés Projekteken alapuló vezetés Követelmények a menedzserrel szemben (az alapképzettségen és tapasztalatokon túl): Szociális érzékenység Kiemelt szerep vállalása az információáramlásban Élethosszig tartó tanulás Vezetésdidaktikára való képesség (mentor). Projektmenedzsmentben: PM alapismeretek, Módszertani ismeretek, Szervezeti ismeretek Projektszervezet 1. III. Rész Projektek szervezése Gyűjtsük össze személyes tapasztalatok alapján, hogy kik a projektek részvevői. Projektszervezet 2. Projektszervezet 3. Személyek Teamtag Teamvezető Projektvezető Projektszponzor Alvállalkozó teamtag Alvállalkozó projektvezető Szakmai vezető Megrendelő Erőforrás gazda Projektiroda vezető Projekt adminisztrátor Projektcontroller Ügyvezetés Igazgatótanács tag Szervezet Projektteam Projektvezetés Szakmai vezetés Projekt Steering Committee Igazgatóság/Osztály/Csoport Alvállalkozó Ügyvezetés Igazgatótanács A projekt legszűkebb környezete és érintettjei. 5

6 Projektszervezet 4. Egy lehetséges projektszervezet felépítése Feladat Szabályok: 1. A játékosok csak írásban kommunikálhatnak egymással 2. Minden játékos csak a B személyen keresztül üzenhet 3. A B személy mindenkinek írhat 4. Az a csapat nyer, akinek legelőször van megoldása Feladó: Címzett: Üzenet: Projektszervezet 6. Projektszervezet 7. Példa: Logisztikához kapcsolódó informatikai projekthez kialakítandó szervezetre Projektszponzor Aljegyző 35 éve a hivatalban dolgozik 2 éve van a nyugdíjig Lassan járj, tovább érsz! Közigazgatási és pénzügyi ismeretek Kényszerűségből foglalkozik informatikával Projektszervezet 8. Projektszervezet 9. Projektvezető Függetlenített (teljes munkaidős) projektvezető Várhatóan a hivatalvezetés következő generációjának tagja 30 éves Agilis, önmegvalósító Informatikai képzettség Pénzügyi ismeretek Projektteam-tag - felhasználói Képviselő Raktáros 59 éves Mindenkit ismer a hivatalban, ő volt az első dolgozó Gyakorlatban tanulta a raktározást Eddig fejből tudta, hogy mi hol található Fél a számítógéptől Fél, hogy elveszíti a munkáját 6

7 Projektszervezet 10. Team munka 1. Megrendelő szakmai vezető Logisztikai vezető Ambiciózus, karrierista 25 éves Változást akar, fejleszteni szeretné a területét Meg van győződve róla, hogy ő tudja legjobban, mi az, hogy logisztika A raktárban még nem járt Az intézményi működés folyamatos, tudatos fejlesztésébe be kell vonni a kollégákat, biztosítani kell számukra, hogy a napi rutinfeladatok elvégzésén túl részt vehessenek az intézmény minőségi működését biztosító folyamatok formálásában. A minőség javítása, fejlesztése szempontjából felértékelődik a csoportműködés, a szervezeti kultúra színvonalának emelésére irányuló tudatos szándék és tevékenység. A projektek folyamata (egy egy konkrét fejlesztési feladat) érdekében tudatos csoportfejlesztést kezdeményez. A csoportok megalakításakor figyelembe kell venni a csoportfejlődés általános szabályait és a minőségi körökre vonatkozó speciális eljárásokat. Team munka 2. Team munka 3. A hatékonyan működő csoport jellemzői A célok világosan megfogalmazottak és tisztázottak. A tagok nyitottak egymás felé. A kommunikáció közöttük kétirányú. A részvétel és a vezetés elosztott a tagok között. A csoport a közös döntést igyekszik megvalósítani a gyakorlatban. Az egyéni befolyás mértékét nem a formálisan kapott hatalom, hanem az egyéni képességek, a gyakorlottság, a szakértelem és az információkhoz való hozzáférés lehetősége határozza meg. A csoport tagjai bátran felvállalják a véleménykülönbségekből adódó konfliktusokat. Magas a csoport kohéziója, elégedettek a csoporttagsággal, elfogadják és támogatják egymást. A csoport problémamegoldó képessége magas szintű. A csoporttagok együtt értékelik ki a csoport hatékonyságát és döntenek arról, hogyan javíthatnák saját működésüket. A teamek jellegzetes szerepei: ötletember, elnök, hajcsár, csapatmunkás, megvalósító, specialista. IV. rész Projektszervezés Projekt tervezés A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi Jellemző a kettős feladat: 1. a megtervezendő rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével 2. az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása Projekt szervezés 1. team építés és fejlesztés 2. a különböző teamek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése) 7

8 Projekt ötletek 1. Projektcélok meghatározása 1. Projekt cél Azon egyedi célok összessége, amelyeket a projekt végrehajtásával kapcsolatosan el akarunk érni. Projekt ötlet megfogalmazása Célgenerálás Döntés A projekt célokat eredménycél és eljárási cél kategóriákba sorolhatjuk. A projektcélok három célterületet foglalnak magukba: Eredmények (új termék, beruházás, stb.) Idő (időtartamok és határidők) Ráfordítások (humán és anyagi erőforrások). Projektcélok meghatározása 2. Projektcélok meghatározása 3. Projekt célok funkciói A projektmenedzsmentben a célok funkciói az alábbiak: Ellenőrző, Tájékoztató tartó Koordináló és kiválasztó. Megjegyzések: 1. A célok és a funkciók között összhangnak kell lennie. 2. A célok között hierarchia van. 3. A célokkal kapcsolatban meg kell vizsgálni azok elérhetőségét és gazdaságosságát. Projekt célok meghatározására használatos módszerek Intuitív módszer 1. ötletek létrehozása, 2. ötletek rendszerezése, 3. ötletek értékelése Diszkurzív módszer 1. előre kialakított rácsrendszer feltöltése a projektre vonatkozó információkkal. 2. valamennyi részinformáció kombinálása. 3. kombinációk kiértékelése. A célok meghatározásához használt résztechnikák: brainstorming, Brain writing, 635-ös módszer, morfológia, stb. Struktúra terv készítése 1. Struktúra terv készítése 2. Struktúra A projekt elemei közötti alapvető kapcsolatok összessége Részfeladat A projekt része, amely a struktúra tervben tovább bontható Munkacsomag A projekt része, amely a struktúra tervben tovább nem bontható Struktúra terv A projekt hierarchikus részfeladatokra és munkacsomagokra történő bontása A strukturálás alapelvei A projektek struktúráját alapvetően projektjellemzők határozzák meg (fajta, nagyság, időtartam, komplexitás, referenciaképesség, stb.) ugyanakkor A gyakorlatban a strukturálás a projekt: Alkotórészeire bontással, Logikai fázisokra bontással, Egymásra épülő konkrét feladatokra felosztással, Projektfunkciókra történő felosztással történik A strukturálás történhet vízszintesen vagy függőlegesen. 8

9 Struktúra terv készítése 3. Struktúra terv készítése 4. Kódolás Célszerű a részfeladatok és munkacsomagok kód formájában történő megjelölése a későbbi azonosítás céljából. Történhet: Tisztán numerikus, Tisztán alfabetikus, Vagy vegyes karakterek használatával. Azon szervezetek, akik gyakran dolgoznak projekteken, általában saját szabványkódolási rendszereket alakítottak ki, illetve használnak. A projekt szerkezete A feladatok alábontási rendszere (WBS - Work Breakdown Structure) (MIT?) A feladatok kivitelezőinek meghatározása (Kompetenciák és felelősségek mátrixa - KFM) (KI?) Kivitelezés technológiája (a projekt hálóterve) (HOGYAN?) A feladatok végrehajtásának időbeli tervezése Gantt diagram (MIKOR?) A kivitelezéshez szükséges források megtervezése allokáció A projekt költségeinek a felmérése (MENNYIBŐL?) Mérföldkövek meghatározása 1. A mérföldkő egy olyan referencia pont, amelyik egy fontos eseményt jelöl meg a projektben és a projekt haladásának figyelésére használják. Mérföldkövek meghatározása 2. Mérföldkő trendelemzés példa Feladatmeghatározás, ütemterv 1. Feladatmeghatározás, ütemterv 2. A projektmenedzsment fő feladata, hogy: előre meghatározott idő alatt, előre meghatározott (korlátozott) erőforrásokkal (költségekkel), technikai és gazdaságossági szempontok figyelembe vételével, elérje a kitűzött projekt célokat. Ezen feladatok problémamentes elvégzése érdekében tevékenység-határidő menedzsment módszereket alkalmazunk. A tevékenység-határidő menedzsment lépései 1. Munkacsomagok létrehozása 2. Tevékenységek meghatározása (tevékenységterv) 3. Tevékenységterv átalakítása (átvezetése) határidőtervvé 4. Tevékenység és határidőterv optimalizálása 5. Kiviteli terv elfogadása 6. Határidő kontrolling A folyamat során a különféle okokból létrejött problémák miatt a tervek folyamatos aktualizálásra van szükség. Megjegyzés: A változások követése, kommunikációja kiemelt jelentőséggel bír. 9

10 Feladatmeghatározás, ütemterv 3. Feladatmeghatározás, ütemterv 4. A tevékenység-határidő tervezés módszerei Tevékenység határidő listák Visszajelző listák Út-idő diagramok Terv tény összehasonlítások Hálótervek Sokféle szoftver létezik, amelyek támogatják a projektstrukturálást, és elvégzik a határidő meghatározást. Hálóterv A tevékenységek és alárendeltségek grafikai vagy táblázatos ábrázolása. Tevékenység Olyan folyamatelem, amely egy meghatározott történést ír le. Esemény Olyan folyamatelem, amely egy meghatározott állapot bekövetkezését írja le. i viszony Mennyiségben kifejezhető alárendeltség az események vagy tevékenységek között. Feladatmeghatározás, ütemterv 5. Feladatmeghatározás, ütemterv 6. CPM (Critical Path Method = Kritikus út módszere) Tevékenység élű háló MPM (Metra Potencial Method) Tevékenység csomópontú háló PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique) Véletlentől függő, sztochasztikus tevékenységidők (pl. repülőgép gyártás: Lockheed) Erőforrás tervezés 1. Erőforrások ütemezése, allokálás Célja: az időtervezés eredményeinek figyelembevételével olyan ütemezést készíteni, amely a szükséges munkaerő, gépek, anyagok reális felhasználását biztosítja. Az erőforrások lehetnek: Pótolható erőforrások (kapacitások): mennyiségük független a felhasználásuktól. Nem raktározhatók (munkaerő, gépek). Nem pótolható erőforrások (anyagok): mennyiségük a felhasználáskor csökken. Raktározhatók (anyag, pénz). Erőforrás tervezés 2. Az erőforrás allokáció 3 féle lehet: Erőforrás korlátos Időkorlátos Idő-, és erőforrás korlátos Egy projekt kivitelezéséhez az alábbi források megtervezésére van szükség: emberi munkaerő gépek és felszerelések alapanyag és pénz 10

11 Erőforrás tervezés 3. Projekttervezési módszerek 1. Milyen problémák, kérdések merülnek fel általában a költség tervezés során? Az erőforrásokat és ezáltal költségeiket is nehéz megtervezni. Az anyagok, felhasználandó szolgáltatások árai változhatnak a projekt ideje alatt. Bármilyen változás történik a projektben, annak nagy valószínűséggel van költségvonzata. A szervezetek döntéshozási mechanizmusainak rugalmatlansága miatt a költségterveket módosítani szinte lehetetlen. Külső szerződések, megállapodások, szabályozások miatt a projekt költségkerete teljesen kötött. Projekttervezési módszerek 2. Mérföldkövek Projekt mérföldkövek Mérföldkövek 1. Kezdeményezés Mérföldkövek 2. Definiálás 11

12 Mérföldkövek 3. Tervezés Mérföldkövek 4. Végrehajtás Mérföldkövek 5. Zárás-értékelés Projektnapló 1. A projekt azonosítása és nyomonkövetése szempontjából kiemelt fontosságú a projekt dokumentumok és feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályok meghatározása. Dokumentumok kezelésére vonatkozó szabályok nagy általánosságban megegyeznek a minőségirányításban használt szabályokkal (pl. az érvényes dokumentumok az érintett felhasználók számára legyenek hozzáférhetők, a feljegyzések olvashatóságát a megőrzési időn belül biztosítani kell, stb.). A projekt dokumentumok és feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályokat dokumentáció menedzsmentnek nevezzük. Projektnapló 2. Projektnapló 3. A projekt dokumentumok és feljegyzések készülhetnek: Papír (szabályzatok, tervek, formanyomtatványok,stb.) és elektronikus formában (pl. , táblázatok, stb.). Célszerű előre meghatározni a projekt során használatos dokumentumok és feljegyzések alaki (dokumentum sablon, formanyomtatvány, kötetlen feljegyzés, stb.), tartalmi (elsődleges és másodlagos adatok) és használati (ki, mikor, kinek, tárolás, stb.) követelményeit. Javasolt a projekt dokumentáció menedzsment rendszer működésének minőségét valamilyen erre a célra kialakított szoftver alkalmazásával javítani. Sok projekthez kapcsolódó szoftver kapható a piacon, de elsődlegesen javasoljuk az MS Projekt szoftver alkalmazását, az általános projekt célú alkalmazásra kialakított szerkezet, illetve a már meglévő MS Office szoftverekhez hasonló felhasználói támogatás miatt. Az erről a tevékenységről készített dokumentumot nevezzük Iratszükséglet mátrixnak. 12

13 Dokumentálás 1. Dokumentálás 2. Projekt alapító dokumentum tartalmazza: Az üzleti ötlet vagy szükséglet leírását, melyet a projekttel oldunk meg, és a projekt megrendelőjét A projekt kulcsfontosságú követelményeit és korlátait A projekt eredményeit és annak használóit A projekt WBS struktúráját A projekt hálótervét A projekt időtervét A projekthez szükséges források tervét A projekt költségeinek tervét A projekt finanszírozásának tervét A projektet kivitelező szervezet leírását, a kompetenciák és felelősségek meghatározásával A projekt kockázatainak meghatározását és azok elhárításának módját A projekt-kivitelezés ellenőrző rendszerének meghatározást A projekt dokumentumokat a projekt végrehajtása során folyamatosan karban kell tartani, hogy az a mindenkori aktuális állapotot tükrözze. Feladat Nyomonkövetés Gyűjtsük össze milyen: 1. projekt dokumentumokat készítettünk eddig, 2. problémák merültek fel a projekt dokumentumok kezelése során Képzés értékelése, kérdések megválaszolása. Köszönöm megtisztelő figyelmüket! 13