Etika kérdése. A Borealis etikai irányelve

Átírás

1 Etika kérdése A Borealis etikai irányelve

2 2 Etika kérdése

3 Bevezetés magatartásforma, amelyet függetlenül attól, hogy hol végzi munkáját, vagy hogy milyen háttérrel rendelkezik, valamennyi alkalmazottunk követ napi munkája során. Ezt az irányelvet vállalati keretrendszerünk szerves részévé kell tennünk, Ön pedig felelős azért, hogy elolvassa és megismerje annak tartalmát. Részt kell vennie az ezzel kapcsolatos szakmai képzéseken, ahol jobban megismerheti az irányelvet és annak alkalmazási területeit. A Borealishoz csatlakozó valamennyi új alkalmazott részesül ilyen képzésben, a már régebb óta velünk dolgozó alkalmazottaink pedig folyamatosan vesznek részt képzéseken. Így mindannyian felkészülhetünk arra, hogy minden lépésünk az etikus magatartás jegyében történjen, és e tekintetben felelősséggel is tartozunk. There is no right way to do the wrong thing. Mark Garrett, Chief Executive A Borealis etikai irányelve az etikus üzletvitel iránti szilárd elkötelezettségünket tükrözi azon elkötelezettségünkét, amely múltunkból ered, és a mai napig minden lépésünket átszövi. Ez az etikai irányelv szorosan kapcsolódik vállalatunk értékeihez: Felelősség Tisztelet Kiváló teljesítmény Nimblicity (gyorsaság) Bizonyára emlékeznek arra, hogy a felelősség többek között azt is jelenti, hogy üzletvitelünket szigorú etikai normák szerint folytatjuk. Ezen irányelv célja, hogy segítséget nyújtson ebben az Ön számára. Előfordulhat, hogy lesznek olyan helyzetek, amikor az etikus magatartás érdekében le kell mondanunk egy-egy üzleti lehetőségről. Az is lehet, hogy mindez ellentétesnek tűnhet a Borealis rövid távú érdekével, hosszú távon azonban mindannyiunk előnyére válik, ha döntéseinket etikus módon hozzuk meg. Összességében, üzletvitelünk során négy alapvető lépésben biztosíthatjuk a szigorú etikai normák betartását: Ismerje meg etikai irányelvünket Alkalmazza azt a mindennapi helyzetekben Mindig igyekezzék helyesen cselekedni Ha nem tudja, mit tegyen, kérdezzen Nincs helyes módja a helytelen cselekedeteknek. Jó hírnevünk és további sikereink szempontjából elengedhetetlenül fontos az etikus üzletvitel. Mindannyian olyan vállalatnál szeretnénk dolgozni, amelyre büszkék lehetünk. Mark Garrett vezérigazgató 2013 Ha értékeinkkel összhangban végezzük munkánkat, biztosíthatjuk, hogy a Borealis etikai irányelve nem csupán papírra vetett szavak összessége, hanem olyan 3

4 4 Etika kérdése

5 Tartalomjegyzék A Borealis etikai irányelvének rövid ismertetése Értékeink gyakorlati alkalmazása Az etikus döntések meghozatalához alkalmazott keretrendszer Döntéshozatali folyamatábra Az etikai irányelv alkalmazása 5.1 Tudatosság és képzés 5.2 Az ajándékok és vendéglátás nyilvántartása 5.3 A jogszabályok megismerése 5.4 Kultúrák és jogszabályok ellentmondása 5.5 Az etikátlan magatartás jelentése 5.6 Tanúsítvány 5.7 Kivizsgálás és fegyelmi eljárás 5.8 Retorzió 5.9 A QuestionLine ügyfélszolgálat A legfontosabb etikai kérdésekre vonatkozó útmutató 6.1 Ahogy mi versenyzünk 6.2 Vesztegetés és korrupció 6.3 Ajándékok és vendéglátás 6.4 Érdekellentétek 6.5 A vállalati vagyon használata 6.6 A fontos adatok védelme 6.7 Politikai érintettség és hozzájárulások 6.8 Az emberi jogokra vonatkozó normák alkalmazása üzletvitelünk során 6.9 A környezetvédelemmel kapcsolatos felelősségünk 6.10 Egyéb kérdések Megbízottak, képviselők, tanácsadók, konzulensek és a Borealis képviseletében eljáró más külső felek Az értékpapírok kibocsátására vonatkozó szabályok betartása Részvényekkel és egyéb értékpapírokkal való kereskedés Az exportra vonatkozó korlátozások Kormányzati alkalmazottak vagy kormánytisztviselők alkalmazása Tiltott Kormányzati alkalmazottak vagy kormánytisztviselők alkalmazása Megengedett Kérdések és válaszok 5

6 1. A Borealis etikai irányelvének rövid ismertetése A keretrendszer Az etikai irányelv valamennyi Borealis alkalmazottra, illetve vállalatunk képviseletében eljáró valamennyi személyre vonatkozik Ez az etikai irányelv szorosan kapcsolódik értékeinkhez: Felelősség; Tisztelet; Kiváló teljesítmény és Nimblicity (gyorsaság) Valamennyi alkalmazottunk felé elvárás, hogy tisztában legyen az etikai irányelvvel és mindennapi munkája során alkalmazza azt. Ha bármely Borealis alkalmazott nem tartja be az etikai irányelvet, az fegyelmi intézkedéshez, többek között akár elbocsátáshoz is vezethet. Az etikai irányelv betartására vonatkozó kötelezettségnek a külső felekkel létrejövő szerződésekben is szerepelnie kell. Az alkalmazottakat arra ösztönözzük, hogy az etikátlan magatartást mind felettesük, mind pedig a jogi osztály felé jelentsék. Ha útmutatásra van szüksége, vagy jelentést szeretne tenni, hívhatja a QuestionLine ügyfélszolgálatot a számon, vagy küldhet t az ethics@borealisgroup.com címre, illetve a ethics-contacts weboldalon. A kapott útmutatásra és a jelentéstételre a helyi jogszabályok korlátozásai vonatkozhatnak. Minden szabályszegés bejelentést bizalmasan kezelünk. A Borealis nem tolerálja azon alkalmazottak elleni retorziót, akik jóhiszeműen tettek jelentést szabályszegés vagy egy, az etikai irányelv gyanított megsértése kapcsán. 6 Etika kérdése Az irányelvvel kapcsolatos kérdések A vonatkozó jogszabályok betartása Bárhol is végezzük munkánkat, minden törvényt és rendeletet betartunk. Amennyiben úgy véljük, hogy ezen jogszabályok nem elégségesek vagy ellentmondásosak, célunk, hogy a vonatkozó jogszabályokban előírt alapvető kötelezettségeknél is szigorúbb etikai normákat tűzzünk magunk elé. Ahogy mi versenyzünk A Borealis elkötelezett az élénk, ugyanakkor jogszerű, tisztességes és etikus verseny mellett. Biztosítjuk, hogy üzleti gyakorlataink teljes mértékben megfeleljenek a versenytörvények előírásainak, bárhol is végezzük munkánkat. Nem létesítünk olyan kapcsolatot versenytársainkkal, amely során árak, piacok vagy ügyfelek kerülnek megvitatásra. Kizárólag termékeink és szolgáltatásaink kiválósága alapján folytatunk versenyt, és biztosítjuk, hogy az értékesítés során felhasznált anyagok, hirdetések és az egyéb kommunikációs eszközök pontosan és hűen tükrözzék termékeinket és szolgáltatásainkat. Vesztegetés Soha, semmilyen formában nem ajánlhat fel, adhat át, vehet át illetve fogadhat el vesztegetést. További útmutatásért arra vonatkozóan, hogy miként ismerheti fel az esetlegesen vesztegetésnek minősülő vagy annak látszatát keltő dolgokat, tekintse át az etikai irányelv Vesztegetés című fejezetében a figyelmeztető jeleket felsoroló keretes rész tartalmát. Ajándékok és vendéglátás Feltéve, hogy egy alkalmazott helyes értékítéletet és mértékletességet tanúsít, valamint, hogy az alkalmazott objektivitását semmi nem befolyásolja, a névleges értéket képviselő vagy mértékletes ajándékok, valamint egy üzleti kapcsolat érdekében történő, indokolt mértékű vendéglátás általában elfogadott.

7 Feltéve, hogy az ajándékot kapó fél nem érzi magát elkötelezve, és az ajándéknak nem célja, hogy a megajándékozott elkötelezve érezze magát, olyan ajándék, amely önmagában vagy egy tizenkét hónapos időszak alatt összességében nem haladja meg a 100 EUR összeget, felajánlható vagy elfogadható. Ezen rendelkezés érdekében, az egy vállalatnál dolgozó személyektől kapott ajándékok értékét összevonva kell számítani. A személyenként 100 EUR értéket meghaladó ajándékok, vendéglátás és szórakoztatás esetén alelnök vagy vezető alelnök jóváhagyása szükséges, továbbá, pontosan és megfelelő módon be kell jegyezni az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó nyilvántartásba. Vendéglátás felajánlására vagy elfogadására kizárólag a megszokott formában történő üzletvitel részeként kerülhet sor, feltéve, hogy az indokolt mértékű és mértékletes, valamint nem befolyásolja a vendégül látott fél objektivitását, és nem tűnhet a vendégül látott fél elkötelezése eszközének. Ha kétségei merülnek fel arra vonatkozóan, hogy a vendéglátás indokolt és mértékletes-e, kérjen előzetes jóváhagyást az Ön munkakörét felügyelő vezető alelnöktől. Az ajándékokra és vendéglátásra, többek között a legfontosabb kérdésekre, az indokolt mértékű vagy túlzott vendéglátásra, valamint a figyelmeztető jelekre vonatkozó további útmutatásért tekintse át az etikai irányelv Ajándékok és vendéglátás című fejezetét. Érdekellentétek Kerülnünk kell az esetleges érdekellentéteket, illetve, amennyiben elkerülhetetlenek, körültekintően kell kezelnünk ezeket. Minden esetben értesítenie kell felettesét, és nyíltan, megfelelő időben és őszintén meg kell beszélniük, továbbá írásban kell dokumentálnia ezeket. A Borealis alkalmazottaknak először minden esetben meg kell beszélniük a felettük álló vezető alelnökkel egy másik vállalat igazgatótanácsában vállalt esetleges részvételt, és az érdekellentétek elkerüléséhez bármely ilyen pozíció elfogadását megelőzően írásbeli jóváhagyást kell kérni a vezérigazgatótól. A Borealis alkalmazottaknak továbbá előre közölniük kell minden olyan külső felkérést, amely az alkalmazottnak a Borealisnál meglévő pozíciójával kapcsolatos lehet, és amelyre esetlegesen munkaideje alatt időt kell szánnia, és amely kapcsán az alkalmazott juttatást kaphat az őt felkérő szervezettől. A vállalati vagyon használata A vállalati vagyon használatának elsődleges célja a legitim vállalati üzletvitel. Az alkalmazottak nem használhatják fel a vállalat vagyonát személyes előny vagy cél érdekében, illetve nem adhatnak engedélyt nem a Borealis által alkalmazott, illetve felhatalmazott személy számára ennek használatára. A fontos adatok védelme Valamennyi alkalmazottnak meg kell tennie a megfelelő lépéseket az adatvédelem, valamint más személyek bizalmas adatainak védelme érdekében. Politikai érintettség és hozzájárulások Vállalatunk nem politikai szervezet. Nem teszünk felajánlásokat, sem készpénzben, sem egyéb más formában egyetlen politikai jelölt, politikai párt vagy olyan szervezet számára sem, amely politikai pártok vagy politikai ideológiák érdekeit hivatott szolgálni. Az emberi jogokra vonatkozó normák alkalmazása Mindent megteszünk annak érdekében, hogy vállalatunkon belül globális szinten felhívjuk a figyelmet az emberi jogokkal kapcsolatos kérdésekre. Minden olyan állítást komolyan veszünk, amely az emberi jogoknak hatáskörünkön belül történő nem megfelelő védelmével kapcsolatosak, illetve olyan esetekben, amelyekben e tekintetben felmerülhet felelősségünk. A környezetvédelemmel kapcsolatos felelősségünk A vállalat kiemelt figyelmet fordít valamennyi alkalmazottjának egészségére, biztonságára és védelmére, valamint a környezetvédelemre. A Responsible Care (körültekintés és felelősség) alapelv iránti elkötelezettségünk részeként célul tűztük ki, hogy e tekintetben vezető pozíciót mondhassunk magunkénak vállalati működésünk és termékeink környezetre gyakorolt hatását illetően azok teljes időtartama vagy életciklusa alatt. A környezetre hatást gyakorló folyamatokban érintett minden alkalmazottnak irányelveinkkel, normáinkkal, útmutatásainkkal és eljárásainkkal összhangban kell végeznie munkáját. Valamennyi Borealis alkalmazottat arra ösztönzünk, hogy tegye meg a szükséges lépéseket, akár közvetlenül, akár a vezetőség felé történő jelentés útján, amennyiben úgy véli, hogy a környezetvédelmi irányelvet, jogszabályokat vagy rendeleteket megsértik. Egyéb kérdések Amennyiben egy vállalat, szervezet vagy személy a Borealis képviseletében jár el, illetve indokoltan úgy tűnhet, hogy a Borealis képviseletében jár el, az adott vállalattól, szervezettől vagy személytől elvárjuk, hogy etikai irányelvünkkel összhangban végezze üzleti munkáját. 7

8 2. Értékeink gyakorlati alkalmazása Értékeink a felelősség, a tisztelet, a kiváló teljesítmény és a Nimblicity (gyorsaság) vezérlik minden lépésünket és üzletvitelünket. Ebből kifolyólag etikai irányelvünk szerves részét képezik. A felelősség azt jelenti, hogy minden egyes személy felel tetteiért. Mindez magától értetődik valamennyi üzleti döntésünk meghozatalakor és tevékenységeink során. A szigorú etikai normák szerint tanúsított magatartás alapja a felelősség vagyis felelősségteljes polgárként járunk el azokban a közösségekben, amelyekben üzleti tevékenységet folytatunk. Az alkalmazottak felelősek azért, hogy ismerjék a munkaköri feladataikra vonatkozó jogszabályokat. Az etikai irányelv útmutatást nyújt a vállalat, az alkalmazottak, valamint a nevünkben eljáró valamennyi külső fél felelősségeit illetően. A tisztelet e tekintetben azt jelenti, hogy az etikai irányelv valamennyi alkalmazottra, valamint a nevünkben eljáró külső félre vonatkozik. Tiszteletben tartjuk a szigorú etikai normák betartásának fontosságát, végezzük bárhol munkánkat. Tiszteletben tartjuk az alapvető emberi jogokat, valamint alkalmazottaink, ügyfeleink és beszállítóink, illetve azon közösségek sokszínűségét, amelyekben üzleti tevékenységet folytatunk. A kiváló teljesítmény azt jelenti, hogy amennyiben úgy véljük, hogy ezen jogszabályok nem elégségesek vagy ellentmondásosak, célunk, hogy a törvényben előírt alapvető kötelezettségeknél is szigorúbb etikai normákat tűzzünk magunk elé. A Nimblicity (gyorsaság) szellemében minden lehetőséget megragadunk, hogy növeljük az etikai irányelvvel kapcsolatos tudatosságot, így az napi üzleti döntéseink és intézkedéseink részévé válhat. A Nimblicity fogalmával kapcsolatos értékünket vállalatunk másik három értékével összhangban együtt kell alkalmaznunk a megfelelő lépések meghatározása során, különös tekintettel a felelősségre és a tiszteletre. Ezen irányelv kidolgozásához fontos segítséget nyújtottak a Borealis emberekre vonatkozó irányelvei is, amelyek célja a vállalat hosszú távú igényeinek történő megfelelés. A Borealis emberekre vonatkozó irányelvei olyan munkaviszonyt teremtenek, amely gondoskodik a vállalat és alkalmazottaink közötti kölcsönös elkötelezettségek egyensúlyáról. A Borealis emberekre vonatkozó első alapelve A Borealis ígéretet tesz az alábbiak biztosítására: Biztonságos, egészséges és professzionális munkahely, amely lehetőséget biztosít a sokszínűség kibontakozásához Ez a következőket jelenti: Egészségre és biztonságra vonatkozó normáink, etikai és minőségre vonatkozó irányelveink iránti elkötelezettség nemzetközi vállalati környezetünkön belül, amelyben nagyra értékeljük a gondolkodás sokszínűségét Ennek köszönhetően valamennyi alkalmazott: Odafigyel az egészséggel, biztonsággal és környezetvédelemmel (Health, Safety and Environment, HSE) kapcsolatos kérdésekre, illetve zéró toleranciát tanúsít ezek megsértése kapcsán, valamint ezen, etikára és minőségre vonatkozó eljárások szerint jár el, és tiszteletet tanúsít az eltérő nézőpontok iránt 8 Etika kérdése

9 3. Az etikus döntések meghozatalához alkalmazott keretrendszer Olyan esetekben, amelyekben egy kérdés vagy helyzet a nem egyértelmű kategóriába sorolható, használja az alábbi keretrendszert döntéshozatala során: Először is fel kell ismernie, hogy egy etikai problémával áll szemben Olyan dologra kérik, amelyről úgy gondolja, hogy esetleg nem helyénvaló? Egy kolléga, ügyfél vagy beszállító részéről történő esetlegesen jogszerűtlen vagy etikátlan magatartásról szerez tudomást? Mielőtt bármi tenne, gondolja át a dolgot Összegezze a problémát, amellyel Ön szerint szembesült. Egyértelmű? Tegye fel magának a kérdést, hogy Ön szerint miért jelent ez problémát? Vegye számba a lehetőségeit. Gondoljon végig minden fontos tényezőt és megfontolást. Érinthet más személyeket is? Beszéljen másokkal is, amennyiben az fontos lehet kérjen útmutatást a jogi osztálytól. Határozza meg, milyen lépéseket fog tenni Olvassa át újra az etikai irányelvet. Beszéljen az etikai irányelv többi fejezetében említett személyekkel is. Felmerül bármilyen jogi vagy pénzügyi megfontolás? Mérje fel a kockázatokat, illetve, hogy miként csökkentheti vagy küszöbölheti ki azokat. Ha már meghozta döntését: Tesztelje döntését Alkalmazza a Borealis értékeit döntéseire vonatkozóan összhangban állnak egymással? Beszéljen másokkal is keresse fel őket újra, és beszéljék át még egyszer, utoljára a dolgokat. Folytassa tovább Ismertesse döntését, és támassza alá megfelelő érvekkel. Gondoskodjon róla, hogy amennyiben szükséges, módosításra kerüljenek a standard működési eljárások is. 9

10 4. Döntéshozatali folyamatábra A döntéshozatali folyamatábra segítségével eldöntheti, hogy egy adott intézkedés helyes-e, amennyiben a Borealis etikai irányelvében nem találja a választ kérdésére: Tegye fel magának az alábbi kérdéseket: Igen Jogszerű? Nem/Nem vagyok biztos benne Ha igen: tegye fel magának az alábbi kérdést Állj ha nem/nem biztos benne: ne tegye meg az adott lépést, és forduljon a jogi osztályhoz további tanácsért és útmutatásért. Összhangban áll az értékekkel, az emberekre vonatkozó alapelvekkel és az etikai irányelvvel? Ha igen: tegye fel magának az alábbi kérdést Állj ha nem/nem biztos benne: ne tegye meg az adott lépést; ha szükséges, kérjen tanácsot és útmutatást. Nyugodt szívvel, szégyenkezés nélkül mesélném el a kollégáimnak, a családomnak és a barátaimnak, amit tettem? Ha igen: tegye fel magának az alábbi kérdést Állj ha nem/nem biztos benne: ne tegye meg az adott lépést; ha szükséges, kérjen tanácsot és útmutatást. Nem okozna kellemetlenséget a Borealisnak, ha megjelenne az újságokban? Ha igen: tegye fel magának az alábbi kérdést Állj ha nem/nem biztos benne: ne tegye meg az adott lépést; ha szükséges, kérjen tanácsot és útmutatást. Ez a helyes lépés? Egy nemzetközi vállalat alkalmazottjaként, tegye fel magának a kérdést, hogy miként tűnne a dolog globális kontextusban vagyis ebben az esetben is ugyanezeket a válaszokat adná? Ha igen: tegye fel magának az alábbi kérdést Állj ha nem/nem biztos benne: ne tegye meg az adott lépést; ha szükséges, kérjen tanácsot és útmutatást. igen valamennyi fenti kérdésre: hajtsa végre az adott lépést 10 Etika kérdése

11 5. Az etikai irányelv alkalmazása Ez az irányelv valamennyi Borealis alkalmazottra, illetve a vállalatunk képviseletében eljáró valamennyi személyre vonatkozik. A Borealis nevében eljáró valamennyi fél számára át kell adni az etikai irányelv egy példányát, és elvárjuk tőlük, hogy betartsák azt. Amennyiben az lehetséges, az etikai irányelv betartására vonatkozó kötelezettségnek a külső felekkel létrejövő szerződésekben is szerepelnie kell. 5.1 Tudatosság és képzés Az etikai irányelvet vállalat-szerte megszervezett szakmai képzések alkalmával ismertetjük meg a már meglévő alkalmazottakkal, az új alkalmazottak számára pedig az alapprogram részeként tartunk etikai képzést. Az etikával kapcsolatos tudatosságot rendszeres szakmai továbbképzések és workshop foglalkozások segítségével növeljük és tartjuk szinten. Ezek alkalmával megbeszéljük a fontos kérdéseket. Ezen képzéseket és a megbeszéléseket megfelelő szakmai tudással rendelkező etikai nagyköveteink tartják. A vezetők szintén közvetítik az etikai irányelvet beosztott csoportjaik felé. Megerősítjük azon kultúránkat, amely arra ösztönzi alkalmazottainkat, hogy megfelelő módon cselekedjenek, és bátran adjanak hangot indokoltan felmerülő aggályaiknak az etikai irányelvvel nem összhangban álló magatartás vagy döntések kapcsán. Ezen kettős célunk érdekében hoztuk létre a QuestionLine ügyfélszolgálatot. Ezen keresztül az alkalmazottak szükség esetén tanácsot és útmutatást kérhetnek, amint pedig azt az alábbiakban ismertetjük, az alkalmazottak ezen keresztül felhívhatják a vállalat figyelmét az etikai irányelvvel nem összhangban álló magatartásra. A Borealis szilárd etikai alapokkal rendelkezik. Valamennyi alkalmazott hozzájárul az általunk kitűzött szigorú normák fenntartásához. Ha nem biztos abban, hogy egy adott helyzetben mit tegyen, először beszéljen felettesével. Megbeszélheti a dolgot a jogi osztály, a belső ellenőrzési osztály vagy a humánerőforrás osztály munkatársaival, a felsővezetés bármely tagjával, illetve felhívhatja a QuestionLine ügyfélszolgálatot is. 11

12 A belső ellenőrzési osztály és a jogi osztály egy, a felügyeleti és végrehajtó tanács számára évente leadott etikai jelentésben összegzi az etikai irányelv alkalmazásának előrehaladását, valamint a jelentősebb, felvetődő problémákat. 5.2 Az ajándékok és vendéglátás nyilvántartása Valamennyi alkalmazott köteles pontosan feljegyezni az ajándékokat és a vendéglátást az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó nyilvántartásban 5.3 A jogszabályok megismerése Valamennyi Borealis alkalmazottnak ismernie kell a munkaköri feladataira vonatkozó alapvető jogi követelményeket. A Borealis mindehhez megfelelő forrást biztosít, többek között jogi továbbképzést és workshop foglalkozásokat, amelyek segítségével az alkalmazottak megismerhetik a munkájukra vonatkozó jogi követelményeket. 5.4 Kultúrák és jogszabályok ellentmondása A Borealis világszerte több országban folytat üzleti tevékenységet; a különböző kultúrák, jogszabályok és a politikai környezetek azonban jelentős mértékben eltérhetnek. Előfordulhat, hogy az etikai irányelv és a jogi követelmények ellentétesek egy adott ország helyi jogszabályaival vagy szokásaival. Amennyiben a helyi jogszabályok az etikai irányelvnél vagy az európai jogszabályoknál szigorúbb normákat szabnak meg, a helyi jogszabályokat kell alkalmazni. Ha a helyi jogszabályok vagy szokások egyéb módon kerülnek ellentmondásba az európai jogszabályokkal vagy az irányelvvel, forduljon a jogi osztályhoz. Ne feledje, pusztán azért, mert versenytársaink bizonyos helyen, bizonyos módon tesznek valamit, attól még a módszer nem válik jogszerűvé vagy etikai szempontból helyessé. 5.5 Az etikátlan magatartás jelentése Fontos, hogy valamennyien felelősséget vállaljunk annak biztosítása iránt, hogy az etikai irányelvben lefektetett normák betartásával az integritás többet jelentsen számunkra egyszerű szavaknál, és ezt a gyakorlatban is alkalmazzuk. Mindez azt jelenti, hogy amennyiben tudomást szerezne egy szabály megsértéséről, kifejezetten arra kérjük, hogy tegyen lépéseket, hiszen a dolgok figyelmen kívül hagyása egy etikátlan helyzet kialakulásához vezethet. Éppen ezért tehát valamennyien felelősek vagyunk az etikátlan magatartás jelentéséért. Az alkalmazottak felettesük vagy a jogi osztály felé egyaránt jelenthetik az ügyet. Lehetnek olyan helyzetek, amikor esetleg kellemetlennek érzi, hogy az ügyet felettesével beszélje meg. Ebben az esetben hívhatja a jogi osztályt, vagy küldhet t a QuestionLine ügyfélszolgálatnak az 5.9 fejezetben, alább ismertetett módokon. Minden jelentést bizalmasan kezelünk. 5.6 Tanúsítvány A 12-es vagy magasabb szinten dolgozó valamennyi alkalmazottnak, illetve a vezérigazgató döntése alapján más személyeknek is minden évben tanúsítvánnyal kell igazolniuk, hogy nincs tudomásuk az etikai irányelv előírásainak olyan megsértéséről, amelyet az etikai irányelv alapján még nem fedett fel, valamint, hogy elolvasták és tudomásul vették az etikai irányelvet. Amennyiben ezen tanúsítási folyamat ellentétes a helyi jogszabályokkal, a folyamatot ezen helyi jogszabályoknak megfelelően kell módosítani. 5.7 Kivizsgálás és fegyelmi eljárás Amennyiben az etikai irányelv megsértésének gyanúja merül fel, egy kijelölt csoport megfelelő módon kivizsgálja azt. Szükség esetén további funkciókat és külső segítséget is igénybe vesznek. Ha bármely Borealis alkalmazott nem tartja be az etikai irányelvet, az fegyelmi intézkedéshez, többek között akár elbocsátáshoz is vezethet. A külső felekkel megkötött szerződéseket felmondhatjuk. 5.8 Retorzió A Borealis nem tolerálja azon alkalmazottak elleni retorziót, akik jóhiszeműen tettek jelentést szabályszegés vagy egy, az etikai irányelv gyanított megsértése kapcsán. 5.9 QuestionLine ügyfélszolgálat A Borealis QuestionLine ügyfélszolgálata olyan forrást biztosít, ahol útmutatást kérhet, illetve ahol jelenthet az etikai irányelv megsértésével kapcsolatos bármely tényállást. Ezen útmutatások és a jelentéstétel hatásköre a helyi jogszabályoktól függően eltérő lehet. QuestionLine ethics@borealisgroup.com 12 Etika kérdése

13 6. A legfontosabb etikai kérdésekre vonatkozó útmutató Bárhol is végezzük munkánkat, minden törvényt és rendeletet betartunk. Amennyiben ezek nem elegendőek vagy ellentmondásosak, célunk, hogy a vonatkozó jogszabályok alapvető követelményeinél is szigorúbb etikai normákat tűzzünk ki magunk elé. 6.1 Ahogy mi versenyzünk Helyzet: Mintegy száz országban vannak érvényben versenyés trösztellenes törvények szerte a világon, és szinte bizonyos, hogy ezek közül valamennyi olyan országban, ahol a Borealis üzletvitelt folytat. Ezen jogszabályok megsértésének következményei lehetnek: a vállalatra, valamint, egyes esetekben az érintett személyekre kiszabott jelentős összegű pénzbírság. Útmutatás: A Borealis elkötelezett az élénk, ugyanakkor jogszerű, tisztességes és etikus verseny mellett. Irányelvünk részeként biztosítjuk, hogy üzleti gyakorlataink teljes mértékben megfeleljenek a versenytörvények előírásainak, bárhol is végezzük munkánkat. 13

14 A szabályszegések következményei A versenytörvények megsértése, a Borealist, valamint egyes esetekben annak alkalmazottait az alábbiaknak teszi ki: Súlyos polgári és büntetőjogi következmények, többek között az érintett személyre kiszabott bírság, egyes országokban pedig akár börtönbüntetés; Az ügyfél vagy a törvénytelen magatartás miatt károsult más személyek által indított kártérítési per kockázata; és Negatív közvélemény és jó hírünkön esett csorba. Mindezek miatt ezen jogszabályok szándékos megsértését nem toleráljuk, a szabályok megsértése pedig fegyelmi intézkedést von maga után. A versenytörvényekkel kapcsolatos további információért kérjük, tekintse át a Borena/Jogi osztály weboldalán található, a versenytörvények betartására vonatkozó kézikönyvet. Ha kétségei lennének arra vonatkozóan, hogy egy helyzet vagy magatartás sértheti-e a versenytörvényeket, kérjen útmutatást a jogi osztálytól. Ügyfeleink: Minden ügyfelünkkel méltányos módon, függetlenségüket tiszteletben tartva bánunk. Mindent megteszünk annak érdekében, hogy ügyfeleink az igényeiknek megfelelő legjobb termékeket és szolgáltatási színvonalat kapják. Nem próbáljuk megakadályozni, hogy ügyfeleink a Borealis termékeit az EU bármely területén értékesítsék. Nem korlátozzuk forgalmazóink kiskereskedelmi árainak meghatározásához való szabad jogát. Termékeink: Kizárólag termékeink és szolgáltatásaink kiválósága alapján folytatunk versenyt, és biztosítjuk, hogy az értékesítés során felhasznált anyagok, hirdetések és az egyéb kommunikációs eszközök pontosan és hűen tükrözzék termékeinket és szolgáltatásainkat. Versenytársaink: Nem létesítünk olyan kapcsolatot versenytársainkkal, amely során ár, piacok vagy ügyfelek kerülnek megvitatásra. Gondoskodunk arról, hogy a versenytársakkal való megbeszélések jogszerű célt szolgáljanak, például szakszervezeti események vagy teljesítményértékelés esetében, amelyek a jogi útmutatásoknak megfelelően kerültek megszervezésre. 14 Etika kérdése Törvényes eszközökkel figyeljük a piacot, kereskedelmi stratégiánkat pedig függetlenül, ezen piackutatási adatok tükrében határozzuk meg. Előfordulhat, hogy átadunk, illetve átveszünk olyan aggregált ipari adatokat, amelyek nem tartalmaznak vállalat-specifikus információkat, amennyiben ezeket az adatokat az adatvédelem biztosítása érdekében egy független külső fél állította össze. Nem veszünk át piaci információkat versenytársainktól. Alkalmanként előfordulhat, hogy sor kerül ezek megvásárlására egy versenytárstól vagy eladására egy versenytársnak, ám az ilyen esetekben történő információcsere szigorúan a lebonyolítandó tranzakcióhoz szükséges körülményekre korlátozódik. A versenytársakkal való kapcsolataink kialakítása és fenntartása, például egy vegyesvállalati megegyezés alapján, a jogi útmutatásoknak megfelelően történik. 6.2 Vesztegetés és korrupció Új korrupcióellenes rendelkezések az osztrák büntetőtörvénykönyvben: Az új rendelet új meghatározást tartalmaz a köztisztviselő fogalmára ( Amtsträger ) január 1-től a köztisztviselő nem csak olyan személyt jelent, aki egy állami kormányzat vagy önkormányzat, hatóság, nemzetközi szervezet vagy parlamenti tagok nevében vagy képviseletében végzi munkáját, hanem az 50%-ban vagy ennél nagyobb hányadban állami tulajdonú (Ausztria vagy egyéb országok tulajdonában álló) vállalatnál dolgozó személyt is. Mivel az IPIC a Borealis több mint 50%-ának tulajdonosa, 2013-tól a Borealis alkalmazottjai az osztrák büntetőtörvénykönyv korrupcióellenes rendelkezései szerint köztisztviselőnek számítanak. Kérjük, ne tévessze ezt szem elől, amikor olyan ajándékot vagy vendéglátást ajánlanak fel Önnek, amely nem az etikai irányelvvel összhangban álló, szokásos üzleti ebéd- vagy vacsorameghívást foglalja magában. Álláspont: A Borealis nem befolyásolható tisztességtelen módon üzleti kapcsolatai során, ezen kapcsolatokat pedig független és pártatlan, a szakmai elvárásoknak megfelelően, méltányos és tisztességes módon tartja fenn. Nem engedjük, hogy befolyást gyakoroljanak ránk, illetve mi sem próbáljuk pénzösszegek vagy bármely egyéb, értéket képviselő dolog többek között vállalati vendéglátás és ajándékok útján befolyásolni üzleti partnereinket. A Borealis vállalat elvárja, hogy üzleti tevékenységünk során valamennyi vonatkozó vesztegetés- és korrupcióellenes jogszabályt betartsunk. A szabályok betartását nem csak a Borealis alkalmazottaitól, hanem a nevünkben vagy képviseletünkben eljáró külső felek, többek között megbízottjaink, forgalmazóink, alvállalkozóink, konzulenseink stb. részéről is elvárjuk.

15 A vesztegetés a korrupció egyik formája. Meghatározás szerint bármilyen értéket képviselő dolog (általában pénzösszeg, egy ajándék, kölcsön, jutalom, szívesség vagy egyéb megfontolás) átadását vagy elfogadását jelenti, akár közvetlen, akár közvetett módon egy nem helyénvaló kereskedelmi, szerződéses, szabályozói vagy személyes előny megszerzésének ösztönzésére, illetve a becsületesség és a tisztességesség alapelveivel ellentétes befolyás gyakorlása céljából. Vesztegetés bármikor előfordulhat, azonban mind a magán- (kereskedelmi vállalatok között), mind pedig a közszférában (köztisztviselő megvesztegetése) törvénytelen magatartásnak minősül. A vesztegetés tárgya bármilyen értéket képviselő dolog lehet, például: Pénzösszeg/kölcsön/jutalom Ajándékok Vendéglátás Utazási és szállásköltségek kifizetése/megtérítése Jótékonysági adományok/társadalmi jellegű hozzájárulások Munkaviszony/ösztöndíj felajánlása Bármilyen egyéb szívesség Mit jelent a tisztességtelen előny? Minden olyan dolog, amely a Borealist, és ezen belül a Borealis alkalmazottait, valamint a nevünkben és képviseletünkben eljáró harmadik feleket nem illeti meg egyértelműen. Ez lehet áremelésre vonatkozó engedély, termékeink megvásárlásáról szóló döntés, egy szerződés, egy engedély megadásának, termékhasználat jóváhagyásának, kedvező bírósági döntés vagy vitarendezés stb. nem helyénvaló módon történő befolyásolása. Útmutatás: Soha nem tehet ígéretet, nem ajánlhat fel, adhat át, kérhet, fogadhat el vagy vehet át, sem közvetlen, sem közvetett módon pénzügyi jellegű vagy egyéb előnyt kedvező elbánásmód ellenében egy üzlet kimenetelének vagy bármilyen üzleti előny megszerzésének befolyásolása érdekében. Mindenkor be kell tartania az Önre és a vállalatra vonatkozó, valamennyi vesztegetés- és korrupcióellenes jogszabályt. Amennyiben nem így tesz, előfordulhat, hogy mind Önnek, mind a Borealisnak polgári és büntetőjogi következményekkel kell szembenéznie, amelyek jelentős összegű pénzbüntetéshez, börtönbüntetéshez, valamint a közjogi szerződéskötéstől való eltiltáshoz vezethetnek. Ha nem tartja be a szabályokat, azzal saját magát és a Borealist is kockázatnak teszi ki.!? Továbbá, ha nem tartja be a szabályokat, az fegyelmi intézkedéshez, többek között szükség esetén akár elbocsájtáshoz is vezethet. Ügymenetkönnyítő juttatások: Egyes országokban ügymenetkönnyítő juttatást várnak el bizonyos rutin kormányzati eljárások során tett intézkedésekért cserébe. Ezek az ügymenetkönnyítő juttatások általában kis összegű, köztisztviselők számára nem hivatalosan kifizetett díjak mindennaposnak számító kormányzati eljárások elvégzésének vagy felgyorsításának biztosítása érdekében. A Borealis nem ad és nem fogad el ügymenetkönnyítő juttatást. Ha ügymenetkönnyítő juttatás kifizetésére kérik: Magyarázza el, hogy az Ön számára jogi és vállalati szabályok tiltják ilyen jellegű díjak kifizetését Kérje, hogy beszélhessen a felettessel vagy egy másik felelős személlyel Kérjen hivatalos nyugtát minden teljesített kifizetésről Ne teljesítsen kifizetést Bizonyos, vészhelyzetnek számító szituációkban lehetnek olyan ritka kivételek, amikor egy személy biztonsága vagy szabadsága forog kockán. Ha lehetséges, kérjen útmutatás a jogi osztály munkatársaitól ilyen jellegű pénzösszeg kifizetése előtt. Egyéb esetben, amennyiben nem tud útmutatást kérni az intézkedés meghozatala előtt, közvetlenül utána jelentse az ügyet a felettesének és a jogi osztálynak. Ezzel biztosíthatja, hogy pontosan és megfelelő módon nyilvántartásba vegyük az esetet, és döntést hozhassunk a további szükséges lépéseket illetően, például jelenthetjük az esetet a helyi hatóságoknak. A vesztegetés- és korrupcióellenes jogszabályok alapján köztisztviselőnek számít többek között: Kormányzat vagy önkormányzat, illetve ezek bármely osztályának, hatóságának vagy szervének tisztviselői és alkalmazottai Állami tulajdonban lévő vagy állami irányítás alatt álló ( 50%) vállalatok alkalmazottjai Nemzetközi szervezetek tisztviselői vagy alkalmazottjai Egy kormányzat vagy kormányzati személy, illetve egy nemzetközi szervezet nevében vagy képviseletében hivatalos minőségben eljáró személy Bármely politikai párt, párttisztviselő vagy politikai posztok várományosai Bírók vagy egyéb bírósági tisztviselők Döntőbírók A fentiek közvetlen családtagjai!! 15

16 Figyelmeztető jelek korrupt tevékenység esetén Lehetnek bizonyos tevékenységek, amelyek felvethetik a gyanú lehetőségét egy olyan személy kapcsán, akivel a Borealis üzleti kapcsolatban állt, illetve üzleti kapcsolatba kíván lépni. Ezen kategóriák meghatározása közül néhány: Az adott személy által megadott hiányos, hamis vagy nem egyértelmű információk Kézpénzes tranzakciók vagy az adott személy üzleti tevékenységével nem összhangban álló kérések Olyan banki átutalások, amelyek nem állnak összhangban az adott személy üzleti tevékenységével Egy tranzakció oly módon történő módosítására vonatkozó kérés, amely befolyásolja a megszokott nyilvántartási rendet és/vagy jelentési kötelezettséget, illetve oly módon történő átstrukturálása, amelyet látszólag nem támaszt alá legitim üzleti cél Olyan szokatlan átutalás, illetve erre vonatkozó kérés, amely olyan országból vagy országban történik, amelyben szigorú banktitokra vonatkozó jogszabályok vagy gyenge pénzmosás elleni kontrollok vannak érvényben, illetve ahol elterjedt a bűnözés és/vagy a korrupció Az érintett személy nem hajlandó együttműködni a kért, személyazonosságot igazoló megfelelő dokumentumok rendelkezésre bocsájtásában Olyan személy, aki több bankszámlát nyit egy vagy több név alatt, és azt kéri, hogy a kifizetések teljesítése ezen számlákra elosztva vagy kis részletekben történjen Olyan külső félen (nem bankon) keresztül történő kifizetés, amely nem áll szerződéses viszonyban a Borealisszal Nagyobb összegek pénzesutalvány vagy csekk útján, illetve készpénzben történő kifizetése Amikor bizonyos jelek arra utalnak, hogy a személy nem saját nevében jár el, hanem a valós kedvezményezett személyazonosságát próbálja elfedni Nem ismert lakcímmel, levelezési címmel rendelkező, illetve hiányos vagy hamis adatokat megadó személyekkel történő tranzakciók Olyan tranzakciók amelyek fiktív társaságokon keresztül történnek, különös tekintettel az adóparadicsomnak számító országokban lévő társaságokra Több olyan személyt és vállalatot érintő tranzakciók, amelyek között nincs egyértelmű kapcsolat Olyan tranzakciók, amelyek során a pénzösszeg vagy vagyontárgyak konzulensen vagy képviselőn keresztül kerülnek átadásra egy köztisztviselő számára bizonyos kormányzati lépések érdekében Olyan konzulensek vagy képviselők munkájának igénybe vétele, akik szoros kapcsolatban állnak azon ország kormányzatával vagy valamely politikai pártjával, amelyben a Borealis üzleti tevékenységet folytat Kormánytisztviselők, politikai pártok tisztviselői, politikai posztok várományosai, ügyfelek vagy családjaik számára átadott ajándékok vagy egyéb jutalmak Kormánytisztviselők, vezető párttagok, ügyfelek vagy ezek családjai számára nyújtott fényűző vendéglátás Ügyfelek, kormánytisztviselők vagy ezek családjai számára kifizetett közvetett díjak A Borealis (vagy a Borealis képviselői) létesítményeinek legitim cél hiányában történő használata kormánytisztviselők/ügyfelek által Szokatlanul magas összegű megbízási díjak, megbízási szerződések vagy egyéb díjak iránti kérelem Szokatlan kifizetési módra vagy egy harmadik országba történő kifizetésre irányuló kérés egy megbízott vagy képviselő részéről Nem állandó, megbízási díj ellenében alkalmazott képviselő megbízása egy beszerzéssel kapcsolatos döntés előtt Indokolt vagy túlzott mértékű vendéglátás Az üzleti partnerek mértékletes és ésszerű keretek között történő vendéglátása a megszokott üzleti kapcsolatok részeként beleértve az indokolt mértékű költségekkel járó, alkalmankénti ebédeket is általában elfogadható. Aranyszabály, hogy a vendéglátás nem minősül mértékletesnek és indokoltnak, ha az az elkötelezettség látszatát vagy érzetét, illetve a vendégül látott fél részéről az elköteleződés érzetét kelti. A mindennapos sporteseményeken, színházlátogatáson és egyéb kulturális vagy társadalmi eseményeken való részvétel elfogadható, feltéve, hogy az adott esemény: Értékét tekintve mértékletes és indokolt, egyszeri eseménynek vagy egy egyéves időtartam alatt számított teljes értéknek minősül Nem tekinthető megvesztegetésnek vagy jutalomnak Nem ellentétes a helyi jogszabályokkal vagy etikai normákkal, beleértve a vendégül látott fél vállalatának etikai irányelveit is, amennyiben ezek az irányelvek szigorúbb szabályokat írnak elő, mint vállalatunk etikai irányelve Az üzlet vonatkozásában mellékesnek mondható, egyéb releváns üzleti indokkal történik, illetve tömeges eseménynek számít; és 16 Etika kérdése

17 Nem teremtene kellemetlen helyzetet sem a vállalat sem az alkalmazott számára, ha a vendéglátás ténye nyilvánosságra kerülne. Valamennyi költséget indokolt mértékű részletességgel, megfelelő módon nyilvántartásba kell venni, oly módon, hogy az pontosan tükrözze az adott költség valós jellegét és összegét. 6.3 Ajándékok és vendéglátás Téma: Ajándékok és vendéglátás nyújtása vagy elfogadása a mindennapos üzletvitel során elmélyítheti és bővítheti az üzleti kapcsolatokat, ám ugyanakkor érdekellentétet okozhat a személyes érdekek és a szakmai kötelességek között. Emellett pedig az ajándékok és a vendéglátás önmagukban is kimeríthetik a vesztegetés fogalmát. Felhasználhatóak egy szélesebb körű korrupciós tevékenység kapcsán, illetve az is előfordulhat, hogy egyszerűen azt a látszatot keltik, hogy vállalatunk tolerálja a megvesztegetést. Továbbá, az ajándékok és a vendéglátás megrengetheti mások bizalmát az Ön üzleti döntéseit illetően, aláássák a vezetőségbe és vállalatunkba vetett bizalmat, illetve méltánytalannak tűnhetnek más érdekelt felek szemében. Útmutatás: Alapelvként kijelenthető, hogy a nagyrabecsülés jeleként, névleges értékű ajándék elfogadása vagy átadása, illetve a Borealisról alkotott jobb benyomás érdekében termékeink és szolgáltatásaink vonzóbb megjelenítése, valamint fontos üzleti kapcsolatok létrehozása érdekében az ésszerű keretek között történő vendéglátás elfogadása vagy biztosítása nem helyteleníthető. Annak meghatározásához, hogy mi elfogadható és mi nem elfogadható, minden alkalmazottnak helyes értékítéletet és mértékletességet kell tanúsítania. Egy ajándék vagy vendéglátás elfogadása vagy felajánlása értéktől függetlenül amely a megajándékozott vagy vendégül látott félben az elköteleződés érzetét kelti, illetve úgy tűnhet, hogy egy üzleti kapcsolat elindítása vagy folytatása érdekében az elköteleződés érzetét kívánja kelteni a megajándékozott vagy vendégül látott félben, elfogadhatatlan, és mindenkor sérti etikai irányelvünket. A promóciós célú, névleges értékű dolgok átadása és átvétele elfogadható. Figyelembe véve ezen fejezetben ismertetett további útmutatást is, az ajándékok vagy vendéglátás nyújtásával vagy elfogadásával kapcsolatban a következő lépéseket kell követnie: Az alkalmazottak felajánlhatnak vagy elfogadhatnak olyan ajándékot vagy vendéglátást, amely önmagában vagy egy tizenkét hónapos időszak alatt összességében nem haladja meg a 100 EUR összeget. Ilyen esetekben nem köteles nyilvántartásba venni az ajándékot az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó nyilvántartásban. Ezen rendelkezés érdekében az egy vállalatnál dolgozó személyektől kapott ajándékok értékét összevonva kell számítani. Például, ha egy alkalmazott három alkalommal kap ajándékot vagy vendéglátást 50 EUR értékben ugyanazon ügyfél különböző alkalmazottaitól egy tizenkét hónapos időszak alatt, az 50 EUR-val meghaladja a határösszeget. Ilyen esetekben a megajándékozott félnek mindhárom ajándékot be kell jegyeznie az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó nyilvántartásba, mivel az összevonva számított teljes érték meghaladja a 100 EUR összeget egy tizenkét hónapos időszak alatt. Ezen irányelv szellemiségét sértheti a külső felektől, például beszállítótól vagy ügyféltől több alkalommal kapott ajándék vagy vendéglátás, hiszen az ilyen típusú ajándékozás vagy vendéglátás a Borealis részéről üzleti kapcsolat kialakítására vagy folytatására való elköteleződésének benyomását keltheti. A személyenként 100 EUR értéket meghaladó ajándékok, üzleti ebédek és vacsorák, valamint vendéglátás esetén egy alelnök vagy vezető alelnök jóváhagyása szükséges, továbbá, pontosan és megfelelő módon be kell jegyezni az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó nyilvántartásba. Vendéglátás esetén kérjük, csatolja a meghívó, a válaszlevél és az üzleti menetrend másolatát. A vendéglátás elfogadására kizárólag a megszokott üzletvitel részeként kerülhet sor, és feltéve, hogy az indokolt és mértékletes. Ha kétségei merülnek fel arra vonatkozóan, hogy a vendéglátás indokolt és mértékletes-e, kérjen előzetes jóváhagyást az Ön munkakörét felügyelő vezető alelnöktől. Minden olyan vendéglátáshoz, amely nem megszokott üzleti ebédnek vagy vacsorának minősül, megfelelő üzleti menetrend szükséges. Amikor vendéglátási eseményt például üzleti értekezletet szervez, gondoskodjon arról, hogy a helyszínt megfelelő és ésszerű érvek alapján választja ki (vagyis kerülje a tipikusan üdülőhelynek számító helyszíneket, hacsak nem merül fel logikus érv az adott földrajzi helyszínt illetően). A vendéglátási események során ne fizesse ki a vendégek utazási és szállásköltségeit. Ha Ön kap meghívást, győződjön meg róla, hogy a Borealis fizeti az Ön utazási és szállásköltségeit. Köztisztviselők számára nem ajánlható fel, illetve részükről nem fogadható el ajándék és vendéglátás az etikai felelős előzetes írásos engedélye nélkül. 17

18 Ajándékok átadása vagy meghívás elküldése során mindig a fogadó fél vállalatának címét használja, ne pedig az adott alkalmazottét. Bízza a fogadó fél vállalatára annak eldöntését, hogy ki kapja az ajándékot, illetve vegye igénybe a vendéglátást. Minden ajándék és meghívás esetén hangsúlyozza ki, hogy bízik abban, hogy az ajándékot vagy vendéglátást a fogadó fél vállalata kizárólag abban az esetben fogadja el, ha az összhangban áll az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó irányelveivel. Az ajándékokat és a vendéglátást csak a Borealis nevében ajánlhatja fel, saját nevében nem. Az ajándékok és vendéglátás felajánlására nyíltan, ne pedig titokban vagy olyan módon kerüljön sor, amely a tisztességtelen szándék látszatát kelti. Mi számít elfogadhatónak? Ön (vagy az Ön nevében eljáró személy) soha nem: Fogadhat el semmilyen értéket képviselő ajándékra vonatkozó ajánlatot (még vendéglátás formájában sem) olyan vállalattól, amely egy, a Borealis-al való szerződéskötéssel kapcsolatos tárgyalási időszakban, illetve pályázati időszakban van. Adhat, ígérhet, illetve ajánlhat fel kifizetést, ajándékot, vendéglátást vagy előnyt egy üzleti előny biztosításával vagy megszerzésével kapcsolatos szándékkal vagy elvárással. Adhat, ígérhet, illetve ajánlhat fel kifizetést, ajándékot vagy vendéglátást közhivatalnok számára egy rutin intézkedés megtétele vagy felgyorsítása céljából. Fogadhat el vagy kérhet, sem közvetlen, sem közvetett módon olyan külső fél részéről történő kifizetést vagy előnyt, amelyről tudja, illetve gyanítja, hogy tisztességtelen előny reményében került felajánlásra. Fogadhat el vagy kérhet, sem közvetlen, sem közvetett módon olyan külső fél részéről ajándékot vagy vendéglátást, amelyről tudja, illetve gyanítja, hogy a Borealis részéről várt tisztességtelen előny reményében kerül viszonzásképpen felajánlásra.? Egy tisztviselő megajándékozása vagy vendéglátása esetén:! Megengedett az etikai irányelvvel összhangban álló, szokásos üzleti ebéd- vagy vacsorameghívás. Egyéb esetben, köztisztviselő meghívásakor a Borealisnak igazolnia kell, hogy vagy tömeges eseményről van szó (azaz olyan kritériumoknak megfelelő meghívásról, amely nem köztisztviselőkkel vagyis a 150 legnagyobb ügyféllel/az adott régió összes ügyfelével kapcsolatos), vagy amennyiben a köztisztviselő részt vesz az eseményen, azzal a Borealis promóciós célokat ér el külső felek irányában. Amennyiben köztisztviselőt hív meg a Borealis-al való (üzleti) kapcsolat elmélyítése vagy kialakítása érdekében, illetve a Borealis népszerűsítése érdekében a köztisztviselő előtt, az vesztegetésnek minősül. Továbbá, az üzleti eseménnyel (vagyis prezentációkkal, üzemlátogatással) egybekötött VIP meghívások (vagyis esti szórakoztató programok vagy városnézés) kizárólag akkor ajánlhatók fel köztisztviselők számára, ha a meghívás szórakoztatást célzó része egyértelműen mellékesnek minősül az üzleti esemény vonatkozásában. Soha ne hívjon meg köztisztviselőt olyan VIP eseményre, amely nem rendelkezik egyértelmű üzleti vonatkozással. Amennyiben köztisztviselőt, és más vendégeket hív meg, valamennyi vendéggel egyformán bánjon, és gondoskodjon arról, hogy a köztisztviselőt nem részesíti különleges bánásmódban. Mindig szerezze be az etikai felelős előzetes írásbeli engedélyét, valamint minden egyéb szükséges vállalati engedélyt. A vendéglátással kapcsolatos részleteket, valamint a köztisztviselő meghívásának indokát minden esetben gondosan dokumentálja. 18 Etika kérdése

19 Fontos kérdések Egy ajándék vagy vendéglátás kapcsán mindig gondolja át az alábbi kérdéseket: Az adott ajándék vagy vendéglátás befolyásolhatja-e, illetve látszólag befolyásolhatja-e személyes objektivitásomat vagy annak a személynek az objektivitását, akit megajándékozok vagy vendégül látok? Befolyásolná-e személyes pártatlanságomat vagy annak a személynek a pártatlanságát, akit megajándékozok vagy vendégül látok, illetve keltheti-e ennek látszatát mások szemében? A vendéglátás magánjellegű célokból történik-e üzleti célok helyett? Például sor kerül-e majd üzleti dolgok megvitatására az eseményen, illetve csak nagyon korlátozott mértékben? Az ajándék vagy vendéglátás egyedinek vagy különlegesnek minősülhet? Problémát okozhat-e illetve kellemetlen helyzetbe hozná-e Önt, ha más alkalmazottak vagy külső felek előtt fel kellene fednie az ajándékot vagy a vendéglátást? Meghaladja-e az ajándék értéke a 100 EUR értéket személyenként és vállalatonként bármely tizenkét hónapos időszak során? Amennyiben a fenti kérdések bármelyikére azt válaszolta, hogy igen vagy talán, illetve külső felek úgy érezhetik, hogy igen vagy talán, akkor az adott ajándék vagy vendéglátás elfogadásával vagy felajánlásával minden bizonnyal megsérti etikai irányelvünket. Ha nem biztos benne, kérjen útmutatást felettesétől. Figyelmeztető jelek ajándékok és vendéglátás esetén Nem ajánlható fel, adható vagy vehető át/igénybe ajándék, vendéglátás vagy bármely értéket képviselő dolog, ha az: Bármilyen törvényt vagy rendeletet sért Készpénz vagy készpénznek megfelelő dolog (például ajándékutalvány, kölcsön, részvény vagy részvényopciók) Valamit valamiért, vagyis egy egyezmény olyan része, amely az ajándékért cserébe elvár valamit (még abban az esetben is, ha az ajándék kis értékű vagy 100 EUR összegnél kevesebb) Szexuális indíttatású, illetve egyéb módon sérti a Borealis kölcsönös tisztelet iránti elkötelezettségét Sérti irányelveinket vagy a fogadó fél vállalatának irányelveit Nem kerül megfelelő módon nyilvántartásba a Borealis számviteli nyilvántartásában (amely már önmagában is egyéb jogi és etikai kérdéseket vethet fel). 6.4 Érdekellentétek Szakszervezetek, munkaügyi szervezetek és szakmai szervezetek: A szakszervezetek, munkaügyi szervezetek és szakmai szervezetek többnyire olyan konstruktív és legitim célokat szolgálnak, amelyeket a vállalat mindenkor támogat. Bizonyos esetekben azonban ezen szervezetekben való részvétel érdekellentétet szülhet, illetve akár jogi kérdéseket például a versenytörvénnyel kapcsolatos problémákat is felvethet. Amennyiben az ilyen szervezetekben való érintettség érdekellentétet vet fel, azonnal beszélje meg a helyzetet felettesével és/vagy a jogtanácsossal. Téma: Érdekellentét akkor merül fel, amikor Ön olyan helyzetbe kerül, amelyben két vagy több egymással szemben álló érdek összeütközésbe kerül, és befolyásolja az objektív, elfogulatlan vagy független döntései meghozatalára való képességét. Üzleti környezetben érdekellentét jellemzően akkor fordul elő, ha egy alkalmazott vagy annak közvetlen családtagjai személyes tevékenysége ellentétes a vállalat üzleti céljával, kétségbe vonja a meghozott üzleti döntések minőségét, valamint az ezen döntéseket meghozó személy integritását. Érdekellentétnek számíthat az is, ha Ön külső felkérések miatt felhasználja a vállalat idejét/erőforrásait (kivéve azokat a feladatokat, amelyekre a Borealis kérte fel Önt), akár bizonyos események előkészítésével vagy azokon való részvétellel kapcsolatos munka, nem kizárólagosan beleértve az egyéb szakmai szervezetekben történő munkát (alkalmazotti egyesületek, ipari társulások stb.), iskolákban és egyetemeken történő előadások vagy külső szemináriumokon való prezentációk. 19