2. A támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata

Átírás

1 2. A támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Kiskunhalas Város Önkormányzatának szervezetfejlesztése ÁROP-1.A számú projekt Támogató infrastruktúrát és a szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány; Irányítási modell; Képviselő testületi határozat a bevezetésről; Kiszervezett és kiszervezhető feladatok költség-haszon elemzése;

2 Ügyfél Cím Alcím Kiskunhalas Város Önkormányzata 2. A támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Kiskunhalas Város Önkormányzatának szervezetfejlesztése ÁROP-1.A számú projekt Dátum Verziószám v1.0 MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék Cégbírósága 1115 Budapest, Bartók Béla út Cégjegyzékszám: T: E: info@multicontact.eu F: W: JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dokumentum a MultiContact Consulting Kft. szellemi terméke. Jelen dokumentumot és annak egyes részeit a megrendelővel kötött egyedi szerződésben foglalt jogosultságok kivételével nem lehet sem részben, sem egészben másolni, fénymásolni, újra előállítani, módosítani, átdolgozni, lefordítani vagy lerövidíteni bármilyen felhasználás céljából a MultiContact Consulting Kft. előzetes írásos hozzájárulása nélkül. A MultiContact Consulting Kft. a szerzői jogokhoz fűződő minden vagyoni jogot harmadik személyek vonatkozásában fenntart. A dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén a MultiContact Consulting Kft. jogosult a szerzői jog megsértése miatti jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dokumentum tartalma egyben üzleti titkot is képez. Amennyiben a hatályos jogszabály vagy a megrendelővel kötött szerződés másképp nem rendelkezik, vagy jelen dokumentum közbeszerzési eljárásban ajánlatként kerül benyújtásra, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik fél tudomására nem hozhatja MultiContact Consulting Kft. Minden jog fenntartva.

3 Tartalomjegyzék 1 Vezetői összefoglaló Alkalmazott módszertanunk Helyzefelmérés Támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Az önkormányzati feladatok köre Az önkormányzati feladatellátás lehetséges módjainak bemutatása A jelenlegi szerződéses kapcsolatok bemutatása Megállapítások, javaslatok A támogató infrastruktúra bemutatása A jelenleg kiszervezett feladatok körének és a kiszervezés módjának bemutatása Gazdasági társaságok működésének vizsgálata, jelenlegi irányítási modell Alapítói célok és szándékok tisztázása a HV Zrt. vonatkozásában A társaság jelenlegi irányításának bemutatása A társaság jelenlegi működésének bemutatása A belső ellenőrzés jelenlegi rendszerének bemutatása Javaslatok a szerződéses kapcsolatok és támogató infrastruktúrával kapcsolatban SLA szerkezete Keret-megállapodás SLA modulok SLA kialakítás folyamata Szolgáltatási kör scope-jának meghatározása Szótár készítése, minőségi paraméterek rendszerének kialakítása SLA modulok kialakítása Keret-megállapodás kialakítása SLA egyeztetése felhasználói területekkel SLA bevezetése Átmeneti időszak SLA véglegesítése Példa Javaslatok a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatokkal kapcsolatban Intézményi épület és közmű karbantartási, javítási (fűtés, villamos hálózat, víz és csatornahálózat, épület) tevékenység kiszervezése a Halasi Városgazda Zrt-hez Intézményi takarítási tevékenység kiszervezése külső szolgáltatóhoz... 58

4 6 A gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok Javaslat az új irányítási modell kialakítására Döntéshozatali folyamatok Felügyelő Bizottság működése Átlátható üzleti tervezés (egységes üzleti tervezés) Bérpolitikai irányelvek Ellenőrzés Nyilvánosság Hatékonyság Roadmap Monitoring Mellékletek Felhasznált irodalom Interjúk jegyzéke Ábrajegyzék Táblázatok jegyzéke... 74

5 1 Vezetői összefoglaló A feladat célja a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladatellátási rendben, költség-haszon elemzés alapján, melynek segítségével megtervezésre/alátámasztásra kerül a megváltozott feladat-ellátási körben az optimális feladatleosztás. A közszolgáltatási szerződések felülvizsgálata, valamint a Halasi Városgazda Zrt. (továbbiakban: HV Zrt.) működésére és gazdálkodására irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása, a jelenlegi irányítási modell áttekintése és javaslatok megfogalmazása. A tanulmányban a következő jelentős megállapításokat illetve javaslatokat tettük és támasztottuk alá: Kiskunhalas Város Önkormányzata, mint Támogató december 17. napján támogatási szerződést kötött a Halasi Városgazda Beruházó Szolgáltató Vagyonkezelő Zrt-vel, mint Támogatottal. A támogatási szerződés 2007-ben került megkötésre. Azóta a jogi helyzetre új szabályozások léptek hatályba, ezért javasoljuk felülvizsgálatát. Az Európai Unió működéséről szóló szerződés, az Európai Unió működéséről szóló szerződés 106. cikke (2) bekezdésének az általános gazdasági érdekű szolgáltatások nyújtásával megbízott egyes vállalkozások javára közszolgáltatás ellentételezése formájában nyújtott állami támogatásra való alkalmazásáról szóló 2012/21/EU Bizottsági határozata (2011. december 20.) és az európai uniós versenyjogi értelemben vett állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről szóló 37/2011. (III. 22.) Korm. rendelet értelmében változott a jogi környezet. Fentiek értelmében tehát a megkötött támogatási szerződés felülvizsgálata szükséges az új uniós határozat rendelkezéseinek figyelembe vételével, különösen pedig a szerződés értéke és időtartam tekintetében. 1. Javasoljuk a közfeladatok ellátására létrejött vállalkozási szerződések SLA szemlélet szerinti (az angol Service Level Agreement kifejezés rövidítése szolgáltatási szint megállapodás) megkötését, amely rögzíti a szolgáltatás alapelveit (szolgáltatási időszakokat, alapvető szabályokat, a szolgáltatás részletes tárgyát, terjedelmét, színvonalát, minőségét, a teljesítendő feladatokat, elvárt határidőket, kommunikációs utakat, eszkalációs rendet, szolgáltatás díjazását, fizetési feltételeit, világosan definiálja és mérhetővé teszi a szolgáltatásokat, valamint egyértelműen, mindkét fél számára érthető módon megfogalmazza azok tartalmát) felülvizsgálatát és módosítását. Szeretnénk azonban kiemelni, hogy javaslatunk alkalmazásakor az ÁFA fizetési kötelezettséget kiemelten kell egy támogatási szerződéses konstrukció esetében vizsgálni, mert ebben a szolgáltatások fentieknek megfelelő definiálasakor ÁFA körbe eső szolgáltatásról és annak ellentételezéséről van szó és nem csupán a feladat elvégzéséhez nyújtott pénzeszköz átadásról, hiszen az ellentételezés nem csupán a közszolgáltatások financiális hátterét azok közüzemi-, bérköltségei, személyi- illetőleg dologi kiadásaihoz hozzájárulva igyekeznek megteremteni, hanem a minőségi szolgáltatás ellentételezését biztosítják. Azonban a nyújtott közszolgáltatások definiálasakor figyelembe kell venni a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 21. (1) bekezdését, mely szerint a 2

6 járásszékhely városi, valamint a városi önkormányzat - törvényben meghatározottak szerint - olyan közszolgáltatásokat lát el, melyeket saját területén és vonzáskörzetében, vagy a járás egész területén gazdaságosan, hatékonyan és a szakmai szabályok előírásainak megfelelően képes biztosítani, ezt pedig a szolgáltatási szinteket rögzítő megállapodás keretében biztosítható a törvényi előírásoknak megfelelően. Tisztelt Megbízó mérlegelési körébe ajánljuk tehát, hogy vizsgálja meg, hogy tud-e elegendő forrást biztosítani az ÁFA fizetési kötelezettségek teljesítésére. Amennyiben a finanszírozás megoldható, abban az esetben javasoljuk, hogy a közszolgáltatási feladatok ellátására megkötött szerződések SLA szemlélet szerint kerüljenek újragondolásra, a megfelelő szolgáltatási színvonal elérése és a jogszabályi feltételeknek történő maximális megfelelés érdekében. 2. A kiszervezések témakörében a felvetéseinkre és kérdésekre megfogalmazott válaszok és a dokumentumok elemzése alapján kisszámú feladatot lehetett beazonosítani, amelyek kivagy visszaszervezése potenciálisan megtakarításokat generálhatna az Önkormányzatnak. Ennek okaiként az Önkormányzaton belül a már megvalósított kiszervezések viszonylag széles köre és a már meglévő külső szerződések által jellemzően biztosított versenyképes feltételeket gondoljuk. A lehetőségek elemzése során egyes esetekben a belső információk rendelkezésre állása nem elhanyagolható mértékben korlátozott volt. Mindezen körülmények korlátozták a kiszervezések vizsgálatát, azonban a projekt csapat közös erőfeszítéseinek eredményeként sikerült két olyan jelentősebbnek mondható lehetőséget azonosítani, amelyek hatékony megvalósulása esetén érdemben javulhat az intézményhálózat eredményessége, költséghatékonysága. A következő két lehetőséget azonosítottuk: Intézmények (Iskolák) takarításának kiszervezése külső szolgáltatóhoz; Intézményi épület és közmű karbantartási tevékenység kiszervezése Halasi Városgazda Zrt-hez; 3. A jelenlegi intézményirányítási modell vizsgálata alapján az alábbi rövid-, közép- és hosszú távú megvalósítási javaslatokat fogalmaztuk meg: Rövidtáv A projekt rövidtávú közvetlen céljaival összhangban felülvizsgálatuk az Önkormányzat és a tulajdonában álló HV Zrt. közötti kapcsolatot. Megállapítottuk, hogy a jelenleg hatályos Alapító Okiratot meg szükséges feleltetni a március 15-én hatályba lépett új Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvénynek. Javasoljuk, hogy a jelen szervezetfejlesztési projekt megvalósítási szakaszában, rövidtávú intézkedésként vizsgálja felül az Önkormányzat és módosítsa az Alapító Okiratot az új Polgári Törvénykönyv szabályozásainak megfelelően. A feladathoz rendelt indikátor akkor tekinthető teljesítettnek, amennyiben a felülvizsgált, módosított és egységes szerkezetbe foglalt Alapító Okiratot a Képviselő-testület elfogadja. 3

7 Középtáv Az Önkormányzat belső ellenőrzési munkatervében jelenleg nem szerepel a HV Zrt. évenkénti vizsgálata. A társaságnál ajánlott olyan ellenőrzési rendszer kialakítása, amelyet az Alapító és a társaság Felügyelő Bizottsága is egyaránt nyomon tud követni. Javasoljuk, hogy a belső ellenőrzés vezetője készítsen éves munkatervet a társaság várható piaci, pénzügyi, működési és egyéb kockázatai alapján, amit a Felügyelő Bizottság hagy jóvá. Javasoljuk, hogy társaság negyedéves beszámolóival egyidejűleg a belső ellenőrzés tájékoztassa az Alapítót és a Felügyelő Bizottságot az éves ellenőrzési munkaterv végrehajtásáról, eredményeiről. Hosszútáv A hosszú távú stratégia alapvetően határozza meg egy szervezet jövőjét. A hatékonyan kialakított stratégia segíti a társaságot a megfelelő cselekvési irány kijelölésében, megkönnyíti az alkalmazkodást a gazdasági környezethez és fenntartható, a tulajdonosi elvárásokkal összeegyeztethető terveket fogalmaz meg. Az Önkormányzat és a társaság között közfeladatok ellátására létrejött támogatási szerződés képezi alapját a társaság tevékenységeinek, működése finanszírozásának. Az Országgyűlés november 9-én fogadta el a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló évi CXXII. számú törvényt, melynek fő célkitűzése a nyilvánosság, a takarékosság, az átláthatóság és a valódi teljesítmény díjazásának jogi szabályozása a köztulajdonban álló gazdasági társaságok esetében. A jelenlegi támogatási szerződés az elvégzendő közfeladatok esetében nem szabályozza azok mennyiségi és minőségi elvárásait, működési célra átalánydíj került meghatározásra. Fentiek alapján megállapítható, hogy a társaság által elvégzett feladatok értékelésére nincs kialakított módszertan, azok költséghatékonysági és minőségbiztosítási szempontból nem vizsgálhatóak. A költségcsökkentési és hatékonyságnövelési intézkedések figyelembe vételével az Önkormányzatnak hosszútávon is törekednie kell arra, hogy a kiszervezett közszolgáltatásokat a mérhetően hatékony szolgáltatókon keresztül lássák el. Javasoljuk az Önkormányzat és a társaság között közfeladatok ellátására létrejött támogatási szerződés SLA szemlélet szerinti felülvizsgálatát és módosítását. 4

8 2 Alkalmazott módszertanunk A feladat célja a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladatellátási rendben, költség-haszon elemzés alapján, melynek segítségével megtervezésre/alátámasztásra kerül a megváltozott feladat-ellátási körben az optimális feladatleosztás. Közszolgáltatási szerződések felülvizsgálata, valamint a HV Zrt. működésére és gazdálkodására irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása, a jelenlegi irányítási modell áttekintése és javaslatok megfogalmazása. Alkalmazott módszertan Helyzetelemzés A Helyzetelemzés fázis elején azonosítjuk az érintett működési területeket, szervezeti egységeket, intézményeket. Megvizsgáljuk és elemezzük a projekthez kapcsolódó külső és belső szabályozási környezetet, valamint a projekt indításakor az Önkormányzat által rendelkezésre bocsátott szerződések, dokumentumok alapján a projektekhez kapcsolódó dokumentumot és háttéranyagot. Elemzés Tanulmány készítésejavaslatok megfogalmazása meghatározására is. Interjúk segítségével pontosítjuk a megvizsgált dokumentumok alapján felvázolható jelenlegi működést, melynek során vizsgáljuk a szervezeti és belső szabályozási hátteret szerződéseket és szerződéskötési gyakorlatot, a támogató IT infrastruktúrát, a jelenleg kiszervezett és kiszervezhető tevékenységeket valamint az Önkormányzat tulajdonában álló és a projektben érintett gazdasági társaság működését. Az interjúk során kitérünk a problémás területek vizsgálatára és a jövőbeni működéssel kapcsolatos elvárások Az interjúkat követően az elemzés fázisában a jelenlegi helyzettel kapcsolatos megállapításokat Tanulmányban véglegesítettük összeállítottuk a felsőszintű fejlesztési koncepciót, melynek keretében javaslatokat fogalmaztunk meg a szerződéses gyakorlattal, a támogató infrastruktúrával kapcsolatban, valamint javaslatot tettünk a gazdasági társaságok új irányítási modelljére, továbbá költséghaszon elemzés alapján az egyes kiszervezhető tevékenységekre. Elkészítettük a támogató infrastruktúrát és a szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmányt, továbbá a tanulmány részét képező kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok bemutatását költség-haszon elemzés alapján. Az alapos helyismeret elengedhetetlen a megalapozott javaslatok kidolgozásához, ezért elsődlegesen az Önkormányzat és a HV Zrt. illetékes vezetőitől kapott tájékoztatás alapján igyekeztünk beazonosítani azokat a területeket, amelyekben jelentős fejlesztési potenciál lehet. Ezeket a benyomásokat a részünkre átadott írásos dokumentumok, adatok, kimutatások alapján elvégzett elemzésekkel egészítettük ki illetve mélyítettük el. Ezt követően más intézményekben tapasztalt gyakorlathoz hasonlítva vizsgáltuk meg, ahol arra volt lehetőség, a fejlesztési lehetőségeket. Mindezek eredményeként széles körű, bár teljesnek nem mondható képet kaptunk a jelenlegi 5

9 helyzetről. Javaslatainkat a rendelkezésünkre bocsátott információknak megfelelő részletezettséggel tudtuk mi is kidolgozni. A költség-haszon számításokhoz a projekt időtartama alatt nem állt elő minden szükséges adat, ezért a javaslatok egy részét általános elvek és tapasztalatok alapján készítettük el megtámogatva amennyire lehetett a számszaki elemzésekkel. A számszaki elemzések során először számba vettük a megfontolásra javasolt területen potenciálisan elérhető megtakarításokat. A becslések során jellemzően konzervatívan számoltunk, tehát az óvatosság elvét alkalmaztuk, és adott százalékos megtakarítási intervallum alsóértékét vettük alapul. Ezt követően elkészítettük a költség-haszon számítást, mely az adott javaslat várható eredményének (bevételek-kiadások) nettó jelenértékét határozta meg. A jelenérték számítások alkalmával minden esetben 3%-os diszkontrátával számoltunk, tekintettel arra, hogy az MNB középtávú inflációs célja 3%. Kiszervezéssel kapcsolatos általános módszertanunkat az alábbi ábra mutatja be: Jelenlegi működés Önkormányzati feladatok, jelenlegi szerződések felülvizsgálata Közbeszerzés Jövőbeni működés 1 Kiszervezés tárgyának meghatározása 0 Kiszervezés céljának, kereteinek meghatározása 2 Kiszervezendő tevékenységek gazdasági elemzése 4 Szolgáltató kiválasztása 5 Szerződéskötés 5 Új típusú működés 3 Kiszervezés konstrukciójának meghatározása 1. ábra Kiszervezéssel kapcsolatos általános módszertanunk Felmértük továbbá a HV Zrt. működését és gazdálkodását és kialakítottuk a társaságirányítás új modelljét. A HV Zrt. tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok végrehajtása és végrehajtott intézkedésekről összefoglaló beszámoló külön dokumentumban készül a monitoring eredményei alapján. 6

10 3 Helyzefelmérés Jelen tanulmányban az önkormányzat által a Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok közül (sötétszürke) a 2. feladat megvalósítása érdekében készített Támogató infrastruktúra, szerződések, kiszervezések felülvizsgálatát (bordó) mutatjuk be. 2. ábra Tervezett fejlesztések a Magyary Program egyes beavatkozási területein Jelen tanulmányban az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladatellátási rendben, a gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása feladatok megvalósítására kerül sor. 7

11 3.1 Támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Az önkormányzati feladatok köre Az önkormányzatok a működésük során kötelező és önként vállalt feladatokat látnak el az alábbiak szerint: Önkormányzati feladatcsoportok Településfejlesztés, településrendezés Környezet-egészségügy Szociális, gyermekjóléti szolgáltatások és ellátások Településüzemeltetés Óvodai ellátás Lakás- és helyiséggazdálkodás Közterületek, közintézmény elnevezése Kulturális szolgáltatás Hajléktalanná vált személyek ellátása és rehabilitációja Kötelező feladatok Egészségügyi alapellátás, az egészséges életmód segítését célzó szolgáltatások Honvédelem, polgári védelem, katasztrófavédelem, helyi közfoglalkoztatás Nemzetiségi ügyek Nemzetiségi ügyek Helyi környezet- és természetvédelem, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás Távhőszolgáltatás Helyi adóval, gazdaságszervezéssel és a turizmussal kapcsolatos feladatok Közreműködés a település közbiztonságának biztosításában Víziközmű-szolgáltatás Kistermelők, őstermelők értékesítési lehetőségeinek biztosítása Helyi közösségi közlekedés biztosítása Sport, ifjúsági ügyek Hulladékgazdálkodás Önként vállalt feladatok Államtól átvett feladatok Megosztott feladatok (közösen ellátott) 3. ábra: Önkormányzati feladatok köre 8

12 A kötelező feladatokat a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény határozza meg, melyek az alábbiak: 1. településfejlesztés, településrendezés; 2. településüzemeltetés (köztemetők, a közvilágításról, kéményseprő-ipari szolgáltatás, a helyi közutak fenntartása, közparkok, közterületek fenntartása, parkolás biztosítása); 3. a közterületek, közintézmény elnevezése; 4. egészségügyi alapellátás, az egészséges életmódot segítő szolgáltatások; 5. környezet-egészségügy (köztisztaság, rovar- és rágcsálóirtás); 6. óvodai ellátás; 7. kulturális szolgáltatás, nyilvános könyvtári ellátás; filmszínház, a helyi közművelődési tevékenység támogatása; 8. szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatások és ellátások; 9. lakás- és helyiséggazdálkodás; 10. hajléktalanná vált személyek rehabilitációja, a hajléktalanná válás megelőzése; 11. helyi környezet- és természetvédelem, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás; 12. honvédelem, polgári védelem, katasztrófavédelem, helyi közfoglalkoztatás; 13. helyi adóval, gazdaságszervezés, turizmus; 14. a kistermelők, őstermelők számára helyi piac,hétvégi árusítás lehetősége; 15. sport, ifjúsági ügyek; 16. nemzetiségi ügyek; 17. közreműködés a település közbiztonságának biztosításában; 18. helyi közösségi közlekedés biztosítása; 19. hulladékgazdálkodás; 20. távhőszolgáltatás; 21. víziközmű-szolgáltatás, amennyiben a helyi önkormányzat ellátásért felelősnek minősül. Tipikusan a kötelező önkormányzati feladatok körében merül fel a közszolgáltatási szerződések és a kiszervezhetőség kérdése. 9

13 3.1.2 Az önkormányzati feladatellátás lehetséges módjainak bemutatása A települési önkormányzatok alapvetően öt formában látják el feladataikat. A polgármesteri hivatal, az önkormányzat által alapított és fenntartott intézmények, az önkormányzat által alapított többségi tulajdonú gazdasági társaságok, más önkormányzattal közös feladatellátás formájában vagy kiszervezett formában. Ez utóbbi esetben a feladatellátás közszolgáltatási szerződés vagy vállalkozás szerződés alapján történik. Az alábbi ábra a feladatellátás egyes típusait mutatja: Önkormányzat Közös Önkormányzati Hivatal Intézmények Gazdasági társaságok Közös feladatellátás (társulások) Kiszervezett feladat ellátás Vállalkozás Civil szervezet Egyház 4. ábra Az önkormányzati feladatellátás lehetséges módjai Meg kell jegyezni, hogy a kötelező feladatok körében feladatátadási szerződések kötése esetén sem szabadul az önkormányzat feladat ellátási kötelezettségétől, ezért kiemelten fontos e szerződésekben a részletes feladat definiálás és szerződéses szankciók alkalmazása A jelenlegi szerződéses kapcsolatok bemutatása Jelen fejezet a Halasi Média és Kultúra Nonprofit Szolgáltató Kft.-vel, a Halasi Városgazda Zrt.-vel, valamint a csillagvizsgálóval és a Mozi Cinema Szeged Kft.-vel való szerződéses kapcsolatokat mutatja be az Önkormányzat szemszögéből. Közművelődési Megállapodás Felek Kelt: december 19. Kiskunhalas Város Önkormányzata Megbízó Halasi Média és Kultúra Nonprofit Korlátolt Felelősségű Közhasznú tevékenységet folytató Társaság társaság, Megbízott Felek rögzítik, hogy a Megbízó a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról, a közművelődésről szóló évi CXL. törvényben írt helyi közművelődési feladatok ellátásról, az 10

14 általa alapított Megbízott útján gondoskodik. Megbízó a szerződés keretében megbízást ad a város lakossága számára kulturális, közművelődési, közösségi, oktatási, szórakoztató és információs szolgáltatások ellátására. Ezen belül: - az iskolarendszeren kívüli, öntevékeny, önképző, szakképző tanfolyamok, életminőséget és életesélyt javító tanulási, felnőttoktatási lehetőségek megteremtése körében - a városi környezeti, szellemi, művészeti értékeinek, hagyományainak feltárása, megismertetése, a helyi közművelődési szokások gondozása, gazdagítása körében - az egyetemes, a nemzeti, a nemzetiségi és más kisebbségi kultúra értékeinek megismertetése, a megértés, a befogadás, az alkotás elősegítése, az ünnepek kultúrájának gondozása körében - az ismeretterjesztő, az amatőr alkotó, művelődő közösségek tevékenységének támogatása körében - a helyi társadalom kapcsolatrendszerének, közösségi életének, érdekérvényesítésének segítése körében - a szabadidő kulturális célú eltöltéséhez feltételek biztosítása körében ellátja a szerződésben részére meghatározott feladatokat. A fentiekben felsorolt feladatok közfeladatnak minősülnek, melynek alapján megbízottat az átvállalt közfeladatok ellenében támogatás illeti meg. Megbízó a szerződésben rögzített feladatok ellátásához az érintett ingatlanokra és az azokhoz tartozó ingóságokra térítés nélküli használati jogot enged megbízott számára. Az ingatlanok és ingóságok karbantartási-javítási kötelezettsége megbízottat terheli, a felújítás kötelezettsége megbízót terheli. Felek a szerződést határozatlan időtartamra kötötték. Közszolgáltatási támogatási szerződés Felek Kelt: december 17. Kiskunhalas Város Önkormányzata Támogató, Önkormányzat Halasi Városgazda Beruházó Szolgáltató Vagyonkezelő Támogatott, Városgazda Zrt. Zrt. A szerződés tárgya, hogy meghatározza az Önkormányzat megbízása alapján a Városgazda Zrt. által ellátott közszolgáltatási feladatok ellentételezéseként, a Városgazda Zrt. részére biztosított pénzügyi támogatás célját, formáját, mértékét és egyéb feltételeit. Támogatott tevékenységek: - közterületek gondozása, fenntartása - kül- és belterületi utak, járdák fenntartása - csapadékvíz elvezető hálózat üzemeltetése - településtisztasági feladatok ellátása - lakásgazdálkodási feladatok ellátása - sportlétesítmények működtetése és fenntartása Támogatott költségkörök: - munkabér és annak járulékai - dologi jellegű kiadások A támogatás célja, hogy az Önkormányzat jó színvonalon eleget tehessen közszolgáltatási kötelezettségének. A támogatás az Európai Közösséget Létrehozó Szerződés 86. cikk (2) bekezdése szerint általános gazdasági érdekű szolgáltatásnak (közszolgáltatásnak) minősül, melyre teljesülnek az ott leírt kritériumok. Tekintettel arra, hogy a Városgazda Zrt. által ellátott és a szerződéssel támogatott feladatok az 11

15 Önkormányzat feladatkörébe tartoznak, mint közszolgáltatások, az ezért járó támogatás ellentételezésnek minősül, s mint ilyen a 2005/842/EK bizottsági határozat (továbbiakban: Határozat) szerint a közös piaccal összeegyeztethető, illetve mentesül a 88.cikk (3) bekezdésében megállapított bejelentési kötelezettség alól. A támogatás mértéke, minden évben az Önkormányzat költségvetési rendeletében kerül meghatározásra, figyelemmel a Határozatban meghatározott korlátokra. A támogatás mértéke nem haladja meg a közszolgáltatási kötelezettség biztosításával járó, meg nem térült költségeket, figyelembe véve a Városgazda Zrt. ésszerű nyereségét, amely ugyancsak nem haladja meg a közszolgáltatási feladatok ellátásának korábbi években mért átlagos mértékét. A Városgazda Zrt. közszolgáltatási kötelezettsége határozatlan időre szól, mely feladatokat kizárólagos joggal végzi. Amennyiben a támogatás éves mértéke meghaladja annak kiszámításánál alapul vett, a közszolgáltatások ellátásával járó tényleges költségeket (túlkompenzáció), úgy azt az adott év beszámolójának jóváhagyását követő 15 napon belül az Önkormányzat részére vissza kell fizetni. Megbízási szerződés Felek Kelt: március 01. Kiskunhalas Város Önkormányzata Megbízó TÖV Vagyonkezelő Kft. Megbízott A megbízás tárgya az önkormányzati tulajdonú lakások bérbeadása, a bérleti díjak szedése és egyéb bérbeadói feladatok (állagmegóvás, karbantartás, felújítás) ellátása. Az önkormányzati bérlakások állagmegóvási, karbantartási, felújítási költségei az Önkormányzatot terhelik. A megbízási díj Ft/év+ÁFA. Felek a szerződést határozatlan időre kötötték. Jelenleg a feladatot a Halasi Városgazda Beruházó Szolgáltató Vagyonkezelő Zrt. végzi, mint a TÖV Vagyonkezelő Kft. jogutódja. Közszolgáltatási szerződés Felek Kelt: június 29. Kiskunhalas Város Önkormányzata Megbízó Halasi Városgazda Beruházó, Szolgáltató és Közszolgáltató Vagyonkezelő Zrt. A megbízás tárgya a közterületi parkolók üzemeltetése. A Közszolgáltató a parkoló helyeket továbbhasznosítás vagy üzemeltetés céljára másnak nem adhatja át. A Közszolgáltató saját tevékenysége szempontjából hasznosnak ítélt befektetéseket, beruházásokat a megbízó hozzájárulásával teheti meg, melynek összege éves szinten nem haladhatja meg a tervezett bevétel összegét. A Közszolgáltató a parkolóhelyek takarítását, téli hó mentesítését illetve síkosság mentesítését köteles ellátni. A Közszolgáltatónak az üzemeltetésből származó bevételeket az Önkormányzatnak át kell adnia. Közszolgáltató részéről a feladat ellátásával összefüggésben felmerült költségek az Önkormányzat felé negyedévente elszámolhatóak. Szolgáltatási szerződés Felek Kelt: november 30. Kiskunhalas Város Önkormányzata Megrendelő Balogh István Szolgáltató 12

16 A szerződés tárgya a Megrendelő tulajdonában álló Csillagászati Obszervatórium működtetése. A szerződés határozatlan időtartamra szól. A Szolgáltató a közfeladat ellátásához kapcsolódó szolgáltatásaihoz a szolgáltatások ellentételezéseként térítésmenetesen igénybe veheti a részére átadott ingó eszközöket. A Szolgáltatót december 1. napjától terhelik az ingatlannal kapcsolatos terhek és kötelezettségek. A szerződés melléklete tartalmazza a szolgáltatás díjazását. Filmszínház bérleti megállapodás Felek Kelt: július 31. Kiskunhalas Város Önkormányzata Bérbeadó Cinema Szeged Kft. Bérlő A bérlet tárgya a Mozi épület kulturális és filmszínház üzemeltetési célra történő bérlete a hozzá tartozó eszközökkel, berendezésekkel, azoknak karbantartási, pótlási kötelezettségével. A szerződést felek 5 évre kötötték. A bérlemény egy havi bérleti díja ,- Ft+ÁFA. A bérleményben építési, felújítási, átalakítási, értéknövelő munkálatokat bérlő csak bérbeadó előzetes, írásbeli hozzájárulása alapján végezhet. A karbantartási munkálatok elvégzése pedig a feladatát képezi. Az értéknövelő felújítás és beruházás számlákkal igazolt összegének értéke a bérleti díj 50%-ig a bérleti díjba beszámítható. Bérlő az ingatlanban színháztechnikai fejlesztéseket végez, melynek elvégzéséig bérleti díj fizetési kötelezettsége nincsen, mivel a beépítésre kerülő eszközök, berendezések a bérlet megszűnésekor a bérbeadó tulajdonába kerülnek Megállapítások, javaslatok 1. A régi Ptk. (1959. évi IV. törvény) egy olyan korban (1953 és 1959 között) fogant és született meg, amely a lehető legszűkebb határok közé szorította vissza a magánjogi vagyoni forgalom természetes társadalmi feltételét, a magántulajdont. Érthető ezért, hogy az 1990-es rendszerváltozás óta eltelt időszak mélyreható gazdasági és társadalmi változásait a törvényhozónak gyakori módosításokkal kellett követnie. A polgári jognak az áruviszony elvont kategóriájára szabott és ezért absztrakt normái - közismerten - lényeges gazdasági és társadalmi változások túlélésére is képesek. A helyzet szimbóluma lehet mégis az a tény, hogy a Ptk. több mint másfélszáz kisebb-nagyobb módosításának négyötöde a rendszerváltozás utáni időszakra esik. A módosítások mögött lejátszódott folyamatok olyan mértékű és horderejű változásokat eredményeztek a magánjogi viszonyok területén, hogy azok jogi rendezése átfogó reformot igényel, és egy új Polgári Törvénykönyv megalkotását tette szükségessé. Ez az új törvénykönyv a Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény, ami március 15. napján lépett hatályba. A Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény hatálybalépésével összefüggő átmeneti és felhatalmazó rendelkezésekről szóló évi CLXXVII. törvény 50. alapján a március 15-én már fennálló kötelmekkel kapcsolatos, de március 15-ét követően keletkezett tényekre, megtett jognyilatkozatokra ideértve az e tények, illetve jognyilatkozatok által keletkeztetett újabb kötelmeket is a március 15. előtt hatályos jogszabályok rendelkezéseit kell alkalmazni. A felek 13

17 azonban megállapodhatnak abban, hogy a március 15. előtt kötött szerződésüket teljes egészében az új Ptk. hatálya alá helyezik. Tekintettel arra, hogy a vizsgált szerződések között olyan is található, ami 10 évvel ezelőtt kelt, a szerződések felülvizsgálata a jogszabályi megfelelőség szempontjából elengedhetetlen. 2. Kiskunhalas Város Önkormányzata, mint Támogató december 17. napján támogatási szerződést kötött a Halasi Városgazda Beruházó Szolgáltató Vagyonkezelő Zrt-vel (a továbbiakban: Városgazda Zrt.), mint Támogatottal. A támogatási szerződésben támogatott tevékenységek: - közterületek gondozása, fenntartása; - kül- és belterületi utak, járdák fenntartása; - csapadékvíz elvezető hálózat üzemeltetése; - településtisztasági feladatok ellátása; - lakásgazdálkodási feladatok ellátása; - sportlétesítmények működtetése és fenntartása; Támogatott költségkörök: - munkabér és annak járulékai; - dologi jellegű kiadások; A szerződés értelmében a támogatás az Európai Közösséget Létrehozó Szerződés 86. cikk (2) bekezdése szerint általános gazdasági érdekű szolgáltatásnak (közszolgáltatásnak) minősül, melyre teljesülnek az ott leírt kritériumok. Tekintettel arra, hogy a Városgazda Zrt. által ellátott és a szerződéssel támogatott feladatok az Önkormányzat feladatkörébe tartoznak, mint közszolgáltatások, az ezért járó támogatás ellentételezésnek minősül, s mint ilyen a 2005/842/EK bizottsági határozat (továbbiakban: Határozat) szerint a közös piaccal összeegyeztethető, illetve mentesül a 88.cikk (3) bekezdésében megállapított bejelentési kötelezettség alól. A támogatási szerződés 2007-ben került megkötésre. Azóta a jogi helyzetre új szabályozások léptek hatályba. Az Európai Unió működéséről szóló szerződés, az Európai Unió működéséről szóló szerződés 106. cikke (2) bekezdésének az általános gazdasági érdekű szolgáltatások nyújtásával megbízott egyes vállalkozások javára közszolgáltatás ellentételezése formájában nyújtott állami támogatásra való alkalmazásáról szóló 2012/21/EU Bizottsági határozata (2011. december 20.) és az európai uniós versenyjogi értelemben vett állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről szóló 37/2011. (III. 22.) Korm. rendelet. Az Európai Unió működéséről szóló szerződés nem tartalmaz többletelvárásokat az Európai Unióról szóló szerződés és az Európai Közösséget létrehozó szerződés rendelkezéseihez képest a jogi helyzetre, a 2012/21/EU Bizottsági határozat azonban változtatásokat eszközölt a 2005/842/EK bizottsági határozathoz képest. A határozat hatályba lépésével a közszolgáltatások nyújtását szabályozó korábbi, az EK-Szerződés 86. cikke (2) bekezdésének az általános gazdasági érdekű 14

18 szolgáltatások működtetésével megbízott vállalkozásoknak közszolgáltatással járó ellentételezés formájában megítélt állami támogatásokra történő alkalmazásáról szóló 2005/842/EK bizottsági határozat (HL L 312, , o.) hatályát vesztette. Az új határozat kifejti, hogy a közszolgáltatás ellentételezése négy feltétel együttes teljesülése esetén nem minősül a Szerződés 107. cikke szerinti állami támogatásnak. Egyrészt a kedvezményezett vállalkozást ténylegesen közszolgáltatási kötelezettségnek kell terhelnie, és e kötelezettségnek egyértelműen meghatározottnak kell lennie. Másrészt az ellentételezés kiszámításának alapjául szolgáló feltételeket tárgyilagos és átlátható módon előzetesen kell megállapítani. Harmadszor, az ellentételezés nem haladhatja meg a közszolgáltatási kötelezettségek végrehajtása során felmerülő költségek egészben vagy részben való fedezéséhez szükséges mértéket, figyelemmel az érintett bevételekre és az ésszerű nyereségre. Végül, amikor egy adott esetben a közszolgáltatási kötelezettség végrehajtásával megbízott vállalkozás kiválasztása nem közbeszerzési eljárás keretében történik, amely lehetővé tenné, hogy azt a jelöltet válasszák, aki a közösségnek legkevesebb költséggel járó szolgáltatást tudja nyújtani, a szükséges ellentételezés mértékét azon költségek elemzése alapján kell megállapítani, amelyek egy átlagos, jól vezetett és a szükséges eszközökkel megfelelően felszerelt vállalkozásnál felmerülnének. Ezek az alapfeltételek a korábbi határozatban is rögzítésre kerültek, a részletszabályozás azonban hozott változásokat. Alapvető változás, hogy az új 2012/21/EU bizottsági határozat (továbbiakban: új Határozat) 2. cikk (1) bekezdés a) pontja értelmében az ellentételezés mértéke feladatonként nem haladhatja meg évenként a 15 millió eurót. Az új Határozat 2. cikk (2) bekezdése értelmében a szerződést legfeljebb 10 évre lehet megkötni, tehát nem szükséges a szolgáltatót évente megbízni az adott feladattal, viszont a 10 évnél hosszabb időre kötött szerződés sem elfogadható. A szerződésnek kötelező tartalmi elemeként az új Határozat a következőket határozza meg: a. a közszolgáltatási kötelezettségek tartalma és időtartama; b. a vállalkozás és adott esetben az érintett terület; c. a támogatást nyújtó hatóság által a vállalkozásnak adott kizárólagos vagy speciális jogok jellege; d. az ellentételezési mechanizmus leírása és az ellentételezés kiszámításának, ellenőrzésének és felülvizsgálatának paraméterei; e. a túlkompenzáció elkerülésére és visszafizettetésére hozott intézkedések; valamint f. hivatkozás a határozatra. Az új Határozat 5. cikke több alternatív ellentételezés-számítási módot is alkalmazni rendel attól függően, hogy a közszolgáltatási feladattal megbízott vállalkozás kizárólag közszolgáltatási tevékenységet végez-e. 15

19 Fontos kiemelni, hogy amennyiben a Támogatott a közszolgáltatás körén belül és kívül is végez tevékenységeket, akkor az új Határozat 5. cikkének (9) bekezdése értelmében a közszolgáltatás költségeit és bevételeit a többi szolgáltatásétól elkülönítve kell kimutatnia belső számláiban, a költségek és bevételek elkülönítésének paramétereivel együtt. A közszolgáltatáson kívül eső tevékenységek költségei magukban foglalják az összes közvetlen költséget, a közös költségek arányos részét és a megfelelő tőkemegtérülést. E költségekre nem adható ellentételezés. Fentiek értelmében tehát a megkötött támogatási szerződés felülvizsgálata szükséges az új Határozat rendelkezéseinek figyelembe vételével, különösen a szerződés értéke és időtartam tekintetében. 3. Kiskunhalas Város Önkormányzata, mint Megbízó és a Halasi Média és Kultúra Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság, mint Közhasznú tevékenységet folytató társaság, Megbízott megbízási szerződést kötöttek a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról, a közművelődésről szóló évi CXL. törvényben írt helyi közművelődési feladatok ellátására. Megbízó a szerződés keretében megbízást ad a város lakossága számára kulturális, közművelődési, közösségi, oktatási, szórakoztató és információs szolgáltatások ellátására. A szerződésben rögzített feladatok közfeladatnak minősülnek, melynek alapján megbízottat az átvállalt közfeladatok ellenében támogatás illeti meg. Felek a szerződést határozatlan időtartamra kötötték. A szerződéshez külön támogatási szerződés tartozik a feladat ellátásához szükséges finanszírozásra vonatkozó szabályok megállapítása tekintetében. A támogatási szerződés vonatkozásában felhívjuk a figyelmet az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.) valamint az annak végrehajtására alkotott 368/2011. (XII.31) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.) költségvetési támogatásokra vonatkozó előírásaira, melyeket véleményünk szerint szükséges figyelembe venni,. Az Áht a a költségvetési támogatásokra vonatkozó általános szabályok között rögzíti, hogy költségvetési támogatás támogatási igény alapján nyújtható. Jelen tanulmány keretében nem vizsgáltuk a szerződés megkötésének előzményeit, azonban fontosnak tartjuk jelezni, hogy az Áht.-ben és az Ávr.-ben meghatározott, a támogatási szerződés megkötésének folyamatára előírt eljárási szabályokra is figyelemmel kell lenni a támogatási szerződés megkötésekor. Az Áht. 50. (1) bekezdése értelmében: Költségvetési támogatás abban az esetben biztosítható, ha a támogatási igény benyújtója a) megfelel a rendezett munkaügyi kapcsolatok követelményeinek, b) a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló törvényben foglalt közzétételi kötelezettségének eleget tett, és c) jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező más szervezet esetén átlátható szervezetnek minősül. 16

20 A meghatározott feltételek konjunktív feltételek, így valamennyinek egyszerre kell fennállnia ahhoz, hogy a támogatást igénylő támogatásban részesülhessen. Az Ávr. 73. (1) bekezdése értelmében: A támogatói okiratban, támogatási szerződésben rögzíteni kell az e rendeletben foglalt kötelezettségek megtartását biztosító feltételeket, ha azokról jogszabály nem rendelkezik, így különösen a) a támogatott tevékenység konkrét meghatározását, kormányzati funkció szerinti besorolását, b) a költségvetési támogatás összegét, a támogatási intenzitást, az elszámolható költségeket, c) a támogatott tevékenység időtartamát és a költségvetési támogatás felhasználásának határidejét, d) a költségvetési támogatás rendelkezésre bocsátásának módját, feltételeit, ütemezését, részletekben történő folyósítás esetén az egyes finanszírozási időszakokat a kedvezményezett által benyújtott és a támogató által elfogadott költségterv alapján, e) visszatérítendő költségvetési támogatás esetén a visszafizetés módját - egy összegben vagy részletekben -, és határidejét, f) a beszámolással - ideértve a beszámoló tartalmi követelményeit is -, továbbá az ellenőrzéssel kapcsolatos szabályokat, g) a jogosulatlanul igénybe vett támogatás jogkövetkezményeit, visszafizetésének rendjét, a visszafizetés 77. (1)-(3) bekezdése szerinti biztosítékait, h) a költségvetési támogatással kapcsolatos iratok, valamint a költségvetési támogatás felhasználását alátámasztó bizonylatok teljes körű megőrzésének határidejét, i) a támogatott tevékenység megvalósításában közreműködők bevonásának lehetőségét, a közreműködők által megvalósítható tevékenységeket, j) az e rendelet szerinti adatszolgáltatásokhoz szükséges adatok és az azokban bekövetkező változások támogató felé történő bejelentésének kötelezettségét, a bejelentési kötelezettség elmulasztásának következményeit, és k) a 82. szerinti elállási, felmondási, visszavonási okokat. A támogatási szerződést szükséges felülvizsgálni atekintetben, hogy tartalmazza-e valamennyi a jogszabályban rögzített előírást. Az Ávr. 73. (3) bekezdése értelmében: A támogatói okiratban, támogatási szerződésben - az európai uniós forrásból finanszírozott eszközbeszerzések kivételével - szerepeltetni kell, hogy a kedvezményezett a támogatott tevékenység megvalósítása során a költségvetési támogatás és - saját forrás jogszabály, pályázati kiírás vagy a támogató által történő előírása esetén - a saját forrás terhére a százezer forint értékhatárt meghaladó értékű, áru beszerzésére vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló szerződést kizárólag írásban köthet. E bekezdés alkalmazásában írásban kötött szerződésnek minősül az elküldött és 17

21 visszaigazolt megrendelés is. Az írásbeli alak megsértésével kötött szerződés teljesítése érdekében történt kifizetés összege a támogatott tevékenység költségei között nem vehető figyelembe. Az Ávr. 88. (1) bekezdése alapján: Ha a támogatott tevékenység után általános forgalmi adó fizetési kötelezettség keletkezik, a költségvetési támogatás összegének fedezetet kell biztosítania a támogatott tevékenység rendeltetésszerű elvégzése során a kedvezményezettre áthárított, vagy az általa fizetendő általános forgalmi adó teljes összegére nézve, kivéve, ha a kedvezményezett az előzetesen felszámított, vagy a termék beszerzése, a szolgáltatás igénybevétele után általa fizetendő általános forgalmi adó levonására jogosult. E körben arra a kérdésre kell választ kapni, hogy az Önkormányzat a pénzösszeget valamely egyedileg meghatározható szolgáltatás keretében történő ellenszolgáltatás ellenértékeként nyújtja-e vagy sem. Előbbi esetben ugyanis egy adóköteles szolgáltatásról, míg az utóbbi esetben egy az Áfa hatályán kívüli támogatásnyújtásról van szó. Ennek megválaszolásában iránymutató lehet elsősorban az Önkormányzat által a szolgáltatásnyújtására adott kifejezett megrendelés vagy éppen ennek hiánya, továbbá a pénzösszeg kifizetése jogcíméül szolgáló szerződés tartalma (különös tekintettel az ebben esetlegesen az átadott pénzösszeg fejében teljesítendő ellenszolgáltatás kikötésére), valamint a pénzösszeg kifizetése és az azzal kapcsolatos gazdasági esemény, mint adóköteles szolgáltatás vagy támogatott, finanszírozott közszolgáltatás közötti ok-okozati kapcsolat vizsgálata. 1 1 Önkormányzati Tanácsadó májusi száma, dr. Molnár Péter cikke 18

22 3.1.5 A támogató infrastruktúra bemutatása Az Önkormányzat által szolgáltatott adatok alapján az alábbiak szerint mutatjuk be a támogató infrastruktúrát: Eszköz megnevezése Saját eszközök mennyisége (db) Bérelt eszközök mennyisége (db) Saját eszközök könyvszerinti értéke (Ft) Saját eszközök karbantartásának éves költsége (Ft) Bérelt eszközök éves bérleti díja (Ft) Használók száma (Fő) Informatikai kiadások költsége A Polgármesteri Hivatal támogató infrastrutúrája Laptop, PC Informatikai szervezeti egység 0 létszáma (Fő) 2 Szerverek Egy főre jutó munkabér az informatikai szervezeti egységben (Fő/év) ,-Ft(fő/év) Nyomtatók, Informatikai kiadások összesen fénymásolók (Ft/év) Szoftverek, licenszek Honlap üzemeltetés költséges (Ft/év) Pénzügyi szoftverek 1 2 Szoftverkövetés (Ft/év) Operációs rendszerek 95 Irodai alkalmazások Iktató-ügyiratkezelő szoftver Képviselőtesületi munkát támogató alkalmazások HR alkalmazás 2 Egyéb programok Gépjárművek Személygépjárműve k Egyéb gépjárművek Mobil kommunikációs eszközök A szervezet használatában álló ingatlanok Összesen: táblázat Kiskunhalas Város Önkormányzata támogató infrastruktúrájának bemutatása 19

23 A rendelkezésre álló adatok alapján megállapítható, hogy a Hivatal elsősorban saját tulajdonú eszközökkel rendelkezik. Az eszközök kb. 90%-a önkormányzati tulajdonban van. Az eszközök kihasználtsága tekintetében nem áll rendelkezésre adat. A Hivatalban bérelt eszköz állomány a nyomtatók és fénymásolók illetve szoftverek tekintetében van. Bérelt szoftver a pénzügyi szoftver. A Hivatal 95 db operációs rendszerrel rendelkezik, melynek kihasználtságáról nincs adat. Az operációs rendszerek száma megegyezik a laptopok, PC-k és a szerverek összesített számával. A mobil kommunikációs eszközök száma tekintetében szintén nem kaptunk adatot. Az informatikai kiadások éves szinten, a kapott adatok alapján a Hivatal tekintetében ,- Ftot tesznek ki. A szoftver követési költségek éves szinten ,- Ft-ot tesznek ki. A Hivatal saját tulajdonában 8 db személygépjármű és 2 db egyéb gépjármű van, melyek fenntartási költségeiről az 5. fejezetben írunk. 20

24 3.2 A jelenleg kiszervezett feladatok körének és a kiszervezés módjának bemutatása Kiskunhalas Város Önkormányzata a szervezetfejlesztési projekt keretében vállalta, hogy felülvizsgálja a jelenleg kiszervezett, illetve az esetlegesen kiszervezhető feladatokat. A költséghatékonyság szempontjából sikeresebben tud működni az a szervezet, amelynek nem kell minden részfolyamatát közvetlenül finanszírozni. Az Önkormányzat a kiszervezett feladatok esetében a tevékenység megvalósításának kockázatát a szolgáltatóra háríthatja át, ezzel biztosítva saját hatékonyabb, stabilabb működését. Az alábbi táblázat a jelenleg kiszervezett feladatokat mutatja be: Sorszám Szerződő fél 1. Halas-Pajzs Kft. 2. Halas Tűzvédelem Kft. Szolgáltatás tárgya A Polgármesteri Hivatal épületébe telepített riasztórendszer karbantartása és negyedévenkénti felülvizsgálata. Tűzoltó készülékek, tűzoltó vízforrások és tűzoltó felszerelések ellenőrzése, karbantartása és javítása; tűzvédelmi és munkavédelmi szaktevékenység; villamosbiztonsági szaktevékenység és kapcsolódó feladatok ellátása. Az eszköz javítása idejére a szolgáltató csereeszközt biztosít. 3. Rico-Tec Kft. A bérbe adott eszköz 2 a bérbeadó tulajdonát képezik. A bérbeadó gondoskodik az eszközök beüzemeléséről valamint a szükséges szoftverek telepítéséről az Önkormányzat munka-állomásaira. A szervízszolgáltatást a bérbeadó biztosítja térítésmentesen. A számlázás a számlalóállás alapján történik. Szerződés típusa, hatálya Szolgáltatási szerződés április 1- től határozatlan időre Szolgáltatási szerződés szeptember március 31. Bérleti és üzemeltetési szerződés január január 1. Szolgáltatás díja alkalmanként Ft + ÁFA vagy Ft + ÁFA (ünnepnapokon és munkaszüneti napokon a Hivatal kérésére folytatott karbantartás esetében) havi Ft + ÁFA Ft + ÁFA havi bérleti díj míg a nyomtatott oldalak után fizetendő díj 2,20 Ft + ÁFA A4 oldalanként 2 1 db Ricoh Aficio

25 A bérbeadó a hiba bejelentésétől számított 16 órán belül megkezdi a hiba elhárítását. A hiba 24 munkaórát meghaladó elhárítása esetén a bérbeadó cseregépet biztosít. 4. Rico-Tec Kft. A bérbe adott eszköz 3 a bérbeadó tulajdonát képezik. A bérbeadó gondoskodik az eszközök beüzemeléséről valamint a szükséges szoftverek telepítéséről az Önkormányzat munka-állomásaira. A szervízszolgáltatást a bérbeadó biztosítja térítésmentesen. A számlázás a számlalóállás alapján történik. A bérbeadó a hiba bejelentésétől számított 16 órán belül megkezdi a hiba elhárítását. A hiba 24 munkaórát meghaladó elhárítása esetén a bérbeadó cseregépet biztosít. 5. Rico-Tec Kft. A bérbe adott eszköz 4 a bérbeadó tulajdonát képezik. A bérbeadó gondoskodik az eszközök beüzemeléséről valamint a szükséges szoftverek telepítéséről az Önkormányzat munka-állomásaira. A szervízszolgáltatást a bérbeadó biztosítja térítésmentesen. A számlázás a számlalóállás alapján történik. A bérbeadó a hiba bejelentésétől számított 16 órán belül megkezdi a hiba elhárítását. A hiba 24 munkaórát meghaladó elhárítása esetén a bérbeadó cseregépet biztosít. 6. Rico-Tec Kft. A bérbe adott eszköz 5 a bérbeadó tulajdonát képezik. A bérbeadó gondoskodik az eszközök beüzemeléséről valamint a szükséges szoftverek telepítéséről az Önkormányzat munka-állomásaira. A szervízszolgáltatást a bérbeadó Bérleti és üzemeltetési szerződés január január 1. Bérleti és üzemeltetési szerződés január január 1. Bérleti és üzemeltetési szerződés január január Ft + ÁFA havi bérleti díj míg a nyomtatott oldalak után fizetendő díj fekete-fehér esetében 2,40 Ft + ÁFA, színes esetében 4 Ft + ÁFA A4 oldalanként Ft + ÁFA havi bérleti díj míg a nyomtatott oldalak után fizetendő díj 2,20 Ft + ÁFA A4 oldalanként Ft + ÁFA havi bérleti díj míg a nyomtatott oldalak után fizetendő díj 2,20 Ft + ÁFA A4 oldalanként 3 1 db Ricoh Aficio MP C3501AD 4 1 db Ricoh Aficio db Ricoh Aficio

26 biztosítja térítésmentesen. A számlázás a számlalóállás alapján történik. A bérbeadó a hiba bejelentésétől számított 16 órán belül megkezdi a hiba elhárítását. A hiba 24 munkaórát meghaladó elhárítása esetén a bérbeadó cseregépet biztosít. 7. Rico-Tec Kft. A bérbe adott eszköz 6 a bérbeadó tulajdonát képezik. A bérbeadó gondoskodik az eszközök beüzemeléséről valamint a szükséges szoftverek telepítéséről az Önkormányzat munka-állomásaira. A szervízszolgáltatást a bérbeadó biztosítja térítésmentesen. A számlázás a számlalóállás alapján történik. A bérbeadó a hiba bejelentésétől számított 16 órán belül megkezdi a hiba elhárítását. A hiba 24 munkaórát meghaladó elhárítása esetén a bérbeadó cseregépet biztosít. 8. Rico-Tec Kft. A bérbe adott eszköz 7 a bérbeadó tulajdonát képezik. A bérbeadó gondoskodik az eszközök beüzemeléséről valamint a szükséges szoftverek telepítéséről az Önkormányzat munka-állomásaira. A szervízszolgáltatást a bérbeadó biztosítja térítésmentesen. A számlázás a számlalóállás alapján történik. A bérbeadó a hiba bejelentésétől számított 16 órán belül megkezdi a hiba elhárítását. A hiba 36 munkaórát meghaladó elhárítása esetén a bérbeadó cseregépet 9. Szolnoki Istvánné EV biztosít. Kiskunhalas Polgármesteri Hivatal elhelyezésére szolgáló irodáinak és kiszolgáló helyiségeinek takarítási munkáinak ellátása napi/havi rendszerességgel valamint a szükséges nagytakarítások ellátása. Bérleti és üzemeltetési szerződés január január 1. Bérleti és üzemeltetési szerződés december december 20. Szolgáltatási szerződés augusztus július Ft + ÁFA havi bérleti díj míg a nyomtatott oldalak után fizetendő díj 2,20 Ft + ÁFA A4 oldalanként Ft + ÁFA havi bérleti díj míg a nyomtatott oldalak után fizetendő díj 1,45 Ft + ÁFA A4 oldalanként a havi megengedett példányszám felett 1,80 Ft + ÁFA A4 oldalanként havi Ft + ÁFA rendkívüli takarítás díja Ft / fő / 6 1 db Ricoh Aficio db Ricoh Pro 906EX 23

27 10. Piegelné dr. Csényi Magdolna 11. Szalontai Könyvvizsgáló Bt. A takarítandó terület nagysága m 2. A szolgáltató 24 hónap ártartást vállalt, azaz július 31-ig. Kiskunhalas Város Polgármesteri Hivatalának és Önkormányzatának érdekkörében felmerülő közbeszerzési eljárásainak lebonyolításában tanácsadóként való részvétel. Könyvvizsgálati feladat ellátása. 2. táblázat: Jelenlegi kiszervezett feladatok Szolgáltatási keretszerződés március 1-től határozatlan időre Szolgáltatási szerződés június május 31. óra havi Ft + ÁFA havi Ft + ÁFA Az Önkormányzat által a napi működés során használt multifunkcionális eszközök esetében a bérleti és üzemeltetési szerződésnek az eszközök élettartamára vetített összköltsége alacsonyabb egy beszerzési és üzemeltetési szerződés összköltségéhez képest és nagyfokú költségmegtakarítást jelent az Önkormányzat számára. A takarítási szolgáltatások külső szolgáltató általi ellátásának egységköltsége az iparági átlag alatti költségszintet képvisel. 24

28 3.3 Gazdasági társaságok működésének vizsgálata, jelenlegi irányítási modell Kiskunhalas Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) az ÁROP-1.A projekt keretében beszerzésre kerülő szervezetfejlesztési feladatok ellátására a sikeres közbeszerzési eljárás lefolytatása után a MultiContact Consulting Kft-t kérte fel. Feladat célja A szervezetfejlesztési projekt során az Önkormányzat alapvető célként határozta meg, hogy olyan stratégia mentén újítsa meg működési folyamatait, amellyel hatékonyan tud alkalmazkodni a megváltozott jogszabályi és finanszírozási környezethez. A kötelezően és önként vállalt feladatokat és szolgáltatásokat a legmagasabb színvonalon, fenntartható módon kívánja biztosítani a lakosság számára. Ennek eszköze egy olyan hatékony működési modell kialakítása, amely a jelenlegi modell részletes vizsgálata és átdolgozása után biztosítja az önkormányzat és gazdasági társaságai költségtakarékos és feladatorientált működését. A projekt közvetlen célja, hogy vizsgálja felül és tegyen javaslatokat az Önkormányzat és a tulajdonában álló gazdasági társaságok közötti kapcsolatok hatékonyabbá tételére. A javasolt, kiválasztott rövidtávú intézkedések a projekt megvalósítási időszakában bevezetésre kerülnek, folyamatos monitoring mellett. Ennek megfelelően a feladat keretében a HV Zrt. működésére és gazdálkodására irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása, a jelenlegi irányítási modell áttekintése és javaslatok megfogalmazása valósult meg, továbbá áttekintésre kerültek az Önkormányzat és a HV Zrt. között létrejött szerződések. Helyzetfelmérés területei A helyzetelemzés célja azon kritikus pontok és területek rövid, ám célzott áttekintése, melyek az érintett szervezet működését és együttműködését érintik. Az elemzésünkben azokat a beavatkozási lehetőségeket vizsgáltuk, ahol véleményünk szerint az Önkormányzatnak, mint alapítónak lehetősége van a hatékonyabb működés elérésére. A helyzetelemzés első lépéseként röviden bemutatjuk az alkalmazott módszertant, majd egy átfogó képet adunk a vizsgált szervezetek működési környezetéről. Ezt követően kezdődik tételes elemzésünk, mely kitér az alábbiakra: A vizsgált szervezet bemutatása: alapításának, tevékenységének, az esetlegesen felmerült problémáknak, kihívásoknak az áttekintése. Alaptevékenységek: a vizsgált szervezet tevékenységének összefoglaló bemutatása. Irányítási rendszer: a tulajdonosi jogok gyakorlásának, a stratégiai és operatív kontroll megvalósulásának bemutatása, értékelése. Gazdálkodási hatékonyság: a gazdálkodás alapadatainak és kulcsmutatóinak részletes elemzése. Az Önkormányzat tulajdonában lévő gazdasági társaság működésének és szervezeti felépítésének vizsgálatát négy fő irányelv mentén végeztük el. Az első pontban azt vizsgáljuk, hogy a társaság jelen állapotában mennyire felel meg az eredeti alapítói céloknak, szándékoknak. A képviselő-testületi anyagok és az Alapító Okirat szakmai felülvizsgálata során arra kerestük a választ, hogy milyen 25

29 dokumentumok szabályozzák a társaság működését. A személyes felsővezetői interjúk alapján felmértük, hogy melyek azok a folyamatok, amelyek megfelelően működnek és melyek azok a folyamatok, amelyek esetleges felülvizsgálatával, bevezetésével biztosítható a hatékonyabb működés. A felsővezetői interjúk során gyűjtött tapasztalatok és vélemények a további vizsgálati fázisokban is kiemelt szerepet kapnak. Képviselőtestületi döntések Alapító Okirat Felsővezetői interjúk Alapítói célok és szándékok Társaság irányítás Képviselőtestületi döntések Szervezeti és működési szabályzat FB ügyrendje Tulajdonos ellenőrzés Belső ellenőrzés Külső szervezetek által végzett ellenőrzése (ÁSZ, NAV stb.) Ellenőrzés Társasági működés Mérleg - beszámolás, Üzleti tervezés Jogi szerződéskötési folyamatok Beszerzési folyamatok Kockázatkezelés 5. ábra: A gazdasági társaságok működésének egyes felmért területei A helyzetelemzés kiterjed a társaság irányítási struktúrájának vizsgálatára is. A feladat célja, hogy feltárjuk a különböző típusú szabályozók közötti ellentmondásokat és javaslatot tegyünk azok javítására, kiegészítésére. Megvizsgáljuk, hogy a társaság irányításában résztvevő érintettek jogait és kötelezettségeit és azok érvényesülését a belső szabályozókon keresztül. A társaság működésének vizsgálata során az elmúlt évek beszámolói alapján vizsgáljuk a társaság gazdálkodását. A támogató folyamatok átvilágítása során vizsgáljuk a jogi, szerződéskötési, beszerzési folyamatokat és az azokhoz kapcsolódó kockázatkezelési akciók hatékonyságát. A javasolt hatékonyság növelő intézkedések minden esetben a költséghatékonyabb hivatali működést kívánják megvalósítani. Az ellenőrzés modul alapvető feladata, hogy megvizsgálja a társaságot érintő külső és belső vizsgálatok eredményeit és azok hatékonyságát. Felderítjük, hogy a korábbi vizsgálatok eredményei, javaslatai milyen módon és milyen hatékonysággal kerültek beépítésre a jelenlegi ellenőrzési modellekbe. Dokumentumelemzés A helyzetértékelés során az Önkormányzattól és a HV Zrt-től bekértünk számos dokumentumot, amelyek előzetes elemzése megfelelően megalapozta az interjúkészítést és segített a vizsgált gazdálkodási és működési jellemzők tényszerű megismerésében. E dokumentumok listáját tartalmazza az alábbi táblázat. 26

30 Sorszám Bekért dokumentum megnevezése 1. Alapító Okirat 2. SZMSZ 3. Szervezeti felépítés 4. Éves beszámoló 2011,2012, Üzleti terv 6. Szabályzatok 7. Szerződések 8. Testületi anyagok 3. táblázat: Előzetesen bekért dokumentumok listája Alapítói célok és szándékok tisztázása a HV Zrt. vonatkozásában Ebben a fejezetben tételesen mutatjuk be az HV Zrt. tevékenységét, szervezeti felépítését és létszámát, árbevételi struktúráját, valamint a működését jellemző főbb műszaki és pénzügyi mutatókat. A Halasi Városgazda Beruházó, Szolgáltató és Vagyonkezelő Zrt július 1-én alakult, a társaság 100%-os önkormányzati tulajdonban van. Kiskunhalas Város Önkormányzatának Képviselő testülete, a 266/2007 (10.01) számú határozatával a HV Zrt-t bízta meg az Önkormányzat által kötelezően ellátandó közszolgáltatási feladatok ellátására. Vagyongazdálkodási feladatok: Az önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanállomány üzemeltetése és karbantartása; 2010-től a vásártér és a lovasbázis üzemeltetése; Fizető parkolók működtetése, a parkolás rendjének biztosítása; Gépek, berendezések, anyagok, szolgáltatások megrendelése, beszerzése; Ügyfélszolgálati iroda működtetése; Parkolási pótdíj behajtása; Az Önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanok, épületek és berendezéseik kezelése, üzemeltetése, hasznosítása, az ezekkel kapcsolatos szervező, ellenőrző, ügyviteli teendők ellátása; Az Önkormányzati lakás és nem lakáscélú bérleményekkel kapcsolatos bérbeadói és bérleményszolgáltatási feladatok ellátása; Az Önkormányzat tulajdonában álló ingatlanok megbízás útján történő elidegenítésének előkészítése, ingatlanok hasznosítása, valamint ilyen megbízás esetén beruházások, felújítások, bontások műszaki bonyolítása, szervezése; Épületek és építmények bontási munkáinak terveztetése, engedélyeztetése, versenyeztetése és lebonyolítása; Az önkormányzati tulajdonú lakás és helyiség döntés utáni elidegenítésének szervezése, koordinálása, bonyolítása; Értékbecslés, vagyonértékelés és vagyonhasznosítási javaslatok készítése, ingatlanügyletek előkészítése, telekalakításhoz, telekmegosztáshoz kapcsolódó feladatok elvégzése; 27

31 Városüzemeltetés Kiskunhalas város közigazgatási területén lévő közterületek, parkok, utak, járdák, a városi sportpálya takarítása, síkosság elleni védekezés; Kapcsolódó szervező, ellenőrző és ügyviteli teendők ellátása; Városüzemeltetési feladatok tervezése, a tervteljesítés figyelemmel kísérése és értékelése; A városüzemeltetési tevékenységek lebonyolításának szervezése, a feladatok kiadása, a végrehajtás irányítása és ellenőrzése; A városüzemeltetéssel kapcsolatos műszaki, technológiai, ügyviteli és bizonylati előírások betartásának ellenőrzése; A városüzemeltetéshez szükséges anyagok, alkatrészek szükségletének meghatározása, a beszerzés lebonyolítása, raktározás; Karbantartási feladatok ellátáshoz szükséges dokumentációk, karbantartási utasítások elkészítése, folyamatos karbantartásról való gondoskodás; Gépek, berendezések adatainak naprakész nyilvántartása, azok műszaki állapotának megőrzése, karbantartása, felújítása; Felújított, javított gépek üzembe helyezése; Kapcsolódó ajánlati felhívások kidolgozása, ajánlatok versenyeztetése, értékelése, szerződések előkészítése; Gépek, berendezések biztonságtechnikai vizsgálatának elvégzése, selejtezése; Létszámnyilvántartás vezetése, foglalkozás egészségügyi feladatokkal kapcsolatos ügyintézés; Távhőszolgáltatás Szolgáltatás zavartalan biztosítása a fogyasztók részére; Kintlévőség kezelés; Egyéb tevékenységek: Kertépítés, ingatlan felújítás; Társasággal kapcsolatos vezetői elvárások, problémák tisztázása A társaság esetében tulajdonosi elvárás, hogy a rá bízott feladatokat költség és erőforrás hatékonyan, határidőre és jó minőségben elvégezze el a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartása mellett. Az elvégzett feladatokkal kapcsolatos döntések során pontos információkkal és részletes dokumentációval támogassa a döntéshozatalt. Az Önkormányzat és a társaság között létrejött szerződések feladatcsoportok szintjén határozzák meg az elvégzendő feladatokat, de nem szabályozzák azok mennyiségi és minőségi elvárásait. Gazdálkodási szempontból az Önkormányzat elvárása, hogy a társaság ne legyen veszteséges, amelyet a képviselő-testület a benyújtandó beszámolókon keresztül felügyel. A tulajdonosi elvárásokról elektronikus vagy hivatalos levélben értesül az ügyvezető, a személyes tárgyalásokról feljegyzés vagy jegyzőkönyv készül. A közszolgáltatási szerződés nem tartalmaz részletes információkat az elvégzendő feladatra vonatkozóan, minőségi követelmények nem kerültek megfogalmazásra. Az elvégzett feladatok szakmai ellenőrzését a Stratégiai és fejlesztési osztály végzi. A gazdasági társaság az önkormányzat belső ellenőrzési tervében nem szerepel. 28

32 A társaság és a Közös Önkormányzati Hivatal munkája számos ponton kapcsolódik egymáshoz, azonban nincsen kialakított szabályozás, amely biztosítaná a megfelelő kontrollt a gazdasági társaság felett. Az Önkormányzatnál alkalmazott kockázatkezelési rendszer bevezetését javasoljuk a társaság esetében is. A kockázatok nyomon követését és folyamatos felülvizsgálatát biztosítja, ha a rendszeres éves beszámolók kiegészítő mellékletében feltüntetésre kerülnek az aktuális kockázati státuszok. Az azonosított elvárásokhoz illetve problémákhoz alacsony, közepes és magas prioritásokat rendeltünk. Az alacsony prioritási kategóriához azokat az akciókat soroltuk, amelyek megvalósítása nem befolyásolja érdemben a rövidtávú hatékonyság növelést, hosszú távú megvalósításuk azonban kifejezetten ajánlott. A közepes prioritási szint olyan akciókat feltételez, amelyek megvalósítása rövidtávú költséghatékonysággal jár. A magas prioritási szint azonnali beavatkozást igényelő azonosított elvárást, illetve problémát feltételez, melynek megoldása a rövidtávú költséghatékonysági akcióterv része kell, hogy legyen. Sorszám Azonosított elvárás/probléma Prioritása 1. Az Alapító Okirat az alapító érdekeit képviselje magas 2. A vállalkozási szerződés nem szabályozza az közepes elvégzendő feladatok részletezését, azok mennyiségi és minőségi elvárásait. 3. Az önkormányzat belső ellenőrzési tervében nem közepes szerepel a HV Zrt. vizsgálata 4. Az önkormányzatnál alkalmazott közepes kockázatkezelési rendszer nem terjed ki a gazdasági társaságokra 5. Az éves beszámoló kiegészítő melléklete nem tartalmazza a kockázatokat közepes 4. táblázat: Azonosított elvárás/probléma A társaság jelenlegi irányításának bemutatása A társaság fő feladatai, illetve az Alapító Okiratban meghatározott tulajdonosi hatáskörök és jogosultjai A HV Zrt július 1-én előtársaságként kezdte meg a működését. A társaság fő tevékenysége Saját tulajdonú, bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése. Közgyűlés nem működik a Részvénytársaságnál, annak jogait az Alapító gyakorolja. Az alapítói jogok gyakorlása az Önkormányzat Képviselő-testületének működését szabályozó Önkormányzati rendelet alapján történik. A Közgyűlés hatáskörébe tartozó kérdésekben az alapító Képviselő-testületi határozattal dönt, és erről a vezető tisztségviselőt írásban értesíti. Az alapító nem jelöl Igazgatóságot, az Igazgatóságnak a korábbi Gt.-ben meghatározott jogait és kötelezettségeit a vezérigazgató gyakorolja. A társaság a tevékenységeit Kiskunhalas Város Képviselő-testületének többször módosított 6/2000.(II.29) Ktr.sz. vagyonrendelete, valamint a Közszolgáltatási szerződései alapján végzi. 29

33 A társaság szeptember 01. napjától látja el Kiskunhalason a távhőszolgáltatási tevékenységet, ami a szintén 100%-os önkormányzati tulajdonban lévő Halas-T Kft. telephelyén lévő kazánházra és azok berendezésire épül. Kiskunhalas Város Önkormányzata, mint egyedüli alapító képviselő-testületi határozattal dönt a Közgyűlés hatáskörébe tartozó kérdésekben. Az új Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény társasági jogi szabályai március 15-én léptek hatályba. A részvénytársaságokat érintően számos szabályozást megtartottak, emellett azonban jelentős változások is történtek. Korábban a Közgyűlés kizárólagos hatáskörébe tartoztak mindazok a kérdések, amelyeket a Gazdasági társaságokról szóló törvény annak kizárólagos hatáskörébe utalt. Az új Ptk. a legfőbb szerv hatásköréről nem kívánt egy összefoglalt listát adni. A hatáskörre vonatkozó szabályozást csak azokat a kérdéseket emeli ki, amelyekről más összefüggésben nem mondja ki a törvény, hogy az a társaság közgyűlésének kizárólagos hatáskörébe tartozik. Ilyen például a saját taggal vagy az vezető tisztségviselővel stb. kötendő szerződés jóváhagyása. A diszpozitivitás elve alapján a tulajdonos az Alapító Okiratban mást is kiköthet, de a törvény általános részében megfogalmazott kötelező elemeket figyelembe kell venni. Az HV Zrt. Alapító Okiratának felülvizsgálatakor javasolt megerősíteni a tulajdonos pozícióját a társaság irányításában. A javasolt intézkedéseket az alábbi táblázat foglalja össze: A korábbi szabályozás megtartani javasolt elemei Döntés ha e törvény eltérően nem rendelkezik az alapszabály megállapításáról és módosításáról Döntés a részvénytársaság működési formájának megváltoztatásáról A részvénytársaság átalakulásának és jogutód nélküli megszűnésének elhatározása; A 37. -ban foglalt kivétellel az igazgatóság tagjainak, illetve a vezérigazgatónak (247. ), továbbá a Felügyelő Bizottság tagjainak és a könyvvizsgálónak a megválasztása, visszahívása, díjazásának megállapítása A társaság hatályos Alapító Okirata szerinti állapot Az alapító Okirat megállapítása és módosítása döntés a részvénytársaság működési formájának megváltoztatásáról a részvénytársaság átalakulásának és jogutód nélküli megszűnésének elhatározása; a vezérigazgatójának a Gt ban foglalt kivétellel -, továbbá a Felügyelő Bizottság tagjainak és a könyvvizsgálónak a megválasztása, visszahívása, díjazásának megállapítása Javasolt kiegészítések a felülvizsgált Alapító Okirathoz nincs nincs nincs nincs Megjegyzések megtartandó megtartandó megtartandó megtartandó 30

34 A korábbi szabályozás megtartani javasolt elemei A társaság hatályos Alapító Okirata szerinti állapot A számviteli törvény szerinti beszámoló jóváhagyása; a számviteli törvény szerinti beszámoló elfogadása, ideértve az adózott eredmény felhasználására vonatkozó döntést is. Döntés ha e törvény döntés osztalékelőleg eltérően nem rendelkezik fizetéséről osztalékelőleg fizetéséről; nincs döntés a részvények típusának átalakításáról Döntés a nyomdai úton döntés a nyomdai úton előállított részvény előállított részvény dematerializált részvénnyé dematerializált történő átalakításáról; részvénnyé, illetve a dematerializált részvény nyomdai úton előállított részvénnyé történő alakításáról Az egyes az egyes részvénysorozatokhoz részvénysorozatokhoz fűződő jogok fűződő jogok megváltoztatása, illetve az megváltoztatása, illetve az egyes részvényfajták, egyes részvényfajták, osztályok átalakítása osztályok átalakítása; Döntés ha e törvény döntés az átváltoztatható másként nem rendelkezik vagy jegyzési jogot az átváltoztatható vagy biztosító kötvény jegyzési jogot biztosító kibocsátásáról kötvény kibocsátásáról Döntés ha e törvény döntés az alaptőke másként nem rendelkezik felemeléséről az alaptőke felemeléséről; Döntés ha e törvény másként nem rendelkezik az alaptőke leszállításáról Döntés a jegyzési elsőbbségi jog gyakorlásának kizárásáról, illetve az igazgatóság felhatalmazásáról a jegyzési elsőbbségi jog korlátozására, illetve kizárására; döntés az alaptőke leszállításáról Javasolt kiegészítések a felülvizsgált Alapító Okirathoz nincs nincs nincs nincs nincs nincs nincs nincs nincs döntés a jegyzési elsőbbségi jog gyakorlásának kizárásáról, illetve az igazgatóság felhatalmazásáról a jegyzési elsőbbségi jog korlátozására, illetve kizárására; Megjegyzések megtartandó megtartandó megtartandó megtartandó megtartandó megtartandó megtartandó megtartandó módosítandó 31

35 A korábbi szabályozás megtartani javasolt elemei Döntés minden olyan kérdésben, amit törvény vagy az alapszabály a közgyűlés kizárólagos hatáskörébe utal A társaság hatályos Alapító Okirata szerinti állapot nincs Szervezeti és Működési Szabályzatának jóváhagyása általános stratégiai tervének és éves üzleti tervének jóváhagyása Felügyelő bizottság ügyrendjének jóváhagyása a társaság tulajdonát képező ingatlan, vagyoni értékű jog, üzletrész elidegenítéséről, ingatlan megterheléséről, vásárlásáról való döntés gazdasági társaság alapítása, megszüntetése, értékesítése a vezérigazgató részére felmentvény megadása nincs Javasolt kiegészítések a felülvizsgált Alapító Okirathoz döntés minden olyan kérdésben, amit törvény vagy az alapszabály a közgyűlés kizárólagos hatáskörébe utal nincs nincs nincs nincs nincs nincs az alapító hatáskörét jelentősen korlátozza, hogy határérték nélkül az vezérigazgató hatáskörébe tartoznak a szokásos üzleti tevékenységet érintő szerződések, javasoljuk 3 millió forintban korlátozni. Döntés a társaság tulajdonában álló azon részvények, üzletrészek elidegenítése, megterhelése ügyében - javasoljuk képviselő-testületi hatáskörbe adni Megjegyzések módosítandó megtartandó megtartandó megtartandó megtartandó megtartandó megtartandó módosítandó módosítandó 32

36 A korábbi szabályozás megtartani javasolt elemei A társaság hatályos Alapító Okirata szerinti állapot Javasolt kiegészítések a felülvizsgált Alapító Okirathoz Döntés más gazdasági társaságban való részesedés megszerzéséről, részesedés növeléséről, csökkentéséről, valamint a gazdasági társaságból való kilépésről, a részesedés átruházásáról, megterheléséről javasoljuk képviselőtestületi hatáskörbe adni A társaságot érintő kötelező szabályozatok jóváhagyása javasoljuk FB hatáskörbe adni Harmadik személlyel közszolgáltatási szerződéskötés engedélyezése javasoljuk képviselőtestületi hatáskörbe adni Új piaci jellegű tevékenység elindításának engedélyeztetése javasoljuk képviselőtestületi hatáskörbe adni Támogató és kiszolgáló tevékenységkiszervezési koncepció jóváhagyása és kiszervezés engedélyezése Megjegyzések módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó 33

37 A korábbi szabályozás megtartani javasolt elemei A társaság hatályos Alapító Okirata szerinti állapot Javasolt kiegészítések a felülvizsgált Alapító Okirathoz javasoljuk képviselőtestületi hatáskörbe adni Operatív döntéshozatal média megkeresésekben és beszerzésekben javasoljuk polgármesteri hatáskörbe adni Peres eljárások rendezésére vonatkozó döntések meghozatala 1 Mft perérték felett javasoljuk képviselőtestületi hatáskörbe adni Peren kívüli eljárások rendezésére vonatkozó döntések meghozatala javasoljuk képviselőtestületi hatáskörbe adni Negyedéves jelentés a társaság ügyvezetéséről, vagyoni helyzetéről, üzletpolitikájáról, üzleti terv időarányos teljesítéséről - javasoljuk képviselőtestületi hatáskörbe adni Számlavezető bankok értékelése és kiválasztása Bankkártya szerződéskötés Javasoljuk FB jóváhagyással Hitelkeret meghatározása bankkártya Megjegyzések módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó 34

38 A korábbi szabályozás megtartani javasolt elemei A társaság hatályos Alapító Okirata szerinti állapot Javasolt kiegészítések a felülvizsgált Alapító Okirathoz szerződéshez Folyószámla nyitás, megszűntetés Tőzsdei, pénzpiaci ügyletek és befektetett pénzügyi eszközökkel kapcsolatos szerződések kötése Működési, fejlesztési és beruházási hitelekre szerződéskötés, módosítás, megszüntetés ha az az üzleti tervben nem szerepel Kölcsön nyújtása/leírása harmadik fél részére, ha az üzleti tervben nem szerepel Döntés minden olyan jogügyletről, amely által a társaság vállalna garanciát, kezességet, vagy más hasonló egyoldalú kötelezettséget Az első számú vezetőn kívül egyéb vezető tisztségviselő kinevezése Vezető tisztségviselőket érintő éves bónuszcélok, feladatok kijelölése Éves nyújtható Cafeteria elemek meghatározása Beszerzési szabályzat elfogadása Ingatlanokkal, vagyoni értékű Megjegyzések módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó módosítandó 35

39 A korábbi szabályozás megtartani javasolt elemei A társaság hatályos Alapító Okirata szerinti állapot Javasolt kiegészítések a felülvizsgált Alapító Okirathoz jogokkal kapcsolatos szerződések megkötéséről való döntés Tárgyi eszközök értékesítése selejtezése Üzleti tervben nem szereplő ingyenes vagyonjuttatás, átadás 5. táblázat: Alapító Okiratban szabályozott jogkörök vizsgálata Megjegyzések módosítandó módosítandó 36

40 3.3.3 A társaság jelenlegi működésének bemutatása Alapító Okirat, Közszolgáltatási szerződés Képviselőtestület Felügyelőbizottság Könyvvizsgáló Polgármester Halasi Városgazda Zrt. 5. ábra: A társaság jelenlegi működése Főbb tevékenységcsoportok azonosítása, elemzése Stratégiai és társasági (szervezet/működési) irányítási feladatok: Kiskunhalas Város Önkormányzata kizárólagos tulajdonában álló HV Zrt. közfeladatok ellátásra jött létre. A társaság egyszemélyes részvénytársaságként működik. A vezérigazgatót az alapító nevezi ki, aki a társaság munkavállalói tekintetében a munkáltatói jogokat önállóan gyakorolja. A vezérigazgató tevékenységének összhangban kell állnia az alapító határozataival, iránymutatásával továbbá gondoskodnia kell a társaság könyveinek szabályszerű vezetéséről. Évente legalább egyszer jelentést kell készítenie az elvégzett tevékenységekről az alapító felé, emellett háromhavonta köteles beszámolnia a felügyelő bizottság felé a társaság vagyoni helyzetéről és üzletpolitikájáról. A társaság ügyvezetését 3 tagból álló Felügyelő Bizottság ellenőrzi, elnökét az alapító tag választja meg. Köteles megvizsgálni az alapító ülések napirendjén szereplő valamennyi lényeges üzletpolitikai jelentést, valamint minden olyan előterjesztést, amely az alapító kizárólagos hatáskörébe tartozik. A Felügyelő Bizottság köteles az alapítót tájékoztatni abban az esetben, ha jogszabályba, alapszabályba ütköző intézkedést, mulasztást tapasztal, illetve a társaság érdekeit sértő intézkedés, mulasztás, vagy visszaélés észlelése esetén. A Felügyelő Bizottság az elnök irányításával a maga által megállapított és az alapító által jóváhagyott ügyrend alapján végzi tevékenységét. A Felügyelő Bizottságnak nincs előzetes szerződéskötési véleményezési jogköre kikötve, csak akkor van szükség a jóváhagyására, ha a részvénytársaság a névre szóló részvénnyel rendelkező részvényesével vagy annak közeli hozzátartozójával köt szerződést. 37

41 Az Önkormányzat az Alapító Okiratban meghatározott kizárólagos hatáskörökben írásban dönt. A társaságot érintő stratégiai kérdésekben a képviselőtestület, illetve a polgármester véleménye az irányadó, a társaság szokásos tevékenységéhez tartozó kérdésekről a vezérigazgató dönt. Az Önkormányzat gazdasági társaságain belül nem került kialakításra egységes üzleti tervezési módszertan, ami megnehezíti a vizsgált időszak értékelését és a kapott adatok összehasonlíthatóságát. A társaságon belül minőségirányítási és vállalatirányítási rendszer működik, amely garantálja a napi folyamatokhoz kapcsolódó elvárt minőségi szinteket. Sorszám Azonosított elvárás/probléma Prioritás 1. Egységes üzleti tervezési módszertan hiánya közepes 2. Az Alapító, a Felügyelő Bizottság ügyleteket és szerződéseket érintő véleményezési jogkörének felülvizsgálata magas 6. táblázat: Irányítási feladatok azonosított problémái Belső kontroll rendszer működtetése A társaság hatékony működése szempontjából fontos kialakítani a belső kontroll folyamatokat, hiszen ezek teszik lehetővé a társaság célkitűzéseinek elérését. A munkafolyamatokba épített rendszeres ellenőrzés elősegíti az elvárt szintű működést és alapjául szolgálhat a társaság működését érintő jogszabályok-; valamint az egyéb szabályoknak történő megfelelésnek. A társaság rendelkezik a működéshez szükséges szinte valamennyi kötelező, illetve ajánlott szabályzattal, belső szabályozottsága a társaság méretét is figyelembe véve - magas. Az alábbi táblázat a társaságnál fellelhető szabályzatok aktuális státuszait mutatja: Sorszám Szabályzat elnevezése Jellege Rendelkezésre állás a társaságnál 1. Szervezeti és Működési Szabályzat Kötelező igen 2. Számviteli Politika Kötelező igen 3. Pénzkezelési szabályzat Kötelező igen 4. Eszközök és források értékelési Kötelező igen rendjére vonatkozó szabályzat 5. Vagyonhasznosítási és selejtezési Kötelező igen szabályzat 6. Eszközök és források leltárkészítési Kötelező igen és leltározási szabályzata 7. Iratkezelési-iktatási rend és irattári Kötelező igen terv szabályzat 8. Kiküldetési szabályzat Ajánlott igen 9. Panaszkezelési szabályzat Ajánlott nem releváns 10. Belső ellenőrzési kézikönyv Ajánlott nem releváns 11. Munkavédelmi szabályzat Ajánlott igen 12. Tűzvédelmi szabályzat Kötelező igen 13. Közbeszerzési szabályzat Tevékenységi körtől függő igen 38

42 Sorszám Szabályzat elnevezése Jellege Rendelkezésre állás a társaságnál 14. Beszerzési szabályzat Ajánlott igen 15. Szerződéskötés rendje Ajánlott igen 16. Gépjárművek használatáról szóló szabályzat Tevékenységi körtől függő igen 17. Önköltség számítási szabályzat Tevékenységi igen körtől függő 18. FB ügyrendje Jogszabályi előírás igen esetén 19. IT Biztonsági szabályzat Ajánlott nem releváns 20. Adatvédelmi és adatbiztonsági Ajánlott igen szabályzat 21. Közérdekű adatok megismerésének rendje Ajánlott nem releváns 7. táblázat: Szabályzatok rendelkezésre állása a társaságnál Támogató tevékenységek a. A biztonságos működés szempontjából kiemelkedően fontos az Informatikai Biztonsági Szabályzat kialakítása. Az Informatikai Biztonsági Szabályzat célja, hogy biztosítsa az adatvédelmi, adatbiztonsági követelmények érvényesülését az informatikai rendszerek alkalmazása során és megakadályozza az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést. A szabályzatban meghatározott védelmi rendszernek alkalmasnak kell lennie arra, hogy a teljes működési folyamat alatt biztosítva legyen a biztonságos rendszerhasználat. b. A javadalmazási szabályzat alkalmazását a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló évi CXXII. törvény 5 (3) bekezdése szabályozza. A köztulajdonban álló gazdasági társaság legfőbb szerve e törvény és más jogszabályok keretei között köteles szabályzatot alkotni a vezető tisztségviselők, Felügyelő Bizottsági tagok, valamint az Mt ának hatálya alá eső munkavállalók javadalmazása, valamint a jogviszony megszűnése esetére biztosított juttatások módjának, mértékének elveiről, annak rendszeréről. A szabályzatot az elfogadásától számított harminc napon belül a cégiratok közé letétbe kell helyezni. A törvény többek között rendelkezik arról, hogy egy természetes személy legfeljebb egy köztulajdonban álló gazdasági társaságnál betöltött vezető tisztségviselői megbízatás, valamint legfeljebb egy köztulajdonban álló gazdasági társaságnál betöltött Felügyelő Bizottsági tagság után részesülhet javadalmazásban8. A társaság Felügyelő Bizottsági tagjai az elvégzett feladatukért javadalmazásban részesülnek. A törvénybe előírt kötelezettségeknek eleget téve javasoljuk, hogy az Önkormányzat az érintettekre tekintettel mihamarabb készítse el a javadalmazási szabályzatát. 8 a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló évi CXXII. törvény 5 (3) bekezdés 39

43 Pénzügyi gazdasági elemzés A gazdasági elemzés fogalma A gazdasági elemzés a hatékony gazdasági irányítás egyik elengedhetetlenül fontos eszköze. A gazdasági elemzés mindazon tevékenységek összessége, amelyek a társadalmi illetve gazdasági folyamatok által befolyásolt vállalkozási folyamatok összefüggéseinek azonosítására irányulnak. A kapott eredmények megalapozhatják a jövőbeni vezetői döntéseket melyek hatással vannak a vállalkozás gazdálkodására. A vállalati gazdasági tevékenység elemzésének feladata a vállalati döntések előkészítése, megalapozása. A hosszú távú döntéseknél elsősorban a fejlesztés és az előrehaladás koncepciójának meghatározása a feladat illetve azon eszközök, források, ütemek várható eredmények felvázolása, amelyek a cél elérését segítik. Rövidtávú döntések előkészítését gazdasági számításokkal, kalkulációkkal és statisztikai módszerek alkalmazásával tudjuk segíteni. Az ilyen módon kialakított operatív szabályozás megkönnyíti a vizsgált folyamatok átfogó elemzését, azok színvonalának megítélését. A társaság vagyoni helyzetének elemzése Az HV Zrt. az Önkormányzattal kötött hosszú távú szerződésekben rögzített feladatok, a tulajdonosi utasításban megfogalmazott elvárások szerint végzi tevékenységét. A mérleg általános elemzéséből látható, hogy a társaság mérlegfőösszege a évi eft-ról a év mérleg fordulónapjára eft-ra nőtt, azaz a társaság összes vagyonának értéke több mint millió Ft-tal nőtt a vizsgált időszakban. A vagyon szerkezetét megvizsgálva a következő megállapításokat tehetjük: A vizsgált időszakban a társaság befektetett eszközeinek aránya csökkent, melynek oka első sorban a tárgyi eszközök csökkenése volt. A tőkeellátottság vizsgálatakor megállapíthatjuk, hogy a társaság helyzete a vizsgált időszakban jelentősen javult. A mutató a vállalkozás tőkeerejét mutatja meg, értéke azt jelzi, hogy a vállalkozás erőforrásainak mekkora hányadát finanszírozza a saját tőke. A vállalkozásfinanszírozásban szabály, hogy a saját tőke lehetőleg múlja felül az idegen forrásokat. A mutató értéke annál kedvezőbb minél magasabb, a 2013-as adatok alapján a kapott 44,40% jónak minősíthető. A befektetett eszközök fedezettsége annak a fontos finanszírozási szabálynak a teljesülését méri, miszerint a tartósan lekötött eszközöket (befektetett eszközök) teljes mértékben, a forgóeszközöket pedig lehetőleg minél nagyobb mértékben hosszú lejáratú forrásokkal (saját tőke és hosszúlejáratú hitelek) kell finanszírozni. A mutató értéke annál kedvezőbb minél magasabb. A mutató 100% feletti része egyben a forgótőke relatív nagyságát is megmutatja ezért a forgótőke mérésére nem szükséges külön mutatószám kiszámítása, mivel így a befektetett eszközök fedezettségének pontozása során egyben a forgótőke relatív nagyságát is értékeljük. A mutató értéke a vizsgált esetben 120,78%, azaz jónak minősíthető. A kötelezettségek aránya mutató a rendelkezésre álló forrásokon belül az idegen források arányainak alakulását jelzi. A társaság esetében a kötelezettségek részaránya a vizsgált időszakban jelentősen 40

44 nőtt, ezáltal az idegen források terhei is nőttek. A rövidtávú működésbiztonsági aránymutató értékei negatív tendenciát mutatnak, a saját tőke viszonylagos változatlansága mellett a rövidlejáratú kötelezettségek folyamatos növekedése kedvezőtlenül befolyásolják a mutató értékeit, ezáltal rontva a cég stabilitását. Vagyoni helyzet mutatói HV Befektetett eszközök aránya 63,94% 38,37% 36,46% Tőkeellátottság 74,53% 45,22% 44,04% Befektetett eszközök fedezettsége 116,56% 117,84% 120,78% Kötelezettségek aránya 24,15% 52,48% 55,83% Működés biztonsági aránymutató 308,58% 86,17% 78,88% A társaság pénzügyi helyzetének elemzése 8. táblázat: A társaság vagyoni helyzetét jellemző mutatók A likviditás a vállalkozás azon képessége, hogy fizetési kötelezettségeinek minden időpontban, a megkövetelt határidőre eleget tud tenni. A likviditás biztosítása elsőrendű fontosságú feladat minden egyes vállalkozás vezetése számára. A likviditás vizsgálata tehát - amely arra irányul, hogy a vállalkozás az esedékes fizetési kötelezettségeinek minden időpontban eleget tud-e tenni - döntő jelentőségű minden cég esetében. A likviditási gyors ráta a likviditási mutatónál érzékenyebben mutatja ki az esetleges értékelési problémák miatt keletkezett finanszírozási gondokat. A mutató értéke annál jobb, minél magasabb. A mutató értéke 98,18%, azaz átlagosnak minősíthető. A likviditási ráta kifejezi, hogy a likvid eszközök hányszorosát képezik a likvid forrásoknak, tehát megmutatja, hogy a vállalkozás mennyire tud eleget tenni az összes rövid lejáratú kötelezettségének. A mutatószámból a likviditás jövőbeli alakulására is lehet következtetni. Minél nagyobb a hányados értéke, annál biztonságosabbnak tekinthető a vállalkozás likviditása az elkövetkező években. A társaság esetében a mutató nagyobb, mint egy, tehát a társaság pénzügyileg stabil, hiteltörlesztési képessége megfelelő. A mutató értéke 113,8% azaz jónak minősíthető. A társaság esetében az eladósodottság mértéke jelentős mértékben nőtt a vizsgált időszakban. Az eladósodottság foka mutató kifejezi, hogy az eszközállomány 55,83 % mértékig van megterhelve kötelezettségvállalással. 41

45 Pénzügyi helyzet mutatói HV Fizetőképesség (likviditási gyorsráta) 136,88% 88,90% 98,18% Likviditási ráta 149,28% 117,43% 113,81% Eladósodottság mértéke - Bonitás 32,41% 116,05% 126,78% Eladósodottság foka 24,15% 52,48% 55,83% 9. táblázat: A társaság pénzügyi helyzetének mutatói A belső ellenőrzés jelenlegi rendszerének bemutatása Az Önkormányzat belső ellenőrzési munkatervében jelenleg nem szerepel a HV Zrt. éves szintű vizsgálata. A társaságoknál ajánlott olyan ellenőrzési rendszer kialakítása, amelyet az alapító és a társaság Felügyelő Bizottsága is egyaránt nyomon tud követni. Javasoljuk, hogy a belső ellenőrzés vezetője készítsen éves munkatervet a társaság várható piaci, pénzügyi, működési és egyéb kockázatai alapján, amelyet a Felügyelő Bizottság hagy jóvá. Javasoljuk, hogy társaság negyedéves beszámolóival egyidejűleg a belső ellenőrzés tájékoztassa az alapítót és a Felügyelő Bizottságot az éves ellenőrzési munkaterv végrehajtásáról, eredményeiről. Sorszám Belső ellenőrzés/azonosított probléma Prioritása 1. Az Önkormányzat belső ellenőrzése nem terjed magas ki a gazdasági társaságok működésére 10. táblázat: A társaság belső ellenőrzése 42

46 4 Javaslatok a szerződéses kapcsolatok és támogató infrastruktúrával kapcsolatban A jelen tanulmány pontjában írt javaslatok ismétlését jelen fejezetben szükségtelennek tartjuk, azonban az ott leírtakat természetesen változatlanul megfontolásra érdemesnek tartjuk. Szeretnénk kiemelni továbbá, hogy a jelenlegi szerződések az elvégzendő feladatok vonatkozásában nem kellő részletezettséggel szabályozzák azok mennyiségi és minőségi elvárásait, a feladatokra rendszerint átalánydíj került meghatározásra. Javasoljuk a közfeladatok ellátására létrejött vállalkozási szerződések SLA szemlélet szerinti (az angol Service Level Agreement kifejezés rövidítése szolgáltatási szint megállapodás) megkötését, amely rögzíti a szolgáltatás alapelveit (szolgáltatási időszakokat, alapvető szabályokat), a szolgáltatás részletes tárgyát, terjedelmét, színvonalát, minőségét, a teljesítendő feladatokat, elvárt határidőket, kommunikációs utakat, eszkalációs rendet, szolgáltatás díjazását, fizetési feltételeit, világosan definiálja és mérhetővé teszi a szolgáltatásokat, valamint egyértelműen, mindkét fél számára érthető módon megfogalmazza azok tartalmát felülvizsgálatát és módosítását. Szeretnénk azonban kiemelni, hogy alkalmazásakor az ÁFA fizetési kötelezettséget kiemelten kell egy támogatási szerződéses konstrukció esetében vizsgálni, mert ebben az esetben ÁFA körbe eső szolgáltatásról és annak ellentételezéséről van szó és nem csupán a feladat elvégzéséhez nyújtott pénzeszköz átadásról, hiszen az ellentételezés nem csupán a közszolgáltatások financiális hátterét azok közüzemi-, bérköltségei, személyi- illetőleg dologi kiadásaihoz hozzájárulva igyekeznek megteremteni, hanem a minőségi szolgáltatás ellentételezését biztosítják. Tisztelt Megbízó mérlegelési körébe ajánljuk tehát, hogy vizsgálja meg, hogy tud-e elegendő forrást biztosítani az ÁFA fizetési kötelezettségek teljesítésére. Amennyiben a finanszírozás megoldható, abban az esetben javasoljuk, hogy a közszolgáltatási feladatok ellátására megkötött szerződések SLA szemlélet szerint kerüljenek újragondolásra, a megfelelő szolgáltatási színvonal elérése és a jogszabályi feltételeknek történő maximális megfelelés érdekében. Az ÁFA fizetési kötelezettség megállapítása szempontjából nem releváns, hogy a szerződés a szolgáltatás ellenszolgáltatásának mértékét tartalmazza-e, a minőségi elvárások részteles meghatározása már megalapozza azt. 4.1 SLA szerkezete A szolgáltatási szerződések rögzítik a szolgáltató és a megrendelő közötti megállapodást a nyújtott szolgáltatásra, annak minőségére és körülményeire vonatkozóan. Egy szolgáltatási szerződés két nagyobb részre osztható: Keret-megállapodás A keret-megállapodás tartalmazza azokat az általános részeket, melyek minden szolgáltatásra vonatkoznak. A keret-megállapodás mellékletei az SLA modulok. SLA modul 43

47 Minden egyes szolgáltatás külön kerül definiálásra egy-egy SLA modulban. Az SLA modulok írják le az egyes szolgáltatások egyedi tulajdonságait. Ennek a szerkezetnek köszönhetően a keret-megállapodáshoz tartozó szolgáltatások listája dinamikusan változhat az igények módosulásával anélkül, hogy a keret-megállapodást alapjaiban meg kellene változtatni. 4.2 Keret-megállapodás A nemzetközi standardoknak megfelelően a keret-megállapodások fő tartalmi elemei: Szerződés tárgya A szerződés tárgya jellemzően egy rövid összefoglaló leírása a szolgáltatási körnek, mivel a szolgáltatások részletes leírását az SLA modulok tartalmazzák, amelyeket a keret-megállapodás tartalmaz. A szolgáltatások ára, szankcionálások és kedvezmények Ez a fejezet tartalmazza a szolgáltatások árát, és azok képzésének modelljét. Továbbá a szolgáltató teljesítésének kiértékelése alapján az előre rögzített elvárásoknak megfelelően szabályozni kell a szankcionálások és kedvezmények folyamatát és mértékét. Fontos, hogy a kialakított rendszerhez időbeli ütemezés is tartozzon (heti, havi, éves értékelés). Együttműködési folyamatok A tartalmi elem magába foglalja a mérések, a riportolás folyamatát, illetve az esetlegesen felmerülő egyeztetési feladatokban mikor és kit kell értesíteni. A kommunikációs struktúrába tartozik az eszkalációs szintek kijelölése (eszkalálási menedzsment), az egyes szintekhez konkrét személyek és elérhetőségek rendelése. További fontos együttműködési folyamat az SLA menedzsmentje. Ide tartoznak a megállapodás működtetésével kapcsolatos eljárások (folyamat leírás, szerep és felelősség elhatárolás), valamint az aktualizáló, karbantartási tevékenységek. Mellékletek A keret-megállapodás legfontosabb mellékletei az SLA modulok. 4.3 SLA modulok A nemzetközi standardoknak megfelelően az SLA modulok fő tartalmi elemei: Szolgáltatás definíció A szolgáltatás definíciója megnevezi, és részletesen ismerteti az adott szolgáltatást. Ha a szolgáltatások felhasználói szemszögből kerültek kialakításra, akkor a szolgáltatás részletezése során célszerű csak azokat a tevékenységeket felsorolni, amelyeket a felhasználó szolgáltatásként tapasztal, nem érdemes minden egyes tevékenység említése. 44

48 Továbbá a keret-megállapodásban szerepeltetni kell, és el kell egymástól határolni a Szolgáltató és Felhasználó oldali felelősségi és hatásköröket. Szolgáltatás minőségi paraméterei A szolgáltatás minőségét leíró minőségi paraméterek, és azok értékeinek felsorolása. A minőségi paraméterek közül kiemelkedik a Tervezett szolgáltatási idő, amely meghatározza azt az időszakot, amikor a Szolgáltató az SLA modulban leírt módon azaz a további minőségi paramétereknek megfelelően biztosítja a szolgáltatást. A szolgáltatást több különböző minőségi szinten lehet nyújtani, pl. különböző felhasználói csoportoknak. Ekkor itt szerepel az egyes szolgáltatási szintek meghatározása, és ennek megfelelően a minőségi paramétereknek több különböző minden szolgáltatási szinthez külön értéke lesz. Szolgáltatás minőségi paramétereinek mérése A korábban felsorolt minőségi paraméterek mérési folyamatát, a mérés technikai részleteit tartalmazza. Továbbá leírja a minőségi paraméterek riportolását is. Feltételek Az SLA modulnak ez a része olyan feltételeket tartalmaz, amelyeknek teljesülniük kell ahhoz, hogy a Szolgáltató megfelelő minőségű szolgáltatást tudjon nyújtani; illetve olyan megszorításokat ír le, amelyek nem teszik lehetővé a minőségi paraméterekben foglalt szolgáltatás nyújtását. Az itt felsorolt feltételek, korlátozások olyan tényezőket írnak le, amelyekre a Szolgáltatónak nincs ráhatása (pl. szolgáltatás nem megfelelő használata), vagy nem érdemes, lehetséges azok megváltoztatása (pl. gazdaságossági vagy biztonsági okokból) A szolgáltatással kapcsolatos szabályozások A szabályozások rész kiemeli azokat a minden szolgáltatásnak fontos részét képező elemeket, melyek meghatározóak a szolgáltatás adatvédelmének, adatbiztonságának és üzembiztonságának szempontjából. 45

49 4.4 SLA kialakítás folyamata Szolgáltatási kör scopejának meghatározása Szótár készítése, minőségi paraméterek rendszerének kialakítása Keret-megállapodás és SLA modulok kialakítása SLA egyeztetése felhasználói területekkel SLA bevezetése Átmeneti időszak SLA véglegesítése 6. ábra: SLA kialakítási folyamat 46

50 4.4.1 Szolgáltatási kör scope-jának meghatározása Az SLA kialakítása előtt meg kell határozni, mely szolgáltatásokat fogja lefedni a megállapodás. A szolgáltatási kör meghatározások figyelembe kell venni, hogy az SLA-t csak akkor érdemes készíteni egy-egy szolgáltatásra, ha az már kialakult, működő, jól szabályozott, jól körül írható Szótár készítése, minőségi paraméterek rendszerének kialakítása Az SLA kialakításakor fontos, hogy a résztvevők a különböző definíciókat, kifejezéseket azonosan értelmezzék, jelentésük egyértelmű legyen. Az SLA készítésben résztvevők az egyes szakmai kifejezéseket másképp és másképp értelmezhetik, és ez a munka során nehézséget okozhat. A legnagyobb problémát az jelentheti, ha több SLA modulban szereplő kifejezést különbözőképpen értelmezik, és ezért a modulok tartalma nem egyértelmű SLA modulok kialakítása Szolgáltatások struktúrájának kialakítása A korábban meghatározott szolgáltatások körét le kell képezni jól meghatározott szolgáltatásokra. Az így meghatározott szolgáltatásokat fogják tárgyalni az SLA modulok Szolgáltatások felmérése Az előző lépésben meghatározott konkrét szolgáltatások mindegyikét egy SLA modul írja le. A szolgáltatásokat a működtetésükben résztvevő munkatársak interjúzásával lehet felmérni. A felmérés során több információ hiányozhat. Ezek többnyire a minőségi paraméterekhez, és a szolgáltatás szabályozásához kapcsolódnak. Ha van rá lehetőség, akkor még az SLA bevezetése előtt célszerű kialakítani a hiányzó részeket. Ha nem megoldható, akkor az átmeneti időszakban van lehetőség a szolgáltatások véglegesítésére Felhasználói elvárások felmérése A jelenlegi szolgáltatások lehet, hogy nem teljesen fedik le a felhasználói igényeket. A felmérés során meghatározásra kerülnek a felhasználói elvárások Minőségi paraméterek értékeinek meghatározása A szolgáltatásokhoz kapcsolódó minőségi paraméterek az SLA egyik legfontosabb és legnehezebb része. A problémát az okozza, hogy nincsenek korábbi mérési értékek, ezért nem határozható meg a konkrét értékük. Az egyes minőségi paraméterekhez több különböző értéket lehet meghatározni: Célérték: a létező mérési eredmények alapján meghatározható érték. A szolgáltatás során ezt a minőségi szintet kell biztosítani a szolgáltatónak. Jövőbeli érték: ezt a minőségi szintet jelenleg nem tudja biztosítani a szolgáltató. Egy átmeneti időszak múlva viszont ennek az értéknek megfelelően kell nyújtani a szolgáltatást. 47

51 Minőségi paraméterek mérésének kialakítása Az SLA működtetésének egyik folyamatos feladata a szolgáltatások mérése. Az SLA modulok meghatározzák az adott minőségi paraméterek mérését. Létező mérés esetén elegendő a folyamat dokumentálása az SLA modulban. Ha nincs mérés, vagy az nem megfelelő, akkor annak folyamatát pontosan ki kell alakítani. Lehetséges, hogy a mérés megvalósításához kisebb fejlesztésre is szükség van. A mérés kialakításának fontos szempontja, hogy legyen minél inkább automatizált, egyszerű, és igényeljen kevés erőforrást Keret-megállapodás kialakítása Kapcsolódó együttműködési folyamatok kialakítása A keret-megállapodás tartalmazza a két fél együttműködését szabályozó folyamatokat. A következő folyamatok kialakítása javasolt: Szolgáltatások mérése és riportolása A folyamat meghatározza a szolgáltatások mérését felső szinten, valamint, hogy a szolgáltató milyen rendszerességgel készítsen riportot a nyújtott szolgáltatásról, a felhasználói terület mikor és hogyan fogadhatja el vagy utasíthatja vissza. Nem megfelelőségek kezelése A szolgáltatás működése során előfordulhatnak az keret-szerződésbe, vagy az SLA modulokba foglaltaktól történő eltérés. Ezek a nem megfelelőségek. A folyamat leírja, hogyan kell dokumentálni és kezelni a nem megfelelőségeket. Megállapodás módosítása A szolgáltatások változása az SLA változását vonja maga után. A folyamat azt szabályozza, hogyan lehet a keret-megállapodást, vagy egy SLA modult módosítani, hogyan lehet egy új SLA modult beilleszteni Szerepkörök meghatározása Az előző fejezetben leírt folyamatok működtetése új szerepkörök létrehozását igényli. A következő szerepkörök létrehozása javasolt: Szolgáltatás oldali felelős A szolgáltató képviselője, feladata a kapcsolattartás a felhasználó területekkel, nem megfelelőségek kezelése, szolgáltatásriportok elkészítése. Mérésért felelős Az egyes szolgáltatások mérésének elvégzésért, a minőségi paraméterek értékének kiszámításáért felelős. Felhasználó oldali felelős A felhasználói terület képviselője, feladata a kapcsolattartás a szolgáltatóval, felhasználói igények összegyűjtése, nem megfelelőségek kezelése, szolgáltatásriportok ellenőrzése. 48

52 Szolgáltatások árának, pénzügyi szankciók meghatározása A szolgáltató és a felhasználói terület között lehetséges pénzügyi elszámolás. Az egyes szolgáltatások árának meghatározására több modell is létezik: Általány díj A szolgáltatásért annak használatától függetlenül fix díjat kell fizetni. Jól használható megoldás, amikor a szolgáltatás költségei nem, vagy csak minimálisan függenek a szolgáltatás használatától. Tranzakciós díj A szolgáltatás tranzakcióinak meghatározott díja van. A használat függvényében változik a szolgáltatás ára. Lehetőség van továbbá szankciók meghatározására, amelyek a szolgáltatás minőségi romlásakor lépnek életbe. A szankciókat jellemző módon nem-lineárisan definiálják, azaz kisebb minőségi romlás esetén a szolgáltatás árának csökkenése minimális, vagy nem is változik; ugyanakkor komolyabb minőségi romlás esetén a szolgáltatás ára jelentősen csökken SLA egyeztetése felhasználói területekkel Az elkészült keret-megállapodást és SLA modulokat egyeztetni kell a felhasználói területekkel. A lépés eredményeként a felhasználói területek aláírják a megállapodást. A felhasználói területek korai bevonása lehetővé teszi, hogy ennél a lépésnél csak kisebb ellentét legyen a szolgáltató és a felhasználói területek között. Ezért érdemes a korábbi lépések során is bevonni a felhasználói területek képviselőit, hogy véleményezzék az elkészült anyagokat. Ellenkező esetben lehet, hogy a megállapodást teljesen visszautasítják SLA bevezetése Az SLA bevezetésével nem változnak a szolgáltatások, viszont életbe lépnek a keret-megállapodásban leírt folyamatok, szerepkörök. A bevezetés előtt fel kell készíteni az új folyamatokban részt vevő munkatársakat a változásokra, valamint értesíteni kell minden érintetett Átmeneti időszak Az SLA bevezetésekor először egy átmeneti időszak indul. Az átmeneti időszak szerepe a következő: SLA tesztelése Az átmeneti időszak lehetőséget ad a keret-megállapodásban leírt működés tesztelésére. Az átmeneti időszak tapasztalatával tovább lehet pontosítani, javítani az SLA-hoz kapcsolódó folyamatokat. Próbamérések végzése A szolgáltatások felmérése során nem lehetett megállapítani a minőségi paraméterek értékeit. Az átmeneti időszak mérési eredményei alapján pontosan meg lehet határozni a minőségi paraméterek értékeit. 49

53 Munkatársak tapasztalatgyűjtése Az SLA bevezetésekor az abban résztvevők még nem rendelkeznek tapasztalatokkal az új folyamatokkal kapcsolatban. Az átmeneti időszak lehetőséget ad arra, hogy elsajátítsák az új ismereteket, hogy tapasztalatot gyűjtsenek. Az SLA működtetésének első időszakaiban a tapasztalat hiánya miatt, a rosszul megállapított minőségi paraméterek miatt gyakrabban fordulnak elő nem megfelelőségek. Ugyanakkor az átmeneti időszakra nem érvényesek a szankciók SLA véglegesítése Az átmeneti időszak eredményei alapján véglegesítésre kerül a keret-megállapodás, és az SLA modulok. Továbbá érvényes lesz a szankció is minőségi romlás esetén. Az SLA véglegesítése természetesen nem jelenti azt, hogy nem változik többet. A későbbiekben a szolgáltatások, az igények változásával együtt az SLA modulok (pl. új szolgáltatás esetén egy SLA modullal bővül a keret-megállapodás melléklete) és ritkábban a keret-megállapodás is változik. 50

54 4.5 Példa Azonosít ó Érzékenységi kategória A szolgáltatás tárgya XY ÜK rendezvények területeinek, helységeinek kialakítása, berendezése XY NÜK Épületek homlokzatának javítása. XY NÜK Épületek lábazatainak, épületek melletti járdák és külső lépcsők javítása. Megajánlott szolgáltatási szint Rendezvény területről, helységből a rendezvényen nem szükséges berendezési és egyéb tárgyak elszállítása kijelölt helyre. A Rendezvény helyszínének kitakarítása. A rendezvény berendezési tárgyainak (bútorok, kiállítási tárgyak, stb.) elhelyezése a Megrendelő / kapcsolattartó igényei szerint. Esetleges meghibásodások károsodások jelzése a kapcsolattartó felé. Eredeti állapot visszaállítása. A helység-, terület takarítása. Sérült, vagy levált vakolatok javításánál a meglazult felületeket el kell távolítani. A visszabontást a stabil felületig kell elvégezni. A javítandó felületet meg kell tisztítani a régi vakolatmaradványtól, portól. Ha szükséges cserélni kell a szigetelőréteget. A homlokzati javításokat megfelelő minőségű és színű anyaggal kell végrehajtani Bejárati lépcsők burkolatainak felválást, törését, csorbulását azonnal javítani kell. Lábazati burkolatok javításánál ellenőrizni kell, hogy a falszerkezet nem sérült-e meg. A javításokat az eredetinek megfelelő minőségű és színű anyagokkal lehet csak végrehajtani. XY NÜK Tetőszigetelések Repedések, átszakadások, felválások esetén a sérült felületet meg kell tisztítani a szennyeződésektől. Javítás előtt törléssel, vagy melegítéssel ki kell szárítani. Mennyiség/Gyak oriság X alkalom / év Eseti Eseti Eseti Megjegyzés Jótállási idő: X hónap Jótállási idő: X hónap Jótállási idő: X hónap 51

55 Azonosít ó Érzékenységi kategória A szolgáltatás tárgya Megajánlott szolgáltatási szint Kisebb repedés, lyukak esetén javítás tömítőanyaggal. Felhólyagosodott, vagy felvált szigetelés esetén a károsodott területet körbe kell vágni, az alatta lévő stabil felületig fel kell bontani. Kiszárítás után a keletkezett mélyedést fel kell tölteni a szigetelőréteg szintjéig. Bádogszegélyek sérüléseinek és forrasztási hiányainak javítása. Mennyiség/Gyak oriság Megjegyzés Ahol: Megnevezés Besorolási szint Szolgáltatási szint Értelmezés Az SLA elemeknek a konkrét mérhető paraméterek vagy jellemzők alapján történő besorolására szolgáló csoportosítás, ami megadja az adott SLA elem üzleti folyamat kritikusságát: 1 Üzletkritikus folyamat.(ük) 2 Nem üzletkritikus folyamat.(nük) A Szolgáltató által garantált szolgáltatásnyújtás az előírt tevékenységi bontásban, gyakoriságban és minőségben. 11. táblázat: Példa SLA típusú szerződésre 52

56 5 Javaslatok a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatokkal kapcsolatban Célok A Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatának keretében feladatunk közé tartozott a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok áttekintése valamint, a rendelkezésre álló információk alapján bizonyos kiszervezett vagy kiszervezhető tevékenységek költség-haszon elemzésének elkészítése. Ezen elemzések alapján teszünk javaslatokat illetve fogalmazunk meg bizonyos lehetőségeket, melyek kiaknázásával az Önkormányzat hatékonyabban tudná kihasználni a meglévő erőforrásokat. Munkánk során a gazdasági társaságok közül elsődlegesen a Halasi Városgazda Zrt. működésére összpontosítottunk tekintettel arra, hogy mind létszám mind anyagi erőforrások tekintetében ez a társaság teszi ki a legnagyobb súlyt. Módszertan A projekt indulásakor nagy mennyiségű irat és adathalmazt adott át az Önkormányzat, melyek részletes elemzését követően a MultiContact oldaláról kerültek meghatározásra egyes Önkormányzati feladatok illetve résztevékenységek a kiszervezések további vizsgálata céljából. Ezeknél a jellemzően háttértevékenységeknél más önkormányzatok esetében jelentős fejlesztési lehetőségeket azonosítottunk be. A vizsgálat első körébe tehát olyan tevékenységek kerültek, melyeket a kiszervezés szempontjából potenciálisan relevánsnak ítéltünk. Mindezen kijelölt területekre vonatkozóan számos, írásos kérdés és számszaki adatigény került megadásra az érintettek irányába. Az ezekre adott írásos és szóbeli tájékoztatás alapján fokozatosan szűkült le az a tevékenységi kör, melyre végül érdemes és lehetséges volt elkészíteni a költség-haszon számításokat. Az elemzések során, ahol arra módunk volt, más önkormányzatoknál illetve egyéb gazdasági társaságoknál tapasztalt gyakorlathoz hasonlítva is vizsgáltuk a jelenlegi működést, fejlesztési lehetőségeket. Jelen tanulmányban kizárólag azokat a lehetőségeket részletezzük, melyek érdemi megtakarítást hozhat reális feltételek megvalósulása esetén. Összességében véve elmondható, hogy az adat és információgyűjtő folyamat eredményeként megfelelő ismereteket és széles körű, bár teljesnek nem mondható képet kaptunk a jelenlegi helyzetről. Javaslatainkat a rendelkezésünkre bocsátott információknak megfelelő részletezettséggel tudtuk mi is kidolgozni. Mivel a pontos és részletes költség-haszon számításokhoz nem állt elő minden szükséges adat, ezért a javaslatok egy részét általános elvek és tapasztalatok alapján készítettük el megtámogatva amennyire lehetett a számszaki elemzésekkel. A számszaki elemzések először során számba vettük a megfontolásra javasolt területen potenciálisan elérhető megtakarításokat. A becslések során jellemzően reálisan vagy konzervatívan számoltunk, tehát az óvatosság elvét alkalmaztuk, és adott százalékos megtakarítási intervallum alsó vagy közép értékét vettük alapul. A várható többlet költségek esetén szintén az óvatosság elvéből kiindulva a felülbecsült értékekkel számoltunk. Ezt követően készítettük el a költség-haszon számítási modelleket, mely az adott javaslat várható eredményének (bevételek-kiadások) nettó jelenértékét határozta meg 5 éves időtávra. A jelenérték számítások alkalmával minden esetben 3%-os diszkontrátával számoltunk, tekintettel arra, hogy az MNB középtávú inflációs célja 3%. 53

57 Lehetőségek A felvetéseinkre és kérdésekre megfogalmazott válaszok és a dokumentumok kielemzése alapján kisszámú feladatot lehetett beazonosítani, amelyek ki- vagy visszaszervezése potenciálisan megtakarításokat generálhatna az Önkormányzatnak. Ennek okaiként az Önkormányzaton belül a már megvalósított kiszervezések viszonylag széles köre és a már meglévő külső szerződések által jellemzően biztosított versenyképes feltételeket gondoljuk. A lehetőségek elemzése során egyes esetekben a belső információk rendelkezésre állásának nem elhanyagolható mértékben korlátozottak voltak. Mindezen körülmények korlátozták a kiszervezések vizsgálatát, azonban a projekt csapat közös erőfeszítéseinek eredményeként sikerült két olyan jelentősebbnek mondható lehetőséget beazonosítani, amelyek hatékony megvalósulása esetén érdemben javulhat az intézményhálózat eredményessége, költséghatékonysága. A lehetőségeket felsorolva az alábbiakban tesszük közzé. Ezek kifejtését a későbbi fejezetekben tesszük meg. Intézmények (Iskolák) takarításának kiszervezése külső szolgáltatóhoz Intézményi épület és közmű karbantartási tevékenység kiszervezése Halasi Városgazda Zrt.-hez 5.1 Intézményi épület és közmű karbantartási, javítási (fűtés, villamos hálózat, víz és csatornahálózat, épület) tevékenység kiszervezése a Halasi Városgazda Zrt-hez. Az önkormányzati feladatok részleges kiszervezése következtében a HV Zrt-hez kerületek az önkormányzati ingatlanok fenntartásának feladatai., Kézen fekvő lehetőség az intézmények épület és közmű (elsődlegesen kazán illetve fűtés) rendszereinek karbantartását is átadni a HV Zrt-hez. A cég nagy számban lát el hasonló feladatokat az Önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanok kapcsán, így véleményünk szerint rendelkezik azon szakmai képességekkel és eszköz illetve személyi háttérrel, amelyek képessé teszik, hogy hatékonyabban lássa el ezt a feladatot az egyes intézményeknél. Bár jelen dokumentum elkészültéig a felek részéről a pontos szándékok és feltételek nem ismertek, a kapott visszajelzések alapján - bizonyos esetekben feltételezésekkel is élve - elkészítettük e tevékenységi kör kiszervezéséből becsült, várható számszaki eredményt. A vizsgálatba bevont intézményeknél (Polgármesteri Hivatal, Bóbita Óvoda, Napsugár Óvodák, Százszorszép Óvodák, Városi Bölcsőde, Könyvtár, Thorma János Múzeum, Bibó István Gimnázium, Bernáth Lajos Kollégium, Fazekas Mihály u. Általános Iskola, Kertvárosi Általános Iskola, Felsővárosi Általános Iskola, Kiskunhalasi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kiskunhalasi Általános Iskola és Előkészítő Szakiskola, Orvosi Ügyelet, KIGSZ, Védőnők, Konyha) összesen 24 alkalmazott vesz részt a karbantartási feladatokban. A személyi állomány többsége fűtő-karbantartói illetve esetileg gondnoki munkakörben dolgozik. Ezek a közalkalmazottak a vizsgált tevékenységek mellett egyéb feladatokat is ellátnak (pl. intézmény udvarának, parkolójának, udvari játékainak karbantartása, intézményi eszközök, berendezések karbantartása, javítása). A tárgyalt karbantartási feladatokra ez a létszám munkaidejének átlagosan kb. 76%-át fordítja a visszajelzések szerint. Feltételezhető, hogy a gyakorlatban ez az érték személyenként akár jelentősen is eltérhet. Továbbá az sem kizárt, hogy lehetnek, akik idejük 100%-ban illetve ennek ellenkezője, tehát hogy csak minimálisan foglalkoznak 54

58 bizonyos időszakokban a vizsgált tevékenységgel. Ez elsődlegesen, de nem kizárólag, a kazánházak működtetéséből adódó idényjelleg miatt állhat elő. Emiatt az sem kizárt, hogy az elvégzendő feladatok mennyiségének ingadozásából keletkezhet bizonyos esetekben egy munkaidő többlet egyes időszakokban, melyek teljes, hatékony felhasználtsága kérdéses. Az átlagos 76%-os arány átszámítva teljes munkaidős munkavállaló egyenértékre 18,3 főt jelent. A kapott bérköltségek és iparági bérszintek alapján feltételezzük, hogy ennek a létszámnak a becsült bérköltsége havi szinten egy főre számított átlagos Ft-os teljes bérköltséggel számítva nagyságrendileg 2,9-3,3 MFt közé esik. Ez azt jelenti, hogy egy karbantartási munkaóra teljes bérköltsége átlagosan Ft között változhat intézményenként a munkabér besorolástól függően, bár az egyes munkakörök között ennél nagyobb mértékű szóródás sem kizárt. Összességében tehát a teljes vizsgált karbantartási tevékenység éves bérköltsége MFt között lehet a teljes intézményhálózatra. A karbantartási anyag költség 2013-ban összesítve 3,7 MFt-ot tett ki, míg az igénybe vett karbantartási szolgáltatások összértéke hozzávetőleg 15,1 MFt volt. Összességében véve tehát 53,8-58,8 MFt éves költséget jelenthetnek az épület és közmű (fűtés, villamos hálózat, víz és csatorna) karbantartási, javítási feladatok. Nem rendelkezünk arról információval, hogy a HV Zrt. milyen feltételekkel és konstrukcióban vállalná a fenti tevékenység átvételét, ezért átlagos és becsült értékekkel számítottuk ki a kiszervezés várható gazdasági hatását. Feltételeztük, hogy a HV Zrt. az összes fenti tevékenységet Felek által közösen elfogadott normák vagy munkalapok alapján - óra alapú elszámolás alapján végezné, melynek várható egységára Ft+ÁFA között mozogna. Ebben az esetben a saját telephelyéről kivonulva láthatná el a szükséges karbantartási feladatokat a szolgáltató, így nem vagy csak csökkentett mértékben lenne szükséges az intézményeknél állandó helyszíni állomány. Megítélésünk szerint a HV Zrt. esetlegesen ki nem használt kapacitásait érdemben tudná csökkenteni ez a tevékenység. Amennyiben a HV Zrt. jelenleg 100%-ban kihasználja erőforrásait, akkor létszámának és infrastruktúrájának szükséges bővítésével szakszolgáltató lévén hatékonyabban tudná ellátni az összevont karbantartási tevékenységet, mint az intézmények külön-külön. Nem kizárt, hogy egy ettől eltérő konstrukcióban és elszámolás esetében pl. átalánydíjas elszámolás esetén, ennél akár kedvezőbb fajlagos óradíj is elő állhat. Az átalánydíjas megoldásnak előnye lenne az Intézmények részére a pénzügyi kiszámíthatóság, és az adminisztrációs könnyebbség, ugyanakkor ehhez az infrastruktúra nagyon alapos felmérése és a feladatok részletes specifikálása lenne szükséges, amely jelentős kezdeti erőforrásokat emészthet föl az óradíjas megoldással szemben. Vélhetően a kiszervezés egy későbbi szakaszában merülhet föl inkább az átalánydíjas megoldás. Feltételezésünk szerint a szükségessé váló anyagbeszerzésre 5-10% anyagigazgatási költséget számolna fel HV Zrt. a beszerzési árakra vetítve, de egyéb költséggel (pl. kiszállási díj) nem számoltunk. Természetesen a kiszervezési feltételek egyéb elemei, úgymint fizetési határidő, vállalt szolgáltatási szintek (kiszállási határidők, ügyelet) is nagyban befolyásolhatják a kiszervezés eredményességét, de ezeket most információ hiányában nem értékeltük. A karbantartási feladatok kiszervezése jelentősen átalakítaná a jelenlegi működési struktúrát, és az alábbi főbb előnyöket illetve hátrányokat jelentené az intézményi kör számára. A részletes feltételek illetve a HV Zrt. ajánlatának hiányában nem lehetséges pontosan megállapítani a jelenlegi és a kiszervezést követő költségek arányát. A fentiek alapján joggal feltételezhető, hogy az egy elvégzett 55

59 munkaórára jutó bérköltség nagyjából másfél-kétszerese lenne a külső szolgáltató megbízásával a jelenlegihez képest. Ha azt feltételeznénk, hogy ugyanazzal a hatékonysággal, tehát ugyanannyi idő alatt, végezné a HV Zrt. hivatásos szakembercsapata a feladatokat, mint a jelenlegi állomány, akkor éves szinten ez a különbség akár 17,5-40 MFt többlet költséget is róhatna az intézményekre. Vélhetően azonban, bár erre konkrét vállalás HV Zrt. oldaláról eddig nem történt, a HV Zrt. a professzionális gárdájával a felmerülő karbantartási és javítási igényeket általában hatékonyabban, azaz rövidebb idő alatt, és eredményesebben, azaz hosszabb távon költséghatékonyabb műszaki megoldások alkalmazásával tudná biztosítani. A kiszervezés rövid távú gazdaságosságára akkor lehet a legnagyobb esély, ha a HV Zrt.-nek maximum fele annyi munkaórára lenne szüksége a feladatok ellátására, mint a mostani állománynak. Kérdés, hogy pontosan mekkora is ez érintett munkaóra mennyiség, hiszen ahogy korábban írtuk az átlagos 76%-os munkaidő ráfordítás jelen állás szerint inkább becslés, mint egzakt felmérés eredménye. Azt gondoljuk, hogy általánosságban nem elvárható, hogy egy külső szolgáltató fele annyi idő végezze el ugyanazt a szolgáltatást/feladatot, bár nem is kizárt ilyen mértékű hatékonyság javulás. Ugyanakkor joggal feltételezhető, hogy az elvégzett munkák hatékonysága, a szolgáltató professzionalitása és a munkalapok illetve teljesítési igazolások kiadásának szigorú ellenőrzése miatt, jelentősen nőjön. Nem szabad figyelmen kívül hagyni ugyanakkor, hogy maga az ellenőrzés is időt és szakértelmet igényel. Az anyagköltségek esetében a kezelési költség egyértelműen költségnövelő tényező, viszont a HV Zrt. által lényegesen nagyobb mennyiségben és szervezettebben beszerzett anyagok beszerzési ára nagy valószínűséggel jelentősen elmaradna a mostani áraktól. Becslésünk szerint a megtakarítás itt elérheti átlagosan a 10-30%-ot, de ennek pontos felméréséhez szükséges lenne legalább a leggyakrabban felhasznált anyagok jelenlegi és várható jövőbeni egységárainak vizsgálata. Az, hogy a feltételezett anyagbeszerzés kisebb mértékben terhelné (gépkocsi használat, készpénzes fizetés, munkaidő ráfordítás) az intézményeket, szintén jelentős megtakarítást hozhat. Fontos lenne ismerni, hogy a jelenlegi létszám mekkora mértékben végez anyagbeszerzést, hiszen ezt követően lehetne megbecsülni a kiszervezésből adódó munkaidő és esetleges gépkocsi használat csökkenést. A jelenleg külső szolgáltatók bevonásával elvégzett feladatok költségében is komoly visszaesés valószínűsíthető, hiszen ezeket is a HV Zrt. végezné el elsősorban saját hatáskörben. Ez nagy eséllyel alacsonyabb díjakat jelenthet, mint az egyéb szolgáltatók díjai, így a szolgáltatások soron is legalább hasonló nagyságrendű megtakarítás feltételezhető, mint az anyagköltségek esetében. Szervezési és szakmai szempontból is komoly előnyt jelenthet az egész intézmény hálózat karbantartásának egy kézben tartása. A központi, magas szakmai színvonalú karbantartás hosszú távon hatékonyabb energia felhasználást, eredményesebb megelőző karbantartást és kevesebb rendkívüli javítást eredményezhet a rendszerezettebb, egységes munkafolyamatoknak, munkamódszereknek és irányításnak köszönhetően. Ennek várható hozadékát megbecsülni olyan mélységű szakmai kérdés, amire jelen projekt keretében nem vállalkozhattunk. A külső szolgáltatásoknál általánosan alkalmazott a jelenleginél hosszabb fizetési határidő (pl. 30 napos) nem elhanyagolható finanszírozási könnyebbséget jelenthetne az intézményeknek a mostani gyakran készpénzes és feltételezhetően leginkább 8-15 napos fizetési határidőkhöz képest. 56

60 Néhány kockázatot fontos megfogalmazni az esetleges kiszervezéssel kapcsolatban. Az átszervezéssel nem kizárt, hogy a remélhetőleg magas rendelkezésre állás és a rövid határidőre vállalt kiszállás ellenére nem minden rendkívüli esemény lenne olyan rugalmasan, gyorsan kezelve, mint jelenleg. Ez olyan kockázat, melyet a további elemzések során érdemes megvizsgálni és azt később kezelni az esetleges szolgáltatási szerződésben (pl. kötbérek). Kockázatot jelenthet az is, hogy az óra alapú elszámolás és az anyagigazgatási költség miatt a HV Zrt. nem feltétlenül lenne érdekelt a karbantartási költségek csökkentésében, sőt pont, hogy az ellenkezőjéhez fűződne gazdasági érdeke. Ennek kiküszöbölésére szintén a szolgáltatási szerződés lehet az elsődleges eszköz (átalánydíjak, bónusz rendszer). Végül talán érdemes megemlíteni, hogy külső szolgáltatóktól nem mindig tapasztalható, érezhető a jó gazda gondosságával történő eljárás, ami saját munkaerő esetén jobban elvárható, bár ott sem mindig érvényesül teljesen. Az átszervezésnek várhatóan jelentős egyszeri költségei is lennének (pl. szolgáltatási szerződés kialakítása, jelenlegi rendszerek felmérése, átszervezés intézményen belüli költségei). Ennek összegét nagyban befolyásolja a későbbi szolgáltatási szerződés pontos tartalma, feltétel rendszere. Mindezek mellett komolyan a kiszervezés gazdaságossága ellen hat, hogy a szolgáltatói díj ÁFA tartalma a nem gazdasági társaságok számára jellemzően nem visszaigényelhető. Tehát a későbbi díj bruttó értékét indokolt alapul venni a kiszervezés mérlegelésekor. Továbbá azt is javasolt kielemezni, hogy a feladatok esetleges kiszervezése következtében a munkavállalók, akik feltételezhetően közalkalmazotti státuszban vannak jelenleg, átkerülnének a későbbi szolgáltató állományába, javasolt megvizsgálni, hogy mennyiben érintik ezt a folyamatot a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény vonatkozó rendelkezései. A rendelkezésre álló adatok és információk alapján nem lehetséges egy pontos költség-haszon számítás elvégzése, mivel túl sok bizonytalan paraméter van még. Ugyanakkor elkészítettünk egy elméleti modellt, amivel lehet számolni megtérülést feltételezett paraméterek esetén. A modell hangsúlyozottan nem azt mutatja most meg, hogy mennyi lenne a kiszervezés konkrét eredménye, hanem a döntés számszerűsítéséhez egy véleményünk szerint jól használható eszköz, ha rendelkezésre állnak majd a pontos információk. Egy példa. Az alábbi feltételezések megvalósulása esetén a karbantartási tevékenységek kiszervezése az intézményektől a jelenlegi információk alapján, közép távon (5 éves időtartam) lenne nullszaldós: Karbantartásra fordított munkaerő költsége -52% Megtakarítás a karbantartási anyagokon 20% Megtakarítás a karbantartási szolgáltatásokon 20% Megtakarítás az anyagbeszerzési munkabér költségen 100% Szolgáltatás ellenőrzésének munkabér költsége +10% Anyag kezelési többlet költség +5% ÁFA többlet a szolgáltatási díjon +27% Átszervezési egyszeri költségek +2.5 MFt 57

61 A fenti feltételes és kimondottan optimista paraméterek esetén a Módszertan fejezetben leírt metódus alapján a kiszervezés nettó jelenértéke a következő lenne: ÉVES BECSÜLT KÖLTSÉG ÖSSZES INTÉZMÉNY Karbantartási időarányos munkabér költségek Szolgáltatás ellenőrzésének munkabér költsége FELTÉTELEZETT Megtakarítás Megtakarítási potenciál ÖSSZES BECSÜLT Ft 9% Ft Ft -20% Ft Karbantartások éves anyag költsége Ft 20% Ft Anyag kezelési költség (HV Zrt.) Ft -10% Ft Karbantartások éves szolgáltatási költsége Ft 20% Ft Anyagbeszerzés időarányos munkabér költsége Ft 100% Ft Vissza nem igényelhető ÁFA a szolgáltatási díjon Ft -27% Ft Összesen Ft Ft Éves megtakarítás Ft Ft Ft Ft Átalakítással járó egyszeri költségek Ft diszkontált érték Ft Ft Ft Ft Ft kalkulált kamatláb 3% diszkonttényező 100% 97% 94% 92% 89% nettó jelenérték - 0 Ft Amennyiben bármely paraméter kedvezőtlen irányban elmozdulna a kiszervezés már gazdaságtalanná válhat. A kiszervezés megvalósításának pontos megítéléshez javasoljuk a korábban felsorolt, jelenleg hiányzó információk összegyűjtését, elemzését. Ezek közül legfontosabbnak a jelenleg ráfordított munkaórák részletes, naprakész felmérését és a HV Zrt. vállalási feltételeinek részletes megismerését tartjuk. Ezt követően lehetséges csak a felsorolt előnyök és kockázatok végleges számszerűsítése illetve értékelése után a kiszervezéssel kapcsolatos döntések meghozatala. A kiszervezés eredményessége leginkább azon múlhat közép távon (5 év), hogy mennyivel kevesebb munkaerő költség mellett tudja ellátni a karbantartási tevékenységet a szakszolgáltató biztosítva ugyanakkor a kívánt szolgáltatási színvonalat. 5.2 Intézményi takarítási tevékenység kiszervezése külső szolgáltatóhoz A Polgármesteri Hivatal és a Járási Hivatal irodáinak területén egy 2012-es közbeszerzési eljárás eredményeként jelenleg egy külső szolgáltató végzi a takarítási tevékenységet. A hatályos szerződés határozott időtartamra szól július 31-ig. Itt nm rendszeres (napi, havi, nagytakarítás) tisztítását végzi a vállalkozó jellemzően napi két fővel, valamint biztosítja a higiéniai kellékek ellátását is a havi átalánydíj terhére. Információnk szerint a jelenlegi szolgáltató teljesítési színvonalával jelentős mértékű probléma nem volt, így alapjában véve elégedett a megrendelő a szolgáltatással. 58

62 A többi intézményben minden esetben saját munkaerő végzi a szükséges takarítási munkákat leszámítva esetlegesen bizonyos speciális műveleteket. A teljes - takarításban érintett létszám a vizsgált intézmény hálózatban (Bóbita Óvoda, Napsugár Óvodák, Százszorszép Óvodák, Városi Bölcsőde, Könyvtár, Thorma János Múzeum, Bibó István Gimnázium, Bernáth Lajos Kollégium, Fazekas Mihály u. Általános Iskola, Kertvárosi Általános Iskola, Felsővárosi Általános Iskola, Kiskunhalasi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kiskunhalasi Általános Iskola és Előkészítő Szakiskola, Orvosi Ügyelet, KIGSZ, Védőnők, Konyha) - összesen 77 főt tesz ki jelenleg. Az óvodákban a dajkák működnek közre munkaidejüknek kb. 30%-ban a takarításban, míg a többi intézménynél jellemzően dedikált takarító munkatárs(ak) végzi(k) ezt a tevékenységet. A takarítási feladatokra ez a létszám munkaidejének átlagosan kb. 61%-át fordítja a visszajelzések szerint. A gyakorlatban ez az érték személyenként nyilvánvalóan jelentősen eltérhet. Ez az átlagos arány átszámítva teljes munkaidős munkavállaló egyenértékre 47,2 főt jelent. Információink szerint hozzávetőleg fő a teljes munkavállalói létszám ezekben az intézményekben, így a rendelkezésre álló emberi erőforrás nagyságrendileg 12-14%-át jelenleg takarítási tevékenységre fordíthatja az intézményi kör. A teljes takarítandó terület mérete hozzávetőleg nm ebben a körben. Tekintettel arra, hogy a takarítási tevékenység pontos tartalma (gyakoriság, feladatok) nem ismert az intézmények esetében valamint, hogy eltérő lehet a takarítandó területek jellege is, nem lehetséges jelen állás szerint pontosan összehasonlítani az egyes intézmények és a Polgármesteri Hivatalban zajló takarítás hatékonyságát, de kiindulásnak mégis némi támpontot adhat a nyers adatok összevetése a kiszervezési lehetőség felméréséhez. Amennyiben megnézzük az egy teljes munkaidős takarítóra jutó terület nagyságát - feltételezve, hogy a teljes területet minden nap kell takarítani, ami egyébként nem minden esetben valószínű - igen nagy szórást kapunk. A kapott értékek 227 nm/fő/nap (Kiskunhalasi Általános Iskola és Előkészítő Szakiskola) és nm/fő/nap (Könyvtár) között mozognak. Mindkét szélsőérték távol áll az ismert átlagos iparági normáktól, ezért elképzelhető hogy ezekben az esetekben a megadott erőforrás mértéke nem pontos vagy a takarítás jellege jelentősen eltér egy átlagos irodai vagy intézményitől. Ha csoportosítjuk az intézményeket három fő kategóriára (Iskolák, Óvodák-Bölcsőde, Egyéb) azt látjuk, hogy a szórás az adott kategórián belül sokkal kisebb, így vélhetően e csoportok átlagos értékei már jobban értékelhetőek és összehasonlíthatóak. Az alábbi táblázat foglalja össze az így kapott értékeket: Polgármesteri Óvodák- Hivatal Bölcsöde Iskolák Egyéb Takarításban érintett munkavállalók létszáma (fő) 2 42, A takarítási tevékenység ellátásához szükséges munkaidő átlagosan (százalékban kifejezve) 100% 30% 100% 100% Teljes munkaidős munkavállalói egyenérték (fő) 2,0 12,6 26,0 7,0 Takarított alapterület (m 2 ) Takarított alapterület (m 2 /fő/nap) Érzékelhetően mutatkoznak az egyes csoportok eltérő takarítási gyakorlatából adódó hatékonyságbeli különbségek, melyek szakmai megítélése nem tartozik feladatkörünkbe különösen, hogy nem ismert a takarítási tartalom és gyakoriság. Mindazonáltal a számok alapján feltételezhető, hogy az Óvodák-Bölcsőde és különösen az Iskolák esetében lehetséges az egy főre eső takarított területek fokozása és így a költséghatékonyság növelése. Elképzelhető, hogy az Óvodák-Bölcsőde esetében azért alacsonyabb a hatékonysági érték, mint például az Egyéb kategória esetén, mert a 59

63 dajkák végzik a takarítást a napi fő teendőik mellett. Az is lehetséges, hogy a teljes munkaidő takarításra fordított százaléka (30%) esetleg nem pontos. Érdemes lehet ellenőrizni az adatokat. Az Iskolák esetében bár dedikált munkavállalók végzik a tevékenységet mégis az iparági sztenderdekhez képest némileg alacsonyabbnak mondható az átlagosan egy nap alatt takarított terület nagysága. Amennyiben az Iskolák esetében léteznek speciális feladatok/igények (pl. állandó ügyelet), azok indokolhatják a jelenlegi takarítói létszámot, amennyiben valóban szükségesek. Nem kizárt, hogy mindkét csoport esetében az elvárhatónál kevesebb figyelem, energia jut a takarítás szakmai irányítására, ellenőrzésére, ami szintén hozzájárulhat a szolgáltatók által általában elért hatékonysági mutatóktól történő elmaradáshoz. Amennyiben azt vizsgáljuk, hogy mekkora az egy nm-re jutó becsült bérköltség jelenleg az intézményhálózatban hasonló irányba mutató értékeket kapunk. Becslésünk szerint a takarítók teljes havi bérköltsége alap esetben Ft kivéve a dajkák esetében, ahol ennél magasabb értékkel Ft-tal számoltunk. Az alábbi táblázat foglalja össze a kapott eredményeket: Polgármesteri Hivatal Óvodák- Bölcsöde Iskolák Takarított alapterület (m 2 /fő/nap) Kalkulált bérköltség (Ft/fő/hó) Kalkulált bérköltség (Ft/hó) Bérköltség (Ft/m2/fő/nap) 2,7 5,6 11,0 3,5 Tapasztalatunk alapján hasonló jellegű és méretű intézmények napi takarításának díja a szolgáltatói oldalon jellemzően 6-12 Ft/nm+ÁFA közötti sávban mozog. Természetesen speciális igények és/vagy körülmények ezt az értéket jelentősen eltolhatják elsődlegesen felső irányban. Említésre került korábban például az Iskolák esetében az ügyelet, ami érdemlegesen megemelheti a fenti ársávhoz képest a költségeket. Ez az átlagos összeg tartalmazza a munkabér költségeken felül az eszközök, anyagok, irányítás, adminisztráció költségét illetve az adókat, nyereséget. Amennyiben ezt a sávot összevetjük a fenti táblázat alsó sorának értékeivel elmondható, hogy az Egyéb intézmények (Múzeum, Könyvtár, Kollégium) takarítása áll a legközelebb a piacon tapasztalható költséghatékonysághoz, és vélhetően jelentős fejlődési potenciál van a másik két csoport, de különösen az Iskolák esetében. Egy külső szolgáltató a hatékony versenyeztetés eredményeként kénytelen a hatékonyságot a lehetőségeihez képest folyamatosan javítani, mert így tudja biztosítani a minél magasabb fokú nyereségességet. Amennyiben ez a hatékonysági, gazdaságossági szemlélet kiegészülve a magas szakmai hozzáadott értékkel tudna érvényesülni az említett két intézményi csoportban, jelentős megtakarítások érhetőek el. Tekintettel arra, hogy a takarítási tevékenység az intézmények életében egy szükséges, de melléktevékenység, indokolt lehet azt olyan szervezetre bízni, amely képes arra és érdekelt is abban, hogy a takarítás gazdaságosan, hatékonyan és a szükségleteknek megfelelően történjen meg. Megítélésünk szerint erre legkézenfekvőbb megoldás a takarítások kiszervezése lenne egy vagy több külső szolgáltatóhoz, ahogy a Polgármesteri Hivatal esetében már bizonyult is ennek a megoldásnak a létjogosultsága. A fent tárgyalt hatékonyságjavulás mellett további előnyök származhatnak a kiszervezésből. Az anyagköltségek és higiéniai kellékek, melyek éves költsége az intézmények esetében 6,7MFt, esetében érvényesülhetnek a szakszolgáltató(k) által biztosított kedvezőbb árak a nagyobb mennyiségben történő és szervezettebb beszerzés következtében. Becslésünk szerint a megtakarítás Egyéb 60

64 itt elérheti átlagosan a 10-20%-ot, de pontosabb becsléshez szükséges lenne legalább a leggyakrabban felhasznált anyagok jelenlegi és várható jövőbeni egységárainak vizsgálata. Amennyiben a vállalkozói díjnak tartalmaznia kellene a higiéniai kellékeket is az további adminisztratív előnyökkel és akár kisebb felhasználással is járna a megrendelők számára. Az, hogy így az anyagbeszerzés kisebb mértékben terhelné (gépkocsi használat, készpénzes fizetés, munkaidő ráfordítás) az intézményeket, szintén érdemi megtakarítást hozhatna. Ennek pontos megítéléshez fontos lenne tudni, hogy a jelenlegi létszám mekkora mértékben végez anyagbeszerzést, hiszen ezt követően lehetne megbecsülni a kiszervezésből adódó munkaidő és esetleges gépkocsi használat csökkenést. Néhány kockázatot is fontosnak tartunk megfogalmazni az esetleges kiszervezéssel kapcsolatban. Talán a legfontosabb a majdani szolgáltatási színvonal, amit feltétlenül szükséges lenne a későbbi esetleges vállalkozási szerződésben részletesen és pontosan szabályozni, és a hibás vagy nem teljesítést megfelelő kötbérekkel szankcionálni. Emellett az átszervezésnek várhatóan jelentős egyszeri költségei is lennének (pl. közbeszerzési eljárás, jelenlegi feladatok felmérése, átszervezés intézményen belüli költségei pl. végkielégítések). Ennek összegét nagyban befolyásolja a későbbi szolgáltatási szerződés pontos feltétel rendszere illetve az, hogy a kiszervezéssel esetlegesen felszabaduló emberi erőforrás milyen formában kerülne leépítésre vagy más módon alkalmazásra. Mindezek mellett komolyan a kiszervezés gazdaságossága ellen hat, hogy a szolgáltatói díj ÁFA tartalma az intézmények számára jellemzően nem visszaigényelhető. Tehát a későbbi díj bruttó értékét indokolt alapul venni a kiszervezés mérlegelésekor. Mielőtt a feladatok esetleges kiszervezése következtében a munkavállalók, akik feltételezhetően közalkalmazotti státuszban vannak jelenleg, átkerülnének a későbbi szolgáltató állományába, javasolt megvizsgálni, hogy mennyiben érintik ezt a folyamatot a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény vonatkozó rendelkezései. Információink szerint az 1/2000-es SZCSM rendeletet az Iskolák esetében nem szükséges figyelembe venni, tehát nem kötelező saját állomány fenntartása a takarítási tevékenységre. Összességében véve úgy ítéljük meg, hogy a kiszervezés a fenti előnyök és kockázatok együtthatása révén elsődlegesen az Iskolák (Bibó István Gimnázium, Fazekas Mihály u. Általános Iskola, Kiskunhalasi Kertvárosi Általános Iskola, Felsővárosi Általános Iskola, Kiskunhalasi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kiskunhalasi Általános Iskola és Előkészítő Szakiskola) esetében lehet,óvatos feltételezések mellett, közép távon gazdaságos. Megítélésünk szerint érdemes a kiszervezést megelőzően a takarítási igényeket részletesen felülvizsgálni, és ahol arra van lehetőség optimalizálni, mivel jelentős költségek takaríthatóak meg a kizárólag a valós és ellenőrzött szükségletekre tervezett takarítási kapacitás alkalmazásával. Az Óvodák-Bölcsőde esetében a takarítás kiszervezésével vélhetően nem járna együtt automatikusan a munkaerő ráfordítás tehát a dajkák létszámának arányos csökkenése is, hiszen a dajkák létszámát vélhetően egyéb paraméterek sokkal inkább befolyásolják. A kiszervezés gazdaságossága így viszont kérdésessé válik. Ennek pontosabb megítéléshez a részletes feladatok további mélyebb elemzése lenne szükséges. Véleményünk szerint nem kizárt, hogy hosszú távon gazdaságosabban tudná takarítani egy külső szolgáltató ezeket a területeket is feltételezve, hogy a felszabaduló munkaerő kezelése hatékony módon történne meg.. 61

65 Az Egyéb kategóriába tartozó intézmények az esetleges kiszervezés egy későbbi szakaszában lehetnek érdekesek, mert jelen információk és számítások szerint itt a kiszervezés nem feltétlenül lenne gazdaságos egyelőre. A rendelkezésre álló adatok és információk alapján nem lehetséges egy pontos költség-haszon számítás elvégzése, mivel számos bizonytalan paraméter van még. Elkészítettünk egy modellt, amivel lehet megtérülést számolni bizonyos feltételezett paraméterek esetén. A modell hangsúlyozottan nem azt mutatja most meg, hogy mennyi lenne a kiszervezés konkrét eredménye, hanem a döntés előkészítéshez egy véleményünk szerint jól használható eszköz. Az alábbi feltételezések megvalósulása esetén a takarítási tevékenység kiszervezése kizárólag az Iskoláktól a jelenlegi információk alapján közép távon (5 éves időtartam) nullszaldós lenne: Megtakarítás az alapszolgáltatáson/munkabér költségeken -24% A napi takarítási szolgáltatás alapdíja (Ft/nm/alkalom+ÁFA) 8,88 Ft Megtakarítás az anyag és higiéniai kellék költségeken 20% Megtakarítás az anyagbeszerzési munkabér költségen 50% Szolgáltatás ellenőrzésének többlet munkabér költsége +10% ÁFA többlet a szolgáltatási díjon +27% Átszervezési egyszeri költségek +5 MFt A fenti, becsült paraméterek esetén a Módszertan fejezetben leírt metódus alapján a kiszervezés nettó jelenértéke a következő lenne: ISKOLÁK Éves költségek ÉVES KÖLTSÉG ISKOLÁK FELTÉTELEZETT Megtakarítás Megtakarítási potenciál ÖSSZES BECSÜLT Takarítási becsült munkabér költségek Ft 24% Ft Anyag és higiéniai kellékek költsége Ft 20% Ft Anyagbeszerzés időarányos munkabér költsége Ft 50% Ft Szolgáltatás ellenőrzésének várható többlet munkabér költsége Ft -10% Ft Vissza nem igényelhető ÁFA a szolgáltatási díjon Ft -27% Ft Összesen Ft Ft Éves megtakarítás Ft Ft Ft Ft Átalakítással járó egyszeri költségek Ft Diszkontált érték Ft Ft Ft Ft Ft Kalkulált kamatláb 3% Diszkonttényező 100% 97% 94% 92% 89% Nettó jelenérték 0 Ft Tehát az átszervezésből eredő megtakarítások várhatóan a kiszervezést követő 4 évben térülnének meg a fenti hangsúlyozottan feltételes paraméterek megvalósulása esetén. Egy eredményes és hatékony versenyeztetési eljárás esetén ennél akár kedvezőbb szolgáltatási díjak is elérhetőek véleményünk szerint, ami lerövidítheti a kiszervezés megtérülését. Amennyiben a későbbi napi takarítási díj például 1Ft/nm+ÁFA-val alacsonyabb lenne, gyakorlatilag már az első évben megtérülne a kiszervezés, és folyamatosan éves szinten 6-7M Ft-os megtakarítást generálhatna az érintett Intézményi körnek. 62

66 Szeretnénk megemlíteni a takarítási igények időszakos (2-3 év) ellenőrzésének fontosságát, mivel ennyi idő alatt jelentősen megváltozhatnak a körülmények és így az igények is. Számottevő költségek takaríthatóak meg azáltal, hogy csak azok a takarítási feladatok vannak elvégezve, azok viszont 100%- ban, amelyekre valóban szükség van. Ezek a változások rugalmasabban és szakszerűbben kezelhetőek egy külső szolgáltató esetén mint saját állománnyal. Összességében úgy véljük, hogy a kiszervezés akkor lehet legnagyobb eséllyel gazdaságos, ha a takarítási feladatok optimalizáltak, és ez alapján egy hatékony közbeszerzési eljárással versenyképes díjakat ér el az Önkormányzat. Ehhez például hatékony eszköz lehet az elektronikus árlejtés alkalmazása. A kiszervezést követően a felszabadult munkaerő kezelésén is nagymértékben múlhat a megtérülés, ezért erre fokozott figyelmet célszerű fordítani már egy esetleges projekt elejétől kezdve. 5.3 További javaslatok Az interjúk és a kapott adatok alapján az állapítható meg, hogy az Önkormányzat és intézményei, ill. gazdasági társaságai általában nem használják ki a helyben központosított beszerzés lehetőségeit. Adott áru és/vagy szolgáltatási csoportokban a közös beszerzés a nagyobb mennyiség miatt sok esetben nagyobb árkedvezményeket és így költség megtakarítást jelenthet. Információnk szerint GPS és villamos energia beszerzés során voltak hasonló törekvések, amelyek eredményre is vezettek. Javasoljuk elsősorban a nagy értékű árubeszerzések kapcsán (pl. gáz, irodaszer, tisztítószer) de beruházások (pl. gépjármű, nyomtatók, irodatechnikai berendezések) vagy akár szolgáltatások esetén is (pl. takarítás, informatikai és telekommunikációs szolgáltatások) esetén összevontan kezelni az intézményeket és a gazdasági társaságokat beszerzési szempontból és ahol lehetséges keretszerződéseket kialakítani. A kedvezőbb beszerzési feltételek miatt elért megtakarításon túl további előnyei is vannak a központosított beszerzésnek úgymint például azonos feltételek minden intézménynél, kevesebb szállító, egyszerűbb kezelhetőség. 63

67 6 A gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok 6.1 Javaslat az új irányítási modell kialakítására Az elvégzett vizsgálatok módszertani elveit az alábbi ábra foglalja össze: Képviselőtestületi döntések Alapító Okirat Felsővezetői interjúk Alapítói célok és szándékok Társaság irányítás Képviselőtestületi döntések Szervezeti és működési szabályzat FB ügyrendje Tulajdonos ellenőrzés Belső ellenőrzés Külső szervezetek által végzett ellenőrzése (ÁSZ, NAV stb.) Ellenőrzés Társasági működés Mérleg - beszámolás, Üzleti tervezés Jogi szerződéskötési folyamatok Beszerzési folyamatok Kockázatkezelés Döntéshozatali folyamatok 7. ábra: A vizsgálat módszertana A nyertes pályázat egyik alapvető célja, hogy a Magyary Programban megfogalmazott irányok mentén megvalósuljon az önkormányzatok, illetve az önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézmények módszertani támogatása, igazodva megváltozott jogi, finanszírozási-és feladat ellátási környezethez. A cél, hogy az önkormányzatok és gazdasági társaságaik a kidolgozott módszertanok mentén alakítsák ki rövid, közép-és hosszú távú stratégiájukat, döntéshozatali folyamataikat. A jogszabályokkal összhangban a tulajdonosi jogokkal bíró szervezet vezetője felel az eredményes működésért és a kontroll környezet kialakításáért. Alapvető elvárás tehát, hogy az alapítónak, illetve vezető testületének ki kell alakítania a megfelelő szintű vállalatirányítási kereteket és meg kell határoznia a kockázatkezelési követelményeket. 64

68 Alulszabályozott Alapító Okirat Üzleti tervezés esetlegessége Informatikai biztonsági szabályzat Alapítói célok és szándékok Társaság irányítás Hiányzó belső ellenőrzés Kockázatkezelés hiánya Ellenőrzés Társasági működés Szabályozatlan belső folyamatok Közszolgáltatási Támogatási szerződés szerint nehezen számonkérhető folyamatok 8. ábra: Jelenlegi irányítási modell A hatékonyságnövelési és költségracionalizálási akciókat, rövid (1 év), közép (2-3 év) és hosszú (4-5 év) távon vizsgáljuk. Rövidtáv A projekt rövidtávú közvetlen céljaival összhangban felülvizsgálatra került az Önkormányzat és a tulajdonában álló HV Zrt. közötti kapcsolat. Megállapítható, hogy a jelenleg hatályos Alapító Okiratot meg kell feleltetni a március 15-én hatályba lépett új Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvénynek. Javasoljuk, hogy a projekt megvalósítási szakaszában, rövidtávú intézkedésként vizsgálják felül és módosítsák az Alapító Okiratot az új Polgári Törvénykönyv szabályozásainak megfelelően. A feladathoz rendelt indikátor akkor tekinthető teljesítettnek, ha a felülvizsgált, módosított és egységes szerkezetbe foglalt Alapító Okirat benyújtásra kerül a cégbíróságra. Középtáv Az Önkormányzat belső ellenőrzési munkatervében jelenleg nem szerepel a HV Zrt. éves szintű vizsgálata. A társaságnál ajánlott olyan ellenőrzési rendszer kialakítása, amelyet az alapító és a társaság Felügyelő Bizottsága is egyaránt nyomon tud követni. Javasoljuk, hogy a belső ellenőrzés vezetője készítsen éves munkatervet a társaság várható piaci, pénzügyi, működési és egyéb kockázatai alapján, amelyet a Felügyelő Bizottság hagy jóvá. Javasoljuk, hogy társaság negyedéves beszámolóival egyidejűleg a belső ellenőrzés tájékoztassa az alapítót és a Felügyelő Bizottságot az éves ellenőrzési munkaterv végrehajtásáról, eredményeiről. 65

69 Hosszútáv A hosszú távú stratégia alapvetően határozza meg egy szervezet jövőjét. A hatékonyan kialakított stratégia segíti a társaságot a megfelelő cselekvési irány kijelölésében, megkönnyíti az alkalmazkodást a gazdasági környezethez és fenntartható, a tulajdonosi elvárásokkal összeegyeztethető terveket fogalmaz meg. Az Önkormányzat és a társaság között közfeladatok ellátására létrejött támogatási szerződés képezi alapját a társaság tevékenységeinek, működése finanszírozásának. Az Országgyűlés november 9-én fogadta el a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló évi CXXII. számú törvényt, melynek fő célkitűzése a nyilvánosság, a takarékosság, az átláthatóság és a valódi teljesítmény díjazásának jogi szabályozása a köztulajdonban álló gazdasági társaságok esetében. A jelenlegi támogatási szerződés az elvégzendő közfeladatok esetében nem szabályozza azok mennyiségi és minőségi elvárásait, működési célra átalánydíj került meghatározásra. Fentiek alapján megállapítható, hogy a társaság által elvégzett feladatok értékelésére nincs kialakított módszertan, azok költséghatékonysági és minőségbiztosítási szempontból nem vizsgálhatóak. A költségcsökkentési és hatékonyságnövelési intézkedések figyelembe vételével az Önkormányzatnak hosszútávon is törekednie kell arra, hogy a kiszervezett közszolgáltatásokat a mérhetően hatékony szolgáltatókon keresztül lássák el. Javasoljuk az Önkormányzat és a társaság között közfeladatok ellátására létrejött támogatási szerződés SLA szemlélet szerinti felülvizsgálatát és módosítását. Rövidtáv Alapító Okirat felülvizsgálata Középtáv Az Önkormányzat belső ellenőrzésének kiterjesztése a HV Zrt. működésére Támogatási szerződés felülvizsgálata Hosszútáv 9. ábra: Beavatkozási javaslatok időtávok szerint 66

70 6.1.2 Felügyelő Bizottság működése A társaságnál 3 tagú felügyelő bizottság működik, amely az átruházott hatáskörök, valamint az Alapító által elfogadott ügyrend szerint látja el feladatát. A társaságnál ajánlott olyan ellenőrzési rendszer kialakítása, amelyet az alapító és a társaság Felügyelő Bizottsága is egyaránt nyomon tud követni. Javasoljuk, hogy a belső ellenőrzés vezetője készítsen éves munkatervet a társaság várható piaci, pénzügyi, működési és egyéb kockázatai alapján, amelyet a Felügyelő Bizottság hagy jóvá. Javasoljuk, hogy a társaság negyedéves beszámolóival egyidejűleg a belső ellenőrzés tájékoztassa az alapítót és a Felügyelő Bizottságot az éves ellenőrzési munkaterv végrehajtásáról, eredményeiről. Továbbá javasoljuk, hogy a Felügyelő Bizottság szerződéskötéshez kapcsolódó előzetes véleményezési jogkörét az értékhatár tekintetében vizsgálják felül Átlátható üzleti tervezés (egységes üzleti tervezés) Az Önkormányzat gazdasági társaságai esetében az üzleti tervek nem egységes szerkezetűek, nem összehasonlíthatóak, ezért javasoljuk, hogy az Alapító elvárásai mentén kerüljön kidolgozásra egy új, egységes üzleti tervezési módszertan. Mivel a Társaság esetében a kockázatkezelés nem szabályozott módon történik, ezért azok nyomon követését és folyamatos felülvizsgálatát biztosítja, ha a rendszeres éves beszámolók kiegészítő mellékletében feltüntetésre kerülnek az aktuális kockázati státuszok Bérpolitikai irányelvek A javadalmazási szabályzat alkalmazását a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló évi CXXII. törvény 5 (3) bekezdése szabályozza. A köztulajdonban álló gazdasági társaság legfőbb szerve a törvény és más jogszabályok keretei között köteles szabályzatot alkotni a vezető tisztségviselők, Felügyelő Bizottsági tagok, valamint az Mt ának hatálya alá eső munkavállalók javadalmazása, valamint a jogviszony megszűnése esetére biztosított juttatások módjának, mértékének elveiről, annak rendszeréről. A szabályzatot az elfogadásától számított harminc napon belül a cégiratok közé letétbe kell helyezni. A törvény többek között rendelkezik arról, hogy egy természetes személy legfeljebb egy köztulajdonban álló gazdasági társaságnál betöltött vezető tisztségviselői megbízatás, valamint legfeljebb egy köztulajdonban álló gazdasági társaságnál betöltött Felügyelő Bizottsági tagság után részesülhet javadalmazásban9. Az HV Zrt. esetében a Felügyelő Bizottság tagjai az elvégzett feladatukért javadalmazásban részesülnek. Az Önkormányzat nem tesz eleget a törvényben előírt kötelezettségeknek, az érintettekre tekintettel nem rendelkezik javadalmazási szabályzattal. 9 a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló évi CXXII. törvény 5 (3) bekezdés 67

71 6.1.5 Ellenőrzés A társaság a beszámolási és jelentéstételi kötelezettségének az Alapító elvárásainak megfelelően tesz eleget; Belső ellenőrzés és kockázatkezelés kiterjesztése; A belső ellenőrzés jelenleg nem terjed ki az Önkormányzat gazdasági társaságainak működésére. Az Önkormányzatnál vizsgált folyamatok részeként érintett csak egy-egy részfeladat. A társaságoknál ajánlott olyan ellenőrzési rendszer kialakítása, amelyet az alapító és a társaság felügyelő bizottsága is egyaránt nyomon tud követni. Javasoljuk, hogy a belső ellenőrzés vezetője készítsen éves munkatervet a társaság várható piaci, pénzügyi, működési és egyéb kockázatai alapján, amelyet a Felügyelő Bizottság hagy jóvá. Javasoljuk, hogy társaság éves beszámolóival egyidejűleg a belső ellenőrzés tájékoztassa az alapítót és a Felügyelő Bizottságot az éves ellenőrzési munkaterv végrehajtásáról, eredményeiről Nyilvánosság Az államháztartás pénzeszközei felhasználásával, az államháztartáshoz tartozó vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő - a nettó ötmillió forintot elérő vagy azt meghaladó értékű - árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon vagy vagyoni értékű jog átadására, valamint koncesszióba adásra vonatkozó szerződések megnevezését (típusát), tárgyát, a szerződést kötő felek nevét, a szerződés értékét, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartamát, valamint az említett adatok változásait közzé kell tenni a szerződés létrejöttét követő hatvan napon belül. Az Önkormányzattal kötött szerződések adatai csak 2009-ig találhatóak meg a internetes oldalon. Javasoljuk, hogy a jogszabályban előírtak szerint pótolják a szerződések és azok módosításainak feltöltését és a továbbiakban az egyes szerződések létrejöttét követő hatvan napon belül tegyék közzé azokat Hatékonyság Közbeszerzések és beszerzések lebonyolítása Az HV Zrt. rendelkezik belső közbeszerzési szabályzattal, nem alkalmaz erre a tevékenységre közbeszerzési szakértőt munkavállalóként. A társaság az egyes közbeszerzések lebonyolítására eseti jelleggel vállalkozókat alkalmaz. Felülvizsgált közszolgáltatási szerződéses struktúra kialakítása; A jelenlegi közszolgáltatási szerződések az elvégzendő közfeladatok vonatkozásában nem kellő részletezettséggel szabályozzák azok mennyiségi és minőségi elvárásait, a feladatokra rendszerint átalánydíj került meghatározásra. A társaság által elvégzett feladatok minőségének mérésére nincs kialakított módszertan. Az Önkormányzatnak hosszútávon is törekednie kell arra, hogy a társaságaihoz kiszervezett közszolgáltatásokat hatékonyan lássa el. 68

72 Módosított Alapító Okirat Egységes üzleti tervezési módszertan Informatikai biztonsági szabályzat Alapítói célok és szándékok Társaság irányítás Belső ellenőrzés kiterjesztése a gazdasági társaságokra Kockázatkezelés kiterjesztése a társasági működésre Ellenőrzés Társasági működés Támogatási szerződés szerint nehezen számonkérhető folyamatok 10. ábra: A HV Zrt. új irányítási modelljének áttekintése Azonosító Akció Időtáv SZ/1-01 Alapító Okirat felülvizsgálata, a jelenlegi szabályozások áttekintése. SZ/1-02 A belső ellenőrzés kiterjesztése a gazdasági társaságokra SZ/1-03 Az Önkormányzatnál alkalmazott kockázatkezelési rendszer kiterjesztése a gazdasági társaságokra SZ/1-04 Az Önkormányzat és a társaság között közszolgáltatások ellátására megkötött szerződések SLA szemlélet szerinti átdolgozása SZ/1-05 Informatikai Biztonsági Szabályzat elkészítése SZ/1-06 Egységes üzleti tervezési módszertan kidolgozása táblázat: Javasolt döntéshozatali beavatkozások 69

73 6.2 Roadmap A megvalósítási ütemterv, más néven roadmap, azoknak a tevékenységeknek és eseményeknek meghatározása és ütemezése, amelyek a projekt céljainak eléréséhez szükségesek. A tevékenységek és események sorából álló kapcsolatrendszerből egyértelművé válik az elvégzendő feladatok időbeli és funkcionális sorrendje. Az egyes tevékenységekhez célszerű azonnal hozzárendelni a megvalósításért felelős személyeket, ezáltal biztosítható a felelősségi körök vitán felül álló egyértelműsége a projekt megvalósítása során. Sorszám Feladat Felelős Eredmény termék SZ/1-01 Alapító Okirat Képviselő-testület Felülvizsgált felülvizsgálata, a alapító Okirat jelenlegi szabályozások áttekintése. SZ/1-02 A belső ellenőrzés kiterjesztése a gazdasági társaságokra SZ/1-03 Az Önkormányzatnál alkalmazott kockázatkezelési rendszer kiterjesztése a gazdasági társaságokra SZ/1-04 Az Önkormányzat és a társaság között közszolgáltatások ellátására megkötött szerződések SLA szemlélet szerinti átdolgozása. SZ/1-05 Informatikai Biztonsági Szabályzat elkészítése Képviselő-testület Képviselő-testület vezérigazgató Képviselő-testület vezérigazgató Képviselő-testület vezérigazgató 13. táblázat: Roadmap Felülvizsgált éves belső ellenőrzési munkaterv Felülvizsgált kockázatkezelési rendszer Felülvizsgált és átdolgozott közszolgáltatási szerződés Határidő IBSZ

74 6.3 Monitoring A projekt keretében kialakított új irányítási modell megvalósítása során kiemelten fontos az elért eredmények folyamatosan kiértékelése. A projekt eredményeinek más szervezetekre, intézményekre történő adaptálása csak akkor lehet sikeres, ha az irányítási modell a Társaság esetében sikeresen működik. Az ÁROP-1.A pályázat előírásai szerint a kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása Kiskunhalas Város Önkormányzatának az ÁROP-1.A pályázatban kötelező feladata. A havi monitoring jelentéseket az Önkormányzat Jegyzője által kijelölt ügyintéző adatszolgáltatását követően a tanácsadó készíti el és terjeszti elő a Jegyző részére jóváhagyásra. A szükséges pontosítást és jóváhagyást követően a monitoring folyamat ismétlődik a projekt során a következő jelentésig (havonta). Az Önkormányzat a szervezetfejlesztési projektben vállalta, hogy a rövidtávú stratégiai akciókat a projekt során bevezeti a projekt kezdetétől számított 6 hónapon belül. A megvalósítás érdekében a HV Zrt. számára kialakításra került egy monitoring rendszer, amely tartalmazza a vizsgált indikátorokat, a szervezetfejlesztési terület megnevezését, a kiinduló- és célértékeket, a mérési gyakoriságokat és a felelősöket A monitoring rendszert az alábbi ábra mutatja be: 11. ábra: Monitoring rendszer bemutatása A monitoring dokumentációs rendjét két alapvető dokumentumra építjük: 71

75 Adatlap mely a konkrét méréshez szolgál támogatásul az adatgyűjtési időszak alatt szolgáltatott adatok bemutatására és konszolidálására. Havi mérési jelentés az adott időszak monitoring jelentése a monitoring adatlapokon szolgáltatott adatok elemzését követően készül el a jelentés. Az adatszolgáltatás teljesítésének módja Az adatgyűjtés és továbbítás elektronikus úton történik a Jegyző által kijelölt ügyintéző részéről a vállalkozó felé. A vállalkozó az elemzéseket követően az elkészített havi monitorig jelentést jóváhagyásra megküldi a Jegyzőnek elektronikus formában. A jóváhagyott dokumentum papír alapon aláírásra kerül a Jegyző részéről, amely így megküldhető a kijelölt szakértő részére. A zárójelentés dokumentuma a teljes időszakot felölelő jelentéseket és a jóváhagyott összegező jelentést tartalmazza. A keletkező dokumentumok a vizsgálati időszak végén átadásra kerülnek a hivatal részére. A projekt végén a bevezetett rövidtávú hatékonyságnövelési javaslatokról és a végrehajtott intézkedésekről összefoglaló tanulmány készül. A rövidtávú intézkedések monitoringjának biztosítása érdekében az alábbi táblázatban bemutatjuk a monitoring feladatokat és a hozzájuk rendelt mérőszámokat: Sorsz. Szervezetfejlesztési terület megnevezése 01 Költségcsökkentési, hatékonyságnövelési stratégia kidolgozása, alkalmazása Feladat megnevezése Indikátor Kiinduló érték Célérték Mérésért felelős SZ-01 Felülvizsgált 0 1 Polgármesteri A HV Zrt. Alapító Okirat Hivatal esetében az kijelölt Alapító Okirat ügyintézője felülvizsgálata javasolt az Alapító hatásköreinek pontosítása és részletezése érdekében. 14. táblázat: Javasolt döntéshozatali beavatkozások Mérési gyakoriság havonta 72

76 7 Mellékletek 7.1 Felhasznált irodalom Önkormányzati Tanácsadó májusi száma, dr. Molnár Péter cikke 7.2 Interjúk jegyzéke Csernák Lajos, július

77 7.3 Ábrajegyzék 1. ábra Kiszervezéssel kapcsolatos általános módszertanunk ábra Tervezett fejlesztések a Magyary Program egyes beavatkozási területein ábra: Önkormányzati feladatok köre ábra Az önkormányzati feladatellátás lehetséges módjai ábra: A társaság jelenlegi működése ábra: SLA kialakítási folyamat ábra: A vizsgálat módszertana ábra: Jelenlegi irányítási modell ábra: Beavatkozási javaslatok időtávok szerint ábra: A HV Zrt. új irányítási modelljének áttekintése ábra: Monitoring rendszer bemutatása Táblázatok jegyzéke 1. táblázat Kiskunhalas Város Önkormányzata támogató infrastruktúrájának bemutatása táblázat: Jelenlegi kiszervezett feladatok táblázat: Előzetesen bekért dokumentumok listája táblázat: Azonosított elvárás/probléma táblázat: Alapító Okiratban szabályozott jogkörök vizsgálata táblázat: Irányítási feladatok azonosított problémái táblázat: Szabályzatok rendelkezésre állása a társaságnál táblázat: A társaság vagyoni helyzetét jellemző mutatók táblázat: A társaság pénzügyi helyzetének mutatói táblázat: A társaság belső ellenőrzése táblázat: Példa SLA típusú szerződésre táblázat: Javasolt döntéshozatali beavatkozások táblázat: Roadmap táblázat: Javasolt döntéshozatali beavatkozások

78 MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék, mint cégbíróság 1115 Budapest, Bartók Béla út Cégjegyzékszám: T: E: info@multicontact.eu F: W: