Fiatalok Lendületben Program E-őrlap Útmutató. E urópai Bizottság Fiatalok Lendületben Program E-őrlap Használati útmutató 1/7

Átírás

1 E urópai Bizottság Fiatalok Lendületben Program E-őrlap Használati útmutató 1/7

2 I. Bevezetés június 1-jétıl fokozatosan bevezetésre kerülnek a Fiatalok Lendületben Program decentralizált alprogramjainak online pályázati őrlapjai. A véglegesített online pályázati őrlapot a koordinátor szerepét betöltı projektgazdának kell benyújtania az összes partner nevében. A projektpartnereknek nem kell további pályázatokat benyújtani elektronikusan a saját nemzeti irodájukhoz. A pályázat tartalmához azonban ugyanolyan mértékben hozzá kell járulniuk. Az elektronikus őrlap benyújtása után minden partnernek el kell küldenie az Elızetes Partneri Megállapodás eredeti példányát (lásd az alábbiakban, II. bekezdés 6. pontja). Ez a Nemzeti Irodához benyújtandó nyomtatott őrlap véglegesítéséhez szükséges. A pályázatok beadása online módon történik a Nemzeti Iroda által nemzeti szinten kezelt alábbi alprogramok/kategóriák esetében: Kategória - Ifjúsági cserék Kategória - Ifjúsági kezdeményezések Kategória - Ifjúsági demokráciaprojektek Kategória - Ifjúsági cserék (együttmőködés szomszédos partnerországokkal) Kategória - Képzés és hálózatépítés (együttmőködés szomszédos partnerországokkal) Kategória - Képzés és hálózatépítés Kategória - A fiatalok és ifjúságpolitikai döntéshozók találkozói (A 2. alprogram Európai Önkéntes Szolgálat (EVS) pályázatait november 1-jei határidıre a hagyományos, doc formátumban elérhetı őrlapon kell benyújtani.) Az elektronikus pályázati őrlap a Nemzeti Iroda honlapján a következı helyen található: Az alábbi útmatatások célja: - részletes információ nyújtása az új pályázási folyamatról; - az online őrlap fı jellemzıinek bemutatása; - információnyújtás az esetleges problémákkal kapcsolatos hibaelhárításról. Kérjük, olvassa el figyelmesen az útmutatót! 2/7

3 II. A pályázat beadásának lépései A pályázat beadása az alábbi lépésekbıl áll: 1. A projektgazda letölti és elmenti az elektronikus pályázati őrlapot a saját számítógépén. 2. A projektgazda egyezteti az információkat és a projektbe bevont partnerektıl beérkezı adatokat, és elkészíti a közös pályázati őrlapot. 3. A projektgazda benyújtja az elkészült pályázati őrlapot az elektronikus pályázati őrlapon található utasításoknak megfelelıen, elektronikus formában. Miután a pályázati őrlap benyújtásra került, további módosítások már nem lehetségesek. 4. A pályázat benyújtását követıen a projektgazdának el kell mentenie az elektronikus pályázati őrlap PDF változatát. 5. Ezután a projektgazda a benyújtott pályázat PDF másolatát elküldi a partnerek számára, elektronikus úton. 6. Amint a partnerek megkapják a projektgazda által küldött pályázati őrlap PDF másolatát, minden egyes partner feladata: a törvényes képviselınek alá kell írnia az Elızetes Partneri Megállapodást (korábban ún. Part III); a partnerszervezet által aláírt eredeti Elızetes Partneri Megállapodást el kell küldeni postán a projektgazdának (FIGYELEM, nem a Nemzeti Iroda számára). Ha a pályázat beadási határidı nagyon közel van, az Elızetes Partneri Megállapodást faxon is el lehet küldeni a projektgazda számára, de az eredeti megállapodást ezt követıen postán is el kell juttatni; az Elızetes Partneri Megállapodás megérkezését követıen a projektgazdának össze kell állítania a beküldendı dokumentumokat és el kell küldenie a Nemzeti Iroda részére a megadott határidıig. FONTOS! Mind az elektronikus, mind a nyomtatott pályázati őrlapot el kell küldeni a Nemzeti Iroda számára a pályázati határidı lejárta elıtt. Ennek megfelelıen ajánlott, hogy a projektgazda idıben kezdje el a pályázati őrlapok kitöltését, valamint az 5. pontban jelzett lépésre (a PDF másolat megküldése a partnerek számára) legalább egy héttel a végsı pályázat beadási határidı elıtt kerüljön sor. A kinyomtatott pályázati őrlapot ajánlott küldeményként kell feladni! Kérjük, hogy az ajánlószelvényt ırizze meg arra az esetre, ha a küldemény késve érkezne vagy elveszne! Amennyiben nem tudja igazolni a küldemény feladását, nem tudjuk elfogadni az elveszett pályázati anyag újbóli beadását. III. Az online pályázat beadásának általános lépései A pályázati őrlapot a Nemzeti Iroda honlapjáról ( kell letölteni, és le kell menteni a pályázó saját számítógépre, mielıtt megkezdi az őrlap kitöltését. Amennyiben nem az elızetesen mentett pályázati őrlapot kezdi el kitölteni a pályázó, a beírt adatok nem lesznek elmentve, és újra kell kezdeni az őrlap kitöltését. A Fiatalok Lendületben Program online pályázati őrlapjai PDF file formátumúak, és az Adobe Reader segítségével tölthetıek ki. Az Adobe Reader használata ingyenes, és a szoftver a oldalról tölthetı le. A program 8.2 vagy frissebb (magasabb sorszámú) verzióját kell használni! Amennyiben korábbi verziót használ a pályázó, a számítógépes szoftver frissítésére is szükség lehet. 3/7

4 Amennyiben a számítógép nem rendelkezik a szoftver szükséges verziójával, egy figyelmeztetı üzenetet kap, amikor elıször megnyitja a fájlt. Kérjük, hogy ezt az üzenetet ne hagyja figyelmen kívül! Amennyiben nem frissíti az Adobe Reader programot, a bevitt adatok el fognak veszni. A korábbi verziók használata esetén a dokumentum mentése, bezárása, majd újbóli megnyitása után, vagy amikor utoljára ellenırzi, véglegesíti és beadja a pályázatot, el fognak veszni a bevitt adatok és nem fogja tudni ben elküldeni vagy kinyomtatni az őrlapot. Amennyiben ez megtörténik, a pályázónak újra kell kezdenie az őrlap kitöltését, mivel a Nemzeti Iroda nem tudja visszanyerni az elveszett adatokat. Ennek megfelelıen minden esetben az Adobe Reader legfrissebb verziójának használata ajánlott! Mindig tömörítse a pályázati őrlapot, amennyiben ben kívánja továbbítani, illetve ha egy másolatot készít róla külsı adathordozóra (USB adathordozó, külsı háttértár stb.), mert ez segít elkerülni a file blokkolását és sérülést. Mielıtt elkezdi kitölteni a pályázati őrlapot, kérjük, hogy olvassa el a Fiatalok Lendületben Program Pályázati Útmutatóját, amely az alábbi címen érhetı el: A pályázatok az ebben szereplı követelményeknek és elıírásoknak megfelelıen kerülnek értékelésre. a. Az őrlap kitöltése Az őrlap kitöltése elvégezhetı az internethez való csatlakozás nélkül is (úgynevezett offline módban). Ebben a fázisban még nincs szükség az aktív internet kapcsolatra. A különféle mezık kitöltésére különbözı szabályok vonatkoznak: A kötelezı mezıket piros keret jelöli. Ezeket kötelezı kitölteni! Az érvényesítési ellenırzés (ld. lentebb) során csak akkor engedi a rendszer véglegesíteni az őrlapot, amennyiben az összes kötelezı mezı hiánytalanul kitöltésre került. Az automatikusan kitöltıdı mezıket szürke háttér jelöli. Ezeket a rendszer automatikusan kitölti a más mezıkbe felvitt adatok alapján. Az ilyen típusú mezıkbe nem tud adatot felvinni. Hozzáadás/törlés. Az őrlap azon táblázatainál és mezıinél, ahol több sor megadása lehetséges, vagy azoknál a részeknél/mezıknél, amelyeket meg lehet ismételni, a pályázó hozzá tud adni vagy törölni tud sorokat a következı gombokra kattintva:. Számítási mezı: A számítások eredményei, a számozás vagy a sorok és az ismétlések automatikusan megjelennek a legtöbb táblázatban, de amikor a gomb szerepel az elektronikus pályázati őrlapon, akkor a pályázó a gombra kattintva kapja meg a számítás eredményét. Ha a pályázó a számításon javítani szeretne (ahol ez megengedett), ahhoz, hogy megkapja a módosított eredményt, újra rá kell kattintania a gombra. FONTOS! Kérjük, vegye figyelembe, hogy ezt az elektronikus őrlapot használható a pályázók a Fiatalok Lendületben Program legtöbb decentralizáltan mőködı alprogramja és kategóriája esetén. Ezért az őrlapon szereplı legördülı menük használata során különbözı mezık fognak megjelenni a kiválasztott elemtıl függıen. Kérjük, hogy a megfelelı mezıket válassza ki a legördülı mezıkbıl, annak érdekében, hogy a pályázat ne minısüljön formai hibásnak (például: ha ifjúsági cserét szeretne szervezni szomszédos partnerországok bevonásával, akkor a 3. alprogram és a 3.1. Ifjúsági csereprogramok kategória kiválasztása a helyes, nem pedig az 1. alprogram 1.1. Ifjúsági csereprogramok kategória kiválasztása)! vagy 4/7

5 A részben kitöltött pályázati őrlapot bármikor el lehet menteni és egy késıbbi idıpontban visszatérni a pályázat kitöltéséhez. Az adatvesztés elkerülése érdekében érdemes rendszeresen elmenteni az őrlapot a kitöltés során. b. Az őrlap ellenırzése (kattintás az Ellenırzés gombra) Ez a lépés elvégezhetı az internethez való csatlakozás nélkül is (úgynevezett offline módban). Ebben a fázisban még nincs szükség az aktív internet kapcsolatra. Az ellenırzés során azt vizsgálja a rendszer, hogy az őrlap kötelezı mezıit kitöltötték-e. Amennyiben a pályázati őrlap még tartalmaz kitöltetlen kötelezı részt, úgy az őrlap a gomb megnyomása után jelzést ad az elsı kitöltetlen részrıl és nem engedi a pályázat beadását. Ezt a folyamatot addig érdemes folytatni, amíg az utolsó kitöltetlen részt is jelzi az őrlap, és minden kötelezı mezı kitöltésre kerül. FIGYELEM! Az ellenırzést ne oldalanként végezze, az őrlap kitöltésével párhuzamosan, mert megfelelı ellenırzést csak az őrlap teljes kitöltése után lehet elérni, az összes kötelezı mezı kitöltését követıen! Amennyiben laponként próbálná meg ellenırizni az adott részt az őrlap kitöltése során, akkor az őrlap a következı kötelezıen kitöltendı mezıhöz fog ugrani, és ezáltal kimaradnak részek, amelyek lényegesek a pályázata szempontjából. c. Az őrlap elektronikus beadása Ez a lépés internet kapcsolatot igényel. Az őrlap végén található Online benyújtás gombra kattintva a rendszer automatikusan elküldi a kitöltött őrlapot az Európai Bizottság adatbázisába. Ha a mővelet sikeres, a) érkezik egy értesítés e- mailben a pályázat sikeres beadásáról és b) a rendszer automatikusan kitölti a Pályázat benyújtási azonosító mezıt az elektronikus őrlap Pályázat beadási adatok részében. Az elektronikus benyújtás sikertelensége esetén (pl. ha a rendszer nem tölti ki a Pályázat benyújtási azonosító mezıt a Pályázat beadási adatok részben, vagy egy Hiba a benyújtás során hibaüzenet jelenik meg), végsı megoldásként, kivételes esetben az őrlapot csatolt fájlként is elküldheti a Nemzeti Iroda címére [palyazatok.eu@mobilitas.hu]. Ebben az esetben a pályázati határidı lejárta elıtt mindenképpen vegye fel a kapcsolatot a Nemzeti Iroda munkatársaival. Az online módon nem benyújtott pályázatokat csak kivételesen, különös méltánylást érdemlı esetben fogadja be a Nemzeti Iroda érvényes pályázatként! d. Az őrlap nyomtatása (Az Őrlap nyomtatása gombra vagy a File menüben található Nyomtatás funkcióra kattintva) Az őrlap elektronikusan benyújtott verzióját a benyújtást visszaigazoló dokumentummal együtt ki kell nyomtatni és aláírni. A megfelelı minıségő nyomtatás érdekében ajánlott a Nyomtatás ablakban az Oldalméretezés beállításnál a Nyomtatható területbe kicsinyítés lehetıséget kiválasztani. (ld. 4. ábra lent) 5/7

6 e. A pályázati őrlap beadása (papíralapú másolat) A pályázónak a kitöltött és megfelelı helyeken aláírt pályázati őrlap egy eredeti példányát be kell küldenie a Nemzeti Iroda alábbi címére: FH - Mobilitás Országos Ifjúsági Szolgálat Fiatalok Lendületben Programiroda 1525 Budapest, Pf. 20. A benyújtás elıtt a pályázónak a következıket kell megtennie: - Nyomtassa ki a korábban elektronikusan benyújtott pályázatot A pályázat beadás visszaigazolása értesítı lel együtt (ld. fentebb)! - Cserélje ki az Elızetes Partneri Megállapodás részt a partnerektıl kapott eredeti, aláírt példánnyal. 6/7

7 - Töltse ki, majd írja alá és pecsételje le az őrlap vonatkozó részeit! (Csak a szervezet azon képviselıje írhatja alá a dokumentumokat, aki jogosult törvényes kötelezettségvállalásra a szervezet /csoport nevében)! - Mellékeljen minden további szükséges dokumentumot. (a pályázati őrlap L. Ellenırzı lista részében leírtak szerint). - Küldje el postai és elektronikus úton a pályázati anyagot a Nemzeti Iroda által megadott határidıig! - İrizze meg a postai úton benyújtott pályázati anyagról készített másolatát, illetve mentse el a végleges pályázati anyag elektronikus verzióját! IV. Hibaelhárítás Probléma A PDF formátum nem olvasható a számítógépen. Megoldás Valószínőleg a Adobe Reader program korábbi verziója fut a gépen. Kérjük, telepítse az Adobe Reader 8.2 vagy ennél frissebb változatát a számítógépére! ( Az őrlap lassan töltıdik be, a kódolás és az adatok mentése sok idıt vesz igénybe. Az adatlapot úgy tervezték, hogy nagy mennyiségő adat tárolására legyen képes. Ezen adatok kódolása, mentése viszonylag hosszadalmas folyamat, különösen az olyan projektek esetében, amelyben nagy a partnerek száma. Például egy olyan mentés, amely 16 projektpartner adatait tartalmazza, akár egy percet is igénybe vehet. Kérjük, vegye figyelembe ezt a szempontot, és ne zárja be a programot a mentés ideje alatt, megelızve ezzel az esetleges adatvesztést. A pályázati őrlapot nem tudja benyújtani. Kérjük forduljon a Nemzeti Irodához az alábbi e- mail címen: palyazatok.eu@mobilitas.hu Egyéb technikai, illetve a pályázással kapcsolatos kérdés. Kérjük, forduljon a Nemzeti Irodához az alábbi címen: palyazatok.eu@mobilitas.hu 7/7