A szerződéskötéstől a kiajánlásig. Szerződéskötés, feltételek

Átírás

1 A szerződéskötéstől a kiajánlásig Szerződéskötés, feltételek

2 Működési alapelvek: A Magyar Élelmiszerbank Egyesület non-profit szervezet, melynek célja, hogy ingyenes élelmiszeradományhoz juttasson minél több magyarországi rászorulót, ezzel elősegítse a szegénység és az alultápláltság csökkenését. Két fontos alapelvünk az ingyenesség és a függetlenség. Az élelmiszerek élelmiszeripari és kereskedelmi vállalatok adományaiból származnak. A kiosztó szervezetekkel szerződést köt, amelyben rögzíti az adományok kezelését és adminisztrációját, munkájukat felügyeli.

3 Működési alapelvek: Az Élelmiszerbanktól átvett adományokat kizárólag Magyarország területén élő rászorulóknak szabad kiosztani Az átvett élelmiszereket nem használhatják fel üzleti célokra, nem értékesíthetik Nem használhatják fel semmiféle vallási, politikai vagy más ideológiai befolyásolás céljából További alvállalkozókat nem vonhatnak be ( az átvett élelmiszert nem adhatják át más szervezeteknek kiosztás céljából )

4 Működési alapelvek: Bármelyik fél súlyos kötelezettségszegés esetén az együttműködési megállapodást felmondhatja írásban közölni az ok megnevezésével Ilyen kötelezettségszegés lehet: elszámolás hiány Együttműködő felek rosszhiszemű magatartása

5 Az adomány-kiosztási együttműködés alapelvei Az átadott élelmiszer mennyisége Élelmiszerbank adomány esetén függ a rendelkezésére álló áru mennyiségétől és a szerződött partnerszervezet által ellátni kívánt rászorulók létszámától valamint szükségleteinek mértékétől. Az elosztás során igyekszünk az egyenletes és méltányos osztás elveit követni Az Élelmiszerbank partnerszervezetei csak és kizárólag rászorulóknak adhatják át az élelmiszersegélyt.

6 A partnerszervezet teljes körű anyagi felelősséggel tartozik az együttműködés keretében átvett élelmiszerekkel kapcsolatban, az átvételtől a kiosztás lezárulásáig, kivéve a vis maior eseteit, illetve azon eseteket, amelyekben a gyártó-feldolgozó felelőssége megállapítható. A partnerszervezet részére elszállítás csak akkor lehetséges, ha a korábbi elszállítások elszámolásai megérkeztek, az Élelmiszerbank leellenőrizte azokat és lényeges eltérést vagy adathiányt nem talált (elszámolások készítésének tudnivalói és ellenőrzési folyamata később). Bármiféle adatváltozást kérünk minél hamarabb bejelenteni!!!

7 Szerződéskötés Hogyan szerződünk : Pályázat kiírás - Szervezet látogatás Szerződéskötés éves vagy két éves együttműködést biztosít Szervezet i kód Szerződéskötés még lehetséges egyszeri támogatásra is

8 Támogatott tevékenységek Szociálisan rászoruló személyeknek/családoknak osztott élelmiszerek, élelmiszercsomagok Rászorulók meghatározása ( nyilvántartás legyen róla ) Létminimum alatt vagy annak közelében élő természetes személyek Munkanélküliek, hajléktalanok, kisnyugdíjasok Hátrányos szociális helyzetű gyermekek ezen személyekből álló családok vagy csoportok

9 Osztási alapelvek Van e szerződése Elszámolásai rendben vannak Régebben kapott Friss áruhoz van-e hűtődoboz/ hűtőautó Közeli lejáratú esetén gyors reagálás Kis mennyiségnél fizikai közelség ( Penny Market ) Osztásnál cél, hogy 3-5 különböző tételt kaphassanak ( kivéve ha közeli lejáratú ) Joghurt 3 db / fő ( szerződés szerint )

10 Tudnivalók az adomány kiajánlásáról Rendelkezésünkre álló készlettel dolgozunk A partnerszervezet számára átadásra kerülő élelmiszer mennyiségét az Élelmiszerbank határozza meg. Figyelembe vesszük a leadott rászorulok számát ( osztási szempontból ) Az élelmiszert a szervezet az Élelmiszerbank által megjelölt intervallumon belül vagy előre leegyeztetett napon elszállítja Amennyiben az elszállítás az adott időpontban nem történik meg, az Élelmiszerbank jogosult a felajánlott árut más szervezetnek átadni

11 Élelmiszeradomány kiajánlások fajtái: 1. Az Élelmiszerbank raktárából 2. Direkt elszállítások ( Penny Market, Tesco, Coop, Metro ) 3. Kiszállítások (Bonafarm uzsonnaprogram, mélyhűtött áruk)

12 1. Az élelmiszer-adomány átvételének folyamata, kiajánlása Az Élelmiszerbank raktárába beérkezik az adomány. Az Élelmiszerbank elkészíti a adomány-kiajánlás/szállítási előjegyzés értesítőt a partnerszervezet felé és azt en elküldi. Az adomány-kiajánlásban szerepel: az élelmiszer neve, mennyisége, kiszerelése, az elszállítási határidő, az átvétel helye, a partnerszervezet neve, gondozottak száma ( termék fajtától függően ) az Élelmiszerbank kapcsolattartójának címes elérhetősége.

13 Élelmiszeradomány kiajánlási minta Címzett: Mintafalva Egyesület / 761 fő Kedves Partnerünk! Az Élelmiszerbank az alábbi adomány-felajánlást teszi Önök felé: Tihany vál. ínyenc camembert fokhagymás gx10db/krt 37 karton 214 Milkana Camembert sajt 120grx10db/krt 37 karton 212 Rama margarin 1kgx6db/krt 63 karton 194 Rama margarin vajas íz 250gx20db/krt 5 karton 202 Coop vanília krémmel töltött keksz 180gx20db/krt 29 karton Kérjük, hogy az adományokat május szállítsák el. FONTOS KIEGÉSZÍTÉSEK - a(z) sajtok (k) szavatossági lejárata, a termékeket ez előtt ki kell osztani!!! - hűtött terméket csak abban az esetben tudunk kiadni, ha gondoskodni, tudnak a szállítás alatt a 10 fok alatti hőmérsékletről, - joghurt szállításakor a honlapunkról letölthető joghurt osztási tájékoztatót, aláírva, lepecsételve le kell adni, (letöltési link: ) - a konzervek ömlesztve vannak, ezért kérjük, ezek elszállításához hozzanak magukkal kartondobozokat. Amennyiben 2 munkanapon belül nem jeleznek vissza, az előjegyzés automatikusan törlésre kerül. Az átvételhez a sofőrnél legyen pecsét és/vagy meghatalmazás, ami tartalmazza az elszállítandó áru pontos leírását! Az elszállításnál vegyék figyelembe az áru súlyát és terjedelmét, csak megfelelő nagyságú és teherbírású tehergépkocsit küldjenek! Árut csak eső elleni védelemmel ellátott járműre adunk ki (fedett kocsi, vagy nyitott, de rendelkezik ponyvával, amivel letakarja az árut). Raklapos szállítás esetén kérjük, hogy "EU"-s csereraklapot hozzanak! 2014-től az adományozott szervezetektől kérjük, hogy az adományok átvételéhez kötődően fotó dokumentációt készítsenek és azt az átvételt követő egy héten belül az Élelmiszerbankba, a foto@elelmiszerbank.hu címre juttassa el. Annak érdekében, hogy a fotódokumentáció megfelelő módon készüljön el, készítettük erre vonatkozóan egy iránymutatást, mely honlapunkról letölthető: Kérjük, hogy a mellékelt anyagot nyomtassák ki és a szervezeten belül jól látható helyen függesszék ki, hogy mindenki megismerhesse. Szállítási ügyekben a kapcsolattartó: Halmai Tibor Tel/fax: Mobil: / Budapest, Lokátor u halmai.tibor@elelmiszerbank.hu Üdvözlettel, Varga Szilvia iroda menedzser Magyar Élelmiszerbank Egyesület 1172 Budapest, Lokátor utca 3. mobil: tel/fax: varga.szilvia@elelmiszerbank.hu Élelmiszerbank - "Az Ételmentő Szolgálat" Az átvétel helye: Magyar Élelmiszerbank Egyesület raktára, 1172 Budapest, Lokátor u raktári nyitva tartás h, sz, p , k,cs Kérjük, adják meg a kiosztás időpontját: helyét: Kiosztásér felelős személy nevét, telefonszámát: Az adományok kiosztását az adomány kiosztási adatlap és összesítő (a táblázat második munkalapján található) segítségével kell dokumentálni! A kiosztási adatlap valamint az ennek kitöltését és az elszámolást segítő útmutató ezen a linken honlapunkról tölthető le:

14 Tájékoztató Tisztelt Partnerünk! Tájékoztatjuk Önöket, hogy a Magyar Élelmiszerbank Egyesülettől átvett joghurtok a gyártás során (átálláskor) bekövetkező ízváltás miatt keletkező, minőségileg megfelelő, forgalomba nem hozható készlet. Ennek következtében a csomagoláson feltüntetett összetevők az ízkeverés miatt lehetnek a feliratozástól eltérőek. Kérjük, hogy olyan személyeknek, akik a joghurt gyártás során használt bármely alapanyagra allergiásak, illetve érzékenyek, ezt a készítményt ne adják át. Kérjük Önöket, hogy az ellátottjaik figyelmét hívják fel erre. A tájékoztatót elolvastam és tudomásul vettem. Dátum:... Ph.. aláírás

15 2. Direkt elszállítás kiszállítás( ÉB ) esetén adomány felajánlás Penny Market ( Karcag, Alsónémedi ) telefonos egyeztetés feltételek: közelség ( max. 60 km belül ) gyors lejáratú termékek hűtős autó vagy hűtődoboz ( 1 db jégakkuval ) időkapu ( Karcag 10 óra és 14 óra, Alsónémedi 15 óra ) sofőr név, rendszám leadás előtte szállítólevél 3 napon belüli elküldése ( fax vagy szkennelés formájában ) eredetit az elszámoláshoz kell csatolni!!!! jelentkezés nálam

16 3. Kiszállítás( ÉB ) esetén adomány kiajánlás Bonafarm - kizárólag gyermekes családoknak szerződés szerint Élelmiszerbank ( mélyhűtött áruk kivételes esetben) telefonos egyeztetés során minden esetben Megbeszéltek alapján írásos kiajánlás is

17 Kedves Partnereink! Szállítási igényfelmérő Az élelmiszerbanknál nagy mennyiségben találhatóak a mellékelt táblázatban felsorolt termékek. Várjuk azoknak a jelentkezését, aki szeretnének szállítani. Jelentkezni a mellékletben található táblázat kitöltésével lehet. Kérjük a táblázat felső részén adják meg a szervezetük adatait, hogy be tudjuk Önöket azonosítani, az alsó részen pedig (csak a sárga oszlopba írjanak) azt a létszámot, ahány főre az adott termékből osztani tudnak. A két utolsó oszlopban a létszám beírása után fogják látni az összes mennyiségeket és súlyt, alul az összesen kockában pedig a szállítmány összsúlyát. Ez egy szállítási igényfelmérő. Szállítás csak akkor lehetséges, ha erre a felhívásra válaszolnak, majd azután kapnak szállítási értesítőt! További információk: Bébiételből mindenki két félét fog kapni, csak az egyik jár le májusban a másik csak szeptemberben. Forró csoki por nem biztos, hogy jut mindenkinek, akinek nem az más édességet kap helyette, kisebb mennyiségben még több fajta édességgel rendelkezünk. Felhívjuk figyelmüket, hogy a hűtést igénylő termékeket csak akkor tudjuk kiadni ha a szállítás alatt is tudják biztosítani a szükséges (5-9 fok) hőmérsékletet. Akinek ehhez hőtartó dobozra van szüksége jelezze. Kérjük a kitöltött táblázatokat Varga Szilviának küldjék. Varga Szilvia iroda menedzser Magyar Élelmiszerbank Egyesület 1172 Budapest, Lokátor utca 3. mobil: tel/fax: varga.szilvia@elelmiszerbank.hu

18 Élelmiszer készlet felhívás Ezt az információt egyszerre több partnerünk is megkapja. A készletből való szállítási kéréseket beérkezési sorrendben, a szervezetek legutolsó szállítási időpontját figyelembe véve értékeljük. Tehát az, aki régebben szállított utoljára, előnyt élvez. Ennek értelmében szállítás csak akkor lehetséges, ha erre a felhívásra válaszolnak, majd azután kapnak szállítási értesítőt! Szervezet neve: Szervezet kódja: Szállítás tervezett időpontja: A kiosztás tervezett időpontja: A kiosztás tervezett helye: elszállítható termékek Kérjük, hogy a létszám oszlopban jelezzék, az adott termékből hány embernek tudnának osztani - kérjük vegyék figyelembe saját szállítási kapacitásaikat, csak olyan létszámmal, mennyiséggel kitöltött táblázatot küldjenek vissza, amit szükség esetén el is tudnak szállítani és a termékek lejárati határideje előtt ki is tudnak osztani!!! Termék súlya / egység (kg-ban megadva) Egy főre osztható mennyiség (db) Termék szavatossági ideje Mennyiség összesen (db) Mennyiség összesen (kg) Szállítás Termék megnevezése: Létszám módja kukorica konzerv 0,34 2 nem hűtős zöldborsó konzerv 0,4 2 nem hűtős joghurt 0,125 3 hűtős felnőtt tápszer 0,5 24 nem hűtős bébiétel 0,19 12 nem hűtős Dr oetker forró csoki por mentás 0,032 2 nem hűtős Összesen: 0

19 A partnerszervezet visszaigazolja az értesítést. A partnerszervezetnek az értesítő kiküldésétől számított két munkanapon belül, ha nem történik meg töröljük az előjegyzését ( függ persze a szavatossági időtől is ) A partnerszervezetnek ezen felül szintén en tájékoztatnia kell az Élelmiszerbankot arról, mikor osztja ki a kapott élelmiszersegélyt. Az osztási időpontok megadása azért fontos az Élelmiszerbank részére, mert ekkor az ellenőrzést végző személyeknek lehetőséget kell biztosítani az osztás megtekintésére. Az Élelmiszerbank visszaigazolja - en keresztül a partnerszervezet részére a szállítás lehetőségét ( erről később esik szó )

20 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET