Osztástól az elszámolásig. Kiosztási Elszámolási adminisztráció, címkézés

Átírás

1 Osztástól az elszámolásig Kiosztási Elszámolási adminisztráció, címkézés

2 Miért fontos a pontos elszámolás? Az Élelmiszerbank Egyesület működésének egyik alappillére a pontos elszámolás. Ennek segítségével: A gyártó cégek ellenőrizni tudják, hogy felajánlott termékeik valóban a rászorulókhoz kerülnek Valamint így lesz élelmiszerbiztonsági szempontból nyomonkövethető egy adomány útja

3 Az élelmiszerosztás főbb szabályai Az élelmiszert a lejárati dátumon belül, az átvételtől számított 15 napon belül ki kell osztani Személyenként, egy osztás során max. 5kg adomány adható csomagban, vagy akár termékenként Családtag átvehet adományt azonos lakcímen, minden egyéb esetben az osztáson meg nem jelenő személy, (pl. nem családtag,mozgáskorlátozott, stb.) meghatalmazása szükséges Konyhai felhasználás esetén az élelmiszereket a konyha vezetője veszi át tételesen, aláírással bélyegzővel, itt sem lehet túllépni a személyenkénti 5 kg adománymennyiséget Élelmiszerbank plakátja az osztás helyszínén legyen kihelyezve

4 Az elszámolás alapja az Élelmiszeradomány kiosztási adatlap valamint az osztás tényét rögzítő fotódokumentáció A kiosztási adatlapon előre ki lehet tölteni a tételek és az átvevők nevét, de a mennyiségeket csak a kiosztás helyszínén, a kiosztás idején töltsék ki A kiosztásért felelős személynek ki kell töltenie az adatlap megfelelő fejléc-mezőit, a dátumot és alá kell írnia minden adatlapot és összesítőt A kiosztási adatlapon az átvevő rászoruló személy nevét kell feltüntetni, a családtagok létszámával Abban az esetben, ha a rászoruló a kiosztáskor nincs jelen, a kiosztási adatlapot a segélyezett nevében élelmiszert átvevő személy (meghatalmazott) írja alá. Gyermekek esetében a szülő/gondviselő aláírása szükséges

5 Tudnivalók az Élelmiszeradomány kiosztási adatlapok kitöltéséhez Adomány kiosztások típusai Elszállítás az Élelmiszerbank raktárából Direkt elszállítás (METRO, PENNY, COOP) Áruházi gyűjtés osztása Minden típusú kiosztáshoz ugyanazon kiosztási adatlap használható!

6 ÉLELMISZERADOMÁNY Adomány-kiosztási adatlap A kiosztás dátuma: A kiosztás helyszíne (település, cím): Jelen adatlap sorszáma: Szállítólevél (átvételi elismervény) száma: A kiosztásért felelős szervezet neve: Kiosztó személy neve: Telefon: Csomag tartalma vegyes élelmiszer osztása esetén (tüntessék fel a csomag összsúlyát) 1. csomag: 2. csomag: 3. csomag: Átvett termékek Sor-szám 1 Átvevő/rászoruló neve Család létszáma (fő) Átvevő/rászoruló címe termék/csomag megnevezése mennyiségi egység (pl. kg, db, liter) Átvevő aláírása Rászorulók száma összesen: Kiosztott mennyiség összesen: Az átvevő büntetőjogi felelőssége tudatában kijelenti, hogy az átvett élelmiszert kizárólag saját (családi) fogyasztási célra használja fel, azt semmilyen formában nem értékesíti. A kiosztásért felelős szervezet és a Magyar Élelmiszerbank Egyesület az adatokat bizalmasan kezeli. A kitöltött adatlapok eredeti példányát a Magyar Élelmiszerbank Egyesület részére (1172 Budapest, Lokátor u. 3.) kérjük visszaküldeni.

7 A kiosztásért felelős szervezet neve: A kiosztásért felelős személy neve, telefonszáma, címe: Jelen összesítőhöz. db, sorszámozott Adomány-kiosztási adatlapot csatoltunk. Adománykiosztási adatlap sorszáma Rászorulók száma összesen az illető adatlapon termék/csomag megnevezése: mennyiségi egység (pl. kg, db, liter): Az illető adatlapon átvett összes termék Adománykiosztási adatlap sorszáma Rászorulók száma összesen az illető adatlapon termék/csomag megnevezése: mennyiségi egység (pl. kg, db, liter): Az illető adatlapon átvett összes termék

8 Az Adomány kiosztási adatlapon a javítás az alábbi módon lehetséges: javítás, *, kitöltő személy aláírása, pecsét, dátum. Az osztást követően az Adomány kiosztási adatlapokat összesíteni kell az erre szolgáló összesítő lapon. Az Adomány kiosztási adatlapokat és összesítőket valamint a meghatalmazásokat le kell fénymásolni, az eredeti példányt pedig az osztást követő 8 napon belül el kell juttatni a Magyar Élelmiszerbank Egyesület részére (1172 Budapest, Lokátor utca 3.). Minden esetben fotódokumentáció készítése szükséges. Ez a pontos elszámolás része!

9 1 db másolati példányt kell megtartani a kiosztó szervezetnél az osztást követő 5 évig. Az Élelmiszerbank munkatársai ellenőrzik az elszámolásokat. Amennyiben probléma merül fel az elszámolásokkal, az Élelmiszerbank munkatársa felveszi a kapcsolatot a partnerszervezettel a probléma tisztázására. Amennyiben az elszámolásokat a partnerszervezet az adott határidőre nem küldi meg az Élelmiszerbanknak, vagy a problémát (hiány, eltérés, téves kitöltés) nem sikerül a szerződés szerint tisztázni, úgy a kiosztó partnerszervezettel az Élelmiszerbank felmondja az együttműködési megállapodást, mindemellett partnerszervezet köteles megtéríteni az el nem számolt áru értékét.

10 Elszámolási határidők: 1; Elszámolás eljuttatása az Élelmiszerbankhoz: Az osztást követő 8. nap Amennyiben nem érkezik be az elszámolás: 2; Első felszólítás: ben az áru átvételét követő 30 nap múlva 3; Második felszólítás: ben és tértivevényes levélben az áru átvételét követő 45 nap múlva Ezzel egyidejűleg értesítés az Iroda menedzser és a szervezeti kapcsolattartó felé a szervezet felfüggesztéséről 4; Döntés a továbbiakról (kizárás, feljelentés, peres út) a szállítást követő 70 nap múlva

11 Csatolandó dokumentumok: Minden elszámoláshoz csatolni kell a szállítólevél másolatát ( kivétel 1, direkt elszállítás (itt eredeti szállítólevél kell 2, az áruházi gyűjtés, ennél nincs szállítólevél) valamint az összes elszámoláshoz tartozó meghatalmazást Konyhai átvétel esetén a konyhavezető aláírása, bélyegző, csatolt névsor elengedhetetlen Támogatott eseménynél rövid leírás, aláírás, bélyegző, fotók igazolják az osztás tényét

12 Raktári címkézés Címkézési feladat akkor merül fel ha: nincs a terméken gyártói címke / idegen nyelvű címke van rajta a termék összetétele, ízesítése vagy töltősúlya nem egyezik az eredeti címkén feltüntetett adatokkal A gyártók által felajánlott termékek kizárólag az Élelmiszerbank által ellátott címkével kerülhetnek a rászorulókhoz.

13 A címkézés folyamata szerint lehet: Tervezett, rendszeresen kiszámíthatóan1-2 héttel előre egyeztetett időpontban Eseti, sürgős esetben azonnali / másnapi munkavégzéssel A termékek két csoportba sorolhatóak: Hűtött termékek (joghurt, puding) ezek címkézéséhez érvényes egészségügyi kiskönyv/ tüdőszűrés valamint védőruha viselése kötelező! Szárazáru ezek címkézéséhez nem előírás az Eü kiskönyv és a védőruha, elegendő a munkavédelmi szabályok ismerete

14 A címkézés az Élelmiszerbank raktárában zajlik, folyamatában önkéntesek valamint partnerszervezeteink segítenek. Ezért minden negyedik alkalom után külön felajánlást kapnak! Maximum 300 főre/ maximum 3 féle terméket amely nem választhatóaktuális raktárkészlettől függ Kukorica Adomány, kereskedelmi forgalomba nem hozható. Nettó tömeg: 670 g Töltő tömeg: 570 g Készült: kukorica, víz, cukor, só felhasználásával. Minőségét megőrzi: Gyártja: Bonduelle Central Europe Kft., 2750 Nagykőrös, Ceglédi út 25. A szétosztást szervezi: Magyar Élelmiszerbank Egyesület

15 Foto