Az intézmény információs rendszere D E G Y F K

Átírás

1 Az intézmény információs rendszere D R. HABIL MÓRÉ MARIANN D E G Y F K

2 Témafeldolgozás Szervezetelmélet Az intézmény, mint szervezet Információmenedzsment

3 Szervezet: Szervezetelmélet Két vagy több ember szándékosan összehangolt tevékenységeinek rendszere (Klein, 2001.). A szervezet, a társadalmi és gazdasági folyamatok realizálásának feltételeit (ember, eszköz, infrastruktúra stb.) és kereteit (jogi, pénzügyi) biztosító, tudatosan kiépített rendszer (kommunikációs, információs, hatalmi stb.) (Berde, 2009.). A szervezeti felépítés azoknak az elveknek, előírásoknak és útmutatásoknak az összessége, amelyek meghatározzák az egyének és csoportok szervezeten belüli feladatait és kapcsolatait, Meghatározzák a munkamegosztási és hatalmi viszonyokat, biztosítják a feladatok megosztását, összehangolását és koordinációját.

4 A szervezetek általános ismérvei A szervezet célja: miért jött létre, ki hozta létre, kinek jó, ha működik A szervezet struktúrája: vezetők, beosztottak, egységek A szervezet környezete: állandó kölcsönhatás A szervezet vezetője A szervezet tagjai A szervezet követelményei

5 Szervezettípusok Formális szervezet: Formákban megjelenített részlegekből, munkakörökből, feladat- és hatáskörökből, kapcsolatokból és folyamatokból áll Informális szervezet: Spontán szerveződő csoportok, emberek között formálódó kapcsolatok, a senki által le nem szabályozott, valahogyan kialakuló folyamatok, együttműködések

6 Szervezetelmélet A szervezetet emberek alkotják, akik saját célokkal, érdekekkel, törekvésekkel rendelkeznek, így a szervezeti egységek közötti kapcsolatokat sok nem racionális tényező is befolyásolja. Jéghegymodell Szervezeti struktúra Stratégia, célok, szerepek, szabályok Munkamegosztás, felelősség, adminisztratív szabályok Informális hatalmi struktúra Baráti kapcsolatok, Egyén és csoportvélemények Érzelmek, vágyak, elvárások Egyéni szerepfelfogások és normák Értékek, előítéletek, ellen- és rokonszenvek

7 Szervezet/ intézmény Az intézmény: közösségi célra létesített bizonyos személyi keretekkel rendelkező társadalmi vagy állami szervezet Az intézmény: a társadalom strukturális összetevői, amelyeken keresztül a legfontosabb társadalmi aktivitások megszerveződnek és a társadalmi igények kielégülnek Az intézmény: a kollektív tudat reprezentációja Az intézmény: a közösség által kidolgozott formák tárgyiasulása, ezáltal rögzülnek a társas élet normái, az egyének biztonságérzete nő. Az intézmény: elérhetővé teszi azt a tudást, amely által valaki a társadalom tagjai számára elfogadható

8 Intézmény: értéktelített Szervezet/ intézmény Rugalmatlan Rugalmas Szervezet Eszközszemlélet (racionális, gépesített, szakemberek Sodródás-szemlélet (opportunista, célorientált) Intézmény Elkötelezettség, identitástudat, cél, önző versengés Adaptivitás, rugalmasság, közösségi értékek

9 Az iskola, mint szervezet Egyszerre formális és informális, sajátságos informális és formális kapcsolatok működtetik Formális: meghatározott funkció betöltése, adott cél elérése érdekében jött létre, hivatalosan dokumentáltak a szervezeti egységek és a tagok feladata Informális: a működés alapja a nem hivatalos csoportosulások létezése, az emberi kapcsolatok szövevényes hálója Elkülönülő két egység: pedagógusok, tanulók Sajátos szervezeti egységek (iskolavezetés, pedagógusok, tanulók, segítő személyzet)

10 Sajátosságok: Az iskola, mint szervezet A tagok végzettsége közel azonos A munka tárgya (diák) a folyamat aktív részese A munkafolyamat (oktatás, nevelés) nem kidolgozott, csak ajánlások vannak Magányos munka, de együttműködést kíván Mindenki vezető és beosztott egyszerre Minimális karrierlehetőség A legfőbb munkaeszköz a saját személyiség

11 Az iskola/óvoda, mint szervezet funkciói Az iskola, mint szervezet Individualizációs funkció: egyének személyiségfejlesztése, differenciált látásmód Szocializációs funkció: a társadalmi normák direkt és rejtett közvetítése Kvalifikációs (képzési) funkció: az elsajátított tudás felnőttkorban is hasznosítható Szelekciós funkció: az esélyek teljesítményen alapuló elosztása, konzerválja a társadalmi különbségeket

12 Szervezeti kultúra Benedek István: Egy intézmény hagyományait, alkalmazott nevelési-oktatási módszereit, a helyi szokásokat, az intézményi arculatot megjelenítő elemeket, a vezetői stílus a hangnem és érzelmi eszköztár jellemzőit összefoglalóan szervezeti kultúrának nevezzük. A szervezet struktúrája a működési keret, a szervezeti kultúra a tartalmi töltés.

13 Hatékonyan működő szervezetek jellemzői (Quinn modell 1988 Csapat Elköteleződés Rugalmasság Innováció Innovatív kultúra Részvétel Dinamikus fejlődés Befelé irányultság Kifelé irányultság Szabályozottság Teljesítményközpontúság Szabályorientált kultúra Szervezettség Kontrolláltság Céltudatosság Célorientált kultúra

14 Szabályorientált kultúra Biztonság és állandóságigény kielégítése Formális pozíciók tisztelete, szabálykövetés Szabályozottság és szervezettség Vezető: ellenőrző, koordináló Tradicionális magyar iskola

15 Célorientált kultúra Hangsúly: eredményesség, hatékonyság Teljesítményigény kielégítése Kontroll, ellenőrzés Vezető: irányítás, feladatorientáltság Nagyvárosi elitiskolák

16 Innovatív kultúra Rugalmasság, alkalmazkodó készség Szabad információáramlás, állandó képzés Kifelé irányultság Vezető: fejlesztő és képviselő Szakképző intézmények

17 Csapat Egyetértés, összetartás Hangsúly az emberi erőforráson Információ megosztása Döntésekben való részvétel Összetartozás érzése, egymás támogatása Vezető: csapatépítő és támogató Alternatív iskolák

18 Az iskola, mint szervezet kutatása Személyes viszonyok és tárgyi körülmények befolyásolják Iskolai ethosz (szellemiség): befolyásolja a hatékonyságot Igazgatók: innovációra ösztönöznek, gimnáziumban értenek legkevésbé a vezetéshez, szakiskolában a legjobbak a vezetők, pozitív a kép az egyházi iskolákban Tantestület: lazulnak vagy nem működnek az emberi kapcsolatok Az alapítványi és egyházi iskolák jobban tudatában vannak intézményük egyediségének

19 Az iskola, mint szervezet kutatása Az iskola szervezeti kultúrájának faktorai: Bizalom és támogatás a vezető és egymás iránt Teljesítményközpontúság (elutasítás): általános iskolában jellemző inkább Csapatszellem (támogatás) Újítás, fejlesztés: gimnáziumban jellemző inkább Szervezettség, szabályozottság, stabilitás

20 Az iskola, mint szervezet kutatása

21 Az iskola, mint szervezet kutatása Az intézmény és környezete: Kedvezőtlen, instabil a környezet Reagálás a versenyre Problémás a kapcsolat a fenntartóval Inkább a belső történésekre koncentrálnak A merev szabályozottság akadálya az innovációnak Homogén a pedagógusok értékfelfogása, a körülmények nem befoylásolták

22 Az iskola, mint szervezet kutatása A szervezeti kultúra és a pedagógusok motiváltsága Legfőbb motiváló erő maga a munka Elégedetlenség a higiéniai viszonyok miatt Alacsony és ritka erkölcsi és anyagi elismertség Támogató vezető motiváltabb pedagógus A csapatszellem erősen kompenzáló tényező

23 Az iskola, mint szervezet kutatása A szervezeti kultúra és az intézményvezető Legfontosabb: a fejlesztő, támogató, koordinátori szerep Elutasítás: adminisztráció, ellenőrzés, külső képviselet Finanszírozási nehézségek kezelése probléma Menedzseri szerep felértékelődése (vezetői tudás megszerzése) A vezető megítélésének jellemzői: Mennyire vonja be a kollégákat a működtetésbe, döntésekbe Mennyire támogatja az ötleteket Mennyire biztosítja a stabilitást Mennyire innovatív

24 Vezetői stílusok és szerepek (Qiunn 1988)

25 Pályakezdők és kollégáik a szervezeti kultúráról

26 Pályakezdők és kollégáik a szervezeti kultúráról

27 Pályakezdők és kollégáik a szervezeti kultúráról

28 Szülők és iskola

29 Szülők és iskola

30 A szülők egyetértése a tervezett iskolai változtatásokkal (2012)

31 Az intézmény és környezete European Policy Network on School Leadership : változó környezet változó iskola Az oktatás eredményessége: új szakmák végzettség nélküliek száma növekszik Tanulás a tanítás helyett Információs technológiák megjelenése Társadalmi változások (öregedés, családi és közösségi szerepek, drogfogyasztás) Gazdasági változások (új szakmák, új munkaformák, globalizáció, szegénység) Változások a világrendben (biztonság) Klimatikus változások AZ ALKALMAZKODÁS MÓDJA A TANULÁS

32 Az oktatás komparatív modellje

33 PEST analízis (környezetelemzés) Political (politikai): jogszabályok, helyi rendeletek, fejlesztési koncepciók, pályázatok Economical (gazdasági): finanszírozás, foglalkoztatás, versenytársak, partnerek Social (társadalmi): tudás, demográfia, életkörülmények, Technological (technológiai): információtechnológia, képzési lehetőségek és technikák, mérések

34 Tavaszi nagytakarítás (folyamatok, tevékenységek) Múzeum: jellemzőek, régóta működnek, büszkeség de elavult Lomtár: megszokások, jövő szempontjából lényegtelenek, akadályok Megtartandó: jól működnek, célra tartanak Javítóműhely: fontosak, de nem hatékonyak

35 Menedzsmenttudomány Menedzsment: az a tevékenység, amelyet egy vagy több személy végez a szervezet tevékenységeinek összehangolása vagy koordinálása céljából. Menedzsment tevékenységi területek: Stratégiai menedzsment Változás menedzsment Operatív menedzsment Innováció menedzsment Emberi erőforrás menedzsment Információmenedzsment

36 Információmenedzsment Az információfeldolgozás legfontosabb lépése a felmerült problémák megoldása A megoldandó problémák meghatározása (alapprobléma: megfelelés bizonyos külső és belső igényeknek vagy elvárásoknak) külső környezet elemzése (pl. felhasználói szükségletek és igények meghatározása, konkurencia megismerése) belső környezet elemzése ("ismerd meg önmagad"; pl. a szervezet ill. szolgáltatások aktuális életciklusának meghatározása)

37 Információ A hírt hordozó jelek tartalmi jelentése. A felhasználó számára mozgásba lévő új ismeret A hír akkor bír információ tartalommal, ha a hír fogadóban cselekvési ingert indukál (nem biztos, hogy a cselekvés végre is hajtódik). A hír akkor bír információ tartalommal, ha a hír fogadóban az adott jelenséggel kapcsolatban valamilyen bizonytalanságot megszüntet, vagy mérsékel.

38 Az információ: tájékoztat, döntési helyzetbe hoz, cselekvésre kényszerít.

39 Más értelmezés: adat vagy információ? Adat: számszerű érték, mely nem feltétlenül nyújt hasznosságot. Tények, értelmezhető formában való közlése. Hasznos, ha olyan kész termékké alakul át, mely fontossággal és meghatározott céllal bír.

40 Információ az adatokon végrehajtott emberi értelmezés értéke, ami újdonságot tartalmaz, és valami előnyt jelent másokhoz képest értéke nagyban személyfüggő értéke függ az információ mennyiségétől és minőségétől, fontosságától és aktualitásától.

41 Információs rendszerek Számítógépes rendszerek, melyek kommunikációs igényeket elégítenek ki A Vezetői Információs Rendszer (Manegement Information System, MIS) Irodai Információs Rendszer (Operations Information System, OIS)

42 Döntés és információ A döntés: Alapvető feltétele a szükséges információk megléte. Folyamat: Probléma-felismerés Megoldási módszer kiválasztása Megoldási alternatívák kidolgozása Választás az alternatívák között Döntés

43 A döntés feltételei Információ az új problémát felvető változásokról; a cselekvési lehetőségekről; az alternatívák megvalósításának várható eredményéről /következményeiről; a döntéshozó céljáról (milyen eredményt kíván elérni ) az alternatívák közötti választás ismérvéről (kívánatos és nem kívánatos várható következményeit ismerve); továbbítása a végrehajtás céljából (feltéve, hogy a döntéshozó és a végrehajtó nem ugyanaz a személy) visszacsatolása a végrehajtás során elért tényleges teljesítményekről.

44 Információs rendszerek Az információs rendszer úgy tekinthető, mint információ forrás(ok) bármilyen kombinációban azok manipulálására vagy használatára. Bármilyen információs rendszer célja összekapcsolni a felhasználót egy olyan megfelelő információs forrással, melyre a felhasználónak aktuálisan szüksége van, azzal az elvárással, hogy a felhasználó képes lesz elérni az információt, mely meg fog felelni az igényeinek.

45 Vezetői Információs Rendszerek Döntéstámogató Rendszerek (Decision Support Systems, DSS): döntési modellek, specializált adatbázisok Végrehajtói Információs Rendszerek (Executive Information Systems, EIS): problémát azonosít, és alternatívákat kínál) On- line Elemző Feldolgozás (On-line Analytical Processing, OLAP):múlt a jelen és a jövő

46 Összefoglalva: Információs rendszernek: egy szervezetet átfogó adatok és adatfeldolgozások, adattárolási módok, adatokat hordozó bizonylatok és azok áramlásának útjait, az adatkezelésre vonatkozó szabályok, adatkezelési és feldolgozási módszerek, működtetés technikai feltételei (eszközrendszerek) integrált egységét nevezzük.

47 Az információs rendszer tervezése, működtetése: hírek, adatok keletkezése mozgatása, tárolása, mozgatás útvonala, feldolgozása, felhasználó ismerete, felhasználói tudásbázis kialakítása

48 Információs rendszerrel szemben támasztott követelmények: redundancia mentesség deformációnak való ellenálló képesség azsuritás teljesség objektivitás

49 Követelmények: Redudancia mentesség := adat többszöröződés, az információt a szükségesnél több jellel fejezzük ki, terjengőség számszerűsíthető redundancia párhuzamosság

50 Követelmények: Deformációnak való ellenálló képesség: adatáramlás során a hírtartalom torzulhat. Tartalmi torzulás, amely keletkezhet: észlelésnél, hírképzésnél, tartalmi kódolás és dekódolásnál, hír értelmezésénél

51 Követelmények Technikai torzulás: információ tartalommal bíró jelek sérülése. A rendszerben alkalmazott technika hibájából következik be.

52 Követelmények Azsuritás: az információ keletkezésének, felhasználásának időbeli követelménye a működtetésben a hír keletkezése, a beavatkozás szükségességének időbeni megjelenése független a felhasználó akaratától.

53 Követelmények: Teljesség: a legvitatottabb követelmény informatikusok: egy döntés meghozatalához minden információra szükség van gazdasági szakemberek: a jó döntési találat eléréséhez nincs szükség minden információra.

54 Objektivítás Követelmények:

55 A jó minőségű információ jellemzői Idődimenzió Akkor van ott, amikor szükség van rá Naprakész A múltra, jelenre, vagy jövőre vonatkozik Hibamentés Tartalmi dimenzió A fogadó igényeinek megfelel Minden szükséges információ biztosított Csak a szükséges információ van ott Formai dimenzió Könnyen érthető forma Részletesen vagy összegezve áll rendelkezésre Narratív: számszerű forma

56 Az iroda Fogalma: az a hely, ahol az ügykezelés és információfeldolgozás zajlik Feladata: a folyamatokat, változásokat nyomon kövesse, dokumentálja, szervezze a kommunikációt Feltételrendszer: információtechnológia, megfelelő személy

57 Információvédelem Az információ erőforrás Versenyhelyzet Jogosultság

58 Jogi környezet 229/2012. (VIII. 28.) Korm. Rendelet a nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról I. FEJEZET: A KÖZNEVELÉS INFORMÁCIÓS RENDSZERE (KIR) 1. A köznevelés információs rendszerének létrehozása és működtetése KIR: az Oktatási Hivatal által működtetett elektronikus alkalmazások, adatállományok, dokumentációk adatbázisa, valamint országos statisztikai és jogosultság alapú adatszolgáltatási rendszer KIR: szakmai rendszerekből, azokat kiszolgáló, támogató segédprogramokból és alrendszerekből, továbbá az oktatásért felelős miniszter által használt alkalmazásokból épül fel.

59 Példa

60 Mintzberg féle vezetői szerepek Interperszonális szerepek Protokolláris Vezetői (irányítás, ellenőrzés, motiváció) Kapcsolatteremtő és ápoló Információs szerepek Információszerző Információterjesztő Szóvivő Vállalkozói Döntési szerepek Zavarelhárító (problémamegoldó) Erőforrás-elosztó Tárgyaló-megegyező

61 Információs szerep Információgyűjtés: felkutatni és begyűjteni az információt, beszámolót és jelentést, személyes kapcsolatok fenntartása Információ szétosztás: információval ellátni a szervezet dolgozóit, jelentések emlékeztetők küldése, telefon Szóvivő: információval ellátni a nyilvánosságot beszédeken, jelentéseken keresztül

62 Vezetői információs taktikák Információ visszatartás: a vezetői hatalom fenntartásának, biztosításának egyik lehetséges útja. Biztosítja a vezető elsődleges szerepét a szervezeti struktúrában Gumicsont : a figyelem elterelése, olyan információt nyújt, amely kapcsolatban van az adott helyzettel, de nem egészen pontos, vagy helyes. A beosztottak elrágódhatnak rajta, a vezető szabad kezet kaphat adott terve, feladata megvalósításához.

63 Vezetői információs taktikák Forró krumpli : a beosztottak eszköze a vezetővel szemben. A beosztottak olyan híreket (álhíreket) juttatnak a vezetőnek, amelyet az fontosnak ítél meg, ezáltal elfoglalja őt. Mivel így nem megfelelően koncentrál, a dolgozó szabadabb légkörben végezheti tevékenységét.

64 Vezetői információs taktikák Csöpögtetés : a vezető részinformációkat nyújt a beosztottaknak éppen annyit amennyi a feladat elvégzéséhez még elégséges, emiatt nem képesek önálló feladatmegoldásra, önálló döntéshozatalra. állandóan rászorulnak a mindentudó, nélkülözhetetlen vezetőre. a módszer zsarnoki, mert a vezető egyre nagyobb hatalomra tesz szert a beosztottak felett. a munkahelyi légkör megromlik, a szervezet reagáló képessége lelassul.

65 Vezetői információs taktikák Elárasztás: akkora információt zúdít a vezető a beosztottakra, hogy azok képtelenek különbséget tenni a fontos és kevésbé fontos elemek között felismerni az összefüggéseket és megoldásokat a vezető közreműködése nélkül. egyben igazolja a vezető rátermettségét, nélkülözhetetlenségét is.

66 Vezetői információs taktikák Időzítés: túl későn adott információ: kényszerítés, kénytelenek elfogadni a vezető által javasolt megoldást, mert nincs idő az átgondolásra. túl korán adott információ: tompítás, később lehet rá hivatkozni

67 Köszönöm a figyelmet!

68 Beadandó dolgozat egy választott intézményről F ORMAI KÖVETELMÉNYEK Fedőlap: szerző neve, szak, tantárgy, oktató neve, dátum Kifejtés: min. 2 A/4 oldal 12-es betűméret, 1,5 sortáv TARTALMI KÖV ETELMÉNYEK Az intézmény szervezeti struktúrája Elemezze a rövid és hosszú távú célokat, a küldetésnyilatkozatot Milyen látható és nem látható jelei vannak a szervezeti kultúrának Elemezze az intézmény és környezete viszonyát Írjon egy konkrét példát valamely felismert/alkalmazott vezetői információs taktikáról