PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS EMBERI ERŐFORRÁSOK MINISZTÉRIUMA TÁMOP A2-13/1 PROJEKTINDÍTÓ NAP

Átírás

1 PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS EMBERI ERŐFORRÁSOK MINISZTÉRIUMA TÁMOP A2-13/1 PROJEKTINDÍTÓ NAP

2 INFORMÁCIÓ FORRÁSOK HOL TUD TÁJÉKOZÓDNI? JAVASOLJUK AZ ALÁBBI DOKUMENTUMOK HASZNÁLATÁT: Pályázati útmutató, ESZA/ERFA Általános útmutató Támogatási Szerződés (TSZ) + Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) Részletes dokumentum mátrix Dokumentum mátrix ellenőrzési szempontok 4/2011. (I. 28.) Kormányrendelet 547/2013. (XII.30.) Kormányrendelet az egységes működési kézikönyvről (EMK)

3 ELSZÁMOLÁSI IDŐSZAK Fizikai befejezés az utolsó tevékenység fizikai befejezése (az utolsó számlán szereplő teljesítési időpont, vagy a foglalkoztatás utolsó napja) max. 12 hónap Végső határideje: Megvalósítás dátuma az utolsó pénzügyi teljesítés dátuma max. 14 hónap. Végső határideje: ZB/ZKI benyújtásának végső határideje Projekt befejezése - folyósítási dátuma a támogatás utolsó részletének Előkészítési költségek: a felhívás megjelenésétől a projekt megkezdéséig Megvalósítási költségek: fizikai kezdéstől a fizikai befejezésig

4 TÁMOGATÁSI ELŐLEG ELSZÁMOLÁSA Legkésőbb a Záró Kifizetési Igénylésben el kell vele számolni A projekt fizetőképességének biztosítása érdekében érdemes később elkezdeni az elszámolást 6 hónapos szabály: Az előleg első részletének utalásától számított 6 hónapon belül kifizetési igénylést szükséges benyújtani, amire nem vonatkozik a 10%-os és ,- Ft-os korlát Az elkülönített bankszámlán az előleget a projekt tevékenységeire kell felhasználni tilos befektetni, lekötni tilos indokolatlan átcsoportosításokat végezni Az elkülönített bankszámlán keletkező látra szóló kamat nem minősül bevételnek A támogatás fogadására szolgáló, elkülönített bankszámla megnyitásának költsége, elkülönített bankszámla számlavezetési díja és a tranzakciós költsége elszámolható

5 IDŐKÖZI KIFIZETÉSEK (KI-IB) Nincs korlát a darabszámra vonatkozóan, egyedül az összeg- és százalékos határ szabja meg Összeg és százalékos korlátok: a támogatás 10%-a és legalább Ft támogatás 12 hónapos szabály: a beszerzések tervezett összértékének legalább 50%-át meg kell rendelni és legalább a támogatás 10%-át elszámolni A projekt fizikai zárását követően, de még a záró elszámolás benyújtása előtt is nyújthat be időközi kérelmet Több körös elszámolás Előleg elszámolás elég az utolsó kérelemben A záró kifizetési igény lehet nullás is, de kötelező A benyújtás és a hiánypótlás kizárólag elektronikusan történik

6 ÚSZT- KIFIZETÉSEK ÉS BESZÁMOLÓK Kifizetési igénylés kizárólag időszakos beszámolóval együtt nyújtható be Nincs jelentésütemezés Jó tételek kifizetése: ha a beszámoló elfogadásra került A kifizetési határidő utófinanszírozás esetén a kifizetési igénylés beérkezésétől számított 45 naptári nap Pénzügyi felfüggesztés esetei EMK 2. függelék (szabálytalansági eljárás, rendkívüli helyszíni ellenőrzés, elszámolás hiánypótlása, szerződésmódosítás változás bejelentés kezelése, kedvezményezett köztartozása, közbeszerzés ellenőrzése, kifogáskezelés, követeléskezelés, stb.)

7 BEADÁSI FELTÉTELEK Kizárólag az e-ügyintézés felületen kitöltött, sorszámmal ellátott kifizetési kérelem nyújtható be A beszámolót és a kifizetési igénylést a pályázati e- ügyintézés felületen kell benyújtani, papír alapon NEM! A mellékelt dokumentumokat csak a felületen kell feltölteni Felcsatolni: összesítők excel formátumban, és aláírt szkennelve, az alátámasztó dokumentumok eredeti szkennelve vagy hitelesített papíralapú másolat Záradékolás!

8 PAPÍR ALAPÚ DOKUMENTUMOK BENYÚJTÁSA Kérelmezhető, ha a kedvezményezettnek nem áll módjában szkennelnie Lassítja a kifizetéseket a beérkezés időpontja a papír alapú dokumentumok beérkezése lesz Ha lehetséges, kerüljük

9 HÁROM AJÁNLATOS BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK Visszterhes megrendelések/szerződések esetén, amelyekre nem vonatkoznak a közbeszerzési szabályok A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések esetén a pályázati útmutató és az ESZA/ERFA útmutató együttesen alkalmazandó 100 e Ft feletti beszerzések esetén a beszerzés tárgya vonatkozásában legalább 3 írásos árajánlat bekérése Tulajdonos, fenntartó, vagyonkezelő, irányító stb. jogokat gyakorló szállító esetén 100 e Ft alatt is kell 3 független árajánlat A kereskedelmi forgalomban beszerezhető eszközök esetén kiváltható hivatalos árajánlatok bemutatásával (honlap) A 3 árajánlat bekérésétől eltekinteni csak a támogató egyedi engedélyével lehet, az eszköz vagy szolgáltatás egyedi jellegének alátámasztásával (pl. hatósági díjak, közüzemi szolgáltatás, kamarai árszabás)

10 HÁROM AJÁNLATOS BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK Az ajánlattételre vonatkozó felkérések és a beérkezett ajánlatok minden mozzanata dokumentált legyen ( , fax, postai levél) Feladat meghatározás megfelelő részletezettsége Alkalmassági feltételek (pl. felnőttképzési engedély) Ajánlatok értékelésének szempontjai és módszere A nyertes ajánlat 3 hónapnál nem régebbi legyen a szerződéskötéshez/megrendeléshez képest Árajánlatkérés, árajánlat és szerződés összhangja A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések dokumentációját alapesetben a kifizetési igényléshez nem szükséges beküldeni, de a helyszíni ellenőrzéseken vizsgálatra kerülnek

11 KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA 1. ZÁRADÉKOLÁS Projektazonosító ÉS a támogatás elszámolására benyújtásra került szövegezés Ha a számlának csak egy része kapcsolódik a projekthez: a megfelelő összeget jelölni kell Költségvetési oszlop és sor jelölése javasolt 2. ÖSSZETARTOZÓ DOKUMENTUMOK RENDEZÉSE Dokumentumok összeállítása a dokumentummátrix szerint 3. SZÁMLÁK BESOROLÁSA KÖLTSÉGÖSSZESÍTŐKRE Először specifikus összesítőkbe való besorolás 200 e Ft alatti összesítőbe való besorolás önálló számlaként rögzíteni

12 KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA 4. SZÁMLÁK RÖGZÍTÉSE A PÁLYÁZATI E-ÜGYINTÉZÉS FELÜLETEN Összesítőket egy bizonylatként és annyi tétellel, amennyi soron összesített elszámolni kívánt költséget a részösszegek munkalap Önálló számlaként 5. ALÁTÁMASZTÓ DOKUMENTUMOK FELTÖLTÉSE az eredeti, záradékolt számlák szkennelése (olvashatóság) Összesítő esetén excel fájl + aláírt szkennelt példány is szükséges + záradékolás dokumentumok feltöltése a felületen

13 KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS DOKUMENTÁCIÓ ÖSSZEÁLLÍTÁSA 6. IB RÖGZÍTÉSE, ÖSSZERENDELÉS DOKUMENTUM CSATOLÁSA NEM SZÜKSÉGES 7. KIFIZETÉSI IGÉNY VÉGLEGESÍTÉSE, BEKÜLDÉSE CSAK ELETRONIKUSAN TECHNIKAI VISSZAKÜLDÉS NEM LEHETSÉGES

14 KI-IB HIÁNYPÓTLÁSA Elfogadott IB esetén több körös elszámolás, ha a számlák közt van hiánypótlásra szoruló Csak elektronikusan nyújtható be 5-15 nap a hiánypótlásra! (+korrekció ZKI esetén) Visszaküldésre kerül a pályázati E-ügyintézés felületre minden esetben Közbeszerzéssel érintett összesítők új rögzítés

15 IDŐSZAKOS BESZÁMOLÓ Összhang megteremtése szükséges az összefoglaló és az egyes tevékenységek között Alapszabályként arról a tevékenységről kell beszámolni, amelyhez költség kapcsolódik a kapcsolódó kifizetési igénylésben. Viszont: a számla újbóli benyújtása esetén újból be kell számolni a tevékenységről Indikátorok Kumulált számítási mód: I. KI: 5 fő II. KI időszakában: 6 fő így a II. KI-ben 11 fő jelentése szükséges (Összes változás vagy változás összesen)

16 SZÁMLAÖSSZESÍTŐK Specifikus költségösszesítők: Személyi jellegű költségek összesítője Útiköltségek összesítője Általános költségek összesítője Kommunikációs költségek összesítője Anyagköltség összesítője Hatósági díjak összesítője ÁFA összesítő Saját teljesítések összesítője Értékcsökkenés összesítője Bérleti díjak összesítője Kis támogatástartalmú számlák összesítője ( Ft-ot meg nem haladó).

17 ÖSSZESÍTŐK HASZNÁLATA 1) Ha az elszámolni kívánt költség besorolható valamely specifikus összesítőbe, a költség besorolása 2) Ha a megmaradt költségek támogatástartalma legfeljebb ,- Ft, akkor kerül a kis támogatástartalmú összesítőre 3) Ha a támogatástartalom meghaladja a ,- Ft-ot akkor minden esetben be kell küldeni a dokumentum mátrixban szereplő dokumentumokat, függetlenül attól, hogy a specifikus összesítőn szerepel e vagy sem Nem rögzíthető összesítőre: Lásd. Dokumentum-mátrix és az összesítők útmutatója Saját gépre mentés. Másolás-beillesztés, beszúrás, képletek átírásának kerülése javasolt. Xls és szkennelt formátumban is csatolandó

18 SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA 1. Csak a hatályos költségvetésben rögzített személyi költség számolható el Ha hosszabbítja a projektet, arra az időszakra is kell projektmenedzsert alkalmaznia Projektmenedzsment/szakmai megvalósítók: figyeljünk a jogviszonyra, és arra, hogy számfejtett e vagy sem a költség Számfejtett megbízási díj az 54-es soron számolható el Fizetett szabadság elszámolható (arányosan) Betegszabadság (arányosan) elszámolható, de a táppénz nem Táppénz alatti helyettesítés bér+járulék (arányosan) 55-ös soron lévő költségek elszámolásánál minden munkavállalóra kiterjedő belső (cafeteria) szabályzat

19 SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA 2. A személyi jellegű költségek jogalapja szerződéses megállapodás kell, hogy legyen Alátámasztó dokumentumok Dokumentummátrix Személyi jellegű költségek összesítője Munkáltatói igazolás foglalkoztatásról - beazonosítható a projekt keretében elvégzendő tevékenység leírása, az elszámolni kívánt időszak egészét lefedi, a foglalkoztatott nevét és munkabérét, illetményét tartalmazza, az igazolást a munkáltató aláírja

20 SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA 3. Munkaidő nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére) Megbízási szerződéses jogviszony esetén/célfeladat esetén beszámoló az elvégzett tevékenységről A bérösszesítőn név, pozíció szerepeljen a beazonosíthatóság érdekében Kis támogatástartalom helyes értelmezése Munkaköri leírásban szerepeljen a projekt keretében végzett feladat és a projektazonosító

21 KÉPZÉSEKKEL KAPCSOLATOS KÖLTSÉGEK Benyújtandó: Képzési szerződés Jelenléti ívek Számla Tanúsítványok a képzések sikeres elvégzéséről Fotódokumentáció Kifizetés bizonylata (Felnőttképzési engedély)

22 ÚTIKÖLTSÉGEK, ÉTKEZÉSI ÉS SZÁLLÁSKÖLTSÉGEK 2. osztályú tömegközlekedési eszközön Hivatali vagy saját személygépkocsi: NAV norma Bérlet arányosítása Helyi bérlet Autópálya díj Taxi Szállásköltség ,- Ft + ÁFA/fő/éj, külföldi szállás esetén 150 euró/fő/éjszaka Étkezés vagy napidíj Étkezés/ellátás maximum 4.000,- Ft + járulék/fő/nap

23 ESZKÖZBESZERZÉS Összesítőre nem kerülhet, önállóan kell rögzíteni és benyújtani (kivétel 100e forint alatt kis értékű eszköz) Eszközök megnevezése, értéke, darabszáma a költségvetésbe betervezettel egyezzen meg! Az egységárak lehetnek alacsonyabbak bejelentés nélkül is; magasabb egységárak elszámolására csak változás-bejelentés jóváhagyását követően lehetséges Műszaki tartalom változás esetén szerződésmódosítás/változás-bejelentés Megrendelő/szerződés teljesítésigazolás számla átutalás igazolása (dokumentum mátrix) beszerzési szabályok Támogatás kizárólag új eszköz vásárlásához vehető igénybe

24 TARTALÉK Max. 5% Csak az előre nem látható, elvárható gondos tervezés mellett nem tervezhető költségek fedezetére szolgál Tervezési hiba, költség alultervezése esetén nem felhasználható => tervezhető lehetett volna Vis major, jogszabályból eredő változás miatti kötelező költségre => ami nem tervezhető előre Csak a támogató előzetes hozzájárulásával lehetséges (változás bejelentés szövegében jelezni szükséges a tartalék felhasználási kérelmet)

25 SIKERES MEGVALÓSÍTÁST KÍVÁNUNK! KÖSZÖNJÜK A FIGYELMET!