Faxkommunikáció integrálása a DM folyamatokba. TOPCALL Magyarország Kft., T.: ,

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Faxkommunikáció integrálása a DM folyamatokba. TOPCALL Magyarország Kft., T.: +36 1 273-0825, www.topcall.hu"

Éva Hegedűs
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 Faxkommunikáció integrálása a DM folyamatokba Linhardt Péter Ph.D. Regional Manager Karlecz Enikö, Sales Manager TOPCALL Magyarország Kft., T.: ,

2 Elöljáróban Fax + DM? Nem manuális faxolás -> papír Hatékonyság, költségcsökkentés -> elektronikus Fax -> dokumentum -> üzleti tartalom -> Értékesítés, pénzügy, HR, CRM,. Rendelés Számlák Szállítók Pénzügyi megbízások Szerzödések Elöfizetések CV-k,. Coversheet Pages: 4 / 1 Nov 2000 From:... To:... Subject:... Note: info@topcall.hu, T.:

-> üzleti tartalom -> Értékesítés, pénzügy, HR, CRM,.

3 Nem-strukturált strukturált mátrix DOCUMENTS DATA 20% STRUCTURED Web Forms Electronic Forms PDF/HTML Forms Attachments EDI/EDIFACT WebEDI SAP/IDoc Automated Processes ebxml XML/SOAP RosettaNet 6% SEMI-STRUCTURED UNSTRUCTURED 80 % Manual Processes Printed Forms Doc Attachment Fax Printed Documents Mail / Paper Unstructured Data Unstructured Media-Breaks info@topcall.hu, T.:

UNSTRUCTURED 80 % Manual Processes Printed Forms Email Doc Attachment Fax Printed Documents Mail / Paper

4 A teljes kép A vásárlóknak hatékony, automatizált, mérhetö üzleti folyamatok szükségesek a vállalaton belül és a külsö üzleti partnerekkel, hogy versenyképesek maradjanak Gartner Group úgy nevezi ezt: Valós-idejü Vállalat A kommunikáció változni fog a nem-strukturáltról (fax, papír) a strukturált adatcserére (XML, EDI, ) Fax, papír automatikus konverziója adatra és az üzleti folyamat automatizálás (BPA) elengedhetetlen a vállalatoknak, és egy logikus továbblépés a Valós-idejü Vállalathoz A BPA igényli az üzleti folyamat-modellezést, workflow-t, sokcsatornás kommunikációt és konverziót a nemstrukturáltról a strukturált információra info@topcall.hu, T.:

konverziója adatra és az üzleti folyamat automatizálás (BPA) elengedhetetlen a vállalatoknak, és egy logikus továbblépés a Valós-idejü Vállalathoz A BPA igényli az üzleti

5 Példa folyamat Áruk rendelése egy szállítótól Vevö Szállító Fuvarozó T.:

6 Példa folyamat Értékesítés és szállítás Vevo Rendelés Szállító , fax, papír, telefon, web-form Fuvarozó Visszaigazolás fogadása , fax, papír Értesítés, okmányok fogadása Rendelés fogadása Készlet ellenorzése (rfid...) Rendelés visszaigazolása Szállítás indítása , fax, sms telefon, papír , fax, papír Fuvarozási rendelés Árufelvétel Szállítási értesítés, okmányok Áru fogadása Fogadás igazolása papír Számla fogadása Szállítási igazolás Számla Szállítás Szállítás igazolása papír T.:

..) Rendelés visszaigazolása Szállítás indítása E-mail, fax, sms telefon, papír E-mail, fax, papír Fuvarozási rendelés Árufelvétel Szállítási

7 Vevo Szállító Példa folyamat Értékesítés és szállítás Fuvarozó Process Rendelés A Process B Process C Visszaigazolás fogadása Értesítés, okmányok fogadása Áru fogadása Fogadás igazolása Rendelés fogadása Készlet ellenorzése (rfid...) Rendelés visszaigazolása Szállítás indítása Szállítási igazolás Business Process Számla fogadása Számla Fuvarozási rendelés Árufelvétel Szállítási értesítés, okmányok Szállítás Szállítás igazolása Process Integration info@topcall.hu, T.:

..) Rendelés visszaigazolása Szállítás indítása Szállítási igazolás Business Process Számla fogadása Számla Fuvarozási rendelés

8 Vállalati kommunikációs folyamatok Kommunikáció - ki Üzleti folyamatok Kommunikáció - be Papír ERP Workflow Papír FAX SMS Middleware CRM ECM / DM Database Middleware FAX SMS / EDI, Pdf, XML MAIL / EDI, Pdf, XML fax, voice, sms,. Interaktív, Person-to- Person kommunikáció info@topcall.hu, T.:

E-mail / EDI, Pdf, XML MAIL E-mail / EDI, Pdf, XML fax, voice, sms,.

9 VALERO Energy Corporation Egy konkrét üzleti eset Dokumentum menedzsment A kihívás - Dokumentumok elburjánzása, lassú fizetési folyamatok, - Dokumentumok több másolata Vállalati Info Központ: San Antonio, TX, USA Fortune 500, 22,000 alkalmazott Árbevétel US$30 milliárd 12 olajfinomító U.S.-ban 4,600 kiskereskedelmi gáztelep Manuális müködés - A dokumentumok manuális faxolása más osztályoknak - A papír elterjedtségének növekedése a szervezetben 2 millió hordó nyersolajat napi feldolgozása info@topcall.hu, T.:

10 VALERO Energy Corporation A cél Racionalizálni a rendelési és fizetési folyamatokat - automatizálni a bejövo rendeléseket és kimeno számlákat - központi dokumentum menedzsment rendszerben - A megoldás felgyorsítja a számlák kiküldését, kifizetését - Csökkenteni a költségeket melyek a késedelmes fizetésbol és anyagszállításból adódnak (a finomítók és vevok között) info@topcall.hu, T.:

felgyorsítja a számlák kiküldését, kifizetését - Csökkenteni a költségeket melyek a késedelmes fizetésbol

11 VALERO Energy Corporation RENDELÉS FELDOLGOZÁS A megoldás - Manuális faxok kiváltása elektronikus megoldással - Rendelések továbbítása elektronikusan ( ként) SAP-ba - tárolás a dokumentum archiváló rendszerben (IXOS) - Szoros IXOS - SAP integráció: egyszeru hozzáférés a dokumentumhoz SAP-ból, az üzleti folyamat bármely szakaszában info@topcall.hu, T.:

archiváló rendszerben (IXOS) - Szoros IXOS - SAP integráció: egyszeru hozzáférés a dokumentumhoz

12 Workflow feladat: bejövo dokumentum típus kiválasztása A FAX meghívható az üzleti folyamat bármely pontján (DM) info@topcall.hu, T.:

folyamat bármely pontján (DM) 2004.10.06.

13 VALERO Energy Corporation SZÁMLÁZÁS A megoldás - sürgos számlák automatikus kiküldése faxon (TOPCALL natív SAP integráció használata) - Sikerességi / sikertelenségi visszajelzések kulcsfontosságúak (számlák követése és a küldés megerosítése végett) - Küldési folyamat integrálása IXOS rendszerrel, - számlák archiválása az SAP-hoz kapcsolódó központi DM rendszerben info@topcall.hu, T.:

és a küldés megerosítése végett) - Küldési folyamat integrálása IXOS rendszerrel, - számlák archiválása az

14 Installation TC/Link-AC TC/Link-LN TC/Link-FI (IXOS) Fax lines Fault Tolerant SAP IXOS Mainframe BUSINESS PROCESSES Lotus Notes VALERO ENERGY CORPORATION APPLI/COM TOPCALL SERVER EGYEDI ALKALMAZÁSOK COMMUNICATIONS MEDIA FAX Voice (PBX) Voice (IP) SMS T.:

APPLI/COM TOPCALL SERVER EGYEDI ALKALMAZÁSOK COMMUNICATIONS MEDIA Email FAX

15 VALERO Energy Corporation ÜZLETI FOLYAMATOK Az eredmények - TOPCALL korszerusítette az üzleti folyamatokat - - Csökkentette a vállalaton belül a papír mennyiségét is. PÉNZÜGY TOPCALL rövidítette a fizetési periódust, és a szállítási költségeket - 2 millió USD megtérülés évente JOG - TOPCALL kapcsolódása mind az SAP és IXOS rendszerekkel lehetové tette az egységes archívumot - elosegíti a törvény által megkövetelt kritikus üzleti dokumentumok megorzését és visszakeresését. - A megoldás védi a Valero-t a jogi vitáktól vevoi vagy szállítói részérol info@topcall.hu, T.:

PÉNZÜGY TOPCALL rövidítette a fizetési periódust, és a szállítási költségeket - 2 millió USD megtérülés évente JOG - TOPCALL kapcsolódása mind az SAP és

16 Média FAX Interakció RENDELÉS Üzleti folyamat kezdete! Fax DM SAP Demo Rendelés fogadása és visszaigazolása Üzleti dokumentum SAP ORDER RENDELÉS VISSZAIGAZOLÁS SMS SZÁLLÍTÁSI ÉRTESÍTÖ PAPÍR SZÁMLA T.:

dokumentum SAP ORDER EMAIL RENDELÉS VISSZAIGAZOLÁS SMS SZÁLLÍTÁSI

17 A TOPCALL-on elektronikusan beérkezö FAX-rendelést (TIF) egy tranzakciós fájllal (XML) együtt a TOPCALL egy hálózati könyvtárba helyezi info@topcall.hu, T.:

TOPCALL egy hálózati könyvtárba helyezi 2004.10.06.

18 A beérkezö FAX-rendelés képe, adatai T.:

19 A Kofax / Ascent Capture Import modulja felveszi a fájlokat és elindít egy kötegelt feldolgozást (batch) info@topcall.hu, T.:

kötegelt feldolgozást (batch) 2004.10.06.

20 Következö lépés a rendelés OCR feldolgozása és az adatkinyerés info@topcall.hu, T.:

21 A validáló modulban a kinyert adatok és az eredeti FAXrendelés adatainak összevetése történik info@topcall.hu, T.:

22 A adatok adatbázissal is összevethetök T.:

23 A feldolgozást követöen az eredeti fax-rendelés képe (TIF fájl) és a kinyert adatokat tartalmazó XML adatfájl egy kimeneti könyvtárba kerül info@topcall.hu, T.:

24 Az XML adatfájlt megnyitva láthatjuk a kinyert adatokat info@topcall.hu, T.:

25 A TOPCALL Monitor programon látható, hogy a TOPCALL XML Link szoftvere felvesz egy üzenetet a kimeneti könyvtárból - mely az eredeti fax-rendelést (TIF fájlt) és a kinyert adatokat (XML) tartalmazza info@topcall.hu, T.:

26 majd a TOPCALL továbbítja az üzenetet és benne az adatokat az SAP rendszerébe, a TOPCALL szabványos SAPconnect link szoftverét alkalmazva. A TOPCALL rendszeren a kimeno könyvtárban az üzenet már sikeresen el van küldve info@topcall.hu, T.:

27 Az SAP alkalmazásban fejlesztett ABAP program a bejövo adatok alapján egy új rendelést készít. A felhasználó 2 levelet kap, az egyik info@topcall.hu, T.:

28 értesíti az új rendelés létrehozásának tényéröl, és tartalmazza az adatokat valamint az eredeti rendelés képét, T.:

29 . a másik üzenet maga a létrehozott rendelés info@topcall.hu, T.:

30 Ezt megnyitva egy workflow indul el, és az adatok megfelelösége ellenörizhetö T.:

31 Ellenörzést követoen az SAP-ban kialakított workflow következo lépéseként a felhasználó dönt a rendelés sorsáról, ez esetben elfogadja info@topcall.hu, T.:

32 A rendelés adatai alapján az SAP automatikusan létrehozhat egy szállítási értesítot, bizonylatot, T.:

33 majd egy számlát. Az elkészített dokumentumok a TOPCALL natív SAP integrációja révén automatikusan, emberi beavatkozás nélkül kiküldhetok fax, biztonságos + PDF üzenetben, stb. FAX info@topcall.hu, T.:

34 Üzleti példák T.:

35 Köszönjük a figyelmet! TOPCALL Magyarország Kft Bp. Róna u T.: , Fax: info@topcall.hu Web:

Hasonló dokumentumok

A USER Kft - mint Open Text partner - bemutatása

A USER Kft - mint Open Text partner - bemutatása SAP konferencia 2008.szeptember 22. Tihany Copyright 2008 Open Text Inc. All rights reserved. Kárász Vilmos Sales Manager USER KFT vilmos.karasz@user.hu