Diákigazolvány rendszer

Átírás

1 Diákigazolvány rendszer Elektronikus igénylés Verzió: 0.1.0

2 Tartalomjegyzék 1 A diákigazolvány igénylésének új elektronikus ügyintézése A működési folyamatok vázlata A felsőoktatás igénylési folyamata a 2011-es évben Mellékletek... 6

3 1 A diákigazolvány igénylésének új elektronikus ügyintézése 1.1 A működési folyamatok vázlata Az új, elektronikus diákigazolvány-igénylési eljárás a teljesen elektronizált diákigazolvány-igénylési eljárás bevezetését készíti elő. A működési folyamatok tervezésekor az alábbi fontos szempontokat kellett szem előtt tartani: a diákigazolvány-igénylés kizárólag az igénylő (hallgató) által benyújtott kérelem alapján indítható el, a hallgatói jogviszony igazolására az oktatási intézmények jogosultak, az intézményekben az igénylések ügyintézése lehetőleg elektronikusan történjen, a fényképek digitalizálására az intézményeknek nincs megfelelő apparátusuk, eszközük, a fényképek felragasztása sima papírra sok bonyodalmat okozhat (leesik és összekeveredik a postázó borítékban, szkenneléskor leválik), a még használatban lévő igénylőlapokat alkalmazni lehet a fényképek és az aláírások megfelelő továbbítására. Az új igénylési folyamat rövid leírása a hallgató indítja az igénylési folyamatot a tanulmányi rendszerben (továbbiakban TR), a FIR Webmodult használó intézményekben a hallgató számára az ügyintéző indítja az igénylési folyamatot, az igényléseket a tanulmányi osztály hagyja jóvá, és elektronikusan továbbítja az adatokat az Oktatási, a hallgató diákigazolvány igénylési díját a felsőoktatási intézménynek fizeti be, és az intézmény elektronikus számla alapján egy összegben (ez egy csomagban szereplő több igénylés együttes díját jelenti), átutalással továbbítja az Oktatási. 1.2 A felsőoktatás igénylési folyamata a 2011-es évben A tanulmányi rendszert alkalmazó felsőoktatási intézményekben az elérendő cél a TR-ek és a központi diákigazolvány adatbázis elektronikus összekötése. A TR-ekben tárolásra kerül a hallgató oktatási azonosítója és legfontosabb személyes adatai. Az TR nyilvántartás adatait a felsőoktatási intézmények kezelik, szerkesztik, és a tárolt információk minőségéért és pontosságáért is ők felelnek. A diákigazolvány-igénylés teljes elektronizálását megelőző átmeneti időszakban használt megoldásban a már kiadott hagyományos igénylőlapok felhasználásra kerülnek, a fénykép és, az aláírások fogadására alkalmas részük megfelelően használható, a fényképek nem vesznek el. A folyamat elektronikus részében a kézi adatrögzítés minimális, az átmeneti eljárás felkészít a teljes egészében elektronikus igénylési eljárás bevezetésére, így az már nem jelent majd radikális folyamatváltozást. A felsőoktatásban tanulók igénylési folyamata: A felsőoktatási felvételi folyamatba illesztett diákigazolvány-igénylés változatlan marad.

4 1. Ha a felvételt nyert hallgató valamely okból nem rendelkezik megfelelő diákigazolvánnyal, akkor az intézményben igényelheti azt. 2. A hallgató az intézménytől megkapja a hagyományos igénylőlapot, ráírja a nevét, az oktatási azonosítóját, kitölti az igénylés okát (ha elveszett vagy megrongálódott, az előző diákigazolvány sorszámát is be kell írni), valamint elhelyezi rajta a fényképét, és aláírja. Amennyiben az igénylő a kiadó intézmény mellett más intézményt vagy telephelyet is szerepeltetni kíván a diákigazolványon (pl. az utazási kedvezmény igénybevételéhez), a másodlagos intézmény vagy telephely adatait az igénylőlapon kell kitöltenie. 3. A hallgató a TR-ben elindítja a diákigazolvány-igénylés modult, és az abban tárolt adatai alapján automatikusan megnyílik és kitöltődik számára az elektronikus igénylés, amelyben csak a papír igénylőlap vonalkód-számsorát kell rögzítenie. A TR-t nem használó intézmények, illetve azon intézmények hallgatója, amelyek által használt TR nem alkalmas diákigazolvány elektronikus igénylésére nem önállóan indítja az igénylést, hanem az intézményi ügyintéző kezdeményezi az igénylési folyamatot a FIR Webmodul alkalmazásban. 4. A hallgató az intézmény pénzügyi rendszerén (a TR-en) keresztül vagy egyéb módon az intézménynek megfizeti az igénylés díját, és az igénylőlapot leadja a tanulmányi osztályon. A befizetésről az intézmény nyugtát állít ki. 5. Az intézményi ügyintéző ellenőrzi, hogy megtörtént-e a befizetés, valamint ellenőrzi a fénykép, az aláírás és az előírt adatok szerepeltetését az igénylőlapon, majd összeveti a hallgató személyes adatait a hiteles személyazonosító okmány adataival. Az adatok eltérése esetén addig nem érvényesíti az igénylést, amíg a hallgató a tanulmányi rendszerben nem javítja az adateltéréseket a személyazonosító okmányának megfelelően. 6. Az ügyintéző jóváhagyja az igénylést, majd a TR megfelelő funkciójának alkalmazásával elektronikusan beküldi a központi diákigazolvány rendszerbe. A FIR Webmodult használó intézmény ügyintézője bejelentkezés után a FIR Webmodul igénylő felületén betölti azon hallgatók adatait, akiknek diákigazolvány-igénylést indít. Az igényléshez rögzíti az igénylőlap sorszámát, az igénylés okát, illetve amennyiben az igénylőlapon szerepel másodlagos intézmény, kitölti a másodlagos intézmény adatait az igénylő felületen. 7. Az ügyintéző az intézményi dokumentáláshoz fénymásolatot készít a hagyományos igénylőlapokról, majd a 15 napon belül postázza az igénylőlapokat az Oktatási. 8. A továbbiakban a központi feldolgozási folyamat előrehaladtával az igénylések státusza az intézményi igénylő felületen is követi a feldolgozási állapotot, így az intézmény és a hallgató a saját rendszerében folyamatosan nyomon követheti, bármikor megtekintheti az egyes igénylések státuszát. 9. A hallgatók által az intézménynek megfizetett diákigazolvány igénylési díjat az intézmény fizeti be az Oktatási Hivatal számlájára a Hivataltól kapott, és a TR-ben vagy a FIR Webmodul igénylő felületén megjelenített elektronikus számlán szereplő összeg átutalásával. A számlán a fizetendő összeg az intézményt illető igazolványonkénti 70 Ft-tal csökkentett mértékű. Az átutalást csak a számla megérkezése után és kizárólag a rajta szereplő összegben kell megtenni.

5 10. A legyártott igazolványokat a gyártó eljuttatja az intézményekbe. Az érintett igénylések státusza a DIG rendszerben és az intézményi igénylő felületen is Legyártott állapotra vált. Ez a funkció november 1-jétől lesz elérhető. 11. Az intézményi ügyintéző az igazolványok kiadását követően bejelöli a hallgatóknál a TR vagy a FIR Webmodul felületének megfelelő rovatában, hogy az igazolványt átadta az igénylőnek, ezután az igénylés státusza Kiadva állapotra vált. Ez a funkció január 1-jétől lesz elérhető. A TR diákigazolvány-igénylő modul, illetve a FIR Webmodul igénylő felület használatának részletes leírása a felhasználói útmutatókban található (a TR diákigazolvány-igénylő modul felhasználói útmutatója a TR-fejlesztőktől szerezhető be).

6 2 Mellékletek 1. számú melléklet - Felsőoktatási intézmény igénylési folyamat (TR használatának segítségével) A felsőoktatási felvételi folyamatba illesztett diákigazolvány-igénylés változatlan marad. 1. Ha a felvételt nyert hallgató valamely okból nem rendelkezik megfelelő diákigazolvánnyal: A hallgató az intézménytől megkapja az igénylőlapot Az igénylőlapot kitölti a megfelelő adatokkal és felragasztja a fényképet A TR-ben elindítja az igénylés folyamatát és rögzíti az igénylőlap sorszámát Az igénylőlapot leadja a tanulmányi osztályon Véglegesíti az igénylést és a TR-en keresztül befizeti az igénylési díjat 2. Igénylés rögzítése és befizetés Az intézményi ügyintéző: Ellenőrzi, hogy megtörténte a befizetés Ellenőrzi a fénykép, az aláírás és a kért adatok meglétét A befizetésről nyugtát állít ki a hallgatónak Jóváhagyja az igénylést és elektronikusan beküldi a DIG rendszerbe A befizetéseket számla alapján továbbítja a Az igényléseket postai úton továbbítja a

7 2. számú melléklet - Felsőoktatási intézmény igénylési folyamat (A FIR Webmodul használatának segítségével) A felsőoktatási felvételi folyamatba illesztett diákigazolvány-igénylés változatlan marad. 1. Ha a felvételt nyert hallgató valamely okból nem rendelkezik megfelelő diákigazolvánnyal: A hallgató az intézménytől megkapja az igénylőlapot Az igénylőlapot kitölti a megfelelő adatokkal és felragasztja a fényképet Az igénylőlapot leadja a tanulmányi osztályon és befizeti az igénylési díjat 2. Igénylés rögzítése és befizetés Az intézményi ügyintéző: Ellenőrzi, hogy megtörténte a befizetés Ellenőrzi a fénykép, az aláírás és a kért adatok meglétét A befizetésről nyugtát állít ki a hallgatónak Bejelentkezés után betölti a hallgatók adatait a Webmodul igénylő felületen A diákigazolvány kérelmeket kitölti és csomaghoz rendeli A véglegesített csomagot elektronikusan beküldi a DIG rendszerbe Az igényléseket postai úton továbbítja a A befizetéseket számla alapján továbbítja a