Az SZMSZ mellékletei Függelékek:

Átírás

1 Az SZMSZ mellékletei 1. A képviselı-testület által a polgármesterre átruházott hatáskörök jegyzéke 2. A képviselı-testület által a Szociális és Egészségügyi Bizottságra átruházott hatáskörök jegyzéke 3. A polgármesteri hivatal ügyrendje 4. A képviselık, a polgármester, az alpolgármester és a bizottságok nem képviselı tagjai által teendı eskü szövege 5. A közmeghallgatás eljárási szabályai 6. A polgármesteri hivatal alapító okirata Függelékek: 1. A képviselı-testület tagjainak névsora 2. A Szociális és Egészségügyi Bizottság tagjainak névsora, feladatai 3. Hatályos önkormányzati rendeletek jegyzéke 4. Nyilvántartás a bélyegzıhasználatról 5. Iratkezelési szabályzat 6. Nyirád községben mőködı önszervezıdı közösségek jegyzéke

2 1 SZMSZ sz. melléklet A Képviselı-testület által a polgármesterre átruházott hatáskörök jegyzéke Nyirád Község Önkormányzati Képviselı-testülete az évi LXV. tv. 9. (3) bekezdésben kapott felhatalmazás alapján az alábbi hatásköreit a polgármesterre ruházza át: a) szülési támogatás, b) temetési támogatás, c) temetési segély, d) átmeneti segély, e) rendkívüli gyermekvédelmi támogatás, f) 18. életévét betöltött, tartósan beteg személy ápolását végzı hozzátartozónak ápolási díj, 1 g) lakásfenntartási támogatás 2 megállapítása. 1 Hatályos: február 15-tıl - 3/2008. (II. 15.) Ör. 2 Hatályos: február 15-tıl - 3/2008. (II. 15.) Ör.

3 2 SZMSZ sz. melléklet A Képviselı-testület által a Szociális és Egészségügyi Bizottságra átruházott hatáskörök jegyzéke 3 3 Hatályon kívül helyezve február 15-i hatállyal - 3/2008. (II. 15.) Ör.

4 3 SZMSZ sz. melléklete A POLGÁRMESTERI HIVATAL ÜGYRENDJE I. fejezet Általános rendelkezések (1) A képviselı-testület által létrehozott egységes polgármesteri hivatal (továbbiakban Hivatal) hivatalos megnevezése és címe: Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 8454 Nyirád, Szabadság u. 3. (2) A Hivatal jogállása: jogi személyiséggel rendelkezı önálló költségvetési szerv. (3) A Hivatal költségvetési számlaszáma: (4) A Hivatal számlavezetıje: Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Zrt. apolcai Fiók. (5) A Hivatalt Nyirád község polgármestere irányítja. (6) A Hivatalt Nyirád község jegyzıje vezeti. (7) A Hivatal segíti a képviselı-testület és bizottsága, továbbá az alpolgármester munkáját. (8) A Hivatal feladata a döntések szakmai elıkészítése, a döntések végrehajtásának szervezése és ellenırzése, valamint a jegyzı hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyek intézése. II. fejezet A Hivatal feladatai (1) A Hivatal tevékenysége a képviselı-testület, annak bizottsága, a helyi kisebbségi önkormányzat tisztségviselıi munkája eredményességének elısegítésére irányul. Elıkészíti és ellátja a jogszabályokban meghatározott feladatokat, valamint szervezı, végrehajtó, ellenırzı és szolgáltató tevékenységet folytat. (2) A Hivatal a képviselı-testület tevékenységével kapcsolatban: a) szakmailag elıkészíti az önkormányzati rendelettervezetet, a testületi elıterjesztést, a határozati javaslatot, valamint vizsgálja a törvényességet; b) nyilvántartja a képviselı-testület döntéseit; c) szervezi a képviselı-testület rendelkezése végrehajtását, a végrehajtás ellenırzését,

5 4 d) ellátja a képviselı-testület munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatokat; (3) A Hivatal a képviselı-testület bizottsága mőködésével kapcsolatban: a) biztosítja a feladat jellegének megfelelıen a bizottság mőködéséhez szükséges ügyviteli feltételeket; b) szakmailag elıkészíti a bizottsági elıterjesztést, jelentést, beszámolót, egyéb anyagokat; c) tájékoztatást nyújt a bizottsági kezdeményezés megvalósítási lehetıségérıl, valamint szakmailag véleményezi a bizottsághoz érkezı kérelmet, javaslatot; d) gondoskodik a bizottsági döntés nyilvántartásáról és végrehajtásáról. (4) A Hivatal a képviselı munkájának segítése érdekében: a) elısegíti a képviselı jogainak gyakorlását, b) köteles a képviselıt a teljes hivatali munkaidıben fogadni és részére a szükséges felvilágosítást megadni, illetve intézkedni; c) közremőködik a képviselı tájékoztatásának megszervezésében. (5) A Hivatal a polgármester, alpolgármester munkájával kapcsolatban: a) döntést készít elı, szervezi a végrehajtást, b) segíti a képviselı-testületi munkával kapcsolatos tisztségviselıi tevékenységet, c) nyilvántartja a polgármester döntéseit. (6) A Hivatal Nyirád Község Önkormányzata (a továbbiakban: Önkormányzat) intézményeivel kapcsolatos szervezési, irányítási, ellenırzési feladatok ellátásában részt vesz, szakmai segítı tevékenységet folytat. (7) A Hivatal a pénzügyi, gazdálkodási, vagyonkezelési, intézményi gazdálkodás ellenırzési feladatok körében ellátja: a) az intézményi tervezés, beszámoltatás, intézményi gazdálkodás irányítását; b) a beruházás, felújítás elıkészítését, lebonyolítását; c) a belsı gazdálkodás szervezését, a belsı létszám- és bérgazdálkodást, intézményi pénzellátást; d) a költségvetési intézmények ellenırzését, az intézmény számviteli munkájának irányítását, e) a számítástechnikai, informatikai rendszer kezelését, f) a területi tervezést, vállalkozásszervezést, g) az önkormányzat ingatlanvagyonával, vagyoni érdekeltségeivel és egyéb vagyonával kapcsolatos közgazdasági, pénzügyi, jogi feladatokat. (8) A Hivatal közremőködik az igazgatás szakmai kérdéseinek korszerősítésében, más államigazgatási, önkormányzati hivatali szervekkel való kapcsolattartásban. (9) A Hivatal mőködéstechnikai feltételeit biztosító tevékenységi kört lát el, végzi az iktatást, irattározást.

6 5 III. fejezet Polgármester, alpolgármester (1) A polgármester feladatát és hatáskörét a jogszabályok, valamint a képviselıtestület határozza meg. (2) A polgármester fıbb feladatai a Hivatal mőködésével kapcsolatban: a) a jegyzı útján irányítja a Hivatalt, irányítási, mőködési jogkörében szükség szerint megbeszélést tart az alpolgármester, a jegyzı részvételével; b) meghatározza a Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elıkészítésében és végrehajtásában; c) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben; egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja; d) a jegyzı kezdeményezésére javaslatot tesz a képviselı-testület hivatalának belsı szervezeti tagozódására, a hivatal munkarendjére, az ügyfélfogadás rendjére; e) saját feladat- és hatáskörbe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az utalványozás és az ellenjegyzés rendjét; f) meghatározza azok körét, akiknek a jegyzı általi kinevezéséhez, vezetıi megbízásához, felmentéséhez, vezetıi megbízásának visszavonásához az egyetértése szükséges; g) az évi XX. törvény 139. (1) bekezdés d) pontja alapján a polgármester a helyi önkormányzat nevében kötelezettséget vállalhat, erre más személyt is felhatalmazhat; h) a képviselı-testület döntéseivel összhangban irányítja az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos gazdálkodást; a népjóléti, az oktatási, a kulturális, a sport, a sajtó, a nemzetközi, és a személyzeti munkát; i) összehangolja mindazon feladatokat, amelyek a képviselı-testület és a bizottságok munkájával összefüggnek; részt vesz a szakmai egyeztetésekben, figyelemmel kíséri és segíti, valamint ellenırzi a bizottságok döntéseinek végrehajtását, j) irányítja a munkaterv tervezetének elkészítését, intézkedik államtitkot vagy szolgálati titkot sértı cselekmény elkövetése esetén; továbbá a titoksértés megelızése és megszüntetése iránt. (3) Az alpolgármester a polgármester által meghatározott feladatokat látja el. (4) A polgármester tartós távollétében, illetve akadályoztatása esetén az alpolgármestert a polgármester jogosultságai illetik meg. IV. fejezet Jegyzı (1) A jegyzı a Hivatal vezetıje, aki szakmailag felelıs a hivatal mőködéséért. Tevékenysége során felelıs a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelı,

7 6 szakszerő, pártatlan és igazságos, a színvonalas ügyintézés szabályainak megfelelı ellátásáért. (2) A jegyzı feladatai a jogszabályokban meghatározottakon túlmenıen különösen a következık: a) a testület mőködésével kapcsolatban: összehangolja az elıkészítı munkát, gondoskodik a törvényességrıl, a jogszabályok, önkormányzati rendeletek, határozatok rendelkezéseinek betartásáról; figyelemmel kíséri az elıterjesztések, döntési tervezetek elızetes bizottsági megtárgyalását; figyelemmel kíséri a testületi ülések menetét törvényességi szempontból, ha a döntéseknél jogszabálysértést észlel, köteles jelezni; gondoskodik a jegyzıkönyvek pontos vezetésérıl, a döntések eljuttatásáról az érintettek részére; b) A Hivatal mőködésével kapcsolatban: a Hivatal belsı szervezeti egységei útján ellátja a jogszabály által hatáskörébe utalt hatósági jogköröket; a Hivatal belsı szervezeti tagozódására, munkarendjére és az ügyfélfogadás rendjére javaslatot készít a polgármesternek; a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az ellenjegyzés és az utalványozás rendjét; gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal köztisztviselıi, a belsı ellenırzési társulás keretében foglalkoztatott belsı ellenırök, az Élelmezésellátó Szervezet alkalmazottai, valamint a Mővelıdési Ház és Községi Könyvtár dolgozói tekintetében; irányítja a személyzeti munkával kapcsolatos feladatokat; irányítja a dolgozók továbbképzését; vezeti, összehangolja és ellenırzi a Hivatal belsı szervezeti egységeiben folyó munkát; elkészíti a Hivatal tevékenységérıl szóló beszámolót, amelyet évente beterjeszt a képviselı-testület elé; irányítja a Hivatal gazdálkodási tevékenységét; gondoskodik a törvényességi ellenırzést szolgáló, az önkormányzatot és szerveit érintı dokumentumoknak a közigazgatási hivatalhoz történı felterjesztésérıl; gondoskodik a Hivatalon belüli hatékony és célszerő munkamegosztásról, a feladatok gyors, szakszerő és törvényes ellátásáról, az eredményes munkáról; meghatározza és ellenırzi a Hivatal, az Élelmezésellátó Szervezet, a Mővelıdési Ház és Községi Könyvtár dolgozóinak munkáját, elkészíti a munkaköri leírásokat, valamint azokat aktualizálja; gondoskodik a képviselı-testület bizottsága munkájának szakmai segítésérıl, elıkészíti a rendelet-tervezeteket és egyéb anyagokat, felelıs azok szakmai és jogi megalapozottságáért; gondoskodik mindazon szakfeladatok ellátásáról, amelyekre a képviselı-testület és a polgármester utasítják;

8 7 részt vesz a vezetıi értekezleten, ahol tájékoztatást ad az aktuális ügyekrıl; szükség szerint, de legalább negyedévente munkaértekezletet tart a Hivatal dolgozói részére; gondoskodik a szakszerő ügyintézés és szabályszerő ügyiratkezelés megvalósításáról, gondoskodik a szabadságolási terv elkészítésérıl és a csoport dolgozóinak szabadság-nyilvántartásáról, kapcsolatot tart az önkormányzati intézmények vezetıivel; közremőködik az önkormányzat intézményei tekintetében a munkáltatói jogok gyakorlásából adódó feladatok ellátásában. (3) A jegyzıt távolléte esetén az anyakönyvvezetı (igazgatási ügyintézı) helyettesíti. V. fejezet A hivatal belsı szervezeti felépítése (1) A Hivatal belsı szervezeti egységeinek elnevezése: a) igazgatási és titkársági csoport b) pénzügyi csoport VI. fejezet A HIVATAL BELSİ SZERVEZETI EGYSÉGEI Igazgatási és titkársági csoport (7) Az igazgatási és titkársági csoport általános feladatai: a) Ellátja a polgármester és a jegyzı hatáskörébe utalt egyes államigazgatási, illetve önkormányzati hatósági ügyek döntésre való elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat; b) Közremőködik a honvédelmi és polgári védelmi feladatok ellátásában; c) Ellátja az önkormányzati és államigazgatási ügyek intézésével kapcsolatos nyilvántartási és ügyvitel-technikai feladatokat; d) Ellátja a hatósági bizonyítványok kiadásával kapcsolatosan elıírt feladatokat. e) Közremőködik az önkormányzat egészségügyi és szociális feladatainak ellátásában, gondoskodik az önkormányzat egészségügyi, szociálpolitikai és ifjúságpolitikai koncepciójának megvalósításáról. f) Ellátja a Hivatal belsı szervezeti mőködésével összefüggı feladatokat, biztosítja az önkormányzat testülete mőködéséhez a technikai, ügyviteli és szervezési feltételeket. Közremőködik az önkormányzati jogalkotás elıkészítésében. (8) Az igazgatási és titkársági csoport létszáma 3 fı, tagjai a következık: 1 fı anyakönyvvezetı, igazgatási ügyintézı 1 fı szociális ügyintézı

9 8 1 fı titkársági és hagyatéki ügyintézı Pénzügyi csoport (1) A pénzügyi csoport általános feladatai: Elıkészíti az önkormányzat pénzügyeivel, beruházásaival, az intézmények irányításával kapcsolatos döntéseket. Végrehajtja az önkormányzati rendeleteket és a testületi határozatokat, valamint a vonatkozó jogszabályokat. (2) Gondoskodik az önkormányzati vagyon nyilvántartásáról, hasznosításáról és az ezzel kapcsolatos döntések elıkészítésérıl és végrehajtásáról. (3) Ellátja a központi adójogszabályokban és a helyi önkormányzati rendeletekben a jegyzı hatáskörébe utalt adók (adók módjára behajtandó köztartozások) megállapításával, nyilvántartásával, beszedésével, kezelésével, ellenırzésével kapcsolatos feladatokat. (4) Ellátja az információszolgáltatással kapcsolatosan elıírt feladatokat. (5) Feladata a község-üzemeltetéssel kapcsolatos feladatok végrehajtásának szervezése, irányítása, valamint az önkormányzat beruházásainak, felújításainak elıkészítése, szervezése, lebonyolítása (lebonyolíttatása) és megvalósulásának figyelemmel kísérése és ellenırzése. A község-fejlesztési, község-rendezési kérdésekben együttmőködés a fıépítésszel és a hatósággal. (6) A pénzügyi csoport létszáma 3 fı, tagjai: 2 fı önkormányzati gazdálkodási ügyintézı 1 fı adóügyi, földügyi ügyintézı és pénztáros VII. fejezet Belsı ellenırzés (1) Nyirád Község Önkormányzata a belsı ellenırzési kötelezettséget társulási formában, a január 31-én, 38 társult önkormányzattal megkötött megállapodás szerint látja el. (2) A feladat ellátását 3 fı köztisztviselıi jogviszonyban foglalkoztatott belsı ellenırrel, közös foglalkoztatás keretében biztosítja. (3) A belsı ellenırök általános feladatait a 193/2003. (XI. 26.) Korm. r. 8. -a tartalmazza.

10 9 VIII. fejezet Vagyonnyilatkozat Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséggel járó munkakörök: jegyzı önkormányzati gazdálkodási ügyintézı adóügyi, földügyi ügyintézı anyakönyvvezetı, igazgatási ügyintézı belsı ellenır IX. fejezet Mőködési szabályok (1) A képviselet ellátásával összefüggı feladatok: a) a képviselı-testületet a polgármester, illetve felhatalmazása alapján az alpolgármester jogosult képviselni; b) a Hivatalt a jegyzı, illetve az általa felhatalmazott köztisztviselı jogosult képviselni. (2) A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés rendjérıl az önkormányzat helyi pénzügyi szabályozása rendelkezik. (3) Bélyegzıhasználat, nyilvántartás: a) Nyirád község polgármestere, jegyzıje feliratú körbélyegzık használatára saját személyükben jogosultak; b) a Hivatal hivatalos körbélyegzıje: Nyirád Község Önkormányzata, (középen magyar címerrel), c) Nyirád Község Polgármesteri Hivatala (középen magyar címerrel) d) Nyirád Község Önkormányzatának Képviselıtestülete (középen magyar címerrel) e) a hivatalos bélyegzı lenyomatát csak a kiadmányozásra jogosult aláírásával ellátott kiadmányon lehet használni; f) a bélyegzıkrıl a Hivatal nyilvántartást vezet, melyek lenyomatait az SZMSZ 4. számú függeléke tartalmazza. (4) Értekezletek: a) a polgármester szükség szerint, de legalább évente egy alkalommal munkaértekezletet tart a Hivatal dolgozói részére; b) a jegyzı, a Hivatal dolgozói teljes vagy szőkebb köre részére szükség szerint munkaértekezletet hív össze.

11 10 Az ügyfélfogadás rendje (5) A jegyzı gondoskodik arról, hogy a tisztségviselıi, illetve jegyzıi fogadónapokon, valamint az általános ügyfélfogadási idıben a csoport feladatkörébe tartozó kérdésekben a felvilágosításra, intézkedésre jogosult ügyintézık a munkahelyükön tartózkodjanak. (6) A tisztségviselık ügyfélfogadási rendje: a) polgármester : kedd: 9-12 óráig csütörtök: óráig b) jegyzı: hétfı: óráig szerda: 8-12 óráig (7) A Hivatal általános ügyfélfogadási rendje: hétfı: kedd: szerda: csütörtök: péntek: 8-16 óráig 8-16 óráig 8-16 óráig 8-16 óráig 8-12 óráig (8) Az országgyőlési képviselık, az önkormányzati képviselık, a helyi kisebbségi önkormányzat képviselıi, a bizottság tagjai munkaidıben korlátozás nélkül jogosultak a polgármesteri hivatalt felkeresni. (9) Amennyiben a Hivatal intézkedésének késedelme elháríthatatlan kárral, vagy veszéllyel járna, az ügyfeleket munkaidıben, idıbeni korlátozás nélkül kell fogadni. A hivatal munkarendje (11) A heti 40 órás munkaidı napi megoszlása: hétfıtıl-csütörtökig: péntek: óráig óráig (12) Az étkezési idı 30 perc.

12 11 A szabadság igénybevételének rendje (13) A szabadságot a Hivatal mőködıképességének figyelembevételével kell kiadni. (14) A hivatal dolgozói a munkaköri leírásokban foglaltak szerint helyettesítik egymást. Nyirád, június 15. Könnyid Erika jegyzı

13 12 SZMSZ számú melléklete A képviselık, a polgármester, alpolgármester és a bizottságok nem képviselı tagjai által teendı eskü szövege "Én,... esküszöm, hogy hazámhoz, a Magyar Köztársasághoz, annak népéhez hő leszek, az Alkotmányt és az alkotmányos jogszabályokat megtartom; az állami és szolgálati titkot megırzöm; megbízatásomhoz híven pártatlanul, lelkiismeretesen járok el és a legjobb tudásom szerint minden igyekezetemmel Nyirád javát szolgálom." Az esküt tevı meggyızıdése szerint: Isten engem úgy segéljen.

14 13 SZMSZ sz. melléklete A közmeghallgatás eljárási szabályai A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv a szerint az önkormányzat képviselı-testülete évente legalább egyszer, elıre meghirdetett közmeghallgatást tart, amelyen az állampolgárok és a helyben érdekelt szervezetek képviselıi közérdekő kérdést és javaslatot tehetnek. A közmeghallgatás helyérıl és idejérıl a polgármester - a közmeghallgatás idıpontját megelızı 10 nappal elıbb - a FALU-TV-ben és a községi hirdetıtáblákon értesíti a község lakosságát. A közmeghallgatáson a polgármester beszámol a testület tevékenységérıl, az önkormányzat által elért eredményekrıl, a kitőzött célokról és feladatokról, tájékoztatást ad az önkormányzat vagyoni helyzetérıl. A közmeghallgatás lefolytatása mindenben megegyezik a képviselı-testületi ülésre vonatkozó eljárási szabályokkal. A közmeghallgatáson lehetıség van a polgármesterhez, illetve képviselıtestülethez kérdést, felvetést, javaslatot intézni, a község, a község lakóit érintı problémákat, gondokat felvetni. Ezekre - lehetıség szerint - a válaszadást a helyszínen meg kell tenni. Ha erre nincs lehetıség, akkor a kérdésfelvetınek a választ az ülést követı 8 napon belül meg kell adni úgy, hogy amennyiben több lakót is érint a felvetés, akkor errıl minden érintett értesüljön.

15 14 ALAPÍTÓ OKIRAT SZMSZ sz. melléklete Nyirád község Önkormányzati Képviselı-testülete az államháztartásról szóló, többször módosított évi XXXVIII. törvény 88.. (3) bekezdése alapján a 90/2006. (XI.29) Ökt. számú határozatával december 1-jei határidıvel módosítja, és egységes szerkezetbe foglaltan hagyja jóvá. 1./ a Költségvetési szerv neve: Nyirád Községi Polgármesteri Hivatal 2./ Székhelye és címe: 8454 Nyirád, Szabadság utca 3. Telephelyei: Élelmezésellátó Szervezet Nyirád, Rózsa Ferenc utca 5/A. Mővelıdési Ház és Községi Könyvtár Nyirád, Petıfi utca 18. Körzeti Orvosi Rendelı 8454 Nyirád, Széchenyi utca / Mőködési területe: Nyirád község közigazgatási területe 4./ Jogelıd neve: Nyirád Községi Tanács VB és szakigazgatási szervei 6./ Alaptevékenysége: A helyi önkormányzatokról szóló törvény alapján ellátja az önkormányzat mőködésével az államigazgatási ügyek döntésre való elıkészítésével, a döntések végrehajtásával és a kisebbségi önkormányzattal kapcsolatos, a mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezések alapján a hatáskörébe utalt feladatokat. A Hivatal vállalkozási tevékenységet nem végez. 7./ Gazdálkodási jogköre: Önálló gazdálkodási és bérgazdálkodási jogkörrel rendelkezı, az elıirányzatok feletti rendelkezési jogosultság szempontjából teljes jogkörrel rendelkezı költségvetési szerv. 8./ Gazdálkodási rendje: Gazdálkodását az arra vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezések alapján végzi, adóalany. Adószáma: KSH száma: / Felügyeleti szerve:

16 15 Nyirád Község Önkormányzati Képviselı testülete. Törvényességi felügyeletét a Közép-dunántúli Regionális Közigazgatási Hivatal Veszprém Megyei Kirendeltsége látja el. 10./ Jogállása: A Hivatal az Önkormányzat önállóan gazdálkodó költségvetési szerve, e tekintetben jogi személyként jár el. 11./ Irányítója: a polgármester, vezetıje: a jegyzı 12./ Képviselete és a kiadmányozás: Képviselıje: a jegyzı, távollétében a jegyzı által megbízott köztisztviselı. Kiadmányozás: a kiadmányozási szabályzat szerint történik. 13./ A Hivatal Szervezete: A Polgármesteri Hivatal szervezetét a Szervezeti és Mőködési Szabályzat tartalmazza. 14./ Tevékenységi, szakfeladati köre: Helyi közutak, hidak, alagutak létesítése és felújítása Óvodai intézményi közétkeztetés Iskola intézményi közétkeztetés Munkahelyi vendéglátás Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése Saját vagy bérelt ingatlan hasznosítása Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Helyi kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége Országgyőlési képviselıválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása Önkormányzati képviselıválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása Máshová nem sorolható szervek tevékenysége Önkormányzati valamint többcélú kistérségi társulási intézmények ellátó, kisegítı szolgálatai Város- és községgazdálkodási szolgálat Közvilágítási feladatok Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások feladatra nem tervezhetı elszámolása Finanszírozási mőveletek elszámolása Háziorvosi szolgálat Foglalkozás-egészségügyi ellátás Fogorvosi ellátás Védınıi szolgálat Anya-, gyermek- és csecsemıvédelem Rendszeres szociális pénzbeli ellátások Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátások Eseti pénzbeli szociális ellátások Eseti pénzbeli gyermekvédelmi ellátások Települési hulladékok kezelése, köztisztasági tevékenység Közösségi színterek tevékenysége

17 Közmővelıdési könyvtári tevékenység Sportcélok és feladatok Nyirád, december 1. PH Sarkadi-Nagy András polgármester Könnyid Erika jegyzı

18 17 SZMSZ sz. függeléke Nyirád Község Önkormányzati Képviselı-testülete tagjainak névsora 0. Sarkadi-Nagy András János 1. Andrónyi Miklós 2. Csikány Róbert Árpádné 3. Hoffmann Ottó Lajos 4. Kovács Károly 5. Nagy Gábor 6. Papp Attila János 7. Simon Balázs 8. Szalai Sándor 9. Vers Istvánné

19 18 SZMSZ sz. függeléke Nyirád Község Önkormányzati Képviselı-testülete állandó bizottsága, tagjainak névsora, feladatai 1. SZOCIÁLIS ÉS EGÉSZSÉGÜGYI BIZOTTSÁG (5 Fİ) 1. Elnöke: Kovács Károly 2. Képviselı tagja: Szalai Sándor 3. Képviselı tagja: Vers Istvánné 4. Nem képviselı tagja: Berecz Józsefné 5. Nem képviselı tagja: Mencseli István Bizottsági titkár: Szücsné Vajai Krisztina Feladatai: - Nyirád Község Önkormányzati Képviselı-testülete által átruházott hatáskörökben (SZMSZ 2. számú melléklet) a döntések meghozatala - A polgármester és a települési képviselık által tett vagyonnyilatkozatok vizsgálata, nyilvántartása és ellenırzése - Javaslattétel a polgármester illetményének emelésére

20 19 SZMSZ sz. függelék HATÁLYOS ÖNKORMÁNYZATI RENDELETEK JEGYZÉKE Rendelet száma Rendelet tárgyköre 7/1991. (XII. 10.) A vállalkozók kommunális adója 18/1995. (XII. 14.) A helyi iparőzési adó 19/1995. (XII. 14.) A magánszemélyek kommunális adója 6/1997. (VI. 12.) Az önkormányzat vagyona és a vagyonnal való gazdálkodás rendje 9/1999. (XI. 29.) A helyi közmővelıdésrıl 7/2000. (VI. 30.) Helyi címer és zászló alapítása, használatának rendje 6/2001. (V. 11.) A környezetvédelemrıl, közterületek használatáról és az állattartásról 17/2001. (XII. 14.) A Polgármesteri Hivatalban foglalkoztatott köztisztviselıket megilletı szociális, jóléti és egészségügyi juttatásokról, valamint szociális és kegyeleti támogatásokról 8/2002. (IV. 26.) Nyirád község környezetvédelmi alapjáról 14/2002. (XI. 5.) Az önkormányzat képviselıinek tiszteletdíja és természetbeni juttatásai 6/2004. (VI. 25.) A talajterhelési díjról 9/2004. (IX. 17.) Közös helyi hulladékgazdálkodási terv kihirdetése 6/2005. (IX. 16.) A gyermekvédelmi ellátásokról 18/2005. (XI. 18.) Nyirád község településrendezési terve helyi építési szabályzat, valamint szabályozási terv 3/2006. (III. 31.) Rendelet az egészségügyi alapellátásról és körzeteinek kialakításáról 5/2006. (VIII. 11.) A szociális igazgatásról és a szociális ellátásokról 4/2007. (VI. 15.) A képviselı-testület és szervei szervezeti és mőködési szabályzata 8/2007. (IX. 14.) Rendelet az Önkormányzat saját bevételeinek alapjául szolgáló díjakról

21 20 13/2008. (IX. 12.) Nyirád Község Díszpolgára cím alapításáról és adományozásáról 18/2008. (XII. 12.) Az ivóvíz-szolgáltatás és csatornahasználati díj megállapításáról 3/2009. (III. 11.) Az Önkormányzat évi költségvetése

22 21 SZMSZ sz. függelék A Polgármesteri Hivatal által használt bélyegzık lenyomati nyilvántartása A bélyegzı szövege: A bélyegzı lenyomata: A használatért felelıs aláírása: DÍSZPECSÉT Nyirád Község Pecsétje Némethné Vratnik Irén Nyirádi Önkormányzat Jegyzıje Nyirád Könnyid Erika Szavazatszámláló Bizottság Nyirád 1. számú szavazókör Könnyid Erika Szavazatszámláló Bizottság Nyirád 2. számú szavazókör Könnyid Erika

23 22 Helyi Választási Bizottság Nyirád Könnyid Erika Kisebbségi Szavazókör Szavazatszámláló Bizottsága Nyirád Könnyid Erika Nyirádi Önkormányzat jegyzıje Nyirád 4. Szücsné Vajai Krisztina Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 5. Szücsné Vajai Krisztina Nyirád Község Polgármestere Nyirád Szücsné Vajai Krisztina

24 23 Nyirád Község Önkormányzata Nyirád 3. Szücsné Vajai Krisztina A határozat jogerıs és végrehajtható. 19..hó.n. Szücsné Vajai Krisztina Nyirádi Önkormányzat Jegyzıje Nyirád 4. Kovács Károlyné Nyirád Község Polgármestere Nyirád 3. Kovács Károlyné Nyirád Község Önkormányzata Nyirád 4. Kovács Károlyné

25 24 Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 3. Kovács Károlyné Népesség-nyilvántartás Nyirád Kovács Károlyné Anyakönyvvezetı Nyirád Kovács Károlyné Ezen fénymásolat az eredeti példánnyal mindenben megegyezik. Nyirád, jegyzı Kovács Károlyné Polgármesteri Hivatal Szakszervezeti Bizottsága 8454 Nyirád Kovács Károlyné UJMNL (szervazonosító) Kovács Károlyné

26 25 Magyar Köztisztviselık és Közalkalmazottak Szakszervezeti Bizottsága Nyirád Kovács Károlyné Cigány Kisebbségi Önkormányzat Elnöke Nyirád 2. Kovács Károlyné Cigány Kisebbségi Önkormányzat Testülete Nyirád 2. Kovács Károlyné Nyirádi Önkormányzat Jegyzıje Nyirád 3. Horváth Szabina Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 6. Horváth Szabina

27 26 Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 1. Vagányi Diána Nyirád Község Önkormányzata 8454 Nyirád, Szabadság u. 3. Adószám: Számlaszám: OTP Tapolca Horváth Szabina Nyirád Község Önkormányzata Nyirád 5. Vagányi Diána Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 4. Offenbek Istvánné Nyirád Község Önkormányzata Nyirád 6. Offenbek Istvánné

28 27 Nyirádi Önkormányzat Jegyzıje Nyirád 2. Offenbek Istvánné Nyirádi Önkormányzat Jegyzıje Nyirád 1. Némethné Vratnik Irén Nyirád Község Polgármestere Nyirád Némethné Vratnik Irén Nyirád Község Önkormányzata Nyirád 1. Némethné Vratnik Irén Nyirád Község Önkormányzatának Képviselı Testülete 8454 Nyirád Némethné Vratnik Irén Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 2. Némethné Vratnik Irén

29 28 Községi Polgármesteri Hivatal 8454 Nyirád, Szabadság u. 3. Telefon: 88/ , Tel./fax.: 88/ (7 db) Ezen fénymásolat az eredeti példánnyal mindenben megegyezik. Nyirád, Könnyid Erika Offenbek Istvánné Vagányi Diána Kovács Károlyné Szücsné Vajai Krisztina Horváth Szabina Némethné Vratnik Irén Némethné Vratnik Irén Könnyid Erika jegyzı Felhasználásra átvettem: Dátum: Némethné Vratnik Irén (2 db) aláírás Iktatóbélyegzı Némethné Vratnik Irén

30 29 SZMSZ sz. függelék Nyirád Község Önkormányzatának a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló évi LXVI. törvény 10. (1) bekezdésében elıírtak szerint készített EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4. -ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal egyetértek., a Veszprém Megyei Levéltár vezetıje A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4. -ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzatot az illetékes közlevéltárral egyetértésben jóváhagyom:, , mint a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezetıje

31 30 I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A községi önkormányzat egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. -ának (1) bekezdése, - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, és az Önkormányzat Szervezeti és Mőködési Szabályzata rendelkezései alapján, a területileg illetékes önkormányzati levéltár egyetértésével, és a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezetıjének jóváhagyásával készült. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 1) Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a Nyirád Községi Önkormányzatnál keletkezı, oda érkezı, illetve onnan kimenı valamennyi iratra, az Önkormányzat vezetıjére, köztisztviselıjére, közalkalmazottjára és munkavállalójára. Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minısített iratokra és azok kezelési rendjére - az államtitokról és szolgálati titokról szóló évi LXV. törvény, - a minısített adat kezelésének rendjérıl szóló 79/1995. (IV. 30.) Korm. rendelet, - a nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minısített adat védelmének eljárási szabályairól szóló 179/2003. (XI. 5.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. Értelmezı rendelkezések 2) E szabályzat alkalmazásában 1. átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott idıtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás elıtti ırzése történik; 2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; 3. beadvány: valamely szervtıl vagy személytıl érkezı papíralapú vagy elektronikus irat; 4. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegő összekapcsolása; 5. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; 6. elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minısülı elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidırıl, az ügy ügyintézıjérıl és az ügyintézı hivatali elérhetıségérıl értesíti az ügyfelet; 7. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minısülı elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételérıl és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldıjét; 8. elıadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képezı, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;

32 31 9. expediálás: az irat kézbesítésének elıkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és idıpontjának meghatározása; 10. érkeztetés: az érkezett küldemény küldıjének, érkeztetıjének, belsı címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztetı könyvben; 11. gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; 12. iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történı ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követıen az iktatókönyvben, az iraton és az elıadói íven; 13. iktatókönyv: olyan nem selejtezhetı, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; 14. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; 15. iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból; 16. irattári tétel: az iratképzı szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelıen kialakított legkisebb - egyéni irattári ırzési idıvel rendelkezı - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; 17. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetıség szerinti csoportosítását meghatározó kód; 18. irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történı ellátása és irattárban történı dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követı vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti idıre; 19. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelınek szóló vezetıi vagy ügyintézıi utasítások; 20. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítı szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történı eljuttatása a címzetthez; 21. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás elıtti ırzésére szolgáló irattár; 22. küldemény: az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; 23. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenırzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; 24. levéltárba adás: a lejárt helyben ırzési idejő, maradandó értékő iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; 25. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsı példánnyal azonos módon hitelesítettek; 26. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhő formában, utólag készült egyszerő (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; 27. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetıségét kizáró módon történı hozzáférhetetlenné tétele, törlése; 28. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérı irattól - elválasztható; 29. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítı része, amely elválaszthatatlan attól; 30. naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; 31. selejtezés: a lejárt megırzési határidejő iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történı elıkészítése; 32. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elı- és utóiratok) végleges jellegő összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;

33 szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézı személy kijelölése, az elintézési határidı és a feladat meghatározása; 34. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetıségének biztosításával is; 35. ügyintézı: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy elıadója, aki az ügyet döntésre elıkészíti; 36. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; 37. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. Az iratkezelés szabályozása 3) Az Iratkezelési Szabályzat az iratok biztonságos ırzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történı átadását szabályozza. 4) Jelen Iratkezelési Szabályzat szerves egységet képez az Ltv. 10. (4) bekezdésének felhatalmazása alapján a köziratok kezelésének szakmai irányítását ellátó miniszternek az oktatási és kulturális miniszterrel egyetértésben kiadott egységes irattári tervével. Az iratkezelés szervezete 5) Az Önkormányzat a Szervezeti és Mőködési Szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggı tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetıt. 6) Nyirád Község Önkormányzat az iratkezelést a Szervezeti és Mőködési Szabályzatban meghatározottak szerint, a szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelı központi iratkezeléssel látja el. 7) Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén az illetékes levéltár és közigazgatási hivatal egyetértésével lehet. Az iratkezelés felügyelete 8) Az egységes és szabályszerő ügyirat-kezelési gyakorlatot a helyi önkormányzat jegyzıje felügyeli. A jegyzıt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén a Szervezeti és Mőködési Szabályzatban meghatározott ügyintézı helyettesíti. 9) A jegyzı felelıs: - az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszerőségéért és a feladatoknak megfelelı célszerőségéért, - az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért, - az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenırzéséért, a szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért, - az iratkezelést végzı, vagy azért felelıs személyek szakmai képzéséért és továbbképzéséért,

34 33 - az iratok szakszerő és biztonságos megırzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer kialakításáért és mőködtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért, - az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért, - az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külsı és a belsı név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, - a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott mőködéséért, - az iratkezelés minıségbiztosítási rendszerének folyamatos mőködéséért, - egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintı feladatokért. 10) A jegyzı az önkormányzat által önállóan üzemeltetett informatikai rendszer vonatkozásában meghatározza az üzemeltetéssel és ellenırzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, kijelöli a számítástechnikai rendszerének biztonsági követelményeiért általánosan felelıs személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelıs személyt, valamint kijelöli azt a csoportot, amely gondoskodik a követelmények teljesítésérıl és felügyeletérıl. A jogosultságok kezelésének szabályai 11) Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése a jegyzı feladata. A jogosultságok beállítása, illetve módosítása a jegyzıi engedélyezést követıen a rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni a jegyzınél. Ennek kezdeményezésére a névre szóló hozzáférési jogosultság dokumentáció szolgál (1. számú melléklet). A beállítást végzı rendszergazda a jogosultság életbelépését, az idıpont feljegyzésével beállításának megtörténtét a dokumentumon igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt a jegyzı ırzi. 12) A jegyzı felelıs az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének (az egyes ügyintézık jogosultságának) kialakításáért és mőködéséért. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe a funkcionális és a hozzáférési jogosultság: A) Funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetszıleges számú szerepkörrel rendelkezhet. B) Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. (A meghatározott funkciókat mely szervezeti egység/egységek tekintetében gyakorolhatja.) 13) Az ügyintézı feladata: - döntés a csatolt elızményiratok végleges szerelésérıl, - az ügyirat tisztázása, - az irattári tételszám meghatározása,

35 34 - egyéb utasítások megadása. 14) A titkársági ügyintézı további feladatai: - a szervezeti egységeknél készült és más szervtıl, illetve személytıl érkezett küldemény(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, irattározása, ırzése és selejtezése, valamint ezek ellenırzése, - az irat kiadása és visszavétele, - a bélyegzık, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegzık selejtezése (a címert és a bankszámlaszámot tartalmazó bélyegzık kivételével). A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegzı, pecsétnyomó használója, kezelıje. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése 15) Az önkormányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetısége érdekében az azonos ügyre egyedi tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minısülnek. 16) A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az elıadói ívben történik. Az elıadói ívben a kezdıirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmány-tervezet a legfelsı. 17) Az ügyiratokat, és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket, valamint az önkormányzat irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat még irattárba helyezésük elıtt az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári tételszámmal ellátni. 18) Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 19) Az önkormányzathoz érkezı, ott keletkezı, illetve az onnan kimenı iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus programmal vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. 20) Az érdemi ügyintézést igénylı iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktató adatbázist az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. 21) Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelmően bizonyítható legyen az átadó, átvevı személye, az átadás idıpontja és módja. 22) Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja

36 35 pontosan követhetı és ellenırizhetı, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 23) Az önkormányzat irattári anyaga használható belsı ügyviteli célból és külsı szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolat készítése. 24) A helyi önkormányzat dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetıleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezetı felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságról naprakész nyilvántartást kell vezetni. 25) Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásáról a jegyzı írásban rendelkezik. Ennek keretében figyelemmel az irat védelmének követelményeire kell meghatározni: - a munkahelyrıl kivihetı iratok körét, - a kivitel engedélyezésének módját, - az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásának idıtartamát, - az irat vissza-hozatalának idıpontját. 26) Az ügyintézık fegyelmi felelısséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. 27) Az ügyfélnek és képviselıjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetık az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozzák meg. 28) A kölcsönzés az adatvédelemre vonatkozó elıírásokra figyelemmel másolattal is teljesíthetı. 29) A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését utólagosan is ellenırizhetı módon, papíralapon dokumentálni kell. 30) Azoknak a nem selejtezhetı iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idı eltelte után is az önkormányzat ırizetében maradnak, a közlevéltárakban lévı anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. 31) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: - Saját kező felbontásra!, - Más szervnek nem adható át!, - Nem másolható!, - Kivonat nem készíthetı!, - Elolvasás után visszaküldendı!, - Zárt borítékban tárolandó! (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), - valamint más, az adathordozó sajátosságától függı egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekő adatok megismerését. 32) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekrıl.

37 36 33) Biztosítani kell az elektronikus iktatórendszer védelmét a vírusokkal és más rosszindulatú programokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen. 34) Az iratkezelési szoftver elemeirıl (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását. 35) Az elektronikus iktatórendszer minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell. 36) Gondoskodni kell az iratkezelési rendszer valamennyi eseményének naplózásáról. III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldemények átvétele 37) Az Iratkezelési Szabályzat határozza meg a helyi önkormányzathoz érkezett küldemények átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendıket, a küldemény érkezésének módja szerint: - a Magyar Posta Rt. útján érkezı küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minıségi követelményeirıl szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik; - külön kézbesítés, futárszolgálat, útján érkezı küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja; - személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult. 38) A küldemény átvételére vonatkozó jogosultságokat a jegyzı határozza meg, és gondoskodik a naprakész nyilvántartásról, a szükséges változtatásokról. 39) Az átvevı, papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelı, rendszeresített kézbesítıokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselı útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással igazolni kell. 40) Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérılappal lehet. Az adathordozót és a kísérılapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérılapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévı irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenırizni kell a kísérılapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. 41) Az átvétel idıpontját rögzíteni kell a küldeményen. Az azonnal és sürgıs jelzéső hatósági küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. A küldeményt azonnal az érintettnek, vagy a postabontásért felelıs titkársági ügyintézınek kell továbbítani.

38 37 42) Az átvétel során ellenırizni kell: - a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, - a kézbesítı okmányon és a küldeményen lévı azonosító jel megegyezıségét, - az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. 43) A postaátvevı a jegyzı döntése szerint naponként többször, míg a táviratokat, elsıbbségi küldeményeket azonnal, vagy sürgıs vagy más hasonló jelzéső küldeményeket soron kívül továbbítja a titkársági ügyintézınek. 44) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. (Az átirányított iratokról jegyzéket kell felvenni.) Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idı után selejtezni kell. A küldemények felbontása és érkeztetése 45) Az Önkormányzathoz érkezett küldeményeket az e feladattal a jegyzı által megbízott személy, a titkársági ügyintézı bontja fel és látja el érkeztetı bélyegzıvel. 46) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani: - a minısített iratokat, - az s.k. felbontásra, a képviselık, nem képviselı bizottsági tagok, a kisebbségi önkormányzatok és tagjaik nevére szóló küldeményeket, - a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeményeket, - a jegyzı által megjelölt tisztségviselık nevére címzett küldeményeket. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezelésérıl. 47) A küldemény felbontásakor ellenırizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülı problémák tényét jegyzıkönyvben, az iraton vagy az elıadói íven a keltezés pontos megjelölésével rögzíteni kell. 48) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetıleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. 49) Amennyiben az irat benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik vagy főzıdhet, gondoskodni kell arról, hogy annak idıpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás idıpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. 50) A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha késıbb derül ki, hogy a küldeményben minısített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzıkönyvvel együtt sürgısen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minısített iratokat az illetékes iratkezelıhöz, és a minısítıt mivel az iratot az annak megismerésére nem jogosult látta értesíteni kell a betekintésrıl. (A felbontó a kézbesítıkönyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátumának megjelölésével.) 51) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha